कार्यपुस्तिका को सही ढंग से कैसे भरें। कार्यपुस्तिका भरने के नियम

परिचय तैयार नमूने 2019 में कार्य पुस्तकें भरना, जो रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार सख्ती से तैयार की गई हैं।

ट्रूडोविक्स ने कार्य पुस्तकों को भरने में त्रुटियों के लिए लेखाकारों और कार्मिक अधिकारियों पर जुर्माना लगाना शुरू कर दिया। जर्नल "सरलीकृत" दंड के बिना त्रुटियों को ठीक करने में मदद करेगा:

2019 में कार्यपुस्तिका भरने के नियम

श्रम मंत्रालय द्वारा कार्यपुस्तिकाएं भरने के निर्देशों को मंजूरी दे दी गई है सामाजिक विकासआरएफ दिनांक 10 अक्टूबर 2003 संख्या 69।

निर्देशों के अनुसार:

• सभी अनुभागों में तारीखों की प्रविष्टियाँ अरबी अंकों में की जानी चाहिए (दिन और महीना - दो अंक, वर्ष - चार अंक)।

उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी को 25 दिसंबर, 2017 को काम पर रखा गया था, तो कार्यपुस्तिका में एक प्रविष्टि की जाती है: "12/25/2017"

• नोट्स बनाने के लिए काले, नीले या किसी रंग के फाउंटेन, जेल या बॉलपॉइंट पेन का उपयोग करें बैंगनी
• कटौती की अनुमति नहीं है

उदाहरण के लिए, "पीआर।" "आदेश" आदि के बजाय

• "कार्य के बारे में जानकारी" और "पुरस्कारों के बारे में जानकारी" अनुभागों में पहले की गई प्रविष्टियों को काटने की अनुमति नहीं है (भले ही वे अमान्य हों)

यहां तक ​​कि श्रम रिपोर्ट में एक छोटी सी टाइपो त्रुटि भी पेंशन फंड के लिए कर्मचारी की सेवा की अवधि की गणना न करने का एक कारण है; देखें कि लेख में कौन सी गलतियाँ खतरनाक हो सकती हैं।

कार्यपुस्तिका में हुई गलती को कैसे सुधारें

यदि किसी प्रविष्टि को बदलना आवश्यक हो, तो अंतिम प्रविष्टि के बाद आगामी क्रम संख्या, नई प्रविष्टि करने की तारीख बताएं और फिर कॉलम 3 में लिखें: "अमुक संख्या वाली प्रविष्टि अमान्य है।"

इसके बाद आपको आवश्यकतानुसार डेटा दर्ज करना होगा। उदाहरण के लिए: "अमुक पेशे (पद) के लिए स्वीकृत।" फिर, कॉलम 4 में, नियोक्ता के आदेश (निर्देश) या अन्य निर्णय की तारीख और संख्या, जिसकी प्रविष्टि गलत तरीके से कार्यपुस्तिका में दर्ज की गई थी, दोहराई जाती है, या आदेश (निर्देश) की तारीख और संख्या या नियोक्ता का अन्य निर्णय, जिसके आधार पर सही प्रविष्टि की जाती है, दर्शाया गया है।

इसी तरह, किसी अन्य नौकरी में स्थानांतरण आदि का रिकॉर्ड अमान्य हो जाता है।

यदि कार्यपुस्तिका में बर्खास्तगी प्रविष्टि अमान्य है

यदि कार्यपुस्तिका में बर्खास्तगी या किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरण के बारे में कोई प्रविष्टि है, जिसे बाद में अमान्य घोषित कर दिया जाता है, तो कर्मचारी के लिखित आवेदन पर एक डुप्लिकेट जारी किया जाता है। कार्यपुस्तिकाबिना प्रविष्टि किये अमान्य घोषित कर दिया गया।

इस मामले में, डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका के पहले पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में, शिलालेख: "डुप्लिकेट" बना हुआ है।

प्रथम पृष्ठ पर ( शीर्षक पेज) पिछली कार्यपुस्तिका में लिखा है: "बदले में एक डुप्लिकेट जारी किया गया था" जो इसकी श्रृंखला और संख्या को दर्शाता है।

इलेक्ट्रॉनिक कार्य पुस्तकें

इलेक्ट्रॉनिक कार्य पुस्तकों पर स्विच करने के विचार पर काफी लंबे समय से चर्चा की गई है, क्योंकि यह स्पष्ट है कि कागजी कार्य पुस्तिका कर्मचारी और नियोक्ता दोनों के लिए असुविधाजनक है। इसके अतिरिक्त, पेंशन निधिरूसी संघ हर साल श्रम रिपोर्ट से जानकारी स्थानांतरित करने और उसे संसाधित करने में बड़ी मात्रा में समय खर्च करता है। उपरोक्त के आधार पर, हम इस निष्कर्ष पर पहुंचे कि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ वास्तव में एक अच्छा समाधान है।

रूसी संघ की सरकार "नियमित" और इलेक्ट्रॉनिक कार्य पुस्तकों दोनों के उपयोग की अनुमति देने का इरादा रखती है। किसी भी स्थिति में, परिवर्तन धीरे-धीरे किया जाएगा, और कार्यपुस्तिकाओं को कागज पर भरना अभी भी बना रहेगा सामयिक मुद्दा 2019 में.

2019 में कार्यपुस्तिका भरने के नमूने

उपलब्ध होने पर ही श्रम दस्तावेज़ पर मुहर लगाई जाती है।

कार्यपुस्तिका में शब्दांकन कैसे लिखें

सही: संगठन के कर्मचारियों में कमी के कारण बर्खास्त, श्रम संहिता के अनुच्छेद 81 के भाग 1 के अनुच्छेद 2 रूसी संघ

गलत: संगठन के कार्यबल में कमी के कारण खारिज, खंड 2, भाग 1, कला। रूसी संघ के 81 श्रम संहिता

शीर्षक पृष्ठ डिज़ाइन

शीर्षक पृष्ठ संगठन (आईपी) द्वारा भरा जाता है, जिसके लिए कार्य कर्मचारी के जीवन में पहला था। शीर्षक पृष्ठ पर आपको कर्मचारी का पूरा नाम, जन्मतिथि, शिक्षा, पेशा, कार्यपुस्तिका भरने की तिथि, कर्मचारी के हस्ताक्षर और कंपनी में कार्मिक रिकॉर्ड रखने वाले व्यक्ति (एचआर अधिकारी, लेखाकार) के हस्ताक्षर लिखने होंगे। , प्रबंधक या व्यक्तिगत उद्यमी)।

शीर्षक पृष्ठ में परिवर्तन करना

शीर्षक पृष्ठ पर परिवर्तन करने के लिए, गलत शिलालेखों को काट दें और हमारे नमूने के अनुसार दाईं ओर सही शिलालेख लिखें। तारीख और हस्ताक्षर डालें.

भर्ती

ऐसे होती है नियुक्ति बाएँ कॉलम में, प्रविष्टि संख्या और दिनांक दर्ज करें। "नियुक्ति जानकारी..." कॉलम में, संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी का पूरा नाम और संक्षिप्त नाम लिखें।

उदाहरण:

• सीमित देयता कंपनी "अल्फा" (एलएलसी "अल्फा")
• व्यक्तिगत उद्यमी ए.ए. पेत्रोव (आईपी ए.ए. पेत्रोव)

दूसरे पद पर स्थानांतरण

किसी अन्य पद पर स्थानांतरण को आदेश द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है। नीचे एक नमूना पुस्तक देखें।

कर्मचारी के स्वयं के अनुरोध पर बर्खास्तगी

बर्खास्तगी को रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार सख्ती से औपचारिक रूप दिया जाता है। इस मामले में, आपको यह लिखना होगा कि रूसी संघ के श्रम संहिता के किस अनुच्छेद के आधार पर कर्मचारी को निकाल दिया गया था। यदि आप यहां कोई गलती करते हैं, तो कर्मचारी बर्खास्तगी को अदालत में चुनौती दे सकता है। शिलालेख को छोटा नहीं किया जा सकता.

शब्दांकन इस प्रकार होना चाहिए: रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 77 के भाग 1 के खंड 3 के अनुसार, कर्मचारी की पहल पर रोजगार अनुबंध समाप्त कर दिया गया था।

इस शिलालेख के नीचे कार्मिक अधिकारी के हस्ताक्षर और कर्मचारी के हस्ताक्षर हैं।

कृपया ध्यान दें कि बर्खास्तगी पर, कार्मिक अधिकारी और कर्मचारी के हस्ताक्षर पुस्तक में रखे जाते हैं।

कर्मचारियों की कमी के कारण बर्खास्तगी

कर्मचारियों की कमी के कारण बर्खास्तगी के लिए, शब्द इस प्रकार होना चाहिए: संगठन के कर्मचारियों की संख्या में कमी के कारण बर्खास्त, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 81 के भाग 1 के अनुच्छेद 2

कंपनी के नाम में त्रुटि

कार्यपुस्तिका में, आप रोजगार रिकॉर्ड (निर्देश संख्या 69) से पहले एक शीर्षक के रूप में कंपनी का पूरा और संक्षिप्त नाम दर्शाते हैं। शीर्षक में विसंगतियों को ठीक करने की आवश्यकता है ताकि पेंशन फंड आपकी कंपनी में कर्मचारी को उसकी वरिष्ठता से वंचित न कर दे। यदि कंपनी ने यूनिफाइड स्टेट रजिस्टर ऑफ लीगल एंटिटीज में बदलाव किया है या गलत तरीके से जानकारी दर्ज की है, तो पुस्तक में नाम चार्टर से भिन्न हो सकता है।

कंपनी ने अपना नाम बदल लिया.लिखें कि संगठन का नाम बदल दिया गया है और उस दस्तावेज़ का विवरण बताएं जिसके आधार पर कंपनी ने अपना नाम बदला है।

आपने नाम गलत लिया.यदि आपने अपॉइंटमेंट लेने से पहले गलत नाम भर दिया है, तो प्रविष्टि रद्द कर दें। ऐसा करने के लिए, बिना संख्या के एक रिकॉर्ड बनाएं जो यह दर्शाता हो कि नाम में कोई त्रुटि थी (नीचे नमूना 6 देखें)। ग़लत शीर्षक को काटा नहीं जा सकता.

कार्यपुस्तिका एक आधिकारिक दस्तावेज़ है जो पुष्टि करता है ज्येष्ठताव्यक्ति। इसमें आपकी वर्तमान और पिछली नौकरियों के बारे में जानकारी होती है। इस दस्तावेज़ की आवश्यकता नए नियोक्ता को कार्य अनुभव के बारे में सूचित करने के साथ-साथ कार्य अनुभव की गणना करने के लिए भी होती है।

कार्यपुस्तिकाएँ भरने के नियम सभी के लिए समान हैं। आइए उन पर नजर डालें.

सामान्य प्रावधान

यदि आपको पहली बार नौकरी मिल रही है, तो आप विशेष प्रेस कियोस्क पर वर्क परमिट खरीद सकते हैं। इसका फॉर्म 16 अप्रैल, 2003 नंबर 225 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था और मौलिक रूप से नहीं बदला है।

सबसे पहले एक खाली किताब सबमिट की जाती है (या बनाई जाती है)। आधिकारिक रोजगार. कोई प्रविष्टियाँ नहीं हैं, इसलिए पहले नियोक्ता को पहली प्रविष्टियाँ करनी होंगी।

एक नागरिक कानून समझौते के तहत नियोक्ता के साथ सहयोग में, कार्यपुस्तिका की उपस्थिति और पूर्णता की आवश्यकता नहीं होती है।

काम के दौरान कर्मचारी का काम कंपनी में छोड़ दिया जाता है और उसकी आधिकारिक बर्खास्तगी तक कर्मचारी को नहीं सौंपा जाता है। कार्यपुस्तिकाएँ बनाए रखने के नियम हैं:

1. रूसी संघ की सरकार का डिक्री दिनांक 16 अप्रैल, 2003 संख्या 225;
2. रूस के श्रम मंत्रालय का संकल्प दिनांक 10 अक्टूबर 2003 संख्या 69।

उनका कहना है कि करियर में सभी बदलाव (पदोन्नति और पदोन्नति) मानव संसाधन विशेषज्ञ या उस उद्यम के प्रमुख द्वारा लिखित रूप में दर्ज किए जाते हैं जहां कर्मचारी आधिकारिक तौर पर पंजीकृत है।

हमारी जानकारी के अनुसार, 2018 में कार्यपुस्तिकाएँ भरने के नियमों में कोई वैश्विक संशोधन नहीं होगा। बेशक, उनके रद्द होने के बारे में अफवाहें फैलती रहती हैं, लेकिन यह केवल एक दूर की संभावना है।

नोट्स कैसे लें

कर्मचारी की आधिकारिक स्थिति से संबंधित सभी परिवर्तन, जिसमें श्रेणी में पदोन्नति भी शामिल है ( आजीविका), प्राप्त पुरस्कार, किसी अन्य संरचनात्मक इकाई में स्थानांतरण, आदि।

सभी प्रविष्टियाँ विशेष रूप से रूसी में बनाई गई हैं। रिकॉर्डिंग्स की डबिंग चालू विदेशी भाषाकेवल तभी किया जा सकता है जब नियोक्ता रूसी संघ के राष्ट्रीय गणराज्य में पंजीकृत हो, जिसकी अपनी भाषा भी हो।

इसके अलावा, कार्यपुस्तिका तैयार करने के नियम सभी प्रविष्टियों को रूसी भाषा के नियमों के कड़ाई से अनुपालन में करने के लिए बाध्य करते हैं। आधिकारिक दस्तावेज़ प्रवाह में अपनाई गई संख्याओं, डेटा और नंबरिंग के डिज़ाइन को ध्यान में रखते हुए।

किसी कर्मचारी के बारे में जानकारी कैसे प्रदान करें

पहले नियोक्ता को भावी कर्मचारी के बारे में बुनियादी जानकारी भरनी होगी:

• प्रथम नाम, संरक्षक, अंतिम नाम;
• जन्मदिन;
• कैसी शिक्षा;
• पेशा।

संगठन यह जानकारी सीधे प्रदान किए गए व्यक्तिगत दस्तावेजों - पासपोर्ट, डिप्लोमा, आदि की मूल या नोटरीकृत प्रतियों से लेता है। कार्यपुस्तिका में प्रविष्टि करने के नियम प्रत्येक नई स्थिति को नियोक्ता और कर्मचारी के हस्ताक्षर के साथ दर्ज करने के लिए बाध्य करते हैं। सभी डेटा दर्ज करने और जानकारी की जांच करने के बाद, रोजगार रिकॉर्ड कंपनी के कार्मिक विभाग में संग्रहीत किया जाता है।

एक महत्वपूर्ण जोड़: यदि कोई व्यक्ति काम के दौरान कुछ व्यक्तिगत डेटा बदलता है (उदाहरण के लिए, अंतिम नाम और/या पहला नाम), तो उन्हें तुरंत कार्य के वर्तमान स्थान पर कार्यपुस्तिका में अद्यतन किया जाना चाहिए।

इसके अलावा: योग्यता या शिक्षा के स्तर जैसी जानकारी अद्यतन होने पर उन्हें भी पूरक किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, जब किसी व्यक्ति को काम पर रखा जाता है तो उसकी उच्च शिक्षा अधूरी होती है और इस प्रक्रिया में उसे उच्च शिक्षा का डिप्लोमा प्राप्त होता है।

नौकरी की जानकारी कैसे भरें

पुस्तक का मुख्य भाग "कार्य के बारे में जानकारी" माना जाता है। कार्यपुस्तिकाओं को बनाए रखने और संग्रहीत करने के नियम सभी आवश्यक डेटा भरने की प्रक्रिया को नियंत्रित करते हैं।

कर्मचारी के कार्यस्थल का एक रिकॉर्ड पर्याप्त नहीं होगा। वर्तमान नियमों के अनुसार, कंपनी को काम की शुरुआत की तारीख, स्थिति और बाद के संभावित परिवर्तनों (उदाहरण के लिए, स्थानांतरण) को रिकॉर्ड करना होगा।

इस अनुभाग में कुल चार फ़ील्ड हैं जिन्हें भरना होगा (तालिका देखें)।

एक महत्वपूर्ण अतिरिक्त: नौकरी के लिए आवेदन करने से पहले सैन्य सेवा पूरी करने के मामले में, नियोक्ता अपने संगठन की प्रविष्टियों से पहले इस डेटा को इंगित करता है सामान्य प्रक्रिया. 2018 में रूसी संघ में कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के नियमों के पूरा होने सहित सभी कैरियर घटनाओं के दस्तावेजी साक्ष्य की आवश्यकता होती है सैन्य सेवा. इस मामले में, पुष्टिकरण दस्तावेज़ सैन्य आईडी नंबर है।

2018 में कार्यपुस्तिका भरने के नियमों के अनुसार, यदि किसी कर्मचारी के पास अंशकालिक नौकरी है, तो इसे कार्यपुस्तिका में भी दर्शाया जा सकता है। इसके अलावा, दस्तावेज़ को कार्य के मुख्य स्थान से दूर नहीं ले जाया जाता है। समानांतर रोजगार के बारे में जानकारी नियोक्ता द्वारा प्रदान की जाती है, जो कानून के बल पर कार्यपुस्तिका रखता है। इस हेतु कार्य का मुख्य स्थान नहीं होना चाहिए एक अलग दस्तावेज़सभी रिकॉर्ड करें आवश्यक जानकारी, हस्ताक्षर और मुहर (यदि उपलब्ध हो) के साथ इसकी पुष्टि करें।

कार्यपुस्तिका का दूसरा भाग "पुरस्कारों के बारे में जानकारी" है। इसे ऊपर वर्णित तरीके से पूरा किया गया है। इसमें भी चार कॉलम होते हैं, जिनका क्रम कार्य के बारे में बुनियादी जानकारी के समान होता है।

इसमें प्राप्त प्रमाणपत्रों, पुरस्कारों (राज्य पुरस्कारों सहित) और उपाधियों के बारे में जानकारी शामिल है।

बर्खास्तगी रिकॉर्ड की विशेषताएं

कार्य के मुख्य स्थान को छोड़ने के मामले को कार्यपुस्तिका में एक अलग घटना के रूप में दर्ज किया जाता है। कार्यपुस्तिकाओं को भरने और संग्रहीत करने के नियम मुख्य नियोक्ता को बर्खास्तगी के कारण के संबंध में आवश्यक डेटा दर्ज करने के लिए बाध्य करते हैं। इस मामले में, सभी चार कॉलम भी भरे हुए हैं। बर्खास्तगी के आधार के बारे में - तीसरा।

यहां सबसे महत्वपूर्ण बात श्रम संहिता के विशिष्ट मानदंड के अनुसार बर्खास्तगी का सटीक आधार है। मूल रूप से, यह रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 77 और कुछ अन्य मानदंड हैं।

यदि कंपनी छोड़ने का कारण वैध घटनाएँ थीं, जिसके लिए, कानून के अनुसार, कोई व्यक्ति राज्य से समर्थन पर भरोसा कर सकता है, तो यह पुस्तक में भी परिलक्षित होता है (उदाहरण के लिए, एक बच्चे की देखभाल के लिए बर्खास्तगी)।

महत्वपूर्ण बारीकियाँ

यदि गलत डेटा या व्याकरण संबंधी त्रुटियां दर्ज की गई हैं, तो क्रॉस आउट करना अस्वीकार्य है। ऐसी स्थिति में यह प्रविष्टि अवैध मानी जायेगी। वे यही लिखते हैं:

इसी तरह की पुनरावृत्ति इस नोट के साथ की जानी चाहिए कि डेटा सही है और वास्तविकता से मेल खाता है

कृपया ध्यान दें कि कार्यपुस्तिकाएँ भरने के नियम आपको संभावित परिवर्तनों की स्थिति में समायोजन करने के लिए बाध्य करते हैं:

• कंपनी का नाम (कानूनी रूप सहित);
• मुद्रण का प्रकार (एक पुस्तक में अलग-अलग का उपयोग करना अस्वीकार्य है!)।

वैसे, कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के नियमों में नवीनतम बदलाव ने मुहरों को प्रभावित किया है। 27 नवंबर, 2016 से, यदि संगठन के पास सैद्धांतिक रूप से मुहर नहीं है तो मुहर लगाने की बाध्यता अंततः समाप्त कर दी गई।

यदि कार्यदिवस समाप्त हो गया है और भरने के लिए कोई जगह नहीं बची है, तो नई शुरुआत करने की कोई आवश्यकता नहीं है। आपको बस एक नया लाइनर सिलने की ज़रूरत है, जिसे बाद में मानक नियमों के अनुसार भर दिया जाता है। एक शर्त किसी भी प्रकार के धागे के साथ लाइनर की सिलाई है। यह हमेशा इस तरह दिखता है:

कर्मचारी के वयस्क होने से पहले ही कार्यपुस्तिका का आधिकारिक पंजीकरण संभव है।

कार्यपुस्तिकाओं के भंडारण के नियमों के अनुसार ये प्रपत्र हैं सख्त रिपोर्टिंग. उन पर विशेष निगरानी की जरूरत है. इस उद्देश्य के लिए एक विशेष रजिस्टर को मंजूरी दी गई है। इससे परिचित हों और.

और उन्हें तब तक सीधे संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है जब तक कि पूर्व कर्मचारी स्वयं या उसके करीबी रिश्तेदार उसका कार्य रिकॉर्ड नहीं ले लेते।

कार्यपुस्तिका का पंजीकरण: बुनियादी नियम

कार्यपुस्तिका भरने की प्रक्रिया किसके द्वारा विनियमित होती है:

• रूसी संघ का श्रम संहिता (एलसी आरएफ);
• कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने, कार्य पुस्तिका प्रपत्र तैयार करने और उन्हें नियोक्ताओं को प्रदान करने के नियम, रूसी संघ की सरकार के "कार्य पुस्तकों पर" दिनांक 16 अप्रैल, 2003 संख्या 225 (बाद में नियम, संकल्प के रूप में संदर्भित) द्वारा अनुमोदित संख्या 225);
• सामाजिक विकास मंत्रालय के दिनांक 10 अक्टूबर 2003 के संकल्प संख्या 69 (बाद में निर्देश के रूप में संदर्भित) द्वारा अनुमोदित कार्यपुस्तिकाओं को भरने के निर्देश।

दुर्भाग्यवश, उल्लिखित दस्तावेज़ों के बीच अक्सर विरोधाभास का सामना करना पड़ता है। तो, बर्खास्तगी का एक रिकॉर्ड इच्छानुसाररूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार, इसे कोड के शब्दों (रूसी संघ के श्रम संहिता के भाग 5, अनुच्छेद 84.1) के अनुसार सख्ती से दस्तावेज़ में दर्ज किया जाना चाहिए। वहीं, नियम कहते हैं कि बर्खास्तगी आदेश के मुताबिक शब्दों को लिखना जरूरी है।

जिम्मेदार कर्मचारियों को नियमों के पदानुक्रम पर ध्यान देना चाहिए। यदि अन्य अधिनियम रूसी संघ के श्रम संहिता का खंडन करते हैं, तो उन्हें लागू नहीं किया जाना चाहिए। ऊपर वर्णित मामले में, कोड के अनुसार एक आदेश (और फिर श्रम रिकॉर्ड में एक प्रविष्टि) तैयार करना आवश्यक है।

हम बुनियादी नियमों को सूचीबद्ध करते हैं जो कार्मिक अधिकारी को बताएंगे कि कार्यपुस्तिका कैसे भरें:

• उद्यम में 5 दिनों से अधिक समय तक काम करने वाले प्रत्येक व्यक्ति के लिए वर्क परमिट जारी किया जाता है;
• जिस अवधि के लिए प्रविष्टि की जानी चाहिए वह 7 दिन है;
• प्रविष्टियों में अरबी अंकों का उपयोग किया जाना चाहिए;
• आप काले, नीले या बैंगनी पेन से लिख सकते हैं;
• संक्षिप्तीकरण और सुधार निषिद्ध हैं (सुधार केवल नियमों के खंड 27 द्वारा निर्धारित तरीके से और केवल "कार्य के बारे में जानकारी" और "पुरस्कारों के बारे में जानकारी" अनुभागों में ही अनुमति दी जाती है);
• प्रत्येक प्रविष्टि में एक क्रमांक होना चाहिए।

कार्यपुस्तिका के अनुभाग कैसे भरें: 2018-2019 में भरने का एक उदाहरण

दस्तावेज़ फॉर्म को संकल्प संख्या 225 द्वारा अनुमोदित किया गया था - फॉर्म कहाँ से प्राप्त करें, इसका वर्णन लेख में किया गया है, कार्यपुस्तिका फॉर्म प्राप्त करने, संग्रहीत करने और भरने की प्रक्रिया (बारीकियाँ)। इस प्रकार, श्रम रिपोर्ट में कई खंड होते हैं जो कर्मचारी की पहचान करने, उसके पेशे, योग्यता, कार्य अनुभव की लंबाई और प्राप्त पुरस्कारों के बारे में जानने में मदद करते हैं। इन अनुभागों में शामिल हैं:

• व्यक्तिगत डेटा;
• कार्य गतिविधि के बारे में जानकारी;
• प्रोत्साहनों के बारे में जानकारी (बोनस को छोड़कर)।

उपरोक्त के साथ-साथ सामान्य नियम, प्रत्येक अनुभाग के लिए विधायक ने भरने के लिए विशिष्ट नियम विकसित किए हैं, जिन पर हम आगे विचार करेंगे।

लेबर कवर पेज कैसे भरें

कर्मचारी के बारे में जानकारी दस्तावेज़ के शीर्षक पृष्ठ पर दर्शाई गई है। निर्देशों के पैराग्राफ 2 द्वारा निर्देशित, कार्मिक अधिकारी को यह दर्ज करना होगा:

• कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा, जैसा कि पासपोर्ट में दर्शाया गया है, बिना संक्षिप्तीकरण के;
• यदि कर्मचारी के पास उपयुक्त दस्तावेज़ है तो शिक्षा के बारे में जानकारी;
• उस पेशे का नाम जिसमें व्यक्ति उद्यम में काम करेगा;
• दस्तावेज़ पूरा होने की तिथि.

सभी अभिलेख कर्मचारी एवं कर्मचारी के हस्ताक्षर से प्रमाणित होने चाहिए कार्मिक सेवा, साथ ही संगठन की मुहर (यदि कोई हो)। शीर्षक पृष्ठ व्यक्ति के कार्य के प्रथम स्थान पर भरा जाता है।

यदि किसी कर्मचारी का व्यक्तिगत डेटा बदल गया है, तो एचआर कर्मचारी इस डेटा को एक पंक्ति से काट सकते हैं और नए डेटा का संकेत दे सकते हैं। ऐसा करने के लिए, कर्मचारी को व्यक्तिगत डेटा में परिवर्तन की पुष्टि करने वाले आधिकारिक दस्तावेज़ जमा करने होंगे, और कार्मिक अधिकारी को इन दस्तावेज़ों से जानकारी को कार्यपुस्तिका के अंदरूनी कवर पर कॉपी करना होगा। कार्यपुस्तिका में उपनाम सही करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कार्यपुस्तिका में उपनाम बदलने का रिकॉर्ड - नमूना लेख देखें।

यदि वांछित है, तो नियोक्ता शीर्षक पृष्ठ पर होलोग्राम लगा सकता है - होलोग्राफिक स्टिकर का उपयोग किस लिए किया जाता है, इसका वर्णन लेख में किया गया है कि कार्यपुस्तिका में होलोग्राम को उचित रूप से कहां रखा जाए - नमूना?

"नौकरी सूचना" अनुभाग को सही ढंग से कैसे प्रारूपित करें

कार्मिक विभाग के कर्मचारियों को यह जानना चाहिए कि कार्यपुस्तिका को सही ढंग से कैसे तैयार किया जाए, जिसमें वह अनुभाग भी शामिल है जहां कार्य के बारे में जानकारी दी गई है।

किसी को नौकरी पर रखने की आवश्यकता है? इस मामले में, कार्मिक सेवा कर्मचारी को निर्देशों के पैराग्राफ 3 द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए और क्रम संख्या के तहत कार्यपुस्तिका में लिखना चाहिए:

• पूर्ण और संक्षिप्त रूप में संगठन का नाम;
• नाम संरचनात्मक इकाईजहां एक व्यक्ति को नौकरी मिलती है;
• उस पेशे का नाम जिसमें कर्मचारी काम करेगा;
• वह तारीख जब कर्मचारी ने काम करना शुरू किया।

यदि कोई व्यक्ति सफलतापूर्वक कार्य करता है, एक नई रैंक या कक्षा प्राप्त करता है, तो इसे उसकी कार्यपुस्तिका में दर्ज किया जाना चाहिए।

क्रमांक के अंतर्गत मानव संसाधन विभाग का कर्मचारी लिखता है:

• उच्च रैंक या वर्ग के कर्मचारी को असाइनमेंट के बारे में जानकारी;
• कर्मचारी के अतिरिक्त व्यवसायों या योग्यताओं के बारे में जानकारी।

अगर श्रमिक संबंधीखुद को थका चुके हैं और कर्मचारी से अलग होने का समय आ गया है, नियोक्ता को निर्देशों के खंड 5 की आवश्यकताओं के अनुसार उसकी बर्खास्तगी को सही ढंग से दर्ज करना होगा।

ऐसा करने के लिए, "कार्य सूचना" अनुभाग में, उपयुक्त क्रमांक के अंतर्गत, आपको यह बताना होगा:

• बर्खास्तगी का कारण;
• रोजगार संबंध की समाप्ति तिथि;
• नियोक्ता के निर्णय का नाम, संख्या और तारीख जिसके आधार पर बर्खास्तगी होती है।

महत्वपूर्ण! दस्तावेज़ में जानकारी सटीक रूप से निर्दिष्ट की जानी चाहिए, और शब्दों को श्रम कानून के अनुरूप होना चाहिए। सभी प्रविष्टियों की पुष्टि संगठन की मुहर (यदि कोई हो) और उसके प्रमुख के हस्ताक्षर से की जानी चाहिए।

"पुरस्कारों के बारे में जानकारी" अनुभाग भरने की प्रक्रिया

कार्यपुस्तिका के एक अन्य महत्वपूर्ण खंड में उन पुरस्कारों के बारे में जानकारी होती है जो कर्मचारी ने काम की प्रक्रिया में अर्जित किए हैं। निर्देशों के खंड 4 के अनुसार, जानकारी निम्नलिखित प्रारूप में दर्शाई गई है:

• रिकॉर्ड संख्या;
• संगठन का नाम;
• पुरस्कार के बारे में जानकारी;
• कर्मचारी को पुरस्कार किसने दिया, इसके बारे में जानकारी;
• उन गुणों के बारे में जानकारी जिनके लिए व्यक्ति को सम्मानित किया गया था;
• उस दस्तावेज़ से लिंक करें जिसके आधार पर पुरस्कार दिया गया था।

मानव संसाधन कर्मचारी को इस अनुभाग को सावधानीपूर्वक और सही ढंग से भरना चाहिए, क्योंकि पुरस्कारों का डेटा कर्मचारी के करियर को प्रभावित करता है और देता है अधिक संभावनाएँउसके भविष्य के रोजगार के लिए.

किसी कार्यपुस्तिका में विशेष मामलों का दस्तावेजीकरण कैसे करें

श्रम संबंधों के कुछ मामलों को कार्यपुस्तिका में दर्ज किया जाता है विशेष रूप से. ऐसे मामलों में अंशकालिक कार्य भी शामिल है। निर्देशों के खंड 3.1 के अनुसार कार्यपुस्तिका को मुख्य कार्य के स्थान पर रखा जाना चाहिए। लेकिन एक अंशकालिक कार्यकर्ता कार्मिक सेवा से कार्यपुस्तिका में अतिरिक्त जानकारी जोड़ने के लिए कह सकता है। ऐसा करने के लिए, अतिरिक्त कार्य के तथ्य की पुष्टि करना पर्याप्त है। उदाहरण के तौर पर आप सबूत के तौर पर पेश कर सकते हैं रोजगार अनुबंधकिसी अन्य संगठन के साथ.

दूसरी नौकरी में स्थानांतरण एक काफी सामान्य घटना है। श्रम संबंधों में ऐसे बदलावों को कार्यपुस्तिका में भी दर्ज किया जाना चाहिए। इस मामले में निम्नलिखित संकेत दिए गए हैं:

• रिकॉर्ड संख्या;
• स्थानांतरण की तिथि;
• जानकारी स्थानांतरित करना;
• नये विभाग या पद का नाम;
• उस आदेश की जानकारी जिसके आधार पर कर्मचारी का स्थानांतरण किया जाता है।

कार्मिक कर्मियों की जिम्मेदारी

कार्यपुस्तिका को सही ढंग से भरना श्रम संबंधों का एक महत्वपूर्ण घटक है। यदि दस्तावेज़ गलत तरीके से भरा गया है, तो कर्मचारी के लिए अपने कार्य अनुभव को साबित करना मुश्किल होगा। इसके अलावा, उसे भौतिक नुकसान भी उठाना पड़ेगा, क्योंकि त्रुटियों से भरी कार्यपुस्तिका के साथ उसे नौकरी नहीं मिल पाएगी।

इस क्षेत्र में उल्लंघन के लिए निम्नलिखित को उत्तरदायी ठहराया जा सकता है:

• उद्यम (संहिता के अनुच्छेद 5.27 और 13.20 के अनुसार प्रशासनिक प्रशासनिक अपराधआरएफ, जिसे इसके बाद रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के रूप में जाना जाता है, उदाहरण के लिए, कार्य पुस्तकों, या नागरिक कानून में आवश्यक प्रविष्टियाँ करने में विफलता के लिए, यदि उल्लंघन के परिणामस्वरूप कर्मचारी को नुकसान हुआ);
• कार्मिक सेवा अधिकारी (उपरोक्त के लिए प्रशासनिक)। प्रशासनिक अपराध संहिता के लेखसमान उल्लंघनों के लिए आरएफ, साथ ही सामग्री, यदि कार्मिक अधिकारी के उल्लंघन से उद्यम को नुकसान हुआ, और अनुशासनात्मक)।

मानव संसाधन विभाग के कर्मचारियों को सख्त औपचारिक नियमों के अनुसार तैयार की गई कार्यपुस्तिका के नमूनों का उपयोग करके सावधानीपूर्वक और सावधानी से कार्यपुस्तिकाएं भरनी चाहिए जो सभी के लिए बाध्यकारी हैं। इस क्षेत्र में त्रुटियां और उल्लंघन प्रशासनिक, नागरिक, वित्तीय और अनुशासनात्मक दायित्व शामिल हैं।

कार्यपुस्तिका कर्मचारी की कार्य गतिविधि के बारे में सारी जानकारी संग्रहीत करती है और इसका उपयोग उसके कार्य अनुभव की अवधि निर्धारित करने के लिए किया जाता है। कार्यपुस्तिका और प्रविष्टि के वर्तमान में मान्य प्रपत्र पोस्ट में स्थापित किए गए हैं। 16 अप्रैल, 2003 की संख्या 225। किसी कार्यपुस्तिका को सही ढंग से कैसे भरें, यह पोस्ट में दर्शाया गया है। 10 अक्टूबर 2003 की संख्या 69। इन प्रस्तावों में कुछ मुद्दों पर विसंगतियां हैं, जिनके संदर्भ की आवश्यकता है श्रम कोडऔर कार्यपुस्तिका प्राप्त करना और भी कठिन बना देता है।

यह निजी उद्यमियों के मामले में विशेष रूप से सच है जो रखरखाव की जिम्मेदारी लेने के लिए मजबूर हैं कार्मिक रिकॉर्ड. कार्यपुस्तिका भरने के मानकों से थोड़ा सा भी विचलन अमान्यता की ओर ले जाता है दर्ज की गई जानकारी, साथ ही अभिलेखों में की गई विभिन्न त्रुटियाँ। परिणामों को खत्म करने के लिए, संबंधित कॉलम में स्थापित पैटर्न के अनुसार सख्ती से सुधार किए जाते हैं। असाधारण मामलों में, कर्मचारी को डुप्लिकेट जारी किया जाता है।

यह कब खुलता है

प्रत्येक कार्यपुस्तिका का अपना नंबर होता है, जो कर्मचारी को जीवन भर के लिए जारी किया जाता है और कुछ मामलों को छोड़कर इसे बदला नहीं जा सकता। यदि हाल ही में नियुक्त कर्मचारी के पास यह दस्तावेज़ नहीं है, तो आपको उसके लिए एक नया दस्तावेज़ खोलना होगा। यदि कोई था, लेकिन किसी कारण से प्रदान नहीं किया जा सकता है, तो यह जानकारी अधिनियम में परिलक्षित होती है, जिसे हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है: नई कार्यपुस्तिका जारी करने वाला व्यक्ति, कर्मचारी और गवाह।

दस्तावेज़ उस कर्मचारी के लिए जारी किया जाता है जिसने कंपनी के लिए कम से कम छह दिनों तक काम किया है, और इसे उसके रोजगार की तारीख से एक सप्ताह के भीतर पूरा किया जाना चाहिए। यह प्रक्रिया जिस कर्मचारी की उपस्थिति में की जाती है वेतनबाद में फॉर्म की कीमत काट ली जाती है।

नौकरी के लिए आवेदन करते समय कार्यपुस्तिका, नमूना भरना:

कैसे भरें

कार्यपुस्तिका में सभी प्रविष्टियाँ दर्ज की जाती हैं अधिकारीप्रबंधक के आदेश से ऐसा करने के लिए अधिकृत संगठन, अक्सर मानव संसाधन विभाग के एक कर्मचारी द्वारा। उसकी अनुपस्थिति में, यह उद्यम का लेखाकार या निदेशक हो सकता है। दस्तावेज़ लेखांकन पुस्तक में पंजीकरण के अधीन है और नियोक्ता द्वारा तब तक रखा जाता है जब तक कि कर्मचारी को बर्खास्त नहीं किया जाता या काम के किसी अन्य स्थान पर स्थानांतरित नहीं किया जाता। यदि आवश्यक हो, तो कर्मचारी को अनुरोध के स्थान पर पुस्तक से एक उद्धरण दिया जाता है।

कार्यपुस्तिका से उद्धरण - नमूना भरना:

रिकॉर्ड सुपाठ्य लिखावट में रखे जाते हैं, सभी शब्द बिना किसी संक्षिप्तीकरण के पूर्ण रूप से दिए जाते हैं। तिथियों, विशेषताओं और अन्य जानकारी की संख्यात्मक अभिव्यक्ति केवल अरबी अंकों में इंगित की जाती है। साथ ही महीने का नाम भी आप शब्दों में नहीं लिख सकते. दिनांक भरने का सही प्रारूप 03/05/2019 है। बॉलपॉइंट, जेल और फाउंटेन पेन का उपयोग स्वीकार्य है। उनमें मौजूद पेस्ट, जेल और स्याही पानी और पराबैंगनी किरणों के प्रति अत्यधिक प्रतिरोधी होनी चाहिए। इष्टतम रंग नीले, गहरे बैंगनी और काले रंग के रंग हैं।

प्रलेखन

कार्यपुस्तिका भरने के लिए आपको चाहिए:

• कर्मचारी का पासपोर्ट (या अन्य पहचान दस्तावेज);
• शिक्षा का डिप्लोमा;
• कार्य रिकॉर्ड बुक;
• व्यक्तिगत उद्यमी का प्रमाण पत्र या संगठन का चार्टर;
• आधिकारिक सील।

कार्यपुस्तिका का शीर्षक पृष्ठ कैसे भरें, इसकी जानकारी के लिए वीडियो देखें।

कार्यपुस्तिका को तीन भागों में बांटा गया है:

1. एक शीर्षक पृष्ठ जिसमें दस्तावेज़ के स्वामी के बारे में जानकारी होती है।
2. कार्य के बारे में जानकारी, जिसमें उन उद्यमों का नाम भी शामिल है जहां कार्य किया गया था कार्य गतिविधिऔर इसकी अवधि.
3. पुरस्कार अनुभाग.

कृपया ध्यान दें कि कार्यपुस्तिकाएँ भरने के नियम आपको संभावित परिवर्तनों की स्थिति में समायोजन करने के लिए बाध्य करते हैं:

• कंपनी का नाम (कानूनी रूप सहित);
• मुद्रण का प्रकार (एक पुस्तक में अलग-अलग का उपयोग करना अस्वीकार्य है!)।

शीर्षक पेज

कार्यपुस्तिका के पहले पृष्ठ पर आपको कर्मचारी द्वारा उपलब्ध कराए गए दस्तावेजों के आधार पर उसके बारे में सारी जानकारी दर्शानी होगी। इसमें शामिल होना चाहिए:

• मालिक का पूरा नाम;
• जन्म तिथि (संख्यात्मक शब्दों में);
• शिक्षा का स्तर (माध्यमिक, विशिष्ट माध्यमिक, उच्चतर);
• डिप्लोमा में दर्शाए गए पेशे का नाम;
• कार्यपुस्तिका खोलने की तिथि;
• कर्मचारी का हस्ताक्षर;
• दस्तावेज़ भरने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर;
• संगठन की आधिकारिक मुहर.

कार्यपुस्तिका का शीर्षक पृष्ठ, नमूना भरना 2019:

नौकरी विवरण

मध्य और सबसे व्यापक अनुभाग के प्रत्येक पृष्ठ में चार कॉलम होते हैं:

1. प्रविष्टि की क्रम संख्या (नंबर 1 से आगे)।
2. नियुक्ति तिथि एवं अन्य घटनाएँ।
3. रिकॉर्ड स्वयं, जो संगठन (इसका पूरा और संक्षिप्त नाम), नौकरी का शीर्षक (योग्यता का संकेत) और विभाग के बारे में जानकारी का प्रतिनिधित्व करता है। नियुक्ति के तथ्य के अलावा, किसी अन्य पद पर स्थानांतरण और बर्खास्तगी के मामले भी यहां दर्ज किए जाते हैं। इसके बारे में जानकारी आदेश जारी होने की तारीख से 7 दिनों के भीतर कॉलम में दर्ज की जानी चाहिए, बर्खास्तगी के रिकॉर्ड के अपवाद के साथ, जो सीधे इसके कमीशन के दिन तैयार किया जाता है।
4. प्रविष्टि के दस्तावेजी साक्ष्य - आदेश का नाम, उसके जारी होने की तारीख और संख्या (उस क्रम में)।

कार्यपुस्तिका में काम के बारे में नोट्स कैसे बनाएं, इसकी जानकारी के लिए वीडियो देखें

अतिरिक्त जानकारी

1. कर्मचारी के अनुरोध पर इसमें अंशकालिक कार्य की जानकारी दर्ज की जाती है। प्रविष्टि किसी अन्य उद्यम द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों के आधार पर की जाती है जहां कर्मचारी संयुक्त पद पर कार्यरत है। इस मामले में, कॉलम भरने के लिए उन्हीं सिद्धांतों का उपयोग किया जाता है जैसे मुख्य कार्य के बारे में जानकारी दर्ज करते समय किया जाता है। कार्यपुस्तिका को मुख्य कार्य के स्थान पर कार्मिक विभाग के कर्मचारी द्वारा रखा जाना चाहिए, केवल वही है जिसे इसमें कोई भी जानकारी दर्ज करने का अधिकार है।
2. दूसरे पेशे का अधिग्रहण, रैंक प्राप्त करना और उन्नत प्रशिक्षण भी इस खंड में परिलक्षित होते हैं।
3. यदि उद्यम का नाम बदल दिया जाता है, तो उस दस्तावेज़ को इंगित करते हुए एक संबंधित प्रविष्टि बनाई जाती है जो इसके लिए आधार के रूप में कार्य करती है। यह जानकारीकर्मचारी के रोजगार और बर्खास्तगी के दौरान दी गई मुहरों में विसंगति को समझाने में सक्षम होगा। किसी पद का नाम बदलते समय भी यही चरण अपनाए जाते हैं।
4. उद्यम के पुनर्गठन के मामले में, अनुभाग नई कंपनी में उसके बाद के रोजगार के साथ कर्मचारी की बर्खास्तगी को नोट करता है।

एलएलसी के परिसमापन के दौरान कार्यपुस्तिका भरने का नमूना:

उदाहरण

ए.एस. कोपाचेवा 27 फरवरी, 2016 को एवेलन ओजेएससी में कानूनी सलाहकार के पद पर शामिल हुईं। 12 अगस्त, 2016 को उन्हें वरिष्ठ कानूनी सलाहकार के पद पर स्थानांतरित कर दिया गया। इस तथ्य"कार्य सूचना" अनुभाग में परिलक्षित हुआ था।

किसी कर्मचारी को बर्खास्त करते समय, कॉलम नंबर 3 में आपको श्रम संहिता के नियामक अधिनियम को इंगित करना होगा, जिसके अनुसार यह उपाय लागू किया गया था। प्रविष्टि की पुष्टि कंपनी या मानव संसाधन विभाग की मुहर और कार्यपुस्तिका भरने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर से होनी चाहिए। कर्मचारी को भी इस कॉलम में हस्ताक्षर करना होगा, जिससे उसके काम के दौरान की गई प्रविष्टियों के साथ उसकी सहमति की पुष्टि हो सके।

ए. एम. शोलोखोव ने सीजेएससी कॉन्टिनेंट में एक सेल्समैन के रूप में कार्य किया। 6 मार्च, 2017 को उन्हें बिना अनुपस्थिति के कारण निकाल दिया गया अच्छा कारण. उसी दिन बर्खास्तगी आदेश पर हस्ताक्षर किये गये।

पुरस्कार

इस अनुभाग में कर्मचारी को दी गई उपाधियों, डिप्लोमा, प्रमाणपत्र और कंपनी के आंतरिक नियमों और कानून द्वारा प्रदान किए गए अन्य पुरस्कारों के बारे में जानकारी शामिल है। इनमें प्रबंधन की ओर से मौखिक आभार, साथ ही पेरोल प्रणाली में शामिल नियमित रूप से भुगतान किए गए नकद बोनस शामिल नहीं हैं। जो समझाता है पूर्ण अनुपस्थितिइस अनुभाग की जानकारी अधिकांश कर्मचारियों की कार्यपुस्तिकाओं में पाई जाती है। इसके अलावा, किसी कर्मचारी को संबंधित आदेश जारी किए बिना जारी किए गए विभिन्न प्रमाण पत्र और डिप्लोमा भी केवल कृतज्ञता की नाममात्र अभिव्यक्ति हैं, जो न तो कार्यपुस्तिका में या व्यक्तिगत फ़ाइल में परिलक्षित नहीं होते हैं।

कार्यपुस्तिका 2019 भरना, नमूना:

डिज़ाइन डालें

यदि कार्यपुस्तिका में सभी खाली स्थान समाप्त हो गए हैं और नई प्रविष्टियाँ करने के लिए कहीं नहीं है, तो इंसर्ट खुल जाता है। आमतौर पर इसे दस्तावेज़ के अंत में सिल दिया जाता है, क्योंकि कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों में इसके बारे में कोई विशेष निर्देश नहीं हैं। सम्मिलन के मुद्दे के बारे में मुख्य पुस्तक के शीर्षक पृष्ठ (या कवर) पर एक मोहर लगाई जाती है, जो इसकी श्रृंखला और संख्या को दर्शाती है।

दोनों दस्तावेज़ों को बनाए रखने के नियम समान हैं; प्रविष्टि का शीर्षक पृष्ठ भी पूरा होना चाहिए। जिस संख्या पर कार्यपुस्तिका भरना समाप्त हुआ उसके बाद प्रविष्टियों की संख्या जारी रहती है। यदि इंसर्ट भरते समय त्रुटियां हुई हों तो रिपोर्ट बनाकर आयोग की उपस्थिति में इसका निस्तारण किया जाएगा। यही बात अस्वीकृत या पुराने कार्य रिकॉर्ड पर भी लागू होती है।

हम आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए तैयार हैं - उन्हें टिप्पणियों में पूछें

कार्यपुस्तिका भरने की प्रक्रिया कर्मचारी के मुख्य दस्तावेज़ में प्रविष्टियाँ करने के लिए क्रियाओं का क्रम है, जो रोजगार के तथ्य को दर्शाती है और उसके कार्य अनुभव की पुष्टि करती है। पेंशन भुगतान की गणना इस दस्तावेज़ में प्रविष्टियों के आधार पर की जाती है, इसलिए इस दस्तावेज़ में सभी प्रविष्टियों को सही ढंग से दर्ज करना महत्वपूर्ण है। डेटा दर्ज करते समय हुई त्रुटियों के लिए नियोक्ता जिम्मेदार है। हम आपको बताएंगे कि कार्यपुस्तिका कैसे भरें और 2019 के लिए कार्यपुस्तिका कैसे भरें इसका एक नमूना देंगे।

आपको किन नियमों का पालन करना चाहिए?

सबसे पहले, यह उल्लेख करना आवश्यक है कि कार्यपुस्तिकाएँ भरना विनियमित है रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 66. इसके अतिरिक्त दो अन्य मूलभूत दस्तावेजों का उल्लेख आवश्यक है।

कार्यपुस्तिका भरने के नमूने और नियमों को मंजूरी दे दी गई है रूस के श्रम मंत्रालय का संकल्प दिनांक 10 अक्टूबर 2003 संख्या 69. यह दस्तावेज़ में जानकारी दर्ज करने और गलत प्रविष्टियों को सही करने की बारीकियों का विवरण देता है।

प्रश्न का उत्तर देने वाले निर्देशों के अलावा: कार्यपुस्तिका (2019) में प्रविष्टियाँ सही ढंग से कैसे करें - कार्यपुस्तिकाओं को बनाए रखने और संग्रहीत करने के नियम भी स्वीकृत हैंरूसी संघ की सरकार का डिक्री दिनांक 16 अप्रैल, 2003 संख्या 225.

सही डिजाइन के लिए कौन जिम्मेदार है

भरने के निर्देशों में प्रविष्टियाँ करने के लिए निम्नलिखित नियम शामिल हैं:

• तारीखें अरबी अंकों में "05/17/2019" प्रारूप में दर्ज की गई हैं;
• काले, नीले या बैंगनी रंग के फाउंटेन पेन, हीलियम पेन या बॉलपॉइंट पेन का उपयोग करें;
• संक्षिप्ताक्षरों का प्रयोग न करें;
• प्रविष्टियों को सही करते समय उन्हें काट न दें (शीर्षक पृष्ठ पर लागू नहीं होता है), गलत प्रविष्टि के नीचे वे लिखते हैं "प्रविष्टि संख्या __ अमान्य है", और नीचे सही दर्ज करें;
• पूरा नाम। जन्मतिथि - पासपोर्ट के आधार पर, प्रारंभिक अक्षरों को प्रतिस्थापित किए बिना, पूर्ण रूप से लिखें;
• प्रासंगिक दस्तावेजों के आधार पर पेशे और शिक्षा के बारे में जानकारी भी;
• कर्मचारी के हस्ताक्षर से जानकारी प्रमाणित होनी चाहिए।

कार्यपुस्तिका 2019 भरने का नमूना

कार्यपुस्तिका प्रपत्र को रूसी संघ की सरकार के दिनांक 16 अप्रैल, 2003 संख्या 225 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था।

नमूने दिखाएंगे कि कार्यपुस्तिका (2019) को अनुभाग दर अनुभाग कैसे भरना है और शीर्षक पृष्ठ कैसा दिखना चाहिए।

दस्तावेज़ में तीन भाग हैं:

• शीर्षक भाग - कर्मचारी के बारे में बुनियादी जानकारी;
• कार्य के बारे में जानकारी - नियुक्ति, स्थानांतरण और बर्खास्तगी के बारे में जानकारी;
• पुरस्कारों के बारे में जानकारी.

आइए देखें कि पुस्तक के प्रत्येक भाग को सही ढंग से कैसे भरें।

शीर्षक पृष्ठ भरना

शीर्षक पृष्ठ विशेष सावधानी से तैयार किया जाना चाहिए। कोई भी धब्बा या अशुद्धि पुस्तक प्रपत्र को अनुपयोगी बना देती है।

इस श्रम पृष्ठ में निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

• पूरा नाम। मालिक;
• उसके जन्म की तारीख;
• शिक्षा (माध्यमिक, विशिष्ट माध्यमिक, उच्चतर);
• पेशे का नाम, जैसा कि डिप्लोमा में है;
• पुस्तक खोलने की तिथि;
• फॉर्म भरने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर;
• संगठन की मुहर (यदि कोई हो)।

यह पृष्ठ कर्मचारी द्वारा उपलब्ध कराये गये दस्तावेजों के अनुसार ही भरा जाता है। यह एक पासपोर्ट, एसएनआईएलएस, एक शिक्षा दस्तावेज (आमतौर पर एक डिप्लोमा), विवाह का प्रमाण पत्र (तलाक) होना चाहिए।

कार्यपुस्तिका (2019) का शीर्षक पृष्ठ इस प्रकार है:

अनुभाग "नौकरी की जानकारी"

इस अनुभाग के प्रत्येक पृष्ठ में 4 कॉलम हैं:

1. वर्तमान रिकॉर्ड की क्रम संख्या.
2. नियुक्ति, गोलीबारी, पुरस्कार और अन्य आयोजनों की तिथि।
3. संगठन, नौकरी का शीर्षक और विभाग के बारे में जानकारी। नियुक्ति, बर्खास्तगी और दूसरे पद पर स्थानांतरण के तथ्य भी यहां दर्ज किए जाते हैं।
4. की गई प्रविष्टि की पुष्टि - उस क्रम का नाम, दिनांक और संख्या जिसके अनुसार प्रविष्टि की गई थी।

इस अनुभाग में जानकारी नियुक्ति, किसी अन्य पद पर स्थानांतरण, पुरस्कार, प्रोत्साहन आदि पर आदेश जारी होने की तारीख से 7 दिनों के भीतर शामिल की जानी चाहिए।

कार्यपुस्तिका के इस भाग में उद्यम का पुनर्गठन भी परिलक्षित होता है। ये रिकॉर्ड काम पर रखने और नौकरी से निकालने के लिए अलग-अलग मुहरों को समझाने में मदद करेंगे।

कितना महत्वपूर्ण है इसके बारे में बात करने की जरूरत नहीं है सही भरनाकार्यपुस्तिका (2019) - आखिरकार, कर्मचारी की भविष्य की पेंशन और अन्य सामाजिक लाभों का आकार इस पर निर्भर हो सकता है

स्थानांतरण करते समय

कार्यपुस्तिका के इस भाग में एक पद से दूसरे पद पर परिवर्तन भी परिलक्षित होता है।

अनुवाद दो प्रकार के होते हैं:

• आंतरिक - एक कर्मचारी एक ही संगठन में रहते हुए अपना पद बदलता है;
• बाहरी - नियोक्ता बदलता है। इस मामले में, पिछला रोजगार अनुबंध समाप्त हो जाता है और एक नया अनुबंध समाप्त हो जाता है।

आंतरिक स्थानांतरण करते समय, पुस्तक के तीसरे कॉलम में, "पद पर स्थानांतरित..." लिखें और इंगित करें नई स्थितिऔर विभाग का नाम, यदि बदल गया हो।

बाहरी स्थानांतरण करते समय, एक संगठन से बर्खास्तगी के आदेश की संख्या और तारीख और दूसरे संगठन में रोजगार के आदेश की संख्या और तारीख का संकेत दिया जाता है। दोनों ही मामलों में, आपको कर्मचारी की स्थिति बतानी होगी।

अंशकालिक कार्य करते समय

अंशकालिक कार्य की जानकारी भी यहां दर्ज की जा सकती है। पुस्तक में प्रविष्टि किसी अन्य संगठन से उपलब्ध कराए गए दस्तावेजों के आधार पर भी की जाती है। अर्थात्, कर्मचारी कार्य के मुख्य स्थान पर एक प्रमाण पत्र लाता है, जिसमें शामिल होना चाहिए:

• संगठन का पूरा और संक्षिप्त नाम;
• कर्मचारी की स्थिति का नाम;
• भाड़े की तारीख;
• संगठन विवरण.

प्रमाण पत्र के साथ, कर्मचारी निःशुल्क रूप में लिखा गया एक आवेदन और किसी अन्य संगठन के आदेश की प्रमाणित प्रति जमा करता है कि उसे काम पर रखा गया है। यदि ये दस्तावेज़ सही ढंग से भरे गए हैं, तो उद्यम का प्रमुख, जिसे मुख्य कार्य माना जाता है, कार्यपुस्तिका में एक अतिरिक्त प्रविष्टि बनाने का आदेश जारी करता है। संयोजन करते समय कार्यपुस्तिका को सही ढंग से भरने के तरीके पर हमारा नमूना खोलकर शब्दों को देखा जा सकता है।

बर्खास्तगी पर

पुस्तक का यह भाग बर्खास्तगी पर उसी प्रकार भरा जाता है।

तीसरा कॉलम बर्खास्तगी के आधार को इंगित करता है, और चौथे कॉलम में उस आदेश का विवरण होता है जिसके आधार पर रोजगार अनुबंध समाप्त किया गया था।

कार्यपुस्तिका में इन प्रविष्टियों को एक मुहर (यदि कोई हो) और मानव संसाधन विभाग के एक कर्मचारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए। यदि उद्यम के पास कोई कार्मिक विभाग या कार्यपुस्तिकाएँ तैयार करने और बनाए रखने के लिए जिम्मेदार विभाग नहीं है, तो यह सब संगठन के प्रमुख द्वारा किया जाना चाहिए।

अनुभाग "पुरस्कारों के बारे में जानकारी"

कार्यपुस्तिका का एक अन्य अनुभाग जिसे पूरा किया जाना चाहिए वह पुरस्कारों पर अनुभाग है। इसमें निम्नलिखित घटनाओं के बारे में जानकारी शामिल है:

• वितरण राज्य पुरस्कार(साथ ही मानद उपाधियाँ प्रदान करना);
• डिप्लोमा, प्रमाणपत्र, पदक, आदेश, प्रतीक चिन्ह प्रदान करना;
• श्रम प्रोत्साहन रूसी संघ के श्रम संहिता या संगठन के आंतरिक नियमों में निर्धारित है।

पुस्तक का अनुभाग पिछले भाग की तरह ही भरा गया है:

• कॉलम 1 - प्रविष्टि की क्रम संख्या;
• 2 कॉलम - पुरस्कार की तारीख;
• 3 कॉलम - कंपनी का नाम, पद और पुरस्कार का प्रकार;
• 4 कॉलम - उस आदेश का विवरण जिसके आधार पर पुरस्कार दिया गया।

सुधार करना

समय के साथ, कार्यपुस्तिका में निर्दिष्ट डेटा बदल सकता है। उदाहरण के लिए, एक महिला शादी कर लेती है और अपना अंतिम नाम बदल लेती है, या किसी कर्मचारी को प्राप्त होता है अतिरिक्त शिक्षा. किताब में बदलाव कैसे करें?

