अधीर के लिए व्यवसाय प्रक्रिया आरेख। व्यावसायिक प्रक्रियाएँ प्रभावी उद्यम प्रबंधन का आधार हैं

व्यक्तिगत जानकारी:

नियमित प्रबंधन के क्षेत्र में 70 से अधिक कंपनियों को सलाह दी: 10 से 9,000 लोगों तक (जिनमें शामिल हैं: होल्डिंग्स, चेन स्टोर, कारखाने, सेवा कंपनियां, बिल्डर, सरकारी अधिकारी, वेब एजेंसियां, ऑनलाइन स्टोर)। अलेक्जेंडर फ्रीडमैन का छात्र।

पुस्तक के सह-लेखकों में से एक "सोशल टेक्नोलॉजीज ऑफ द टालिन स्कूल ऑफ मैनेजर्स। व्यवसाय, प्रबंधन और निजी जीवन में सफल उपयोग का अनुभव": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

"तीन रास्ते ज्ञान की ओर ले जाते हैं: चिंतन का मार्ग सबसे अच्छा मार्ग है, अनुकरण का मार्ग सबसे आसान मार्ग है, और अनुभव का मार्ग सबसे कड़वा मार्ग है।"

कन्फ्यूशियस

किसके लिए:मालिक, शीर्ष प्रबंधक, अधिकारी

नियमों के माध्यम से प्रक्रिया प्रबंधन "पैर के माध्यम से हाथ" प्रबंधन की ओर जाता है

मैंने बार-बार विनियमों के लाभों के बारे में बात की है जो व्यापार मालिकों और प्रबंधकों के लिए ऐसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करते हैं:

• कर्मचारियों की ओर से त्रुटियों को कम करना;
• कार्य की गुणवत्ता का मानकीकरण;
• व्यक्तिगत निर्भरता का उन्मूलन;
• प्रत्येक कर्मचारी को अपने काम को सबसे कुशल तरीके से करने का अवसर।

और मैं शायद ही कभी किसी ऐसे नेता से मिला हो जो नियमों को उपयोगी न मानता हो। ऐसा लगता है कि विनियमन सभी बीमारियों के लिए रामबाण है! लेकिन... "केवल नियमों के अनुसार शासन" करने के प्रयास अक्सर विफल हो जाते हैं।

क्यों? अब मैं समझाने की कोशिश करूंगा। नियमों- यह कंपनी में होने वाले वर्कफ़्लो (कार्यों का क्रम) के किसी भी भाग का विवरण है: या तो पूरी प्रक्रिया, या कई प्रक्रियाएँ, या प्रक्रिया का हिस्सा।

प्रक्रिया("व्यावसायिक प्रक्रिया" का पर्यायवाची) एक विशिष्ट कार्य को हल करने के लिए क्रियाओं का एक क्रम है (गैर-मानक कार्य परियोजनाओं को संदर्भित करते हैं)।

प्रक्रियाओं को प्रभावी ढंग से सीधे प्रबंधित करें, और उन्हें औपचारिक रूप देने के लिए आरेख बनाएं

प्रक्रियाओं को सरल और यौगिक में विभाजित किया गया है। कम्पोजिट- कई सरल प्रक्रियाएं होती हैं। वहाँ अभी भी एंड-टू-एंड प्रक्रियाएं. यह उन प्रक्रियाओं का नाम है, जिनके विभिन्न चरण कंपनी के कई विभागों से होकर गुजरते हैं। यह आमतौर पर उनकी जटिलता है।

यदि कर्मचारियों को नियमों के ढांचे के भीतर प्रबंधित करना संभव है, तो नियमों के माध्यम से प्रक्रियाओं का प्रबंधन करना एक पैर के माध्यम से हाथ को नियंत्रित करने की कोशिश के समान है। जबकि सीधे हाथ को नियंत्रित करना कहीं अधिक कुशल है।

प्रक्रिया प्रबंधन में, उनका ग्राफिकल और योजनाबद्ध प्रतिनिधित्व (उदाहरण के लिए, बीपीएमएन नोटेशन में) सीधे मदद करता है। सामग्री के अध्ययन के लिए आगे बढ़ने से पहले, मैं यह समझने का प्रस्ताव करता हूं कि प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने के लिए नियम पर्याप्त क्यों नहीं हैं।

विनियम पर्याप्त क्यों नहीं हैं

• सभी प्रक्रियाएं रैखिक नहीं होती हैं। कई में कई "अगर ... तो ..." स्थितियां होती हैं। विनियमन के पाठ के "तौलिया" को जल्दी से समझना और समझना मुश्किल है प्रक्रिया चरण कैसे संबंधित हैं. उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के चयन के नियम लगभग हर चरण में समान कांटे से भरे हुए हैं। आवेदक की स्थिति के आधार पर, साक्षात्कार दूरस्थ रूप से या व्यक्तिगत रूप से, उसके तत्काल पर्यवेक्षक की भागीदारी के साथ या उसके बिना आयोजित किया जा सकता है।
• यदि प्रक्रिया कई कड़ियों से होकर गुजरती है, तो "अंतिम परिणाम के लिए कौन जिम्मेदार है" की समस्या उत्पन्न होती है। विफलताओं और जाम के मामले में, कर्मचारी एक दूसरे को दोष देते हैंऔर परिस्थितियों पर, पारस्परिक जिम्मेदारी है।
• कर्मचारी साथ नहीं चल पा रहे हैंकौन क्या कर रहा है इसके बारे में।
• कम दृश्यता (अभी भी विनियमन के पाठ की एक ही विशाल राशि) के कारण, यह अत्यंत है प्रक्रिया का अनुकूलन और विकास करना मुश्किल है.
• कर्मचारी समय की महत्वपूर्ण बर्बादीबड़ी तस्वीर और सभी रिश्तों को पढ़ने, अध्ययन करने और समझने के लिए। विनियम शायद ही कभी पूरी प्रक्रिया का वर्णन करते हैं। अक्सर, एक प्रक्रिया जो कई विभागों से होकर गुजरती है, उसके अलग-अलग नियम होते हैं।

प्रक्रिया प्रबंधन का परिचय: प्रक्रिया का वर्णन करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

प्रक्रिया प्रबंधन- एक संपूर्ण विज्ञान। लेकिन मैं उद्देश्यपूर्ण ढंग से कई चीजों को सरल बनाऊंगा ताकि यह स्पष्ट हो सके कि यह कैसे काम करता है। संक्षेप में, प्रक्रिया प्रबंधन के सिद्धांत का सार यह है कि किसी कंपनी की सभी गतिविधियों को प्रक्रियाओं में विभाजित किया जा सकता है (अप्रत्याशित रूप से सही?)

यह समझने के लिए कि प्रक्रिया कैसे काम करती है, एक आरेख बनाना आवश्यक है जो सभी के बीच के संबंधों को दिखाएगा अभिनेताओं(विभाग, कर्मचारी, निभाई गई भूमिकाएँ) और प्रक्रिया चरण। योजना से यह स्पष्ट होना चाहिए कि प्रक्रिया का कौन सा चरण किस विभाग द्वारा निष्पादित किया जाना चाहिए, किस चरण को पूरा करने के लिए इनपुट डेटा प्राप्त किया जाना चाहिए, और किसके लिए परिणाम स्थानांतरित किया जाएगा।

सभी योजनाएं समान रूप से उपयोगी नहीं होती हैं। मेरी राय में है महत्वपूर्ण आवश्यकताएंप्रक्रिया आरेख के लिए (और इसलिए प्रयुक्त संकेतन की प्रणाली के लिए, जिसे संकेतन कहा जाता है):

• प्रक्रिया में प्रतिभागियों द्वारा योजना की स्पष्ट व्याख्या।
• इस संकेतन (संकेतन) पर पर्याप्त मात्रा में प्रशिक्षण वीडियो सामग्री की उपस्थिति।
• अंकन के लिए संभावनाएँ: क्या यह जल्दी से विकसित हो रहा है, कितना उपयोग किया जाता है, क्या इसका उपयोग भविष्य में किया जाएगा या यह पहले से ही "मर रहा है"

ये सभी मानदंड, मेरी राय में, BPMN संकेतन (संस्करण 2.0) द्वारा पूरे किए जाते हैं। चित्र बनाने के लिए, मैं उपयोग करने की सलाह देता हूं मुफ्त कार्यक्रमबिज़गी मॉडलर।

और एक बार फिर सरलीकरण के बारे में। आरेख बनाना शुरू करना, आपको 100% मानक का पालन करने की आवश्यकता नहीं है, यह केवल कार्यान्वयन को जटिल करेगा। प्रारंभिक चरणों में, मुख्य बात यह है कि योजनाएँ प्रतिभागियों के लिए समझ में आती हैं और उनके द्वारा स्पष्ट रूप से व्याख्या की जाती हैं। अभी भी आपके पास योजनाओं को मानक के अनुरूप लाने का समय है।

कुल प्रक्रिया आरेख निम्नलिखित कार्यों को हल करते हैं:

• पारदर्शिता। कलाकार और प्रबंधक दोनों प्रक्रिया के चरणों के बीच के संबंध को समझते हैं, साथ ही ये चरण किस कर्मचारी / विभाग के उत्तरदायित्व के क्षेत्र में स्थित हैं।
• सबसे महत्वपूर्ण और / या कम से कम कुशल कदमों की पहचान करके प्रक्रिया को अनुकूलित करने की क्षमता।

अनुकूलन लक्ष्य निर्धारित करना न भूलें और गणना करें कि खर्च किए गए संसाधनों में कितना परिवर्तन होगा नया संस्करणप्रक्रिया!

प्रक्रिया प्रबंधन की प्रमुख विशेषता पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार व्यक्ति है

किसी भी मालिक और शीर्ष प्रबंधक के लिए सबसे महत्वपूर्ण सिरदर्द में से एक आपसी जिम्मेदारी की स्थिति है, जब घटना के लिए किसी को दोषी नहीं ठहराया जाता है, और कर्मचारी और विभाग एक दूसरे को दोष देते हैं। आपसी गारंटी कितनी बंद है?

एक निकास है। जब आप देखते हैं कि आपके पास एंड-टू-एंड प्रक्रिया है (उदाहरण के लिए, ग्राहक आदेश की पूर्ति), तो इस बारे में सोचें कि प्रक्रिया के लिए कौन जिम्मेदार हो सकता है, और प्रक्रिया की एक अलग प्रति के लिए कौन जिम्मेदार हो सकता है।

पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार(कभी-कभी "प्रक्रिया स्वामी" कहा जाता है) - यह प्रबंधक (या कर्मचारी) होता है जो व्यवसाय प्रक्रिया के परिशोधन और विकास के लिए जिम्मेदार होता है; वैश्विक उभरती टक्करों और विफलता विश्लेषण को हल करना; प्रक्रिया की नकल करने के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए सहायता और प्रशिक्षण।

एक प्रक्रिया की एक प्रति व्यवहार में एक व्यवसाय प्रक्रिया के कार्यान्वयन में से एक है। उदाहरण के लिए, "क्लाइंट के लिए कस्टम-मेड किचन बनाना" एक एंड-टू-एंड बिजनेस प्रोसेस है। प्रक्रिया प्रतियां विशिष्ट आदेश हैं। इस मामले में निदेशक के खुदरा बिक्री, और एक विशिष्ट प्रति के लिए - सैलून प्रबंधक जो एक विशिष्ट सौदे की देखरेख करता है।

यदि कोई प्रबंधक प्रक्रिया (आदेश) की अपनी प्रति के साथ किसी समस्या का सामना करता है और इसे हल नहीं कर सकता है, तो वह खुदरा बिक्री के निदेशक के पास जाता है।

प्रक्रिया को विकसित करने और इसकी सभी प्रतियां बनाने के लिए एक व्यक्ति जिम्मेदार होना चाहिए।

तो एक शख्स है जो पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है(प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोगों के काम सहित), लेकिन प्रतियां बनाने के लिए जिम्मेदार लोग हैं। प्रक्रिया प्रबंधन के ढांचे के भीतर, प्रक्रिया की प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोग "प्रक्रिया स्वामी" के अधीनस्थ होते हैं, और प्रक्रिया में भाग लेने वाले जिम्मेदार लोगों के अधीनस्थ होते हैं।

उत्पन्न होने वाली समस्याओं को हल करने के लिए "प्रक्रिया स्वामी" और इसकी प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए, उन्हें सशक्त बनाने का ध्यान रखें (उदाहरण के लिए, संबंधित विभागों से आदेश की स्थिति के बारे में जानकारी का अनुरोध करें: वितरण सेवा, असेंबलर; समस्या होने पर निर्णय लें उठना)।

