टाइम शीट में सुधार। कार्य समय के उपयोग को रिकॉर्ड करने के निर्देश

रूसी संघ का श्रम संहिता (अनुच्छेद 91) कर्मचारियों द्वारा काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए नियोक्ता के दायित्व को स्थापित करता है। इसके लिए हैं एकीकृत रूप 2019 (TURV) के लिए समय पत्रक, 01/05/2004 नंबर 1 की राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री द्वारा अनुमोदित। इन रूपों का उपयोग अनिवार्य नहीं है, इसलिए नियोक्ता अपना स्वयं का विकास कर सकता है। फॉर्म नंबर टी-13 का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है, क्योंकि इसका उपयोग क्रेडेंशियल्स के स्वचालित प्रसंस्करण में किया जाता है। नीचे 2019 के लिए टाइम शीट का रूप दिया गया है।

30 मार्च, 2015 नंबर 52n के रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के आदेश ने सार्वजनिक प्राधिकरणों द्वारा उपयोग के लिए OKUD 0504421 फॉर्म को मंजूरी दी ( सरकारी निकाय), स्थानीय स्व-सरकारी निकाय, राज्य के अतिरिक्त-बजटीय निधियों के प्रबंधन निकाय, राज्य (नगरपालिका) संस्थान। वही आदेश इसके पूरा होने और लागू होने की प्रक्रिया को परिभाषित करता है। हम आपको उपयुक्त एक चुनने और टाइम शीट (सरल रूप) डाउनलोड करने की पेशकश करते हैं।

फॉर्म टी-12

फॉर्म टी-13

ओकेयूडी 0504421 फॉर्म

काम के घंटे कैसे रिकॉर्ड करें

किसी भी अवधि के लिए श्रम दिवससेट मोड की परवाह किए बिना, काम का समयलेखा तालिका में दो तरह से परिलक्षित हो सकता है:

• उपस्थिति और कार्य से अनुपस्थिति के निरंतर पंजीकरण की विधि;
• केवल विचलन (अनुपस्थिति, ओवरटाइम घंटे, आदि) दर्ज करके।

यदि कार्य दिवस (शिफ्ट) की लंबाई अपरिवर्तित है, तो केवल विचलन दर्ज किया जा सकता है, क्योंकि रोजगार अनुबंध की शर्तें या आंतरिक नियम कार्यसूचीकाम के प्रत्येक दिन के लिए काम के घंटों की संख्या निर्धारित की जाती है।

ऐसे मामले में जहां अलग-अलग दिनों (शिफ्ट) में काम किए गए घंटों की संख्या अलग-अलग हो सकती है, उदाहरण के लिए, जब काम किए गए घंटों का कुल लेखा-जोखा हो, तो निरंतर पंजीकरण पद्धति का उपयोग किया जाना चाहिए। यह, लेखा अवधि की समाप्ति के बाद, संभावित ओवरटाइम काम की पहचान करने के साथ-साथ इस श्रेणी के काम के लिए स्थापित मानदंड के भीतर काम में कर्मचारी की आगे की भागीदारी को समायोजित करने की अनुमति देगा।

अनुपस्थिति के कारणों पर समय पत्रक में निशान, मोड में काम करते हैं पार्ट टाईमया किसी कर्मचारी या नियोक्ता की पहल पर, कम किए गए काम के घंटे, आदि को ठीक से निष्पादित दस्तावेजों (काम के लिए अक्षमता का प्रमाण पत्र, राज्य या सार्वजनिक कर्तव्यों की पूर्ति का प्रमाण पत्र, निष्क्रिय समय के बारे में लिखित चेतावनी) के आधार पर किया जाता है। अंशकालिक रोजगार का विवरण, कानून द्वारा स्थापित मामलों में कर्मचारी की लिखित सहमति, आदि)।

2019 के लिए काम के घंटे का कैलेंडर (शीट) कैसे भरें

संकलन करते समय, आवेदन के निर्देशों द्वारा निर्देशित होना आवश्यक है और श्रम और उसके भुगतान के लिए लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज के रूपों को भरना, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री द्वारा अनुमोदित दिनांक 05.01.2004 नंबर 1 (इसके बाद निर्देश के रूप में संदर्भित)। इस मामले में उपयोग किया जाता है। इसलिए, काम किए गए घंटों की मात्रा को दर्शाते हुए, कर्मचारी के अंतिम नाम के सामने एक अक्षर (Y) या संख्यात्मक (01) कोड चिपका दिया जाता है, और काम की अवधि निचली पंक्तियों में इंगित की जाती है। यदि शेड्यूल के अनुसार काम रात में पड़ता है, तो आवश्यक विवरण इंगित करने के लिए फॉर्म को कॉलम के साथ पूरक करना संभव है।

OKUD 0504421 फॉर्म भरने का नमूना

टाइमशीट कौन पूरा करता है

टाइम शीट, जिसका खाली फॉर्म आप ऊपर डाउनलोड कर सकते हैं, एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा भरा जाता है। यदि संगठन के प्रत्येक विभाग के लिए TURV अलग से आयोजित किया जाता है, तो नियुक्ति करते समय यह उचित है जिम्मेदार व्यक्तिप्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए समय पत्रक को संकलित करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी की स्थिति, अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक का संकेत देने वाला एक आदेश जारी करें और उसकी अनुपस्थिति के दौरान उसकी जगह लेने वाला व्यक्ति।

एक जिम्मेदार की नियुक्ति के लिए नमूना आदेश

2019 के रिपोर्ट कार्ड में सप्ताहांत और छुट्टियां

वे इसके अनुसार परिलक्षित होते हैं, जो सभी स्थापित छुट्टियों और उनके स्थानांतरण को सरकारी फरमानों के अनुसार ध्यान में रखता है। विभिन्न श्रेणियों के कर्मचारियों के लिए छुट्टी का दिन उनके लिए स्थापित कार्य अनुसूची के आधार पर अलग-अलग होता है। दस्तावेज़ में अवकाश लेखा कोड भिन्न हो सकता है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि संगठन इन दिनों के लिए भुगतान कैसे करता है और किस आधार पर उन्हें प्रदान किया जाता है।

