आपको पत्र की प्रति भेजना व्यर्थ है। ईमेल पत्राचार को वैध कैसे करें

"वाणिज्यिक प्रस्ताव", "समाचार", "आपके लिए" या बस "पुन:" - यदि ऐसा कोई पत्र किसी अज्ञात पते से आया है, तो सबसे अधिक संभावना है कि यह स्पैम जैसा प्रतीत होगा। ईमेल की विषय पंक्ति में कुछ शब्द प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित कर सकते हैं या उन्हें ईमेल को ट्रैश में भेज सकते हैं। विषय पंक्ति वह पहली चीज़ है जिसे ईमेल प्राप्तकर्ता पढ़ेगा। इसलिए इसे तैयार करना इतना महत्वपूर्ण है।

पत्र की विषय पंक्ति में, संक्षेप में इसकी मुख्य सामग्री तैयार करें। यथासंभव विशेष रूप से "समस्याओं पर" नहीं, बल्कि "सेल्ज़नेवा स्ट्रीट पर फार्मेसी को दवाओं की आपूर्ति में समस्याएं" लिखने की सलाह दी जाती है। यदि आप सहयोग के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो विषय पंक्ति में इंगित करें कि अभिभाषक के हितों को क्या प्रभावित करता है। उदाहरण के लिए, "सहयोग का प्रस्ताव" नहीं लिखें, लेकिन "हम बिक्री बढ़ाने के लिए एक संयुक्त प्रचार की पेशकश करते हैं।" या: "Alfa कंपनी के लिए: बीटा आउटलेट्स में विज्ञापन के लिए विशेष छूट"। प्राप्तकर्ता को तुरंत समझना चाहिए कि आपका पत्र उसके लिए कैसे उपयोगी होगा। इसके अलावा, यदि वह इसे कुछ समय बाद प्राप्त की गई सूची में खोजना चाहता है, तो वह आपके द्वारा खोज के विषय में निर्दिष्ट कीवर्ड सेट करने में सक्षम होगा। जब पत्र का प्राप्तकर्ता एक संभावित नियोक्ता है, तो विषय पंक्ति के लिए एक सुविधाजनक विकल्प होगा: "फार्मासिस्ट की रिक्ति के लिए I. A. इवानोवा का फिर से शुरू करें।"

बिना कवर लेटर के कभी भी कोई फाइल न भेजें। यह एक व्यापार भागीदार के कार्यालय में बिना नमस्ते कहे चलने जैसा है और केवल आवश्यक दस्तावेजों को टेबल पर फेंक देता है। एक विनम्र अपील के साथ अपना कवर लेटर शुरू करें: नाम और बाप के नाम से - उन लोगों के लिए जो आपसे बड़े हैं, एक नेतृत्व की स्थिति रखते हैं, या बस अपने लिए ऐसी अपील पसंद करते हैं; नाम से - उन लोगों के लिए जो हमेशा अपना परिचय केवल इसी तरह देते हैं और खुद को संरक्षक नाम से बुलाने की पेशकश नहीं करते हैं। यदि आप नहीं जानते कि कैसे संबोधित करना सबसे अच्छा है, तो नाम और संरक्षक के नाम से संबोधित करें। नाम से अधिक परिचित पते पर जाएं, प्राप्तकर्ता आपको स्वयं सुझाव देगा। यदि नाम अज्ञात है, तो आप सामान्यीकृत शब्दों का उपयोग कर सकते हैं: "प्रिय सहयोगियों!", "प्रिय कंपनी प्रबंधन!", "प्रिय आपूर्तिकर्ताओं/ग्राहकों/भविष्य के भागीदारों!" अंत में, यदि आप बिल्कुल नहीं जानते कि कैसे संबोधित किया जाए - तो बस "हैलो!" शब्द छोड़ दें।

पत्र की शुरुआत में, प्राप्तकर्ता को यह याद दिलाना सबसे अच्छा है कि आपने सहयोग कैसे शुरू किया, एक-दूसरे को जाना। उदाहरण के लिए: "मास्को में एक सम्मेलन के दौरान, हम मिले और आगे सहयोग की संभावना पर चर्चा की।" इस वाक्यांश के साथ, आप उस व्यक्ति को याद दिलाते हैं कि आप कौन हैं और आप उसे क्यों लिख रहे हैं। यदि इसके लिए कुछ है, तो आभार व्यक्त करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा, उदाहरण के लिए: "विज्ञापन अभियान में हमारी मदद करने के लिए हम आपके प्रति अपनी गहरी कृतज्ञता व्यक्त करते हैं।"

फिर तुरंत पत्र की मुख्य सामग्री पर जाएँ। एक वाक्यांश में प्रस्तावना के बिना अपील का कारण तैयार करना उचित है: "मैं एक बैठक आयोजित करने और एक नई शाखा खोलने पर चर्चा करने का प्रस्ताव करता हूं।" याद रखें कि अधिकांश लोगों के लिए टाइप किए गए टेक्स्ट की तुलना में स्क्रीन टेक्स्ट को पढ़ना कठिन होता है। इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि व्यक्ति जितनी जल्दी हो सके समझ ले कि आप उससे क्या चाहते हैं। इसके अलावा, पहले वाक्यांशों को सबसे अच्छा याद किया जाता है। और यदि आप पत्र के बीच में मुख्य विचार को "छुपाते हैं", तो प्राप्तकर्ता इसे पकड़ नहीं सकता है। पत्र के पूरे पाठ को तार्किक रूप से पैराग्राफ में विभाजित करने का प्रयास करें। उनमें से प्रत्येक टुकड़े के मुख्य विचार से शुरू होता है। यदि आप कई मुद्दों पर चर्चा करने का प्रस्ताव रखते हैं, तो उन्हें गिना जा सकता है। ज्यादा लंबे ईमेल से बचें। यदि समस्या का बयान बड़ी मात्रा में लेता है, तो इसे एक अलग फ़ाइल में कॉपी करना और पत्र में संलग्न करना बेहतर होता है। फिर, यदि आवश्यक हो, तो प्राप्तकर्ता के लिए फ़ाइल को एक अलग फ़ोल्डर में सहेजना या प्रिंट करना अधिक सुविधाजनक होगा।

पत्र के अंत में, यह आगे के सहयोग के लिए आशा व्यक्त करने के लिए प्रथागत है, धन्यवाद, या किसी अन्य तरीके से पत्र के प्राप्तकर्ता के प्रति आपके उदार रवैये का संकेत मिलता है। उदाहरण के लिए: "मुझे उम्मीद है कि हमारे सहयोग में सभी कठिनाइयों को दूर किया जाएगा, और हम सबसे प्रभावी बातचीत स्थापित करेंगे!", "हम अपनी परियोजना के लंबे और उपयोगी सहयोग और समर्थन के लिए अपना आभार व्यक्त करते हैं!"

पत्र के अंत में अपना पूरा नाम, पद, कंपनी का नाम और संपर्क जानकारी शामिल करें। प्राप्तकर्ता को आवश्यक सभी संपर्कों को इंगित करने की सलाह दी जाती है: डाक पता, टेलीफोन, फैक्स, ई-मेल, वेबसाइट पता। यदि आप व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए Skype और ICQ का उपयोग करते हैं, तो कृपया उन्हें इंगित करें। इस मामले में, "अतिरिक्त" संपर्कों को इंगित नहीं करना वांछनीय है। उदाहरण के लिए, आपको कई ईमेल पते निर्दिष्ट नहीं करने चाहिए - यह लिखना बेहतर है कि कौन सा मेल सबसे मज़बूती से वितरित किया गया है।

अपने प्रत्येक पत्र पर हस्ताक्षर करें। यह अत्यंत असुविधाजनक है जब कोई व्यक्ति समय-समय पर संपर्कों को इंगित करता है, और उसे कॉल करने के लिए, आपको फ़ोन नंबर की तलाश में उसके कई पत्रों को देखना होगा। मेल प्रोग्राम्स और मेल साइट्स में ऑटोसिग्नेचर का इस्तेमाल करें। इस सुविधा के कारण, मेल प्रोग्राम अपने द्वारा बनाए जाने वाले प्रत्येक अक्षर में स्वचालित रूप से एक ऑटोसिग्नेचर जोड़ देता है।

यदि आपको कई हस्ताक्षर विकल्पों की आवश्यकता है - उदाहरण के लिए, क्षेत्रीय और संघीय भागीदारों के लिए अलग-अलग संपर्क विवरण के साथ - आप कई ऑटो-हस्ताक्षर विकल्प बना सकते हैं।

"ओह, मैं फ़ाइल संलग्न करना भूल गया। मैं इसे भेज रहा हूँ" - यह शायद सबसे आम वाक्यांश है जो संलग्न फाइलों वाले अक्षरों में पाया जा सकता है। ऐसी विस्मृति एक तिपहिया लगती है। लेकिन इसकी वजह से व्यावसायिक प्रक्रियाओं में काफी देरी होती है। आपने एक फ़ाइल भेजी है और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं। अगले दिन कॉल करें और पता करें कि फ़ाइल प्राप्त नहीं हुई क्योंकि आप इसे संलग्न करना भूल गए थे। इस स्थिति से बचने के लिए फाइल भेजते समय पहले फाइल को लेटर के साथ अटैच करने की आदत डालें और फिर कवर लेटर लिखें।

