व्यापार पत्राचार के बुनियादी नियम। व्यापार ईमेल पत्राचार

फिर सिद्धांत रूप में आप कैसे और किस माध्यम से बना और भेज सकते हैं, इस बारे में सवाल नहीं उठने चाहिए। हालांकि, जब आधिकारिक पत्रों की बात आती है, तो हर कोई तुरंत इस कार्य को शुरू करने के लिए तैयार नहीं होता है, खासकर जब पत्र के लेखक को इसका जवाब मिलने की उम्मीद होती है। मैं तुम्हारे लिए खोलूंगा छोटे सा रहस्य व्यावसायिक पत्राचार, चरित्र और शैली में पत्र जितना सख्त होगा, प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की संभावना उतनी ही अधिक होगी। इस ट्यूटोरियल में, मैं आपको कुछ नमूना ईमेल दूंगा जो उपयोगकर्ताओं को अपनी शैली विकसित करने और भविष्य में सर्वोत्तम संभव ईमेल लिखने में मदद करनी चाहिए।

सबसे पहले, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि हम जो अक्षर बना रहे हैं वह किस प्रकार का होगा। मैं सभी आउटगोइंग ईमेल को तीन मुख्य प्रकारों में विभाजित करता हूँ:

• व्यापार प्रस्ताव
• व्यापार अनुरोध
• दोस्ताना व्यवहार

तदनुसार, सभी तीन प्रकारों के लिए, मेरे पास टेम्प्लेट ब्लैंक हैं, दोनों सरल टेक्स्ट फ़ाइलों के रूप में और कुछ ईमेल प्रोग्रामों के अनुरूप टेम्प्लेट के रूप में। आइए उनमें से प्रत्येक पर क्रम से चलते हैं।

व्यापार प्रस्ताव

हैलो (शुभ दोपहर), [संबोधित व्यक्ति का नाम]!

संप्रेषण करते समय किसी भी पत्र में नाम इंगित करने की सलाह दी जाती है, क्योंकि एक व्यक्तिगत अपील एक व्यक्ति को दोस्ताना मूड में सेट करती है। हालाँकि, यदि नाम का पता लगाना संभव नहीं था, तो एक टेम्प्लेट ग्रीटिंग पर्याप्त होगा।

मैं आपको एक नई सेवा से परिचित कराता हूं ( नए उत्पाद) हमारी कंपनी [कंपनी का नाम] से।

मैं [गतिविधि के क्षेत्र का नाम] के क्षेत्र में सहयोग का प्रस्ताव करता हूं।

अगला, मूल्य या कुछ गुणवत्ता विशेषताओं के संदर्भ में अपने प्रस्ताव के लाभों का संक्षेप में वर्णन करें। मुख्य बात यह अति नहीं है। पाठ के मेगाबाइट, और यहां तक ​​​​कि उज्ज्वल अर्थहीन चित्रों द्वारा पूरक, केवल लोगों को डराते हैं। यदि पत्र प्राप्तकर्ता पहली पंक्तियों से आपके प्रस्ताव में रुचि रखता है, तो वह निश्चित रूप से अतिरिक्त जानकारी के लिए आपसे संपर्क करेगा।

यदि आप गंभीरता से रुचि रखते हैं आवश्यक लोगपहले संपर्क में आपसे संपर्क किया, यानी, यह समझ में आता है कि न केवल एक्सेसिबिलिटी के बारे में सोचें ईमेल. जैसी सेवाओं में खाते बनाना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा आईसीक्यू औरस्काइप। कभी-कभी किसी व्यक्ति के लिए एक नियमित फोन से आपसे संपर्क करना बहुत आसान होता है, अगर इस तरह की संख्या, निश्चित रूप से आपके द्वारा हस्ताक्षर में विवेकपूर्ण रूप से छोड़ दी जाएगी।

आपको हस्ताक्षर में अपने स्वयं के ई-मेल पते की नकल करने की आवश्यकता क्यों है, आप पूछते हैं, अगर यह मेल सर्वर द्वारा स्वचालित रूप से अग्रेषित किया जाता है। एक नियम है जिसके अनुसार व्यापार पत्राचार में अत्यधिक जानकारी कभी भी अनावश्यक नहीं होती है। आइए एक ऐसी स्थिति की कल्पना करें जब आपका पत्र किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा प्राप्त किया जाता है जो संभावित रूप से प्रस्ताव में रूचि नहीं रखता है, या बस इसका सही उत्तर देने में सक्षम नहीं है। वह प्राप्त संदेश को दूसरे उपयोगकर्ता को अग्रेषित करता है, लेकिन किसी कारण से, स्वचालित रूप से जोड़े गए डेटा से सही प्रेषक के बारे में जानकारी खो जाती है, जिससे आपसे संपर्क करना मुश्किल हो जाता है। हालांकि, पत्र के लेखक और उसके आवश्यक संपर्कों को निर्धारित करने के लिए हस्ताक्षर को देखना हमेशा पर्याप्त होगा।

व्यापार अनुरोध

नमस्ते नमस्कार)!

या, यदि प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात है, तब (प्रिय, [नाम, पेट्रोनामिक])!

कृपया विवरण के साथ उत्पाद (सेवा) [उत्पाद/सेवा का नाम] के बारे में जानकारी प्रदान करें पूर्ण विशेषताएंऔर प्रतिस्पर्धी गुण।

आधारित संघीय विधानरूसी संघ [दस्तावेज़ की संख्या और तारीख], कृपया जानकारी प्रदान करें [प्राप्त करने के लिए आवश्यक डेटा का वर्णन करें]।

आप अपने अधिकारों के उल्लंघन के मामले में इंटरनेट पर किसी विशेष सेवा के प्रबंधन से भी संपर्क कर सकते हैं।

उपयोगकर्ता समझौते के पैराग्राफ [उपयोगकर्ता समझौते में पैराग्राफ संख्या] के उल्लंघन के संबंध में, अर्थात्: "[उद्धरण पूर्ण पाठनामित पैराग्राफ]", मैं आपसे दोषियों के खिलाफ जांच करने और उचित प्रतिबंध लगाने के लिए कहता हूं [जिम्मेदार (यदि हम बात कर रहे हैंसेवा के कर्मचारियों के बारे में)] [साइट (साइट का नाम)] का व्यक्ति। कृपया जांच के परिणाम और लगाए गए प्रतिबंधों की सूचना [मेरे अपने ई-मेल पते] पर दें।

दोस्ताना व्यवहार

अभिवादन (शुभ दिन) (हाय), [व्यक्ति का नाम]!

