कर्मियों की प्रभावशीलता का निर्धारण और इसे सुधारने के तरीके। कर्मचारी प्रदर्शन में सुधार के प्रभावी तरीके

नमस्ते! इस लेख में हम व्यक्तिगत प्रभावशीलता के बारे में बात करेंगे।

आज आप सीखेंगे:

• व्यक्तिगत प्रभावशीलता क्या है;
• इसका क्या प्रभाव पड़ता है?
• वास्तव में कुशल कैसे बनें.

व्यक्तिगत प्रभावशीलता क्या है

आइए सैद्धांतिक भाग से शुरू करें। व्यक्तिगत प्रभावशीलता की अवधारणा समान्य व्यक्तिसमझने योग्य, लेकिन कुछ हद तक धुंधला। इस तथ्य के कारण कि कोई स्पष्ट परिभाषा नहीं है, कार्यप्रणाली में और सामान्य तौर पर दायरे में ही समस्याएं उत्पन्न होती हैं। आइए किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत प्रभावशीलता को परिभाषित करने का प्रयास करें।

व्यक्तिगत दक्षता – किसी व्यक्ति की कुछ कार्यों को यथाशीघ्र और कुशलता से करने की क्षमता।

इस परिभाषा के आधार पर, उन मुख्य समस्याओं को बताना पहले से ही संभव है जिनका सामना एक व्यक्ति को कुछ दैनिक कार्य करते समय करना पड़ता है:

• ध्यान बदलना;
• काम पूरी क्षमता पर नहीं है.

अर्थात्, हम कह सकते हैं कि व्यक्तिगत प्रभावशीलता का तात्पर्य किसी निश्चित कार्य के अधिकतम स्तर पर प्रदर्शन पर स्पष्ट एकाग्रता से है। आज, मनोवैज्ञानिक व्यक्तिगत प्रभावशीलता के मुद्दों को तेजी से प्राथमिकता दे रहे हैं। इस दुनिया में जानकारी से भरपूर, ऐसी धारा में डूबना नहीं, सही को छानना काफी कठिन है।

व्यक्तिगत प्रदर्शन का मूल्यांकन और सुधार करना क्यों महत्वपूर्ण है?

किसी विशेष व्यक्ति की प्रभावशीलता न केवल काम या स्कूल में एक विशिष्ट कार्य के प्रदर्शन को प्रभावित कर सकती है, बल्कि सामान्य तौर पर किसी व्यक्ति के कुछ लक्ष्यों की प्राप्ति पर भी प्रभाव डाल सकती है।

व्यक्तिगत प्रभावशीलता से, हम न केवल यह आंक सकते हैं कि आप नियोक्ता द्वारा सौंपे गए कार्य को कितनी जल्दी पूरा करते हैं, बल्कि यह भी कि आप कितनी जल्दी कैरियर की सीढ़ी चढ़ सकते हैं, नई जानकारी प्राप्त कर सकते हैं और उसका उपयोग कर सकते हैं और अपने लक्ष्यों को प्राप्त कर सकते हैं।

व्यक्तिगत दक्षता एक महत्वपूर्ण पैरामीटर - कार्य क्षमता के लिए जिम्मेदार है। कम कार्यकुशलता वाला व्यक्ति लगातार पिछड़ता रहेगा जबकि अधिक सफल लोग अपने कार्य को पूरा करने के लिए अपनी क्षमता का उपयोग करते हैं। व्यक्तिगत प्रभावशीलता के उपयोग के अर्थ को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आपको प्रतिभा और अपनी क्षमता का उपयोग करने के विषय को उठाने की आवश्यकता है।

यह सर्वविदित तथ्य है कि सफलता कड़ी मेहनत और प्रतिभा से बनती है। इसके अलावा, लोगों ने 10% प्रतिभा और 90% श्रम से लेकर 50/50 तक विभिन्न अनुपात सामने रखे।

व्यक्तिगत दक्षता किसी की प्रतिभा के उपयोग के साथ श्रम का एक एनालॉग है। अर्थात्, आप कम से कम प्रयास का उपयोग करके अपने लक्ष्य को जल्द से जल्द प्राप्त करने के लिए अपने संसाधनों का उपयोग करते हैं।

इसका अर्थ यह नहीं है कि कार्य का निष्पादन निम्न गुणवत्ता का होगा, इसके विपरीत जो व्यक्ति जितना अधिक कुशल होगा, वह कार्य को उतनी ही अधिक कुशलता से कम समय में पूरा कर लेगा।

तदनुसार, व्यक्तिगत दक्षता में वृद्धि अनिवार्य रूप से इस तथ्य को जन्म देगी कि एक व्यक्ति रोजमर्रा के मामलों पर बहुत कम समय व्यतीत करेगा।

उदाहरण:कर्मचारी को अपनी कंपनी के उद्योग में प्रतिस्पर्धियों का विश्लेषण करने का कार्य सौंपा गया है। इस रिपोर्ट के आधार पर, उसे अपना विश्लेषण करने, कंपनी के विकास की संभावनाओं का आकलन करने और सामान्य तौर पर बाजार में प्रवेश करने की उपयुक्तता पर अपना फैसला जारी करने की आवश्यकता होगी। कर्मचारी ऐसे कार्य को 1 सप्ताह से 1 माह तक निपटाएगा। और इसकी दक्षता जितनी अधिक होगी, इस कार्य पर उतना ही कम समय खर्च होगा।

हम कार्यों के समय के बारे में अधिक बात कर रहे हैं, न कि उनकी गुणवत्ता के बारे में, जो मुख्य रूप से आधुनिक वास्तविकताओं पर आधारित है। वर्तमान कार्य की समस्या स्तर पर कार्य का सामना न करना है - इसमें लगभग कभी भी समस्याएँ नहीं होती हैं। मुख्य समस्या में है.

हर किसी ने अपने पीछे ऐसी घटना देखी: काम पर पहले 20-30 मिनट, आप जलती आँखों के साथ आपको सौंपे गए कार्यों को करना शुरू करते हैं। फिर, प्रभावशीलता कम हो जाती है, आँखों में जलन होना बंद हो जाती है, और जो 5 मिनट में होता है वह धीरे-धीरे 10, 15 और 20 में हो जाता है।

यदि इस समय आप अपने आप को बाहर से देखते हैं, तो आप अंतहीन विकर्षण, एकाग्रता का कमजोर होना, एक कार्य से दूसरे कार्य में स्विच करना और अन्य वास्तव में अप्रभावी चीजें देख सकते हैं। और ऐसी घटना हर जगह देखी जाती है, न केवल काम पर, बल्कि स्कूल में भी, संचालन, प्रशिक्षण, पढ़ने आदि के दौरान।

किसी एक कार्य को पूरा करने में लगने वाले समय को कम करने के लिए, जिससे आपकी उत्पादकता बढ़े, आपको व्यक्तिगत दक्षता को प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है।

सबसे पहले व्यक्तिगत प्रभावशीलता में सुधार करने की सिफारिश किसे की जाती है

प्रत्येक व्यक्ति को प्रशिक्षित करने के लिए व्यक्तिगत प्रभावशीलता की आवश्यकता होती है, लेकिन कुछ व्यवसायों को इसके लिए एक विशेष दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। आइए उन लोगों से निपटें जिन्हें सबसे पहले और तुरंत अपना ख्याल रखने की जरूरत है।

फ्रीलांसर।आइए उनसे शुरुआत करें. यह श्रमिकों की एक विशेष श्रेणी है जो विभिन्न कार्य करते हैं। यह कार्यक्रमों, डिज़ाइन, बहीखाता पद्धति आदि का निर्माण हो सकता है।

सूचना के साथ निरंतर संपर्क के कारण इस श्रेणी के लोग सूचना हमले के प्रति सबसे अधिक संवेदनशील होते हैं। यदि कार्यालय में काम के दौरान सोशल नेटवर्क, समाचार साइटें और समय बर्बाद करने और काम से ध्यान भटकाने के अन्य तरीकों को अवरुद्ध या मॉनिटर किया जाता है, तो घर से काम करने पर ऐसी कोई रोक नहीं है।

अक्सर, किसी कार्य को पूरा करने में जिसमें अधिकतम 15 मिनट लगते हैं, औसत फ्रीलांसर एक घंटे से अधिक समय खर्च करता है। काम को तेजी से पूरा करने, कमाई बढ़ाने, ग्राहकों की संख्या बढ़ाने और साथ ही अधिक दिलचस्प चीजों के लिए समय खाली करने के लिए फ्रीलांसरों को अपनी व्यक्तिगत प्रभावशीलता में लगातार सुधार करने की जरूरत है।

बिजनेस मेन।हर कोई जिसके पास कोई है, साथ ही बड़ी कंपनियों के निदेशक और शीर्ष प्रबंधक भी इस श्रेणी में आएंगे। आधुनिक अर्थव्यवस्था की वास्तविकताओं में, व्यवसायियों और वरिष्ठ प्रबंधन के पास महत्वपूर्ण समस्याओं को हल करने के लिए बहुत सीमित समय होता है।

साथ ही उन पर आम कर्मचारियों की तुलना में जिम्मेदारियां भी ज्यादा होती हैं. हर चीज़ के लिए समय निकालने और काम के अलावा जीवन के लिए कुछ और घंटे छोड़ने के लिए आपको अपनी व्यक्तिगत प्रभावशीलता विकसित करने की आवश्यकता है।

छात्र.जो कोई भी कुछ सीख रहा है उसे इस श्रेणी में शामिल किया जा सकता है। चाहे वो कोई स्कूल हो या दो महीने का अकाउंटिंग कोर्स, अपनी पढ़ाई में अपनी क्षमता का भरपूर उपयोग करना इन लोगों का प्राथमिक काम होता है।

पाना अधिकतम राशि उपयोगी जानकारी, इसे अनावश्यक कचरे से फ़िल्टर करना, और इसे अपने स्वयं के प्रयोजनों के लिए उपयोग के लिए उपयुक्त बनाना - यह वह कार्य है, जिसका प्रदर्शन व्यक्तिगत दक्षता से प्रभावित होता है।

व्यक्तिगत प्रभावशीलता कब बनती है?

किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत प्रभावशीलता एक व्यक्तिपरक कारक है। यह पूर्वस्कूली उम्र में बनना शुरू होता है, और गठन का चरम 19-25 वर्ष की आयु में होता है, वह समय जब लोग काम करना शुरू कर रहे होते हैं, अपनी शिक्षा के दौरान प्राप्त सभी चीजों का उपयोग करते हैं।

लेकिन पूरी नींव स्कूल में हासिल की जाती है, जब छात्रों की बहु-कार्यशीलता स्वयं प्रकट होती है: आपको अपना होमवर्क करने की ज़रूरत है, जो आपको पसंद है वह करें, बैठें सामाजिक नेटवर्क में, दोस्तों के साथ घूमना, घर के आसपास माता-पिता के काम पूरे करना वगैरह। इसी अवधि के दौरान प्राथमिकताएँ निर्धारित की जाती हैं।

लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि व्यक्तिगत प्रभावशीलता को और अधिक बढ़ाना असंभव है देर से उम्र. 23-25 ​​वर्षों के बाद लोग सोचते हैं कि वे अपने परिवार को समय देने और अपने शौक के लिए थोड़ा समय निकालने के लिए अपनी दक्षता कैसे बढ़ा सकते हैं।

इसीलिए जितनी जल्दी हो सके अपनी स्वयं की दक्षता बढ़ाना आवश्यक है, लेकिन बाद की उम्र में भी कोई यह नहीं कह सकता है कि कोई व्यक्ति खुद को बदलने और अधिक कुशल होने की शुरुआत का सामना नहीं कर सकता है।

तीन कारक व्यक्तिगत प्रभावशीलता का आधार बनते हैं:

• लक्ष्यों का समायोजन;
• स्रोत का उपयोग;
• समाजीकरण.

लक्ष्य की स्थापनातीनों में सबसे महत्वपूर्ण कारक है। प्रभावी ढंग से काम करने के लिए, आपको यह समझने की ज़रूरत है कि आप ऐसा क्यों कर रहे हैं। एक सुपरिभाषित लक्ष्य ही परिणाम का आधार होता है। मध्यवर्ती लक्ष्य निर्धारित करना महत्वपूर्ण है। एक लक्ष्य के लिए सबसे छोटा समय अंतराल 1 दिन होना चाहिए।

स्रोत का उपयोग. यहां अर्थव्यवस्था के साथ व्यक्तिगत दक्षता की तुलना उत्कृष्ट है। अर्थशास्त्र आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सीमित मात्रा में संसाधनों का उपयोग करने का विज्ञान है। यदि हम किसी व्यक्ति के साथ सादृश्य बनाते हैं, तो हर किसी के पास संसाधनों की अपनी आपूर्ति होती है जिसका उपयोग अपने लक्ष्यों को पूरा करने के लिए किया जाना चाहिए।

समाजीकरण. यह भी काफी महत्वपूर्ण कारक है. वह समाज में संचार और लक्ष्यों के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार है। हर दिन एक व्यक्ति अनिवार्य रूप से अन्य लोगों का सामना करता है, और वे भी उसकी तरह ही उसके लक्ष्यों की पूर्ति को प्रभावित करते हैं।

लक्ष्यों को प्राप्त करने के कौशल को प्रशिक्षित करने के लिए आपको यह सीखना होगा कि लोगों के साथ संबंध कैसे बनाएं, और यह सुनिश्चित करें कि वे किसी न किसी तरह से लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करें।

जो व्यक्ति अपनी व्यक्तिगत प्रभावशीलता विकसित करना चाहता है उसे इन तीन दिशाओं में आगे बढ़ना होगा:

• जानें कि अपने लक्ष्य ठीक से कैसे निर्धारित करें।
• उन्हें प्राप्त करने के लिए अपने संसाधनों का अधिक बुद्धिमानी से उपयोग करने का प्रयास करें;
• अपनी योजनाओं को क्रियान्वित करने के लिए लोगों से बातचीत करें।

व्यक्तिगत प्रभावशीलता में सुधार के तरीके

व्यक्तिगत प्रभावशीलता बढ़ाने के बहुत सारे तरीके हैं, लेकिन वे सभी एक ही चीज़ के बारे में बात करते हैं। हमने आपके लिए व्यक्तिगत दक्षता बढ़ाने के 10 सबसे लोकप्रिय तरीके संकलित किए हैं, और कई महीनों तक उनमें से कम से कम आधे का पालन करने पर, आपको दक्षता में वृद्धि देखने की गारंटी है।

योजना

सबसे ज्यादा महत्वपूर्ण तरीकेदक्षता बढ़ाएँ - सक्षमतापूर्वक अपने दिन की योजना बनाएं। यह मुख्य कौशलों में से एक है जो पूरे दिन प्रदर्शन को बढ़ा सकता है।

अब्राहम लिंकन वास्तव में एक प्रतिभाशाली व्यक्ति थे जो केवल अपनी व्यक्तिगत प्रभावशीलता के माध्यम से सबसे महत्वाकांक्षी लक्ष्यों को प्राप्त करने में सक्षम थे। उन्होंने लगभग हमेशा अधिकतम सीमा तक काम किया और इसने उन्हें अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के रास्ते में आने वाले सभी लोगों से अलग कर दिया।

अपने लक्ष्य की दिशा में काम करना पहला क्षेत्र है जिस पर आपको सबसे पहले काम करना होगा। अपने लक्ष्यों को सादे कागज पर लिखना सबसे अच्छा है - इससे वे अधिक मूर्त हो जाते हैं। अपने साथ लक्ष्यों वाली एक डायरी रखना और समय-समय पर उसे देखना सबसे अच्छा है।

लेकिन दिन की योजनाएँ बस हिमशैल का सिरा हैं। लक्ष्य भी लंबी अवधि के लिए निर्धारित किये जाने चाहिए। साथ ही, एक व्यक्ति का एक लक्ष्य होना चाहिए - एक मिशन जिसके लिए उसे बराबर होना चाहिए। यह आमतौर पर एक बड़ा और भव्य लक्ष्य होता है, जिसे हासिल करने में लगभग पूरा जीवन लग सकता है।

साथ ही, एक सक्षम मिशन तैयार करना प्रभावी बनने की दिशा में पहला कदम है।

मुख्य लक्ष्यों और मिशन वाला एक पत्रक भी अपने साथ ले जाना वांछनीय है। यह इस प्रश्न का उत्तर देने में मदद करेगा: "मैं इस समय ऐसा क्यों कर रहा हूं", और काम के लिए अतिरिक्त प्रेरणा भी देगा।

प्राथमिकता

जैसे ही आप अपने लक्ष्य निर्धारित करना सीख जाते हैं, प्राथमिकता देना एक महत्वपूर्ण कौशल है। प्राथमिकता तय करें - तय करें कि कौन सा कार्य पहले पूरा किया जाना चाहिए और कौन सा बाद में। ऐसी प्राथमिकता की व्यवस्था करने से आप अधिकतम संसाधनों का उपयोग करके दिन की शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल कर सकते हैं, जिससे माध्यमिक कार्यों के लिए कम ऊर्जा बचती है।

मार्क ट्वेन ने कहा: "यदि आप दिन की शुरुआत में मेंढक खाते हैं, तो बाकी दिन अद्भुत होने का वादा करता है। आख़िरकार, आप पहले ही सारी मेहनत कर चुके हैं।"

यानी, आपको एक बड़े और जटिल कार्य को अनिश्चित काल तक टाले बिना, एक ही बार में पूरा करना होगा। उसके बाद, बाकी सब कुछ इतना कठिन नहीं लगेगा और आप बिना अधिक प्रयास के सब कुछ कर सकते हैं।

मनोवैज्ञानिक भी इसी दृष्टिकोण का पालन करते हैं। प्रदर्शन के बाद एक व्यक्ति में चुनौतीपूर्ण कार्यएंडोर्फिन की वृद्धि होती है - खुशी का हार्मोन, और परिणामस्वरूप - संसाधनों की आंतरिक आपूर्ति में वृद्धि। यानी किसी कठिन कार्य के बाद आप ख़ुशी-ख़ुशी कोई कम कठिन काम हाथ में ले लेंगे। साथ ही सबसे सुखद कार्य को अंत के लिए छोड़ देना चाहिए। इसके लिए प्रयास करने से प्रदर्शन में भी वृद्धि होगी।

प्राथमिकता आपको सबसे बड़ा और सबसे बदसूरत मेंढक चुनने की अनुमति देती है, फिर थोड़ा छोटा मेंढक, इत्यादि।

ध्यान की एकाग्रता

सबसे कठिन तरीकों में से एक जो आपको व्यक्तिगत दक्षता को अधिकतम तक बढ़ाने की अनुमति देता है।

एकाग्रता - किसी विशिष्ट चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने की क्षमता। यानी किसी कार्य को करते समय आप बाहरी चीजों से विचलित नहीं होते हैं, आप पूरी तरह से काम के प्रति समर्पित हो जाते हैं और उसे बहुत तेजी से पूरा करते हैं।

एकाग्रता की समस्या आज सबसे गंभीर मुद्दों में से एक है जिसे मनोवैज्ञानिक महत्व देते हैं।

कुछ आँकड़े:

• एक बच्चे द्वारा एक चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने की औसत अवधि 7 मिनट है। एक वयस्क में यह आंकड़ा 40 मिनट तक बढ़ सकता है।
• एक ही प्रकार के 40 मिनट के काम के बाद, चाहे वह कितना भी रचनात्मक क्यों न हो, एकाग्रता में कमी आती है और दक्षता में गिरावट आती है। यह व्यक्तिगत प्रभावशीलता पर नकारात्मक प्रभाव डालता है।

