बच्चों के लिए एंटीपीयरेटिक्स एक बाल रोग विशेषज्ञ द्वारा निर्धारित किया जाता है। लेकिन बुखार के लिए आपातकालीन स्थितियां होती हैं जब बच्चे को तुरंत दवा देने की जरूरत होती है। तब माता-पिता जिम्मेदारी लेते हैं और ज्वरनाशक दवाओं का उपयोग करते हैं। शिशुओं को क्या देने की अनुमति है? आप बड़े बच्चों में तापमान कैसे कम कर सकते हैं? कौन सी दवाएं सबसे सुरक्षित हैं?
मानव संसाधन विभाग किसी भी में सबसे महत्वपूर्ण लिंक में से एक है आधुनिक संगठन. केवल इस सेवा के विशेषज्ञों के लिए धन्यवाद यह संभव है प्रभावी प्रबंधनउद्यम की गतिविधियाँ।
एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन को खरोंच से, चरण दर चरण निर्देश
लेकिन इसके कामकाज को ठीक से व्यवस्थित करने के लिए यह आवश्यक है:
- स्पष्ट रूप से परिभाषित करें आधिकारिक कर्तव्योंविकास और संकलन के लिए जिम्मेदार कर्मचारी आवश्यक दस्तावेजकार्यकारी निकायों के गठन और उनकी नियुक्ति के नियमों को जानें
- नेता;
- नए कर्मचारियों की सही भर्ती करें, उन्हें स्थानांतरित करें और बर्खास्त करें;
- कार्मिक अभिलेख प्रबंधन के क्षेत्र में लागू कानूनों के आधार पर कार्य करना;
- उद्यम स्तर पर आवश्यक अधिनियम और नियम बनाएं।
कार्मिक विभाग की प्रभावी गतिविधियों को जल्दी और सक्षम रूप से व्यवस्थित करने के लिए, आवश्यक कार्यों को करने के लिए एक विशेष एल्गोरिदम विकसित करने और उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है।
कंपनी में व्यवसाय का प्रभारी कौन है?
इससे पहले कि आप एक प्रभावी वर्कफ़्लो के आयोजन के लिए एक योजना बनाएं, आपको कार्मिक विशेषज्ञ की भूमिका के निष्पादक पर निर्णय लेने की आवश्यकता है। इंट्रा-संगठनात्मक वर्कफ़्लो के लिए एक छोटे उद्यम में भी स्टाफआमतौर पर सचिव या क्लर्क की स्थिति पेश की जाती है।
इसके दो मुख्य कारण हैं:
- बड़ी मात्रा में दस्तावेजी काम जिसके साथ जिम्मेदार व्यक्ति रोजाना काम करता है;
- दस्तावेजों के साथ काम करने में एक संकीर्ण विशेषज्ञता की आवश्यकता, यह वांछनीय है कि असाइन किए गए कर्मचारी के पास सचिव-सहायक, कार्मिक प्रबंधक या क्लर्क की विशेषता में शिक्षा हो।
बेशक, व्यवहार में यह किसी ऐसे व्यक्ति को अतिरिक्त जिम्मेदारियां सौंपने के लिए स्वीकार्य है जो दस्तावेजों के साथ भी काम करता है, जैसे वकील या एकाउंटेंट। हालांकि, यह कर्मचारी की मुख्य गतिविधि की दक्षता को गंभीर रूप से कम कर सकता है, क्योंकि कार्यालय के काम में बहुत अधिक ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
संभावित अधिभार जिम्मेदार व्यक्तिऔर उसके काम में घातक त्रुटियों की उपस्थिति। इसलिए, अक्सर एक अलग स्थिति शुरू करने के पक्ष में वरीयता दी जाती है।
चरण और पूर्वाभ्यास
कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की किसी भी प्रणाली के संगठन में निम्नलिखित चरण शामिल होंगे:
आवश्यक दस्तावेज
लिपिक सेवा के स्थिर कार्य को स्थापित करने के लिए, आपको निम्नलिखित दस्तावेज़ बनाने होंगे:
- स्टाफ अनुसूची। संगठन में मौजूद पदों के बारे में जानकारी शामिल है। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए, वर्तमान कानून को संदर्भित करना आवश्यक है, क्योंकि इसका रूप रूसी संघ के क्षेत्र में सभी उद्यमों के लिए पूरी तरह से एकीकृत है;
- समय एक मूल्यवान संसाधन है। हर बार एक नया अनुबंध या नौकरी विवरण मैन्युअल रूप से संकलित करने में इसे बर्बाद न करने के लिए, आपको कर्मचारियों की सूची से प्रत्येक पद के लिए टेम्पलेट तैयार करना चाहिए;
- मामलों का नामकरण करना या परिवर्तन करना। मामलों के नामकरण को आमतौर पर संगठन में बनाए गए सभी प्रकार के दस्तावेजों की सूची और उनके स्थान और भंडारण अवधि का संकेत कहा जाता है। आमतौर पर इसमें कई खंड होते हैं, जिनमें से एक कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए समर्पित होना चाहिए;
- आंतरिक के नियम कार्यसूची, जिसके अनुसार दैनिक कार्य क्रम, विश्राम का समय और बहुत कुछ व्यवस्थित किया जाएगा।
मुखिया का पंजीकरण
यदि संगठन ने अभी तक किसी नेता की नियुक्ति नहीं की है तो पहले यह किया जाएगा। वह हो जाएगा:
- प्रशासनिक कर्मचारी बनाएं;
- पंजीकरण करवाना संस्थापक दस्तावेज;
- संगठनात्मक और प्रशासनिक और अन्य दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करें।
मुखिया का पंजीकरण उस निर्णय के अनुसार होता है जो संस्थापक कॉलेजिएट तरीके से या व्यक्तिगत रूप से करता है। वे उद्यम के पहले व्यक्ति द्वारा नियुक्त व्यक्ति के संबंध में एक आदेश जारी करते हैं।
नियमों
के लिए उचित संगठनकार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा का काम, वर्तमान कानून के मुख्य नियमों का उपयोग करना आवश्यक होगा:
लेखांकन दस्तावेजों
कई मुख्य प्रकार के लेखांकन दस्तावेज़ हैं, जिनके रखरखाव के कारण दस्तावेज़ प्रवाह की उचित प्रक्रिया सुनिश्चित की जाती है:
- उद्यम के कर्मियों का लेखा पत्र (या पुस्तक)। यह दर्ज है संक्षिप्त जानकारीकर्मचारियों की संख्या पर;
- श्रम अनुबंधों का पंजीकरण जर्नल। आपको कर्मचारियों के साथ सभी अनुबंधों के निष्कर्ष को ट्रैक करने की अनुमति देता है। इस जर्नल को रखने से दस्तावेज़ संग्रहण की विश्वसनीयता सुनिश्चित होती है। ट्रेस के बिना कुछ भी नहीं खोया जाएगा, इसका उपयोग उपस्थिति या अनुपस्थिति को ट्रैक करने के लिए किया जा सकता है श्रम समझौते;
- कार्मिक परिवर्तनों की परिचालन ट्रैकिंग के लिए आवश्यक पंजीकरण लॉग;
- इनकमिंग और आउटगोइंग शिपमेंट्स के लिए लेखांकन के जर्नल। उनमें आप विभिन्न का इतिहास देख सकते हैं व्यावसायिक पत्राचारऔर विभिन्न पत्रों को भेजने या प्राप्त करने को स्पष्ट करें;
- व्यक्तिगत कार्डों की लेखा पुस्तक, जिसमें कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के साथ प्रपत्रों की जानकारी होती है। इसकी आवश्यकता तब होती है जब किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा का अध्ययन करने की आवश्यकता होती है।
श्रम पुस्तकें और उनका भंडारण
वर्क बुक्स के साथ काम करने की दो मुख्य विशेषताएं हैं जिन पर विचार किया जाना चाहिए।
एक कर्मचारी जिसे काम पर रखा गया है, उसे अपनी पुस्तक नियोक्ता को प्रदान करनी चाहिए। रोजगार अनुबंध की समाप्ति तक उसे उसके पास रखा जाएगा।