एक और टिप फाइलों को इस तरह से नाम देना है कि प्राप्तकर्ता उन्हें समझ सके। यदि आपका पता एक संभावित नियोक्ता है, तो फ़ाइल को "रेज़्यूमे" नहीं कहा जाना चाहिए, लेकिन "इवानोवा आई। ए। रिज्यूमे फॉर द वैकेंसी ऑफ़ ए फार्मासिस्ट" या "फार्मासिस्ट। इवानोवा"। यदि प्राप्तकर्ता एक व्यावसायिक भागीदार है, तो फ़ाइल को उसकी आँखों से भी देखें। नाम नहीं: "अल्फा कंपनी के लिए वाणिज्यिक प्रस्ताव", लेकिन "बीटा कंपनी से वाणिज्यिक प्रस्ताव"। नहीं: "मूल्य", लेकिन "मूल्य। सिक्का बक्से पर विज्ञापन। कंपनी "रेक्लामिस्ट"। इस मामले में, प्राप्तकर्ता जल्दी से पत्र को अपने फ़ोल्डर में सहेज लेगा और उसे विशेष रूप से इसका नाम बदलने की आवश्यकता नहीं होगी।

उस व्यक्ति को पत्र भेजने की सलाह दी जाती है जिसकी क्षमता में वास्तव में पत्र में उठाए गए मुद्दों को हल करना शामिल है। यदि आप रिज्यूमे भेज रहे हैं, तो आपको पहले एचआर मैनेजर या मैनेजर का ईमेल पता करना होगा। यदि सहयोग का प्रस्ताव भेजा जाता है, तो ऐसे मुद्दों पर निर्णय लेने वाले के लिए यह अनिवार्य है, चाहे वह क्रय प्रबंधक हो, विज्ञापन विशेषज्ञ हो या निदेशक हो।

ऐसा होता है कि एकमात्र उपलब्ध पता किसी कंपनी का सामान्य पता होता है [ईमेल संरक्षित]या [ईमेल संरक्षित]यदि आप ऐसे किसी पते पर लिखते हैं, तो आप आसानी से किसी का ध्यान नहीं जा सकते, क्योंकि यह बहुत अधिक स्पैम प्राप्त करता है। इसलिए, पत्र के विषय में उस कंपनी के कर्मचारी का नाम इंगित करना उचित है जिसके लिए पत्र का इरादा है या जिस कंपनी से आप संपर्क कर रहे हैं उसका नाम। साथ ही, कंपनी की गतिविधियों से संबंधित कीवर्ड ध्यान आकर्षित करने में मदद करेंगे। उदाहरण के लिए: "कंपनी से लकड़ी की आपूर्ति के साथ समस्याएं" साइबेरिया की जलाऊ लकड़ी "" - ऐसा शब्दांकन संबंधित कंपनी के प्रबंधकों का ध्यान आकर्षित करेगा।

प्रेषकों की एक और विशिष्ट गलती उनके पत्र की सामग्री के बारे में सभी को सूचित करने की इच्छा है। वे अधिक या कम रुचि रखने वाले सभी लोगों के पते इंगित करते हैं ताकि वे प्रतियां प्राप्त कर सकें। अनावश्यक पत्र प्राप्तकर्ताओं को परेशान करते हैं, जब वे आपको स्पष्टीकरण के लिए वापस बुलाना शुरू करते हैं, तो वे स्वयं सहित काम से विचलित हो जाते हैं।

एक नियम है: यदि आप अल्पविराम से अलग किए गए सभी प्राप्तकर्ताओं को सूचीबद्ध करते हैं, तो आप उनमें से प्रत्येक से प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं, और यदि आप "पत्र की प्रति" पंक्ति में पते का हिस्सा इंगित करते हैं, तो आप प्रतिक्रिया की अपेक्षा नहीं करते हैं ये प्राप्तकर्ता, बस उन्हें सूचित कर रहे हैं। हालाँकि, इस नियम का पालन हर कोई नहीं करता है। और स्थायी अभिभाषकों के साथ इस तरह के नियम पर विशेष रूप से सहमत होना बेहतर है।

प्रतियां भेजने के लिए एक अन्य सुविधाजनक सुविधा बीसीसी है। यदि आप इस पंक्ति में दूसरे प्राप्तकर्ता का पता दर्ज करते हैं, तो पहले वाले को पता नहीं चलेगा कि आपने किसी और को सूचित किया है।

महत्वपूर्ण ईमेल के लिए वितरण सूचना का उपयोग करें। इसे हर पत्र में शामिल करने का प्रयास न करें। आप एक नोट का भी उपयोग कर सकते हैं कि पत्र विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। बस इसका दुरुपयोग मत करो। और फिर पत्रों के कुछ प्रेषक एक पंक्ति में सभी अक्षरों को विशेष रूप से महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करना पसंद करते हैं, और इससे उनके पत्र आम तौर पर महत्वपूर्ण नहीं माने जाते हैं।

प्राप्त पत्रों के साथ काम करने के लिए, प्राप्त पत्रों को फ़ोल्डरों में छाँटने का कार्य बहुत सुविधाजनक है। मेल प्रोग्राम में, आप कुछ नियम बना सकते हैं जिसके अनुसार आने वाले पत्रों को एक निश्चित पते वाले फ़ोल्डर में एक निश्चित कीवर्ड के साथ वितरित किया जाएगा, और इसी तरह। पत्रों को लगभग किसी भी पैरामीटर द्वारा क्रमबद्ध किया जा सकता है: महत्व, आकार, तिथि, पता सूची, और इसी तरह। यदि आप किसी मेलिंग सूची की सदस्यता लेते हैं या यदि आपको बड़ी मात्रा में पत्र प्राप्त होते हैं तो छँटाई का उपयोग करना विशेष रूप से सुविधाजनक है। इस मामले में, उदाहरण के लिए, मेलिंग सूची से आने वाली खबरें एक अलग फ़ोल्डर में आ जाएंगी, और सही समय आने पर आप उन्हें पढ़ सकेंगे, और हर बार ऐसा पत्र नहीं आएगा।

व्यावसायिक पत्रों में इमोटिकॉन्स का उपयोग करने की प्रथा नहीं है। शब्दों के साथ भावनाओं को व्यक्त करें: "अद्भुत", "बहुत खुश", "प्रशंसा"। अपवाद व्यापार भागीदारों के साथ पत्राचार है जिनके साथ आपने "आप" पर स्विच किया है, पहले से ही एक से अधिक बार एक साथ कॉफी पी चुके हैं और आम तौर पर अनौपचारिक संबंध बनाए रखते हैं। कुछ अपने पत्रों में मौलिक होने का प्रयास करते हैं। उदाहरण के लिए, वे गैर-मानक हस्ताक्षर और अंतिम वाक्यांशों के साथ आते हैं: "सबसे रचनात्मक निर्देशक", "सर्वश्रेष्ठ बिक्री प्रबंधक", "आपके लिए सम्मान और प्यार के साथ", "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं"।

एक हॉलिडे एजेंसी के एक कर्मचारी के लिए, एक डिज़ाइन स्टूडियो जिसके काम में एक रचनात्मक दृष्टिकोण शामिल है, गैर-मानक शब्दांकन केवल एक प्लस होगा, लेकिन यदि कोई लेखाकार या प्रबंधक मूल होने लगता है, तो इसे समझ के साथ स्वीकार किए जाने की संभावना नहीं है।

पत्रों का जवाब देते समय, पत्र के मुख्य भाग में आने वाले पत्र की एक प्रति रखना सबसे सुविधाजनक होता है, प्रेषक द्वारा बताए गए विषय को छोड़ना भी अधिक सुविधाजनक होता है। तब आप दोनों के लिए समस्या के समाधान की प्रगति का अनुसरण करना सुविधाजनक होगा। लेकिन यह तरीका बेहद असुविधाजनक होता है जब लेखक पहली बार किसी नए विषय पर पत्र भेजकर उस विषय को छोड़ देता है जिसे किसी पुराने आने वाले पत्र में संरक्षित किया गया है। "Re: Happy New Year!" विषय के साथ वसंत ऋतु में एक पत्र प्राप्त करें। बहुत अच्छा और आरामदायक नहीं। यह तुरंत समझना असंभव होगा कि पत्र किस बारे में होगा। इसे खोजशब्दों द्वारा "खोज" के माध्यम से खोजना भी बाद में विफल हो जाएगा।

यदि आप छुट्टी पर जाते हैं या कुछ समय के लिए व्यापार यात्रा पर जाते हैं - "अनुपस्थिति में ऑटो-जवाब" फ़ंक्शन का उपयोग करें। इस मामले में, आपके प्रस्थान के दौरान, आपको पत्र भेजने वाले प्रत्येक व्यक्ति को एक मानक प्रतिक्रिया प्राप्त होगी जिसे आप स्वयं लिखेंगे। इस ऑटो-प्रतिक्रिया में, यह इंगित करने की सलाह दी जाती है कि आप किस तारीख को काम पर लौटेंगे, साथ ही आपकी अनुपस्थिति के दौरान किससे संपर्क किया जा सकता है।

