बच्चों के लिए ज्वरनाशक दवाएं बाल रोग विशेषज्ञ द्वारा निर्धारित की जाती हैं। लेकिन बुखार के लिए आपातकालीन स्थितियाँ होती हैं जब बच्चे को तुरंत दवा देने की आवश्यकता होती है। तब माता-पिता जिम्मेदारी लेते हैं और ज्वरनाशक दवाओं का उपयोग करते हैं। शिशुओं को क्या देने की अनुमति है? आप बड़े बच्चों में तापमान कैसे कम कर सकते हैं? कौन सी दवाएं सबसे सुरक्षित हैं?
मानव संसाधन विभाग सबसे महत्वपूर्ण कड़ियों में से एक है आधुनिक संगठन. केवल इस सेवा के विशेषज्ञों के कारण ही यह संभव है प्रभावी प्रबंधनउद्यम की गतिविधियाँ।
एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन शुरू से, चरण दर चरण निर्देश
लेकिन इसके कामकाज को ठीक से व्यवस्थित करने के लिए यह आवश्यक है:
- स्पष्ट रूप से परिभाषित करें आधिकारिक कर्तव्यविकास और संकलन के लिए जिम्मेदार कर्मचारी आवश्यक दस्तावेज;कार्यकारी संस्थाओं के गठन एवं नियुक्ति के नियम जानें
- नेता;
- नए कर्मचारियों को सही ढंग से भर्ती करना, उनका स्थानांतरण करना और उन्हें बर्खास्त करना;
- कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के क्षेत्र में लागू कानूनों के आधार पर काम करना;
- उद्यम स्तर पर आवश्यक अधिनियम और विनियम बनाएं।
कार्मिक विभाग की प्रभावी गतिविधियों को शीघ्र और सक्षम रूप से व्यवस्थित करने के लिए, आवश्यक कार्यों को करने के लिए एक विशेष एल्गोरिदम विकसित करने और उपयोग करने की सिफारिश की जाती है।
कंपनी में व्यवसाय का प्रभारी कौन है?
इससे पहले कि आप एक प्रभावी वर्कफ़्लो के आयोजन के लिए एक योजना बनाएं, आपको एक कार्मिक विशेषज्ञ की भूमिका निभाने वाले के बारे में निर्णय लेना होगा। यहां तक कि एक छोटे उद्यम में भी अंतर-संगठनात्मक कार्यप्रवाह के लिए स्टाफआमतौर पर सचिव या क्लर्क का पद पेश किया जाता है।
इसके दो मुख्य कारण हैं:
- बड़ी मात्रा में दस्तावेजी कार्य जिसके साथ जिम्मेदार व्यक्ति प्रतिदिन काम करता है;
- दस्तावेजों के साथ काम करने में एक संकीर्ण विशेषज्ञता की आवश्यकता, यह वांछनीय है कि नियुक्त कर्मचारी के पास सचिव-सहायक, कार्मिक प्रबंधक या क्लर्क की विशेषता में शिक्षा हो।
बेशक, व्यवहार में किसी ऐसे व्यक्ति को अतिरिक्त ज़िम्मेदारियाँ सौंपना स्वीकार्य है जो दस्तावेज़ों के साथ भी काम करता है, जैसे वकील या अकाउंटेंट। हालाँकि, यह कर्मचारी की मुख्य गतिविधि की दक्षता को गंभीर रूप से कम कर सकता है, क्योंकि कार्यालय के काम में बहुत अधिक ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
संभावित अधिभार जिम्मेदार व्यक्तिऔर उसके काम में घातक त्रुटियों का प्रकट होना। इसलिए, अक्सर एक अलग स्थिति शुरू करने के पक्ष में प्राथमिकता दी जाती है।
चरण और पूर्वाभ्यास
कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की किसी भी प्रणाली के संगठन में निम्नलिखित चरण शामिल होंगे:
आवश्यक दस्तावेज
लिपिकीय सेवा का स्थिर कार्य स्थापित करने के लिए, आपको निम्नलिखित दस्तावेज़ बनाने की आवश्यकता होगी:
- स्टाफ शेड्यूल. इसमें संगठन में मौजूद पदों के बारे में जानकारी शामिल है। एक दस्तावेज़ तैयार करने के लिए, वर्तमान कानून का उल्लेख करना आवश्यक है, क्योंकि इसका रूप रूसी संघ के क्षेत्र में सभी उद्यमों के लिए पूरी तरह से एकीकृत है;
- समय एक मूल्यवान संसाधन है. हर बार नए अनुबंध या नौकरी विवरण को मैन्युअल रूप से संकलित करने में इसे बर्बाद न करने के लिए, आपको स्टाफ सूची से प्रत्येक पद के लिए टेम्पलेट तैयार करना चाहिए;
- मामलों का नामकरण बनाना या परिवर्तन करना। मामलों के नामकरण को आमतौर पर संगठन में बनाए गए सभी प्रकार के दस्तावेजों की सूची और उनके स्थान और भंडारण अवधि का संकेत कहा जाता है। आमतौर पर इसमें कई अनुभाग होते हैं, जिनमें से एक कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए समर्पित होना चाहिए;
- आंतरिक के नियम कार्यसूची, जिसके अनुसार दैनिक कार्य क्रम, आराम का समय और बहुत कुछ व्यवस्थित किया जाएगा।
मुखिया का पंजीकरण
अगर संगठन ने अभी तक किसी नेता की नियुक्ति नहीं की है तो पहले यह काम किया जाएगा. वह हो जाएगा:
- प्रशासनिक कर्मचारी बनाना;
- पंजीकरण करवाना संस्थापक दस्तावेज़;
- संगठनात्मक और प्रशासनिक और अन्य दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करें।
मुखिया का पंजीकरण उस निर्णय के अनुसार होता है जो संस्थापक कॉलेजिएट तरीके से या व्यक्तिगत रूप से करता है। वे उद्यम के प्रथम व्यक्ति द्वारा नियुक्त व्यक्ति के संबंध में एक आदेश जारी करते हैं।
नियमों
के लिए उचित संगठनकार्मिक अभिलेख प्रबंधन सेवा के कार्य के लिए वर्तमान कानून के मुख्य नियमों का उपयोग करना आवश्यक होगा:
लेखांकन दस्तावेजों
लेखांकन दस्तावेज़ों के कई मुख्य प्रकार होते हैं, जिनके रख-रखाव से दस्तावेज़ प्रवाह की उचित प्रक्रिया सुनिश्चित होती है:
- उद्यम के कर्मियों की लेखा शीट (या पुस्तक)। यह दर्ज किया गया है संक्षिप्त जानकारीकर्मचारियों की संख्या पर;
- श्रम अनुबंधों का पंजीकरण जर्नल। आपको कर्मचारियों के साथ सभी अनुबंधों के समापन को ट्रैक करने की अनुमति देता है। इस पत्रिका को रखने से दस्तावेज़ भंडारण की विश्वसनीयता सुनिश्चित होती है। बिना किसी निशान के कुछ भी नहीं खोया जाएगा, इसका उपयोग उपस्थिति या अनुपस्थिति को ट्रैक करने के लिए किया जा सकता है श्रम समझौते;
- कार्मिक परिवर्तनों की परिचालन ट्रैकिंग के लिए आवश्यक पंजीकरण लॉग;
- आने वाले और बाहर जाने वाले शिपमेंट के लिए लेखांकन जर्नल। उनमें आप विभिन्न का इतिहास देख सकते हैं व्यावसायिक पत्राचारऔर विभिन्न पत्रों को भेजने या प्राप्त करने को स्पष्ट करें;
- व्यक्तिगत कार्डों की लेखा पुस्तक, जिसमें कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा वाले प्रपत्रों के बारे में जानकारी होती है। इसकी आवश्यकता तब पड़ती है जब किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा का अध्ययन करने की आवश्यकता होती है।
श्रम पुस्तकें एवं उनका भंडारण
कार्यपुस्तिकाओं के साथ काम करने की दो मुख्य विशेषताएं हैं जिन पर अवश्य विचार किया जाना चाहिए।
जिस कर्मचारी को काम पर रखा गया है उसे नियोक्ता को अपनी पुस्तक उपलब्ध करानी होगी। रोजगार अनुबंध की समाप्ति तक उसे उसके पास रखा जाएगा।
यदि उद्यम में काम अंशकालिक है, तो पुस्तक को भंडारण के लिए स्थानांतरित नहीं किया जाता है, हालांकि, काम के मुख्य स्थान से इसकी प्रमाणित प्रतियां प्रदान की जाती हैं।
इस दस्तावेज़ में, सचिव यह नोट करता है कि कर्मचारी को संगठन द्वारा काम पर रखा गया है, उसके संगठनात्मक स्वरूप और नाम का संकेत देता है। फिर यह रिकॉर्ड उद्यम के प्रमुख द्वारा प्रमाणित किया जाता है।
कर्मचारियों का पंजीकरण
किसी कर्मचारी को ठीक से पंजीकृत करने के लिए, एक सरल एल्गोरिथम का पालन करना पर्याप्त है:
- कर्मचारी से एक बयान लें जिसमें वह इस बारे में जानकारी देगा कि वह किस पद के लिए आवेदन कर रहा है, किस आकार की दर में उसकी रुचि है और वह किस तारीख से काम करना शुरू करेगा।