यदि उद्यम में काम अंशकालिक है, तो पुस्तक को भंडारण के लिए स्थानांतरित नहीं किया जाता है, लेकिन इसकी प्रमाणित प्रतियां काम के मुख्य स्थान से प्रदान की जाती हैं।
इस दस्तावेज़ में, सचिव यह नोट करता है कि कर्मचारी को संगठन द्वारा काम पर रखा गया है, इसके संगठनात्मक रूप और नाम को इंगित करता है। तब यह रिकॉर्ड उद्यम के प्रमुख द्वारा प्रमाणित होता है।
कर्मचारियों का पंजीकरण
किसी कर्मचारी को सही तरीके से पंजीकृत करने के लिए, यह एक साधारण एल्गोरिथम का पालन करने के लिए पर्याप्त है:
- कर्मचारी से एक बयान लें जिसमें वह इस बात की जानकारी देगा कि वह किस पद के लिए आवेदन कर रहा है, वह किस आकार में रुचि रखता है और किस तारीख से वह काम करना शुरू करेगा।
- कर्मचारी से दस्तावेजों की आवश्यक प्रतियां प्राप्त करें, जैसे पासपोर्ट, एसएनआईएलएस, टीआईएन, वेतन हस्तांतरण के लिए बैंक विवरण।
- एक रोजगार अनुबंध समाप्त करें और एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर के तहत नौकरी का विवरण जारी करें। ये दस्तावेज़ कर्मचारी और नियोक्ता के बीच एक कानूनी संबंध स्थापित करते हैं।
- एक व्यक्तिगत फाइल रखें, जिसमें एक आवेदन और दस्तावेजों की प्रतियां शामिल होंगी। T2 फॉर्म में एक कार्ड भरें, जिसमें सभी आवश्यक जानकारी लिखनी है।
- एक आदेश जारी करें जिसके अनुसार कर्मचारी को काम पर रखा गया है।
निष्कर्ष
इस प्रकार, एक कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा बनाने के लिए, अपने काम को व्यवस्थित करने के लिए उपरोक्त निर्देशों का उपयोग करना पर्याप्त है। ऐसी सेवा बनाते समय मुख्य बात यह है कि वर्तमान कानून के प्रावधानों पर भरोसा करना और उद्यम की जरूरतों को ध्यान में रखना, इसकी संगठनात्मक विशेषताओं पर निर्भर करता है।
के साथ संपर्क में
कर्मियों के साथ काम करना किसी भी नियोक्ता की नियति है जिसने आवश्यक श्रम कार्यों को करने के लिए कर्मियों को काम पर रखा है। वर्तमान कानून के अनुसार, प्रबंधन को कर्मियों का एक सख्त रिकॉर्ड रखना चाहिए, जो कि विभिन्न दस्तावेजों के निष्पादन और रखरखाव से जुड़ा है।
कंपनियां, उद्यम और संगठन जो लंबे समय से बाजार में हैं, उनके पास कार्यालय का काम अच्छी तरह से स्थापित है। लेकिन नई कानूनी संस्थाएँ जो हाल ही में पंजीकृत हुई हैं, उन्हें कर्मियों के कागजात को खरोंच से निपटाना पड़ता है, जो हमेशा कुछ कठिनाइयों का कारण बनता है।
जाहिर है, दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने के लिए एक योग्य विशेषज्ञ को नियुक्त किया जाना चाहिए।
आमतौर पर यह एक ऐसा व्यक्ति होता है जिसे अंशकालिक के रूप में पद प्राप्त होता है - 
प्रधान का मुख्य लेखाकार या सचिव। लेकिन बड़े उद्यमों में, इस क्षेत्र में मुद्दों को एक पूरे कार्मिक विभाग द्वारा हल किया जाता है, क्योंकि इसके लिए बड़ी मात्रा में प्रलेखन को संसाधित करने और फिर इसके सही रखरखाव की निगरानी करने की आवश्यकता होती है।
आवश्यक विशेषज्ञों की संख्या प्रबंधन द्वारा निर्धारित की जाती है, न केवल कर्मियों की संख्या को ध्यान में रखते हुए, बल्कि इसके उत्पादन या व्यावसायिक गतिविधियों की बारीकियों को भी ध्यान में रखा जाता है। कानूनी इकाई.
उदाहरण के लिए, कंपनियों में श्रम गतिविधिआरामदेह कामकाजी परिस्थितियों वाले नियमित कार्यालय की तुलना में कार्मिक अधिकारियों के लिए उल्लेखनीय रूप से अधिक कागजी कार्रवाई होती है।
कार्यालय के काम का आयोजन करते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि यह एक चरणबद्ध प्रक्रिया है जो प्रत्येक चरण में त्रुटियों को बर्दाश्त नहीं करती है।
चरण और पूर्वाभ्यास
कार्मिक विभाग का कार्य और संपूर्ण कानूनी इकाई की गतिविधियाँ विधायी और नियामक ढांचे द्वारा निर्धारित की जाती हैं। इसलिए, प्रबंधन को यह तय करने की आवश्यकता है कि पहले चरण में किन दस्तावेजों की आवश्यकता होगी।
अनिवार्य लोगों की एक सूची है जो किसी भी संगठन और उद्यम में मौजूद हैं, साथ ही व्यक्तिगत उद्यमों, कंपनियों और संगठनों के संचालन के लिए आवश्यक विशिष्ट दस्तावेज भी हैं।
ऐसे दस्तावेजों को मानक कहा जाता है और कार्मिक विभाग में विशेष रूप से निर्दिष्ट फ़ोल्डर या सुरक्षित जमा बॉक्स में संग्रहीत किया जाता है।
आवश्यक दस्तावेज
अनिवार्य दस्तावेजों की एक सूची है जो कानूनी इकाई की गतिविधि के पहले चरणों में नियोक्ता द्वारा आवश्यक है। यह: 
- विभिन्न प्रकारया बुनियादी शासी दस्तावेज। आदेशों के माध्यम से, कर्मचारियों के प्रवेश या बर्खास्तगी को औपचारिक रूप दिया जाता है, उन्हें एक ही उद्यम या संगठन में स्थानांतरित कर दिया जाता है। ये दस्तावेज़ कर्मचारियों के लिए प्रासंगिक हैं और इस कारण से 75 वर्षों तक रखे जाते हैं।
- इसके अलावा, कर्मियों से संबंधित आदेशों में अवकाश अवधि, फरमान, बच्चों की देखभाल की अवधि, व्यापार यात्रा पर भेजना, बोनस और अन्य प्रोत्साहन देना, जारी करना आदि शामिल हैं। इन आदेशों को अभिलेखागार में थोड़ा कम - औसतन तीन से पांच साल तक संग्रहीत किया जाता है।
- दो फोल्डर रखने की सलाह दी जाती है। उनमें से एक में काम पर रखने और बर्खास्तगी के साथ-साथ कर्मचारियों की आवाजाही के आदेश होंगे। और दूसरे में कार्यरत कर्मचारियों से संबंधित अन्य सभी आदेश।
- अगले प्रकार के महत्वपूर्ण दस्तावेज कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड हैं, जिन्हें टी-2 फॉर्म पर तैयार किया गया है। इस प्रकार के दस्तावेज़ में प्रत्येक कर्मचारी के लिए सभी मूलभूत जानकारी शामिल होती है। आप कार्ड को एक अलग फ़ोल्डर में या व्यक्तिगत फाइलों के साथ (व्यक्तिगत फाइलों में निवेश के रूप में) स्टोर कर सकते हैं।
- एक अन्य अनिवार्य दस्तावेज वह है जो प्रत्येक कर्मचारी के लिए नियोक्ता द्वारा शुरू किया जाता है, और फिर रूसी संघ की सरकार की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार और बनाए रखा जाता है, जो संख्या 225 के तहत एक विशेष संकल्प में परिलक्षित होता है।