जब पहली बार दोस्ताना तरीके से संपर्क किया गया, एक अच्छा संकेतकआपकी टेक्स्ट अपील की पूर्णता होगी। एक सही ढंग से लिखा गया, बड़ा पाठ सही व्यक्ति से संपर्क करने में आपकी उच्च रुचि का संकेत देगा और प्रतिक्रिया की इच्छा पैदा करेगा। कुछ शुरुआती सवालों के साथ बातचीत शुरू करना न भूलें।

ईमेल उदाहरण

पत्राचार के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना नहीं की जा सकती, क्योंकि सहयोग के मुद्दों को हल करने के लिए एक व्यक्तिगत बैठक हमेशा संभव नहीं होती है। सबसे अधिक दबाव वाली व्यावसायिक पत्राचार समस्याएं

पत्राचार के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना नहीं की जा सकती, क्योंकि सहयोग के मुद्दों को हल करने के लिए एक व्यक्तिगत बैठक हमेशा संभव नहीं होती है। व्यावसायिक पत्राचार अधिकांश दबाव वाली समस्याओं को हल करने में मदद करता है कम समय, लेकिन शिष्टाचार के नियमों का पालन न करना या पत्र का अतार्किक निर्माण साझेदारी को नुकसान पहुंचा सकता है या संभावित ग्राहक को अलग कर सकता है। जैसा कि आधिकारिक वार्ताओं में होता है, यहाँ कुछ नियम हैं: पत्र का प्रारूप और संचार की शैली।

व्यापार पत्राचार करने के लिए सामान्य नियम

ईमेल पत्राचार का संचालन का अभिन्न अंगएक आधुनिक सचिव के दैनिक व्यापार व्यवहार। विनम्र और सही रहते हुए राजी करने की क्षमता एक ऐसा कौशल है जिसे विकसित और परिष्कृत करने की आवश्यकता है। एक अयोग्य रूप से रचा गया और अनपढ़ पत्र एक कैरियर को समाप्त कर सकता है और एक व्यावसायिक प्रतिष्ठा को अपरिवर्तनीय रूप से बर्बाद कर सकता है। इस लेख में आपको सरल और का एक सेट मिलेगा प्रभावी नियमई-मेल व्यापार पत्राचार जो आपको अपने व्यावसायिकता को साबित करने और अपने लक्ष्यों को सफलतापूर्वक प्राप्त करने में मदद करेगा।

लेख से आप सीखेंगे:

व्यापार ईमेल पत्राचार: नियम और उदाहरण

नियम 1:

कार्य ईमेल का उपयोग केवल आधिकारिक पत्राचार के लिए किया जाता है

यह टिप्पणी न केवल पर लागू होती है व्यापार पत्र शिष्टाचारव्यावसायिक नैतिकता और अपनी प्रतिष्ठा के संरक्षण के लिए कितना। हमेशा याद रखें कि आप अपने कार्यालय के कंप्यूटर से जो भी पत्र भेजते हैं, वे सर्वर पर संग्रहीत होते हैं, और यदि वांछित हो, तो आपका प्रबंधक उनकी समीक्षा कर सकता है।

नियम 2:

नियम आपके संदेश के प्राप्तकर्ताओं के चक्र का निर्धारण करता है

यदि आप एक प्रबंधक को एक पत्र लिखते हैं, तो एक पता होना चाहिए - नेता, यदि आप सहकर्मियों या अधीनस्थों को लिखते हैं, तो कई प्राप्तकर्ता हो सकते हैं। उन्हें "टू" फ़ील्ड में अल्पविराम से अलग किया जाता है, सभी इच्छुक पार्टियां - "कॉपी" फ़ील्ड में। ये संदेश के पाठ में उल्लिखित तृतीय पक्ष हो सकते हैं। विशेष रूप से प्रबंधन को अतिरिक्त प्रतियाँ न भेजने का प्रयास करें। अधीनता और प्रसन्न करने की इच्छा आपको शोभा नहीं देगी। आपके लिए और भी अधिक अपकार पत्र की "अंधी प्रतियों" की उपस्थिति होगी। आप एक षड्यंत्रकारी के रूप में जाने जाएंगे।

नियम 3:

पत्र का उद्देश्य आपके और प्राप्तकर्ता दोनों के लिए पारदर्शी होना चाहिए

स्पष्ट रूप से अपने संदेश का उद्देश्य बताएं: आप संदेश के पाठक से किस क्रिया की अपेक्षा करते हैं? क्या प्रतिक्रिया होनी चाहिए। यह लक्ष्य न केवल आपके लिए बल्कि प्राप्तकर्ता के लिए भी पारदर्शी होना चाहिए।

संदेश का उद्देश्य कथा के रूप और व्याकरण को पूर्व निर्धारित करेगा:

• आपकी राय के बयान और स्थिति के आपके आकलन में 1 व्यक्ति (“मैं” और “हम”) का उपयोग शामिल है;
• अनुरोध, निर्देश, कार्रवाई के लिए प्रेरणा में 2 व्यक्तियों (“आप” और “आप”) का उपयोग शामिल है;
• एक बाहरी पर्यवेक्षक के दृष्टिकोण से घटनाओं के बारे में सूचित करने में 3 व्यक्तियों ("वह" या "वे") का उपयोग शामिल है।

