व्यावसायिक पत्राचार परीक्षण के नियम. ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार करने के नियम

व्यावसायिक पत्राचारव्यवसाय चलाने का एक महत्वपूर्ण तत्व है। यह उसके फीचर्स पर निर्भर करता है कि कंपनी अपने ग्राहकों के सामने किस रूप में आती है या आती है व्यावसायिक साझेदार. , जिस पर आप भरोसा कर सकते हैं और जिसके साथ आप व्यापार कर सकते हैं, आपको शिष्टाचार के मानदंडों, नियमों का अंदाजा होना चाहिए व्यावसायिक पत्राचार. ऐसे मानदंडों और नियमों का अनुपालन निश्चित रूप से समग्र रूप से व्यवसाय की सफलता में योगदान देगा।

व्यावसायिक पत्राचार की भाषा

व्यावसायिक पत्राचार शिष्टाचार का मानदंड प्रस्तुति भाषा की एक निश्चित शैली है, जो भिन्न है:

1. बार-बार दोहराव, भाषण के मोड़ों की एकरूपता।

इस प्रकार की व्याख्या आपको अधिक विशिष्ट और समझने योग्य बनाती है। इस प्रकार, पत्र के पाठ की एक अलग समझ को बाहर रखा गया है। यह सलाह दी जाती है कि हाथ में विशिष्ट वाक्यांशों का एक सेट रखें, जो सबसे पहले, एक स्पष्ट व्यावसायिक संदेश लिखने की अनुमति देगा, और दूसरा, दूसरा, यहां तक ​​कि एक बिक्री पत्र भी तैयार करने में समय बचाएगा।

1. तटस्थ स्वर.

जानकारी को तार्किक रूप से प्रस्तुत करना महत्वपूर्ण है। व्यावसायिक पत्राचार में तथ्यों का भावनात्मक मूल्यांकन अनुचित है। स्थानीय भाषा, द्वंद्वात्मक अभिव्यक्तियों, शब्दों, कुछ विशेषणों का उल्लेख करना अस्वीकार्य है। पत्राचार की प्रक्रिया में बताए गए तथ्यों की निष्पक्षता सुनिश्चित करना, उन्हें स्पष्ट तार्किक क्रम में बनाना महत्वपूर्ण है।

1. अर्थ संबंधी सटीकता.

व्यावसायिक पत्रों की सार्थक सामग्री उन्हें व्यावहारिक और कानूनी मूल्य भी प्रदान करती है। इसलिए, सही शब्दों का चयन करना महत्वपूर्ण है ताकि प्राप्तकर्ता प्रेषक को समझ सके। पाठ में दोहरे अर्थ वाले शब्द शामिल नहीं किये जाने चाहिए। इस मामले में, यह पता चल सकता है कि प्राप्तकर्ता पत्र की सामग्री को अपने तरीके से अलग तरीके से समझेगा।

1. तथ्यात्मक सामग्री का चयन.

व्यावसायिक पत्र में डेटा, तथ्य जानकारीपूर्ण होने चाहिए और, सबसे महत्वपूर्ण, सावधानीपूर्वक सत्यापित होने चाहिए। साथ ही, तथ्यों का सावधानीपूर्वक चयन किया जाना चाहिए, जिसमें केवल उन्हीं तथ्यों का संकेत दिया जाए जो किसी विशेष मामले के लिए प्रासंगिक हों। एक ही प्रकार के डेटा की गणना करना, महत्वहीन तथ्यों को इंगित करना अस्वीकार्य है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

व्यावसायिक पत्रों को आमतौर पर उनकी विशेषताओं के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है:

• कार्यक्षमता द्वारा - किसी प्रश्न, अनुरोध, अपील, प्रस्ताव आदि का उत्तर;
• संरचना द्वारा - मानक (विशिष्ट व्यावसायिक मुद्दों, स्थितियों को हल करना), अनियमित (लेखक का, औपचारिक-तार्किक प्रस्तुति या शिष्टाचार मानदंडों पर आधारित);
• विषय के अनुसार - व्यवसाय (कंपनी की गतिविधियों से संबंधित आर्थिक, कानूनी, अन्य मुद्दों पर निर्णय लेना) या वाणिज्यिक, आपूर्ति, बिक्री से संबंधित;
• प्राप्तकर्ता के प्रकार के अनुसार - साधारण (एक पते वाले को), परिपत्र (एक साथ कई पते पर भेजा गया);
• रचना द्वारा - 1-पहलू (1 समस्या को दर्शाता है), बहु-पहलू (कई समस्याओं का वर्णन करता है)।

सामग्री के अनुसार व्यावसायिक पत्रों के प्रकार:

• एक संचार भूमिका निभाएं (इनकार, दावा, औचित्य, मान्यता);
• समझौते का एक रूप बनें (व्यावसायिक बैठकों के परिणामों के बाद, कार्यों को पूरा करने की समय सीमा के साथ, विभिन्न दायित्वों को पूरा करना);
• अनुरोध के रूप में रहें - आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए;
• एक प्रस्ताव बनें (अक्सर पहले प्राप्त पूछताछ पत्र का जवाब)।

व्यावसायिक पत्रों का मसौदा तैयार करना

इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के व्यापक उपयोग के बावजूद, अभी भी कागज पर मुद्रित व्यावसायिक पत्र भेजने की प्रथा है। और में इस मामले मेंयह बहुत महत्वपूर्ण है कि पत्र कैसा दिखता है, क्योंकि उपस्थिति व्यावसायिक पत्रभेजने वाली कंपनी के बारे में प्राप्तकर्ता की धारणा को प्रभावित करने में सक्षम। इसलिए, आपको निम्नलिखित डिज़ाइन नियमों का पालन करना होगा:

• व्यावसायिक पत्रों को लेटरहेड पर मुद्रित किया जाना चाहिए, अधिमानतः उच्च गुणवत्ता वाले कागज से, जिसमें प्रेषक का पूरा विवरण दर्शाया गया हो, साथ ही उन्हें पढ़ने में आसान होना चाहिए;
• विदेशी साझेदारों, ग्राहकों को संबोधित पत्र में प्रेषक का विवरण अंग्रेजी में लिखा जाना चाहिए;
• यदि संभव हो तो लिफाफे में पत्र को एक बार मोड़ना चाहिए और अंदर के पाठ को। बहुत महत्वपूर्ण पत्रों के लिए, एक बड़े, पर्याप्त मोटे लिफाफे का उपयोग करना बेहतर होता है ताकि पत्र को मोड़ने की आवश्यकता न पड़े;
• इसे लिफाफे पर, साथ ही पत्र में, और यहां तक ​​कि कंपनी के लोगो में भी सभी विवरण इंगित करने की अनुमति है;
• प्राप्तकर्ता का पता केवल लिफाफे पर दर्शाया गया है। पारदर्शी खिड़की वाले लिफाफे का उपयोग करते समय, प्राप्तकर्ता का पता ऊपरी दाएं कोने में पत्र पर ही लिखा होता है। फिर पत्र को मोड़ दिया जाता है ताकि पता पारदर्शी विंडो में दिखाई दे;
• प्रेषक का पता लिफाफे और पत्र पत्रक दोनों पर लिखा होता है।

व्यापार पत्राचार नियम

नंबर 1 - एक पते वाले को पत्र भेजना। इस मामले में पत्राचार व्यक्तिगत हो जाएगा, जो महत्वपूर्ण है, खासकर व्यावसायिक संबंध स्थापित करते समय।

नंबर 2 -. आपको सभी पत्रों का उत्तर समय पर देना होगा, यदि लक्ष्य निर्धारित किया गया है - एक ऐसी कंपनी की छवि बनाना जो सहयोग के लिए हमेशा तैयार रहती है, जो प्राप्तकर्ताओं का सम्मान करती है। यह याद रखना जरूरी है कि कविता नहीं लिखनी चाहिए. स्पष्ट एवं संक्षिप्त - उत्तर की शैली ऐसी होनी चाहिए। इस मामले में, आपको "1 अक्षर - 1 उत्तर" योजना का पालन करना होगा।

