किसी संगठन में प्राधिकार का प्रत्यायोजन क्या है? अधिकार सौंपने का क्या मतलब है?

अधिकारों का विकेंद्रीकरणकिसी संगठन या उद्यम के कार्मिक पदानुक्रम के भीतर किसी कार्य या कार्यों के भाग का स्थानांतरण या पुनर्वितरण है। अनिवार्य रूप से, किसी भी कार्य प्रक्रिया में प्राधिकार का प्रत्यायोजन शामिल होता है - आखिरकार, यह एक अच्छी तरह से समन्वित टीम का काम है। साथ ही, कंपनी की सफलता बुनियादी सिद्धांतों और विधियों के कार्यान्वयन की सही समझ और सटीकता पर निर्भर करेगी। प्राधिकार के गलत या सीमित प्रत्यायोजन का समग्र रूप से कार्य प्रक्रिया और दोनों पर अत्यधिक नकारात्मक प्रभाव पड़ता है सामान्य वातावरणएक टीम।

साथ ही, बेईमान प्रबंधन के साथ सफलता का स्तर समान रूप से गिरता है, जो काम में सक्रिय और संवेदनशील हिस्सा नहीं लेना चाहते हैं, काम की पूरी मात्रा को संरचनात्मक इकाइयों में स्थानांतरित करते हैं और कार्यान्वयन को नियंत्रित नहीं करते हैं, और अत्यधिक के साथ सतर्क और जिम्मेदार बॉस, जो समस्याओं को व्यक्तिगत रूप से हल करना पसंद करता है। यदि पहले मामले में व्यावसायिकता की कमी है, तो दूसरा विकल्प अक्सर प्रथम श्रेणी के विशेषज्ञों के बीच पाया जाता है जो कार्य प्रक्रिया के सभी चरणों और जटिलताओं से अच्छी तरह परिचित हैं, लेकिन एक अच्छे प्रबंधक का बुनियादी कौशल नहीं रखते हैं, जो कार्यों को सही ढंग से निर्धारित करने और उन्हें प्रभावी और समय पर पूरा करने की क्षमता है।

सफलता के मनोविज्ञान के क्षेत्र में विश्व विशेषज्ञ, ब्रायन ट्रेसी, प्रतिनिधिमंडल को यह कहकर सुरुचिपूर्ण ढंग से परिभाषित करता है: "अन्य लोगों के प्रयासों के माध्यम से एक परिणाम की उपलब्धि है।" वह उन लोगों को भी शानदार सलाह देते हैं जो अभी भी प्रतिनिधिमंडल के डर से ग्रस्त हैं - कर्मचारी के लिए एक कार्य निर्धारित करें और... उसे अकेला छोड़ दें। अत्यधिक नियंत्रण न केवल अधीनस्थों को हतोत्साहित करता है, बल्कि जिम्मेदारी का पूरा बोझ बॉस पर डालने के लिए उपजाऊ जमीन भी बनाता है, जिससे करियर और व्यक्तिगत विकास में ठहराव और सचेत इनकार होता है।

सलाह:यह याद रखना आवश्यक है कि एक प्रबंधक को एक उच्च योग्य विशेषज्ञ से क्या अलग करता है। पहले को प्रक्रिया के तकनीकी पक्ष के बारे में पूरी जानकारी नहीं हो सकती है, लेकिन उसे कार्य निर्धारित करने, उनके कार्यान्वयन के लिए मुख्य तरीके निर्धारित करने और परिणाम के लिए पूरी जिम्मेदारी वहन करने में सक्षम होना चाहिए। अन्यथा, उच्चतम योग्यताएं भी किसी गैरकानूनी तरीके से रखे गए पद को उचित नहीं ठहरातीं।

प्राधिकार के प्रत्यायोजन के कई प्रमुख सिद्धांत हैं, जिन्हें लागू करने से प्रबंधक को एक स्वस्थ वातावरण और उचित रूप से व्यवस्थित कार्य प्रक्रिया प्राप्त होगी।

1. कार्य सेटिंग साफ़ करें . कलाकार को आगामी कार्य की संपूर्ण जानकारी प्रदान की जानी चाहिए, जिसमें उसका मुख्य उद्देश्य भी शामिल है अतिरिक्त जानकारी. साथ ही, जिम्मेदारी के लिए एक रूपरेखा तय करना महत्वपूर्ण है - हालांकि परिणामों का मुख्य बोझ प्रबंधक पर पड़ता है, समय सीमा को पूरा करने या चूकने की स्थिति में निष्पादक को परिणामों के बारे में अवगत कराया जाना चाहिए। इसे रेखांकित करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा सामान्य स्थितिचीज़ें - महत्व का स्तर, खराब या अपर्याप्त परिणामों के मामले में जोखिम की डिग्री, कंपनी के लिए संभावनाएं। कलाकार की पर्याप्त प्रेरणा के लिए यह आवश्यक है।
2. जिम्मेदारी के स्तर और माप का चयन करना . नियंत्रण के पांच स्तर और स्वतंत्रता और जिम्मेदारी की डिग्री हैं जो लक्ष्य निर्धारित करने में मदद करती हैं। किसी कार्य का पुनर्वितरण करते समय, यह सही ढंग से आकलन करना आवश्यक है कि निष्पादक किस स्तर का है (कर्मचारी, समूह या संरचनात्मक इकाई)।

स्तर 1 : सख्त आज्ञाकारिता और निर्देशों का सख्त पालन, कार्यान्वयन प्रक्रिया और समय सीमा दोनों पर बेहतर नियंत्रण (नियमित कार्य, कार्यालय कार्य, तकनीकी कार्य के लिए उपयुक्त)।

लेवल 2 : कर्मचारियों को निष्पादन के आवश्यक तरीकों को चुनने का अधिकार दिया गया है, लेकिन ऐसी स्वतंत्रता प्रबंधन के साथ अनिवार्य समन्वय द्वारा सीमित है (इसका उपयोग उस स्थिति में किया जाता है जब कोई विशेषज्ञ तकनीकी विवरणों से बेहतर परिचित हो और सलाह देने में सक्षम हो) सबसे छोटा रास्ताइस समस्या को हल करने के लिए)।

स्तर 3 : ब्रीफिंग सलाहकारी है और अनिवार्य नहीं है, लेकिन कर्मचारियों को कार्य के प्रत्येक चरण के अंत में एक रिपोर्ट प्रदान करना आवश्यक है (कलाकार के पास समान कार्य करने में पर्याप्त क्षमता या अनुभव है)।

लेवल 4 : एक कर्मचारी किसी दिए गए कार्य के पूरे चक्र को तैयार करने और पूरा करने में सक्षम है; उसे स्वतंत्र रूप से इसे हल करने के तरीकों और तरीकों को चुनने का अधिकार है, लेकिन कार्यान्वयन के चरणों के बारे में प्रबंधक को रिपोर्ट करने के लिए बाध्य है (आमतौर पर इसे सौंपते समय उपयोग किया जाता है) विभागों, विभागों और समूहों के प्रमुख जो समय सीमा द्वारा सख्ती से सीमित हैं और परिणाम के लिए पूरी तरह जिम्मेदार हैं)।

स्तर 5 : किसी समस्या को हल करने में कार्रवाई की असीमित स्वतंत्रता, समय सीमा और सीमाओं की कमी - अक्सर रचनात्मकता से संबंधित कार्यों में या जोखिमों की अनुपस्थिति में उपयोग किया जाता है।

1. बहसऔर स्पष्टीकरण और रिपोर्टिंग के लिए प्रतिक्रिया का अवसर। यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि कर्मचारी लक्ष्यों और प्राथमिकताओं को सही ढंग से समझता है, और जिम्मेदारी के स्तर को समझता है। साथ ही, लक्ष्य प्राप्त करने में कठिनाइयाँ या बाधाएँ आने पर प्रबंधक से संपर्क करने का अवसर प्रदान करना आवश्यक है।
2. शक्तियों का वितरणगुणों, नौकरी की जिम्मेदारियों और योग्यता के अनुसार। चूँकि शक्तियों के प्रत्यायोजन में उनका एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में स्थानांतरण शामिल नहीं है, बल्कि पदों के बीच वितरण शामिल है, कार्य के उचित संगठन के साथ यह सिद्धांत नौकरी विवरण पर आधारित है। लेकिन मानवीय कारककोई कम महत्वपूर्ण नहीं, वर्तमान परिस्थितियों को ध्यान में रखना आवश्यक है: कार्यभार का स्तर, अधीनस्थों के व्यक्तिगत गुण, गोपनीय जानकारी तक पहुँचने की अनुमति।
3. कनिष्ठ प्रबंधन को आकर्षित करने का अवसर. विशिष्ट विशेषज्ञों और कलाकारों की ओर मुड़ना अक्सर लाता है अच्छा परिणाम. ऐसे कर्मियों को हर दिन कार्य प्रक्रिया की बारीकियों का सामना करना पड़ता है; सीधे कनिष्ठ प्रबंधकों को कार्य सौंपने से समय की बचत होती है और उन्हें गैर-मानक या विशिष्ट समाधानों के माध्यम से कार्य को अधिक कुशलता से निपटने में मदद मिलती है।
4. वर्कफ़्लो खुलापन- प्रत्येक कर्मचारी को सामान्य कार्य के बारे में पता होना चाहिए, इसके कार्यान्वयन के पदानुक्रम का प्रतिनिधित्व करना चाहिए और आवश्यक जानकारी प्राप्त करने या किसी विशिष्ट परियोजना पर सहयोग करने के लिए प्रक्रिया प्रतिभागियों से स्वतंत्र रूप से संपर्क करने में सक्षम होना चाहिए।
5. अनुमोदन के बिना आधिकारिक पदानुक्रम के माध्यम से अधिकार के रिवर्स प्रत्यायोजन या स्थानांतरण पर प्रतिबंध. विभाग के प्रमुख को विशेषज्ञों के बीच परियोजना के चरणों को वितरित करने का अधिकार है, लेकिन उसे कार्यों के पूर्ण कार्यान्वयन को अपने अधीनस्थों या संबंधित विभागों में स्थानांतरित नहीं करना चाहिए, या अपने प्रबंधक की जिम्मेदारी का लाभ उठाते हुए प्राधिकरण को स्वीकार करने से इनकार नहीं करना चाहिए।

किसी कंपनी और उत्पादन में अधिकार प्रत्यायोजन के बुनियादी तरीके

• कार्यों का सामान्य विवरण - कार्यों को वितरित करते समय उपयोग किया जाता है संरचनात्मक विभाजनउद्यम।
• विस्तृत निर्देश - इसका उपयोग तब किया जाता है जब कर्मचारी अपर्याप्त रूप से योग्य हो (गैर-मानक असाइनमेंट या प्रशिक्षुओं का प्रशिक्षण)।
• कई निष्पादकों को समानांतर असाइनमेंट - प्रतिस्पर्धा और विकल्प की आवश्यकता होने पर एक परियोजना को कई निष्पादकों को एक साथ स्थानांतरित करना प्रभावी हो सकता है सर्वोत्तम परिणामया ।
• संरचनात्मक इकाइयों के बीच समानांतर वितरण - एक सामान्य कार्य को ब्लॉकों और चरणों में विभाजित करने के लिए उपयुक्त है जिसके लिए विभिन्न स्तरों और योग्यताओं के विशेषज्ञों की आवश्यकता होती है।

शक्तियों के प्रकार और प्रबंधन का केंद्रीकरण

शक्तियों को 2 प्रकारों में विभाजित किया गया है ("मैत्रियोश्का" और "हेरिंगबोन" सिद्धांतों के अनुसार):

1. केंद्रीकृत (जिम्मेदारी के हस्तांतरण के बिना) - उन्हें ऊपर से सभी विभागों, विभागों और समूहों की गतिविधियों के विनियमन की विशेषता है, और सभी कर्मचारी विकसित और अनुमोदित नियमों के अधीन हैं - शीर्ष प्रबंधन से लेकर निम्नतम स्तर के कर्मचारियों तक।
2. विकेन्द्रीकृत - शीर्ष प्रबंधन के समक्ष बड़े पैमाने के कार्य निर्धारित किए जाते हैं, और बदले में, उन्हें स्वतंत्र रूप से उन्हें हल करने के तरीके खोजने और अधीनस्थों के बीच कार्य के कुछ हिस्सों को फिर से वितरित करने का अधिकार दिया जाता है।

व्यवहार में, ये दोनों प्रकार एक-दूसरे से गुंथे हुए हैं - जब प्रभावी प्रबंधनउनका अनुप्रयोग स्थिति पर निर्भर करता है और एक दूसरे के समानांतर मौजूद होता है। प्रबंधन का अत्यधिक केंद्रीकरण एक चेतावनी संकेत है। इसकी अभिव्यक्तियाँ ध्यान देने योग्य हो जाती हैं - कार्य दोहराए जाते हैं, समय सीमा समाप्त हो जाती है, कलाकारों का स्टाफ बढ़ जाता है, लेकिन उत्पादकता कम रहती है।

प्राधिकार का प्रत्यायोजन क्यों किया जाता है और यह आवश्यक क्यों है?