आज एकाग्रता में सुधार के लिए कई तरीके हैं, लेकिन सिद्धांत एक ही है: आपको समय-समय पर ब्रेक लेने की जरूरत है और, एक ही व्यवसाय में लंबे सत्रों के बाद, गतिविधि के क्षेत्र को बदलना होगा। एकाग्रता बनाए रखने के सबसे पुराने लेकिन सबसे प्रभावी तरीकों में से एक पोमोडोरो विधि है।

विधि का सार यह है कि आपको 25 मिनट तक एक प्रकार की गतिविधि करने की आवश्यकता है और फिर अपने लिए 5 मिनट के आराम की व्यवस्था करें। इस पोमोडोरो चक्र को 4 बार पूरा करने के बाद, आपको गतिविधियों को बदलना होगा, भले ही गतिविधि समाप्त न हुई हो। और 1-2 चक्रों के बाद, उस पर वापस लौटें और काम खत्म करें।

ऐसे कई अन्य तरीके हैं जिनके बारे में आप ऑनलाइन सीख सकते हैं।

काम पर गैजेट्स का धीरे-धीरे बंद होना

यह पिछले बिंदु से अनुसरण करता है। मोबाइल फोन और टैबलेट एकाग्रता पर नकारात्मक प्रभाव डालते हैं। वे व्यक्ति को लगातार अनावश्यक जानकारी से विचलित कर देते हैं। कार्यस्थल पर गैजेट्स का उपयोग केवल संचार के लिए किया जाना चाहिए।

सामाजिक नेटवर्क पर बिताया गया समय सीमित करना

व्यक्तिगत प्रभावशीलता को कम करने के लिए सोशल मीडिया एक आदर्श माध्यम है। वे बहुत सारा समय ले लेते हैं और बदले में कुछ नहीं लाते। अपने व्यक्तिगत और कार्य समय का तर्कसंगत रूप से उपयोग करने के लिए, आपको सामाजिक नेटवर्क के संदर्भ में अपने आप को यथासंभव सीमित रखने की आवश्यकता होगी।

Vkontakte या Odnoklassniki पर जितना संभव हो उतना कम समय बिताएं, और आप देखेंगे कि आपके पास बहुत कुछ है अधिक संभावनाएँवही करें जो आपको वास्तव में पसंद हो।

भलाई पर नियंत्रण

खराब स्वास्थ्य उन कारणों में से एक है जिसकी वजह से कोई व्यक्ति अपनी अधिकतम क्षमता का उपयोग नहीं कर पाता है। बीमारी के दौरान, एक व्यक्ति काम में व्यावहारिक रूप से बेकार हो जाएगा, क्योंकि वह रोजमर्रा के कार्यों को पहले की तरह जल्दी और कुशलता से करने में सक्षम नहीं होगा।

इसलिए, यह याद रखना चाहिए कि कभी-कभी बीमारी में 1-2 सप्ताह तक काम करने की तुलना में अंततः ठीक होने के लिए 1-2 दिन बिताना कहीं बेहतर होता है, जिससे आपकी प्रभावशीलता कम हो जाती है।

काम शुरू करने से पहले आराम करने से भी कोई नुकसान नहीं होता है। इसके लिए गर्म स्नान एक बेहतरीन विकल्प हो सकता है। प्राच्य कला के प्रेमियों के लिए, ध्यान एक वास्तविक मोक्ष हो सकता है। इसके दौरान, मानव शरीर त्वरित मोड में आराम करता है, और सचमुच 20 मिनट के ध्यान के बाद, आप ताकत की वास्तविक वृद्धि महसूस करेंगे।

प्रवाह स्थिति में प्रवेश करना

स्ट्रीम एक दिलचस्प नाम है मानसिक स्थितिव्यक्ति, जिसकी विशेषता चरम प्रदर्शन है। इस अवस्था में, एक व्यक्ति अपना अधिकतम देने में सक्षम होता है, या अपनी सीमा से परे भी जा सकता है।

प्रवाह में प्रवेश करने के लिए, आप आंतरिक या बाहरी उत्तेजकों का उपयोग कर सकते हैं। आंतरिक उत्तेजकों में किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत प्रेरणा से संबंधित हर चीज़ शामिल होती है। बाहरी उत्तेजकों में वह सब कुछ शामिल है जो किसी न किसी तरह से किसी व्यक्ति को शांत कर सकता है और उसे सही तरीके से धुन सकता है।

इसके लिए उपयुक्त:

• उपयुक्त परिसर;
• गर्म स्नान;
• ध्यान।

आंतरिक उत्तेजकों के साथ, चीजें थोड़ी अधिक जटिल हैं। वे प्रत्येक व्यक्ति के लिए अलग-अलग हैं, लेकिन वे एक चीज में समान हैं - वे भावनाओं का सकारात्मक आरोप लगाते हैं, जो आपको लंबे समय तक एक चीज पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है। वे आंतरिक प्रेरणा से भी निपटते हैं। यह आपके प्रेरक लीवर के बारे में जानने के लिए पर्याप्त है, और आप आसानी से खुद को प्रभावित कर सकते हैं और प्रवाह की स्थिति में प्रवेश कर सकते हैं।

जानिए कैसे आराम करें

यह सबसे महत्वपूर्ण कौशलों में से एक है जिसे अधिकांश लोगों ने खो दिया है। जैसा कि वे कहते हैं, अधिकांश शब्दकोशों में, विश्राम गतिविधि का एक परिवर्तन है। इसलिए, आप सिर्फ सोफे पर लेटकर आराम नहीं कर सकते। आपको कुछ और करने की ज़रूरत है जो आपकी अन्य मांसपेशियों और क्षमताओं का उपयोग करे।

गतिविधि का प्रकार बदलना एक ऐसी चीज़ है जिसे आपको थोड़े समय में सीखना चाहिए। यदि आप अपने हाथों से काम करते हैं - शतरंज, पोकर खेलें, अपने दिमाग को सोचने पर मजबूर करें। यदि आपका कार्य मानसिक कार्य से संबंधित है, तो सब कुछ ठीक इसके विपरीत किया जाता है - आपको सोचने के लिए अधिक समय दिए बिना, शरीर को शारीरिक रूप से लोड करते हुए आराम करने की आवश्यकता है।

एक आम ग़लतफ़हमी है कि जो लोग कंप्यूटर पर बहुत अधिक काम करते हैं वे सोशल नेटवर्क पर बैठकर आराम कर सकते हैं। लेकिन ये सच से बहुत दूर है. कंप्यूटर पर बिताया गया समय आंखों की मांसपेशियों के साथ-साथ मस्तिष्क पर भी नकारात्मक प्रभाव डालता है, जो सूचनाओं के विशाल प्रवाह को फ़िल्टर करने के लिए मजबूर होता है।

प्रसंस्करण बंद करो

यह आइटम स्वास्थ्य को संदर्भित करता है, लेकिन इसे अलग से उजागर किया जाना चाहिए। प्रत्येक व्यक्ति को अपनी सीमा का स्पष्ट रूप से प्रतिनिधित्व करना चाहिए - किए गए कार्य की मात्रा, जिसके बाद वह अपने शरीर को नुकसान पहुंचाएगा।

हम जानते हैं कि मानव शरीर की क्षमताएं काफी बड़ी हैं, और अपनी सीमा से परे जाने के मामले असामान्य नहीं हैं, खासकर जब बात जरूरी और महत्वपूर्ण काम की हो। लेकिन ऐसे मामलों के परिणाम सकारात्मक नहीं होते.

प्रसंस्करण को सक्षम रूप से अस्वीकार करने के लिए, आपको बस अनुभव द्वारा अपने पुनर्वितरण का पता लगाने की आवश्यकता है - वह स्थिति जब कुछ भी काम नहीं करता है, काम 2-3 गुना धीमा हो जाता है, और शारीरिक थकान बस आपको असंतुलित कर देती है। और अगली बार जब आप समान मात्रा में काम पर पहुँचते हैं, तो आपको आराम करने के बाद, उन्हें धीमा करने और उन्हें कुछ समय के लिए स्थगित करने की आवश्यकता होती है।

प्रतिनिधि बनाना सीखें

यह बात प्रबंधकीय पदों पर कार्यरत कर्मचारियों के लिए अधिक सच है। ज़्यादातर बॉस, ख़ासकर पुराने स्कूल वाले, कंपनी में ज़्यादातर काम अकेले ही करने की कोशिश करते हैं। और ये ग़लत है. आख़िरकार, जो नेता उद्यम में कार्यरत होता है वह कार्यकर्ता बन जाता है, लेकिन जो कार्यकर्ता निर्णय लेता है वह नेता नहीं बनेगा।

यही कारण है कि एक स्पष्ट पदानुक्रमित संरचना बनाना बेहतर है, प्रत्येक लिंक के लिए पसंद की स्वतंत्रता के साथ - आपके पास मौजूद शक्तियों का हिस्सा बाकी, निचले कामकाजी लिंक में स्थानांतरित करना। यह आपको खुद को तनाव मुक्त करने और प्रत्येक व्यक्तिगत लिंक और कर्मचारी की दक्षता बढ़ाने की अनुमति देगा।

नेता की व्यक्तिगत प्रभावशीलता पर ही पूरी कंपनी आधारित होती है। इसका नियंत्रण लिंक जितना प्रभावी ढंग से काम करेगा, उतना ही अधिक प्रभावी होगा प्रबंधन निर्णयस्वीकार किया जा सकता है, और उद्यम की आर्थिक स्थिति उतनी ही बेहतर होगी।

ये काफी सरल तरीके हैं जो लगभग सभी को पता हैं। लेकिन उनके कार्यान्वयन में काफी समय लग सकता है। इनका अधिकतम उपयोग करने के लिए आपको इन तरीकों को अपनी आदत बनाना होगा।

आलस्य और परिवर्तन का डर सफलता में बाधक हैं

आलस्य केवल कहावतों में है - प्रगति का इंजन। वास्तव में, यह मुख्य ब्रेकों में से एक है जो किसी व्यक्ति को आगे बढ़ने से रोकता है। इसके साथ ही डर भी आता है. और अधिकांश भाग के लिए, यह परिवर्तन का डर है।

एक व्यक्ति को डर है कि नए वातावरण में वह स्थिरता खो देगा। और अधिकांश के लिए स्थिरता आधुनिक लोगसफल जीवन के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है।

साथ ही, यदि आलस्य एक ऐसी चीज़ है जिसके विरुद्ध लड़ा जा सकता है और किया जाना चाहिए, और हर व्यक्ति इसे समझता है, तो अकेले परिवर्तन का डर लगभग असंभव है।

आलस्य से निपटने का एक बढ़िया तरीका आदतें विकसित करना है। कामयाब लोग. सबसे महत्वपूर्ण तरीकों में से एक जो आपको अपने जीवन में अपनाना चाहिए वह यह देखना है कि सफल लोग क्या करते हैं और उसे अपने जीवन में लाएं।

एक और लोकप्रिय बहाना है उम्र.

हम इस पर ध्यान केंद्रित नहीं करेंगे, हम केवल सफल लोगों के कुछ उदाहरण देंगे जिन्होंने काफी उन्नत उम्र में अपने विचारों को लागू किया:

• सुज़ ऑरमन सबसे प्रसिद्ध अमेरिकी लेखकों में से एक हैं। 30 साल की उम्र तक उन्होंने वेट्रेस के रूप में काम किया। 40 के बाद ही मिली सफलता;
• हैरिसन फोर्ड काफी प्रसिद्ध निर्देशक हैं। 30 वर्ष की आयु तक उन्होंने बढ़ई का काम किया;
• जेके राउलिंग हैरी पॉटर पुस्तक की लेखिका हैं। 31 साल की उम्र में, वह अभी भी कल्याण पर जी रही थी;
• रे क्रोक मैकडॉनल्ड्स के वर्तमान मालिक हैं। 52 वर्ष की आयु तक, उन्होंने एक ट्रैवलिंग सेल्समैन के रूप में काम किया;
• हेनरी फोर्ड - वह कौन है यह बताने की जरूरत नहीं है। केवल 40 साल की उम्र में वह अपना पहला ऑटोमोबाइल प्लांट लॉन्च करने में कामयाब रहे।

और दुनिया भर में ऐसे सैकड़ों और हजारों उदाहरण हैं। वही आंकड़ा - 30 साल, जिसके बाद एक इंसान बढ़ते-बढ़ते इतना भारी हो जाता है, आंकड़ों के मुताबिक, सिर्फ एक आंकड़ा बनकर रह जाता है। आगे बढ़ना शुरू करने में कभी देर नहीं होती।

बेशक, उम्र लोगों के दिमाग को कम लचीला बना देती है, जानकारी को आत्मसात करना अधिक कठिन हो जाता है, नए कौशल बड़ी कठिनाई से हासिल किए जाते हैं। सच है, एक है लेकिन. यह उन लोगों के लिए विशिष्ट होगा जिन्होंने स्कूल/संस्थान से स्नातक होने के बाद विकास करना बंद कर दिया है।

यदि कोई व्यक्ति अपने आप पर ध्यान देता है, नई जानकारी का अध्ययन करता है, अपनी रुचि के नए मुद्दों के बारे में सीखता है, तो 100% संभावना के साथ, उसका मस्तिष्क 50-70 वर्ष की आयु तक स्कूल से भी बदतर काम नहीं करेगा।

हमने सफलता के मुद्दे को संयोग से नहीं छुआ। आख़िरकार, इस लेख को खोलने वाले अधिकांश पाठक इस तथ्य पर भरोसा कर रहे हैं कि व्यक्तिगत दक्षता बढ़ने से उन्हें सफलता मिलेगी।

और ज्यादातर मामलों में, सफलता के मानदंड हैं: वित्तीय कल्याण, अच्छा स्वास्थ्य और परिवार। यह व्यक्तिगत प्रभावशीलता ही है जो किसी व्यक्ति की सफलता की राह के लिए जिम्मेदार है। जितना अधिक प्रभावी ढंग से आप अपना उपयोग करेंगे आंतरिक संसाधन, आपके वास्तव में सफल लोगों में शामिल होने की संभावना उतनी ही अधिक होगी।

व्यक्तिगत प्रभावशीलता और स्व-शिक्षा

यहां शिक्षा और स्व-शिक्षा के मुद्दे पर चर्चा करना आवश्यक है। आइए इस तथ्य से शुरू करें कि कई लोगों ने अपने जीवन में व्यक्तिगत प्रभावशीलता के बारे में एक से अधिक बार सोचा है, हालांकि उन्होंने इसे दूसरे शब्दों में कहा है।

उन्होंने इंटरनेट पर काफी कुछ पढ़ा और अमीर, प्रसिद्ध और सफल कैसे बनें, इस पर विभिन्न किताबें खरीदीं। और ऐसे सभी साहित्य का एक काफी ज्वलंत उदाहरण एवगेनी गोर्डीव का काम होगा - "हाउ टू मेक अ मिलियन"। पुस्तक में 200 पृष्ठ हैं, जिनमें से 100 में "कार्य" शब्द की अंतहीन पुनरावृत्ति होती है, और शेष 100 योजना में फिट होने के लिए पंक्तिबद्ध हैं। एक सफल और अमीर व्यक्ति कैसे बनें इस पर यह सबसे सच्ची किताब है।

यानी आपको एक बार यह समझने की जरूरत है कि ऐसी कोई जादुई गोली नहीं है जो नाटकीय रूप से आपको सफल और अमीर बना दे। आपको विकास करने की आवश्यकता है, और मुख्य दिशाओं में से एक है अपनी दक्षता को अधिकतम करना। बचपन से ही लोग बेकार के ज्ञान से घिरे रहते हैं, उन्हें मुख्य बात नहीं सिखाई जाती - लक्ष्य कैसे निर्धारित करें, अपने संसाधनों का उपयोग कैसे करें और उन्हें कैसे हासिल करें। इसीलिए यदि आप सफल होना चाहते हैं तो सबसे पहली चीज़ जो आपको सीखनी चाहिए वह है अपने संसाधनों का उपयोग करना।

व्यक्तिगत दक्षता और आराम क्षेत्र

कम्फर्ट ज़ोन में कैसे रहें, इसके बारे में एक अन्य पुस्तक का शीर्षक कहता है - “कम्फर्ट ज़ोन से बाहर निकलें। अपना जीवन बदलें। ब्रायन ट्रेसी द्वारा व्यक्तिगत प्रभावशीलता बढ़ाने के 21 तरीके। अपनी व्यक्तिगत प्रभावशीलता को बढ़ाने के लिए, आपको जितनी जल्दी हो सके अपने आराम क्षेत्र से बाहर निकलकर वास्तविक दुनिया में आने की आवश्यकता होगी।

यदि कोई व्यक्ति अपनी जगह पर बना रहता है तो वह अधिकतम हासिल नहीं कर सकता। बेशक, आराम क्षेत्र वह है जो आपको वास्तव में शांत और खुश भी बनाता है। साथ ही, आप समय को चिह्नित कर रहे हैं, और अधिक हासिल नहीं कर पा रहे हैं।

सफल लोग कभी भी अपने कम्फर्ट जोन में नहीं रहते, वे लगातार आगे बढ़ते रहते हैं। इसका ज्वलंत उदाहरण वर्जिन ब्रांड के संस्थापक रिचर्ड ब्रैनसन हैं। एक व्यक्ति जिसने अपनी कंपनी के लिए 7 गतिविधियाँ चुनी हैं और अपने व्यवसाय का विस्तार करना जारी रखा है।

बेशक, अपने आराम क्षेत्र से बाहर निकलना चुनौतियों के साथ आता है। पहला है असफलता का डर. दूसरी बाधा है आलस्य। तीसरा है गलत माहौल. ये तीनों कारक व्यक्तिगत प्रभावशीलता पर नकारात्मक प्रभाव डालते हैं और आपको अपनी पूरी क्षमता का उपयोग करने से रोकते हैं। अपना अधिकतम प्रयास करने, महत्वाकांक्षी लक्ष्य निर्धारित करने और उन्हें प्राप्त करने के लिए, आपको दक्षता बढ़ाने के तरीकों का उपयोग करने, उन्हें अपने जीवन में लागू करने और अपनी दक्षता को अधिकतम तक बढ़ाने की आवश्यकता है।

कंपनी में व्यक्तिगत प्रभावशीलता

किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत प्रभावशीलता से, आइए एक संपूर्ण कंपनी या उद्यम की ओर बढ़ते हैं।

कंपनी के कर्मचारियों की प्रभावशीलता अब मनोविज्ञान का नहीं, बल्कि साक्षरता का विषय है। इसीलिए एक अच्छे नेता को एक साथ कई क्षेत्रों में काम करना चाहिए - व्यावहारिक मनोविज्ञान (लोगों को प्रभावित करने के तरीके) का अध्ययन करना चाहिए और प्रबंधन की मूल बातें जानना चाहिए। यह संयोजन आपको लोगों को सक्षम रूप से प्रबंधित करने और उन्हें सही दिशा में धकेलने की अनुमति देगा।

कर्मचारियों की प्रभावशीलता में सुधार की पद्धति किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत प्रभावशीलता से बहुत अलग नहीं है। साथ ही, एक सक्षम कर्मचारी का निर्माण करना आवश्यक होगा जो प्रभावी कर्मचारियों को पुरस्कृत करने और किसी तरह उन लोगों को प्रभावित करने की अनुमति देगा जो अधिकतम काम नहीं करते हैं।

