व्यावसायिक पत्राचार के बुनियादी नियम। व्यावसायिक ईमेल पत्राचार

फिर, सिद्धांत रूप में, आप कैसे और किस माध्यम से बना और भेज सकते हैं, इस बारे में प्रश्न नहीं उठना चाहिए। हालाँकि, जब आधिकारिक पत्रों की बात आती है तो हर कोई इस कार्य को तुरंत शुरू करने के लिए तैयार नहीं होता है, खासकर जब पत्र के लेखक को इसका जवाब मिलने की उम्मीद होती है। मैं तुम्हारे लिए खोलूंगा छोटे सा रहस्य व्यावसायिक पत्राचार, पत्र चरित्र और शैली में जितना सख्त होगा, प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की संभावना उतनी ही अधिक होगी। इस ट्यूटोरियल में, मैं आपको कुछ नमूना ईमेल दूंगा जो उपयोगकर्ताओं को अपनी शैली विकसित करने और भविष्य में सर्वोत्तम संभव ईमेल लिखने में मदद करेंगे।

सबसे पहले, आपको यह तय करना होगा कि हम जो पत्र बना रहे हैं वह किस अक्षर का होगा। मैं सभी आउटगोइंग ईमेल को तीन मुख्य प्रकारों में विभाजित करता हूं:

• व्यापार प्रस्ताव
• व्यवसाय अनुरोध
• मैत्रीपूर्ण व्यवहार

तदनुसार, सभी तीन प्रकारों के लिए, मेरे पास टेम्पलेट रिक्त हैं, दोनों सरल पाठ फ़ाइलों के रूप में और कुछ ईमेल प्रोग्रामों के लिए तैयार किए गए टेम्पलेट्स के रूप में। आइए उनमें से प्रत्येक पर क्रम से आगे बढ़ें।

व्यापार प्रस्ताव

नमस्कार (शुभ दोपहर), [संबोधित व्यक्ति का नाम]!

संचार करते समय किसी भी पत्र में नाम इंगित करने की सलाह दी जाती है, क्योंकि एक व्यक्तिगत अपील व्यक्ति को मैत्रीपूर्ण मूड में लाती है। हालाँकि, यदि नाम का पता लगाना संभव नहीं है, तो एक टेम्पलेट ग्रीटिंग पर्याप्त होगा।

आइए मैं आपको एक नई सेवा से परिचित कराता हूं ( नए उत्पाद) हमारी कंपनी से [कंपनी का नाम]।

मैं [गतिविधि के क्षेत्र का नाम] के क्षेत्र में सहयोग का प्रस्ताव रखता हूं।

इसके बाद, कीमत या कुछ गुणवत्ता विशेषताओं के संदर्भ में अपने ऑफ़र के लाभों का संक्षेप में वर्णन करें। मुख्य बात यह है कि इसे ज़्यादा न करें। पाठ के मेगाबाइट, और यहां तक ​​​​कि उज्ज्वल अर्थहीन चित्रों द्वारा पूरक, केवल लोगों को डराते हैं। यदि पत्र प्राप्तकर्ता पहली पंक्तियों से आपके प्रस्ताव में रुचि रखता है, तो वह अतिरिक्त जानकारी के लिए निश्चित रूप से आपसे संपर्क करेगा।

यदि आप गंभीरता से रुचि रखते हैं आवश्यक लोगपहले संपर्क में आपसे संपर्क किया गया, यानी, न केवल पहुंच के बारे में सोचना समझ में आता है ईमेल. जैसी सेवाओं में खाते बनाना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा आईसीक्यू औरस्काइप. कभी-कभी किसी व्यक्ति के लिए नियमित फोन द्वारा आपसे संपर्क करना बहुत आसान होता है, यदि निश्चित रूप से, आपके द्वारा हस्ताक्षर में ऐसा नंबर विवेकपूर्ण ढंग से छोड़ा जाएगा।

आप पूछते हैं, आपको हस्ताक्षर में अपना ई-मेल पता डुप्लिकेट करने की आवश्यकता क्यों है, यदि यह स्वचालित रूप से मेल सर्वर द्वारा अग्रेषित किया जाता है। एक नियम है कि व्यावसायिक पत्राचार में अत्यधिक जानकारी कभी भी अनावश्यक नहीं होती। आइए ऐसी स्थिति की कल्पना करें जब आपका पत्र किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा प्राप्त किया जाता है जो संभावित रूप से प्रस्ताव में रुचि नहीं रखता है, या इसका सही उत्तर देने में सक्षम नहीं है। वह प्राप्त संदेश को दूसरे उपयोगकर्ता को अग्रेषित कर देता है, लेकिन किसी कारण से, स्वचालित रूप से जोड़े गए डेटा से वास्तविक प्रेषक की जानकारी खो जाती है, जिससे आपसे संपर्क करना मुश्किल हो जाता है। हालाँकि, पत्र के लेखक और उसके आवश्यक संपर्कों को निर्धारित करने के लिए हस्ताक्षर को देखना हमेशा पर्याप्त होगा।

व्यवसाय अनुरोध

नमस्ते नमस्कार)!

या, यदि प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात है, तो (प्रिय, [नाम, संरक्षक])!

कृपया विवरण के साथ उत्पाद (सेवा) [उत्पाद/सेवा का नाम] के बारे में जानकारी प्रदान करें संपूर्ण विशेषताएँऔर प्रतिस्पर्धी गुण।

आधारित संघीय विधानरूसी संघ [दस्तावेज़ की संख्या और तारीख], कृपया जानकारी प्रदान करें [प्राप्त करने के लिए आवश्यक डेटा का वर्णन करें]।

अपने अधिकारों के उल्लंघन के मामले में आप इंटरनेट पर किसी विशेष सेवा के प्रबंधन से भी संपर्क कर सकते हैं।

उपयोगकर्ता अनुबंध के पैराग्राफ [उपयोगकर्ता अनुबंध में पैराग्राफ संख्या] के उल्लंघन के संबंध में, अर्थात्: "[उद्धरण पूर्ण पाठनामित पैराग्राफ]", मैं आपसे जांच करने और दोषी [जिम्मेदार (यदि) के खिलाफ उचित प्रतिबंध लगाने के लिए कहता हूं हम बात कर रहे हैंसेवा के कर्मचारियों के बारे में)] [साइट (साइट का नाम)] का व्यक्ति। कृपया जांच के नतीजे और लगाए गए प्रतिबंधों की रिपोर्ट [मेरे अपने ई-मेल पते] पर करें।

मैत्रीपूर्ण व्यवहार

नमस्ते (शुभ दिन) (नमस्कार), [व्यक्ति का नाम]!