- पुस्तकें भीतर जारी की जाती हैं तीन दिनजिस क्षण से एक नया कर्मचारी काम पर रखा जाता है। यह दस्तावेज़ कर्मचारी को बहुत पहले तक जारी नहीं किया जाता है आखिरी दिनछंटनी पर काम करें। चूँकि पुस्तकें दस्तावेज़ हैं जो सख्त लेखांकन के अधीन हैं, उनके लिए एक अलग लेखा पुस्तक () बनाई गई है। ऐसे जर्नल में लेबर की मूवमेंट और उन्हें इंसर्ट किया जाता है। पुस्तकों और लेखा पत्रिका के भंडारण की अवधि 75 वर्ष है।
- एक और महत्वपूर्ण दस्तावेज- कर्मचारी और नियोक्ता के बीच संपन्न हुआ, और श्रम गतिविधि की शुरुआत का संकेत। दस्तावेज़ के प्रकार (या) के आधार पर, इसके भंडारण की अवधि भिन्न होती है। एक अत्यावश्यक दस्तावेज़ कम से कम पाँच वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाता है, और एक अनिश्चितकालीन दस्तावेज़ 75 वर्षों तक संग्रह में रहता है।
साथ ही, एक युवा कानूनी इकाई के लिए, काम करने की स्थिति और बुनियादी मानकों के अनुपालन के लिए कार्यस्थलों का आकलन करना आवश्यक है।
इस क्षेत्र से संबंधित दस्तावेज़ आमतौर पर हर पांच साल में एक बार अपडेट किए जाते हैं।
लेकिन मूल दस्तावेजों की सूची इस सूची तक ही सीमित नहीं है! इसके अतिरिक्त आपको आवश्यकता होगी: 
- सभी श्रेणियों के श्रमिकों (उदाहरण के लिए, अंशकालिक कार्यकर्ता, गर्भवती कर्मचारी, विकलांग व्यक्ति) के लिए मानदंडों को ध्यान में रखते हुए एक स्टाफिंग टेबल तैयार करें।
- पारिश्रमिक की प्रक्रिया को दर्शाने वाले दस्तावेज़ को अनुमोदित करें। इसमें शामिल है, उदाहरण के लिए, अंशकालिक श्रमिकों के लिए एक निश्चित राशि।
- व्यावसायिक यात्राओं पर भेजे गए श्रमिकों को रिकॉर्ड करने के लिए एक जर्नल बनाएं, और एक अलग।
- आंतरिक नियमों का विकास और अपनाना। उदाहरण के लिए स्थापित करें अनुशासनात्मक सजाअनुपस्थिति और शिथिलता के लिए।
वैकल्पिक, लेकिन अभी भी आवश्यक दस्तावेजों में शामिल हैं: सामूहिक समझौते, आदेश जारी करने के आधार (एक अलग पुस्तक), कर्मचारियों और व्यक्तिगत पदों के लिए विभिन्न निर्देश।
वाणिज्यिक और सभी बारीकियों को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है उत्पादन गतिविधियाँ! उदाहरण के लिए, खतरनाक उत्पादन में, स्थानीय दस्तावेजों में उत्पादों को जारी करने की प्रक्रिया और मानदंडों के साथ-साथ अतिरिक्त भुगतान करना आवश्यक है। और यदि विशेष कपड़ों की आवश्यकता होती है, तो कर्मचारियों को जारी करने का समय एक अलग आदेश या अन्य प्रशासनिक दस्तावेज में तय किया जाता है।
यदि लेखांकन या अन्य विभागों के कामकाज के लिए सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है, तो एक सूची निर्धारित की जाती है आवश्यक कार्यक्रम.
जब दस्तावेजों की पूरी सूची स्थापित हो जाती है, तो उनके रखरखाव के क्रम को प्रदर्शित करना आवश्यक है विशेष विनियमनव्यापार के संचालन के बारे में। यह भी एक वैकल्पिक दस्तावेज है, हालाँकि, इसकी उपस्थिति कार्मिक विभाग के कर्मचारियों के लिए कार्य को बहुत आसान कर देगी - उन्हें पता चल जाएगा कि प्रबंधन को उनकी क्या और कब आवश्यकता है।
मुखिया का पंजीकरण
नई कानूनी इकाई को एक औपचारिक प्रबंधक की आवश्यकता है। नियोक्ता आमतौर पर काम पर रखता है सीईओ. इस कर्मचारी को रिक्तियों के लिए काम करने वाले कर्मियों का स्वागत और लोगों के साथ अनुबंध समाप्त करने का काम सौंपा गया है।
यदि निदेशक एक साथ एकमात्र संस्थापक है, तो उसके साथ एक अलग समझौता अभी भी संपन्न होता है (संस्थापक खुद को काम पर रखता है)। उद्यमियों पर भी यही नियम लागू होता है - वे अपनी ओर से और किराए के प्रबंधक की ओर से अनुबंध पर हस्ताक्षर करते हैं।
अनुबंध के समापन के बाद, जारी करना अनिवार्य है - निदेशक को काम पर रखने के लिए यह एक अनिवार्य प्रक्रिया है।
नियमों
निदेशक को काम पर रखने के बाद, पदों (नौकरियों) की संख्या निर्धारित की जाती है, 
किसी उद्यम, कंपनी या संगठन के सामान्य कामकाज के लिए आवश्यक। प्राप्त आंकड़ों के आधार पर और उत्पादन चक्र, साथ ही कानूनी इकाई की गतिविधियों की अन्य विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, एक स्टाफिंग टेबल विकसित की जाती है।
इस दस्तावेज़ को तैयार करने के लिए, यह एक एकीकृत रूप का उपयोग करने के लिए प्रथागत है, हालांकि यह एक वैकल्पिक आवश्यकता है और, नियोक्ता के अनुरोध पर, दस्तावेज़ में अतिरिक्त कॉलम जोड़े जा सकते हैं।
सभी पदों को दस्तावेज़ में सूचीबद्ध किया गया है, जो मुख्य एक (निदेशक से) से शुरू होता है और सहायक कर्मचारियों से संबंधित पदों के साथ समाप्त होता है। प्रत्येक आवश्यक पद के लिए, आवश्यक संख्या में कर्मचारी इकाइयाँ, उनके वेतन और भत्ते निर्धारित हैं।
फिर बनाता है कार्यसूचीसहित सभी कर्मचारियों के लिए।
यदि इसे पारियों में विभाजित किया जाना है, तो उनमें से प्रत्येक के लिए अनुसूची विस्तार से और में निर्धारित है पूरे में.
यह दस्तावेज़ बुनियादी आवश्यकताओं को भी सारांशित करता है उपस्थितिकर्मचारी, उनका व्यवहार, अनुसूची का अनुपालन, और इसी तरह।
अगले चरण में, विकास किया जाता है, जो तब समाप्त होता है जब एक नए कर्मचारी को मुक्त पद पर रखा जाता है। दस्तावेज़ को श्रम कानून की सभी बुनियादी आवश्यकताओं के साथ-साथ स्थानीय दस्तावेजों के प्रावधानों को भी ध्यान में रखना चाहिए। आमतौर पर, इस दस्तावेज़ का विकास नियोक्ता के वकीलों या किराए के विशेषज्ञों द्वारा किया जाता है।
दस्तावेज़ में निम्नलिखित मुख्य बिंदु शामिल हैं (यदि वे श्रम संहिता का खंडन नहीं करते हैं तो अतिरिक्त किए जा सकते हैं): 
- कानूनी इकाई का नाम, उसका पता, टेलीफोन नंबर, अंतिम नाम, अधिकृत प्रतिनिधि का पहला नाम और संरक्षक और उसकी स्थिति (आमतौर पर एक निदेशक)।
- काम पर रखा कर्मचारी का पासपोर्ट विवरण। उनके लिए, दस्तावेज़ के शीर्षलेख में एक अलग पैराग्राफ आवंटित किया गया है।
- कर्मचारी की स्थिति, उसके अनुबंध का प्रकार (निश्चित अवधि या ओपन-एंडेड), कार्यस्थल के प्रकार का संकेत (मुख्य या अतिरिक्त)।
- मुख्य नौकरी कार्यों और जिम्मेदारियों की एक विस्तृत सूची। देने की आवश्यकता नहीं है पूरी सूची! किसी विशिष्ट स्थिति के लिए अनुमोदित निर्देशों का उल्लेख करना पर्याप्त है।
- श्रम गतिविधि के लिए भुगतान की जानकारी, अतिरिक्त मुआवजे और लाभों का संचय, अवकाश अवधि प्रदान करने की प्रक्रिया।
- कार्य अनुसूची की जानकारी, ओवरटाइम कार्य के लिए अतिरिक्त भुगतान।
- दस्तावेज़ और अन्य की समाप्ति के लिए आधार की सूची अतिरिक्त जानकारी.
