व्यावसायिक पत्राचार परीक्षण के नियम. ईमेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार करने के नियम

व्यावसायिक पत्राचार– व्यवसाय करने का एक महत्वपूर्ण तत्व। कंपनी अपने ग्राहकों को किस रोशनी में दिखाई देती है यह उसकी विशेषताओं पर निर्भर करता है। व्यावसायिक साझेदार. आप किस पर भरोसा कर सकते हैं और किसके साथ व्यापार कर सकते हैं, आपको शिष्टाचार के मानदंडों और नियमों का अंदाजा होना चाहिए व्यावसायिक पत्राचार. ऐसे मानदंडों और नियमों का अनुपालन निश्चित रूप से समग्र रूप से व्यवसाय की सफलता में योगदान देगा।

व्यावसायिक पत्राचार की भाषा

व्यावसायिक पत्राचार शिष्टाचार का मानदंड भाषा की एक निश्चित शैली माना जाता है, जो भिन्न है:

1. बार-बार दोहराव, भाषण पैटर्न की एकरूपता।

इस प्रकार की व्याख्या आपको स्वयं को अधिक विशिष्ट और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की अनुमति देती है। इससे पत्र के पाठ की विभिन्न समझ समाप्त हो जाती है। यह सलाह दी जाती है कि कुछ वाक्यांशों का एक सेट हाथ में रखें, जो सबसे पहले, एक स्पष्ट व्यावसायिक संदेश लिखने की अनुमति देगा, और दूसरा, अगले, यहां तक ​​कि एक बिक्री पत्र की तैयारी में समय बचाने की भी अनुमति देगा।

1. स्वर की तटस्थता.

जानकारी को तार्किक रूप से प्रस्तुत करना महत्वपूर्ण है। व्यावसायिक पत्राचार में तथ्यों का भावनात्मक मूल्यांकन अनुचित है। बोलचाल, बोली के भाव, शब्द या किसी विशेषण का उल्लेख करना अस्वीकार्य है। पत्राचार प्रक्रिया के दौरान, प्रस्तुत तथ्यों की निष्पक्षता सुनिश्चित करना और उन्हें स्पष्ट तार्किक क्रम में व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है।

1. शब्दार्थ सटीकता.

व्यावसायिक पत्रों की सार्थक सामग्री उन्हें व्यावहारिक और कानूनी मूल्य भी प्रदान करती है। इसलिए, सही शब्दों का चयन करना महत्वपूर्ण है ताकि प्राप्तकर्ता प्रेषक को समझ सके। पाठ में अस्पष्टता वाले शब्दों को शामिल न करना बेहतर है। इस मामले में, यह पता चल सकता है कि प्राप्तकर्ता पत्र की सामग्री को अपने तरीके से अलग ढंग से समझेगा।

1. तथ्यात्मक सामग्री का चयन.

व्यावसायिक पत्र में डेटा और तथ्य जानकारीपूर्ण होने चाहिए और, सबसे महत्वपूर्ण, सावधानीपूर्वक सत्यापित होने चाहिए। इस मामले में, तथ्यों का सावधानीपूर्वक चयन किया जाना चाहिए, केवल उन्हीं तथ्यों का संकेत देना चाहिए जो किसी विशेष मामले के लिए प्रासंगिक हों। एक ही प्रकार के डेटा को सूचीबद्ध करना या महत्वहीन तथ्यों को इंगित करना अस्वीकार्य है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

व्यावसायिक पत्रों को आमतौर पर उनकी विशेषताओं के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है:

• कार्यक्षमता द्वारा - किसी प्रश्न, अनुरोध, अपील, प्रस्ताव, आदि का उत्तर;
• संरचना के संदर्भ में - मानक (विशिष्ट व्यावसायिक मुद्दों और स्थितियों को हल करना), अनियमित (लेखक का, औपचारिक तार्किक प्रस्तुति या शिष्टाचार मानकों पर आधारित);
• विषय के अनुसार - व्यवसाय (कंपनी की गतिविधियों से संबंधित आर्थिक, कानूनी, अन्य मुद्दों को हल करना) या वाणिज्यिक, आपूर्ति, बिक्री से संबंधित;
• प्राप्तकर्ता के प्रकार के अनुसार - नियमित (एक पते पर), परिपत्र (एक साथ कई पते पर भेजा गया);
• रचना के अनुसार - 1-पहलू (1 समस्या को दर्शाता है), बहु-पहलू (कई समस्याओं का वर्णन करता है)।

सामग्री के अनुसार व्यावसायिक पत्रों के प्रकार:

• एक संचार भूमिका निभाएं (इनकार, दावा, औचित्य, मान्यता);
• समझौते का एक रूप बनें (व्यावसायिक बैठकों के परिणामों के आधार पर, कार्यों को पूरा करने, विभिन्न दायित्वों को पूरा करने की समय सीमा के साथ);
• अनुरोध के रूप में रहें - आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए;
• एक प्रस्ताव बनें (अक्सर पहले प्राप्त अनुरोध पत्र की प्रतिक्रिया)।

व्यावसायिक पत्रों का प्रारूपण

इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के व्यापक उपयोग के बावजूद, कागज पर मुद्रित व्यावसायिक पत्र भेजने की प्रथा अभी भी मौजूद है। और में इस मामले मेंयह बहुत महत्वपूर्ण है कि पत्र कैसा दिखता है उपस्थिति व्यावसायिक पत्रभेजने वाली कंपनी के बारे में प्राप्तकर्ता की धारणा को प्रभावित करने में सक्षम। इसलिए, आपको निम्नलिखित डिज़ाइन मानकों का पालन करना होगा:

• व्यावसायिक पत्रों को लेटरहेड पर मुद्रित किया जाना चाहिए, अधिमानतः उच्च गुणवत्ता वाले कागज से, जिसमें प्रेषक का पूरा विवरण दर्शाया गया हो, और उन्हें पढ़ना आसान होना चाहिए;
• विदेशी साझेदारों और ग्राहकों को संबोधित पत्र में प्रेषक का विवरण अंग्रेजी में लिखा जाना चाहिए;
• यदि संभव हो तो लिफाफे में पत्र को एक बार मोड़ना चाहिए, जिसमें पाठ अंदर की ओर हो। बहुत महत्वपूर्ण पत्रों के लिए, एक बड़े लिफाफे का उपयोग करना बेहतर होता है जो इतना मोटा हो कि पत्र पत्र को मोड़ने की आवश्यकता न हो;
• इसे लिफाफे पर सभी विवरण, जैसे पत्र में ही, और यहां तक ​​कि कंपनी के लोगो को इंगित करने की अनुमति है;
• प्राप्तकर्ता का पता केवल लिफाफे पर दर्शाया गया है। पारदर्शी खिड़की वाले लिफाफे का उपयोग करते समय, प्राप्तकर्ता का पता ऊपरी दाएं कोने में पत्र पर ही लिखा होता है। फिर पत्र को मोड़ दिया जाता है ताकि पता पारदर्शी विंडो में दिखाई दे;
• प्रेषक का पता लिफाफे और पत्र पत्रक दोनों पर लिखा होता है।

व्यावसायिक पत्राचार करने के नियम

नंबर 1 - एक पते वाले को पत्र भेजना। इस मामले में, पत्राचार व्यक्तिगत हो जाएगा, जो महत्वपूर्ण है, खासकर व्यावसायिक कनेक्शन स्थापित करते समय।

नंबर 2 - . यदि लक्ष्य एक ऐसी कंपनी की छवि बनाना है जो सहयोग के लिए हमेशा तैयार है, एक ऐसी कंपनी जो प्राप्तकर्ताओं के साथ सम्मानपूर्वक व्यवहार करती है, तो आपको सभी पत्रों का और समय पर जवाब देने की आवश्यकता है। यह याद रखना ज़रूरी है कि आपको कविता नहीं लिखनी चाहिए। स्पष्ट एवं संक्षिप्त - प्रतिक्रिया शैली ऐसी होनी चाहिए। इस मामले में, आपको "1 अक्षर - 1 उत्तर" योजना का पालन करना होगा।

नंबर 3 - यदि ईमेल की सामग्री को कई पतेदारों तक पहुंचाना आवश्यक है, तो उनके पते "कॉपी" लाइन में जोड़ दिए जाते हैं। इस मामले में, जिस व्यक्ति को पत्र प्राप्त हुआ है, जिसका पता "कॉपी" लाइन में दर्शाया गया है, वह जवाब नहीं दे सकता है। मुख्य बात यह है कि उसे इस या उस मामले पर सूचित किया जाता है।

