लेख में, हम आपको बताएंगे कि सचिव भविष्य के कार्मिक विभाग और कर्मियों पर दस्तावेजों के संग्रह की नींव कैसे रखेगा, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के संचालन में अपने कर्तव्यों को कैसे औपचारिक रूप देगा और आवश्यक न्यूनतम श्रम कानून का अनुपालन कैसे करेगा।

मानव संसाधन सचिव: उत्तरदायित्वों का निर्धारण

कला के पहले भाग के अनुसार. 60.2 श्रम कोडरूसी संघ में, किसी कर्मचारी को अतिरिक्त कर्तव्य सौंपना संभव है जो केवल अतिरिक्त भुगतान के लिए रोजगार अनुबंध द्वारा प्रदान नहीं किया जाता है।

आप नई जिम्मेदारियों से सचिव को केवल "खुश" नहीं कर सकते। उनके बिछाने को आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है। इसके अलावा, हम दो ऑर्डर तैयार करने की अनुशंसा करते हैं। पहले (संगठनात्मक) में कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार एक कर्मचारी को नियुक्त करना आवश्यक है (उदाहरण 1)।

दूसरे में (कर्मियों द्वारा) - कर्तव्य सौंपें, भुगतान की राशि निर्धारित करें और कर्मचारी की सहमति लाएं (उदाहरण 2)। इन आदेशों में व्यक्तिगत डेटा होता है, लेकिन उनमें व्यक्तिगत जानकारी की "भार श्रेणियां" असंगत होती हैं: यह तथ्य कि कर्मचारी कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में लगा हुआ है, कोई रहस्य नहीं है (यह संभावना नहीं है कि इसे दूसरों से छिपाना संभव होगा) , लेकिन उनके पारिश्रमिक की राशि गोपनीय व्यक्तिगत जानकारी है जिसे जानना आवश्यक नहीं है। दोनों आदेश एक ही दिन जारी किए गए हैं।

एचआर के लिए अनिवार्य दस्तावेज

ऐसे दस्तावेज़ हैं जो हर संगठन में होने चाहिए - कोई भी चेक पहले उनसे अनुरोध करेगा। यदि सचिव अब कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए जिम्मेदार है, तो यह अनिवार्य सेट प्रदान करना होगा जितनी जल्दी हो सके. हम इन दस्तावेजों की एक सूची स्पष्टीकरण के साथ एक तालिका के रूप में प्रस्तुत करते हैं। हम दस्तावेज़ों को क्रमांकित नहीं करेंगे - उनके दायित्व की डिग्री समान है और उच्चतम है।

यह सूची व्यापक नहीं है। इसलिए, यदि संगठन की मुख्य गतिविधि उत्पादन है, तो सबसे अधिक संभावना है कि एक शिफ्ट शेड्यूल विकसित करना, उत्पादन मानकों को मंजूरी देना, हानिकारक कामकाजी परिस्थितियों वाले पदों और व्यवसायों की एक सूची बनाना आवश्यक होगा, जिसमें काम करने का अधिकार मिलता है अतिरिक्त छुट्टी, और अभी यह समाप्त नहीं हुआ है। केवल इन दस्तावेजों का विकास अब एक सचिव द्वारा नहीं किया जाना चाहिए जिसके कर्तव्यों में उसे एक कार्मिक अधिकारी सौंपा गया है, बल्कि एक पूरी टीम जिसमें एक श्रम अर्थशास्त्री और एक श्रम सुरक्षा विशेषज्ञ शामिल हैं।

क्या सचिव सभी सूचीबद्ध एलएनए स्वयं विकसित कर सकता है? शायद हां। लेकिन यह अकेले नहीं, बल्कि मुख्य लेखाकार या संगठन के प्रमुख के साथ मिलकर बेहतर है। सबसे पहले, यह उन एलएनए पर लागू होता है जो कर्मचारियों के पारिश्रमिक की प्रक्रिया स्थापित करते हैं।

व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर दस्तावेज़

नियोक्ता संघीय कानून संख्या 152-एफजेड के अनुसार कर्मचारियों की व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए बाध्य है। व्यक्तिगत डेटा पर प्रावधान को मंजूरी देना पर्याप्त नहीं है।

इसके अतिरिक्त आवश्यक:

अपने व्यक्तिगत डेटा को संसाधित करने के लिए कर्मचारियों की लिखित अनुमति;

सहकर्मियों के व्यक्तिगत डेटा को उनके गैर-प्रकटीकरण पर संसाधित करने वाले कर्मचारियों के लिखित दायित्व;

व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों के भंडारण का एक विशेष तरीका।

यदि आप कानून के अक्षर का सख्ती से पालन करते हैं, तो पहले कर्मचारी को अपने व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण की अनुमति देनी होगी, और उसके बाद ही रोजगार के लिए आवेदन करना होगा। यह एक स्वैच्छिक मामला है, लेकिन व्यवहार में बिना अनुमति के नौकरी के लिए आवेदन करना असंभव है। इसलिए, ऐसी अनुमति बिना किसी अपवाद के संगठन के सभी कर्मचारियों द्वारा दी जाती है। इसके लिए कोई निर्धारित फॉर्म नहीं है, लेकिन आप उदाहरण 3 में दिए गए फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं।

सहकर्मियों की व्यक्तिगत जानकारी, एक नियम के रूप में, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए जिम्मेदार सचिव और मुख्य लेखाकार द्वारा संसाधित की जाती है। उन्हें ही कर्मचारियों के बारे में जानकारी का खुलासा न करने का दायित्व देना होगा (उदाहरण 4)।

कार्मिक पर आदेश

मुख्य दस्तावेज़ जो प्रतिबिंबित करता है प्रबंधन निर्णयकार्मिक प्रमुख, - आदेश। प्रवेश और बर्खास्तगी, छुट्टियों और पदोन्नति, कर्तव्यों के असाइनमेंट और व्यावसायिक यात्राओं पर असाइनमेंट आदि के लिए आदेश जारी किए जाते हैं। इसलिए, कार्मिक विभाग और पुरालेख में कार्मिक आदेशों को केंद्रीय स्थान दिया जाता है।

कार्मिकों के लिए सबसे सामान्य प्रकार के आदेशों में तैयार प्रपत्र होते हैं जिन्हें कार्मिक अधिकारी को केवल भरना होता है:

एक कर्मचारी को काम पर रखने का आदेश (एकीकृत प्रपत्र संख्या टी-1*);

किसी कर्मचारी के दूसरी नौकरी में स्थानांतरण पर (फॉर्म संख्या टी-5*);

किसी कर्मचारी को छुट्टी देने पर (फॉर्म संख्या टी-6*);

कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध की समाप्ति (समाप्ति) पर (बर्खास्तगी) (फॉर्म संख्या टी-8*);

किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने पर (फॉर्म संख्या टी-9*);

कर्मचारी की पदोन्नति पर (फॉर्म नं. टी-11*)।

रूस में अधिकांश कार्मिक अधिकारी एकीकृत रूपों का उपयोग करते हैं: कार्मिक अधिकारी, कर्मचारी और (कम से कम) राज्य श्रम निरीक्षणालय (जीआईटी) के निरीक्षक उनके आदी हैं। दस्तावेज़ों के एकीकृत रूपों का उपयोग करने का निर्णय क्रम में दर्ज किया जाना चाहिए (उदाहरण 5)।

आपके स्वयं के दस्तावेज़ों के विकास की तुलना साइकिल के आविष्कार से की जा सकती है। लेकिन अगर इच्छा हो तो विकसित प्रपत्रों में राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित प्रपत्रों से कम जानकारी नहीं होनी चाहिए।

मानक कार्मिक कार्यों को संसाधित करने के लिए सचिव-कार्मिक अधिकारी के लिए आदेशों के एकीकृत रूप पर्याप्त से अधिक हैं। लेकिन कर्मियों के लिए अन्य आदेश भी हैं: वे मुख्य गतिविधि के लिए आदेशों के रूप में तैयार किए जाते हैं और उनका कोई एकीकृत रूप नहीं होता है। उदाहरण के लिए, कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने पर कर्तव्य लगाने वाला एक आदेश (उदाहरण 2 देखें)। और उपनाम बदलने, भत्ता स्थापित करने, छुट्टी वापस लेने या स्थगित करने का आदेश भी हो सकता है। मुख्य गतिविधि के लिए एक आदेश के रूप में तैयार किए गए ये दस्तावेज़ कर्मियों के लिए आदेश बने रहते हैं: उनमें व्यक्तिगत डेटा होता है और कर्मियों के लिए आदेशों के लिए स्थापित अवधि के लिए संग्रहीत किया जाता है।

कार्मिक आदेश रखना. संगठन के अस्तित्व के पहले दिन से कर्मियों के लिए आदेशों को मुख्य गतिविधियों के आदेशों से अलग किया जाना चाहिए। यह कारण है, सबसे पहले, अलग-अलग शर्तेंभंडारण। पैराग्राफ "ए" कला के अनुसार। गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची में से 19 सरकारी एजेंसियों, स्थानीय सरकारें और संगठन, भंडारण अवधि का संकेत देते हुए (रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558 के आदेश द्वारा अनुमोदित, 16 फरवरी 2016 को संशोधित; इसके बाद - 2010 की सूची), मुख्य के लिए आदेश गतिविधि स्थायी रूप से संग्रहीत की जाती है. कर्मियों पर आदेश - 5 वर्ष (2010 सूची का पैराग्राफ "बी" (2)) या 50 वर्ष (अनुच्छेद 22.1 का पैराग्राफ 2) संघीय विधानदिनांक 22 अक्टूबर 2004 संख्या 125-एफजेड “संग्रह में रूसी संघ", लाल। दिनांक 06/18/2017; इसके बाद - संघीय कानून संख्या 125-एफजेड)।

दूसरे, जब संगठन का परिसमापन हो जाता है, तो कर्मियों के आदेश राज्य की हिरासत में स्थानांतरित कर दिए जाएंगे। संभावना है कि मुख्य गतिविधि के आदेश रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के लिए रुचिकर होंगे, बहुत कम है, इसलिए सबसे अधिक संभावना है कि वे नष्ट हो जाएंगे।