- दोनों पक्षों के हस्ताक्षर, उनका विवरण, कानूनी इकाई की गीली मुहर।
लेखांकन दस्तावेजों
प्रलेखन को रिकॉर्ड करने के लिए, विशेष पुस्तकें (पत्रिकाएँ) और फ़ोल्डर बनाए जाते हैं। प्रत्येक पत्रिका अनिवार्य पृष्ठ क्रमांकन के साथ सिलाई जाती है। से फर्मवेयर पर विपरीत पक्षपत्रिका के, एक सफेद कागज का वर्ग चिपकाया जाता है जिस पर अधिकृत व्यक्ति अपने हस्ताक्षर और चेक की तारीख (प्रमुख या अन्य अधिकारी) डालता है।
पत्रिका (पुस्तक) का कवर कानूनी इकाई का पूरा नाम और इस लेखा दस्तावेज़ को बनाए रखने की प्रारंभ तिथि दर्शाता है।
श्रम पुस्तकें
एक अलग आदेश के लिए, एक जिम्मेदार कर्मचारी नियुक्त किया जाता है जो सभी कर्मचारियों की पुस्तकों को भरेगा और संग्रहीत करेगा।
चूंकि ये दस्तावेज हैं सख्त जवाबदेही, उनके संचलन को एक अलग लेखा पत्रिका के माध्यम से नियंत्रित किया जाता है। और इस भंडारण को लॉक के साथ अनिवार्य रूप से लॉक करने के साथ एक अलग तिजोरी में भंडारण किया जाता है।
समय पर पर्यवेक्षण करने के लिए नामित व्यक्ति और सही भरनाकिताबें, और, यदि आवश्यक हो, दस्तावेजों में आवश्यक परिवर्तन करता है, उन्हें अपने हस्ताक्षर से प्रमाणित करता है। वही कर्मचारी नियंत्रण करता है (बर्खास्त कर्मचारी को श्रम की प्राप्ति की पुष्टि करते हुए लेखा पत्रिका में हस्ताक्षर करना चाहिए)।
कर्मचारियों का पंजीकरण
एक कानूनी इकाई का पूर्ण कामकाज किसके साथ शुरू होता है। कर्मचारियों की रिक्तियों की भर्ती दस्तावेजी पंजीकरण के साथ होती है और यह केवल एक आदेश जारी करना या एक समझौते पर हस्ताक्षर करना नहीं है।
कार्मिक विभाग के कर्मचारियों को कई दस्तावेजों को स्वीकार करने और तैयार करने की आवश्यकता होती है: 
- एक समेकित कार्यस्थल के लिए आवेदक से एक आवेदन प्राप्त करें और दस्तावेज़ को एक पंजीकरण संख्या प्रदान करें (इसे एक विशेष लेखा पत्रिका में प्रतिबिंबित करें)।
- नौसिखियों को सभी निर्देशों और स्थानीय दस्तावेजों से परिचित कराएं। उदाहरण के लिए, इन दस्तावेजों में शामिल हैं सामूहिक समझौता, और कुछ मामलों में संपूर्ण दस्तावेज़ देयतापूरी टीम पर लगाया।
- एक अनुबंध तैयार करें और इसे प्रबंधक को और फिर कर्मचारी को हस्ताक्षर करने के लिए जमा करें।
- उसी समय, मुख्य प्रति पर एक नोट किया जाता है कि इस दस्तावेज़ की दूसरी प्रति कर्मचारी को सौंप दी गई थी।
- एक आदेश जारी करें, इसे खाता बही में दर्ज करें और हस्ताक्षर करने के लिए प्रमुख को स्थानांतरित करें।
- हस्ताक्षरित आदेश के आधार पर, एक व्यक्तिगत कार्ड और एक कर्मचारी की फाइल जारी करें।
- एक व्यक्तिगत फाइल कई दस्तावेजों (आवेदन, कर्मचारी के व्यक्तिगत दस्तावेजों की प्रतियां, प्राप्त शिक्षा पर दस्तावेज और योग्यता, अनुबंध, आदेश) से बनती है।
- कर्मचारी को वेतन की समय पर गणना के लिए आवश्यक दस्तावेजों को लेखा विभाग में स्थानांतरित करें।
इस स्तर पर, प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी के दस्तावेज़ीकरण को पूरा माना जा सकता है, और उद्यम, कंपनी या संगठन मुख्य गतिविधि के लिए तैयार है।
एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन को खरोंच से, चरण-दर-चरण निर्देश जिसके लिए सामान्य प्रकृति के हैं, में प्रशिक्षण शामिल है नियामक ढांचाऔर दस्तावेजों का एक मानक सेट, साथ ही निदेशक की नियुक्ति।
प्रत्येक महत्वाकांक्षी उद्यमी में रुचि होगी कार्मिक कार्यालय का कामस्क्रैच से, चरण-दर-चरण निर्देश जिसके लिए हम बाद में विचार करेंगे।
जब काम पहले से ही स्थापित हो जाता है, तो ऐसे मुद्दों को एक विशेष कार्मिक विभाग द्वारा निपटाया जाता है।
पर प्रारम्भिक चरणकार्मिक परिवर्तन कर्मचारियों में से एक - सचिव या मुख्य लेखाकार द्वारा अंशकालिक रूप से किए जाते हैं।
हम इस क्रम में समझेंगे कि इस क्षेत्र में कैसे काम किया जाता है और एक नया कार्मिक अधिकारी कहाँ से शुरू किया जाए।
एचआर का प्रभारी कौन है
2017 में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का मुद्दा उन सभी उद्यमों के लिए प्रासंगिक है जहां कर्मचारी हैं।
आदेश जारी कर अधिकार कर्मचारी को सौंपा जाता है।
कर्मचारियों की संख्या के आधार पर, दो विकल्प संभव हैं:
- कार्मिक प्रबंधन प्रमुख द्वारा लिया जाता है। ऐसा करने के लिए, वह एक उचित आदेश जारी करता है, जो इन दायित्वों को सुरक्षित करता है।
- जैसा कि कर्मचारियों को उद्यम के कर्मचारियों में रखा जाता है, कर्मियों के साथ काम उनमें से एक को सौंपा जा सकता है। प्राधिकरण की पुष्टि करते हुए एक आदेश भी जारी किया जाता है। नौकरी विवरण में दायित्व भी लिखे गए हैं।
कार्मिक रिकॉर्ड के लिए चरण-दर-चरण निर्देश कानूनी रूप से परिभाषित नहीं हैं।
फिर भी, इसे विकसित करते समय, GOST R 7.0.8-2013 सहित नियमों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।
हालांकि एक भी प्रक्रिया स्थापित नहीं की गई है, यह प्रदान की जाती है समग्र योजना, जो आपको कर्मियों के रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने और इसके रखरखाव को स्थापित करने की अनुमति देता है।
कर्मियों के रिकॉर्ड में, श्रम कानून के मानदंडों पर भी ध्यान देना चाहिए।
वहाँ बहुत सारे व्यावसायिक निर्देश हैं। स्थानीय अधिकारियों द्वारा स्वीकार किए गए दस्तावेज़ भी हैं।
प्रारंभ करना - कार्य योजना
कर्मियों के रिकॉर्ड को सक्षम रूप से रखने के लिए, आपको पहले व्यक्ति - मुखिया के पंजीकरण से शुरुआत करनी होगी।
यह काम बाद में कैसे किया जाएगा यह कर्मचारियों की संख्या और उद्यम की बारीकियों पर निर्भर करता है।
तो, चलिए चलते हैं - हम कार्मिक कार्यालय के मुख्य चरणों को खरोंच से सूचीबद्ध करते हैं:
- एक सूचना आधार तैयार करना - विशेष निर्देशिकाएं, सॉफ़्टवेयर, विनियम।
- उद्यम के घटक दस्तावेजों के साथ परिचित।
- एक कार्मिक कर्मचारी के निपटान में होने वाले कागजात की एक सूची तैयार करना।
- नेता का रूप।