शक्तियों का प्रत्यायोजन बॉस को यथासंभव राहत देने, उसे अधिक जटिल मुद्दों को हल करने के लिए नियमित काम से मुक्त करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। "अनलोडिंग" और समय खाली करने के कार्य के अलावा, इस सिद्धांत के अन्य कार्य भी हैं - विशेषज्ञों के स्तर को बढ़ाना, अतिरिक्त प्रेरणा और कर्मचारियों की व्यावसायिक वृद्धि।

एक सक्षम प्रबंधक के लिए कार्य को समग्र रूप से देखने में सक्षम होना, उसे हल करने के तरीकों को जानना और इसे पूरा करने के लिए योग्य विशेषज्ञों का एक स्टाफ होना आवश्यक है। एक सुव्यवस्थित कार्य दल एक सुव्यवस्थित तंत्र होना चाहिए, जिसमें प्रत्येक विभाग के कार्यों और कार्यों की स्पष्ट समझ हो।

प्राधिकार के प्रत्यायोजन के मुख्य उद्देश्य

प्राधिकार का उचित प्रत्यायोजन आपको निर्णय लेने की अनुमति देता है बड़ी मात्राकार्य, लक्ष्यों को अधिक प्रभावी ढंग से प्राप्त करना और विनिमेयता सुनिश्चित करना। नतीजतन, ऐसी कंपनी को बाज़ार में प्रतिस्पर्धात्मक लाभ मिलने की अधिक संभावना है, जहां कर्मचारी कम अनुभवी प्रबंधक के नेतृत्व में काम करते हैं।

अधिकार प्रत्यायोजन के लाभ, कठिनाइयाँ एवं समस्याएँ

अक्सर, यह कार्य प्रक्रिया का गलत संगठन है जो आपको प्राधिकरण के प्रत्यायोजन के फल का लाभ उठाने से रोकता है - उदाहरण के लिए, उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह के विकास में त्रुटियां। कार्यों को मौखिक रूप से वितरित करने या पेपर लॉग का उपयोग करने की आदत आपको विशिष्ट निष्पादक या कार्य किस स्तर पर है, इस पर नज़र रखने की अनुमति नहीं देती है। उचित प्रतिनिधिमंडल के साथ भी, एक ऐसी प्रणाली का ध्यान रखना आवश्यक है जो प्रत्येक कर्मचारी को जिम्मेदारियों के वितरण और कार्यान्वयन के चरणों को देखने की अनुमति दे।

सफलता का दूसरा महत्वपूर्ण घटक वार्षिक प्रमाणीकरण है। इस प्रक्रिया को तिरस्कार की दृष्टि से नहीं देखा जाना चाहिए - कर्मचारियों का उचित रूप से आयोजित साक्षात्कार उनकी क्षमता को प्रकट करेगा, जिम्मेदारी के समूह का निर्धारण करेगा और मूल्यांकन करेगा व्यक्तिगत गुणऔर आकांक्षाएं. ऐसे प्रमाणन का मुख्य विचार इतना अधिक अद्यतन करना नहीं है कार्मिक आरक्षित, गिट्टी से छुटकारा पाने के बाद, यह समझने के लिए कि इस या उस कर्मचारी को किस प्रकार का काम सौंपना अधिक प्रभावी है।

परीक्षण करते समय, मनोवैज्ञानिक कारक का मूल्यांकन करना महत्वपूर्ण है - एक ही स्थिति में काम करने वाले अलग-अलग होते हैं - कुछ समय के दबाव में खुद को अधिकतम रूप से अभिव्यक्त करने में सक्षम होते हैं और तनाव-प्रतिरोधी होते हैं, अन्य अप्रत्याशित घटना के तहत खो जाते हैं, लेकिन बड़ी मात्रा के लिए अपरिहार्य होते हैं कागजी कार्रवाई या नियमित कार्य, विवरण के प्रति मेहनती और चौकस हैं।

प्रतिनिधिमंडल का स्पष्ट लाभ मौद्रिक पुरस्कार (बोनस और बोनस) के रूप में संभावनाओं को बदलने की क्षमता है कैरियर विकासऔर निरंतर विकास. कर्मचारियों के साथ बात करते समय आपको इस कारक के बारे में नहीं भूलना चाहिए - आखिरकार, कई लोग प्रतिस्पर्धियों के लिए स्थिरता केवल इसलिए छोड़ देते हैं क्योंकि समान कार्यों की एक श्रृंखला उन्हें बेकार कर देती है, और एक व्यक्ति, संभावनाएं नहीं देखता है और नई चीजों की कोशिश नहीं करता है, उसे महसूस करने के लिए छोड़ने के लिए मजबूर किया जाता है उनके करियर की आकांक्षाएं.

प्राधिकार के प्रत्यायोजन के मुख्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के रास्ते पर: कार्य प्रक्रिया की दक्षता और कर्मियों की प्रेरणा, अन्य कठिनाइयाँ उत्पन्न होती हैं। उनमें से एक है किसी कर्मचारी के स्तर का सही आकलन करने में असमर्थता, उसकी ज़िम्मेदारी और योग्यता के स्तर पर अविश्वास और यहां तक ​​कि अपने नेता को बदलने की धमकी देने वाले प्रतिस्पर्धियों को विकसित करने की अनिच्छा।

अक्सर, एक दुर्गम बाधा प्रबंधक की काफी बड़ी जिम्मेदारी के बारे में जागरूकता होती है - आखिरकार, विफलता या खराब गुणवत्ता वाले काम की स्थिति में, कलाकार आमतौर पर केवल फटकार या जुर्माना का जोखिम उठाता है, जबकि शीर्ष प्रबंधन हमेशा नुकसान के बारे में जानता है जिसका समग्र रूप से कंपनी पर प्रभाव पड़ सकता है।

पैमाने के एक तरफ व्यक्तिगत जोखिम और असुविधाएँ हैं, दूसरी तरफ कंपनी की सफलता और समृद्धि है। यहां यह समझना जरूरी है कि कार्यस्थल पर पूरे सिस्टम को व्यवस्थित करने और किसी बड़े पैमाने की समस्या को सुलझाने से लेकर उसके समाधान की छोटी से छोटी बारीकियों तक का चक्र स्थापित करने की क्षमता बनेगी। बिज़नेस कार्डएक अच्छा प्रबंधक. यही वह बात है जो एक प्रबंधक को एक सामान्य विशेषज्ञ से अलग करती है, और यह पारिश्रमिक प्रणाली में इस स्थिति को भी अलग करती है।

प्रतिनिधिमंडल के लिए व्यवसायी युक्तियाँ: "डिज़ाइन करें और आगे बढ़ें"

दिमित्री वोलोशिन (अनुसंधान एवं शिक्षा विभाग के निदेशक, मेल ग्रुप कंपनी) का दावा है कि मुख्य कठिनाई दो चीजों में है: एक कलाकार को चुनना और एक कार्य को चुनना। किसी उम्मीदवार के चयन के सफल होने के लिए, न केवल उसकी बात को ध्यान से सुनना और जो कहा गया है उसका विश्लेषण करना आवश्यक है, बल्कि आपसी विश्वास भी है - बॉस को कर्मचारी के कौशल पर संदेह नहीं होगा, और कर्मचारी को यह विश्वास करना चाहिए कि प्रबंधक उसके लिए वास्तविक कार्य निर्धारित करता है और उन्हें हल करने का अनुभव रखता है।

कार्य निर्धारित करते समय, महत्वपूर्ण कारकों में से एक टीम की विकास संभावनाएं हैं, जिसका अर्थ है कि प्रत्येक नए असाइनमेंट को पिछले वाले की तुलना में थोड़ा अधिक कठिन बनाने का इरादा है।

दिमित्री कालेव (IIDF त्वरक के निदेशक) न केवल प्रत्यायोजित करने में सक्षम होने के महत्व के बारे में बोलता है, बल्कि इसे यथासंभव स्पष्ट और सुलभ तरीके से करने के बारे में भी बताता है। आपको आत्मविश्वास से स्विच करना सीखना होगा: "इस समस्या को मुझसे बेहतर कोई नहीं संभाल सकता" सवाल पूछने के लिए: "क्या कर्मचारी इसे कुशलतापूर्वक हल करने में सक्षम होगा।" केवल उन्हीं कार्यों को सौंपना सीखें जिन्हें आप स्वयं समझते हैं, और सुनिश्चित करें कि चुने गए उम्मीदवार को इसे हल करने के तरीके और साधन स्पष्ट रूप से दिखाई दें।

हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू। अन्य लोग अक्सर ऐसे काम करते हैं जिन्हें वे आसानी से दूसरों को सौंप सकते हैं। क्यों? क्योंकि "बेहतर होगा कि मैं इसे स्वयं करूं, अन्यथा मुझे उनके लिए इसे फिर से करना होगा।" लेकिन किसी संगठन में अधिकार कैसे प्रत्यायोजित करें ताकि बाद में परिणामों से न जूझना पड़े? हमें इस प्रश्न का सर्वोत्तम उत्तर स्टीफ़न कोवे की बेस्टसेलर पुस्तक "अत्यधिक प्रभावशाली लोगों की 7 आदतें" में मिला।

आप एक अधीनस्थ को एक साधारण कार्य सौंपते हैं - उदाहरण के लिए, एक मासिक रिपोर्ट संकलित करना। लेकिन किसी कारण से आपको समय सीमा से तीन दिन बाद रिपोर्ट मिलती है, और यह संख्याओं का एक समझ से बाहर सेट जैसा दिखता है। या तो आपने कार्य के पूरा होने की ठीक से निगरानी नहीं की, या कर्मचारी को कुछ समझ नहीं आया, लेकिन निष्कर्ष आमतौर पर स्वयं ही सुझाता है: “अगली बार मैं सब कुछ खुद ही करूँगा। इसे मुझसे बेहतर कोई नहीं कर सकता।".

सामान्य स्थिति? इसका मतलब है कि आपको कार्य सौंपने में समस्या हो रही है। इसका मतलब क्या है? जैसा कि वे विकिपीडिया में लिखते हैं, प्रतिनिधि मंडल- यह संगठन के विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रबंधक के कार्यों के हिस्से को अन्य प्रबंधकों या कर्मचारियों को स्थानांतरित करना है। आइए जानें कि हमारे उदाहरण में क्या गलत हो रहा है। इससे हमें मदद मिलेगी अमेरिकी व्यापार विशेषज्ञ, प्रबंधन प्रभावशीलता पर दर्जनों पुस्तकों के लेखक स्टीफन कोवे. 1996 में समय पत्रिकाउन्हें अमेरिका के 25 सबसे प्रभावशाली लोगों में से एक नामित किया गया, और 2002 में फोर्ब्स ने द 7 हैबिट्स ऑफ हाईली इफेक्टिव पीपल को प्रबंधन इतिहास की 10 सबसे प्रभावशाली पुस्तकों में से एक बताया।

निष्पादन या प्रबंधन का प्रत्यायोजन: क्या चुनना है?

जब आपको लगे कि अधीनस्थों को अधिकार सौंपने की सख्त जरूरत है, तो अचानक कार्रवाई न करें। धैर्य रखें और इसे समझदारी से करें।

स्टीफन कोवे ने प्रकाश डाला दो दृष्टिकोण, कार्यों को कैसे सौंपें: निष्पादन का प्रतिनिधिमंडल और नेतृत्व का प्रतिनिधिमंडल। समस्याएँ तब शुरू होती हैं जब हम क्रियान्वयन सौंपना शुरू करते हैं। और, दुर्भाग्य से, अधिकांश नेता यही करते हैं।

कोवे का तर्क है कि आपको नेतृत्व के प्रतिनिधिमंडल का अभ्यास करने की आवश्यकता है: हालाँकि पहले इसमें अधिक समय लगेगा - आपको कर्मचारी को प्रशिक्षित करने, सवालों के जवाब देने, प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता होगी - लेकिन भविष्य में अधीनस्थ स्वयं प्रक्रिया को व्यवस्थित करने में सक्षम होंगे। साथ ही, यह दृष्टिकोण कर्मचारी की रचनात्मक क्षमता को विकसित करने में मदद करता है: वह समस्या को स्वयं हल करेगा, न कि किसी दिए गए एल्गोरिदम के अनुसार कार्य करेगा।

लेकिन न केवल दृष्टिकोण का पालन करना, बल्कि जानना भी महत्वपूर्ण है प्राधिकार के प्रभावी प्रत्यायोजन के स्तर:

• प्रथम स्तर. यह एक विकल्प है जब कोई अधीनस्थ जानकारी एकत्र करता है और किसी समस्या को हल करने के लिए विकल्प प्रदान करता है।
• दूसरा स्तर. इस मामले में, कर्मचारी स्वयं निर्णय चुनता है, लेकिन उसका प्रबंधक इसे अनुमोदित करता है।
• तीसरे स्तर. कर्मचारी स्वयं कार्य की योजना बनाता है और पहले से सहमत एल्गोरिथम के अनुसार कार्य करता है। नेता एक निष्क्रिय पर्यवेक्षक होता है।
• चौथा स्तर. कर्मचारी स्वयं निर्णय लेता है, और प्रबंधक उनका पूर्वव्यापी मूल्यांकन करता है, जब कर्मचारी उसे कार्य पर काम पूरा होने की सूचना देता है।
• पांचवां स्तर.यह पूर्ण विश्वास का स्तर है जब प्रबंधक कर्मचारी को समस्या को पूरी तरह समझने और उसे हल करने का निर्देश देता है। साथ ही, हो सकता है कि उसे परिणाम में कोई दिलचस्पी भी न हो।

लेकिन आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि कर्मचारी सब कुछ ठीक करेगा? कार्य को प्रभावी ढंग से सौंपना कैसे सीखें? स्टीफ़न कोवे पाँच प्रतिबद्धताओं की एक प्रणाली का प्रस्ताव करते हैं.

कोवे प्रणाली का उपयोग करके कार्यों और शक्तियों को सक्षमतापूर्वक कैसे सौंपें

स्टीफन कोवे ने "अधिकार सौंपना कैसे सीखें" विषय पर एक से अधिक अध्याय लिखे हैं। हमने दर्जनों पृष्ठों में से सबसे महत्वपूर्ण चीज़ को "निचोड़" दिया है: ताकि कार्य निर्धारित करते समय सब कुछ ठीक हो जाए आपको और आपके अधीनस्थ को प्रतिनिधिमंडल के पाँच पहलुओं पर चर्चा करनी चाहिए।.

1. परिणाम।आपको यह समझ हासिल करने की ज़रूरत है कि आख़िर में आप क्या पाना चाहते हैं। लक्ष्य प्राप्त करने के तरीकों का उल्लेख न करें; प्रभारी व्यक्ति को उन्हें चुनने दें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप दोनों इसे समान रूप से देखते हैं, परिणाम का बेहतर विवरण मांगें।

आप किसी अधीनस्थ से सम्मेलन के लिए कमरा ढूंढने के लिए कहते हैं। मुझे मत बताओ कि कहाँ देखना है या कहाँ कॉल करना है। बस उन आवश्यकताओं को इंगित करें जो इसे पूरा करना होगा (शहर के केंद्र में एक इमारत, सुविधाजनक पार्किंग के साथ, प्रोजेक्टर और स्क्रीन के साथ 200 लोगों के लिए एक हॉल), और फिर कर्मचारी से इस कमरे का वर्णन करने के लिए कहें। क्या सब कुछ वैसा ही है जैसा आपने सोचा था? पर चलते हैं।

1. नियम।संतुलन बनाए रखना महत्वपूर्ण है: यदि बहुत सारे नियम हैं जिनके द्वारा जिम्मेदार व्यक्ति कार्य करेगा, तो आप निष्पादन के प्रतिनिधिमंडल में फिसल जाएंगे, और यदि बहुत कम हैं, तो परिणाम वह नहीं हो सकता है जिसकी आपने अपेक्षा की थी। सबसे बेहतर है कि मूल को ही पहचान लिया जाए महत्वपूर्ण नियम, और उत्पन्न होने वाली त्रुटियों और समस्याओं के बारे में अलग से बात करें।

आइए एक कमरा ढूंढने के साथ सादृश्य जारी रखें। आप बिचौलियों के माध्यम से परिसर की तलाश न करने के लिए कहते हैं और शर्त लगाते हैं कि पूर्व भुगतान 30% से अधिक नहीं होना चाहिए। फिर अपना अनुभव साझा करते हुए कहें कि आपने एक बार एक आवासीय भवन की पहली मंजिल पर एक कमरा किराए पर लिया था और यह एक बड़ी गलती थी: शोर ने कार्यक्रम में हस्तक्षेप किया।

1. संसाधन।जिम्मेदार व्यक्ति के पास कौन से संसाधन उपलब्ध होंगे - वित्त, लोग, उपकरण, आदि।

आप एक बजट निर्दिष्ट करते हैं - किराये की लागत प्रति दिन 50 हजार रूबल से अधिक नहीं है, और आपको सूचित करते हैं कि आप विकल्पों को देखने के लिए एक कंपनी कार प्रदान करने के लिए तैयार हैं।

1. रिपोर्ट.इसमें कार्य की समय सीमा, मानक और प्रदर्शन मूल्यांकन मानदंड शामिल हैं।

निर्दिष्ट दिन पर, आप व्यक्तिगत रूप से पाए गए परिसर का निरीक्षण करने जाते हैं और पहले बताए गए सभी मानदंडों के अनुपालन के लिए इसकी जांच करते हैं।