क्रमांक 4 - एक साथ कई प्राप्तकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक पत्र भेजना स्वीकार्य है, लेकिन!!! केवल तभी जब संदेश का कोई प्रत्युत्तर अपेक्षित न हो। ऐसे पत्रों में मूल्य सूची भेजना, कार्य अनुसूची में बदलाव के बारे में संदेश आदि शामिल हैं।

क्रमांक 5 - विषय को व्यावसायिक पत्र में इंगित किया जाना आवश्यक है। विषय पंक्ति प्राप्तकर्ता को तुरंत समझने की अनुमति देगी कि संदेश किस बारे में है।

क्रमांक 6 - "पहले अभिवादन, फिर प्राप्तकर्ता को संबोधित करना" योजना का उपयोग किया जाता है। व्यावसायिक पत्राचार में, लोगों को प्रथम नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करने की प्रथा है।

संख्या 7 - पत्र का पाठ 3 मुख्य बिंदुओं पर आधारित होना चाहिए: अभिवादन + अपील, प्रश्न का विवरण, अनुरोध या कार्रवाई के लिए प्रोत्साहन।

नंबर 8 - आपको अधिसूचना फ़ंक्शन का सावधानीपूर्वक उपयोग करने की आवश्यकता है। इस मामले में, संदेश के अंत में अत्यंत विनम्र स्वर में एक अनुरोध होता है कि प्राप्तकर्ता प्रेषक को सूचित करे कि पत्र पढ़ लिया गया है।

क्रमांक 9 - हस्ताक्षर यथासंभव संक्षिप्त होना चाहिए। साथ ही, न केवल कुछ शब्द दर्ज करना महत्वपूर्ण है, उदाहरण के लिए, "सम्मान के साथ", बल्कि ई-मेल का उपयोग करके व्यावसायिक पत्राचार के मामले में, लिखने वाले व्यक्ति का पूरा नाम और स्थिति भी इंगित करना महत्वपूर्ण है। पत्र, उसकी मुख्य संपर्क जानकारी।

क्रमांक 10 - अनिवार्य संकेत कि पत्र संलग्न है अतिरिक्त सामग्री, यदि कोई पत्र के साथ भेजा जाता है। कागज पर एक साधारण पत्र के मामले में, ज्यादातर मामलों में, इतनी संख्या में शीटों पर संलग्नक का एक संकेत ही पर्याप्त होता है। अगर हम बात कर रहे हैंइलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक पत्राचार के बारे में, तो एप्लिकेशन के बारे में जानकारी में संलग्न फ़ाइलों पर डेटा, विशेष रूप से, उनका प्रारूप, वॉल्यूम, सामग्री शामिल होनी चाहिए। फाइलों का वजन 5 एमबी से अधिक नहीं होना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार की विशेषताएं

1. "प्रिय, प्रिय, आदरणीय" सामान्य व्यावसायिक पत्रों में संबोधन का सबसे सामान्य रूप है।
2. "प्रिय" सम्बोधन का एक भावनात्मक रूप है जिसका उपयोग बधाई वाले पत्रों में किया जाता है।
3. अनौपचारिक पत्रों में केवल प्रथम नाम और संरक्षक नाम से संबोधन का उपयोग किया जाता है।
4. व्यावसायिक साझेदारों के बीच एक पत्र "निर्णय के लिए औचित्य/स्वयं निर्णय" या "स्वयं निर्णय/निर्णय के लिए औचित्य" योजना के अनुसार संरचित किया जाता है। पहला विकल्प इनकार पत्रों में उपयोग करना बेहतर है, दूसरा - सकारात्मक निर्णय के मामले में।
5. आधिकारिक प्रक्रियाओं का पालन किया जाना चाहिए. उदाहरण: किसी प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित पत्र पर, समान पद धारण करने वाले व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित प्रतिक्रिया भेजी जानी चाहिए। इस मामले में, एक विकल्प संभव है जब निदेशक स्वयं डिप्टी द्वारा हस्ताक्षरित पत्र का जवाब दे सके।
6. अनुरोध पत्र में कुछ शब्द अवश्य होने चाहिए। उदाहरण: मैं पूछता हूं, हम पूछते हैं, पूछते हैं, आदि। साथ ही, ऐसे पत्र के जवाब में यह स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए कि क्या अनुरोध पूरा किया जाएगा या उसके निष्पादन से इनकार कर दिया जाएगा।

महत्वपूर्ण!याद रखें, यह केवल नियमों और विनियमों का एक सेट नहीं है, यह एक प्रकार की कला है जिसे व्यावसायिक संचार के क्षेत्र में बहुमुखी ज्ञान वाले पेशेवरों से सीखना चाहिए।

पत्राचार प्रशिक्षण पर ध्यान दें:

• व्यवसाय में ई-मेल पत्राचार। अपने व्यावसायिक संबंध प्रबंधित करें
• भागीदारों के साथ ई-मेल पत्राचार। कठिन परिस्थितियाँ (उन्नत स्तर)

सामग्री

व्यापार पत्राचार के बिना व्यापार में कोई रास्ता नहीं है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किसी कंपनी की ओर से लिखते हैं, या एक व्यक्तिगत उद्यमी के रूप में अपनी ओर से - व्यावसायिक पत्राचार हमेशा एक भूमिका निभाएगा महत्वपूर्ण भूमिका. या यूं कहें कि आप इसके नियमों का पालन कैसे करते हैं. आपके संभावित व्यावसायिक साझेदार या ग्राहक काफी हद तक आपका मूल्यांकन इस बात से करेंगे कि आप उनके साथ कैसे संवाद करते हैं। एक व्यावसायिक पत्र, कोई कह सकता है, एक व्यवसायी का "चेहरा" है। और इस "चेहरे" को न खोने के लिए, व्यावसायिक पत्राचार के सुनहरे नियमों के बारे में जानना महत्वपूर्ण है।

ईमेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियम

चूंकि ई-मेल का उपयोग अब नियमित मेल की तुलना में बहुत अधिक किया जाता है, इसलिए हमने इस बात पर ध्यान देने का निर्णय लिया कि ऑनलाइन व्यावसायिक पत्राचार को ठीक से कैसे संचालित किया जाए। यहां कुछ अनुशंसाएं दी गई हैं, जिनका यदि पालन किया जाए, तो आप अपने वार्ताकार के सामने अपनी प्रतिष्ठा खोने से बच जाएंगे।

मेलबॉक्स का नाम

जब हम कोई नया ईमेल खोलते हैं तो सबसे पहली चीज़ जो हमारा ध्यान खींचती है वह वह पता है जहाँ से इसे भेजा गया था। बहुत से लोग इस क्षण के महत्व को कम आंकते हैं और अपने व्यक्तिगत ईमेल खातों से व्यावसायिक पत्र भेजते हैं। इसमें कुछ भी गलत नहीं है जब तक कि ईमेल पते में केवल मानव-पठनीय प्रारूप में आपका नाम शामिल हो। लेकिन अगर "किस्सा1988" या "पुप्सिक-26" जैसे विभिन्न उपनाम हैं, तो ऐसे ईमेल खाते से एक व्यावसायिक पत्र भेजना बिल्कुल अस्वीकार्य है। कल्पना कीजिए कि जब कोई व्यक्ति इसे प्राप्त करेगा तो उसके मन में क्या भावनाएँ होंगी व्यापार प्रस्ताव"बेबी" या "सनी" से।

साथ ही, info@, inbox@ और इसी तरह से शुरू होने वाले डाक पते का व्यावसायिक पत्राचार में स्वागत नहीं है। ऐसे पतों को गंभीरता से नहीं लिया जाता है और इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि पत्र खोला भी नहीं जाएगा। अधिकांश सबसे बढ़िया विकल्प- के साथ व्यावसायिक पत्राचार करना है मेलबॉक्स [ईमेल सुरक्षित], जहां नाम आपका पहला और अंतिम नाम है, कंपनी कंपनी का नाम है।