- स्टाफिंग और कार्य अनुसूची सहित स्थानीय नियमों की तैयारी।
- एक रोजगार अनुबंध का एक कॉर्पोरेट नमूना तैयार करना।
- ऑर्डर फॉर्म, अकाउंटिंग बुक्स आदि सहित अन्य अकाउंटिंग दस्तावेजों का विकास।
- एक कर्मचारी का पंजीकरण जो कार्यपुस्तिकाओं को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार होगा।
- कर्मचारियों को उनके स्थान पर नियुक्ति।
हम सारांशित करते हैं: कानून कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए खरोंच से निर्देशों की एक सख्त सूची स्थापित नहीं करता है।
उपरोक्त है अनुमानित योजना, जो सूचना और दस्तावेजी आधार तैयार करने, निदेशक और अन्य कर्मचारियों के पंजीकरण के साथ शुरू होता है।
आइए इनमें से प्रत्येक बिंदु की अधिक विस्तार से जांच करें।
नियामक ढांचे का गठन
कंपनी को श्रम कानूनों के अनुसार कार्य करने के लिए, आपको सभी आवश्यकताओं से परिचित होना होगा।
- 4 जनवरी, 2001 को राज्य सांख्यिकी समिति नंबर 1 का फरमान;
जानकारी एकत्र करने के लिए, आप विशेष निर्देशिकाओं का उपयोग कर सकते हैं।
एक कार्मिक कर्मचारी से यह उम्मीद की जाती है कि वह न केवल सभी मौजूदा आदेशों में महारत हासिल करेगा, बल्कि श्रम कानून में किए गए सभी परिवर्तनों से भी अवगत होगा।
इसके लिए नियमों के नियमित संदर्भ की आवश्यकता होगी।
महत्वपूर्ण: श्रम कानून में बदलाव के बारे में जागरूक होने के लिए, सूचना आधारों में से एक तक पहुंच प्राप्त करना उचित है।
एक अन्य बिंदु उपयुक्त सॉफ्टवेयर की खोज और कार्यान्वयन है।
2017 तक, 1C बहुत लोकप्रिय है। हालाँकि, ऐसे कई प्रोग्राम हैं जो अपनी कार्यक्षमता के मामले में पहले ही इस सिस्टम को बायपास कर चुके हैं।
1 सी का लाभ यह है कि किसी भी शहर में इस सॉफ्टवेयर के साथ काम करने वाले पर्याप्त विशेषज्ञ हैं।
स्टेज दो - चार्टर का अध्ययन करें
चरण-दर-चरण निर्देशों को जारी रखते हुए, हम स्वयं को घटक दस्तावेजों से परिचित कराने के लिए आगे बढ़ते हैं।
चार्टर, जो तब अनिवार्य होता है, जब उसमें निम्नलिखित जानकारी होती है:
- एक निदेशक की नियुक्ति की प्रक्रिया (उसके साथ काम करने की अवधि, वेतन की राशि सहित);
- नेतृत्व के पदों के लिए कर्मचारियों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया;
- समयबद्धन।
कार्मिक कार्यकर्ता की गतिविधि को घटक दस्तावेजों में आवश्यकताओं के विपरीत नहीं होना चाहिए।
उसे चार्टर में किए गए परिवर्तनों पर नज़र रखने की आवश्यकता है।
कार्मिक अधिकारी के पास कौन से दस्तावेज होने चाहिए
अगले चरण में, आपको ऐसे प्रपत्र तैयार करने होंगे जो कार्मिक विभाग में होंगे और जिनका उपयोग कर्मचारियों के पंजीकरण के लिए किया जाएगा।
आइए कुछ शीर्षक देखें।
- आर्डर फ़ॉर्म। रोजगार, दूसरी स्थिति में स्थानांतरण और बर्खास्तगी के मामले में फॉर्म विकसित किए जाने चाहिए। इन्हें 75 साल तक रखा जाएगा, क्योंकि इस डेटा का इस्तेमाल वरिष्ठता तय करने के लिए किया जाता है। आदेशों का दूसरा समूह कार्मिक है। इसमें छुट्टियों, व्यापारिक यात्राओं, बोनस, जुर्माना से संबंधित आदेश शामिल हैं। पंजीकरण की एक पुस्तक भी तैयार की जा रही है, जहां जारी किए गए सभी आदेशों पर नोट्स बनाए जाएंगे, और व्यापार यात्राओं का एक जर्नल भी तैयार किया जाएगा।
- . नए कर्मचारी की स्वीकृति से तीन दिनों के भीतर उनमें निशान बनाए जाने चाहिए। गौरतलब है कि 2017 के लिए भी इनका रजिस्ट्रेशन अनिवार्य है व्यक्तिगत उद्यमी, अतीत । इन प्रपत्रों के साथ-साथ कार्यपुस्तिकाओं और आवेषणों के संचलन के लिए लेखांकन की एक पुस्तक शुरू की जाती है।
- टी-2 के रूप में कार्ड। उनमें प्रमुख कर्मचारी डेटा होता है। उन्हें या तो अलग से संग्रहित किया जाता है या व्यक्तिगत फाइल के साथ दायर किया जाता है।
- एक रोजगार अनुबंध का रूप। यह प्रत्येक नए कर्मचारी के साथ संपन्न होगा, भले ही वह कितने समय से कार्यरत हो। कुछ स्थितियों में लागू।
- काम करने की स्थिति का विशेष मूल्यांकन (एसयूटी)। ये दस्तावेज़ प्रत्येक कार्यस्थल के लिए बनाए गए हैं। उन्हें ज्यादातर मामलों में 5 साल की आवृत्ति के साथ बदलें।
- स्टाफ अनुसूची।
- स्थानीय श्रम नियम।
- दस्तावेज़ जिसके आधार पर वेतन आवंटित किया जाता है।
कार्मिक विभाग में पंजीकरण के लिए ये प्रपत्र अनिवार्य हैं।
यदि आवश्यक हो, अतिरिक्त नियम और नमूने जारी किए जा सकते हैं, उदाहरण के लिए,।
महत्वपूर्ण: कानून द्वारा आवश्यक नहीं है, लेकिन उपयोगी हो सकता है कार्य विवरणियांऔर सामूहिक समझौता।
कार्मिक विभाग में होने वाले प्रपत्रों की सूची निर्धारित होने के बाद, चरण-दर-चरण निर्देश कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के संचालन पर एक नियम बनाने की सलाह देते हैं।
एक मानक रोजगार अनुबंध का विकास
यह सोचना एक बड़ी गलती है कि अल्पकालिक कर्मचारियों के साथ रोजगार अनुबंध समाप्त करना आवश्यक नहीं है।
वास्तव में, दस्तावेज़ पर सभी कर्मचारियों के साथ हस्ताक्षर किए गए हैं।
स्क्रैच से कार्मिक कार्यालय के काम में एक कॉर्पोरेट नमूना तैयार करना शामिल है।
प्रपत्र में निम्नलिखित आइटम शामिल हैं:
- पूरा संगठन-नियोक्ता, कानूनी और वास्तविक पता;
- नियोक्ता के प्रतिनिधि का विवरण - पूरा नाम;
- कर्मचारी डेटा - पूरा नाम;
- वह किस पद पर रहेगा;
- अनुबंध का समय;
- गतिविधि का प्रकार - मुख्य नौकरी या अंशकालिक नौकरी;
- नौकरी की जिम्मेदारियां (या तो एक सूची या चरण-दर-चरण नौकरी विवरण के लिए एक लिंक);
- आकार (अनुबंध में सीधे सभी विवरणों को विस्तार से बताना वांछनीय है);
- खुलने का समय;
- दिए गए स्थान के लिए दक्षिण परिणाम;
- नियोक्ता और कर्मचारी डेटा;
- हस्ताक्षर।
नियोक्ता दस्तावेज़ में अतिरिक्त आइटम जोड़ सकता है।
पहली स्थिति का पंजीकरण
पहले किसे काम पर रखा जाना चाहिए? यह अनुमान लगाना मुश्किल नहीं है कि कर्मियों के कार्यालय में खरोंच से काम करने का तात्पर्य पहले निदेशक की नियुक्ति से है।
इस कार्य को कैसे पूरा करें?