1. नतीजे।किसी कर्मचारी के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के बाद क्या परिणाम होंगे? वे सकारात्मक और नकारात्मक दोनों हो सकते हैं।

यदि परिसर सही ढंग से और समय पर चुना गया था, तो कर्मचारी को वित्तीय (या अन्य) इनाम मिल सकता है। यदि वह कार्य में असफल हो गया, तो... फिर आप ही निर्णय करें कि उसे कैसे दण्ड देना है।

आपको इस तथ्य के लिए तैयार रहना चाहिए कि आपका अधीनस्थ पहली बार वह काम पूरी तरह से नहीं करेगा जो आप वर्षों से करते आ रहे हैं। लेकिन समय के साथ, वह कार्य को आपसे भी बेहतर ढंग से पूरा करेगा:जबकि आपके नियंत्रण में कई अलग-अलग कार्य हैं, उसके पास उसी प्रकार के कुछ ही कार्य हैं जिन पर वह ध्यान केंद्रित कर सकता है। किसी कर्मचारी को प्रशिक्षण देने में एक दिन खर्च करना बेहतर है बजाय इसके कि प्रत्येक सप्ताह एक पूरा दिन स्वयं इस कार्य को करने के लिए आवंटित किया जाए। इसका ध्यान रखें मुख्य लक्ष्यजिसके लिए आप चीजें सौंपते हैं:

• शीर्ष प्रबंधकों को दिनचर्या से राहत देना ताकि वे रणनीतिक समस्याओं को हल करने पर ध्यान केंद्रित कर सकें;
• निचले पदों के कर्मचारियों में निर्णय लेने का कौशल पैदा करना;
• कार्य प्रक्रिया में कर्मचारियों को शामिल करना।

अत्यधिक प्रभावशाली लोगों की सात आदतें से स्टीफ़न कोवे:
- नेतृत्व के प्रत्यायोजन के सिद्धांत सत्य हैं और किसी भी व्यक्ति और किसी भी स्थिति पर लागू होते हैं। ऐसे लोगों के साथ जो पर्याप्त रूप से परिपक्व नहीं हैं, आप सरल वांछित परिणाम परिभाषित करते हैं और नियमों को अधिक विस्तार से निर्दिष्ट करते हैं, आप परिभाषित करते हैं महान संसाधनऔर रिपोर्टें अधिक बार सुनें, SalesapCRM में सरल और सुविधाजनक कार्य सेटिंग

किसी कार्य की प्रगति को सिस्टम इंटरफ़ेस के माध्यम से ट्रैक किया जाता है। यदि कार्यक्रम में समय सीमा का उल्लंघन किया गया है तो प्रबंधक को एसएमएस या टेलीग्राम के माध्यम से एक अधिसूचना भी प्राप्त होती है।

क्या प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता?

आपने यह जान लिया है कि ज़िम्मेदारियाँ सौंपना कैसे सीखें - सब कुछ बहुत आसान लगता है। लेकिन... यदि सब कुछ इतना सरल होता, तो सभी प्रबंधकों ने बहुत पहले ही सारा काम अपने अधीनस्थों पर डाल दिया होता और छुट्टी ले ली होती! ऐसा क्यों नहीं होता? इसलिए यह है स्थितियाँ जब सब कुछ स्वयं करना बेहतर होता है:

• नियुक्ति/निकालना।यहां केवल तत्काल पर्यवेक्षक को ही निर्णय लेना चाहिए, हालांकि कर्मचारियों की सलाह को ध्यान में रखा जा सकता है।
• मुख्य योजना बनाना।आप विवरण और बारीकियों पर सामूहिक रूप से भी चर्चा कर सकते हैं, लेकिन अंतिम योजना और रणनीति को केवल आपको ही मंजूरी देनी चाहिए और इसकी जिम्मेदारी भी आपकी होगी।
• जरूरी मामले।प्रत्यायोजन शायद ही कभी त्वरित होता है; आपात्कालीन स्थिति में, आपको स्वयं ही सब कुछ करने की आवश्यकता होती है।
• गोपनीय बातें, साथ ही उच्च जोखिम वाले मामले भी।

नेतृत्व सौंपने से न केवल आप अनावश्यक कार्यों से छुटकारा पा सकेंगे, बल्कि आपके कर्मचारियों को अतिरिक्त प्रेरणा भी मिलेगी। हर कोई जीतता है: आपके अधीनस्थ आपके भरोसे को महसूस करेंगे और रचनात्मक होंगे, जबकि आप उस पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जो वास्तव में मायने रखता है।

प्राधिकार का प्रत्यायोजन प्राथमिक प्रक्रिया है जिसके द्वारा प्रबंधक किसी संगठन में लोगों के बीच औपचारिक संबंध स्थापित करते हैं। प्रतिनिधिमंडल का सार दूसरों से काम करवाने की क्षमता है।" प्रतिनिधिमंडल की आवश्यकता या इसे और अधिक प्रभावी बनाने के लिए क्या आवश्यक है, इसे पूरी तरह से समझे बिना, कई प्रतिभाशाली उद्यमी विफल हो गए हैं, क्योंकि उनके संगठन बड़े हो गए हैं (फोर्ड)।

प्रतिनिधि मंडल जिम्मेदारियों (कार्यों) और शक्तियों का ऊपर से नीचे तक एक इकाई या व्यक्ति को स्थानांतरण है जो उनके कार्यान्वयन की जिम्मेदारी लेता है। प्रत्यायोजन एक ऐसा कार्य है जो एक व्यक्ति को एक नेता में बदल देता है।

साथ ही, प्रत्यायोजित शक्तियों की इतनी मात्रा और पैमाना आवश्यक है जो कर्मचारियों के पेशेवर विकास को बढ़ावा दे, उन्हें प्रेरित करे और काम की सामग्री से संतुष्टि सुनिश्चित करे। प्रत्यायोजन की इष्टतम मात्रा इस पर निर्भर करती है कई कारकऔर सबसे बढ़कर, इस कर्मचारी द्वारा प्रत्यायोजित शक्तियों के कार्यान्वयन की संभावनाओं पर; कर्मचारी को उसके द्वारा स्वीकार किए जाने वाले कार्यों की प्रकृति के साथ सौंपी गई शक्तियों का अनुपालन।

प्राधिकार के प्रत्यायोजन की दो मुख्य अवधारणाएँ हैं:

क्लासिक - ऊपर से नीचे तक अधिकार का स्थानांतरण। प्राधिकार को तब प्रत्यायोजित माना जाता है जब इसे प्रबंधक द्वारा किसी अधीनस्थ को हस्तांतरित किया जाता है;

आधुनिक - अधिकार की स्वीकृति। प्राधिकार को तब प्रत्यायोजित माना जाता है जब उसे किसी अधीनस्थ द्वारा स्वीकार कर लिया जाता है। इस अवधारणा के आधार पर, एक अधीनस्थ को अपने वरिष्ठ की मांगों को अस्वीकार करने का अधिकार है।

प्राधिकार प्रत्यायोजन प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं :

कर्मचारियों को व्यक्तिगत विशिष्ट कार्य सौंपना;

अधीनस्थों को उचित अधिकार और संसाधन प्रदान करना;

उन्हें सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए अधीनस्थों के दायित्वों को तैयार करना।

संख्या को तर्कसंगत प्रतिनिधिमंडल के बुनियादी सिद्धांत प्रबंधन में शामिल हैं:

आदेश की एकता - एक कर्मचारी को कार्य प्राप्त होते हैं और उनके कार्यान्वयन के लिए एक बॉस जिम्मेदार होता है;

अनुपालन - कार्यों की संरचना कर्मचारी की शक्तियों की प्रकृति के अनुरूप होनी चाहिए;

समन्वय - शक्तियों की संरचना को कर्मचारी के नए कार्यों के अनुसार गतिशील रूप से समायोजित किया जाना चाहिए;

पर्याप्तता - जिम्मेदारी का पैमाना कर्मचारी की व्यक्तिगत क्षमताओं से अधिक नहीं होना चाहिए;

प्रेरणा - बढ़ी हुई जिम्मेदारी बढ़े हुए वेतन, प्रभाव या नेतृत्व से प्रेरित होनी चाहिए।

प्रत्यायोजन अधिकार और जिम्मेदारी पर आधारित है।

ज़िम्मेदारी सौंपे गए कार्यों को पूरा करना और उनके संतोषजनक समाधान के लिए जिम्मेदार होना एक दायित्व है। अधिकार सौंपते समय, ज़िम्मेदारी स्वयं प्रबंधक से नहीं सौंपी जाती या हटाई नहीं जाती, हालाँकि यह अधीनस्थ तक फैली होती है। कोई प्रबंधक अपने अधीनस्थों को स्थानांतरित करने के बहाने जिम्मेदारी से बच नहीं सकता है, या दूसरे शब्दों में, सिद्धांत रूप में जिम्मेदारी नहीं सौंपी जा सकती है।

अधिकार संगठन के संसाधनों का उपयोग करने और कुछ कार्यों को करने के लिए अपने कर्मचारियों के प्रयासों को निर्देशित करने का एक संगठनात्मक रूप से सुरक्षित सीमित अधिकार है। प्राधिकरण परिभाषित करता है कि किसी पद पर बैठे व्यक्ति को क्या करने का अधिकार है।

शक्तियाँ वास्तव में एक सीमित अधिकार हैं, क्योंकि उनकी सीमाएँ नियमों और कार्य विवरणों द्वारा निर्धारित होती हैं। जो कर्मचारी इन नियमों से परे जाता है वह अपने अधिकार से आगे निकल जाता है। प्राधिकार की सीमाएँ प्रबंधन के उच्च स्तरों की ओर विस्तारित होती हैं। लेकिन शीर्ष प्रबंधन की शक्तियाँ भी समाज के कानूनों और सांस्कृतिक मूल्यों द्वारा सीमित हैं।

अधिकारनिम्नलिखित प्रकार हैं: लाइन और स्टाफ.

लाइन का अधिकार - ये शक्तियां सीधे एक वरिष्ठ से एक अधीनस्थ और फिर दूसरे अधीनस्थ को हस्तांतरित की जाती हैं। लाइन अथॉरिटी का प्रत्यायोजन (स्केलर प्रक्रिया) किसी संगठन में प्रबंधन के स्तरों का एक पदानुक्रम बनाता है, जिसे कमांड की श्रृंखला कहा जाता है।

कर्मचारी शक्तियाँ - यह लाइन अथॉरिटी के पास निहित प्रबंधकों को सलाह देने या सहायता करने का अधिकार है।

स्टाफ शक्तियाँ चार प्रकार की होती हैं:

अनिवार्य अनुमोदन;

समानांतर;

प्रक्रिया का परिचय अनिवार्य अनुमोदनअनुशंसात्मक शक्तियों का विस्तार सुनिश्चित करता है और मुख्यालय तंत्र के साथ निर्णयों की एक निश्चित श्रृंखला का समन्वय करने के लिए लाइन प्रबंधन को बाध्य करता है।

समानांतरशक्तियां कर्मचारियों की शक्तियों के एक और विस्तार का प्रतिनिधित्व करती हैं और इसमें लाइन प्रबंधन के कुछ निर्णयों को ओवरराइड करने की शक्ति शामिल है।

कार्यात्मकप्राधिकरण का अर्थ है कर्मचारियों को उनकी क्षमता के भीतर कुछ कार्यों को प्रस्तावित करने और प्रतिबंधित करने का अधिकार देना।

कौन से कार्य सौंपे जा सकते हैं? ?

प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए : नियमित कार्य जिसमें बहुत समय लगता है; निजी मुद्दों का समाधान; प्रारंभिक कार्य (परियोजनाओं, ड्राफ्ट, प्रस्तावों का मसौदा तैयार करना); विशेष व्यावसायिक ज्ञान की आवश्यकता वाला कार्य; बैठकों और बैठकों में भागीदारी जहां प्रबंधक की उपस्थिति आवश्यक नहीं है; मध्यम और दीर्घकालिक कार्य जो अधीनस्थ के लिए एक महत्वपूर्ण प्रोत्साहन हो सकते हैं।

आप प्रत्यायोजित नहीं कर सकते : विकास की मुख्य दिशाओं का निर्धारण; चार्टर को अपनाना और उसमें संशोधन करना; कर्मचारियों का प्रबंधन और उनके काम की प्रेरणा; दस्तावेज़ों, रिपोर्टों, निर्देशों का अनुमोदन और आदेश जारी करना; विशेष महत्व के कार्य; उच्च जोखिम वाले कार्य; संरचनात्मक प्रभागों और संपूर्ण उद्यम को समाप्त करने का निर्णय लेना; कर्मचारियों की बर्खास्तगी; अत्यावश्यक मामले जो स्पष्टीकरण और निष्पादन के सत्यापन के लिए समय नहीं छोड़ते हैं।

प्रत्यायोजित करते समय, कार्यों के परिणामों के लिए प्रबंधक की जिम्मेदारी कम नहीं होती है। यह प्रबंधक है जो प्रबंधन के लिए जिम्मेदार है, न कि अधीनस्थ जिसने ब्रेकडाउन किया है।

को मुख्य लाभप्रतिनिधिमंडलों में शामिल हैं:

प्रत्यायोजन प्रबंधक को महत्वपूर्ण प्रबंधन कार्यों के लिए समय निकालने और खाली करने में मदद करता है;

प्रतिनिधिमंडल कर्मचारियों के पेशेवर ज्ञान और अनुभव के उपयोग को बढ़ावा देता है;

प्रत्यायोजन अधीनस्थों की क्षमताओं, पहल, स्वतंत्रता और क्षमता के विकास को प्रोत्साहित करता है;

प्रतिनिधिमंडल का अक्सर कर्मचारी प्रेरणा पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है;

यदि प्रबंधक कम वेतन वाले व्यक्ति को काम सौंपता है तो यह संगठन के लिए बहुत अधिक लाभदायक और सस्ता है।

प्रत्यायोजन के नुकसानइसे निम्न तक कम किया जा सकता है:

ऐसी संभावना है कि कम अनुभव और ज्ञान वाला कोई अधीनस्थ ऐसा रास्ता अपना सकता है जिसे आप पहले ही निरर्थक मान चुके हैं।

गलत निर्णय के कारण प्रबंधक को प्राप्त समय का लाभ हानि से रद्द किया जा सकता है;

कर्मचारियों के बजाय कार्यों के प्रति मजबूत रुझान;

प्रबंधक की ओर से कार्य करने वाले कर्मचारियों का गलत व्यवहार न केवल टीम में नैतिक माहौल को खराब कर सकता है, बल्कि प्रबंधक के अधिकार को भी गंभीर नुकसान पहुंचा सकता है।

एक अच्छा नेता जानता है कि दूसरों से सारा काम कैसे करवाया जाए, केवल बुनियादी समग्र दिशा और समग्र नियंत्रण को छोड़कर। मुद्दा यह नहीं है कि प्रबंधक अपने अधीनस्थों का काम करने में सक्षम है, बल्कि यह है कि उसके प्रत्येक अधीनस्थ को उसके उचित स्थान पर रखा गया है।

इस आलेख में हम बात करेंगेके बारे में, प्रबंधन में प्राधिकार का प्रत्यायोजन क्या है?. शक्तियां कंपनी के संसाधनों का उपयोग करने का विशेष अधिकार, स्वतंत्र रूप से किसी भी प्रकार के निर्णय लेने का अधिकार, साथ ही आदेश देने का अधिकार हैं। आपको यह समझने की आवश्यकता है कि शक्तियां उस व्यक्ति को नहीं दी जाती हैं जो पद भरता है, बल्कि स्वयं उस पद को प्रदान किया जाता है।

शक्तियों के प्रकार:

1) रैखिक शक्तियाँ;
2) कर्मचारी या कर्मचारी शक्तियाँ

रैखिक शक्तियां.

इन्हें चेन के आधार पर बेचा जाता है. एक व्यक्ति दूसरे को कुछ सौंपता है। वे अधिकारी जिनके पास रैखिक अधिकार हैं, वे दूसरों से परामर्श किए बिना स्वयं महत्वपूर्ण निर्णय ले सकते हैं अधिकारियोंया नेता. चूँकि उनकी कुछ जिम्मेदारियाँ और कुछ मुद्दे हैं जिनके लिए वे जिम्मेदार हैं। शक्तियों के हस्तांतरण की संभावना को कंपनी के चार्टर या विनियमों में परिभाषित किया जा सकता है।

रैखिक प्राधिकार की श्रृंखला विभिन्न प्रबंधन स्तरों का एक विशेष पदानुक्रम बनाती है। इसका एक उल्लेखनीय उदाहरण इसमें पदानुक्रम है सैन्य संगठन. श्रृंखला जितनी बड़ी होगी, सूचना हस्तांतरण की गति उतनी ही कम होगी।

प्रतिनिधिमंडल के बुनियादी सिद्धांत हैं: कमांड की एकता (यह अस्तित्व में होनी चाहिए, यानी, कर्मचारियों को केवल एक प्रबंधक से कार्य प्राप्त करना चाहिए, और उन्हें पूर्ण कार्यों पर उसे रिपोर्ट करना चाहिए); नियंत्रणीयता मानकों को सीमित करने की आवश्यकता (अर्थात, एक प्रबंधक के पास अनगिनत कर्मचारी नहीं होने चाहिए)।

कर्मचारी शक्तियाँ.

ये शक्तियाँ प्रभावी उपयोग की सुविधा प्रदान करती हैं मानव संसाधनसंगठन में. आदेश की एकता के सिद्धांत का उल्लंघन नहीं किया गया है। यह विधि समस्याओं की एक निश्चित श्रृंखला को हल करने के लिए उपयुक्त है, उदाहरण के लिए, सलाहकारी उद्देश्य।

कर्मचारी शक्तियों के प्रकार - समन्वय (एक संयुक्त निर्णय का विकास और इस निर्णय को अपनाना), सुलह, सिफारिश (अपने क्षेत्र में एक पेशेवर प्रबंधक को कुछ सिफारिश करता है, क्योंकि केवल वह ही इस तरह के संकीर्ण मुद्दे को समझता है), रिपोर्टिंग (इनके धारक शक्तियों में न केवल प्रदर्शन करने वालों, बल्कि प्रबंधकों को भी जांचने की क्षमता है)।

कोई भी प्रबंधन संरचना शक्तियों, कर्तव्यों और निश्चित रूप से, जिम्मेदारी के पुनर्वितरण के बिना मौजूद नहीं हो सकती है। किस प्रकार का कार्य सौंपा जा सकता है? कलाकारों के बीच वितरण के माध्यम से शक्तियों का प्रत्यायोजन किया जा सकता है:

सामान्य दिनचर्या का काम;
कार्य के कुछ प्रारंभिक चरण;
विशिष्ट मुद्दे और कार्य;
छोटे मुद्दों।





में जीवन चक्रसंगठनों को ऐसे कार्यों का सामना करना पड़ता है जिनमें प्राधिकार का कोई हस्तांतरण नहीं हो सकता है। ये वित्तीय जोखिमों और वर्गीकृत जानकारी से जुड़े कार्य हैं।

शक्तियों का प्रत्यायोजन तब भी असंभव है जब:

कंपनी के अस्तित्व के लक्ष्य निर्धारित करना;
स्वीकार प्रमुख निर्णय;
कंपनी की नीति और उसकी गतिविधियों की दिशाओं का विकास;
विशेष महत्व के मुद्दों का समाधान;
असामान्य या असाधारण मुद्दों को हल करना।

प्रबंधक, शक्तियों का वितरण करते हुए, स्वतंत्र रूप से जिम्मेदारी की डिग्री निर्धारित करता है।

प्राधिकरण के प्रत्यायोजन के लाभ और लाभ:

अधिक महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने के लिए प्रबंधक का समय खाली करना;
सामान्य कर्मचारियों को स्वयं को दिखाने का अवसर;
कुछ नया सीखने का अवसर;
आगे बढ़ने का अवसर कैरियर की सीढ़ी.

यदि इतने सारे सकारात्मक पहलू हैं, तो सभी प्रबंधक प्रबंधन में प्राधिकार के प्रत्यायोजन का उपयोग करने में जल्दबाजी क्यों नहीं कर रहे हैं?

इस घटना के कारण हैं:

श्रमिकों की योग्यता के बारे में संदेह और डर है कि वे उस तरह से काम नहीं कर पाएंगे जैसा उन्हें करना चाहिए;
किसी पद या मौजूदा शक्ति को खोने का डर;
कुछ कलाकारों और विचारों में संदेह है कि उनकी क्षमताएं उनके कर्तव्यों को पूरा करने के लिए पर्याप्त नहीं हैं;
बहुत अधिक आत्मसम्मान, अहंकार होना।

आइए विश्लेषण करने का प्रयास करें कि क्यों अधिकारों का विकेंद्रीकरण- प्रबंधन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण घटक। अक्सर, कुछ जिम्मेदारियों का स्थानांतरण आधिकारिक स्तर पर नहीं हो सकता है (यदि कंपनी में हर कोई सौहार्दपूर्ण ढंग से रहता है और सभी एक-दूसरे पर भरोसा करते हैं)। जिम्मेदारियों का पुनर्वितरण प्रारंभिक चरण से पहले होता है। वह वास्तव में क्या है? यह वह चरण है जिस पर प्रबंधक समझता है और निर्धारित करता है कि उसे कौन सी जिम्मेदारियाँ सौंपनी हैं, कैसे करनी हैं और यह क्यों आवश्यक है। क्या इससे कंपनी या कर्मचारियों को ही फायदा होगा? कठिनाइयाँ या बाधाएँ आ सकती हैं। इसी क्षण वास्तविक विश्लेषण होता है।

एक प्रबंधक के लिए, अधिकार सौंपना न केवल उपयोगी है, बल्कि फायदेमंद भी है, खासकर जब नियमित काम की बात आती है। वह खाली समय को जटिल समस्याओं को सुलझाने में खर्च कर सकता है वैश्विक चुनौतियाँ. एक नेता एक पेशेवर प्रबंधक होता है; उसे चित्र की अखंडता पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है, न कि विवरण पर। हम कर्मचारियों की योग्यता में सुधार के एक तरीके के रूप में प्राधिकार के प्रत्यायोजन पर भी विचार कर सकते हैं। उन्हें सौंपी गई अतिरिक्त ज़िम्मेदारियाँ उन्हें प्रेरित करती हैं, उन्हें महत्व देती हैं और उन्हें स्वतंत्रता दिखाने के लिए मजबूर करती हैं।





एक प्रबंधक का मूल लक्ष्य- एक श्रम प्रक्रिया बनाएं और सभी को व्यस्त रखें, इस प्रक्रिया का प्रबंधन करें। उसे हर काम अकेले नहीं करना चाहिए, सिर्फ नेतृत्व करना चाहिए.

जो लोग अधीनस्थ हैं उन पर नियंत्रण कैसे रखें? संभवतः इसकी लगातार देखभाल करना उचित नहीं है। कार्रवाई और विचारों की पूर्ण स्वतंत्रता की ओर ले जाने के लिए किसी भी तरह का संरक्षण न देना। फीडबैक स्थापित किए बिना शक्तियों का प्रत्यायोजन असंभव है (आप मुझे, मैं आपको)। केवल अपनी कला में निपुण व्यक्ति ही अपनी स्थिति को अत्यधिक थोपे बिना नियंत्रण कर सकता है और परिणाम प्राप्त कर सकता है।

कई प्रबंधक इस दुविधा से परिचित हैं - कलाकार को क्या सौंपा जाए - उसके लिए कुछ नया या कुछ ऐसा जिसमें वह असली माहिर हो। बॉस की पसंद, एक नियम के रूप में, किसी नई चीज़ पर निर्भर करती है, लेकिन साथ ही सामान्य और नियमित भी। लेकिन क्या ये फैसला सही है? प्रबंधक को किसी अधीनस्थ को नया कार्य हल करने का अवसर नहीं देना चाहिए, क्योंकि अधीनस्थ की जिम्मेदारी न्यूनतम होती है। नियंत्रण और सही क्रियान्वयन अभी भी बॉस को ही करना होगा। यह सुनिश्चित करना आसान है कि बुनियादी कार्य सही ढंग से निष्पादित किए जाएं।

अगर शक्तियों का हस्तांतरणयह पहली बार नहीं है कि बॉस ने इसे अंजाम दिया है, और परफॉर्मर काफी अनुभवी और मेहनती है, तो जटिल कार्य भी सौंपे जा सकते हैं। प्रशासक का कार्य अपने निर्देशों को, अधिमानतः कागज पर लिखना है। कलाकार खुद को, अपनी क्षमताओं और क्षमताओं को दिखाने में सक्षम होगा। इससे उनका आत्मविश्वास बढ़ेगा.

शक्तियों के प्रत्यायोजन की विशेषताएंतथ्य यह है कि इन अवसरों का उपयोग उन लोगों द्वारा लगभग कभी नहीं किया जाता है जिन्हें अभी-अभी कैरियर की सीढ़ी पर पदोन्नति मिली है। उनके लिए इस तथ्य की आदत डालना कठिन है कि अब वे प्रभारी हैं, और कोई और अधीनस्थ है। ऐसे बॉस के बारे में क्या अच्छा कहा जा सकता है जो पत्र-व्यवहार स्वयं सुलझाता है, दस्तावेज़ और पत्र छापता है, जबकि उसका सचिव आलस्य से ग्रस्त है? हम संभवतः यह इंगित करेंगे कि यह व्यक्ति बॉस बनने के लिए नहीं बना है।

अक्सर, प्राधिकार के प्रत्यायोजन से कुछ नहीं होता और अधीनस्थ कार्य का सामना नहीं कर पाता। मूल रूप से, ऐसा तब होता है जब आपको किसी सहकर्मी पर जुर्माना लगाने की जरूरत होती है, उसे पास लाना होता है आनुशासिक क्रिया, बोनस से वंचित, के लिए रिपोर्ट करें अनैतिक आचरण. कलाकार अपने साथियों का दुश्मन नहीं बनना चाहता। इसके अलावा, कभी-कभी उसके लिए संतुलित और लेना बहुत मुश्किल होता है सही निर्णयअनुभव की कमी के कारण वह लंबे समय तक संदेह और झिझक सकता है।

जिम्मेदारियाँ बाँटते समय बॉस को अवश्य जानना चाहिए:

कलाकार की शक्तियाँ उन लोगों की शक्तियों से संबंधित होनी चाहिए जिनके साथ उसे सहयोग और बातचीत करनी होगी, ताकि संतुलन न बिगड़े;
शक्तियाँ अत्यंत स्पष्ट और सटीक होनी चाहिए। कलाकार को पता होना चाहिए कि वह उन्हें प्रबंधक से प्राप्त करता है और उसे समझना चाहिए कि वह कर्तव्यों के बेईमान प्रदर्शन के लिए ज़िम्मेदार है;
अधीनस्थ को इस असाइनमेंट के ढांचे के भीतर इस या उस समस्या को हल करने में सक्षम होना चाहिए; उसे ऐसा करने में सक्षम होना चाहिए।

प्राधिकार का प्रत्यायोजन एक जटिल प्रक्रिया है, जिसे सक्षम और बुद्धिमान प्रबंधक अच्छी तरह से संभाल लेते हैं। वर्णित प्रतिनिधिमंडल के बुनियादी सिद्धांतआपको यह निर्णय लेने में मदद मिलेगी कि कैसे और किसे सही ढंग से निर्देश देना है।

प्राधिकरण का प्रत्यायोजन क्या है और इसे क्यों किया जाता है, इसके बारे में इस लेख में और जानें।

आपको सीखना होगा:

• प्राधिकार का प्रत्यायोजन क्यों आवश्यक है?
• प्राधिकार के प्रत्यायोजन के प्रकार क्या हैं?
• प्राधिकरण के प्रभावी प्रत्यायोजन को कैसे कार्यान्वित करें।
• प्राधिकार के प्रत्यायोजन के कौन से स्तर मौजूद हैं.
• अधिकार सौंपते समय क्या विचार करें?

बाज़ार में बढ़ती प्रतिस्पर्धा के कारण प्रबंधकों के काम में कार्य को सक्षम रूप से सौंपने की क्षमता तेजी से महत्वपूर्ण होती जा रही है, क्योंकि महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए समय कम और कम बचा है। प्रबंधकों को एक विकल्प चुनने के लिए मजबूर किया जाता है: या तो स्वीकार करें कि उनके द्वारा लिए गए निर्णयों की गुणवत्ता में गिरावट आएगी, या उनकी संख्या कम करने का प्रयास करें।

जब अधिकार सौंपना आवश्यक हो जाता है

कई प्रबंधकों का मानना ​​है कि कोई भी अपना काम उनसे बेहतर नहीं कर सकता। इस प्रकार, वे अधिकार के प्रत्यायोजन का सहारा लिए बिना और दिन में 12-15 घंटे काम किए बिना, कई कार्यों और कार्यों को अपने कंधों पर लेते हैं। इस प्रबंधकीय व्यवहार का नुकसान आवश्यक कार्यों को हल करने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय की कमी है: कंपनी की प्रमुख जानकारी और रणनीतिक विकास का विश्लेषण।

आइए एक सरल उदाहरण दें जो प्राधिकार के प्रत्यायोजन के महत्व और उससे जुड़ी कठिनाइयों को स्पष्ट करेगा। आइए मान लें कि एक प्रबंधक एक्सेल में एक रिपोर्ट बनाने में लगभग 15 मिनट खर्च करता है। किसी कर्मचारी का चयन करने के लिए, उसे स्वतंत्र रूप से इस रिपोर्ट को संकलित करने और यह कैसे करना है यह समझाने का निर्देश देने के लिए, आपको कई घंटे बिताने होंगे। बाद में, आपको कर्मचारी द्वारा तैयार की गई रिपोर्ट की दोबारा जांच करनी होगी और कुछ बारीकियों को समझाना होगा। इन कारणों से, एक प्रबंधक के लिए ऐसी रिपोर्ट को स्वयं पूरा करना आसान होता है, खासकर यदि कार्यसूचीइतना सघन कि यह आपको 2-3 निःशुल्क घंटे आवंटित करने की अनुमति नहीं देता है। हालाँकि, आपको अभी भी इस कार्य को अपने किसी कर्मचारी को सौंपने का निर्णय लेना चाहिए: किसी कर्मचारी को प्रशिक्षण पर खर्च किए गए घंटे जल्दी ही भुगतान करेंगे, खासकर यदि ऐसी गणना दैनिक रूप से करने की आवश्यकता हो। एक निश्चित समय के बाद, कर्मचारी इन गणनाओं को प्रबंधक की तरह जल्दी और कुशलता से करने में सक्षम होगा, और प्रबंधक के पास अधिक महत्वपूर्ण मामलों के लिए खाली समय होगा जिसमें उसकी भागीदारी की आवश्यकता होती है।

यदि आप निम्नलिखित में से कम से कम आधे कथनों से सहमत हैं, तो आपको वास्तव में अपने संगठन में अधिकार सौंपने पर विचार करना चाहिए:

1. आपके प्रतीक्षा कक्ष में अक्सर एक ही समय में दो से अधिक लोग आपका इंतजार कर रहे होते हैं।
2. आपकी कंपनी के कर्मचारी शिकायत करते हैं कि आपको साइट पर ढूंढना मुश्किल है, उन्हें पहले से आपके साथ बैठक की व्यवस्था करनी होगी।
3. जिन दस्तावेज़ों की समीक्षा और आपके हस्ताक्षर की आवश्यकता है, उनका ढेर लगातार बढ़ रहा है, हालाँकि आप नियमित रूप से उन पर हस्ताक्षर करने और संसाधित करने का प्रयास करते हैं।
4. आपका कोई भी प्रतिनिधि या अधीनस्थ आपके किसी भी कर्तव्य को निभाने के लिए अधिकृत नहीं है।
5. आप उन महत्वपूर्ण समझौतों को याद नहीं रख सकते जिनकी याद दूसरे आपको दिलाते हैं।
6. आप अपने कर्मचारियों से लगभग कभी नहीं कह सकते, "खुद निर्णय लें।"

आप एक प्रयोग आज़मा सकते हैं: जब आपको कोई दस्तावेज़ मिले, तो उस पर एक लाल बिंदु लगा दें, यह संकेत के रूप में कि आपने उसकी समीक्षा कर ली है। यदि यह दस्तावेज़ सत्यापन के लिए फिर से आपके हाथ में है, तो एक और बिंदु जोड़ें। दस्तावेज़ पूरा होने तक ऐसा करना जारी रखें। अंत में, आप किसी दस्तावेज़ पर लाल बिंदुओं की संख्या गिन सकते हैं: तथाकथित "खसरा दस्तावेज़ जाँच"। जितने अधिक बिंदु होंगे, आप निर्णय लेने में उतने ही अधिक अनिर्णायक होंगे। स्वाभाविक रूप से, ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब आपको एक ही दस्तावेज़ पर बार-बार लौटना पड़ता है, लेकिन ज्यादातर मामलों में अंतिम निर्णय तुरंत लिया जा सकता है।

व्यवहार में प्राधिकार के किस प्रकार के प्रत्यायोजन का उपयोग किया जाता है?

सख्त प्रतिनिधिमंडल. प्राधिकार के इस प्रकार के प्रत्यायोजन में अपेक्षित परिणाम का स्पष्ट सूत्रीकरण और वास्तव में इसे कैसे प्राप्त किया जा सकता है इसका एक विशिष्ट विवरण शामिल है। एक कर्मचारी जिसे एक विशिष्ट कार्य करने के लिए सौंपा गया है, वह स्वीकार करने में बेहद सीमित है स्वतंत्र निर्णय. उदाहरण के लिए, आप क्रय निदेशक को क्रेडिट सीमा प्राप्त करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत करने का निर्देश देते हैं (हालांकि आप इस समस्या को स्वयं हल कर सकते हैं)। आप विशेष रूप से उस परिणाम का वर्णन करते हैं जो आप प्राप्त करना चाहते हैं: सीमा की राशि, स्थगन की अवधि और वास्तव में आपको इस भागीदार के साथ कैसे बातचीत करनी चाहिए।

नरम प्रतिनिधिमंडल. प्राधिकार के नरम प्रत्यायोजन का अर्थ है बी हेकर्मचारी को उसे सौंपे गए कार्य को निष्पादित करते समय कार्रवाई की अधिक स्वतंत्रता। प्राधिकार के इस प्रकार के प्रत्यायोजन से बॉस को अपने कार्यभार से राहत मिलती है, और कर्मचारी को अपने पेशेवर कौशल विकसित करने में मदद मिलती है। इस मामले में, अधीनस्थ के लिए संभावित कार्यों की सीमा को इंगित करना महत्वपूर्ण है। अधिकार सौंपने की इस पद्धति का उपयोग प्रबंधकों द्वारा कर्मचारी की क्षमताओं का बेहतर अध्ययन करने के लिए परीक्षण के रूप में भी किया जा सकता है।

प्रतिनिधिमंडल इसके विपरीत है. किसी अधीनस्थ के साथ स्थान बदलने का प्रयास करें: उसे अपने कार्यों की सीमा निर्धारित करने दें, समय सीमा निर्धारित करने दें, आवश्यक संसाधनों के लिए अनुरोध करें, और अपने स्वयं के इनाम के बारे में भी सोचें। इस पद्धति से, कर्मचारी कभी-कभी अपने लिए बहुत महत्वाकांक्षी कार्य निर्धारित कर सकते हैं जिन्हें आप स्वयं उनके लिए निर्धारित करने का साहस कभी नहीं करेंगे। एक नियम के रूप में, परिणाम बहुत अच्छे हैं। किसी कर्मचारी की प्राथमिकताओं का सही आकलन करने के लिए, आप उससे प्रश्न पूछ सकते हैं: “आपको क्या लगता है कि आप सबसे अच्छा क्या कर सकते हैं? आप कंपनी के समग्र लक्ष्यों में कैसे योगदान दे सकते हैं?" बाहर से देखने पर यह विधि सदृश हो सकती है दिलचस्प खेल, लेकिन परिणामों की वास्तविक जिम्मेदारी अभी भी आपकी ही है। अपने कर्मचारी को भावनात्मक रूप से प्रेरित करने का प्रयास करें ताकि वह अपने लिए महत्वपूर्ण लक्ष्य और उद्देश्य निर्धारित कर सके।

प्राधिकरण का प्रत्यायोजन और कैसे किया जाता है?

बहुमूल्य जानकारी स्थानांतरित करना. जब एक प्रबंधक को कोई ऐसा कार्य सौंपने की आवश्यकता होती है जिसके लिए मूल्यवान जानकारी की आवश्यकता होती है, तो वह अक्सर इस संदेह से उबर जाता है कि वह महत्वपूर्ण डेटा के साथ अपने कर्मचारी पर कितना भरोसा कर सकता है। इस स्थिति में समाधान का उपयोग करना हो सकता है सूचना प्रौद्योगिकी, जो बहुमूल्य जानकारी के अनधिकृत प्रसार को कम करेगा। आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि किसी विशिष्ट कार्य के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों की कॉर्पोरेट कार्यक्रमों तक सीमित पहुंच हो। वे केवल यही जानते हैं कि उन्हें अपना कार्य पूरा करने के लिए क्या चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई उत्पाद चीन में खरीदा जाता है, तो केवल चीनी कार्यालय के कर्मचारी ही इन उत्पादों की मूल लागत जानते हैं, मॉस्को में सहकर्मी उन कीमतों के साथ काम करते हैं जिन पर ये उत्पाद बेचे जाते हैं, और गोदाम के कर्मचारियों को इसके बारे में कोई जानकारी नहीं होती है उत्पादों की लागत.

दूसरे स्तर पर शक्तियों के प्रत्यायोजन का भी उपयोग किया जा सकता है: उन मामलों के लिए जब किसी उद्यम का मालिक कंपनी के प्रबंधन को पूरी तरह से एक विश्वसनीय कर्मचारी को हस्तांतरित करना चाहता है और कंपनी के टर्नओवर से केवल लाभ प्राप्त करना चाहता है। इस मामले में, उसे सारा डेटा एक विशेषज्ञ को हस्तांतरित करने के लिए मजबूर होना पड़ता है जो व्यवसाय का प्रबंधन संभाल सकता है। प्रबंधकीय शक्तियों को सफलतापूर्वक सौंपने के लिए, आपको नए प्रबंधक की प्रेरणा पर विचार करना चाहिए और ऐसी शर्तों की पेशकश करनी चाहिए जिसके तहत उसे तीसरे पक्ष के साथ मूल्यवान और गुप्त जानकारी साझा करने की इच्छा नहीं होगी। आम तौर पर, उच्च स्तरवेतन, बोनस और कंपनी के शेयरों का एक निश्चित प्रतिशत व्यवसाय के सफल और जिम्मेदार संचालन में प्रबंधक की उच्च रुचि की गारंटी देता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अधिकार सौंपने में कोई सार्वभौमिक तरीके नहीं हैं: प्रत्येक प्रबंधक स्वयं यह निर्धारित कर सकता है कि किसी स्थिति के लिए कौन सा प्रतिनिधिमंडल विधि उपयुक्त है।

अपने कामकाजी समय का 25% बचाने के लिए अधिकार कैसे सौंपें

वाणिज्यिक निदेशक नियमित रूप से कंपनी के शीर्ष प्रबंधन से कार्य प्राप्त करता है, कर्मचारियों के काम की योजना बनाता है और ग्राहकों के साथ संवाद करता है। सूचना के विशाल प्रवाह से निपटने और व्यवसाय विकसित करने के लिए, तर्कसंगत रूप से समय का प्रबंधन करना और नियमित मामलों पर ऊर्जा बर्बाद न करना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने के लिए, आपको अधीनस्थों को कार्यों को सही ढंग से सौंपने और उनके कार्यान्वयन की निगरानी करने की आवश्यकता है। अन्यथा, वाणिज्यिक निदेशक की प्रभावशीलता शून्य हो जाएगी। .

इलेक्ट्रॉनिक पत्रिका "वाणिज्यिक निदेशक" की चेकलिस्ट से जांचें कि क्या आप अपने अधीनस्थों के बीच कार्यों को प्रभावी ढंग से वितरित कर रहे हैं।

प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल कैसे काम करता है?

प्राधिकार प्रत्यायोजन की पूरी प्रक्रिया में 4 चरण होते हैं:

• यह समझना कि क्या प्रत्यायोजित करने की आवश्यकता है।
• यह निर्धारित करना कि किन कर्मचारियों को प्रत्यायोजित किया जा सकता है।
• कर्मचारी को यह समझाना कि कार्य किस प्रकार किया जाना चाहिए।
• आदेश का पालन कैसे किया जाता है इसकी निगरानी करना।

चरण 1. क्या सौंपना है

उन कार्यों की एक सूची की पहचान करें जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है, और प्रत्येक कार्य का दो मानदंडों के अनुसार विश्लेषण करें: महत्व और तात्कालिकता। विश्लेषण के लिए ऐसे कार्यों का चयन करने का प्रयास करें जिनका पैमाना और समय सीमा समान हो। प्राधिकार के प्रत्यायोजन के लिए विविध कार्यों को एक सूची में शामिल न करें।

सूची में कार्यों की संख्या 50 से अधिक नहीं होनी चाहिए। यदि आपकी सूची में कई और कार्य हैं, तो उन्हें बड़ा करने का प्रयास करें: अनावश्यक विवरण से बचते हुए, कई कार्यों को एक में मिलाएं। अपने प्रतिनिधिमंडल को प्राथमिकता देने के लिए, अपनी सूची को महत्व और तात्कालिकता के आधार पर 4 समूहों में विभाजित करें (तालिका देखें)।

कुछ कार्य जो एक प्रबंधक हल करता है वे बहुत जरूरी या महत्वपूर्ण नहीं हो सकते हैं, लेकिन उनकी प्रत्यक्ष भागीदारी की आवश्यकता होती है। ऐसे कार्यों को सौंपा नहीं जा सकता; उन्हें हल करने के लिए कार्य अनुसूची में समय आवंटित किया जाना चाहिए। व्यवसाय नियोजन को प्राधिकार के प्रत्यायोजन के साथ सही ढंग से जोड़ना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने के लिए, आपको इस बात पर ध्यान देना चाहिए कि "महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक" और "महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक नहीं" चीजें कैसे संबंधित हैं। यदि आप सक्षमता से योजना बनाना जानते हैं, तो आपके पास करने के लिए कम "महत्वपूर्ण और जरूरी" काम होंगे।

महत्व और तात्कालिकता के आधार पर कार्यों का प्रत्यायोजन:

	अत्यावश्यक कार्य	गैर जरूरी कार्य
महत्वपूर्ण कार्य	ऐसे मामलों को न सौंपना ही बेहतर है। परिणाम के संगठन, निष्पादन और नियंत्रण के लिए जिम्मेदार होने का प्रयास करें। यदि आवश्यक हो, तो आप सहायकों को शामिल कर सकते हैं।	संगठन और नियंत्रण में संलग्न रहें (विशेष रूप से परियोजना के स्टार्ट-अप चरण के दौरान), और निष्पादन को सौंपा जा सकता है।
महत्वहीन कार्य	संगठन और निष्पादन को सौंपा जा सकता है (जब तक कि मामला अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण न हो जाए), और आप स्वयं केवल नियंत्रण से निपटते हैं।	ऐसे मामलों को पूरी तरह से प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए। यदि आपके पास सौंपने के लिए कोई नहीं है, तो "तीन नाखून" नियम का उपयोग करें।

"तीन नाखून" नियम के अनुसार, आपको गैर-जरूरी कार्यों से निपटना चाहिए यदि आपको उनके बारे में कम से कम तीन बार याद हो। मान लीजिए कि दीवार में तीन कीलें ठोंकी गई हैं। जब कोई बात पहली बार आपके ध्यान में आती है तो आप उसे पहली कील पर लटका देते हैं, दूसरी बार फिर याद कर लेते हैं और जब तीसरी बार उस बात का जिक्र होता है तो उस पर काम करना शुरू कर देते हैं।

प्रबंधक को अपने उत्तरदायित्व के क्षेत्र में निम्नलिखित कार्य छोड़ने होंगे:

• लक्ष्यों का निर्माण;
• ऐसे निर्णय लेना जो है बडा महत्वकंपनी के लिए;
• कंपनी के प्रदर्शन की निगरानी करना;
• प्रमुख विशेषज्ञों की प्रेरणा;
• कंपनी के विकास के इस चरण में प्रमुख व्यावसायिक क्षेत्रों के साथ काम करें।

इन कार्यों से परे कुछ भी प्रतिनिधिमंडल के माध्यम से संभाला जाना चाहिए। इस तरह आप अधिक सार्थक और महत्वपूर्ण कार्यों के लिए समय निकाल पाएंगे। निम्नलिखित को प्रत्यायोजित करना सुनिश्चित करें:

• दैनिक दिनचर्या की गतिविधियाँ: व्यावसायिक पत्राचार, टेलीफोन पर बातचीत, साधारण बैठकें;
• प्रारंभिक कार्य: विश्लेषणात्मक समीक्षा, दीर्घकालिक योजना, बजट और वित्तपोषण। यह सारी जानकारी तैयार निष्कर्षों और प्रस्तावों के साथ प्रबंधक को दी जानी चाहिए;
• अत्यधिक विशिष्ट प्रकृति की गतिविधियाँ: वह सब कुछ जो विशेषज्ञ एक प्रबंधक से बेहतर कर सकते हैं।

चरण 2. किसे सौंपना है?

