उसके में कार्य अभ्यासमैं बार-बार ऐसे प्रबंधकों से मिला हूं जिनके पास एक महत्वपूर्ण क्षमता है। यह दिन के दौरान बहुत से काम सही ढंग से प्राथमिकता देने और तनाव का अनुभव किए बिना करने की क्षमता है। ऐसा व्यक्ति कर्मों से अभिभूत नहीं हो सकता। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कितनी परियोजनाएं क्रियान्वित की जा रही हैं इस पल, वह जल्दी, शांति से और सही ढंग से प्राथमिकताएं निर्धारित करेगा, कार्यों का समूह बनाएगा और उन्हें एक के बाद एक निष्पादित करना शुरू कर देगा। मैंने इसके बारे में काफी सोचा, सहकर्मियों से बात की और महसूस किया कि ज्यादातर मामलों में यह क्षमता जन्मजात नहीं होती, बल्कि अर्जित होती है।

जब मैं हाई स्कूल में था, मेरे पसंदीदा चाचा ने मुझे दिया अच्छी सलाह: "आप दिन भर में क्या करते हैं, उस पर नज़र रखें और अंत में संक्षेप में बताएं।" चाचा ने काम किया अंतरराष्ट्रीय संगठनपरिश्रम और जानता था कि वह किस बारे में बात कर रहा था। मैं अभी भी उनकी सलाह के लिए और उस सलाह का पालन करने के लिए खुद का आभारी हूं। जब मैंने स्कूल से स्नातक किया, तो मेरे पास एक स्पष्ट कार्यक्रम था, प्रत्येक दिन के लिए मेरे अधिकांश कार्य और कार्य पहले से ही योजनाबद्ध थे और इससे मुझे कोई विरोध या असुविधा नहीं हुई।

बाद में मैंने जीवन भर इस नियम का पालन किया। योजनाएँ और कार्य बदल गए, और दिन के दौरान कई अलग-अलग काम करने की आदत मजबूत होती गई, और इसके साथ ही मेरे काम की दक्षता और प्रभावशीलता भी बढ़ती गई। आख़िरकार, यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो उच्च थकान, उदासीनता, कम उत्पादकता अधिकांश भाग के लिए हमारे स्वयं के दृष्टिकोण, हमारे काम और अंतिम लेकिन महत्वपूर्ण बात, योजना और प्राथमिकता की आदत की कमी का परिणाम है। संभवतः, कुछ रचनात्मक कार्यकर्ताओं और संकीर्ण प्रोफ़ाइल के विशेषज्ञों के लिए, यह एक मामूली कमी है, लेकिन होना ही चाहिए एक अच्छा प्रबंधकगतिविधियों की योजना बनाने, प्राथमिकताएँ निर्धारित करने और कार्यों को समूहीकृत करने की क्षमता के बिना, यह काम नहीं करेगा।

इसलिए यदि आप स्कूल या कॉलेज में चीजों की योजना बनाने के आदी नहीं हैं, तो इसे जल्द से जल्द करना सबसे अच्छा है। सबसे पहले, यह पता करें कि आप दिन भर में वास्तव में क्या करते हैं। बस हर आधे घंटे में एक नोट बना लें कि आपने इस बार क्या समर्पित किया है। जब आप अपने साप्ताहिक नोट्स की समीक्षा करते हैं, तो आपको आश्चर्य होगा कि महत्वहीन, ओवरलैपिंग, या बस अप्रासंगिक गतिविधियों और कार्यों पर कितना समय बर्बाद किया जाता है। तदनुसार, अगला कदम सभी अनावश्यक को त्यागना है। इसका पालन करने में भी काफी समय लगेगा, कुछ आदतों या रीति-रिवाजों से छुटकारा पाना बहुत मुश्किल होता है। तीसरा चरण है मुख्य कार्यों और कार्य के प्रकारों को समूहीकृत करना और उन्हें क्रमिक रूप से निपटाना, मनमाने क्रम में नहीं। इससे आपकी ध्यान केंद्रित करने की क्षमता काफी बढ़ जाएगी। पहली नज़र में, यह बहुत सरल है, सुबह व्यायाम करने से अधिक कठिन नहीं। लेकिन हर कोई चार्जिंग में नहीं लगा है.

जहाँ तक मेरे दिन की योजना बनाने की बात है, अब भी मैं इसके लिए बहुत समय समर्पित करता हूँ (हालाँकि मेरे सहायक बहुत सारे तैयारी और संगठनात्मक कार्य करते हैं)। शायद बाद में मैं एक नेता के काम में निजी सहायक की भूमिका के बारे में एक पोस्ट लिखूंगा। उचित समय प्रबंधन का आधार है. मेरे लिए, यह एक रणनीति है, प्रमुख ग्राहकों और भागीदारों के साथ संबंध, सबसे बड़े सौदे, एक टीम, नियुक्तियाँ और कर्मचारियों की प्रेरणा। यदि इनमें से किसी एक दिशा में कोई समस्या आती है, तो यह मेरी समस्या है, जिसे मुझे पहले हल करना होगा।

एक अन्य मूलभूत बिंदु अनियोजित गतिविधियों के लिए समयरेखा में उपस्थिति है। वे हमेशा होते हैं, और कुछ ढिलाई बरतना महत्वपूर्ण है, क्योंकि जब एक बैठक दूसरे में चली जाती है या आपको जल्दबाजी में कुछ करना पड़ता है तो इससे बुरा कुछ नहीं होता है।

यह मत भूलो कि सभी लोग अलग-अलग हैं, जिसका अर्थ है कि योजना व्यक्तिगत होनी चाहिए। मैंने अपना इष्टतम शेड्यूल बहुत पहले ही बना लिया था। आमतौर पर सुबह 9 बजे, मैं टीम के साथ कार्यक्रम को अंतिम रूप देता हूं और उन बैठकों का संक्षिप्त विवरण देता हूं जो मुझे आज करनी हैं। संक्षिप्त विवरण तैयार करना एक अलग मुद्दा है: वे लक्ष्यों, उद्देश्यों, प्रतिभागियों का स्पष्ट रूप से वर्णन करते हैं। इससे मेरा समय भी बचता है. लगभग दस बैठकों के बाद, मैं घर जाता हूं और अपने परिवार के साथ समय बिताता हूं, नियमित रूप से योग या फिटनेस के लिए जाता हूं। और रात के करीब मैं अभी भी इलेक्ट्रॉनिक रूप से काम करता हूं। इस तरह की दिनचर्या से मुझे काम के प्रकारों के बीच एक बार फिर स्विच नहीं करना पड़ता है और इसमें प्रवेश करना आसान हो जाता है वांछित मोड. हालाँकि, इसे बनाने और उस पर टिके रहने के लिए, मुझे स्कूल से ही अपने समय की योजना बनाना शुरू करना पड़ा।

एम.ए. लुकाशेंको, अर्थशास्त्र के डॉक्टर, प्रोफेसर, मॉस्को वित्तीय और औद्योगिक विश्वविद्यालय "सिनर्जी" के उपाध्यक्ष, "ऑर्गनाइजेशन ऑफ टाइम" कंपनी के प्रमुख विशेषज्ञ सलाहकार

हम प्रभावी ढंग से अपनी योजना बनाते हैं काम का समय

अति व्यस्त व्यक्ति से एक बार बात कर लेना सीईओ, मैंने उनसे एक अद्भुत वाक्यांश सुना: “मैं व्यर्थ में एक मिनट भी बर्बाद नहीं करता। मैं सभी संचित मुद्दों को हल करने के लिए केवल मुख्य लेखाकार के साथ भोजन भी करता हूं। उस क्षण, मुझे मुख्य लेखाकार के प्रति दया और प्रशंसा की मिश्रित भावना का अनुभव हुआ। दरअसल, अपने खूनी दोपहर के भोजन के समय में, वह आराम और आराम नहीं कर सकता।

यह तो सर्वविदित है कि अकाउंटेंट का काम बहुत कठिन, जिम्मेदारी भरा, तनावपूर्ण होता है। और आमतौर पर इसकी बहुतायत होती है। इसलिए, अधिकांश अकाउंटेंट इस तथ्य के बारे में दार्शनिक हैं कि आपको अपनी ज़रूरत की सभी चीज़ें करने के लिए समय निकालने के लिए अक्सर देर तक रुकना पड़ता है या सप्ताहांत पर काम करना पड़ता है। लेकिन दुनिया में कोई चमत्कार नहीं होते हैं, और समय के साथ, निरंतर अधिभार खुद को पुरानी थकान का एहसास कराता है। और एक थके हुए व्यक्ति के लिए सबसे प्रिय काम भी आनंद नहीं होता।

हालाँकि, ऐसे समय प्रबंधन उपकरण हैं जो काम को बहुत सुविधाजनक बना सकते हैं, इसे अधिक पूर्वानुमानित और प्रबंधनीय बना सकते हैं। उनकी मदद से आप सभी नियोजित काम निपटा सकते हैं और साथ ही समय पर घर भी जा सकते हैं। यह लेख उन्हीं को समर्पित है.

कार्यों की सूची कैसे बनाएं

क्या आपने कभी यह कहावत सुनी है कि "सबसे तेज़ याददाश्त सबसे कुंद पेंसिल से भी अधिक कमज़ोर होती है"? यदि नहीं, तो इसे सेवा में लेना सुनिश्चित करें, क्योंकि यह समय प्रबंधन के प्रमुख सिद्धांत - भौतिककरण के सिद्धांत को दर्शाता है। यह कहता है: "अपने दिमाग में कुछ भी मत रखो, सब कुछ लिखोऔर वी सुविधाजनक स्थान, तुरंत खोजने के लिए, और सही रूप मेंथोड़ी देर बाद खुद को समझने के लिए. तदनुसार, सभी नियोजन उपकरण आवश्यक कार्यों को याद रखने की कोशिश पर नहीं, बल्कि उन्हें तुरंत लिखने पर आधारित हैं।

सरल कार्यों की सूचियाँ बनाना सबसे विश्वसनीय और आसान है प्रभावी तरीकाकुछ भी न भूलें और हर आवश्यक कार्य करें। आप कागज का एक टुकड़ा लें और वह सब कुछ लिख लें जो आज करने की आवश्यकता है। साथ ही, आपको सभी कार्यों को प्राथमिकता देनी चाहिए - सबसे महत्वपूर्ण से लेकर सबसे महत्वपूर्ण तक। और उन्हें क्रम से करने की आवश्यकता है। फिर कार्य दिवस के अंत तक, आपको सबसे महत्वपूर्ण काम करने की गारंटी दी जाती है और आप पहले से ही यह तय करने में सक्षम होते हैं कि क्या शेष कार्य काम पर बने रहने लायक हैं।