बहुत कुछ उद्यम के संगठनात्मक और कानूनी रूप पर निर्भर करता है। आइए तीन विशिष्ट स्थितियों पर विचार करें।
- संस्थापकों के साथ संगठन। इस मामले में, वे निदेशक की नियुक्ति पर आदेश पर हस्ताक्षर करेंगे।
- व्यक्तिगत उद्यम (या एकल संस्थापक वाला संगठन)। तब व्यक्तिगत उद्यमी स्वयं (या संस्थापक) स्वयं और कर्मचारी दोनों के लिए अनुबंध पर हस्ताक्षर करेगा।
- निदेशक चुनाव के परिणामों के आधार पर नियुक्त किया जाता है। फिर रोजगार अनुबंध का दूसरा पक्ष निर्वाचित निकाय का अध्यक्ष होगा।
महत्वपूर्ण: निदेशक की नियुक्ति करने वाले की परवाह किए बिना, दो ऑपरेशन अनिवार्य हैं - एक रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करना और निदेशक के पद पर प्रवेश के लिए एक आदेश जारी करना।
कार्मिक अधिकारी को आदेश जारी करने के कालानुक्रमिक क्रम का पालन करना आवश्यक है।
निदेशक की नियुक्ति सबसे पहले होगी, इसमें वह तारीख होनी चाहिए जब वह अपने कर्तव्यों का पालन करना शुरू करेगा।
भविष्य में, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सभी ऑर्डर क्रमांकित हैं कालानुक्रमिक क्रम में. इस क्षण पर्यवेक्षी अधिकारियों द्वारा जाँच की जाती है।
कर्मचारियों को अन्य नौकरियों में स्थानांतरित करना
चरण-दर-चरण निर्देशों के अनुसार, निदेशक के बाद, आपको कार्य पुस्तकों को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी नियुक्त करने की आवश्यकता है।
वे सख्त रिपोर्टिंग के रूपों से संबंधित हैं, इसलिए सावधानीपूर्वक निपटने की आवश्यकता है।
यदि प्रबंधक ने अभी तक किसी को काम पर नहीं रखा है और उसे स्वतंत्र रूप से कर्मियों के रिकॉर्ड को खरोंच से प्रबंधित करना है, तो वह इन जिम्मेदारियों को ले सकता है।
इसके लिए उचित आदेश जारी किया जाता है। इसके बाद, कार्य पुस्तकों के रखरखाव को किराए पर कर्मचारी को सौंपा जा सकता है। यह भी आदेश द्वारा किया जाता है।
महत्वपूर्ण: आचरण करने का आदेश जारी करने की आवश्यकता है काम की किताबेंएक सरकारी डिक्री द्वारा स्थापित एक आदेश जारी करके।
खरोंच से कार्मिक कार्यालय के काम में एक और चरण शामिल है - कर्मचारियों को काम पर रखना।
प्रत्येक नए कर्मचारी के लिए प्रपत्रों का एक पैकेज तैयार किया जाता है, जिसमें शामिल हैं:
- रोजगार अनुबंध;
- नौकरी का विवरण;
- नियुक्ति का आदेश;
- व्यक्तिगत टी-2 कार्ड;
- और अन्य दस्तावेज।
आपको एक कार्यपुस्तिका भी तैयार करनी होगी, उसमें आवश्यक चिह्न लगाने होंगे।
प्रपत्र, रोजगार के लिए आवेदन पत्र के साथ, व्यक्तिगत फ़ाइल से जुड़े होते हैं।
आगे के पेरोल के लिए सभी आवश्यक कागजात लेखा विभाग को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।
आइए ऊपर संक्षेप में बताएं। चरण दर चरण निर्देशकार्मिक कार्यालय का काम शुरू करने के लिए, उनके पास केवल एक सामान्य दृष्टिकोण होता है।
इनमें नियमों का चयन, कर्मियों के दस्तावेजों की सूची का संकलन, निदेशक और अन्य कर्मचारियों का डिजाइन शामिल है।
2017 में, पहले की तरह, सभी कर्मचारियों के साथ एक रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करना अनिवार्य है।
व्याख्यान 1 नौसिखियों के लिए एचआर रिकॉर्ड रखना, रोजगार अनुबंध
एक नए संगठन में नौकरी पाने के बाद, आपको कर्मियों के रिकॉर्ड को जल्दी से स्थापित करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ सकता है। यह अच्छा है अगर पिछला विशेषज्ञ दस्तावेजों को क्रम में छोड़ देता है। लेकिन ऐसे मामले भी होते हैं जब कर्मियों का काम लगभग खरोंच से शुरू करना पड़ता है। कर्मियों के काम के मुख्य मुद्दों को कौन से दस्तावेज नियंत्रित करते हैं? कैसे जांचें कि कंपनी में पर्याप्त स्थानीय कार्य हैं या नहीं? 5 जनवरी, 2004 नंबर 1 की रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प से कार्मिक निर्णयों के पंजीकरण के लिए नमूने लेना बेहतर क्यों है।
आपको किन नियमों को जानने की आवश्यकता है
अधिकांश संगठनों में, कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी का कार्य कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन (प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी, अवकाश, व्यापार यात्राएं, आदि के लिए पंजीकरण) करने की आवश्यकता तक सीमित नहीं है। अक्सर, कर्मचारी और नियोक्ता के बीच श्रम संबंधों को नियंत्रित करने वाले स्थानीय नियमों के विकास में कार्मिक अधिकारियों को सीधे तौर पर शामिल होना पड़ता है। इसके अलावा, कार्मिक अधिकारी को अक्सर विभिन्न निकायों (राज्य श्रम निरीक्षणालय, अभियोजक के कार्यालय, सैन्य पंजीकरण और भर्ती कार्यालय, रोसकोम्नाडज़ोर, FIU, आदि) द्वारा निरीक्षण की तैयारी की जिम्मेदारी सौंपी जाती है। इस संबंध में, उन्हें न केवल श्रम संहिता, बल्कि कई नियमों को भी जानना चाहिए जो प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से कर्मियों के काम से संबंधित हैं।
इन सभी कृत्यों को सशर्त रूप से कुछ समूहों (नीचे दी गई तालिका) में विभाजित किया जा सकता है। कानूनी रूप या स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, उनमें से अधिकांश सभी संगठनों के लिए अनिवार्य हैं। उनके उल्लंघन के लिए, नियोक्ता को प्रशासनिक रूप से उत्तरदायी ठहराया जा सकता है।
नियमों की सूची जिस पर कार्मिक कार्य आधारित है
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विनियमन का दायरा |
नियामक अधिनियम का नाम |
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बुनियादी नियम और विनियमन के सिद्धांत श्रमिक संबंधीकर्मचारी और नियोक्ता के बीच, कर्मियों की प्रक्रियाओं को औपचारिक बनाने की प्रक्रिया, कर्मचारियों की कुछ श्रेणियों सहित गारंटी, क्षतिपूर्ति प्रदान करना |
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अभिलेखीय दस्तावेजों के लेखांकन, भंडारण, अधिग्रहण और उपयोग के नियमों के अनुसार संगठन में एक संग्रह का निर्माण |
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अस्थायी विकलांगता, पंजीकरण की एक शीट भरने की प्रक्रिया प्रसूति अवकाश |
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| FIU के साथ सहभागिता | |
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बीमा प्रीमियम की गणना की प्रक्रिया और राशि पेंशन निधिकर्मचारियों के अनिवार्य पेंशन बीमा के लिए |
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| चेकों | |
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राज्य और नगरपालिका अधिकारियों द्वारा निरीक्षण करने की प्रक्रिया |