अधिकार सौंपने के लिए किसी विशेषज्ञ को चुनते समय, निम्नलिखित मापदंडों पर ध्यान दें:

• व्यक्तित्व। कर्मचारी नये कार्यों को किस प्रकार समझता है? क्या यह कठिन काम है? क्या व्यावसायिक विकास की इच्छा है?
• काम का बोझ. क्या कर्मचारी के पास कार्य को यथासंभव कुशलतापूर्वक पूरा करने के लिए पर्याप्त समय है?
• कौशल और अनुभव। क्या विशेषज्ञ के पास आवश्यक ज्ञान है? क्या उसके पास समान समस्याओं को हल करने का अनुभव है?
• कार्यों को पूरा करने की क्षमता. क्या कर्मचारी असाइनमेंट पूरा करने में सक्षम होगा?

आरंभ करने के लिए, कर्मचारी को एक परीक्षण कार्य देना सबसे अच्छा है जिसे वह कम समय में पूरा कर सके। इससे आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि यह कर्मचारी उसे अधिकार सौंपने के लिए उपयुक्त है या नहीं। ठीक उसी कर्मचारी को चुनना महत्वपूर्ण है जो दूसरों की तुलना में कार्य को बेहतर ढंग से पूरा करने में सक्षम था। यदि कर्मचारी अंदर है इस पलकिसी अन्य महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक कार्य पर काम कर रहा है, तो आपको उसे अतिरिक्त कार्यभार नहीं देना चाहिए: इस स्थिति में, कोई परिणाम नहीं होगा, या कार्य 100% कुशलता से पूरा नहीं होगा। आपको टीम में किसी नवागंतुक को एक महत्वपूर्ण और जरूरी कार्य नहीं सौंपना चाहिए: शायद वह पर्याप्त आत्मविश्वास महसूस नहीं करेगा, और उसके पास सौंपे गए कार्य को कुशलतापूर्वक पूरा करने के लिए पर्याप्त जानकारी भी नहीं हो सकती है।

चरण 3. कार्य कैसे निर्धारित करें

अधिकार सौंपने की प्रक्रिया में, कर्मचारियों को केवल कार्य सौंपने का प्रयास न करें, बल्कि सामान्य उद्देश्य के लिए प्रत्येक कार्य का अर्थ और मूल्य समझाएँ। यह समझाना बहुत महत्वपूर्ण है कि कार्य क्या है और अपेक्षित परिणाम का विशिष्ट विवरण दें। कार्य को पूरा करने की समय सीमा बताना और मध्यवर्ती परिणाम निर्धारित करने के लिए नियंत्रण बिंदु निर्दिष्ट करना भी महत्वपूर्ण है, जिसका स्पष्ट रूप से वर्णन भी किया जाना चाहिए। इसके अलावा, कर्मचारी को इस बात की जानकारी होनी चाहिए कि उसके पास कौन से संसाधन और शक्तियां हैं और समस्या को हल करने के लिए उसे स्पष्ट रूप से किन तरीकों से बचना चाहिए। सबसे अच्छा तरीका संयुक्त रूप से एक कार्य योजना तैयार करना होगा जिसमें स्पष्ट रूप से लक्ष्य बताया गया हो और कार्य के वांछित परिणाम का वर्णन किया गया हो। एक योजना विकसित करने की प्रक्रिया में, विशेषज्ञ से पूछें कि वह कार्य के कौन से चरण देखता है, कार्य को हल करने में उसे क्या कठिनाई हो सकती है, क्या उसके लिए अस्पष्ट रहता है। यह सब यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि उसने अपने कार्य को कितनी स्पष्टता से समझा।

चरण 4. आदेशों के निष्पादन की निगरानी करना

परिणामों पर चर्चा करना और कलाकार के साथ "फीडबैक" स्थापित करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है - इससे कर्मचारी को गलतियों से बचने और उसके काम की दक्षता बढ़ाने में मदद मिल सकती है।

अधिकार सौंपते समय, एक प्रबंधक को विशेष रूप से अधीनस्थों के कई प्रश्नों के लिए तैयार रहना चाहिए शुरुआती अवस्थाकाम। आपको प्रश्नों का विस्तार से और स्पष्ट रूप से उत्तर देना चाहिए, कर्मचारियों के साथ बैठकों और व्यक्तिगत संचार के लिए समय निकालना चाहिए, साथ ही सौंपे गए कार्यों के कार्यान्वयन की निगरानी करनी चाहिए। प्रबंधक को पहल करनी चाहिए और पूछना चाहिए कि क्या उनके काम में सब कुछ स्पष्ट और समझने योग्य है। प्रत्येक कर्मचारी सीधे अपने प्रबंधक से संपर्क करने की हिम्मत नहीं करता है, खासकर उन मुद्दों पर जो, जैसा कि उसे लगता है, महत्वपूर्ण नहीं हैं, लेकिन सौंपे गए कार्य की गुणवत्ता के प्रदर्शन में हस्तक्षेप कर सकते हैं।

प्राधिकार के प्रत्यायोजन के स्तर

एक प्रबंधक के लिए सबसे कठिन कदमों में से एक यह सीखना है कि प्रबंधकीय शक्तियों को अपने प्रतिनिधियों और अधीनस्थों को कैसे सौंपा जाए। यह वह समस्या है जो कई प्रबंधकों के लिए उनकी सफलता की राह में बाधा बन जाती है बड़ा व्यापार. अक्सर ऐसा होता है कि एक प्रबंधक को एक दिन यह एहसास होता है कि वह अपना व्यवसाय अपने दम पर चलाने में असमर्थ है, और इसलिए वह एक योग्य और महंगे विशेषज्ञ को प्रबंधक के रूप में नियुक्त करता है, जिसे वह उच्च वेतन देता है। एक अन्य विकल्प: प्रबंधक कार्य के परिणाम की सारी जिम्मेदारी अपने अधीनस्थों को हस्तांतरित कर देता है: "बस, अब से, सब कुछ स्वयं तय करें..."। इस तरह वह वास्तव में कुछ करने के लिए अपना समय खाली करने की उम्मीद करता है महत्वपूर्ण बातें. स्वाभाविक रूप से, पहले और दूसरे दोनों मामलों में, प्रबंधक को बहुत जल्दी पता चल जाता है कि नया प्रबंधक कंपनी का प्रबंधन सही ढंग से नहीं कर रहा है, और उसके अधीनस्थ ज़िम्मेदारी का पूरा बोझ अकेले नहीं उठा सकते हैं और आदत से बाहर, लगातार प्रबंधक से पूछते हैं सलाह के लिए।

यहां समस्या यह है कि कई प्रबंधक मध्यवर्ती चरणों को दरकिनार करते हुए प्रतिमान "मैं सभी मुद्दों को स्वयं तय करता हूं" को एक निर्णय के साथ "सभी मुद्दों को दूसरों द्वारा हल किया जाता है" के प्रतिमान में बदलना चाहते हैं। लेकिन ये असंभव है.

प्राधिकार और उत्तरदायित्व के प्रत्यायोजन का प्रबंधन आपको इस सामान्य गलती से बचने में मदद कर सकता है। प्राधिकार के प्रत्यायोजन की प्रक्रिया को 7 स्तरों में विभाजित किया गया है, जो कर्मचारियों को गलतियों के बिना आसानी से चीजों में शामिल होने में मदद करता है, जो कि प्राधिकार के एक बार के प्रत्यायोजन के साथ होने की संभावना है।

1. बताओ (बताओ या आदेश दो)।
2. बेचना (बेचना, समझाना)।
3. परामर्श (परामर्श) करें।
4. सहमत होना।
5. सलाह देना (सिफारिश करना)।
6. पूछताछ करें (पता लगाएं, रुचि लें)।
7. प्रतिनिधि (प्रतिनिधि)।

आइए प्राधिकार के प्रत्यायोजन के प्रत्येक स्तर को अधिक विस्तार से देखें:

बताओ (आदेश)- प्रबंधक व्यक्तिगत विचारों और प्रेरणा के आधार पर अपने अधीनस्थों द्वारा लागू किए जाने वाले निर्णय लेता है। निर्णय पर ही चर्चा नहीं की गई है।

बेचना (बेचना, समझाना)- प्रबंधक एक निर्णय लेता है, अपने अधीनस्थों को इसके बारे में सूचित करता है और यह समझाने की कोशिश करता है कि यह विशेष निर्णय क्यों लिया गया है, दूसरा नहीं। इस मामले में, प्रबंधक अपने अधीनस्थों के साथ चर्चा के लिए खुला है; वे लिए गए निर्णय के संबंध में कोई भी प्रश्न पूछ सकते हैं और अपनी चिंताएँ व्यक्त कर सकते हैं। इसके बावजूद, निर्णय अंततः और अपरिवर्तनीय रूप से किया गया। ऐसे कार्यों से, प्रबंधक अपने कर्मचारियों को उनकी राय के महत्व का एहसास कराता है और उन्हें कंपनी के काम और जीवन में अधिक शामिल होने की अनुमति देता है।

परामर्श (परामर्श)- प्रबंधक अपनी टीम को बताता है कि वह क्या निर्णय लेने की योजना बना रहा है और इसके बारे में कर्मचारियों की राय पूछता है। इस तरह, प्रबंधक अपने अधीनस्थों को दिखाता है कि वह उनकी राय का सम्मान करता है और निर्णय को विस्तृत करने की प्रक्रिया में उन्हें शामिल करता है। प्रबंधक वास्तव में कर्मचारियों की दलीलें सुनकर अधीनस्थों की राय को ध्यान में रखता है। लेकिन फिर भी वह निर्णय स्वयं लेता है।

सहमत- प्रबंधक अधीनस्थों को उस निर्णय पर चर्चा करने के लिए आमंत्रित करता है जिसे लेने की आवश्यकता है। प्रत्येक कर्मचारी द्वारा अपनी राय व्यक्त करने के बाद, प्रबंधक उपरोक्त सभी बातों का सारांश प्रस्तुत करता है। नेता का कार्य प्रक्रिया शुरू करना और चर्चा के दायरे को परिभाषित करना है। टीम का कार्य विकास करना और निर्णय लेना है। परिणामस्वरूप, नेता की कड़ी निगरानी में टीम द्वारा निर्णय लिया जाता है।

सलाह (सिफारिश)- प्रबंधक कर्मचारियों को स्वयं निर्णय लेने के लिए आमंत्रित करता है, लेकिन उन्हें अपनी ओर से कुछ सलाह और सिफारिशें भी देता है। पाया गया समाधान टीम द्वारा लिया गया निर्णय है, लेकिन प्रबंधक द्वारा नहीं।

पूछताछ करें (पता लगाएं)- प्रबंधक कोई सलाह या सिफ़ारिश दिए बिना केवल निर्णय लेने के निर्देश देता है, लेकिन लिए गए निर्णय के बारे में सूचित करने के लिए कहता है।

प्रतिनिधि (प्रतिनिधि)- प्रबंधक निर्णय लेने के निर्देश देता है। उसे इस बात में कोई दिलचस्पी नहीं है कि किस तरह का निर्णय लिया गया - उसके पास इस समय करने के लिए और भी महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण काम हैं।

प्राधिकार के प्रत्यायोजन के स्तरों को वितरित किया जाता है ताकि कर्मचारियों की ओर से समस्या समाधान में सक्रिय भागीदारी धीरे-धीरे बढ़े, और प्रबंधक की ओर से नियंत्रण धीरे-धीरे कम हो जाए। नियंत्रण के धीरे-धीरे कमजोर होने से प्रबंधक को यह विश्वास बना रहता है कि कर्मचारियों द्वारा स्वतंत्र रूप से लिए गए निर्णय सही होंगे। अपने अधीनस्थों के साथ पहले से सातवें चरण तक गुजरते हुए, वह इसे एक से अधिक बार सत्यापित करने में सक्षम होगा। अधीनस्थों के लिए, प्राधिकार के प्रत्यायोजन की ऐसी प्रणाली उन्हें बेहतर ढंग से समझने और समझने में मदद करेगी कि उनसे क्या अपेक्षित है, और उन्हें स्वतंत्र रूप से विकसित होने और सही निर्णय लेने के लिए सीखने की अनुमति मिलेगी।

अधिकार सौंपते समय क्या विचार करें?

यदि कोई प्रबंधक एक स्वतंत्र और उद्देश्यपूर्ण व्यक्ति है, तो, एक नियम के रूप में, उसके लिए अपनी शक्तियों को सौंपने का निर्णय लेना बहुत कठिन होता है। उसे विश्वास है कि वह स्वयं कार्य को कुशलतापूर्वक और पेशेवर ढंग से कर सकता है, लेकिन उसे अपने अधीनस्थों की क्षमता पर कोई भरोसा नहीं है। इसलिए, कार्य के संभावित असंतोषजनक या नकारात्मक परिणाम को लेकर चिंता बनी रहती है। कई नेता ऐसे भय और अविश्वास से परिचित हैं। इस मामले में, डर पर काबू पाने की ताकत ढूंढना और इस एहसास के माध्यम से प्रबंधकीय शक्तियों को सौंपने का निर्णय लेना महत्वपूर्ण है कि अन्यथा प्रबंधक का प्रदर्शन केवल कम हो जाएगा।

अधिकार सौंपने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए, आप ऐसे कार्य सौंपकर शुरुआत करने का प्रयास कर सकते हैं जो कंपनी के रणनीतिक विकास के लिए सरल और महत्वहीन हैं। बाद में, परिणामों की परवाह किए बिना, आप कई और कार्य सौंप सकते हैं, पिछले काम का विश्लेषण कर सकते हैं और जो गलतियाँ हुई थीं उन्हें सुलझा सकते हैं। प्रयोग की शुद्धता के लिए ऐसे कार्य एक बार नहीं, बल्कि कई बार देना बेहतर होता है। यह मत भूलो कि अधीनस्थ नेता का दर्पण होते हैं। एक मजबूत नेता के पास सहायकों की एक मजबूत टीम होती है, लेकिन एक कमजोर नेता सहायकों को लेने से डरता है। मजबूत विशेषज्ञ, डर है कि वे उसकी जगह ले सकते हैं या वह उनकी पृष्ठभूमि के खिलाफ प्रतिकूल लगेगा। एक प्रतिभाशाली नेता अपनी टीम में स्थिति का पर्याप्त रूप से विश्लेषण करने और वास्तव में उपयुक्त कर्मचारियों का चयन करने में सक्षम होता है जो सौंपे गए कार्यों का सामना कर सकते हैं। एक नेता जो खुद और अपनी क्षमताओं के बारे में अनिश्चित है, उसे लगातार डर रहेगा कि उसके नियंत्रण के बिना सब कुछ बिखर जाएगा, जो इंगित करेगा कि वह अपने लिए वास्तव में एक अच्छी और विश्वसनीय टीम का चयन करने में असमर्थ था। यदि प्रबंधक के पास विशेषज्ञों की एक अच्छी तरह से चुनी गई टीम है, तो कुछ काम और कार्य स्वचालित रूप से कर्मचारियों की जिम्मेदारी बन जाते हैं, जिससे प्रबंधक नियमित मामलों से मुक्त हो जाता है।

इसके अलावा, प्रबंधक को प्राधिकार के प्रत्यायोजन के निम्नलिखित महत्वपूर्ण सिद्धांतों को याद रखना चाहिए:

1. संसाधन उपलब्ध करायें. सुनिश्चित करें कि आप कर्मचारी को पर्याप्त संसाधन उपलब्ध कराएं। कार्य को पूरा करने के लिए उसे किन संसाधनों (प्रशासनिक सहित) की आवश्यकता है, इस प्रश्न के साथ कर्मचारी से सीधे संपर्क करना बहुत उपयोगी होगा।
2. प्रदर्शन में हस्तक्षेप न करें. अपने लिए स्पष्ट रूप से निर्णय लेने का प्रयास करें कि किन मामलों में आप स्वयं को किसी समस्या को हल करने की प्रक्रिया में हस्तक्षेप करने की अनुमति देते हैं, और किन मामलों में आप नहीं देते हैं। साथ ही, यह समझना महत्वपूर्ण है कि जिन अधीनस्थों को शक्तियां और कार्य सौंपे गए हैं, उन्हें कार्यों के उच्च-गुणवत्ता और प्रभावी निष्पादन के लिए अपनी जिम्मेदारी के बारे में पता होना चाहिए।

यदि कोई कर्मचारी किसी समस्या का समाधान नहीं कर पाया है और वह आपके पास आता है, तो उसे अपनी समस्या के समाधान के बजाय व्यक्तिगत सुझाव देने के लिए कहें। उदाहरण के लिए, आप उसे उत्तर दे सकते हैं: “कल्पना कीजिए कि मैं मर गया। इस समस्या के समाधान के लिए आप क्या करेंगे?