स्पष्ट करें कि क्या करने की आवश्यकता है

टू-डू सूची संकलित करते समय, परिणाम-उन्मुख प्रविष्टि फॉर्म का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। कल्पना कीजिए कि अगले सप्ताह के लिए आपने अपने लिए लिखा: "इवानोव, अनुबंध।" एक सप्ताह बीत चुका है, इस दौरान आपके साथ कई अलग-अलग घटनाएं घटी हैं। और जब आप इस प्रविष्टि को दोबारा देखते हैं, तो आप जीवन भर यह याद नहीं रख पाते कि आपके मन में क्या था, आप किस प्रकार के अनुबंध के बारे में बात कर रहे हैं और इसके साथ क्या करने की आवश्यकता है: उठाना, तैयार करना, हस्ताक्षर करना, समाप्त करना। .. इसलिए, आपकी प्रविष्टि में, आपको क्रिया और उसके परिणाम को दर्शाने वाली एक क्रिया होनी चाहिए। हमारे मामले में, आपको अनुमोदन के लिए इवानोव को यह लिखना होगा: "ऋण अनुबंध संख्या जमा करें ..."।

हम भविष्य के लिए योजना बनाते हैं

"व्यवसाय" सूचियों की सहायता से, आप न केवल अल्पकालिक, बल्कि मध्यम अवधि और यहां तक ​​कि दीर्घकालिक योजना भी व्यवस्थित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपके पास तीन होने चाहिए अलग सूचीकार्य - दिन के लिए, सप्ताह के लिए और महीने के लिए (तिमाही, आधा वर्ष, आदि)। सूचना हम बात कर रहे हैंउन कार्यों के बारे में जो किसी विशिष्ट समय से बंधे नहीं हैं। उदाहरण के लिए, आप अगले सप्ताह के किसी भी दिन यात्रा रिपोर्ट एकत्र कर सकते हैं, यह सोमवार को 12.00 बजे सख्ती से करने की आवश्यकता नहीं है।

इस तकनीक का मुख्य फोकस सूचियों की नियमित रूप से समीक्षा करना और कार्यों को एक से दूसरे में स्थानांतरित करना है। साथ ही आपको हर दिन सप्ताह के कार्यों की सूची देखनी चाहिए। जो कार्य अगले दिन पूरे करने के लिए "परिपक्व" हैं, उन्हें आप उस दिन के कार्यों की सूची में स्थानांतरित कर देते हैं। "पके नहीं" - वे जहां थे वहीं छोड़ दें। और आप दीर्घकालिक कार्यों की सूची सप्ताह में एक बार देखते हैं, उदाहरण के लिए, शुक्रवार को। जिन कार्यों को अगले सप्ताह पूरा करने की आवश्यकता है, उन्हें आप उपयुक्त सूची में स्थानांतरित कर दें। इसलिए आप उन कार्यों के बारे में नहीं भूलेंगे जिन्हें तुरंत नहीं, बल्कि बाद में पूरा करने की आवश्यकता है।

वैसे इसका उलटा भी सच है. आख़िरकार, एक मेहनती अकाउंटेंट आमतौर पर दैनिक सूची में अधिक मामलों को "रटने" की कोशिश करता है। साथ ही, वह जानता है कि वह शारीरिक रूप से उन सभी को पूरा नहीं कर सकता है, लेकिन वह सर्वश्रेष्ठ की आशा करता है। इसका परिणाम क्या है? एक व्यक्ति अधूरे काम के साथ काम छोड़ देता है, अपने आप में एक हारे हुए परिसर का निर्माण करता है। लेकिन इसके विपरीत, आपको उतने ही कार्यों की योजना बनाने की ज़रूरत है जिन्हें आप एक दिन में आसानी से पूरा कर सकें, और उपलब्धि की भावना के साथ घर जा सकें।

एमएस आउटलुक का उपयोग करके नियोजन तकनीक को सर्वोत्तम रूप से कार्यान्वित किया जाता है। "कार्य" पैनल का उपयोग करके, आप उन्हें एक विशिष्ट श्रेणी - "दिन", "सप्ताह" या "महीना" निर्दिष्ट करके कार्य सूची बना सकते हैं। और इन श्रेणियों के लिए, कार्य समूहन कॉन्फ़िगर करें (नीचे चित्रण देखें)। फिर आप कार्यों को केवल उनकी श्रेणी बदलकर आसानी से एक सेकंड में एक सूची से दूसरी सूची में स्थानांतरित कर सकते हैं। हालाँकि, यह तकनीक डायरी और योजना बोर्ड दोनों में पूरी तरह से लागू की गई है।

हर कार्य का अपना समय होता है

अब मुझे बताएं, क्या आपके साथ कभी ऐसा हुआ है कि आप गलती से उस व्यक्ति से मिल गए जिसकी आपको जरूरत है, जिससे आपके कुछ महत्वपूर्ण प्रश्न हैं, लेकिन मुलाकात के क्षण में ही वे, जैसे कि बुराई, आपके दिमाग से निकल गए हों ? और निश्चित रूप से, सहकर्मी अक्सर आपको इन शब्दों के साथ बुलाते हैं: "मैं आपको कुछ बताना चाहता था, लेकिन भूल गया ... ठीक है, मुझे याद रहेगा - मैं आपको वापस कॉल करूंगा।"

हमारे पास ऐसे कई कार्य हैं जिन्हें किसी निश्चित समय पर नहीं, बल्कि कुछ शर्तों के तहत करना होता है। उदाहरण के लिए, जब आप निदेशक को पकड़ने में कामयाब होते हैं, तो आपको उसके साथ सभी दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने, रिपोर्ट पर चर्चा करने, उपकरण को बंद करने के बारे में प्रश्नों को हटाने आदि की आवश्यकता होती है, लेकिन कभी-कभी हम कल्पना नहीं कर सकते कि हम उसके साथ कब बात कर सकते हैं। इसका मतलब यह है कि हमें समझ नहीं आता कि ऐसे कार्यों को कहां लिखें, क्योंकि उन्हें किसी निश्चित समय में बांधना असंभव है। यहां जरूरत है प्रासंगिकनियोजन तकनीक. यह तब होता है जब किसी विशेष कार्य के निष्पादन के लिए अनुकूल परिस्थितियों का एक समूह होता है।

हमारा एक सन्दर्भ है जगह।उदाहरण के लिए, जब मैं अंदर हूँ टैक्स कार्यालय, सुलह के लिए साइन अप करें। जब मैं किसी व्यावसायिक यात्रा पर जाऊंगा, उसी समय मैं हमारी शाखा का दौरा करूंगा। अर्थात कार्य एक निश्चित स्थान से बंधे होते हैं।

एक और प्रसंग है लोग।हम सभी के पास समय-समय पर ऐसे मामले आते हैं जो किसी न किसी व्यक्ति से जुड़े होते हैं। उदाहरण के लिए, जब मैं ग्राहक एन को देखता हूं, तो मुझे उसके साथ नई मूल्य सूची और अनुबंध के विस्तार पर चर्चा करने की आवश्यकता होती है। और भी प्रसंग हैं परिस्थितियाँ,बाहरी और आंतरिक. बाहरी परिस्थितियों के उदाहरण: जब बॉस के पास होगा अच्छा मूडजब फलां कानून निकलता है. आंतरिक परिस्थितियाँ, उदाहरण के लिए, प्रेरणा का तीव्र उछाल या, इसके विपरीत, काम करने की अनिच्छा हैं।

प्रासंगिक योजना: विभिन्न तकनीकें

यहां हम फिर से अपने कार्यों की सूची पर लौटते हैं, केवल अब हम उन्हें संदर्भों के आधार पर समूहित करते हैं। उदाहरण के लिए, हम डायरी अनुभागों में विशिष्ट संदर्भों से शुरुआत करते हैं। मान लीजिए कि हम किसी एक अनुभाग को "बैंक" कहते हैं और उन सभी मुद्दों को सूचीबद्ध करते हैं जिन्हें बैंक में रहते हुए हल करने की आवश्यकता है। या, उदाहरण के लिए, "प्रोजेक्ट XXX" - और ऐसे प्रश्नों की एक सूची थी जिन्हें प्रोजेक्ट के लिए स्पष्ट करने की आवश्यकता है। मुख्य बात अंदर है सही वक्तकार्य के बारे में मत भूलना.

और प्रासंगिक नियोजन की ऐसी कई विधियाँ हैं। उदाहरण के लिए, आप एक चिपचिपे नोट पर प्रश्न लिखते हैं जिन्हें आपको किसी मीटिंग में शूट करने की आवश्यकता होती है, और कागज के इस टुकड़े को अपने चश्मे के डिब्बे में रख देते हैं। और आप जानते हैं कि किसी भी मीटिंग में सबसे पहला काम जो आप करते हैं वह है अपना चश्मा उतारना और पहनना। तदनुसार, चर्चा के प्रश्न स्वयं को स्वयं की याद दिलाएंगे।

आप विभिन्न अवसरों के लिए प्रासंगिक फ़ोल्डर तैयार कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप जानते हैं कि एक वर्ष में आपका कार्यालय खिड़कियों के प्रतिस्थापन के साथ पुनर्निर्मित हो जाएगा। एक "मरम्मत" फ़ोल्डर प्राप्त करें और इसमें सभी "लेखा" लेख, इस विषय पर वित्त मंत्रालय और संघीय कर सेवा के पत्र आदि डालें। मेरा विश्वास करें, जब मरम्मत की लागत को ध्यान में रखने का समय आता है, तो इसकी सामग्री यह फ़ोल्डर आपके लिए बहुत मददगार होगा और आपका काफी समय बचाएगा।

एमएस आउटलुक का उपयोग करके शेड्यूल करते समय, कार्यों को सौंपी गई श्रेणियों को संदर्भ के रूप में उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप "मुख्य", "बैंक", "टैक्स", "प्रोजेक्ट XXX" आदि श्रेणियां बना सकते हैं और जब कुछ कार्य सामने आते हैं, तो उन्हें तुरंत वांछित श्रेणी में जोड़ें। जब आपका बॉस आपको कॉल करता है, तो आप "उसकी" श्रेणी खोल सकते हैं, उससे जुड़े सभी कार्यों को देख सकते हैं और उन्हें तुरंत हल कर सकते हैं।

अकाउंटेंट, क्या आप परिस्थितियों में बदलाव के लिए तैयार हैं? हमेशा तैयार!

व्यावसायिक व्यवहार में कार्यों में अचानक परिवर्तन - सामान्य घटनाऔर यह निश्चित रूप से निराशाजनक है। हालाँकि, हम चीजों की योजना बना सकते हैं ताकि परिवर्तनों से हमारी योजनाओं को बहुत कम या कोई नुकसान न हो। इसके लिए कठोर-लचीले शेड्यूलिंग एल्गोरिदम का उपयोग करना सुविधाजनक है। इसमें हमारे दैनिक कार्यों को तीन प्रकारों में विभाजित करना शामिल है।

प्रथम प्रकार- यह कठिन कार्य,जिसका निष्पादन एक विशिष्ट समय से बंधा हुआ है। उनकी योजना आदतन होती है - हम बस उन्हें डायरी के टाइम ग्रिड पर लिख लेते हैं। उदाहरण के लिए, 10 बजे - एक बैठक, 12 बजे - सामाजिक सुरक्षा को कॉल करें, 17 बजे - एक बैठक।

दूसरा प्रकार - लचीले कार्य,समय से बंधा नहीं. उदाहरण के लिए, आपको स्पष्टीकरण के लिए एक कवर लेटर लिखना होगा। और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप इसे कब करते हैं: सुबह 11 बजे या दोपहर 3 बजे। मुख्य बात आज है.