इसके अलावा, कानून स्पष्ट रूप से बताता है कि नियोक्ता को वेतन पर स्थानीय कृत्यों (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 135 के भाग दो) को विकसित करना चाहिए, कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण (रूसी श्रम संहिता का कला। 87)। फेडरेशन) और श्रम सुरक्षा निर्देशों का अनुमोदन (रूसी संघ के श्रम संहिता के भाग 2 अनुच्छेद 212 के अनुच्छेद 23)। यदि आवश्यक हो, तो कंपनी के पास एक अनियमित दिन (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 101) के कर्मचारियों की सूची को ठीक करने वाले कार्य होने चाहिए, कार्य दिवस को भागों में विभाजित करने की प्रक्रिया (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 105) ), साथ ही कर्मचारियों को अतिरिक्त प्राप्त करने की शर्तें व्यावसायिक शिक्षा(रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 196 के भाग दो)। प्रत्येक कंपनी स्वतंत्र रूप से स्थानीय नियामक दस्तावेजों की एक विशिष्ट सूची निर्धारित करती है (नीचे चित्र)। योजना में प्रदान किए गए कृत्यों की सूची संपूर्ण नहीं है। संगठन की विशिष्टता अन्य स्थानीय दस्तावेजों के अस्तित्व का संकेत दे सकती है। एक नियम के रूप में, कृत्यों की सूची को आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
स्थानीय कृत्यों को अलग-अलग तरीकों से कहा जा सकता है: नियम, निर्देश, नियम, विनियम, आदि। मुख्य बात यह है कि इन कृत्यों के मानदंड वर्तमान श्रम कानून का खंडन नहीं करते हैं और श्रमिकों की स्थिति खराब नहीं करते हैं। इसके अलावा, उनके गोद लेने की प्रक्रिया का पालन करना महत्वपूर्ण है (भाग दो, रूसी संघ के श्रम संहिता के तीसरे अनुच्छेद 8)। अन्यथा, ऐसे दस्तावेज़ आवेदन के अधीन नहीं हैं (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 8 के भाग चार)। स्थानीय मानक अधिनियम में परिवर्तन उसी क्रम में किए जाते हैं जिसमें इसे अनुमोदित किया गया था।
स्थानीय कृत्यों के विकास को एक कर्मचारी को नहीं, बल्कि सौंपना बेहतर है काम करने वाला समहू. समूह की संरचना और उसकी शक्तियों को क्रम में तय किया जाना चाहिए (नीचे नमूना)। कर्मचारियों को हस्ताक्षर के खिलाफ दस्तावेज़ (पैराग्राफ 10, भाग दो, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 22) से परिचित होना चाहिए। कंपनी के स्थानीय कृत्यों का ऑडिट कहां से शुरू करेंसबसे पहले, आपको यह जांचना होगा कि क्या सभी आवश्यक दस्तावेज उपलब्ध हैं और उनकी एक सूची बनाएं। यदि कंपनी के पास अनिवार्य स्थानीय अधिनियम भी नहीं हैं, तो उन्हें पहले विकसित करने की आवश्यकता है। दूसरे, कार्यालय के काम और मौजूदा कानून के अनुपालन के मामले में दस्तावेजों की तैयारी की शुद्धता पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है। तीसरा, यह जांचना आवश्यक है कि स्थानीय अधिनियम को अपनाने की प्रक्रिया का पालन किया जाता है या नहीं। इसलिए, यदि कंपनी के पास एक ट्रेड यूनियन संगठन है, तो दस्तावेज़ में ट्रेड यूनियन (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 372) के साथ समझौते (विचारों को ध्यान में रखते हुए) पर एक निशान होना चाहिए। चौथा, आपको यह पता लगाना होगा कि कौन से दस्तावेज़ गुम हैं। इस तरह के कृत्यों को निर्धारित करना बहुत आसान है यदि आप किसी विशेष संगठन के लिए अनिवार्य दस्तावेजों की एक सूची तैयार करते हैं और आदेश द्वारा अनुमोदित करते हैं। न केवल प्रावधान, निर्देश और आदेश सत्यापन के अधीन हैं, बल्कि कार्मिक रिकॉर्ड और कार्मिक प्रबंधन पर सभी दस्तावेज भी सत्यापन के अधीन हैं। श्रम अनुबंधों के कानून की उपस्थिति और अनुपालन, कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को रखने की शुद्धता, कार्य पुस्तकों को भरना और उनमें सम्मिलित करना, कर्मियों के लिए आदेशों के रजिस्टर आदि का आकलन किया जाता है। काम के पूरे दायरे को एक साथ पूरा करने की कोशिश न करें। प्राथमिकता दें और उत्तरोत्तर कार्य करें। सुविधा के लिए, मानक दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक और पेपर फ़ोल्डरों में समूहित करने की अनुशंसा की जाती है। |
सभी प्राथमिक दस्तावेजों के अभिलेखों को उपयुक्त स्तर पर रखने के लिए कार्मिक विभाग का सुसमन्वित कार्य आवश्यक है, जिस पर उद्यम की अनेक कार्य प्रक्रियाएं निर्भर करती हैं।
यह धन के लेखांकन और कर्मियों के आंदोलन से संबंधित सभी चीजों का रखरखाव है।
इसके निर्माण की प्रभावशीलता समय पर भुगतान, प्रलेखन के गठन की शुद्धता और अन्य उत्पादन प्रक्रियाओं के पाठ्यक्रम पर निर्भर करती है।
महत्वपूर्ण: कार्मिक विभाग के सुचारू और समयबद्ध कार्य की कुंजी अच्छी तरह से प्रशिक्षित विशेषज्ञ हैं, जो कार्यालय कार्य कौशल के अलावा, श्रम कानून से अच्छी तरह वाकिफ हैं।
निम्नलिखित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक कार्मिक लेखा प्रक्रिया की आवश्यकता है:
- प्रक्रियाओं द्वारा कर्मचारियों को सही ढंग से वितरित करें;
- अप्रयुक्त संसाधनों की पहचान करें;
- कर्मचारियों की जो भी समस्या है उसका समय पर समाधान करें।
आप इस वीडियो में सीखेंगे कि किसी उद्यम में कर्मियों के रिकॉर्ड को ठीक से कैसे व्यवस्थित किया जाए:
मानव संसाधन विभाग किन मुद्दों से निपटता है?
सामान्य तौर पर, कर्मियों के काम से संबंधित सभी प्रश्न कार्मिक विभाग द्वारा हल किए जाते हैं:
- भर्ती और बर्खास्तगी;
- छुट्टियों का पंजीकरण और इससे संबंधित भुगतान;
- प्रोत्साहन और बोनस का उपार्जन भी उनकी क्षमता के भीतर है;
- स्टाफिंग का गठन। आप सीखेंगे कि स्टाफिंग टेबल को स्वीकृत करने के लिए एक आदेश कैसे तैयार किया जाए;
- कार्य अनुसूची में परिवर्तन करना;
- राज्य के अन्य कामकाजी क्षण।
कर्मियों के रिकॉर्ड की विशेषताएं
उद्यम में, कार्मिक विभाग के कार्य का प्रत्येक चरण नियमों के अनुसार किया जाता है, सशर्त रूप से सभी प्रकार के कार्यों को निम्नलिखित में विभाजित किया जा सकता है:
- कर्मियों के प्रलेखन को संकलित करने और बनाए रखने की प्रक्रिया;
- काम के लिए अक्षमता का रूप;
- संग्रह के लिए दस्तावेजों की तैयारी;
- कर रहा है सैन्य पंजीकरणसंगठन में;
- प्रत्येक टीम के व्यक्तिगत डेटा का भंडारण;
- बीमा प्रीमियम की गणना।
संपूर्ण कार्मिक कार्यप्रवाह को दो शाखाओं में विभाजित किया जा सकता है:
- कर्मियों के लिए - व्यक्तिगत कार्ड और प्रत्येक कर्मचारी से व्यक्तिगत रूप से जुड़े सभी आदेश;
- कार्मिक प्रबंधन पर - आंतरिक नियम, विभागों पर नियम, कर्मचारियों की संख्या पर रिपोर्ट।
इसके अलावा, कार्मिक विभाग उन सभी दस्तावेजों को संग्रहीत करता है जो आदेश जारी करने का आधार हैं, साथ ही बयान और वेतन पर्ची, जो बुनियादी नहीं हैं, लेकिन अतिरिक्त दस्तावेज के लिए आवश्यक आधार बनाते हैं।
यह इस प्रकार है कि मुख्य दस्तावेज हैं:
- इसमें निर्धारित स्थितियों को हल करने के लिए सामूहिक समझौता;
- नौकरी का विवरण, यदि कर्तव्यों का हिस्सा अनुबंध में निर्दिष्ट नहीं है;
- भुगतान से संबंधित विवादित स्थितियों को हल करने के लिए वेतन और बोनस पर विनियम;
- उद्यम के जीवन के नियमन से संबंधित अन्य प्रावधान।
कर्मियों के रिकॉर्ड कैसे व्यवस्थित करें? कंपनी में कर्मियों के रिकॉर्ड का संगठन
रिकॉर्ड रखने की पूरी प्रक्रिया शुरू करने के लिए, आपको पहले कार्य योजना की एक मोटी रूपरेखा बनानी होगी:
- इसे संकलित करने से पहले, आपको सभी नियामक दस्तावेजों का अध्ययन करना चाहिए।
- उसके बाद, घटक दस्तावेजों को सिर से लिया जाता है और उनका अध्ययन किया जाता है, उन सभी को वास्तविक कागजात के अनुरूप होना चाहिए।