प्रतिनिधिमंडल के बारे में महान और सफल लोगों के 5 उद्धरण

प्राधिकार के प्रत्यायोजन के अपने खतरे भी हैं: कार्य प्रक्रिया को बड़ी संख्या में अलग-अलग छोटे कार्यों में विभाजित करना और उन्हें कई कर्मचारियों को सौंपना, बहुत दूर जाने और प्रक्रिया की समग्र दृष्टि खोने का जोखिम है, कर्मचारियों के कार्य विफल हो सकते हैं लंबे समय तक प्रभावी और लाभकारी रहें।

- बिल गेट्स

श्रम की उत्पादक शक्ति के विकास में सबसे बड़ी प्रगति, और जिस कौशल, कौशल और बुद्धि के साथ इसे निर्देशित और लागू किया जाता है, वह श्रम विभाजन का परिणाम प्रतीत होता है।

- एडम स्मिथ

यदि हम अपनी कंपनी में ग्राहक-उन्मुख नीति अपनाने का निर्णय लेते हैं, तो हम कॉर्पोरेट कार्यालयों के नियमों और निर्देशों पर भरोसा नहीं कर सकते। हमें विचारों, निर्णयों और कार्यों के लिए उन लोगों को जिम्मेदार ठहराना चाहिए जो उन 15 सेकंड के लिए हमारी कंपनी हैं। यदि उन्हें किसी व्यक्ति की समस्याओं को हल करने के लिए आदेश की श्रृंखला में ऊपर जाना है, तो वे 15 सुनहरे सेकंड बिना किसी प्रतिक्रिया के उड़ जाएंगे और हम एक वफादार ग्राहक हासिल करने का अवसर चूक जाएंगे।

-जान कार्लज़ोन

किसी अन्य व्यक्ति को प्रभावित करने के लिए, उसमें एक गुण पहचानें जो उसके पास नहीं है, और वह यह साबित करने के लिए सब कुछ करेगा कि आप सही हैं।

- विंस्टन चर्चिल

आपको स्वयं के प्रति जागरूक होने और गंभीरता से केवल उसी में संलग्न होने की आवश्यकता है जिसे आप प्राप्त कर सकते हैं। अन्य कार्यों के लिए, आपको एक प्रतिभाशाली प्रबंधक ढूंढना चाहिए और उसे अच्छा वेतन देना चाहिए। स्वाभाविक रूप से, ऐसी स्थितियाँ हमेशा उत्पन्न हो सकती हैं जिनमें प्रबंधक की अनिवार्य भागीदारी की आवश्यकता होती है - इससे कोई बच नहीं सकता है, और आपको काम करने की आवश्यकता है। हालाँकि, यदि यह कार्य लंबा चलने का वादा करता है, तो किसी ऐसे व्यक्ति को ढूंढना सबसे अच्छा है जिसके साथ आप इसे साझा कर सकें। यही कारण है कि मैं हमेशा प्रबंधकों को सहायकों को नियुक्त करने के लिए दृढ़ता से सलाह देता हूं या मजबूर करता हूं जब मैं देखता हूं कि वे अपने दम पर काम का सामना नहीं कर सकते हैं।

- एवगेनी चिचवरकिन

अधिकार सौंपते समय क्या समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं?

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, प्राधिकार का प्रत्यायोजन एक ऐसा कौशल है जो अधिकांश प्रबंधकों में बहुत अच्छी तरह से विकसित नहीं है। इसे इस तथ्य से समझाया जा सकता है कि शीर्ष प्रबंधक इस मुद्दे को बहुत सरलता से देखते हैं: "एक कार्य है और एक अधीनस्थ है, आपको बस उन्हें संयोजित करने की आवश्यकता है और..." लेकिन यह सब इतनी सरलता से काम नहीं करता है, और अक्सर कठिनाइयां होती हैं उठना। नीचे हम कुछ सामान्य गलतियों को रेखांकित करेंगे।

समस्या 1: गलत प्रतिनिधिमंडल प्रारूप चयनित

प्राधिकरण के प्रत्यायोजन का प्रारूप इस बात से निर्धारित होता है कि कर्मचारियों को प्रेषित जानकारी को कितनी सावधानी से संसाधित किया जाता है। हम विचार, थीसिस, लक्ष्य, कार्य के स्तर पर और किसी विशिष्ट घटना के स्तर पर प्रबंधकों द्वारा अधिकार के प्रतिनिधिमंडल को उजागर कर सकते हैं।

• विचार स्तर पर प्रतिनिधिमंडल. प्रबंधक अधीनस्थ से कहता है: “मुझे ऐसा लगता है कि कजाकिस्तान में एक आशाजनक बाजार है। कृपया सोचें कि हम उस तक कैसे पहुंच सकते हैं।'' आप इसे एक विचार फेंकना कह सकते हैं। इसकी क्या गारंटी है कि कार्य कुशलतापूर्वक पूरा हो जायेगा? केवल इस शर्त पर कि कर्मचारी अपनी व्यावसायिकता का प्रदर्शन करता है और कार्य को पूरा करने के लिए प्रेरित होता है, और यह भी कि उसे विवरण तक सब कुछ स्पष्ट हो। इस तरह से आदेश देना एक गंभीर गलती है. औचित्य के कारणों में समय की कमी और/या हर चीज़ को विस्तार से समझाने की अनिच्छा शामिल है। आप इसका क्या उत्तर दे सकते हैं? यदि आपके पास प्रबंधन के लिए पर्याप्त समय नहीं है, तो कुछ और करें। यदि आप कार्य के विवरण को विस्तार से नहीं बताना चाहते हैं, तो अपने कर्मचारी को आपको और आपके विचारों को पूरी तरह से समझना सिखाएं।
• थीसिस स्तर पर प्रतिनिधिमंडल. इस स्तर पर प्राधिकार के प्रत्यायोजन का सार यह है कि प्रबंधक निर्देश को संक्षिप्त रूप में देने का प्रयास करता है: उदाहरण के लिए, वह एक विश्लेषण का आदेश देता है विशिष्ट पहलूएक तकनीक का उपयोग कर बाजार। दूसरे शब्दों में, यह न केवल कार्य को ध्वनि देता है, बल्कि सुझाव भी देता है सामान्य तरीकेउसके फैसले.
• लक्ष्य स्तर पर प्रतिनिधिमंडल. लक्ष्य वह चीज़ है जिसे संख्याओं में व्यक्त किया जा सकता है और विशेष रूप से वर्णित किया जा सकता है। लक्ष्य वास्तविक रूप से प्राप्त करने योग्य होना चाहिए, और इसे प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों की गणना की जानी चाहिए। दूसरी ओर, कंपनी के पास जो तकनीक है उसका उपयोग करके लक्ष्य हासिल करना कुछ चुनौती पेश करता है। आख़िरकार, लक्ष्य को कंपनी के अन्य लक्ष्यों के साथ टकराव नहीं होना चाहिए। इससे यह पता चलता है कि आपका मुख्य कार्य प्राधिकार के प्रत्यायोजन के लिए स्पष्ट लक्ष्यों को परिभाषित करना है, अर्थात, उन विशिष्ट मापदंडों को संप्रेषित करना है जिन पर कार्य सौंपे गए व्यक्ति को ध्यान केंद्रित करना होगा।
• कार्य स्तर पर प्रतिनिधिमंडल. इस मामले में, आपको लक्ष्य को छोटे-छोटे घटकों में तोड़ना चाहिए। किसी कार्य को यह समझा जाता है कि किसी लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए क्या हल करना आवश्यक है। किसी कर्मचारी को अधिकारपूर्वक अधिकार सौंपने के लिए, प्रबंधक को लक्ष्यों की योजना बनाने और उन्हें विघटित करने में सक्षम होना चाहिए।
• आयोजन स्तर पर प्रतिनिधिमंडल. यहां यह माना जाता है कि प्रबंधक अधीनस्थ को न केवल यह बताता है कि क्या किया जाना चाहिए, बल्कि यह भी बताता है कि कैसे करना चाहिए।

अधिकार सौंपने के लिए सही और उपयुक्त प्रारूप चुनने के लिए, एक प्रबंधक को अपने अधीनस्थों की क्षमताओं और प्रेरणा के स्तर की अच्छी समझ होनी चाहिए।

समस्या 2: प्रतिनिधिमंडल के प्रति कर्मचारियों का प्रतिरोध

यह समस्या इस तथ्य के कारण उत्पन्न हो सकती है कि कर्मचारी संभावित गलतियों और त्रुटियों के लिए जुर्माना लगने से डरते हैं। प्रतिरोध का सामना न करने के लिए, आपको कर्मचारी को कार्य का सार यथासंभव विस्तार से समझाना चाहिए। कार्य जितना व्यापक और सामान्य रूप से तैयार किया जाएगा, जिम्मेदारी उतनी ही अधिक होगी। और इसके विपरीत: कार्य को जितना अधिक विस्तृत और विस्तृत रूप से समझाया जाएगा, उसके कार्यान्वयन से पहले उतनी ही कम अनिश्चितता और भय रहेगा, और यह विश्वास उतना ही मजबूत होगा कि वांछित परिणाम प्राप्त करना वास्तव में संभव है। कभी-कभी ऐसा होता है कि जिम्मेदारी को अपने ऊपर बोझ मानकर कोई कर्मचारी अपना काम अच्छी तरह और कुशलता से पूरा नहीं कर पाता है।

ऐसी स्थिति में क्या किया जा सकता है? एक नेता को दुष्कर्म और गलती के बीच अंतर देखने की कोशिश करनी चाहिए।

• पहली ऐसी स्थिति में एक गलती है जहां कर्मचारी को कार्यों का एल्गोरिदम पूरी तरह से समझाया गया था।
• दूसरी ऐसी स्थिति में एक गलती है जहां अधीनस्थ के पास कार्य को पूरा करने के लिए कार्रवाई का प्रारंभिक कार्यक्रम नहीं था। कदाचार के लिए कर्मचारी स्वयं जिम्मेदार है और गलती के लिए प्रबंधक जिम्मेदार है।

इसके अलावा, आप किसी कर्मचारी को दंडित नहीं कर सकते यदि उसके कार्य गलत थे, लेकिन उसके अधिकार के दायरे में किए गए थे। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक ने अपने अधीनस्थ को एक कार्य दिया: "स्पिंडल के लिए स्टड खरीदें।" कर्मचारी ने कार्य पूरा कर लिया, लेकिन पिन गलत निकले। गलती के लिए कौन जिम्मेदार है? पर्यवेक्षक। क्योंकि प्रबंधक ने यह सुनिश्चित नहीं किया कि कार्य सही ढंग से समझा गया था और खरीद प्रक्रिया को नियंत्रित नहीं किया। वह आदेश देने से पहले अपने अधीनस्थ से परामर्श करने के लिए कह सकता था।

समस्या 3: रिवर्स डेलिगेशन

अक्सर ऐसा होता है कि कोई कर्मचारी उस कार्य से इंकार कर देता है जो उसे अधिकार सौंपे जाने के दौरान सौंपा गया था। इसे रिवर्स डेलिगेशन भी कहा जाता है (प्रबंधकों के बीच लोकप्रिय अभिव्यक्ति "बंदर लाओ")। इस मामले में प्रबंधक को क्या करना चाहिए? अपने अधीनस्थ को बातचीत के लिए आमंत्रित करें और उससे निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• वास्तव में आपकी समस्या क्या है? इसका स्पष्ट वर्णन करने का प्रयास करें. बहुत बार, एक कर्मचारी सामान्य वाक्यांशों के साथ बातचीत शुरू करता है: "आप समझते हैं...", "मैं यहाँ आता हूँ..."। कर्मचारी को समस्या के सार के बारे में सोचने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए एक विशिष्ट प्रश्न आवश्यक है।
• समस्या क्या है? क्या परिणाम उत्पन्न हो सकते हैं?
• समस्या को हल करने के लिए किन संसाधनों की कमी है? समय, वित्त, मानव संसाधन?
• वहां कौन से हैं? संभावित तरीकेइस समस्या का समाधान? यदि किसी कर्मचारी के पास किसी समस्या को हल करने का केवल एक ही तरीका है, तो प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि समस्या को हल करने के लिए यह वास्तव में एकमात्र संभव तरीका है। यह भी महत्वपूर्ण है कि समाधान कंपनी के पास मौजूद सीमित संसाधनों के अनुसार प्रस्तावित किया जाना चाहिए।
• आपकी राय में कौन सा समाधान सबसे अच्छा है? आप ऐसा क्यों सोचते हैं?

कंपनी में निम्नलिखित नियम स्थापित करें: यदि किसी कर्मचारी के पास इन प्रश्नों के विशिष्ट और स्पष्ट उत्तर नहीं हैं, तो वह अपने प्रबंधक से संपर्क नहीं कर सकता है। आप कुछ में इन प्रश्नों की एक सूची भी रिकॉर्ड कर सकते हैं नियामक दस्तावेज़. ऐसा भी हो सकता है कि अगर कोई कर्मचारी इन सभी सवालों का जवाब दे दे तो उसे अपने आप ही अपने मैनेजर से संपर्क करने की जरूरत नहीं पड़ेगी.

समस्या 4. कर्मचारियों के साथ बैठकों का गलत आयोजन

अधिकार के प्रभावी प्रत्यायोजन को व्यवहार में लाने और समय के बहुमूल्य संसाधन का संरक्षण करना सीखने के लिए, एक नियम बनाएं: "समस्या के साथ नहीं, बल्कि समाधान के साथ आएं।" अपने लिए निम्नलिखित निर्धारित करें:

• आप किसी कर्मचारी को कितना समय दे सकते हैं;
• उसे कौन सी शक्तियाँ सौंपी जा सकती हैं;
• आप चाहते हैं कि आपका अधीनस्थ उसके साथ आपके संचार से क्या समझे?