और अंत में तीसरा प्रकार- यह बजटीय कार्यएक समय बजट की आवश्यकता है. उदाहरण के लिए, 9 महीने का बैलेंस बनाना। साफ है कि ये एक मिनट की बात नहीं है, इसमें आपको कम से कम कुछ दिन तो लगेंगे ही.

दिन की योजना बनाने के लिए कठोर-लचीले दृष्टिकोण का सिद्धांत उन कार्यों को शामिल नहीं करना है जो घड़ी ग्रिड में किसी विशिष्ट समय से सख्ती से बंधे नहीं हैं। ऐसा करने के लिए, हम अपनी डायरी के पन्ने को आधा लंबवत विभाजित करते हैं।

(1) क्लॉक ग्रिड में हम केवल कठिन कार्यों को ही रिकॉर्ड करते हैं। हम यहां बजट कार्यों को भी रखते हैं, उनके लिए आवश्यक समय बजट आवंटित करते हैं।

(2) डायरी के दाईं ओर, हम सभी लचीले कार्यों की एक सूची लिखते हैं, उन्हें प्राथमिकता के आधार पर पंक्तिबद्ध करते हैं।

इस प्रकार, हमारी आंखों के सामने दिन की पूरी तस्वीर होती है। हम जानते हैं कि कठिन चीजें क्या हैं और हमें किस समय क्या करना है। हम समझते हैं कि कौन से समय लेने वाले कार्यों को करने की आवश्यकता है, और हमारे पास उनके लिए समय आरक्षित है। उसी समय, हम स्पष्ट रूप से देखते हैं खाली समयऔर लचीले कार्यों को शांति से निपटाएं। यदि नए कार्य सामने आते हैं, तो हमें बस फिर से प्राथमिकता देनी होगी और यदि आवश्यक हो, तो काम करने का क्रम बदलना होगा। सामान्य तौर पर, योजना नहीं बदलती है।

दिन की योजना को सारांशित करते हुए, हम बुनियादी नियमों पर प्रकाश डालते हैं।

1. कार्य दिवस की शुरुआत में, हम नियोजन कार्यों के लिए 5-10 मिनट आवंटित करते हैं। आदर्श रूप से, उनकी योजना शाम को बनाई जानी चाहिए। लेकिन यह हमेशा काम नहीं करता है, इसके अलावा, पूर्व संध्या पर हम कुछ जरूरी मामलों के बारे में नहीं जान सकते हैं। तो शाम को आप अंदाजा लगा सकते हैं अनुमानित योजनादिन, और जब आप काम पर आएं, तो शांति से स्पष्ट करें कि क्या कोई जरूरी मामला है।

2. हम समय ग्रिड में केवल कठिन कार्यों को ही दर्ज करते हैं।

3. दिन की योजना, इस तरह से बनाई गई है कि डायरी की हर पंक्ति व्यस्त है, अपने आप में पहले से ही थका देने वाली और परेशान करने वाली है। इसलिए, नियोजित समय की मात्रा कुल कार्य समय के 70% से अधिक नहीं होनी चाहिए। अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए 30%। अपनी योजना में अधिक "हवा" रखने का प्रयास करें, अर्थात समय आरक्षित रखें। यह जितना अधिक होगा, योजना पूरी होने की संभावना उतनी ही अधिक होगी और साथ ही आप अच्छे स्वास्थ्य और अच्छे मूड में रहेंगे।

मुझे यकीन है कि आप में से प्रत्येक ने खुद को कई बार देखा होगा: ऐसा लगता है कि आप पूरे दिन नरक की तरह काम कर रहे हैं, अविश्वसनीय रूप से किसी चीज़ में व्यस्त हैं, लेकिन दिन के अंत तक, आप आज क्या करने में कामयाब रहे, इसके बारे में सोचते हुए, आपको बड़े आश्चर्य का एहसास होता है कि कोई खास नतीजा नहीं निकला.

औसत रूसी के लिए आमतौर पर एक दिन कैसा बीतता है? उठे, खाया (यदि आपके पास पहले से ही कुछ खाने को है)। मैं इस विचार के साथ काम पर गया: “आज एक महत्वपूर्ण दिन है। सब कुछ आज ही करना होगा! मैं पहुंचा, अपनी मेज पर बैठ गया और मॉनिटर की ओर देखा: तो, कहां से शुरुआत करना बेहतर होगा...? मेल की जाँच करना आवश्यक होगा ..., ठीक है, एक मिनट के लिए रास्ते में संपर्क में रहें ... दो घंटे बीत गए। मुझे याद आया कि मुझे काम करना है. मैंने अभी काम करना शुरू ही किया था कि अचानक उन लोगों ने सिगरेट पीने के लिए बुलाया, मैं उनके साथ चला गया, बातचीत में आधा घंटा बीत गया। और फिर दोपहर का भोजन भी जल्दी हो जाएगा, चिंता क्यों करें, क्योंकि दोपहर के भोजन के बाद बहुत समय होता है, आपके पास हर चीज के लिए समय होगा। डिनर के बाद बॉस ने अचानक मुझे पार्टनर्स के साथ मीटिंग में भेज दिया। आप शाम को कार्यालय पहुंचते हैं, आपको एहसास होता है कि आपने कोई बड़ा काम नहीं किया है, आप सब कुछ खत्म करने के लिए काम पर रुकते हैं। अचानक आपको याद आता है कि आज किसी का जन्मदिन है प्रियजन, उसे बुलाओ, उसे बधाई दो, और कहो कि तुम नहीं आओगे, क्योंकि बहुत अधिक काम। आप काम से घर आते हैं, कोई मूड नहीं है, कुत्ते की तरह थके हुए हैं, आप अपना मूड सुधारने के लिए बीयर की दो बोतलें ले लेते हैं। बच्चों के साथ खेलने की इच्छा नहीं होती, पत्नी (पति) के साथ भी अब समय बिताने का सबसे अच्छा समय नहीं है। उसने टीवी चालू किया और बीयर खत्म किए बिना ही अपनी कुर्सी पर बेहोश हो गया। और इसलिए दिन-ब-दिन...

आशा है आप अपने दिन का आनंद लेंगे और उपयोगी. हालाँकि, बहुत सारे लोग हर दिन ऐसे ही रहते हैं। स्वाभाविक रूप से, जो मैंने उदाहरण के तौर पर दिया वह लोगों के साथ वास्तव में क्या होता है उसका एक छोटा सा हिस्सा है। दूसरों का एक समूह है दुष्प्रभाव. और यह सब इस तथ्य के कारण है कि एक व्यक्ति आज के लिए जीता है और परिस्थितियों के अनुसार उसे व्यतीत करता है। इसलिए कार्य योजना और परिवार दोनों में उत्पादकता शून्य के करीब है। सौभाग्य से, वहाँ एक रास्ता है. आपके दिन की दैनिक योजना आपकी उत्पादकता बढ़ाने में मदद करेगी।

अपने समय की दैनिक योजनाहै अभिन्न अंगकोई भी सफल व्यक्ति. आख़िरकार, जब कोई व्यक्ति हमेशा जानता है कि उसे क्या चाहिए और एक निश्चित समय पर क्या करने की आवश्यकता है, तो वह उस व्यक्ति की तुलना में बहुत अधिक करने में सफल होता है जो अपना दिन "कैसे चलता है" बिताता है।

मैं दस बुनियादी नियम दूंगा, जिनका पालन करके आप अपना स्वयं का निर्माण कर सकते हैं कार्यसूचीयथासंभव कुशलतापूर्वक। बेशक, यह रामबाण नहीं है, और हर कोई अपनी ताकत, कार्यभार, कार्य की गति, नींद, आराम आदि के अनुसार अपनी डायरी संपादित कर सकता है।

अपने समय की योजना बनाना. 10 नियम.

1. 70/30 सिद्धांत पर टिके रहने का प्रयास करें.
अपने पूरे समय की योजना बनाना बिल्कुल अव्यावहारिक है, क्योंकि. इस स्थिति में, आपके कार्य पूरी तरह से आपके शेड्यूल के विपरीत होंगे। हां, और डायरी में आपके समय का पूरा "कैद" इस तथ्य को जन्म देगा कि आप बहुत तंग सीमा में रहेंगे और लगातार किसी प्रकार के रोबोट की तरह महसूस करेंगे, जिसका पूरा जीवन हर मिनट निर्धारित होता है।

सर्वोत्कृष्ट समाधान है योजना 70% अपना समय. सहमत हूं, कुछ घटनाओं की भविष्यवाणी करना मुश्किल है, और लगभग हर दिन एक प्रकार का "आश्चर्यजनक प्रभाव" होता है, इसलिए आपको हमेशा कुछ समय खाली छोड़ना चाहिए। या, वैकल्पिक रूप से, प्रत्येक समय अवधि में एक निश्चित स्टॉक बनाएं।

2. आज रात अगले दिन की योजना बनाएं.
अंत में अगले दिन की योजना बनाएं आजप्रशंसनीय, लेकिन कुछ भी न भूलने के लिए, अपने सभी मामलों को लिखना सुनिश्चित करें। नोटबुक को दो कॉलमों में विभाजित करके कार्यों को महत्व के आधार पर अलग करें।सबसे पहले यह लिखें कि तुरंत क्या करने की आवश्यकता है। दूसरे में - जो कम महत्वपूर्ण है और अप्रत्याशित घटना की स्थिति में इसे दूसरे दिन के लिए पुनर्निर्धारित किया जा सकता है।

जो काम और टास्क आपने पूरे कर लिए हैं, उन्हें एक-एक करके काट दें। यह आपके लिए अतिरिक्त प्रोत्साहन के रूप में काम करेगा और शेष कार्यों को हल करने के लिए नई ताकत जोड़ेगा। आपके पास जितने कम कार्य बचे होंगे, आपको उनका सामना करने का उतना ही अधिक आत्मविश्वास प्राप्त होगा।

प्रत्येक दिन के अंत में, सबसे नीचे, आप एक शिलालेख जोड़ सकते हैं जैसे: "हुर्रे! मैंने यह किया”, “बहुत बढ़िया! लेकिन यह तो बस शुरुआत है!”, “मैंने सब कुछ प्रबंधित कर लिया! मैं शांत हूं! लेकिन अभी भी बहुत कुछ करना बाकी है!”. यह शिलालेख आपको सुबह अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रेरित करेगा और साथ ही आराम न करने के लिए भी प्रेरित करेगा।

3. अधिकांश योजनाओं को दोपहर के भोजन से पहले पूरा करने का प्रयास करें।
जब आपको दिन के मध्य में एहसास होता है कि आज के लिए सबसे महत्वपूर्ण काम पूरा हो चुका है और वह पहले ही हो चुका है, तो शेष कार्यों को पूरा करना बहुत आसान हो जाता है। अपने व्यक्तिगत मामलों (रिश्तेदारों को कॉल करना, मिस्ड कॉल का उत्तर देना, बैंक के साथ ऋण संबंधी मुद्दों पर चर्चा करना, बिलों का भुगतान करना आदि) से निपटने के लिए अपने दोपहर के भोजन के अवकाश का लाभ उठाएं। शाम के लिए न्यूनतम छोड़ दें (डेवलपर के साथ बातचीत, सैलून जाना, किराने का सामान खरीदना, जिम में कसरत करना)।

4. प्रत्येक कामकाजी घंटे में कुछ मिनट का आराम जोड़ें।
सभी के लिए अनिवार्य नियम. जितना अधिक आप आराम करेंगे, आपकी गतिविधियाँ उतनी ही अधिक उत्पादक होंगी। हर कोई अपने लिए सबसे सुविधाजनक योजना चुनता है, लेकिन दो योजनाएँ विशेष रूप से अच्छी तरह काम करती हैं: 50 मिनट काम / 10 मिनट आरामया 45 मिनट काम / 15 मिनट आराम.