इस प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार का हमारे जीवन में कम और कम उपयोग होता है, इसे ई-मेल द्वारा प्रतिस्थापित किया गया है। हालाँकि, ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब कागजी पत्र इलेक्ट्रॉनिक की तुलना में अधिक प्रभावी होते हैं। उदाहरण के लिए, जब आपको एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण घटना के लिए एक कार्यकारी को आमंत्रित करने की आवश्यकता होती है या जब आप व्यक्तिगत रूप से उच्च-गुणवत्ता वाले मुद्रित व्यावसायिक प्रस्ताव को सौंपना चाहते हैं। इस मामले में, यह तथ्य कि प्रेषक ने पत्र को छापने और डाक से भेजने में समय बिताया, प्राप्तकर्ता के प्रति सम्मान पर जोर देगा।

पेपर लेटर लिखने की सिफारिशें आम तौर पर इलेक्ट्रॉनिक वालों के लिए समान होती हैं। पत्र के मुख्य विचार को तैयार करने के लिए शुरुआत में ही प्राप्तकर्ता को सम्मानपूर्वक संबोधित करना आवश्यक है (उदाहरण के लिए: "हम आपको पुरस्कारों की गंभीर प्रस्तुति के लिए आमंत्रित करते हैं"), मुख्य सामग्री की संरचना करने और सभी आवश्यक संकेत देने के लिए संपर्क।

पत्र बनाने और लिफाफे को प्रिंट करने के लिए गुणवत्ता वाले कागज और एक स्पष्ट प्रिंटर का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। केवल इस मामले में, एक कागजी पत्र वास्तव में जोर देगा कि इसका प्राप्तकर्ता प्रेषक के लिए एक अत्यंत महत्वपूर्ण व्यक्ति है।

बहुत जरूरी होने पर ही पत्र लिखें। व्यावसायिक पत्राचार की एक महत्वपूर्ण आवश्यकता, साथ ही सामान्य रूप से व्यावसायिक संचार, भागीदार के समय के प्रति एक सम्मानजनक रवैया है। अपने प्रश्नों को सावधानीपूर्वक शब्दों में लिखकर और अनावश्यक विवरणों को निकाल कर अपने ईमेल प्राप्तकर्ताओं का समय बचाएं। तब आपके संदेशों को हमेशा महत्वपूर्ण और सूचनात्मक माना जाएगा, और आपको उनके उत्तर प्राप्त होंगे।

पाठ: इरीना कुरिवाचक

ई-मेल द्वारा संचार किसी भी आधुनिक कार्यालय कार्यकर्ता के कार्य का एक अभिन्न अंग है। और लेखाकार कोई अपवाद नहीं हैं। इस तरह से पत्राचार कैसे करें कि व्यावसायिक संचार उत्पादक, भावनात्मक रूप से सहज और अत्यंत नैतिक हो? मैं पाठकों को कुछ व्यावहारिक सलाह देता हूं।

टिप 1. अपने पत्रों में अभिभाषक के लिए एक व्यक्तिगत अपील की उपेक्षा न करें

इस प्रकार, आप किसी व्यक्ति के व्यक्तित्व पर अपना ध्यान प्रदर्शित करेंगे। यदि पत्र किसी विशिष्ट प्राप्तकर्ता को लिखा गया है, तो इसमें व्यक्तिगत अपील का अभाव गलत और अभद्र लगता है।

जब आप अभिभाषक को पहले पत्रों में से एक लिखते हैं, तो अक्सर यह सवाल उठता है: उसे कैसे संबोधित करना सबसे अच्छा है - सिर्फ नाम से या नाम और संरक्षक नाम से? इस मामले में, आपको यह देखने की जरूरत है कि हस्ताक्षर में क्या लिखा है जो इस व्यक्ति के पत्र को आपको समाप्त करता है। यदि नाम वहाँ इंगित किया गया है (बिना संरक्षक के), उदाहरण के लिए "स्वेतलाना कोटोवा"फिर बेझिझक नाम से पुकारें। और अगर हस्ताक्षर कहता है "स्वेतलाना वासिलिवना कोटोवा, ट्रेन्ज़ोर एलएलसी के मुख्य लेखाकार", तो आपको तदनुसार प्राप्तकर्ता को संबोधित करना होगा। किसी भी मामले में, दूसरा विकल्प बेहद सही है, और इसलिए जीत-जीत है।

मैं "प्रेषक" फ़ील्ड में जानकारी पर ध्यान केंद्रित करने की अनुशंसा नहीं करता। दरअसल, अक्सर यह शुरू में ईमेल पते के मालिक द्वारा नहीं, बल्कि कंपनी के आईटी विशेषज्ञ द्वारा ईमेल सेट करते समय भरा जाता है।

वैसे, किसी व्यापारिक भागीदार या ग्राहक को संबोधित करते समय, मैं आपको दृढ़ता से सलाह देता हूं कि नाम के संक्षिप्त रूप ("साशा" के बजाय "सैश", "अन्या" के बजाय "अन") का उपयोग न करें, चाहे कितना भी लोकतांत्रिक हो लेखन शैली है और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका पत्राचार कितना लंबा है। मौखिक भाषण में जो परिचित लगता है, लिखित भाषा में वह बहुत सादा लगता है।

टिप 2. अभिवादन के आकार पर विशेष ध्यान दें

मुहावरे का प्रयोग न करें "आपका दिन शुभ हो!". यहां तक ​​​​कि अगर आप अभिभाषक के समय क्षेत्र के मिलान के अच्छे इरादे से निर्देशित होते हैं, तो यह वाक्यांश बेस्वाद लगता है, मैं यहां तक ​​​​कहूंगा कि अश्लील। तटस्थ विकल्पों का उपयोग करना बेहतर है: "नमस्ते...", "नमस्कार...". और निश्चित रूप से, अभिभाषक का नाम अभिवादन में जोड़ें, यदि आप इसे जानते हैं। मेरे लिए व्यक्तिगत रूप से, उदाहरण के लिए, यह फेसलेस के बजाय बहुत अधिक सुखद है "नमस्ते!"व्यक्तिगत हो जाओ "नमस्कार, तमारा!".

याद रखें कि इस तरह से आप प्राप्तकर्ता का समय बचाते हैं। आखिरकार, वह प्राप्त पत्र की सामग्री का तुरंत आकलन करने में सक्षम होगा और जल्दी से इसकी प्राथमिकता और महत्व तय करेगा।

विषय का शब्द संक्षिप्त होना चाहिए, लेकिन साथ ही साथ पत्राचार के विषय को सटीक रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, "अनुबंध, चालान, अल्फा एलएलसी से अधिनियम"दस्तावेज़ों के बजाय। चर्चा के तहत मुद्दे के पहलुओं में परिवर्तन के रूप में, विषय में स्पष्टीकरण जोड़ें। उदाहरण के लिए, "पर्म के साथ सहयोग" → "पर्म के साथ सहयोग। बातचीत की तिथि" → "परम के साथ सहयोग। मसौदा समझौता".

यदि पत्राचार के दौरान आप देखते हैं कि "विषय" फ़ील्ड आपके प्राप्तकर्ता द्वारा मनमाने ढंग से भरा गया है या बिल्कुल नहीं भरा गया है, तो अपने हाथों से पहल करें और दो परिदृश्यों में से एक का प्रयास करें।

परिद्रश्य 1।उत्तर देते समय, "विषय" फ़ील्ड को स्वयं भरें। यदि प्राप्तकर्ता चौकस है, तो शायद यह आपके पत्राचार को पर्याप्त रूप में लाने के लिए पहले से ही पर्याप्त होगा।

परिदृश्य 2।यदि प्राप्तकर्ता "विषय" फ़ील्ड भरने की उपेक्षा करना जारी रखता है, तो उसे निम्नलिखित सामग्री के साथ एक पत्र लिखें: "अल्ला, मेरा सुझाव है कि आप तुरंत" विषय "फ़ील्ड में पत्र के विषय को इंगित करें। मुझे लगता है कि इस तरह हम अपने संचार की प्रभावशीलता में काफी वृद्धि करेंगे।".

टिप 4. "प्रति" और "सीसी" फ़ील्ड पर ध्यान दें

आपको कारोबारी माहौल में आम तौर पर स्वीकृत इन क्षेत्रों के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से समझने की आवश्यकता है:

• <если>"टू" फ़ील्ड में केवल आप दिखाई देते हैं - इसका मतलब है कि पत्र भेजने वाला आपसे अपने प्रश्न या अनुरोध के जवाब की प्रतीक्षा कर रहा है;
• <если>क्षेत्र में कई प्राप्तकर्ता हैं - प्रेषक प्रत्येक या किसी भी प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा है। इस मामले में, उत्तर देते समय, "सभी को उत्तर दें" फ़ंक्शन का उपयोग करके प्रेषक द्वारा निर्धारित प्राप्तकर्ताओं की सूची को सहेजें (बेशक, बशर्ते कि आप जानबूझकर केवल पत्र के लेखक को जवाब नहीं देना चाहते हैं, अपने सार को छिपाते हुए पत्राचार में बाकी प्रतिभागियों से उत्तर);
• <если>आपका नाम "कॉपी" फ़ील्ड में दिखाई देता है - प्रेषक चाहता है कि आप समस्या से अवगत हों, जबकि वह आपसे उत्तर की अपेक्षा नहीं करता है। इसलिए, आपको इस मुद्दे पर पत्राचार नहीं करना चाहिए। यदि आप अभी भी ऐसा करने का निर्णय लेते हैं, तो यह वाक्यांशों में से एक को लिखना शुरू करने के लिए अच्छे रूप का संकेत होगा: "यदि संभव हो, तो मैं इस मुद्दे की चर्चा में शामिल होना चाहूंगा ...", "मैं आपको अपनी राय देता हूं ...".