नंबर 3 - यदि आप चाहते हैं कि ईमेल की सामग्री कई प्राप्तकर्ताओं तक पहुंचाई जाए, तो उनके पते "कॉपी" लाइन में जोड़ दिए जाते हैं। इस मामले में, जिसे पत्र प्राप्त हुआ है, जिसका पता "कॉपी" पंक्ति में चिपका हुआ है, वह उत्तर नहीं दे सकता है। मुख्य बात यह है कि उसे इस या उस अवसर पर सूचित किया जाता है।

क्रमांक 4 - एक साथ कई प्राप्तकर्ताओं को ईमेल व्यवसाय पत्र भेजना स्वीकार्य है, लेकिन !!! केवल तभी जब संदेश का कोई प्रत्युत्तर अपेक्षित न हो। ऐसे पत्रों में मूल्य सूची भेजना, कार्य अनुसूची में बदलाव के बारे में सूचनाएं आदि शामिल हैं।

क्रमांक 5 - व्यावसायिक पत्र में विषय का उल्लेख किया जाना आवश्यक है। विषय पंक्ति प्राप्तकर्ता को तुरंत समझने की अनुमति देगी कि संदेश किस बारे में है।

संख्या 6 - योजना "पहले अभिवादन, फिर अभिभाषक से अपील" लागू की जाती है। व्यावसायिक पत्राचार में, नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करने की प्रथा है।

क्रमांक 7 - पत्र का पाठ 3 प्रमुख बिंदुओं पर आधारित होना चाहिए: अभिवादन + अपील, प्रश्न का विवरण, अनुरोध या कार्रवाई के लिए प्रेरणा।

नंबर 8 - आपको अलर्ट फ़ंक्शन का सावधानीपूर्वक उपयोग करने की आवश्यकता है। इस मामले में, संदेश के अंत में, सबसे विनम्र स्वर में एक अनुरोध का संकेत दिया जाता है कि प्राप्तकर्ता प्रेषक को इस तथ्य के बारे में सूचित करता है कि पत्र पढ़ा गया है।

क्रमांक 9 - हस्ताक्षर यथासंभव संक्षिप्त होने चाहिए। साथ ही, न केवल कुछ शब्द दर्ज करना महत्वपूर्ण है, उदाहरण के लिए, "सम्मानपूर्वक", बल्कि ई-मेल का उपयोग करके व्यावसायिक पत्राचार के मामले में, लिखने वाले व्यक्ति का पूरा नाम और स्थिति भी इंगित करना महत्वपूर्ण है। पत्र, उसका मुख्य संपर्क विवरण।

क्रमांक 10 - एक अनिवार्य संकेत कि पत्र संलग्न है अतिरिक्त सामग्री, यदि कोई पत्र के साथ भेजा जाता है। कागज पर एक साधारण पत्र के मामले में, ज्यादातर मामलों में इतनी संख्या में शीट पर आवेदन को इंगित करना पर्याप्त होता है। अगर हम बात कर रहे हैंइलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक पत्राचार के बारे में, तो एप्लिकेशन की जानकारी में संलग्न फ़ाइलों, विशेष रूप से उनके प्रारूप, वॉल्यूम, सामग्री के बारे में डेटा शामिल होना चाहिए। फाइलों का वजन 5 एमबी से अधिक नहीं होना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार की विशेषताएं

1. सामान्य प्रकृति के व्यावसायिक पत्रों में "प्रिय, आदरणीय, प्रिय" संबोधन का सबसे सामान्य रूप है।
2. "प्रिय" सम्बोधन का एक भावनात्मक रूप है जिसका उपयोग बधाई वाले पत्रों में किया जाता है।
3. अनौपचारिक पत्रों में केवल नाम और संरक्षक नाम से अपील का उपयोग किया जाता है।
4. व्यावसायिक साझेदारों के बीच पत्र "निर्णय औचित्य/स्वयं निर्णय" या "स्वयं निर्णय/निर्णय औचित्य" योजना के अनुसार बनाया जाता है। पहला विकल्प अस्वीकृति पत्रों में उपयोग करना बेहतर है, दूसरा - सकारात्मक निर्णय के मामले में।
5. आदेश का पालन करना होगा. उदाहरण: किसी प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित पत्र का उत्तर उसी पद पर आसीन व्यक्ति के हस्ताक्षर से दिया जाना चाहिए। वहीं, ऐसा विकल्प तब संभव है जब निदेशक स्वयं डिप्टी द्वारा हस्ताक्षरित पत्र का जवाब दे सके।
6. अनुरोध पत्र में कुछ शब्द अवश्य होने चाहिए। उदाहरण: पूछना, पूछना, पूछना आदि। साथ ही, ऐसे पत्र के जवाब में यह स्पष्ट रूप से दर्शाया जाना चाहिए कि क्या अनुरोध निष्पादित किया जाएगा या इसे अस्वीकार कर दिया जाएगा।

महत्वपूर्ण!याद रखें, यह केवल नियमों और विनियमों का एक सेट नहीं है, यह एक प्रकार की कला है जिसे व्यावसायिक संचार के क्षेत्र में बहुमुखी ज्ञान वाले पेशेवरों से सीखना चाहिए।

पत्राचार प्रशिक्षण पर ध्यान दें:

• व्यवसाय में ई-मेल पत्राचार। व्यावसायिक संबंध प्रबंधित करें
• भागीदारों के साथ ई-मेल पत्राचार। कठिन परिस्थितियाँ (उन्नत स्तर)

सामग्री

व्यापार में कहीं भी व्यापार पत्राचार के बिना। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किसी कंपनी की ओर से लिख रहे हैं, या एक निजी उद्यमी के रूप में अपनी ओर से - व्यावसायिक पत्राचार हमेशा चलता रहेगा महत्वपूर्ण भूमिका. अधिक विशेष रूप से, आप इसके नियमों का पालन कैसे करते हैं। आपके संभावित व्यावसायिक भागीदार या ग्राहक आपका मूल्यांकन इस बात से करेंगे कि आप उनके साथ कैसे संवाद करते हैं। एक व्यावसायिक पत्र, कोई कह सकता है, एक व्यवसायी का "चेहरा" है। और इस "चेहरे" को न खोने के लिए, व्यावसायिक पत्राचार के सुनहरे नियमों के बारे में जानना महत्वपूर्ण है।

व्यावसायिक ईमेल नियम

चूंकि अब ई-मेल का उपयोग नियमित मेल की तुलना में बहुत अधिक बार किया जाता है, इसलिए हमने इस बात पर ध्यान देने का निर्णय लिया कि नेटवर्क में व्यावसायिक पत्राचार को ठीक से कैसे संचालित किया जाए। यहां आपके लिए कुछ सिफारिशें दी गई हैं, जिनका पालन आपको अपने वार्ताकार के सामने हार नहीं मानने देगा।

मेलबॉक्स का नाम

जब हम कोई नया ईमेल खोलते हैं तो सबसे पहली चीज़ जिस पर हमारा ध्यान जाता है वह वह पता है जहाँ से इसे भेजा गया था। कई लोग इस क्षण के महत्व को कम आंकते हैं और अपने व्यक्तिगत ईमेल खातों से व्यावसायिक ईमेल भेजते हैं। यदि ईमेल पते में मानव-पठनीय प्रारूप में केवल आपका नाम शामिल है तो इसमें कुछ भी गलत नहीं है। लेकिन अगर "किस्सा1988" या "पुप्सिक-26" जैसे विभिन्न उपनाम हैं, तो ऐसे मेलबॉक्स से एक व्यावसायिक पत्र भेजना बिल्कुल अस्वीकार्य है। कल्पना कीजिए कि जब कोई व्यक्ति इसे प्राप्त करेगा तो उसके मन में क्या भावनाएँ होंगी व्यापार प्रस्ताव"बच्चे" या "सूर्य" से.

साथ ही, info@, inbox@ और इसी तरह से शुरू होने वाले मेल पते का व्यावसायिक पत्राचार में स्वागत नहीं है। ऐसे पतों को गंभीरता से नहीं लिया जाता है और इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि पत्र खोला भी नहीं जाएगा। अधिकांश सबसे बढ़िया विकल्पके साथ व्यावसायिक पत्राचार करना है मेलबॉक्स [ईमेल सुरक्षित], जहां नाम आपका पहला और अंतिम नाम है, कंपनी कंपनी का नाम है।

प्राप्तकर्ता

ईमेल पत्राचार में, सीधे प्राप्तकर्ता को एक पत्र भेजना और अन्य प्राप्तकर्ताओं को एक प्रति में रखना संभव है। यह माना जाता है कि पत्र की प्रति प्राप्तकर्ताओं को इसका उत्तर नहीं देना चाहिए। वे आमंत्रित पर्यवेक्षकों की तरह हैं. इसलिए, पहले से ही, पत्र भेजने से पहले, यह निर्धारित कर लें कि आप वास्तव में किससे पत्र का उत्तर प्राप्त करना चाहते हैं, और प्राप्तकर्ताओं को सही ढंग से व्यवस्थित करें। हालाँकि, यदि संभव हो तो, पत्रों के सीधे प्राप्तकर्ताओं में कई लोगों को न रखें। ऐसा हो सकता है कि उनमें से कोई भी आपको जवाब नहीं देगा यदि हर कोई मानसिक रूप से इस जिम्मेदारी को किसी अन्य पते पर "स्थानांतरित" करने का निर्णय लेता है।

यदि आपके पास स्वयं एक व्यावसायिक पत्र की एक प्रति है, तो, जैसा कि आप पहले ही समझ चुके हैं, प्रेषक आपके उत्तर की प्रतीक्षा नहीं कर रहा है। लेकिन यदि आपको विशेष रूप से उत्तर देना जरूरी हो जाए तो आप ऐसा कर सकते हैं, लेकिन पत्र की शुरुआत में ही "दखल देने" के लिए माफी मांग लेना विनम्र रहेगा।

पत्र डिज़ाइन

आधिकारिक तौर पर- व्यापार शैली. व्यावसायिक पत्राचार में, स्वाभाविक रूप से, औपचारिक लेखन शैली का उपयोग किया जाता है। इस शैली की विशेषता वर्णनात्मक विशेषणों, अनावश्यक स्पष्टीकरणों और विवरणों का अभाव है। केवल विशिष्टताएँ, स्पष्टता और तर्क। एक व्यावसायिक पत्र लिखने के बाद, इसे दोबारा पढ़ना और उन सभी वाक्यांशों को हटा देना उपयोगी होता है जो कोई विशेष अर्थपूर्ण भार नहीं रखते हैं और जो लिखा गया था उसका सार नहीं बदलते हैं। जब आप आश्वस्त हो जाएं कि ऐसे सभी शब्द और वाक्यांश हटा दिए गए हैं, तभी आप कह सकते हैं कि व्यावसायिक पत्र लिखने के इस नियम का पालन किया गया है।

साक्षरता।यह कहना कि एक व्यावसायिक पत्र सही ढंग से और त्रुटियों के बिना लिखा जाना चाहिए, यह कहने के समान है कि "एक स्नोमैन को बर्फ से बनाया जाना चाहिए।" हालाँकि, इस नियम का उल्लेख करना असंभव नहीं है। साक्षरता किसी भी लेखन का एक मूलभूत तत्व है। जो व्यक्ति वर्तनी की त्रुटियों के साथ व्यावसायिक पत्र लिखता है, उसे कोई भी गंभीरता से नहीं लेगा।

पत्र विषय.इसे लिखना जरूरी है. इसके अलावा, इसे संक्षेप में, लेकिन संक्षेप में लिखने का प्रयास करें - ताकि एक नज़र में प्राप्तकर्ता को यह तुरंत स्पष्ट हो जाए कि पत्र किस बारे में होगा। किसी भी स्थिति में विषय एक शब्द का नहीं होना चाहिए। "जानकारी", "प्रश्न", आदि। - गलत व्यावसायिक ईमेल विषय पंक्तियाँ। "कंपनी एक्स से व्यापार प्रस्ताव" सही विषय है। यदि आपके पत्र की जानकारी विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, तो आप इसे एक विशेष "महत्व" ध्वज के साथ चिह्नित कर सकते हैं, जो लगभग सभी ई-मेल सेवाओं में उपलब्ध है।

फ़ॉन्ट.पत्र का पाठ सबसे पहले पठनीय होना चाहिए। इसलिए, फ़ॉन्ट एरियल या टाइम्स न्यू रोमन का उपयोग करें, औसत आकार चुनें (उदाहरण के लिए, mail.ru मेल में, इष्टतम फ़ॉन्ट आकार 3 है)। फ़ॉन्ट या रंगों के साथ प्रयोग न करें. व्यावसायिक पत्राचार में, यह अनुचित है. कैप्स लॉक, विस्मयादिबोधक चिह्न, या अन्य विशेष वर्ण (इमोटिकॉन सहित) का उपयोग न करें। एकमात्र चीज़ जिसकी अनुमति है वह इटैलिक या बोल्ड में कुछ वाक्यांशों का चयन है। लेकिन कोशिश करें कि इसका इस्तेमाल तभी करें जब बहुत जरूरी हो।

पढ़ने में आसानी और बेहतर संदेश के लिए, आप पत्र के पाठ में उपशीर्षक का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन उनकी संख्या बहुत अधिक नहीं होनी चाहिए - 3-4 से अधिक नहीं।

पत्र के एक पैराग्राफ को पाठ की 4 पंक्तियों से अधिक नहीं खींचा जाना चाहिए। जब हम बहुत लंबे पैराग्राफ पढ़ते हैं, तो पाठ विलीन हो जाता है और मुख्य विचार खो सकता है।

किसी भी स्थानान्तरण और सूची को विशेष मार्करों की सहायता से तैयार किया जाना चाहिए।

कॉर्पोरेट टेम्पलेट.यदि आप एक कॉर्पोरेट टेम्पलेट विकसित करें तो यह बहुत अच्छा होगा ईमेलआपकी कॉर्पोरेट शैली में. और आप सभी व्यावसायिक पत्र इस टेम्पलेट के साथ ही भेजेंगे। यह आपको बाकियों से अलग दिखने में मदद करेगा, लेकिन व्यावसायिक पत्र के लिए आवश्यक औपचारिकता बनाए रखेगा। हालाँकि, आपको इसे "ब्रांडिंग" के साथ ज़्यादा नहीं करना चाहिए - अत्यधिक रचनात्मकता केवल पत्र को नुकसान पहुँचाएगी। आख़िरकार, हम मनोरंजन की नहीं, व्यावसायिक संचार की बात कर रहे हैं। यह भी न भूलें कि प्राप्तकर्ता आपके पत्र न केवल कंप्यूटर पर, बल्कि कंप्यूटर पर भी पढ़ सकते हैं मोबाइल उपकरणों. इसलिए, टेम्पलेट को विभिन्न स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन के लिए अनुकूलित किया जाना चाहिए।

एक पत्र में केवल एक ही सूचनात्मक कारण होना चाहिए। और तदनुसार, प्राप्तकर्ता से केवल एक लक्ष्य कार्रवाई निहित होनी चाहिए। एक ही पत्र में प्राप्तकर्ता से कई प्रश्न, सुझाव या अनुरोध शामिल करना गलत माना जाता है।

किसी भी व्यावसायिक पत्र को निम्नलिखित भागों में विभाजित किया जाना चाहिए:
- परिचय;
- मुख्य हिस्सा;
- निष्कर्ष।

परिचय में पत्र का उद्देश्य और उसे लिखने के कारणों को संक्षेप में बताएं। मुख्य भाग ही पत्र का सार है। निष्कर्ष में, आपको उपरोक्त को संक्षेप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता है - ये निष्कर्ष, अनुरोध, निर्देश, सुझाव आदि हो सकते हैं। व्यावसायिक पत्राचार में किसी भी "पोस्टस्क्रिप्ट" का उपयोग करना अत्यधिक अवांछनीय है। पत्र में सूक्तियाँ, रूपक, कहावतें आदि नहीं होनी चाहिए।

यदि आपको पत्र में ग्राफिक छवि जमा करने की आवश्यकता है, तो इसे पत्र के पाठ में ही सम्मिलित न करें, बल्कि इसे एक अलग फ़ाइल के रूप में संलग्न करें। हो सकता है छवियाँ ठीक से प्रदर्शित न हों विभिन्न उपकरणया प्राप्तकर्ता के मेल प्रोग्राम के इंटरफ़ेस में पूरी तरह से अक्षम हो जाएगा। पत्र के पाठ में, जहां आवश्यक हो, बस यह इंगित करें कि "जानकारी संलग्न फ़ाइल में है।" यदि ऐसी कई फ़ाइलें हैं, तो उनके नाम अवश्य लिखें।