प्रेरक प्रणालियाँ पूरी तरह से भिन्न हो सकती हैं - मौद्रिक (जो पर्याप्त प्रभावी नहीं है) से लेकर वैचारिक (सबसे प्रभावी) तक।

दो चरम सीमाओं पर विचार करें: और वैचारिक प्रेरणा। आप काम को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए, या योजना को पूरा करने के लिए पैसे से प्रेरित कर सकते हैं। लेकिन एक महत्वपूर्ण नुकसान है - कुछ श्रमिकों के लिए, पैसा मुख्य प्रेरणा नहीं है, और शायद वे इसके लिए काम पर नहीं जाते हैं।

वैचारिक प्रेरणा आपके कर्मचारियों को इस तरह से प्रेरित करने की क्षमता है कि वे कंपनी के विचार से प्रभावित हो जाएं और स्वतंत्र रूप से निष्कर्ष पर पहुंचें: आपको अपने नियोक्ता को अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करने के लिए अधिकतम काम करने की आवश्यकता है . यह एक जटिल लेकिन दिलचस्प तरीका है जो मौद्रिक पुरस्कार की लागत को कम करता है, लेकिन कर्मचारियों की दक्षता को बढ़ाता है।

लेकिन अपने शुद्ध रूप में प्रेरणा के ऐसे दो तरीकों का मिलना लगभग असंभव है। इसलिए, नियोक्ताओं को कई दृष्टिकोणों को संयोजित करना होगा: विशेष रूप से प्रतिष्ठित कर्मचारियों को बोनस देना, और आम बैठकों में अपने हाई-प्रोफाइल लक्ष्यों की घोषणा करना।

व्यवसायियों के लिए एक छोटा सा जीवन हैक: एक सक्षम मिशन वक्तव्य कर्मचारियों को पूरी तरह से प्रेरित करता है। कंपनी का मिशन जितना बड़ा, अधिक दिलचस्प और "सफ़ेद" होगा, उतने ही अधिक कर्मचारी उस पर विश्वास करने और अपना सर्वश्रेष्ठ देने के लिए तैयार होंगे।

मिशन के अलावा, एक व्यक्तिगत उदाहरण कर्मचारियों को प्रेरित करने का एक शानदार तरीका होगा। शीर्ष प्रबंधक ली इयाकोका की कहानी इस दृष्टि से ध्यान देने योग्य है। इस शीर्ष प्रबंधक ने क्रिसलर को संकट से बाहर निकालने की प्रतिबद्धता जताई। और सभी कर्मचारियों को यह दिखाने के लिए कि वह टीम का हिस्सा हैं, उन्होंने अपने लिए वेतन निर्धारित किया - $ 1 प्रति वर्ष।

बेशक, ये चरम सीमाएं हैं, और यह विधि लंबे समय से लोकप्रिय रही है और पहले से ही कुछ हद तक खराब हो चुकी है। लेकिन मुख्य सिद्धांत स्पष्ट है - यदि आप अपने लोगों को अपना सर्वश्रेष्ठ करने के लिए प्रेरित करना चाहते हैं - तो उन्हें दिखाएं कि यह कैसे करना है।

निष्कर्ष

व्यक्तिगत प्रभावशीलता किसी व्यक्ति की उसे सौंपे गए कार्यों को उच्चतम गुणवत्ता और कम से कम समय में पूरा करने की क्षमता है। व्यक्तिगत प्रभावशीलता जीवन में सफलता का आधार है, जिसके बिना औसत व्यक्ति कभी भी सामाजिक सीढ़ी पर चढ़ने में सक्षम नहीं होगा।

21वीं सदी में व्यक्तिगत प्रभावशीलता का मनोविज्ञान ऐसा है कि व्यक्ति को बेकार सूचनाओं के अत्यधिक प्रवाह से अपना बचाव करना पड़ता है। इसीलिए व्यक्तिगत प्रभावशीलता में कमी ध्यान भटकाने और गलत लक्ष्यों के निर्माण से जुड़ी होनी चाहिए।

व्यक्तिगत दक्षता में सुधार के तरीके काफी सरल हैं: इन सभी में, किसी न किसी हद तक, किसी विशिष्ट कार्य पर ध्यान केंद्रित करना, प्राथमिकताएँ निर्धारित करना और कार्यभार और प्रसंस्करण को संतुलित करना शामिल है।

कुछ आदतों को विकसित करके व्यक्तिगत दक्षता बढ़ाना आवश्यक है, जिसके अधिग्रहण से प्रदर्शन पर सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा और जीवन और करियर दोनों में सकारात्मक परिणाम आएंगे।

उद्यम में कर्मचारियों के प्रदर्शन संकेतक पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। प्रत्येक कर्मचारी द्वारा उनकी अधिकतम पूर्ति प्रबंधन कर्मचारियों का मुख्य कार्य है।

व्यक्तिगत दक्षता आपके काम को शीघ्रता और प्रभावी ढंग से करने की क्षमता है। यह कथन सभी व्यवसायों के प्रतिनिधियों के लिए समान रूप से सत्य है। हर चीज़ के साथ तालमेल बिठाने, विचलित न होने और अधिकतम परिणाम प्राप्त करने के लिए काम को कैसे व्यवस्थित करें।

मतलब क्या है ? यह अपना काम जल्दी और कुशलता से करने की क्षमता है। और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कौन हैं - एक व्यवसायी महिला, एक शीर्ष प्रबंधक, एक शिक्षक या एक युवा माँ जो मातृत्व अवकाश पर है।

कोई भी काम महत्वपूर्ण होता है और उसे इतना व्यवस्थित किया जाना चाहिए कि वह बिना देर किए पूरा हो जाए। तब आपके लिए समय होगा और जीवन का आनंद भरपूर महसूस होगा।

मुझे एक लक्ष्य दिख रहा है

इंटरनेट व्यक्तिगत प्रभावशीलता बढ़ाने के सुझावों से भरा पड़ा है। मनोवैज्ञानिकों का मानना ​​है कि सबसे पहले आपको लक्ष्य का एहसास होना जरूरी है। यदि हम अपने लिए लक्ष्य निर्धारित नहीं करते हैं, यदि हम किसी भी चीज़ के लिए प्रयास नहीं करते हैं तो हम किस प्रकार की व्यक्तिगत प्रभावशीलता के बारे में बात कर सकते हैं! जिस महिला की गतिविधियां हेयरड्रेसर-शॉपिंग-रेस्तरां की ओर केंद्रित हैं, उसे अपने अंदर कौन सी दक्षता विकसित करनी चाहिए?...

तो इस बारे में सोचें कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं - वेतन वृद्धि, उच्च पद? या शायद किसी दूसरे शहर में अपनी कंपनी की एक शाखा खोलें? या किसी बच्चे को पढ़ना सिखाएं? एक लक्ष्य चुनने के बाद, अपने संसाधनों, मुख्य रूप से बौद्धिक, को जुटाना और उसकी ओर बढ़ना शुरू करना आवश्यक है (देखें "")। यहीं पर आपको उत्पादक रूप से कार्य करने की अपनी क्षमता विकसित करते हुए समानांतर रूप से खुद पर काम करना होगा।

काम के लिए तैयार हो रहा हूँ

कार्यस्थल में व्यवस्था और श्रम दक्षता के बीच सीधा संबंध है। जब तक रचनात्मक पेशे के लोग चीजों के ढेर के बीच अराजकता के माहौल में सृजन नहीं कर सकते, और यह सब से बहुत दूर है।

इसे समझाना कठिन है, लेकिन "निवास स्थान" की शुद्धता, सटीकता मन को प्रबुद्ध करती है, विचार प्रक्रिया को गति प्रदान करती है। इसलिए, काम से पहले हमेशा अपने कार्यालय या डेस्कटॉप पर नज़र डालें, सभी अनावश्यक हटा दें, धूल पोंछें, कमरे को हवादार करें और काम पर लग जाएँ।

योजना बना रहे है

योजना आत्मसंयम का आधार है। यह आपकी गतिविधियों को संरचित करने में मदद करता है। और इस बात से डरो मत कि योजना आपको इसके कठोर ढांचे में ले जाएगी। यह आप ही हैं जिसने इसे बनाया है, इसके विपरीत नहीं। यदि वांछित है, तो किसी भी शेड्यूल को समायोजित किया जा सकता है: कस लें या, इसके विपरीत, कमजोर करें। लेकिन, अगले चरण को पार करने के बाद, आप एक विजेता की तरह महसूस करेंगे।

वैसे, कुछ लोग हर दिन की योजना बनाते हैं। और इसका अपना कारण है. हर सुबह आपको जो करना है उसे लिखने की आदत बनाएं। कार्यों की एक सूची तैयार करने के बाद, उनमें से प्राथमिकता वाले कार्यों का चयन करें। योजना बनाने का मुख्य लाभ यह है कि आपको प्राथमिकताएँ स्पष्ट रूप से दिखाई देंगी। आख़िरकार, भले ही आप दैनिक योजना में 10 कार्य दर्ज करें, यह संभावना नहीं है कि आप अपने व्यवसाय और अपने स्वास्थ्य को नुकसान पहुँचाए बिना उन सभी को पूरा करने में सक्षम होंगे।

आप हर चीज़ पर कब्ज़ा नहीं कर सकते - कार्य दिवस आयामहीन नहीं है। आपके पास काम, निजी जीवन और आराम के लिए पर्याप्त समय होना चाहिए। इसलिए, दिन के कार्यों की सूची में, 5-6 अत्यावश्यक मामलों को लिखें, और कम जरूरी और महत्वपूर्ण मामलों को सप्ताह के अंत या महीने के अंत में स्थानांतरित करें।

आपको अंदाज़ा नहीं है कि आपकी उत्पादकता कितनी बढ़ जाएगी.

हम चरणों में काम करते हैं

किसी कार्य को अलग-अलग चरणों में बांटकर पूरा करना बहुत आसान है। तो आपके पास एक बड़े लक्ष्य के अलावा, कई छोटे लक्ष्य भी होंगे। प्रत्येक के लिए एक स्पष्ट समय-सीमा निर्धारित करना भी आवश्यक है। आप टाइमर भी चालू कर सकते हैं।

मनोवैज्ञानिक सलाह देते हैं कि आप सबसे कठिन और शायद सबसे सुखद काम पहले न करें। फिर जो आपको सबसे अच्छा लगता है उस पर आगे बढ़ें, जो आपको दिन के लिए नियोजित योजनाओं को जल्दी से पूरा करने की अनुमति देगा। हालाँकि, इसके विपरीत, कुछ विशेषज्ञ अधिक सुखद शुरुआत करने की सलाह देते हैं, जिसकी बदौलत आप आसानी से काम की लय में आ सकते हैं और नियोजित कार्यों की पूरी मात्रा का सफलतापूर्वक सामना कर सकते हैं।

80/20 नियम का पालन करें

या 80/20 नियम किसी भी गतिविधि की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने में मदद करता है। और यह अजीब नियम इस तथ्य में निहित है कि 20% प्रयास 80% परिणाम देते हैं, और शेष 80% प्रयास केवल 20% परिणाम प्राप्त करने में मदद करते हैं। इसलिए, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि क्या सबसे बड़ा प्रभाव देगा, और बाद की कौन सी क्रियाएं, वास्तव में, अतिश्योक्तिपूर्ण होंगी।

अपने सभी कार्यों का विश्लेषण करें और निर्धारित करें कि उनमें से कौन सा 20% में आता है जो आपको 80% परिणाम प्राप्त करने की अनुमति देता है। उसके बाद, सभी महत्वहीन कर्तव्यों को छोड़ दें, उन पर पूरा ध्यान दें जो वास्तव में आपकी सफलता को प्रभावित करते हैं।

समय सीमा तय करना

हालाँकि हमने ऊपर उल्लेख किया है कि योजना को हमें कठोर सीमाओं में नहीं धकेलना चाहिए, फिर भी समय सीमा निर्धारित करना उपयोगी है। यदि आप अचानक आराम करते हैं - और यह किसी के साथ भी हो सकता है! - और आप कुछ दिनों तक गड़बड़ करते हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। समय सीमा आपको नियोजित कार्य योजना को पूरी तरह से बर्बाद नहीं करने देगी।

महत्वपूर्ण तिथि से कुछ दिन पहले, आप अपने होश में आ जाएंगे, तनावग्रस्त हो जाएंगे और एक महत्वपूर्ण कार्य सफलतापूर्वक पूरा कर लेंगे। कई लोगों ने शायद समय सीमा के दौरान उच्च श्रम उत्पादकता हासिल करने की उनकी क्षमता पर ध्यान दिया है। हालाँकि, यदि आपने काम की गति को धीमा करने के बारे में सोचा भी नहीं है, तो समय सीमा जानने से आप अपना समय और ऊर्जा अधिक उचित रूप से वितरित कर सकेंगे।

योजना के अनुसार आराम करें

कितनी बार मैंने अपने आप से यह वादा किया: सुबह से ही तरोताजा दिमाग के साथ, तुरंत काम पर लग जाऊंगा, और खुद को इंटरनेट पर "थोड़ी सी" खबरें पढ़ने और ई-मेल का जवाब देने की अनुमति नहीं दूंगा। कुछ भी काम नहीं करता है! परिणामस्वरूप, कामकाजी समय के तीस मूल्यवान मिनट न जाने कहाँ उड़ जाते हैं।

अब, विभिन्न कोचों की सलाह से गुजरने के बाद, मैंने फैसला किया: मैं 12 बजे तक कड़ी मेहनत करता हूं, और फिर मैं कॉफी बनाता हूं और, इनाम के रूप में, मैं खुद को 10-15 मिनट के लिए इंटरनेट पर सर्फ करने की अनुमति देता हूं। फिर दोबारा काम करें - और फिर से घूमें... क्योंकि आप पूरे दिन खुद पर लगाम कस कर नहीं रख सकते। आपको अपने आप को छोटी-छोटी खुशियाँ देने की ज़रूरत है, लेकिन एक निश्चित समय पर और उचित मात्रा में। फिर बिजनेस को नुकसान नहीं होगा.

कनेक्शन बंद किया जा रहा है

मोबाइल फोन निश्चित रूप से एक वरदान है, लेकिन कभी-कभी हमें इसकी लत लग जाती है। सुबह आपको अपनी मां को फोन करना होगा, फिर एक प्रेमिका को, दूसरे को, पति को, बच्चे को, अंत में। काम के समय के बहुमूल्य मिनट यूं ही बर्बाद हो जाते हैं। इसलिए, मनोवैज्ञानिक सप्ताह में कम से कम एक बार फोन बंद करने की सलाह देते हैं। कुछ भी भयानक नहीं होगा, मिस्ड कॉल रिकॉर्ड की जाएंगी, लेकिन आप पूरे समर्पण के साथ काम करेंगे।

हम छोटी-छोटी बातों से विचलित नहीं होते

इसलिए, मोबाइल फ़ोन बंद कर दिया गया, उन्होंने बारह बजे के बाद ई-मेल जाँचने का निर्णय लिया... लेकिन अभी भी ध्यान भटक रहा था। उदाहरण के लिए, धूम्रपान करना या कर्मचारियों से बात करना। इसलिए, आम तौर पर सिगरेट को छोड़ देना बेहतर है, और शांत संगीत वाले हेडफ़ोन आपको अनावश्यक बातचीत से बचाएंगे।

यदि आपके पास एक अलग कार्यालय है, तो अपने आप को कुछ घंटों के लिए बंद कर लें और इस तरह अपने आप को उन बिन बुलाए मेहमानों से बचाएं जो आपके साथ कॉफी पीना और बातचीत करना चाहते हैं। लेकिन अगर आपके पास है दूर का कामऔर आपका कार्यालय लिविंग रूम या बेडरूम में एक कोना है, परिवार को चेतावनी दें कि वे आपको परेशान न करें।

हम अपनी योग्यता में सुधार करते हैं

आपको अपने कार्यक्षेत्र में होने वाली हर चीज़ से अवगत रहने की आवश्यकता है। लेकिन इसके लिए आपको पूरे सप्ताहांत लाइब्रेरी में गायब रहने या अपना घरेलू कंप्यूटर छोड़ने की ज़रूरत नहीं है।

विशेषज्ञों ने साबित कर दिया है कि यदि आप एक महीने में अपनी विशेषज्ञता की एक किताब पढ़ने का कार्य निर्धारित करते हैं, तो एक साल में ऐसी 12 किताबें टाइप की जाएंगी! और यह पर्याप्त है, जैसा कि वे कहते हैं, विषय में: यह जानने के लिए कि उद्योग किस दिशा में विकसित हो रहा है, कौन से नए विकास सामने आ रहे हैं, कौन सी समस्याएं हल हो रही हैं।

प्रेरणा ढूँढना

प्रेरणा के बिना किसी भी व्यवसाय में सफलता की उम्मीद करना कठिन है। आप जो करते हैं उससे आपको प्यार करना होगा - यही हमारा मुख्य प्रेरक है। हालाँकि, कभी-कभी यह पर्याप्त नहीं होता है। कई लोगों को गतिविधि में अप्रत्याशित गिरावट, खराब मूड की मौसमी अवधि, शारीरिक थकान का अनुभव होता है। यह ठीक है। शरीर स्वचालित मशीन की तरह कार्य नहीं कर सकता। कभी-कभी हमें रिचार्ज की जरूरत पड़ती है. और यहां हर किसी को स्वयं पता लगाना चाहिए कि उत्पादक कार्य क्षमता को बहाल करने में वास्तव में क्या मदद मिलती है।

उदाहरण के लिए, एक कोच ने इंटरनेट पर खुद को अच्छी स्थिति में रखने का अपना तरीका साझा किया। वह सप्ताह में दो या तीन बार पूल में एक घंटे तक तैरते हैं। कक्षा के बाद, वह ऊर्जा से भरपूर, नवीनीकृत, शारीरिक और भावनात्मक रूप से कड़ी मेहनत के लिए तैयार महसूस करता है।

वही मनोवैज्ञानिक सलाह देते हैं कि जब भी आपको लगे कि भीतर की रोशनी बुझने वाली है तो खुद से पूछें: आप यह काम क्यों कर रहे हैं? तुम्हें उससे क्या मिलेगा? काम भले ही रूटीन हो, लेकिन नतीजा प्रेरणादायी होता है. इसकी कल्पना करें, इसकी कल्पना करें, और चीजें चल पड़ेंगी।

सामान्य तौर पर, जैसा कि यह निकला, यह बहुत से लोगों को, जैसा कि वे कहते हैं, अपनी पीठ थपथपाने में मदद करता है शारीरिक गतिविधि, नृत्य. कुछ धुनें कामकाजी मूड के संगीत की हैं।

उचित पोषण भी बहुत महत्वपूर्ण है। यदि आप पूरे दिन कुकीज़, चॉकलेट और अन्य फास्ट फूड खाते हैं, तो तंत्रिका तंत्र ख़त्म हो जाता है और प्रेरणा कहीं गायब हो जाती है। इसलिए, हम स्वस्थ भोजन के साथ अपनी कार्यक्षमता बढ़ाते हैं: हम काम पर अनाज, मेवे, फल, दुबला मांस अपने साथ ले जाते हैं। हम पीते हैं हरी चायऔर पानी।

हम घर पर काम के बारे में भूलना भी सीखते हैं। मस्तिष्क, तंत्रिका तंत्र को अच्छे आराम की आवश्यकता होती है, यानी किताबों, फिल्मों, रिश्तेदारों और दोस्तों के साथ संचार पर स्विच करना। और फिर हर दिन आप अपनी नेपोलियन योजनाओं को और भी अधिक उत्साह के साथ लागू करने के लिए तैयार रहेंगे।

आईटी पेशेवरों के बीच "वर्कहोलिक्स" का प्रतिशत अविश्वसनीय रूप से अधिक है: वे किसी समस्या के समाधान पर घंटों चर्चा कर सकते हैं, कई दिनों तक कंप्यूटर पर बैठ सकते हैं, वर्षों तक छुट्टियों पर जा सकते हैं, एक प्रोजेक्ट से दूसरे प्रोजेक्ट पर जा सकते हैं। हालाँकि, किसी कारण से यह तपस्या आईटी विभाग की टीम की दक्षता को किसी भी तरह से प्रभावित नहीं कर सकती है।

कर्मचारियों का प्रदर्शन बढ़ाना लगभग हर सीआईओ की चिंता है - और छोटी सी कंपनी, और एक औद्योगिक दिग्गज। कार्मिक प्रेरणा प्रणाली अक्सर परीक्षण और त्रुटि द्वारा बनाई जाती है, और त्रुटियों की संख्या काफी बड़ी होती है। प्रेरक मॉडल का अनुकूलन कैसे करें? व्यावसायिक परिणाम प्राप्त करने के लिए लोगों को इस विशेष संगठन में काम करने के लिए कैसे प्रेरित किया जाए?