योजनाओं और विनियमों का उपयोग करके व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने और विकसित करने के लिए एल्गोरिथम

यह अभ्यास करने के लिए आगे बढ़ने का समय है। मुझे लगता है कि आप पहले से ही प्रमुख प्रक्रियाओं के चित्र बनाने के विचार से आग बबूला हैं। इसे कैसे करें नीचे चर्चा की जाएगी।

चरण 1. एक प्रक्रिया आरेख बनाएं और उस पर सहमत हों

1. प्रक्रिया विकास प्रबंधक और प्रक्रिया के विशिष्ट उदाहरणों को निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों के साथ प्रक्रिया आरेख बनाएं। प्रक्रिया में सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को हाइलाइट करें। आरेख में प्रत्येक प्रक्रिया और प्रत्येक चरण में "इनपुट" और "आउटपुट" होता है। नियम लिखते समय, विचार करें कि क्या इनपुट होगा और कार्य का परिणाम क्या होगा।
2. प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों या प्रतिभागियों के विभागों के प्रमुखों के साथ योजना का समन्वय करें।

उदाहरण 1। बीपीएमएन नोटेशन में "कर्मचारियों का चयन" प्रक्रिया की योजना

उदाहरण #2। बीपीएमएन नोटेशन में "कर्मचारियों का चयन" योजना का हिस्सा

चरण 2। प्रक्रिया चरणों के निष्पादन के लिए एक नियम लिखें

आरेख में दिखाई गई प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के लिए, वैश्विक निर्देश का एक अलग विनियमन या उपखंड बनाना आवश्यक है। नियमों में, सभी बारीकियों का विस्तार से वर्णन करना आवश्यक है: कार्य किस क्रम में किया जाएगा; इसमें कौन से छोटे चरण होते हैं; परिणाम की गुणवत्ता के लिए क्या आवश्यकताएं हैं; किस तकनीक पर काम करना है।

प्रक्रिया आरेख के चरणों में से एक के नियमन में विवरण का एक उदाहरण

चरण 3: प्रक्रिया नियंत्रण प्रारंभ करें

प्रश्न उठते हैं: प्रक्रिया के वर्तमान चरण को कैसे देखा जाए, जो समस्याएं उत्पन्न होती हैं, और क्या यह सफलतापूर्वक पूरा हो गया था, या कुछ चरणों में हमेशा के लिए अटक गया था? या शायद यह पूरा हो गया था, लेकिन आधे चरण विचलन और त्रुटियों के साथ पूरे हुए थे, और उनमें से कुछ को पूरी तरह से छोड़ दिया गया था?

ऐसे बोझिल (और बड़ी कंपनियों के लिए उपयोगी) सॉफ़्टवेयर समाधान हैं जिनमें आप न केवल चित्र बना सकते हैं, बल्कि निष्पादन के लिए प्रक्रियाएँ भी शुरू कर सकते हैं। लेकिन चालू आरंभिक चरणमैं इसके बजाय वैश्विक कार्यान्वयन से बचना चाहूंगा। कर्मचारियों को प्रक्रियाओं के साथ काम करना सिखाएं। Google स्प्रेडशीट में चेकलिस्ट के साथ प्रारंभ करें।

भविष्य में, Bitrix24 या 1C में व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर स्विच करें। यह संभव है कि वे आपकी कंपनी के लिए पर्याप्त से अधिक हों।

चरण 4: दक्षता और गुणवत्ता बढ़ाने के लिए प्रक्रिया का विकास और अनुकूलन करें

जैसा कि मैंने पहले ही उल्लेख किया है, इसका "मालिक" प्रक्रिया के विकास के लिए जिम्मेदार होना चाहिए (मैं ध्यान देता हूं कि यह "चाहते / नहीं चाहते" की श्रेणी से नहीं है, बल्कि कर्मचारी का मानद कर्तव्य है)।

प्रक्रिया के तर्क (कनेक्शन) में कोई भी समायोजन, चरणों को जोड़ना या हटाना - आरेख पर पहले प्रदर्शन करें। प्रक्रिया में प्रमुख प्रतिभागियों के साथ नियोजित परिवर्तनों पर सहमति होने के बाद, नियमों, चेकलिस्ट को अंतिम रूप देना और कॉन्फ़िगर की गई व्यावसायिक प्रक्रियाओं में परिवर्तन करना संभव होगा।

यहां उन योजनाओं की सूची रखना महत्वपूर्ण है जिनके लिए स्वचालित व्यावसायिक प्रक्रियाएं कॉन्फ़िगर की गई हैं, चेकलिस्ट बनाई गई हैं और नियम हैं (शायद एक अलग तालिका या विनियमन की शुरुआत में एक विशेष क्षेत्र इसके लिए उपयोगी है)। यह "प्रक्रिया स्वामी" की मदद करेगा सभी स्तरों पर परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ करें, साथ ही उन्हें अनावश्यक क्रियाओं के बिना निष्पादित करें।

उदाहरण के लिए, स्वचालित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अभाव में, चरणों के विवरण के छोटे जोड़ विनियमों में तुरंत किए जा सकते हैं। जब तक, निश्चित रूप से, ये जोड़ आरेख में लिंक और चरणों को प्रभावित नहीं करते हैं।

प्रक्रिया में सभी परिवर्तनों के बारे में न केवल इसके प्रत्यक्ष प्रतिभागियों, बल्कि सभी को सूचित करना भी महत्वपूर्ण है हितधारकों. परिवर्तनों के बारे में संचार इस मायने में भिन्न है कि लोग केवल परिवर्तन देखेंगे, और उन्हें अतिरिक्त खोजने के लिए पूरे नियम का फिर से अध्ययन करने की आवश्यकता नहीं होगी।

निष्कर्ष, या क्यों "सब कुछ एक बार में" परियोजनाओं के कब्रिस्तान का रास्ता है

आप प्रक्रियाओं के बारे में बहुत सारी बातें कर सकते हैं, जो पूरी किताब के लिए पर्याप्त है। लेकिन ... मृत परियोजनाओं के कब्रिस्तान "सब कुछ एक बार में" और सबसे महंगे और / या बहुक्रियाशील सॉफ़्टवेयर को लागू करने के प्रयासों से भरे हुए हैं। सबसे अच्छे रूप में, कर्मचारियों ने पेश की गई तकनीकों का उपयोग नहीं किया, या सिस्टम इतने बोझिल हो गए कि उनके साथ काम करना असंभव हो गया। सबसे खराब, कार्यान्वयन में कठिनाइयों ने काम को अंत तक पूरा नहीं होने दिया।

एक और महत्वपूर्ण बिंदु. यदि आपके अधीनस्थ समझौतों को पूरा नहीं करते हैं, तो न तो नियम और न ही प्रक्रिया आरेखों की ड्राइंग आपकी मदद करेगी। कार्रवाई का एकमात्र तरीका समझौतों के अनुपालन के रूप में एक "कठिन" क्षेत्र बनाना है और इसका और विस्तार करना है। ये सहायता करेगा।

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आइए व्यापार प्रक्रियाओं के क्षैतिज विवरण के मुख्य दृष्टिकोणों को देखें। वर्तमान में, वर्णन करने के तीन मुख्य तरीके हैं:

1. मूलपाठ:"बिक्री विभाग एक अनुबंध तैयार करता है और इसे कानूनी विभाग के साथ समन्वयित करता है।"

2. तालिका।

3.ग्राफिक।

पहला तरीका व्यापार प्रक्रिया के एक पाठ्य अनुक्रमिक विवरण से ज्यादा कुछ नहीं है। एक व्यवसाय प्रक्रिया खंड के पाठ विवरण का एक उदाहरण ऊपर दिया गया है।

अनेक रूसी कंपनियांअपनी गतिविधियों में विनियामक दस्तावेजों का विकास और उपयोग किया है, जिनमें से कुछ प्रक्रिया विनियम हैं और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के पाठ्य विवरण से ज्यादा कुछ नहीं हैं।

लेकिन कंपनी की गतिविधियों के विश्लेषण और अनुकूलन के प्रयोजनों के लिए इस विकल्पइष्टतम नहीं। तथ्य यह है कि पाठ के रूप में किसी व्यवसाय प्रक्रिया के विवरण पर व्यवस्थित रूप से विचार करना और उसका विश्लेषण करना असंभव है। पाठ्य सूचना मानव मस्तिष्क द्वारा क्रमिक रूप से मानी जाती है। उदाहरण के लिए, जब कोई व्यक्ति किसी नियम को पढ़ता है और उसके अंत तक पहुँचता है, तो वह लगभग हमेशा भूल जाता है कि दस्तावेज़ की शुरुआत में क्या था। एक व्यावसायिक प्रक्रिया के पाठ प्रतिनिधित्व का दूसरा दोष यह है कि मानव मन को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि यह केवल छवियों के साथ प्रभावी ढंग से काम कर सकता है। पाठ्य सूचना का अनुभव और विश्लेषण करते समय, मानव मस्तिष्क इसे कई छवियों में विघटित करता है, जिसमें अतिरिक्त समय और मानसिक प्रयास लगता है। इसलिए, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के पाठ्य विवरण का उपयोग करते समय, गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए निर्णयों का प्रदर्शन और गुणवत्ता वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देता है, जो विशेष रूप से स्पष्ट होता है जब निर्णय लोगों के समूह द्वारा किया जाता है।

उस समय, विशेषज्ञ सूचान प्रौद्योगिकीव्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए एक अधिक संरचित दृष्टिकोण विकसित किया। उन्होंने व्यापार प्रक्रिया को एक संरचित तालिका के कक्षों में विभाजित करने का प्रस्ताव दिया, जिसमें प्रत्येक स्तंभ और पंक्ति का एक विशिष्ट मान होता है। इस तालिका को पढ़ना आसान है, इससे यह समझना आसान है कि कौन किसके लिए जिम्मेदार है, किस क्रम में व्यवसाय प्रक्रिया में कार्य किया जाता है और, तदनुसार, व्यवसाय प्रक्रिया का विश्लेषण करना आसान होता है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने का सारणीबद्ध रूप पाठ की तुलना में अधिक कुशल है और वर्तमान में सूचना प्रौद्योगिकी विशेषज्ञों द्वारा अपने स्वचालन कार्यों पर लागू व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता है।

में हाल तकग्राफिकल दृष्टिकोण गहन रूप से विकसित होने लगे और व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने में उपयोग किए जाने लगे। यह माना जाता है कि कंपनी की गतिविधियों का वर्णन, विश्लेषण और अनुकूलन की समस्याओं को हल करने में ग्राफिकल तरीके सबसे प्रभावी हैं।

यह पता चला कि ग्राफिक्स अच्छे हैं क्योंकि किसी व्यक्ति के दृश्य के क्षेत्र में स्थित ग्राफिक जानकारी उसी समय उसके मस्तिष्क द्वारा मानी जाती है। दूसरा लाभ यह है कि प्रबंधक, किसी भी व्यक्ति की तरह, सही-दिमाग की सोच रखता है और छवियों के रूप में सोचता है। वह किसी भी पाठ्य सूचना का छवियों में अनुवाद करता है। मामले में जब ग्राफिक छवियों के रूप में जानकारी प्रस्तुत की जाती है, तो विश्लेषण करने और निर्णय लेने की उनकी क्षमता में काफी वृद्धि होती है। लेख प्रक्रियाओं के वर्णन के लिए बिल्कुल चित्रमय दृष्टिकोण पर विचार करेगा, क्योंकि वे खुद को अच्छी तरह से साबित कर चुके हैं और संगठन की गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए प्रभावी ढंग से उपयोग किए जा सकते हैं।

व्यापार प्रक्रिया पर्यावरण का विवरण

एक व्यावसायिक प्रक्रिया का वर्णन करने में पहला कदम उसके पर्यावरण का वर्णन है, जो एक व्यापार प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट का एक सेट है, जो आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों को दर्शाता है। प्रक्रिया प्रदाता और ग्राहक या तो आंतरिक या बाहरी हो सकते हैं। आंतरिक आपूर्तिकर्ता और ग्राहक कंपनी के विभाग और कर्मचारी हैं जो इस प्रक्रिया के साथ सहभागिता करते हैं।

उदाहरण 1

व्यवसाय प्रक्रिया में "कंपनी के कर्मचारियों के लिए किसी कर्मचारी की खोज, चयन और प्रवेश", इनपुट प्रोफाइल विभाग से आने वाले कर्मचारी के चयन के लिए एक आवेदन है, जो इस मामले में प्रक्रिया का आंतरिक आपूर्तिकर्ता है। प्रक्रिया का आउटपुट किराए पर लिया गया कर्मचारी है जिसे इस प्रोफाइल विभाग में भेजा जाता है, और इस मामले में, प्रोफाइल विभाग व्यवसाय प्रक्रिया का एक आंतरिक क्लाइंट भी है।

स्पष्ट रूप से इनपुट, आउटपुट, आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों को लेबल करके, एक क्षैतिज व्यवसाय प्रक्रिया विवरण आपको व्यवसाय प्रक्रिया और इसकी सीमाओं का अधिक सटीक रूप से प्रतिनिधित्व करने की अनुमति देता है। यह लंबवत दृष्टिकोण पर इसके फायदों में से एक है।

उदाहरण 2

एक कंपनी में, गतिविधियों का एक लंबवत विवरण किया गया था, जिसके भीतर कंपनी में कार्यान्वित प्रक्रियाओं और गतिविधियों की एक सूची तैयार की गई थी। इन व्यावसायिक प्रक्रियाओं में कमीशनिंग नामक एक प्रक्रिया थी। कंपनी में आने वाले नए कर्मचारी लंबे समय तक यह नहीं समझ पाए कि यह किस तरह की व्यावसायिक प्रक्रिया है। यह दिलचस्प है कि इस संगठन में कई वर्षों तक काम करने वाले कर्मचारियों ने इसकी संरचना को भ्रमित और अलग तरीके से समझाया।

किसी गतिविधि के लंबवत विवरण के लिए, इसे पूरी तरह से प्राकृतिक स्थिति माना जाता है, क्योंकि किसी व्यवसाय प्रक्रिया को केवल एक नाम से स्पष्ट रूप से परिभाषित करना असंभव है। जब इस संगठन ने एक क्षैतिज विवरण लागू किया, जिसके अंतर्गत इस प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन किया गया, तो निम्नलिखित निकला। कमीशनिंग व्यवसाय प्रक्रिया का इनपुट ऑर्डर के एक सेट के लिए एक मांग थी, जो प्रक्रिया के आंतरिक आपूर्तिकर्ता - बिक्री विभाग से आया था। इस प्रक्रिया का आउटपुट एक एकत्रित आदेश है, जिसका आंतरिक ग्राहक वितरण विभाग था, जिसने तब बाहरी ग्राहक को आदेश दिया। अब आप अनुमान लगा सकते हैं कि कमीशनिंग व्यवसाय प्रक्रिया एक ग्राहक के लिए ऑर्डर का एक सेट है और यह प्रक्रिया गोदाम में हुई थी। केवल इनपुट और आउटपुट का वर्णन आपको व्यवसाय प्रक्रिया की सीमाओं का सटीक और विशेष रूप से वर्णन करने की अनुमति देता है, और अक्सर व्यावसायिक प्रक्रियाओं के क्षैतिज विवरण के बिना कठिन स्थितियांकरना लगभग असंभव है।

व्यापार प्रक्रियाओं के इनपुट और आउटपुट का वर्गीकरण

व्यावसायिक प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन करते समय, इसके इनपुट और आउटपुट को दो प्रकारों में विभाजित करना आवश्यक है: प्राथमिक और द्वितीयक। इस विभाजन का परिणाम प्राथमिक और द्वितीयक इनपुट के साथ-साथ प्राथमिक और द्वितीयक आउटपुट में होता है।

यह पेरेटो 20 बाय 80 सिद्धांत का उल्लंघन न करने के लिए किया जाता है। तथ्य यह है कि जब व्यापार प्रक्रिया पर्यावरण का वर्णन किया जाता है, तो विभिन्न इनपुट और आउटपुट की संख्या बहुत बड़ी हो जाती है, जिसके परिणामस्वरूप वर्णित वातावरण बदल जाता है। बेहद बोझिल और संतृप्त होना। इसमें बहुत समय और प्रयास लगता है, और साथ ही, विश्लेषण और निर्णय लेने के लिए कम महत्व की जानकारी अनावश्यक रूप से दृष्टि को बाधित करेगी, जो भविष्य में कंपनी की गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए परियोजना की विफलता का कारण बन सकती है। आवश्यक को गैर-आवश्यक से अलग करने के लिए, व्यावसायिक प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट को प्राथमिक और द्वितीयक में विभाजित किया जाता है। ऐसा विभाजन करने के लिए, आपको तालिका में दी गई परिभाषाओं और उदाहरणों का उपयोग करने की आवश्यकता है।

व्यावसायिक प्रक्रिया के प्राथमिक और द्वितीयक इनपुट और आउटपुट के लक्षण

प्राथमिक प्रविष्टिवह इनपुट है जो व्यवसाय प्रक्रिया की शुरुआत करता है। कमीशनिंग बिजनेस प्रोसेस उदाहरण में, ऑर्डर सेट की मांग प्राथमिक इनपुट है। में यह प्रोसेसकंपोज़िटर जो ऑर्डर लेते हैं वे एक कंटेनर का उपयोग करते हैं, जो एक इनपुट भी है, लेकिन यह एक द्वितीयक इनपुट है, यह एक व्यवसाय प्रक्रिया शुरू नहीं करता है।

व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करते समय, आपको प्राथमिक इनपुट पर ध्यान केंद्रित करने और उन्हें दिखाने की आवश्यकता होती है। आप द्वितीयक इनपुट के बारे में भूल सकते हैं। प्रक्रिया के आगे के विवरण में उन्हें स्वचालित रूप से वर्णित किया जाएगा, क्योंकि निचले स्तर पर ऐसे ऑपरेशन होते हैं जिनके लिए ये इनपुट प्राथमिक होते हैं।

निकास पर भी यही बात लागू होती है। प्राथमिक आउटपुट वह आउटपुट है जिसके लिए प्रक्रिया मौजूद है। कमीशनिंग व्यवसाय प्रक्रिया उदाहरण में, प्राथमिक आउटपुट एकत्रित आदेश है। इस व्यवसाय प्रक्रिया में अन्य आउटपुट भी थे। यदि एक निश्चित कमोडिटी आइटम वाला एक वेयरहाउस सेल खाली हो गया, तो कंपोजिटर ने वेयरहाउस कर्मचारियों को इस बारे में सूचित किया, जिनके कर्तव्यों में व्यवसाय प्रक्रिया "फीडिंग सेल" शामिल है। यह जानकारी भी एक आउटपुट है, लेकिन यह आउटपुट कमीशनिंग व्यवसाय प्रक्रिया के लिए प्राथमिक नहीं है, जिसके लिए यह प्रक्रिया मौजूद नहीं है। इसलिए यह गौण है।

इस प्राथमिक-द्वितीयक टूलकिट का उपयोग कंपनी की गतिविधियों का वर्णन और अनुकूलन करने पर काम की गुणवत्ता को सरल, तेज और बेहतर बनाने के लिए किया जाना चाहिए। इसके उपयोग का नियम इस प्रकार है: किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन करते समय, इसके प्राथमिक इनपुट और आउटपुट के विवरण पर जोर दिया जाना चाहिए; माध्यमिक इनपुट और आउटपुट को अधिक विस्तृत स्तर पर वर्णित करने की आवश्यकता होती है जब उप-प्रक्रियाएं होती हैं जिसके लिए ये इनपुट और आउटपुट प्राथमिक हो जाते हैं।

व्यवसाय प्रक्रियाओं के विवरण के लिए शास्त्रीय पद्धति

व्यवसाय प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन करने के बाद, इसका वर्णन करने की बारी आती है। आंतरिक संरचना. एक लंबवत विवरण के साथ, व्यवसाय प्रक्रिया में शामिल कार्य को दिखाया गया था। क्षैतिज विवरण चरण सामग्री और सूचना प्रवाह सहित नौकरियों के बीच की बातचीत का वर्णन करता है।

वर्तमान में, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए कई दर्जन दृष्टिकोण या मानक हैं - ARIS, IDEF0, आदि। इसी समय, जो लोग व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन और अनुकूलन करने के कौशल में महारत हासिल करना चाहते हैं, उन्हें अक्सर एक मुश्किल काम का सामना करना पड़ता है: यह सब समझने के लिए विविधता और अंतिम निर्णय को स्वीकार करें कि किसी स्थिति में किस मानक का उपयोग करना है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का प्रतीत होने वाला जटिल वर्णन अतिशयोक्तिपूर्ण है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए क्लासिक तकनीक, जिसे प्रक्रिया प्रबंधन तकनीकों के जन्म के समय विकसित किया गया था, काफी सरल है और इसमें व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए केवल दो मानक शामिल हैं - DFD और WFD। अधिकांश अन्य आधुनिक मानक, उनके अलग-अलग नामों के बावजूद, दो क्लासिक दृष्टिकोणों DFD और WFD में विविधताओं और परिवर्धन का प्रतिनिधित्व करते हैं।

शास्त्रीय दृष्टिकोण के अनुसार, DFD मानक, जो डेटा फ़्लो डायग्राम के लिए खड़ा है, एक डेटा फ़्लो आरेख है जिसका उपयोग शीर्ष-स्तरीय व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए किया जाता है। बदले में, WFD मानक कार्य प्रवाह आरेख के लिए खड़ा है और एक कार्यप्रवाह आरेख है जिसका उपयोग निम्न-स्तर की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए किया जाता है। वर्कफ़्लो आरेख का दूसरा नाम है - एल्गोरिथम आरेख। आइए इन दो मानकों को देखें जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए क्लासिक पद्धति बनाते हैं।

डेटा प्रवाह आरेख - DFD

डेटा प्रवाह आरेख उन गतिविधियों को दिखाता है जो वर्णित व्यवसाय प्रक्रिया का हिस्सा हैं, साथ ही साथ प्रत्येक गतिविधि के इनपुट और आउटपुट भी। ये इनपुट और आउटपुट सूचना या भौतिक प्रवाह हैं। इस मामले में, एक कार्य का आउटपुट दूसरे के लिए इनपुट हो सकता है।

व्यवसाय प्रक्रिया परिवेश के विवरण में दिखाए गए इनपुट और आउटपुट (चित्र 1 देखें) बाहरी हैं। डीएफडी आरेख पर बाहरी इनपुट प्रक्रिया प्रदाता के बाहर से आते हैं, और बाहरी आउटपुट प्रक्रिया क्लाइंट के बाहर जाते हैं। व्यवसाय प्रक्रिया के DFD आरेख का निर्माण करते समय, उन्हें प्रक्रिया पर्यावरण आरेख से DFD आरेख में स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है। व्यापार प्रक्रिया के अंतिम विवरण के लिए, यह केवल आंतरिक सूचना और सामग्री प्रवाह का वर्णन करने के लिए बनी हुई है। उनमें से प्रत्येक एक कार्य का आउटपुट है और उसी समय दूसरे के लिए इनपुट (चित्र 2)।

किसी व्यवसाय प्रक्रिया के DFD आरेख का निर्माण करते समय, यह याद रखना चाहिए कि यह आरेख सामग्री और सूचना प्रवाह दिखाता है और किसी भी स्थिति में कार्य के समय अनुक्रम की बात नहीं करता है। ज्यादातर मामलों में, कार्य का समय क्रम व्यापार प्रक्रिया में प्रवाह की दिशा के साथ मेल खाता है। सामान्य स्थिति में, यह सत्य नहीं है, क्योंकि ऐसे मामले हो सकते हैं जैसे कि चित्र में दिखाया गया है। 3.

में यह उदाहरणदूसरा कार्य पहले कार्य से पहले प्रारंभ हुआ, लेकिन दस्तावेज़ पहले कार्य से दूसरे कार्य पर जाता है। यही कारण है कि DFD मानक शीर्ष-स्तरीय व्यावसायिक प्रक्रियाओं या मैक्रो-प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए उपयुक्त है, जब सामान्य तौर पर कार्य के समय क्रम को निर्दिष्ट करना असंभव होता है, क्योंकि सभी कार्य एक साथ किए जाते हैं या विभिन्न अनुक्रमों के लिए कई विकल्प होते हैं, जो इसके अलावा, विभिन्न दृष्टिकोणों पर निर्भर हो सकता है। आइए अंजीर में दिखाए गए व्यवसाय प्रक्रिया उदाहरण को देखें। 4.

यदि कोई कंपनी "गोदाम के लिए" योजना का उपयोग करती है, तो पहले क्या होता है - उत्पादों की खरीद या उनकी बिक्री का प्रश्न, दो कारकों के आधार पर दो उत्तर दिए जा सकते हैं। विभिन्न परिस्थितियाँ. यदि कोई विशिष्ट उत्पाद स्टॉक में है, तो समय पर उसकी खरीद बिक्री से पहले होती है। यदि, जब ग्राहक संपर्क करता है, स्टॉक में कोई उत्पाद नहीं है और ग्राहक खरीद होने तक प्रतीक्षा करने के लिए तैयार है, तो बिक्री प्रक्रिया खरीद से पहले समय पर शुरू होती है, और बाद में समाप्त होती है। इसलिए, इस व्यवसाय प्रक्रिया और इसी तरह के लोगों का वर्णन करते समय, DFD मानक का उपयोग करने की सलाह दी जाती है, जो कार्य के समय क्रम पर ध्यान केंद्रित नहीं करता है।

व्यवसाय प्रक्रिया के DFD आरेख का निर्माण करते समय, प्रक्रिया के कार्य में शामिल विभागों और पदों को दिखाना और उनके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार होना भी आवश्यक है। प्रत्येक कार्य के लिए एक संख्या या पहचानकर्ता निर्दिष्ट करने की सिफारिश की जाती है, और कार्य का नाम तैयार करते समय दो नियमों का उपयोग करने की भी सिफारिश की जाती है।

नियम 1नौकरी के शीर्षक निम्नलिखित सूत्र के अनुसार तैयार किए जाने चाहिए:

कार्य का नाम = क्रिया + वस्तु जिस पर क्रिया की जाती है।

उदाहरण के लिए, यदि यह कार्य उत्पादों को बेचने की क्रिया है, तो इसे "उत्पादों की बिक्री" कहा जाना चाहिए, और इससे भी बेहतर, निर्दिष्ट करें कि यह किस प्रकार का उत्पाद है। इस मामले में, "बिक्री" कार्रवाई है, और "उत्पाद" वह वस्तु है जिस पर बिक्री कार्रवाई की जाती है।

नियम 2कार्य का शीर्षक तैयार करते समय, आपको संक्षिप्त शब्दों का उपयोग करने का प्रयास करना चाहिए, जिससे व्यवसाय प्रक्रिया के अनुकूलन पर आगे के कार्य की दक्षता बढ़ेगी। आदर्श विकल्प वह स्थिति है जब 2-3 शब्दों का उपयोग करके कार्य का शीर्षक तैयार किया जाता है। अंतिम उपाय के रूप में, आपको शीर्षक में 50 से अधिक वर्णों का उपयोग करने का प्रयास करना चाहिए। कठिन मामलों में, यह सभी के लिए अनुशंसित है संक्षिप्त नामउसे बनाने का काम करो विस्तृत विवरणशब्दकोष में डालना।

सामग्री के नाम तैयार करते समय और सूचना प्रवाहउपयोग करने की भी आवश्यकता है समान नियम. इस मामले में, दूसरे नियम का उपयोग बिना किसी संशोधन के किया जाता है, और पहला नियम निम्न सूत्र द्वारा व्यक्त किया जाता है:

थ्रेड नाम = थ्रेड + ऑब्जेक्ट स्थिति प्रदान करने वाली वस्तु।

उदाहरण के लिए, अगर हम बात कर रहे हैंउन उत्पादों के बारे में जिन्हें क्लाइंट को शिप किया गया था, तो इस प्रवाह को निम्नानुसार तैयार किया जाना चाहिए: "शिप किए गए उत्पाद" या "क्लाइंट को भेजे गए उत्पाद"। इस मामले में, "उत्पाद" प्रवाह का प्रतिनिधित्व करने वाली वस्तु है, और "ग्राहक को भेज दिया गया" वस्तु की स्थिति है।

व्यापार प्रक्रियाओं के एक नेटवर्क का निर्माण

किसी संगठन की गतिविधियों का वर्णन और अनुकूलन करने के लिए एक परियोजना में, उच्चतम स्तर पर - कंपनी के समग्र स्तर पर एक DFD योजना विकसित करने की सलाह दी जाती है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान करते समय, एक व्यवसाय प्रक्रिया वृक्ष विकसित किया जाता है, जिसमें प्रक्रियाओं को बुनियादी, सहायक और प्रबंधकीय के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। इस वर्गीकरण का मुख्य उद्देश्य प्रक्रियाओं की पहचान करने के काम को सुविधाजनक बनाना है, लापता महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं की संभावना को कम करना, साथ ही छोटे समूहों में विभाजित चयनित व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक दृश्य प्रतिनिधित्व करना है।

कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक अन्य दृश्य प्रतिनिधित्व प्रक्रिया नेटवर्क है, जो पेड़ बनाने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं से निर्मित DFD आरेख का प्रतिनिधित्व करता है।

व्यवसाय प्रक्रिया परिवेश का निर्माण करते समय, इनपुट और आउटपुट का वर्णन किया गया था। प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया का इनपुट और आउटपुट क्रमशः एक अन्य व्यावसायिक प्रक्रिया या बाहरी इकाई के लिए आउटपुट और इनपुट होता है जिसके साथ संगठन इंटरैक्ट करता है। पेड़ बनाने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बीच की बातचीत एक प्रक्रिया नेटवर्क (चित्र 5) का उपयोग करके दिखाई जाती है।

मॉडल को अव्यवस्थित न करने के लिए प्रक्रिया नेटवर्क पर पदानुक्रमित संबंध और व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्गीकरण नहीं दिखाया गया है। बिजनेस प्रोसेस ट्री के विपरीत, प्रोसेस नेटवर्क संगठन की गतिविधियों का अधिक संपूर्ण प्रणालीगत दृश्य प्रदान करता है, क्योंकि यह आपको न केवल संगठन के तत्वों को दिखाने की अनुमति देता है, बल्कि उनके बीच की बातचीत भी दिखाता है। इसके अलावा, प्रक्रिया नेटवर्क यह सुनिश्चित करता है कि संगठन की गतिविधियों के विकसित मॉडल की अखंडता, व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान की शुद्धता और उनके वातावरण का वर्णन करने के लिए जाँच की जाती है। यदि व्यावसायिक प्रक्रियाओं में से किसी एक का आउटपुट, उदाहरण के लिए, एक दस्तावेज़, का कहीं और उपयोग नहीं किया जाता है, अर्थात यह किसी अन्य व्यवसाय प्रक्रिया या बाहरी इकाई के लिए इनपुट नहीं है, तो इसका अर्थ निम्न है: व्यवसाय प्रक्रिया या तो त्रुटिपूर्ण या बेमानी है। अन्यथा, आपको एक व्यवसाय प्रक्रिया खोजने की आवश्यकता है जिसके लिए यह आउटपुट एक इनपुट है, और इस व्यवसाय प्रक्रिया के पर्यावरण आरेख को परिशोधित करें।

व्यवहार में, एक प्रोसेस नेटवर्क को अक्सर नेटवर्क या बिजनेस प्रोसेस इंटरैक्शन डायग्राम के रूप में संदर्भित किया जाता है। प्रक्रियाओं के नेटवर्क और शास्त्रीय DFD योजना के बीच का अंतर यह है कि आपको नेटवर्क पर दिखाना होगा बाहरी अभिनेताजिसके साथ कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाएँ परस्पर क्रिया करती हैं - ग्राहक, आपूर्तिकर्ता, बैंक, आदि। अंजीर में। 6 एक निर्माण कंपनी के लिए बिजनेस प्रोसेस नेटवर्क का एक उदाहरण दिखाता है।

व्यापार प्रक्रिया अपघटन

व्यवसाय प्रक्रिया के DFD आरेख का निर्माण करते समय, "7" नियम का उपयोग करना आवश्यक होता है, जिसके अनुसार अमूर्तता और विवरण का ऐसा स्तर चुनना आवश्यक होता है, जिसमें व्यवसाय प्रक्रिया आरेख में औसतन सात शामिल होंगे काम करता है। अधिक विस्तार का उपयोग और, तदनुसार, कार्यों की संख्या योजना की एक महत्वपूर्ण जटिलता को जन्म देगी और व्यावसायिक प्रक्रिया के गुणात्मक विश्लेषण करने की संभावना को कम करेगी। यह इस तथ्य के कारण है कि एक व्यक्ति सात से अधिक विभिन्न वस्तुओं को प्रभावी ढंग से संचालित नहीं कर सकता है। व्यवसाय प्रक्रिया आरेख में विवरण की एक छोटी मात्रा और कम कार्यों का उपयोग इस तथ्य को जन्म देगा कि कार्यों को अनावश्यक रूप से बड़ा किया जाएगा, और इससे उनके गुणात्मक विश्लेषण और अनुकूलन की संभावना भी कम हो जाएगी।

यदि, किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के अनुकूलन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए, इसके अधिक विवरण की आवश्यकता है, तो इसे प्रक्रिया को बनाने वाले कार्य को विघटित करके किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, प्रक्रिया के प्रत्येक या कुछ कार्य को उप-प्रक्रिया के रूप में माना जाता है और एक अलग द्वितीय-स्तरीय व्यवसाय प्रक्रिया आरेख (चित्र 7) के रूप में वर्णित किया जाता है।

दूसरे स्तर की विकसित योजना के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के शास्त्रीय दृष्टिकोण के साथ, DFD और WFD दोनों विवरण स्वरूपों का उपयोग किया जा सकता है, जो कार्य के स्तर और वैश्विक दायरे पर निर्भर करता है। यदि कार्य वैश्विक है और छोटे कार्यों के अस्थायी अनुक्रम के रूप में प्रदर्शित नहीं किया जा सकता है, तो इसके विवरण के लिए DFD मानक का उपयोग किया जाता है। अन्यथा, WFD मॉडल का उपयोग करके कार्य का वर्णन करना उचित है।

यदि आवश्यक हो, तो द्वितीय-स्तरीय प्रक्रिया आरेख पर कार्य को तृतीय-स्तरीय व्यवसाय प्रक्रिया आरेख आदि में विघटित किया जा सकता है। एक व्यावसायिक प्रक्रिया का अपघटन तब तक जारी रहना चाहिए जब तक कि इसके विवरण के लक्ष्य प्राप्त नहीं हो जाते। इस मामले में, "नेस्टेड प्रक्रिया" या "सबप्रोसेस" की अवधारणाओं का उपयोग करना सुविधाजनक है। अंजीर पर। 7, कार्य प्रवाह आरेख 3 एक शीर्ष-स्तरीय प्रक्रिया की उप-प्रक्रिया या उप-प्रक्रिया है। इसी तरह, कार्यप्रवाह 3.1 और 3.4 दूसरे स्तर की प्रक्रिया की नेस्टेड प्रक्रियाएँ या उप-प्रक्रियाएँ हैं।

नतीजतन, व्यापार प्रक्रिया विवरण DFD और WFD स्कीमा का एक पदानुक्रमित आदेशित सेट है, जिसमें शीर्ष-स्तरीय स्कीमा निम्न-स्तरीय स्कीमा को संदर्भित करता है। ऐसा करने में, उच्च स्तर पर उपयोग किए जाने वाले DFD स्कीमा विघटित हो जाते हैं या DFD और WFD स्कीमा कहलाते हैं। निचले स्तरों पर उपयोग किए जाने वाले WFD स्कीमा विघटित होते हैं या केवल WFD स्कीमा को संदर्भित करते हैं .

वर्कफ़्लो डायग्राम - WFD

निचले स्तर की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, थोड़ी भिन्न प्रक्रिया योजनाओं का उपयोग किया जाता है - WFD। इन आरेखों पर अतिरिक्त वस्तुएं दिखाई देती हैं, जिनकी मदद से प्रक्रिया का वर्णन किया गया है: तार्किक संचालक, प्रक्रिया की शुरुआत और अंत की घटनाएं, साथ ही समय में देरी दिखाने वाले तत्व (चित्र 8)।

तार्किक संचालकों की सहायता से, जिन्हें निर्णय ब्लॉक भी कहा जाता है, यह दिखाया जाता है कि किन मामलों में प्रक्रिया एक तकनीक के अनुसार आगे बढ़ती है, और किस मामले में - दूसरे के अनुसार। उदाहरण के लिए, इन तत्वों का उपयोग ऐसी स्थिति का वर्णन करने के लिए किया जा सकता है जहां कर्मचारियों के एक समूह द्वारा एक निश्चित राशि से कम मूल्य के अनुबंध पर बातचीत की जाती है, जबकि उच्च मूल्य वाले अनुबंध को अधिक जटिल तकनीक या अधिक कर्मचारियों वाली श्रृंखला का उपयोग करके बातचीत की जाती है।

प्रक्रिया प्रारंभ और समाप्ति ईवेंट इंगित करते हैं कि प्रक्रिया कब शुरू और समाप्त होती है। कठोर रूप से औपचारिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए, जैसे बजट बनाना, उदाहरण के लिए, समय घटनाओं के रूप में कार्य कर सकता है।

ऐसे मामलों में जहां किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का वर्णन इसके आगे के अस्थायी अनुकूलन के उद्देश्य से किया जाता है, समय विलंब तत्वों का उपयोग किया जाता है, जो उन स्थानों को दिखाते हैं जहां क्रमिक रूप से किए गए कार्यों के बीच समय का अंतर होता है। इस मामले में, बाद का काम पिछले एक के पूरा होने के कुछ समय बाद ही शुरू होता है।

शास्त्रीय WFD दृष्टिकोण में, इस आरेख में दस्तावेज़ नहीं दिखाए जाते हैं। इन आरेखों का उपयोग विस्तृत गतिविधियों वाली निम्न-स्तरीय प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए किया जाता है जिनके नाम से यह स्पष्ट होता है कि इनपुट क्या है और आउटपुट क्या है।

WFD आरेख की एक विशिष्ट विशेषता यह है कि व्यापार प्रक्रिया के संचालन के बीच के तीर वस्तुओं (सूचना और सामग्री) के प्रवाह को इंगित नहीं करते हैं, लेकिन प्रवाह या कार्य के समय क्रम को इंगित करते हैं।

तो, दो क्लासिक योजनाओं - DFD और WFD का उपयोग करके - आप कंपनी की सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विस्तार से वर्णन कर सकते हैं।

सेमी। कोवालेव, BITEK के जनरल डायरेक्टर, वी.एम. कोवालेव, प्रमुख सलाहकार, BITEK

उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण अक्षमता से निपटने के तरीकों में से एक है। किसी भी कंपनी की गतिविधि को क्रमिक रूप से और समानांतर में की जाने वाली कई प्रक्रियाओं के योग के रूप में वर्णित किया जा सकता है। कागज पर औपचारिकता के बाद, उनकी योजना बनाना आसान हो जाता है, "जैसा होना चाहिए वैसा ही" प्रस्तुत करना। उनका वर्णन कैसे करें पर लेख पढ़ें और वित्तीय सेवा की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण का एक उदाहरण देखें।

व्यापार प्रक्रियाओं का वर्णन क्यों करें

किसी भी उद्यम को अपनी गतिविधियों (समय, विवाह, प्रबंधन की कमी, छूटे हुए अवसरों) में विभिन्न नुकसानों का सामना करना पड़ता है और नुकसान उठाना पड़ता है।

वर्ष के अंत में क्षति की मात्रा की गणना करने के बाद, कभी-कभी अतीत में लौटने और गलती को सुधारने, काम का हिस्सा अलग तरीके से करने की तीव्र इच्छा होती है। लेकिन आप अतीत को वापस नहीं ला सकते हैं, और कब और कब मामले कितनी बार आते हैं अगले वर्षक्या कंपनी इसी जाल में फंसती है? गलतियाँ जिनका ठीक से विश्लेषण नहीं किया गया है और कर्मचारियों द्वारा निपटाया नहीं गया है, वे बार-बार होती हैं और मुनाफे में दिखाई देती हैं।

अक्षमता का मुकाबला करने के तरीकों में से एक प्रक्रिया-उन्मुख दृष्टिकोण की शुरूआत और उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण है। किसी भी उद्यम की गतिविधि को कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं के योग के रूप में वर्णित किया जा सकता है जो क्रमिक रूप से और समानांतर में की जाती हैं।

इसकी आवश्यकता क्यों है?

1. जब किसी उद्यम की गतिविधियों का एक अराजक विचार व्यावसायिक प्रक्रियाओं में बनता है और कागज पर औपचारिक रूप दिया जाता है, तो यह स्पष्ट हो जाता है कि कौन से कार्य सही ढंग से और समय पर किए जाते हैं, जिन्हें ठीक करने की आवश्यकता होती है, और जिन्हें पूरी तरह से छोड़ दिया जा सकता है। डॉट्स ध्यान देने योग्य हो जाते हैं - त्रुटि जनरेटर।
2. कागज पर औपचारिकता के बाद, उनकी योजना बनाना आसान हो जाता है, "जैसा होना चाहिए वैसा ही" प्रस्तुत करना।
3. प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया का एक स्वामी होता है और इसमें प्रत्येक क्रिया किसी न किसी कर्मचारी (समूह) को सौंपी जाती है। यदि कोई त्रुटि पाई जाती है, तो "दोषी" की पहचान करना आसान होगा और साथ में इसकी पुनरावृत्ति को रोका जा सकेगा।
4. वर्णित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुसार, नए कर्मचारियों को अप टू डेट लाना बहुत आसान है। और भले ही 60% टीम बदल जाए, व्यापार के लिए खतरा कम से कम होगा।
5. एक एकीकृत सूचना प्रणाली का कार्यान्वयन हमेशा व्यावसायिक प्रक्रियाओं को लिखने के साथ होता है।
6. वर्णित प्रक्रियाओं वाला एक व्यवसाय स्केल करने के लिए अतुलनीय रूप से आसान है। शाखाएँ खोलना (), विभाग, साझेदारी, फ्रेंचाइजी बेचना - आपके लिए कोई भी अवसर खुला है।

व्यवसाय प्रक्रिया क्या है

एक व्यावसायिक प्रक्रिया गतिविधियों का एक समूह है जिसे किसी उत्पाद का उत्पादन करने या सेवा प्रदान करने के लिए किया जाना चाहिए। इस मामले में, क्रियाएं बेतरतीब ढंग से नहीं की जाती हैं, लेकिन एक दिए गए अनुक्रम को बनाए रखते हुए।

रेखांकन के रूप में, फ़्लोचार्ट - प्रवाह के रूप में उनका प्रतिनिधित्व करना सुविधाजनक है। हर व्यावसायिक प्रक्रिया में उपभोक्ता होते हैं, चाहे वे आंतरिक हों या बाहरी। उपभोक्ता अंतिम परिणाम के लिए, व्यवसाय प्रक्रिया के लिए आवश्यकताओं को निर्धारित करता है। उपभोक्ता स्वयं व्यवसाय प्रक्रिया के अस्तित्व को भी प्रभावित कर सकता है। प्रत्येक के इनपुट पर, आउटपुट पर उपभोक्ता से एक आवश्यकता (मांग) होगी - इस आवश्यकता की संतुष्टि।

एक व्यवसाय प्रक्रिया का एक स्वामी होता है - कंपनी में एक अधिकारी जो प्रक्रिया के परिणाम के लिए जिम्मेदार होता है। में बड़ी कंपनियांएक प्रक्रिया प्रबंधक भी नियुक्त किया जा सकता है - वह जो प्रक्रिया के निष्पादन का प्रबंधन करता है, लेकिन परिणाम के लिए ज़िम्मेदार नहीं है।

उदाहरण के लिए, ग्राहक वित्तीय निदेशक और वाणिज्यिक निदेशक होंगे। परिणाम अवधि के अंत में अतिदेय ऋण की राशि और देनदारों से प्राप्त राशि होगी। वित्तीय नियंत्रक स्वामी होगा। उपभोक्ता प्रक्रिया आवश्यकताओं को निर्धारित कर सकते हैं जैसे कि समीक्षा आवृत्ति, संग्रह क्रियाओं का सेट, चुकौती राशि का लक्ष्य।

व्यावसायिक प्रक्रियाएँ हैं:

1. बुनियादी।
2. सहायक।
3. प्रबंधकों।

मुख्य वे हैं जो एक उत्पाद बनाते हैं (एक उत्पाद का उत्पादन होता है, एक सेवा प्रदान की जाती है)। उनके कार्यान्वयन के बिना, उद्यम का अस्तित्व असंभव है, इसलिए उनका परिसमापन नहीं किया जा सकता है, केवल अनुकूलित किया जा सकता है।

सहायक मुख्य लोगों के साथ समानांतर में किए जाते हैं और उद्यम की गतिविधियों को बनाए रखने के लिए आवश्यक होते हैं। इनमें भर्ती, पेरोल, गुणवत्ता नियंत्रण आदि शामिल हैं। सहायक प्रक्रियाओं में बचत का एक स्रोत निहित है। उन्हें अनुकूलित, सिंक्रनाइज़, संयुक्त, कभी-कभी समाप्त भी किया जा सकता है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं को नियंत्रित करना वर्णन करने के लिए प्रक्रियाओं का सबसे कठिन समूह है और अनुकूलन के लिए सबसे उपयुक्त है। वे कंपनी के नियंत्रण, योजना और पूर्वानुमान, विकास के लिए आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। एक ओर, प्रबंधन एक बहुत ही रचनात्मक क्षेत्र है, जिसका दस्तावेजीकरण करना हमेशा संभव नहीं होता है। लेकिन दूसरी ओर, प्रबंधन में बहुत सारी प्रक्रियाएँ हैं जिन्हें औपचारिक रूप दिया जा सकता है और अनुकूलित किया जाना चाहिए। यह। उदाहरण के लिए:

1. वार्षिक बजट तैयार करना।
2. कैश फ्लो प्लानिंग।
3. संभावित भागीदारों आदि की जाँच करना।

वे प्रबंधन लागत का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बनाते हैं, इसलिए उनका विश्लेषण किया जाना चाहिए और एक इष्टतम परिणाम लाया जाना चाहिए।

व्यापार प्रक्रियाओं का वर्णन कैसे करें

आपको हमेशा "जैसा है" कार्यों की सूची के साथ विवरण शुरू करना चाहिए (वास्तव में क्या किया जाता है)। और एक उद्यम के लिए जिसने पहले एक प्रक्रिया दृष्टिकोण का सामना किया, और एक के लिए जहां कुछ प्रक्रियाओं का पहले ही वर्णन किया जा चुका है।

सूची तीन चरणों में तैयार की जाती है:

1. उद्यम की संगठनात्मक संरचना का अध्ययन (निर्माण) करें.
2. प्रत्येक विभाग के लिए, उन कार्यों, मामलों को लिखें जिनमें वह भाग लेता है। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि कर्मचारियों द्वारा निष्पादित सभी प्रक्रियाओं को सूचीबद्ध करने के लिए, आपको इन कर्मचारियों के साथ व्यक्तिगत रूप से संवाद करने की आवश्यकता है। केवल "टेटे-ए-टेटे" संचार की प्रक्रिया में आप एक पर्याप्त चित्र प्राप्त कर सकते हैं।
3. डुप्लिकेट सुविधाओं या अनुपलब्ध सुविधाओं के लिए सूची की जाँच करें। ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब दो विभाग एक ही काम करते हैं, उदाहरण के लिए, बिक्री विभाग के कर्मचारियों के लिए KPI की गणना वित्तीय सेवा और बिक्री विभाग द्वारा ही की जाती है। ऐसा होता है कि एक कार्य होता है, लेकिन इसे करने वाले कर्मचारी नहीं होते हैं।

नतीजतन, आपको एक सूची मिलनी चाहिए: फ़ंक्शन - कर्मचारी (समूह), जिसमें कोई चौराहे और रिक्त फ़ील्ड नहीं हैं।

कार्यों के एक पूल से व्यावसायिक प्रक्रियाओं को बनाने के लिए, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि उन्हें किस आधार पर समूहित किया जाए। व्यवसाय प्रक्रिया का मुख्य लक्ष्य "तैयार उत्पाद" का निर्माण है, उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं की संतुष्टि। यदि आप बारीकी से देखते हैं, तो प्रत्येक कार्य का लक्ष्य एक निश्चित "उत्पाद" का निर्माण भी होगा। इसलिए, चित्र 1 में दिखाए गए कार्यों से व्यावसायिक प्रक्रियाएँ बनाई जाती हैं।

चित्र 1. किसी फंक्शन से बिजनेस प्रोसेस कैसे बनाएं

इन चरणों को करने के बाद, आपको एक सूची प्राप्त होगी:

• व्यवसाय प्रक्रिया 1 और उससे आगे के कार्य
• व्यवसाय प्रक्रिया 2 और उससे आगे के कार्य
• और इसी तरह।

प्रत्येक प्रक्रिया को एक नाम दें जो उसके सार को दर्शाता हो। यह प्रारंभिक कार्य समाप्त हो गया है और यह एक प्रक्रिया मानचित्र तैयार करने का समय है।

प्रक्रियाओं का नक्शा कुछ हद तक एक जल धारा की याद दिलाता है, जो छोटे स्रोतों से शुरू होती है, फिर नई धाराओं के साथ भर जाती है जो एक पूर्ण बहती नदी के रूप में समुद्र में विलीन हो जाती हैं और प्रवाहित होती हैं।

स्लाइड पर आकृतियों को उनके प्रदर्शन के क्रम में व्यवस्थित करें। यह प्रक्रिया को इंगित करने के लिए आंकड़ों - तीरों का उपयोग करते हुए बाएं से दाएं नक्शा बनाने की प्रथा है।

चित्र 2. पद

वे प्रक्रियाएँ जो समानांतर में की जा सकती हैं, उन्हें मुख्य के ऊपर और नीचे रखें।

उन्हें तीरों से जोड़ो। एक प्रक्रिया के लिए केवल तीर का उपयोग करना आवश्यक नहीं है। प्रक्रिया का इनपुट या तो एक से या कई से हो सकता है। आउटपुट समान है।

अब जबकि मानचित्र तैयार है, सभी प्रक्रियाओं के लिए इनपुट और आउटपुट स्पष्ट हैं। आप प्रत्येक विशिष्ट प्रक्रिया को चित्रित करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

1. ऐसा करने के लिए, प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट को एक खाली स्लाइड पर रखें।
2. शीट को क्षैतिज रूप से क्षेत्रों में विभाजित करें - प्रतिभागियों की भूमिकाएँ।
3. प्रतिभागियों की भूमिकाओं के अनुसार, मुख्य ब्लॉकों की व्यवस्था करें - प्रक्रिया के कार्य। निष्पादन क्रम रखें।
4. कांटे और अतिरिक्त सुविधाएँ जोड़ें।
5. आरेख पर उन दस्तावेज़ों को रखें जिन्हें निष्पादन के दौरान उत्पन्न किया जाना चाहिए। ईमेलप्रक्रिया के संदर्भ में एक एक्सेल टेबल भी एक दस्तावेज है।
6. आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रोग्राम और डेटाबेस की सूची बनाएं। यह सलाह दी जाती है कि कार्यक्रम का नाम नहीं, बल्कि सॉफ्टवेयर का एक विशिष्ट ब्लॉक (उदाहरण के लिए, 1C नहीं, बल्कि 1C भुगतान कैलेंडर, आदि) लिखें।
7. उस प्रक्रिया में प्रदर्शन संकेतक जोड़ें जहां वे सत्यापित हैं।
8. परिणामी स्कीमा को अन्य प्रक्रियाओं के साथ संबद्ध करें।

इन सभी चरणों को करने के बाद, आपको एक पूर्ण सर्किट मिलेगा (चित्र 3 देखें)।

चित्र तीन. व्यवसाय प्रक्रिया विवरण का उदाहरण

आपके व्यवसाय प्रक्रिया विवरण में मुख्य उद्देश्य- यह सुनिश्चित करने के लिए कि "सड़क का एक व्यक्ति" भी इसे पढ़ सकता है। इसलिए, विवरण, दक्षता के सिद्धांत द्वारा निर्देशित। सामान्य स्ट्रोक में लिखी गई एक व्यावसायिक प्रक्रिया अतिरिक्त स्पष्टीकरण के बिना अस्पष्ट और समझ से बाहर है। और अति-विवरण आपको (और पाठक को) बहुत अधिक अतिरिक्त काम दिलाएगा, लेकिन इसमें थोड़ा अतिरिक्त मूल्य होगा।

और निष्कर्ष में, हम एक बहुत ही महत्वपूर्ण नियम जोड़ते हैं: आपको विवरण में "जैसा है" और "जैसा होना चाहिए" की अवधारणाओं को कभी नहीं मिलाना चाहिए। कई कर्मचारी जो डेटा संग्रह में शामिल हैं, वे वास्तविकता को अलंकृत करना चाहते हैं और उन सुविधाओं को जोड़ना चाहते हैं जो उन्हें लगता है कि होनी चाहिए लेकिन वास्तविकता में लागू नहीं की जा रही हैं। ऐसी "इच्छाओं" के बीच स्पष्ट रूप से अंतर करने का प्रयास करें।

पहले चरण में, आप व्यावसायिक प्रक्रियाओं को "जैसा है" लिखते हैं, दूसरे चरण में आप उन्हें "जैसा होना चाहिए" में बदल देते हैं।

कैसे लाभहीन व्यावसायिक प्रक्रियाओं को खोजने के लिए

कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान करने के लिए प्रबंधन रिपोर्टिंग का उपयोग करें जो अतिरिक्त नुकसान लाती हैं और जिम्मेदार लोगों की पहचान करती हैं। इसे व्यावसायिक प्रक्रियाओं में विभाजित करें और प्रत्येक जिम्मेदार शीर्ष प्रबंधक को असाइन करें। इस तरह आप समझ सकते हैं कि किसी विशेष प्रक्रिया की सफलता या विफलता के लिए कौन जिम्मेदार है, और भविष्य की अवधि के लिए प्रबंधन टीम का समन्वय करें।

देखना चरण-दर-चरण एल्गोरिदमअक्षम व्यावसायिक प्रक्रियाओं को खोजने और समाप्त करने के लिए कैसे आगे बढ़ें। STAN प्रोडक्शन कंपनी के वित्तीय निदेशक ने अपना अनुभव साझा किया।

व्यापार प्रक्रियाओं का वर्णन करने के नुकसान

कई फायदों के अलावा, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण में कई नुकसान भी होते हैं।

पहला, और सबसे महत्वपूर्ण, प्रक्रिया दृष्टिकोण को शुरू करने की उच्च लागत है। आप स्वयं और आमंत्रित सलाहकारों की सहायता से प्रक्रियाओं का वर्णन कर सकते हैं, लेकिन दोनों ही मामलों में, कार्यान्वयन लागत एक महत्वपूर्ण राशि होगी। उद्यम के प्रबंधन को विवरण में रुचि होनी चाहिए और यह जानना चाहिए कि प्रक्रिया दृष्टिकोण के परिणामों को कैसे लागू किया जाए। नहीं तो कंपनी का पैसा बर्बाद होगा।

दूसरा, कोई कम महत्वपूर्ण नहीं, उद्यम और इसकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विकास है, जिसे वर्णित करने की भी आवश्यकता होगी। निर्णय "वर्णित - परिणाम मिला - भूल गया" प्रक्रिया दृष्टिकोण के लिए उपयुक्त नहीं है। अन्यथा, छह महीने या एक साल में प्रक्रिया अप्रासंगिक हो जाएगी और पैसा फिर से बर्बाद हो जाएगा। इसके लिए तैयार रहें तय लागतअनुरक्षण के लिए।

तीसरा नुकसान कार्यान्वयन की अवधि है। परियोजना में 6 महीने से 1 वर्ष तक का समय लग सकता है।

चौथा ऋण कर्मचारियों और प्रबंधकों का प्रतिरोध है। दक्षता में सुधार के लिए सभी परियोजनाओं की तरह, एक प्रक्रिया दृष्टिकोण की शुरूआत उद्यम के लिए लागत अनुकूलन की ओर ले जाती है, जिसमें कर्मचारियों की कमी और कर्मचारियों पर कार्यभार में वृद्धि शामिल है।

एक व्यावसायिक प्रक्रिया (बीपी के रूप में संक्षिप्त) उपभोक्ताओं या एक ग्राहक के विशिष्ट लक्षित दर्शकों के लिए सामग्री संपत्तियों या सेवाओं के डिजाइन, उत्पादन और बिक्री के लिए प्रक्रियाओं और कार्यों का एक सेट है। इस अवधारणा में कंपनी को अनुरोध प्राप्त करने और ग्राहक को तैयार उत्पादों की बिक्री के साथ समाप्त होने के साथ शुरू होने वाली क्रियाओं का एक निश्चित एल्गोरिदम शामिल है।

शब्द का उद्भव उद्योग के विकास से जुड़ा हुआ है औद्योगिक उत्पादन. जब बड़े पैमाने पर भौतिक मूल्यों का निर्माण शुरू हुआ, तो सामान बनाने की तकनीकी रूप से अधिक जटिल प्रक्रिया को आसान और छोटे कार्यों में विभाजित करना आवश्यक हो गया। पहले, मैनुअल व्यक्तिगत श्रम का बोलबाला था, जब एक उच्च योग्य मास्टर ने अपने दम पर सभी क्रियाएं कीं। उद्योग के विकास के साथ, तकनीकी रूप से अधिक की एक श्रृंखला चुनौतीपूर्ण कार्य. उनके कार्यान्वयन के लिए, उन्होंने विशेष ज्ञान और कौशल के साथ विशेष रूप से प्रशिक्षित कलाकारों को आवंटित करना शुरू किया। नवाचारों से उद्यमों की दक्षता में वृद्धि हुई है, उनकी उत्पादकता में वृद्धि हुई है, उद्यम व्यवसाय प्रक्रियाओं की अवधारणा का उदय हुआ है, साथ ही बीपी प्रबंधन विधियों का जन्म हुआ है।

तकनीक का सबसे पहला उल्लेख 1776 में प्रकाशित अर्थशास्त्री एडम स्मिथ की पांडुलिपियों में मिलता है। विशेषज्ञ ने संपर्क कारखाने में पिन बनाने की एक जटिल प्रक्रिया के वितरण के मामले का वर्णन किया। नतीजतन, कर्मचारियों के बीच जटिल कार्यों के विभाजन के लिए धन्यवाद, उत्पादकता में 24,000% की वृद्धि हुई। स्मिथ ने जटिल प्रक्रियाओं के उचित सरलीकरण के लाभ के लिए तर्क दिया। वितरण का स्तर इस मामले में प्रयोगात्मक रूप से बिजली आपूर्ति के डिजाइन के माध्यम से निर्धारित किया गया था। स्मिथ के विचार को व्यापक रूप से स्वीकार किया गया।

बाद में 20वीं शताब्दी में, अमेरिकी इंजीनियर फ्रेडरिक टेलर ने उद्यम प्रबंधन के वैज्ञानिक तरीके विकसित किए, जिसने संगठन की गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए कार्यों के वितरण के मानकीकरण में योगदान दिया। इसके बाद, 20वीं शताब्दी के अंत तक, प्रसिद्ध प्रबंधन गुरु पीटर ड्रकर अच्छा कामजटिल प्रक्रियाओं के सरलीकरण और विकेंद्रीकरण पर। परिणाम आज आउटसोर्सिंग की अविश्वसनीय रूप से लोकप्रिय अवधारणा है।

व्यवसाय प्रक्रियाओं के प्रकार

1. प्रबंधकों- इसमें सिस्टम के स्वास्थ्य की निगरानी के लिए सभी कार्य शामिल हैं। उदाहरण: कॉर्पोरेट स्तर पर रणनीतिक विपणन और प्रशासन।
2. ऑपरेटिंग- उद्यम का कामकाजी कोर। इसमें प्रोडक्शन से जुड़े ब्लॉक शामिल हैं। उदाहरण: आवेदन स्वीकार करना, सामान बनाना और बेचना।
3. सहायक- एक सतत प्रक्रिया के संगठन के लिए रखरखाव गतिविधियों। उदाहरण: लेखांकन, कॉल सेंटर, तकनीकी सहायता।

एक साधारण बीपी कार्यान्वयन योजना

ग्राहक अनुरोध> कॉल सेंटर संचालक (अनुरोध फिक्सिंग)> प्रबंधक (अनुरोध प्रसंस्करण> तर्कशास्त्री (आंदोलन, वितरण, सामग्री का परिवहन)> लेखाकार (खर्चों की गणना, बिलिंग)>उत्पादन> क्यूसीडी (गुणवत्ता नियंत्रण)> कार्यान्वयन

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्गीकरण पृथक्करण के व्यावसायिक लक्ष्यों पर निर्भर करता है। बीपी की कई श्रेणियां हैं:

1. लक्ष्यों के पदानुक्रम के अनुसार, उन्हें रणनीतिक, सामरिक और परिचालन में विभाजित किया गया है।
2. विस्तार की डिग्री के अनुसार, स्थूल-प्रक्रियाएँ, उप-प्रक्रियाएँ और सूक्ष्म-प्रक्रियाएँ प्रतिष्ठित हैं।
3. दिशा के अनुसार, वित्तीय, उत्पादन, प्रशिक्षण, ग्राहक प्रक्रियाएँ प्रतिष्ठित हैं।

व्यापार प्रक्रियाओं को डिजाइन करने के लिए एल्गोरिथम

1. वस्तु की गतिविधि का विश्लेषण।
2. परिचालन पीएसयू का परीक्षण।
3. समूहों द्वारा सक्रिय प्रक्रियाओं का वितरण।
4. कामकाजी जंजीरों का सुधार।
5. कर्मचारियों के बीच कार्यों का वितरण।
6. बीपी नियंत्रण और प्रबंधन प्रणालियों का कार्यान्वयन।