यदि आप संक्षिप्ताक्षरों और लघुरूपों का उपयोग करते हैं, तो आपको 100% आश्वस्त होना चाहिए कि प्राप्तकर्ता समझ जाएगा कि आपका क्या मतलब है। सामान्य तौर पर, इसे सुरक्षित रखना और ऐसी चीजों का उपयोग न करना बेहतर है।

भावना का अभाव.व्यावसायिक पत्रों में कोई भावनात्मक रंग नहीं होना चाहिए। बिल्कुल भी। भले ही आप एक शिकायत लिखते हैं और आप वास्तव में अपने आक्रोश की पूर्णता दिखाना चाहते हैं, या, इसके विपरीत, आप एक सफल सौदे के लिए ईमानदारी से अपने साथी को धन्यवाद देते हैं। एक व्यावसायिक पत्र को संयमित और यहां तक ​​कि कुछ हद तक ठंडे दिमाग वाला होना चाहिए। प्रत्येक व्यक्ति अपने व्यक्तित्व की सराहना करता है, लेकिन व्यावसायिक पत्राचार नहीं सबसे अच्छा तरीकाइसे प्रकट करने के लिए. किसी प्रसन्न या दुखी व्यक्ति, चौकीदार या किसी का औपचारिक पत्र सीईओवैसा ही होना चाहिए.

व्यावसायिक शब्दावली का प्रयोग.व्यावसायिक पत्राचार में वाक्यों को जोड़ने के लिए निम्नलिखित सेट अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जाता है:

1) उस कारण से;
2) किस आधार पर;
3) (कुछ) के कारण;
4) के अनुसार;
5) पर आधारित;
6) विचार करना;
7) विचार करना;
क्या परोसा गया.

और इसी तरह। इसके अलावा व्यावसायिक पत्रों में उन संक्षिप्ताक्षरों और संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने की अनुमति है जो आम तौर पर उस उद्योग में स्वीकार किए जाते हैं जिसमें पत्र लिखा जाता है। यदि आपको संदेह है कि प्राप्तकर्ता किसी विशिष्ट संक्षिप्ताक्षर को समझ पाएगा या नहीं, तो वाक्यांश को पूरा लिखना बेहतर है।

अभिवादन।कृपया कभी भी "अच्छे दिन" जैसी घिसी-पिटी कहावत का प्रयोग न करें। कोई कह सकता है कि यह न केवल व्यावसायिक पत्राचार का, बल्कि सैद्धांतिक रूप से ई-मेल का भी ख़राब रूप है। सबसे अच्छा अभिवादन विकल्प "हैलो, प्रथम नाम / प्रथम नाम संरक्षक" है। वैसे, पत्र प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित करना अच्छा है, न केवल अभिवादन में, बल्कि पाठ के आगे भी। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को पत्र लिख रहे हैं जिसे आप व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं, तो आपको पत्र की शुरुआत में ही यह बताना होगा कि आपको प्राप्तकर्ता का पता कहां से मिला है।

पत्र के आकार का।एक व्यावसायिक पत्र नहीं है कला का टुकड़ान कि "विषय पर" आपके व्यक्तिगत विचार। पत्र यथासंभव संक्षिप्त होना चाहिए ताकि उसमें दी गई संपूर्ण जानकारी संप्रेषित हो सके। यह इष्टतम है यदि पत्र का पाठ एक "स्क्रीन" में फिट बैठता है। लंबे पत्र पढ़ना थका देने वाला होता है और इससे कई लोग परेशान भी होते हैं।

पत्रों के उत्तर.जब आप प्राप्त किसी ईमेल का उत्तर देते हैं, तो हमेशा "उत्तर दें" बटन पर क्लिक करें, न कि "ईमेल लिखें" बटन पर। पहले विकल्प के साथ, पत्राचार का पूरा इतिहास स्वचालित रूप से आपके उत्तर में आ जाएगा। यह सही है, क्योंकि अगर कोई व्यक्ति पृष्ठभूमि नहीं देखता है तो उसे तुरंत याद नहीं आ सकता है कि आप कौन हैं और आप उससे क्या चाहते हैं। खासकर अगर बाद में अंतिम अक्षरअब 5 दिन से ज्यादा हो गए हैं. आप अपने वार्ताकार के पत्र का उत्तर देते समय उसे बिल्कुल सुरक्षित रूप से उद्धृत कर सकते हैं। इससे उसे यह याद रखने का अवसर मिलेगा कि पिछले पत्र में क्या चर्चा हुई थी।

जहां उचित हो वहां वार्ताकार को हमेशा धन्यवाद दें। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "व्लादिमीर, आपके पत्र के लिए धन्यवाद" या "इरीना अलेक्सेवना, इतनी त्वरित प्रतिक्रिया के लिए धन्यवाद।" ऐसी बारीकियाँ वार्ताकार के प्रति आपका सम्मान दिखाएंगी और इलेक्ट्रॉनिक संचार के मूड को नरम करेंगी।

यदि वार्ताकार ने आपको एक पत्र भेजा है जिसमें उसने अपना असंतोष व्यक्त किया है या यहाँ तक कि आपके प्रति स्पष्ट रूप से असभ्य है, तो उसे उसी तरह से उत्तर न देने का प्रयास करें, चाहे आप कितना भी चाहें। परिस्थितियाँ अलग-अलग होती हैं, लेकिन हमेशा विनम्रता और संयम के साथ प्रतिक्रिया दें।

बेशक, आप जितनी जल्दी पत्र का जवाब देंगे, उतना बेहतर होगा। यदि आप कुछ घंटों के भीतर उत्तर दे सकें तो बहुत अच्छा है। यह समय सीमा इष्टतम है. लेकिन मान लीजिए कि उत्तर कुछ ही दिनों में है। मनोवैज्ञानिकों का कहना है कि किसी व्यक्ति के लिए ईमेल के जवाब का इंतजार करने का सबसे आरामदायक समय 48 घंटे यानी दो दिन है। यदि आपको अधिक समय तक इंतजार करना पड़ता है, तो इसे पहले से ही अपमानजनक या अनदेखा माना जा सकता है। यदि पत्र में उठाए गए मुद्दे पर प्रतिक्रिया देने के लिए आपको अधिक समय की आवश्यकता है, तो यह अवश्य लिखें कि आपको पत्र प्राप्त हुआ है, आपने इसे विचारार्थ स्वीकार कर लिया है और एक निश्चित समय के भीतर उत्तर देंगे। इस तरह प्रेषक को कम से कम उपेक्षित महसूस नहीं होगा।

पत्र का निष्कर्ष.आपको पत्र के अंत में ऐसे वाक्यांश नहीं लिखने चाहिए जिन्हें हेरफेर करने के प्रयास के रूप में माना जा सकता है: "मैं वास्तव में लाभदायक सहयोग की आशा करता हूं", "आपके उत्तर के लिए अग्रिम धन्यवाद", इत्यादि। व्यावसायिक ईमेल में अलविदा कहें बेहतर वाक्यांश"आदरपूर्वक", "मेरी हार्दिक शुभकामनाएँ" इत्यादि। हां, ऐसे वाक्यांश रूढ़िबद्ध हैं, लेकिन वे व्यावसायिक संचार के लिए सबसे उपयुक्त हैं। हस्ताक्षर में अपना नाम, उपनाम, पद और कंपनी का नाम लिखें। ईमेल को छोड़कर, उन संपर्कों को भी छोड़ दें जिनसे आपसे संपर्क किया जा सके।

जिस समय पत्र भेजा गया था.बेशक, ई-मेल प्राप्त होते ही पढ़ने के लिए नहीं होते हैं। हालाँकि, ई-मेल की व्यावसायिक नैतिकता में, सप्ताहांत पर पत्र भेजना गलत माना जाता है छुट्टियांऔर देर शाम या रात को भी। मानक व्यावसायिक घंटों का पालन करने का प्रयास करें।

और हां, "भेजें" बटन पर क्लिक करने से पहले, प्राप्तकर्ता के नाम और उसकी वर्तनी की सावधानीपूर्वक जांच करें मेल पता, और पत्र के पूरे पाठ को दोबारा पढ़ें और टाइपो या गलत वाक्यांशों के लिए इसकी जांच करें।

अक्षरों में समझदार आदमीये उन लोगों के स्वभाव को दर्शाते हैं जिन्हें ये संबोधित हैं।

[लिचटेनबर्ग जॉर्ज क्रिस्टोफ़]

वे पत्र लिखें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहेंगे.