जहां तक ​​बीसीसी क्षेत्र का संबंध है, यह व्यावसायिक नैतिकता के दृष्टिकोण से सबसे विवादास्पद ई-मेल उपकरण है। कभी-कभी इसे लगभग गुप्त निगरानी और सूचना के उपकरण के रूप में माना जाता है। आखिरकार, "गुप्त प्रति" में रखे गए प्राप्तकर्ता अन्य प्राप्तकर्ताओं को दिखाई नहीं देते हैं। कुछ में, आमतौर पर बड़ी कंपनियां, विशेष रूप से नैतिकता के मामलों में विशेष रूप से, बड़े पैमाने पर मेलिंग को छोड़कर, कॉर्पोरेट पत्राचार में इस क्षेत्र का उपयोग करने की सख्त मनाही है। लेकिन ज्यादातर कंपनियां निम्नलिखित नियमों का पालन करते हुए इसका इस्तेमाल करती हैं:

• भरे हुए "गुप्त प्रति" फ़ील्ड के साथ एक पत्र भेजने का अर्थ है कि पत्र के लेखक ने छिपे हुए प्राप्तकर्ताओं को इस तरह के संदेश के कारण और उद्देश्य के बारे में सूचित किया है (या ऐसा करने जा रहा है);
• छिपे हुए पते वाले को पत्राचार करने की आवश्यकता नहीं है।

प्रशिक्षण में, मुझसे अक्सर यह सवाल पूछा जाता है: क्या उस समय के बारे में कोई आम तौर पर स्वीकृत मानक हैं, जिसके दौरान किसी ग्राहक या सहकर्मी के पत्र का जवाब देना आवश्यक है? लेकिन इसका कोई सार्वभौमिक उत्तर नहीं है।

यदि हम आंतरिक पत्राचार के बारे में बात करते हैं, तो यहां सब कुछ कंपनी के जीवन की गति और लय से ही निर्धारित होता है। ऐसी फर्में हैं जिनमें जवाब देने में डेढ़ घंटे से अधिक की देरी को बुरा व्यवहार माना जाता है। और कहीं न कहीं एक दिन में उत्तर चीजों के क्रम में है।

एक सामान्य नियम के रूप में, किसी पत्र का सबसे स्वीकार्य प्रतिक्रिया समय 2-3 घंटों के भीतर होता है। यह तथाकथित आरामदायक प्रतीक्षा समय है, जब प्रेषक उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा होता है और अपने अभिभाषक की चुप्पी से आंतरिक असुविधा का अनुभव नहीं करता है।

लेकिन क्या होगा, अगर पत्र प्राप्त करने और पढ़ने के बाद, आप समझते हैं कि आप 24 घंटे के भीतर इसका पूरा उत्तर नहीं दे सकते हैं? फिर, अच्छे शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, अपने पत्र की प्राप्ति के प्रेषक को सूचित करें और इसके उत्तर के अनुमानित समय को सूचित करें। उदाहरण के लिए: “नमस्कार, सर्गेई वासिलीविच! आपका पत्र प्राप्त हुआ है। मैं अगले कुछ दिनों में जवाब दूंगा" या "आंद्रेई, मुझे पत्र मिला। धन्यवाद! मुझे जवाब देने के लिए और जानकारी चाहिए। मैं जल्द से जल्द जवाब देने की कोशिश करूंगा....

टिप 6. एक पत्र में जानकारी प्रस्तुत करने के लिए बुनियादी नियमों का पालन करें

उनमें से बहुत सारे नहीं हैं:

• एक पत्र पढ़ते समय, सबसे आरामदायक वॉल्यूम "एक स्क्रीन पर", अधिकतम - ए 4 पृष्ठ पर फिट बैठता है;
• भेजे गए अटैचमेंट का आकार 3 एमबी से अधिक नहीं होना चाहिए। बड़ी फ़ाइलों के कारण प्राप्तकर्ता पर "हैंगिंग" मेल हो सकता है;
• अटैचमेंट "पैकिंग" करते समय, यूनिवर्सल ज़िप या रार एनकोडिंग का उपयोग करें। अन्य एक्सटेंशन मार्ग में अवरुद्ध या कट सकते हैं और प्राप्तकर्ता के लिए समस्याएँ पैदा कर सकते हैं;
• एक नए ईमेल के रूप में कभी भी उत्तर शुरू न करें (पत्राचार के इतिहास को सहेजे बिना)। अन्यथा, प्राप्तकर्ता को मूल संदेश की तलाश में समय बिताने के लिए मजबूर होना पड़ेगा;
• ऐसी भाषा में लिखें जो प्राप्तकर्ता को सबसे अधिक समझ में आए। बहुत से लोग आश्चर्य करते हैं कि क्या पेशेवर या कॉर्पोरेट शब्दावली, कठबोली, संक्षिप्त और अंग्रेजी का उपयोग करना उचित है।

प्रत्येक मामले में, यह अलग से तय किया जाना चाहिए।

इसलिए, एक कंपनी में इंट्रा-कॉरपोरेट पत्राचार लगभग हमेशा कठबोली और संक्षिप्त रूपों से भरा होता है: वे सभी प्रतिभागियों के लिए परिचित और समझने योग्य होते हैं और समय की बचत करते हैं। लेकिन प्रतिपक्षों के साथ पत्राचार में उनका उपयोग करते समय आपको सावधान रहने की जरूरत है।

मेरे व्यवहार में ऐसा मामला था। एक सहकर्मी एक प्रकाशन गृह के लिए सामग्री तैयार कर रही थी और आखिरी पत्र में उसने लिखा: "माशा, कृपया अपनी सभी सामग्री जल्द से जल्द भेजें". माशा ने फैसला किया कि यह उनके लिए अज्ञात प्रारूप का पदनाम था, जिसमें पाठ का अनुवाद करने की आवश्यकता थी। प्रकाशक के अनुरोध को कैसे पूरा किया जाए, यह पता लगाने में उसने बहुत समय बिताया, हुक या बदमाश द्वारा। मशीन की झुंझलाहट की कल्पना करें, जब 2 दिन बाद, वह सीखती है कि गुप्त "asap" अंग्रेजी बोलने वाले वातावरण में व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले "जितनी जल्दी हो सके" ("जितनी जल्दी हो सके") का एक संक्षिप्त नाम है। लेकिन माशा अनुरोध प्राप्त होने के आधे घंटे के भीतर सामग्री भेज सकती थी!

टिप 7. प्रत्येक अक्षर को अपने हस्ताक्षर और अपने संपर्कों के एक ब्लॉक के साथ समाप्त करें

इस बात की परवाह किए बिना कि आप प्राप्तकर्ता को कितनी बारीकी से जानते हैं और आपका पत्राचार कितने समय से चल रहा है, आपके प्रत्येक पत्र में एक ब्लॉक होना चाहिए जिसमें एक हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी शामिल हो। यह व्यापार संचार की संस्कृति का एक अभिन्न अंग है।

ब्लॉक में शामिल होना चाहिए:

• आपका पहला और अंतिम नाम। संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है। के बजाय “टी.एल. वोरोटिनत्सेव"मेरे हस्ताक्षर में मैं इंगित करता हूं "तमारा लियोनिदोव्ना वोरोटिनत्सेवा"या "तमारा वोरोटिनत्सेवा"ताकि प्राप्तकर्ता समझ सके कि प्रतिक्रिया पत्र में मुझसे कैसे संपर्क किया जाए;
• आपका मत। यह अभिभाषक को मुद्दों को हल करने में आपके अधिकार और पेशेवर क्षमता की सीमाओं को समझने का अवसर देता है;
• संपर्क विवरण (फोन, ईमेल, कंपनी का नाम, वेबसाइट)। इसलिए यदि आवश्यक हो तो आप प्राप्तकर्ता को अतिरिक्त परिचालन संचार की संभावना प्रदान करेंगे।

जो कुछ कहा गया है, मैं उस सब में जोड़ना चाहता हूं: आपके ई-मेल वे कपड़े हैं जिनके द्वारा उनका अभिवादन किया जाता है। दूसरे शब्दों में, व्यापार पत्राचार के शिष्टाचार का पालन करते हुए, आप अनुपस्थिति में अपने अभिभाषक पर सबसे सुखद प्रभाव डालेंगे।

पिछले दशकों में, ई-मेल के माध्यम से व्यावसायिक पत्राचार ने अत्यधिक लोकप्रियता हासिल की है और व्यापार संचार के मुख्य तरीकों में से एक बन गया है। आज ऐसे व्यक्ति को ढूंढना मुश्किल है जो पारस्परिक संचार के अभ्यास में ई-मेल का उपयोग न करे। इसके बावजूद, कई लोग आज सवाल पूछ रहे हैं: ताकि सभी नियमों का पालन किया जा सके? एक सक्षम पत्र की मदद से प्रेषक की अच्छी छाप कैसे बनाएं?

यह लेख व्यापार ई-मेल पत्राचार के नियमों का वर्णन करता है, और लेख में प्रस्तुत व्यावहारिक सुझाव आपको ई-मेल लिखते समय सही व्यावसायिक संचार सीखने में मदद करेंगे।

बहुत से लोग अपने कार्य दिवस की शुरुआत नए संदेशों के लिए अपने मेलबॉक्स की जाँच करके करते हैं। लेकिन, दुर्भाग्य से, सूचना के आदान-प्रदान की इस पद्धति के प्रचलन के बावजूद, बहुत से लोग यह नहीं जानते हैं कि संचार के अनौपचारिक तरीके के लिए ईमेल लेते हुए व्यावसायिक पत्राचार की भाषा का सही उपयोग कैसे किया जाए।

वितरण की गति के कारण, यह महत्वपूर्ण आधिकारिक दस्तावेजों, प्रपत्रों, आवेदनों के आदान-प्रदान को सरल करता है, लेकिन यहां भी लोग पत्र भेजते समय गलतियां करते हैं। अक्सर ऐसा होता है कि किसी भी फाइल का आदान-प्रदान करते समय ई-मेल लिखते समय, किसी कारण से प्राप्तकर्ता कवर निबंध नहीं लिखते हैं और विषयों को दर्ज नहीं करते हैं, जो प्राप्तकर्ताओं के काम को जटिल बना सकते हैं। इस लेख का उद्देश्य इस प्रश्न का उत्तर देना है: ई-मेल कैसे भेजें और ई-मेल द्वारा लिखित संचार व्यवसाय के सभी नियमों का पालन कैसे करें?

ईमेल लिखते समय, प्रदान किए गए सभी फ़ील्ड भरे जाने चाहिए

व्यापार ई-मेल पत्राचार के नियम पत्र के प्रेषक को ई-मेल में प्रदान किए गए सभी क्षेत्रों को भरने के लिए बाध्य करते हैं, जैसे पता और प्राप्तकर्ता का नाम और पत्र भेजने वाला। विषय का वर्णन करना सुनिश्चित करें, जो संक्षेप में भेजे जाने वाले पत्र के सार का वर्णन करता है। बहुत बार, भेजे गए पत्र का भाग्य और उसमें निर्धारित समस्या को हल करने की गति सही ढंग से वर्णित विषय पर निर्भर करती है। एक व्यापार ईमेल एक अभिवादन के साथ शुरू होना चाहिए - पत्राचार में प्राप्तकर्ता के लिए सम्मान का यह सरल कार्य बहुत महत्वपूर्ण है। अभिवादन के बाद, एक पाठ का अनुसरण करना चाहिए, जिसे "पत्र का मुख्य भाग" कहा जाता है, और अंत में एक हस्ताक्षर छोड़ दिया जाता है, उदाहरण के लिए, "आदरपूर्वक, ब्रिसोव पेट्र इवानोविच।"

व्यापार पत्राचार में अभिवादन

इस बिंदु पर, आपका ध्यान केंद्रित करने के लायक है, क्योंकि व्यापार संचार के किसी भी पहलू में सम्मान का इशारा बहुत महत्वपूर्ण है। इष्टतम ग्रीटिंग वाक्यांश "शुभ दोपहर" या "हैलो" है। ई-मेल द्वारा व्यापार पत्राचार करने से प्रेषक "शुभ संध्या" या "सुप्रभात" वाक्यांशों का उपयोग करने से सीमित हो जाता है, क्योंकि प्राप्तकर्ता इसे प्राप्त करने की तुलना में बहुत बाद में पत्र पढ़ सकता है। अभिवादन में बोलचाल के भावों का प्रयोग अभिवादन में करना भी सही नहीं है।

अभिवादन के एक शब्द या वाक्यांश के बाद, आपको प्राप्तकर्ता को नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करना चाहिए, और यदि प्रेषक के लिए नाम अज्ञात है, तो इस क्षण को छोड़ दिया जा सकता है। उसके बाद, आप पत्र के उद्देश्य की प्रस्तुति के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

व्यापार ईमेल पत्राचार में संलग्नक

यदि पत्र का मुख्य उद्देश्य केवल लिखित आख्यान और मुद्दे के सार की प्रस्तुति नहीं है, बल्कि एक फ़ाइल भेजना भी है, तो अग्रेषित वस्तु को पहले स्थान पर संलग्न करना बेहतर है। अक्सर ऐसा होता है कि कई प्रेषक, असावधानी के कारण, पत्र के पाठ में मुद्दे का सार बताते हुए, आवश्यक अनुलग्नक संलग्न करना भूल जाते हैं। इस तरह की लापरवाही व्यावसायिक पत्र भेजने वाले की व्यावसायिक प्रतिष्ठा पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकती है।

ईमेल पता पहचानने योग्य और संक्षिप्त होना चाहिए।

व्यापार ई-मेल पत्राचार के नियम प्रेषक को पहचानने योग्य इलेक्ट्रॉनिक नाम रखने के लिए बाध्य करते हैं, जिसमें प्रेषक के नाम के बारे में सच्ची जानकारी होनी चाहिए। जब ईमेल पते में अनौपचारिक भाव या शब्द दर्शाए जाते हैं, तो आधिकारिक पत्र और अपील बहुत गैर-संक्षिप्त और बेवकूफी भरे लगते हैं, उदाहरण के लिए, ईमेल पता "limon_petya"। यह एक वयस्क के लिए बहुत अशोभनीय लगता है। व्यापार पत्राचार के लिए, एक अलग ईमेल बनाना और व्यापार ईमेल पत्राचार के शिष्टाचार का पालन करना बेहतर है।

पहले प्राप्त ईमेल का उत्तर देने के लिए त्वरित उत्तर (प्रतिक्रिया) फ़ंक्शन का उपयोग करना

रिप्लाई या रिस्पांस फंक्शन (संक्षिप्त रूप में Re:) प्रेषक से पहले भेजे गए संदेशों का त्वरित रूप से जवाब देने में उपयोगकर्ता की मदद करता है। इस फ़ंक्शन में किसी दिए गए विषय पर वार्ताकार के साथ पिछले पत्राचार को पढ़ने की सार्वभौमिक क्षमता भी है। लेकिन व्यापार ई-मेल पत्राचार के नियम प्रेषक को व्यापार पत्र के विषय का नाम बदलने के लिए बाध्य करते हैं यदि पत्राचार के दौरान चर्चा का सार बदल जाता है।

व्यावसायिक पत्र भेजने से पहले, वर्तनी और विराम चिह्नों की त्रुटियों के लिए प्रूफरीड करें।

ई-मेल सूचनाओं के आदान-प्रदान को सरल करता है, लेकिन व्यापार पत्राचार में, आपको रूसी भाषा के नियमों की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए, क्योंकि लापरवाही से की गई गलती प्रेषक के अधिकार को प्रभावित कर सकती है। एक पत्र भेजने से पहले, आपको पाठ की कई बार समीक्षा करनी चाहिए और वर्तनी और विराम चिह्नों की त्रुटियों के लिए सावधानीपूर्वक जाँच करनी चाहिए। कई ईमेल क्लाइंट में स्पेल चेकर होता है, इसलिए लाल रंग से रेखांकित शब्दों पर ध्यान दें। यदि आपको सही वर्तनी के बारे में कोई संदेह है, तो आपको इंटरनेट पर मदद लेनी चाहिए या वर्तनी शब्दकोश का उपयोग करके वर्तनी की जाँच करनी चाहिए।

पता फ़ील्ड अंत में भरा जाना चाहिए।

अधूरे या असंपादित पत्र भेजने से बचने के लिए, व्यापार पत्र के प्राप्तकर्ता का पता भेजने से पहले अंतिम क्षण में दर्ज किया जाना चाहिए। यह नियम व्यापार ई-मेल पत्राचार की मूल बातों में भी शामिल है। ऐसा होता है कि पता फ़ील्ड भरते समय, ई-मेल पहले उपयोग किए गए प्राप्तकर्ताओं की एक सूची प्रदान कर सकता है, यहां आपको अपना ध्यान भी केंद्रित करना चाहिए ताकि गलती से किसी तीसरे पक्ष के प्राप्तकर्ता को संकलित व्यावसायिक पत्र न भेजा जा सके।

एक व्यापार पत्र की संरचना

टेक्स्ट स्ट्रक्चरिंग नियम न केवल पेपर मीडिया पर लागू होते हैं, बल्कि ई-मेल द्वारा व्यापार पत्राचार के नियमों पर भी लागू होते हैं। प्राप्तकर्ता के लिए मॉनिटर स्क्रीन पर बड़ी मात्रा में पाठ संदेश पढ़ना हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है। इस बिंदु को सरल बनाने के लिए, आपको पाठ को तार्किक रूप से गठित छोटे अनुच्छेदों में विभाजित करना चाहिए और व्यावसायिक पत्रों के पाठ को लिखते समय जटिल वाक्यों से बचना चाहिए। व्यावसायिक पत्र में एक वाक्य की इष्टतम लंबाई पंद्रह शब्दों से अधिक नहीं होनी चाहिए।

योग्यता के आधार पर एक व्यावसायिक पत्र का सार बताया जाना चाहिए

व्यापार पत्र के निर्दिष्ट विषय के अलावा, प्राप्तकर्ता को मुख्य पाठ के पहले और दूसरे वाक्य को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में भी रुचि होनी चाहिए। प्रेषक का कार्य पत्र की शुरुआत में उस समस्या या मुद्दे का सार बताना है जिस पर वह प्राप्तकर्ता को संबोधित करता है। पहले वाक्य में उस उद्देश्य को इंगित करना चाहिए जिसके लिए व्यावसायिक पत्र भेजा गया है। नमूना: "हम आपको सूचित करते हैं कि अनुबंध संख्या 45 दिनांक 02.01.2017" थोक सामग्री की आपूर्ति पर "के तहत दायित्व की शर्तें समाप्त हो रही हैं। अनुबंध का विस्तार करने के लिए, आपको दस्तावेजों का एक नया पैकेज जमा करना चाहिए। निर्दिष्ट उद्देश्य के लिए धन्यवाद, प्राप्तकर्ता के पास व्यावसायिक पत्र के मुख्य विचार में तल्लीन करने का अवसर है। यदि पत्र का पाठ बहुत बड़ा है, तो किसी वस्तु को पाठ दस्तावेज़ के रूप में अनुलग्नक के रूप में संलग्न करने के कार्य का उपयोग करना बेहतर होता है, लेकिन साथ ही, पाठ क्षेत्र में एक कवर निबंध छोड़ा जाना चाहिए जो व्यापार पत्र को रोशन करता है। नमूना: “हम आपको समीक्षा के लिए Mak-Stroy LLC के पत्र की एक इलेक्ट्रॉनिक प्रति भेज रहे हैं। हम आपसे अनुरोध करते हैं कि 2 जनवरी, 2017 को "थोक सामग्री की आपूर्ति पर" अनुबंध संख्या 45 के विस्तार के बारे में अपने निर्णय के बारे में हमें पत्र में निर्दिष्ट समय सीमा तक सूचित करने के लिए कहें।

प्रत्येक व्यावसायिक ईमेल का उत्तर दिया जाना चाहिए।

व्यापार पत्राचार के नकारात्मक उदाहरण हैं जब प्राप्तकर्ता किसी कारण से व्यापार पत्र की उपेक्षा करता है। कभी-कभी ऐसे मामले हो सकते हैं जब कुछ स्थितियों के कारण उत्तर नहीं दिया जा सकता है, उदाहरण के लिए, किसी समस्या को हल करने की अवधि में कई दिन लग सकते हैं या प्राप्तकर्ता विचार में है और तुरंत पूछे गए प्रश्न का उत्तर नहीं दे सकता है। इस मामले में, इस मामले पर एक संक्षिप्त टिप्पणी दी जानी चाहिए, उदाहरण के लिए, "हैलो, पीटर इवानोविच। मुझे आपका पत्र मिल गया है, लेकिन आज मुझे इसका जवाब देना मुश्किल हो रहा है, क्योंकि मुझे उच्च प्रबंधन से परामर्श करना है। मैं आपकी समस्या को हमारी कंपनी के सीईओ को रिपोर्ट करूंगा और सप्ताह के अंत तक आधिकारिक उत्तर दूंगा। भवदीय, बिक्री प्रबंधक बेलोव इवान गेनाडिविच।

यह याद रखने योग्य है कि यदि उत्तर तीन कार्य दिवसों के भीतर नहीं दिया गया था, तो एक व्यावसायिक पत्र के प्राप्तकर्ता की चुप्पी को प्रेषक के साथ संवाद करने से इनकार करने और अस्वीकार करने के रूप में मूल्यांकन किया जा सकता है।

प्रतिक्रिया पत्र लिखते समय, आपको पूछे गए सभी प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए।

यदि प्राप्तकर्ता को भेजा गया पत्र पूछताछ प्रकृति का है, तो पत्र लिखते समय प्रश्नों के उत्तर उस क्रम में दिए जाने चाहिए जो व्यावसायिक पत्र के प्राप्त पाठ में मौजूद है। यदि प्रश्न पूछे गए हैं, तो प्रेषक उनके ठोस उत्तर प्राप्त करने की आशा करता है। पत्र लिखते समय, उत्तरों को क्रमांकित नहीं किया जाना चाहिए, आपको केवल विचार को क्रम में बताने की आवश्यकता है। पूछे गए सभी प्रश्नों का उत्तर देने के लिए, आपको पहले प्राप्त व्यावसायिक पत्र को कई बार फिर से पढ़ना होगा, और यदि बहुत अधिक प्रश्न हैं, तो बेहतर होगा कि उन्हें अलग से लिखें ताकि चूक न जाएं। यदि कुछ प्रश्नों का उत्तर देना असंभव है, तो यह इंगित करने योग्य है कि इस समय किसी कारण से उत्तर नहीं दिया जा सकता है।

संक्षिप्ताक्षरों, भावनात्मक डिजाइन और बड़े अक्षरों का दुरुपयोग न करें

व्यापार पत्राचार के नकारात्मक उदाहरण हैं जब प्रेषक इमोटिकॉन्स के रूप में अनौपचारिक संकेतों का उपयोग करके इसे पतला करते हैं। सामाजिक नेटवर्क पर संचार करते समय उनका उपयोग लोकप्रिय है, हालांकि, व्यावसायिक पत्राचार के नियम भावनाओं की ऐसी अभिव्यक्तियों का स्वागत नहीं करते हैं, क्योंकि प्राप्तकर्ता उनके सही अर्थ को नहीं जान सकता है और उन्हें विराम चिह्नों के एक अतुलनीय सेट के रूप में ले सकता है।

पाठ को बड़े अक्षरों में लिखने से मना करना भी उचित है। इंटरनेट पर, बड़े अक्षरों में लिखे गए शब्दों के समूह को "चिल्लाने वाले वाक्यांश" कहा जाता है और अक्सर ऐसे वाक्यांशों में एक नकारात्मक अर्थ होता है। प्राप्तकर्ता, व्यवसाय ईमेल पढ़ते समय, ऐसे फ़ॉन्ट को नकारात्मक रूप से देख सकता है, जो अर्थ की धारणा पर प्रतिकूल प्रभाव डालेगा। यदि किसी व्यावसायिक पत्र में किसी बिंदु के महत्व पर जोर देना आवश्यक है, तो परिचयात्मक वाक्यांशों का उपयोग करना बेहतर है, उदाहरण के लिए, "कृपया ध्यान दें कि अनुबंध को 02/10/ 2017" या "कृपया ध्यान दें कि अनुबंध का विस्तार करने के लिए दस्तावेज़ 10 फरवरी, 2017 से पहले प्रस्तुत किए जाने चाहिए।

ईमेल के माध्यम से संवेदनशील जानकारी न भेजें

व्यक्तिगत या गोपनीय जानकारी को स्थानांतरित करने के लिए, ई-मेल बॉक्स को मना करना बेहतर है, क्योंकि घुसपैठियों द्वारा अपने स्वयं के स्वार्थी उद्देश्यों के लिए सूचना के अवरोधन का खतरा है। इस तरह की जानकारी में शामिल हो सकते हैं: फोन नंबर, बैंक कार्ड पासवर्ड, व्यक्तिगत बैंक खाते आदि। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि जानकारी मेल एजेंट के सर्वर पर संग्रहीत है और हैकिंग के मामले में चोरी हो सकती है।

पत्र के अंत में प्रेषक के हस्ताक्षर होने चाहिए।

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, भेजे गए प्रत्येक ईमेल में एक विशिष्ट हस्ताक्षर होना चाहिए। अक्सर, मेलबॉक्स डेवलपर्स हस्ताक्षर ब्लॉक के कार्य को पेश करते हैं, जिसमें आप स्थिति, नाम और संपर्क फ़ोन नंबर के बारे में अपना डेटा दर्ज कर सकते हैं। इसके बाद, प्रत्येक अक्षर के अंत में यह ब्लॉक अपने आप प्रदर्शित हो जाएगा, जिससे टाइपिंग आसान हो जाएगी। हस्ताक्षर को सही ढंग से लिखना महत्वपूर्ण है ताकि पत्र का उत्तर देते समय प्राप्तकर्ता को प्रेषक को सही ढंग से संबोधित करने का अवसर मिले। हस्ताक्षर का एक उदाहरण इस तरह दिख सकता है: "आदरपूर्वक, निकोले अलेक्जेंड्रोविच पेट्रोव, +79810000000।"

निष्कर्ष निकालते हुए, यह ध्यान दिया जा सकता है कि ई-मेल द्वारा व्यापार पत्राचार कैसे करें, यह समझने के लिए, आपको अतिरिक्त और जटिल बुनियादी बातों में महारत हासिल करने की आवश्यकता नहीं है। किसी को केवल शिष्टाचार के प्राथमिक नियमों का पालन करना है और रूसी भाषा के मानदंडों का पालन करना है।