जब पहली बार मैत्रीपूर्ण तरीके से संपर्क किया गया, एक अच्छा संकेतकआपकी टेक्स्ट अपील की पूर्णता होगी। एक सही ढंग से लिखा गया, बड़ा पाठ सही व्यक्ति से संपर्क करने में आपकी उच्च रुचि को इंगित करेगा और प्रतिक्रिया की इच्छा पैदा करेगा। कुछ शुरुआती सवालों के साथ बातचीत शुरू करना न भूलें।

ईमेल उदाहरण

पत्राचार के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना नहीं की जा सकती, क्योंकि सहयोग के मुद्दों को हल करने के लिए व्यक्तिगत बैठक हमेशा संभव नहीं होती है। सबसे अधिक दबाव वाली व्यावसायिक पत्राचार समस्याएँ

पत्राचार के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना नहीं की जा सकती, क्योंकि सहयोग के मुद्दों को हल करने के लिए व्यक्तिगत बैठक हमेशा संभव नहीं होती है। व्यावसायिक पत्राचार अधिकांश गंभीर समस्याओं को हल करने में मदद करता है कम समय, लेकिन शिष्टाचार के नियमों का अनुपालन न करना या किसी पत्र का अतार्किक निर्माण साझेदारी को नुकसान पहुंचा सकता है या संभावित ग्राहक को अलग कर सकता है। आधिकारिक बातचीत की तरह, यहां भी कुछ नियम हैं: पत्र का प्रारूप और संचार की शैली।

व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के लिए सामान्य नियम

ईमेल पत्राचार का संचालन करना का अभिन्न अंगएक आधुनिक सचिव की दैनिक व्यावसायिक प्रथाएँ। विनम्र और सही रहते हुए अपनी बात मनवाने की क्षमता एक ऐसा कौशल है जिसे विकसित और निखारने की जरूरत है। एक अयोग्य ढंग से लिखा गया और अशिक्षित पत्र एक कैरियर को ख़त्म कर सकता है और एक व्यावसायिक प्रतिष्ठा को अपरिवर्तनीय रूप से बर्बाद कर सकता है। इस लेख में आपको सरल और का एक सेट मिलेगा प्रभावी नियमई-मेल व्यवसाय पत्राचार जो आपको अपनी व्यावसायिकता साबित करने और अपने लक्ष्यों को सफलतापूर्वक प्राप्त करने में मदद करेगा।

लेख से आप सीखेंगे:

व्यावसायिक ईमेल पत्राचार: नियम और उदाहरण

नियम 1:

कार्य ईमेल का उपयोग केवल आधिकारिक पत्राचार के लिए किया जाता है

यह टिप्पणी न केवल पर लागू होती है व्यापार पत्र शिष्टाचारव्यावसायिक नैतिकता और अपनी प्रतिष्ठा के संरक्षण के लिए कितना महत्वपूर्ण है। हमेशा याद रखें कि आपके द्वारा अपने कार्य कंप्यूटर से भेजे गए सभी पत्र सर्वर पर संग्रहीत होते हैं, और आपका प्रबंधक यदि चाहे तो उनकी समीक्षा कर सकता है।

नियम 2:

नियम आपके संदेश के प्राप्तकर्ताओं का चक्र निर्धारित करता है

यदि आप किसी प्रबंधक को पत्र लिखते हैं, तो प्राप्तकर्ता एक ही होना चाहिए - नेता, यदि आप सहकर्मियों या अधीनस्थों को पत्र लिखते हैं, तो कई पते वाले हो सकते हैं। उन्हें "टू" फ़ील्ड में अल्पविराम से अलग करके दर्ज किया जाता है, सभी इच्छुक पार्टियों को - "कॉपी" फ़ील्ड में। ये संदेश के पाठ में उल्लिखित तृतीय पक्ष हो सकते हैं। कोशिश करें कि अतिरिक्त प्रतियां न भेजें, विशेषकर प्रबंधन को। अधीनता और प्रसन्न करने की इच्छा तुम्हें शोभा नहीं देगी। पत्र की "अंध प्रतियों" की उपस्थिति आपके लिए और भी अधिक अहितकारी होगी। आप एक साज़िशकर्ता के रूप में जाने जायेंगे।

नियम 3:

पत्र का उद्देश्य आपके और प्राप्तकर्ता दोनों के लिए पारदर्शी होना चाहिए

अपने संदेश का उद्देश्य स्पष्ट रूप से बताएं: आप संदेश के पाठक से किस कार्रवाई की अपेक्षा करते हैं? क्या प्रतिक्रिया होनी चाहिए. यह लक्ष्य न केवल आपके लिए, बल्कि प्राप्तकर्ता के लिए भी पारदर्शी होना चाहिए।

संदेश का उद्देश्य कथा के रूप और व्याकरण को पूर्व निर्धारित करेगा:

• आपकी राय के बयान और स्थिति के आपके आकलन में 1 व्यक्ति ("मैं" और "हम") का उपयोग शामिल है;
• कार्रवाई के लिए अनुरोध, निर्देश, प्रेरणा में 2 व्यक्तियों ("आप" और "आप") का उपयोग शामिल है;
• किसी बाहरी पर्यवेक्षक के दृष्टिकोण से घटनाओं के बारे में जानकारी देने में 3 व्यक्तियों ("वह" या "वे") का उपयोग शामिल होता है।

नियम 4:

"विषय" फ़ील्ड को खाली न छोड़ें

अधिकांश उपयोगकर्ता शुरुआत करते हैं ईमेल द्वारा"विषय" क्षेत्र के अध्ययन से. कभी-कभी उनका अंत यही हो जाता है। अपने संदेश को पढ़ने से पहले हटाए जाने से बचाने के लिए, विषय को यथासंभव विशिष्ट, जानकारीपूर्ण और संक्षिप्त रखने का प्रयास करें। "सूचना के लिए अनुरोध", "मॉस्को से", "संशोधित संस्करण" जैसे अस्पष्ट विषयों की अनुमति नहीं है। सफल विषयों के उदाहरण:

"मास्को में गणित में ओलंपियाड के लिए टीम के सदस्यों की सूची"

"आठवीं कार्यशाला दिनांक 06/01/17 के दोषपूर्ण उपकरणों की सूची"

प्रोजेक्शन उपकरण बाजार अनुसंधान 2017

यदि आप किसी संदेश का उत्तर दे रहे हैं, तो "विषय" फ़ील्ड में "पुनः" प्रतीक दिखाई देगा, इसे हटाने की अनुशंसा की जाती है।

नियम 5:

पारंपरिक संदेश संरचना पर टिके रहें

पत्र की संरचना सरल और स्पष्ट है, लेकिन इसमें प्रत्येक तत्व आवश्यक है:

1. अभिवादन एवं संबोधन;
2. मुख्य ब्लॉक;
3. सारांश ब्लॉक;
4. हस्ताक्षर
5. संपर्क जानकारी।

नियम 6:

अभिवादन और संबोधन - आपसी समझ की कुंजी

अभिवादन के रूप में कभी भी "अच्छे दिन" का प्रयोग न करें। यह ख़राब स्वर है. सार्वभौमिक "हैलो!" का प्रयोग करें या "शुभ दोपहर!" एक आधिकारिक पत्र तुरंत "प्रिय (नाम और संरक्षक)" या "प्रिय श्रीमान (उपनाम)" अपील के साथ शुरू किया जा सकता है। कौन सा विकल्प बेहतर है - पहला नाम, संरक्षक या अंतिम नाम? यहां नियम यह है - यदि आप अभी संपर्क कर रहे हैं और प्राप्तकर्ता को पहली बार संदेश लिख रहे हैं, तो अंतिम नाम से संबोधित करना उचित है, जब संपर्क स्थापित हो जाता है और आप दूसरी बार संदेश लिखते हैं, तो पते द्वारा नाम और संरक्षक.

यदि संदेश में एकाधिक प्राप्तकर्ता हैं, तो उपयुक्त विकल्पयदि आप अपने करीबी पेशे के प्रतिनिधियों को संबोधित कर रहे हैं तो एक अपील होगी "प्रिय महोदय" या "प्रिय साथियों"। अपील के अंत में, आप विस्मयादिबोधक बिंदु या अल्पविराम लगा सकते हैं, और पाठ को एक छोटे अक्षर के साथ एक नए पैराग्राफ के साथ शुरू कर सकते हैं। कौन सा विकल्प चुनें? किसी औपचारिक पत्र या संदेश में जिसे आप बहुत महत्व देते हैं, विस्मयादिबोधक चिह्न लगाएं, और एक साधारण कार्य संदेश में अल्पविराम लगाएं।

नियम 7:

संक्षिप्तता इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार का मुख्य लाभ है

"अधिकतम अर्थ - न्यूनतम शब्द" व्यावसायिक पत्राचार का स्वर्णिम आदर्श वाक्य है।

विचारों की प्रस्तुति इस प्रकार होनी चाहिए:

• विशिष्ट;
• एक जैसा;
• संक्षिप्त;
• समझने योग्य.

छोटे वाक्यों में लिखें - यह आपके लिए आसान है और प्राप्तकर्ता के लिए स्पष्ट है। पाठ को पैराग्राफों में तोड़ें, ताकि आपके लिए आवश्यक जानकारी ब्राउज़ करना और ढूंढना आसान हो जाए।

दूसरी युक्ति: एक विषय, एक पोस्ट। यदि आप कई असंबंधित मुद्दों पर विचार करना चाहते हैं, कई अलग-अलग विचारों को उजागर करना चाहते हैं, तो प्रत्येक विषय के लिए एक अलग पाठ समर्पित करें। बेशक, "विषय" फ़ील्ड में यह विचार या प्रश्न संक्षिप्त रूप में होना चाहिए।

लंबे पत्राचार के मामले में, आप खुद को "सम्मानपूर्वक" शब्दों और उपनाम के साथ पहले नाम तक सीमित कर सकते हैं।

नियम 14:

पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग न करने का प्रयास करें

पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग एक मामले में अनुमत है - यदि पत्र लिखते समय किसी प्रकार का एक महत्वपूर्ण घटनासीधे प्राप्तकर्ता से संबंधित।

उदाहरण: पी.एस. हवाई जहाज़ के टिकट एक घंटे पहले वितरित किए गए थे।

नियम 15:

पठन रसीद का उपयोग इच्छानुसार करें

इस अधिसूचना का उद्देश्य यह है कि प्राप्तकर्ता से कुछ कार्रवाई करने की अपेक्षा की जाती है। इसका उपयोग केवल बाहरी गंतव्यों के लिए किया जाता है।

नियम 16:

"उच्च महत्व" वाले झंडे का अति प्रयोग न करें

उस लड़के के बारे में लियो टॉल्स्टॉय का दृष्टांत याद है जो मजाक के रूप में "भेड़ियों!" चिल्लाना पसंद करता था? हर कोई उसके चुटकुलों का इतना आदी हो गया था कि जब भेड़ियों ने सचमुच उस पर हमला किया, तो किसी ने भी उसके रोने पर प्रतिक्रिया नहीं दी।
जब आपको वास्तव में पत्र के महत्व को इंगित करने की आवश्यकता होगी, तो सभी आवश्यक झंडे पहले से ही उपयोग किए जाएंगे।

नियम 17:

सभी डेटा, संख्याओं और नामों की दोबारा जांच करें

इसे एक नियम बनाएं - भेजने से पहले दोबारा पढ़ना सुनिश्चित करें पत्र, सभी नंबरों की जांच करें, उपनाम और आद्याक्षर स्पष्ट करें। आपकी एक छोटी सी गलती आपकी सीट छीन सकती है।

नियम 18:

ईमेल का तुरंत उत्तर दें

यदि किसी कारण से आप तुरंत उत्तर नहीं दे सकते - उदाहरण के लिए, आपके पास सारी जानकारी नहीं है या बस तैयार नहीं हैं, तो बस लिखें कि पत्र प्राप्त हो गया है और आप बाद में उत्तर देंगे। अन्यथा, प्राप्तकर्ता को यह सुनिश्चित नहीं होगा कि पत्र प्राप्त हुआ था या गलती से हटा नहीं दिया गया था।

अक्षरों में समझदार आदमीये उन लोगों के स्वभाव को दर्शाते हैं जिन्हें ये संबोधित हैं।

[लिचटेनबर्ग जॉर्ज क्रिस्टोफ़]

वे पत्र लिखें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहेंगे.

[प्राचीन सूत्र]

व्यापार जगत में लेखन एक शक्तिशाली तर्क है।

[बेखटेरेवा विक्टोरिया]

1. व्यावसायिक पत्राचार में एक समान कॉर्पोरेट मानक क्यों हैं?

ई-मेल किसी भी कंपनी के लिए व्यावसायिक संचार का एक अनिवार्य गुण है। व्यावहारिक रूप से ऐसी कोई कंपनी नहीं है जो ई-मेल का उपयोग न करती हो। लेकिन अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• क्या आपको कभी ऐसा महसूस होता है कि आप किसी ब्लैक होल को ईमेल भेज रहे हैं जब आप किसी सहकर्मी को ईमेल भेजते हैं और हो सकता है कि आपको कोई प्रतिक्रिया न मिले?
• जब कर्मचारी एक-दूसरे को कॉल करते हैं और एक जरूरी ईमेल पढ़ने के लिए कहते हैं, और ऐसा पूरे दिन होता है
• जब आप बिल्कुल नहीं समझ पाते कि वे ईमेल में आपसे वास्तव में क्या चाहते हैं
• जब मुश्किल हो और कठिन प्रश्नई-मेल से चर्चा करने पर वे सूचनाओं, विवरणों के सागर में डूब जाते हैं और समस्या का समाधान नहीं हो पाता

यदि ये प्रश्न आपके लिए प्रासंगिक हैं, तो आप इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए समान नियम लागू करके हर दिन बहुत समय बचा सकते हैं। इस लेख में हम व्यावसायिक पत्राचार के शिष्टाचार के बारे में बात करेंगे।

2. व्यावसायिक पत्राचार नैतिकता के सात मुख्य नियम

हम व्यावसायिक पत्राचार के नियमों को सशर्त रूप से अलग करते हैं नैतिकता के नियमों परऔर संचार और सूचना विनिमय के नियम।

संचार नियम व्यावसायिक प्रक्रियाओं और परियोजनाओं के भीतर सूचनाओं के आदान-प्रदान के नियमों द्वारा शासित होते हैं। हम उन्हें समर्पित करेंगे अलग लेख. नैतिकता के नियम कंपनी के कर्मचारियों के आंतरिक संबंधों की शैली बनाते हैं और भागीदारों के बीच आपकी कंपनी की छवि के निर्माण को अनिवार्य रूप से प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, मुझे हाल ही में हमारे एक साथी से एक पत्र मिला, जिसकी शुरुआत इन शब्दों से हुई, "शुभ दोपहर, बेख्तेरेव।" आप हमारे सहयोग के बारे में क्या सोचते हैं?

व्यावसायिक पत्राचार करते समय कंपनी का "अपना चेहरा न खोएं" इसके लिए, व्यावसायिक पत्राचार की नैतिकता के "सुनहरे नियमों" का पालन करना आवश्यक है:

1. हम हमेशा एक अपील के साथ एक पत्र शुरू करते हैं
2. ईमेल की विषय पंक्ति होनी चाहिए
3. भेजने से पहले वर्तनी, विराम चिह्न और भाषण संबंधी त्रुटियों की जाँच करें।
4. पत्र संरचित होना चाहिए (पानी नहीं!)
5. पत्र में सही शब्द होने चाहिए
6. यदि हम किसी पत्र में अनुलग्नक भेजते हैं, तो हम निश्चित रूप से लिखेंगे कि संलग्न फ़ाइलें हैं (इस कदम से उन स्थितियों से बचने में मदद मिलेगी जब आप एक पत्र भेजते हैं और फ़ाइल संलग्न नहीं होती है; प्राप्तकर्ता, पत्र पढ़ने के बाद भी संलग्न नहीं पाता है) दस्तावेज़, तुरंत जवाब दे सकता है और आपको लिख सकता है कि आपके द्वारा पत्र में बताए गए संलग्न दस्तावेज़ गायब हैं)।
7. हम कभी भी संदेश नहीं हटाते. सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं में से एक. संदेश का इतिहास कभी नहीं हटाया जाना चाहिए, क्योंकि पत्र एक दस्तावेज़ है। यदि आवश्यक हो, तो आपको हमेशा पत्राचार का इतिहास बढ़ाने में सक्षम होना चाहिए। उदाहरण के लिए, रैदिस्लाव गंडापास ने अपने हस्ताक्षर में पत्राचार के इतिहास को न हटाने का अनुरोध भी शामिल किया।