नियम 4:

"विषय" फ़ील्ड को खाली न छोड़ें

अधिकांश उपयोगकर्ता के साथ शुरू करते हैं ईमेल द्वारा"विषय" क्षेत्र के अध्ययन से। कभी-कभी वे इसके साथ समाप्त हो जाते हैं। अपने संदेश को पढ़ने से पहले हटाए जाने से रोकने के लिए, विषय को यथासंभव विशिष्ट, सूचनात्मक और संक्षिप्त रखने का प्रयास करें। अस्पष्ट विषयों जैसे "सूचना के लिए अनुरोध", "मास्को से", "संशोधित संस्करण" की अनुमति नहीं है। सफल विषयों के उदाहरण:

"मास्को में गणित ओलंपियाड के लिए टीम के सदस्यों की सूची"

"आठवीं कार्यशाला दिनांक 06/01/17 के खराब उपकरणों की सूची"

प्रक्षेपण उपकरण बाजार अनुसंधान 2017

यदि आप किसी संदेश का जवाब दे रहे हैं, तो "विषय" फ़ील्ड में "पुनः" प्रतीक दिखाई देगा, इसे हटाने की अनुशंसा की जाती है।

नियम 5:

पारंपरिक संदेश संरचना से चिपके रहें

पत्र की संरचना सरल और स्पष्ट है, लेकिन इसमें प्रत्येक तत्व की आवश्यकता है:

1. अभिवादन और पता;
2. मुख्य ब्लॉक;
3. सारांश ब्लॉक;
4. हस्ताक्षर
5. संपर्क जानकारी।

नियम 6:

अभिवादन और सम्बोधन - आपसी समझ की कुंजी

अभिवादन के रूप में कभी भी "अच्छे दिन" की अभिव्यक्ति का प्रयोग न करें। यह खराब स्वर है। सार्वभौमिक "हैलो!" का प्रयोग करें या "शुभ दोपहर!"। एक आधिकारिक पत्र तुरंत "प्रिय (नाम और संरक्षक)" या "प्रिय श्रीमान (उपनाम)" अपील के साथ शुरू किया जा सकता है। कौन सा विकल्प बेहतर है - पहला नाम, संरक्षक या अंतिम नाम? यहाँ नियम यह है - यदि आप केवल संपर्क कर रहे हैं और पहली बार प्राप्तकर्ता को संदेश लिख रहे हैं, तो अंतिम नाम से संबोधित करना उचित है, जब संपर्क स्थापित हो जाता है और आप दूसरी बार संदेश लिखते हैं, तो पता द्वारा नाम और संरक्षक।

यदि संदेश में एकाधिक प्राप्तकर्ता हैं, तो उपयुक्त विकल्पयदि आप अपने किसी करीबी पेशे के प्रतिनिधियों को संबोधित कर रहे हैं तो एक अपील "प्रिय महोदय" या "प्रिय सहकर्मी" होगी। अपील के अंत में, आप एक विस्मयादिबोधक बिंदु या अल्पविराम लगा सकते हैं, और पाठ को एक नए पैराग्राफ के साथ एक छोटे अक्षर के साथ शुरू कर सकते हैं। कौन सा विकल्प चुनना है? एक औपचारिक पत्र में या एक संदेश में जिसे आप बहुत महत्व देते हैं, विस्मयादिबोधक चिह्न लगाएं, और एक साधारण कार्य संदेश में अल्पविराम लगाएं।

नियम 7:

संक्षिप्तता इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार का मुख्य लाभ है

"अधिकतम अर्थ - न्यूनतम शब्द" व्यापार पत्राचार का सुनहरा आदर्श वाक्य है।

विचारों की प्रस्तुति होनी चाहिए:

• विशिष्ट;
• एक जैसा;
• संक्षिप्त;
• समझने योग्य।

छोटे वाक्यों में लिखें - यह आपके लिए आसान है और प्राप्तकर्ता के लिए स्पष्ट है। पाठ को अनुच्छेदों में विभाजित करें, ताकि आपके लिए आवश्यक जानकारी को ब्राउज़ करना और ढूंढना आसान हो जाए।

एक और टिप: एक विषय, एक पोस्ट। यदि आप कई असंबंधित मुद्दों पर विचार करना चाहते हैं, तो कई अलग-अलग विचारों को हाइलाइट करें, फिर प्रत्येक विषय के लिए एक अलग पाठ समर्पित करें। बेशक, "विषय" फ़ील्ड में यह विचार या प्रश्न संक्षिप्त रूप में होना चाहिए।

एक लंबे पत्राचार के मामले में, आप अपने आप को "सम्मानपूर्वक" शब्दों और उपनाम के साथ पहले नाम तक सीमित कर सकते हैं।

नियम 14:

पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग न करने का प्रयास करें

पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग एक मामले में अनुमत है - यदि पत्र लिखते समय किसी प्रकार का एक महत्वपूर्ण घटनासीधे प्राप्तकर्ता से संबंधित।

उदाहरण: पी.एस. हवाई जहाज के टिकट एक घंटे पहले वितरित किए गए थे।

नियम 15:

इरादा के अनुसार पठन रसीद का उपयोग करें

इस अधिसूचना का उद्देश्य यह है कि प्राप्तकर्ता से कुछ कार्रवाई करने की अपेक्षा की जाती है। इसका उपयोग केवल बाहरी गंतव्यों के लिए किया जाता है।

नियम 16:

"उच्च महत्व" ध्वज का अति प्रयोग न करें

उस लड़के के बारे में लियो टॉल्स्टॉय के दृष्टांत को याद करें जो "भेड़ियों!" को मजाक के रूप में चिल्लाना पसंद करता था? हर कोई उसके चुटकुलों का इतना अभ्यस्त था कि जब भेड़ियों ने वास्तव में उस पर हमला किया, तो उसके रोने पर किसी ने प्रतिक्रिया नहीं दी।
जब आपको वास्तव में पत्र के महत्व को इंगित करने की आवश्यकता होती है, तो सभी आवश्यक झंडे पहले ही उपयोग किए जा चुके होंगे।