[प्राचीन सूत्र]

व्यापार जगत में लेखन एक शक्तिशाली तर्क है।

[बेखटेरेवा विक्टोरिया]

1. व्यावसायिक पत्राचार में एक समान कॉर्पोरेट मानक क्यों हैं?

ई-मेल किसी भी कंपनी के लिए व्यावसायिक संचार का एक अनिवार्य गुण है। व्यावहारिक रूप से ऐसी कोई कंपनी नहीं है जो ई-मेल का उपयोग न करती हो। लेकिन अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• क्या आपको कभी ऐसा महसूस होता है कि आप किसी ब्लैक होल को ईमेल भेज रहे हैं जब आप किसी सहकर्मी को ईमेल भेजते हैं और हो सकता है कि आपको कोई प्रतिक्रिया न मिले?
• जब कर्मचारी एक-दूसरे को कॉल करते हैं और एक जरूरी ईमेल पढ़ने के लिए कहते हैं, और ऐसा पूरे दिन होता है
• जब आप बिल्कुल नहीं समझ पाते कि वे ईमेल में आपसे वास्तव में क्या चाहते हैं
• जब मुश्किल हो और कठिन प्रश्नचर्चा करते समय ईमेलजानकारी, विवरण के समुद्र में डूबते जा रहे हैं और समस्या अभी भी हल नहीं हुई है

यदि ये प्रश्न आपके लिए प्रासंगिक हैं, तो आप इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए समान नियम लागू करके हर दिन बहुत समय बचा सकते हैं। इस लेख में हम व्यावसायिक पत्राचार के शिष्टाचार के बारे में बात करेंगे।

2. व्यावसायिक पत्राचार नैतिकता के सात मुख्य नियम

हम व्यावसायिक पत्राचार के नियमों को सशर्त रूप से अलग करते हैं नैतिकता के नियमों परऔर संचार और सूचना विनिमय के नियम।

संचार नियम व्यावसायिक प्रक्रियाओं और परियोजनाओं के भीतर सूचनाओं के आदान-प्रदान के नियमों द्वारा शासित होते हैं। हम उन्हें समर्पित करेंगे अलग लेख. नैतिकता के नियम कंपनी के कर्मचारियों के आंतरिक संबंधों की शैली बनाते हैं और भागीदारों के बीच आपकी कंपनी की छवि के निर्माण को अनिवार्य रूप से प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, मुझे हाल ही में हमारे एक साथी से एक पत्र मिला, जिसकी शुरुआत इन शब्दों से हुई, "शुभ दोपहर, बेख्तेरेव।" आप हमारे सहयोग के बारे में क्या सोचते हैं?

व्यावसायिक पत्राचार करते समय कंपनी का "अपना चेहरा न खोएं" इसके लिए, व्यावसायिक पत्राचार की नैतिकता के "सुनहरे नियमों" का पालन करना आवश्यक है:

1. हम हमेशा एक अपील के साथ एक पत्र शुरू करते हैं
2. ईमेल की विषय पंक्ति होनी चाहिए
3. भेजने से पहले वर्तनी, विराम चिह्न और भाषण संबंधी त्रुटियों की जाँच करें।
4. पत्र संरचित होना चाहिए (पानी नहीं!)
5. पत्र में सही शब्द होने चाहिए
6. यदि हम किसी पत्र में अनुलग्नक भेजते हैं, तो हम निश्चित रूप से लिखेंगे कि संलग्न फ़ाइलें हैं (इस कदम से उन स्थितियों से बचने में मदद मिलेगी जब आप एक पत्र भेजते हैं और फ़ाइल संलग्न नहीं होती है; प्राप्तकर्ता, पत्र पढ़ने के बाद भी संलग्न नहीं पाता है) दस्तावेज़, तुरंत जवाब दे सकता है और आपको लिख सकता है कि आपके द्वारा पत्र में बताए गए संलग्न दस्तावेज़ गायब हैं)।
7. हम कभी भी संदेश नहीं हटाते. सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं में से एक. संदेश का इतिहास कभी नहीं हटाया जाना चाहिए, क्योंकि पत्र एक दस्तावेज़ है। यदि आवश्यक हो, तो आपको हमेशा पत्राचार का इतिहास बढ़ाने में सक्षम होना चाहिए। उदाहरण के लिए, रैदिस्लाव गंडापास ने अपने हस्ताक्षर में पत्राचार के इतिहास को न हटाने का अनुरोध भी शामिल किया।

3. अक्षरों के प्रकार

वहां कई हैं विभिन्न वर्गीकरण, हम डिज़ाइन संरचना के अनुसार अक्षरों को अलग करने का प्रस्ताव करते हैं:

1. संचार पत्र (इनकार पत्र, दावा पत्र, मान्यता पत्र, औचित्य पत्र, आदि)
2. समझौते के पत्र

पत्र-संचार

इस प्रकार के पत्र में हम उन सभी प्रकार के पत्रों को शामिल करते हैं जिनका उपयोग कर्मचारी अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान करता है।

पत्र संरचना

पत्र को एक ही पाठ में प्रारूपित नहीं किया जाना चाहिए। इसे स्पष्ट रूप से संरचित और सुगठित किया जाना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता की नज़र न हटे महत्वपूर्ण सूचना. पत्र की संरचना में स्पष्ट घटक शामिल हैं:

पत्र विषय

ईमेल की विषय पंक्ति में शामिल होना चाहिए विशिष्ट क्रिया, जिसकी आप प्रतिवादी से अपेक्षा करते हैं: "एक अनुबंध पर बातचीत करें", "विचार के लिए प्रश्न प्रस्तावित करें", "एक रिपोर्ट भेजें", आदि।

यदि आप दस्तावेज़ भेज रहे हैं, तो विषय पंक्ति में पत्र अनुलग्नक में निहित दस्तावेज़ों का स्पष्ट शब्दांकन होना चाहिए।

सही विषय पंक्ति लिखना क्यों महत्वपूर्ण है?

पत्र के विषय के अनुसार, सूचना के दैनिक प्रवाह में आवश्यक पत्र ढूंढना बहुत आसान है। कोई भी पत्र गुम नहीं होगा.

नोट: यदि आप कंपनी के भीतर कोई पत्र भेजते हैं, तो पत्र का विषय दिए गए मानक के अनुसार प्रारूपित किया जाता है; यदि आप कंपनी के बाहर कोई पत्र भेजते हैं, तो विषय को टेम्पलेट के अनुसार प्रारूपित करना उचित है: कंपनी का नाम: पत्र का उद्देश्य.

पत्र का मुख्य भाग जितना अधिक रचनात्मक होगा, उतना अच्छा होगा! व्यावसायिक पत्राचार में एक प्रमुख कौशल जो आपको अपने कर्मचारियों में विकसित करना चाहिए वह है अपने विचारों को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करने की क्षमता।

पी.एस. यदि हम पत्र लिखते समय वार्ताकार के पत्र से किसी तथ्य का उल्लेख करते हैं, तो उसे रंग या फ़ॉन्ट से अलग करके उद्धृत किया जाना चाहिए।

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर डिज़ाइन टेम्प्लेट कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए समान होना चाहिए।

हस्ताक्षर में प्राप्तकर्ता के सभी मुख्य विवरण शामिल होने चाहिए ताकि यदि आवश्यक हो, तो पत्र प्राप्तकर्ता आपसे आसानी से संपर्क कर सके।

ईमानदारी से,

पूरा नाम, पद.

पी.एस. यदि हम किसी भागीदार/ग्राहक के साथ मधुर संबंध चाहते हैं, तो व्यक्तिगत हस्ताक्षर जारी करना उचित है। कोई भी व्यक्ति औपचारिक पत्राचार में भी, व्यक्तिगत दृष्टिकोण वाला पत्र पाकर प्रसन्न होता है।

व्यक्तिगत हस्ताक्षर हमेशा पत्र के मुख्य भाग को संदर्भित करता है। उदाहरण: आपका दिन शुभ हो/ धन्यवाद / आज बात करके ख़ुशी हुई / इतने महत्वपूर्ण मुद्दे पर समय निकालने के लिए धन्यवाद / परिवार और बच्चों को शुभकामनाएँ, आदि।

प्रति/सीसी

हम अंत में "प्रति" और "सीसी" फ़ील्ड भरते हैं ताकि गलती से पत्र तब न भेजा जाए जब वह अभी तक तैयार न हो।

"टू" और "सीसी" फ़ील्ड के बीच क्या अंतर है?

"टू" फ़ील्ड में, हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिससे हम कुछ कार्रवाई करना चाहते हैं।

"कॉपी" फ़ील्ड में, हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिसे पत्र की सामग्री पढ़ने से लाभ होगा।

पी.एस. हमारे अनुभव ने साबित कर दिया है कि "कॉपी" फ़ील्ड बहुत उपयोगी है। यदि हम एक सामान्य कर्मचारी के साथ बातचीत कर रहे हैं, महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा कर रहे हैं, लेकिन योग्यता के आधार पर और समय पर उत्तर नहीं मिलते हैं, तो जैसे ही पत्राचार रचनात्मक रूप से शुरू होता है, निदेशक या उच्च प्रबंधक के पत्र को एक प्रति में डालना उचित होता है। .

दुर्भाग्य से, कई कंपनियों में स्तर कॉर्पोरेट संस्कृतिउचित स्तर पर नहीं, जिसके परिणामस्वरूप ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं, जब किसी कर्मचारी को अपना काम अच्छी तरह से करने के लिए प्रबंधन टीम द्वारा सख्त नियंत्रण आवश्यक होता है।

इसके अलावा आउटलुक में "Bcc" जैसा एक फीचर भी है - महत्वपूर्ण उपकरण, जो आपको पत्र के बारे में सूचित करने की अनुमति देता है हितधारकों, लेकिन साथ ही प्राप्तकर्ता को शर्मिंदा न करें कि पत्र अकेले उसे संबोधित नहीं है!

समझौते के पत्र

एक महत्वपूर्ण प्रकार का पत्र जो आपको बैठक के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करने, लिखित रूप में समझौते बनाने, पूरा होने का समय इंगित करने और स्पष्ट करने की अनुमति देता है: क्या दोनों पक्षों ने समझ लिया कि उन्हें सही ढंग से क्या करना चाहिए?

लिखित समझौतों और उनके कार्यान्वयन की एक सामान्य दृष्टि के लिए किसी बैठक, बातचीत और बैठकों के बाद ऐसे पत्र लिखना उपयोगी होता है।

पत्र संरचना:

1. चर्चा में भाग लेने वालों को नमस्कार, अपील और आभार।
2. उस बैठक के उद्देश्य की पुनरावृत्ति जिसमें समझौते बने थे।
3. उन सभी मुद्दों की सूची, जिन पर चर्चा की गई, साथ ही उन पर लिए गए निर्णय और निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति भी शामिल है।
4. उन विचारों को ठीक करना जिन्हें इतिहास के लिए तत्काल कार्यान्वयन की आवश्यकता नहीं है।
5. प्राप्तकर्ताओं से प्रश्न: क्या सब कुछ ध्यान में रखा गया है? क्या कोई टिप्पणी या परिवर्धन है?

उदाहरण के लिए:

पत्र डिज़ाइन

फ़ॉन्ट

पत्र का फ़ॉन्ट एक समान होना चाहिए, पाठ में इटैलिक को हाइलाइट किया जा सकता है प्रमुख बिंदु, शीर्षक, लेकिन एक ही डिज़ाइन शैली का पालन करना सुनिश्चित करें।

पी.एस. आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि बड़े अक्षरों में लिखे गए शब्दों को स्वर में वृद्धि के रूप में माना जाता है। इनसे बचना चाहिए.

अनुच्छेद

प्रत्येक अलग विचार को एक अलग पैराग्राफ में व्यवस्थित करना वांछनीय है ताकि पाठ को समझना आसान हो।

खरोज

अनुच्छेदों का आपस में विलय नहीं होना चाहिए. पत्र को अधिक पठनीय बनाने के लिए, इंडेंटेशन अभिवादन के बाद, प्रत्येक पैराग्राफ से पहले और हस्ताक्षर से पहले होना चाहिए:

पत्र को दृश्य रूप से अधिक आकर्षक बनाने के लिए, पत्र के मुख्य भाग में लिंक को हाइपरलिंक के रूप में प्रारूपित करना बेहतर है:

लेखन शैली

हम आपको सर्गेई बेख्तेरेव की मास्टर क्लास में आमंत्रित करते हैं।

इस प्रशिक्षण के साथ प्रतिदिन कम से कम 1 घंटे का खाली समय जीतें!

मास्टर क्लास में आप सीखेंगे:
✓ कार्यों का प्रबंधन कैसे करें ताकि सभी कार्य 100% और समय पर पूरे हों
✓ प्रभावी ढंग से बैठकें कैसे तैयार करें और संचालित करें
✓ एक कार्यालय में कर्मचारियों के उत्पादक कार्य को कैसे व्यवस्थित करें

फिर, सिद्धांत रूप में, आप कैसे और किस माध्यम से बना और भेज सकते हैं, इस बारे में प्रश्न नहीं उठना चाहिए। हालाँकि, जब आधिकारिक पत्रों की बात आती है तो हर कोई इस कार्य को तुरंत शुरू करने के लिए तैयार नहीं होता है, खासकर जब पत्र के लेखक को इसका जवाब मिलने की उम्मीद होती है। मैं तुम्हारे लिए खोलूंगा छोटे सा रहस्यव्यावसायिक पत्राचार, पत्र की प्रकृति और शैली जितनी सख्त होगी, प्राप्तकर्ता की ओर से प्रतिक्रिया की संभावना उतनी ही अधिक होगी। इस ट्यूटोरियल में, मैं आपको कुछ नमूना ईमेल दूंगा जो उपयोगकर्ताओं को अपनी शैली विकसित करने और भविष्य में सबसे साक्षर संदेश लिखने में मदद करेंगे।

सबसे पहले, आपको यह तय करना होगा कि हम जो पत्र बना रहे हैं वह किस अक्षर का होगा। मैं सभी आउटगोइंग ईमेल को तीन मुख्य प्रकारों में विभाजित करता हूं:

• व्यापार प्रस्ताव
• व्यवसाय अनुरोध
• मैत्रीपूर्ण व्यवहार

तदनुसार, सभी तीन प्रकारों के लिए, मेरे पास टेम्पलेट रिक्त हैं, दोनों सरल पाठ फ़ाइलों के रूप में और कुछ ईमेल प्रोग्रामों के लिए तैयार किए गए टेम्पलेट्स के रूप में। आइए उनमें से प्रत्येक पर क्रम से आगे बढ़ें।

व्यापार प्रस्ताव

नमस्कार (शुभ दोपहर), [संबोधित व्यक्ति का नाम]!