3. अक्षरों के प्रकार

वहां कई हैं विभिन्न वर्गीकरण, हम डिज़ाइन संरचना के अनुसार अक्षरों को अलग करने का प्रस्ताव करते हैं:

1. संचार पत्र (इनकार पत्र, दावा पत्र, मान्यता पत्र, औचित्य पत्र, आदि)
2. समझौते के पत्र

पत्र-संचार

इस प्रकार के पत्र में हम उन सभी प्रकार के पत्रों को शामिल करते हैं जिनका उपयोग कर्मचारी अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान करता है।

पत्र संरचना

पत्र को एक ही पाठ में प्रारूपित नहीं किया जाना चाहिए। इसे स्पष्ट रूप से संरचित और सुगठित किया जाना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता की नज़र न हटे महत्वपूर्ण सूचना. पत्र की संरचना में स्पष्ट घटक शामिल हैं:

पत्र विषय

ईमेल की विषय पंक्ति में शामिल होना चाहिए विशिष्ट क्रिया, जो आप प्रतिवादी से अपेक्षा करते हैं: "एक अनुबंध पर सहमत", "विचार के लिए प्रश्न प्रस्तावित करें", "एक रिपोर्ट भेजें", आदि।

यदि आप दस्तावेज़ भेज रहे हैं, तो विषय पंक्ति में पत्र अनुलग्नक में निहित दस्तावेज़ों का स्पष्ट शब्दांकन होना चाहिए।

सही विषय पंक्ति लिखना क्यों महत्वपूर्ण है?

पत्र के विषय के अनुसार, सूचना के दैनिक प्रवाह में आवश्यक पत्र ढूंढना बहुत आसान है। कोई भी पत्र गुम नहीं होगा.

ध्यान दें: यदि आप कंपनी के भीतर कोई पत्र भेजते हैं, तो पत्र का विषय दिए गए मानक के अनुसार प्रारूपित किया जाता है; यदि आप कंपनी के बाहर कोई पत्र भेजते हैं, तो विषय को टेम्पलेट के अनुसार प्रारूपित करना उचित है: कंपनी का नाम: पत्र का उद्देश्य.

पत्र का मुख्य भाग जितना अधिक रचनात्मक होगा, उतना अच्छा होगा! व्यावसायिक पत्राचार में एक प्रमुख कौशल जो आपको अपने कर्मचारियों में विकसित करना चाहिए वह है अपने विचारों को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करने की क्षमता।

पी.एस. यदि हम पत्र लिखते समय वार्ताकार के पत्र से किसी तथ्य का उल्लेख करते हैं, तो उसे रंग या फ़ॉन्ट से अलग करके उद्धृत किया जाना चाहिए।

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर डिज़ाइन टेम्प्लेट कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए समान होना चाहिए।

हस्ताक्षर में प्राप्तकर्ता के सभी मुख्य विवरण शामिल होने चाहिए ताकि यदि आवश्यक हो, तो पत्र प्राप्तकर्ता आपसे आसानी से संपर्क कर सके।

ईमानदारी से,

पूरा नाम, पद.

पी.एस. यदि हम किसी भागीदार/ग्राहक के साथ मधुर संबंध चाहते हैं, तो व्यक्तिगत हस्ताक्षर जारी करना उचित है। कोई भी व्यक्ति औपचारिक पत्राचार में भी, व्यक्तिगत दृष्टिकोण वाला पत्र पाकर प्रसन्न होता है।

व्यक्तिगत हस्ताक्षर हमेशा पत्र के मुख्य भाग को संदर्भित करता है। उदाहरण: आपका दिन शुभ हो/ धन्यवाद / आज बात करके ख़ुशी हुई / इतने महत्वपूर्ण मुद्दे पर समय निकालने के लिए धन्यवाद / परिवार और बच्चों को शुभकामनाएँ, आदि।

प्रति/सीसी

हम अंत में "प्रति" और "सीसी" फ़ील्ड भरते हैं ताकि गलती से पत्र तब न भेजा जाए जब वह अभी तक तैयार न हो।

"टू" और "सीसी" फ़ील्ड के बीच क्या अंतर है?

"टू" फ़ील्ड में, हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिससे हम कुछ कार्रवाई करना चाहते हैं।

"कॉपी" फ़ील्ड में, हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिसे पत्र की सामग्री पढ़ने से लाभ होगा।

पी.एस. हमारे अनुभव ने साबित कर दिया है कि "कॉपी" फ़ील्ड बहुत उपयोगी है। यदि हम एक सामान्य कर्मचारी के साथ बातचीत कर रहे हैं, महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा कर रहे हैं, लेकिन योग्यता के आधार पर और समय पर उत्तर नहीं मिलते हैं, तो जैसे ही पत्राचार रचनात्मक रूप से शुरू होता है, निदेशक या उच्च प्रबंधक के पत्र को एक प्रति में डालना उचित होता है। .

दुर्भाग्य से, कई कंपनियों में स्तर कॉर्पोरेट संस्कृतिउचित स्तर पर नहीं, जिसके परिणामस्वरूप ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं, जब किसी कर्मचारी को अपना काम अच्छी तरह से करने के लिए प्रबंधन टीम द्वारा सख्त नियंत्रण आवश्यक होता है।

इसके अलावा आउटलुक में "Bcc" जैसा एक फीचर भी है - महत्वपूर्ण उपकरण, जो आपको पत्र के बारे में सूचित करने की अनुमति देता है हितधारकों, लेकिन साथ ही प्राप्तकर्ता को शर्मिंदा न करें कि पत्र अकेले उसे संबोधित नहीं है!

समझौते के पत्र

एक महत्वपूर्ण प्रकार का पत्र जो आपको बैठक के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करने, लिखित रूप में समझौते बनाने, पूरा होने का समय इंगित करने और स्पष्ट करने की अनुमति देता है: क्या दोनों पक्षों ने समझ लिया कि उन्हें सही ढंग से क्या करना चाहिए?