आराम करते समय, सोफे पर लेटकर बांस का धुंआ करना और छत पर थूकना बिल्कुल भी जरूरी नहीं है। आख़िरकार, इस समय का सदुपयोग किया जा सकता है। वार्मअप करें: पुश-अप्स करें, अपने आप को ऊपर खींचें, अपने सिर के बल खड़े हों (यदि जगह अनुमति दे), गर्दन और आंखों के लिए व्यायाम करें। नेतृत्व करना कार्यस्थलसाफ़-सफ़ाई करें, अपने घर या कार्यालय को साफ़ करें, किताब पढ़ें, सैर करें ताजी हवा, निर्धारित कॉल करना, सहकर्मियों की किसी चीज़ में मदद करना (यदि काम घर पर है तो परिवार), आदि।

5. यथार्थवादी योजना बनाने का प्रयास करें.
अपने आप पर उस काम का बोझ न डालें जिसे आप संभाल नहीं सकते। अति-योजना की चरम सीमा पर न जाएं (जैसे कि आप किसी पहाड़ पर हों) और केवल उतने ही काम की योजना बनाएं जितना आप वास्तविक रूप से संभाल सकते हैं।

कृपया योजना को लक्ष्य के साथ भ्रमित न करें।आपके लक्ष्य अति-भव्य हो सकते हैं, सिद्धांत रूप में, उन्हें ऐसा ही होना चाहिए। लेकिन इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए, जितनी जल्दी हो सके, कार्यों की यथार्थवादी सक्षम योजना होनी चाहिए। इसका मतलब यह बिल्कुल नहीं है कि आपको अपने लक्ष्य को जल्द से जल्द हासिल करने के लिए हर दिन तब तक काम करना होगा जब तक कि आपकी नब्ज़ ख़त्म न हो जाए। दिन की शुरुआत से अंत तक एक ही काम को अव्यवस्थित और जल्दबाजी में करने से बेहतर है कि हर दिन लगातार छोटे-छोटे हिस्सों में एक ही काम किया जाए। तब आप थकेंगे नहीं और लक्ष्यों की प्राप्ति व्यवस्थित रूप से होगी।

इसके अलावा, प्रत्येक दिन के अंत में एक कॉलम जोड़ें "योजना ____% तक पूरी हुई"और वहां आज के लिए अपने पूर्ण किए गए कार्यों का प्रतिशत दर्ज करें। यह आपके लिए एक अतिरिक्त उत्तेजना के रूप में काम करेगा, साथ ही परिणामों की तुलना करने और बाद में अपने समय की योजना बनाते समय उचित समायोजन करने का अवसर भी प्रदान करेगा।

हर दिन प्रयास करें, कम से कम ज़्यादा नहीं, लेकिन योजना को पूरा करें। वे। उन कार्यों को अतिरिक्त रूप से बंद करने का प्रयास करें जिन्हें योजना में इंगित नहीं किया गया था। स्वाभाविक रूप से, उनका समाधान तभी किया जाना चाहिए जब सभी नियोजित कार्य पहले ही पूरे हो चुके हों। सहमत हूँ, प्रत्येक कार्य दिवस के अंत में 105%, 110%, 115% संख्याओं को देखते हुए, आपकी सुपर-उत्पादकता को देखना अच्छा लगता है।

6. बड़े कार्यों को छोटे-छोटे भागों में करें।
इस युक्ति को "स्लाइसिंग सलामी" युक्ति भी कहा जाता है। आइंस्टाइन ने भी इसका उल्लेख किया अधिकांश लोग लकड़ी काटने का आनंद लेते हैं क्योंकि कार्रवाई के तुरंत बाद परिणाम आता है. अपने लक्ष्यों और परियोजनाओं को छोटे-छोटे हिस्सों में बांट लें और उन्हें काफी लंबे समय तक पूरा करें, हर दिन लगभग दो घंटे इस काम में लगाएं। पहले मध्यवर्ती लक्ष्य तक पहुंचने पर, कुछ निश्चित परिणामों की भी पहचान की जाएगी जो शेष कार्यों के कार्यान्वयन को प्रोत्साहित करेंगे।

उदाहरण के लिए, आइए किसी उत्पाद के निर्माण को लें: हर दिन आप मूर्खतापूर्वक अपनी डायरी में "एक वीडियो पाठ्यक्रम बनाएं" पंक्ति जोड़ सकते हैं और इस पाठ्यक्रम पर काम कर सकते हैं। लेकिन इस मामले में वहाँ है कुछ बड़े विपक्ष:

• आपके पास पहले से अपने पाठ्यक्रम की अवधि की भविष्यवाणी करने का अवसर नहीं है
• हर दिन आप नहीं जानते कि पाठ्यक्रम पर काम कैसे जारी रखा जाए
• जब तक आप अपना कोर्स पूरी तरह से पूरा नहीं कर लेते, तब तक आप किए गए काम से संतुष्ट महसूस नहीं करते

हालाँकि, यदि पाठ्यक्रम के निर्माण को कई छोटे भागों में विभाजित किया जाए और धीरे-धीरे बंद किया जाए, तो सूचीबद्ध सभी नुकसानों से आसानी से बचा जा सकता है।

वे कार्य, जिनके प्रदर्शन के कारण, संक्षेप में कहें तो, आपको असंतोष होता है, या जिनमें आप अक्षम हैं, अन्य विशेषज्ञों को सौंपने के लिए स्वतंत्र महसूस करेंजो मनोरंजन के लिए ऐसे कार्य करते हैं। आपका काफी समय बचेगा और योजनाबद्ध कार्य अधिक पेशेवर ढंग से किया जा सकेगा।

7. कुछ देर शांत रहें.
अक्सर ऐसा होता है कि अगले कमरे में टीवी, कई दिनों तक चलने वाला रेडियो, किसी की आवाज़, आपके पास से गुजरने वाले लोग, अगली सड़क पर निर्माणाधीन इमारत, परिणामस्वरुप इतना कष्टप्रद होता है कि इसे करना असंभव है महत्वपूर्ण कार्यों को करने पर सामान्य रूप से ध्यान केंद्रित करें। विशिष्ट समस्याओं को हल करने के बजाय, मेरे दिमाग में 574 रूबल की चड्डी घूम रही है, जिसे आपके कर्मचारी ने आज खरीदा है, या जस्टिन बीबर की आखिरी सुपर-मेगा-हिट, जो अब रेडियो पर चल रही है।

अत्यंत महत्वपूर्ण कार्यों को करने के लिए बिना किसी बाहरी हस्तक्षेप के शांतिपूर्वक कार्य करने में सक्षम होना आवश्यक है। यह इस मामले में है कि आप अधिकतम एकाग्रता के साथ उच्चतम उत्पादकता और प्रभावशीलता प्राप्त कर सकते हैं।

8. जब चीजों का उपयोग पूरा हो जाए तो उन्हें दूर रख दें।
इससे भविष्य में आपका काफी समय बचेगा और आपको अव्यवस्था से बचने में भी मदद मिलेगी। यह अकारण नहीं है कि वे कहते हैं: “यदि आप अपने भावी साथी के बारे में जानना चाहते हैं, तो उसके डेस्कटॉप को देखें। उसकी मेज पर क्या आदेश है - ऐसा आदेश उसके मामलों में है।

मैं आपको सलाह देता हूं कि आम तौर पर अपनी सभी पुरानी और अनावश्यक चीजों को बाहर फेंक दें, अतिरिक्त कूड़े से छुटकारा पाएं ताकि काम के लिए केवल सबसे जरूरी चीजें ही मेज पर रहें।

चीजों को अच्छी तरह से परिभाषित स्थानों पर रखें। उदाहरण के लिए, सभी दस्तावेजों को एक अलग फ़ोल्डर या बॉक्स में रखें, रसीदों और रसीदों को एक निश्चित स्थान पर पिन करके रखें, पेन और पेंसिल को उपयोग के लिए सबसे सुविधाजनक स्थान पर रखें। सौभाग्य से, अब आप इस समस्या को हल करने के लिए विशेष किट, बक्से, केस आसानी से खरीद सकते हैं।

इसे करें और अविश्वसनीय प्रभाव महसूस करें!

9. उन चीज़ों से छुटकारा पाएं जिनकी आपको ज़रूरत नहीं है।
"क्या होगा अगर यह काम में आएगा" की स्थिति में बची हुई पुरानी चीजों के सभी स्टॉक आपके लिए अतिरिक्त धूल और गंदगी के अलावा कुछ नहीं लाएंगे। इसके अलावा, यह माना जाता है कि हमारे द्वारा "कबाड़ के लिए" मेजेनाइन, सूटकेस में, सोफे के नीचे, पेंट्री में, रसोई सेट पर भेजी गई चीजें नकारात्मक ऊर्जा ले जाती हैं।

जैसा कि आप समझते हैं, यह न केवल डेस्कटॉप पर लागू होता है, बल्कि सामान्य रूप से कार्य और घरेलू स्थान पर भी लागू होता है। इसलिए, बेरहमी से इन "अति आवश्यक चीज़ों से छुटकारा पाएं जिन्हें फेंकने पर आपको खेद है।" सारा सामान एक ट्रक में इकट्ठा करो, लैंडफिल में ले जाओ और जला दो। यदि यह वास्तव में अफ़सोस की बात है, तो प्रवेश द्वार के बगल में सब कुछ रख दें, जरूरतमंद इसे तुरंत सुलझा लेंगे। कपड़े और जूते अनाथालयों और नर्सिंग होम में पहुंचाए जा सकते हैं। आप केवल आभारी रहेंगे.