नियम 17:

सभी डेटा, संख्याओं और नामों की दोबारा जांच करें

नियम बना लें - भेजने से पहले एक बार अवश्य पढ़ लें पत्र, सभी नंबरों की जाँच करें, उपनाम और आद्याक्षर स्पष्ट करें। आपकी एक छोटी सी गलती से आपकी सीट छिन सकती है।

नियम 18:

ईमेल का तुरंत जवाब दें

यदि किसी कारण से आप तुरंत जवाब नहीं दे सकते - उदाहरण के लिए, आपके पास पूरी जानकारी नहीं है या बस तैयार नहीं हैं, तो बस लिख दें कि पत्र प्राप्त हो गया है और आप बाद में जवाब देंगे। अन्यथा, प्राप्तकर्ता सुनिश्चित नहीं होगा कि पत्र प्राप्त हुआ था या गलती से हटा नहीं दिया गया था।

पत्रों में समझदार आदमीउन लोगों की प्रकृति को दर्शाता है जिन्हें वे संबोधित करते हैं।

[लिक्टेनबर्ग जॉर्ज क्रिस्टोफ़]

ऐसे पत्र लिखें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं।

[प्राचीन सूत्र]

व्यापारिक दुनिया में लेखन एक शक्तिशाली तर्क है।

[बेखटरेव विक्टोरिया]

1. व्यापार पत्राचार में समान कॉर्पोरेट मानक क्यों हैं?

ई-मेल किसी भी कंपनी के लिए व्यावसायिक संचार का एक अनिवार्य गुण है। व्यावहारिक रूप से ऐसी कोई कंपनी नहीं है जो ई-मेल का उपयोग न करती हो। लेकिन अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• जब आप किसी सहकर्मी को ईमेल भेजते हैं तो क्या आपको कभी ऐसा लगता है कि आप किसी ब्लैक होल को ईमेल भेज रहे हैं और हो सकता है कि आपको उसका जवाब न मिले?
• जब कर्मचारी एक-दूसरे को फोन करते हैं और एक जरूरी ईमेल पढ़ने के लिए कहते हैं, और ऐसा पूरे दिन होता है
• जब आप पूरी तरह से यह नहीं समझ पाते हैं कि वे आपसे ईमेल में वास्तव में क्या चाहते हैं
• जब मुश्किल और कठिन प्रश्नजब ई-मेल द्वारा चर्चा की जाती है, तो वे सूचना, विवरण के समुद्र में डूब जाते हैं और समस्या हल नहीं होती है

यदि ये प्रश्न आपके लिए प्रासंगिक हैं, तो आप इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए समान नियम लागू करके हर दिन बहुत समय बचा सकते हैं। इस लेख में हम व्यापार पत्राचार के शिष्टाचार के बारे में बात करेंगे।

2. व्यापार पत्राचार नैतिकता के सात मुख्य नियम

हम व्यापार पत्राचार के नियमों को सशर्त रूप से अलग करते हैं नैतिकता के नियमों परऔर संचार और सूचना विनिमय के नियम।

संचार नियम व्यावसायिक प्रक्रियाओं और परियोजनाओं के भीतर सूचनाओं के आदान-प्रदान के नियमों द्वारा शासित होते हैं। हम उन्हें समर्पित करेंगे अलग लेख. नैतिकता के नियम कंपनी के कर्मचारियों के आंतरिक संबंधों की शैली बनाते हैं और भागीदारों के बीच आपकी कंपनी की छवि के निर्माण को अनिवार्य रूप से प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, मुझे हाल ही में हमारे एक साथी से एक पत्र मिला है, जिसकी शुरुआत इन शब्दों से होती है, "शुभ दोपहर, बेखटरेव।" आप हमारे सहयोग के बारे में क्या सोचते हैं?

व्यापार पत्राचार करते समय कंपनी का "चेहरा न खोने" के लिए, व्यापार पत्राचार की नैतिकता के "सुनहरे नियमों" का पालन करना आवश्यक है:

1. हम हमेशा एक अपील के साथ एक पत्र शुरू करते हैं
2. ईमेल की विषय पंक्ति होनी चाहिए
3. भेजने से पहले वर्तनी, विराम चिह्न और भाषण की त्रुटियों की जाँच करें।
4. पत्र संरचित होना चाहिए (पानी नहीं!)
5. पत्र में सही शब्द होने चाहिए
6. यदि हम एक पत्र में संलग्नक भेजते हैं, तो हम निश्चित रूप से लिखेंगे कि संलग्न फाइलें हैं (यह कदम उन स्थितियों से बचने में मदद करेगा जब आप एक पत्र भेजते हैं और फ़ाइल संलग्न नहीं होती है; प्राप्तकर्ता, पत्र पढ़ने के बाद और संलग्न नहीं ढूंढ रहा है) दस्तावेज़, जल्दी से जवाब दे सकता है और आपको लिख सकता है कि आपके द्वारा पत्र में इंगित किए गए संलग्न दस्तावेज़ गायब हैं)।
7. हम संदेशों को कभी नहीं हटाते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं में से एक। संदेश इतिहास को कभी भी मिटाया नहीं जाना चाहिए, क्योंकि पत्र एक दस्तावेज है। यदि आवश्यक हो, तो आपको हमेशा पत्राचार के इतिहास को बढ़ाने में सक्षम होना चाहिए। उदाहरण के लिए, रेडिस्लाव गंडापास ने अपने हस्ताक्षर में पत्राचार के इतिहास को न हटाने का अनुरोध भी शामिल किया।

3. पत्रों के प्रकार

वहां कई हैं विभिन्न वर्गीकरण, हम डिज़ाइन संरचना के अनुसार अक्षरों को अलग करने का प्रस्ताव करते हैं:

1. संचार पत्र (इनकार करने का पत्र, दावा पत्र, मान्यता पत्र, औचित्य पत्र, आदि)
2. समझौते के पत्र

पत्र-संचार

इस प्रकार के पत्र में, हम उन सभी प्रकार के पत्रों को शामिल करते हैं जिनका कर्मचारी अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान उपयोग करता है।

पत्र संरचना

पत्र को एक पाठ में स्वरूपित नहीं किया जाना चाहिए। इसे स्पष्ट रूप से संरचित और अच्छी तरह से बनाया जाना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता की नज़र न हटे महत्वपूर्ण सूचना. पत्र की संरचना में स्पष्ट घटक होते हैं:

पत्र विषय

ईमेल की विषय पंक्ति में शामिल होना चाहिए विशिष्ट क्रिया, जिसकी आप उत्तरदाता से अपेक्षा करते हैं: "एक अनुबंध पर सहमत", "विचार के लिए प्रश्न प्रस्तावित करें", "एक रिपोर्ट भेजें", आदि।

यदि आप दस्तावेज़ भेज रहे हैं, तो विषय पंक्ति में पत्र संलग्नक में निहित दस्तावेज़ों का स्पष्ट शब्द होना चाहिए।

सही सब्जेक्ट लाइन लिखना क्यों जरूरी है?

पत्र के विषय से, सूचना के दैनिक प्रवाह में आवश्यक पत्र खोजना बहुत आसान है। कोई पत्र गुम नहीं होगा।

नोट: यदि आप कंपनी के भीतर एक पत्र भेजते हैं, तो पत्र का विषय दिए गए मानक के अनुसार प्रारूपित होता है, यदि आप कंपनी के बाहर एक पत्र भेजते हैं, तो यह सलाह दी जाती है कि विषय को टेम्पलेट के अनुसार प्रारूपित करें: कंपनी का नाम: पत्र का उद्देश्य।

पत्र का मुख्य भाग जितना रचनात्मक होगा, उतना ही अच्छा होगा! व्यावसायिक पत्राचार में एक प्रमुख कौशल जिसे आपको अपने कर्मचारियों में विकसित करना चाहिए, वह है अपने विचारों को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करने की क्षमता।

पी.एस. यदि हम किसी पत्र की रचना करते समय वार्ताकार के पत्र से किसी तथ्य का उल्लेख करते हैं, तो उसे रंग या फ़ॉन्ट से अलग करते हुए उद्धृत किया जाना चाहिए।

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर डिज़ाइन टेम्प्लेट कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए समान होना चाहिए।

हस्ताक्षर में प्राप्तकर्ता के सभी महत्वपूर्ण विवरण शामिल होने चाहिए ताकि यदि आवश्यक हो तो पत्र प्राप्त करने वाला आपसे आसानी से संपर्क कर सके।

ईमानदारी से,

पूरा नाम, स्थिति।

पी.एस. यदि हम एक साथी / ग्राहक के साथ मधुर संबंध चाहते हैं, तो यह एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर जारी करने के लायक है। औपचारिक पत्राचार में भी कोई भी व्यक्ति व्यक्तिगत दृष्टिकोण के साथ एक पत्र प्राप्त करके प्रसन्न होता है।

व्यक्तिगत हस्ताक्षर हमेशा पत्र के मुख्य भाग को दर्शाता है। उदाहरण: आपका दिन शुभ हो/ धन्यवाद / आज बात करके खुशी हुई / इतने महत्वपूर्ण मुद्दे के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद / परिवार और बच्चों को बधाई, आदि।

करने के लिए / सी.सी

हम "टू" और "सीसी" फ़ील्ड को अंतिम रूप से भरते हैं ताकि गलती से पत्र न भेजा जा सके जब वह तैयार न हो।

"टू" और "सीसी" फ़ील्ड के बीच क्या अंतर है?

"प्रति" फ़ील्ड में, हम उस व्यक्ति का पता सम्मिलित करते हैं जिससे हम कुछ कार्य करना चाहते हैं।

"कॉपी" फ़ील्ड में, हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिसे पत्र की सामग्री को पढ़ने से लाभ होगा।

पी.एस. हमारे अनुभव ने साबित कर दिया है कि "कॉपी" फ़ील्ड बहुत उपयोगी है। यदि हम एक साधारण कर्मचारी के साथ बातचीत कर रहे हैं, महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा कर रहे हैं, लेकिन योग्यता और समय पर उत्तर प्राप्त नहीं करते हैं, तो जैसे ही पत्राचार रचनात्मक रूप से शुरू होता है, एक निदेशक या उच्च प्रबंधक से एक प्रतिलिपि में डालने के लायक है .

दुर्भाग्य से, कई कंपनियों में स्तर कॉर्पोरेट संस्कृतिउचित स्तर पर नहीं, जिसके परिणामस्वरूप ऐसी परिस्थितियाँ होती हैं, जब किसी कर्मचारी को अपना काम अच्छी तरह से करने के लिए, प्रबंधन टीम द्वारा सख्त नियंत्रण आवश्यक होता है।

आउटलुक में भी "Bcc" जैसा फीचर होता है - महत्वपूर्ण उपकरण, जो आपको पत्र के बारे में सूचित करने की अनुमति देता है हितधारकों, लेकिन साथ ही प्राप्तकर्ता को शर्मिंदा न करें कि पत्र उसे अकेले संबोधित नहीं किया गया है!

समझौते के पत्र

एक महत्वपूर्ण प्रकार का पत्र जो आपको बैठक के परिणामों को सारांशित करने, लिखित रूप में समझौते बनाने, पूरा होने का समय इंगित करने और स्पष्ट करने की अनुमति देता है: क्या दोनों पक्षों ने यह समझा कि उन्हें सही तरीके से क्या करना चाहिए?