लिखित समझौतों और उनके कार्यान्वयन की एक सामान्य दृष्टि के लिए किसी बैठक, बातचीत और बैठकों के बाद ऐसे पत्र लिखना उपयोगी होता है।

पत्र संरचना:

1. चर्चा में भाग लेने वालों को नमस्कार, अपील और आभार।
2. उस बैठक के उद्देश्य की पुनरावृत्ति जिसमें समझौते बने थे।
3. उन सभी मुद्दों की सूची, जिन पर चर्चा की गई, साथ ही उन पर लिए गए निर्णय और निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति भी शामिल है।
4. उन विचारों को ठीक करना जिन्हें इतिहास के लिए तत्काल कार्यान्वयन की आवश्यकता नहीं है।
5. प्राप्तकर्ताओं से प्रश्न: क्या सब कुछ ध्यान में रखा गया है? क्या कोई टिप्पणी या परिवर्धन है?

उदाहरण के लिए:

पत्र डिज़ाइन

फ़ॉन्ट

पत्र का फ़ॉन्ट एक समान होना चाहिए, पाठ में इटैलिक को हाइलाइट किया जा सकता है प्रमुख बिंदु, शीर्षक, लेकिन एक ही डिज़ाइन शैली का पालन करना सुनिश्चित करें।

पी.एस. आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि बड़े अक्षरों में लिखे गए शब्दों को स्वर में वृद्धि के रूप में माना जाता है। इनसे बचना चाहिए.

अनुच्छेद

प्रत्येक अलग विचार को एक अलग पैराग्राफ में व्यवस्थित करना वांछनीय है ताकि पाठ को समझना आसान हो।

खरोज

अनुच्छेदों का आपस में विलय नहीं होना चाहिए. पत्र को अधिक पठनीय बनाने के लिए, इंडेंटेशन अभिवादन के बाद, प्रत्येक पैराग्राफ से पहले और हस्ताक्षर से पहले होना चाहिए:

पत्र को दृश्य रूप से अधिक आकर्षक बनाने के लिए, पत्र के मुख्य भाग में लिंक को हाइपरलिंक के रूप में प्रारूपित करना बेहतर है:

लेखन शैली

हम आपको सर्गेई बेख्तेरेव की मास्टर क्लास में आमंत्रित करते हैं।

इस प्रशिक्षण के साथ प्रतिदिन कम से कम 1 घंटे का खाली समय जीतें!

मास्टर क्लास में आप सीखेंगे:
✓ कार्यों का प्रबंधन कैसे करें ताकि सभी कार्य 100% और समय पर पूरे हों
✓ प्रभावी ढंग से बैठकें कैसे तैयार करें और संचालित करें
✓ एक कार्यालय में कर्मचारियों के उत्पादक कार्य को कैसे व्यवस्थित करें

किसी भी संगठन, वाणिज्यिक फर्म या उद्यम की गतिविधियों में सफलता व्यवहार और शिष्टाचार की संस्कृति से अटूट रूप से जुड़ी हुई है। प्रबंधक, कर्मचारियों के सभी कार्यों को निश्चित रूप से अच्छे स्वाद के नियमों को ध्यान में रखना चाहिए और स्थिति के अनुरूप होना चाहिए।

शिष्टाचार का सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक व्यावसायिक पत्राचार है।

यह अनुमान लगाया गया है कि काम पर लगभग 50% समय कागजात और मेल से परिचित होने पर खर्च होता है। लेकिन यह आवश्यक है, क्योंकि सक्षम व्यावसायिक पत्राचार कंपनी के कारोबार में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकता है, विभिन्न सेवाओं और विभागों के बीच बातचीत को तेज कर सकता है।

बेशक, यहां कुछ निश्चित पैटर्न हैं, और इस लेख में निश्चित रूप से उन पर चर्चा की जाएगी। व्यावसायिक पत्राचार के नियमों को लंबे समय से मानकीकृत किया गया है। मौजूदा GOST R.6.30-2003 टेक्स्ट को शीट पर सही ढंग से रखने में मदद करेगा, आपको बताएगा कि क्या इंडेंट, मार्जिन, फ़ॉन्ट बनाना है। व्यावसायिक पत्राचार की विशेषता भाषण के मोड़ों की एकरूपता और पुनरावृत्ति है।

हालाँकि, हर अक्षर अलग है। इस पर प्रेषक की पहचान, उसकी स्थिति, स्थिति और पता प्राप्तकर्ता की एक बड़ी छाप छोड़ी जाती है। कुछ हद तक, व्यावसायिक पत्राचार रचनात्मकता और श्रमसाध्य कार्य का एक संयोजन है।

व्यावसायिक पत्राचार के प्रकार

दस्तावेज़ प्रवाह कागज पर और ई-मेल के माध्यम से किया जाता है।

उद्यम में सभी पत्राचार को सशर्त रूप से निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

आधिकारिक/अनौपचारिक पत्राचार;

आंतरिक व बाह्य।

आधिकारिक पत्राचार में वाणिज्यिक प्रस्ताव, धन्यवाद पत्र और गारंटी शामिल हैं, कारोबार करारनामे, उद्यम के लिए आदेश, आधिकारिक कर्तव्य, अनुरोध, मांग, दावे।

अनौपचारिक पत्राचार व्यापार भागीदारों, ग्राहकों, कर्मचारियों की विभिन्न बधाई है; संवेदना, क्षमा याचना, निमंत्रण और धन्यवाद।

आंतरिक दस्तावेज़ केवल एक उद्यम के विभागों के बीच प्रसारित होते हैं, जबकि बाहरी दस्तावेज़ इसके दायरे से परे जाते हैं।

व्यावसायिक पत्राचार नियम: आंतरिक सामग्री

मुख्य आवश्यकता पत्र की संक्षिप्तता और क्षमता है। पाठ को कई पृष्ठों तक न फैलाएँ। सबसे बढ़िया विकल्प- एक में फिट हो जाओ।