10. सक्रिय रहें और स्वस्थ जीवन शैलीज़िंदगी।
यदि आप अभी भी खेल, जिम्नास्टिक के प्रति बहुत अनुकूल नहीं हैं, जल प्रक्रियाएं, उचित पोषणआदि, तो मैं आपको सलाह देता हूं कि इसमें से कुछ को अपनी दिनचर्या में शामिल करें। मैं आपको 100% गारंटी देता हूं कि आप परिणामों से बहुत प्रसन्न होंगे। मुख्य बात यह है कि आप लापरवाही न करें और अपने खेल कार्यक्रम का स्पष्ट रूप से पालन करें। आपको यह भी पता नहीं चलेगा कि आपके स्वास्थ्य और सामान्य शारीरिक स्थिति में कितनी जल्दी सुधार होगा। आप भी आसानी से छुटकारा पा सकते हैं बुरी आदतेंयदि आप अपने लिए एक लक्ष्य निर्धारित करते हैं और बुरी आदतों के बजाय अच्छी आदतें बनाते हैं।

यह याद रखना चाहिए सबसे अच्छी नींद- यह आधी रात तक का सपना है, टी.के. इस अवधि के दौरान, आपका शरीर आराम करता है और सर्वोत्तम संभव तरीके से ताकत हासिल करता है। दूसरे शब्दों में, आज सो जाओ, कल नहीं.

पर्याप्त नींद लें, व्यायाम करें, सही भोजन करें। आपका शरीर अच्छे स्वास्थ्य, उच्च स्तर की सकारात्मक ऊर्जा और उत्पादक गतिविधियों के लिए तत्परता के लिए आपको धन्यवाद देगा।

अंत में मैं अपनी दिनचर्या का एक उदाहरण दूँगा ताकि आपके पास तुलना करने के लिए कुछ हो। यह नहीं कह सकता कि यह परफेक्ट ऑलराउंडर है।' अनुसूचीहर किसी के लिए, लेकिन व्यक्तिगत रूप से यह मुझ पर पूरी तरह से फिट बैठता है। मेरी पहली दिनचर्या की तुलना में, इसे एक से अधिक बार समायोजित किया गया है और फिलहाल यह इस तरह दिखता है...

मेरे दृष्टिकोण से आपके दिन की उत्तम योजना

योजना के बारे में कुछ नोट्स:

• दिनचर्याकार्यदिवसों (कार्य दिवसों) पर गणना की जाती है और यह सप्ताहांत पर लागू नहीं होता है। सप्ताहांत पर एक योजना होनी चाहिए, लेकिन इसे विशेष रूप से आराम के लिए तैयार किया गया है (सबकुछ वही रहता है, मोटे तौर पर कहें तो, केवल वर्कफ़्लो आराम में बदल जाता है), चरम मामलों में, कुछ कामकाजी क्षणों को छुट्टी के दिन में स्थानांतरित कर दिया जाता है (यदि कुछ नहीं था) किया या कुछ घातक)।
• प्रत्येक समयावधि को कुछ मार्जिन के साथ लिया जाता है। 30 मिनट तक दिनचर्या से विचलन सामान्य है।
• हर किसी की सुबह अलग-अलग समय पर शुरू हो सकती है। मैं बस और अधिक की ओर बढ़ गया पहले का समयऔर अधिक करने के लिए और इसके सकारात्मक परिणाम मिले।
• घर से काम पर जाने और वापस आने का समय भी हर किसी के लिए अलग-अलग हो सकता है। मैंने अपने लिए सबसे अच्छा समय चुना - जब शहर में ट्रैफिक जाम पहले से ही घुल रहा हो।
• मैं प्रतिदिन साहित्य पढ़ना सभी के लिए एक अनिवार्य नियम मानता हूं। यदि आपके पास काम पर पढ़ने का समय नहीं है, तो दोपहर के भोजन के समय, बस में, काम के बाद, सोने से पहले पढ़ें।
• ऐसा होता है कि अतिरिक्त मामलों के कारण आपको बहुत देर से बिस्तर पर जाना पड़ता है। किसी भी स्थिति में, अपने शेड्यूल के अनुसार उठने का प्रयास करें, अन्यथा आपकी दिनचर्या लगातार बदलती रहेगी, और यह अच्छा नहीं है।
• सप्ताहांत पर, आप देर से उठ सकते हैं और देर से बिस्तर पर जा सकते हैं, लेकिन एक ही समय पर जागने और बिस्तर पर जाने के शेड्यूल का भी पालन कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, सप्ताह के दिनों की तुलना में एक या दो घंटे देर से)।

अपने समय की योजना बनाने के लिए, आप एक आयोजक, एक नोटपैड, कागज की एक नियमित शीट, एक नोटबुक, विभिन्न विशेष कार्यक्रमों और अनुप्रयोगों का उपयोग कर सकते हैं। व्यक्तिगत रूप से, मैं उपयोग में आसान Google कैलेंडर का उपयोग करता हूं। इस तथ्य के अलावा कि इसमें कई उपयोगी कार्य हैं, यह मोबाइल उपकरणों के साथ सिंक्रनाइज़ है, जिसका अर्थ है कि आप जहां भी हों, यह हमेशा हाथ में रहता है। सामान्य तौर पर, एप्लिकेशन सिंक्रोनाइज़ेशन के क्षेत्र में, Google बड़ी प्रगति कर रहा है। इससे काम बहुत आसान हो जाता है जब सभी प्रकार के सहायक एक ही खाते में उपलब्ध होते हैं, जो एक-दूसरे के साथ सिंक्रनाइज़ भी होते हैं। मैं अब कंप्यूटर और फ़ोन के बिना काम करने की कल्पना भी नहीं कर सकता गूगल क्रोम, कैलेंडर, यूट्यूब, ड्राइव, अनुवाद, Google+, मानचित्र, एनालिटिक्स, पिकासा और कई अन्य उपयोगी सेवाएं। मैं आपको वंडरलिस्ट सुपर शेड्यूलर का उपयोग करने की भी सलाह देता हूं

यही सब मैं आज तुम्हें बताना चाहता था। यदि आप पहले से ही अपनी डायरी नहीं रखते हैं और अपने लिए लक्ष्य निर्धारित नहीं करते हैं, तो इसे तुरंत करना शुरू करें और इसे हर समय करते रहें! मुझे उम्मीद है कि उपरोक्त 10 सुनहरे नियम आपको अपने समय की योजना बनाने में मदद करेंगे और आप और भी बहुत कुछ करना शुरू कर देंगे।

समय प्रबंधन, कार्य समय योजना या कार्य समय प्रबंधन एक व्यवसायी व्यक्ति का एक महत्वपूर्ण कौशल है। सफलता को अक्सर उच्च प्रदर्शन और महत्वपूर्ण लक्ष्यों की प्राप्ति के रूप में माना जाता है। लेकिन मत भूलिए: शानदार रिटर्न के साथ बिताया गया समय सफलता का एक और महत्वपूर्ण मानदंड है।

समय प्रबंधन के लक्ष्य

कामकाजी समय प्रबंधन बहुत सारे लक्ष्यों और उद्देश्यों को हल कर सकता है, जीवन की आधुनिक लय हमें समय पर बहुत ध्यान देने के लिए प्रेरित करती है, और फैशनेबल और सफल कोच कई तरीके विकसित करते हैं जो समय को जीवन की व्यावसायिक लय के अधीन कर देते हैं। लेकिन आश्चर्य की बात क्या है: समय की अधीनता के कई नियम 20वीं शताब्दी के मध्य में खोजे और तैयार किए गए थे, कुछ तो इससे भी पहले - सौ या उससे भी अधिक साल पहले, जब व्यापार बस अपनी और लय पर जोर देने लगा था जीवन की गति अभी शुरू ही हुई थी।

पार्किंसंस कानून कहता है: "काम इसके लिए आवंटित समय को पूरा करता है।" यह सूक्ति विडम्बनापूर्ण है, परन्तु इसकी सत्यता प्रत्यक्ष जीवन से सिद्ध होती है। खुद को, अपने प्रियजनों को, और फिर सरकारी निकायों और आधिकारिक संस्थानों के काम को देखते हुए, अंग्रेजी इतिहासकार ने देखा कि रोजमर्रा की जिंदगी और सार्वजनिक जीवन दोनों में, एक व्यक्ति बेकार कामों पर समय बर्बाद करने के लिए तैयार है।

पार्किंसंस कानून को इतिहासकार सिरिल नॉर्थकोट पार्किंसन ने 1955 में ब्रिटिश पत्रिका द इकोनॉमिस्ट में प्रकाशित एक लेख में तैयार किया था।

यदि कोई व्यक्ति खुद को समय सीमा तक सीमित नहीं रखता है, तो वह काम को बार-बार कर सकता है, किसी चीज़ को अंतहीन रूप से सुधारना, सही करना, खामियों की तलाश करना, जैसे कि मामले को पूर्ण पूर्णता में लाने का प्रयास करना, परिणाम पर नहीं, बल्कि इसमें डूब जाना प्रक्रिया।

हालाँकि, इस कानून का पालन कोई हठधर्मिता नहीं है। इसके विपरीत, किसी भी सफल व्यक्ति का कार्य इस नियम की जड़ता को दूर करना, इस नियम को अपनी योजनाओं और दृष्टिकोणों के अधीन करना है।

समय प्रबंधन का उद्देश्य कार्य समय को व्यवस्थित करना, प्राथमिकता देना, समय को नियंत्रित करना और तर्कसंगत रूप से खर्च करना है।

योजना सिद्धांत

योजना में हमेशा कई स्तर होते हैं:

• रणनीतिक वैश्विक (कई वर्षों के लिए योजना बनाना, यह एक सुपर-लक्ष्य या सुपर-लक्ष्य है जिसे एक व्यक्ति अपने लिए निर्धारित करता है)
• एक वर्ष या छह महीने के लिए रणनीतिक योजना (वे सामान्य कार्य जो धीरे-धीरे लेकिन निश्चित रूप से किसी व्यक्ति को उसके मुख्य कार्य के करीब लाएंगे, मुख्य लक्ष्य)
• महीने और सप्ताह के लिए सामरिक योजना,
• दिन के लिए सामरिक योजना.