कर्मचारी के कार्यक्रम के अनुसार एक दिन का अवकाश वर्णानुक्रम (बी) या संख्यात्मक (26) कोड द्वारा इंगित किया जाता है। यह मजदूरी दर को प्रभावित नहीं करता है।

यदि, कंपनी की पहल पर, कर्मचारियों को एक अतिरिक्त दिन का अवकाश मिलता है, और कंपनी प्रति माह उनकी कार्य दर कम कर देती है, तो कर्मचारियों को पूरा वेतन मिलता है, और इन दिनों कंपनी द्वारा भुगतान नहीं किया जाता है। ऐसे दिनों के लिए, रिपोर्ट कार्ड एक अक्षर (बी) या संख्यात्मक (26) कोड प्रदान करता है।

किसी कंपनी द्वारा एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी स्थापित करने का एक अन्य मामला तब होता है जब कर्मचारी एक दिन की छुट्टी पर चले जाते हैं, और कंपनी औसत के अनुसार इन दिनों का भुगतान करती है। यह पता चला है कि काम किए गए दिनों के लिए, कर्मचारियों को वेतन मिलता है, और अतिरिक्त भुगतान वाले दिनों के लिए - औसत वेतन। ऐसे मामले के लिए, रिपोर्ट कार्ड एक वर्णमाला (ओबी) या डिजिटल (27) कोड प्रदान करता है।

टाइम शीट अवधारण अवधि

ऐसी लेखा तालिका श्रम के संगठन से संबंधित एक कार्मिक दस्तावेज है, जिसके लिए कला। अभिलेखागार पर कानून के 22.1, भंडारण की एक विशेष अवधि स्थापित की गई है, अर्थात्:

• उस वर्ष के अंत से पाँच वर्ष जिसमें इसे तैयार किया गया था, यदि समय पत्रक में केवल उन श्रमिकों द्वारा किए गए कार्य को ध्यान में रखा गया है जो सामान्य कामकाजी परिस्थितियों में काम करते हैं;
• टीडीटी के संकलन की तिथि से 50 वर्ष, यदि यह खतरनाक या खतरनाक काम में लगे कर्मचारियों के काम को ध्यान में रखता है।

लेखा और कर

तालिका में डेटा के आधार पर, लेखा विभाग वेतन और विभिन्न लाभों की गणना करता है। यह डेटा करों के भुगतान को भी प्रभावित करता है। आइए मुख्य जोखिमों को देखें।

इनकम टैक्स सहित टैक्स ऑडिट पास करते समय, कंपनी को प्रोद्भवन की शुद्धता की पुष्टि करने के लिए प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए दिनों और घंटों की संख्या पर विश्वसनीय डेटा प्रदान करना चाहिए। यदि उल्लंघन पाए जाते हैं, तो रिपोर्ट में दर्शाई गई आयकर की राशि को गलत माना जाएगा, जिसके लिए जुर्माना लगाया जाएगा।

कर्मचारी की कमाई से, कर एजेंट के रूप में संगठन को यह पता लगाना चाहिए कि गणना करते समय सही कर दर का उपयोग करने के लिए यह व्यक्ति रूसी संघ का कर निवासी है या नहीं। यह रिपोर्ट कार्ड है जो देश में कर्मचारी के वास्तविक स्थान की पुष्टि करने में सक्षम होगा। विशेष रूप से ध्यान रखा जाना चाहिए यह सुविधावे नियोक्ता जो कर्मचारियों को बेलारूस या कजाकिस्तान की व्यापारिक यात्राओं पर भेजते हैं, क्योंकि वे इन सीमाओं को पार करते समय नागरिक के पासपोर्ट पर कोई निशान नहीं लगाते हैं। विवाद की स्थिति में, कंपनी यह साबित करने में सक्षम होगी कि उसने सही दर लागू की, रोका और पूर्ण रूप से व्यक्तिगत आयकर अर्जित किया।

टाइम शीट को सही ढंग से भरना कंपनी को एफएसएस की बीमारी की छुट्टी की लागतों की गणना करने की क्षमता की गारंटी देता है, क्योंकि आधिकारिक तौर पर काम किए गए दिनों की संख्या की पुष्टि करना संभव नहीं होगा, जो इन राशियों की गणना करते समय बेहद महत्वपूर्ण हैं।

शाबाशोवा इरीना, विशेषज्ञ संपादक कार्मिक कार्यालय का काम

संगोष्ठी के दौरान "कार्मिक प्रलेखन का ऑडिट: हम इसे अपने दम पर संचालित करते हैं", जो अखिल रूसी के ढांचे के भीतर हुआ व्यावहारिक मंच"कार्मिक व्यवसाय - 2010" *, हमें टाइम शीट के साथ कार्य के संगठन के बारे में आपसे कई प्रश्न प्राप्त हुए। क्या इस स्प्रेडशीट को रखना आवश्यक है? इसे सही तरीके से कैसे भरें? पसंद करने के लिए दोनों में से कौन सा एकीकृत रूप उपलब्ध है? आइए जानें कि मार्क्स कैसे लगाएं? टाइम शीट के अभाव में क्या खतरा है?

क्या छोटी कंपनियों में टाइम शीट नहीं रखना संभव है?

मैं 4 कर्मचारियों वाली एक बहुत छोटी कंपनी के लिए काम करता हूं। क्या आप मुझे बता सकते हैं कि क्या हमें टाइम शीट रखने की आवश्यकता है? क्या हर कंपनी टाइम शीट रखती है?

हां, कुछ कंपनियों और नियोक्ताओं सहित सभी नियोक्ताओं के लिए रिपोर्ट कार्ड अनिवार्य है - व्यक्तियों. यह अनुच्छेद 91 द्वारा स्थापित किया गया है श्रम कोड(जो बताता है कि नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी द्वारा वास्तव में काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है) और 5 जनवरी, 2004 नंबर 1 की रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा पुष्टि की जाती है, जिसने समय के एकीकृत रूप को मंजूरी दी थी चादर।

सभी व्यावसायिक लेन-देन का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए और सहायक दस्तावेजों ** द्वारा समर्थित होना चाहिए। कर्मियों के साथ बस्तियाँ भी व्यावसायिक लेनदेन हैं। टाइम शीट एक दस्तावेज़ है जो पुष्टि करता है कि एक कर्मचारी एक रोजगार अनुबंध के तहत दायित्वों को पूरा करता है, क्योंकि इसमें वास्तव में काम किए गए घंटों के बारे में जानकारी होती है। समय पत्रक गणना के आधार के रूप में कार्य करता है वेतनलेखांकन में। इसके अलावा, एकाउंटेंट इसका उपयोग कर तैयार करने के लिए करते हैं और सांख्यिकीय रिपोर्टिंग.

लेखांकन शब्दावली में, व्यावसायिक लेनदेन के लिए सहायक दस्तावेज़ों को प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ भी कहा जाता है।

टाइमकीपर कैसे नियुक्त करें?

हाल ही में हमारे विभाग के रिपोर्ट कार्ड के लिए जिम्मेदार कर्मचारी ने नौकरी छोड़ दी। शेष कर्मचारियों में से कोई भी स्वेच्छा से टाइम शीट को बनाए रखने और लेखा विभाग को जमा करने के कर्तव्यों को पूरा नहीं करना चाहता था। नए व्यक्ति को प्रभारी कैसे नियुक्त करें?

इस प्रश्न से यह स्पष्ट है कि आपके संगठन में कोई टाइमकीपर पद नहीं है, हालांकि यह स्टाफिंग टेबल में प्रदान किया जा सकता है, विशेष रूप से ऐसे संगठनों में जिनके पास बड़ी संख्याकार्मिक। यदि आपकी कंपनी ने विभागों के लिए समय पत्रक बनाए रखने के लिए जिम्मेदार लोगों को नियुक्त करने के लिए एक प्रक्रिया स्थापित की है, तो ऐसा दायित्व उस कर्मचारी के लिए मुख्य नहीं है जिसे यह सौंपा गया है। इसलिए, इसे अतिरिक्त भुगतान किया जाना चाहिए। में कोई भी अधिभार और भत्ते प्रदान किए जाते हैं रोजगार अनुबंध***। इसलिए, समय पत्रक के लिए जिम्मेदार कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध के लिए एक अतिरिक्त समझौता किया जाना चाहिए, जो समय पत्रक को बनाए रखने के दायित्व के साथ-साथ इसके लिए अतिरिक्त भुगतान की राशि प्रदान करेगा (पृष्ठ 46 पर नमूना देखें) ).

अतिरिक्त भुगतान, भत्ते, बोनस और प्रोत्साहन भुगतान कॉलम 6-8 में दर्शाए गए हैं स्टाफ(एकीकृत प्रपत्र सं. टी-3)

इसके अलावा, टाइम शीट के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति पर मुख्य गतिविधि के लिए एक आदेश जारी किया जाना चाहिए (एक नमूना पृष्ठ 47 पर प्रस्तुत किया गया है)।

किस फॉर्म का उपयोग करें - T-12 या T-13?

कृपया मुझे बताएं कि टाइम शीट नंबर टी-12 और नंबर टी-13 के फॉर्म में क्या अंतर है? उनका उपयोग किन मामलों में किया जाता है?

यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि संगठन ने टाइम ट्रैकिंग सिस्टम कैसे बनाया है। जैसा कि आप पहले ही नोट कर चुके हैं, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति ने टाइम शीट के दो एकीकृत रूपों को मंजूरी दी: नंबर टी-12 "टाइम शीट और पेरोल" और नंबर टी-13 "टाइम शीट"। फॉर्म नंबर टी-12 का इस्तेमाल किसी भी संस्था में किया जा सकता है। इसकी मदद से, आप एक साथ काम के घंटों के अनुपालन की निगरानी कर सकते हैं और कर्मचारियों को भुगतान का रिकॉर्ड रख सकते हैं। उसी समय, उन कंपनियों में जहां पारिश्रमिक के लिए कर्मियों के साथ अस्थायी लेखांकन और बस्तियां अलग-अलग रखी जाती हैं, इसे केवल खंड 1 "कार्य समय के लिए लेखांकन" भरने की अनुमति है। इस मामले में, धारा 1 को एक स्वतंत्र दस्तावेज माना जाता है, और धारा 2 "पारिश्रमिक के लिए कर्मियों के साथ समझौता" की आवश्यकता नहीं होती है। फॉर्म नं. टी-13 का उपयोग तभी किया जाता है जब संगठन में कर्मचारियों की उपस्थिति की निगरानी के लिए एक स्वचालित प्रणाली स्थापित की जाती है और कंप्यूटर के माध्यम से प्रवेश-निकास डेटा को टाइम शीट में दर्ज किया जा सकता है। आज, आधुनिक कंपनियां एक स्वचालित उपस्थिति नियंत्रण प्रणाली का तेजी से उपयोग कर रही हैं, जो टाइमशीट भरने के लिए समय और श्रम लागत में काफी बचत कर सकती है। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि फॉर्म नंबर टी-13 केवल काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए है, इसमें मजदूरी डेटा के लिए कॉलम नहीं है।

इस दस्तावेज़ के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा प्रतिदिन टाइम शीट भरी जाती है।

अगर कर्मचारी कार्यालयों में बिखरे हुए हैं तो टाइम शीट कैसे रखें?

मुझे उस विभाग के टाइम शीट को बनाए रखने का प्रभारी बनाया गया था जहाँ कर्मचारियों के कार्यस्थल पड़ोसी कार्यालयों में स्थित हैं। दूर के कार्यालयों में जाने के लिए हमेशा समय नहीं होता है, और मैं कर्मचारियों की उपस्थिति फोन पर उनके शब्दों से लिखता हूं। क्या इससे मुझे कोई परेशानी हो सकती है?