मामलों के गठन की बारीकियां. कर्मियों पर आदेश भीतर के मामलों में बनते हैं कैलेंडर वर्ष. कम से कम दो मामले होने चाहिए: पहला - 5 की शेल्फ लाइफ के साथ, दूसरा - 50 साल। भविष्य में जब कर्मियों के लिए अधिक ऑर्डर होंगे तो मामलों की संख्या भी बढ़ेगी. उदाहरण के लिए, अलग-अलग मामले बनेंगे: "वार्षिक भुगतान अवकाश के प्रावधान पर आदेश", "कर्मचारियों की नियुक्ति, बर्खास्तगी, स्थानांतरण पर आदेश", "माता-पिता की छुट्टी के प्रावधान पर आदेश", आदि। हालाँकि, संगठन के काम के पहले वर्षों में, ऑर्डर विषयों की सीमा आमतौर पर बहुत विविध नहीं होती है, इसलिए आप दो चीजों से काम चला सकते हैं:

केस 1 - वेतन सहित वार्षिक छुट्टियाँ देने के आदेश, छात्र की छुट्टी, ओ आनुशासिक क्रिया, अल्पकालिक व्यावसायिक यात्राओं के बारे में (शेल्फ जीवन - 5 वर्ष);

केस 2 - प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी, बोनस, माता-पिता की छुट्टी, बिना बचत के छुट्टी के आदेश वेतन(शेल्फ जीवन - 50 वर्ष)।

रोजगार अनुबंध, व्यक्तिगत कार्ड, कार्य रिकॉर्ड

कर्मचारियों के रोजगार अनुबंध, उनके व्यक्तिगत कार्ड और कार्यपुस्तिकाएं कार्मिक अधिकारी के डेस्कटॉप दस्तावेज़ हैं। हमने "आवश्यक मानव संसाधन दस्तावेज़" अनुभाग में उनके बारे में बात नहीं की, क्योंकि ये स्थानीय नियम नहीं हैं, बल्कि दस्तावेज़ हैं जो प्रत्येक कर्मचारी पर व्यक्तिगत रूप से लागू होते हैं। वे सभी आवश्यक हैं:

रोजगार अनुबंध - कला के अनुसार. रूसी संघ के श्रम संहिता के 56;

रोजगार पुस्तिका - आचरण के नियमों के अनुसार कार्य पुस्तकें;

कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड - इसके रखरखाव की आवश्यकता कार्य पुस्तकों को बनाए रखने के नियमों के खंड 12 द्वारा इंगित की गई है।

एक व्यक्तिगत कार्ड (एकीकृत प्रपत्र संख्या टी-2) कर्मचारी के संगठन में प्रवेश के साथ ही शुरू किया जाता है। इसमें कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा, संगठन में उसकी गतिविधियों, छुट्टियों, पुरस्कारों आदि के बारे में सारी जानकारी शामिल है।

संगठन में कर्मचारी के काम की पूरी अवधि के दौरान रोजगार अनुबंध, व्यक्तिगत कार्ड और कार्यपुस्तिका वैध दस्तावेज हैं। यदि कोई कर्मचारी 20 वर्षों से संगठन में है। रोजगार अनुबंध, 20 वर्षों के लिए कार्यपुस्तिका और व्यक्तिगत कार्ड हस्तांतरणीय मामले हैं। कर्मचारी की बर्खास्तगी के बाद ही वे कार्यालय के काम से बंद हो जाते हैं।

हालाँकि ये तीन दस्तावेज़ वैध हैं, इन्हें कार्मिक अधिकारी द्वारा रखा जाता है और संग्रहीत किया जाता है जैसा कि व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ों के लिए होना चाहिए (नीचे इस पर अधिक जानकारी दी गई है)।

लिपिकीय कार्य द्वारा बंद किए गए रोजगार अनुबंध और व्यक्तिगत कार्ड कार्मिक संग्रह में भंडारण के लिए भेजे जाते हैं। बर्खास्तगी पर रोजगार रिकॉर्ड कर्मचारियों को वापस कर दिए जाते हैं। निःसंदेह, जब भी कुछ अपवाद होते हैं विभिन्न कारणों सेएक सेवानिवृत्त कर्मचारी ने अपनी कार्यपुस्तिका नहीं ली - ऐसा समय-समय पर होता रहता है। यह याद रखना चाहिए कि एक कार्यपुस्तिका एक दस्तावेज़ है जिसे वापस किया जा सकता है, और कर्मचारी (या उसके रिश्तेदार) सैद्धांतिक रूप से इस दस्तावेज़ के भंडारण की पूरी अवधि के दौरान इसका अनुरोध कर सकते हैं, और अवधि 50 वर्ष है (खंड 2, अनुच्छेद 22.1) संघीय कानून संख्या 125-एफजेड)। इसलिए, भूली हुई कार्य पुस्तकें किसी भी तरह से एक साथ नहीं जोड़ी जाती हैं।

मामलों के गठन की बारीकियां. संग्रहित मामलों में रोज़गार अनुबंध और व्यक्तिगत कार्ड जिन्हें "निष्कासित श्रमिकों के रोजगार अनुबंध" और "निष्कासित श्रमिकों के व्यक्तिगत कार्ड" कहा जाता है। इन मामलों को उसी तरह से खंडों में बनाया जाता है: पहले बर्खास्तगी के वर्षों के अनुसार, और फिर पूर्व कर्मचारियों के नामों के अनुसार वर्णानुक्रम में।

कार्मिक पर दस्तावेज़ों का संग्रह: नींव रखना

कला के अनुसार. संघीय कानून संख्या 125-एफजेड के 17, एक संगठन कर्मियों पर दस्तावेज़ रखने के लिए बाध्य है। जबकि सचिव केवल अतिरिक्त रूप से एक कार्मिक अधिकारी के कर्तव्यों का पालन करता है, निस्संदेह, वह कार्मिकों का पूरा संग्रह बनाए रखने में सक्षम नहीं होगा। इसके बाद, जब संगठन कार्मिक विभाग तक बढ़ेगा, तो विशेषज्ञ इसका ध्यान रखेंगे। लेकिन तब तक, सचिव को अनिवार्य न्यूनतम आवश्यकताओं का पालन करना होगा:

कार्यालय कार्य में पूर्ण किए गए कार्मिक दस्तावेजों के लिए एक विशेष भंडारण व्यवस्था प्रदान करें (यह भविष्य के संग्रह का आधार है);

भंडारण की शर्तों के अनुसार वर्षों तक मामले तैयार करें;

कर्मियों द्वारा मामलों की सूची के वार्षिक अनुभाग संकलित करें।

• हम दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक विशेष व्यवस्था का पालन करते हैंजिसमें व्यक्तिगत जानकारी हो. एक विशेष व्यवस्था का तात्पर्य अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा उन तक पहुंच के बहिष्कार से है। यदि कार्यालय स्थान का प्रत्येक मीटर सोने के वजन के बराबर है, और संग्रह स्वयं अभी भी छोटा है, तो भंडारण कार्यों को एक साधारण धातु कैबिनेट द्वारा लिया जा सकता है, जिसे एक चाबी से बंद किया जा सकता है। फर्नीचर का यह टुकड़ा सस्ता है, कम जगह लेता है और अपना काम बखूबी करता है। इसमें कार्य पुस्तकों सहित वैध कार्मिक दस्तावेज़ भी संग्रहीत होने चाहिए, क्योंकि यह एक दस्तावेज़ है सख्त जवाबदेही(कार्यपुस्तिकाएँ बनाए रखने के नियमों का खंड 42)। कैबिनेट में कई चाबियाँ होनी चाहिए: एक सचिव के लिए, दूसरी, उदाहरण के लिए, मुख्य लेखाकार के लिए।
• हम साल दर साल मामले बनाते हैं. हमने ऊपर भंडारण अवधि के अनुसार वर्ष दर वर्ष मामलों के गठन के बारे में बात की। उसी तरह, नौकरी से निकाले गए श्रमिकों के कर्मियों और दस्तावेजों (रोजगार अनुबंध और व्यक्तिगत कार्ड) पर आदेश के साथ मामले बनते हैं।
• हम कर्मियों के लिए मामलों की एक सूची तैयार करते हैं. कर्मियों द्वारा मामलों की सूची के लिए, इसे रूसी संघ के अभिलेखीय निधि के दस्तावेजों और राज्य प्राधिकरणों, स्थानीय सरकारों में अन्य दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के आयोजन के नियमों के अनुच्छेद 4.12 में रखना बाध्य है। और संगठन (रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 31 मार्च 2015 संख्या 526 के आदेश द्वारा अनुमोदित)। वे इस दस्तावेज़ का प्रपत्र भी प्रदान करते हैं (परिशिष्ट संख्या 15) (उदाहरण 6)। कर्मियों द्वारा मामलों की सूची भरने के नियमों को पैराग्राफ में स्पष्ट रूप से वर्णित किया गया है। धारा 8 के 8.1-8.4 "इन्वेंट्री का संकलन और पंजीकरण" पद्धति संबंधी सिफ़ारिशें"स्थायी भंडारण और कर्मियों के प्रबंधन दस्तावेजों का संगठन"2. आइए उन्हें संक्षेप में बताएं:

पिछले वर्ष की सूची का वार्षिक अनुभाग वार्षिक रूप से संकलित किया जाता है;

सूची के सभी वार्षिक अनुभाग कर्मियों द्वारा मामलों की एक सूची बनाते हैं;

इन्वेंट्री में मामलों की संख्या शुरू से अंत तक होती है और प्रविष्टि संख्या 1 से प्रविष्टि संख्या 9999 तक सभी वार्षिक अनुभागों से गुजरती है (यदि 2015 के लिए वार्षिक अनुभाग संख्या 13 के साथ समाप्त होता है, तो इन्वेंट्री का वार्षिक अनुभाग 2016 नंबर 14 से शुरू होता है);

प्रत्येक भंडारण इकाई को उसके अपने क्रमांक के तहत सूची में दर्ज किया जाता है; भंडारण इकाई - 1 मात्रा; वॉल्यूम में दस्तावेज़ों की 250 से अधिक शीट नहीं होनी चाहिए;

मामलों की सूची के प्रत्येक वार्षिक अनुभाग को सामान्य निदेशक द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

संगठन में सभी कार्मिक लेनदेन के दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है निश्चित ज्ञानऔर कौशल.