- वेतन हस्तांतरित करने के लिए कर्मचारी से पासपोर्ट, एसएनआईएलएस, टीआईएन, बैंक विवरण जैसे दस्तावेजों की आवश्यक प्रतियां प्राप्त करें।
- एक रोजगार अनुबंध समाप्त करें और व्यक्तिगत हस्ताक्षर के तहत नौकरी विवरण जारी करें। ये दस्तावेज़ कर्मचारी और नियोक्ता के बीच कानूनी संबंध स्थापित करते हैं।
- एक व्यक्तिगत फ़ाइल रखें, जिसमें एक आवेदन और दस्तावेज़ों की प्रतियां शामिल होंगी। टी2 फॉर्म में एक कार्ड भरें, जिसमें सभी आवश्यक जानकारी लिखनी है।
- एक आदेश जारी करें जिसके अनुसार कर्मचारी को काम पर रखा जाए।
निष्कर्ष
इस प्रकार, एक कार्मिक कार्यालय प्रबंधन सेवा बनाने के लिए, इसके कार्य को व्यवस्थित करने के लिए उपरोक्त निर्देशों का उपयोग करना पर्याप्त है। ऐसी सेवा बनाते समय मुख्य बात वर्तमान कानून के प्रावधानों पर भरोसा करना और उसकी संगठनात्मक विशेषताओं के आधार पर उद्यम की जरूरतों को ध्यान में रखना है।
के साथ संपर्क में
कर्मियों के साथ काम करना किसी भी नियोक्ता की नियति है जिसने आवश्यक श्रम कार्यों को करने के लिए कर्मियों को काम पर रखा है। वर्तमान कानून के अनुसार, प्रबंधन को कर्मियों का सख्त रिकॉर्ड रखना चाहिए, जो विभिन्न दस्तावेजों के निष्पादन और रखरखाव से जुड़ा है।
जो कंपनियां, उद्यम और संगठन लंबे समय से बाजार में हैं, उनके पास अच्छी तरह से स्थापित कार्यालय का काम है। लेकिन हाल ही में पंजीकृत नई कानूनी संस्थाओं को कार्मिक कागजात से शुरुआत से निपटना पड़ता है, जो हमेशा कुछ कठिनाइयों का कारण बनता है।
जाहिर है, दस्तावेज़ीकरण के रखरखाव में एक योग्य विशेषज्ञ को लगाया जाना चाहिए।
आमतौर पर यह वह व्यक्ति होता है जिसे अंशकालिक के रूप में कोई पद प्राप्त होता है - 
मुख्य लेखाकार या मुखिया का सचिव। लेकिन बड़े उद्यमों में, इस क्षेत्र के मुद्दों को पूरे कार्मिक विभाग द्वारा हल किया जाता है, क्योंकि बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ीकरण को संसाधित करना और फिर इसके सही रखरखाव की निगरानी करना आवश्यक है।
आवश्यक विशेषज्ञों की संख्या प्रबंधन द्वारा निर्धारित की जाती है, न केवल कर्मियों की संख्या को ध्यान में रखते हुए, बल्कि इसके उत्पादन या व्यावसायिक गतिविधियों की बारीकियों को भी ध्यान में रखते हुए। कानूनी इकाई.
उदाहरण के लिए, कंपनियों में श्रम गतिविधिआरामदायक कामकाजी परिस्थितियों वाले नियमित कार्यालय की तुलना में कार्मिक अधिकारियों के लिए कागजी काम काफ़ी अधिक होता है।
कार्यालय कार्य का आयोजन करते समय यह ध्यान रखना चाहिए कि यह एक चरणबद्ध प्रक्रिया है जो प्रत्येक चरण में त्रुटियों को बर्दाश्त नहीं करती है।
चरण और पूर्वाभ्यास
कार्मिक विभाग का कार्य और समग्र रूप से कानूनी इकाई की गतिविधियाँ विधायी और नियामक ढांचे द्वारा निर्धारित होती हैं। इसलिए, प्रबंधन को यह तय करने की आवश्यकता है कि पहले चरण में किन दस्तावेजों की आवश्यकता होगी।
किसी भी संगठन और उद्यम में मौजूद अनिवार्य लोगों की एक सूची है, साथ ही व्यक्तिगत उद्यमों, कंपनियों और संगठनों के संचालन के लिए आवश्यक विशिष्ट दस्तावेज भी हैं।
ऐसे दस्तावेज़ों को मानक कहा जाता है और कार्मिक विभाग में एक विशेष रूप से निर्दिष्ट फ़ोल्डर या सुरक्षित जमा बॉक्स में संग्रहीत किया जाता है।
आवश्यक दस्तावेज
अनिवार्य दस्तावेजों की एक सूची है जो नियोक्ता को कानूनी इकाई की गतिविधि के पहले चरण में ही आवश्यक होती है। यह: 
- विभिन्न प्रकारया बुनियादी शासकीय दस्तावेज़। आदेशों के माध्यम से, कर्मचारियों के प्रवेश या बर्खास्तगी को औपचारिक रूप दिया जाता है, उन्हें उसी उद्यम या संगठन में स्थानांतरित किया जाता है। ये दस्तावेज़ कर्मचारियों के लिए प्रासंगिक हैं और इस कारण से 75 वर्षों तक रखे जाते हैं।
- इसके अलावा, कर्मियों से संबंधित आदेशों में छुट्टियों की अवधि, डिक्री, बच्चों की देखभाल की अवधि, व्यावसायिक यात्राओं पर भेजना, बोनस और अन्य पुरस्कार निर्दिष्ट करना, जारी करना आदि शामिल हैं। इन आदेशों को अभिलेखागार में थोड़ा कम संग्रहीत किया जाता है - औसतन, तीन से पांच साल तक।
- दो फ़ोल्डर रखने की अनुशंसा की जाती है. उनमें से एक में काम पर रखने और बर्खास्तगी के साथ-साथ कर्मचारियों की आवाजाही के आदेश शामिल होंगे। और दूसरे में कार्यरत स्टाफ से संबंधित अन्य सभी आदेश।
- अगले प्रकार के महत्वपूर्ण दस्तावेज़ कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड हैं, जो टी-2 फॉर्म पर तैयार किए गए हैं। इस प्रकार के दस्तावेज़ में प्रत्येक कर्मचारी के लिए सभी बुनियादी जानकारी शामिल होती है। आप कार्डों को एक अलग फ़ोल्डर में या व्यक्तिगत फ़ाइलों के साथ (व्यक्तिगत फ़ाइलों में निवेश के रूप में) संग्रहीत कर सकते हैं।
- एक अन्य अनिवार्य दस्तावेज़ वह है जो नियोक्ता द्वारा प्रत्येक कर्मचारी के लिए शुरू किया जाता है, और फिर रूसी संघ की सरकार की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार और बनाए रखा जाता है, जो संख्या 225 के तहत एक विशेष संकल्प में परिलक्षित होता है।
- पुस्तकें भीतर जारी की जाती हैं तीन दिनजिस क्षण से एक नया कर्मचारी नियुक्त किया जाता है। यह दस्तावेज़ कर्मचारी को तब तक जारी नहीं किया जाता है आखिरी दिनछंटनी पर काम करें. चूँकि पुस्तकें ऐसे दस्तावेज़ हैं जो सख्त लेखांकन के अधीन हैं, उनके लिए एक अलग लेखांकन पुस्तक () बनाई जाती है। ऐसी पत्रिका में श्रम की गति और उनमें सम्मिलन को दर्ज किया जाता है। पुस्तकों एवं लेखांकन जर्नल की भण्डारण अवधि 75 वर्ष है।
- एक और महत्वपूर्ण दस्तावेज- कर्मचारी और नियोक्ता के बीच निष्कर्ष निकाला गया, और श्रम गतिविधि की शुरुआत का संकेत दिया गया। दस्तावेज़ के प्रकार (या) के आधार पर, इसके भंडारण की अवधि भिन्न होती है। एक अत्यावश्यक दस्तावेज़ कम से कम पाँच वर्षों तक संग्रहीत रहता है, और एक अनिश्चित दस्तावेज़ 75 वर्षों तक संग्रह में रहता है।
साथ ही, एक युवा कानूनी इकाई के लिए, कामकाजी परिस्थितियों और बुनियादी मानकों के अनुपालन के संदर्भ में कार्यस्थलों का आकलन करना आवश्यक है।
इस क्षेत्र से संबंधित दस्तावेज़ आमतौर पर हर पांच साल में एक बार अपडेट किए जाते हैं।
लेकिन बुनियादी दस्तावेज़ों की सूची इस सूची तक सीमित नहीं है! इसके अतिरिक्त आपको आवश्यकता होगी: 
- सभी श्रेणियों के श्रमिकों (उदाहरण के लिए, अंशकालिक कर्मचारी, गर्भवती कर्मचारी, विकलांग लोग) के मानदंडों को ध्यान में रखते हुए एक स्टाफिंग टेबल बनाएं।
- पारिश्रमिक की प्रक्रिया को दर्शाने वाले दस्तावेज़ को मंजूरी दें। इसमें, उदाहरण के लिए, अंशकालिक कर्मचारियों के लिए एक निश्चित राशि शामिल है।
- व्यावसायिक यात्राओं पर भेजे गए श्रमिकों को रिकॉर्ड करने के लिए एक जर्नल बनाएं और एक अलग जर्नल बनाएं।
- आंतरिक नियम विकसित करें और अपनाएं। उदाहरण के लिए, इंस्टॉल करें अनुशासनात्मक सज़ाअनुपस्थिति और विलंब के लिए.