व्यावसायिक पत्राचार के नियमों में पाठ से जटिल, समझ से बाहर, विदेशी और अत्यधिक विशिष्ट शब्दों और अभिव्यक्तियों का बहिष्कार शामिल है। सभी वाक्य छोटे होने चाहिए, लेखक के मुख्य विचारों के साथ और "पानी" के बिना।

पत्र में दोहरी व्याख्या से बचें, अन्यथा, यदि विवाद उत्पन्न होता है, तो अपनी बात का बचाव करना और यह साबित करना अधिक कठिन होगा कि एक निश्चित वाक्यांश से आपका क्या मतलब है।

व्यावसायिक पत्राचार के पंजीकरण के नियम लेखक को प्राप्तकर्ता को नाम और संरक्षक नाम से बुलाने के लिए बाध्य करते हैं, जिसके पहले अपील "प्रिय (ओं) ..." को इंगित करना होता है। और हमेशा "आप" पर, भले ही पत्र प्राप्तकर्ता के बीच अच्छे मैत्रीपूर्ण संबंध हों।

परिचय में उपनाम एवं नाम बताने के अतिरिक्त संदेश का मुख्य उद्देश्य भी बताया गया है। व्यावसायिक पत्राचार के उदाहरण ऐसे मामलों के लिए पर्याप्त टेम्पलेट्स और टिकटों को जानते हैं: "पिछले पत्र के संबंध में ...", "हम आपको याद दिलाते हैं ...", "हम आपको सूचित करते हैं ..." और अन्य।

उस उत्तर को नरम करें जो प्राप्तकर्ता के लिए प्रतिकूल है (प्रस्ताव से इनकार, सहयोग से इनकार) वाक्यांशों के साथ: "दुर्भाग्य से, हम प्रस्तावित शर्तों का उपयोग नहीं कर पाएंगे ..." या इसी तरह।

बाहरी कागजी कार्रवाई दस्तावेज

किसी भी व्यावसायिक पत्र को कंपनी के विवरण और सभी संपर्क विवरणों के साथ कंपनी के लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए।

दस्तावेज़ की सटीक तारीख दर्ज करना सुनिश्चित करें।

शीट के ऊपरी दाएं कोने पर प्राप्तकर्ता के शुरुआती अक्षर और प्राप्तकर्ता कंपनी का पता होता है।

पाठ को अर्थपूर्ण अनुच्छेदों में तोड़ें ताकि पाठक के लिए इसे समझना और अनुभव करना आसान हो जाए। 4-5 पंक्तियों से अधिक नहीं.

सभी शब्दों को बड़े अक्षरों में लिखना ख़राब रूप है।

पत्र के साथ दस्तावेज़ संलग्न किये जा सकते हैं। इस मामले में, उन्हें शीट के निचले बाएँ भाग में एक अलग लाइन पर सूचीबद्ध किया गया है। व्यावसायिक शिष्टाचार के अनुसार, किसी पत्र का उत्तर 10 दिनों के भीतर प्राप्त होना चाहिए। यदि समस्या को हल करने के लिए अधिक समय की आवश्यकता है, तो प्राप्तकर्ता को इसके बारे में सूचित करना होगा।

लिखने के बाद, वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियों के लिए पाठ को दोबारा ध्यान से जांचना सुनिश्चित करें। यदि आपके पास समय हो, तो आपको पत्र को एक तरफ रख देना चाहिए और बाद में दोबारा उस पर लौटना चाहिए। एक नियम के रूप में, उन अशुद्धियों की खोज की जाएगी जिन पर पहले ध्यान नहीं दिया गया था। ग्राहक की शिकायत का जवाब देते समय यह सलाह सबसे महत्वपूर्ण है। आपको अनपढ़ पत्र से किसी व्यक्ति को और अधिक परेशान नहीं करना चाहिए।

जब दस्तावेज़ लिखा जाए और एक-दो बार जाँचा जाए, तो उसे A4 पेपर पर प्रिंट कर लें। यह आकार किसी भी पत्राचार के लिए मानक रूप से उपयोग किया जाता है, भले ही पाठ स्वयं पृष्ठ का केवल आधा भाग ही लेता हो।

दाग और ढीलेपन से बचने के लिए मुद्रण से पहले प्रिंटर में स्याही की जाँच करें।

कुछ मामलों में, आप दस्तावेज़ के साथ अपना व्यवसाय कार्ड संलग्न कर सकते हैं, और मुद्रित शीट को एक पारदर्शी फ़ाइल में संलग्न कर सकते हैं।

कंपनी के लोगो वाला कॉर्पोरेट लिफाफा भी अच्छा रूप माना जाता है।

अनौपचारिक स्तर पर व्यावसायिक पत्राचार करने के नियम अक्सर व्यावसायिक पत्रों की तुलना में अधिक भावनात्मक होते हैं, और कम मुहरबंद होते हैं। संक्षिप्त रूप यहां उपयुक्त हैं, रंगीन विशेषणों का उपयोग, उदाहरण के लिए, बधाई में: अद्भुत, सहानुभूतिपूर्ण, दयालु।

व्यावसायिक ईमेल

तथ्य यह है कि आप डाक नेटवर्क के माध्यम से एक लिफाफे में पत्राचार नहीं भेजते हैं, आराम नहीं करना चाहिए। व्यावसायिक पत्राचार के नियम इन मामलों में भी लागू होते हैं।

सक्षम और सही इलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक संदेश उद्यम और दोनों की सकारात्मक छवि बनाते हैं खास व्यक्ति. व्यवसाय में प्रतिष्ठा बहुत मूल्यवान है!