आईटी सेवाओं में, अक्सर ऐसी स्थिति उत्पन्न होती है जब लोग किसी प्रोजेक्ट पर काम करने, काम के लक्ष्यों और उद्देश्यों को समझने, क्षितिज को स्पष्ट रूप से देखने, जिम्मेदारी के क्षेत्रों को समझने और पूर्ण समर्पण के साथ काम करने के लिए प्रेरित होते हैं। रोज़मर्रा के काम में, तस्वीर अक्सर काफी अलग होती है: लोग अपने काम के अंतिम लक्ष्यों के बारे में नहीं सोचते हैं, जितना संभव हो सके इसे करने के लिए प्रोत्साहन महसूस नहीं करते हैं। यह पता चला है कि टीम स्प्रिंट दूरी को जल्दी और आसानी से पार कर जाती है, लेकिन स्टेयर दूरी पर उपलब्धियां बहुत अधिक मामूली दिखती हैं। चूँकि प्रबंधक अक्सर स्थिति को मोड़ने में असमर्थ होते हैं, इसलिए तलाश शुरू हो जाती है बाह्य कारकप्रभाव। किसी भी स्पष्टीकरण का उपयोग किया जाता है - से सामान्य हालतरूसी अर्थव्यवस्था, जो एक बूंद में सागर की तरह, व्यक्तिगत कंपनियों की संगठनात्मक विशेषताओं में, रूसी मानसिकता की बारीकियों में परिलक्षित होती है, जो निश्चित रूप से, कभी-कभी आपको "तेजी से आगे बढ़ने" की अनुमति देती है, लेकिन केवल इसके कारण तथ्य यह है कि इससे पहले वे लंबे समय तक और धीरे-धीरे "दोहन" करते हैं। हालाँकि, स्पष्टीकरण कितना भी आश्वस्त करने वाला और विश्वसनीय क्यों न लगे, इससे समस्या का समाधान नहीं होता।

इस घटना के कारण को समझने के लिए, सामान्य रूप से कंपनी और विशेष रूप से आईटी विभाग के वास्तविक, न कि घोषित संगठनात्मक सिद्धांतों पर विचार करना आवश्यक है।

सफलता का सूत्र

जब कर्मचारियों की दक्षता को और अधिक बढ़ाने के लिए यह आवश्यक हो जाता है तो वे प्रेरणा प्रणाली बनाने या उसमें सुधार करने के बारे में सोचते हैं तर्कसंगत उपयोगश्रम संसाधन. अक्सर, प्रबंधक समस्या का वर्णन कुछ इस तरह करते हैं: "लोग अद्भुत काम करते हैं, अपने पेशे से प्यार करते हैं - इस हद तक कि वे कंपनी और अपना निजी समय देने के लिए तैयार हैं, अपनी पहल पर ओवरटाइम काम कर रहे हैं। वे अच्छे पेशेवर हैं. लेकिन सामान्य तौर पर, आईटी सेवा उतनी कुशलता से काम नहीं करती जितनी हो सकती थी, समय और श्रम संसाधनों का उपयोग अतार्किक रूप से किया जाता है। अक्सर श्रम संसाधनों के अकुशल उपयोग की भावना सहज स्तर पर उत्पन्न होती है और किसी भी संकेतक द्वारा समर्थित नहीं होती है। प्रबंधक अक्सर कर्मचारियों की प्रेरणा की प्रणाली को बदलकर इस स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता देखते हैं, जिसका एक नियम के रूप में मतलब वेतन में वृद्धि है।

“किसी कंपनी या उसके प्रभाग के प्रदर्शन में सुधार प्रेरक योजनाओं के निर्माण तक सीमित नहीं है। लोगों के काम की प्रभावशीलता न केवल प्रेरणा पर निर्भर करती है, इसलिए इसे अन्य कारकों के साथ संयोजन में विचार करना आवश्यक है। महत्वपूर्ण कारकप्रभाव। कार्मिक कार्य की एक प्रभावी प्रणाली बनाने के लिए जिस दृष्टिकोण का हम अभ्यास करते हैं, वह अक्सर पश्चिम में उपयोग किया जाता है, लेकिन रूस में अभी तक व्यापक नहीं हुआ है, '' इकोप्सी कंसल्टिंग के "कार्मिक प्रदर्शन प्रबंधन" दिशा में सलाहकार दिमित्री वोलोशचुक कहते हैं।

इस दृष्टिकोण के भीतर, दक्षता को तीन तत्वों का व्युत्पन्न माना जाता है:

दक्षता = योग्यता/संगठनात्मक बाधाएं x प्रेरणा,
जहां योग्यता पेशेवर ज्ञान और कौशल है (और नेतृत्व की स्थिति में कर्मचारी के मामले में, प्रबंधकीय कौशल भी)। नेतृत्व गुण आईटी सेवा कर्मचारियों की क्षमता का एक महत्वपूर्ण घटक हैं, क्योंकि एक कारोबारी माहौल में, जिसका एक महत्वपूर्ण हिस्सा परियोजना सिद्धांत के अनुसार आयोजित किया जाता है, अधिकांश विशेषज्ञ समय-समय पर एक प्रबंधकीय पद लेते हैं - एक परियोजना प्रबंधक, प्रमुख एक परियोजना कार्यालय, आदि;

प्रेरणा - लोगों के मूल्यों और अभिविन्यास के आधार पर सामग्री और गैर-भौतिक प्रोत्साहन की एक प्रणाली;
संगठनात्मक बाधाएँ संगठनात्मक संरचना के दृष्टिकोण और विशेषताएं हैं जो लोगों को कंपनी के लाभ के लिए पूर्ण समर्पण के साथ काम करने से रोकती हैं। ये अकार्बनिक कार्य नियम, मानक हो सकते हैं जो कर्मचारियों के लिए काम करना मुश्किल बनाते हैं, संगठनात्मक संरचना में अंतराल, नियमों और प्रक्रियाओं की कमी - उदाहरण के लिए, समस्या स्थितियों पर प्रतिक्रिया करने की प्रक्रियाएं, इत्यादि।

सूत्र के आधार पर, कर्मचारियों की गतिविधियों पर तीन आयामों - व्यावसायिकता, प्रेरणा और कॉर्पोरेट वातावरण पर विचार करना संभव है। “इकाई की दक्षता की डिग्री को समझने के लिए, आपको यह देखने की ज़रूरत है कि यह इस त्रि-आयामी समन्वय प्रणाली में किस बिंदु पर स्थित है: क्षमता और प्रेरणा कितनी बड़ी है, और संगठनात्मक बाधाएं क्या हैं। उसके बाद ही यह निष्कर्ष निकालना संभव है कि दक्षता में सुधार के लिए क्या कदम उठाए जाने की जरूरत है,'' दिमित्री वोलोशचुक कहते हैं।

आईटी पेशेवरों के व्यावसायिकता के स्तर को पेशेवर परीक्षणों का उपयोग करके या लाइन मैनेजर के मूल्यांकन के आधार पर मापा जा सकता है। उनके प्रबंधकीय कौशल और दक्षताओं के साथ स्थिति अधिक जटिल है - अक्सर आईटी विशेषज्ञ प्रबंधकीय कौशल में कोई प्रशिक्षण प्राप्त नहीं करते हैं और उनके बारे में अपने विचारों के आधार पर अपने प्रबंधकीय कार्यों को लागू करते हैं। इसके अलावा, स्थिति तब व्यापक होती है जब सबसे अच्छा आईटी विशेषज्ञ आईटी सेवा का प्रमुख बन जाता है, भले ही उसके पास एक नेता की योग्यता और कौशल हो या नहीं।

विभिन्न कंपनियों में संगठनात्मक बाधाएँ बहुत व्यक्तिगत होती हैं। अंतहीन अनिवार्य ज्ञापन जिन्हें किसी भी कारण से लिखने की आवश्यकता होती है, कार्यों के समन्वय के लिए जटिल प्रक्रियाएं, पुराने कॉर्पोरेट मानक और बहुत कुछ किसी संगठन के विकास में बाधा डाल सकते हैं। “लोगों के लिए अपनी गतिविधियों को बाहर से देखना और उन्हें अनुकूलित करने के लिए कदम उठाना मुश्किल है - बहुत सारी मौजूदा परिचालन प्राथमिकताएँ हैं और आलोचनात्मक समीक्षा के लिए बिल्कुल समय नहीं है। परिणामस्वरूप, संगठनात्मक बाधाओं के महत्व को अक्सर कम करके आंका जाता है। इस बीच, अनुभव से पता चलता है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार के लिए सरल कदम कर्मचारियों के उपयोगी समय का 20-30% बचा सकते हैं, दिमित्री वोलोशचुक कहते हैं। - इसके अलावा, यदि कोई व्यक्ति „ में लगा हुआ है बंदर श्रम"यह उसे हतोत्साहित करता है।"

सिद्धांत और अभ्यास

रोमन ज़ुरावलेव: "कंपनियों में आईटी सेवाओं के प्रबंधन की प्रथाएं कोई प्रणाली नहीं बनाती हैं।" आईटी प्रबंधन प्रणाली में किसी भी अन्य प्रक्रिया की तरह, कार्मिक प्रबंधन में स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्य होने चाहिए जो स्पष्ट रूप से आईटी विभाग के लक्ष्यों से संबंधित हों, सहमत हैं, बदले में, कंपनी के लक्ष्यों और प्राथमिकताओं के साथ। इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्यों, मुख्य गतिविधियों, प्रक्रियाओं को परिभाषित किया जाना चाहिए। व्यक्तिगत प्रक्रियाओं और संपूर्ण प्रक्रिया दोनों के कार्यान्वयन की जिम्मेदारी वितरित की जानी चाहिए। आवश्यक संसाधनों का आवंटन किया जाना चाहिए, आवश्यक दक्षताओं की उपलब्धता सुनिश्चित की जानी चाहिए। कार्मिक प्रबंधन प्रक्रिया की प्रभावशीलता के मापने योग्य संकेतकों का मूल्यांकन कैसे करें, इसकी पहचान करना और सीखना वांछनीय है। यह महत्वपूर्ण है कि कार्मिक प्रबंधन की गतिविधियों में योजना, निष्पादन, मूल्यांकन और सुधार के चरण शामिल हों।

आईटी एक्सपर्ट के आईटी प्रशिक्षण विभाग के निदेशक रोमन ज़ुरावलेव कहते हैं, "एक नियम के रूप में, कंपनियों में आईटी सेवाओं के प्रबंधन की प्रथाएं कोई प्रणाली नहीं बनाती हैं।" - यदि प्रक्रियाओं की पहचान की जाती है, तो वे अप्रभावी रूप से परस्पर क्रिया करती हैं। आईटी सेवा के लक्ष्य परिभाषित नहीं हैं या कंपनी के लक्ष्यों से संबंधित नहीं हैं। उनके अनुसार कार्मिक प्रबंधन के क्षेत्र में मुख्य गतिविधियाँ कुछ इस प्रकार की जाती हैं:

* योजना: मात्रात्मक - कर्मचारी विस्तार कोटा की सीमा के भीतर, एक नियम के रूप में, सालाना। कोटा गणना किसी भी चीज़ पर आधारित नहीं है। शिक्षा के क्षेत्र में - बजट के भीतर - एक ओर, बुनियादी ढांचे के विकास की संभावनाओं के बारे में अस्पष्ट विचार - दूसरी ओर।
*भर्ती: स्रोत व्यवस्थित नहीं हैं। कंपनी स्तर पर संबंधित विभाग की गतिविधियां जब परिणाम नहीं देतीं हम बात कर रहे हैंआईटी स्टाफ के बारे में व्यावसायिक रूप से उन्मुख चयन बेतरतीब ढंग से किया जाता है। आईटी विभागों के प्रमुखों के विशेषज्ञ मूल्यांकन के आधार पर चुने गए कर्मचारियों को पंजीकरण और औपचारिक जांच के लिए "कर्मचारियों के पास" भेजा जाता है।
*प्रशिक्षण: योजना के अनुसार पूर्ण रूप से, यानी यादृच्छिक रूप से। (एक विस्तृत कैलेंडर योजना न केवल बनाई जा सकती है, बल्कि उसका अवलोकन भी किया जा सकता है। हालाँकि, प्रश्न "ये लोग और ये कार्यक्रम इसमें क्यों हैं?" अलंकारिक प्रश्नों की श्रेणी में आता है।)
*प्रेरणा: परियोजनाओं में शामिल कर्मचारी परियोजना को समय पर पूरा करने के लिए वित्तीय रूप से प्रेरित होते हैं। परिचालन गतिविधियों में शामिल कर्मचारियों को कॉर्पोरेट-व्यापी प्रेरणा कार्यक्रम (वेतन, बोनस, "सामाजिक पैकेज") के हिस्से के रूप में बनाए रखने के लिए प्रेरित किया जाता है। सीआईओ विशेष अवसरों पर इसमें शामिल होता है, जैसे किसी प्रमुख कर्मचारी का कंपनी छोड़ने का प्रयास।

वर्णित प्रथाएं आधुनिक आईटी प्रबंधन मॉडल, जैसे कि COBIT, MOF, में निर्धारित सिफारिशों के समान नहीं हैं, जो आवश्यकता निर्धारित करते हैं प्रभावी प्रबंधननियोजन, चयन, प्रशिक्षण, विकास, प्रेरणा, रोटेशन और बर्खास्तगी सहित कार्मिक। रोमन ज़ुरावलेव के अनुसार, इस विसंगति के कारण हैं:

* अधिकांश रूसी कंपनियों में प्रबंधन प्रक्रियाओं की परिपक्वता का निम्न स्तर;
* कंपनी में आईटी सेवा की स्थिति और लक्ष्यों की अनिश्चितता;
*प्रबंधन के क्षेत्र में आईटी सेवाओं के प्रमुखों का अपर्याप्त प्रशिक्षण;
*आईटी सेवाओं की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए कार्मिक प्रबंधन के अनुकूलित तरीकों का अभाव।

"ऐसी परिस्थितियों में, ज्यादातर मामलों में 'प्रेरक मॉडल को अनुकूलित करने' की कोई व्यावहारिक आवश्यकता नहीं है। वे मॉडल बने रहेंगे, ”रोमन ज़ुरावलेव कहते हैं।

"सबसे महत्वपूर्ण बात किसी कंपनी (या डिवीजन, अगर हम एक आईटी सेवा के बारे में बात कर रहे हैं) की समग्र लक्ष्य-निर्धारण प्रणाली में किसी विशेष व्यक्ति के लिए एक प्रेरणा प्रणाली बनाना है," विभाग के उप निदेशक ऐलेना शारोवा कहते हैं। कॉर्पोरेट सिस्टमआईबीएस का प्रबंधन. - प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी को समग्र "कार्य तंत्र" में अपनी भूमिका को समझना चाहिए और समग्र सफलता में अपना योगदान देखना चाहिए। और प्रेरणा योजना का सीधा संबंध इकाई और समग्र रूप से कंपनी के व्यावसायिक लक्ष्यों की प्राप्ति से होना चाहिए।

कंपनी के सामान्य रणनीतिक लक्ष्य निर्धारित करने की प्रक्रिया में, उन्हें व्यक्तिगत कलाकारों के स्तर पर विघटित कर दिया जाता है। प्रत्येक कर्मचारी को, एक ओर, उन्हें प्राप्त करने के लिए स्पष्ट लक्ष्यों और वस्तुनिष्ठ मानदंडों की एक सूची रखनी चाहिए, और दूसरी ओर, यह देखना चाहिए कि उसका काम समग्र सफलता में कैसे योगदान देता है। यह सब सबसे महत्वपूर्ण मनोवैज्ञानिक प्रभाव पैदा करता है - एक महान उद्देश्य से जुड़े होने की भावना। इसके बिना, किसी कर्मचारी की रुचि जगाना लगभग असंभव है।

यह बहुत महत्वपूर्ण है कि खेल के नियम प्रारंभ में न केवल प्रेरणा के संदर्भ में, बल्कि सामान्य रूप से कार्य के संगठन के संदर्भ में भी निर्धारित किए जाएं। यह स्पष्ट रूप से तय करना आवश्यक है कि कर्मचारियों की जिम्मेदारी के क्षेत्र क्या हैं, हम कैसे काम करते हैं, हम कैसे संवाद करते हैं, काम को कैसे और कौन नियंत्रित करेगा, हम कैसे दंडित करेंगे। कार्य के नियम (और विशेष रूप से प्रेरणा के नियम) एक "ब्लैक बॉक्स" नहीं होने चाहिए - वे पारदर्शी और समझने योग्य होने चाहिए। जितनी कम व्यक्तिपरकता, उतना बेहतर।”

प्रेरणा के स्रोत

ऐलेना शारोवा: "प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी को समग्र" कार्य तंत्र "में अपनी भूमिका को समझना चाहिए। आईटी सेवा के लिए एक प्रभावी प्रबंधन और प्रेरणा प्रणाली बनाने के लिए, रोमन ज़ुरावलेव जोर देते हैं, यह महत्वपूर्ण है:

* गतिविधि के लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से तैयार करें - समग्र रूप से आईटी सेवा, इसके व्यक्तिगत प्रभाग, व्यक्तिगत निष्पादक। कंपनी के प्रबंधन के साथ उच्च-स्तरीय लक्ष्यों का समन्वय करें, उन्हें कर्मचारियों के ध्यान में लाएँ;
* सुदृढीकरण को केवल आईटी गतिविधियों के स्पष्ट परिणामों पर निर्भर बनाएं। दूसरे लोगों की सफलता का पुरस्कार आपको बेहतर काम करने के लिए प्रेरित नहीं करता। कंपनी के प्रदर्शन के आधार पर बोनस और अन्य प्रोत्साहन आईटी कर्मचारियों की वफादारी में योगदान कर सकते हैं, लेकिन काम की गुणवत्ता में सुधार नहीं कर सकते;
* गतिविधियों के मूल्यांकन के लिए मध्यवर्ती बिंदु निर्धारित करें - शब्दार्थ या लौकिक। साल के अंत का बोनस दिसंबर में बेहतर काम करने के लिए प्रोत्साहित करता है। अंतरिम मूल्यांकन के परिणाम त्वरित और दृश्यमान होने चाहिए। के लिए पुरस्कार अच्छा कामपहली तिमाही में, सितंबर में भुगतान किया गया, देर से चुकाए गए ऋण के रूप में माना जाता है;
* मूल्यांकन की सरलता, निष्पक्षता और सटीकता सुनिश्चित करते हुए प्रबंधन और प्रेरणा की प्रणाली को संगठन की जटिलता के अनुरूप बनाना। सुविधाओं को ध्यान में रखें विभिन्न तरीकेगतिविधि प्रबंधन. आईटी प्रबंधन गतिविधियों के लिए स्वचालन प्रणाली से डेटा का उपयोग करें (प्रदर्शन किए गए कार्य के रिकॉर्ड, रिपोर्ट, प्रोटोकॉल, आदि);
* याद रखें कि आईटी कर्मचारी अलग हैं। एक उपयोगकर्ता सहायता ऑपरेटर, एक प्रोग्रामर और एक नेटवर्क इंजीनियर के पास अलग-अलग व्यक्तित्व लक्षण होते हैं, वे गतिविधि की विभिन्न वस्तुओं को पसंद करते हैं, अपने काम को अलग-अलग तरीकों से व्यवस्थित करते हैं ... और एक प्रभावी प्रबंधन और प्रेरणा प्रणाली को इन मतभेदों को ध्यान में रखना चाहिए;
*एक अवसर प्रदान करें व्यावसायिक विकास. आईटी पेशेवरों के लिए, यह आमतौर पर करियर की प्राथमिकता होती है। प्रशिक्षण की संभावना पेशेवर स्तर की प्रासंगिकता, योग्यता के रखरखाव और सुधार को सुनिश्चित करती है;
* मानव संसाधन विभाग के साथ प्रभावी संचार स्थापित करने का प्रयास करें। अक्सर वह सीआईओ की मदद नहीं करता है क्योंकि कोई भी पक्ष यह नहीं समझता है कि आम चुनौतियाँ क्या हैं, इसलिए नहीं कि उन चुनौतियों का समाधान नहीं है।

रोटी, ज्ञान, आध्यात्मिक वातावरण!