वैकल्पिक, लेकिन फिर भी आवश्यक दस्तावेजों में शामिल हैं: सामूहिक समझौते, आदेश जारी करने के लिए आधार (एक अलग पुस्तक), कर्मचारियों और व्यक्तिगत पदों के लिए विभिन्न निर्देश।
वाणिज्यिक और की सभी बारीकियों को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है उत्पादन गतिविधियाँ! उदाहरण के लिए, खतरनाक उत्पादन में, स्थानीय दस्तावेजों में उत्पादों को जारी करने की प्रक्रिया और मानदंडों के साथ-साथ अतिरिक्त भुगतान को प्रतिबिंबित करना आवश्यक है। और यदि विशेष कपड़ों की आवश्यकता होती है, तो कर्मचारियों को इसे जारी करने का समय एक अलग आदेश या अन्य प्रशासनिक दस्तावेज़ में तय किया जाता है।
यदि लेखांकन या अन्य विभागों के कामकाज के लिए सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है, तो एक सूची निर्धारित की जाती है आवश्यक कार्यक्रम.
जब दस्तावेजों की पूरी सूची स्थापित हो जाती है, तो उनके रखरखाव के क्रम को प्रदर्शित करना आवश्यक है विशेष विनियमनव्यवसाय के संचालन के बारे में. यह भी एक वैकल्पिक दस्तावेज़ है, हालाँकि, इसकी उपस्थिति से कार्मिक विभाग के कर्मचारियों के लिए कार्य बहुत आसान हो जाएगा - उन्हें पता चल जाएगा कि प्रबंधन को उनकी क्या और कब आवश्यकता है।
मुखिया का पंजीकरण
नई कानूनी इकाई को एक औपचारिक प्रबंधक की आवश्यकता होती है। नियोक्ता आमतौर पर काम पर रखता है सीईओ. इस कर्मचारी को रिक्तियों के लिए कार्यरत कर्मियों के स्वागत और लोगों के साथ अनुबंध समाप्त करने का काम सौंपा गया है।
यदि निदेशक एक साथ एकमात्र संस्थापक है, तो उसके साथ एक अलग समझौता अभी भी संपन्न होता है (संस्थापक खुद को काम पर रखता है)। उद्यमियों पर भी यही नियम लागू होता है - वे अपनी ओर से और किराए पर लिए गए प्रबंधक की ओर से अनुबंध पर हस्ताक्षर करते हैं।
अनुबंध के समापन के बाद इसे जारी करना अनिवार्य है - निदेशक को नियुक्त करने के लिए यह एक अनिवार्य प्रक्रिया है।
नियमों
निदेशक की नियुक्ति के बाद पदों (नौकरियों) की संख्या निर्धारित की जाती है, 
किसी उद्यम, कंपनी या संगठन के सामान्य कामकाज के लिए आवश्यक। प्राप्त आंकड़ों के आधार पर और उत्पादन चक्र के साथ-साथ कानूनी इकाई की गतिविधियों की अन्य विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, एक स्टाफिंग टेबल विकसित की जाती है।
इस दस्तावेज़ को तैयार करने के लिए, एकीकृत फॉर्म का उपयोग करने की प्रथा है, हालांकि यह एक वैकल्पिक आवश्यकता है और नियोक्ता के अनुरोध पर, दस्तावेज़ में अतिरिक्त कॉलम जोड़े जा सकते हैं।
दस्तावेज़ में सभी पद सूचीबद्ध हैं, मुख्य पद (निदेशक से) से शुरू होकर सहायक कर्मचारियों से संबंधित पदों तक। प्रत्येक आवश्यक पद के लिए स्टाफ इकाइयों की आवश्यक संख्या, उनके वेतन और भत्ते निर्धारित हैं।
फिर यह बनाता है कार्यसूचीजिसमें सभी स्टाफ शामिल हैं।
यदि इसे पाली में विभाजित किया जाना है, तो उनमें से प्रत्येक के लिए कार्यक्रम विस्तार से और में निर्धारित किया गया है पूरे में.
यह दस्तावेज़ बुनियादी आवश्यकताओं का भी सारांश प्रस्तुत करता है उपस्थितिकर्मचारी, उनका व्यवहार, अनुसूची का अनुपालन, इत्यादि।
अगले चरण में, विकास किया जाता है, जो तब संपन्न होता है जब एक नए कर्मचारी को एक मुक्त पद पर नियुक्त किया जाता है। दस्तावेज़ में श्रम कानून की सभी बुनियादी आवश्यकताओं के साथ-साथ स्थानीय दस्तावेज़ों के प्रावधानों को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए। आमतौर पर, इस दस्तावेज़ का विकास नियोक्ता के वकीलों या किराए के विशेषज्ञों द्वारा किया जाता है।
दस्तावेज़ में निम्नलिखित मुख्य बिंदु शामिल हैं (यदि वे श्रम संहिता का खंडन नहीं करते हैं तो अतिरिक्त बिंदु बनाए जा सकते हैं): 
- कानूनी इकाई का नाम, उसका पता, टेलीफोन नंबर, अंतिम नाम, अधिकृत प्रतिनिधि का पहला नाम और संरक्षक, और उसकी स्थिति (आमतौर पर एक निदेशक)।
- काम पर रखे गए कर्मचारी का पासपोर्ट विवरण। उनके लिए दस्तावेज़ के शीर्षलेख में एक अलग पैराग्राफ आवंटित किया गया है।
- कर्मचारी की स्थिति, उसके अनुबंध का प्रकार (निश्चित अवधि या ओपन-एंडेड), कार्यस्थल के प्रकार का संकेत (मुख्य या अतिरिक्त)।
- मुख्य कार्य कार्यों और जिम्मेदारियों की एक विस्तृत सूची। देने की आवश्यकता नहीं है पूरी सूची! किसी विशिष्ट पद के लिए स्वीकृत निर्देशों का उल्लेख करना ही पर्याप्त है।
- श्रम गतिविधि के लिए भुगतान, अतिरिक्त मुआवज़े और लाभों के उपार्जन, अवकाश अवधि देने की प्रक्रिया की जानकारी।
- कार्य अनुसूची की जानकारी, ओवरटाइम कार्य के लिए अतिरिक्त भुगतान।
- दस्तावेज़ और अन्य को समाप्त करने के लिए आधारों की सूची अतिरिक्त जानकारी.