यदि अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक नाम में कोई परिवर्तन होता है, तो मौजूदा प्रविष्टि को एक पंक्ति से काट दिया जाता है, और बाईं ओर नई जानकारी दर्ज की जाती है। इसकी सटीकता की पुष्टि दस्तावेज़ के नाम और संख्या से होती है जो परिवर्तनों का आधार था (उदाहरण के लिए, विवाह प्रमाणपत्र)। नया डेटा सुधार करने वाले जिम्मेदार कर्मचारी के हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलेख और संगठन की मुहर (यदि कोई हो) द्वारा प्रमाणित किया जाता है।

जब सौंपा गया नया वर्गीकरणशिक्षा में, एक मौजूदा प्रविष्टि को एक पंक्ति से काट दिया जाता है, और एक नई प्रविष्टि ऊपर लिखी जाती है।

किसी संगठन का नाम बदलते समय, सुधार इस प्रकार किए जाते हैं:

1. कॉलम 1 और 2 खाली रहते हैं.
2. कॉलम 3 संगठन के नाम में परिवर्तन को दर्ज करता है। इस मामले में, पिछले और नए नाम पूर्ण और संक्षिप्त रूप में दर्शाए गए हैं।
3. कॉलम 4 में उस दस्तावेज़ का विवरण है जिसके आधार पर नाम बदला गया था।

यदि कार्यपुस्तिका भरते समय कोई गलती हुई हो या गलत प्रविष्टि की गई हो, तो उसे काटा नहीं जा सकता।

गलत प्रविष्टि के बाद क्रम में अगले का नंबर लगा दिया जाता है। कॉलम 2 में संशोधन की तारीख दर्शाई गई है। कॉलम 3 इंगित करता है "रिकॉर्ड नंबर...अमान्य माना जाएगा।" इसके बाद सही प्रविष्टि की जानी चाहिए।

कॉलम 4 भरने के लिए दो विकल्प हैं:

• आदेश की तारीख और संख्या को फिर से इंगित करें जो अमान्य प्रविष्टि का आधार बनी;
• सुधार करने के लिए जारी आदेश की संख्या और तारीख बताएं।

लाइनर

कार्य रिपोर्ट के सभी रिक्त पृष्ठ भर जाने के बाद, डेटा को एक सम्मिलित प्रपत्र पर दर्ज किया जाएगा, जिसे कर्मचारी अतिरिक्त रूप से खरीदता है। नियोक्ता द्वारा श्रम दस्तावेज़ की तरह ही प्रविष्टि भरी जाती है:

• कर्मचारी की व्यक्तिगत जानकारी भरी गई है;
• तारीख दर्ज की गई है;
• कर्मचारी के संबंध में वर्तमान जानकारी भरी गई है;
• रिकॉर्ड संगठन के हस्ताक्षर और मुहर द्वारा प्रमाणित होते हैं।

फॉर्म को पूर्ण कार्यपुस्तिका के अंत में सिल दिया जाता है। मुख्य दस्तावेज़ के शीर्षक पृष्ठ पर इसकी श्रृंखला और संख्या को इंगित करने वाले इंसर्ट के मुद्दे को इंगित करने वाला एक स्टाम्प लगाया जाता है।

किसी कर्मचारी के पास कितनी प्रविष्टियाँ हो सकती हैं, यह कानून द्वारा स्थापित नहीं है।

श्रम दस्तावेज़ की तरह, इन्सर्ट के डिज़ाइन की भी अपनी आवश्यकताएँ होती हैं:

• कवर बरकरार रहना चाहिए;
• त्रुटि सुधार अस्वीकार्य है;
• कोई सम्मिलित नहीं कानूनी बलस्वयं श्रम के बिना;
• यदि कार्य में ही परिवर्तन किए जाते हैं, तो उन्हें प्रत्येक सम्मिलित प्रपत्र में शामिल किया जाना चाहिए।

डुप्लीकेट कार्यपुस्तिका

यदि कार्य दस्तावेज़ खो जाता है या क्षतिग्रस्त हो जाता है तो डुप्लिकेट जारी किया जाता है। यदि इस समय कर्मचारी के पास दस्तावेज़ है, तो उसे पुनर्स्थापित करने के लिए उसे अंतिम नियोक्ता से संपर्क करना होगा। डुप्लिकेट जारी करने के लिए, आपको एक संबंधित आवेदन जमा करना होगा, जिसकी समीक्षा 15 दिनों से अधिक के भीतर नहीं की जानी चाहिए। इसके अतिरिक्त, कर्मचारी से उसके पिछले कार्यस्थल को दर्शाने वाले दस्तावेज़ मांगे जा सकते हैं।

नई कार्य रिपोर्ट में शीर्ष पर शीर्षक पृष्ठ पर "डुप्लिकेट" लिखा होना चाहिए। आगे की फिलिंग मानक के रूप में होती है। कर्मचारी द्वारा उपलब्ध कराए गए दस्तावेजों के आधार पर पिछले कार्यस्थलों के बारे में सभी जानकारी भरी जाती है।

यदि हानि या क्षति नियोक्ता की गलती के कारण हुई है, तो जानकारी को पुनर्स्थापित करने का सारा काम उसी पर पड़ता है।

कॉपी को प्रमाणित कैसे करें

अक्सर ऐसे मामले होते हैं जब किसी कर्मचारी को रोजगार दस्तावेज़ की एक प्रति की आवश्यकता होती है। इसे प्राप्त करने के लिए, आपको नियोक्ता को संबोधित एक आवेदन लिखना होगा। आवेदन पत्र स्थापित नहीं है, लेकिन निष्पादन के स्थापित नियमों का पालन करना उचित है:

• शीट के ऊपरी दाएं कोने में - प्रबंधक और कर्मचारी का डेटा;
• केंद्र में - शब्द "कथन";
• फिर याचिका का पाठ स्वयं (हमारे मामले में, पाठ इस प्रकार हो सकता है: "रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 62 के आधार पर, मैं आपसे प्रमाणित कार्यपुस्तिका की एक प्रति देने के लिए कहता हूं।" निर्धारित तरीके से");
• दिनांक और हस्ताक्षर.

आवेदन स्वीकृत होने के बाद तीन दिन के भीतर कार्य रिपोर्ट की प्रमाणित प्रति तैयार कर जारी करनी होगी।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि 1 जुलाई 2018 को नया GOST R 7.0.97-2016 "रूसी संघ का राष्ट्रीय मानक" लागू हुआ। सूचना, पुस्तकालयाध्यक्षता और प्रकाशन पर मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण. दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ", जिसने कार्यपुस्तिका की एक प्रति को प्रमाणित करने की प्रक्रिया में मामूली बदलाव किए।

सब कुछ ठीक से करने के लिए, आपको एक निश्चित एल्गोरिथम का पालन करना होगा:

1. सभी पूर्ण शीटों की प्रतिलिपियाँ बनाएँ। इस मामले में, प्रतियां एक तरफा होनी चाहिए।
2. शीटों को क्रमांकित करें और सिलाई करें। आखिरी शीट के पीछे, आपको धागों के सिरों को एक पेपर स्टिकर से सील करना होगा, जिस पर आप लिखते हैं कि कितनी शीट हैं।
3. प्रत्येक कॉपी किए गए पृष्ठ को प्रमाणित किया जाना चाहिए (यदि एक फ़ाइल में स्टेपल नहीं किया गया है)। यह उस व्यक्ति द्वारा किया जाना चाहिए जिसे स्थानीय नियमों द्वारा ऐसा अधिकार दिया गया है। यदि ऐसा कोई व्यक्ति नहीं है, तो महानिदेशक को प्रतियों को प्रमाणित करना होगा।
4. फिर दस्तावेज़ को प्रमाणित करने वाला व्यक्ति "सत्य" लिखता है, अपनी स्थिति, प्रतिलेख और तारीख के साथ हस्ताक्षर लिखता है। आप संगठन की मुहर लगा सकते हैं (यदि कोई है तो), लेकिन कानून आपको ऐसा करने के लिए बाध्य नहीं करता है।
5. आपको मूल कार्य रिपोर्ट के संबंध में एक और प्रविष्टि जोड़ने की भी आवश्यकता है: "मूल दस्तावेज़ ___ वर्ष के लिए फ़ाइल संख्या ___ में (संगठन का नाम) में स्थित है" (यह तब लिखा जाता है जब कर्मचारी को इसे प्रदान करने के लिए एक प्रति की आवश्यकता होती है) तृतीय-पक्ष संगठन)।
6. कभी-कभी कोई कर्मचारी "वर्तमान में कार्यरत" जोड़ने के लिए कहता है। यह कानून द्वारा निषिद्ध नहीं है (बैंक आमतौर पर पूछते हैं)।