हाँ वे कर सकते हैं। तथ्य यह है कि टाइम शीट को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति इस तथ्य पर टाइम शीट में निशान लगाने के लिए बाध्य है कि कर्मचारी कार्यस्थल पर है। ऐसी स्थिति की कल्पना करें जहां एक सहकर्मी ने कर्मचारी के लिए फोन का जवाब दिया और उसकी उपस्थिति के बारे में सूचित किया। लेकिन वास्तव में, कर्मचारी काम पर नहीं था (या बीमार छुट्टी पर था, व्यापार यात्रा पर था, आदि)। यदि वेतन की गणना करते समय लेखा विभाग में इस तरह की विसंगति का पता चलता है, तो आपको न केवल टाइम शीट को फिर से करना होगा, बल्कि एक व्याख्यात्मक नोट भी लिखना होगा कि ऐसा क्यों हुआ। इससे भी अधिक गंभीरता से, अगर गलत टाइमशीट ने पहले ही गणना कर ली है। इस तरह के उल्लंघन के लिए, संगठन का प्रमुख आपको फटकार या घोषणा कर सकता है (रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 192)।

याद रखें कि विभिन्न सहायक दस्तावेज़ रिपोर्ट कार्ड में इस या उस कोड को दर्ज करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। ये नियोक्ता के आदेश हैं (किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने पर, छुट्टी देने पर, काम से निलंबन आदि पर), अस्थायी विकलांगता की शीट, चिकित्सा प्रमाण पत्र, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोटआपके मामले में (जब कंट्रोल ऑब्जेक्ट रिमोट हो), तो आपको काम के समय को इस तरह व्यवस्थित करना होगा कि टाइमकीपर के कर्तव्य को पूरा करने के लिए समय बचे। लेकिन यह बेहतर होगा कि प्रत्येक कार्यालय का अपना टाइमकीपर हो।

सलाह

यदि आपको ठीक से पता नहीं है कि कर्मचारी काम से अनुपस्थित क्यों है, तो लेखा विभाग को टाइम शीट जमा करने से पहले, उसके कॉलम "महीने के दिनों में काम से उपस्थिति और अनुपस्थिति के निशान" को खाली छोड़ दें, जब तक कि वह प्रकट न हो जाए और समर्थन जमा न कर दे। दस्तावेज़। यदि टाइम शीट जमा करने के समय तक, कर्मचारी प्रकट नहीं हुआ है, अज्ञात कारणों से गैर-उपस्थिति का नोट डालें (जब तक कि परिस्थितियों को स्पष्ट नहीं किया जाता है) - कोड "एनएन" ("30")। काम के लिए अक्षमता का प्रमाण पत्र प्रस्तुत करने पर, इन अंकों को "बी" (19) या "टी" (20) कोड से बदल दिया जाता है। इस मामले में, महीने के अंत में टाइम शीट को फिर से जारी किया जाना चाहिए।

क्या टाइम शीट का अपना स्वयं का रूप विकसित करना संभव है?

टाइम शीट भरते समय, मैं "प्रति माह काम किया गया" कॉलम का उपयोग नहीं करता: ओवरटाइम, रात, सप्ताहांत और सार्वजनिक छुट्टियाँ”, क्योंकि हम अपने कर्मचारियों को ओवरटाइम काम में शामिल नहीं करते हैं। ये कॉलम रिपोर्ट कार्ड की चौड़ाई बढ़ाते हैं, जिससे भरते समय असुविधा होती है। क्या मैं उन्हें टाइमशीट से बाहर कर सकता हूँ?

नहीं, टाइम शीट के स्थापित रूप से अलग-अलग विवरणों को हटाने की अनुमति उसी तरह नहीं दी जाती है जैसे इस दस्तावेज़ के एक व्यक्तिगत रूप के विकास के लिए। ये नियम अन्य एकीकृत रूपों पर भी लागू होते हैं। एक एकाउंटेंट, "ऑन अकाउंटिंग" कानून के अनुसार, मुक्त रूप में तैयार की गई टाइम शीट को ऑफसेट करने में सक्षम नहीं होगा।

प्राथमिक लेखा प्रलेखन के एकीकृत रूपों में किए गए परिवर्तनों को उचित आदेश या विनियम द्वारा संगठन में औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए।

हालाँकि, एकीकृत रूपों में परिवर्तन किए जा सकते हैं: उदाहरण के लिए, समय पत्रक के स्तंभों का विस्तार या संकीर्ण करना, संकेतकों की आवश्यकता और महत्व को ध्यान में रखते हुए, इसमें अतिरिक्त पत्रक शामिल करें यदि, उदाहरण के लिए, बहुत सारे हैं विभाग में कर्मचारियों और सभी के नाम एक पेज पर फिट नहीं होते हैं। टाइम शीट में **** अतिरिक्त विवरण जोड़ने की भी मनाही नहीं है। व्यवहार में, वीजा के लिए लाइनें अक्सर फॉर्म में दर्ज की जाती हैं अधिकारियोंया सहारा "स्वीकृत"।

टाइमशीट में प्रतीक

यदि टाइमशीट गलत तरीके से तैयार की गई है तो क्या खतरा है?

हमारे संगठन का कर निरीक्षक द्वारा ऑडिट किया जा रहा है। हमें यकीन नहीं है कि हम हमेशा टाइम शीट को सही तरीके से तैयार करते हैं? अगर कुछ गलत होता है तो कौन सी जिम्मेदारी हमें डराती है?

हाँ, जाँच करते समय वित्तीय लेनदेनलेखा डेटा और कर रिपोर्टिंगटाइम शीट सहित प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के खिलाफ जांच की जा सकती है। याद रखें कि यह न केवल टाइम शीट की शुद्धता की जांच करता है, बल्कि हमेशा अपने डेटा की तुलना पेरोल की जानकारी से करता है। इन आंकड़ों के बीच विसंगति पेरोल की अशुद्धता को इंगित करती है। उदाहरण के लिए, जब गलत कोड इंगित किए जाते हैं, तो अनियमित काम के घंटे या अंशकालिक श्रमिकों के साथ ठोस "आठ" चिपकाए जाते हैं।

यदि रिपोर्ट कार्ड में ऐसी त्रुटियां पाई जाती हैं, तो नियोक्ता को "आय, व्यय, कराधान की वस्तुओं के लिए लेखांकन के नियमों के घोर उल्लंघन" के लिए प्रशासनिक रूप से उत्तरदायी ठहराया जा सकता है। जुर्माना 5,000 रूबल (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 1, अनुच्छेद 120) है। और अगर नियोक्ता समय पत्रक बिल्कुल भी नहीं रखता है, तो उसे उल्लंघन के लिए उत्तरदायी ठहराया जा सकता है श्रम कानून(रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के अनुच्छेद 5.27) *****।

हम आपका ध्यान इस तथ्य की ओर भी दिलाना चाहेंगे कि टैक्स कार्यालयइस दस्तावेज़ की जाँच करने वाला एकमात्र नियामक निकाय नहीं है। उदाहरण के लिए, सामाजिक बीमा कोष के प्रतिनिधि अस्थायी विकलांगता लाभों की गणना की गई राशि के स्पष्टीकरण के लिए इसका अध्ययन कर सकते हैं। राज्य श्रम निरीक्षणालय द्वारा रिपोर्ट कार्ड की नियमित जाँच की जाती है।

टाइम शीट - नमूना भरनाआप इसे (एकीकृत रूप के आधार पर) हमारे पोर्टल पर डाउनलोड कर सकते हैं - इसे नियोक्ता द्वारा बनाए रखा जाना चाहिए। आइए हम इसकी संरचना की विशेषताओं का अधिक विस्तार से अध्ययन करें।

हम काम के घंटे रिकॉर्ड करने के लिए प्रक्रिया स्थापित करते हैं: कौन से फॉर्म का उपयोग करना है

कर्मचारियों के कार्य समय को रिकॉर्ड करने के लिए - कला में निहित मानदंडों के आधार पर एक अनिवार्य प्रक्रिया। रूसी संघ के श्रम संहिता के 91, - कंपनी को उपयोग करने का अधिकार है:

1. स्वचालित प्रणालियाँ जो:

• विशेष फाइलों में विशेषज्ञों की उपस्थिति, उनके काम के घंटे तय करें;
• किसी विशेषज्ञ की अनुपस्थिति के ज्ञात कारणों (उदाहरण के लिए, यदि वह छुट्टी पर है या बीमार छुट्टी पर है) ऐसी फाइलों में प्रतिबिंबित करता है।

प्रपत्र T-13 का उपयोग एक दस्तावेज़ के रूप में किया जा सकता है जिसमें स्वचालित प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करते समय संकेतित क्रेडेंशियल रिकॉर्ड किए जाते हैं।

2. "मैनुअल" लेखा दस्तावेज़।

इन उद्देश्यों के लिए, टी-12 प्रपत्र लागू किया जा सकता है।

3. रिकॉर्ड रखने के विभिन्न "अर्ध-स्वचालित" तरीके भी हैं - जब एक जिम्मेदार कर्मचारी आंशिक रूप से टाइम शीट भर रहा हो, और बाकी काम कंप्यूटर द्वारा किया जाता है।

आप लेख में T-12 और T-13 की संरचना की विशेषताओं के बारे में अधिक जान सकते हैं। .

लेखा प्रपत्र: भरने की सुविधाएँ

इन प्रपत्रों को 2 सिद्धांतों के अनुसार भरा जा सकता है:

• "ठोस" - जब यात्राओं के लेखांकन से संबंधित सभी घटनाओं को प्रपत्रों की तालिका में दर्ज किया जाता है: उपस्थिति, अनुपस्थिति, छुट्टी पर जाना, और अन्य;
• "विचलन द्वारा" - जब तालिकाएँ केवल उन घटनाओं को दर्शाती हैं जो विशिष्ट घटनाओं से भिन्न होती हैं, उदाहरण के लिए, देर से होना या दिखाई न देना।

लेखांकन के लिए आंतरिक प्रक्रिया (संकेतित विधियों में से एक - स्वचालित या मैनुअल) नियोक्ता के स्थानीय मानक द्वारा स्थापित की जाती है।

2013 तक कर्मचारी के दौरे के लिए पंजीकरण फॉर्म के निर्दिष्ट फॉर्म अनिवार्य थे, जिसके बाद नियोक्ताओं को किसी अन्य फॉर्म का उपयोग करने का अधिकार है। हालाँकि, T-12 और T-13 फॉर्म मानव संसाधन विशेषज्ञों से परिचित हैं और अभी भी सक्रिय रूप से उपयोग किए जाते हैं।

T-13 टाइमशीट को सही तरीके से कैसे भरें

यदि कंपनी लेखांकन की पहली, फ़ाइल पद्धति को पसंद करती है, तो जब टी -13 फॉर्म में डेटा दर्ज करने के लिए स्वचालित मॉड्यूल की प्रोग्रामिंग की जाती है, तो कंपनी के विशेषज्ञों के लिए निम्नलिखित बारीकियों पर ध्यान देना उपयोगी होगा:

1. कॉलम "दस्तावेज़ संख्या" में एक क्रमिक संकेतक स्वचालित रूप से दर्ज किया जाता है।

2. कॉलम "संकलन की तिथि" महीने के अंतिम दिन को दर्शाता है यदि दस्तावेज़ महीने के अंत में तैयार किया गया है, या संकलन की एक और तारीख यदि विशिष्ट उद्देश्यों के लिए टाइम शीट तैयार की जाती है।

3. कॉलम "भुगतान कोड का प्रकार" में स्थानीय नियमों के अनुसार निर्धारित मान हो सकते हैं। यहां प्रासंगिक मूल्यों के लिए एक दिशानिर्देश एक तालिका हो सकती है, जो कि रूस की संघीय कर सेवा के दिनांक 10 सितंबर, 2015 नंबर ММВ-7-11 / 387 (2 में संकेतित कोड) के आदेश में निहित है -NDFL सर्टिफिकेट इसमें फिक्स होता है)।

4. तालिका के सशर्त कोड (उपस्थितियों, अनुपस्थिति, छुट्टियों और अन्य घटनाओं के बारे में), जो कार्यक्रम द्वारा टाइम शीट में भरे गए हैं, का उपयोग टी-12 फॉर्म में दी गई सूची के अनुसार किया जाना चाहिए।

मैं T-12 और T-13 फॉर्म भरने का उदाहरण कहां से डाउनलोड कर सकता हूं

आप हमारी वेबसाइट पर हमारे द्वारा विचार किए गए प्रपत्रों में कर्मचारियों के लिए टाइमशीट भरने के नमूने डाउनलोड कर सकते हैं:

उदाहरण के लिए, हमारे विशेषज्ञों द्वारा तैयार किए गए नमूना फॉर्म T-13 का उपयोग करके, कंपनी का एक जिम्मेदार कर्मचारी निम्नलिखित में सक्षम होगा:

1. ऑटोमेटेड एकाउंटिंग प्लेटफॉर्म में शामिल सॉफ्टवेयर को सेट करें।

अभ्यास में टाइम शीट भरने का तरीका जानें, इसमें विशेषज्ञ सॉफ़्टवेयरस्वचालन के लिए कर्मियों के रिकॉर्डऐसे सॉफ़्टवेयर का सही कॉन्फ़िगरेशन करना आवश्यक है।

2. अपने उद्यम में "मैनुअल" T-12 फॉर्म के आधार पर टाइम शीट तैयार करते समय तैयार कर्मियों के दस्तावेज़ के उदाहरण के रूप में टाइम शीट भरने के नमूने का उपयोग करें।

यदि आपकी कंपनी अपने स्वयं के लेखांकन प्रपत्र का उपयोग करना चाहती है, जो एकीकृत प्रपत्रों से भिन्न है, तो आप इसका नमूना हमारी वेबसाइट पर निम्न लिंक पर डाउनलोड कर सकते हैं:

परिणाम

रूसी संघ के श्रम संहिता में सभी नियोक्ताओं को उन संकेतकों के रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है जो कर्मचारियों के उनके काम पर जाने और उनके काम के घंटों की संख्या को दर्शाते हैं। इस प्रयोजन के लिए, एक टाइम शीट का उपयोग किया जाता है। उसका नियोक्ता मैन्युअल रूप से या स्वचालित समाधानों के माध्यम से प्रबंधन कर सकता है। पहले मामले में, T-12 फॉर्म का उपयोग किया जाता है, दूसरे मामले में, T-13 फॉर्म का। कार्मिक अधिकारियों द्वारा किस प्रकार के फॉर्म का उपयोग किया जाना चाहिए, यह स्थानीय मानक में निर्धारित है।

आप लेखों में किसी संगठन में कर्मियों के रिकॉर्ड से संबंधित दस्तावेजों के आवेदन के बारे में अधिक जान सकते हैं:

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समय पत्रक- कर्मचारियों के वेतन की गणना के आधार के रूप में कार्य करता है। इस दस्तावेज़ में उनके कार्यस्थलों पर कर्मचारियों की उपस्थिति या उनकी अनुपस्थिति के बारे में जानकारी शामिल है, जो इसका कारण बताते हैं। भरने के लिए, आप एकीकृत प्रपत्र T-13 या प्रपत्र T-12 का उपयोग कर सकते हैं। इस लेख के ढांचे के भीतर, हम फॉर्म टी -13 की टाइम शीट भरने की विशेषताओं पर विस्तार से विचार करेंगे, हम फॉर्म टी -13 के उदाहरण का उपयोग करके टाइम शीट भरने का एक उदाहरण देंगे। वैकल्पिक रूप से, आप नीचे दोनों रूपों को डाउनलोड कर सकते हैं।

टाइम शीट एक तालिका है जिसमें उद्यम के प्रत्येक कर्मचारी के लिए उपस्थिति और काम से अनुपस्थिति को ध्यान में रखा जाता है। प्रति माह काम किए गए दिनों और घंटों की कुल संख्या प्रदर्शित होती है। इसके अलावा, अनुपस्थिति के कारणों के कोड इंगित किए गए हैं।

टाइम शीट फॉर्म टी-13 - नमूना भरना

सबसे पहले, यह ध्यान देने योग्य है कि फ़ॉर्म भरना दो तरीकों से किया जा सकता है:

• सभी दिखावे, काम से अनुपस्थितियों को दैनिक रूप से दर्ज किया जाता है;
• सामान्य कार्य दिवस से केवल अनुपस्थिति, विलंबता और अन्य विचलन नोट किए जाते हैं।

हमारे नमूना समय पत्रक में, काम के घंटों के हिसाब की पहली विधि का उपयोग किया जाता है।

सबसे पहले, आपको टाइम शीट में महीने के दौरान कर्मचारी के काम पर जाने का डेटा दर्ज करना होगा। इसके लिए फॉर्म टी-13 में एक टेबल है जिसमें हर कर्मचारी के लिए अलग लाइन भरी गई है।

कॉलम 2 और 3 में, कर्मचारी का पूरा नाम, स्थिति, उसका कार्मिक क्रमांक डाला जाता है।

कॉलम 4 में कार्य से उपस्थिति एवं अनुपस्थिति को नोट किया गया है। महीने के प्रत्येक कैलेंडर दिन के लिए - एक अलग सेल, उस दिन के लिए काम किए गए घंटों की संख्या के नीचे कोड पदनाम ऊपर दर्शाया गया है। हो सकता है कि नीचे का कोष्ठ न भरा हो, जबकि कार्य समय का लेखा-जोखा दिनों में रखा जाता हो।

कोड पर देखे जा सकते हैं शीर्षक पेजटाइमशीट फॉर्म T-12।

नीचे दिए गए नमूना फॉर्म T-13 में, काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए निम्नलिखित अक्षर कोड का उपयोग किया गया था:

• मैं - दिन पूरी तरह से काम किया है;
• बी - एक दिन की छुट्टी;
• के - एक व्यापार यात्रा पर एक कर्मचारी को ढूंढना;
• बी - बीमार छुट्टी पर;
• ओटी छुट्टी पर है।

महीने के अंत में, आपको महीने के पहले और दूसरे भाग में काम किए गए दिनों और घंटों की संख्या की गणना करनी चाहिए, इसके लिए टाइम शीट में कॉलम 5, 6 हैं। पांचवें में - ऊपरी सेल में दिनों की संख्या महीने की पहली और दूसरी छमाही के लिए काम किया, निचले सेल में परिलक्षित होता है - हर आधे महीने में काम किए गए घंटों की संख्या। छठे में - पूरे महीने के लिए काम किए गए दिनों की संख्या (ऊपरी सेल) और घंटे (निचले सेल) का संकेत दिया गया है। नीचे दिया गया आंकड़ा टाइम शीट के कॉलम 1-6 में भरने का एक उदाहरण दिखाता है।