- दोनों पक्षों के हस्ताक्षर, उनका विवरण, कानूनी इकाई की गीली मुहर।
लेखांकन दस्तावेजों
दस्तावेज़ीकरण रिकॉर्ड करने के लिए विशेष पुस्तकें (पत्रिकाएँ) और फ़ोल्डर बनाए जाते हैं। प्रत्येक पत्रिका अनिवार्य पृष्ठ क्रमांकन से सुसज्जित है। फर्मवेयर पर से विपरीत पक्षपत्रिका के, श्वेत पत्र का एक वर्ग चिपकाया जाता है जिस पर अधिकृत व्यक्ति अपने हस्ताक्षर और चेक की तारीख (प्रमुख या अन्य अधिकारी) डालता है।
जर्नल (पुस्तक) का कवर कानूनी इकाई का पूरा नाम और इस लेखांकन दस्तावेज़ को बनाए रखने की आरंभ तिथि दर्शाता है।
श्रम पुस्तकें
एक अलग आदेश के लिए, एक जिम्मेदार कर्मचारी नियुक्त किया जाता है जो सभी कर्मचारियों की पुस्तकों को भरेगा और संग्रहीत करेगा।
चूंकि ये दस्तावेज़ हैं सख्त जवाबदेही, उनके आंदोलन को एक अलग लेखा पत्रिका के माध्यम से नियंत्रित किया जाता है। और भंडारण एक अलग तिजोरी में किया जाता है, जिसमें इस भंडारण को एक ताले से अनिवार्य रूप से बंद किया जाता है।
समय पर पर्यवेक्षण हेतु नामित व्यक्ति एवं सही भरनाकिताबें, और, यदि आवश्यक हो, दस्तावेजों में आवश्यक परिवर्तन करता है, उन्हें अपने हस्ताक्षर से प्रमाणित करता है। वही कर्मचारी नियंत्रण करता है (बर्खास्त कर्मचारी को श्रम की प्राप्ति की पुष्टि करते हुए लेखांकन जर्नल में हस्ताक्षर करना होगा)।
कर्मचारियों का पंजीकरण
एक कानूनी इकाई का पूर्ण कामकाज शुरू होता है। श्रमिकों की रिक्तियों के लिए भर्ती दस्तावेजी पंजीकरण के साथ होती है और यह केवल एक आदेश जारी करना या एक समझौते पर हस्ताक्षर करना नहीं है।
कार्मिक विभाग के कर्मचारियों को कई दस्तावेज़ स्वीकार करने और तैयार करने की आवश्यकता होती है: 
- समेकित कार्यस्थल के लिए आवेदक से एक आवेदन प्राप्त करें और दस्तावेज़ को एक पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट करें (इसे एक विशेष लेखा जर्नल में प्रतिबिंबित करें)।
- शुरुआती को सभी निर्देशों और स्थानीय दस्तावेज़ों से परिचित कराएं। उदाहरण के लिए, इन दस्तावेज़ों में शामिल हैं सामूहिक समझौता, और कुछ मामलों में संपूर्ण दस्तावेज़ देयतापूरी टीम पर लगाया गया.
- एक अनुबंध तैयार करें और इसे प्रबंधक और फिर कर्मचारी को हस्ताक्षर करने के लिए जमा करें।
- वहीं, मुख्य प्रति पर एक नोट बना दिया जाता है कि इस दस्तावेज़ की दूसरी प्रति कर्मचारी को सौंप दी गई थी।
- एक आदेश जारी करें, इसे बही में दर्ज करें और हस्ताक्षर करने के लिए प्रमुख को हस्तांतरित करें।
- हस्ताक्षरित आदेश के आधार पर, एक व्यक्तिगत कार्ड और एक कर्मचारी फ़ाइल जारी करें।
- एक व्यक्तिगत फ़ाइल कई दस्तावेज़ों (आवेदन, कर्मचारी के व्यक्तिगत दस्तावेज़ों की प्रतियां, प्राप्त शिक्षा और योग्यता पर दस्तावेज़, अनुबंध, आदेश) से बनती है।
- कर्मचारी को वेतन की समय पर गणना के लिए आवश्यक दस्तावेजों को लेखा विभाग में स्थानांतरित करें।
इस स्तर पर, प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी के दस्तावेज़ीकरण को पूरा माना जा सकता है, और उद्यम, कंपनी या संगठन मुख्य गतिविधि के लिए तैयार है।
एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन शुरू से ही करता है, जिसके लिए चरण-दर-चरण निर्देश सामान्य प्रकृति के होते हैं, जिसमें प्रशिक्षण भी शामिल है नियामक ढांचाऔर दस्तावेज़ों का एक मानक सेट, साथ ही एक निदेशक की नियुक्ति।
हर इच्छुक उद्यमी की इसमें रुचि होगी कार्मिक कार्यालय का कामशुरुआत से, चरण-दर-चरण निर्देश जिस पर हम बाद में विचार करेंगे।
जब कार्य पहले से ही स्थापित हो जाता है, तो ऐसे मुद्दों को एक विशेष कार्मिक विभाग द्वारा निपटाया जाता है।
पर प्रारम्भिक चरणकार्मिक परिवर्तन अंशकालिक कर्मचारियों में से एक - सचिव या मुख्य लेखाकार द्वारा किया जाता है।
हम क्रम से समझेंगे कि इस क्षेत्र में काम कैसे व्यवस्थित किया जाता है और एक नया कार्मिक अधिकारी कहां से शुरू करें।
HR का प्रभारी कौन होता है
2017 में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का मुद्दा उन सभी उद्यमों के लिए प्रासंगिक है जहां कर्मचारी हैं।
आदेश जारी कर कर्मचारी को अधिकार सौंपे जाते हैं।
कर्मचारियों की संख्या के आधार पर, दो विकल्प संभव हैं:
- कार्मिक प्रबंधन का कार्यभार प्रमुख के हाथ में होता है। ऐसा करने के लिए, वह एक उचित आदेश जारी करता है, जो इन दायित्वों को सुरक्षित करता है।
- चूंकि कर्मचारियों को उद्यम के कर्मचारियों में काम पर रखा जाता है, कर्मियों के साथ काम उनमें से किसी एक को सौंपा जा सकता है। प्राधिकार की पुष्टि करते हुए एक आदेश भी जारी किया जाता है। नौकरी विवरण में दायित्व भी लिखे गए हैं।
कार्मिक रिकॉर्ड के लिए चरण-दर-चरण निर्देश कानूनी रूप से परिभाषित नहीं हैं।
फिर भी, इसे विकसित करते समय, किसी को GOST R 7.0.8-2013 सहित नियमों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।
हालाँकि एक भी प्रक्रिया स्थापित नहीं की गई है, यह प्रदान की गई है समग्र योजना, जो आपको कार्मिक रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने और इसके रखरखाव को स्थापित करने की अनुमति देता है।
कार्मिक रिकॉर्ड में, श्रम कानून के मानदंडों पर भी ध्यान देना चाहिए।
वहाँ बहुत सारे व्यावसायिक निर्देश हैं। स्थानीय अधिकारियों द्वारा स्वीकृत दस्तावेज़ भी हैं।
आरंभ करना - कार्य योजना
कार्मिक रिकॉर्ड को सक्षम रूप से रखने के लिए, आपको पहले व्यक्ति - प्रमुख के पंजीकरण से शुरुआत करनी होगी।
यह कार्य बाद में कैसे किया जाएगा यह कर्मचारियों की संख्या और उद्यम की बारीकियों पर निर्भर करता है।
तो, आइए चलते हैं - हम कार्मिक कार्यालय के काम के मुख्य चरणों को शुरू से सूचीबद्ध करते हैं:
- सूचना आधार तैयार करना - विशेष निर्देशिकाएँ, सॉफ़्टवेयर, विनियम।
- उद्यम के घटक दस्तावेजों से परिचित होना।
- कागजात की एक सूची तैयार करना जो एक कार्मिक कर्मचारी के निपटान में होगा।
- नेता का स्वरूप.