नीचे दिए गए सभी प्रारंभिक नियम मुख्य रूप से आपके भागीदारों, सहकर्मियों, ग्राहकों और कलाकारों के साथ व्यावसायिक पत्राचार से संबंधित हैं। व्यक्तिगत पत्राचार में उनका उपयोग सभी के लिए एक निजी मामला है। हालाँकि, व्यक्तिगत पत्राचार में इन नियमों का पालन करने से आपके बारे में केवल एक अच्छा प्रभाव पड़ेगा।

व्यापार ईमेल नैतिकता

यदि आप अचानक आगे पढ़ना नहीं चाहते हैं, तो अपने आप को कम से कम निम्नलिखित बुनियादी नियमों तक सीमित रखें:

• उत्तर देते समय कृपया "सभी को उत्तर दें" बटन का उपयोग करें।यह प्रारंभिक ईमेल के प्राप्तकर्ताओं की प्रतियाँ रखेगा ताकि आपका उत्तर उनसे आगे न निकल जाए। मैं दृढ़ता से अनुशंसा करता हूं कि आप इंटरफ़ेस सेटिंग्स में "उत्तर दें" बटन छुपाएं। यदि आवश्यक हो, तो आप अवांछित प्राप्तकर्ताओं को "हाथ से" हटा सकते हैं।
• "विषय" फ़ील्ड को खाली न छोड़ें।जिन लोगों से आप संपर्क करते हैं, वे एक दिन में सैकड़ों ईमेल प्राप्त कर सकते हैं, और वे ईमेल के महत्व और सामग्री का तुरंत आकलन करने के लिए इस क्षेत्र का उपयोग करते हैं।
• उद्धरण पत्र।एक नए ईमेल के साथ अपना उत्तर प्रारंभ न करें, प्राप्त ईमेल पर "सभी को उत्तर दें" पर क्लिक करें, और अपनी ईमेल क्लाइंट सेटिंग में उत्तर देते और अग्रेषित करते समय उद्धरण सुविधा को बंद न करें।
• जब पूरी तरह से उद्धृत किया गया हो(यदि आपका उत्तर पूरे पत्र के लिए है) उत्तर का पाठ पत्र के आरंभ में लिखें, न कि अंत में, सबसे नीचे।

क्या हम जारी रखेंगे?

पत्र प्राप्त करना

1. प्राप्त पत्रों को अवश्य पढ़ना चाहिए। यदि आपको एक पत्र प्राप्त हुआ है, तो इसका मतलब है कि किसी ने इसे किसी कारण से भेजा है (बेशक, यहां स्पैम पर विचार नहीं किया गया है)। यदि किसी व्यक्ति के पास अपठित के रूप में चिह्नित पत्र हैं, और वे एक दिन से अधिक पुराने हैं, तो वह मेल के साथ काम करना नहीं जानता है। हालाँकि, यह क्षम्य है यदि:
   • व्यक्ति की अप्रत्याशित रूप से मृत्यु हो गई या वह बीमार पड़ गया;
   • मेल के साथ काम करना उनके आधिकारिक कर्तव्यों का हिस्सा नहीं है (फिर उन्हें सेवा ई-मेल की आवश्यकता नहीं है)।
2. यदि आप प्रबंधक नहीं हैं, तो अपना मेल दिन में कम से कम 2 बार देखें: सुबह और दोपहर में। आपसे किसी प्रोडक्शन प्रश्न का उत्तर देने में विफलता अन्य लोगों के काम को रोक सकती है और मुद्दों के समाधान में देरी कर सकती है।
3. यदि आप एक प्रबंधक हैं, तो आपका कार्य दिवस एक ईमेल क्लाइंट लॉन्च करके शुरू होना चाहिए जो पूरे दिन अनलोड नहीं होता है और स्वचालित रूप से मेल की जांच करता है। कम से कम हर 10 मिनट में स्वचालित मेल डिलीवरी/रसीद सेट अप करें (अधिमानतः 1-3 मिनट)।
4. आपको एक पत्र मिला है। यदि आप बहुत व्यस्त हैं, तो तुरंत आकलन करें कि यह किससे आया है, विषय और इसके माध्यम से स्किम करें - इससे आपको जल्दी से यह तय करने में मदद मिलेगी कि क्या पत्र को तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है या थोड़ा इंतजार कर सकते हैं।
5. यदि आप कर सकते हैं तो कृपया तुरंत प्रतिक्रिया दें। चीजों को आगे बढ़ने और मेल का ढेर न लगाने का यह सबसे आसान और कुशल तरीका है।
6. यदि आप समझते हैं कि आप एक दिन के भीतर जवाब नहीं दे पाएंगे, तो तुरंत "मैं कुछ दिनों में जवाब दूंगा" या कम से कम "मैं थोड़ी देर बाद जवाब दूंगा" लिखना बेहतर होगा।

टू, सीसी, बीसीसी फील्ड्स

1. यह याद रखना चाहिए कि "टू" ("टू"), "सीसी" ("कॉपी") और "बीसीसी" ("बीसीसी") फ़ील्ड हैं। पत्र प्राप्त होने पर आपके आगे के कार्य (और पत्राचार भागीदारों के कार्य) उन पर निर्भर करते हैं:
   • "टू" ("टू") - पत्र और उसमें निहित जानकारी या प्रश्न सीधे प्राप्तकर्ता को संबोधित किए जाते हैं। यदि आप एक प्रश्न भेजते हैं, तो आप "प्रति" फ़ील्ड में निर्दिष्ट प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं। यदि आप प्राप्तकर्ता हैं, तो आपको उत्तर देना होगा।
   • "एसएस" ("प्रतिलिपि") - प्रतियों में खड़े प्राप्तकर्ताओं को "सूचना के लिए", सूचना के लिए, या "गवाह के लिए आमंत्रित" पत्र प्राप्त होता है। प्रतियों में प्राप्तकर्ता को आम तौर पर पत्र का जवाब नहीं देना चाहिए; इसके अलावा, यह विनम्र माना जाता है यदि आवश्यक हो, तो आप "मुझे हस्तक्षेप करने के लिए खेद है" वाक्यांश से शुरू करते हैं।
   • "बीसीसी" ("ब्लाइंड कॉपी") - "महल की साज़िशों" के लिए एक क्षेत्र। इस क्षेत्र में एक प्राप्तकर्ता को निर्दिष्ट करके, आप "गुप्त रूप से" उसे यह पत्र भेजते हैं: मुख्य प्राप्तकर्ता या प्रतियों में इस व्यक्ति को पत्र भेजने के तथ्य के बारे में नहीं पता होगा। इसका उपयोग बल्क मेलिंग के लिए भी किया जाता है ताकि सभी प्राप्तकर्ताओं को आपकी पता पुस्तिका का पता न चले।
2. उत्तर देते समय कृपया "सभी को उत्तर दें" बटन का उपयोग करें। यह प्रारंभिक ईमेल के प्राप्तकर्ताओं की प्रतियां रखेगा और आपका उत्तर उन्हें याद नहीं करेगा।
3. आपके संवाददाता द्वारा जोड़े गए लोगों के पत्र की प्रतियों से न हटाएं। यदि आप कुछ व्यक्तिगत उत्तर देना चाहते हैं ताकि अन्य संवाददाताओं को आपका उत्तर प्राप्त न हो, तो पत्र लिखने वाले को छोड़कर सभी को प्रतियों से हटा दें (हाँ, हम कभी भी "उत्तर" बटन का उपयोग नहीं करते हैं)।
4. यदि "टू" फ़ील्ड में प्राप्त पत्र में दो से अधिक प्राप्तकर्ता हैं, तो इसका मतलब है कि इन दोनों संवाददाताओं या उनमें से किसी को भी जवाब देना होगा। विचार करें कि दोनों को उत्तर देना चाहिए - यदि पत्र आपको और किसी और को संबोधित है, तो इसका उत्तर भी दें (भले ही यह एक उत्तर हो जैसे "यह प्रश्न निश्चित रूप से मेरे लिए नहीं है, ऐसे और ऐसे उत्तर दें")।
5. बदले में, "टू" फ़ील्ड में एक से अधिक प्राप्तकर्ता को शामिल न करने की दृढ़ता से अनुशंसा की जाती है। दो को भेजे गए पत्र पर, आपको दोनों में से कोई उत्तर नहीं मिलेगा, क्योंकि प्रत्येक सोचेगा कि दूसरा उत्तर देगा। इस लेख को सभी ने नहीं पढ़ा है।
6. पत्राचार में भाग लेने वालों की सहमति के बिना मेलिंग सूची में निजी पत्राचार को अग्रेषित करना अनैतिक है!