टाइम शीट के कॉलम 1-6 भरने का एक उदाहरण (फॉर्म टी-13)

T-13 फॉर्म के कॉलम 7-9 में ऐसी जानकारी होती है जो उपयोगी होती है।

प्रत्येक प्रकार के पारिश्रमिक के लिए एक अलग कोड पदनाम है, उदाहरण के लिए:

• 2000 वेतन और यात्रा भत्ते के लिए कोड है;
• 2012 - अवकाश वेतन के लिए समय पत्रक कोड;
• 2300 - भुगतान कोड बीमारी के लिए अवकाशवगैरह।

टाइम शीट भरने के हमारे उदाहरण में उपरोक्त तीन कोड शामिल हैं।

यदि सभी कर्मचारियों के लिए केवल एक प्रकार के पारिश्रमिक का उपयोग किया जाता है, तो निम्नलिखित आंकड़े भरे जाने चाहिए:

• भुगतान प्रकार कोड - शीर्ष पर कॉलम 7-9, सभी कर्मचारियों के लिए समान;
• ऑफसेटिंग खाता - ऐसा खाता जिससे इस प्रकार के पारिश्रमिक की लागतें संबंधित हैं;
• 7, 8 कॉलम खाली रहते हैं;
• 9 - प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रति माह काम किए गए दिनों (घंटे) की संख्या।

यदि कई प्रकार के पारिश्रमिक का उपयोग किया जाता है, तो सभी तीन कॉलमों को भरना होगा: 7, 8, 9।

सातवां वेतन कोड है, आठवां इस प्रकार के भुगतान के लिए लागत आवंटित करने वाला खाता है, नौवां इस प्रकार के भुगतान के अनुरूप दिनों या घंटों की संख्या है। यह डेटा टाइम शीट में सूचीबद्ध प्रत्येक कर्मचारी के लिए भरा गया है।

तालिका के शेष स्तंभों में श्रमिकों की गैर-उपस्थिति, विलंबता के कारणों के बारे में जानकारी होती है।

गैर-उपस्थिति के कारणों के लिए इसके अपने कोड भी हैं, उदाहरण के लिए:

• के - व्यापार यात्रा;
• बी - बीमार छुट्टी;
• ओटी - छुट्टी, आदि।

कारण कोड के संकेत के आगे इस कारण कर्मचारी की अनुपस्थिति के घंटों या दिनों की संख्या है। टाइम शीट भरना आमतौर पर विभागों या डिवीजनों के प्रमुखों या कार्मिक अधिकारियों को सौंपा जाता है।

फॉर्म टी-13 में टाइम शीट भरना (कॉलम 7-13)

ओल्गा लिकिना (एकाउंटेंट एम। वीडियो मैनेजमेंट) द्वारा लेखक का पाठ्यक्रम शुरुआती और एकाउंटेंट के लिए एक कंपनी में कर्मियों के रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने के लिए बहुत अच्छा है ⇓

टाइम शीट डाउनलोड करें (फॉर्म टी-13)। एक्सेल में नमूना और प्रपत्र

नीचे आप टाइमशीट फॉर्म को एक शीट पर डाउनलोड कर सकते हैं, और नीचे एक उदाहरण के रूप में, आप पूरा नमूना दस्तावेज़ देख सकते हैं।

वीडियो सबक "टाइम शीट। फॉर्म टी-13”

यह वीडियो ट्यूटोरियल दिखाता है विस्तृत उदाहरणफॉर्म टी-13 में टाइम शीट भरना।

समय पत्रक न केवल प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों की संख्या को दर्शाता है, बल्कि आपको दैनिक आधार पर उपस्थिति और अनुपस्थिति के बारे में जानकारी रिकॉर्ड करने की अनुमति भी देता है। कुछ कर्मचारी बीमार पड़ गए, कुछ अज्ञात कारणों से अनुपस्थित रहे, और कुछ छुट्टी पर चले गए। आइए देखें कि रिपोर्ट कार्ड में इन सभी मामलों को सही तरीके से कैसे चिह्नित किया जाए।

सभी संगठनों को एक टाइम शीट बनाए रखने की आवश्यकता होती है। यह दस्तावेज़ इसके लिए आवश्यक है:

• दैनिक रूप से इस बात का ध्यान रखें कि कर्मचारी अपने कार्य समय का उपयोग कैसे करते हैं, क्या वे स्थापित कार्य घंटों का अनुपालन करते हैं;
• काम के घंटों पर डेटा प्राप्त करें;
• वेतन की गणना;
• सांख्यिकीय निकायों के लिए श्रम पर सांख्यिकीय रिपोर्ट तैयार करना।

रूस की राज्य सांख्यिकी समिति ने टाइम शीट के लिए दो एकीकृत रूपों - टी-12 और टी-13 * को मंजूरी दी। प्रपत्र भिन्न होते हैं कि T-12 एक सार्वभौमिक विकल्प है, और T-13 को बाहर किया जाता है यदि संगठन के पास उपस्थिति-अनुपस्थिति (टर्नस्टाइल) की निगरानी के लिए एक स्वचालित प्रणाली है। इस मामले में, डेटा को कंप्यूटर के माध्यम से प्रपत्र में दर्ज किया जाता है। अक्सर, निश्चित रूप से, वे टी -12 फॉर्म का उपयोग करते हैं, क्योंकि सभी संगठनों में एक्सेस सिस्टम स्थापित नहीं होते हैं।

तालिका को एक प्रति में तैयार किया गया है। माह के अंत में, पूर्ण की गई टाइम शीट पर प्रबंधकों द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए संरचनात्मक विभाजनऔर मानव संसाधन कार्यकर्ता। फिर दस्तावेज़ पेरोल गणना के लिए लेखा विभाग में जाता है।

टाइमशीट कौन रखता है

पहले, कई संगठनों में एक विशेष पद था - टाइमकीपर। अब प्रबंधक कार्य से बाहर निकलने और अनुपस्थिति दर्ज करने के लिए केवल एक अलग स्टाफ इकाई रखना तर्कहीन मानते हैं। अक्सर, एक टाइम शीट रखने की जिम्मेदारी एक कार्मिक विशेषज्ञ, लेखाकार या संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों को उनके मुख्य कार्यों के अलावा सौंपी जाती है। याद रखें कि यह दायित्व रोजगार अनुबंध में तय किया जाना चाहिए और नौकरी का विवरणकर्मचारी या संगठन के निदेशक के आदेश से उसे सौंपा गया।

टाइमशीट में कार्य समय के उपयोग को कैसे प्रतिबिंबित करें

फॉर्म T-12 और T-13 व्यावहारिक रूप से विवरण की संरचना में भिन्न नहीं होते हैं, इसलिए हम एक फॉर्म - T-12 के उदाहरण का उपयोग करके टाइम शीट भरने पर विचार करेंगे। या बल्कि, इसका पहला खंड, जिसे "कार्य समय के उपयोग के लिए लेखांकन" कहा जाता है। समय पत्रक भरने का एक नमूना पृष्ठ पर दिया गया है ....

समय पत्रक एक महीने के लिए बनाए रखा जाता है, और इस अवधि के अंत में, यह प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों की संख्या को सारांशित करता है। मध्यवर्ती परिणाम (महीने की पहली और दूसरी छमाही के लिए) भी नोट किए गए हैं। कार्य पर उपस्थिति और गैर-उपस्थिति को सतत पंजीकरण पद्धति द्वारा दर्ज किया जाता है। इसका मतलब यह है कि महीने के प्रत्येक दिन के लिए, कुछ पदनाम संबंधित सेल में रखा जाता है - उपस्थिति या गैर-उपस्थिति कुछ कारणों से (या अस्पष्टीकृत परिस्थितियों के लिए)। हालाँकि, उपस्थिति को चिह्नित करने की भी अनुमति नहीं है, लेकिन केवल कार्य अनुसूची (अनुपस्थिति, विलंबता, आदि) से विचलन दर्ज करने के लिए। यदि महीने के लिए कोई विचलन नहीं था, तो केवल महीने के पहले और दूसरे छमाही के काम के परिणामों पर अंतिम डेटा और रिपोर्ट कार्ड में कुल परिलक्षित होगा, जबकि अन्य सेल खाली रहेंगे।

अब देखते हैं कि रिपोर्ट कार्ड में पदनामों को दर्ज करना वास्तव में कितना आवश्यक है।

टी-12 फॉर्म के कॉलम 4 और 6 में दो लाइन हैं। ऊपरी पंक्ति में महीने के प्रत्येक दिन (उपस्थिति, छुट्टी, व्यापार यात्रा, बीमार छुट्टी, आदि) के लिए काम के समय के प्रकार के खर्चों का अक्षर पदनाम होता है। नीचे, उनके लिए घंटों की संख्या दर्ज की गई है। पत्र पदनाम टी-12 प्रपत्र के शीर्षक पृष्ठ पर दिए गए हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी 13 जून को काम पर आया और पूर्णकालिक रूप से उपस्थित था, तो कर्मचारी के अंतिम नाम के विपरीत 13 नंबर वाले सेल में जून के रिपोर्ट कार्ड में हम "I" और 8 कार्य घंटे डालेंगे। यदि इस दिन वह व्यापारिक यात्रा पर था, तो आपको "K" लगाना होगा। लेकिन उस दिन आपके संगठन में उनके काम के घंटे नहीं थे, इसलिए हमने नीचे की पंक्ति में शून्य लगा दिया। सप्ताहांत और छुट्टियों का भी अपना पदनाम होता है। शीर्ष पंक्ति में "में", और नीचे - शून्य में रखा गया है।

याद रखें: इस या उस कोड को डालने के लिए, आपके पास अच्छे कारण होने चाहिए। उदाहरण के लिए, आप रिपोर्ट कार्ड में बीमारी की छुट्टी तभी चिह्नित कर सकते हैं जब यह सुनिश्चित हो कि कर्मचारी के पास अस्थायी विकलांगता का प्रमाण पत्र है। पृष्ठ पर तालिका ... में अनुपस्थिति के सभी मामलों और स्थापित कार्य शासन से विचलन के लिए दस्तावेजों की एक सूची है। यदि आपके पास कर्मचारी की अनुपस्थिति के कारण की पुष्टि करने वाले दस्तावेज नहीं हैं, तो आप केवल समय पत्रक में अस्पष्टीकृत कारणों ("HN") की अनुपस्थिति को चिह्नित कर सकते हैं।

काम के घंटे और काम नहीं करने के प्रतीक, जो T-12 फॉर्म के शीर्षक पृष्ठ पर प्रस्तुत किए गए हैं, T-13 फॉर्म में भी उपयोग किए जाते हैं

योग कैसे करें

महीने के अंत में, आपको काम किए गए दिनों और घंटों की कुल संख्या की गणना करने की आवश्यकता है। उसी समय, सप्ताहांत, अनुपस्थिति, अज्ञात कारणों से अनुपस्थिति, बीमार दिन, व्यापार यात्राएं काम किए गए दिनों की गणना से बाहर रखी जाती हैं - सामान्य तौर पर, उन सभी दिनों में जब कर्मचारी काम से अनुपस्थित था। काम किए गए घंटों की संख्या की गणना करने के लिए, आपको बस दूसरी पंक्ति, कॉलम 4 और 6 में संख्याओं को जोड़ना होगा, और परिणाम कॉलम 5 (महीने की पहली छमाही के लिए), कॉलम 7 (दूसरी छमाही के लिए) में दर्ज करना होगा। महीना) और कॉलम 8-13 (पूरे महीने के लिए)।

अलग-अलग, अनुपस्थिति के दिनों की संख्या की गणना करना और कॉलम 14-16 में उनके बारे में जानकारी दर्ज करना आवश्यक है। कॉलम 15 डाल दिया डिजिटल कोडगैर-उपस्थिति के कारण (ये कोड फॉर्म के कवर पेज पर अक्षर पदनामों के साथ दिए गए हैं)। उदाहरण के लिए कोड अगली छुट्टी- 09, और अज्ञात कारणों से अनुपस्थिति - 30। अंत में, प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रति माह कुल दिनों की संख्या निर्धारित करना और इसे कॉलम 17 में दर्ज करना आवश्यक है।