प्राप्तकर्ता

ईमेल पत्राचार में, सीधे प्राप्तकर्ता को पत्र भेजना और अन्य प्राप्तकर्ताओं को कॉपी करना संभव है। पत्र की प्रति प्राप्तकर्ताओं को इसका उत्तर नहीं देना चाहिए। वे आमंत्रित पर्यवेक्षकों की तरह हैं. इसलिए, पत्र भेजने से पहले, पहले से ही निर्धारित कर लें कि आप वास्तव में किससे पत्र का उत्तर प्राप्त करना चाहते हैं, और पते को सही ढंग से व्यवस्थित करें। हालाँकि, यदि संभव हो, तो अपने ईमेल के प्रत्यक्ष प्राप्तकर्ता के रूप में कई लोगों को सूचीबद्ध न करें। ऐसी स्थिति हो सकती है कि उनमें से कोई भी आपको जवाब नहीं देगा, यदि प्रत्येक व्यक्ति मानसिक रूप से इस जिम्मेदारी को किसी अन्य प्राप्तकर्ता को "स्थानांतरित" करने का निर्णय लेता है।

यदि आप स्वयं को किसी व्यावसायिक पत्र की प्रति में पाते हैं, तो, जैसा कि आप पहले से ही समझते हैं, प्रेषक आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा नहीं कर रहा है। लेकिन यदि आपको विशेष रूप से जवाब देने की आवश्यकता है, तो आप ऐसा कर सकते हैं, लेकिन पत्र की शुरुआत में "दखल देने" के लिए माफी मांगना विनम्र होगा।

एक पत्र का प्रारूपण

आधिकारिक तौर पर- व्यापार शैली. व्यावसायिक पत्राचार में, निस्संदेह, एक औपचारिक लेखन शैली का उपयोग किया जाता है। इस शैली की विशेषता वर्णनात्मक विशेषणों, अनावश्यक योग्यताओं और विवरणों का अभाव है। केवल विशिष्टताएँ, स्पष्टता और तर्क। एक व्यावसायिक पत्र लिखने के बाद, इसे दोबारा पढ़ना और उन सभी वाक्यांशों को हटा देना उपयोगी होता है जिनका कोई विशेष अर्थ नहीं होता है और जो लिखा गया था उसका सार नहीं बदलता है। जब आप आश्वस्त हो जाएं कि ऐसे सभी शब्द और वाक्यांश हटा दिए गए हैं, तभी आप कह सकते हैं कि व्यावसायिक पत्र लिखने के इस नियम का पालन किया गया है।

साक्षरता।यह कहना कि एक व्यावसायिक पत्र सही ढंग से और त्रुटियों के बिना लिखा जाना चाहिए, यह कहने के समान है कि "एक स्नोमैन बर्फ से बना होना चाहिए।" हालाँकि, इस नियम की अनदेखी नहीं की जा सकती। साक्षरता किसी भी लेखन का एक मूलभूत तत्व है। वर्तनी की त्रुटियों के साथ व्यावसायिक पत्र लिखने वाले व्यक्ति को किसी के द्वारा गंभीरता से लिए जाने की संभावना नहीं है।

पत्र विषय.इसे लिखना जरूरी है. इसके अलावा, इसे संक्षेप में, लेकिन संक्षेप में लिखने का प्रयास करें - ताकि एक नज़र में प्राप्तकर्ता को यह तुरंत स्पष्ट हो जाए कि पत्र किस बारे में होगा। विषय कभी भी एक शब्द का नहीं होना चाहिए। "जानकारी", "प्रश्न", आदि। - गलत व्यावसायिक पत्र विषय। "कंपनी एक्स से प्रस्ताव" सही विषय है। यदि आपके पत्र की जानकारी विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, तो आप इसे एक विशेष "महत्व" ध्वज के साथ चिह्नित कर सकते हैं, जो लगभग सभी ई-मेल सेवाओं में उपलब्ध है।

फ़ॉन्ट.पत्र का पाठ, सबसे पहले, पढ़ने योग्य होना चाहिए। इसलिए, फ़ॉन्ट एरियल या टाइम्स न्यू रोमन का उपयोग करें, एक मध्यम आकार का चयन करें (उदाहरण के लिए, mail.ru में इष्टतम फ़ॉन्ट आकार 3 है)। फ़ॉन्ट या रंगों के साथ प्रयोग न करें. व्यावसायिक पत्राचार में यह अनुचित है. कैप्स लॉक, विस्मयादिबोधक चिह्न या किसी विशेष वर्ण (इमोटिकॉन सहित) का उपयोग न करें। केवल एक चीज जिसकी अनुमति है वह है कुछ वाक्यांशों को इटैलिक या बोल्ड में हाइलाइट करना। लेकिन कोशिश करें कि इसका इस्तेमाल तभी करें जब बहुत जरूरी हो।

पढ़ने में आसानी और विचारों के बेहतर संचार के लिए, आप पत्र के पूरे पाठ में उपशीर्षकों का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन उनकी संख्या बहुत अधिक नहीं होनी चाहिए - 3-4 से अधिक नहीं।

पत्र के एक पैराग्राफ को पाठ की 4 पंक्तियों से अधिक तक विस्तारित नहीं किया जाना चाहिए। जब हम बहुत लंबे पैराग्राफ पढ़ते हैं, तो पाठ धुंधला हो जाता है और मुख्य विचार खो सकता है।

किसी भी गणना और सूची को विशेष मार्करों का उपयोग करके तैयार किया जाना चाहिए।

कॉर्पोरेट टेम्पलेट.यदि आप एक ब्रांडेड टेम्पलेट विकसित करें तो यह बहुत अच्छा होगा ईमेलआपकी कॉर्पोरेट शैली में. और आप सभी व्यावसायिक पत्र इस टेम्पलेट के साथ ही भेजेंगे। यह आपको बाकियों से अलग दिखने में मदद करेगा, लेकिन व्यावसायिक पत्र के लिए आवश्यक औपचारिकता बनाए रखेगा। हालाँकि, आपको इसे "ब्रांडिंग" के साथ ज़्यादा नहीं करना चाहिए - अत्यधिक रचनात्मकता केवल पत्र को नुकसान पहुँचाएगी। फिर भी, हम मनोरंजन की नहीं, व्यावसायिक संचार की बात कर रहे हैं। यह भी न भूलें कि प्राप्तकर्ता आपके पत्र न केवल कंप्यूटर पर, बल्कि कंप्यूटर पर भी पढ़ सकते हैं मोबाइल उपकरणों. इसलिए, टेम्पलेट को विभिन्न स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन के लिए अनुकूलित किया जाना चाहिए।

एक पत्र में केवल एक ही समाचार होना चाहिए। और तदनुसार, प्राप्तकर्ता से केवल एक लक्ष्य कार्रवाई की अपेक्षा की जानी चाहिए। एक ही पत्र में प्राप्तकर्ता से कई प्रश्न, सुझाव या अनुरोध शामिल करना गलत माना जाता है।

किसी भी व्यावसायिक पत्र को निम्नलिखित भागों में विभाजित किया जाना चाहिए:
- परिचय;
- मुख्य हिस्सा;
- निष्कर्ष।

परिचय में पत्र का उद्देश्य और उसे लिखने के कारणों को संक्षेप में बताएं। मुख्य भाग ही पत्र का सार है। निष्कर्ष में, आपको उपरोक्त को संक्षेप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता है - ये निष्कर्ष, अनुरोध, निर्देश, सुझाव आदि हो सकते हैं। व्यावसायिक पत्राचार में किसी भी "पोस्टस्क्रिप्ट" का उपयोग करना अत्यधिक अवांछनीय है। पत्र में सूक्तियाँ, रूपक, कहावतें आदि नहीं होनी चाहिए।

यदि आपको किसी पत्र में ग्राफिक छवि जमा करने की आवश्यकता है, तो इसे पत्र के पाठ में ही सम्मिलित न करें, बल्कि इसे एक अलग फ़ाइल के रूप में संलग्न करें। हो सकता है छवियाँ ठीक से प्रदर्शित न हों विभिन्न उपकरणया प्राप्तकर्ता के ईमेल प्रोग्राम इंटरफ़ेस में पूरी तरह से अक्षम हो जाएगा। पत्र के मुख्य भाग में, जहां आवश्यक हो, बस यह इंगित करें कि "जानकारी संलग्न फ़ाइल में है।" यदि ऐसी कई फ़ाइलें हैं, तो उनके नाम अवश्य लिखें।