- अगला, वैकल्पिक कागजात के लिए एक फ़ोल्डर बनाने के लिए प्रबंधक की इच्छा को ध्यान में रखते हुए कार्यप्रवाह तैयार किया जाता है।
- उसके बाद, प्रलेखन स्वयं उत्पन्न होता है:
- प्रारंभ में, सिर के संबंध में सभी दस्तावेज तैयार किए जाते हैं;
महत्वपूर्ण: यह अधिकारी एक प्रतियोगिता या के माध्यम से निर्धारित किया जाता है आम बैठकसह-संस्थापक।
- इसके बाद कर्मचारियों की सूची और आंतरिक श्रम विनियमों की बारी आती है;
महत्वपूर्ण: स्टाफिंग के अनुसार गठित किया जा सकता है एकीकृत रूप, जबकि सिर से शुरू करते हुए, उत्पादन में आवश्यक पदों की एक सूची संकलित करना अत्यावश्यक है।
- एक रोजगार अनुबंध का एक रूप विकसित किया जा रहा है, जिसे संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के साथ हस्ताक्षर करना अनिवार्य है;
- अन्य आवश्यक दस्तावेज और कागजात तैयार किए जा रहे हैं;
- कार्य पुस्तकों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति निर्धारित किया जाता है - कर्मियों के रिकॉर्ड और उद्यम के गठन के पहले चरणों में, कर्मचारियों के स्वागत और पंजीकरण के लिए प्रमुख जिम्मेदार होता है, इसके आधार पर, जिम्मेदारी पर एक आदेश तैयार करना आवश्यक है दस्तावेजों के स्वागत और सुरक्षा के लिए निदेशक;
महत्वपूर्ण: जिम्मेदार व्यक्ति की आधिकारिक पहचान के बाद ही कर्मचारियों का पंजीकरण शुरू होता है।
- कर्मियों के कागजात के भंडारण और उपयोग को सुनिश्चित करना आवश्यक है।
एक कार्मिक अधिकारी को काम पर रखने के बाद, वह दस्तावेज़ प्रबंधन की पूरी दिनचर्या का ध्यान रखता है - एक समय पत्रक, अवकाश कार्यक्रम, उद्यम में लोगों के वृत्तचित्र आंदोलन, और इसी तरह।
कर्मियों से संबंधित कौन से दस्तावेज हैं? मूल दस्तावेज और इसका डिजाइन
एक कार्मिक कर्मचारी सक्षम कार्मिक प्रबंधन के लिए कई आवश्यक कागजात का उपयोग करता है:
- कर्मचारियों की आवाजाही पर विभिन्न प्रकार के आदेश - काम पर रखना, बर्खास्तगी, छुट्टी, व्यापार यात्रा और अन्य;
- स्टाफिंग टेबल, जो आवश्यक रूप से मुख्य रूप से कार्य अनुसूची पर बिंदुओं के साथ मेल खाना चाहिए रोजगार अनुबंध, अन्यथा यह अनुबंध का उल्लंघन होगा और दंड का कारण बनेगा;
- समय पत्रक;
- हस्ताक्षरित समझौते की वैधता की पूरी अवधि के दौरान उद्यम में संग्रहीत रोजगार पुस्तकें, ये दस्तावेज़ सख्त रिपोर्टिंग से संबंधित हैं, ताकि प्रत्येक को एक विशेष पत्रिका में दर्ज किया जाए, और भंडारण एक विशेष तिजोरी में किया जाए;
- आंतरिक आदेश नियम;
- रोजगार अनुबंध श्रम संबंधों के समापन का प्रमाण हैं, वे प्रत्येक कर्मचारी के साथ व्यक्तिगत रूप से तैयार किए जाते हैं, उनके आधार पर कर्मचारी आधिकारिक तौर पर दस्तावेज़ में सूचीबद्ध बिंदुओं के अनुसार काम करता है;
- श्रम समझौतों के मुख्य खंडों में संशोधन के प्रत्येक मामले के लिए अनुबंधों के अनुबंध तैयार किए जाते हैं;
- वर्ष के अंत से 2 सप्ताह पहले प्रतिवर्ष बनता है, प्रत्येक कर्मचारी को इसके साथ खुद को परिचित करना चाहिए, इस दस्तावेज़ को उत्पादन की पेचीदगियों के ज्ञान के साथ सक्षम रूप से तैयार करना आवश्यक है ताकि 2-3 लोगों का एक साथ आराम पूरे को बाधित न करे उद्यम की प्रक्रिया;
- व्यक्तिगत फ़ाइल - प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक फ़ोल्डर खोला जाना चाहिए, एक व्यक्तिगत कार्ड, एक व्यक्तिगत खाता, प्रमुख के कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित सभी आदेश, उसके बयान और कर्मचारी के कार्यों के कालक्रम को बनाने वाले अन्य दस्तावेज यहां रखे गए हैं। यह दस्तावेज़ लेखांकन प्रलेखन से संबंधित है, यह सिले हुए फ़ोल्डरों और पत्रिकाओं के रूप में बनता है, मुख्य विवरणों को इंगित करने के लिए उन पर एक सफेद वर्ग चिपकाया जाता है;
- कर्मचारियों के अधिकारों और दायित्वों के विस्तृत संकेत के साथ नौकरी का विवरण;
- पारिश्रमिक और बोनस पर विनियमन कर्मचारियों को भुगतान की गणना का आधार है। एलएलसी कर्मचारियों के लिए बोनस और भौतिक प्रोत्साहन पर प्रावधान किस नियम के अनुसार तैयार किया गया है, पढ़ें।
इसके अलावा, कई और दस्तावेज तैयार किए जाते हैं, जिनका प्रबंधन कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी द्वारा किया जाता है।
दस्तावेज़ प्रबंधन में कौन शामिल है?
आमतौर पर बड़े उद्यमों में एक कार्मिक विभाग होता है, जो सभी दस्तावेजों का रखरखाव करता है और इसे सुव्यवस्थित भी करता है।
लेकिन छोटे उद्यमों में वे एक कार्मिक कर्मचारी को बचाते हैं, इसलिए, उदाहरण के लिए, मुख्य लेखाकार या सचिव यह अंशकालिक करते हैं, और प्रबंधक स्वयं कर्मचारियों को काम पर रखने और बर्खास्त करने के लिए जिम्मेदार होता है।
एचआर स्वचालन
विभिन्न का उपयोग कंप्यूटर प्रोग्रामबहीखाता पद्धति प्रक्रिया को बहुत सरल करती है, में इस पलउनमें से काफी हैं।
बेशक, वर्तमान एक 1C: एंटरप्राइज़ है, जो आपको दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से प्रिंट करने और पूरी प्रक्रिया को स्वचालित करने की अनुमति देता है, लेकिन ऐसे कई अन्य कार्यक्रम हैं जो बहुत छोटे और अधिक प्रगतिशील हैं।
कार्मिक प्रशासन और कार्मिक लेखा। आईपी और एलएलसी की बारीकियां
एक कर्मचारी को एक उद्यम में स्वीकार करने और कर्मियों के रिकॉर्ड में प्रवेश करने पर, प्रबंधन के प्रत्येक रूप की अपनी विशेषताएं होती हैं, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत उद्यमियों को एक नियोक्ता की स्थिति के साथ पंजीकृत होना चाहिए जब वे पहली बार किसी कर्मचारी को नियुक्त करते हैं:
- एफएसएस में - पहले कर्मचारी के प्रवेश की तारीख से 10 दिन;
- FIU में - कर्मचारी के रोजगार की तारीख से एक महीने के भीतर।
यदि पंजीकरण के लिए दिनों की संख्या पार हो जाती है, तो कंपनी को दंड का सामना करना पड़ेगा।
साथ ही, प्रबंधक परिचित होने के लिए कर्मचारियों से हस्ताक्षर प्राप्त करने के लिए बाध्य है नियामक दस्तावेज, इसके लिए एक पत्रिका शुरू करने की सलाह दी जाती है।
कर्मियों के रिकॉर्ड की कमी के लिए प्रतिबंध
महत्वपूर्ण: एक स्व-नियोजित उद्यमी को कार्मिक रिकॉर्ड शुरू नहीं करने का अधिकार है।
यदि उद्यम या संगठन में कोई कार्मिक रिकॉर्ड नहीं है, तो जुर्माना प्रदान किया जाता है:
- के लिए अधिकारी 1,000 से 5,000 रूबल तक;
- एक कानूनी इकाई के लिए 30,000 से 50,000 रूबल तक।
इसके अलावा, उद्यम का काम 90 दिनों के लिए निलंबित किया जा सकता है।यदि सत्यापन आवश्यक है, तो:
- यह अप्रत्याशित नहीं हो सकता, वे इसके बारे में 3 दिन पहले चेतावनी देते हैं;
- यह सीमित समय के लिए भी आयोजित किया जाता है - 20 दिन;
- विज़िटिंग कमीशन को केवल प्रमुख की भागीदारी के साथ ही किया जाना चाहिए।
निष्कर्ष
कार्मिक लेखा, वर्तमान कानून के अनुसार, है अभिन्न अंगकिसी भी व्यावसायिक प्रक्रिया में, किसी उद्यम की गतिविधियों को अंजाम देना अस्वीकार्य है जिसमें पूर्णकालिक कर्मचारी इस तरह के लेखांकन के बिना काम करते हैं, क्योंकि प्रत्येक सहयोग को नियमों द्वारा इसमें किसी भी बदलाव के निर्धारण के साथ तय किया जाना चाहिए।
कर्मियों के रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने और बनाए रखने के नियम - यहां देखें:
