एक कर्मचारी नमूने के लिए सामूहिक ज्ञापन। ज्ञापन में विवरण की कोणीय व्यवस्था

अपने कर्तव्यों को पूरा करने में कर्मचारी की विफलता के बारे में सूचित करने वाला एक ज्ञापन एक आंतरिक संचलन दस्तावेज है और इसका उद्देश्य यूनिट के प्रमुख या उच्च प्रबंधन को सूचित करना है।

यह नोट या तो अनुशासनात्मक कार्रवाई या बर्खास्तगी का आधार बन जाता है।

इस दस्तावेज़ की आवश्यकता क्यों है और इसे किन मामलों में तैयार किया गया है?

सबसे पहले, एक ज्ञापन हमेशा तैयार नहीं किया जाता है, बल्कि केवल सबूत के साथआधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए जानबूझकर अनिच्छा के बारे में जिन्हें उन्हें सौंपा गया है, या इन कर्तव्यों के घोर और बार-बार उल्लंघन के तथ्यों के बारे में। लेकिन यह साक्ष्य भी एक ज्ञापन तैयार करने के आधार के रूप में कार्य करता है, जब कर्मचारी स्वयं अपने बचाव में वजनदार तर्क नहीं रखता है।

इसलिए, जब तक पहचाने गए उल्लंघनों की सभी परिस्थितियों को स्पष्ट नहीं किया जाता है, तब तक एक ज्ञापन नहीं लिखा जाता है।

इसके अलावा, केवल सभी प्रस्तुत तथ्यों का विश्लेषण करने के बादकिसी नोट को संकलित करने की उपयुक्तता पर निर्णय केवल आपत्तिजनक कर्मचारी के प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक द्वारा किया जा सकता है।

ज्ञापन उच्च प्रबंधन को हस्तांतरित किया जाता है और किसी विशेष कर्मचारी के खिलाफ दावों का औचित्य है। इसके आधार पर इस कर्मचारी पर जुर्माना लगाया जा सकता है, फटकार लगाई जा सकती है या अन्यथा लगाया जा सकता है। हालांकि, अगर बहुत सारे मेमो हैं, तो कर्मचारी के पास है वास्तविक जोखिमअपना खोना कार्यस्थल, इसके अलावा, एक भद्दे लेख के अनुसार इसके समावेश के साथ।

पंजीकरण और प्रारूपण प्रक्रिया के लिए नियम

इस दस्तावेज़ का कोई सख्त रूप नहीं है, लेकिन इसे ध्यान में रखते हुए तैयार किया गया है व्यापार नियम, विशेष रूप से:

• पंजीकरण कंपनी के लेटरहेड पर A4 शीट पर होता है, जहां इसके सभी विवरण इंगित किए जाते हैं - नाम (आमतौर पर वे पूर्ण रूप से लिखते हैं, जैसे कि संस्थापक दस्तावेज), कानूनी फार्म( , पीएओ, आदि), और ;
• इसके अलावा, ऊपरी दाएं कोने में, जिस व्यक्ति के लिए यह नोट अभिप्रेत है, उसे इंगित किया गया है - उसकी स्थिति, नाम, संरक्षक और उपनाम। उदाहरण के लिए, "फरमा एलएलसी इवानोव वी. वी. के निदेशक";
• नीचे, बाएं कोने में, दस्तावेज़ का नाम ही इंगित किया गया है। एक नियम के रूप में, वे "ज्ञापन" लिखते हैं। और तुरंत इस शीर्षक के तहत, संकलन की तारीख और दस्तावेज़ की संख्या, और इसके बारे में क्या है: "गैर-अनुपालन पर आधिकारिक कर्तव्यों»;
• दस्तावेज़ का पाठ स्वयं अपराधी के उपनाम, नाम और संरक्षक के साथ शुरू हो सकता है। और आगे जाता है सारांशक्या हुआ। ज्ञापन में आइटम होने पर सबसे आदर्श विकल्प नौकरी का विवरणजिनका उल्लंघन किया गया था या जिन्हें कर्मचारी ने करने से मना कर दिया था;
• चूँकि किसी कर्मचारी द्वारा नौकरी के विवरण का उल्लंघन कंपनी के लिए परिणामों से भरा हो सकता है, इसलिए यह इंगित करना आवश्यक है कि यदि ऐसा तथ्य होता है, तो नुकसान के बारे में;
• ज्ञापन में पहचाने गए उल्लंघनों को निर्धारित करने के बाद, उन्हें उन दंडों को निर्धारित करना चाहिए जो कर्मचारी को उसकी ओर से अधिक उल्लंघनों को रोकने के लिए लागू किया जाना चाहिए (उदाहरण के लिए, नुकसान की वसूली, फटकार, आदि)। हालांकि, इन उपायों के विरोध में नहीं होना चाहिए श्रम कानूनऔर इसके अनुसार तैयार किए गए स्थानीय नियामक दस्तावेज;
• इसके अलावा, ज्ञापन आवेदक के हस्ताक्षर से प्रमाणित होता है जो उसकी स्थिति, नाम, संरक्षक और उपनाम का संकेत देता है;
• नोट को उच्च प्रबंधन को हस्तांतरित करने से पहले, इसे नियत संख्या और पंजीकरण की तारीख के साथ पंजीकृत किया जाता है।

सौंपनानोट्स या तो सीधे प्राप्तकर्ता को, या उसके सचिव के माध्यम से, या कॉर्पोरेट मेल द्वारा भेजे जाते हैं।

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संकलन उदाहरण

इस दस्तावेज़ को तैयार करने का आधार आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए मामूली मना करने से लेकर उनके प्रदर्शन के दौरान उनकी व्यवस्थित अनदेखी या घोर उल्लंघन तक कुछ भी हो सकता है। उदाहरण के लिए:

"ओओओ के निदेशक" एफ "इवानोव वी.वी.

पेट्रोवा यू.जी के अनुचित प्रदर्शन के बारे में। उनके कर्तव्य"

“इस तथ्य के कारण कि जनवरी से मार्च 2016 तक, प्रबंधक पेट्रोवा यू.जी. 31 दिसंबर, 2015 के आदेश संख्या 1 "लेखा नीति पर" द्वारा स्थापित समय सीमा के उल्लंघन के साथ लेखा विभाग को माल के शिपमेंट पर दस्तावेज जमा किए गए, उद्यम को राशि में पिछली तिमाही के लिए आय और मूल्य वर्धित कर का भुगतान करने के लिए मजबूर किया गया था 1 मिलियन रूबल की, जो करों पर नियोजित खर्च से 25% अधिक है।
पेट्रोवा यू.जी. इन उल्लंघनों के लिए कोई स्पष्टीकरण देने में असमर्थ था।
पूर्वगामी के आधार पर, मैं आपको प्रबंधक पेट्रोवा यू.जी. को दंडित करने के लिए कहता हूं। जिस विभाग में वह सूचीबद्ध है, उसके काम के परिणामों के आधार पर तिमाही के लिए उसे अर्जित बोनस से वंचित करना।

इस पाठ के बाद, दस्तावेज़ का संकलक अपने हस्ताक्षर और विवरण चिपकाता है:

"बिक्री विभाग के प्रमुख _________ / सिदोरोव एस.एस."

प्रत्येक विशेष मामले में नोट का शब्द बदल जाएगाउल्लंघन की प्रकृति और आवश्यक दंड को ध्यान में रखते हुए। लेकिन में सामान्य रूप से देखेंज्ञापन के प्रकार के बावजूद, वे लगभग उसी तरह संकलित होते हैं, पूरी तरह से उनकी संरचना को बनाए रखते हैं।

मेमो के प्रकार

कार्यालय के काम की प्रकृति में हैं तीन मुख्य प्रकारये नोट:

भंडारण और लेखा

लेखांकनज्ञापन विभाग या व्यक्ति द्वारा निर्मित किया जाता है जिसे आंतरिक और बाहरी पत्राचार को पंजीकृत करने और बनाए रखने का दायित्व सौंपा जाता है। पंजीकरण नोट्सउद्यम में अपनाई गई विधि के आधार पर - पत्रिका के रूप में और स्वचालित तरीके से दोनों का उत्पादन किया जा सकता है।

विषय में शेल्फ जीवननोट, वे इन दस्तावेजों की सामग्री के अनुसार भिन्न होते हैं - 1 या 3 वर्ष, 5 वर्ष, 75 वर्ष और यहां तक ​​कि स्थायी रूप से। एक नियम के रूप में, बोनस उपार्जन, बर्खास्तगी आदि से संबंधित ज्ञापन कम से कम 75 वर्षों तक रखे जाने चाहिए। ये शर्तें संग्रह पर नियमों द्वारा स्थापित की गई हैं।

अपने कर्तव्यों का पालन नहीं करने वाले कर्मचारियों पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने के नियम निम्नलिखित वीडियो में वर्णित हैं:

एक ज्ञापन संगठन के प्रमुख, मुख्य लेखाकार या किसी अन्य कर्मचारी के नाम पर तैयार किया गया एक दस्तावेज है।
ज्ञापन है कानूनी प्रभाव, जैसा कि इसमें निर्धारित समस्या पर कार्रवाई या कोई कार्रवाई करने के उद्देश्य से संकलित किया गया है।

ज्ञापन को वर्तनी और कानूनी रूप से सक्षम दोनों तरह से तैयार किया जाना चाहिए, इसमें वर्तमान समस्या का विस्तृत विवरण होना चाहिए और यह वांछनीय है कि इसे हल करने के लिए कार्रवाई की जाए, जो इसके संकलक द्वारा प्रस्तावित की गई है।

किसी संगठन या विभाग के प्रमुख को संबोधित एक ज्ञापन एक आंतरिक दस्तावेज है और इसे सादे A4 शीट पर तैयार किया जा सकता है।

यदि दस्तावेज़ एक उच्च संगठन को भेजा जाता है, तो यह स्वचालित रूप से बाहरी हो जाता है और लेटरहेड पर तैयार हो जाता है।

ज्ञापन जारी करने के नियम

ज्ञापन का मुख्य उद्देश्य सिर्फ उच्च प्रबंधन को वर्तमान समस्या या चल रहे कार्य की प्रगति से परिचित कराना नहीं है।

और मौजूदा स्थिति को हल करने के लिए तुरंत उपाय करने के लिए प्रबंधन को प्रोत्साहित करने के लिए भी।

ज्ञापन ओकेयूडी फॉर्म में तैयार किया जाना चाहिए, कोड 0286041 के तहत जाना चाहिए।

मेमो को सूचनात्मक घटक या प्राप्तकर्ता (जिसके नाम पर यह नोट लिखा गया है) के आधार पर कई वर्गीकरणों में विभाजित किया गया है।

1. तो, पहले वर्गीकरण के अनुसार, यह सूचना रिपोर्टिंग होगी, जो किए जा रहे कार्यों के चरणों, कठिनाइयों और विशेषताओं को इंगित करेगी।

इस तरह की रिपोर्ट के संकलनकर्ता को एक सुलभ और में होना चाहिए पेशेवर भाषाअधिकारियों को यह बताने के लिए कि यह या वह परियोजना किस चरण में है और इसके कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए क्या किया जा रहा है।

हाल ही में जब तक परियोजना पूरी नहीं हो जाती, तब तक ऐसी रिपोर्टें नियमित रूप से तैयार की जाती हैं।

मेमो सीधे संगठन के नेतृत्व को परियोजना प्रबंधकों से जोड़ते हैं

यह आपको जल्दी से पता लगाने की अनुमति देता है कि किन क्षेत्रों में पर्याप्त धनराशि नहीं है, उनमें से कौन सा अतिरेक है, और तदनुसार परियोजना के काम को सामान्य करने के लिए उपाय करें।

2. दूसरा वर्गीकरण ज्ञापन है जो एक विशिष्ट मामले को हल करने के लिए प्रस्तावित विधियों के साथ विस्तृत करता है।

एक नियम के रूप में, ऐसी रिपोर्ट प्रकृति में नकारात्मक होती हैं। वे अक्सर उल्लंघन का वर्णन करते हैं श्रम अनुशासनसंस्था का एक कर्मचारी।

संगठन की गतिविधि और संबद्धता के प्रकार की परवाह किए बिना प्रपत्र और रिपोर्टिंग के प्रकार नहीं बदलते हैं।

रिपोर्ट में निम्नलिखित विवरण शामिल होने चाहिए:

1. अभिभाषक द्वारा धारित पद।
2. पूरा नाम। अभिभाषक।
3. अभिभाषक के संगठन का विवरण।
4. संकलक द्वारा आयोजित स्थिति।
5. पूरा नाम। संकलक।
6. संकलक का संगठन और स्थिति।
7. समस्या की अच्छी प्रस्तुति।
8. मौजूदा समस्या को हल करने के लिए किए गए उपाय (यदि वे किए गए थे)।
9. समस्या को दूर करने के लिए किए जा सकने वाले उपायों के सुझाव।
10. रिपोर्टिंग की संख्या।
11. डिकोडिंग के साथ कंपाइलर का हस्ताक्षर।

ज्ञापन कैसे लिखा जाता है, उदाहरण

आइए अब विशेष रूप से विचार करें कि लेखाकार कौन सी रिपोर्ट लिख सकता है:

1. ये उद्यम की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों से संबंधित प्रमुख को संबोधित मेमो हैं।

सेमेनोव अर्कडी बोरिसोविच
टोकरेवा गैलिना इवानोव्ना

प्रतिवेदन

वित्तीय लेखा परीक्षा के दौरान आर्थिक गतिविधिबिक्री विभाग, 57,456.45 रूबल (सत्तावन हजार, चार सौ छप्पन रूबल, पैंतालीस कोपेक) की राशि में वित्तीय कमी का पता चला था।

मैं आपसे यह मांग करने के लिए कहता हूं कि बिक्री विभाग के प्रमुख गवरिलोव आर्टेम लियोनिदोविच लेखा विभाग को दस्तावेजी रिपोर्टिंग प्रदान करें वित्तीय गतिविधियाँबिक्री विभाग।