लैनिट समूह की कंपनियों के मानव संसाधन निदेशक नादेज़्दा शालाशिलिना कहते हैं, "अगर हम संपूर्ण प्रेरणा प्रणाली की तुलना एक हिमशैल से करते हैं, तो वेतन, बोनस और अन्य भौतिक लाभ सतह पर मौजूद हैं, जो दिखाई देते हैं और तुलना करना अपेक्षाकृत आसान है।" "लेकिन गैर-भौतिक प्रेरणा हिमखंड का बहुत ही पानी के नीचे का हिस्सा है, जो बहुत बड़ा और गहरा है, और आप इसे तुरंत नहीं देख सकते हैं, हालांकि यह अधिकांश ब्लॉक बनाता है।"

हालाँकि, अब तक अधिकांश लोगों के लिए मुख्य प्रेरक कारक भौतिक प्रेरणा है। लेकिन ऐलेना शारोवा के अनुसार, इस कारक पर सूक्ष्मता और सक्षमता से काम करने की जरूरत है: “वित्तीय मुआवजा सिर्फ किसी व्यक्ति की योग्यता की खरीद नहीं है, इसे उसे विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रेरित करना चाहिए और उसे बढ़ने के लिए प्रेरित करना चाहिए। अक्सर होने वाली "अनुष्ठान" वेतन में सालाना एक निश्चित प्रतिशत की वृद्धि किसी भी तरह से सफलता प्राप्त करने के लिए प्रेरित नहीं करती है। कर्मचारी इसे एक तथ्य के रूप में देखते हैं और वेतन में वृद्धि और उनकी योग्यता में वृद्धि के बीच संबंध नहीं देखते हैं। और अधिक सक्षम कर्मचारी तेजी से पेशेवर विकास के लिए प्रेरित नहीं होते हैं, क्योंकि वे यह नहीं देखते हैं कि उनकी कमाई काम की गुणवत्ता पर कैसे निर्भर करती है। इस प्रकार, कर्मचारी की क्षमताओं का एक वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन (मौद्रिक संदर्भ में) परियोजना लक्ष्यों की उपलब्धि में कर्मचारी के योगदान (यदि हम परियोजना प्रबंधन के बारे में बात कर रहे हैं) और उसके पेशेवर विकास के अवसरों को ध्यान में रखते हुए किया जाना चाहिए।

सामग्री प्रेरणा के प्रभावी तंत्रों में से एक कर्मियों का प्रमाणीकरण है। प्रमाणन प्रक्रिया के दौरान, कर्मचारी पेशेवर और कैरियर विकास से संबंधित वर्ष के लक्ष्यों पर सहमत होता है। प्रमाणन फॉर्म में न केवल उसके कर्तव्य दर्ज होते हैं, बल्कि एक विकास योजना भी दर्ज होती है - आपको किस नई भूमिका में खुद को आजमाने की जरूरत है, नए स्तर पर कदम बढ़ाने के लिए आपको कौन से कौशल और दक्षताएं विकसित करने की जरूरत है। वर्ष के लिए कार्य लक्ष्य कुछ कौशलों के विकास की नींव रखते हैं। योग्यता में वृद्धि, कौशल और दक्षताओं के विकास के बाद मुआवजे में बदलाव होता है।

प्रेरक योजनाओं के निर्माण का दूसरा उपकरण लक्ष्यों द्वारा प्रेरणा है। ऐलेना शारोवा जोर देती हैं, "लक्ष्य स्पष्ट होने चाहिए और उनकी उपलब्धि के स्पष्ट संकेतक निर्धारित किए जाने चाहिए ताकि कोई विसंगतियां न हों।" - सिद्धांत यह है कि बेहतर परिणाम अधिक पुरस्कार की गारंटी देता है। हमेशा एक बोनस फंड होता है. केवल उन बोनस को अर्थ देना आवश्यक है जो परंपरागत रूप से विभिन्न कंपनियों में वार्षिक, त्रैमासिक या मासिक रूप से जारी किए जाते हैं, आपको उन्हें विशिष्ट लक्ष्यों की उपलब्धि से जोड़ने की आवश्यकता है। यह तंत्र "ब्लैक बॉक्स" नहीं होना चाहिए, बल्कि स्पष्ट और वस्तुनिष्ठ होना चाहिए।

“मौद्रिक कारक के निर्विवाद महत्व के साथ, गैर-भौतिक प्रेरणा, मेरी राय में, सबसे अधिक है विश्वसनीय तरीकाउच्च योग्य विशेषज्ञों को बनाए रखने के लिए, विशेष रूप से कर्मियों की कमी और वेतन में तेजी से वृद्धि की स्थिति में, - नादेज़्दा शालाशिलिना का कहना है। "और सब इसलिए क्योंकि यह गैर-भौतिक प्रेरणा है जो लोगों को सामान्य मूल्य और लक्ष्य, उनके काम के लिए जुनून, विकास और आत्म-प्राप्ति के अवसर, मान्यता और काम से वास्तविक आनंद देती है।"

आईटी उद्योग में, सभी खातों के अनुसार, गैर-भौतिक प्रेरणा का मुख्य कारक पेशेवर है आजीविका. ऐलेना शारोवा का कहना है, इसलिए, यह योजना बनाना आवश्यक है कि कर्मचारी दो या तीन वर्षों के परिप्रेक्ष्य में पेशेवर और करियर दोनों दृष्टि से कैसे आगे बढ़ेगा। "यही वह जगह है जहां प्रदर्शन मूल्यांकन उपकरण फिर से काम में आता है," वह आगे कहती हैं। - मूल्यांकन के दौरान (यदि यह कंपनी में एक परिचालन प्रक्रिया है, न कि एक औपचारिक प्रक्रिया) कि कर्मचारी के व्यक्तिगत विकास के लक्ष्य विकसित किए जाते हैं और उन्हें कंपनी के सामान्य लक्ष्यों के साथ समन्वित किया जाता है।

कंपनी के रणनीतिक लक्ष्यों और व्यक्तिगत कर्मचारियों के लक्ष्यों के बीच स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए, IBS ने मूल्यांकन के लिए "ऊपर से नीचे" दृष्टिकोण अपनाया है - पहले प्रबंधन, और फिर नौकरी की सीढ़ी से नीचे। इसके कारण, शीर्ष स्तर के सामान्य लक्ष्य प्रत्येक कर्मचारी के विशिष्ट लक्ष्यों में विघटित हो जाते हैं। कार्य लक्ष्यों के अनुसार, कर्मचारी को विकास लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं - क्या सीखना है, क्या मास्टर करना है। इसके अलावा, कर्मचारी विकास के अवसरों को दिखाने के लिए, हम प्रमाणन में हमेशा योग्यता की तुलना में कुछ अधिक महत्वाकांक्षी लक्ष्य निर्धारित करते हैं। यह उसे विकास के लिए प्रोत्साहित और प्रेरित करता है, यह विश्वास दिलाता है कि उसके पास कई संभावनाएं हैं और उसे लगातार नई चीजें सीखने का अवसर मिलता है।

गैर-भौतिक प्रेरणा के अन्य महत्वपूर्ण कारकों में, नेता के व्यक्तित्व के महत्व पर ध्यान दिया जा सकता है। “जाहिर है, नेता और वह टीम में जो माहौल बनाता है वह बहुत मायने रखता है - कंपनी का मिशन नेता के माध्यम से प्रसारित होता है, उसे दिलों को जगाना चाहिए। लेकिन फिर भी, संगठनात्मक संरचना, खासकर अगर हम औद्योगिक पैमाने के बारे में बात कर रहे हैं, तो नेता के व्यक्तित्व पर आधारित नहीं होनी चाहिए, बल्कि, सबसे पहले, एक निश्चित संस्कृति, नियमों, बातचीत के नियमों और विकास योजनाओं पर आधारित होनी चाहिए," ऐलेना शारोवा विश्वास करता है.

इकोप्सी कंसल्टिंग द्वारा "कंपनी में प्रतिभाशाली कर्मचारियों को पहले स्थान पर क्या रखता है?" विषय पर किए गए एक सर्वेक्षण के अनुसार 91%) तत्काल पर्यवेक्षक का व्यक्तित्व निकला। आय का उच्च स्तर तीसरे चरण (16.42%) से ऊपर नहीं बढ़ पाया। “लोग लोग ही बने रहते हैं। भौतिक घटक महत्वपूर्ण है, लेकिन स्थितियाँ अधिक महत्वपूर्ण हैं - पेशेवर और व्यक्तिगत। कोई भी ऐसे लोगों के साथ काम करने के लिए तैयार नहीं है जो खुद के लिए अप्रिय हैं और पानी को खाली से खाली की ओर डालते हैं, - दिमित्री वोलोशचुक ने कहा। - रूसी कंपनियों द्वारा गैर-भौतिक प्रेरणा के विषय पर अभी भी कम महारत हासिल है, मुख्यतः इस तथ्य के कारण कि भौतिक प्रेरणा की क्षमता का उपयोग नहीं किया गया है। विशेषज्ञों के लिए प्रतिस्पर्धा काफी हद तक इसी संसाधन के कारण है। लेकिन चूंकि हम पहले से ही ऐसी स्थिति में हैं जहां उम्मीदवार बाजार बनाते हैं, और उनके लिए मांग आपूर्ति की तुलना में बहुत अधिक है, आने वाले वर्षों में गैर-भौतिक प्रेरणा का मुद्दा तीव्र होगा। जब वेतन सीमा तक पहुंच जाएगा, तो अन्य संसाधनों की तलाश की जाएगी। और यहां रूसी बाजार पश्चिमी पथ का अनुसरण करेगा: सबसे अधिक संभावना है, यह एक प्रेरणा होगी जो कंपनी के लिए महंगी है, लेकिन कर्मचारियों को अमूर्त लाभ के रूप में दी जाती है: एक सामाजिक पैकेज, अवसर मुफ्त शिक्षाऔर मनोरंजन, कई पारिवारिक जरूरतों के लिए भुगतान करना - जीवन बीमा, बच्चों की शिक्षा के लिए भुगतान करना आदि। ये प्रथाएं पश्चिम में अच्छी तरह से विकसित हैं और जल्द ही रूसी कंपनियों में सक्रिय रूप से पेश की जाएंगी।

राज़ कैसे साफ़ करें

प्रत्येक कंपनी के लिए प्रेरणा प्रणाली का विकास व्यक्तिगत होता है, यह कई आंतरिक और बाहरी कारकों पर निर्भर करता है। इकोप्सी कंसल्टिंग के सलाहकार दिमित्री वोलोशचुक कहते हैं, "प्रेरणा प्रणाली बनाते समय, सबसे पहले, लोगों के आंतरिक दृष्टिकोण और उनके अपने लक्ष्य कंपनी के लक्ष्यों से कैसे संबंधित हैं, इसका पता लगाना आवश्यक है।" - इस समय जब परिचालन गतिविधियों के लिए प्रेरणा की एक प्रणाली विकसित की जा रही है, तो यह समझना बहुत महत्वपूर्ण है कि एक ओर, कंपनी कर्मचारियों से क्या अपेक्षा करती है और वह उन्हें किस लिए प्रेरित करने के लिए तैयार है, और दूसरी ओर, लोग कंपनी से क्या उम्मीद करते हैं.

यदि सिस्टम एक चीज़ के लिए प्रेरित करता है, और लोग कंपनी से दूसरी चीज़ की उम्मीद करते हैं, तो प्रेरणा प्रणाली काम नहीं करेगी, क्योंकि यह इनके लिए उपयुक्त नहीं है विशिष्ट जन. और इसके विपरीत - प्रेरक योजनाएं कर्मचारियों से कंपनी की अपेक्षाओं के अनुरूप पर्याप्त होनी चाहिए। यदि कंपनी इकाई से टीम वर्क की अपेक्षा करती है, लेकिन प्रेरणा प्रणाली का उद्देश्य अभिव्यक्ति को प्रोत्साहित करना है व्यक्तिगत गुण, इस बात पर ध्यान न देते हुए कि कोई व्यक्ति टीम वर्क में कैसे शामिल होता है और एक सामान्य परिणाम के लिए कैसे काम करता है, एक एकजुट टीम काम नहीं करेगी।

लोगों के आंतरिक दृष्टिकोण को पहचानना एक कठिन क्षेत्र है। वे सामाजिक, समूह और व्यक्तिगत प्राथमिकताओं, लक्ष्यों और परंपराओं से बने होते हैं। लेकिन, तमाम तरह के आंतरिक उद्देश्यों के बावजूद, कुछ चरित्र लक्षणआईटी पेशेवरों में निहित अंतर्निहित पहचान की जा सकती है।

परियोजना से परियोजना तक जीवन

नादेज़्दा शालाशिलिना: "गैर-भौतिक प्रेरणा हिमशैल का पानी के नीचे का हिस्सा है।" कर्मचारियों का चयन करते समय, प्रबंधक समान विचारधारा वाले लोगों के प्रति सहानुभूति रखते हैं। परिणामस्वरूप, समय के साथ, टीम समान सोच वाले लोगों से बनी होती है। स्पष्ट लाभों के साथ-साथ, इस दृष्टिकोण के कुछ नुकसान भी हैं।

आज, अधिकांश मामलों में कंपनियों और उनके डिवीजनों के नेता निरंतर पेशेवर और कैरियर विकास के उद्देश्य से लोग हैं, और आईटी क्षेत्र, जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, इस तथ्य से प्रतिष्ठित है कि पेशेवर विकास को प्राथमिकता दी जाती है। पेशेवर विकास का प्रत्येक अगला चरण, एक नियम के रूप में, किसी भी परियोजना में भागीदारी से संबंधित होता है। तदनुसार, कई आईटी पेशेवरों ने डिजाइन सोच विकसित की है। नेता बनकर, वे समान व्यावसायिक गुणों वाले कर्मचारियों का चयन करते हैं। यदि ऐसी स्थिति में आईटी विभाग का कार्य परियोजना सिद्धांत के अनुसार व्यवस्थित किया जाए तो यह बहुत प्रभावी होगा, विशेषकर गतिशील रूप से विकासशील कंपनी में। लेकिन अगर कर्मचारियों की वर्तमान परिचालन गतिविधियों को स्पष्ट समय अवधि और स्पष्ट रूप से वर्णित लक्ष्यों के साथ चिह्नित नहीं किया जाता है, तो इस "सादे" पर लोग जल्दी ही जीवन के प्रति अपना उत्साह खोना शुरू कर देते हैं और जल्द ही नए एवरेस्ट की तलाश में निकल पड़ते हैं। दिमित्री वोलोशचुक कहते हैं, "ऐसे कर्मचारियों की दैनिक गतिविधियों को स्पष्ट लक्ष्यों और परिणामों के मूल्यांकन के लिए एक स्पष्ट प्रणाली के साथ मिनी-प्रोजेक्ट के रूप में व्यवस्थित किया जा सकता है।" "प्रेरणा इस तरह से बनाई जानी चाहिए कि लोग स्पष्ट दिशानिर्देश देखें और महसूस करें कि अपने लक्ष्यों को हासिल करने या न हासिल करने का उनके लिए क्या मतलब होगा।"

डिजाइन सोच एक और खतरे से भरी है। जो लोग आदी हैं परियोजना कार्य, उनके कार्यान्वयन की वास्तविक संभावना की परवाह किए बिना, अधिक से अधिक परियोजनाओं के कार्यान्वयन में शामिल होना आवश्यक समझें। पेशेवर विफलता का मुख्य संकेतक, वे परियोजना की अस्वीकृति पर विचार करते हैं। इसलिए, आईटी विभाग विभिन्न व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने या बनाई गई प्रणालियों में सुधार लाने के उद्देश्य से एक साथ कार्यान्वित कई आंतरिक परियोजनाओं में शामिल हो सकता है। साथ ही, कार्य की कुल मात्रा उपलब्ध संसाधनों की क्षमताओं से काफी अधिक है। इस हिसाब से दर्जनों परियोजनाएं वर्षों तक अधूरी रह सकती हैं. दिमित्री वोलोशचुक कहते हैं, "आंतरिक आईटी विभाग और बाजार में परियोजनाओं को लागू करने वाली एक स्वतंत्र कंपनी के बीच आवश्यक अंतर यह है कि आंतरिक विभाग अपनी लाभप्रदता का मूल्यांकन नहीं करता है।" - बड़ी कंपनियों के ज्यादातर आईटी विभागों में यही स्थिति है। बेशक, प्रबंधक को अपने पास मौजूद संसाधनों के आधार पर आंतरिक ग्राहकों के प्रस्तावों को फ़िल्टर करना होगा। लेकिन, एक नियम के रूप में, उन्हें स्वयं परियोजना सोच की विशेषता है, और उन्होंने समान विचारधारा वाले लोगों की एक टीम बनाई। घेरा बंद हो जाता है.

ऐसी स्थिति में, हम मूल्य अभिविन्यास को बदलने का प्रस्ताव करते हैं - मुख्य बात कार्यान्वित की संख्या नहीं है, बल्कि सफलतापूर्वक कार्यान्वित परियोजनाओं की संख्या है। इसमें स्वचालित रूप से ग्राहक प्रस्तावों के एक फ़िल्टर का निर्माण शामिल है - केवल वे परियोजनाएँ जिनमें कार्यात्मक इकाइयाँ वास्तव में रुचि रखती हैं, काम के लिए स्वीकार की जाती हैं। साथ ही, स्पष्ट रूप से निराशाजनक परियोजनाओं को समाप्त किया जाना चाहिए ताकि संसाधन बर्बाद न हों।

प्लेयर कोच सिंड्रोम

आईटी विभागों के लिए "प्लेइंग कोच" की समस्या बहुत विशिष्ट है। आईटी कर्मचारी उच्च स्तर के ज्ञान और समृद्ध अनुभव वाले महान पेशेवर हैं। वे नौसिखिए प्रोग्रामर और सिस्टम प्रशासक से लेकर उच्च-स्तरीय पेशेवर बन गए हैं, वे विषय क्षेत्र को अच्छी तरह से जानते हैं और अच्छी तरह समझते हैं कि सभी स्तरों पर उनके अधीनस्थ क्या कर रहे हैं। हालाँकि, उनका वर्तमान कार्य किसी विशिष्ट विषय क्षेत्र की तुलना में प्रबंधन के क्षेत्र में अधिक है। इन विशेषज्ञों का मुख्य कार्य कार्य निर्धारित करना और उनके कार्यान्वयन की निगरानी करना है। लेकिन विषय क्षेत्र का ज्ञान और प्रबंधकीय कौशल की कमी इस तथ्य को जन्म देती है कि वे कर्मचारियों की हर समस्या का बहुत गहराई से विश्लेषण करते हैं या कमियों को दूर करने का कार्य स्वयं करते हैं। मदद के किसी भी अनुरोध पर या आदेशों के निष्पादन की निगरानी की प्रक्रिया में, वे प्रबंधकों के रूप में नहीं, बल्कि इंजीनियरों के रूप में प्रतिक्रिया देते हैं। दिमित्री वोलोशचुक कहते हैं, "यह आईटी में एक बहुत ही आम समस्या है।" - इकाई अकुशलता से काम करती है, क्योंकि उच्च अधिकारी और योग्यता स्तर के कर्मचारी अपना समय और प्रयास अपने अधीनस्थों की समस्याओं को सुलझाने में खर्च करते हैं। इन्हें अपनी नौकरी से बहुत प्यार होता है और ये मना नहीं कर पाते दिलचस्प कार्यविषय क्षेत्र, क्योंकि प्रबंधकीय कार्य उन्हें उतना आकर्षित नहीं करते। ऐसे में प्रेरक योजना में प्राथमिकताओं की व्यवस्था बनाना बहुत जरूरी है। यदि कर्मचारियों को व्यावसायिक परिणाम के लिए प्रेरित किया जाता है, तो वे छोटी-छोटी बातों में गए बिना, समस्या को समग्र रूप से हल कर देंगे।

निजी से अधिक सार्वजनिक

दिमित्री वोलोशचुक: "प्रेरणा इस तरह से बनाई जानी चाहिए कि लोगों को स्पष्ट दिशानिर्देश दिखाई दें।" प्रेरणा प्रणाली बनाने में एक और आम गलती यह है कि जब प्रणाली लोगों को केवल व्यक्तिगत कार्य के लिए प्रेरित करती है और सभी संकेतक प्रत्येक कर्मचारी की व्यक्तिगत प्रभावशीलता को दर्शाते हैं। ऐसी स्थिति में, कर्मचारियों में टीम की भावना, सामूहिक पारस्परिक सहायता और आरामदायक काम के लिए समर्थन की कमी होती है। इसके अलावा, एक टीम में जहां हर कोई "स्टार" जैसा महसूस करता है, वहां कोई टीम प्रभाव नहीं होता है। गड़बड़ होने पर, लोग अनजाने में अपनी साइट की प्राथमिकताओं की पैरवी करने लगते हैं, जो सामान्य कारण को धीमा कर देता है। का अभाव सहक्रियात्मक प्रभावटीम वर्क से.

दिमित्री वोलोशचुक सलाह देते हैं, "यूनिट के सामूहिक कार्य के संकेतक बनाना आवश्यक है," और एक बोनस प्रणाली के साथ इन संकेतकों की उपलब्धि का समर्थन करना आवश्यक है। इस मामले में पुरस्कार विभाजित किए जाएंगे: भाग सामान्य संकेतकों के आधार पर जारी किया जाता है, और भाग - व्यक्तिगत संकेतकों के आधार पर। प्रेरणा की इस पद्धति में कुछ भी क्रांतिकारी नहीं है - उदाहरण के लिए, सोवियत काल में औद्योगिक उद्यमों में बोनस प्रणाली का आयोजन किया गया था। लेकिन सीआईओ के लिए यह लगभग कभी नहीं होता है कि वे इस अनुभव को अपने अधीनस्थ विभाग के काम पर लागू करें। शायद, पहली नज़र में, भौतिक मूल्यों का निर्माण करने वाले व्यक्ति के श्रम की तुलना बौद्धिक मूल्यों का निर्माण करने वाले व्यक्ति के श्रम से करने का विचार बेतुका लगता है। लेकिन अगर आप करीब से देखें, तो उनके काम और लक्ष्यों को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया में बहुत कुछ समान है। केवल कर्मचारियों की अपेक्षाओं के अनुरूप एक प्रेरणा प्रणाली का निर्माण करना आवश्यक है।"

सीआईओ नोट

गतिविधि के किसी भी क्षेत्र की तरह, क्षेत्र सूचना प्रौद्योगिकीविभिन्न चरणों से होकर गुजरता है जीवन चक्र. सबसे पहले, निर्माता एक नए क्षेत्र में आते हैं, लेकिन समय के साथ, प्रौद्योगिकियों का विकास होता है और कारीगरों की एक विस्तृत परत सामने आती है। एक स्पष्ट प्रक्रिया प्रकट होती है, समस्याओं को हल करने के लिए डिज़ाइन किए गए एल्गोरिदम और टेम्पलेट्स का एक सेट। यह आवश्यक और अपरिहार्य है. चूंकि आईटी उद्योग काफी युवा है, इसमें रचनात्मकता अपेक्षाकृत हाल ही में एक शिल्प में बदल गई है। इसलिए, के लिए आजएक सामान्य स्थिति तब होती है जब एक आईटी विशेषज्ञ जो उच्चतम पेशेवर स्तर पर पहुंच गया है, विषय क्षेत्र में रुचि खो देता है, जो अब उसे उच्चतर जटिलता की समस्याओं को हल करने का अवसर नहीं देता है। पवित्र प्रश्न उठता है: क्या करें? “दो रास्ते हैं: या तो पेशेवर प्राथमिकताओं को पृष्ठभूमि में धकेलें और जीवन का आनंद लें, या नए अनुप्रयोगों की तलाश करें व्यावसायिक गतिविधि- दिमित्री वोलोशचुक कहते हैं। - यदि पहला विकल्प अस्वीकार्य है, तो सीआईओ के लिए समस्या का समाधान भूमिका बदलने, प्रबंधकीय गतिविधि में प्रवेश करने में हो सकता है। इसके अलावा, आईटी वातावरण को इस तरह से व्यवस्थित किया गया है कि एक व्यक्ति विशेषज्ञ रहते हुए करियर के बहुत ऊंचे स्तर तक पहुंच सकता है।

आज कंपनियों को अपनी प्रबंधन क्षमता बढ़ाने के लिए आईटी सेवाओं की दक्षता में सुधार करने की गंभीर आवश्यकता है। आईटी विभागों के पास बड़े बजट हैं महान संभावनाएँ, अनपढ़ प्रबंधन के साथ बड़े जोखिम। स्थिति एक महत्वपूर्ण बिंदु पर आ गई है जब आईटी सेवा प्रबंधन के गुणात्मक रूप से नए स्तर तक पहुंचना आवश्यक है। कंपनियों ने पहले ही आईटी प्रबंधकों को व्यवसाय प्रबंधन, रणनीतिक योजना में भाग लेने की अनुमति देना शुरू कर दिया है। तदनुसार, न केवल विशेषज्ञों की मांग होगी, बल्कि एक प्रबंधक की क्षमता और ज्ञान वाले विशेषज्ञ भी मांग में होंगे। जो लोग इन दोनों भूमिकाओं को संयोजित करने में सक्षम हैं - एक विशेषज्ञ और एक प्रबंधक - वे पहले से ही बाजार के लिए प्रतिस्पर्धी और दिलचस्प बन रहे हैं।"

आज हम बात करेंगे कार्य कुशलता में सुधार, श्रम, और कुछ महत्वपूर्ण नियमों पर विचार करें जो हमें बताएंगे कार्यकुशलता कैसे सुधारें. आज, श्रम की दक्षता बढ़ाना, कार्य समय का उपयोग न केवल नियोक्ताओं के लिए, बल्कि स्वयं के लिए काम करने वाले लोगों के लिए भी एक बहुत ही महत्वपूर्ण मुद्दा है: उद्यमियों, फ्रीलांसरों, आदि, साथ ही उन कर्मचारियों के लिए जिनकी कमाई सीधे परिणाम पर निर्भर करती है। , उनमें से भी बहुत सारे हैं।

इसलिए, मैं व्यक्तिगत श्रम दक्षता बढ़ाने के लिए कुछ प्रभावी तरीकों पर विचार करूंगा, यानी मैं आपको बताऊंगा कि कार्य कुशलता कैसे बढ़ाई जाए, और, परिणामस्वरूप, व्यक्तिगत आय।

व्यक्तिगत श्रम दक्षता में सुधार के तरीके।

1. रीसायकल मत करो!एक राय है कि बहुत कुछ कमाने के लिए आपको कड़ी मेहनत करने, कड़ी मेहनत करने की ज़रूरत है। हालाँकि, यह पूरी तरह से सही नहीं है: इसे "बहुत" नहीं, बल्कि "प्रभावी ढंग से" कहना अधिक सही होगा। और जब कोई व्यक्ति बहुत अधिक काम करता है, जितना उसका शरीर सहन नहीं कर सकता, तो इसके विपरीत, उसके काम की दक्षता गिर जाती है। इसलिए, यदि आप अपनी कार्य कुशलता में सुधार के बारे में सोच रहे हैं, तो आपको कभी भी कड़ी मेहनत करने का प्रयास नहीं करना चाहिए - ऐसा काम आपके लिए कुछ भी अच्छा नहीं लाएगा।

आइए विश्लेषण करें कि एक सामान्य कार्यालय कर्मचारी 8-घंटे और अनियमित कार्य दिवस और 5-6 दिन के कार्य सप्ताह के साथ कैसे काम करता है। उसके पास व्यावहारिक रूप से कोई व्यक्तिगत समय नहीं है, उसे कभी भी पर्याप्त नींद नहीं मिलती है, वह हमेशा थका हुआ रहता है, सोमवार को वह पहले से ही शुक्रवार के बारे में विचारों के साथ काम पर आता है, जो उसे पूरे सप्ताह "गर्म" करता है। वह जानता है कि संगठन में समय पर काम छोड़ने की प्रथा नहीं है - कम से कम एक घंटा रुकना अनिवार्य है ताकि बॉस देख सके कि वह "काम" कर रहा है। ऐसा कर्मचारी कभी भी प्रभावी ढंग से काम नहीं कर पाएगा। वह सबका होगा संभावित तरीकेजितना संभव हो सके उसके कामकाजी दिन को बढ़ाने की कोशिश करें, वह लगातार विचलित रहेगा: कॉफी पीना (क्योंकि उसे पर्याप्त नींद नहीं मिलती है), व्यक्तिगत मामले करना (क्योंकि उसके पास उनके लिए कोई अन्य समय नहीं है), धूम्रपान (अत्यधिक परिश्रम से), खर्च करना सामाजिक नेटवर्क में समय (लेकिन काम पर रहें, ताकि बॉस उसके प्रयासों को देख सके), आदि।

और एक ऐसे कर्मचारी की कल्पना करें जिसे अपने कर्तव्यों की सूची पूरी करते ही किसी भी समय काम छोड़ने का अवसर मिलेगा। यह पहले की तुलना में कई गुना अधिक कुशलता से काम करेगा! और वही काम, जो पहले 8-9-10 घंटे तक चलता है, अधिकतम 4-6 घंटे में पूरा कर पाएंगे ताकि उन्हें अपने व्यक्तिगत मामलों को तेजी से निपटाने का अवसर मिल सके। ये असरदार काम है.

कामकाजी प्रक्रिया में, एक व्यक्ति को निश्चित रूप से अपने लिए आराम करने के लिए समय आवंटित करना चाहिए, अन्यथा श्रम दक्षता कम हो जाएगी: जितना अधिक व्यक्ति थक जाएगा, उतना ही कम कुशलता से वह काम करेगा। लेकिन, निःसंदेह, यह आराम उचित और अनुशासित होना चाहिए - यह इस संबंध में बहुत मदद करता है।

हमें बहुत अधिक नहीं, बल्कि कुशलता से काम करने का प्रयास करने की आवश्यकता है, जो मौलिक रूप से अलग चीजें हैं।

2. "नहीं" कहना सीखें।अगला महत्वपूर्ण नियम जो कार्यकुशलता में वृद्धि को सीधे प्रभावित करता है, वह अनावश्यक चीजों को अस्वीकार करने की क्षमता है, जिस पर आप काम कर रहे हैं उससे कोई फायदा नहीं होता है, और मुख्य चीज पर विशेष रूप से ध्यान केंद्रित करते हैं।

कार्य को निर्देशित किया जाना चाहिए, जो कहता है कि 20% प्रयास 80% परिणाम लाते हैं, और 80% प्रयास केवल 20% परिणाम लाते हैं। यदि आप निष्पक्ष रूप से अपने काम का, और वास्तव में अपनी किसी अन्य गतिविधि का विश्लेषण करते हैं, तो आप देखेंगे कि यह कानून वास्तव में उसी तरह काम करता है, जिस तरह से यह है। इसलिए, यदि आप अपने काम के इन 20 सबसे प्रभावी प्रतिशत को अलग करना और उन पर ध्यान केंद्रित करना सीख जाते हैं, तो आपकी कार्य कुशलता में काफी वृद्धि होगी।

मनोवैज्ञानिक रूप से, यह काफी कठिन है: मना करना, उदाहरण के लिए, जब कोई सहकर्मी आपसे अपने काम में मदद करने के लिए कहता है, क्योंकि उसके पास "समय नहीं है"। लेकिन यही वह गुण है जो एक सफल व्यक्ति के बीच महत्वपूर्ण अंतरों में से एक है।

सफल लोगों की पहचान इस बात से होती है कि वे मना करना, "नहीं" कहना जानते हैं। और न केवल दूसरों के लिए, बल्कि स्वयं के लिए भी। यदि आप यह नहीं सीखते हैं कि यह कैसे करना है, तो आपके लिए अपनी व्यक्तिगत कार्य कुशलता बढ़ाना बहुत मुश्किल होगा, क्योंकि अनावश्यक और बेकार चीज़ों में हमेशा बहुत सारा समय बर्बाद हो जाएगा।

3. प्रतिनिधि प्राधिकरण।अक्सर ऐसा होता है कि एक व्यक्ति खुद को एक दृष्टिकोण देता है: सब कुछ खुद करने के लिए, क्योंकि "कोई भी इसे मुझसे बेहतर नहीं करेगा।" भले ही यह सच हो, सभी काम पूरी तरह से नहीं किए जाने चाहिए (इस पर अगले नियम में और अधिक जानकारी दी जाएगी)। कुछ को बनाना काफी आसान है।

यदि आप स्वयं "सबकुछ हड़प लेते हैं", तो समग्र कार्य कुशलता हमेशा कम रहेगी, क्योंकि एक व्यक्ति अपना अपूरणीय समय सभी प्रकार की छोटी-छोटी चीजों पर भी बर्बाद करेगा, जो वास्तव में, कोई और मुख्य कार्य पर ध्यान केंद्रित किए बिना कर सकता है। कार्य की दक्षता बढ़ाने के लिए, यदि आवश्यक हो, तो अपनी शक्तियों (कार्यस्थल पर और व्यक्तिगत रूप से दोनों) को अन्य लोगों को सौंपना संभव और आवश्यक भी है।

वैसे, आप न केवल अपने अधीनस्थों से, बल्कि अपने नेताओं से भी अधिक अनुभवी लोगों से मदद मांग सकते हैं जो आवश्यक कार्य को अधिक कुशलता से करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

कोई भी सब कुछ समान रूप से अच्छी तरह से नहीं कर सकता। इसलिए, कार्यकुशलता में सुधार कैसे करें, इसके बारे में सोचते समय, आपको अपने मुख्य कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है, और यदि संभव हो तो शेष कार्य दूसरों को सौंप दें।

4. पूर्णता के लिए प्रयास मत करो!एक कहावत है: "पूर्ण व्यक्ति अच्छे का दुश्मन होता है", और यह बिल्कुल सच है। जब कोई व्यक्ति अपना काम पूरी तरह से 110% करने का प्रयास करता है, तो वह इस काम को पूरा करने के लिए पर्याप्त से कहीं अधिक समय खर्च करता है, मान लीजिए, 90-95%, जो काफी भी होगा। पूर्णता के लिए प्रयास करने वाला (पूर्णतावादी) व्यक्ति हर छोटी चीज़, हर विवरण पर ध्यान देता है, प्रतीक्षा करता है सही समयकाम करने के लिए, अगर वह उसे थोड़ा सा भी पसंद नहीं आता तो काम को कई बार दोबारा करता है।

चलिए एक सरल उदाहरण लेते हैं. मान लीजिए कि बॉस ने एक निश्चित रिपोर्ट तैयार करने के लिए कहा, उदाहरण के लिए, कंपनी की मासिक योजना के कार्यान्वयन के प्रतिशत की गणना करने के लिए। पूर्णतावादी कार्यकर्ता डेटा तैयार करता है, पहले से ही इसे ई-मेल द्वारा भेजने के लिए दर्ज करता है। और जाँच करते समय, वह इस विचार के साथ आता है कि संकेतकों में से एक की गणना कुछ हद तक अधिक सटीक रूप से की जा सकती है: इससे समग्र परिणाम बहुत अधिक नहीं बदलेगा, लेकिन यह अधिक सही होगा। और वह आवश्यक डेटा को फिर से एकत्र करता है, पूरी रिपोर्ट की दोबारा गणना करता है। फिर वह सोचता है कि इस रूप में रिपोर्ट किसी तरह "नहीं दिखती", और इसे एक्सेल में एक तालिका के रूप में व्यवस्थित करने का निर्णय लेती है। एक तालिका बनाता है, सभी डेटा दर्ज करता है, सूत्र भरता है। फिर वह टेबल को रंगने, उसे और अधिक सुंदर बनाने के लिए विभिन्न रंगों और फ़ॉन्ट से हाइलाइट करने आदि का निर्णय लेता है। यानी वह इस काम पर कई गुना ज्यादा समय बिताता है, हालांकि बॉस को वास्तव में इस सब की जरूरत नहीं है - उसे केवल एक अंतिम आंकड़े की जरूरत है, बस इतना ही!