व्यवहार में, एल्गोरिथ्म अधिक जटिल लग सकता है। बड़े के लिए उत्पादन परिसरप्रक्रिया का निर्धारण करते समय, इसकी प्रक्रियाओं को कैसे विनियमित किया जाएगा, वे विशेष मानक मॉडल का उपयोग करते हैं जिन्हें विशेष रूप से विकसित सॉफ़्टवेयर पर डिज़ाइन और समायोजित किया जाता है।

आप पॉलीटेल पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने, मौजूदा प्रणालियों के साथ एकीकरण, व्यक्तिगत आईटी समाधान और व्यवसाय के विकास और प्रचार के लिए बहुत कुछ पा सकते हैं।

प्रक्रिया में गैप - पैसा खो गया

ग्राहकों के नुकसान और गतिविधियों की दक्षता में कमी का लगातार कारण औद्योगिक श्रृंखला में सभी लिंक के समन्वित कार्यों की कमी है। रसद के साथ कठिनाइयाँ हो सकती हैं, और QCD कर्मचारियों का उनके कर्तव्यों के प्रति बेईमान रवैया, आदि। आदर्श रूप से, सभी व्यक्तिगत कर्मचारियों और बड़े विभागों को सुचारू रूप से और कुशलता से काम करना चाहिए। इकाइयों के प्रदर्शन का आकलन करने के लिए परीक्षण, सर्वेक्षण, अन्य शोध, विश्लेषण और सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है।

पीएसयू प्रबंधन कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग कर

आईटी के क्षेत्र में पिछले दशकों की उपलब्धियों ने सामान्य प्रक्रियाओं को दुरुस्त किया है। अगर XIX सदी के मध्य में सॉफ़्टवेयरउद्यमों की गतिविधियों को संचालित करने के लिए सीमित संसाधन थे, आज ये शक्तिशाली प्रणालियाँ हैं जो BP के सबसे कुशल स्वचालन के लिए गंभीर संभावनाएँ प्रदान करती हैं: SAP, Oracle, PeopleSoft और अन्य। अब एक व्यावसायिक प्रक्रिया एक विशेष प्रोटोकॉल और एक वेब भाषा है, व्यवसाय को डिजाइन करने, सही करने और प्रबंधित करने के लिए व्यावसायिक प्रेरणा मॉडल, या फ़्लोचार्ट, आरेख, और बहुत कुछ प्रदर्शित करने के लिए ग्राफिक चित्र।

सक्रिय कार्य मॉडल का विश्लेषण और स्वचालन

क्लाउड इनोवेशन, सोशल मीडिया पूछताछ, के प्रसार से कंपनियां काफी प्रभावित होती हैं मोबाइल एप्लीकेशन. वे बाजार सहभागियों को स्थान की परवाह किए बिना संसाधनों को प्राप्त करने, बेचने, संचार व्यवस्थित करने की अनुमति देते हैं। नए संचार चैनल, सोशल नेटवर्क, वेबसाइट, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया संभावित उपभोक्ताओं को आकर्षित करना, आपूर्ति और मांग का आसानी से विश्लेषण करना और ई-मेल मार्केटिंग टूल के माध्यम से लक्षित दर्शकों के साथ तुरंत बातचीत करना संभव बनाते हैं।

बिजली आपूर्ति को स्वचालित करने के लिए प्रक्रियाओं पर चर्चा करते समय, इसका उल्लेख करना असंभव नहीं है महत्वपूर्ण भूमिकासंगठन के लिए रिपोर्ट कुशल संचालनउद्यम। विभिन्न विभागों (कार्यशालाओं, विपणन विभाग, लेखा विभाग, आदि) में प्रक्रियाओं के रूप में प्रकट होने वाले विचलन का आवधिक प्रणाली विश्लेषण (निगरानी) समय में प्रदर्शन में गिरावट का जवाब देने और सुधारात्मक कदम उठाने में मदद करता है। आंकड़े स्थिति का आकलन करना और निष्कर्ष निकालना आसान बनाते हैं। संयंत्र स्वचालन में कार्य प्रक्रियाओं का अनुकूलन और विश्लेषण सबसे प्रभावी हैं।

व्यापार प्रक्रियाओं का समायोजन

सिस्टम पद्धति, जो व्यावसायिक गतिविधियों के प्रभावी अनुकूलन के संदर्भ में महान वादा करती है, 1991 में दिखाई दी। श्री जेम्स हैरिंगटन की एक पुस्तक में उनकी तकनीक का वर्णन किया गया था। विधि का सार बीपी के पुनर्गठन और पुनर्रचना में है। उनका उद्देश्य विचलन, विश्लेषण, नए कार्यों और लक्ष्यों के ढांचे के भीतर व्यावसायिक गतिविधियों में सुधार करना, लाभप्रदता और उत्पादकता बढ़ाना और लागत कम करना है।

तकनीक के एल्गोरिथ्म में तीन कार्य होते हैं:

• रणनीतिक लक्ष्यों का विकास। हम क्या कर रहे हैं और क्यों?
• लक्षित दर्शकों की परिभाषा। हम किसकी सेवा करते हैं?
• लाभ बढ़ाने के लिए बीपी को समायोजित करना। आप कैसे बेहतर कर सकते हैं?

व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन में 5 चरण शामिल हैं:

1. गतिविधियों के कार्यान्वयन के लिए कर्मियों का चयन।
2. सर्वेक्षण आयोजित करने के लिए कार्मिक प्रशिक्षण।
3. डेटा एकत्र करने के लिए साक्षात्कार आयोजित करें।
4. सर्वेक्षण के परिणामों का दस्तावेज़ीकरण।
5. पहचानी गई समस्याओं का विश्लेषण और एक समायोजन योजना तैयार करना।

जेम्स हैरिंगटन के अनुसार अनुकूलन का लक्ष्य अपने तरीके से क्रांतिकारी है। इसमें संगठन के मौलिक पुनर्गठन में शामिल है, न कि क्रमिक पुनर्गठन की एक श्रृंखला। माइकल हैमर और जेम्स चम्पी द्वारा 1993 की पुस्तक रीइंजीनियरिंग द कॉर्पोरेशन: ए मेनिफेस्टो फॉर ए बिजनेस रेवोल्यूशन में इस तरह के मॉडल का वर्णन किया गया था। कई उद्यम प्रणाली को लागू करने का निर्णय लेते हैं, अन्य ऐसी प्रक्रियाओं के पक्ष में एक कट्टरपंथी पद्धति से इनकार करते हैं जो मौजूदा मॉडल के प्रति अधिक वफादार हैं। हालांकि, दोनों बीपी अनुकूलन को दक्षता बढ़ाने के लिए एक मूल्यवान उपकरण मानते हैं।

एक व्यावसायिक प्रक्रिया (प्रक्रिया) इनपुट पर प्राप्त संसाधनों को अंतिम उत्पाद में बदलने के लिए क्रियाओं का एक संचयी क्रम है जिसका आउटपुट पर उपभोक्ता के लिए मूल्य है।

इस परिभाषा से यह स्पष्ट हो जाता है व्यावसायिक प्रक्रियाएंऔपचारिक रूप से या नहीं, हर संगठन के भीतर मौजूद हैं। संस्था स्वीकार कर सकती है प्रबंधन के लिए कार्यात्मक दृष्टिकोण, जो कंपनी को विभागों के एक समूह के रूप में मानता है, जिनमें से प्रत्येक कुछ कार्य करता है।
इस मामले में, अलग-अलग डिवीजन अपने स्वयं के संकेतकों को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं, लेकिन हमेशा कंपनी के अंतिम परिणाम पर नहीं, जो डिवीजनों के बीच हितों का टकराव पैदा कर सकता है और व्यवसाय के समग्र प्रदर्शन पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकता है। यहां एक विशिष्ट संघर्ष है ( " आंधी का मेघ", मामले में बाधाओं के सिद्धांत) एक ट्रेडिंग कंपनी के बिक्री और क्रय विभागों के बीच। बिक्री विभाग, टर्नओवर बढ़ाने के लिए, अधिकतम संभव वर्गीकरण सुनिश्चित करने और गोदाम में माल की निरंतर उपलब्धता बनाए रखने की आवश्यकता होती है, और आपूर्ति विभाग बड़ी मात्रा में माल का एक संकीर्ण वर्गीकरण खरीदता है, क्योंकि इसका काम का मुख्य संकेतक - प्राप्त करना लागत कम करने के लिए आपूर्तिकर्ता से कम कीमत - का इससे कोई लेना-देना नहीं है कंपनी की बिक्री में वृद्धि.

कार्यात्मक एक पर प्रक्रिया दृष्टिकोण के लाभ

प्रोसेस पहूंचपर विचार प्रक्रियाओं के एक सेट के रूप में व्यवसाय- मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएं, प्रबंधन प्रक्रियाएं (लक्ष्य निर्धारित करना) और समर्थन करना। मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएंऐसी प्रक्रियाएं हैं जो सीधे पैसा कमाती हैं। सहायक - ऐसी प्रक्रियाएँ जिनके बिना मुख्य मौजूद नहीं हो सकते। व्यावसायिक प्रक्रियाएं, ये विभिन्न प्रकार के संसाधन प्रदान करने की प्रक्रियाएँ हैं।

प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रिया में है:

• इसका विशिष्ट लक्ष्य, कंपनी के सामान्य लक्ष्य के अधीन;
• एक मालिक जो संसाधनों का प्रबंधन कर सकता है और प्रक्रिया को क्रियान्वित करने के लिए जिम्मेदार है;
• संसाधन;
• गुणवत्ता नियंत्रण और त्रुटि सुधार प्रणाली;
• प्रक्रिया स्कोरकार्ड।

क्लाइंट के लिए तैयार उत्पाद में सामग्री और सूचना को बदलने के लिए सभी क्रियाओं की समग्रता कहलाती है मूल्य धारा. मूल्य धारारेखांकन का प्रतिनिधित्व करना सुविधाजनक है - व्यावसायिक प्रक्रियाओं के मानचित्र के रूप में। नीचे दिया गया चित्र दिखाता है कंपनी व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र. नक्शा आपको मूल्य प्रवाह को समग्र रूप से देखने की अनुमति देता है, प्रक्रियाओं के अनुक्रम और अंतर्संबंध को समझने के साथ-साथ सुधार के अवसर भी देता है।

तकनीकी व्यापार प्रक्रिया विवरणकंपनी के सभी संचालनों को पारदर्शी और समझने योग्य बनाता है, आपको संचालनों का विश्लेषण करने और उनमें ऐसी समस्याओं का पता लगाने की अनुमति देता है जो विफलताओं का कारण बनती हैं। मुख्य बात यह है व्यावसायिक प्रक्रियाएंआपको असमान इकाइयों के बीच की बातचीत को समझने की अनुमति देता है: क्या, किसके लिए और किस लिए वे प्रत्येक चरण में संचारित या प्राप्त करते हैं। नतीजतन, प्रक्रिया दृष्टिकोण बहुत सरल करता है नए कर्मचारियों का अनुकूलनऔर मानव कारक पर कंपनी की निर्भरता कम कर देता है। महत्वपूर्ण रूप से, प्रक्रिया प्रणाली को सरल करता है परिचालन व्यय प्रबंधन.

एक अच्छी तरह से विकसित की उपस्थिति व्यापार प्रक्रिया प्रणालीगुणवत्ता मानकों को पूरा करने के लिए कंपनी की गतिविधियों को लाना बहुत सरल करता है आईएसओ 9001:2015. विश्व व्यापार संगठन में रूस के पूर्ण परिग्रहण के संदर्भ में, कंपनी का ISO 9001:2015 मानकों का अनुपालन एक महत्वपूर्ण प्रतिस्पर्धात्मक लाभ बन जाता है।

एक उद्यम में क्यूएमएस के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक रूप से व्यावसायिक प्रक्रियाओं के निर्माण और विवरण की आवश्यकता होती है।

व्यवसाय प्रक्रिया विकास

आदेश पर विचार करें व्यापार प्रक्रिया विकास. सबसे पहले आपको कंपनी के कर्मचारियों से परियोजना की कार्यशील टीम बनाने की आवश्यकता है। आमतौर पर, एक कार्य दल पर्याप्त नहीं होता है। फिर एक विशेष व्यावसायिक प्रक्रिया के ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के विभागों का एक अस्थायी समूह इसकी गतिविधियों में शामिल होता है, जो व्यवसाय प्रक्रिया के इनपुट, आउटपुट और संसाधन प्रदान करता है।

यह समझने के लिए कि सिस्टम कैसे कार्य करता है और संचित अनुभव को संरक्षित करने के लिए, यह पहले दर्ज किया जाता है कि प्रक्रिया वास्तव में अब कैसे कार्य करती है। यह याद रखना चाहिए कि विवरण का उद्देश्य की गई कार्रवाइयों के बीच की कड़ी की पहचान करना है, न कि सबसे छोटे विवरणों को पकड़ना। इसीलिए व्यापार प्रक्रियाओं का विवरणमानक रूपों और प्रक्रिया चार्टों का उपयोग करके मानकीकृत करने की अनुशंसा की जाती है।

व्यवसाय प्रक्रिया के विवरण को निम्नलिखित वर्गों में विभाजित किया जा सकता है:

• मानक व्यवसाय प्रक्रिया प्रपत्र
• व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र
• व्यवसाय प्रक्रिया मार्ग
• बिजनेस प्रोसेस मैट्रिसेस
• बिजनेस प्रोसेस फ़्लोचार्ट्स
• व्यापार प्रक्रिया जोड़ों का विवरण
• सहायक व्यवसाय प्रक्रिया विवरण
• व्यापार प्रक्रिया का विस्तृत विवरण
• व्यवसाय प्रक्रिया प्रलेखन
• व्यापार प्रक्रिया संकेतकों और संकेतकों की परिभाषा
• व्यवसाय प्रक्रिया निष्पादन अनुसूची

आइए प्रत्येक चरण पर करीब से नज़र डालें।

1. व्यवसाय प्रक्रिया विवरण के मानक रूप

हम उपयोग करने की सलाह देते हैं नमूना टाइप करेंव्यवसाय प्रक्रिया विवरण का मानक रूप। यह अलग-अलग लोगों द्वारा प्रक्रिया को ठीक करने के लिए एक एकीकृत दृष्टिकोण प्राप्त करने की अनुमति देगा, जो तब प्रक्रियाओं के विश्लेषण की सुविधा प्रदान करेगा।

2. व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र

व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र- फ़्लोचार्ट के रूप में व्यवसाय प्रक्रिया का चित्रमय प्रतिनिधित्व। कृपया ध्यान दें कि व्यवसाय प्रक्रिया में प्रत्येक भागीदार का एक अलग कॉलम होता है। रेखाएं समय अंतराल हैं। जारी किया गया नक्शा आपको संचालन को सिंक्रनाइज़ करने और कंपनी के डिवीजनों के बीच गुजरने वाली सूचना के मार्ग का पता लगाने की अनुमति देता है।

व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र तैयार करने के चरण में, इस कार्य को करने वाले कर्मचारी को वर्णित व्यवसाय प्रक्रिया प्रक्रियाओं के क्षेत्र में सक्षमता की आवश्यकता नहीं है। यह केवल कलाकारों के ज्ञान को कैप्चर करता है कि वे क्या और कैसे करते हैं। आपको प्रश्नों के उत्तर प्राप्त करने की आवश्यकता है:

• कौन सा दस्तावेज़ कार्य चक्र को समाप्त करता है ताकि इसे फिर से शुरू किया जा सके?
• यह दस्तावेज़ किसे भेजा गया है?
• इससे पहले क्या है?
• संगठन के अंदर और बाहर इस प्रक्रिया में कौन शामिल है?
• प्रक्रिया शुरू करने के लिए कार्य कौन जारी करता है?

व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र बनाते समय, आपको लोकप्रिय 5W1H प्रश्न सूत्र का उपयोग करना चाहिए। संक्षेप में, ये 5 W प्रश्न हैं:

• कौन? (यह ऑपरेशन कौन करता है?)
  
• क्यों? (यह ऑपरेशन क्यों या क्यों किया जाता है?)
  
• क्या? (यह ऑपरेशन क्या है?)
  
• कब? (यह कब किया जाना चाहिए?)
  
• कहाँ? (ऑपरेशन कहाँ किया जाता है?)
  

और एक प्रश्न एच

• कैसे? (यह ऑपरेशन कैसे किया जाता है? क्या इसे अलग तरीके से किया जा सकता है या सुधार किया जा सकता है?)

यदि नक्शा बहुत जटिल निकला, तो यह एक संकेत है कि संगठन के प्रबंधन में कोई उचित आदेश नहीं है।

3. व्यवसाय प्रक्रिया मार्ग

वास्तविक व्यावसायिक प्रक्रियाओं में, उद्यम के कई विभाग अक्सर भाग लेते हैं। उनके लिए, प्रक्रिया में भूमिकाएँ सौंपना आवश्यक है। इसके अलावा, ब्रांचिंग और समांतर क्रियाएं हैं। इसलिए मार्गों के रूप में प्रतिनिधित्व बहुत सुविधाजनक है। मार्ग हमें देते हैं रसद योजनाप्रक्रिया - सामग्री, लोगों, नकदी और सूचना प्रवाह की आवाजाही. फ़्लोचार्ट का उपयोग कमांड की क्रियाओं के तर्क को समझने के लिए किया जाता है।

4. बिजनेस प्रोसेस मैट्रिसेस

प्रक्रियाओं की बातचीत के विश्लेषण का मैट्रिक्स (तालिका)।आपको सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक प्रक्रियाओं को उजागर करने, उनके संबंध स्थापित करने और QMS के कामकाज पर प्रक्रियाओं के प्रभाव की डिग्री का आकलन करने की अनुमति देता है।

प्रक्रिया श्रृंखला विश्लेषणपता लगाता है कि सभी उपप्रक्रियाओं के बीच सूचना का आदान-प्रदान किया जाता है। प्रक्रिया श्रृंखला ऊपरी बाएँ कोने से निचले दाएँ कोने तक जाती है। आंतरिक प्रदाता-उपभोक्ता संबंध उन बक्सों के रूप में दिखाए जाते हैं जो पहले किए गए कार्यों के लिए आवश्यकताओं को इंगित करते हैं।

5. व्यवसाय प्रक्रिया का एक ब्लॉक आरेख तैयार करना

प्रक्रिया प्रवाह आरेख व्यवसाय प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों (उपभोक्ताओं, आपूर्तिकर्ताओं और कलाकारों) के बीच संबंधों की संपूर्ण श्रृंखला का एक दृश्य आरेख है। फ़्लोचार्ट तैयार करने की प्रक्रिया में, निम्नलिखित प्रश्न सामने आते हैं:

• क्या इस व्यवसाय प्रक्रिया का मूल्य इसके कार्यान्वयन की लागत के बराबर है?
• यह अन्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ कितना एकीकृत है?
• क्या इस व्यवसाय प्रक्रिया में त्रुटियों का तुरंत पता लगाया जा सकता है?
• इस व्यवसाय प्रक्रिया की गुणवत्ता को सुधारने और सुनिश्चित करने के लिए क्या किया गया है?

6. व्यापार प्रक्रियाओं के जोड़ों का विवरण

व्यापार प्रक्रियाओं के जंक्शनों पर उद्यम की गतिविधियों का वर्णन करना सबसे कठिन काम है। प्रक्रिया स्वामियों के बीच सहमति प्राप्त करना कभी-कभी बहुत कठिन होता है।

पहले निकास का विवरण लिखें। उन्हें पहले रजिस्टर पर लिखें, फिर लक्ष्य के लिए प्रदर्शन मेट्रिक्स और मूल्यों को परिभाषित करें। इन संकेतकों को मापने की प्रक्रिया का वर्णन करें। उनसे अन्य प्रदर्शन संकेतकों पर जाने की संभावना पर विचार करें जो अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए रुचि रखते हैं।

फिर इनपुट्स का समान विवरण लिखें।

7. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सहायक विवरण

सहायक विवरण के रूप में, लेआउट आरेख, स्मरक आरेख, गैंट चार्ट और नेटवर्क आरेख. प्रक्रियाओं के लिए उपयोग करने के लिए अंतिम दो सुविधाजनक हैं परियोजना प्रबंधन.

8. व्यापार प्रक्रियाओं का विस्तृत विवरण

विस्तारित व्यापार प्रक्रिया विवरणउद्यम के लिए किसी भी रूप में सुविधाजनक हो सकता है, लेकिन इसमें मुख्य प्रावधान होने चाहिए:

• व्यवसाय प्रक्रिया का पूरा नाम;
• व्यवसाय प्रक्रिया कोड;
• व्यवसाय प्रक्रिया की परिभाषा, इसकी मुख्य सामग्री का खुलासा करना;
• व्यवसाय प्रक्रिया का उद्देश्य;
• प्रक्रिया की आगे की योजना के लिए जिम्मेदार व्यवसाय प्रक्रिया स्वामी;
• व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधक, प्रक्रिया के चल रहे रखरखाव के लिए जिम्मेदार;
• व्यापार प्रक्रिया मानक;
• व्यवसाय प्रक्रिया इनपुट (बाहर से आने वाले प्रवाह और परिवर्तन के अधीन);
• व्यवसाय प्रक्रिया आउटपुट (परिवर्तन परिणाम);
• व्यवसाय प्रक्रिया के लिए उपलब्ध संसाधन;
• आंतरिक और बाहरी प्रदाताओं की व्यावसायिक प्रक्रियाएँ - इनपुट के स्रोत;
• उपभोक्ता व्यवसाय प्रक्रियाएँ - मानी गई व्यावसायिक प्रक्रिया के परिणामों के उपयोगकर्ता;
• मापा प्रक्रिया पैरामीटर;
• प्रक्रिया प्रदर्शन संकेतक।

9. व्यवसाय प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण

QMS सिस्टम में शामिल व्यावसायिक प्रक्रियाएँप्रलेखित किया जाना है। विवरण का सबसे सुविधाजनक रूप एक प्रक्रिया है। जटिलता के आधार पर एक व्यावसायिक प्रक्रिया को एक या अधिक प्रक्रियाओं द्वारा वर्णित किया जा सकता है। सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए एकल दृश्य बनाना सुविधाजनक है।

10. व्यापार प्रक्रिया के संकेतकों और संकेतकों की परिभाषा

व्यवसाय प्रक्रिया को कुछ संकेतकों द्वारा चित्रित किया जाना चाहिए ताकि प्रक्रिया को मापा जा सके और इसकी प्रभावशीलता का मूल्यांकन किया जा सके। सभी संकेतक 4 मुख्य समूहों में शामिल हैं:

• गुणवत्ता;
• समय सीमा;
• मात्रा;
• लागत।

इसके अलावा, यह विशेष समूहों को अलग करने के लिए प्रथागत है - व्यवसाय प्रक्रिया संकेतकों का एक समूह, आवश्यकताओं का एक समूह, प्रक्रिया के वांछित प्रवाह को सुनिश्चित करने के लिए एक समूह, सिफारिशों का एक समूह।

संकेतक समूहव्यवसाय प्रक्रिया लक्ष्य की उपलब्धि की डिग्री दिखाती है।

आवश्यकताओं के समूह में शामिल हैं:

• मानव संसाधन;
• आधारभूत संरचना;
• काम के माहौल की स्थिति।

प्रक्रिया के वांछित पाठ्यक्रम को सुनिश्चित करने के लिए समूह:

• जानकारी;
• काम के लिए निर्देश;
• समय।

• वित्त;
• तर्कशास्र सा;
• आपूर्तिकर्ता;
• भागीदार, आदि

11. व्यवसाय प्रक्रिया निष्पादन अनुसूची

बड़ा व्यावसायिक प्रक्रियाओं को औपचारिक रूप दिया जाना चाहिएजैसा अलग दस्तावेज़ « व्यवसाय प्रक्रिया के निष्पादन के लिए नियम"। शेष व्यावसायिक प्रक्रियाओं को इकाई और नौकरी विवरण पर विनियमों के रूप में औपचारिक रूप दिया जा सकता है।

शेवार्ट-डेमिंग चक्र के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए विनियमों में आवश्यकताएं शामिल होनी चाहिए:

• अगली अवधि के लिए व्यवसाय प्रक्रिया लक्ष्यों का निर्धारण;
• प्रक्रिया के सामान्य पाठ्यक्रम और उनके प्रलेखन से विचलन की व्यावसायिक प्रक्रिया के मालिक द्वारा विश्लेषण;
• सुधारात्मक उपायों की प्रभावशीलता का विश्लेषण;
• वरिष्ठ प्रबंधन को रिपोर्ट करना।

व्यापार प्रक्रियाओं का विकास और विवरण- रास्ते में पहला कदम क्यूएमएस कार्यान्वयनउद्यम में। आगे सभी कर्मियों के ध्यान में लाने के लिए निरंतर और श्रमसाध्य कार्य है, विश्लेषण करें और यदि आवश्यक हो तो सुधारात्मक कार्रवाई करें।