लिखित समझौतों और उनके कार्यान्वयन की एक आम दृष्टि के लिए एक बैठक, वार्ता और बैठकों के बाद इस तरह के पत्र लिखना उपयोगी होता है।

पत्र संरचना:

1. चर्चा में भाग लेने वालों का अभिवादन, अपील और आभार।
2. बैठक के उद्देश्य की पुनरावृत्ति जिस पर समझौते किए गए थे।
3. उन सभी मुद्दों की एक सूची जिन पर चर्चा की गई थी, उन पर किए गए निर्णयों और निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति के साथ।
4. उन विचारों को ठीक करना जिन्हें इतिहास के तत्काल कार्यान्वयन की आवश्यकता नहीं है।
5. प्राप्तकर्ताओं से प्रश्न: क्या सब कुछ ध्यान में रखा जाता है? क्या कोई टिप्पणी या जोड़ हैं?

उदाहरण के लिए:

पत्र डिजाइन

फ़ॉन्ट

पत्र का फ़ॉन्ट एक समान होना चाहिए, पाठ में इटैलिक को हाइलाइट किया जा सकता है प्रमुख बिंदु, शीर्षक, लेकिन एक ही डिज़ाइन शैली का पालन करना सुनिश्चित करें।

पी.एस. आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि बड़े अक्षरों में लिखे शब्दों को स्वर में वृद्धि के रूप में माना जाता है। इनसे बचना चाहिए।

अनुच्छेद

प्रत्येक अलग विचार को एक अलग पैराग्राफ में व्यवस्थित करना वांछनीय है ताकि पाठ को समझने में आसानी हो।

खरोज

पैराग्राफ एक दूसरे के साथ मर्ज नहीं होने चाहिए। पत्र को अधिक पठनीय बनाने के लिए, अभिवादन के बाद, प्रत्येक पैराग्राफ से पहले और हस्ताक्षर से पहले इंडेंटेशन होना चाहिए:

पत्र को दृष्टिगत रूप से अधिक आकर्षक बनाने के लिए, पत्र के मुख्य भाग में लिंक को हाइपरलिंक के रूप में प्रारूपित करना बेहतर है:

लेखन शैली

हम आपको सर्गेई बेखटरेव द्वारा मास्टर क्लास में आमंत्रित करते हैं।

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मास्टर वर्ग में आप सीखेंगे:
✓ कार्यों का प्रबंधन कैसे करें ताकि सभी कार्य 100% और समय पर पूरे हों
✓ प्रभावी ढंग से बैठकें कैसे तैयार करें और संचालित करें
✓ एक कार्यालय में कर्मचारियों के उत्पादक कार्य को कैसे व्यवस्थित करें

किसी भी संगठन, व्यावसायिक फर्म या उद्यम की गतिविधियों में सफलता व्यवहार और शिष्टाचार की संस्कृति के साथ अटूट रूप से जुड़ी हुई है। प्रबंधक के सभी कार्यों, कर्मचारियों को निश्चित रूप से अच्छे स्वाद के नियमों को ध्यान में रखना चाहिए और स्थिति के अनुरूप होना चाहिए।

व्यापार पत्राचार शिष्टाचार के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक है।

यह अनुमान लगाया गया है कि काम पर लगभग 50% समय कागजात और मेल के साथ परिचित होने पर पड़ता है। लेकिन यह आवश्यक है, क्योंकि सक्षम व्यापार पत्राचार कंपनी के कारोबार में काफी वृद्धि कर सकता है, विभिन्न सेवाओं और विभागों की बातचीत को गति दे सकता है।

बेशक, यहां कुछ पैटर्न हैं, और इस लेख में उनकी चर्चा निश्चित रूप से की जाएगी। व्यापार पत्राचार के नियमों को लंबे समय से मानकीकृत किया गया है। मौजूदा GOST R.6.30-2003 टेक्स्ट को शीट पर सही ढंग से रखने में मदद करेगा, आपको बताएगा कि क्या इंडेंट, मार्जिन, फोंट बनाना है। व्यापार पत्राचार की एकरूपता और भाषण की पुनरावृत्ति की विशेषता है।

हालाँकि, हर अक्षर अलग है। प्रेषक की पहचान, उसकी स्थिति, स्थिति और प्राप्तकर्ता द्वारा उस पर एक बड़ी छाप छोड़ी जाती है। कुछ हद तक, व्यावसायिक पत्राचार रचनात्मकता और श्रमसाध्य कार्य का एक संयोजन है।

व्यापार पत्राचार के प्रकार

दस्तावेज़ प्रवाह कागज पर और ई-मेल के माध्यम से किया जाता है।

उद्यम में सभी पत्राचार सशर्त रूप से निम्नलिखित समूहों में विभाजित किए जा सकते हैं:

आधिकारिक / अनौपचारिक पत्राचार;

आंतरिक व बाह्य।

आधिकारिक पत्राचार में वाणिज्यिक प्रस्ताव, धन्यवाद पत्र और गारंटी शामिल हैं, कारोबार करारनामे, उद्यम के लिए आदेश, आधिकारिक कर्तव्यों, अनुरोध, मांग, दावे।

अनौपचारिक पत्राचार व्यापार भागीदारों, ग्राहकों, कर्मचारियों के विभिन्न बधाई है; संवेदना, क्षमा, निमंत्रण और धन्यवाद।

आंतरिक दस्तावेज़ केवल एक उद्यम के विभागों के बीच प्रसारित होते हैं, जबकि बाहरी दस्तावेज़ इससे परे जाते हैं।

व्यापार पत्राचार नियम: अंदर की सामग्री

मुख्य आवश्यकता पत्र की संक्षिप्तता और क्षमता है। टेक्स्ट को कई पेजों पर न फैलाएं। सबसे बढ़िया विकल्प- एक में फिट।