उद्यम में कार्यालय का काम निदेशक द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित और अनुमोदित एक निर्देश द्वारा नियंत्रित किया जाता है। यह एक आंतरिक नियामक अधिनियम है और एक आर्थिक इकाई के सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य है। इसका विकास और पर्यवेक्षण मानव संसाधन विभाग द्वारा किया जाता है।

विधान के लिए कई दस्तावेजों की तैयारी की आवश्यकता होती है जो सभी पक्षों को ठीक करते हैं श्रमिक संबंधीनियोक्ता के साथ कर्मचारी.

अनुभवी एवं नौसिखिया कार्मिक अधिकारियों को अपने कौशल में सुधार करना चाहिए। उनकी मदद के लिए, इंटरनेट साइटें बनाई गई हैं, जो कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में सैद्धांतिक पाठ्यक्रम प्रस्तुत करती हैं।

कार्मिक कागजात कर्मचारियों की गतिविधियों को दर्शाते हैं, कर्मचारियों की सेवा की लंबाई की पुष्टि करते हैं, जो पेंशन की गणना में सर्वोपरि भूमिका निभाता है। प्रबंधन उद्यम के दस्तावेजी कोष के लिए जिम्मेदार है।

कागज पर नियंत्रण में मुख्य विवरण

कार्मिक रिकॉर्ड के एक सक्षम संगठन को नियामक ढांचे के ज्ञान, इसके परिवर्तनों पर नज़र रखने और उपयोग किए गए दस्तावेज़ों के रूपों में अभिविन्यास की आवश्यकता होती है।

किस प्रयोजन के लिए है

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने की प्रक्रिया कानून द्वारा विनियमित है। बड़े कर्मचारियों वाले बड़े उद्यमों में, एक नियम के रूप में, एक कार्मिक सेवा बनाई जाती है। इसके कर्मचारी रूसी संघ के नियामक ढांचे की आवश्यकताओं के अनुसार प्रासंगिक दस्तावेज तैयार करते हैं।

कागजात का एक एकीकृत रूप हो सकता है या उद्यम में विकसित किया जा सकता है और स्थानीय कृत्यों में अनुमोदित किया जा सकता है।

एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन- यह एक गतिविधि है जिसका उद्देश्य कर्मियों के लेखांकन, काम के घंटे, पेरोल गणना से संबंधित दस्तावेजों का विकास और रखरखाव करना है।

कार्मिक मुद्दों में निम्नलिखित आइटम शामिल हैं:

• रोजगार का पंजीकरण;
• श्रमिकों का आंतरिक आंदोलन;
• बर्खास्तगी;
• प्रबंधक और कर्मचारियों के बीच संबंधों का विनियमन;
• श्रम प्रक्रिया का संगठन;
• अन्य।

कार्मिक रिकॉर्ड का उचित संगठन कई समस्याओं के समाधान में योगदान देता है।

इसके मुख्य लक्ष्य तालिका में प्रस्तुत किये गये हैं:

मॉस्को और रूसी संघ के अन्य बड़े क्षेत्रों में, अलग-अलग डिवीजनों वाले संगठन कर्मियों के रिकॉर्ड ऑनलाइन रख सकते हैं। इसके लिए, उपयुक्त कार्यक्रम विकसित किए गए हैं जो इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के आदान-प्रदान की अनुमति देते हैं।

विधायी ढाँचा

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए विधायी ढांचा रूसी संघ के श्रम संहिता में निहित है।

यह गतिविधि कई कानूनी कृत्यों द्वारा नियंत्रित होती है:

• लेखांकन और पारिश्रमिक के लिए प्राथमिक दस्तावेजों को भरने और लागू करने के निर्देश (गोस्कोमस्टेट संकल्प संख्या 1 दिनांक 05.01.04);
• उनकी तैयारी के लिए एकीकृत दस्तावेज़ और आवश्यकताएँ (गोस्स्टैंडआर्ट संकल्प संख्या 65-सेंट दिनांक 03.03.03);
• कार्यालय कार्य पर मानक अनुदेश संघीय निकायकार्यकारी शक्ति (रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय का आदेश संख्या 536 दिनांक 08.11.05);
• अभिलेखागार के कार्य के नियम (संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम का निर्णय 06.02.02);
• संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए कार्यालय कार्य के नियम (रूसी संघ की सरकार की डिक्री संख्या 477 दिनांक 15.06.09);
• सूचना पर कानून, इसकी सुरक्षा और सूचान प्रौद्योगिकीक्रमांक 149-एफजेड दिनांक 27 जुलाई 2006;
• रूसी नागरिकों के आवेदनों पर विचार पर कानून संख्या 59-एफजेड दिनांक 2 मई 2006;
• कानून पर राज्य भाषाआरएफ संख्या 53-एफजेड दिनांक 01.06.05;
• अभिलेखीय मामलों पर कानून संख्या 125-एफजेड दिनांक 22 अक्टूबर 2004;
• व्यापार रहस्य पर कानून संख्या 98-एफजेड दिनांक 29 जुलाई 2004;
• कार्यपुस्तिका क्रमांक 117एन दिनांक 12/22/03 पर आदेश;
• श्रम संख्या 69 दिनांक 10.10.03 को भरने के निर्देशों को अपनाने पर डिक्री;
• कार्यपुस्तिका संख्या 225 दिनांक 16 अप्रैल 2003 पर संकल्प;
• रूसी संघ के सशस्त्र बलों के जनरल स्टाफ के निर्देश।

आवश्यक दस्तावेज

रूसी संघ का श्रम संहिता संगठनों को अपना स्वयं का विधायी ढांचा रखने के लिए बाध्य करता है, जिसमें कई अनिवार्य स्थानीय शामिल हैं नियामक दस्तावेज़.

इसमे शामिल है:

नियमों

प्रमुख को स्वीकार करने के बाद, संगठन के सामान्य संचालन के लिए आवश्यक पदों की संख्या स्थापित की जाती है। प्राप्त आंकड़ों, उत्पादन चक्र और उद्यम की गतिविधियों की अन्य विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए इसे तैयार किया जा रहा है।

किसी दस्तावेज़ को तैयार करने के लिए आमतौर पर एक मानकीकृत प्रपत्र का उपयोग किया जाता है। आप इंटरनेट से एक नमूना निःशुल्क डाउनलोड कर सकते हैं। नियोक्ता को अपने विवेक से शेड्यूल को समायोजित करने का अधिकार है।

दस्तावेज़ में, पदों को पदानुक्रमित क्रम में सूचीबद्ध किया गया है: निदेशक से शुरू होकर सहायक स्टाफ तक। उनमें से प्रत्येक के लिए, राज्य द्वारा इकाइयों की संख्या, वेतन और भत्ते दर्शाए गए हैं।

अगले चरण में कार्यसूची बनाई जाती है। यह सभी कर्मचारियों के लिए कार्य शेड्यूल का प्रतिनिधित्व करता है। यदि शिफ्ट हैं, तो विस्तृत शिफ्ट शेड्यूल बनाए जाते हैं। दस्तावेज़ संक्षेप में आवश्यकताओं का वर्णन करता है उपस्थितिकर्मचारी, व्यवहार, दैनिक दिनचर्या, आदि।

इसके बाद, रोजगार अनुबंध का एक रूप विकसित किया जाता है। इस मामले में, रूसी संघ के श्रम संहिता के मुख्य मानदंडों और कंपनी के आंतरिक नियामक दस्तावेजों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। एक रोजगार समझौता आमतौर पर संगठन के वकील या बाहरी ठेकेदार द्वारा तैयार किया जाता है।

दस्तावेज़ में निम्नलिखित आइटम शामिल होने चाहिए:

• कानूनी इकाई के बारे में जानकारी: नाम, पता, टेलीफोन नंबर, पूरा नाम और मुखिया की स्थिति;
• कर्मचारी पासपोर्ट विवरण;
• कर्मचारी की स्थिति, अनुबंध के प्रकार (स्थायी या निश्चित अवधि) और कार्यस्थल (मुख्य या अतिरिक्त);
• इस पद के निर्देशों के संदर्भ में मुख्य कर्तव्यों की एक सूची;
• पारिश्रमिक, अतिरिक्त भुगतान, लाभ, छुट्टियों पर जानकारी;
• कार्य अनुसूची, प्रसंस्करण के लिए भुगतान;
• अनुबंध की समाप्ति के कारण और अन्य शर्तें;
• पार्टियों के हस्ताक्षर और विवरण, कंपनी की मुहर।

कार्मिक अधिकारियों के काम की जाँच और अनुकूलन के लिए प्रबंधन आंतरिक या स्वतंत्र ऑडिट कर सकता है। इससे प्रशासनिक दंड, विवादों और कर्मचारियों की शिकायतों के जोखिम को कम करने में मदद मिलती है।

प्रारंभ से ही मानव संसाधन रिकॉर्ड प्रबंधन को व्यवस्थित करने के चरण

कार्मिक रिकॉर्ड बनाने के लिए निम्नलिखित चरण-दर-चरण निर्देशों का उपयोग करना सुविधाजनक है:

यह निर्देश उन डमी लोगों के लिए भी उपयुक्त है जिनके पास इस मामले में अनुभव नहीं है।

हिसाब-किताब कैसा होता है

रिकॉर्ड रखने के लिए, आपको दस्तावेज़ प्रवाह को ठीक से व्यवस्थित करने की आवश्यकता है।

ऐसा करने के लिए, निम्नलिखित कार्य करें:

• एक आंतरिक नियामक ढांचा विकसित करना;
• प्रत्येक राज्य इकाई के लिए एक स्टाफिंग टेबल तैयार करें;
• एक नियमित व्यवस्था करें;
• तैयार करना श्रम समझौते;
• कर्मियों के लिए प्रपत्र विकसित करना;
• टी-2 कार्ड जारी करें;
• कर्मचारियों के लिए आवेदन पत्र स्वीकृत करना;
• आंतरिक आदेश तैयार करें.