पूर्णता के लिए प्रयास करना हमेशा कार्यकुशलता में सुधार के रास्ते में आता है। इसलिए, अपना काम कुशलता से करने की कोशिश करें, लेकिन पूरी तरह से नहीं - इसलिए आपका काम अधिक कुशल होगा।

5. प्रक्रियाओं को स्वचालित करें.यदि आपके पास किसी प्रकार का स्थायी नियमित कार्य है, तो यथासंभव उसके निष्पादन को स्वचालित करने का प्रयास करें। भले ही आपको इस एक बार के लिए एक निश्चित समय या पैसा भी खर्च करना पड़े, परिणामस्वरूप आप बहुत अधिक बचत करेंगे और अपनी व्यक्तिगत दक्षता बढ़ाने में सक्षम होंगे।

अब, यदि जिस रिपोर्ट पर मैंने पिछले उदाहरण में विचार किया था, उसे दैनिक/साप्ताहिक/मासिक रूप से करना होगा, तो, इसके विपरीत, एक बार सूत्रों के साथ एक सुविधाजनक तालिका बनाना समझ में आएगा, जो स्वचालित रूप से आवश्यक संकेतक की गणना करेगा। परिणामस्वरूप, इससे हर बार रिपोर्ट लिखने में कम समय लगेगा और इसे अन्य, अधिक महत्वपूर्ण कार्यों में लगाया जा सकेगा।

कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के हमारे युग में, सभी नियमित कार्य रोबोटिक कंप्यूटरों को सौंप दिए जाने चाहिए, जिससे व्यक्ति के पास केवल वही काम रह जाए जिसे कंप्यूटर संभाल नहीं सकता, जहां जीवंत सोच की आवश्यकता होती है। प्रक्रियाओं के स्वचालन से श्रम दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि होगी।

6. "पहिए का पुनः आविष्कार" न करें।अक्सर लोग उस चीज़ तक पहुंचने के लिए भारी मात्रा में समय, प्रयास और कभी-कभी पैसा खर्च करते हैं जो पहले से ही इतने लंबे समय से ज्ञात है। इस मामले में हम किस प्रकार की श्रम दक्षता के बारे में बात कर सकते हैं?

विशेष रूप से अक्सर यह समस्या उन लोगों में देखी जा सकती है जो पहले से ही ज्ञात, और सबसे महत्वपूर्ण, सिद्ध विकल्प का उपयोग करने के बजाय, वर्षों से अपना व्यावसायिक विचार विकसित करना चाहते हैं, समय और संभावित आय खो रहे हैं।

श्रम की दक्षता बढ़ाने के लिए, आपको उन लोगों के अनुभव का उपयोग करने की आवश्यकता है जो अपनी गलतियों से बचते हुए पहले से ही इसी तरह के रास्ते से गुजर चुके हैं। किसी भी क्षेत्र में स्वयं विशेषज्ञ होना आवश्यक नहीं है - आप उन लोगों की राय पर भरोसा कर सकते हैं जो पहले से ही विशेषज्ञ हैं, और यह अधिक प्रभावी होगा।

यदि कोई व्यक्ति ऐसे डेटा के साथ काम करता है जो बाद में अविश्वसनीय हो जाता है, तो वह केवल अनावश्यक, अनावश्यक कार्य करेगा, जिसके परिणामों का किसी भी तरह से उपयोग नहीं किया जा सकता है।

आइए इस उदाहरण को लें: एक व्यक्ति एक स्टोर खोलना चाहता है, और यह नहीं जानता कि इसके लिए कौन से दस्तावेज़ एकत्र करने होंगे। वह एक खोज इंजन का उपयोग करता है और किसी साइट पर पहुँच जाता है जहाँ किसी ने ऐसे दस्तावेज़ों की एक सूची पोस्ट की है। एक नौसिखिया उद्यमी वह सब कुछ एकत्र करता है जो इस सूची में दर्शाया गया है, और जब वह पंजीकरण अधिकारियों के पास आता है, तो पता चलता है कि आधे दस्तावेज़ अनावश्यक हैं, और कई दस्तावेज़ गायब हैं। हमें सारा काम दोबारा करना होगा, लेकिन अगर उन्होंने तुरंत मौजूदा विधायी ढांचे का अध्ययन किया होता या कम से कम उन्हीं निकायों से सक्षम सलाह प्राप्त की होती, तो उन्होंने अधिक कुशलता से काम किया होता।

यदि आप श्रम दक्षता बढ़ाने की परवाह करते हैं, तो संदिग्ध जानकारी के माध्यम से काम करने में अपना समय बर्बाद किए बिना, काम के लिए केवल सटीक डेटा स्वीकार करें।

व्यक्तिगत कार्य कुशलता बढ़ाने के लिए इन तरीकों का उपयोग करके, आप अपने कार्य की दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकते हैं, और इसलिए उपलब्धि हासिल कर सकते हैं सर्वोत्तम परिणामऔर, परिणामस्वरूप, बेहतर कमाई।

बस इतना ही। बने रहें, और सीखें कि अपने काम, समय और व्यक्तिगत वित्त का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें। जल्द ही फिर मिलेंगे!

कार्यालय में लीन मैन्युफैक्चरिंग की अवधारणा को सफलतापूर्वक लागू करने के लिए चार पूर्वापेक्षाएँ आवश्यक हैं। आपको उन्हें हमेशा याद रखना चाहिए और उन्हें पूरा करना चाहिए, चाहे आप परिवर्तन के किसी भी चरण में हों। इनके बिना आप सफल नहीं होंगे. प्रत्येक शर्त का तात्पर्य यह है कि आप अपने कर्मचारियों को समझने की कोशिश करेंगे, उन्हें काम के नए सिद्धांत समझाएंगे और नई अवधारणा के कार्यान्वयन में उन्हें शामिल करेंगे। ये चार स्थितियाँ वह नींव हैं जिस पर बाकी सब कुछ निर्भर करेगा।

शर्त 1. व्यवहार-रवैया-संस्कृति मॉडल

यह स्थिति परिवर्तन के प्रति कर्मचारियों के प्रतिरोध को कम कर देगी। यदि आप अपने संगठन में सभी प्रक्रियाओं में निरंतर सुधार की संस्कृति बनाना चाहते हैं तो दुबले सिद्धांतों को लागू करने में पहला कदम अपने कर्मचारियों के व्यवहार को बदलना है। आपके कर्मचारियों को यह समझने की आवश्यकता है कि सकारात्मक परिवर्तन (अर्थात दुबले सिद्धांतों को लागू करना) संगठन को लंबे समय में सफल होने में मदद करेगा।

यह शर्त आपके कर्मचारियों को यह समझने में मदद करेगी कि संगठन का वर्कफ़्लो पूरी तरह से प्रभावी क्यों नहीं हो सकता है। जैसे-जैसे कंपनी बढ़ती है और काम की मात्रा बढ़ती है, उसकी गतिविधि के सभी क्षेत्रों में कचरे को कम करना सर्वोच्च प्राथमिकता होनी चाहिए। कंपनी के कर्मचारियों को यह एहसास होना चाहिए कि प्रत्येक प्रकार की प्रशासनिक प्रक्रिया की लागत होती है। दूसरी शर्त वाले अनुभाग में, हम बताएंगे कि कर्मचारियों को परिवर्तन की आवश्यकता के बारे में कैसे सूचित किया जाए।

शर्त 3. सात प्रकार की हानि

सरल उपकरण और सिद्धांत संगठनों को सात प्रकार के कचरे की पहचान करने और उन्हें खत्म करने में मदद करते हैं। पुरानी कहावत "आप जो नहीं देख सकते उसे प्रबंधित नहीं कर सकते" को इस प्रकार दोहराया जा सकता है "आप जो नहीं समझ सकते उसे सुधार नहीं सकते।" यह आवश्यक है कि कर्मचारी नुकसान के बारे में बुनियादी ज्ञान प्राप्त करें और सीखें कि उन्हें कैसे समझा जाए।

शर्त 4: प्रबंधन प्रतिबद्धता

लीन मैन्युफैक्चरिंग के सिद्धांतों का कार्यान्वयन ऊपर से नीचे की ओर होना चाहिए। वरिष्ठ अधिकारियों को कंपनी में सकारात्मक बदलाव के लिए 100% प्रतिबद्ध होना चाहिए और 100% आश्वस्त होना चाहिए कि मौजूदा सफलताओं को बनाए रखने या नई ऊंचाइयों को प्राप्त करने के लिए एक छोटा उद्यम बनाया जाना चाहिए। संगठन के प्रमुख नेतृत्व और परिवर्तन में रुचि रखने वाले कर्मचारियों के बीच सहयोग इस बात की गारंटी है कि लीन सिद्धांतों को न केवल अपनाया जाएगा, बल्कि कंपनी की दीर्घकालिक विकास रणनीति का एक अभिन्न अंग भी बन जाएगा।

शर्त 1. व्यवहार-रवैया-संस्कृति मॉडल

किसी भी प्रक्रिया में सुधार में सफल होने के लिए किसी कार्यालय या कार्य में काम करने वाले लोगों के व्यवहार और दृष्टिकोण को समझना आवश्यक है।

1990 में संयुक्त राज्य अमेरिका में, "टीम वर्क", "स्वायत्त कार्य समूह", "कर्मचारी भागीदारी", "सशक्त टीम" आदि जैसी अवधारणाएँ उत्पन्न हुईं। सामान्य कर्मचारियों से युक्त स्वतंत्र कार्य समूहों को कंपनियों की संगठनात्मक संस्कृति को बदलना था। प्रबंधकों द्वारा सख्त नियंत्रण अतीत की बात होती जा रही थी, श्रमिक अधिक से अधिक स्वीकार कर रहे थे अधिक भागीदारीकंपनी प्रबंधन में. विचार सही था, लेकिन वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए पर्याप्त उपकरण नहीं थे। फिर भी, ऐसी परियोजनाओं के दौरान बहुत सी उपयोगी चीजें सीखना संभव हुआ।

"टीम लीडर", "टीम वर्क" और "स्वायत्त कार्य समूह" जैसी अवधारणाओं को व्यवहार में लाते समय, लोगों के सामने यह सवाल आया कि इसे क्या और कैसे करना है।

केवल शक्तियों के विस्तार (विशेष उपकरणों के बिना) से वांछित परिणाम नहीं मिले। कुछ सफलताएँ मिलीं, लेकिन उन्हें किसी भी चीज़ का समर्थन नहीं मिला और इसलिए, पहल जल्दी ही ख़त्म हो गई।

आंकड़े से पता चलता है कि अमेरिकी प्रबंधकों ने सबसे पहले कॉर्पोरेट संस्कृति को बदलने की कोशिश की, जिसके बाद अधीनस्थों के विचारों और व्यवहार में बदलाव की उम्मीद की गई। लीन मैन्युफैक्चरिंग की अवधारणा की बारीकी से जांच के साथ और उत्पादन प्रणालीटोयोटा के शोधकर्ताओं ने एक बिल्कुल अलग दृष्टिकोण पाया। उन्होंने पाया कि छोटे उपकरणों के उपयोग ने सबसे पहले उन लोगों के व्यवहार को बदल दिया जो कचरे की पहचान करना और उसे खत्म करना चाहते थे। एक बार जब श्रमिकों को यह महसूस होने लगा कि वे अपनी साइट को नियंत्रित कर सकते हैं, अपशिष्ट को कम कर सकते हैं और अपना काम आसान बना सकते हैं, तो उनके विचार बदल गए: उन्हें सभी प्रक्रियाओं में निरंतर सुधार की आवश्यकता का एहसास हुआ। प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी के विचारों के साथ-साथ, समग्र रूप से संगठन की संस्कृति भी मौलिक रूप से बदल गई। काम का मुख्य सिद्धांत त्रुटियों की पहचान करना नहीं था, बल्कि उन्हें रोकना था, जो वास्तव में, दुबले उत्पादन का सार है।

व्यवहार-रवैया-संस्कृति मॉडल, जो लीन मैन्युफैक्चरिंग के दर्शन पर आधारित है, सरल है। इसके कार्यान्वयन के लिए प्रबंधन और सामान्य कर्मचारियों दोनों की ओर से निरंतर प्रयासों की आवश्यकता होती है। काम की आदतें तोड़ना कठिन है। किसी संगठन को विकसित करने के लिए अनुशासन, दृढ़ संकल्प और दृढ़ता की आवश्यकता होती है। पहली छोटी सफलताएँ लोगों के व्यवहार और दृष्टिकोण में बदलाव से लेकर संपूर्ण संगठनात्मक संस्कृति में बदलाव के लिए प्रेरणा का काम करेंगी।

ज्ञान का आधिपत्य

एक और महत्वपूर्ण बिंदुकार्यालय के काम को व्यवस्थित करने के पारंपरिक दृष्टिकोण के संबंध में, एक नियम के रूप में, कंपनी का एक व्यक्तिगत कर्मचारी किसी विशेष प्रक्रिया के बारे में 80% ज्ञान का वाहक होता है। इससे समस्याएँ पैदा हो सकती हैं यदि कर्मचारी बीमार पड़ जाए, छुट्टी या व्यवसाय पर चला जाए, नौकरी बदल ले या नौकरी छोड़ दे। इन मामलों में, कार्य पूरा नहीं किया जा सकता. कर्मियों की संकीर्ण विशेषज्ञता और एक या कुछ लोगों में ज्ञान की एकाग्रता कंपनी के विकास में गंभीर बाधाएं हो सकती है।

चूंकि ऐसे मामलों में जहां प्रबंधकों के पास आवश्यक ज्ञान नहीं है (वे किसी विशेष प्रक्रिया में पारंगत नहीं हैं), वे केवल अपने अधीनस्थों का समर्थन कर सकते हैं, संगठन की प्रभावशीलता निम्नलिखित कारणों से खतरे में पड़ जाती है:

लीन ऑफिस के निर्माण में शामिल हैं (लेकिन यह इन्हीं तक सीमित नहीं है):

1. फोकस प्रक्रियाओं पर है, कर्मचारियों पर नहीं।
2. संगठनात्मक ज्ञान एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक आसानी से स्थानांतरित होता है।
3. कार्य प्रक्रियाओं की विस्तृत समझ है, जो उन्हें बेहतर ढंग से नियंत्रित करने और लगातार सुधार करने की अनुमति देती है।
4. अधिकतम एकरूपता के लिए प्रक्रिया ज्ञान को मानकीकृत किया गया है।
5. हानियों की पहचान की जाती है और उन्हें घटित होते ही समाप्त कर दिया जाता है (दैनिक, प्रति घंटा और सूक्ष्म रूप से)।

ये पांच सिद्धांत एक कर्मचारी को न केवल अपने काम को, बल्कि अपने सहकर्मियों के काम को भी बेहतर ढंग से समझने की अनुमति देंगे। इसके लिए धन्यवाद, प्रक्रियाओं के बारे में ज्ञान समूह के भीतर वितरित किया जाता है।

बदलाव तुरंत नहीं होता. किसी भी बदलाव को चरणों में लागू किया जाना चाहिए।

पहला चरण। दूसरों को समझाएं और सही दिशा तय करें

ज्यादातर मामलों में, कंपनी के कर्मचारी प्रक्रियाओं के बारे में 80% जानकारी के वाहक होते हैं, और प्रबंधक (या संगठन) - 20%। यह कदम यह भी बताता है कि संगठन को ज्ञान वाहक क्यों होना चाहिए। इसे पूरा होने में छह महीने तक का समय लग सकता है।

चरण दो. अपना वर्कफ़्लो व्यवस्थित करें

कर्मचारी केवल 50% प्रक्रिया ज्ञान को नियंत्रित करेंगे, जबकि प्रबंधक (या संगठन) शेष 50% को नियंत्रित करेंगे। उपकरण कर्मचारियों के ज्ञान को व्यवस्थित करेंगे और इसे संगठन में स्थानांतरित करेंगे ताकि हर कोई सकारात्मक बदलाव महसूस कर सके। इस चरण में छह महीने से एक साल तक का समय लग सकता है।

चरण तीन. अपनी प्रगति सहेजें

एक दुबले कार्यालय में संक्रमण के तीसरे चरण में, कंपनी के कर्मचारी दैनिक आधार पर सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के निरंतर सुधार में चुपचाप भाग लेना शुरू कर देंगे। 80% ज्ञान अब काम करने के नए दृष्टिकोण के अंतर्गत संरचित किया जाएगा। यह विश्वास करना कठिन है कि 100% प्रक्रिया ज्ञान किसी संगठन के पास हो सकता है। इस स्तर पर, ज्ञान के क्रमिक, व्यवस्थित दस्तावेज़ीकरण की प्रक्रिया शुरू करना आवश्यक है।

कार्यालय में लीन को लागू करने और प्राप्त परिणामों को बनाए रखने में एक महत्वपूर्ण सफलता कारक, निरंतर, दिन-प्रतिदिन सुधार है। जैसे-जैसे आपके कर्मचारियों का व्यवहार बदलता है, आपको किसी तरह से होने वाले परिवर्तनों को चिह्नित करने के लिए एक इनाम प्रणाली शुरू करने की आवश्यकता होगी। जो लोग बदलाव को आसानी से अपना लेते हैं वे नई व्यवस्था को जल्दी स्वीकार कर लेते हैं। उन्हें तुरंत इसका फायदा नजर आएगा. जो लोग बदलाव के प्रति धीरे-धीरे अनुकूलन करते हैं, वे विरोध कर सकते हैं और पुराने सिद्धांतों पर कायम रह सकते हैं। धैर्य रखें: देर-सबेर नई अवधारणाखुद बोलेंगी और कर्मचारियों को इसका लाभ महसूस होगा। लीन ऑफिस एक झटके में हासिल नहीं किया जा सकता। आपको हर दिन कई छोटे, क्रमिक कदम उठाने होंगे।

शर्त 2: दुबलेपन की ओर बढ़ने का व्यावसायिक मामला

किसी कंपनी को विश्व स्तर पर प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए प्रबंधकों को लागत पर ध्यान देने की आवश्यकता है। प्रशासनिक या कार्यालय व्यय किसी उत्पाद या सेवा की लागत का बड़ा हिस्सा होते हैं। प्रशासनिक लागत आमतौर पर उत्पाद की अंतिम कीमत का 60-80% होती है। प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए, कंपनियां अपनी प्रशासनिक लागतों में गहनता से कटौती कर रही हैं। टोयोटा ने लागत में कमी का एक संपूर्ण दर्शन बनाया है। बाज़ार की स्थितियाँ (समीकरण में एक स्थिरांक) विक्रय मूल्य निर्धारित करती हैं। लागत और लाभ परिवर्तनशील हैं. आंतरिक लागत को कम करने की कंपनियों की इच्छा ने सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार के लिए प्रेरणा का काम किया।

लीन मैन्युफैक्चरिंग के दर्शन और उपकरणों के लिए धन्यवाद, कोई भी संगठन कचरे को खत्म करके अपनी आंतरिक लागत को कम कर सकता है और इस प्रकार वैश्विक बाजार में प्रतिस्पर्धी बना रह सकता है। प्रशासनिक प्रक्रियाओं में होने वाले नुकसान को खत्म करने के लिए सबसे पहले उनकी पहचान की जानी चाहिए और इसके लिए इस बात की विस्तृत समझ की आवश्यकता है कि कचरा क्या है।

शर्त 3. सात प्रकार की हानि

लीन मैन्युफैक्चरिंग का लक्ष्य विनिर्माण प्रक्रिया में सभी अपशिष्टों की पहचान करना, उनका विश्लेषण करना और उन्हें खत्म करना है। कचरे को ख़त्म करने का काम हर दिन, हर घंटे, हर मिनट जारी रहना चाहिए। विभाग के प्रति नए दृष्टिकोण का मुख्य अर्थ लोगों को कम करना नहीं है, बल्कि उनके श्रम का उचित उपयोग करना और संगठन के लिए उसका मूल्य बढ़ाना है। इसलिए, कंपनी के प्रबंधन को कर्मचारियों के काम की सामग्री या नौकरी की जिम्मेदारियों की समीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है ताकि वे कुशल उत्पादन के सिद्धांतों को पूरा कर सकें।