व्यापार पत्राचार के नियमों में पाठ से जटिल, समझ से बाहर, विदेशी और अत्यधिक विशिष्ट शब्दों और अभिव्यक्तियों का बहिष्करण शामिल है। लेखक के मुख्य विचारों और "पानी" के बिना सभी वाक्य छोटे होने चाहिए।

पत्र में दोहरी व्याख्या से बचें, अन्यथा, यदि विवाद उत्पन्न होता है, तो अपनी बात का बचाव करना और यह साबित करना अधिक कठिन होगा कि आप एक निश्चित वाक्यांश से क्या मतलब रखते हैं।

व्यावसायिक पत्राचार के पंजीकरण के नियम लेखक को नाम और संरक्षक नाम से अभिभाषक को बुलाने के लिए बाध्य करते हैं, जिसके पहले अपील "प्रिय (ओं) ..." को इंगित करना है। और हमेशा "आप" पर, भले ही पत्र प्राप्तकर्ता के बीच अच्छे दोस्ताना संबंध हों।

प्रस्तावना में उपनाम और नाम के अतिरिक्त संदेश का मुख्य उद्देश्य भी बताया गया है। व्यापार पत्राचार के उदाहरण ऐसे मामलों के लिए पर्याप्त टेम्पलेट और टिकट जानते हैं: "पिछले पत्र के संबंध में ...", "हम आपको याद दिलाते हैं ...", "हम आपको सूचित करते हैं ..." और अन्य।

उस उत्तर को नरम करें जो प्राप्तकर्ता के लिए प्रतिकूल है (प्रस्ताव से इनकार, सहयोग से इनकार) वाक्यांशों के साथ: "दुर्भाग्य से, हम प्रस्तावित शर्तों का उपयोग नहीं कर पाएंगे ..." या इसी तरह।

बाहरी कागजी कार्रवाई प्रलेखन

किसी भी व्यावसायिक पत्र को कंपनी के लेटरहेड पर कंपनी के विवरण और सभी संपर्क विवरणों के साथ लिखा जाना चाहिए।

दस्तावेज़ की सटीक तिथि दर्ज करना सुनिश्चित करें।

शीट के ऊपरी दाएं कोने पर प्राप्तकर्ता के आद्याक्षर और प्राप्तकर्ता कंपनी के पते का कब्जा है।

पाठ को सिमेंटिक पैराग्राफ में तोड़ें ताकि पाठक को इसे समझने और समझने में आसानी हो। 4-5 पंक्तियों से अधिक नहीं।

सभी शब्दों को बड़े (कैपिटल) अक्षरों में लिखना एक बुरा रूप है।

दस्तावेजों को पत्र के साथ संलग्न किया जा सकता है। इस मामले में, वे शीट के निचले बाएँ भाग में एक अलग पंक्ति में सूचीबद्ध होते हैं। व्यापार शिष्टाचार के मामले में, एक पत्र की प्रतिक्रिया 10 दिनों के भीतर प्राप्त होनी चाहिए। यदि समस्या को हल करने में अधिक समय लगता है, तो प्राप्तकर्ता को इसके बारे में सूचित करना चाहिए।

लिखने के बाद, वर्तनी और व्याकरण दोनों की त्रुटियों के लिए पाठ को फिर से ध्यान से जाँचना सुनिश्चित करें। यदि आपके पास समय हो, तो आपको पत्र को एक तरफ रख देना चाहिए और बाद में उस पर फिर से लौटना चाहिए। एक नियम के रूप में, उन अशुद्धियों की खोज की जाएगी जिन पर पहले ध्यान नहीं दिया गया था। ग्राहक की शिकायत का जवाब देते समय यह सलाह सबसे महत्वपूर्ण है। आपको अनपढ़ पत्र से किसी व्यक्ति को और भी ज्यादा परेशान नहीं करना चाहिए।

जब दस्तावेज़ दो बार लिखा और चेक किया जाता है, तो इसे A4 पेपर पर प्रिंट करें। यह आकार किसी भी पत्राचार के लिए मानक रूप से उपयोग किया जाता है, भले ही पाठ स्वयं पृष्ठ का केवल आधा हिस्सा लेता हो।

धब्बे और मैलेपन से बचने के लिए प्रिंट करने से पहले प्रिंटर में स्याही की जाँच करें।

कुछ मामलों में, आप अपने व्यवसाय कार्ड को दस्तावेज़ में संलग्न कर सकते हैं, और मुद्रित पत्रक को स्वयं एक पारदर्शी फ़ाइल में संलग्न कर सकते हैं।

कंपनी लोगो के साथ एक कॉर्पोरेट लिफाफा भी अच्छा रूप माना जाता है।

एक अनौपचारिक विमान में व्यावसायिक पत्राचार करने के नियम अक्सर व्यापारिक पत्रों की तुलना में अधिक भावनात्मक होते हैं, और कम मुद्रांकित होते हैं। संक्षिप्त रूप यहाँ उपयुक्त हैं, रंगीन विशेषणों का उपयोग, उदाहरण के लिए, बधाई में: अद्भुत, सहानुभूतिपूर्ण, दयालु।

व्यापार ईमेल

तथ्य यह है कि आप डाक नेटवर्क के माध्यम से एक लिफाफे में पत्राचार नहीं भेजते हैं, आराम नहीं करना चाहिए। इन मामलों में भी व्यापार पत्राचार के नियम लागू होते हैं।

सक्षम और सही इलेक्ट्रॉनिक व्यापार संदेश उद्यम और दोनों की सकारात्मक छवि बनाते हैं खास व्यक्ति. व्यापार में प्रतिष्ठा बहुत मायने रखती है!