- स्टाफिंग और कार्यसूची सहित स्थानीय नियमों की तैयारी।
- एक रोजगार अनुबंध का कॉर्पोरेट नमूना तैयार करना।
- ऑर्डर फॉर्म, लेखांकन पुस्तकें इत्यादि सहित अन्य लेखांकन दस्तावेजों का विकास।
- एक कर्मचारी का पंजीकरण जो कार्य पुस्तकों के रखरखाव के लिए जिम्मेदार होगा।
- कर्मचारियों को उनके स्थान पर नियुक्त करना।
हम संक्षेप में बताते हैं: कानून शुरू से ही कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए निर्देशों की एक सख्त सूची स्थापित नहीं करता है।
उपरोक्त है अनुमानित योजना, जो सूचना और दस्तावेजी आधार की तैयारी, निदेशक और अन्य कर्मचारियों के पंजीकरण से शुरू होता है।
आइए इनमें से प्रत्येक बिंदु की अधिक विस्तार से जाँच करें।
नियामक ढांचे का गठन
कंपनी को श्रम कानूनों के अनुसार कार्य करने के लिए, आपको सभी आवश्यकताओं से परिचित होना होगा।
- राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 दिनांक 4 जनवरी 2001 का डिक्री;
जानकारी एकत्र करने के लिए, आप विशेष निर्देशिकाओं का उपयोग कर सकते हैं।
एक कार्मिक कर्मचारी से यह अपेक्षा की जाती है कि वह न केवल सभी मौजूदा आदेशों में निपुण होगा, बल्कि श्रम कानून में किए गए सभी परिवर्तनों से भी अवगत होगा।
इसके लिए विनियमों के नियमित संदर्भ की आवश्यकता होगी।
महत्वपूर्ण: श्रम कानून में बदलावों से अवगत होने के लिए, सूचना आधारों में से किसी एक तक पहुंच प्राप्त करना उचित है।
एक अन्य बिंदु उपयुक्त सॉफ़्टवेयर की खोज और कार्यान्वयन है।
2017 तक, 1C बहुत लोकप्रिय है। हालाँकि, ऐसे कई प्रोग्राम हैं जो अपनी कार्यक्षमता के मामले में पहले ही इस प्रणाली को दरकिनार कर चुके हैं।
1C का लाभ यह है कि किसी भी शहर में इस सॉफ़्टवेयर के साथ काम करने वाले पर्याप्त विशेषज्ञ होते हैं।
चरण दो - चार्टर का अध्ययन करें
चरण-दर-चरण निर्देशों को जारी रखते हुए, हम घटक दस्तावेजों से परिचित होने के लिए आगे बढ़ते हैं।
चार्टर, जो अनिवार्य है, में निम्नलिखित जानकारी शामिल है:
- निदेशक की नियुक्ति की प्रक्रिया (उसके साथ कार्य की अवधि, वेतन की राशि सहित);
- नेतृत्व पदों के लिए कर्मचारियों के पंजीकरण की प्रक्रिया;
- शेड्यूलिंग.
कार्मिक कार्यकर्ता की गतिविधि को घटक दस्तावेजों में आवश्यकताओं के विपरीत नहीं होना चाहिए।
उसे चार्टर में किए गए परिवर्तनों पर नज़र रखने की आवश्यकता है।
कार्मिक अधिकारी के पास कौन से दस्तावेज़ उपलब्ध होने चाहिए
अगले चरण में, आपको ऐसे फॉर्म तैयार करने होंगे जो कार्मिक विभाग में होंगे और कर्मचारियों को पंजीकृत करने के लिए उपयोग किए जाएंगे।
आइए कुछ शीर्षकों पर नजर डालें.
- आर्डर फ़ॉर्म। रोजगार, दूसरे पद पर स्थानांतरण और बर्खास्तगी के मामले में फॉर्म विकसित किए जाने चाहिए। उन्हें 75 साल तक रखा जाएगा, क्योंकि इस डेटा का उपयोग वरिष्ठता निर्धारित करने के लिए किया जाता है। आदेशों का दूसरा समूह कार्मिक है। इसमें छुट्टियाँ, व्यावसायिक यात्राएँ, बोनस, जुर्माने से संबंधित आदेश शामिल हैं। पंजीकरण की एक पुस्तक भी तैयार की जा रही है, जिसमें सभी जारी किए गए आदेशों और व्यावसायिक यात्राओं की एक पत्रिका पर नोट्स बनाए जाएंगे।
- . नए कर्मचारी की स्वीकृति के तीन दिन के भीतर उनमें अंकन किया जाना चाहिए। गौरतलब है कि 2017 में भी इनका रजिस्ट्रेशन अनिवार्य है व्यक्तिगत उद्यमी, अतीत । इन प्रपत्रों के साथ-साथ, कार्य पुस्तकों और आवेषणों के संचलन के लिए लेखांकन की एक पुस्तक भी प्रारंभ की जाती है।
- टी-2 के रूप में कार्ड. उनमें प्रमुख कर्मचारी डेटा होता है। उन्हें या तो अलग से संग्रहीत किया जाता है या व्यक्तिगत फ़ाइल के साथ दर्ज किया जाता है।
- रोजगार अनुबंध का प्रपत्र. इसका समापन प्रत्येक नए कर्मचारी के साथ किया जाएगा, भले ही वह कितने समय से कार्यरत हो। कुछ स्थितियों में लागू.
- कामकाजी परिस्थितियों का विशेष मूल्यांकन (एसयूटी)। ये दस्तावेज़ प्रत्येक कार्यस्थल के लिए बनाए जाते हैं। अधिकांश मामलों में उन्हें 5 वर्ष की आवृत्ति के साथ बदलें।
- स्टाफ शेड्यूल.
- स्थानीय श्रम नियम.
- दस्तावेज़ जिसके आधार पर वेतन आवंटित किया जाता है।
कार्मिक विभाग में पंजीकरण के लिए ये फॉर्म अनिवार्य हैं।
यदि आवश्यक हो, उदाहरण के लिए, अतिरिक्त नियम और नमूने जारी किए जा सकते हैं।
महत्वपूर्ण: कानून द्वारा आवश्यक नहीं है, लेकिन उपयोगी हो सकता है कार्य विवरणियांऔर सामूहिक समझौता.
कार्मिक विभाग में मौजूद प्रपत्रों की सूची निर्धारित होने के बाद, चरण-दर-चरण निर्देश कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के संचालन पर एक विनियमन बनाने की सलाह देते हैं।
एक मानक रोजगार अनुबंध का विकास
यह सोचना एक बड़ी गलती है कि अल्पकालिक कर्मचारियों के साथ रोजगार अनुबंध समाप्त करना आवश्यक नहीं है।
वास्तव में, दस्तावेज़ पर सभी कर्मचारियों के हस्ताक्षर हैं।
शुरू से ही कार्मिक कार्यालय के काम में एक कॉर्पोरेट नमूना तैयार करना शामिल है।
फॉर्म में निम्नलिखित आइटम शामिल हैं:
- पूरा संगठन-नियोक्ता, कानूनी और वास्तविक पता;
- नियोक्ता के प्रतिनिधि का विवरण - पूरा नाम;
- कर्मचारी डेटा - पूरा नाम;
- वह जिस पद पर रहेगा;
- अनुबंध का समय;
- गतिविधि का प्रकार - मुख्य कार्य या अंशकालिक कार्य;
- नौकरी की ज़िम्मेदारियाँ (या तो एक सूची या चरण-दर-चरण नौकरी विवरण का लिंक);
- आकार (अनुबंध में सीधे सभी विवरण विस्तार से बताना वांछनीय है);
- खुलने का समय;
- दिए गए स्थान के लिए दक्षिण परिणाम;
- नियोक्ता और कर्मचारी डेटा;
- हस्ताक्षर।
नियोक्ता दस्तावेज़ में अतिरिक्त आइटम जोड़ सकता है।
प्रथम स्थान का पंजीकरण
सबसे पहले किसे काम पर रखा जाना चाहिए? यह अनुमान लगाना मुश्किल नहीं है कि कार्मिक कार्यालय के काम में शुरू से ही पहले निदेशक की नियुक्ति शामिल है।
इस कार्य को कैसे पूरा करें?
बहुत कुछ उद्यम के संगठनात्मक और कानूनी स्वरूप पर निर्भर करता है। आइए तीन विशिष्ट स्थितियों पर विचार करें।
- संस्थापकों के साथ संगठन. इस मामले में, वे ही निदेशक की नियुक्ति के आदेश पर हस्ताक्षर करेंगे।
- व्यक्तिगत उद्यम (या एकल संस्थापक वाला संगठन)। फिर व्यक्तिगत उद्यमी स्वयं (या संस्थापक) अपने और कर्मचारी दोनों के लिए अनुबंध पर हस्ताक्षर करेगा।
- चुनाव के नतीजों के आधार पर निदेशक की नियुक्ति की जाती है। फिर रोजगार अनुबंध का दूसरा पक्ष निर्वाचित निकाय का अध्यक्ष होगा।
महत्वपूर्ण: इस बात की परवाह किए बिना कि निदेशक की नियुक्ति कौन करता है, दो कार्य अनिवार्य रहते हैं - एक रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करना और निदेशक के पद पर प्रवेश के लिए आदेश जारी करना।
कार्मिक अधिकारी को आदेश जारी करने के कालानुक्रमिक क्रम का पालन करना आवश्यक है।
निदेशक की नियुक्ति सबसे पहले होगी, इसमें वह तारीख शामिल होनी चाहिए जब वह अपने कर्तव्यों का पालन करना शुरू करेगा।
भविष्य में, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि सभी ऑर्डर क्रमांकित हैं कालानुक्रमिक क्रम में. इस क्षण की जाँच पर्यवेक्षी अधिकारियों द्वारा की जाती है।
कर्मचारियों को अन्य नौकरियों में स्थानांतरित करना
चरण-दर-चरण निर्देशों के अनुसार, निदेशक के बाद, आपको कार्यपुस्तिकाओं के रखरखाव के लिए जिम्मेदार एक कर्मचारी को नियुक्त करना होगा।
वे सख्त रिपोर्टिंग के रूपों से संबंधित हैं, इसलिए, सावधानी से निपटने की आवश्यकता है।
यदि प्रबंधक ने अभी तक किसी को काम पर नहीं रखा है और उसे शुरू से ही कार्मिक रिकॉर्ड का स्वतंत्र रूप से प्रबंधन करना है, तो वह इन जिम्मेदारियों को ले सकता है।
इसके लिए बाकायदा आदेश जारी किया जाता है. इसके बाद, कार्यपुस्तिकाओं का रखरखाव एक किराए के कर्मचारी को सौंपा जा सकता है। यह भी आदेश से किया जाता है.