संचार करते समय किसी भी पत्र में नाम इंगित करने की सलाह दी जाती है, क्योंकि एक व्यक्तिगत अपील व्यक्ति को मैत्रीपूर्ण मूड में लाती है। हालाँकि, यदि नाम का पता लगाना संभव नहीं है, तो एक टेम्पलेट ग्रीटिंग पर्याप्त होगा।

आइए मैं आपको एक नई सेवा से परिचित कराता हूं ( नए उत्पाद) हमारी कंपनी से [कंपनी का नाम]।

मैं [गतिविधि के क्षेत्र का नाम] के क्षेत्र में सहयोग का प्रस्ताव रखता हूं।

इसके बाद, कीमत या कुछ गुणवत्ता विशेषताओं के संदर्भ में अपने ऑफ़र के लाभों का संक्षेप में वर्णन करें। मुख्य बात यह है कि इसे ज़्यादा न करें। पाठ के मेगाबाइट, और यहां तक ​​​​कि उज्ज्वल अर्थहीन चित्रों द्वारा पूरक, केवल लोगों को डराते हैं। यदि पत्र प्राप्तकर्ता पहली पंक्तियों से आपके प्रस्ताव में रुचि रखता है, तो वह अतिरिक्त जानकारी के लिए निश्चित रूप से आपसे संपर्क करेगा।

यदि आप गंभीरता से रुचि रखते हैं आवश्यक लोगपहले संपर्क में आपसे संपर्क किया गया था, इसलिए न केवल ई-मेल द्वारा पहुंच के बारे में सोचना समझ में आता है। जैसी सेवाओं में खाते बनाना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा आईसीक्यू औरस्काइप. कभी-कभी किसी व्यक्ति के लिए नियमित फोन द्वारा आपसे संपर्क करना बहुत आसान होता है, यदि निश्चित रूप से, आपके द्वारा हस्ताक्षर में ऐसा नंबर विवेकपूर्ण ढंग से छोड़ा जाएगा।

आप पूछते हैं, आपको हस्ताक्षर में अपना ई-मेल पता डुप्लिकेट करने की आवश्यकता क्यों है, यदि यह स्वचालित रूप से मेल सर्वर द्वारा अग्रेषित किया जाता है। एक नियम है कि व्यावसायिक पत्राचार में अत्यधिक जानकारी कभी भी अनावश्यक नहीं होती। आइए ऐसी स्थिति की कल्पना करें जब आपका पत्र किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा प्राप्त किया जाता है जो संभावित रूप से प्रस्ताव में रुचि नहीं रखता है, या इसका सही उत्तर देने में सक्षम नहीं है। वह प्राप्त संदेश को दूसरे उपयोगकर्ता को अग्रेषित कर देता है, लेकिन किसी कारण से, स्वचालित रूप से जोड़े गए डेटा से वास्तविक प्रेषक की जानकारी खो जाती है, जिससे आपसे संपर्क करना मुश्किल हो जाता है। हालाँकि, पत्र के लेखक और उसके आवश्यक संपर्कों को निर्धारित करने के लिए हस्ताक्षर को देखना हमेशा पर्याप्त होगा।

व्यवसाय अनुरोध

नमस्ते नमस्कार)!

या, यदि प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात है, तो (प्रिय, [नाम, संरक्षक])!

कृपया विवरण के साथ उत्पाद (सेवा) [उत्पाद/सेवा का नाम] के बारे में जानकारी प्रदान करें संपूर्ण विशेषताएँऔर प्रतिस्पर्धी गुण।

आधारित संघीय विधानरूसी संघ [दस्तावेज़ की संख्या और तारीख], कृपया जानकारी प्रदान करें [प्राप्त करने के लिए आवश्यक डेटा का वर्णन करें]।

अपने अधिकारों के उल्लंघन के मामले में आप इंटरनेट पर किसी विशेष सेवा के प्रबंधन से भी संपर्क कर सकते हैं।

उपयोगकर्ता अनुबंध के पैराग्राफ [उपयोगकर्ता अनुबंध में पैराग्राफ संख्या] के उल्लंघन के संबंध में, अर्थात्: "[उद्धरण पूर्ण पाठनामित बिंदु]", मैं आपसे दोषी [जिम्मेदार (यदि हम सेवा कर्मचारियों के बारे में बात कर रहे हैं)] व्यक्ति [साइट (साइट का नाम)] की जांच करने और उसके खिलाफ उचित प्रतिबंध लगाने के लिए कहता हूं। कृपया जांच के नतीजे और लगाए गए प्रतिबंधों की रिपोर्ट [मेरे अपने ई-मेल पते] पर करें।

मैत्रीपूर्ण व्यवहार

नमस्ते (शुभ दिन) (नमस्कार), [व्यक्ति का नाम]!

जब पहली बार मैत्रीपूर्ण तरीके से संपर्क किया गया, एक अच्छा संकेतकआपकी टेक्स्ट अपील की पूर्णता होगी। एक सही ढंग से लिखा गया, बड़ा पाठ सही व्यक्ति से संपर्क करने में आपकी उच्च रुचि को इंगित करेगा और प्रतिक्रिया की इच्छा पैदा करेगा। कुछ शुरुआती सवालों के साथ बातचीत शुरू करना न भूलें।

ईमेल उदाहरण

कई संगठनों के काम का एक अभिन्न अंग व्यावसायिक पत्राचार है, जिसके कई नियम और विशेषताएं हैं। न केवल सचिवों, बल्कि अन्य कर्मचारियों को भी भागीदारों और अन्य कर्मचारियों से संपर्क के लिए पत्र लिखने में सक्षम होना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार की अवधारणा

यह शब्द वाणिज्यिक और व्यावसायिक सूचनाओं के आदान-प्रदान को संदर्भित करता है। व्यावसायिक पत्राचार का एक निश्चित शिष्टाचार होता है, जिसे विशेष पाठ्यक्रमों में भी पढ़ाया जाता है। पत्र को नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए, क्योंकि यह कंपनी की प्रतिष्ठा बनाएगा और बनाए रखेगा, और बनाएगा भी गंभीर रवैयासंगठन को. तकनीकी दृष्टिकोण से, एक व्यावसायिक पत्र एक उपकरण है जिसका उद्देश्य विभिन्न कंपनियों या विभागों के बीच संचार में सुधार करना है।

व्यावसायिक पत्राचार के प्रकार

दस्तावेज़ कई प्रकार के होते हैं, और उनमें से प्रत्येक के पंजीकरण और जमा करने के अपने नियम होते हैं। ई-मेल के माध्यम से संचार करते समय व्यावसायिक पत्राचार की मूल बातें भी उपयोग की जाती हैं। विशेषज्ञ इस प्रकार के व्यावसायिक पत्रों में अंतर करते हैं: धन्यवाद, अनुरोध, मांग, माफी, इनकार, बधाई और संवेदना। इसके अलावा, वहाँ है वाणिज्यिक पत्र, जिसमें दावे, इनकार, अनुस्मारक, गारंटी आदि शामिल हैं।

व्यावसायिक पत्राचार कैसे करें?

पत्र लिखते समय सभी विवरणों पर ध्यान देना जरूरी है। व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का वर्णन करते समय आपको निम्नलिखित पहलुओं पर ध्यान देना चाहिए:

1. यदि आप कोई पत्र लिख रहे हैं जिसमें आपको लेखक द्वारा पूछे गए कुछ प्रश्नों के उत्तर देने हैं तो उनमें से प्रत्येक को अलग-अलग उद्धृत करना उचित होगा। ऐसा करने के लिए, क्रमांकन का उपयोग करें और पाठ को पैराग्राफों में तोड़ें।
2. पत्र लिखते समय, आपको अपने या वार्ताकार द्वारा संलग्न किए गए सभी दस्तावेजों पर संक्षेप में टिप्पणी करनी होगी। यह महत्वपूर्ण है ताकि प्राप्तकर्ता तुरंत पत्र का सार समझ सके।
3. पत्र पर प्रमुख के हस्ताक्षर होने चाहिए और मुहर आवश्यक है।

व्यापार पत्राचार नियम

व्यावसायिक पत्र लिखने में गलतियाँ अस्वीकार्य हैं, इसलिए उन्हें लिखने के बुनियादी नियमों को जानना महत्वपूर्ण है:

1. ऐसे शब्दों का प्रयोग न करें जिनका अर्थ अज्ञात है, या शब्दकोश का उपयोग करके उनकी व्याख्या की जांच करें।
2. व्यावसायिक पत्राचार का संचालन करने में विशिष्ट शब्दावली का उपयोग शामिल नहीं है, क्योंकि कुछ शब्द पते वाले के लिए अज्ञात हो सकते हैं। यदि ऐसे शब्दों का प्रयोग किया गया है तो कृपया उन्हें स्पष्ट करें।
3. अपने विचारों को छोटे-छोटे वाक्यों में व्यक्त करें ताकि मुख्य सार न छूटे।
4. यदि आप रूसी भाषा को पूरी तरह से नहीं जानते हैं, तो वर्तनी की जांच करने के लिए पहले किसी संपादक या कंप्यूटर पर दस्तावेज़ में पाठ टाइप करना बेहतर है।
5. व्यावसायिक पत्राचार बोलचाल के शब्दों, साहित्यिक मोड़ों आदि के उपयोग की अनुमति नहीं देता है। पत्र भेजने से पहले, त्रुटियों और टाइपो के लिए इसकी जांच करें। थोड़ी देर बाद दोबारा जांच करना बेहतर है।

व्यावसायिक पत्राचार में एक पत्र प्रारंभ करना

सबसे पहले, पत्र की संरचना में एक "हेडर" होता है, जिसमें प्राप्तकर्ता की स्थिति और पूरा नाम होता है। व्यावसायिक पत्राचार की विशेषताओं में मानक अपील "प्रिय" शामिल है, जो ज्यादातर मामलों में शीट के केंद्र में लिखी जाती है। यदि कोई व्यक्ति अपरिचित है तो उपनाम से पहले "सर" शब्द लिखते हैं। पहले पैराग्राफ (प्रस्तावना) में पत्र का उद्देश्य और कारण शामिल है। इसे पढ़ने के बाद, अभिभाषक को अपील का मुख्य अर्थ समझना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार में अनुरोध

व्यावसायिक पत्राचार के सबसे लोकप्रिय प्रकारों में से एक अनुरोध पत्र है। यह एक व्यवहारकुशल अनुरोध या कूटनीतिक अनुरोध हो सकता है वर्तमान मुद्दे. व्यावसायिक लेखन कौशल अनुरोधों का मसौदा तैयार करने के लिए महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि उन्हें प्राप्तकर्ता को लेखक के लिए आवश्यक कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करना चाहिए। पत्र लिखने के कुछ नियम हैं:

1. व्यावसायिक शिष्टाचार की बुनियादी बातों का पालन करते हुए, प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से संबोधित किया जाना चाहिए।
2. प्राप्तकर्ता को अपील का कारण समझाने के लिए, आप उसकी प्रशंसा कर सकते हैं, व्यवसाय या व्यक्तिगत गुणों और खूबियों पर ध्यान दे सकते हैं।
3. अनुरोध पर तर्क दें और इसके कार्यान्वयन में प्राप्तकर्ता की रुचि लें। समस्या को यथासंभव संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से वर्णित किया जाना चाहिए।
4. एक बार अनुरोध किए जाने के बाद, संभावित लाभों पर जोर देते हुए इसे संशोधित किया जाना चाहिए और दोबारा दोहराया जाना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार में स्वयं को कैसे याद दिलाएँ?

एक अनुस्मारक पत्र का उपयोग तब किया जाता है जब आपको दायित्वों की पूर्ति, कानून के अनुपालन, किसी महत्वपूर्ण घटना के दृष्टिकोण आदि के बारे में याद दिलाने की आवश्यकता होती है। ज्यादातर मामलों में, इसके पहले एक मौखिक अनुस्मारक का उपयोग किया जाता है। परिणामस्वरूप, पत्र की गई कार्रवाई के एक प्रकार के प्रमाण के रूप में कार्य करता है। व्यावसायिक पत्राचार में अनुस्मारक में शामिल हैं:

1. प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी. इसके बाद रिमाइंडर का कारण बताया गया है.
2. वापस बुलाए जाने वाले मुद्दे से संबंधित कानूनों और विनियमों का संदर्भ दिया जाता है।
3. व्यावसायिक पत्राचार के वाक्यांश स्पष्ट होने चाहिए, लेकिन धमकी भरे नहीं। यह स्मरण करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा कि समस्या का समाधान शांतिपूर्ण ढंग से किया जा सकता है।
4. पत्र में कोई मानक नहीं है, इसलिए इसे स्वतंत्र रूप में लिखा जा सकता है।

व्यावसायिक पत्राचार में माफ़ी कैसे मांगें?

लिखने में सबसे कठिन में से एक माफी पत्र है, जिसके लिए आपको एक ही समय में माफी मांगनी होगी और कंपनी का चेहरा बचाना होगा। इसके अलावा, इसका उद्देश्य क्षतिग्रस्त रिश्तों को बहाल करना है। व्यावसायिक पत्राचार माफ़ी की ऐसी विशेषताओं को इंगित करता है:

1. पत्र की संरचना में प्राप्तकर्ता का संकेत, प्रस्थान का विषय और अपील शामिल है।
2. आप कलाकार को निर्दिष्ट नहीं कर सकते, क्योंकि प्रबंधन हर चीज़ पर हस्ताक्षर करेगा।
3. व्यावसायिक पत्राचार में माफी के वाक्यांश स्पष्ट नहीं होने चाहिए और पत्र का विषय तटस्थ या पूरी तरह से अनुपस्थित होना चाहिए।
4. प्राप्त किया जाने वाला प्रभाव एक ईमानदार माफी और जो हुआ उसके बारे में जागरूकता है, अर्थात, एक अप्रिय स्थिति के कारण का संकेत है।

व्यावसायिक ईमेल नियम

पहले बताए गए सभी नियम इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए भी प्रासंगिक हैं, लेकिन यहां अभी भी कई विशेषताएं हैं:

1. एक कार्य ई-मेल का उपयोग विशेष रूप से आधिकारिक पत्राचार के लिए किया जाना चाहिए, क्योंकि सभी पत्र सर्वर पर संग्रहीत होते हैं, और कोई अन्य व्यक्ति उन्हें पढ़ सकता है।
2. व्यावसायिक ईमेल के लिए एक पठनीय फ़ॉन्ट की आवश्यकता होती है और एरियल या टाइम्स न्यू रोमन सबसे अच्छा विकल्प है। पत्र का आकार मध्यम होना चाहिए. पाठ में कोई कैप्स लॉक, विस्मयादिबोधक चिह्न या विशेष वर्ण नहीं होना चाहिए। कुछ वाक्यांशों के लिए इटैलिक या बोल्ड स्वीकार्य है, लेकिन इसका उपयोग केवल तभी करें जब अत्यंत आवश्यक हो।
3. बेहतर पठनीयता के लिए उपशीर्षकों का प्रयोग करें, लेकिन ध्यान रखें कि उनकी संख्या अधिक न हो, इसलिए अधिकतम 3-4 टुकड़े हैं। एक पैराग्राफ चार पंक्तियों से अधिक लंबा नहीं होना चाहिए।
4. व्यावसायिक ई-मेल पत्राचार की नैतिकता विषय क्षेत्र को खाली छोड़ने की अनुमति नहीं देती है। पत्र का सार यहां लिखें, जो विशिष्ट, जानकारीपूर्ण और संक्षिप्त होना चाहिए।
5. अंत में, एक हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी छोड़ना सुनिश्चित करें, और इसमें छह से अधिक पंक्तियाँ नहीं होनी चाहिए। निम्नलिखित संरचना का उपयोग करें: "ईमानदारी से", अंतिम नाम और प्रथम नाम, कंपनी का नाम, ई-मेल फोन नंबर और वेबसाइट का पता।
6. व्यावसायिक पत्राचार में, अपनी कॉर्पोरेट शैली में कॉर्पोरेट टेम्पलेट का उपयोग करना उचित है। इसके लिए धन्यवाद, दूसरों से अलग दिखना और साथ ही व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का पालन करना संभव होगा। यह भूलना महत्वपूर्ण नहीं है कि पत्र न केवल कंप्यूटर स्क्रीन पर, बल्कि फोन पर भी पढ़ा जा सकता है, इसलिए टेम्पलेट को विभिन्न स्क्रीन के रिज़ॉल्यूशन के लिए अनुकूलित किया जाना चाहिए।

व्यवसाय लेखन पुस्तकें

व्यावसायिक पत्र लिखने की सभी जटिलताओं को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आप पढ़ सकते हैं उपयोगी साहित्य. निम्नलिखित कार्य अच्छे माने जाते हैं:

1. « व्यवसायिक लेखन की कला. कानून, युक्तियाँ, उपकरण» एस करेपिना। लेखक बताते हैं कि पत्राचार की व्यावसायिक शैली क्या है, कैसे छोड़ें अलग - अलग प्रकारपत्र और रिपोर्ट.
2. « व्यावसायिक ई-मेल पत्राचार. सफलता के पांच नियम". लेखक व्यावसायिक पत्राचार के रूपों का वर्णन करता है और संचार को अधिक प्रभावी बनाने में मदद करने के लिए उपकरण प्रदान करता है। यहां आप पा सकते हैं उपयोगी टिप्सऔर तरकीबें.