ई-मेल पत्राचार के लिए बुनियादी नियम

मज़दूर मेल पतानिर्देशन के अनुसार ही उपयोग करें।

शीर्षक पर ध्यान दें मेलबॉक्स. काम करते समय "बेबी", "सुपरमैन" जैसे गलत नामों की अनुमति न दें, भले ही वे अंग्रेजी ट्रांसक्रिप्शन में दर्शाए गए हों।

हमेशा "विषय" कॉलम भरें, अन्यथा आपका पत्र स्पैम में समाप्त हो सकता है। विवरण जैसे "योजना", "सूची", " वाणिज्यिक प्रस्ताव"," रिपोर्ट "काम नहीं करेगा। आपके प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स में बहुत सारे समान पत्र हो सकते हैं। जितना संभव हो उतना विशेष रूप से निर्दिष्ट करें कि आपका संदेश किस बारे में है। पाँच शब्दों से अधिक का उपयोग न करें। विषय को बड़े अक्षरों में लिखें। अंत में एक अवधि मत डालो।

यदि आप पहले प्राप्त किसी ईमेल का उत्तर दे रहे हैं, तो विषय पंक्ति में "पुनः" को हटाना सुनिश्चित करें।

संचार शैली

व्यापार पत्र प्रारूप रखें। धमकी, भीख, कमांडिंग टोन को हटा दें।

ई-मेल नियम इमोटिकॉन्स के उपयोग की अनुमति नहीं देते, एक लंबी संख्यापाठ में प्रश्न या विस्मयादिबोधक चिह्न।

विनम्र रहें। शुरुआत में एक अनिवार्य अभिवादन और अंत में वार्ताकार को विदाई एक अच्छा रूप है। उदाहरण के लिए, "सम्मान के साथ ..." या इस तरह: "ईमानदारी से ..."।

व्यवसाय ईमेल पत्राचारऔर वह " सुनहरा नियम»: एक संदेश में कई अलग-अलग विषयों को न मिलाएं। पत्रों की एक श्रृंखला भेजना बेहतर है।

एक ईमेल एक पेपर के रूप में दो बार छोटा होना चाहिए।

अनुलग्नकों के साथ कार्य करना

यदि भेजने के लिए बहुत अधिक जानकारी है, तो उसे पत्र के मुख्य भाग में न डालें, बल्कि संलग्न करें अलग दस्तावेज़कुर्की में।

प्राप्तकर्ता की सुविधा के लिए, आपके द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ों को उन नामों पर पुनर्नामित करें जो उसे समझ में आते हैं। यह आपकी रुचि दिखाएगा और आपको जीत लेगा। इस बारे में सोचें कि प्राप्तकर्ता के पास उसके कंप्यूटर पर कितने वर्किंग फोल्डर हैं और वह उनमें से आपके पत्र को कैसे खोजेगा।

प्राप्तकर्ता को आपके द्वारा भेजी जाने वाली फ़ाइलों के बारे में बताना सुनिश्चित करें ताकि वह उन्हें एक आकस्मिक वायरस न मानें। बड़े दस्तावेजों को संग्रहित करें।

और अन्य तरीकों से बहुत बड़े अटैचमेंट (200 केबी से) भेजना सबसे अच्छा है, उदाहरण के लिए, एक एफटीपी सर्वर के माध्यम से।

प्रारूप जैसे COM, EXE, CMD, PIF और कई अन्य, कुछ मेल सर्वर अनुमति नहीं देते हैं और ब्लॉक करते हैं।

यदि आपके पत्र के कई प्राप्तकर्ता थे, तो हर बार बड़े पैमाने पर अग्रेषण के सभी सबूतों को हटाने में आलस न करें। इस तरह की अतिरिक्त जानकारी की प्राप्तकर्ता को बिल्कुल भी आवश्यकता नहीं है। "ब्लाइंड कॉपी" कमांड आपकी मदद करेगा।

ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार करने के नियमों में दूसरे पक्ष को पत्राचार की प्राप्ति के बारे में सूचित करना शामिल है। अगर चालू है इस पलउत्तर देने का कोई अवसर नहीं है, इसके बारे में वार्ताकार को सूचित करें। आगे के प्रश्नों और कार्यवाही से बचने के लिए पत्राचार का इतिहास सहेजें।

यदि प्रतिक्रिया महत्वपूर्ण और जरूरी है, तो इसे फोन, स्काइप या आईसीक्यू द्वारा अतिरिक्त रूप से सूचित करने की अनुमति है। अगर इसके बाद भी कोई सकारात्मक नतीजा नहीं निकल पाया तो खुद को फिर से याद दिलाएं।

किसी दस्तावेज़ के अनुरोध के लिए संलग्न फ़ाइल के साथ एक खाली पत्र वापस करना असामान्य नहीं है। यह अस्वीकार्य है। व्यावसायिक पत्राचार के उदाहरणों के लिए दस्तावेज़ के मुख्य भाग में प्रासंगिक जानकारी की अनिवार्य नियुक्ति की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, यह: "मैं आपके अनुरोध पर आवश्यक डेटा भेज रहा हूं।"

पत्र के अंत में निर्देशांक इंगित करना न भूलें: सभी उपलब्ध तरीकेकनेक्शन, स्थिति, कंपनी की वेबसाइट, सामाजिक नेटवर्क के लिंक।

संगठन के संपर्क लिखते समय, यथासंभव अधिक से अधिक जानकारी दें - क्षेत्र कोड वाला एक फ़ोन नंबर, ज़िप कोड वाला पता। आखिरकार, आपका संचार न केवल आपके क्षेत्र के निवासियों के साथ होता है। यदि आपके पास सभी डेटा हैं, तो आपसे संपर्क करना आसान होगा।

और अंतिम नियम: जिसने भी पत्राचार शुरू किया है उसे इलेक्ट्रॉनिक संवाद समाप्त करना होगा।

निष्कर्ष

व्यावसायिक लेखन एक नाजुक मामला है। कभी-कभी एक नज़र किसी व्यक्ति और उस संगठन के बारे में एक निश्चित राय बनाने के लिए पर्याप्त होती है जिसका वह प्रतिनिधित्व करता है। बिजनेस राइटिंग के नियमों को जानना आपके करियर में बहुत आगे बढ़ सकता है।