यदि आप संक्षिप्ताक्षरों और संक्षिप्त शब्दों का उपयोग करते हैं, तो आपको 100% आश्वस्त होना चाहिए कि प्राप्तकर्ता समझ जाएगा कि आपका क्या मतलब है। सामान्य तौर पर, इसे सुरक्षित रखना और ऐसी चीजों का उपयोग न करना बेहतर है।

भावनाओं का अभाव.व्यावसायिक पत्रों में कोई भावनात्मक भाव नहीं होना चाहिए। बिल्कुल भी। भले ही आप शिकायत लिख रहे हों और आप वास्तव में अपने आक्रोश की पूर्णता दिखाना चाहते हों, या, इसके विपरीत, आप एक सफल लेनदेन के लिए अपने साथी को ईमानदारी से धन्यवाद देते हों। एक व्यावसायिक पत्र को संयमित और कुछ हद तक ठंडे दिमाग वाला भी होना चाहिए। प्रत्येक व्यक्ति अपने व्यक्तित्व को महत्व देता है, लेकिन व्यावसायिक पत्राचार नहीं सबसे अच्छा तरीकाइसे प्रकट करो. किसी प्रसन्नचित्त या उदास व्यक्ति, सफाईकर्मी या किसी अन्य व्यक्ति का आधिकारिक पत्र महानिदेशकवैसा ही होना चाहिए.

व्यावसायिक शब्दावली का प्रयोग.व्यावसायिक पत्राचार में वाक्यों को जोड़ने के लिए निम्नलिखित स्थिर अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जाता है:

1) उस कारण से;
2) किस आधार पर;
3) (कुछ) के कारण;
4) के अनुसार;
5) पर आधारित;
6) ध्यान में रखते हुए;
7) विचार करना;
क्या परोसा गया.

और इसी तरह। इसके अलावा व्यावसायिक पत्रों में उन संक्षिप्ताक्षरों और संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने की अनुमति है जो आम तौर पर उस उद्योग में स्वीकार किए जाते हैं जिसमें पत्र लिखा जाता है। यदि आपको संदेह है कि क्या पता देने वाला किसी विशिष्ट संक्षिप्त नाम को समझ पाएगा, तो संपूर्ण वाक्यांश लिखना बेहतर है।

अभिवादन।कृपया कभी भी घिसे-पिटे शब्द "शुभ दिन" का प्रयोग न करें। कोई कह सकता है कि यह न केवल व्यावसायिक पत्राचार के लिए, बल्कि सामान्य रूप से ईमेल के लिए भी ख़राब रूप है। सबसे अच्छा अभिवादन विकल्प "हैलो, प्रथम नाम/मध्य नाम" है। वैसे, पत्र प्राप्तकर्ता को न केवल अभिवादन में, बल्कि पाठ के आगे भी नाम से संबोधित करना अच्छा है। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को पत्र लिख रहे हैं जिसे आप व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं, तो आपको पत्र की शुरुआत में ही यह बताना होगा कि आपको प्राप्तकर्ता का पता कहां से मिला है।

पत्र के आकार का।एक व्यावसायिक पत्र नहीं है कला का टुकड़ान कि "विषय पर" आपके व्यक्तिगत विचार। पत्र यथासंभव छोटा होना चाहिए ताकि उसमें सारी जानकारी दी जा सके। यह इष्टतम है यदि पत्र का पाठ एक "स्क्रीन" में फिट हो। लंबे पत्र पढ़ना थका देने वाला होता है और कई लोगों को यह कष्टप्रद लगता है।

पत्रों का उत्तर.जब आप प्राप्त किसी ईमेल का उत्तर देते हैं, तो हमेशा "उत्तर दें" बटन पर क्लिक करें, न कि "ईमेल लिखें" बटन पर। पहले विकल्प के साथ, आपका संपूर्ण पत्राचार इतिहास स्वचालित रूप से आपकी प्रतिक्रिया में शामिल हो जाएगा। यह सही है, क्योंकि अगर कोई व्यक्ति पृष्ठभूमि नहीं देखता है तो उसे तुरंत याद नहीं आ सकता है कि आप कौन हैं और आप उससे क्या चाहते हैं। खासकर अगर बाद में अंतिम अक्षर 5 दिन से ज्यादा का समय बीत चुका है. आप अपने वार्ताकार के पत्र का उत्तर देते समय उसे बिल्कुल सुरक्षित रूप से उद्धृत कर सकते हैं। इससे उसे यह याद रखने का अवसर मिलेगा कि पिछले पत्र में क्या चर्चा हुई थी।

जहां उचित हो हमेशा दूसरे व्यक्ति को धन्यवाद दें। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "व्लादिमीर, आपके पत्र के लिए धन्यवाद" या "इरीना अलेक्सेवना, इतनी त्वरित प्रतिक्रिया के लिए धन्यवाद।" ऐसी बारीकियाँ वार्ताकार के प्रति आपका सम्मान दिखाएंगी और इलेक्ट्रॉनिक संचार के मूड को नरम करेंगी।

यदि आपके वार्ताकार ने आपको एक पत्र भेजा है जिसमें उसने अपना असंतोष व्यक्त किया है या यहाँ तक कि खुले तौर पर आपके प्रति असभ्य व्यवहार किया है, तो उसे वैसे ही उत्तर न देने का प्रयास करें, चाहे आप इसे कितना भी पसंद करें। परिस्थितियाँ अलग-अलग होती हैं, लेकिन हमेशा विनम्रता और संयम के साथ प्रतिक्रिया दें।

बेशक, आप जितनी जल्दी पत्र का जवाब देंगे, उतना बेहतर होगा। यदि आप कुछ घंटों के भीतर जवाब दे सकें तो यह बहुत अच्छा है। यह अवधि इष्टतम है. लेकिन मान लीजिए कि हमें कुछ ही दिनों में प्रतिक्रिया मिल जाती है। मनोवैज्ञानिकों का कहना है कि किसी व्यक्ति के लिए ईमेल के जवाब का इंतजार करने का अधिकतम आरामदायक समय 48 घंटे यानी दो दिन है। यदि आपको अधिक समय तक इंतजार करना पड़ता है, तो इसे पहले से ही अनादर या अज्ञानता के रूप में माना जा सकता है। यदि पत्र में उठाए गए प्रश्न का उत्तर देने के लिए आपको अधिक समय की आवश्यकता है, तो यह अवश्य लिखें कि आपको पत्र प्राप्त हुआ है, आपने इसे विचारार्थ स्वीकार कर लिया है और एक निश्चित समय के भीतर उत्तर देंगे। इस तरह प्रेषक को कम से कम उपेक्षित महसूस नहीं होगा।

पत्र का निष्कर्ष.आपको पत्र के अंत में ऐसे वाक्यांश नहीं लिखने चाहिए जिन्हें हेरफेर के प्रयास के रूप में माना जा सकता है: "मैं वास्तव में लाभदायक सहयोग की आशा करता हूं," "आपके उत्तर के लिए अग्रिम धन्यवाद," इत्यादि। इलेक्ट्रॉनिक व्यापार पत्राचार में अलविदा कहना वाक्यांशों में बेहतर"सम्मान के साथ," "मेरी हार्दिक शुभकामनाएँ," इत्यादि। हां, ऐसे वाक्यांश घिसे-पिटे हैं, लेकिन वे व्यावसायिक संचार के लिए बिल्कुल उपयुक्त हैं। हस्ताक्षर में अपना पहला नाम, अंतिम नाम, पद और कंपनी का नाम लिखें। ईमेल के अलावा, संपर्क विवरण भी छोड़ें जहां आपसे संपर्क किया जा सके।

पत्र भेजने का समय.बेशक, ईमेल का मतलब यह नहीं है कि उन्हें प्राप्त होने पर तुरंत पढ़ा जाना चाहिए। हालाँकि, व्यावसायिक ईमेल नैतिकता में सप्ताहांत पर ईमेल भेजना अनुचित माना जाता है छुट्टियां, और देर शाम या रात को भी। मानक कामकाजी घंटों का पालन करने का प्रयास करें।

और हां, "भेजें" बटन पर क्लिक करने से पहले, प्राप्तकर्ता और उसके नाम की सही वर्तनी की सावधानीपूर्वक जांच करें मेल पता, और पत्र के पूरे पाठ को दोबारा पढ़ें और टाइपो या गलत वाक्यांशों के लिए इसकी जांच करें।

अक्षरों में समझदार आदमीजिन लोगों को वे संबोधित किये जाते हैं उनके चरित्र को दर्शाते हैं।

[लिचटेनबर्ग जॉर्ज क्रिस्टोफ़]

उस प्रकार के पत्र लिखें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं।

[प्राचीन सूक्ति]

व्यवसाय की दुनिया में पत्र एक शक्तिशाली तर्क है।

[बेखटेरेवा विक्टोरिया]

1. व्यावसायिक पत्राचार में एक समान कॉर्पोरेट मानक क्यों हैं?

इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार किसी भी कंपनी के लिए व्यावसायिक संचार का एक अनिवार्य गुण है। व्यावहारिक रूप से ऐसी कोई कंपनी नहीं है जो ईमेल का उपयोग न करती हो। लेकिन अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• क्या आपके साथ कभी ऐसा हुआ है कि जब आप किसी सहकर्मी को ईमेल भेजते हैं, तो ऐसा लगता है जैसे आप किसी ब्लैक होल में पत्र भेज रहे हैं, और हो सकता है कि वे आपको जवाब न दें?
• जब कर्मचारी एक-दूसरे को कॉल करते हैं और एक-दूसरे को तुरंत ईमेल पढ़ने के लिए कहते हैं, और यह पूरे दिन होता रहता है
• जब आप बिल्कुल नहीं समझ पाते कि वे ईमेल में आपसे वास्तव में क्या चाहते हैं
• जब जटिल और कठिन प्रश्नचर्चा करते समय ईमेलजानकारी, विवरण के समुद्र में डूबना और समस्या का समाधान कभी नहीं होता

यदि ये मुद्दे आपके लिए प्रासंगिक हैं, तो आप इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए समान नियम लागू करके हर दिन बहुत समय प्राप्त कर सकते हैं। इस लेख में हम व्यावसायिक पत्राचार शिष्टाचार के बारे में बात करेंगे।

2. व्यावसायिक पत्राचार नैतिकता के सात मुख्य नियम

आइए हम व्यावसायिक पत्राचार के नियमों को सशर्त रूप से विभाजित करें नैतिकता के नियमों परऔर संचार और सूचना विनिमय के नियम।

संचार नियम व्यावसायिक प्रक्रियाओं और परियोजनाओं के भीतर सूचनाओं के आदान-प्रदान के नियमों द्वारा शासित होते हैं। हम उन्हें समर्पित करेंगे अलग लेख. नैतिकता के नियम कंपनी के कर्मचारियों के बीच आंतरिक संबंधों की शैली को आकार देते हैं और भागीदारों के बीच आपकी कंपनी की छवि के निर्माण को अनिवार्य रूप से प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, मुझे हाल ही में हमारे एक साथी से एक पत्र मिला जो इन शब्दों से शुरू हुआ, "शुभ दोपहर, बेख्तेरेव।" क्या आपको लगता है कि हमारा सहयोग काम आया?

व्यावसायिक पत्राचार करते समय कंपनी का "अपना चेहरा न खोएं" इसके लिए, व्यावसायिक पत्राचार नैतिकता के "सुनहरे नियमों" का पालन करना आवश्यक है:

1. हम हमेशा एक अपील के साथ एक पत्र शुरू करते हैं
2. पत्र का विषय होना चाहिए
3. भेजने से पहले, आपको वर्तनी, विराम चिह्न और भाषण त्रुटियों की जांच करनी चाहिए।
4. पत्र संरचित होना चाहिए (पानी नहीं!)
5. पत्र में सही शब्द होने चाहिए
6. यदि हम किसी पत्र में अनुलग्नक भेजते हैं, तो यह लिखना सुनिश्चित करें कि संलग्न फ़ाइलें हैं (यह कदम उन परिस्थितियों से बचने में मदद करेगा जब आप एक पत्र भेजते हैं और फ़ाइल संलग्न नहीं होती है; प्राप्तकर्ता, पत्र पढ़ने के बाद भी संलग्न दस्तावेज़ नहीं ढूंढ पाता है) , तुरंत जवाब दे सकता है और आपको लिख सकता है कि आपके द्वारा पत्र में बताए गए संलग्न दस्तावेज़ गायब हैं)।
7. हम पत्राचार कभी नहीं मिटाते. सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं में से एक. संदेश का इतिहास कभी नहीं हटाया जाना चाहिए, क्योंकि पत्र एक दस्तावेज़ है। यदि आवश्यक हो, तो आपको हमेशा अपना पत्राचार इतिहास बढ़ाने में सक्षम होना चाहिए। उदाहरण के लिए, रैदिस्लाव गंडापास ने अपने हस्ताक्षर में पत्राचार के इतिहास को न हटाने का अनुरोध भी शामिल किया।

3. अक्षरों के प्रकार

वहां कई हैं विभिन्न वर्गीकरण, हम अक्षरों को उनकी डिज़ाइन संरचना के अनुसार अलग करने का प्रस्ताव करते हैं:

1. संचार पत्र (इनकार पत्र, दावा पत्र, मान्यता पत्र, औचित्य पत्र, आदि)
2. समझौते के पत्र

पत्र संचार

इस प्रकार के पत्र में हम उन सभी प्रकार के पत्रों को शामिल करते हैं जिनका उपयोग एक कर्मचारी अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान करता है।

पत्र संरचना

पत्र को एक ही पाठ में प्रारूपित नहीं किया जाना चाहिए। इसे स्पष्ट रूप से संरचित और अच्छी तरह से डिज़ाइन किया जाना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता की नज़र न हटे महत्वपूर्ण सूचना. पत्र की संरचना में स्पष्ट घटक शामिल हैं:

पत्र विषय

पत्र के विषय में अवश्य शामिल होना चाहिए विशिष्ट क्रिया, जो आप प्रतिवादी से अपेक्षा करते हैं: "एक समझौते पर सहमत हों", "विचार के लिए मुद्दों की पेशकश करें", "एक रिपोर्ट भेजें", आदि।

यदि आप दस्तावेज़ भेज रहे हैं, तो विषय पंक्ति में पत्र के संलग्नक में मौजूद दस्तावेज़ों का स्पष्ट विवरण होना चाहिए।

अपने ईमेल विषय को सही ढंग से प्रारूपित करना क्यों महत्वपूर्ण है?

पत्र के विषय के आधार पर सूचना के दैनिक प्रवाह में आवश्यक पत्र ढूंढना बहुत आसान है। एक भी अक्षर नष्ट नहीं होगा.

नोट: यदि आप किसी कंपनी के भीतर कोई पत्र भेजते हैं, तो पत्र का विषय दिए गए मानक के अनुसार प्रारूपित किया जाता है; यदि आप कंपनी के बाहर कोई पत्र भेजते हैं, तो विषय को टेम्पलेट के अनुसार प्रारूपित करना उचित है: कंपनी का नाम: पत्र का उद्देश्य.

पत्र का मुख्य भाग जितना अधिक रचनात्मक होगा, उतना अच्छा होगा! प्रमुख व्यावसायिक लेखन कौशलों में से एक जो आपको अपने कर्मचारियों में विकसित करना चाहिए, वह है अपने विचारों को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से तैयार करने की क्षमता।

पी.एस. यदि, पत्र लिखते समय, हम वार्ताकार के पत्र से किसी तथ्य का उल्लेख करते हैं, तो उसे उद्धृत किया जाना चाहिए, रंग या फ़ॉन्ट से अलग किया जाना चाहिए।

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर टेम्पलेट कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए समान होना चाहिए।

हस्ताक्षर में प्राप्तकर्ता के सभी मुख्य विवरण शामिल होने चाहिए ताकि यदि आवश्यक हो, तो पत्र प्राप्तकर्ता आपसे आसानी से संपर्क कर सके।

ईमानदारी से,

पूरा नाम, पद.