महत्वपूर्ण: आचरण हेतु आदेश जारी करने की आवश्यकता कार्य पुस्तकेंएक सरकारी डिक्री द्वारा स्थापित आदेश जारी करके।
शुरू से ही कार्मिक कार्यालय के काम में एक और चरण शामिल है - कर्मचारियों को काम पर रखना।
प्रत्येक नए कर्मचारी के लिए प्रपत्रों का एक पैकेज तैयार किया जाता है, जिसमें शामिल हैं:
- रोजगार अनुबंध;
- नौकरी का विवरण;
- नियुक्ति का आदेश;
- व्यक्तिगत टी-2 कार्ड;
- और अन्य दस्तावेज़.
आपको एक कार्यपुस्तिका भी बनानी होगी, उसमें आवश्यक अंक अंकित करने होंगे।
रोजगार के लिए आवेदन के साथ फॉर्म, व्यक्तिगत फ़ाइल से जुड़े हुए हैं।
आगे के वेतन के लिए सभी आवश्यक कागजात लेखा विभाग को हस्तांतरित कर दिए जाते हैं।
आइए उपरोक्त को संक्षेप में प्रस्तुत करें। चरण दर चरण निर्देशकार्मिक कार्यालय का काम शुरू करने के लिए उनके पास केवल एक सामान्य दृष्टिकोण है।
उनमें विनियमों का चयन, कार्मिक दस्तावेजों की सूची का संकलन, निदेशक और अन्य कर्मचारियों का डिज़ाइन शामिल है।
2017 में, पहले की तरह, सभी कर्मचारियों के साथ एक रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करना अनिवार्य है।
व्याख्यान 1 शुरुआती लोगों के लिए एचआर रिकॉर्ड कीपिंग, रोजगार अनुबंध
किसी नए संगठन में नौकरी प्राप्त करते समय, आपको कार्मिक रिकॉर्ड शीघ्रता से स्थापित करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ सकता है। यह अच्छा है यदि पिछला विशेषज्ञ दस्तावेज़ों को क्रम से छोड़ दे। लेकिन ऐसे मामले भी होते हैं जब कर्मियों का काम लगभग शून्य से शुरू करना पड़ता है। कार्मिक कार्य के मुख्य मुद्दों को कौन से दस्तावेज़ नियंत्रित करते हैं? कैसे जांचें कि कंपनी में पर्याप्त स्थानीय अधिनियम हैं या नहीं? 5 जनवरी 2004 नंबर 1 के रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प से कार्मिक निर्णयों के पंजीकरण के लिए नमूने लेना बेहतर क्यों है?
आपको कौन से नियम जानने की आवश्यकता है
अधिकांश संगठनों में, कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी का काम कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन (प्रवेश, स्थानांतरण, बर्खास्तगी, छुट्टियों, व्यापार यात्राओं आदि के लिए पंजीकरण) करने की आवश्यकता तक सीमित नहीं है। अक्सर, कार्मिक अधिकारियों को किसी कर्मचारी और नियोक्ता के बीच श्रम संबंधों को नियंत्रित करने वाले स्थानीय नियमों के विकास में सीधे तौर पर शामिल होना पड़ता है। इसके अलावा, कार्मिक अधिकारी को अक्सर विभिन्न निकायों (राज्य श्रम निरीक्षणालय, अभियोजक के कार्यालय, सैन्य पंजीकरण और भर्ती कार्यालय, रोसकोम्नाडज़ोर, रूसी संघ के पेंशन कोष, आदि) द्वारा निरीक्षण की तैयारी की जिम्मेदारी सौंपी जाती है। इस संबंध में, उसे न केवल श्रम संहिता, बल्कि कई नियमों को भी जानना चाहिए जो प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से कर्मियों के काम से संबंधित हैं।
इन सभी कृत्यों को सशर्त रूप से कुछ समूहों (नीचे दी गई तालिका) में विभाजित किया जा सकता है। उनमें से अधिकांश कानूनी रूप या स्वामित्व के स्वरूप की परवाह किए बिना, सभी संगठनों के लिए अनिवार्य हैं। उनके उल्लंघन के लिए, नियोक्ता को प्रशासनिक रूप से उत्तरदायी ठहराया जा सकता है।
उन विनियमों की सूची जिन पर कार्मिक कार्य आधारित है
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विनियमन का दायरा |
मानक अधिनियम का नाम |
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विनियमन के बुनियादी नियम और सिद्धांत श्रमिक संबंधीकर्मचारी और नियोक्ता के बीच, कर्मियों की प्रक्रियाओं को औपचारिक बनाने की प्रक्रिया, कर्मचारियों की कुछ श्रेणियों सहित गारंटी, मुआवजा प्रदान करना |
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अभिलेखीय दस्तावेजों के लेखांकन, भंडारण, अधिग्रहण और उपयोग के नियमों के अनुसार संगठन में एक संग्रह का निर्माण |
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अस्थायी विकलांगता की शीट भरने की प्रक्रिया, पंजीकरण प्रसूति अवकाश |
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| एफआईयू के साथ बातचीत | |
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बीमा प्रीमियम की गणना की प्रक्रिया और राशि पेंशन निधिकर्मचारियों के अनिवार्य पेंशन बीमा हेतु |
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| चेकों | |
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राज्य और नगरपालिका अधिकारियों द्वारा निरीक्षण करने की प्रक्रिया |
इसके अलावा, कानून स्पष्ट रूप से नियोक्ता के लिए मजदूरी पर स्थानीय अधिनियम विकसित करने (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 135 के भाग दो), कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 87) और श्रम सुरक्षा निर्देशों के अनुमोदन (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 212 के भाग दो के अनुच्छेद 23) के दायित्व को स्पष्ट रूप से बताता है। यदि आवश्यक हो, तो कंपनी के पास अनियमित दिन वाले कर्मचारियों की सूची (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 101), कार्य दिवस को भागों में विभाजित करने की प्रक्रिया (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 105), साथ ही कर्मचारियों के लिए अतिरिक्त प्राप्त करने की शर्तें तय करने वाले कार्य होने चाहिए। व्यावसायिक शिक्षा(रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 196 के भाग दो)। प्रत्येक कंपनी स्वतंत्र रूप से स्थानीय नियामक दस्तावेजों की एक विशिष्ट सूची निर्धारित करती है (नीचे चित्र)। योजना में प्रदान किए गए कृत्यों की सूची संपूर्ण नहीं है। संगठन की विशिष्टताएँ अन्य स्थानीय दस्तावेज़ों के अस्तित्व का संकेत दे सकती हैं। एक नियम के रूप में, कृत्यों की सूची आदेश द्वारा अनुमोदित की जाती है।
स्थानीय कृत्यों को अलग-अलग तरीकों से कहा जा सकता है: विनियम, निर्देश, नियम, विनियम इत्यादि। मुख्य बात यह है कि इन कृत्यों के मानदंड वर्तमान श्रम कानून का खंडन नहीं करते हैं और श्रमिकों की स्थिति को खराब नहीं करते हैं। इसके अलावा, उन्हें अपनाने की प्रक्रिया का पालन करना महत्वपूर्ण है (रूसी संघ के श्रम संहिता के भाग दो, तीसरे अनुच्छेद 8)। अन्यथा, ऐसे दस्तावेज़ आवेदन के अधीन नहीं हैं (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 8 के भाग चार)। स्थानीय मानक अधिनियम में परिवर्तन उसी क्रम में किए जाते हैं जिस क्रम में इसे अनुमोदित किया गया था।