ई-मेल पत्राचार के लिए बुनियादी नियम

मज़दूर मेल पतानिर्देशन के अनुसार ही उपयोग करें।

शीर्षक पर ध्यान दें मेलबॉक्स. काम करते समय "बेबी", "सुपरमैन" जैसे गलत नामों की अनुमति न दें, भले ही वे अंग्रेजी प्रतिलेखन में इंगित किए गए हों।

हमेशा "विषय" कॉलम भरें, अन्यथा आपका पत्र स्पैम में जा सकता है। "योजना", "सूची", "जैसे विवरण वाणिज्यिक प्रस्ताव", "रिपोर्ट" काम नहीं करेगी। आपके प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स में बहुत सारे समान पत्र हो सकते हैं। यथासंभव विशिष्ट रूप से निर्दिष्ट करें कि आपका संदेश किस बारे में है। पांच से अधिक शब्दों का उपयोग न करें। विषय को बड़े अक्षर से लिखें। अंत में कोई अवधि न रखें.

यदि आप पहले प्राप्त किसी ईमेल का उत्तर दे रहे हैं, तो विषय पंक्ति में "पुनः" को हटाना सुनिश्चित करें।

संचार शैली

व्यवसाय पत्र प्रारूप रखें. धमकी देने वाला, गिड़गिड़ाने वाला, आदेश देने वाला लहजा हटा दें।

ई-मेल नियम इमोटिकॉन्स के उपयोग की अनुमति नहीं देते, एक लंबी संख्यापाठ में प्रश्न या विस्मयादिबोधक चिह्न।

विनम्र रहें। शुरुआत में अनिवार्य अभिवादन और अंत में वार्ताकार को विदाई देना एक अच्छा तरीका है। उदाहरण के लिए, "सम्मान सहित..." या इस तरह: "ईमानदारी से आपका..."।

व्यवसाय ईमेल पत्राचारऔर वह " सुनहरा नियम»: एक संदेश में कई अलग-अलग विषयों को न मिलाएं। पत्रों की एक शृंखला भेजना बेहतर है.

एक ईमेल कागजी ईमेल से दोगुना छोटा होना चाहिए।

अनुलग्नकों के साथ कार्य करना

यदि भेजने के लिए बहुत अधिक जानकारी है, तो उसे पत्र के मुख्य भाग में न लिखें, बल्कि संलग्न करें अलग दस्तावेज़कुर्की में।

प्राप्तकर्ता की सुविधा के लिए, आपके द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ों का नाम बदलकर ऐसे नाम रखें जो उसे समझ में आएँ। इससे आपकी रुचि दिखेगी और आपका दिल जीतेगा। इस बारे में सोचें कि प्राप्तकर्ता के कंप्यूटर पर कितने कार्यशील फ़ोल्डर हैं और वह उनमें से आपके पत्र को कैसे खोजेगा।

प्राप्तकर्ता को आपके द्वारा भेजी जा रही फ़ाइलों के बारे में बताना सुनिश्चित करें ताकि वह उन्हें आकस्मिक वायरस न समझे। बड़े दस्तावेज़ संग्रहीत करें.

और बहुत बड़े अटैचमेंट (200 केबी से) अन्य तरीकों से भेजना सबसे अच्छा है, उदाहरण के लिए, एफ़टीपी सर्वर के माध्यम से।

COM, EXE, CMD, PIF और कई अन्य जैसे प्रारूप, कुछ मेल सर्वर अनुमति नहीं देते हैं और ब्लॉक कर देते हैं।

यदि आपके पत्र के कई प्राप्तकर्ता थे, तो हर बार बड़े पैमाने पर अग्रेषण के सभी सबूतों को हटाने में आलस्य न करें। ऐसी अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता प्राप्तकर्ता को बिल्कुल भी नहीं होती है। "ब्लाइंड कॉपी" कमांड आपकी मदद करेगा।

ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार करने के नियमों में पत्राचार की प्राप्ति के बारे में दूसरे पक्ष को सूचित करना शामिल है। यदि चालू है इस पलउत्तर देने का कोई अवसर नहीं है, इस बारे में वार्ताकार को सूचित करें। आगे के प्रश्नों और कार्यवाही से बचने के लिए पत्राचार का इतिहास सहेजें।

यदि प्रतिक्रिया महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक है, तो प्राप्तकर्ता को फोन, स्काइप या आईसीक्यू द्वारा अतिरिक्त रूप से सूचित करने की अनुमति है। अगर इसके बाद भी कोई सकारात्मक परिणाम नहीं मिल पाया तो खुद को दोबारा याद दिलाएं।

किसी दस्तावेज़ के अनुरोध के लिए संलग्न फ़ाइल के साथ एक खाली पत्र लौटाना असामान्य बात नहीं है। यह अस्वीकार्य है. व्यावसायिक पत्राचार के उदाहरणों के लिए दस्तावेज़ के मुख्य भाग में प्रासंगिक जानकारी के अनिवार्य प्लेसमेंट की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, यह: "मैं आपके अनुरोध पर आवश्यक डेटा भेज रहा हूं।"

पत्र के अंत में निर्देशांक बताना न भूलें: सभी उपलब्ध तरीकेकनेक्शन, स्थिति, कंपनी की वेबसाइट, सामाजिक नेटवर्क के लिंक।

संगठन के संपर्क लिखते समय, यथासंभव अधिक जानकारी दें - क्षेत्र कोड वाला एक फ़ोन नंबर, ज़िप कोड वाला एक पता। आख़िरकार, आपका संचार न केवल आपके क्षेत्र के निवासियों के साथ होता है। यदि आपके पास सारा डेटा है, तो आपसे संपर्क करना आसान होगा।

और अंतिम नियम: जिसने भी पत्राचार शुरू किया उसे इलेक्ट्रॉनिक संवाद समाप्त करना होगा।

निष्कर्ष

व्यावसायिक लेखन एक नाजुक मामला है. कभी-कभी किसी व्यक्ति और जिस संगठन का वह प्रतिनिधित्व करता है, उसके बारे में एक निश्चित राय बनाने के लिए एक नज़र ही काफी होती है। व्यवसाय लेखन के नियमों को जानने से आपके करियर में काफी मदद मिल सकती है।