सभी कार्मिक कार्यों की पुष्टि की जानी चाहिए। उनकी सूची नियमावली में तय है.

अतिरिक्त अंक

खरोंच से कार्मिक लेखांकन कर्मियों के स्वागत से शुरू होता है। नौकरी आवेदकों के लिए सही ढंग से आवेदन करना, आवश्यक दस्तावेज तैयार करना महत्वपूर्ण है।

स्टाफिंग और छुट्टियाँ

अनिवार्य मानक दस्तावेजों में से एक जो उद्यम में मौजूद होना चाहिए वह स्टाफिंग टेबल (फॉर्म टी -3) है।

• सूची संरचनात्मक विभाजनऔर पद;
• प्रत्येक पद के लिए कर्मचारी इकाइयों की संख्या;
• पदों के लिए वेतन, बोनस;
• संगठन पेरोल.

दस्तावेज़ में उपखंडों को संगठन के कार्य के लिए उनके महत्व के क्रम में दर्शाया गया है। उनमें कर्मचारियों के पद भी महत्व के क्रम में दिये जाने चाहिए। श्रम समझौतों और कर्मचारियों की सूची में नौकरी के शीर्षक मेल खाने चाहिए।

स्टाफिंग एक शेड्यूल का एक रूप है जिसमें कर्मचारियों के पूरे नाम उनके पदों के अनुसार दर्ज किए जाते हैं।

अवकाश अनुसूची (एफ. टी-7) प्रावधान के समय के बारे में जानकारी दर्शाती है वार्षिक छुट्टीसभी कर्मचारियों को. एक वर्ष के लिए संकलित. इसे ट्रेड यूनियन निकाय के साथ समझौते में निदेशक द्वारा अनुमोदित किया जाता है। दस्तावेज़ नए साल से कम से कम 2 सप्ताह पहले जारी किया जाना चाहिए। इसमें दर्ज किया गया डेटा कर्मचारियों और नियोक्ताओं दोनों के लिए बाध्यकारी है। अपवाद लाभार्थी हैं।

अनुसूची में निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:

• विभाग का नाम;
• नौकरी का नाम;
• कर्मचारी का पूरा नाम और कार्मिक संख्या;
• छुट्टी के दिनों की संख्या;
• योजना और तथ्य के अनुसार छुट्टी पर प्रस्थान की तारीखें;
• छुट्टी स्थगित करने का आधार, अनुमानित तिथि।

छुट्टी से 2 हफ्ते पहले कर्मचारी को इसकी जानकारी दी जाती है. एक आदेश जारी किया जाता है, जिससे कर्मचारी को हस्ताक्षर के माध्यम से परिचित कराया जाता है। नवंबर में, आप सभी विभागों के प्रमुखों के लिए एक आदेश तैयार कर सकते हैं, जो उन्हें 1 दिसंबर तक लेखा विभाग को छुट्टियों का कार्यक्रम प्रस्तुत करने के लिए बाध्य करेगा। इससे समग्र कार्यक्रम तैयार करने में आसानी होगी।

कर्मचारियों का पंजीकरण

संगठन का पूर्ण कार्य कर्मचारियों की भर्ती से प्रारंभ होता है। रिक्तियों को भरना कागजी कार्रवाई के साथ होता है।

कर्मचारियों को नियुक्त करते समय मानव संसाधन अधिकारी की जिम्मेदारियाँ इस प्रकार हैं:

• आवेदक के आवेदन का एक विशेष जर्नल में पंजीकरण;
• मौजूदा निर्देशों और स्थानीय कृत्यों से शुरुआती को परिचित कराना;
• एक रोजगार समझौते का निष्पादन और पार्टियों द्वारा उस पर हस्ताक्षर करने का नियंत्रण;
• कर्मचारी को अनुबंध की एक प्रति जारी करना और संगठन के लेटरहेड पर इसके बारे में एक नोट डालना;
• बही में आदेश का निष्पादन और पंजीकरण;
• व्यक्तिगत कार्ड भरना, मामले में दस्तावेज़ दाखिल करना (बयान, व्यक्तिगत कागजात की प्रतियां, आदेश, अनुबंध);
• कर्मचारी को पेरोल के लिए भुगतानकर्ता को दस्तावेजों का हस्तांतरण।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का निर्माण करते समय, शुरू में यह निर्धारित किया जाना चाहिए कि कौन से दस्तावेज़ तैयार किए जाने चाहिए, और जो गतिविधि के एक विशिष्ट क्षेत्र के लिए आवश्यक हैं।

आवश्यक कागजात में शामिल हैं:

• कर्मियों के लिए आदेश (रिसेप्शन, स्थानांतरण, आदि के लिए);
• कार्मिक आदेश (छुट्टियों, बोनस, व्यावसायिक यात्राओं आदि के लिए);
• टी-2 कार्ड;
• श्रम;
• समझौते;

अन्य आवश्यक कागजात में निम्नलिखित शामिल हैं:

• स्टाफिंग;
• ओटी पर स्थिति;
• यात्रा लॉग;
• नियम आंतरिक नियमन;
• अन्य।

कार्य विवरणियांऔर सामूहिक समझौते की आवश्यकता नहीं है, लेकिन लगभग हर नियोक्ता के पास ये दस्तावेज़ हैं।

अनिवार्य दस्तावेज़ों की सूची स्थापित करने के बाद, आपको वैधानिक कागजात का अध्ययन करना चाहिए। उनके आधार पर अन्य दस्तावेज विकसित करने की जरूरत है। उनकी सूची कानूनी इकाई की गतिविधियों की प्रकृति और कामकाजी परिस्थितियों की विशेषताओं पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारियों को वर्दी और पीपीई प्रदान करना आवश्यक है, तो उन्हें जारी करने की प्रक्रिया और शर्तों पर एक आदेश तैयार करना आवश्यक है, जिसकी कर्मचारियों को आवश्यकता है।

विशेष परिस्थितियों में काम के लिए मुआवजे और लाभों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए: खतरनाक उद्योगों, अनियमित, रात के काम आदि में। इसके अलावा, वे मानव संसाधन रिकॉर्ड प्रबंधन पर विनियम तैयार करते हैं। यह संगठन के कार्य के लिए आवश्यक कागजात की सूची, उनके निष्पादन और भंडारण की प्रक्रिया को दर्शाता है।

कानून ऐसे विनियमन को विकसित करने के लिए बाध्य नहीं है, हालांकि, यह कार्मिक अधिकारियों के काम को काफी सुविधाजनक बनाएगा। एक निदेशक को पहले किसी नए संगठन में काम करने के लिए नियुक्त किया जाता है, फिर वह बाकी कर्मचारियों की भर्ती करता है।

आवश्यक पदों की संरचना और संख्या स्टाफिंग तालिका को दर्शाती है। प्रक्रिया के नियम सभी कार्य अनुसूचियों, कर्मचारियों की आवश्यकताओं आदि को दर्शाते हैं। एक मानक श्रम समझौता रूसी संघ के श्रम संहिता के मानदंडों के आधार पर विकसित किया गया है।

लेखांकन पत्रिकाओं का उपयोग करने से पहले, उन्हें तैयार किया जाना चाहिए: क्रमांकित शीट, सिले हुए, सीलबंद। फ़र्मवेयर की अंतिम शीट पर कागज़ का एक टुकड़ा चिपका दिया जाता है। इस पर पृष्ठों की संख्या अंकित होती है, निदेशक या जिम्मेदार निष्पादक हस्ताक्षर करते हैं और एक मुहर लगा दी जाती है। पत्रिका के पहले पृष्ठ पर संगठन का नाम और उसके रखरखाव की आरंभ तिथि लिखें।

में से एक महत्वपूर्ण दस्त्तावेजकार्मिक अभिलेख एक कार्यपुस्तिका है। उनके रखरखाव के लिए, एक आदेश एक जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करता है जो उन्हें भरता है और उनकी सुरक्षा के लिए जिम्मेदार होता है।

सामान्य प्रश्न

कार्मिक रिकॉर्ड के संगठन में कुछ सूक्ष्मताएँ और बारीकियाँ हैं:

इसलिए, किसी उद्यम में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का संगठन एक जटिल प्रक्रिया है। इसके लिए नियामक ढांचे का विस्तृत अध्ययन और सभी परिवर्तनों की निगरानी की आवश्यकता है। कार्मिक रिकॉर्ड का सक्षम निर्माण कानून के ढांचे के भीतर श्रम संबंधों के निर्माण में योगदान देता है। एक कार्मिक अधिकारी को प्रशिक्षित करने के लिए, एक नियोक्ता विशेष कंपनियों की सेवाओं का उपयोग कर सकता है।

सामान्य परिभाषा कहती है कि कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन कार्मिक कागजात के पंजीकरण और रखरखाव की प्रक्रिया है। यह विषय प्रासंगिक है व्यक्तिगत उद्यमी, तो कानूनी संस्थाओं के लिए। दस्तावेज़ीकरण सख्त है विधायी मानदंड, और वर्णित नियमों को उद्यमों में सभी प्रबंधकों, कार्मिक विभागों द्वारा ध्यान में रखा जाना चाहिए। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की सहायता से कार्मिक प्रबंधन की प्रक्रिया को अनुकूलित करना, प्रत्येक टीम के काम में सुधार करना और रिपोर्टिंग प्रक्रिया को सरल बनाना संभव होगा।

एचआर प्रबंधन क्या है?

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की मूल बातों में कागजात तैयार करने, उन्हें भरने, कंपनी में काम करने वाले कर्मियों पर रिपोर्ट करने की पूरी प्रक्रिया शामिल है। प्रत्येक प्रकाशित है कानूनी बल, जिसमें वे भी शामिल हैं जो किसी कर्मचारी के आवेदन के आधार पर बनते हैं। कार्मिक उत्पादन अक्सर कार्मिक विभाग द्वारा किया जाता है, जिसके कार्य निम्नलिखित कार्मिक कार्य हैं:

• पेरोल;
• छुट्टियों का पंजीकरण, बीमार छुट्टी;
• संदर्भ जारी करना.