उनमें से प्रत्येक की अलग-अलग आवश्यकताएं हैं, समय-प्रबंधन के तरीके भी स्पष्ट रूप से भिन्न हैं। वे बहुत व्यक्तिगत हैं और बड़े पैमाने पर व्यक्ति द्वारा स्वतंत्र रूप से गठित होते हैं।

आइजनहावर मैट्रिक्स

बेशक, दिन की योजना बनाना भी व्यक्तिगत है, लेकिन इस मामले में, व्यवसायिक क्षेत्रसमय प्रबंधन में व्यापक अनुभव अर्जित किया। रोजमर्रा के समय प्रबंधन का मुख्य सिद्धांततथाकथित आइजनहावर मैट्रिक्स पर आधारित।

संयुक्त राज्य अमेरिका के 36वें राष्ट्रपति ड्वाइट डेविड आइजनहावर ने अपने व्यस्त कामकाजी घंटों को अनुकूलित करने के लिए एक प्राथमिकता मैट्रिक्स विकसित किया। वह समझ गया: सभी चीजें जो एक व्यक्ति को एक दिन में करने की ज़रूरत होती है उन्हें सशर्त रूप से महत्वपूर्ण और महत्वहीन, अत्यावश्यक और अत्यावश्यक में विभाजित किया जा सकता है। परिणाम 4 ज़ोन वाला निम्नलिखित वर्ग है:

सबसे कठिन काम है सभी जिम्मेदारियों और चिंताओं को इन 4 समूहों में बांटना: यह समझना कि कौन सी चीजें वास्तव में महत्वपूर्ण हैं और कौन सी महत्वहीन हैं। प्रशिक्षकों के अनुसार, महत्वपूर्ण चीजें वे हैं जो हमें इच्छित लक्ष्य के करीब लाती हैं और वर्ष की योजना बनाने से जुड़ी होती हैं।

पहला वर्ग, आदर्श रूप से, खाली होना चाहिए, क्योंकि यदि यह व्यस्त है, तो यह बताता है कि महत्वपूर्ण चीजें समय पर पूरी नहीं हुईं और समय की परेशानी आ गई। महत्वहीन और गैर-जरूरी चीजें (एक नियम के रूप में, ये सामाजिक नेटवर्क हैं, लक्ष्यहीन हैं टेलीफोन पर बातचीत, कंप्यूटर गेम इत्यादि), आदर्श रूप से, आप सुरक्षित रूप से एक तरफ हट सकते हैं और महत्वपूर्ण और गैर-जरूरी लोगों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, कार्यदिवस कार्यक्रम में एक महत्वपूर्ण स्थान पर कब्जा कर सकते हैं। अत्यावश्यक और महत्वहीन मामलों के लिए, आप शेष समय निकाल सकते हैं या उनके निष्पादन को सहकर्मियों या अधीनस्थों को सौंप सकते हैं।

पेरेटो सिद्धांत

दूसरा महत्वपूर्ण सिद्धांतआइजनहावर मैट्रिक्स के अनुरूप और इसका नाम समाजशास्त्री विल्फ्रेडो पेरेटो के नाम पर रखा गया था। सिद्धांत का दूसरा नाम 20/80 सिद्धांत है, पेरेटो 19वीं शताब्दी में। नोट किया गया: "20% प्रयास 80% परिणाम देते हैं, और शेष 80% प्रयास - केवल 20% परिणाम देते हैं।" इस पर बहस करना वास्तव में कठिन है: अधिकांश प्रयास वांछित परिणाम नहीं देते हैं। हालाँकि, इस तथ्य को मान लेना और इसे न केवल परिणामों पर, बल्कि खर्च किए गए समय पर भी लागू करना बहुत प्रभावी साबित होगा। मुख्य बात इन 20% को ढूंढना है महत्वपूर्ण सूचनाएक पत्र या व्यावसायिक बातचीत से जो ये 80% परिणाम लाएगा। दिन के दौरान, मामलों के चक्र के बीच, अपनी इन 20% योजनाओं को अलग करें, जिनके कार्यान्वयन से 80% सफलता मिलेगी।

पेरेटो कानून का परिणाम: यह पता लगाना आमतौर पर बहुत कठिन और थकाऊ है कि क्या हो रहा है, और अक्सर यह आवश्यक नहीं है - आपको बस यह जानना है कि आपका विचार काम करता है या नहीं, और इसे बदलें ताकि यह काम करे, और फिर इसे बनाए रखें स्थिति तब तक है जब तक विचार काम करना बंद नहीं कर देता।

समय प्रबंधन का एक और सिद्धांतमानव शरीर विज्ञान पर आधारित है और इसके बायोरिदम को ध्यान में रखता है। दिन के दौरान मानव शरीरअसमान रूप से कार्य करता है, बायोरिदम वक्र कुछ इस तरह दिखता है:

अपने कार्य दिवस की योजना बनाते समय, उच्च प्रदर्शन के समय को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है और आराम के लिए समय और आराम करने और डिस्कनेक्ट करने के अवसरों को छोड़ना सुनिश्चित करें, इससे आपको दिन के तनाव के नकारात्मक प्रभावों से छुटकारा मिल सकेगा।

चौथा सिद्धांत योजनाऊपर वर्णित हर चीज के विपरीत लग सकता है, लेकिन इसका पालन समय बीतने की नरम, शांत भावना में योगदान देगा, यह एहसास कि यह एक व्यक्ति के अधीन है। एक योजना किसी व्यक्ति पर हावी नहीं हो सकती: योजना की परिवर्तनशीलता और लचीलापन शायद समय प्रबंधन की सबसे महत्वपूर्ण सेटिंग है। इस सिद्धांत का तात्पर्य समय में योजनाओं को बदलने, घटनाओं के बीच संबंधों की नई श्रृंखला बनाने की क्षमता से है। व्यवहार में, इसका मतलब महत्वपूर्ण और जरूरी मामलों को मुख्य मुद्दों के रूप में तय करना है जो दिन की रीढ़ बनते हैं, संभावित परिवर्तनों, नई परिस्थितियों, अप्रत्याशित जरूरी मामलों के लिए तथाकथित बफर जोन को छोड़ देते हैं।

एक शब्द में, उत्पादकता और रोजगार को मिश्रित नहीं किया जा सकता है, योजना आपको समय की कमी की स्थितियों से बचने और सही ढंग से प्राथमिकताएं निर्धारित करने की अनुमति देगी, जिससे कार्य दिवस की उत्पादकता में काफी वृद्धि होगी।

कार्य समय नियोजन के 10 नियम

वास्तव में, ऐसे कई नियम हो सकते हैं जिन्हें प्रत्येक व्यक्ति नीचे दी गई सूची से चुन सकता है।

• गोपनीयता नियम. काम पर, अकेले रहने में सक्षम होना वांछनीय है: ऐसा करने के लिए, दरवाजे बंद करें, गैर-रिसेप्शन घंटे निर्धारित करें, उत्तर देने वाली मशीन चालू करें, सचिव से मौन के लिए कहें। ऐसे काम के लिए समय सुबह या कार्य दिवस के अंत में निर्धारित किया जा सकता है, जब कार्यालय का कामकाजी मूड कम हो जाता है।
• कार्यशील ब्लॉक नियम. कार्यालय के सभी कार्यों को ब्लॉकों में विभाजित किया जा सकता है: टेलीफोन पर बातचीतऔर व्यावसायिक पत्राचार, सहकर्मियों के साथ बैठकें और बैठकें, कागजी कार्रवाई और कागजी कार्रवाई। समान ब्लॉकों के साथ काम करके, हम प्रयास बचाते हैं, एक प्रकार की गतिविधि से दूसरे में स्विच नहीं करते हैं।
• छोटे भागों का नियम सही स्लाइस है। एक बड़ा, कठिन कार्य, एक रणनीतिक कार्य केवल प्रयासों के प्रयोग से पूरा नहीं किया जा सकता है, इसलिए, किसी बड़े प्रोजेक्ट के छोटे-छोटे हिस्सों को दैनिक और व्यवस्थित रूप से पूरा करके, हम वैश्विक लक्ष्य को सामरिक रूप से करीब लाते हैं।
• प्रत्यायोजन नियम. अधिकार सौंपने की क्षमता भी समय प्रबंधन का हिस्सा है।
• विनियमन का नियम और समय सीमा नियम. किसी व्यावसायिक बैठक, बैठक या साक्षात्कार के लिए एक स्पष्ट समय सीमा, साथ ही कार्य के प्रदर्शन के लिए एक सीमा निर्धारित करने का अर्थ है जानबूझकर और उत्पादक रूप से पार्किंसंस कानून का उल्लंघन करना, उसे अपना सहयोगी बनाना।

वोल्टेयर: जो इसका उपयोग करता है उसके लिए समय काफी लंबा है; जो काम करता है और जो सोचता है वह अपनी सीमा का विस्तार करता है।

• प्राथमिकता नियम. धीरे-धीरे, आप कौशल विकसित कर सकते हैं, जब नए मामले और परिस्थितियाँ सामने आती हैं, तो मानसिक रूप से उनमें से प्रत्येक को आइजनहावर मैट्रिक्स से एक स्थिति निर्दिष्ट करें: अत्यावश्यक - गैर-अत्यावश्यक, महत्वपूर्ण - महत्वहीन। फिर प्राथमिकताएँ अपने आप पंक्तिबद्ध हो जाएँगी।
• दिन के समय और बायोरिदम को ध्यान में रखने का नियम। महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक मामलों की योजना सुबह के समय बनाना बेहतर है। इनके क्रियान्वयन से कार्य दिवस के दौरान सफलता की स्थिति बनेगी। शाम को योजना बनाना सबसे अच्छा होता है: मनोवैज्ञानिकों और प्रशिक्षकों के अनुसार, अवचेतन मन स्वयं रात के दौरान अगले दिन के लिए शेड्यूल तैयार करता है।

• रिकॉर्ड रखने का नियम: "कागज़ पर सोचें।" रिकॉर्डिंग आवश्यक हैं: वे दिमाग को व्यवस्थित करते हैं, सिर में एक दृश्य चित्र बनाते हैं, दिन के दौरान खुद को नियंत्रित करने में मदद करते हैं।
• परिणाम नियम. कार्य दिवस के अंत में एक सारांश सफलता, उत्पादकता की भावना पैदा कर सकता है और अगले दिनों के लिए आपके कार्यों और योजनाओं के समन्वय में मदद कर सकता है।

कार्य समय नियोजन के तरीके

समय प्रबंधन के मुख्य तरीके रिकॉर्ड, कैलेंडर, कार्यदिवस कार्ड रखना हैं। इस मामले में, एक या अधिक समय प्रबंधन सिद्धांतों को आधार के रूप में लिया जाता है: एक सामान्य योजना बनाई जाती है, एक टेम्पलेट जिसे अनुकूलित किया जा सकता है, उपयोग किया जा सकता है खास व्यक्तिआपके शेड्यूल और दिनचर्या के लिए।

लेखक के तरीकों में से एक का वर्णन ट्रेसी ब्रायन की पुस्तक में किया गया है और इसे "घृणा छोड़ो, मेंढक खाओ!" कहा जाता है, इसका तात्पर्य योजनाओं को सकारात्मक, सुखद कर्तव्यों और अप्रिय में विभाजित करना है। यदि आप सावधानीपूर्वक और सचेत रूप से दिन की योजनाओं का विश्लेषण करते हैं, तो निश्चित रूप से ऐसी चीजें होंगी जो आप नहीं करना चाहते हैं (उन्हें सशर्त रूप से मेंढक या टोड कहा जा सकता है)। ये ऐसी चीजें हैं जिन्हें सबसे पहले करने की जरूरत है: घृणा को त्यागें और रूपक के रूप में "पहले इस मेंढक वाली चीज को खाएं।"

ब्रायन ट्रेसी: अंत में, यह अवलोकन: यदि आपको एक जीवित मेंढक को "खाना" है, तो आपको लंबे समय तक बैठकर उसे नहीं देखना चाहिए। उपलब्धि का मार्ग उच्च स्तरव्यावसायिकता और उत्पादकता अन्य समस्याओं पर समय बर्बाद किए बिना, सुबह सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने की एक स्थिर आदत के अधिग्रहण के माध्यम से निहित है। आपको पहले "मेंढक को कैसे खाना" सीखना होगा, प्रारंभिक, अक्सर बेकार, तर्क-वितर्क में पड़े बिना।

इस तकनीक के अलावा, सलाह का एक और टुकड़ा: बाद के स्वाद को और भी अधिक सुखद बनाने के लिए, मेंढक के बाद, आप "एक मिठाई-मिठाई खा सकते हैं": कुछ सुखद, प्रिय करें, कार्यस्थल में खुशी और खुशी लाएं।

कार्य दिवस की योजना बनाने का एक दिलचस्प तरीका फ्रैंकलिन स्कूल के प्रतिनिधियों अलेक्जेंडर और दिमित्री त्स्यग्लिंस द्वारा प्रस्तावित किया गया था:

दिन के लिए मानचित्र बनाने के बारे में वीडियो

सुप्रसिद्ध सूत्र वाक्य "समय ही पैसा है" के लेखक बेंजामिन फ्रैंकलिन ने भी निम्नलिखित बातें कही हैं: धन मुख्य रूप से दो चीजों पर निर्भर करता है: परिश्रम और संयम, दूसरे शब्दों में, समय या धन को बर्बाद न करें और दोनों का सर्वोत्तम उपयोग करें। संभव तरीका.

दिन की योजना बनाने का आधुनिक रूप स्मार्टफोन और पीडीए (आयोजकों) के लिए विशेष कार्यक्रम हैं, जो एक कैलेंडर या स्प्रेडशीट क्षमताओं पर आधारित होते हैं, जो आपको तारीख, समय प्रतिबिंबित करने, प्रत्येक घटना के लिए समय सीमा इंगित करने, नोट्स छोड़ने और की अनुमति देता है। टिप्पणियाँ, और न केवल दिन के लिए सामरिक योजनाएं बनाएं, बल्कि मुख्य लक्ष्य की ओर रणनीतिक आंदोलन भी देखें। वे मोबाइल, सुविधाजनक और, सबसे महत्वपूर्ण, प्रभावी हैं आधुनिक स्थितियाँज़िंदगी।

नमूना कार्यक्रम

कई तकनीकों का संयोजन और यह ध्यान में रखना कि यह कितना संभव है अधिक सिद्धांतऔर समय प्रबंधन नियम, आप एक प्रोग्राम टेम्पलेट बना सकते हैं।

मुख्य बात को समझना महत्वपूर्ण है: कार्य सूची कोई योजना नहीं है। यह केवल तभी एक योजना बन पाएगी जब यह ब्रायन ट्रेसी के नियम पर खरा उतर सके: "योजना सही काम करने और बुरे को रोकने से पहले होती है।"

यदि आप कुछ मिनट बिताते हैं, तो यह स्पष्ट हो जाएगा कि किन चीजों को ब्लॉकों में जोड़ा जा सकता है, कौन सी चीजें बहुत वैश्विक हैं, लेकिन महत्वपूर्ण और गैर-जरूरी हैं (इसके विपरीत, उन्हें "चिकनी स्लाइस" में विभाजित किया जाना चाहिए), कौन सी चीजें "मेंढक" माना जा सकता है, जो चीजें सुखद और स्वादिष्ट मिठाई बन जाएंगी। आप इन्हें चित्र या रेखाचित्र के रूप में चित्रित कर सकते हैं, अलग-अलग रंगों में रंग सकते हैं।

इस लेख से आप सीखेंगे:

• श्रमिकों की कमी के क्या कारण हैं?
• दिन के दौरान काम के घंटों की योजना बनाते समय किन नियमों का पालन किया जाना चाहिए?
• कार्य समय की योजना बनाते समय किन विधियों का उपयोग किया जाता है?
• कर्मचारी समय निर्धारण की प्रभावशीलता की जांच कैसे करें

कार्य समय नियोजन में शामिल हैं प्रभावी प्रबंधनसमय और प्रौद्योगिकी तर्कसंगत उपयोगकिसी भी संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने और प्रदर्शन में सुधार करने के लिए। में आधुनिक दुनियाइसे समय प्रबंधन भी कहा जाता है। समय सबसे अपूरणीय और मूल्यवान संसाधन है, इसलिए इसका उपयोग बहुत तर्कसंगत ढंग से किया जाना चाहिए। अपने कार्य समय की योजना बनाने की क्षमता पर काम करना भी आवश्यक है।

शेड्यूलिंग इतनी महत्वपूर्ण क्यों है

यह कहना कि समय को नियंत्रित किया जा सकता है, पूरी तरह सही नहीं है। समय किसी भी प्रक्रिया पर निर्भर नहीं हो सकता है, इसका मतलब स्थिर मूल्य नहीं है, यह तेज या धीमा नहीं हो सकता है।

उद्यम के कर्मचारी की स्थिति की परवाह किए बिना, कार्य समय की योजना बनाने के लिए विभिन्न उपकरणों का उपयोग करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। अधीनस्थों से लेकर वरिष्ठों तक - सभी स्तरों पर इस पर विचार करना महत्वपूर्ण है। कार्य समय की प्रभावी योजना सीधे श्रम उत्पादकता को प्रभावित करती है, और परिणामस्वरूप, उद्यम का लाभ।

प्रत्येक कर्मचारी के लिए, प्रभावी कार्य समय नियोजन आवश्यक तिथि तक सभी निर्धारित कार्यों को पूरा करने को प्रभावित करता है।

संगठन में जिन संकेतकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए उनमें से एक कार्य समय निधि है। यह उपभोग किए गए कार्य समय के संसाधनों को निर्धारित करता है और कर्मचारियों की संख्या को प्रभावित करता है, और परिणामस्वरूप, संगठन की सामग्री लागत को प्रभावित करता है।

समय निर्धारण कब आवश्यक है?

कमी का अर्थ है किसी चीज़ का अभाव। कार्य समय की योजना बनाते समय, यह शब्द किसी व्यक्तिगत कर्मचारी द्वारा किसी विशिष्ट कार्य के निष्पादन के लिए कार्य समय की कमी को संदर्भित करता है संरचनात्मक इकाईऔर समग्र रूप से संगठन।

परिणामस्वरूप, इससे ऑर्डर पूर्ति में देरी हो सकती है, जिसके नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं। अक्सर, कार्य समय की अयोग्य योजना संगठन के प्रमुख की निरक्षरता से जुड़ी होती है।

समय की कमी के कारणों को तीन समूहों में वर्गीकृत किया गया है:

1. नेता के व्यक्तिगत गुण.
2. नेता की हरकतें.
3. स्वतंत्र कारण.

नेता के व्यक्तिगत गुण, जो कार्य समय की हानि का कारण बनता है और इसकी गलत योजना से जुड़ा हुआ है, निम्नानुसार व्यक्त किया गया है:

1. वैनिटी यानी असंतुलित और घबराहट भरी हरकतें, जिनकी प्रभावशीलता शून्य हो जाती है।
2. व्यवस्थित जल्दबाजी.
3. काम में देरी या उच्च प्रदर्शन को बहाल करने के लिए घर पर आवश्यक समायोजन के कारण आराम की कमी।

बॉस की अनपढ़ हरकतों और काम के समय की योजना न बनाने से अव्यवस्था के निम्नलिखित लक्षण दिखाई देते हैं:

1. स्टाफ प्रेरणा का अभाव.
2. संगठन में पारस्परिक संचार का विनाश।
3. चीज़ों को उनके महत्व के स्तर के अनुसार क्रमबद्ध करने में असमर्थता।
4. प्राधिकार का कुछ हिस्सा अधीनस्थों को हस्तांतरित करने में असमर्थता।

वे कारण जो प्रबंधक की इच्छा पर निर्भर नहीं होते हैं और कार्य समय नियोजन के दृष्टिकोण से उसके और संगठन के सभी कर्मचारियों के लिए कार्य समय की कमी का कारण बनते हैं, ये हैं:

1. कार्यों, असाइनमेंट, मामलों की एक लंबी सूची।
2. अनियोजित कार्य.

अधिकांश मामलों में, उपरोक्त कारण अलग से प्रकट नहीं होते हैं। आमतौर पर एक दूसरे का अनुसरण करता है।

अंततः, एक गतिरोध विकसित हो जाता है, जिसे प्रभावी कार्य योजना द्वारा सुधारा जा सकता है। नियोजित गतिविधियों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण स्थापित करना और काम में लगने वाले समय की जाँच करना भी आवश्यक है।

दिन के दौरान कार्य समय की योजना बनाने के बुनियादी नियम

कार्य दिवस की शुरुआत में कार्य समय की योजना बनाने के नियम

• सुबह से ही आपको सकारात्मक मूड में रहने की जरूरत है। आपको प्रत्येक दिन की शुरुआत केवल सकारात्मक भावनाओं के साथ करने का प्रयास करना चाहिए, क्योंकि जिस मनोदशा के साथ आप आगामी कार्यों को हल करना शुरू करते हैं वह परिणाम प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है।
• सुबह में, ऊर्जा की मात्रा को फिर से भरना और "रिचार्ज" करना आवश्यक है पोषक तत्व”, यानी नाश्ता करें और फिर काम पर जाएं।
• एक ही समय पर काम शुरू करना बेहतर है. यह व्यवस्थित दिन-प्रतिदिन आत्म-अनुशासन की ओर ले जाता है और आपकी ताकतों को संगठित करने में मदद करता है।
• सुबह में, आपको दिन की योजना की दोबारा जांच करनी चाहिए। ऐसा करने के लिए, आप एबीसी विश्लेषण पद्धति या आइजनहावर सिद्धांत का उपयोग कर सकते हैं।
• कार्यों को पूरा करने के लिए, असाइनमेंट और मामलों को बिना देरी के शुरू किया जाना चाहिए।
• सबसे पहले, आपको सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने की आवश्यकता है।
• यदि आपके पास कोई सहायक प्रबंधक या सचिव है, तो आपको दिन के लिए वर्तमान योजना के साथ समन्वय करना होगा।

कार्य दिवस के मध्य में कार्य घंटों की योजना बनाने के नियम

• आपका कार्यस्थल उत्पादक कार्य के लिए तैयार रहना चाहिए। डेस्कटॉप से, आपको उन दस्तावेज़ों और कागजातों को हटा देना चाहिए जिनकी आपको अभी तक महत्वपूर्ण कार्य करने के लिए आवश्यकता नहीं है।
• दिन के लिए योजना के प्रत्येक आइटम के कार्यान्वयन के लिए एक विशिष्ट समय सीमा निर्धारित करना आवश्यक है।
• आपको ऐसे कार्य करने से बचना चाहिए जो प्रतिकूल प्रतिक्रिया का कारण बन सकते हैं।
• आपको दिखाई देने वाले अतिरिक्त कार्यों को हटाने में सक्षम होना चाहिए।
• एक नेता को आवेगी नहीं होना चाहिए.
• नियमित रूप से आपको छोटे-छोटे विराम लेने की आवश्यकता होती है। हर काम के लिए ब्रेक की जरूरत होती है। उनकी नियमितता एवं अवधि व्यक्तिगत होनी चाहिए। कार्य समय की योजना बनाते समय छोटे-छोटे ब्रेकों को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।
• छोटे, अर्थ में समान कार्यों को समूहों में संयोजित करना और उन्हें श्रृंखला में निष्पादित करना आवश्यक है।
• ऐसा होता है कि कुछ कर्मचारी एक काम पूरा नहीं करते, दूसरा काम ले लेते हैं - आपको पहले वह पूरा करना चाहिए जो आपने शुरू किया था। एक कार्य से दूसरे कार्य में अव्यवस्थित परिवर्तन और कभी-कभी एक साथ कई कार्य करने से सकारात्मक परिणाम नहीं मिलेगा।
• जानिए टाइम स्लॉट का उपयोग कैसे करें।
• दिन में एक घंटा आराम अवश्य करना चाहिए।
• कार्यों को पूरा करने की समय सीमा को नियंत्रित करना और तैयार की गई कार्य योजना को ट्रैक करना आवश्यक है। प्राथमिकताएँ बदलने पर योजना में बदलाव करें।