स्थानीय कृत्यों के विकास का काम किसी एक कर्मचारी को नहीं, बल्कि सौंपना बेहतर है काम करने वाला समहू. समूह की संरचना और उसकी शक्तियां क्रम में तय की जानी चाहिए (नमूना नीचे दिया गया है)। कर्मचारियों को हस्ताक्षर के विरुद्ध दस्तावेज़ (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 10, भाग दो, अनुच्छेद 22) से परिचित होना चाहिए। कंपनी के स्थानीय कृत्यों का ऑडिट कहां से शुरू करेंसबसे पहले, आपको यह जांचना होगा कि सभी आवश्यक दस्तावेज उपलब्ध हैं या नहीं और उनकी एक सूची बनाएं। यदि कंपनी के पास अनिवार्य स्थानीय अधिनियम भी नहीं हैं, तो उन्हें पहले विकसित करने की आवश्यकता है। दूसरे, कार्यालय कार्य के संदर्भ में दस्तावेजों की तैयारी की शुद्धता और वर्तमान कानून के अनुपालन पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है। तीसरा, यह जांचना आवश्यक है कि स्थानीय अधिनियम को अपनाने की प्रक्रिया का पालन किया जाता है या नहीं। इसलिए, यदि कंपनी के पास एक ट्रेड यूनियन संगठन है, तो दस्तावेज़ में ट्रेड यूनियन (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 372) के साथ समझौते (राय को ध्यान में रखते हुए) का निशान होना चाहिए। चौथा, आपको यह पता लगाना होगा कि कौन से दस्तावेज़ गायब हैं। ऐसे कृत्यों को निर्धारित करना बहुत आसान है यदि आप पहले किसी विशेष संगठन के लिए अनिवार्य दस्तावेजों की एक सूची तैयार करते हैं और आदेश द्वारा अनुमोदित करते हैं। न केवल प्रावधान, निर्देश और आदेश सत्यापन के अधीन हैं, बल्कि कार्मिक रिकॉर्ड और कार्मिक प्रबंधन पर सभी दस्तावेज़ भी सत्यापन के अधीन हैं। श्रम अनुबंधों के कानून की उपस्थिति और अनुपालन, कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को रखने की शुद्धता, कार्य पुस्तकों को भरना और उनमें सम्मिलित करना, कर्मियों के लिए आदेशों के रजिस्टर आदि का मूल्यांकन किया जाता है। काम के पूरे दायरे को एक ही बार में कवर करने का प्रयास न करें। प्राथमिकता दें और उत्तरोत्तर कार्य करें। सुविधा के लिए, मानक दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक और पेपर फ़ोल्डरों में समूहित करने की अनुशंसा की जाती है। |
सभी प्राथमिक दस्तावेज़ों का रिकॉर्ड उचित स्तर पर रखने के लिए कार्मिक विभाग का सुसमन्वित कार्य आवश्यक है, जिस पर उद्यम की कई कार्य प्रक्रियाएँ निर्भर करती हैं।
यह धन के लेखांकन और कर्मियों की आवाजाही से संबंधित हर चीज का रखरखाव है।
समय पर भुगतान, दस्तावेज़ीकरण के गठन की शुद्धता और अन्य उत्पादन प्रक्रियाओं का कोर्स इसके निर्माण की प्रभावशीलता पर निर्भर करता है।
महत्वपूर्ण: कार्मिक विभाग के सुचारू और समय पर काम की कुंजी अच्छी तरह से प्रशिक्षित विशेषज्ञ हैं, जो कार्यालय कार्य कौशल के अलावा, श्रम कानून से भी अच्छी तरह वाकिफ हैं।
निम्नलिखित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक कार्मिक लेखांकन प्रक्रिया की आवश्यकता है:
- प्रक्रियाओं द्वारा कर्मचारियों को सही ढंग से वितरित करें;
- अप्रयुक्त संसाधनों की पहचान करें;
- कर्मचारियों के साथ किसी भी मुद्दे को समयबद्ध तरीके से हल करें।
आप इस वीडियो में सीखेंगे कि किसी उद्यम में कार्मिक रिकॉर्ड को ठीक से कैसे व्यवस्थित किया जाए:
मानव संसाधन विभाग किन मुद्दों से निपटता है?
सामान्य तौर पर, कर्मियों के काम से संबंधित सभी प्रश्न कार्मिक विभाग द्वारा हल किए जाते हैं:
- भर्ती और बर्खास्तगी;
- छुट्टियों का पंजीकरण और उससे संबंधित भुगतान;
- प्रोत्साहन और बोनस का संचय भी उनकी क्षमता के अंतर्गत है;
- स्टाफिंग का गठन. आप सीखेंगे कि स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने के लिए आदेश कैसे तैयार किया जाए;
- कार्यसूची में परिवर्तन करना;
- राज्य के अन्य कामकाजी क्षण।
कार्मिक अभिलेखों की विशेषताएं
उद्यम में, कार्मिक विभाग के कार्य का प्रत्येक चरण नियमों के अनुसार किया जाता है, सशर्त रूप से सभी प्रकार के कार्यों को निम्नलिखित में विभाजित किया जा सकता है:
- कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को संकलित करने और बनाए रखने की प्रक्रिया;
- काम के लिए अक्षमता का रूप;
- संग्रह के लिए दस्तावेज़ तैयार करना;
- कर रहा है सैन्य पंजीकरणसंगठन में;
- प्रत्येक टीम के व्यक्तिगत डेटा का भंडारण;
- बीमा प्रीमियम की गणना.
संपूर्ण कार्मिक कार्यप्रवाह को दो शाखाओं में विभाजित किया जा सकता है:
- कर्मियों के लिए - व्यक्तिगत कार्ड और प्रत्येक कर्मचारी से व्यक्तिगत रूप से जुड़े सभी आदेश;
- कार्मिक प्रबंधन पर - आंतरिक नियम, विभागों पर नियम, कर्मचारियों की संख्या पर रिपोर्ट।
इसके अलावा, कार्मिक विभाग उन सभी दस्तावेजों को संग्रहीत करता है जो आदेश जारी करने का आधार हैं, साथ ही विवरण और वेतन पर्चियां भी हैं, जो बुनियादी नहीं हैं, लेकिन अतिरिक्त दस्तावेज़ीकरण के लिए आवश्यक आधार बनाते हैं।
इससे यह पता चलता है कि मुख्य दस्तावेज़ हैं:
- इसमें निर्धारित स्थितियों को हल करने के लिए सामूहिक समझौता;
- नौकरी का विवरण, यदि कर्तव्यों का हिस्सा अनुबंध में निर्दिष्ट नहीं है;
- भुगतान से संबंधित विवादास्पद स्थितियों के समाधान के लिए वेतन और बोनस पर विनियम;
- उद्यम के जीवन के नियमन से संबंधित अन्य प्रावधान।
कार्मिक रिकॉर्ड कैसे व्यवस्थित करें? कंपनी में कार्मिक रिकॉर्ड का संगठन
रिकॉर्ड रखने की पूरी प्रक्रिया शुरू करने के लिए, आपको सबसे पहले कार्य योजना की एक मोटी रूपरेखा बनानी होगी:
- इसे संकलित करने से पहले, आपको सभी नियामक दस्तावेज़ों का अध्ययन करना चाहिए।
- उसके बाद, घटक दस्तावेजों को प्रमुख से लिया जाता है और अध्ययन किया जाता है, उन सभी को वास्तविक कागजात के अनुरूप होना चाहिए।
- इसके बाद, वैकल्पिक कागजात के लिए एक फ़ोल्डर बनाने के लिए प्रबंधक की इच्छा को ध्यान में रखते हुए वर्कफ़्लो तैयार किया जाता है।
- उसके बाद, दस्तावेज़ स्वयं उत्पन्न होता है:
- प्रारंभ में, सभी दस्तावेज़ प्रमुख के संबंध में तैयार किए जाते हैं;
महत्वपूर्ण: यह अधिकारी एक प्रतियोगिता के माध्यम से निर्धारित किया जाता है या आम बैठकसह-संस्थापक।
- इसके बाद कर्मचारियों की सूची और आंतरिक श्रम नियमों की बारी आती है;
महत्वपूर्ण: स्टाफिंग के अनुसार गठन किया जा सकता है एकीकृत रूप, जबकि सिर से शुरू करके, उत्पादन में आवश्यक पदों की एक सूची संकलित करना अनिवार्य है।