लक्ष्य और उद्देश्य

इस मानव संसाधन विभाग के कार्य और उद्देश्य:

कानूनी विनियमन

कर्मियों पर काम क्षेत्रीय या राज्य स्तर पर कई नियामक कानूनों, आदेशों और नियमों के एक सेट द्वारा नियंत्रित किया जाता है। नियामक ढांचे में निर्दिष्ट आवश्यकताओं का अनुपालन करने में विफलता एक उल्लंघन है। कार्मिक उत्पादन के संचालन के लिए मुख्य नियम:

• कार्यपुस्तिकाओं पर राज्य विनियमन (2003);
• 2009 से कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रबंधन के नियम;
• कर्मचारियों के संबंध में कागजी कार्रवाई बनाए रखने के लिए संघीय निर्देश;
• सामान्य आवश्यकताएँ, जिन्हें मंत्रालयों के आदेश से मंजूरी दी जाती है।

उद्यम का विधायी आधार

प्रत्येक उद्यम कई दस्तावेज़ों का उपयोग करता है जो सभी कर्मियों के काम को नियंत्रित करते हैं। दस्तावेजों की आवाजाही और उनकी तैयारी ऊपर निर्धारित नियामक ढांचे के निर्देशों के अनुसार की जाती है। उद्यम के कानूनी ढांचे को उद्यम के आंतरिक आदेशों द्वारा विनियमित पांच प्रमुख श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

• कंपनी चार्टर;
• कार्यसूची;
• व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियम;
• श्रम सुरक्षा (संघीय अभिलेखीय डिक्री द्वारा विनियमित);
• स्टाफ कार्य अनुसूची (और स्टाफिंग पर दस्तावेज़)।

संगठन में कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह

उद्यमों में कागजात के लिए एकीकृत लेखांकन प्रणाली को तीन मुख्य श्रेणियों में विभाजित किया गया है, जिनमें आंतरिक नियम, स्टाफिंग और पारिश्रमिक पर नियम शामिल हैं। पहली श्रेणी में अवकाश अनुसूची के अनुसार कागजात का कारोबार, कार्य अनुसूची के बारे में दस्तावेज भरना शामिल है। दूसरा पैराग्राफ अधिक वैश्विक है और इसमें अनुबंध और लेखांकन नीति कागजात तैयार करने का प्रावधान है। पारिश्रमिक पर विनियमन वेतन, बोनस, बीमारी की छुट्टी, छुट्टी और बर्खास्तगी पर विच्छेद वेतन के भुगतान से संबंधित सभी मुद्दों को नियंत्रित करता है।

टी-3 के रूप में स्टाफिंग

स्टाफटी-3 के रूप में - यह एक प्रकार का पेपर है जो किसी उद्यम या कंपनी में कर्मियों की संपूर्ण संरचना का वर्णन करता है। कॉलम में पूरा नाम, कर्मचारी की स्थिति, वह इकाई जहां वह सूचीबद्ध है, पर डेटा होता है। नियामक और विधायी मानदंडों के अनुसार, किसी विशेषज्ञ का आधिकारिक वेतन वहां निर्धारित होता है। पंजीकरण प्रक्रिया में कोई भी बदलाव लेखा विभाग द्वारा टी3 फॉर्म पर इस स्टाफिंग टेबल में दर्ज किया जाना चाहिए। भरने के निर्देशों में हमेशा प्रत्येक कॉलम के लिए अनुशंसाएँ होती हैं। कुल मिलाकर, दस्तावेज़ में 5 सूचना बिंदु शामिल हैं।

काम का शेड्यूल

काम का शेड्यूल- यह एक दस्तावेज है जो किसी विशेषज्ञ की दैनिक दिनचर्या को मंजूरी देता है। वर्कफ़्लो प्रबंधक के शेड्यूल को नियंत्रित करता है। इसमें मौजूदा कानून के तहत निरीक्षण की आवश्यकता, दोपहर के भोजन और ब्रेक के बारे में और रिपोर्टिंग के बारे में आइटम शामिल हैं। कुछ कंपनियों में, क्लर्क को हर हफ्ते या महीने में एक रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता होती है (दस्तावेज़ को सत्यापन के बाद कर्मचारी और क्लर्क के हस्ताक्षर द्वारा पुष्टि की जानी चाहिए)। भविष्य की कार्य अवधि के लिए योजना, कार्यक्रम का शेड्यूल तैयार किया जाता है। कर्मचारियों के काम के घंटों की रिकॉर्डिंग.

रोजगार का करार

रोजगार समझौता एक नागरिक कानून दस्तावेज है जो भावी कर्मचारी और नियोक्ता के बीच तैयार किया जाता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ के लिए मानक प्रपत्रों की अपेक्षा नहीं की जाती है, और अनुबंध योग्यता (स्थिति) और कार्य की अवधि का संकेत देते हुए निःशुल्क प्रपत्र में भरा जाता है। वहां वांछित परिणाम भी लिखा होता है. कानूनी मानदंडों के अनुसार, इस प्रकार का दस्तावेज़ एक अनुबंध दस्तावेज़ के समान है, क्योंकि यह कार्य के अंतिम परिणाम को निर्धारित करता है, न कि इसकी संरचना को। कर्मचारियों को बर्खास्त करने के लिए, आपको केवल अनुबंध की समाप्ति से पहले अंतिम रूप देना होगा।

कार्मिक आदेश

पदों पर कर्मचारियों की बहाली, विशेषज्ञों की नियुक्ति कार्मिक आदेशों के अनुसार की जाती है। इस प्रकार का दस्तावेज़ विभागों में किसी पद पर कर्मियों की नियुक्ति और विशेषज्ञों की अन्य गतिविधियों को निर्धारित करता है। कार्मिक विभाग और प्रबंधन टीम के कर्मचारी निर्देशों और आदेशों के विकास में भाग लेते हैं। कंपनी के प्रबंधक/प्रशासक स्थानीय निर्णय लेते हैं। आदेशों का एक ही रूप होता है, यह नियामक ढांचे द्वारा स्थापित किया जाता है। कागज के शेल्फ जीवन के अनुसार, उन्हें लेखा विभाग या कार्मिक विभाग में पांच साल या उससे अधिक (आदेश के प्रकार के आधार पर) तक रखा जाना चाहिए।

कार्य विवरणियां

नौकरी विवरण एक दस्तावेज है जो पार्टियों (कर्मचारी और नियोक्ता) की जिम्मेदारी निर्धारित करता है, और इसमें किसी विशेष विशेषज्ञ के पद पर उसके निर्देशों और कर्तव्यों के बारे में डेटा भी शामिल होता है। इनकी पुष्टि संगठन की मुहर और हस्ताक्षर से होती है जिम्मेदार व्यक्ति. इस दस्तावेज़ के लिए तीन प्रतियों की आवश्यकता है। एक कार्मिक विभाग में रहता है, दूसरा स्वयं निष्पादक के पास और तीसरा किसी विशेष विभाग के प्रबंधक या प्रशासक के पास। इस आदेश का उद्देश्य उद्यम में कार्मिक प्रबंधन की प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना है।

कार्मिक विभाग में कार्यालय कार्य कैसे व्यवस्थित करें

उचित मानव संसाधन प्रशासन शामिल है उच्च स्तरज़िम्मेदारी। मानव संसाधन कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करना होगा कि हस्ताक्षर करने की तारीखें वास्तविक तारीखों के अनुरूप हों। आप आउटसोर्सिंग कंपनियों को कार्यपुस्तिकाओं और अन्य कार्मिक दस्तावेजों के रखरखाव का काम सौंप सकते हैं। मानव संसाधन अधिकारियों की जिम्मेदारियां:

• एक कार्यसूची तैयार करें, छुट्टियों से संबंधित लेखांकन दस्तावेज;
• श्रम सुरक्षा के लिए दस्तावेज़ तैयार करना (राज्य निकायों के लिए आवश्यक);
• आदेश तैयार करना और जारी करना;
• पेरोल की गणना करें और बोनस के भुगतान को नियंत्रित करें।

मानव संसाधन विभाग

पूर्णकालिक कार्मिक सेवा तब की जाती है जब सभी लेखांकन और सभी पंजीकरण केवल कार्मिक विभाग के पूर्णकालिक लोगों द्वारा किए जाते हैं। कागजी कार्रवाई का यह तरीका 20-30 लोगों के कर्मचारियों वाले उद्यमों और कंपनियों के लिए प्रासंगिक है। अन्यथा, राज्य मानकों को सभी आदेशों और अन्य आवश्यकताओं के प्रारूप का कड़ाई से पालन करने की आवश्यकता होती है इकाईजुर्माना मिल सकता है. सेवा क्षेत्र में, जहां एक कानूनी इकाई में 30 लोग तक होते हैं, आउटसोर्सिंग कंपनियों की सेवाओं का उपयोग करना अधिक लाभदायक होता है।

कार्मिक कार्य के लिए आउटसोर्सिंग कंपनी के विशेषज्ञों की भागीदारी

एक आउटसोर्स एचआर कंपनी को काम पर रखने से पैसे की बचत होगी और कुल कर्मचारियों की संख्या में कमी आएगी। स्वतंत्र विशेषज्ञ आदेशों, अनुसूचियों की तैयारी पर आवश्यक कार्य की पूरी मात्रा को पूरा करते हैं। वे एक विशेष पत्रिका भी रखते हैं और कंपनी में प्रत्येक विशेषज्ञ के काम को नियंत्रित करते हैं। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की आउटसोर्सिंग इस तथ्य से चिह्नित है कि एक कानूनी इकाई के पास अपना कार्मिक विभाग नहीं होता है, लेकिन यह कार्य एक अलग टीम को मामूली शुल्क पर सौंपता है।

कार्मिक लेखांकन शुरू से चरण दर चरण

कार्मिक विभाग के दस्तावेज़ों का रिकॉर्ड रखने के लिए कार्यालय उपकरण और एक कार्यालय की आवश्यकता होती है। एक मजबूत तिजोरी का होना जरूरी है. आदेश को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के प्रमुख की नियुक्ति करनी चाहिए। उसके बाद आंतरिक कृत्यों का निर्माण होता है। कंपनी में प्रत्येक कर्मचारी के लिए, आपको एक अलग फ़ोल्डर बनाना होगा जहां उसकी कार्यपुस्तिका संग्रहीत की जाएगी। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए किसी पद पर किसी विशेषज्ञ के काम की पूरी अवधि के दौरान इस दस्तावेज़ के संरक्षण की आवश्यकता होती है। विभाग की संपूर्ण गतिविधि के दौरान जानकारी को पुस्तकों में दर्ज किया जाता है, आदेश तैयार किए जाते हैं।

मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए आवश्यकताएँ

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन एक अपेक्षाकृत जटिल प्रक्रिया है जिसके लिए कुछ सैद्धांतिक और व्यावहारिक कौशल की आवश्यकता होती है। मानक आधारइस पद के लिए शर्तों की एक सूची शामिल है जिसके तहत एक विशेषज्ञ इस पद को धारण कर सकता है। शैक्षणिक संस्थान कार्मिक कार्यालय के काम के रूप में एक अलग प्रोफ़ाइल नहीं बनाते हैं। प्रबंधक और प्रशासक कार्मिक विभाग में गतिविधियों के लिए उपयुक्त हैं। इसलिए नियोक्ता कानूनी शिक्षा, सूचना सुरक्षा या दस्तावेज़ प्रबंधन वाले लोगों को नियुक्त करते हैं।

एक कार्मिक अधिकारी के अधिकार और दायित्व

का पहला दायित्व अधिकारियोंजानने में निहित है विधायी ढांचास्थापित लेखांकन नियमों का अनुपालन। ऊपर लेख, संघीय कानून थे जिनका कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन करते समय पालन किया जाना चाहिए। कार्मिक अधिकारी को कर्मचारियों से जानकारी प्राप्त करने, व्यक्तिगत फ़ोल्डर देखने, लेखा पुस्तक (वेतन) देखने का अधिकार है। इस प्रोफ़ाइल के विशेषज्ञों की शक्तियों में हस्ताक्षर करना, कर्मचारियों की दक्षता में सुधार के लिए नियोक्ताओं के साथ काम करना शामिल है।

कार्मिक अभिलेखों का प्रबंधन करना

आज, एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन लिखित और डिजिटल दोनों प्रारूप में किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण पर अधिकृत कर्मचारियों द्वारा व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षर किए जाते हैं। दस्तावेज़ीकरण के लिए, राज्य मानकों का उपयोग किया जाता है, जो सभी टेम्पलेट्स और रूपों को एकीकृत करते हैं। GOST R 6.30-2003 और GOST R 7.0.8-2013 के मानदंडों को ध्यान में रखना आवश्यक है। महत्वपूर्ण कागजात विशेष फ़ोल्डरों या धातु की तिजोरियों में संग्रहीत किए जाते हैं। कंपनी के दायरे और आकार के आधार पर, विशेषज्ञों को रिपोर्टिंग की आवृत्ति के लिए विभिन्न आवश्यकताओं का पालन करना होगा।

कर्मियों की खोज और पंजीकरण

प्रारंभ में, कर्मचारियों को पंजीकृत करने से पहले, आपको विशेष कर्मियों को ढूंढना होगा जो सख्त मानदंडों को पूरा करेंगे (उन्हें काम की बारीकियों से संबंधित होना चाहिए)। ऐसा करने के लिए, विशेष ब्यूरो, एजेंसियों, नौकरी खोज साइटों, श्रम विनिमय या समाचार पत्रों, मीडिया, वेबसाइटों में निजी विज्ञापनों का उपयोग करें। उसके बाद, अनिवार्य कार्मिक दस्तावेज तैयार किए जाते हैं, पंजीकरण किया जाता है, एक रोजगार अनुबंध या कार्य अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

नियुक्ति के चरण

किसी पद के लिए लोगों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया एक विशेष पत्रिका में नौकरी चाहने वाले के बारे में डेटा दर्ज करने से शुरू होती है। रिपोर्ट कार्ड में अनुभव, सेवा की लंबाई और पहले से आयोजित पद के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है। अनुमोदन पर, किसी व्यक्ति को किसी विशेष पद पर नियुक्त करने के लिए एक आदेश तैयार किया जाता है। अंतिम चरण एक व्यक्तिगत फ़ोल्डर का निर्माण, किसी कंपनी, विभाग में मामला तैयार करना है। अनुबंध में कर्तव्यों के बारे में, पद पर वेतन के बारे में जानकारी होती है।

व्यक्तिगत कार्ड और कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का निर्माण

कार्मिक दस्तावेजों के प्रकारों में एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड शामिल है। इसमें संबंधित सारी जानकारी शामिल है वैवाहिक स्थिति, पूरा नाम, एक तस्वीर वहां चिपकाई गई है, जन्म तिथि निर्धारित है। यह सब नियोक्ताओं द्वारा कंपनी के स्टाफ के प्रत्येक सदस्य के बारे में डेटा पैकेज बनाने के लिए किया जाता है। कानून के मुताबिक, यह डेटा तीसरे पक्ष को ट्रांसफर नहीं किया जा सकता है। व्यक्तिगत फ़ाइल (कंपनी के कार्यालय के उपकरण के स्तर के आधार पर) के संचालन के लिए फ़ोल्डर्स, अलमारियाँ या यहां तक ​​​​कि धातु की तिजोरियों का उपयोग किया जाता है।

एचआर पत्रिकाएँ

कागज़ मुद्रित उत्पादरिपोर्टिंग को व्यवस्थित करने, दस्तावेज़ प्रवाह को सरल बनाने में मदद करता है। व्यावसायिक पत्रिकाओं के रूप में दस्तावेज़ीकरण में निम्नलिखित प्रकार शामिल हैं:

• किसी कंपनी या उद्यम को सौंपे गए दस्तावेज़ों, कागजातों के नियंत्रण के लिए;
• समय, अवधि के नियंत्रण के लिए कारोबारी दौरे;
• किसी भी नोट, कथन को नियंत्रित करने के लिए;
• कार्यपुस्तिकाओं की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए रिकॉर्ड।

कार्यपुस्तिकाओं का रखरखाव

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन विशेषज्ञों को कार्यपुस्तिका का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य करता है। यदि उद्यम में व्यक्ति औपचारिक रूप से पंजीकृत है तो सभी रिकॉर्ड रखे जाते हैं। बर्खास्तगी पर कर्मचारी को कार्यपुस्तिका जारी की जाती है। यह दस्तावेज़ पद, पुरस्कारों से संबंधित सभी परिवर्तनों को रिकॉर्ड करता है। प्रारंभ से ही मानव संसाधन प्रशिक्षण शामिल है अनिवार्य वस्तुएंकार्यपुस्तिकाओं के पंजीकरण की शुद्धता पर। किसी भी त्रुटि को मानव संसाधन स्टाफ के सदस्यों द्वारा ठीक किया जाता है। यदि वे पाए जाते हैं, तो विशेषज्ञों पर प्रशासनिक उल्लंघन का आरोप लगाया जा सकता है।

दस्तावेज़ों को व्यवस्थित एवं संग्रहीत करना

दस्तावेज़ों के ऑडिट और भंडारण के लिए अलग-अलग विधायी मानदंड बनाए गए हैं। संग्रहण पर संघीय कानून के अनुच्छेद 17 का उल्लेख करना महत्वपूर्ण है। यह निर्धारित अवधि के भीतर अभिलेखीय दस्तावेज़ीकरण की सुरक्षा का ध्यान रखने के लिए कंपनियों और उद्यमों के प्रबंधन की आवश्यकता को निर्धारित करता है। भंडारण अवधि कानून द्वारा निर्धारित है और इसका अनुपालन करती है राज्य मानक. कागजी दस्तावेज़ीकरण की अखंडता सुनिश्चित करने के लिए, धातु अग्निरोधी तिजोरियों और अलमारियाँ का उपयोग किया जाता है।

यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेजों से डेटा रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति को स्थानांतरित कर दिया जाता है। कर्मचारियों के काम के प्रबंधन की प्रक्रिया को अनुकूलित करने में कागजात के संचलन का स्वचालन, डिजिटलीकरण प्राथमिकता वाले क्षेत्रों में से एक है। आज अधिकांश रिपोर्टिंग कागज पर नहीं की जाती है। यह उद्यमों के प्रमुखों, प्रबंधकों से एक, तीन, पांच या अधिक वर्षों के लिए संग्रह को संरक्षित करने के दायित्व को नहीं हटाता है।

इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक रिकॉर्ड

इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक रिकॉर्ड का उपयोग करते समय, व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर कानून के आधार पर संग्रह तक पहुंच को कम करने के लिए, दस्तावेजों की सुरक्षा शर्तों का पालन करना महत्वपूर्ण है। दस्तावेज़ीकरण के इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन के कई फायदे हैं:

1. दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच;
2. फ़ाइल पासवर्ड सुरक्षा;
3. कागजात बचाने के लिए तिजोरियाँ खरीदने की कोई आवश्यकता नहीं है;
4. कार्यालय में जगह की बचत - हार्ड ड्राइव 10,000 दस्तावेज़ या अधिक संग्रहीत कर सकती है;
5. समय की बचत - आप हस्ताक्षर कर सकते हैं, संग्रह में 1-2 मिनट में कोई भी दस्तावेज़ ढूंढ सकते हैं हार्ड ड्राइवकंप्यूटर पर।

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प्रत्येक कर्मचारी नियोक्ता से अपने अधिकारों के प्रति सम्मान, समय पर वेतन भुगतान और उचित छुट्टी की अपेक्षा करता है। बदले में, प्रबंधक कर्मचारी से अपेक्षा करता है कि वह अपने कर्तव्यों को स्पष्ट रूप से पूरा करे। इसके अलावा, किसी भी व्यवसाय स्वामी को कानूनी रूप से संरक्षित किया जाना चाहिए। ये सभी बिंदु कार्मिक रिकॉर्ड द्वारा विनियमित होते हैं। एलएलसी में कार्मिक रिकॉर्ड रखने से आपको अपने कर्मचारियों के साथ सभी संबंधों को सुलझाने में मदद मिलेगी।

एलएलसी में एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन कर्मियों को प्रबंधित करने और कर्मियों से संबंधित संगठन के वर्कफ़्लो के साथ काम करने का एक तरीका है। यह कर्मियों की आवाजाही, कर्मचारियों के साथ समझौता और काम के घंटे हो सकते हैं।

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के तरीके

व्यक्तिगत उद्यमियों के विपरीत, एलएलसी में कार्मिक प्रबंधन एक अनिवार्य घटक है, भले ही एलएलसी में केवल एक प्रतिभागी पंजीकृत हो, जो एक लेखाकार और सामान्य निदेशक के कार्य करता हो। यह इस तथ्य से समझाया गया है कि संस्थापक और एलएलसी दो अलग-अलग संस्थाएं हैं। इसलिए, एलएलसी नियोक्ता की भूमिका निभाता है, और संस्थापक - कर्मचारी की भूमिका निभाता है।

एलएलसी में एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन कर्मियों को प्रबंधित करने और कर्मियों से संबंधित संगठन के वर्कफ़्लो के साथ काम करने का एक तरीका है।

लेखांकन 3 मुख्य तरीकों से किया जा सकता है:

1. एक मानव संसाधन अधिकारी की भूमिका निभाएं।

यदि आप प्रक्रिया को "शुरू" करने से नहीं डरते हैं, तो आपके पास समय है और आपका संगठन इतना बड़ा नहीं है।

2. एक कार्मिक अधिकारी को नियुक्त करें।

एक आधुनिक मानव संसाधन विशेषज्ञ को रचनात्मक रूप से सोचना चाहिए, कानूनी रूप से समझदार और पांडित्यपूर्ण होना चाहिए।

3. मानव संसाधन प्रशासन में विशेषज्ञता वाली आउटसोर्सिंग कंपनी पर भरोसा करें।

कार्मिक लेखांकन के लिए कई कार्यक्रम डिज़ाइन किए गए हैं। ये हैं APCS (स्वचालित कार्मिक प्रबंधन प्रणाली), ERP प्रणाली (उद्यम संसाधन योजना), क्लाउड में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन (SaaS)। अगर के बारे में बात करें सॉफ़्टवेयर, तो यह 1C है।

कार्मिक अभिलेखों का स्वतंत्र प्रबंधन

कार्मिक दस्तावेजों को बनाए रखने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश:

1. कार्मिक कार्य के संचालन के लिए आवश्यक नियामक और सूचना आधार निर्धारित करना आवश्यक है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के संचालन के लिए आवश्यक अधिकांश दस्तावेज़ रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के निर्णय "अनुमोदन पर" द्वारा मानकीकृत हैं एकीकृत रूपश्रम और उसके भुगतान के लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज” दिनांक 05.01.2004। दस्तावेज़ीकरण जिसमें मानकीकृत सिद्धांत नहीं हैं, GOST R 6.30-2003 के अनुसार तैयार किया गया है।

• रूसी संघ का श्रम कानून (हर छह महीने में अद्यतन)।
• कार्य पुस्तकों को बनाए रखने के निर्देश (रूसी संघ के श्रम मंत्रालय के डिक्री संख्या 69 दिनांक 10.10.2003 द्वारा अनुमोदित)।
• रूसी संघ की सरकार का फरमान "कार्य पुस्तकों के रखरखाव पर" (दिनांक 16 अप्रैल, 2003)।

राज्य में किसी कर्मचारी के नामांकन के लिए आवश्यक दस्तावेज़:

• पासपोर्ट (पंजीकरण और पंजीकरण)।
• एसएनआईएलएस (पेंशन बीमा प्रमाणपत्र)।
• सैन्य आईडी.
• टिन (व्यक्तिगत कर संख्या)।
• चिकित्सा नीति.
• विशेषज्ञ डिप्लोमा.

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का महत्व इस तथ्य में निहित है कि यह आपको कानूनी रूप से महत्वपूर्ण तथ्यों को ठीक करने की अनुमति देता है, कर्मचारी और प्रबंधक के अधिकारों और दायित्वों को स्पष्ट रूप से नियंत्रित करता है।

संगठन की विशेषताओं के आधार पर, कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए दस्तावेजों के पैकेज का विस्तार किया जा सकता है। कार्मिक मुद्दों को हल करने वाला प्रमुख स्वतंत्र रूप से अपनी शक्तियों के भीतर स्थानीय नियमों को अपना सकता है, यदि वे कानून का खंडन नहीं करते हैं।

संगठन की विशेषताओं के आधार पर, कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए दस्तावेजों के पैकेज का विस्तार किया जा सकता है।

2. संगठन का वैधानिक दस्तावेज तैयार करना आवश्यक है।

चार्टर में निदेशक की भर्ती की शर्तें, प्रमुख की शर्तें, उसके वेतन की राशि, साथ ही कार्य प्रक्रिया की अनुसूची को मंजूरी देने की प्रक्रिया स्पष्ट रूप से बताई जानी चाहिए।

3. आपको एक नेता को पंजीकृत करना होगा।

मुखिया का डिज़ाइन संगठन में बनाए गए कर्मियों पर पहला आदेश है। यह उस तारीख को इंगित करता है जब से मुखिया अपने कर्तव्यों का पालन करना शुरू करता है।

4. संगठन के कार्मिक उत्पादन में शामिल कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की एक सूची संकलित करना आवश्यक है।

इसमें शामिल है:

• संगठन के आंतरिक श्रम विनियमों के विनियम।
• ढांचा संरचना।
• स्टाफ शेड्यूल.
• कर्मचारियों के लिए अवकाश कार्यक्रम.
• कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा को परिभाषित करने वाला दस्तावेज़ीकरण।

इसके अलावा, अनिवार्य दस्तावेजों की सूची में श्रम समझौते, कार्य पुस्तकें और उनके आंदोलन को रिकॉर्ड करने के लिए एक पुस्तक, काम के घंटे रिकॉर्ड करने के लिए एक कार्यक्रम, व्यक्तिगत कर्मचारी कार्ड, कार्मिक आदेश और उनके जारी करने के आधार (आवेदन, रिपोर्ट, अधिनियम, नोट्स, आदि) शामिल हैं। ), प्रोद्भवन रजिस्टर और पेरोल, वेतन पर्ची, नौकरी विवरण।

5. कर्मचारियों को काम पर रखना.

प्रत्येक भावी कर्मचारी के लिए दस्तावेजों का एक पैकेज दाखिल किया जाना चाहिए। यह केवल कार्य पुस्तकों, व्यक्तिगत कार्डों को भरने, अन्य कार्मिक दस्तावेजों को तैयार करने (पेरोल पर, छुट्टियों के लिए लेखांकन, बीमार छुट्टी, व्यापार यात्राएं; कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा के गैर-प्रकटीकरण पर एक समझौते पर हस्ताक्षर करने) के लिए ही रहता है।

कला के अनुसार. रूसी संघ के श्रम संहिता के 419, श्रम कानून का अनुपालन न करने पर 200,000 रूबल के जुर्माने की धमकी दी गई है।

एलएलसी में मानव संसाधन प्रबंधन एक बहुत ही नाजुक और जिम्मेदार व्यवसाय है। आपके अधिकारों और कर्मचारियों के अधिकारों के पालन को प्रभावित करने वाली कई कानूनी विशेषताएं सही वर्कफ़्लो और चुने हुए मानव संसाधन कार्यक्रम पर निर्भर करती हैं। सभी कार्मिक दस्तावेज़ कानूनी रूप से बाध्यकारी हैं और अदालत में उपयोग किए जा सकते हैं।

शुरू से ही मानव संसाधन प्रबंधन: चरण दर चरण मार्गदर्शिका 2019

शून्य से मानव संसाधन प्रबंधन:

एक नई खुली कंपनी में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन स्थापित करने के लिए एक संक्षिप्त अनुमानित चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

(यदि आप पहले से चल रहे अभियान को साफ़ करना चाहते हैं, तो एक अन्य चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका आपके लिए अधिक उपयुक्त है - कार्मिक रिकॉर्ड की बहाली >>)

यदि आपको किसी नई खुली कंपनी में डिलीवरी करने का निर्देश दिया गया था शुरू से ही मानव संसाधन प्रबंधन, और आपके पास इस क्षेत्र में बहुत कम अनुभव है (हो सकता है कि आप निर्माता, नेता और अब तक एक नई कंपनी के एकमात्र कर्मचारी हों, एक नौसिखिया कार्मिक अधिकारी, या सामान्य तौर पर एक लेखाकार या कार्यालय प्रबंधक जो कर्मियों के साथ "लटका हुआ" था, या एक नौसिखिया उद्यमी), तो हमारा मार्गदर्शक निश्चित रूप से आपकी मदद करेगा। इसे सरल और सुलभ बनाया गया है, विशेषकर कार्मिक व्यवसाय में शुरुआती लोगों के लिए।

और हर तरह से हमारी वेबसाइट के समृद्ध स्टॉक आपकी मदद करेंगे :

• कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर निःशुल्क संदर्भ आधार: 25 मुख्य चरण-दर-चरण प्रक्रियाएं (भर्ती, छुट्टी, बर्खास्तगी, आदि), कार्मिक पर दस्तावेजों के 200 नमूने, "रोजगार पुस्तकें" ब्लॉक (नमूना भरना और परामर्श), 5 मैनुअल कार्मिक मामले, परामर्श, कार्मिक पर लेख) और भी बहुत कुछ;
• "प्रैक्टिशनर-प्रैक्टिशनर" पत्रिका के ग्राहकों के लिए उपलब्ध एक बड़ा संदर्भ आधार (कीमत सभी के लिए सस्ती है >>): 140 चरण दर चरण निर्देशकार्मिक कार्य पर, कार्मिक दस्तावेजों के 1000 से अधिक नमूने, परामर्श और लेखों के डिब्बे, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की मूल बातों पर एक पाठ्यक्रम, एक बुकशेल्फ़, आदि;
• हमारी सर्वोत्तम मानव संसाधन पुस्तकें।

तो, आपको कार्मिक नियुक्त कर दिया गया है। हम कहाँ शुरू करें?