कार्य दिवस के अंत में कार्य समय निर्धारित करने के नियम

• कार्य दिवस के अंत तक आपको सभी नियोजित कार्यों को पूरा करना होगा। व्यक्तिगत कार्यों को पूरा करने में विफलता से पूरी योजना को पूरा करने में विफलता का जोखिम होता है, और परिणामस्वरूप, मामलों का संचय होता है, जब "रेक" किया जाता है, तो अतिरिक्त कार्य समय की आवश्यकता होगी।
• आपको योजना के कार्यान्वयन की निगरानी करनी चाहिए, खुद पर नियंत्रण रखना चाहिए। आपने जो योजना बनाई है उसकी सूची की तुलना आपने जो पूरी की है उससे करें। समझें कि आप "पाठ्यक्रम से" क्यों भटक गए। यह उत्पादक गतिविधि के लिए एक शर्त है।
• विश्लेषण के बाद शाम को नए दिन की योजना बनाना और सुबह दोबारा जांच करना जरूरी है।

कार्य समय नियोजन पर व्यक्तिगत कारकों का प्रभाव

आप स्वयं को किस प्रकार स्थापित करते हैं, इसका इस बात पर भी महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है कि आप अपने कार्य समय की योजना कैसे बनाते हैं। आप स्वयं अवचेतन रूप से कार्य समय की प्रभावी योजना में हस्तक्षेप कर सकते हैं। वास्तव में आपको क्या परेशानी हो सकती है:

1. आपकी अनिश्चितता जीवन का उद्देश्य. किसी चीज़ के लिए प्रयास किए बिना, यह तय करना मुश्किल है कि आप अपना जीवन कैसे और किस चीज़ से भरेंगे।
2. आपको निरंतर ड्राइव की अनुभूति पसंद है। काम के अलावा दिलचस्प चीज़ों की योजना बनाएं ताकि आपमें कार्य दिवस को समय पर ख़त्म करने की इच्छा बनी रहे।
3. आप किसी गतिविधि के अभाव से भयभीत हैं। क्या आप अपने कामकाजी समय के हर मिनट पर ध्यान केंद्रित करने की कोशिश करते हैं, सिर्फ अपने विचारों के साथ अकेले न रहने के लिए? बेहतर होगा, अपनी समस्याओं को हमेशा के लिए हल कर लें।
4. आप मना करना नहीं जानते और किसी भी समस्या का समाधान लेने के लिए तैयार रहते हैं। इससे यह तथ्य सामने आएगा कि आप अपने निजी जीवन के बारे में भूल जाएंगे।
5. आप असफल होने से डरते हैं. अपने आप से पूछें: "अगर मैं असफल हो गया तो ऐसा क्या बुरा हो सकता है?" ध्यान रखें, असफलता हमें आगे बढ़ने में मदद करती है।
6. आप डरते हैं कि आपको वह सफलता मिलेगी जिसके लिए आप अभी तक तैयार नहीं हैं। क्या आप अपने मामले में ऐसा सोचते हैं? कैरियर विकासअब आप अक्सर अपने परिवार और दोस्तों के साथ नहीं रह पाएंगे। उन लोगों के साथ अधिक संवाद करें जो पहले ही खुद को पूरा कर चुके हैं, सफलता की भावना की आदत डालें।
7. आप बदलाव के लिए तैयार नहीं हैं. जीवन में बदलाव का डर विफलता के डर से उत्पन्न होता है। इसे अपने लक्ष्य की ओर क्रमिक नियोजित आंदोलन द्वारा दूर किया जा सकता है।
8. आप अंतिम से डरते हैं - व्यक्तियों के लिए, गतिविधि स्वयं उसके परिणाम से अधिक महत्वपूर्ण है।

यह याद रखना चाहिए कि एक समस्या को हल करने के बाद, आपके पास एक और दिलचस्प समस्या को सुलझाने का अवसर होता है।

कार्य समय नियोजन की सबसे सामान्य विधियाँ

पेरेटो सिद्धांत (80:20 अनुपात)

इस सिद्धांत के अनुसार, 20% किए गए प्रयासों से 80% परिणाम मिलता है, और शेष 80% कड़ी मेहनत से केवल 20% परिणाम मिलता है। उदाहरण के लिए:

पेरेटो सिद्धांत एक प्रबंधक के काम में भी लागू होता है: एक कर्मचारी 80% परिणाम प्राप्त करने के लिए कार्य समय का 20% खर्च करता है, शेष 80% कार्य समय कुल परिणाम का केवल 20% देता है। इसका मतलब यह है कि कार्य समय की योजना बनाते समय, किसी को यह याद रखना चाहिए कि कार्य दिवस की शुरुआत सबसे महत्वपूर्ण निर्णय के साथ करना बेहतर है और चुनौतीपूर्ण कार्य, और "छोटी सी बात" को अंत के लिए छोड़ दें।

यदि सभी कार्यों का विश्लेषण अंतिम परिणाम में उनके योगदान के अनुसार किया जाए और एबीसी श्रेणियों के अनुसार व्यवस्थित किया जाए तो पेरेटो सिद्धांत का लगातार अनुप्रयोग वास्तविक हो जाता है।

पेरेटो सिद्धांत का उपयोग वास्तव में संभव हो जाता है यदि परिणाम प्राप्त करने के लिए सभी कार्यों को उनके महत्व के अनुसार व्यवस्थित किया जाए और एबीसी श्रेणियों के अनुसार व्यवस्थित किया जाए।

एबीसी योजना

एबीसी समय निर्धारण का मुख्य उद्देश्य कार्यों का लगातार प्राथमिकता निर्धारण करना है। एबीसी योजना गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में की जा सकती है। यदि हम अधिक महत्वपूर्ण और कम महत्वपूर्ण मामलों के प्रतिशत का विश्लेषण करें तो देखेंगे कि यह अनुपात लगभग समान होगा। हम सभी कार्यों को उनके महत्व के अनुसार तीन श्रेणियों में बांटकर कार्य समय की योजना बनाना शुरू करते हैं। इसके लिए ए, बी और सी अक्षरों का उपयोग किया जाता है। कार्य समय नियोजन की यह पद्धति इस तथ्य के कारण प्रबंधकों के बीच लोकप्रिय हो गई है कि यह ठोस परिणाम देती है।

एबीसी योजना पद्धति निम्नलिखित सिद्धांतों पर आधारित है:

• श्रेणी ए में सबसे महत्वपूर्ण कार्य शामिल हैं, जो प्रबंधक के कार्यों की कुल संख्या का 15% बनाते हैं। लेकिन ये वास्तव में महत्वपूर्ण कार्य हैं जो योजना के कार्यान्वयन में 65% योगदान देते हैं।
• श्रेणी बी में केवल महत्वपूर्ण कार्य शामिल हैं, वे कार्यों की कुल संख्या का औसतन 20% होंगे और प्रबंधक की गतिविधियों में उनका महत्व 20% होगा।
• श्रेणी सी में सबसे कम महत्वपूर्ण कार्य शामिल हैं, वे कार्यों की कुल संख्या का 65% हिस्सा होंगे और श्रम के संपूर्ण परिणाम का महत्व केवल 15% होगा।

इस तकनीक के अनुसार, आपको पहले सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करना होगा, फिर थोड़े कम महत्वपूर्ण कार्यों पर आगे बढ़ना होगा और अंत में छोटे-छोटे कार्यों को छोड़ देना होगा जिनका कार्य के परिणामों पर कोई विशेष प्रभाव नहीं पड़ता है। कार्य समय की योजना बनाते समय इसे ध्यान में रखा जाना चाहिए।

आइजनहावर विधि

कार्य समय की योजना बनाते समय सही ढंग से प्राथमिकता देने के लिए, आप आइजनहावर पद्धति का उपयोग कर सकते हैं।

अपने आप से प्रश्न पूछें:

• क्या मैं अपने काम के समय को एक जरूरी काम के बजाय दूसरे उतने ही जरूरी काम को निपटाने में बर्बाद करने का आदी हूं?
• क्या यह संभव है कि मेरी इस आदत के कारण कई महत्वपूर्ण कार्य आम तौर पर अनसुलझे रह जाते हैं?

अमेरिकी जनरल डी. आइजनहावर द्वारा प्रस्तावित सिद्धांत के अनुसार, समस्याओं को हल करने का लाभ उनके महत्व और आवंटित समय के आधार पर माना जाना चाहिए।

जिन सभी कार्यों को करने की आवश्यकता है उन्हें चार समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

1. सभी अत्यावश्यक और सबसे महत्वपूर्ण कार्य जिन्हें प्राथमिकता के आधार पर करने की आवश्यकता है।
2. अत्यावश्यक, लेकिन इतना महत्वपूर्ण नहीं। मुद्दा यह है कि चूंकि वे अत्यावश्यक हैं, इसलिए हम अपनी अधिकतम ऊर्जा लगाकर, उन्हें जल्द से जल्द हल करना सुनिश्चित करना चाहते हैं जैसे कि वे बहुत महत्वपूर्ण हों। लेकिन अगर यह इतना महत्वपूर्ण नहीं है, तो उन्हें स्थगित करना या अपना निर्णय दूसरे पर स्थानांतरित करना बेहतर है।
3. सार्थक, लेकिन इतना जरूरी नहीं। इस तथ्य के कारण कि मामलों का यह समूह अत्यावश्यक नहीं है, उन्हें बाद तक के लिए स्थगित कर दिया जाता है। लेकिन एक समय पर ये बहुत महत्वपूर्ण भी हो जाते हैं, लेकिन इन्हें पूरा करने का समय नहीं मिलता। अब उन्हें सावधानीपूर्वक निष्पादन के लिए किसी और को सौंपने का समय आ गया है। जब आप कोई महत्वपूर्ण कार्य देते हैं, तो यह कर्मचारियों को प्रेरित और विकसित करता है।
4. गैर जरूरी और महत्वहीन कार्य. इस समूह के कार्य अक्सर डेस्कटॉप पर बहुत अधिक स्थान लेते हैं। कई लोग, कार्य समय नियोजन के सार को न समझते हुए, इन कार्यों को करते हैं, इस तथ्य के बावजूद कि वे उन पर बहुत समय व्यतीत करते हैं। यदि उन्हें पूरा किया ही जाना है, तो उन पर यथासंभव अपना कम से कम समय बिताने का प्रयास करें।