पी.एस. यदि हम किसी भागीदार/ग्राहक के साथ मधुर संबंध चाहते हैं, तो व्यक्तिगत हस्ताक्षर जारी करना सार्थक है। कोई भी व्यक्ति औपचारिक पत्राचार में भी, व्यक्तिगत दृष्टिकोण वाला पत्र पाकर प्रसन्न होता है।

व्यक्तिगत हस्ताक्षर हमेशा पत्र के मुख्य भाग को संदर्भित करता है। उदाहरण: आपका दिन शुभ हो/ धन्यवाद / आज आपसे बात करके खुशी हुई / इतने महत्वपूर्ण मुद्दे पर अपना समय देने के लिए धन्यवाद / नमस्ते परिवार और बच्चों, आदि।

प्रतिलिपि बनाने के लिए

हम अंत में "प्रति" और "सीसी" फ़ील्ड भरते हैं, ताकि गलती से कोई पत्र तब न भेजा जाए जब वह अभी तक तैयार न हो।

To और Cc फ़ील्ड के बीच क्या अंतर है?

"टू" फ़ील्ड में हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिससे हमें कुछ कार्रवाई करने की आवश्यकता होती है।

"कॉपी" फ़ील्ड में हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिसे पत्र की सामग्री पढ़ने से लाभ होगा।

पी.एस. हमारे अनुभव ने साबित कर दिया है कि सीसी फ़ील्ड बहुत उपयोगी है। यदि हम एक सामान्य कर्मचारी के साथ बातचीत कर रहे हैं, महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा कर रहे हैं, लेकिन योग्यता के आधार पर और समय पर उत्तर नहीं मिलते हैं, तो निदेशक या वरिष्ठ प्रबंधक के पत्र की एक प्रति डालने लायक है, और पत्राचार तुरंत शुरू हो जाएगा रचनात्मक ढंग.

दुर्भाग्य से, कई कंपनियों में स्तर कॉर्पोरेट संस्कृतिउचित स्तर पर नहीं, जिसके परिणामस्वरूप ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं, जब किसी कर्मचारी को अपना काम अच्छी तरह से करने के लिए प्रबंधन टीम द्वारा सख्त नियंत्रण आवश्यक होता है।

आउटलुक में भी "Bcc" जैसा एक फ़ंक्शन है - महत्वपूर्ण उपकरण, जो आपको पत्र के बारे में सूचित करने की अनुमति देता है इच्छुक पार्टियाँ, लेकिन साथ ही प्राप्तकर्ता को यह भ्रमित न करें कि पत्र केवल उसे ही संबोधित नहीं है!

समझौते के पत्र

एक महत्वपूर्ण प्रकार का पत्र जो आपको बैठक को सारांशित करने, लिखित रूप में समझौते तैयार करने, समापन समय इंगित करने और स्पष्ट करने की अनुमति देता है: क्या दोनों पक्षों ने सही ढंग से समझा कि उन्हें क्या करना चाहिए?

बैठकों, बातचीत और सम्मेलनों के बाद ऐसे पत्र तैयार करना उपयोगी होता है ताकि लिखित समझौते और उनके कार्यान्वयन की एक आम दृष्टि हो।

पत्र संरचना:

1. चर्चा प्रतिभागियों को नमस्कार, संबोधन और धन्यवाद।
2. उस बैठक के उद्देश्य को दोहराना जिसमें समझौते बने थे।
3. उन सभी मुद्दों की सूची जिन पर चर्चा की गई, उन पर लिए गए निर्णयों और कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति के संबंध में।
4. ऐसे विचारों को रिकॉर्ड करना जिन्हें इतिहास के लिए तत्काल कार्यान्वयन की आवश्यकता नहीं है।
5. अभिभाषकों से प्रश्न: क्या सब कुछ ध्यान में रखा गया है? कोई टिप्पणी या परिवर्धन?

उदाहरण के लिए:

एक पत्र का प्रारूपण

फ़ॉन्ट

पत्र का फ़ॉन्ट एक समान होना चाहिए, पाठ में इटैलिक का उपयोग किया जा सकता है प्रमुख बिंदु, शीर्षक, लेकिन एक ही डिज़ाइन शैली का पालन करना सुनिश्चित करें।

पी.एस. आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि बड़े अक्षरों में लिखे गए शब्दों को स्वर बढ़ाने वाला माना जाता है। इनसे बचना चाहिए.

अनुच्छेद

पाठ को समझने में आसान बनाने के लिए प्रत्येक व्यक्तिगत विचार को एक अलग पैराग्राफ में तैयार करने की सलाह दी जाती है।

इंडेंटेशन

अनुच्छेदों का आपस में विलय नहीं होना चाहिए. पत्र को अधिक पठनीय बनाने के लिए, इंडेंटेशन अभिवादन के बाद, प्रत्येक पैराग्राफ से पहले और हस्ताक्षर से पहले होना चाहिए:

पत्र को दृश्य रूप से अधिक आकर्षक बनाने के लिए, पत्र के मुख्य भाग में लिंक को हाइपरलिंक के रूप में प्रारूपित करना बेहतर है:

लेखन शैली

हम आपको सर्गेई बेख्तेरेव की मास्टर क्लास में आमंत्रित करते हैं।

इस प्रशिक्षण के साथ प्रतिदिन कम से कम 1 घंटे का खाली समय जीतें!

मास्टर क्लास में आप सीखेंगे:
✓ कार्यों का प्रबंधन कैसे करें ताकि सभी कार्य 100% और समय पर पूरे हों
✓ प्रभावी ढंग से बैठकें कैसे तैयार करें और संचालित करें
✓ एक कार्यालय में कर्मचारियों के उत्पादक कार्य को कैसे व्यवस्थित करें

सिद्धांत रूप में, कैसे और किस माध्यम से बनाया और भेजा जा सकता है, इसके बारे में प्रश्न नहीं उठना चाहिए। हालाँकि, जब आधिकारिक पत्रों की बात आती है तो हर कोई इस कार्य को तुरंत शुरू करने के लिए तैयार नहीं होता है, खासकर जब पत्र के लेखक को प्रतिक्रिया प्राप्त होने की उम्मीद होती है। मैं इसे आपके लिए खोलूंगा छोटे सा रहस्यव्यावसायिक पत्राचार, पत्र का चरित्र और शैली जितनी सख्त होगी, प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की संभावना उतनी ही अधिक होगी। इस पाठ में, मैं कई नमूना ईमेल प्रदान करूंगा जो उपयोगकर्ताओं को अपनी शैली पर निर्णय लेने और बाद में सबसे सक्षम तरीके से संदेश लिखने में मदद करेंगे।

सबसे पहले, हमें यह तय करना होगा कि हम जो पत्र बना रहे हैं वह किस प्रकृति का होगा। मैं सभी आउटगोइंग ईमेल को तीन मुख्य प्रकारों में विभाजित करता हूं:

• व्यापार प्रस्ताव
• व्यापार जांच
• मित्रतापूर्ण संबोधन

तदनुसार, सभी तीन प्रकारों के लिए मेरे पास टेम्पलेट हैं, दोनों सरल टेक्स्ट फ़ाइलों के रूप में और विशिष्ट ईमेल प्रोग्रामों के लिए तैयार किए गए टेम्पलेट के रूप में। आइए उनमें से प्रत्येक पर क्रम से आगे बढ़ें।

व्यापार प्रस्ताव

नमस्कार (शुभ दोपहर), [संबोधित व्यक्ति का नाम]!

संचार करते समय किसी भी पत्र में नाम का उल्लेख करना उचित है, क्योंकि व्यक्तिगत पता व्यक्ति को मैत्रीपूर्ण मूड में रखता है। हालाँकि, यदि आप अभी भी नाम नहीं ढूंढ पा रहे हैं, तो एक टेम्पलेट ग्रीटिंग पर्याप्त होगा।

मैं आपका ध्यान एक नई सेवा से परिचित कराना चाहता हूँ ( नए उत्पाद) हमारी कंपनी से [कंपनी का नाम]।

मैं [गतिविधि के क्षेत्र का नाम] के क्षेत्र में सहयोग की पेशकश करता हूं।

इसके बाद, कीमत या कुछ गुणवत्ता विशेषताओं के संदर्भ में अपने प्रस्ताव के लाभों का संक्षेप में वर्णन करें। मुख्य बात यह है कि इसे ज़्यादा न करें। पाठ के मेगाबाइट, और यहां तक ​​​​कि उज्ज्वल, अर्थहीन चित्रों के साथ पूरक, केवल लोगों को डराते हैं। यदि पत्र प्राप्तकर्ता पहली पंक्तियों से आपके प्रस्ताव में रुचि रखता है, तो वह अतिरिक्त जानकारी के लिए निश्चित रूप से आपसे संपर्क करेगा।

यदि आप गंभीरता से रुचि रखते हैं आवश्यक लोगजब आपने पहली बार हमसे संपर्क किया, तो न केवल ईमेल द्वारा पहुंच के बारे में सोचना समझ में आता है। जैसी सेवाओं में खाते बनाना एक अच्छा विचार होगा आईसीक्यू औरस्काइप. कभी-कभी किसी व्यक्ति के लिए नियमित फ़ोन द्वारा आपसे संपर्क करना बहुत आसान होता है, यदि, निश्चित रूप से, आपने सोच-समझकर अपने हस्ताक्षर में नंबर छोड़ा हो।

आप पूछते हैं, आपको हस्ताक्षर में अपना ई-मेल पता डुप्लिकेट करने की आवश्यकता क्यों है, यदि यह स्वचालित रूप से मेल सर्वर द्वारा अग्रेषित किया जाता है। यहां नियम यह है कि व्यावसायिक पत्राचार में अत्यधिक जानकारी कभी भी अनावश्यक नहीं होती है। आइए एक ऐसी स्थिति की कल्पना करें जहां आपका पत्र किसी ऐसे व्यक्ति को प्राप्त होता है जिसे संभावित रूप से प्रस्ताव में कोई दिलचस्पी नहीं है, या जो इसका सही ढंग से जवाब देने में सक्षम नहीं है। यह प्राप्त संदेश को दूसरे उपयोगकर्ता को अग्रेषित करता है, लेकिन किसी कारण से स्वचालित रूप से जोड़े गए डेटा से वास्तविक प्रेषक की जानकारी खो जाती है, जिससे आपसे संपर्क करना मुश्किल हो जाता है। हालाँकि, पत्र के लेखक और उसके आवश्यक संपर्कों को निर्धारित करने के लिए हस्ताक्षर को देखना हमेशा पर्याप्त होगा।

व्यापार जांच

नमस्ते नमस्कार)!

अथवा, यदि प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात हो, तो (प्रिय, [नाम, संरक्षक])!

कृपया विवरण के साथ उत्पाद (सेवा) [उत्पाद/सेवा का नाम] के बारे में जानकारी प्रदान करें पूर्ण विशिष्टताएँऔर प्रतिस्पर्धी गुण।

आधारित संघीय विधानआरएफ [दस्तावेज़ संख्या और तारीख], कृपया जानकारी प्रदान करें [प्राप्त करने के लिए आवश्यक डेटा का वर्णन करें]।

यदि आपके अधिकारों का उल्लंघन होता है तो आप इंटरनेट पर किसी विशेष सेवा के प्रबंधन से भी संपर्क कर सकते हैं।

उपयोगकर्ता अनुबंध के खंड [उपयोगकर्ता अनुबंध में खंड संख्या] के उल्लंघन के संबंध में, अर्थात्: "[उद्धरण पूर्ण पाठनामित बिंदु]", मैं आपसे निरीक्षण करने और दोषी [जिम्मेदार (यदि हम सेवा कर्मचारियों के बारे में बात कर रहे हैं)] व्यक्ति [साइट (साइट का नाम)] के खिलाफ उचित प्रतिबंध लगाने के लिए कहता हूं। कृपया निरीक्षण के परिणामों और लगाए गए प्रतिबंधों की रिपोर्ट [अपने स्वयं के ईमेल पते] पर करें।

मित्रतापूर्ण संबोधन

नमस्ते (शुभ दिन) (नमस्कार), [व्यक्ति का नाम]!

जब आप पहली बार हमसे मित्रतापूर्ण तरीके से संपर्क करेंगे, अच्छा सूचकआपका टेक्स्ट संदेश पूरा हो जाएगा. एक सही ढंग से लिखा गया, बड़ा पाठ सही व्यक्ति से संपर्क करने में आपकी उच्च रुचि को इंगित करेगा और प्रतिक्रिया की इच्छा जगाएगा। कुछ प्रारंभिक प्रश्नों के साथ बातचीत शुरू करना न भूलें।

उदाहरण ईमेल

कई संगठनों के काम का एक अभिन्न अंग व्यावसायिक पत्राचार है, जिसके कई नियम और विशेषताएं हैं। न केवल सचिवों, बल्कि अन्य कर्मचारियों को भी भागीदारों और अन्य कर्मचारियों से संपर्क के लिए पत्र लिखने में सक्षम होना चाहिए।

व्यापार पत्राचार अवधारणा

यह शब्द वाणिज्यिक और व्यावसायिक सूचनाओं के आदान-प्रदान को संदर्भित करता है। व्यावसायिक पत्राचार के लिए एक निश्चित शिष्टाचार है, जिसे विशेष पाठ्यक्रमों में भी पढ़ाया जाता है। पत्र को नियमों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए, क्योंकि यह कंपनी की प्रतिष्ठा बनाएगा और बनाए रखेगा, और बनाएगा भी गंभीर रवैयासंगठन को. तकनीकी दृष्टिकोण से एक व्यावसायिक पत्र, विभिन्न कंपनियों या विभागों के बीच संचार में सुधार लाने के उद्देश्य से एक उपकरण है।

व्यावसायिक पत्राचार के प्रकार

दस्तावेज़ कई प्रकार के होते हैं, और उनमें से प्रत्येक के निष्पादन और प्रस्तुत करने के अपने नियम होते हैं। ई-मेल के माध्यम से संचार करते समय व्यावसायिक पत्राचार की मूल बातें भी उपयोग की जाती हैं। विशेषज्ञ निम्नलिखित प्रकार के व्यावसायिक पत्रों में अंतर करते हैं: धन्यवाद पत्र, अनुरोध, मांग, माफी, खंडन, बधाई और संवेदना। इसके अलावा, वहाँ है वाणिज्यिक पत्र, जिसमें दावे, इनकार, अनुस्मारक, गारंटी आदि शामिल हैं।

व्यावसायिक पत्राचार सही ढंग से कैसे करें?

पत्र लिखते समय सभी विवरणों पर ध्यान देना जरूरी है। व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का वर्णन करते समय निम्नलिखित पहलुओं पर ध्यान देना उचित है:

1. यदि आप कोई पत्र लिख रहे हैं जिसमें आपको लेखक द्वारा पूछे गए विशिष्ट प्रश्नों का उत्तर देना है तो उनमें से प्रत्येक को अलग-अलग उद्धृत करना उचित होगा। ऐसा करने के लिए, क्रमांकन का उपयोग करें और पाठ को पैराग्राफों में तोड़ें।
2. पत्र लिखते समय, आपको अपने या अपने वार्ताकार द्वारा संलग्न किए गए सभी दस्तावेजों पर संक्षेप में टिप्पणी करनी होगी। यह महत्वपूर्ण है ताकि प्राप्तकर्ता तुरंत पत्र का सार समझ सके।
3. पत्र पर प्रबंधक के हस्ताक्षर होने चाहिए और मुहर लगी होनी चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार करने के नियम

व्यावसायिक पत्र लिखते समय त्रुटियाँ अस्वीकार्य हैं, इसलिए उन्हें लिखने के बुनियादी नियमों को जानना महत्वपूर्ण है:

1. ऐसे शब्दों का प्रयोग न करें जिनका अर्थ अज्ञात है, या शब्दकोश का उपयोग करके उनकी व्याख्या की जांच करें।
2. व्यावसायिक पत्राचार का संचालन करने में विशिष्ट शब्दावली का उपयोग शामिल नहीं है, क्योंकि कुछ शब्द पते वाले के लिए अज्ञात हो सकते हैं। यदि ऐसे शब्दों का प्रयोग किया गया है तो स्पष्टीकरण दें।
3. अपने विचारों को छोटे-छोटे वाक्यों में व्यक्त करें ताकि मुख्य बात न छूटे।
4. यदि आप रूसी भाषा को पूरी तरह से नहीं जानते हैं, तो वर्तनी की जांच करने के लिए पहले किसी संपादक या अपने कंप्यूटर पर दस्तावेज़ में पाठ टाइप करना बेहतर होगा।
5. व्यावसायिक पत्राचार बोलचाल के शब्दों, साहित्यिक अभिव्यक्तियों आदि के उपयोग की अनुमति नहीं देता है। पत्र भेजने से पहले, त्रुटियों और टाइपो के लिए इसकी जाँच करें। थोड़ी देर बाद दोबारा जांच करना बेहतर है।

व्यावसायिक पत्राचार में एक पत्र की शुरुआत

सबसे पहले, पत्र की संरचना में एक "हेडर" होता है, जिसमें प्राप्तकर्ता की स्थिति और पूरा नाम होता है। व्यावसायिक पत्राचार की विशेषताओं में मानक पता "प्रिय" शामिल है, जो ज्यादातर मामलों में पृष्ठ के केंद्र में लिखा जाता है। यदि व्यक्ति अपरिचित है तो अंतिम नाम के पहले श्रीमान शब्द लिखा जाता है। पहले पैराग्राफ (प्रस्तावना) में पत्र का उद्देश्य और कारण शामिल है। इसे पढ़ने के बाद अभिभाषक को संदेश का मुख्य अर्थ समझ जाना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार में अनुरोध

व्यावसायिक पत्राचार के लोकप्रिय प्रकारों में से एक अनुरोध पत्र है। यह एक व्यवहारकुशल अनुरोध या कूटनीतिक मांग हो सकती है वर्तमान मुद्दे. व्यावसायिक लेखन कौशल लेखन अनुरोधों के लिए महत्वपूर्ण हैं क्योंकि उन्हें प्राप्तकर्ता को लेखक द्वारा आवश्यक कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करना चाहिए। पत्र लिखने के कुछ नियम हैं:

1. व्यावसायिक शिष्टाचार की बुनियादी बातों का पालन करते हुए, प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से संबोधित किया जाना चाहिए।
2. प्राप्तकर्ता को अनुरोध का कारण समझाने के लिए, आप उसकी तारीफ कर सकते हैं, उसके व्यावसायिक या व्यक्तिगत गुणों और खूबियों पर प्रकाश डाल सकते हैं।
3. अनुरोध के कारण बताएं और प्राप्तकर्ता को इसे पूरा करने में रुचि दिखाएं। समस्या को यथासंभव संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से वर्णित किया जाना चाहिए।
4. एक बार अनुरोध किए जाने के बाद, संभावित लाभों पर जोर देते हुए इसे संशोधित किया जाना चाहिए और दोबारा दोहराया जाना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार में स्वयं को कैसे याद दिलाएँ?

एक अनुस्मारक पत्र का उपयोग तब किया जाता है जब आपको अपने दायित्वों की पूर्ति, कानून के अनुपालन, किसी महत्वपूर्ण घटना के दृष्टिकोण आदि के बारे में याद दिलाने की आवश्यकता होती है। ज्यादातर मामलों में, इसके पहले एक मौखिक अनुस्मारक का उपयोग किया जाता है। परिणामस्वरूप, पत्र किसी प्रकार की कार्रवाई के साक्ष्य के रूप में कार्य करता है। व्यावसायिक पत्राचार में एक अनुस्मारक में शामिल हैं:

1. प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी. इसके बाद रिमाइंडर का कारण बताया गया है.
2. वापस बुलाए जा रहे मुद्दे से संबंधित कानूनों और विनियमों के लिंक प्रदान किए गए हैं।
3. व्यावसायिक पत्राचार के वाक्यांश स्पष्ट होने चाहिए, लेकिन धमकी भरे नहीं। आपको यह याद दिलाना अतिश्योक्ति नहीं होगी कि समस्या को शांतिपूर्ण ढंग से हल किया जा सकता है।
4. पत्र में कोई मानक नहीं है, इसलिए इसे स्वतंत्र रूप में लिखा जा सकता है।

व्यावसायिक पत्राचार में उचित तरीके से माफ़ी कैसे मांगें?

लिखने के लिए सबसे कठिन पत्रों में से एक माफी पत्र है, जिसके लिए आपको माफ़ी मांगनी होगी और कंपनी के लिए अपना चेहरा बचाना होगा। इसके अलावा, इसका उद्देश्य क्षतिग्रस्त रिश्तों को बहाल करना है। व्यावसायिक पत्राचार माफी की निम्नलिखित विशेषताओं को इंगित करता है:

1. पत्र की संरचना में प्राप्तकर्ता, संदेश का विषय और संदेश का संकेत शामिल होता है।
2. आपको निष्पादक को निर्दिष्ट करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि प्रबंधन हर चीज़ पर हस्ताक्षर करेगा।
3. व्यावसायिक पत्राचार में माफी के वाक्यांश स्पष्ट नहीं होने चाहिए और पत्र का विषय तटस्थ या पूरी तरह से अनुपस्थित होना चाहिए।
4. जिस प्रभाव को प्राप्त करने की आवश्यकता है वह है ईमानदारी से माफी और जो हुआ उसके बारे में जानकारी, यानी अप्रिय स्थिति के कारण का संकेत।

ईमेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियम

पहले उल्लिखित सभी नियम इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए भी प्रासंगिक हैं, लेकिन अभी भी कई विशेषताएं हैं:

1. एक कार्य ईमेल का उपयोग विशेष रूप से आधिकारिक पत्राचार के लिए किया जाना चाहिए, क्योंकि सभी पत्र सर्वर पर सहेजे जाते हैं और किसी अन्य व्यक्ति द्वारा पढ़े जा सकते हैं।
2. व्यावसायिक ईमेल पत्राचार के लिए पठनीय फ़ॉन्ट के उपयोग की आवश्यकता होती है और एरियल या टाइम्स न्यू रोमन चुनना सबसे अच्छा है। अक्षरों का आकार मध्यम होना चाहिए। पाठ में कैप्स लॉक, विस्मयादिबोधक चिह्न या विशेष वर्ण नहीं होने चाहिए। कुछ वाक्यांशों को इटैलिक या बोल्ड में हाइलाइट करना स्वीकार्य है, लेकिन इसका उपयोग केवल तभी करें जब अत्यंत आवश्यक हो।
3. बेहतर पठनीयता के लिए उपशीर्षकों का प्रयोग करें, लेकिन ध्यान रखें कि उनकी संख्या अधिक न हो, इसलिए अधिकतम 3-4 टुकड़े हैं। एक पैराग्राफ चार पंक्तियों से अधिक लंबा नहीं होना चाहिए।
4. व्यावसायिक ईमेल नैतिकता विषय क्षेत्र को खाली छोड़ने की अनुमति नहीं देती है। यहां पत्र का सार लिखें, जो विशिष्ट, सूचनात्मक और संक्षिप्त होना चाहिए।
5. आपको अंत में अपने हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी शामिल करनी होगी, और इसमें छह से अधिक पंक्तियाँ नहीं होनी चाहिए। निम्नलिखित संरचना का उपयोग करें: "सम्मान के साथ," पहला और अंतिम नाम, कंपनी का नाम, फ़ोन नंबर, ई-मेल और वेबसाइट का पता।
6. व्यावसायिक पत्राचार में, अपनी कॉर्पोरेट शैली में कॉर्पोरेट टेम्पलेट का उपयोग करना उचित है। इसके लिए धन्यवाद, दूसरों से अलग दिखना और साथ ही व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का पालन करना संभव होगा। यह भूलना महत्वपूर्ण नहीं है कि पत्र को न केवल कंप्यूटर स्क्रीन पर, बल्कि फोन पर भी पढ़ा जा सकता है, इसलिए टेम्पलेट को विभिन्न स्क्रीन के रिज़ॉल्यूशन के लिए अनुकूलित किया जाना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार पर पुस्तकें

व्यावसायिक पत्र लिखने की सभी जटिलताओं को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आप पढ़ सकते हैं उपयोगी साहित्य. निम्नलिखित कार्य अच्छे माने जाते हैं:

1. « व्यवसायिक लेखन की कला. कानून, युक्तियाँ, उपकरण» एस. करेपिना. लेखक बताते हैं कि पत्राचार की व्यावसायिक शैली क्या है और इसे ठीक से कैसे छोड़ा जाए अलग - अलग प्रकारपत्र और रिपोर्ट.
2. « व्यावसायिक ई-मेल पत्राचार. सफलता के पांच नियम" लेखक व्यावसायिक पत्राचार के रूपों का वर्णन करता है और संचार को अधिक प्रभावी बनाने में मदद करने के लिए उपकरण प्रदान करता है। यहां आप पा सकते हैं उपयोगी सलाहऔर तरकीबें.