1. आइए आवश्यक कानूनों, विशेष साहित्य और कार्यक्रमों का स्टॉक करें।इन सबकी जरूरत आपको अपने काम में पड़ेगी.

• आवश्यकता है श्रम कानूनों का उल्लंघन हो सकता है बड़ा बढ़िया.इसलिए, श्रम कानूनों की जानकारी और अनुपालन जिम्मेदारी से किया जाना चाहिए।
• विशेष साहित्य से, हम आपको मैनुअल (आप मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं) और प्रदान करने में प्रसन्न हैंहमारी सर्वोत्तम मानव संसाधन पुस्तकें। साइट के संदर्भ डेटाबेस के स्टोररूम भी उपयोगी होंगे।
• कार्मिक रिकॉर्ड रखने के लिए एक कार्यक्रम प्राप्त करने के मुद्दे पर प्रबंधन के साथ चर्चा करें। ऐसे कई कार्यक्रम हैं, और कई विशिष्ट कार्यक्रम बहुत-बहुत सुविधाजनक हैं। कुछ लोग किसी तरह 1C की कार्यक्षमता को बायपास कर देते हैं। लेकिन अधिकांश कंपनियां परंपरा के अनुसार कर्मियों का रिकॉर्ड 1सी में रखती हैं। तथ्य यह है कि किसी भी शहर में 1सी सहायता विशेषज्ञ तो बहुत हैं, लेकिन अन्य कार्यक्रमों का समर्थन करने वाले विशेषज्ञ आपको हर जगह नहीं मिलेंगे।

2. हम प्रबंधन से संगठन के संस्थापक दस्तावेजों की प्रतियां लेते हैं और उनका सावधानीपूर्वक अध्ययन करते हैं।

कार्मिक दस्तावेजों का अनुपालन होना चाहिए संस्थापक दस्तावेज़फर्में, और किसी भी तरह से उनका खंडन न करें। चार्टर में एक निदेशक को नियुक्त करने की प्रक्रिया (आप नौकरी के लिए आवेदन करेंगे) और उसका वेतन निर्धारित करने की प्रक्रिया, वह अवधि जिसके लिए उसके साथ एक रोजगार अनुबंध समाप्त किया जा सकता है - चार्टर में कुछ विशेषताएं बताई जा सकती हैं। कभी-कभी चार्टर प्रमुख अधिकारियों को काम पर रखने और उनके लिए पारिश्रमिक प्रणाली स्थापित करने की प्रक्रिया निर्धारित करता है (उदाहरण के लिए, पूर्व अनुमोदन के साथ) आम बैठकसंस्थापक), और यहां तक ​​कि स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने की प्रक्रिया भी।

3. हम उन दस्तावेजों की सूची निर्धारित करते हैं जो कार्मिक कार्य के क्षेत्र में होनी चाहिए, और जिन्हें हम तैयार करेंगे।

यह स्पष्ट है कि आप किसी भी मामले में कानून द्वारा आवश्यक दस्तावेज़ तैयार करेंगे। प्रबंधन से जांच लें कि आप कंपनी के लिए कौन से वैकल्पिक दस्तावेज़ तैयार करेंगे। इसके अलावा, आप पहले से ही निदेशक से स्पष्ट कर सकते हैं कि वह आंतरिक श्रम नियमों, अन्य स्थानीय नियमों, रोजगार अनुबंधों के रूपों में कौन सी विशेष शर्तें देखना चाहता है।

यदि आपकी कंपनी एक सूक्ष्म उद्यम है, तो रूसी संघ के श्रम संहिता के 309.2 के अनुसार, आप कुछ दस्तावेज़ तैयार नहीं कर सकते हैं:

"नियोक्ता एक लघु व्यवसाय इकाई है, जिसे सूक्ष्म उद्यम के रूप में वर्गीकृत किया गया है, स्थानीय नियमों को अपनाने से पूर्णतः या आंशिक रूप से इंकार करने का अधिकार है मानदंड युक्त श्रम कानून(आंतरिक श्रम नियमों के नियम, पारिश्रमिक पर विनियमन, बोनस पर विनियमन, शिफ्ट शेड्यूल और अन्य)। साथ ही, श्रम संबंधों और उनसे सीधे संबंधित अन्य संबंधों को विनियमित करने के लिए, एक नियोक्ता - एक लघु व्यवसाय इकाई, जिसे सूक्ष्म उद्यम के रूप में वर्गीकृत किया गया है, को कर्मचारियों के साथ श्रम अनुबंधों में उन मुद्दों को विनियमित करने की शर्तों को शामिल करना होगा, जिनके अनुसार, श्रम कानून और अन्य विनियामक के साथ कानूनी कार्य, जिसमें श्रम कानून मानदंड शामिल हैं, को स्थानीय नियमों द्वारा विनियमित किया जाना चाहिए ... "

4. हम निर्देशक बनाते हैं

जांचें कि क्या निदेशक पंजीकृत है ( सीईओ) ठीक से। यदि नहीं, तो सबसे पहले हम एक निर्देशक तैयार करते हैं। वह पहला कार्यकर्ता है! दस्तावेजों से यह स्पष्ट होना चाहिए कि निदेशक किस तिथि से कार्यरत हैं. निदेशक की नौकरी के लिए आवेदन करने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया एक बड़े संदर्भ डेटाबेस में और "कार्मिक अधिकारी के पैकेज" में, आवश्यक नमूना दस्तावेज, विषयगत परामर्श हैं।

5. हम एक स्टाफिंग टेबल, आंतरिक श्रम नियम, अन्य स्थानीय नियम तैयार करते हैं (पैराग्राफ 3 से तालिका देखें)।

निश्चित रूप से कंपनी के पास अभी तक स्टाफिंग टेबल और आंतरिक श्रम नियम और अन्य स्थानीय नियम नहीं हैं। हम उनकी रचना करते हैं. ये सभी दस्तावेज़ निदेशक के साथ समन्वित हैं। हम निदेशक की टिप्पणियों और इच्छाओं को ध्यान में रखते हैं, जांचते हैं कि क्या वे कानून का खंडन करते हैं। इन दस्तावेज़ों के तैयार संस्करणों पर कानून द्वारा निर्धारित तरीके से सहमति व्यक्त की जाती है (यदि आवश्यक हो, कर्मचारियों के प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखते हुए), फिर कंपनी का प्रमुख उन्हें मंजूरी देता है। हमारी वेबसाइट पर ऐसे दस्तावेज़ों के कई उदाहरण निःशुल्क उपलब्ध हैं। ऐसे और भी कई नमूने और उन पर विषयगत टिप्पणियाँ हैं, उनके अनुमोदन के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रियाएँ एक बड़े संदर्भ डेटाबेस और "एचआर पैकेज" में हैं। हमारी वेबसाइट पर निःशुल्क पहुंच में आप एक नया उपयोगी लेख पढ़ सकते हैं " स्टाफिंग: प्रपत्र और सामग्री"। हम अनुशंसा करते हैं कि पत्रिका "प्रैक्टिशनर-प्रैक्टिशनर" के ग्राहक लेख पढ़ें: " हम आंतरिक श्रम नियम तैयार करते हैं: कानूनी, विचारशील और नियोक्ता के लिए फायदेमंद"और स्थानीय विनियमों के टेम्पलेट देखें।

6. हम एक रोजगार अनुबंध का एक मानक रूप विकसित कर रहे हैं, जो कर्मचारियों के साथ संपन्न होगा।

"प्रैक्टिशनर-प्रैक्टिशनर" पत्रिका के ग्राहकों के लिए हम एक प्रशिक्षण मैनुअल की अनुशंसा करते हैं: "हम एक कर्मचारी को काम पर रखते हैं: कार्मिक मुद्दे". इससे आप सीखेंगे, अन्य बातों के अलावा, नियोक्ता के लिए रोजगार अनुबंध में शामिल करने के लिए कौन सी स्थितियाँ अनुकूल हैं, और इसके विपरीत, कौन सी स्थितियाँ अवांछनीय और खतरनाक हैं।

7. हम अन्य दस्तावेज़ तैयार कर रहे हैं जिनकी हमें भविष्य में कार्मिक कार्य करने के लिए आवश्यकता होगी:

हम लेखांकन पुस्तकें, पंजीकरण जर्नल, टाइमशीट, ऑर्डर फॉर्म, अनुबंध तैयार करते हैं देयताऔर आदि।

8. हम प्रबंधन के साथ यह प्रश्न तय करते हैं कि कार्यपुस्तिकाएँ कौन रखेगा .

यदि कर्मचारियों को अभी तक काम पर नहीं रखा गया है, तो संगठन के प्रमुख (निदेशक) को पहले कार्यपुस्तिका रखनी होगी। इसके लिए आदेश जारी किया गया है. हमारी वेबसाइट पर कार्य पुस्तकों के रखरखाव, भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करने की जिम्मेदारी लेने के लिए संगठन के प्रमुख के लिए एक नमूना आदेश है। ऐसा आदेश अनिवार्य है, यह रूसी संघ की सरकार के डिक्री की आवश्यकता है। ऐसा न करने पर नियोक्ता को जुर्माना भरना पड़ सकता है। इसके बाद, निदेशक आदेश द्वारा भी इन शक्तियों को स्वीकृत कार्मिक अधिकारी को हस्तांतरित कर सकता है। हमारी वेबसाइट पर कार्य पुस्तकों के रखरखाव, भंडारण, लेखांकन और जारी करने के लिए जिम्मेदार लोगों की नियुक्ति पर आदेश का एक रूप है >>

9. हम कर्मचारियों के काम की व्यवस्था करते हैं।

फिर कर्मचारी काम करना शुरू कर देंगे और कार्मिक कर्मचारी के लिए रोजमर्रा के काम का चरण शुरू हो जाएगा, आपको एक समय पत्रक रखना होगा, एक छुट्टी कार्यक्रम तैयार करना होगा, छुट्टियों की व्यवस्था करनी होगी, प्रोत्साहन और दंड लागू करना होगा, व्यापार यात्राएं, संयोजन, बर्खास्तगी और और भी बहुत कुछ... इस सब में आपको हमारी साइट के संसाधनों से मदद मिलेगी।