विषय क्षेत्र

1. इसे खाली मत छोड़ो।
2. पत्र का विषय छोटा होना चाहिए, लेकिन मुख्य सामग्री को दर्शाता है, पत्र का विषय। "प्रश्न", "हैलो!" जैसी सुर्खियाँ या खाली सुर्खियाँ आपको एक शुरुआती के रूप में धोखा देती हैं जिसमें बुनियादी व्यवसाय लेखन कौशल की कमी होती है।
3. जब आप अलग-अलग विषयों वाले कई ईमेल में से किसी एक का जवाब देते हैं, तो सही ईमेल का जवाब दें। बैठक के बारे में "मंगलवार, 18.04 को बैठक" और मुद्रण सामग्री के बारे में पत्र "मुद्रण सामग्री" विषय के साथ पत्र का जवाब दें। यह पिछले पत्राचार के उद्धरण के कारण है (नीचे पत्र लेखन अनुभाग देखें)।
4. यदि आपको समय-समय पर ई-मेल जैसे साप्ताहिक रिपोर्ट भेजने की आवश्यकता है, तो हेडर को स्थिर रखने का प्रयास करें, या इसका कम से कम हिस्सा स्थिर होना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता ऐसे मेल को छांटने के लिए स्वचालित नियम (नियम) स्थापित कर सके।

लेखन का महत्व

1. यदि पत्र में तत्काल परिवर्तनों, अनुबंध के पाठ या अन्य जानकारी के बारे में जानकारी है, जिस पर आपको सबसे पहले ध्यान देने की आवश्यकता है - "उच्च" महत्व का उपयोग करें, यह इनबॉक्स फ़ोल्डर में पत्र को उजागर करेगा।
2. व्यर्थ में "उच्च" महत्व का उपयोग न करें - "शोर" लोग परेशान हैं, अधिक विनम्र रहें।
3. एक व्यापार संवाददाता को एक व्यक्तिगत पत्र या एक अजीब तस्वीर या लिंक के साथ एक पत्र को कम के रूप में चिह्नित करें।

पत्र लिखना (उत्तर)

1. अभिवादन से प्रारंभ करें, यह विनम्र है। "अरे गरिया!" कहते हैं कि आप किसी व्यक्ति का नाम लिखने में बहुत आलसी हैं। यहां तक ​​​​कि सिर्फ "एंड्री!" या "शुभ दोपहर!" काफी विनम्र और पर्याप्त।
2. व्यक्ति के साथ एक ही भाषा बोलें। यह न केवल रूसी/अंग्रेजी भाषा पर लागू होता है, बल्कि पाठ के रूप पर भी लागू होता है। यदि आपको एक औपचारिक पत्र प्राप्त हुआ है, तो इसका एक अनौपचारिक उत्तर प्रतिवादी के प्रति अपमानजनक होगा और आपकी अपनी निम्न संस्कृति का प्रदर्शन होगा। एक अनौपचारिक अपील के लिए एक औपचारिक प्रतिक्रिया या तो नियमों का पालन करने के लिए एक कॉल है, या यह केवल कॉर्पोरेट नियमों द्वारा आवश्यक है।
3. पत्राचार की श्रृंखला में हमेशा अंतिम पत्र का जवाब देने का प्रयास करें, न कि किसी मध्यवर्ती पत्र का।
4. ट्रांसलिट का प्रयोग न करेंसिवाय उन परिस्थितियों के पत्र भेजने में जिनमें टेक्स्ट को अलग तरह से टाइप करना मुश्किल है (उदाहरण के लिए, मोबाइल फोन से या बिना रूसी कीबोर्ड लेआउट वाले कंप्यूटर से)।
5. यदि आपका मेल क्लाइंट रूसी का समर्थन नहीं करता है या एन्कोडिंग को दूषित करता है, तो उत्तर पाठ को अनुलग्नक के रूप में संलग्न करें।
6. एक व्यावसायिक पत्र सटीक, संक्षिप्त और विशिष्ट होना चाहिए:
   • सटीकता - सटीक डेटा निर्दिष्ट करें जिसका आप उल्लेख कर रहे हैं (दिनांक और किसी अन्य ईमेल का विषय, मीटिंग तिथि, मीटिंग एजेंडा आइटम, फ़ाइल नाम, वेब पर किसी दस्तावेज़ का लिंक, आदि)।
   • संक्षिप्तता - तीन पृष्ठों पर कुछ बताता है कि तीन वाक्यों में क्या लिखा जा सकता है। वह जो स्पष्ट रूप से सोचता है, वह स्पष्ट रूप से कहता है, और आपका संवाददाता यह देखता है।
   • संक्षिप्तता - पत्र से यह स्पष्ट होना चाहिए कि प्राप्तकर्ता से वास्तव में क्या आवश्यक है, वे उससे क्या कार्य चाहते हैं।
7. व्यावसायिक पत्राचार पत्रकीय अभ्यास के लिए जगह नहीं है और भावनाओं को व्यक्त करने के लिए जगह नहीं है। इसके लिए फोरम, चैट रूम और इलेक्ट्रॉनिक इंटरपर्सनल कम्युनिकेशन के अन्य साधन हैं। एक संक्षिप्त व्यावसायिक पाठ सूखापन नहीं है, बल्कि समय की बचत और विचार की सटीकता है।
8. यदि पत्र में कई प्रश्न, विषय या कार्य हैं, तो उनकी संरचना करें और उन्हें संख्यांकन के साथ या बिना पैराग्राफ के साथ अलग करें। एक निरंतर "विचार धारा" को पढ़ना मुश्किल है, जबकि पत्र के मुख्य बिंदु को याद करना आसान है। इसके अलावा, कुछ लोग तुरंत एक खराब संरचित पत्र को रद्दी की टोकरी में भेज देते हैं (हालांकि यह शायद अतिवाद है)।
9. ध्यान रखें कि किसी अनुरोध या कार्य का उत्तर "चलो इसे करते हैं!" अधूरा "हम इसे इस तरह की तारीख तक करेंगे", "इतने दिनों में", "ऐसी और ऐसी घटना के बाद" - ये अधिक विशिष्ट और सटीक उत्तर हैं।
10. यदि पत्र इस तरह से लिखा गया है कि इसका उत्तर केवल "ओके" के साथ दिया जा सकता है, तो उत्तर बहुत तेजी से प्राप्त होने की संभावना है। उदाहरण के लिए, यदि क्या करना है इसके लिए कई विकल्प हैं, तो कुछ डिफ़ॉल्ट विकल्प सुझाएं।
11. पाठ में त्रुटियां नहीं होनी चाहिए। Ochepyatkiडरावना नहीं है, लेकिन यदि आप प्रत्येक अक्षर में गलत शब्द लिखते और लिखते हैं, तो यह बहुत जल्दी ध्यान देने योग्य हो जाता है, और रूसी में एक ऋण के साथ आपकी "ट्रोइका" स्पष्ट हो जाती है (साथ ही आपकी शिक्षा और संस्कृति के सामान्य स्तर के बारे में सट्टा निष्कर्ष) .
12. कोशिश करें कि ईमेल के html फॉर्मेटिंग का इस्तेमाल न करें। दुर्भाग्य से, आउटलुक में पत्र लिखने के लिए यह प्रारूप डिफ़ॉल्ट है, लेकिन इसका उपयोग करते समय, विशेष रूप से उद्धृत करते समय (जवाब और अग्रेषण), बहुत सारे सवाल उठते हैं।
13. यदि आपको html प्रारूप में एक पत्र प्राप्त हुआ है, तो इसे सादे-पाठ में न बदलें, यह आपकी प्रतिक्रिया प्राप्त करते समय प्रेषक द्वारा सूचना की धारणा को तोड़ देता है। आपका संवाददाता आपके लिए जितना महत्वपूर्ण है, उतना ही महत्वपूर्ण उसके बारे में पर्याप्त धारणा बनाए रखना है। आप रंग के साथ html उद्धरण में अपने उत्तरों को हाइलाइट करने के साथ सामना कर सकते हैं, या आप html फॉर्मेटिंग पैनल पर "इंडेंट घटाएं" बटन का उपयोग कर सकते हैं (हालांकि इसमें सूक्ष्म बारीकियां हैं)।
14. मूल पत्र का पाठ उद्धृत करें। आपको क्या लगता है इसका क्या मतलब होगा? मैं या तो नहीं जानता: टू: एआईएसटी एक रचनात्मक पक्षी है विषय: पुन: पुन: पुन: प्रश्न ठीक है! वस्या
15. किसी अन्य व्यक्ति के पाठ को उद्धृत करने में कभी भी गलती न करें! यह एक तरह का जाली पत्र है।
16. पूर्ण रूप से उद्धृत करते समय (यदि आपका उत्तर पूरे पत्र के लिए है), तो उत्तर के पाठ को पत्र की शुरुआत में लिखें, न कि अंत में।
17. यदि आप एक उद्धरण का उपयोग करके बिंदु दर बिंदु उत्तर दे रहे हैं, तो उद्धरण को ऊपर और नीचे रिक्त पंक्तियों के साथ अलग करें और वाक्यों की शुरुआत में बड़े अक्षरों का उपयोग करें। यहां उत्तर खोजने का प्रयास करें: > हम सुझाव देते हैं कि लोगो को संलग्न लोगो से बदलें, > क्योंकि पृष्ठभूमि पर इस बहुत रंगीन लोगो को अटैचमेंट में लोगो नहीं मिला > शिलालेख को सही करें - "मछली" के बजाय आपको "गुलाम" लिखने की आवश्यकता है "! > अन्यथा हमें गलत समझा जाएगा, शिलालेख सही कर दिया गया है, क्षमा करें > और अंतिम...