अधीनस्थ को यह पुष्टि करनी चाहिए कि वह असाइनमेंट को समझता है, यह निर्धारित करें कि वह आपके साथ किस तरह से संवाद करेगा, और यह इंगित करेगा कि असाइनमेंट पर काम करने के लिए उसके पास पर्याप्त संसाधन हैं या नहीं।

अधीनस्थों को अधिकार सौंपते समय प्रबंधक क्या गलतियाँ करते हैं?

शक्तियों को सौंपने का आदेश जारी करने की चाहत में, एक प्रबंधक को अक्सर ऐसी कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है जो मनोवैज्ञानिक प्रकृति की हो सकती हैं और बस यह न जानने से जुड़ी होती हैं कि वास्तव में कार्य के लिए किसे चुना जाना चाहिए और इसे कैसे करना चाहिए। सबसे अच्छा तरीका. सबसे विभिन्न कारणों सेअधिकार के प्रभावी प्रत्यायोजन में बाधा बन सकता है: अधीनस्थों में विश्वास की कमी; डर है कि कर्मचारी पर्याप्त रूप से सक्षम और योग्य नहीं हैं; अनुभव, संचित ज्ञान, जानकारी साझा करने की अनिच्छा; यह विश्वास कि नेता से बेहतर कोई भी कार्यों का सामना नहीं कर सकता; अधिकार खोने का डर.

गलती की कोई गुंजाइश नहीं. प्रबंधक इस तरह तर्क कर सकता है: "यह कर्मचारी उस कार्य को उतनी अच्छी तरह से नहीं कर पाएगा जितना मैं कर सकता हूँ।" संभावित हो। लेकिन प्रबंधक, अपनी सारी इच्छा के साथ, एक ही समय में अपने सभी प्रतिनिधियों के लिए निर्णय लेने में सक्षम नहीं होगा। लोगों को गलतियाँ करने की अनुमति दी जानी चाहिए (गलती की लागत और घातकता की पहले से गणना करके)। एक नियम के रूप में, जो लोग उत्कृष्ट और जिम्मेदार प्रदर्शनकर्ता रहे हैं और जिन्हें अपने कर्मचारियों पर भरोसा नहीं है, उन्हें अधिकार सौंपने में कठिनाइयों का अनुभव होता है। इस मामले में, प्रबंधक को उन कर्मचारियों की खोज में समय बिताना चाहिए जो उसके विश्वास के पात्र हैं। अन्यथा, आपको गंभीरता से सोचना चाहिए कि क्या अकेले व्यवसाय चलाने का कोई मतलब है।

विशेषज्ञ की राय

व्यावहारिक उदाहरण - कैसे प्रत्यायोजित न करें

दिमित्री सेदिख,

इंजीनियरिंग सेंटर Energoauditcontrol LLC, मास्को के उप महा निदेशक

मुझे एक मामला याद है जब एक गंभीर होल्डिंग के मालिक ने प्रबंधन शक्तियां एक किराए के प्रबंधक को सौंपने का फैसला किया था। साथ ही, उन्होंने वीटो का अधिकार सुरक्षित रखा और नए प्रबंधक द्वारा लिए गए निर्णयों को बदलते हुए बार-बार इसका सहारा लिया। ऐसी स्थिति पैदा हो गई कि शीर्ष प्रबंधकों ने इसका फायदा उठाना शुरू कर दिया: यदि उन्हें मुख्य प्रबंधक द्वारा लिया गया नया निर्णय पसंद नहीं आया, तो उन्होंने मालिक की ओर रुख किया। मालिक को गलती का एहसास तब हुआ जब उसे दूसरे महानिदेशक से अलग होने के लिए मजबूर होना पड़ा।

प्रबंधन कंपनी बनाते समय एक अन्य होल्डिंग के मालिक के साथ भी ऐसी ही कहानी घटी। मालिक ने स्वतंत्र रूप से ऐसे निर्णय लिए जो प्रबंधकों की क्षमता के भीतर थे। हालाँकि, उन्होंने हमेशा उन्हें इसके बारे में सूचित नहीं किया निर्णय किये गये. इससे यह तथ्य सामने आया कि कई प्रबंधकों ने प्रबंधन कंपनी छोड़ने का फैसला किया, और जो लोग बने रहे उन्होंने अपने प्रयासों को विशुद्ध रूप से कार्यकारी कार्यों और होल्डिंग में शामिल व्यावसायिक इकाइयों की सेवा पर केंद्रित किया। यह अधिकार के आंशिक प्रत्यायोजन का एक स्पष्ट उदाहरण है।

अधूरा प्रतिनिधिमंडल. कुछ प्रबंधकों की निम्नलिखित राय है: "कर्मचारी को समस्या को हल करने के लिए मेरे लिए कई विकल्प तैयार करने दें, जिनमें से मैं सबसे इष्टतम विकल्प चुनूंगा।" यह अधिकार के अपूर्ण प्रत्यायोजन का एक उदाहरण है, जब कर्मचारी प्रबंधक द्वारा चुने गए निर्णय के लिए जिम्मेदार नहीं है। यदि आप वास्तव में अपने अधीनस्थ को कोई कार्य सौंपना चाहते हैं, तो आपको इसे पूरी तरह से करने की आवश्यकता है, जिससे कर्मचारी को आवश्यक समाधान चुनने की स्वतंत्रता मिल सके। यहां मुख्य बात परिणाम प्राप्त करना होना चाहिए।

परिणाम के लिए कोई भी व्यक्ति जिम्मेदार नहीं है. अक्सर, कर्मचारी, अपने द्वारा किए गए काम पर रिपोर्टिंग करते हुए, उनके द्वारा किए गए कार्यों की संख्या सूचीबद्ध करते हैं: बातचीत की, एक प्रस्ताव रखा, खरीदे गए घटक। लेकिन कार्य का परिणाम कार्यों की संख्या में नहीं, बल्कि इन कार्यों के परिणामस्वरूप प्राप्त लाभ में व्यक्त होना चाहिए। यदि किसी कंपनी में केवल सीईओ ही मुनाफे के लिए जिम्मेदार है, तो इसका मतलब है कि वह नहीं जानता कि अधिकार और जिम्मेदारी को प्रभावी ढंग से कैसे सौंपा जाए। अधीनस्थों को परिणामोन्मुखी बनाने के लिए उनके कार्य का मूल्यांकन तदनुसार करना आवश्यक है वित्तीय सूचक, यानी आय और व्यय का अनुपात।

संसाधनों, सूचना, अधिकार का अभाव। यह त्रुटि विशेष रूप से सामान्य है. कर्मचारी अपने प्रबंधक को रिपोर्ट करता है कि एक समस्या है और इसे हल करने का एक तरीका है, लेकिन इस समाधान को लागू करने के लिए पर्याप्त संसाधन और अधिकार नहीं हैं। जो कहा गया था उसके सार में जाने के बिना, प्रबंधक, जो जल्दी में है, आवश्यक संसाधन और अधिकार आवंटित किए बिना, आगे बढ़ता है: "यह करो!"। कुछ समय बाद प्रबंधक अपने अधीनस्थ के कार्य का परिणाम देखना चाहता है। क्या कर्मचारी फिर से प्रबंधक के पास समस्या लेकर आएगा, समाधान लेकर तो नहीं?

विशेषज्ञ की राय

अधिकार सौंपने से, मुझे 8 मिलियन रूबल का नुकसान हुआ

आर्टेम रेगार्ट,

रेगार्ट ग्रुप ऑफ़ कंपनीज़, मॉस्को के मालिक

लगभग तीन साल पहले मैंने एक नई दिशा - प्रबंधन परामर्श - में काम करना शुरू किया। चिंतनशील सामग्रियों के उत्पादन और बिक्री के प्रबंधन से संबंधित जिम्मेदारियां प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के माध्यम से रसद निदेशक को सौंपी गईं।

गलती कहां है.उस समय, लॉजिस्टिक्स निदेशक ने कंपनी के लिए 10 वर्षों तक काम किया था। मुझे नहीं लगा कि मुझे अत्यधिक नियंत्रण करना चाहिए था क्योंकि मुझे इस कर्मचारी पर भरोसा था। 2015 में, सड़क उद्योग के लिए फंडिंग में कमी आई और बिक्री के आंकड़े तेजी से गिर गए। मुझे निर्देशक सहित अपनी टीम के वेतन में कटौती करने के लिए मजबूर होना पड़ा। वह इस बात से नाखुश था और उसने अतिरिक्त पैसे कमाने के लिए कदम उठाने का फैसला किया। उसने अपनी प्रेमिका के नाम पर एक कंपनी की स्थापना की, फिर उसने एक गोदाम किराए पर लिया और अपने आधिकारिक पद का उपयोग करते हुए, नकली दस्तावेजों का उपयोग करके हमारे उत्पादों का निर्यात करना शुरू कर दिया। गोदाम ने जानबूझकर ऐसा आभास दिया कि आवश्यक मात्रा में उत्पाद संग्रहीत हैं, लेकिन वास्तव में, माल के लिए एक निश्चित मात्रा में कंटेनर खाली रह गए। लॉजिस्टिक्स निदेशक ने ग्राहकों और अनभिज्ञ कर्मचारियों को यह किंवदंती बताई कि हमारी कंपनी की एक नई शाखा खुल गई है और एक नया गोदाम खुल गया है। छह महीने बाद, मैंने हमारी बिक्री के आंकड़ों में भारी गिरावट देखी। लगभग उसी समय, ग्राहकों ने हमारे नए गोदाम और शाखा के बारे में प्रश्नों के लिए मुझसे संपर्क करना शुरू कर दिया। मेरे आदेश पर सुरक्षा सेवा ने जाँच की। जांच से पता चला कि तर्कशास्त्री ने एक पूरी टीम संगठित की थी: उसे गोदाम के कर्मचारियों और यहां तक ​​​​कि एक ग्राहक द्वारा भी मदद की गई थी। इन कार्रवाइयों से कंपनी को 8 मिलियन रूबल की क्षति हुई। मैंने अदालत में दावा दायर नहीं किया, क्योंकि मैं समझ गया था कि मुझे इस राशि की प्रतिपूर्ति नहीं मिलेगी, लेकिन पूरे समय मुकदमेबाजी से निपटना होगा लंबे वर्षों तकमैं नहीं चाहता था. मैंने अपराधी और उसके साथ मिले सभी कर्मचारियों को नौकरी से निकाल दिया।

निष्कर्ष.एक नियम के रूप में, प्रबंधकों को नवागंतुकों पर पर्याप्त भरोसा नहीं होता है। हालाँकि, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, ख़तरा पुराने लोगों से भी आ सकता है, क्योंकि वे कंपनी में होने वाली आंतरिक प्रक्रियाओं से बहुत परिचित हैं। इस कहानी ने मुझे एक सुरक्षा प्रणाली बनाने के लिए प्रेरित किया:

• प्रत्येक कर्मचारी को एक दायित्व समझौते पर हस्ताक्षर करना आवश्यक है।
• निरीक्षण सप्ताह में एक बार किया जाता है: बिना किसी चेतावनी के और बेतरतीब ढंग से।
• यदि निरीक्षण के दौरान कोई कमी सामने आती है, तो नुकसान की राशि किसी दिए गए विभाग या क्षेत्र के सभी कर्मचारियों के बीच विभाजित की जाती है। वे छूट के बिना लापता उत्पाद की खुदरा लागत की प्रतिपूर्ति करने के लिए बाध्य हैं।
• गोदाम माल की आवाजाही की निगरानी के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली संचालित करता है। इसके लिए धन्यवाद, आप देख सकते हैं कि कमी कहां हुई: शिपमेंट के दौरान या भुगतान के दौरान। दूसरे मामले में, लेखा विभाग वहन करता है वित्तीय दायित्वकमी के लिए.

कौन सी शक्तियाँ प्रत्यायोजित नहीं की जा सकतीं?

कुछ कार्य ऐसे होते हैं जिन्हें किसी भी कर्मचारी को नहीं सौंपा जा सकता। उदाहरण के लिए, कंपनी के प्रमुख और महत्वपूर्ण कर्मचारियों को प्रेरित करना। यह कार्य नेता को व्यक्तिगत रूप से करना चाहिए।

यह समझना भी महत्वपूर्ण है कि आपको कभी भी अपने कर्मचारियों पर जिम्मेदारी नहीं डालनी चाहिए। कुछ लोगों के अनुसार, किसी कर्मचारी को कोई कार्यभार सौंपते समय, यह कहना पर्याप्त है: "आप इसके लिए ज़िम्मेदार हैं," और सारी ज़िम्मेदारी कर्मचारी पर आ जाती है। बेशक, यह कहा जा सकता है, लेकिन किसी भी मामले में, प्रबंधक काम के परिणाम के लिए ज़िम्मेदार है: या तो खुद के लिए, अगर वह व्यवसाय का मालिक है, या शेयरधारकों के लिए, अगर वह एक किराए के कर्मचारी के रूप में अपने कर्तव्यों को पूरा करता है प्रबंधक।

विशेषज्ञों के बारे में जानकारी

दिमित्री सेदिख ने मॉस्को इंस्टीट्यूट ऑफ रेडियो इंजीनियरिंग, इलेक्ट्रॉनिक्स एंड ऑटोमेशन से स्नातक की उपाधि प्राप्त की, रूसी संघ की सरकार के तहत वित्तीय अकादमी से मास्टर डिग्री प्राप्त की, राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था अकादमी के बिजनेस एंड बिजनेस एडमिनिस्ट्रेशन संस्थान से कार्यकारी एमबीए डिप्लोमा प्राप्त किया। रूसी संघ की सरकार। रॉटरडैम स्कूल ऑफ मैनेजमेंट में प्रशिक्षित। इंजीनियरिंग सेंटर एनर्जोऑडिटकंट्रोल एलएलसी से पहले, उन्होंने एलएलसी में काम किया शराब की दुनिया» एक वाणिज्यिक निदेशक के रूप में और विनोरम-सर्विस एलएलसी में एक सामान्य निदेशक के रूप में।

LLC "इंजीनियरिंग सेंटर "Energoauditcontrol" किसी भी स्तर की जटिलता की परियोजनाओं में बिजली मीटरिंग, प्रेषण नियंत्रण और प्रक्रिया नियंत्रण के लिए स्वचालित प्रणालियों के विकास, कार्यान्वयन और रखरखाव में लगा हुआ है। कंपनी के मुख्य ग्राहक बिजली के सबसे बड़े रूसी उपभोक्ता हैं: जेएससी रूसी रेलवे, जेएससी गज़प्रोम, जेएससी एके सिबुर, राज्य एकात्मक उद्यम मॉस्को मेट्रो, ऊर्जा बिक्री और उत्पादन उद्यम। कर्मियों की संख्या 300 लोग हैं।

आर्टेम रेगार्ट, रेगार्ट ग्रुप ऑफ़ कंपनीज़, मॉस्को के मालिक। रेगार्ट ग्रुप ऑफ़ कंपनीज़ की गतिविधि का क्षेत्र: चिंतनशील सामग्रियों का उत्पादन, प्रबंधन परामर्श। क्षेत्र: प्रधान कार्यालय और गोदाम - मास्को में; शाखा - सेंट पीटर्सबर्ग में; उत्पादन - चीन में. कर्मचारियों की संख्या: 15. बाजार हिस्सेदारी: सुरक्षा सामग्री उद्योग में 70% ट्रैफ़िक(2014 तक)।