लीन मैन्युफैक्चरिंग की अवधारणा को बेहतर ढंग से समझने के लिए, आपको पहले अपशिष्ट को समझना होगा। निम्नतम स्तर पर नुकसान की पहचान करना महत्वपूर्ण है।

अपशिष्ट वे सभी कार्य हैं जिनमें समय और संसाधनों की आवश्यकता होती है, लेकिन तैयार उत्पाद या सेवा में मूल्य नहीं जुड़ता है। उपभोक्ता मूल्य के लिए भुगतान करता है; अपशिष्ट वह लेनदेन है जो आपका संगठन किसी उत्पाद या सेवा के साथ करता है जिसके लिए आपके ग्राहक भुगतान कर रहे हैं जबकि उन्हें भुगतान नहीं करना चाहिए। जैसे-जैसे उपभोक्ता वस्तुओं और सेवाओं की वास्तविक लागत के बारे में अधिक जागरूक हो जाते हैं, वे उम्मीद करते हैं कि कंपनियां अपनी लागत को अनुकूलित करेंगी और बर्बादी को खत्म करेंगी। ग्राहकों को बचत के परिणामस्वरूप स्थिर कीमतें और कम कीमतें चाहिए। संगठनात्मक घाटे का भुगतान उपभोक्ताओं को करना पड़ता है। इन सबके परिणामस्वरूप, हम देखते हैं कि:

• अलग-अलग अस्पतालों में इलाज की दैनिक लागत अलग-अलग होती है;
• बंधक आवेदन प्रसंस्करण शुल्क, साथ ही बंधक दरें विभिन्न ऋण देने वाले संस्थानों के बीच काफी भिन्न होती हैं;
• उच्च शिक्षा संस्थानों में ट्यूशन फीस में बड़ा अंतर है;
• वार्षिक ब्याज दरअलग-अलग के अनुसार क्रेडिट कार्डकाफी भिन्नता;
• विभिन्न ठेकेदारों द्वारा प्रस्तावित किसी विशेष निर्माण परियोजना की कीमत काफी भिन्न हो सकती है।

इन सभी और कई अन्य उदाहरणों में ऐसी परिवर्तनशीलता किसी संगठन द्वारा "स्वीकार्य" नुकसान की मात्रा से उत्पन्न होती है (चाहे उन्हें कैसे भी परिभाषित किया गया हो)।

1. अतिउत्पादन

एक निश्चित प्रकार का कार्य आवश्यकता से पहले करना बर्बादी है। यह सभी प्रकार के नुकसानों में से सबसे खराब है, क्योंकि अधिक उत्पादन से अन्य नुकसान भी होते हैं।

अतिउत्पादन के उदाहरण:

• ऐसी रिपोर्टें लिखना जिन्हें कोई नहीं पढ़ता और जिनकी किसी को ज़रूरत नहीं है;
• दस्तावेजों की अतिरिक्त प्रतियां बनाना;
• एक ही दस्तावेज़ को कई बार ई-मेल या फ़ैक्स द्वारा भेजना;
• एकाधिक दस्तावेज़ों में दोहराई जाने वाली जानकारी दर्ज करना;
• व्यर्थ बैठकें.

अतिउत्पादन को ख़त्म करने के उपकरण:

• बातचीत का वक्त;
• आवाज़ का उतार-चढ़ाव;
• मानकीकृत कार्य;
• कार्यभार संतुलन;
• किसी विशेष ऑपरेशन की आवश्यकता का अध्ययन।

2. प्रतीक्षा (कतार में समय)

कोई भी अपेक्षा (लोगों, हस्ताक्षर, जानकारी, आदि) एक हानि है। इस प्रकार के नुकसान की तुलना कम लटके हुए सेब से की जा सकती है, जिस तक पहुंचना, चुनना और अपने इच्छित उद्देश्य के लिए उपयोग करना आसान है। अक्सर, हम आने वाले दस्तावेज़ ट्रे में पड़े कागज़ को बर्बादी का स्रोत नहीं मानते हैं। हालाँकि, याद रखें कि हम कितनी बार इस ट्रे को छाँटते हैं, अपनी ज़रूरत की कोई चीज़ ढूँढ़ने की कोशिश में? आप कितनी बार किसी चीज़ को ख़त्म करने से पहले शुरू करते हैं? इस प्रकार के नुकसान से छुटकारा पाने के लिए, "समाप्त - दायर (या फेंक दिया गया)" के सिद्धांत का पालन करना आवश्यक है।

दूसरे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• बड़ी संख्या में अनिवार्य हस्ताक्षर और परमिट;
• किसी भी कार्य के निष्पादन में अन्य कर्मचारियों पर निर्भरता;
• जानकारी प्राप्त करने में देरी;
• सॉफ़्टवेयर समस्याएँ;
• विभिन्न विभागों द्वारा कार्य का निष्पादन;

दूसरे प्रकार के नुकसान को दूर करने के उपकरण:

• आवाज़ का उतार-चढ़ाव;
• कूरियर;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र।

3. आंदोलन

लोगों की कोई भी गतिविधि, दस्तावेज़ और/या इलेक्ट्रॉनिक संचार जो मूल्य पैदा नहीं करते, बर्बादी है। इस प्रकार की बर्बादी खराब कार्यालय लेआउट, दोषपूर्ण या पुराने कार्यालय उपकरण और आवश्यक आपूर्ति की कमी के कारण होती है। ये नुकसान उन कार्यालय प्रक्रियाओं में घातक और अगोचर हैं जिनका संभावित सुधारों के लिए विश्लेषण नहीं किया गया है। उद्योग चाहे जो भी हो, आप ऐसी कंपनी में ऐसे कर्मचारी पा सकते हैं जो "व्यस्त" दिखते हैं लेकिन वास्तव में उत्पाद या सेवा में मूल्य नहीं जोड़ते हैं। लीन टूल्स आपको टाइप 3 कचरे को पहचानने, कम करने और/या खत्म करने में मदद कर सकते हैं।

तीसरे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• कंप्यूटर पर फ़ाइलें खोजें;
• फ़ाइल कैबिनेट में दस्तावेज़ खोजें;
• जानकारी की तलाश में संदर्भ पुस्तकों का लगातार दोबारा पढ़ना;
• प्रभावी अंतःक्रिया के अभाव में विभिन्न विभागों द्वारा एक ही कार्य का निष्पादन;
• किसी भी कार्य के निष्पादन के लिए जिम्मेदारी की कमी।

तीसरे प्रकार के नुकसान को दूर करने के उपकरण:

• मानकीकृत कार्य;
• कार्यस्थल का पुनर्विकास;
• पुल प्रणाली और सुपरमार्केट;
• दस्तावेज़ ट्रैकिंग.

4. हटो

दस्तावेजों की बेकार आवाजाही कार्यालय में किसी भी काम को पूरा करने में लगने वाले समय को प्रभावित करती है। यहां तक ​​कि इंटरनेट और ई-मेल तक मुफ्त पहुंच के साथ भी, ग्राहकों को अक्सर कम या कोई मूल्य के दस्तावेज़ नहीं भेजे जाते हैं। संगठन के लिए प्रभावी कार्यइस प्रकार के कचरे को कम करना या समाप्त करना महत्वपूर्ण है, जिसके लिए सभी कार्यों को क्रमिक संचालन में विभाजित किया जाना चाहिए और जितना संभव हो सके एक-दूसरे के करीब रखा जाना चाहिए। यदि प्रक्रियाओं के बीच दस्तावेजों की आवाजाही से छुटकारा पाना असंभव है, तो इसे यथासंभव स्वचालित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें: "क्या कार्यालय का लेआउट इष्टतम है?" या "क्या दस्तावेज़ों का कार्य के एक चरण से दूसरे चरण में स्थानांतरण स्वचालित है?"

चौथे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• अनावश्यक दस्तावेज़ भेजना;
• चल रहे दस्तावेज़ों का बहुत बार-बार पंजीकरण;
• मेलिंग सूची में बहुत सारे पते;
• कार्य के अगले चरण में दस्तावेज़ों का मैन्युअल स्थानांतरण;
• कई विभागों द्वारा एक कार्य का निष्पादन;
• ग़लत प्राथमिकता.

चौथे प्रकार की हानियों को दूर करने के उपाय:

• कार्यभार का समान वितरण;
• वैल्यू स्ट्रीम मैप;
• सतत प्रवाह;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र;
• मानकीकृत कार्य;
• दृश्य नियंत्रण के साधन.

5. अति-प्रसंस्करण

वह काम करना जिसकी आंतरिक या बाहरी ग्राहक को आवश्यकता नहीं है पांचवें प्रकार की बर्बादी है। अत्यधिक प्रसंस्करण ग्राहक के लिए मूल्य नहीं बनाता है, और उसे इसके लिए भुगतान नहीं करना चाहिए। प्रशासनिक प्रक्रियाओं में, इन नुकसानों का पता लगाना सबसे कठिन होता है। ऐसा करने के लिए, उदाहरण के लिए, आप निम्नलिखित प्रश्न पूछ सकते हैं: "ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने के लिए कौन से मुख्य संचालन किए जाने की आवश्यकता है?" या "हम अपने ग्राहकों की ज़रूरतों को कितनी स्पष्टता से समझते हैं?"

पांचवें प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• डुप्लिकेट रिपोर्ट या जानकारी;
• दोहरावदार डेटा दर्ज करना;
• झूठी सूचना का प्रसार;
• दस्तावेज़ों का निरंतर संपादन;
• अकुशल बैठकें और एजेंडे की कमी;
• स्पष्ट परियोजना योजना का अभाव.

पाँचवें प्रकार के नुकसान को दूर करने के उपकरण:

• डेटा संग्रह के तरीके;
• दस्तावेज़ ट्रैकिंग;
• मानकीकृत कार्य;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र।

6. स्टॉक (समय)

कागजों के ढेर, अतिरिक्त स्टेशनरी, दस्तावेजों पर बड़ी संख्या में हस्ताक्षर - ये सभी नुकसान हैं। वे स्थान और समय लेते हैं। यदि किसी दस्तावेज़ का प्रसंस्करण उसकी प्राप्ति तक निलंबित है अतिरिक्त जानकारी(हस्ताक्षर, आदि) और स्थिति बदलती है, तो इस दस्तावेज़ पर खर्च किए गए समय को नुकसान के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। एक कार्यालय में, बर्बादी के दो मुख्य प्रकार होते हैं जिन्हें "इन्वेंट्री" के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है: 1) कार्यालय की आपूर्ति और 2) समय।

छठे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• किसी के हस्ताक्षर या वीज़ा की प्रतीक्षा कर रहे दस्तावेज़;
• वह कार्य जिसे जारी रखने के लिए अन्य प्रक्रियाओं को पूरा करना आवश्यक है;
• पुराने दस्तावेज़;
• पुराने कार्यालय उपकरण;
• सहायक कर्मचारियों का अपर्याप्त प्रशिक्षण;
• अतिरिक्त कार्यालय आपूर्तियाँ खरीदना।

छठे प्रकार की हानियों को दूर करने के उपाय:

• वैल्यू स्ट्रीम मैप;
• मानकीकृत कार्य;
• स्टेशनरी के लिए कानबन कार्ड;
• कार्यभार समतल करना - हेइजुंका;
• दृश्य पिच;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र।

7. विवाह

दोषों के कारण उत्पन्न अपशिष्ट में कोई भी प्रसंस्करण शामिल है जिसके परिणामस्वरूप दोष उत्पन्न हुए और उन्हें खत्म करने के लिए आवश्यक अतिरिक्त प्रसंस्करण शामिल है। अस्वीकृति (आंतरिक और बाह्य दोनों) में अतिरिक्त दस्तावेज़ प्रसंस्करण शामिल होता है जो उत्पाद या सेवा में मूल्य नहीं जोड़ता है। किसी काम को पहली बार में ठीक से करने में उसे दोबारा करने की तुलना में कम समय लगता है। विवाह सुधार एक ऐसी बर्बादी है जिससे किसी भी उत्पाद या सेवा की लागत बढ़ जाती है और उपभोक्ता को उनके लिए भुगतान नहीं करना पड़ता है। इस तरह के नुकसान से मुनाफा काफी कम हो सकता है।

सातवें प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• डेटा प्रविष्टि त्रुटियाँ;
• कीमतें निर्धारित करने में त्रुटियाँ;
• अपूर्ण दस्तावेज़ीकरण को प्रसंस्करण के अगले चरणों में स्थानांतरित करना;
• दस्तावेज़ों या जानकारी की हानि;
• दस्तावेज़ में गलत जानकारी;
• कंप्यूटर पर फ़ाइलों या फ़ाइल कैबिनेट में फ़ोल्डरों का अकुशल संगठन;
• ग्राहक सेवा के लिए कर्मचारियों का अनुचित चयन।

सातवें प्रकार की हानि दूर करने के उपाय:

• एक पूर्वानुमानित परिणाम प्रदान करना;
• दृश्य नियंत्रण के साधन;
• मानकीकृत कार्य;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र;
• स्टॉप और अनिर्धारित नौकरियों का लॉग;
• छोटी संगठनात्मक बैठकें;
• त्रुटि निवारण उपकरण.

8. श्रम शक्ति का अतार्किक उपयोग

कई मामलों में श्रम का अतार्किक उपयोग आठवें प्रकार की बर्बादी है। मानव श्रम का उपयोग तर्कहीन तरीके से किया जाता है जब श्रमिक ऐसे कार्य करते हैं जिनमें मूल्य बनाने के लिए उनके सभी ज्ञान, कौशल और क्षमताओं की आवश्यकता नहीं होती है। एक उचित प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली इस प्रकार के कचरे को काफी हद तक कम कर सकती है। लोगों को उन क्षेत्रों में नियुक्त करने के लिए एक कॉर्पोरेट रणनीति और कार्यप्रणाली विकसित करें जहां वे संगठन के लिए सबसे अधिक मूल्य लाएंगे।

आठवें प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• परियोजनाओं के कार्यान्वयन के लिए समय सीमा का उल्लंघन;
• अपर्याप्त व्यापक कर्मचारी योग्यता के कारण कार्यभार का असमान वितरण;
• लगातार अनुपस्थिति और उच्च कर्मचारी कारोबार;
• अपर्याप्त प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली;
• नियुक्ति से पहले पेशेवर कौशल का अपर्याप्त मूल्यांकन।

आठवें प्रकार की हानि दूर करने के उपाय:

• कार्य प्रक्रियाओं का लेखा-जोखा;
• मानकीकृत कार्य;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र;
• छोटी संगठनात्मक बैठकें;
• एक दुबले-पतले कार्यालय में जाने का औचित्य.

निम्नलिखित प्रश्नों पर विचार करें.

1. मैं संगठन के सभी कर्मचारियों को नुकसान के बारे में जानकारी कैसे दे सकता हूँ?
2. किन हानियों को शीघ्रता से समाप्त किया जा सकता है?
3. ग्राहक संतुष्टि में तुरंत सुधार के लिए क्या किया जा सकता है?

ये प्रश्न दूसरों को सोचने के लिए प्रोत्साहित करेंगे और नुकसान के बारे में सार्थक बातचीत करने में आपकी मदद करेंगे।

शर्त 4: प्रबंधन की भागीदारी

माइक्रोसॉफ्ट, वॉल-मार्ट, फेडरल एक्सप्रेस, जीई और नाइकी जैसी कंपनियों में एक चीज समान है, एक बहुत ही महत्वपूर्ण विशेषता - प्रमुख पर निर्विवाद नेता, जो बाकी लोगों द्वारा निर्देशित होता है। शीर्ष प्रबंधक बिल गेट्स, सैम वाल्टन और फ्रेड स्मिथ उनकी कंपनी के मूल हैं। वे असाधारण अंतर्दृष्टि से प्रतिष्ठित हैं, और वे ही थे जिन्होंने अपने व्यवसाय को एक अमर साम्राज्य में बदल दिया।

जॉन मैक्सवेल ने अपनी पुस्तक द 21 इरिटेबल लॉज़ ऑफ़ लीडरशिप में अपने पहले नियम, सीमा के नियम का वर्णन इस प्रकार किया है: “नेतृत्व करने की क्षमता किसी व्यक्ति (संगठन) की प्रभावशीलता के स्तर को निर्धारित करती है। मजबूत नेतृत्व किसी संगठन की क्षमताओं को बहुत बढ़ा देता है। यदि नेतृत्व कमजोर है तो संगठन की क्षमता सीमित है।”

यह समझना महत्वपूर्ण है कि कंपनी के प्रबंधन की 100% भागीदारी के बिना लीन प्रबंधन में परिवर्तन असंभव है। जब एक सीईओ छुट्टियों से लौटते समय विमान में वॉल स्ट्रीट जर्नल में लीन मैन्युफैक्चरिंग के बारे में पढ़कर अपने शीर्ष प्रबंधक से कहता है, "इसमें कुछ है," तो इसका मतलब यह नहीं है कि वह दीर्घकालिक बदलाव के लिए तैयार है।

कंपनी का नेतृत्व सुधार की इच्छा से प्रेरित होना चाहिए। शीर्ष प्रबंधक को नए सिद्धांतों के कार्यान्वयन में सक्रिय भाग लेना चाहिए। भले ही पायलट बिजनेस प्रोसेस रीइंजीनियरिंग प्रोजेक्ट में तीन लोग शामिल हों, कंपनी के शीर्ष प्रबंधन को इसमें शामिल होना चाहिए। इस भागीदारी का अर्थ है:

• आवश्यक संसाधनों का आवंटन;
• प्रारंभिक बैठक में उपस्थिति;
• यदि आवश्यक हो तो टीम को सलाह देना;
• टीम की उपलब्धियों में रुचि दिखाना और टीम बैठकों में भाग लेना;
• प्रदर्शन के आधार पर टीम को पुरस्कृत करना;
• कठिनाइयों के मामले में टीम के सदस्यों का समर्थन।

यह सूची किसी भी तरह से संपूर्ण नहीं है, लेकिन यह उन मुख्य तरीकों को रेखांकित करती है जिनसे कंपनी प्रबंधन दुबले प्रबंधन में अपनी रुचि प्रदर्शित कर सकता है।

निर्धारित समय - सीमा

एक साधारण कार्यालय में जाने में कुछ महीनों से लेकर कुछ वर्षों तक का समय लग सकता है। यह निम्नलिखित कारकों पर निर्भर करेगा:

1. संगठन का आकार. संगठन जितना छोटा होगा, समय उतना ही कम लगेगा। बड़ी कंपनियों (500 से अधिक कार्यालय कर्मचारी) में, आपको पहले एक विभाग में पायलट प्रोजेक्ट शुरू करना चाहिए, और फिर पूरी कंपनी को कवर करना चाहिए।
2. आवश्यक उपकरणों की उपलब्धता.
3. लाभों के प्रति जागरूकता. यदि कंपनी कर्मचारियों के प्रशिक्षण की आवश्यकता के बारे में जागरूक हो तो कार्यालय का पुनर्गठन सफल होगा संबंधित पेशे, विभागों के बीच सहयोग, संकीर्ण विशेषज्ञों के बजाय सामान्य विशेषज्ञों को नियुक्त करना, संगठनात्मक ज्ञान का उपयोग करना और प्रबंधकों और अधीनस्थों के बीच साझेदारी को प्रोत्साहित करना।