- एक रोजगार अनुबंध का एक रूप विकसित किया जा रहा है, जिस पर संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के साथ हस्ताक्षर करना अनिवार्य है;
- अन्य आवश्यक दस्तावेज और कागजात तैयार किये जा रहे हैं;
- कार्य पुस्तकों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति निर्धारित किया जाता है - कार्मिक रिकॉर्ड और उद्यम के गठन के पहले चरण में, प्रमुख कर्मचारियों के स्वागत और पंजीकरण के लिए जिम्मेदार होता है, इसके आधार पर, दस्तावेजों के स्वागत और सुरक्षा के लिए निदेशक की जिम्मेदारी पर एक आदेश तैयार करना आवश्यक है;
महत्वपूर्ण: जिम्मेदार व्यक्ति की आधिकारिक पहचान के बाद ही कर्मचारियों का पंजीकरण शुरू होता है।
- कार्मिक कागजात के भंडारण और उपयोग को सुनिश्चित करना आवश्यक है।
एक कार्मिक अधिकारी को काम पर रखने के बाद, वह दस्तावेज़ प्रबंधन की पूरी दिनचर्या का ध्यान रखता है - एक समय पत्रक, अवकाश कार्यक्रम, उद्यम में लोगों के दस्तावेजी आंदोलन को बनाए रखना, इत्यादि।
कर्मियों से संबंधित कौन से दस्तावेज़ हैं? बुनियादी दस्तावेज़ीकरण और उसका डिज़ाइन
एक कार्मिक कार्यकर्ता सक्षम कार्मिक प्रबंधन के लिए कई आवश्यक कागजात का उपयोग करता है:
- कर्मचारियों की आवाजाही पर विभिन्न प्रकार के आदेश - नियुक्ति, बर्खास्तगी, छुट्टी, व्यापार यात्रा और अन्य;
- स्टाफिंग टेबल, जो आवश्यक रूप से मुख्य रूप से कार्य शेड्यूल के बिंदुओं से मेल खाना चाहिए रोजगार अनुबंध, अन्यथा यह अनुबंध का उल्लंघन होगा और दंड देना होगा;
- समय पत्रक;
- रोजगार पुस्तकें जो हस्ताक्षरित समझौते की वैधता की पूरी अवधि के दौरान उद्यम में संग्रहीत की जाती हैं, ये दस्तावेज़ सख्त रिपोर्टिंग से संबंधित हैं, ताकि प्रत्येक को एक विशेष पत्रिका में दर्ज किया जा सके, और भंडारण एक विशेष सुरक्षित में किया जाता है;
- आंतरिक आदेश नियम;
- रोजगार अनुबंध श्रम संबंधों के समापन का प्रमाण हैं, वे प्रत्येक कर्मचारी के साथ व्यक्तिगत रूप से तैयार किए जाते हैं, उनके आधार पर कर्मचारी आधिकारिक तौर पर दस्तावेज़ में सूचीबद्ध बिंदुओं के अनुसार काम करता है;
- श्रम समझौतों के मुख्य खंडों में संशोधन के प्रत्येक मामले के लिए अनुबंधों के अनुबंध तैयार किए जाते हैं;
- वर्ष के अंत से 2 सप्ताह पहले प्रतिवर्ष गठित किया जाता है, प्रत्येक कर्मचारी को इससे परिचित होना चाहिए, उत्पादन की पेचीदगियों के ज्ञान के साथ इस दस्तावेज़ को सक्षम रूप से बनाना आवश्यक है ताकि एक साथ 2-3 लोगों का आराम उद्यम की पूरी प्रक्रिया को बाधित न करे;
- व्यक्तिगत फ़ाइल - प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक फ़ोल्डर खोला जाना चाहिए, एक व्यक्तिगत कार्ड, एक व्यक्तिगत खाता, प्रमुख के कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित सभी आदेश, उसके बयान और अन्य दस्तावेज़ जो कर्मचारी के कार्यों का कालक्रम बनाते हैं, यहां रखे गए हैं। यह दस्तावेज़ लेखांकन दस्तावेज़ीकरण से संबंधित है, यह फ़ोल्डरों और पत्रिकाओं के रूप में बनता है जिन्हें सिला जाता है, मुख्य विवरणों को इंगित करने के लिए उन पर एक सफेद वर्ग चिपकाया जाता है;
- कर्मचारियों के अधिकारों और दायित्वों के विस्तृत संकेत के साथ नौकरी विवरण;
- पारिश्रमिक और बोनस पर विनियमन कर्मचारियों को भुगतान की गणना का आधार है। एलएलसी कर्मचारियों के लिए बोनस और सामग्री प्रोत्साहन पर प्रावधान किन नियमों के अनुसार तैयार किया गया है, पढ़ें।
इसके अलावा, कई और दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं, जिनका प्रबंधन कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी द्वारा किया जाता है।
दस्तावेज़ प्रबंधन में कौन शामिल है?
आमतौर पर बड़े उद्यमों में एक कार्मिक विभाग होता है, जो सभी दस्तावेज़ों का रखरखाव करता है, और इसे सुव्यवस्थित भी करता है।
लेकिन छोटे उद्यमों में वे एक कार्मिक कर्मचारी पर बचत करते हैं, उदाहरण के लिए, मुख्य लेखाकार या सचिव यह अंशकालिक कार्य करते हैं, और प्रबंधक स्वयं कर्मचारियों को काम पर रखने और बर्खास्त करने के लिए जिम्मेदार होता है।
मानव संसाधन स्वचालन
विभिन्न का उपयोग कंप्यूटर प्रोग्रामबहीखाता पद्धति प्रक्रिया को बहुत सरल बनाती है इस पलउनमें से काफी हैं.
बेशक, वर्तमान 1सी: एंटरप्राइज है, जो आपको दस्तावेजों को स्वचालित रूप से प्रिंट करने और पूरी प्रक्रिया को स्वचालित करने की अनुमति देता है, लेकिन कई अन्य कार्यक्रम भी हैं जो बहुत नए और अधिक प्रगतिशील हैं।
कार्मिक प्रशासन और कार्मिक लेखांकन। आईपी और एलएलसी की बारीकियां
किसी कर्मचारी को उद्यम में स्वीकार करते समय और कार्मिक रिकॉर्ड दर्ज करते समय, प्रबंधन के प्रत्येक रूप की अपनी विशेषताएं होती हैं, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत उद्यमियों को नियोक्ता की स्थिति के साथ पंजीकृत होना चाहिए जब वे पहली बार किसी कर्मचारी को काम पर रखते हैं:
- एफएसएस में - पहले कर्मचारी के प्रवेश की तारीख से 10 दिन;
- एफआईयू में - कर्मचारी के रोजगार की तारीख से एक महीने के भीतर।
यदि पंजीकरण के लिए दिनों की यह संख्या अधिक हो जाती है, तो कंपनी को दंड का सामना करना पड़ेगा।
उसी समय, प्रबंधक परिचित होने के लिए कर्मचारियों से हस्ताक्षर प्राप्त करने के लिए बाध्य है नियामक दस्तावेज़, इसके लिए एक जर्नल शुरू करने की सलाह दी जाती है।
कार्मिक रिकॉर्ड की कमी के लिए प्रतिबंध
महत्वपूर्ण: एक स्व-रोज़गार उद्यमी को कार्मिक रिकॉर्ड शुरू न करने का अधिकार है।
यदि उद्यम या संगठन में कोई कार्मिक रिकॉर्ड नहीं है, तो जुर्माना लगाया जाता है:
- के लिए अधिकारी 1,000 से 5,000 रूबल तक;
- एक कानूनी इकाई के लिए 30,000 से 50,000 रूबल तक।
इसके अलावा, उद्यम का काम 90 दिनों के लिए निलंबित किया जा सकता है।यदि सत्यापन आवश्यक है, तो:
- यह अप्रत्याशित नहीं हो सकता, वे इसके बारे में 3 दिन पहले ही चेतावनी देते हैं;
- इसे सीमित समय के लिए भी आयोजित किया जाता है - 20 दिन;
- आयोग का दौरा केवल मुखिया की भागीदारी से ही किया जाना चाहिए।
निष्कर्ष
वर्तमान कानून के अनुसार कार्मिक लेखांकन है अभिन्न अंगकिसी भी व्यावसायिक प्रक्रिया में, ऐसे उद्यम की गतिविधियों को अंजाम देना अस्वीकार्य है जिसमें पूर्णकालिक कर्मचारी इस तरह के लेखांकन के बिना काम करते हैं, क्योंकि प्रत्येक सहयोग को इसमें किसी भी बदलाव के निर्धारण के साथ नियमों द्वारा तय किया जाना चाहिए।
कार्मिक रिकॉर्ड व्यवस्थित करने और बनाए रखने के नियम - यहां देखें:
