लेख में हम आपको बताएंगे कि कैसे एक सचिव भविष्य के कार्मिक विभाग और कर्मियों पर दस्तावेजों के संग्रह की नींव रख सकता है, कार्मिक रिकॉर्ड के संचालन के लिए अपनी जिम्मेदारियों को कैसे औपचारिक बना सकता है और आवश्यक न्यूनतम श्रम कानून का अनुपालन कैसे कर सकता है।

सचिव-कार्मिक अधिकारी: उत्तरदायित्वों का निर्धारण

कला के भाग एक के अनुसार. 60.2 श्रम कोडरूसी संघ में, किसी कर्मचारी को अतिरिक्त जिम्मेदारियाँ सौंपना संभव है जो केवल अतिरिक्त भुगतान के लिए रोजगार अनुबंध में प्रदान नहीं की गई हैं।

आप किसी सचिव को नई ज़िम्मेदारियाँ देकर केवल "खुश" नहीं कर सकते। उनके कार्यभार को आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है। इसके अलावा, हम दो ऑर्डर तैयार करने की अनुशंसा करते हैं। पहले (संगठनात्मक) में कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार एक कर्मचारी को नियुक्त करना आवश्यक है (उदाहरण 1)।

दूसरे में (कर्मियों के लिए) - जिम्मेदारियाँ सौंपें, भुगतान की राशि निर्दिष्ट करें और कर्मचारी की सहमति प्रदान करें (उदाहरण 2)। इन आदेशों में व्यक्तिगत डेटा शामिल है, लेकिन उनमें व्यक्तिगत जानकारी की "भार श्रेणियां" अनुपातहीन हैं: यह तथ्य कि कर्मचारी कार्मिक रिकॉर्ड में लगा हुआ है, एक रहस्य नहीं है (यह दूसरों से छिपे होने की संभावना नहीं है), लेकिन उसकी राशि पारिश्रमिक गोपनीय व्यक्तिगत जानकारी है जो बाहरी लोगों के लिए उपलब्ध नहीं है। जानने की कोई आवश्यकता नहीं है। दोनों आदेश एक ही दिन जारी किए गए हैं।

कार्मिकों के लिए अनिवार्य दस्तावेज़

ऐसे दस्तावेज़ हैं जो हर संगठन के पास होने चाहिए - कोई भी ऑडिट पहले उनसे अनुरोध करेगा। यदि सचिव अब कार्मिक अभिलेखों के लिए जिम्मेदार है तो यह अनिवार्य भर्ती सुनिश्चित करनी होगी जितनी जल्दी हो सके. हम इन दस्तावेजों की एक सूची स्पष्टीकरण के साथ एक तालिका के रूप में प्रस्तुत करते हैं। हम दस्तावेज़ों को क्रमांकित नहीं करेंगे - उनकी अनिवार्य प्रकृति की डिग्री समान है और उच्चतम है।

यह सूची व्यापक नहीं है। इसलिए, यदि संगठन की मुख्य गतिविधि उत्पादन है, तो सबसे अधिक संभावना है कि एक शिफ्ट शेड्यूल विकसित करना, उत्पादन मानकों को मंजूरी देना, खतरनाक कामकाजी परिस्थितियों वाले पदों और व्यवसायों की एक सूची तैयार करना आवश्यक होगा, जिसमें काम करने का अधिकार मिलता है अतिरिक्त छुट्टी, और अभी यह समाप्त नहीं हुआ है। केवल, इन दस्तावेज़ों को अब एक सचिव द्वारा विकसित नहीं किया जाना चाहिए, जिसे कार्मिक अधिकारी की ज़िम्मेदारियाँ सौंपी गई हैं, बल्कि एक पूरी टीम द्वारा विकसित किया जाना चाहिए, जिसमें एक श्रम अर्थशास्त्री और एक श्रम सुरक्षा विशेषज्ञ शामिल हैं।

क्या सचिव सभी सूचीबद्ध एलएनए स्वतंत्र रूप से विकसित कर सकते हैं? शायद हां। लेकिन यह अकेले नहीं, बल्कि मुख्य लेखाकार या संगठन के प्रमुख के साथ मिलकर बेहतर है। सबसे पहले, यह उन एलएनए पर लागू होता है जो श्रमिकों के पारिश्रमिक की प्रक्रिया स्थापित करते हैं।

व्यक्तिगत डेटा सुरक्षा पर दस्तावेज़

नियोक्ता संघीय कानून संख्या 152-एफजेड के अनुसार कर्मचारियों की व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य है। व्यक्तिगत डेटा पर प्रावधानों को मंजूरी देना पर्याप्त नहीं है।

इसके अतिरिक्त आवश्यक:

कर्मचारियों से उनके व्यक्तिगत डेटा को संसाधित करने की लिखित अनुमति;

सहकर्मियों के व्यक्तिगत डेटा को उनके गैर-प्रकटीकरण के संबंध में संसाधित करने वाले कर्मचारियों के लिखित दायित्व;

व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की विशेष व्यवस्था।

यदि आप कानून के अक्षर का सख्ती से पालन करते हैं, तो पहले कर्मचारी को अपने व्यक्तिगत डेटा को संसाधित करने की अनुमति देनी होगी, और उसके बाद ही नौकरी के लिए आवेदन करना होगा। यह एक स्वैच्छिक मामला है, लेकिन व्यवहार में बिना अनुमति के नौकरी के लिए आवेदन करना असंभव है। इसलिए, ऐसी अनुमति बिना किसी अपवाद के संगठन के सभी कर्मचारियों को दी जाती है। इसके लिए कोई निर्धारित फॉर्म नहीं है, लेकिन आप उदाहरण 3 में दिए गए फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं।

सहकर्मियों की व्यक्तिगत जानकारी आमतौर पर कार्मिक रिकॉर्ड के लिए जिम्मेदार सचिव और मुख्य लेखाकार द्वारा संसाधित की जाती है। उन्हें कर्मचारियों के बारे में जानकारी का खुलासा न करने का वचन देना होगा (उदाहरण 4)।

कार्मिकों के लिए आदेश

मुख्य दस्तावेज़ जो प्रतिबिंबित करता है प्रबंधन निर्णयकार्मिक प्रमुख, - आदेश। आदेश प्रवेश और बर्खास्तगी, छुट्टियों और पदोन्नति, जिम्मेदारियों के असाइनमेंट और व्यावसायिक यात्राओं पर असाइनमेंट आदि को औपचारिक बनाते हैं। इसलिए, कार्मिक विभाग और पुरालेख में कार्मिक आदेशों को केंद्रीय स्थान दिया जाता है।

कार्मिकों के लिए सबसे सामान्य प्रकार के आदेशों में तैयार प्रपत्र होते हैं जिन्हें कार्मिक अधिकारी को केवल भरना होता है:

एक कर्मचारी को काम पर रखने का आदेश (एकीकृत प्रपत्र संख्या टी-1*);

किसी कर्मचारी के दूसरी नौकरी में स्थानांतरण पर (फॉर्म संख्या टी-5*);

किसी कर्मचारी को छुट्टी देने पर (फॉर्म नंबर टी-6*);

किसी कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध की समाप्ति (समाप्ति) पर (बर्खास्तगी) (फॉर्म संख्या टी-8*);

किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने पर (फॉर्म संख्या टी-9*);

कर्मचारी प्रोत्साहन पर (फॉर्म संख्या टी-11*)।

रूस में अधिकांश मानव संसाधन अधिकारी एकीकृत रूपों का उपयोग करते हैं: मानव संसाधन अधिकारी स्वयं, कर्मचारी और (सबसे महत्वपूर्ण) राज्य श्रम निरीक्षणालय (जीआईटी) के निरीक्षक उनके आदी हैं। दस्तावेज़ों के एकीकृत रूपों का उपयोग करने का निर्णय क्रम में दर्ज किया जाना चाहिए (उदाहरण 5)।

अपने स्वयं के दस्तावेज़ प्रपत्र विकसित करने की तुलना पहिये को फिर से बनाने से की जा सकती है। लेकिन अगर कोई इच्छा है तो विकसित प्रपत्रों में राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित प्रपत्रों से कम जानकारी नहीं होनी चाहिए।

एक कार्मिक सचिव के लिए मानक कार्मिक कार्यों को औपचारिक बनाने के लिए एकीकृत आदेश प्रपत्र पर्याप्त से अधिक हैं। लेकिन कर्मियों के लिए अन्य आदेश भी हैं: वे मुख्य गतिविधियों के लिए आदेशों के रूप में तैयार किए जाते हैं और उनका कोई एकीकृत रूप नहीं होता है। उदाहरण के लिए, कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदारियां सौंपने वाला एक आदेश (उदाहरण 2 देखें)। उपनाम बदलने, वृद्धि स्थापित करने, छुट्टी रद्द करने या स्थगित करने का आदेश भी हो सकता है। मुख्य गतिविधि के लिए एक आदेश के रूप में तैयार किए गए ये दस्तावेज़ कर्मियों के लिए आदेश बने रहते हैं: उनमें व्यक्तिगत डेटा होता है और कर्मियों के लिए आदेशों के लिए स्थापित अवधि के लिए संग्रहीत किया जाता है।

कर्मियों के लिए भंडारण आदेश. संगठन के अस्तित्व के पहले दिन से, कर्मियों के आदेशों को मुख्य गतिविधियों के आदेशों से अलग किया जाना चाहिए। यह कारण है, सबसे पहले, अलग-अलग शर्तेंभंडारण कला के पैराग्राफ "ए" के अनुसार। 19 गतिविधि की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची सरकारी एजेंसियों, स्थानीय सरकारी निकाय और संगठन, भंडारण अवधि का संकेत देते हुए (रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558 के आदेश द्वारा अनुमोदित, 16 फरवरी 2016 को संशोधित; इसके बाद 2010 सूची के रूप में संदर्भित), कोर के लिए आदेश गतिविधियाँ स्थायी रूप से संग्रहीत की जाती हैं। कर्मियों के लिए आदेश - 5 वर्ष (2010 सूची का खंड "बी" (2)) या 50 वर्ष (अनुच्छेद 22.1 का खंड 2) संघीय विधानदिनांक 22 अक्टूबर 2004 संख्या 125-एफजेड "अभिलेखीय मामलों पर रूसी संघ", ईडी। दिनांक 18 जून, 2017; इसके बाद इसे संघीय कानून संख्या 125-एफजेड) कहा जाएगा।

दूसरे, संगठन के परिसमापन पर, कर्मियों के आदेश राज्य भंडारण में स्थानांतरित कर दिए जाएंगे। इस बात की संभावना बहुत कम है कि मुख्य गतिविधियों पर आदेश रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के लिए रुचिकर होंगे, इसलिए उनके नष्ट होने की सबसे अधिक संभावना है।

मामले बनाने की बारीकियां. कर्मियों के लिए आदेश भीतर के मामलों में बनते हैं कैलेंडर वर्ष. कम से कम दो मामले होने चाहिए: पहला - 5 की शेल्फ लाइफ के साथ, दूसरा - 50 साल। भविष्य में जब कर्मियों के लिए अधिक ऑर्डर होंगे तो मामलों की संख्या भी बढ़ेगी. उदाहरण के लिए, अलग-अलग मामले बनेंगे: "वार्षिक भुगतान अवकाश के प्रावधान पर आदेश", "कर्मचारियों की नियुक्ति, बर्खास्तगी, स्थानांतरण पर आदेश", "माता-पिता की छुट्टी के प्रावधान पर आदेश", आदि। हालाँकि, किसी संगठन के संचालन के पहले वर्षों में, ऑर्डर विषयों की सीमा आमतौर पर बहुत विविध नहीं होती है, इसलिए आप दो चीजों से काम चला सकते हैं:

केस 1 - वार्षिक सवैतनिक अवकाश प्रदान करने के आदेश, छात्र की छुट्टी, ओ अनुशासनात्मक प्रतिबंध, अल्पकालिक व्यावसायिक यात्राओं के बारे में (भंडारण अवधि - 5 वर्ष);

केस 2 - प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी, बोनस, माता-पिता की छुट्टी का प्रावधान, बिना वेतन छुट्टी के आदेश वेतन(शेल्फ जीवन - 50 वर्ष)।

रोजगार अनुबंध, व्यक्तिगत कार्ड, श्रमिक रसोइया

कर्मचारियों के रोजगार अनुबंध, उनके व्यक्तिगत कार्ड और कार्यपुस्तिकाएं कार्मिक अधिकारी के डेस्कटॉप दस्तावेज़ हैं। हमने उनके बारे में "अनिवार्य मानव संसाधन दस्तावेज़" अनुभाग में बात नहीं की, क्योंकि ये स्थानीय नियम नहीं हैं, बल्कि दस्तावेज़ हैं जो प्रत्येक कर्मचारी पर व्यक्तिगत रूप से लागू होते हैं। वे सभी आवश्यक हैं:

रोजगार अनुबंध - कला के अनुसार. रूसी संघ के 56 श्रम संहिता;

कार्य रिकार्ड बुक - रखरखाव के नियमों के अनुसार कार्य अभिलेख;

कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड - इसे बनाए रखने की आवश्यकता कार्य पुस्तकों को बनाए रखने के नियमों के खंड 12 में इंगित की गई है।

संगठन में कर्मचारी के प्रवेश के साथ ही एक व्यक्तिगत कार्ड (एकीकृत प्रपत्र संख्या टी-2) बनाया जाता है। इसमें कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा, संगठन में उसकी गतिविधियों, छुट्टियों, पुरस्कारों आदि के बारे में सारी जानकारी शामिल है।

एक रोजगार अनुबंध, व्यक्तिगत कार्ड और कार्यपुस्तिका संगठन में कर्मचारी के काम की पूरी अवधि के दौरान वैध दस्तावेज हैं। यदि कोई कर्मचारी किसी संस्था में 20 वर्षों से कार्य कर रहा है रोजगार अनुबंध, कार्यपुस्तिका और व्यक्तिगत कार्ड 20 वर्षों के लिए हस्तांतरणीय मामले हैं। कर्मचारी की बर्खास्तगी के बाद ही वे कार्यालय के काम से बंद हो जाते हैं।

हालाँकि ये तीन दस्तावेज़ वैध हैं, इन्हें कार्मिक अधिकारी द्वारा रखा जाता है और व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों के रूप में संग्रहीत किया जाना चाहिए (नीचे इस पर अधिक जानकारी दी गई है)।

कार्यालय के काम से बंद किए गए रोजगार अनुबंध और व्यक्तिगत कार्ड कार्मिक संग्रह में भंडारण के लिए भेजे जाते हैं। बर्खास्तगी पर कार्य रिकॉर्ड कर्मचारियों को वापस कर दिए जाते हैं। निःसंदेह, जब भी कुछ अपवाद होते हैं कई कारणजिस कर्मचारी ने नौकरी छोड़ दी, उसने अपनी कार्यपुस्तिका नहीं ली - ऐसा समय-समय पर होता रहता है। यह याद रखना चाहिए कि कार्यपुस्तिका एक दस्तावेज है जिसे वापस किया जाना चाहिए, और कर्मचारी (या उसके रिश्तेदार) सैद्धांतिक रूप से इस दस्तावेज़ के भंडारण की पूरी अवधि के दौरान इसका अनुरोध कर सकते हैं, और अवधि 50 वर्ष है (अनुच्छेद 22.1 का खंड 2) संघीय कानून संख्या 125-एफजेड) का। इसलिए, भूली हुई कार्य पुस्तकें किसी भी परिस्थिति में एक साथ नहीं जोड़ी जाती हैं।

मामले बनाने की बारीकियां. संग्रह प्रपत्र फ़ाइलों में रोजगार अनुबंध और व्यक्तिगत कार्ड जिन्हें "बर्खास्त श्रमिकों के रोजगार अनुबंध" और "बर्खास्त श्रमिकों के व्यक्तिगत कार्ड" कहा जाता है। ये फ़ाइलें उसी तरह से वॉल्यूम में बनाई जाती हैं: पहले बर्खास्तगी के वर्ष के अनुसार, और फिर पूर्व कर्मचारियों के नामों के अनुसार वर्णानुक्रम में।

कार्मिक पर दस्तावेज़ों का संग्रह: नींव रखना

कला के अनुसार. संघीय कानून संख्या 125-एफजेड के 17, संगठन कर्मियों पर दस्तावेज़ संग्रहीत करने के लिए बाध्य है। जबकि सचिव केवल अतिरिक्त रूप से एक कार्मिक अधिकारी के कर्तव्यों का पालन करता है, निस्संदेह, वह कार्मिकों के संग्रह को पूरी तरह से बनाए रखने में सक्षम नहीं होगा। इसके बाद, जब संगठन एक कार्मिक विभाग के रूप में विकसित हो जाएगा, तो विशेषज्ञ इसका ध्यान रखेंगे। लेकिन तब तक, सचिव को अनिवार्य न्यूनतम आवश्यकताओं का पालन करना होगा:

कार्यालय कार्य में पूर्ण किए गए कार्मिक दस्तावेजों के लिए एक विशेष भंडारण व्यवस्था प्रदान करें (यह भविष्य के संग्रह का आधार है);

भंडारण अवधि के अनुसार वर्ष के अनुसार प्रपत्र फ़ाइलें;

कर्मियों के लिए केस इन्वेंटरी के वार्षिक अनुभाग संकलित करें।

• हम दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक विशेष व्यवस्था का पालन करते हैं, जिसमें व्यक्तिगत डेटा होता है। एक विशेष व्यवस्था का तात्पर्य अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा उन तक पहुंच के बहिष्कार से है। यदि कार्यालय स्थान का प्रत्येक मीटर सोने के वजन के बराबर है, और संग्रह स्वयं अभी भी छोटा है, तो एक चाबी से बंद एक नियमित धातु कैबिनेट, भंडारण सुविधा के कार्यों को ले सकता है। फर्नीचर का यह टुकड़ा सस्ता है, कम जगह लेता है और अपना काम बखूबी करता है। कार्यपुस्तिकाओं सहित वर्तमान कार्मिक दस्तावेज़ों को भी इसमें संग्रहीत किया जाना चाहिए, क्योंकि यह एक दस्तावेज़ है सख्त रिपोर्टिंग(कार्यपुस्तिकाएँ बनाए रखने के नियमों का खंड 42)। कैबिनेट में कई चाबियाँ होनी चाहिए: एक सचिव के लिए, दूसरी, उदाहरण के लिए, मुख्य लेखाकार के लिए।
• हम साल दर साल मामले बनाते हैं. हमने ऊपर भंडारण अवधि के अनुसार फ़ाइलों को वर्ष के अनुसार व्यवस्थित करने के बारे में बात की। उसी तरह, कर्मियों पर आदेश और बर्खास्त श्रमिकों के दस्तावेजों (रोजगार अनुबंध और व्यक्तिगत कार्ड) वाली फाइलें बनाई जाती हैं।
• हम कर्मियों के लिए मामलों की एक सूची तैयार करते हैं. कार्मिक फ़ाइलों की सूची के लिए, इसे रूसी संघ के पुरालेख निधि के दस्तावेजों और सरकारी निकायों, स्थानीय सरकारों में अन्य दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के लिए नियमों के खंड 4.12 द्वारा बनाए रखा जाना आवश्यक है। संगठन (रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 03/31/2015 संख्या 526 के आदेश द्वारा अनुमोदित)। वे इस दस्तावेज़ का प्रपत्र भी प्रदान करते हैं (परिशिष्ट संख्या 15) (उदाहरण 6)। कार्मिक फाइलों की सूची भरने के नियम पैराग्राफ में स्पष्ट रूप से वर्णित हैं। धारा 8 का 8.1-8.4 "इन्वेंट्री तैयार करना और निष्पादन करना" पद्धति संबंधी सिफ़ारिशें"स्थायी भंडारण के लिए और कर्मियों द्वारा प्रबंधन दस्तावेजों का संगठन"2. आइए उन्हें संक्षेप में प्रस्तुत करें:

पिछले वर्ष की सूची का वार्षिक अनुभाग वार्षिक रूप से संकलित किया जाता है;

सूची के सभी वार्षिक अनुभाग कार्मिक मामलों की एक सूची बनाते हैं;

इन्वेंट्री में मामलों की संख्या निरंतर है और प्रविष्टि संख्या 1 से प्रविष्टि संख्या 9999 तक सभी वार्षिक अनुभागों से गुजरती है (यदि 2015 के लिए वार्षिक अनुभाग संख्या 13 के साथ समाप्त होता है, तो 2016 के लिए इन्वेंट्री का वार्षिक अनुभाग संख्या से शुरू होता है) .14);

प्रत्येक भंडारण इकाई को उसके अपने क्रमांक के तहत सूची में दर्ज किया जाता है; भंडारण इकाई - 1 मात्रा; वॉल्यूम में दस्तावेज़ों की 250 से अधिक शीट नहीं होनी चाहिए;

व्यवसाय सूची के प्रत्येक वार्षिक अनुभाग को सामान्य निदेशक द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

संगठन में सभी कार्मिक लेनदेन का दस्तावेजीकरण करना आवश्यक है निश्चित ज्ञानऔर कौशल.

उद्यम में कार्यालय का काम निदेशक द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित और अनुमोदित निर्देशों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। यह एक आंतरिक नियामक अधिनियम है और व्यावसायिक इकाई के सभी कर्मचारियों के लिए इसका अनुपालन अनिवार्य है। मानव संसाधन विभाग इसके कार्यान्वयन का विकास और निगरानी करता है।

विधान के लिए सभी पक्षों को सुरक्षित करने वाले कई दस्तावेज़ तैयार करने की आवश्यकता होती है श्रमिक संबंधीकर्मचारी और नियोक्ता.

अनुभवी और नौसिखिए कार्मिक अधिकारियों को अपने कौशल में सुधार करना चाहिए। उनकी मदद के लिए, इंटरनेट साइटें बनाई गई हैं जिन पर कार्मिक प्रशासन में सैद्धांतिक पाठ्यक्रम प्रस्तुत किए जाते हैं।

कार्मिक रिकॉर्ड कर्मियों की गतिविधियों को दर्शाते हैं और कर्मचारियों की सेवा की अवधि की पुष्टि करते हैं, जो पेंशन की गणना में प्राथमिक भूमिका निभाता है। प्रबंधन उद्यम के दस्तावेजी कोष के लिए जिम्मेदार है।

कागज पर नियंत्रण में मुख्य विवरण

कार्मिक रिकॉर्ड के सक्षम संगठन के लिए नियामक ढांचे के ज्ञान, इसके परिवर्तनों पर नज़र रखने और उपयोग किए गए दस्तावेज़ों के रूपों में अभिविन्यास की आवश्यकता होती है।

यह किस उद्देश्य से किया जाता है?

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने की प्रक्रिया कानून द्वारा विनियमित है। कर्मचारियों के बड़े कर्मचारियों वाले बड़े उद्यमों में, एक नियम के रूप में, एक कार्मिक सेवा बनाई जाती है। इसके कर्मचारी रूसी संघ के नियामक ढांचे की आवश्यकताओं के अनुसार प्रासंगिक दस्तावेज तैयार करते हैं।

कागजात का एक एकीकृत रूप हो सकता है या उद्यम में विकसित किया जा सकता है और स्थानीय कृत्यों में अनुमोदित किया जा सकता है।

एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन- यह एक गतिविधि है जिसका उद्देश्य कर्मियों के लिए लेखांकन, काम के घंटे और पेरोल गणना से संबंधित दस्तावेजों को विकसित करना और बनाए रखना है।

कार्मिक मुद्दों में निम्नलिखित पद शामिल हैं:

• रोजगार का पंजीकरण;
• श्रमिकों का आंतरिक आंदोलन;
• बर्खास्तगी;
• प्रबंधक और कर्मचारियों के बीच संबंधों का विनियमन;
• श्रम प्रक्रिया का संगठन;
• अन्य।

कार्मिक रिकॉर्ड का उचित संगठन कई समस्याओं को हल करने में मदद करता है।

इसके मुख्य लक्ष्य तालिका में प्रस्तुत किये गये हैं:

मॉस्को और रूसी संघ के अन्य बड़े क्षेत्रों में, अलग-अलग डिवीजनों वाले संगठन कार्मिक रिकॉर्ड ऑनलाइन बनाए रख सकते हैं। इस प्रयोजन के लिए, उपयुक्त कार्यक्रम विकसित किए गए हैं जो इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के आदान-प्रदान की अनुमति देते हैं।

विधायी ढाँचा

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का विधायी आधार रूसी संघ के श्रम संहिता में निहित है।

यह गतिविधि कई नियमों द्वारा नियंत्रित होती है:

• लेखांकन और पारिश्रमिक के लिए प्राथमिक दस्तावेजों को भरने और लागू करने के निर्देश (01/05/04 की राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 का डिक्री);
• उनकी तैयारी के लिए एकीकृत दस्तावेज़ और आवश्यकताएँ (गोस्स्टैंडर्ट डिक्री संख्या 65-सेंट दिनांक 03.03.03);
• के लिए मानक कार्यालय प्रबंधन निर्देश संघीय निकायकार्यकारी शक्ति (रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश संख्या 536 दिनांक 08.11.05);
• अभिलेखागार के संचालन के लिए नियम (रोसारखिव बोर्ड का निर्णय दिनांक 02/06/02);
• संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए कार्यालय कार्य के नियम (रूसी संघ की सरकार का संकल्प संख्या 477 दिनांक 15 जून 2009);
• सूचना पर कानून, इसकी सुरक्षा और सूचान प्रौद्योगिकीक्रमांक 149-एफजेड दिनांक 27 जुलाई 2006;
• रूसी नागरिकों की अपीलों पर विचार करने पर कानून संख्या 59-एफजेड दिनांक 02.05.06;
• कानून पर राज्य भाषाआरएफ संख्या 53-एफजेड दिनांक 01.06.05;
• अभिलेखीय मामलों पर कानून संख्या 125-एफजेड दिनांक 22 अक्टूबर 2004;
• व्यापार रहस्य पर कानून संख्या 98-एफजेड दिनांक 29 जुलाई 2004;
• कार्यपुस्तिका संख्या 117एन दिनांक 22 दिसंबर 2003 पर आदेश;
• श्रम दस्तावेज़ संख्या 69 दिनांक 10.10.03 को भरने के लिए निर्देशों को अपनाने पर संकल्प;
• कार्यपुस्तिका संख्या 225 दिनांक 16 अप्रैल 2003 पर संकल्प;
• रूसी संघ के सशस्त्र बलों के जनरल स्टाफ के निर्देश।

अनिवार्य दस्तावेज़

रूसी संघ का श्रम संहिता संगठनों को अपने स्वयं के विधायी ढांचे के लिए बाध्य करता है, जिसमें कई अनिवार्य स्थानीय शामिल हैं नियामक दस्तावेज़.

इसमे शामिल है:

विनियामक अधिनियम

एक प्रबंधक को नियुक्त करने के बाद, संगठन के सामान्य संचालन के लिए आवश्यक पदों की संख्या स्थापित की जाती है। प्राप्त आंकड़ों, उत्पादन चक्र और उद्यम की गतिविधियों की अन्य विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए इसे तैयार किया जा रहा है।

किसी दस्तावेज़ को तैयार करने के लिए आमतौर पर एक एकीकृत प्रपत्र का उपयोग किया जाता है। आप इंटरनेट से नमूना निःशुल्क डाउनलोड कर सकते हैं। नियोक्ता को अपने विवेक से शेड्यूल को समायोजित करने का अधिकार है।

दस्तावेज़ पदानुक्रमित क्रम में पदों को सूचीबद्ध करता है, निदेशक से शुरू होकर सहायक कर्मचारियों तक। उनमें से प्रत्येक के लिए, प्रति राज्य इकाइयों की संख्या, वेतन और भत्ते दर्शाए गए हैं।

अगले चरण में, एक कार्यसूची बनाई जाती है। यह सभी कर्मचारियों के लिए कार्य शेड्यूल का प्रतिनिधित्व करता है। यदि शिफ्ट हैं, तो विस्तृत शिफ्ट शेड्यूल बनाए जाते हैं। दस्तावेज़ संक्षेप में आवश्यकताओं का वर्णन करता है उपस्थितिकर्मचारी, व्यवहार, दैनिक दिनचर्या, आदि।

इसके बाद, रोजगार अनुबंध का प्रपत्र विकसित किया जाता है। इस मामले में, रूसी संघ के श्रम संहिता के बुनियादी मानदंडों और कंपनी के आंतरिक नियामक दस्तावेजों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। रोज़गार समझौता आमतौर पर संगठन के वकील या किसी बाहरी व्यक्ति द्वारा तैयार किया जाता है।

दस्तावेज़ में निम्नलिखित आइटम शामिल होने चाहिए:

• कानूनी इकाई के बारे में जानकारी: नाम, पता, टेलीफोन नंबर, पूरा नाम और प्रबंधक की स्थिति;
• कर्मचारी पासपोर्ट विवरण;
• कर्मचारी की स्थिति, अनुबंध के प्रकार (स्थायी या निश्चित अवधि) और कार्यस्थल (मुख्य या अतिरिक्त);
• इस पद के लिए निर्देशों के संदर्भ में मुख्य जिम्मेदारियों की एक सूची;
• वेतन, अतिरिक्त भुगतान, लाभ, छुट्टियों पर जानकारी;
• कार्य अनुसूची, ओवरटाइम के लिए भुगतान;
• अनुबंध की समाप्ति के कारण और अन्य शर्तें;
• पार्टियों के हस्ताक्षर और विवरण, उद्यम की मुहर।

मानव संसाधन अधिकारियों के काम की जांच और अनुकूलन के लिए प्रबंधन आंतरिक या स्वतंत्र ऑडिट कर सकता है। इससे प्रशासनिक दंड, विवादों और कर्मचारियों की शिकायतों के जोखिम को कम करने में मदद मिलती है।

प्रारंभ से ही मानव संसाधन रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने के चरण

कार्मिक रिकॉर्ड बनाने के लिए, निम्नलिखित चरण-दर-चरण निर्देशों का उपयोग करना सुविधाजनक है:

यह निर्देश उन चायदानियों के लिए भी उपयुक्त है जिन्हें इस मामले में कोई अनुभव नहीं है।

रिकॉर्ड कैसे रखे जाते हैं?

रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए, आपको दस्तावेज़ प्रवाह को ठीक से व्यवस्थित करने की आवश्यकता है।

ऐसा करने के लिए आपको निम्नलिखित कार्य करने होंगे:

• एक आंतरिक नियामक ढांचा विकसित करना;
• प्रत्येक स्टाफ इकाई के लिए एक स्टाफिंग टेबल तैयार करें;
• स्टाफिंग की व्यवस्था करना;
• तैयार करना श्रम समझौते;
• कर्मियों के लिए प्रपत्र विकसित करना;
• टी-2 कार्ड जारी करें;
• कर्मचारियों के लिए आवेदन पत्र स्वीकृत करना;
• आंतरिक आदेश तैयार करें.

सभी कार्मिक कार्यों की पुष्टि की जानी चाहिए। उनकी सूची विनियमों में तय है.

अतिरिक्त अंक

खरोंच से कार्मिक लेखांकन कर्मियों की भर्ती के साथ शुरू होता है। काम के लिए आवेदकों को सही ढंग से पंजीकृत करना और आवश्यक दस्तावेज तैयार करना महत्वपूर्ण है।

स्टाफिंग और छुट्टियाँ

किसी उद्यम में मौजूद अनिवार्य मानक दस्तावेजों में से एक स्टाफिंग टेबल (फॉर्म टी-3) है।

• सूची संरचनात्मक विभाजनऔर पद;
• प्रत्येक पद के लिए स्टाफ इकाइयों की संख्या;
• पद के अनुसार वेतन, भत्ते;
• संगठन का वेतन कोष.

दस्तावेज़ में प्रभागों को संगठन के संचालन के लिए उनके महत्व की डिग्री के अनुसार दर्शाया गया है। उनके भीतर, कर्मचारी पदों को भी महत्व के क्रम में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। रोजगार अनुबंधों और स्टाफिंग शेड्यूल में नौकरी के शीर्षक मेल खाने चाहिए।

स्टाफिंग व्यवस्था अनुसूची का एक रूप है जिसमें कर्मचारियों के पूरे नाम उनके पदों के अनुसार दर्ज किए जाते हैं।

अवकाश अनुसूची (फॉर्म टी-7) प्रावधान के समय के बारे में जानकारी दर्शाती है वार्षिक छुट्टीसभी कर्मचारियों को. एक वर्ष के लिए संकलित. इसे ट्रेड यूनियन निकाय के साथ समझौते में निदेशक द्वारा अनुमोदित किया जाता है। दस्तावेज़ को नए साल से कम से कम 2 सप्ताह पहले पूरा किया जाना चाहिए। इसमें दर्ज किया गया डेटा कर्मचारियों और नियोक्ताओं दोनों के लिए अनिवार्य है। अपवाद लाभार्थियों के लिए है।

अनुसूची में निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:

• विभाग का नाम;
• नौकरी का नाम;
• कर्मचारी का पूरा नाम और कार्मिक संख्या;
• छुट्टी के दिनों की संख्या;
• योजना और वास्तविक के अनुसार छुट्टी पर जाने की तारीखें;
• छुट्टी पुनर्निर्धारित करने का कारण, अनुमानित तिथि।

कर्मचारी को छुट्टी से 2 सप्ताह पहले इस बारे में सूचित किया जाता है। एक आदेश जारी किया जाता है, जिसके हस्ताक्षर से कर्मचारी को परिचित कराया जाता है। नवंबर में, आप सभी विभाग प्रमुखों के लिए एक आदेश तैयार कर सकते हैं जो उन्हें 1 दिसंबर तक लेखा विभाग को छुट्टियों का कार्यक्रम प्रस्तुत करने के लिए बाध्य करेगा। इससे समग्र कार्यक्रम तैयार करना आसान हो जाएगा।

कर्मचारी पंजीकरण

किसी संगठन का पूर्ण कार्य कर्मचारियों की भर्ती से शुरू होता है। रिक्तियों को भरना कागजी कार्रवाई के साथ होता है।

कर्मचारियों को नियुक्त करते समय मानव संसाधन अधिकारी की जिम्मेदारियाँ इस प्रकार हैं:

• एक विशेष पत्रिका में आवेदक के आवेदन का पंजीकरण;
• नवागंतुक को वर्तमान निर्देशों और स्थानीय नियमों से परिचित कराना;
• एक रोजगार समझौता तैयार करना और पार्टियों द्वारा उस पर हस्ताक्षर करने की निगरानी करना;
• कर्मचारी को अनुबंध की एक प्रति जारी करना और संगठन के लेटरहेड पर इसके बारे में एक नोट डालना;
• लेखांकन पुस्तक में आदेश का निष्पादन और पंजीकरण;
• एक व्यक्तिगत कार्ड भरना, फ़ाइल में दस्तावेज़ दाखिल करना (आवेदन, व्यक्तिगत कागजात की प्रतियां, आदेश, अनुबंध);
• कर्मचारी के वेतन की गणना के लिए लेखाकार को दस्तावेजों का स्थानांतरण।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का निर्माण करते समय, आपको शुरू में यह तय करना चाहिए कि कौन से दस्तावेज़ तैयार किए जाने चाहिए और कौन से गतिविधि के एक विशिष्ट क्षेत्र के लिए आवश्यक हैं।

आवश्यक कागजात में शामिल हैं:

• कर्मियों के लिए आदेश (स्वागत, स्थानांतरण, आदि);
• कार्मिक आदेश (छुट्टियों, बोनस, व्यावसायिक यात्राओं आदि के लिए);
• टी-2 कार्ड;
• श्रम;
• समझौते;

अन्य आवश्यक कागजात में निम्नलिखित शामिल हैं:

• स्टाफिंग अनुसूची;
• ओटी स्थिति;
• यात्रा लॉग;
• नियम आंतरिक नियमन;
• अन्य।

कार्य विवरणियांऔर सामूहिक समझौता होना आवश्यक नहीं है, लेकिन लगभग हर नियोक्ता के पास ये दस्तावेज़ होते हैं।

अनिवार्य दस्तावेज़ों की सूची स्थापित करने के बाद, आपको वैधानिक दस्तावेज़ों का अध्ययन करना चाहिए। उनके आधार पर अन्य दस्तावेज़ विकसित करने की आवश्यकता है। उनकी सूची कानूनी इकाई की गतिविधियों की प्रकृति और कामकाजी परिस्थितियों की विशेषताओं पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारियों को वर्दी और पीपीई प्रदान करना आवश्यक है, तो उन्हें जारी करने की प्रक्रिया और समय और किन कर्मचारियों को उनकी आवश्यकता है, इस पर एक आदेश तैयार करना आवश्यक है।

विशेष परिस्थितियों में काम के लिए मुआवजे और लाभों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए: खतरनाक उद्योगों, अनियमित घंटों, रात के काम आदि में। इसके बाद, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर विनियम तैयार किए जाते हैं। यह संगठन के कार्य के लिए आवश्यक कागजात की सूची, उनके निष्पादन और भंडारण की प्रक्रिया को दर्शाता है।

कानून ऐसे विनियमन के विकास के लिए बाध्य नहीं है, लेकिन यह कार्मिक अधिकारियों के काम को काफी सुविधाजनक बनाएगा। एक निदेशक को पहले किसी नए संगठन में काम करने के लिए नियुक्त किया जाता है, फिर वह बाकी कर्मचारियों की भर्ती करता है।

आवश्यक पदों की संरचना और संख्या स्टाफिंग तालिका में परिलक्षित होती है। परिचालन नियम सभी कार्य अनुसूचियों, कर्मचारियों की आवश्यकताओं आदि को दर्शाते हैं। रूसी संघ के श्रम संहिता के मानदंडों के आधार पर एक मानक श्रम समझौता विकसित किया गया है।

लेखांकन पत्रिकाओं का उपयोग करने से पहले, उन्हें तैयार किया जाना चाहिए: शीटों पर क्रमांकन, सिलाई और मुहर लगाई जानी चाहिए। फर्मवेयर की आखिरी शीट पर कागज का एक टुकड़ा चिपका दिया जाता है। इस पर पृष्ठों की संख्या अंकित होती है, निदेशक या कार्यकारी अधिकारी हस्ताक्षर करते हैं और एक मुहर लगा दी जाती है। पत्रिका के पहले पृष्ठ पर वे संगठन का नाम और उसके रखरखाव की आरंभ तिथि लिखते हैं।

में से एक महत्वपूर्ण दस्त्तावेजकार्मिक अभिलेख एक कार्यपुस्तिका है। उन्हें बनाए रखने के लिए, आदेश एक जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करता है जो उन्हें भरता है और उनकी सुरक्षा के लिए जिम्मेदार है।

सामान्य प्रश्न

कार्मिक रिकॉर्ड के संगठन में कुछ सूक्ष्मताएँ और बारीकियाँ हैं:

इसलिए, किसी उद्यम में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का आयोजन एक जटिल प्रक्रिया है। इसके लिए नियामक ढांचे के विस्तृत अध्ययन और सभी परिवर्तनों पर नज़र रखने की आवश्यकता है। कार्मिक रिकॉर्ड का सक्षम निर्माण कानून के ढांचे के भीतर श्रम संबंधों के निर्माण में योगदान देता है। एक कार्मिक अधिकारी को प्रशिक्षित करने के लिए, एक नियोक्ता विशेष कंपनियों की सेवाओं का उपयोग कर सकता है।

सामान्य परिभाषा कहती है कि कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन कार्मिक कागजात के पंजीकरण और रखरखाव की प्रक्रिया है। यह विषय दोनों के लिए प्रासंगिक है व्यक्तिगत उद्यमी, तो कानूनी संस्थाओं के लिए। कागजी कार्रवाई सख्त है विधायी मानदंड, और वर्णित नियमों को उद्यमों के सभी प्रबंधकों और मानव संसाधन विभागों द्वारा ध्यान में रखा जाना चाहिए। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की सहायता से कार्मिक प्रबंधन प्रक्रिया को अनुकूलित करना, प्रत्येक टीम के काम को व्यवस्थित करना और रिपोर्टिंग प्रक्रिया को सरल बनाना संभव होगा।

कार्मिक अभिलेख प्रबंधन क्या है?

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की मूल बातों में कागजात तैयार करने, उन्हें भरने और कंपनी में काम करने वाले कर्मियों पर रिपोर्ट करने की पूरी प्रक्रिया शामिल है। प्रत्येक प्रकाशित है कानूनी बल, जिसमें एक कर्मचारी के आवेदन के आधार पर गठित शामिल हैं। कार्मिक उत्पादन अक्सर कार्मिक विभाग द्वारा किया जाता है, जिसके कार्यों में निम्नलिखित कार्मिक कार्य शामिल होते हैं:

• पेरोल;
• छुट्टियों और बीमार छुट्टी का पंजीकरण;
• प्रमाणपत्रों का पंजीकरण.

लक्ष्य और उद्देश्य

इस मानव संसाधन विभाग के कार्य और उद्देश्य:

कानूनी विनियमन

मानव संसाधन कार्य को क्षेत्रीय या राज्य स्तर पर कई नियामक कानूनों, आदेशों और नियमों के सेट द्वारा नियंत्रित किया जाता है। नियामक ढांचे में निर्दिष्ट आवश्यकताओं का अनुपालन करने में विफलता एक उल्लंघन है। कार्मिक उत्पादन के संचालन के लिए बुनियादी नियम:

• कार्यपुस्तिकाओं पर राज्य विनियम (2003);
• 2009 से कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रबंधन के नियम;
• कर्मचारियों के संबंध में रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए संघीय निर्देश;
• सामान्य आवश्यकताएँ, जिन्हें मंत्रालयों के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

उद्यम का विधायी ढांचा

प्रत्येक उद्यम दस्तावेज़ीकरण की एक श्रृंखला का उपयोग करता है जो सभी कर्मियों के काम को नियंत्रित करता है। दस्तावेजों की आवाजाही और उनकी तैयारी ऊपर निर्धारित निर्देशों और नियामक ढांचे के अनुसार की जाती है। उद्यम का कानूनी ढांचा पांच प्रमुख श्रेणियों में विभाजित है और उद्यम के आंतरिक नियमों द्वारा विनियमित है:

• उद्यम का चार्टर;
• कार्यसूची;
• व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के लिए मानक;
• श्रम सुरक्षा (संघीय अभिलेखीय डिक्री द्वारा विनियमित);
• स्टाफ कार्य अनुसूची (और स्टाफिंग स्तर पर दस्तावेज़)।

संगठन में कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह

उद्यमों में एकीकृत पेपर अकाउंटिंग सिस्टम को तीन मुख्य श्रेणियों में विभाजित किया गया है, जिसमें आंतरिक नियम, स्टाफिंग और वेतन नियम शामिल हैं। पहली श्रेणी में अवकाश अनुसूची के अनुसार कागजात का वितरण, कार्य अनुसूची के बारे में दस्तावेज भरना शामिल है। दूसरा पैराग्राफ अधिक वैश्विक है और इसमें अनुबंध और लेखांकन नीतियों की तैयारी पर प्रावधान शामिल हैं। वेतन नियम वेतन, बोनस, बीमारी की छुट्टी, छुट्टी वेतन और बर्खास्तगी पर विच्छेद वेतन के भुगतान से संबंधित सभी मुद्दों को विनियमित करते हैं।

फॉर्म टी-3 के अनुसार स्टाफिंग

स्टाफिंग टेबलटी-3 फॉर्म के अनुसार - यह एक प्रकार का पेपर है जो किसी उद्यम या कंपनी में संपूर्ण कार्मिक संरचना का वर्णन करता है। कॉलम में पूरा नाम, कर्मचारी की स्थिति और उस विभाग का डेटा होता है जहां वह पंजीकृत है। नियामक और विधायी मानकों के अनुसार, किसी विशेषज्ञ का आधिकारिक वेतन वहां निर्धारित होता है। पंजीकरण प्रक्रिया में कोई भी बदलाव लेखा विभाग द्वारा इस स्टाफिंग टेबल में टी3 फॉर्म में दर्ज किया जाना चाहिए। भरने के निर्देशों में हमेशा प्रत्येक कॉलम के लिए अनुशंसाएँ होती हैं। कुल मिलाकर, दस्तावेज़ में 5 सूचना बिंदु शामिल हैं।

कार्यसूची

कार्यसूची- यह एक दस्तावेज़ है जो विशेषज्ञ की दैनिक दिनचर्या को मंजूरी देता है। प्रबंधक का शेड्यूल दस्तावेज़ प्रवाह द्वारा नियंत्रित होता है। इसमें वर्तमान कानून के अनुसार निरीक्षण करने की आवश्यकता, दोपहर के भोजन और अवकाश के बारे में और रिपोर्टिंग के बारे में बिंदु शामिल हैं। कुछ कंपनियों में, क्लर्क को हर हफ्ते या महीने में एक रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता होती है (दस्तावेज़ को सत्यापन के बाद कर्मचारी और क्लर्क के हस्ताक्षर द्वारा पुष्टि की जानी चाहिए)। भविष्य की कार्य अवधि के लिए एक योजना और कार्यक्रम बनाया जाता है। कर्मचारियों के काम के घंटे रिकॉर्ड किए जाते हैं।

रोजगार का करार

रोजगार समझौता एक नागरिक कानून दस्तावेज है जो भावी कर्मचारी और नियोक्ता के बीच तैयार किया जाता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ के लिए मानक प्रपत्र प्रदान नहीं किए जाते हैं, और अनुबंध निःशुल्क रूप में भरा जाता है, जिसमें योग्यता (स्थिति) और कार्य की अवधि का संकेत दिया जाता है। आवश्यक परिणाम भी वहां लिखा हुआ है। कानूनी मानकों के अनुसार, इस प्रकार का दस्तावेज़ एक अनुबंध दस्तावेज़ के समान है, क्योंकि यह कार्य के अंतिम परिणाम को निर्धारित करता है, न कि इसकी संरचना को। कर्मचारियों को नौकरी से निकालने के लिए, आपको केवल अनुबंध के अंत तक काम करना होगा।

कार्मिक आदेश

कर्मचारियों की बहाली और विशेषज्ञों की नियुक्ति कार्मिक आदेशों के अनुसार की जाती है। इस प्रकार का दस्तावेज़ विभागों में पदों पर कर्मियों की नियुक्ति और विशेषज्ञों के अन्य आंदोलनों को निर्धारित करता है। कार्मिक विभाग के कर्मचारी और प्रबंधन कर्मी निर्देशों और आदेशों के विकास में भाग लेते हैं। स्थानीय निर्णय कंपनी प्रबंधकों/प्रशासकों द्वारा लिए जाते हैं। आदेशों का एक समान रूप होता है, यह नियामक ढांचे द्वारा स्थापित किया जाता है। भंडारण अवधि के अनुसार, कागजात को लेखा विभाग या मानव संसाधन विभाग में पांच साल या उससे अधिक (ऑर्डर के प्रकार के आधार पर) तक रखा जाना चाहिए।

कार्य विवरणियां

नौकरी विवरण एक दस्तावेज है जो पार्टियों (कर्मचारी और नियोक्ता) की जिम्मेदारियों को निर्धारित करता है, और इसमें उसकी स्थिति में एक विशिष्ट विशेषज्ञ के निर्देशों और जिम्मेदारियों के बारे में डेटा भी शामिल होता है। इनकी पुष्टि संगठन की मुहर और हस्ताक्षर से होती है जिम्मेदार व्यक्ति. इस दस्तावेज़ को पूरा करने के लिए तीन प्रतियों की आवश्यकता है। एक मानव संसाधन विभाग में रहता है, दूसरा स्वयं कलाकार के पास, और तीसरा किसी विशिष्ट विभाग के प्रबंधक या प्रशासक के पास रहता है। इस आदेश का उद्देश्य उद्यम में मानव संसाधन प्रबंधन प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना है।

कार्मिक विभाग में कार्यालय कार्य कैसे व्यवस्थित करें

कार्मिक रिकॉर्ड के उचित प्रबंधन में शामिल है उच्च स्तरज़िम्मेदारी। एचआर स्टाफ को यह सुनिश्चित करना होगा कि हस्ताक्षर करने की तारीखें सही हैं। आप आउटसोर्सिंग कंपनियों को कार्यपुस्तिकाओं और अन्य कार्मिक दस्तावेजों के रखरखाव का काम सौंप सकते हैं। एचआर स्टाफ की जिम्मेदारियां:

• छुट्टियों के संबंध में एक कार्यसूची, लेखांकन दस्तावेज़ीकरण बनाएं;
• श्रम सुरक्षा के लिए दस्तावेज़ तैयार करना (सरकारी एजेंसियों के लिए आवश्यक);
• आदेश तैयार करना और जारी करना;
• पेरोल गणना करना और बोनस के भुगतान को नियंत्रित करना।

इन-हाउस एचआर सेवा

एक पूर्णकालिक मानव संसाधन सेवा तब की जाती है जब सभी लेखांकन और सभी कागजी कार्य केवल मानव संसाधन विभाग से नियुक्त पूर्णकालिक लोगों द्वारा किए जाते हैं। कागजी कार्रवाई बनाए रखने का यह तरीका 20-30 लोगों के कर्मचारियों वाले उद्यमों और कंपनियों के लिए प्रासंगिक है। अन्यथा, राज्य मानकों को सभी आदेशों और अन्य आवश्यकताओं के प्रारूप का कड़ाई से पालन करने की आवश्यकता होती है इकाईजुर्माना मिल सकता है. सेवा क्षेत्र में, जहां एक कानूनी इकाई 30 लोगों को रोजगार देती है, आउटसोर्सिंग कंपनियों की सेवाओं का उपयोग करना अधिक लाभदायक है।

मानव संसाधन कार्य के लिए आउटसोर्सिंग कंपनी से विशेषज्ञों को आकर्षित करना

आउटसोर्सिंग कंपनी से एचआर विशेषज्ञों को काम पर रखने से पैसे की बचत होगी और कुल कर्मचारियों की संख्या में कमी आएगी। स्वतंत्र विशेषज्ञ ऑर्डर और शेड्यूल तैयार करने पर आवश्यक कार्य की पूरी मात्रा को पूरा करते हैं। वे एक विशेष पत्रिका भी रखते हैं और कंपनी में प्रत्येक विशेषज्ञ की कार्य प्रक्रिया को नियंत्रित करते हैं। आउटसोर्सिंग एचआर प्रशासन की विशेषता यह है कि एक कानूनी इकाई के पास अपना एचआर विभाग नहीं होता है, लेकिन यह कार्य उचित शुल्क के लिए एक अलग टीम को सौंपता है।

कार्मिक लेखांकन शुरू से चरण दर चरण

मानव संसाधन विभाग के दस्तावेज़ों का रिकॉर्ड रखने के लिए कार्यालय उपकरण और कार्यालय उपकरण की आवश्यकता होती है। एक मजबूत तिजोरी का होना महत्वपूर्ण है। आदेश में दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के एक प्रमुख की नियुक्ति होनी चाहिए। इसके बाद आंतरिक कृत्यों का निर्माण होता है। कंपनी में प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाना आवश्यक है जहां उसकी कार्यपुस्तिका संग्रहीत की जाएगी। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन को पद पर विशेषज्ञ के काम की पूरी अवधि के दौरान इस दस्तावेज़ के संरक्षण की आवश्यकता होती है। विभाग की संपूर्ण गतिविधि के दौरान जानकारी को पुस्तकों में दर्ज किया जाता है और आदेश तैयार किए जाते हैं।

मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए आवश्यकताएँ

मानव संसाधन प्रशासन एक अपेक्षाकृत जटिल प्रक्रिया है जिसके लिए कुछ सैद्धांतिक और व्यावहारिक कौशल की आवश्यकता होती है। मानक आधारइस पद के लिए उन शर्तों की एक सूची शामिल है जिनके तहत एक विशेषज्ञ इस पद पर आसीन हो सकता है। शैक्षणिक संस्थान कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन जैसी एक अलग प्रोफ़ाइल में अंतर नहीं करते हैं। प्रबंधक और प्रशासक मानव संसाधन विभाग में गतिविधियों के लिए उपयुक्त हैं। इस प्रकार, नियोक्ता कानूनी शिक्षा, सूचना सुरक्षा या दस्तावेज़ प्रबंधन वाले लोगों को नियुक्त करते हैं।

एक कार्मिक अधिकारी के अधिकार और जिम्मेदारियाँ

ऐसे का पहला दायित्व अधिकारियोंज्ञान में निहित है विधायी ढांचा, स्थापित लेखांकन नियमों का अनुपालन। कार्मिक रिकॉर्ड रखते समय जिन लेखों और संघीय कानूनों का पालन किया जाना चाहिए, वे ऊपर बताए गए थे। मानव संसाधन अधिकारी को कर्मचारियों से जानकारी प्राप्त करने, व्यक्तिगत फ़ोल्डर देखने और लेखा पुस्तक (वेतन) देखने का अधिकार है। इस प्रोफ़ाइल में विशेषज्ञों की शक्तियों में हस्ताक्षर करना और कर्मचारियों की दक्षता में सुधार के लिए नियोक्ताओं के साथ काम करना शामिल है।

कार्मिक रिकॉर्ड का संचालन करना

आज, एचआर रिकॉर्ड लिखित और डिजिटल दोनों प्रारूपों में आयोजित किए जाते हैं। दस्तावेज़ीकरण पर अधिकृत कर्मचारियों द्वारा व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षर किए जाते हैं। दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने के लिए राज्य मानकों का उपयोग किया जाता है, जो सभी टेम्पलेट्स और फॉर्मों को एकीकृत करते हैं। GOST R 6.30-2003 और GOST R 7.0.8-2013 के मानकों को ध्यान में रखना आवश्यक है। महत्वपूर्ण कागजात विशेष फ़ोल्डरों या धातु की तिजोरियों में संग्रहीत किए जाते हैं। गतिविधि के दायरे और कंपनी के आकार के आधार पर, विशेषज्ञों को रिपोर्टिंग की आवृत्ति के लिए विभिन्न आवश्यकताओं का पालन करना होगा।

कर्मियों की खोज और पंजीकरण

प्रारंभ में, कर्मचारियों को पंजीकृत करने से पहले, आपको विशेष कर्मियों को ढूंढना होगा जो सख्त मानदंडों को पूरा करेंगे (उन्हें काम की बारीकियों से संबंधित होना चाहिए)। ऐसा करने के लिए, वे विशेष ब्यूरो, एजेंसियों, नौकरी खोज साइटों, श्रम एक्सचेंजों या समाचार पत्रों, मीडिया और वेबसाइटों में निजी विज्ञापनों का उपयोग करते हैं। इसके बाद, अनिवार्य कार्मिक दस्तावेज तैयार किए जाते हैं, पंजीकरण किया जाता है, और एक रोजगार अनुबंध या अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

नियुक्ति के चरण

पदों के लिए लोगों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया एक विशेष जर्नल में नौकरी आवेदक के बारे में डेटा दर्ज करने से शुरू होती है। लेखांकन शीट में अनुभव, सेवा की लंबाई और पहले से आयोजित पद के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है। अनुमोदन पर, किसी व्यक्ति को किसी विशेष पद पर नियुक्त करने के लिए एक आदेश तैयार किया जाता है। अंतिम चरण एक व्यक्तिगत फ़ोल्डर का निर्माण, कंपनी या विभाग में एक फ़ाइल तैयार करना है। अनुबंध में पद के लिए कर्तव्यों और वेतन के बारे में जानकारी निर्दिष्ट की गई है।

व्यक्तिगत कार्ड और कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का निर्माण

कार्मिक दस्तावेजों के प्रकारों में एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड शामिल है। इसमें संबंधित सारी जानकारी शामिल है वैवाहिक स्थिति, पूरा नाम, एक तस्वीर वहां चिपकाई गई है, और जन्मतिथि लिखी हुई है। यह सब नियोक्ताओं द्वारा कंपनी के स्टाफ के प्रत्येक सदस्य के बारे में डेटा का एक पैकेज बनाने के लिए किया जाता है। कानून के मुताबिक, यह डेटा तीसरे पक्ष को ट्रांसफर नहीं किया जा सकता है। व्यक्तिगत व्यवसाय चलाने के लिए फ़ोल्डर्स, अलमारियाँ या यहां तक ​​कि धातु की तिजोरियों का उपयोग किया जाता है (कंपनी कार्यालय के उपकरण के स्तर के आधार पर)।

एचआर पत्रिकाएँ

कागज़ मुद्रित उत्पादरिपोर्टिंग को व्यवस्थित करने और दस्तावेज़ प्रवाह को सरल बनाने में मदद करता है। कार्यालय कार्य के लिए पत्रिकाओं के रूप में दस्तावेज़ीकरण में निम्नलिखित प्रकार शामिल हैं:

• किसी कंपनी या उद्यम को वितरित किए जाने वाले दस्तावेज़ों और कागजात को नियंत्रित करना;
• समय, अवधि के नियंत्रण के लिए कारोबारी दौरे;
• किसी भी नोट, कथन को नियंत्रित करने के लिए;
• कार्य रिकॉर्ड की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए रिकॉर्ड।

कार्य अभिलेखों का रखरखाव

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन विशेषज्ञों को कार्य रिकॉर्ड का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य करता है। यदि कोई व्यक्ति आधिकारिक तौर पर उद्यम में पंजीकृत है तो सभी रिकॉर्ड रखे जाते हैं। बर्खास्तगी पर कर्मचारी को एक कार्यपुस्तिका दी जाती है। यह दस्तावेज़ स्थिति और पुरस्कारों से संबंधित सभी परिवर्तनों को रिकॉर्ड करता है। प्रारंभ से ही मानव संसाधन प्रशिक्षण शामिल है अनिवार्य वस्तुएंकार्यपुस्तिकाओं के सही निष्पादन पर। किसी भी त्रुटि को मानव संसाधन स्टाफ के सदस्यों द्वारा ठीक किया जाता है। यदि वे पाए जाते हैं, तो विशेषज्ञों पर प्रशासनिक उल्लंघन का आरोप लगाया जा सकता है।

दस्तावेज़ों का व्यवस्थितकरण और भंडारण

दस्तावेजों के ऑडिट और भंडारण के लिए अलग-अलग विधायी मानदंड बनाए गए हैं। अभिलेखों के रखरखाव पर संघीय कानून के अनुच्छेद 17 का उल्लेख करना महत्वपूर्ण है। इसमें आवश्यक अवधि के लिए अभिलेखीय दस्तावेज़ीकरण की सुरक्षा का ध्यान रखने के लिए कंपनियों और उद्यमों के प्रबंधन की आवश्यकता बताई गई है। भंडारण अवधि कानून द्वारा निर्धारित और सुसंगत है राज्य मानक. कागजी दस्तावेज़ीकरण की अखंडता सुनिश्चित करने के लिए, धातु अग्निरोधी तिजोरियों और अलमारियाँ का उपयोग किया जाता है।

यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेजों से डेटा रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति को स्थानांतरित कर दिया जाता है। कर्मचारियों के काम के प्रबंधन की प्रक्रिया को अनुकूलित करने में पेपर सर्कुलेशन का स्वचालन और डिजिटलीकरण प्राथमिकता वाले क्षेत्रों में से एक है। आज अधिकांश रिपोर्टिंग कागज पर नहीं की जाती है। इससे व्यापार जगत के नेताओं और प्रबंधकों को एक, तीन, पांच या अधिक वर्षों के लिए संग्रह को संरक्षित करने की जिम्मेदारी से राहत नहीं मिलती है।

इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक रिकॉर्ड

इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक रिकॉर्ड का उपयोग करते समय, दस्तावेज़ सुरक्षा शर्तों का पालन करना और व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर कानून के कारण संग्रह तक पहुंच कम करना महत्वपूर्ण है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण रिकॉर्डिंग के कई फायदे हैं:

1. दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच;
2. पासवर्ड से फ़ाइलों की सुरक्षा करना;
3. कागजात रखने के लिए तिजोरियाँ खरीदने की कोई आवश्यकता नहीं है;
4. कार्यालय स्थान में जगह की बचत - हार्ड ड्राइव पर 10 हजार या अधिक दस्तावेज़ संग्रहीत किए जा सकते हैं;
5. समय की बचत - संकेत, आप संग्रह में कोई भी दस्तावेज़ 1-2 मिनट में पा सकते हैं हार्ड ड्राइवकंप्यूटर पर।

वीडियो

प्रत्येक कर्मचारी अपने नियोक्ता से अपेक्षा करता है कि वह उनके अधिकारों का सम्मान करे, उन्हें समय पर वेतन का भुगतान करे और एक अच्छी-खासी छुट्टी का हकदार हो। बदले में, प्रबंधक कर्मचारी से अपेक्षा करता है कि वह अपने कर्तव्यों को सख्ती से पूरा करे। इसके अलावा, किसी भी व्यवसाय स्वामी को कानूनी रूप से संरक्षित किया जाना चाहिए। ये सभी बिंदु कार्मिक रिकॉर्ड द्वारा विनियमित होते हैं। एलएलसी में एचआर रिकॉर्ड रखने से आपको अपने कर्मचारियों के साथ अपने सभी संबंधों को सुलझाने में मदद मिलेगी।

एलएलसी में कार्मिक रिकॉर्ड का संचालन करना कार्मिकों को प्रबंधित करने और कार्मिकों से संबंधित संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह के साथ काम करने का एक तरीका है। इसमें कर्मियों की आवाजाही, कर्मचारियों के साथ समझौता और काम के घंटे शामिल हो सकते हैं।

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के तरीके

व्यक्तिगत उद्यमियों के विपरीत, एलएलसी में कार्मिक उत्पादन एक अनिवार्य घटक है, भले ही एलएलसी में केवल एक प्रतिभागी पंजीकृत हो, जो एक लेखाकार और सामान्य निदेशक के कार्य करता हो। यह इस तथ्य से समझाया गया है कि संस्थापक और एलएलसी दो अलग-अलग संस्थाएं हैं। नतीजतन, एलएलसी एक नियोक्ता की भूमिका निभाता है, और संस्थापक एक कर्मचारी की भूमिका निभाता है।

एलएलसी में कार्मिक रिकॉर्ड का संचालन करना कार्मिकों को प्रबंधित करने और कार्मिकों से संबंधित संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह के साथ काम करने का एक तरीका है।

कार्मिक रिकॉर्ड को 3 मुख्य तरीकों से बनाए रखा जा सकता है:

1. मानव संसाधन अधिकारी की भूमिका निभाएं।

यदि आप प्रक्रिया को "शुरू" करने से डरते नहीं हैं, तो आपके पास समय है और आपका संगठन इतना बड़ा नहीं है।

2. एक कार्मिक अधिकारी को नियुक्त करें।

एक आधुनिक मानव संसाधन विशेषज्ञ को रचनात्मक रूप से सोचना चाहिए, कानूनी रूप से समझदार और पांडित्यपूर्ण होना चाहिए।

3. कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में विशेषज्ञता वाली आउटसोर्सिंग कंपनी पर भरोसा करें।

कार्मिक रिकॉर्ड के लिए कई कार्यक्रम डिज़ाइन किए गए हैं। ये एक स्वचालित कार्मिक प्रबंधन प्रणाली (एपीएस), एक ईआरपी प्रणाली (उद्यम संसाधन योजना), और क्लाउड में कार्मिक रिकॉर्ड (सास) हैं। अगर के बारे में बात करें सॉफ़्टवेयर, तो यह 1C है।

कार्मिक अभिलेखों का स्वतंत्र रखरखाव

कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह बनाए रखने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश:

1. कार्मिक कार्य के संचालन के लिए आवश्यक विनियामक और सूचना आधारों को निर्धारित करना आवश्यक है।

कार्मिक रिकॉर्ड रखने के लिए आवश्यक अधिकांश दस्तावेज़ रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के निर्णय "अनुमोदन पर" द्वारा मानकीकृत हैं एकीकृत रूपश्रम लेखांकन और भुगतान के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज" दिनांक 01/05/2004। दस्तावेज़ीकरण जिसमें मानकीकृत सिद्धांत नहीं हैं, GOST R 6.30-2003 के अनुसार तैयार किया गया है।

• रूसी संघ का श्रम कानून (हर छह महीने में अद्यतन)।
• कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के निर्देश (10 अक्टूबर 2003 के रूसी संघ के श्रम मंत्रालय संख्या 69 के डिक्री द्वारा अनुमोदित)।
• रूसी संघ की सरकार का फरमान "श्रम पुस्तकों के रखरखाव पर" (दिनांक 16 अप्रैल, 2003)।

किसी कर्मचारी को स्टाफ़ में नामांकित करने के लिए आवश्यक दस्तावेज़:

• पासपोर्ट (पंजीकरण और पंजीकरण)।
• एसएनआईएलएस (पेंशन बीमा प्रमाणपत्र)।
• सैन्य आईडी.
• टिन (व्यक्तिगत कर संख्या)।
• चिकित्सा नीति.
• विशेषज्ञ डिप्लोमा.

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का महत्व इस तथ्य में निहित है कि यह आपको कानूनी रूप से महत्वपूर्ण तथ्यों को समेकित करने की अनुमति देता है और कर्मचारी और प्रबंधक के अधिकारों और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से नियंत्रित करता है।

संगठन की विशेषताओं के आधार पर, कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए दस्तावेजों के पैकेज का विस्तार किया जा सकता है। प्रबंधक, कार्मिक मुद्दों पर निर्णय लेते समय, अपनी शक्तियों की सीमा के भीतर स्वतंत्र रूप से स्थानीय नियमों को अपना सकता है, यदि वे कानून का खंडन नहीं करते हैं।

संगठन की विशेषताओं के आधार पर, कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए दस्तावेजों के पैकेज का विस्तार किया जा सकता है।

2. संगठन का वैधानिक दस्तावेज तैयार किया जाना चाहिए।

चार्टर में निदेशक को नियुक्त करने की शर्तें, निदेशक के काम की शर्तें, उसके वेतन की राशि, साथ ही कार्य अनुसूची को मंजूरी देने की प्रक्रिया स्पष्ट रूप से बताई जानी चाहिए।

3. आपको एक प्रबंधक को पंजीकृत करना होगा।

प्रबंधक का पंजीकरण संगठन में बनाया गया पहला कार्मिक आदेश है। यह उस तारीख को इंगित करता है जब से प्रबंधक अपने कर्तव्यों का पालन करना शुरू करता है।

4. संगठन के कार्मिक उत्पादन में शामिल कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की एक सूची संकलित करना आवश्यक है।

इसमे शामिल है:

• संगठन के आंतरिक श्रम नियम।
• कार्मिक संरचना.
• स्टाफिंग अनुसूची.
• कर्मचारियों की छुट्टियों की अनुसूची.
• कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा को परिभाषित करने वाला दस्तावेज़ीकरण।

इसके अलावा, अनिवार्य दस्तावेजों की सूची में श्रम समझौते, कार्य पुस्तकें और उनके आंदोलन को रिकॉर्ड करने के लिए एक पुस्तक, कार्य समय अनुसूची, व्यक्तिगत कर्मचारी कार्ड, कार्मिक आदेश और उनके जारी करने के आधार (आवेदन, रिपोर्ट, अधिनियम, नोट्स इत्यादि) शामिल हैं। , एक प्रोद्भवन रजिस्टर और वेतन भुगतान, वेतन पर्ची, नौकरी विवरण।

5. कर्मचारियों को काम पर रखना.

प्रत्येक भावी कर्मचारी के पास दस्तावेजों का एक पैकेज होना चाहिए। जो कुछ बचा है वह काम की किताबें, व्यक्तिगत कार्ड भरना और अन्य कार्मिक दस्तावेज (पेरोल पर, छुट्टियों के लिए लेखांकन, बीमार छुट्टी, व्यापार यात्राएं; कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा के गैर-प्रकटीकरण पर एक समझौते पर हस्ताक्षर करना) तैयार करना है।

कला के अनुसार. रूसी संघ के श्रम संहिता के 419, श्रम कानून का अनुपालन न करने पर 200,000 रूबल का जुर्माना लगाया जा सकता है।

एलएलसी में कार्मिक रिकॉर्ड रखना एक बहुत ही नाजुक और जिम्मेदार मामला है। आपके अधिकारों और कर्मचारियों के अधिकारों के पालन को प्रभावित करने वाली कई कानूनी विशेषताएं सही दस्तावेज़ प्रवाह और चयनित कार्मिक रिकॉर्ड कार्यक्रम पर निर्भर करती हैं। सभी कार्मिक दस्तावेज़ कानूनी रूप से बाध्यकारी हैं और अदालत में उपयोग किए जा सकते हैं।

शुरू से ही मानव संसाधन प्रशासन: चरण दर चरण मार्गदर्शिका 2019

शून्य से मानव संसाधन कार्य:

नई खुली कंपनी में एचआर रिकॉर्ड स्थापित करने के लिए एक संक्षिप्त अनुमानित चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

(यदि आप पहले से चल रहे अभियान में चीजों को व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो एक और चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका आपके लिए अधिक उपयुक्त होगी - कार्मिक रिकॉर्ड की बहाली >>)

यदि आपको किसी नई खुली कंपनी में डिलीवरी करने का काम सौंपा गया है शुरू से ही मानव संसाधन प्रशासन, और आपके पास इस क्षेत्र में बहुत कम अनुभव है (हो सकता है कि आप किसी नई कंपनी के संस्थापक, प्रबंधक और अब तक के एकमात्र कर्मचारी हों, एक नौसिखिया मानव संसाधन अधिकारी, या यहां तक ​​कि एक लेखाकार या कार्यालय प्रबंधक जिसे मानव संसाधन सौंपा गया हो, या एक नौसिखिया उद्यमी ), तो हमारा मार्गदर्शक निश्चित रूप से आपकी सहायता करेगा। इसे सरल और सुलभ तरीके से संकलित किया गया है, खासकर कार्मिक व्यवसाय में शुरुआती लोगों के लिए।

और निश्चित रूप से हमारी साइट के समृद्ध भंडार आपकी सहायता करेंगे :

• कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर निःशुल्क संदर्भ डेटाबेस: 25 मुख्य चरण-दर-चरण प्रक्रियाएं (भर्ती, छुट्टी, बर्खास्तगी, आदि), कार्मिक दस्तावेजों के 200 नमूने, ब्लॉक "कार्य पुस्तकें" (भरने और परामर्श के नमूने), 5 मैनुअल कार्मिक रिकॉर्ड, परामर्श, कार्मिक पर लेख) और भी बहुत कुछ;
• "प्रैक्टिस्ड पर्सनेल पर्सनेल" पत्रिका के ग्राहकों के लिए उपलब्ध एक बड़ा संदर्भ डेटाबेस (सभी के लिए मूल्य >>): 140 चरण दर चरण निर्देशकार्मिक कार्य पर, कार्मिक दस्तावेजों के 1000 से अधिक नमूने, परामर्श और लेखों के डिब्बे, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की मूल बातों पर एक पाठ्यक्रम, एक बुकशेल्फ़, आदि;
• मानव संसाधन प्रशासन पर हमारी सर्वोत्तम पुस्तकें।

तो, आपको कार्मिक नियुक्त कर दिया गया है। हम कहाँ शुरू करें?

1. आइए आवश्यक कानूनों, विशेष साहित्य और कार्यक्रमों का स्टॉक रखें।आपको अपने काम में इन सबकी जरूरत पड़ेगी.

• ज़रूरी श्रम कानूनों का उल्लंघन हो सकता है बड़ा बढ़िया.इसलिए, श्रम कानूनों की जानकारी और अनुपालन जिम्मेदारी से किया जाना चाहिए।
• विशेष साहित्य से, हम आपको मैनुअल (आप उन्हें मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं) और प्रदान करने में प्रसन्न हैंमानव संसाधन प्रशासन पर हमारी सर्वोत्तम पुस्तकें। साइट के संदर्भ डेटाबेस के भंडार भी उपयोगी होंगे।
• कार्मिक रिकॉर्ड रखने के लिए एक प्रोग्राम खरीदने के मुद्दे पर प्रबंधन के साथ निर्णय लें। ऐसे कई कार्यक्रम हैं, और कई विशिष्ट और बहुत, बहुत सुविधाजनक हैं। कुछ लोग कुछ तरीकों से 1C की कार्यक्षमता को बायपास कर देते हैं। लेकिन अधिकांश कंपनियां परंपरागत रूप से कर्मियों का रिकॉर्ड 1सी में रखती हैं। तथ्य यह है कि किसी भी शहर में बहुत सारे 1C सहायता विशेषज्ञ होते हैं, लेकिन आपको हर जगह अन्य कार्यक्रमों के समर्थन में विशेषज्ञ नहीं मिलेंगे।

2. हम प्रबंधन से संगठन के घटक दस्तावेजों की प्रतियां लेते हैं और उनका सावधानीपूर्वक अध्ययन करते हैं।

कार्मिक दस्तावेजों का अनुपालन करना होगा घटक दस्तावेज़कंपनियाँ, और किसी भी तरह से उनका खंडन नहीं करतीं। चार्टर में एक निदेशक को नियुक्त करने की प्रक्रिया (आप उसे काम पर रखेंगे) और उसका वेतन निर्धारित करने की प्रक्रिया, वह अवधि जिसके लिए उसके साथ एक रोजगार अनुबंध समाप्त किया जा सकता है - चार्टर में कुछ विशेषताएं निर्धारित की जा सकती हैं। कभी-कभी चार्टर प्रमुख प्रबंधन कर्मचारियों को काम पर रखने और उनके लिए पारिश्रमिक प्रणाली स्थापित करने की प्रक्रिया निर्धारित करता है (उदाहरण के लिए, पूर्व अनुमोदन के साथ) आम बैठकसंस्थापक), और यहां तक ​​कि स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने की प्रक्रिया भी।

3. हम उन दस्तावेजों की सूची निर्धारित करते हैं जो कार्मिक कार्य क्षेत्र में होनी चाहिए, और जिन्हें हम तैयार करेंगे।

यह स्पष्ट है कि आप किसी भी मामले में कानून द्वारा आवश्यक दस्तावेज़ तैयार करेंगे। प्रबंधन से जांच लें कि आप कंपनी के लिए कौन से वैकल्पिक दस्तावेज़ तैयार करेंगे। आप निदेशक के साथ पहले से यह भी स्पष्ट कर सकते हैं कि वह आंतरिक श्रम नियमों, अन्य स्थानीय नियमों और रोजगार अनुबंध रूपों में कौन सी विशेष शर्तें देखना चाहता है।

यदि आपकी कंपनी एक सूक्ष्म उद्यम है, तो, रूसी संघ के श्रम संहिता के 309.2 के अनुसार, आपको कुछ दस्तावेज़ तैयार करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है:

"नियोक्ता एक लघु व्यवसाय इकाई है जिसे सूक्ष्म-उद्यम के रूप में वर्गीकृत किया गया है, स्थानीय नियमों को पूर्णतः या आंशिक रूप से अपनाने से इंकार करने का अधिकार है , जिसमें मानदंड शामिल हैं श्रम कानून(आंतरिक श्रम नियम, पारिश्रमिक पर नियम, बोनस पर नियम, शिफ्ट शेड्यूल और अन्य)। साथ ही, श्रम संबंधों और उनसे सीधे संबंधित अन्य संबंधों को विनियमित करने के लिए, नियोक्ता - एक लघु व्यवसाय इकाई, जिसे सूक्ष्म उद्यम के रूप में वर्गीकृत किया गया है, को कर्मचारियों के साथ रोजगार अनुबंध में शर्तों को विनियमित करने वाले मुद्दों को शामिल करना होगा, जिसके अनुसार श्रम कानून और अन्य विनियामक के साथ कानूनी कार्य, जिसमें श्रम कानून के मानदंड शामिल हैं, को स्थानीय नियमों द्वारा विनियमित किया जाना चाहिए..."

4. हम निदेशक को पंजीकृत करते हैं

जांचें कि क्या निदेशक पंजीकृत है ( सीईओ) ठीक से। यदि नहीं, तो सबसे पहले हम एक निदेशक का पंजीकरण करते हैं। वह पहला कर्मचारी है! दस्तावेज़ों में यह दर्शाया जाना चाहिए कि निदेशक किस दिनांक से कार्य कर रहा है। निदेशक की नौकरी के लिए आवेदन करने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया एक बड़े संदर्भ डेटाबेस में उपलब्ध है और "एचआर पैकेज" में, आवश्यक नमूना दस्तावेज़ और विषयगत परामर्श भी हैं।

5. हम एक स्टाफिंग टेबल, आंतरिक श्रम नियम और अन्य स्थानीय नियम तैयार करते हैं (पैराग्राफ 3 से तालिका देखें)।

निश्चित रूप से कंपनी के पास अभी तक कोई स्टाफिंग टेबल, आंतरिक श्रम नियम या अन्य स्थानीय नियम नहीं हैं। आइए उन्हें बनाते हैं. हम इन सभी दस्तावेजों का निदेशक के साथ समन्वय करते हैं। हम निदेशक की टिप्पणियों और इच्छाओं को ध्यान में रखते हैं और जांचते हैं कि क्या वे कानून का खंडन करते हैं। इन दस्तावेजों के तैयार संस्करणों पर कानून द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार सहमति व्यक्त की जाती है (यदि आवश्यक हो, कर्मचारियों के प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखते हुए), फिर कंपनी का प्रमुख उन्हें मंजूरी देता है। हमारी वेबसाइट पर ऐसे दस्तावेज़ों के कई उदाहरण निःशुल्क उपलब्ध हैं। ऐसे और भी कई नमूने और उन पर विषयगत टिप्पणियाँ, एक बड़े संदर्भ डेटाबेस और "एचआर पैकेज" में उनके अनुमोदन के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रियाएं हैं। हमारी वेबसाइट पर आप स्वतंत्र रूप से एक नया उपयोगी लेख पढ़ सकते हैं " स्टाफिंग: प्रपत्र और सामग्री"। हम अनुशंसा करते हैं कि एचआर प्रैक्टिशनर पत्रिका के ग्राहक लेख पढ़ें: " हम आंतरिक श्रम नियम बनाते हैं: कानूनी, विचारशील और नियोक्ता के लिए फायदेमंद।"और स्थानीय विनियमों के टेम्पलेट देखें।

6. हम एक रोजगार अनुबंध का एक मानक रूप विकसित कर रहे हैं जो कर्मचारियों के साथ संपन्न होगा।

एचआर प्रैक्टिशनर पत्रिका के ग्राहकों के लिए, हम निम्नलिखित मैनुअल की अनुशंसा करते हैं: "हम एक कर्मचारी को काम पर रखते हैं: कार्मिक मुद्दे". इससे आप सीखेंगे, अन्य बातों के अलावा, नियोक्ता के लिए रोजगार अनुबंध में कौन सी शर्तें शामिल करना फायदेमंद है, और इसके विपरीत, कौन सी शर्तें अवांछनीय और खतरनाक हैं।

7. हम अन्य दस्तावेज़ तैयार कर रहे हैं जिनकी हमें भविष्य में कार्मिक कार्य करने के लिए आवश्यकता होगी:

हम लेखांकन पुस्तकें, पंजीकरण लॉग, समय पत्रक, आदेशों के प्रपत्र, अनुबंध तैयार करते हैं वित्तीय दायित्वऔर आदि।

8. हम प्रबंधन के साथ इस मुद्दे पर निर्णय लेते हैं कि कार्य रिकॉर्ड कौन रखेगा .

यदि कर्मचारियों को अभी तक काम पर नहीं रखा गया है, तो संगठन के प्रमुख (निदेशक) को सबसे पहले कार्य रिकॉर्ड बनाए रखना होगा। इसको लेकर एक आदेश जारी किया गया है. हमारी वेबसाइट पर कार्य पुस्तकों के रखरखाव, भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करने की जिम्मेदारी संभालने के लिए संगठन के प्रमुख के लिए एक नमूना आदेश है। ऐसा आदेश अनिवार्य है, यह रूसी संघ की सरकार के डिक्री की आवश्यकता है। यदि ऐसा नहीं है, तो नियोक्ता को जुर्माना भरना पड़ सकता है। इसके बाद, निदेशक आदेश द्वारा इन शक्तियों को स्वीकृत कार्मिक कर्मचारी को भी हस्तांतरित कर सकता है। हमारी वेबसाइट पर कार्य पुस्तकों के रखरखाव, भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करने के लिए जिम्मेदार लोगों की नियुक्ति के लिए एक आदेश प्रपत्र है

9. हम कर्मचारियों को काम के लिए पंजीकृत करते हैं।

फिर कर्मचारी काम करना शुरू कर देंगे और कार्मिक कर्मचारी के लिए रोजमर्रा के काम का चरण शुरू हो जाएगा, एक टाइम शीट रखना, एक छुट्टी कार्यक्रम तैयार करना, छुट्टियों की व्यवस्था करना, प्रोत्साहन और दंड लागू करना, व्यापार यात्राएं, अंशकालिक काम करना आवश्यक होगा। नौकरियाँ, बर्खास्तगी और भी बहुत कुछ... हमारे संसाधन इस साइट पर आपकी सहायता करेंगे।