की तारीख___________
हस्ताक्षर _______ प्रतिलेख __________

2. सम्मान और सम्मान के अपमान, उल्लंघन के बारे में संगठन के प्रमुख को संबोधित रिपोर्ट।

LLC "VOZROZHDENIE" के जनरल डायरेक्टर
सेमेनोव अर्कडी बोरिसोविच
संगठन के मुख्य लेखाकार
टोकरेवा गैलिना इवानोव्ना

प्रतिवेदन

27.11. 2013 खरीद विभाग के कर्मचारी, स्मेरीगिन गेनेडी पेट्रोविच, प्राप्ति पर वेतनगणना की गई राशि से असंतुष्ट था, जिसके बाद उसने खजांची पोटापोवा इरीना अनातोल्येवना का अपमान किया, उसके सिर पर एक गिलास पानी डाला, जिससे उसके सम्मान और सम्मान का अपमान हुआ।

मैं आपसे गेन्नेडी पेत्रोविच स्मरीगिन के लिए सबसे कड़े उपायों को लागू करने और बर्खास्तगी सहित, अन्यथा पोतापोवा इरीना अनातोल्येवना को इस समस्या को हल करने के लिए कानून प्रवर्तन एजेंसियों से मदद लेने के लिए मजबूर होना पड़ेगा।

की तारीख___________
हस्ताक्षर_______ प्रतिलेख __________

3. शराब या नशीली दवाओं के नशे की स्थिति में कार्यस्थल पर उपस्थिति के बारे में संगठन के कर्मचारी पर एक नमूना रिपोर्ट

LLC "VOZROZHDENIE" के जनरल डायरेक्टर
सेमेनोव अर्कडी बोरिसोविच
संगठन के मुख्य लेखाकार
टोकरेवा गैलिना इवानोव्ना

प्रतिवेदन

मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि आज एकाउंटेंट लुपोवा एंटोनिना मिखाइलोवना राज्य में काम करने आई थीं शराब का नशाजिसकी पुष्टि विभाग के अन्य सदस्य कर सकते हैं।

लावेरेंटीवा आई.पी. (अर्थशास्त्री) __________ हस्ताक्षर
सुरकोवा के.आर. (खजांची) _________ हस्ताक्षर

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 76 और मेरे आधिकारिक कर्तव्यों द्वारा निर्देशित, मैंने लेखाकार लुपोवा ए.एन. आगे के काम से।

मैं आपसे एकाउंटेंट लुपोवा ए.एन. पर थोपने के लिए कहता हूं। आनुशासिक क्रियाकला के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 192।

की तारीख___________
हस्ताक्षर _______ प्रतिलेख __________

इस तरह के एक ज्ञापन के लिए, अतिरिक्त रूप से एक अधिनियम तैयार करना अनिवार्य है जिसमें इसकी तैयारी का कारण इंगित किया जाएगा।

यह संगठन के सभी कर्मचारियों द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए, जिन्होंने श्रम अनुशासन के इस उल्लंघन को देखा, जो स्थिति को दर्शाता है।

ज्ञापन कौन लिख सकता है?

मूल रूप से, वेतन कटौती या अधिक भुगतान राशि के मामले में धनवापसी की पुष्टि करने के लिए मुख्य लेखाकार से एक ज्ञापन की आवश्यकता होती है।

लेबर और टैक्स ऑडिट दोनों के दौरान इसका होना जरूरी है।

जैसा कि उपरोक्त उदाहरणों से देखा जा सकता है, मुख्य लेखाकार केवल संगठन के प्रमुख या कार्यवाहक प्रमुख के नाम के साथ-साथ एक उच्च संगठन के प्रबंधन के नाम पर एक ज्ञापन तैयार कर सकता है।

जबकि एक साधारण लेखा कर्मचारी इस अधिकार का उपयोग अपने तत्काल पर्यवेक्षक (मुख्य लेखाकार) की अनुपस्थिति के दौरान ही कर सकता है, या जब विशेष रूप से उसके लिए एक ज्ञापन तैयार किया जाता है।

अन्य मामलों में, वह अपने तत्काल पर्यवेक्षक को संबोधित एक ज्ञापन तैयार करता है।

यह याद रखना चाहिए कि गलत तरीके से तैयार किया गया नोट अपनी कानूनी शक्ति खो देता है और वर्तमान समस्या को हल करते समय सबूत के रूप में प्रस्तुत नहीं किया जा सकता है।

नमूना रिपोर्ट प्रपत्र:

एक ज्ञापन एक दस्तावेज हैकंपाइलर द्वारा किसी भी मुद्दे की विस्तृत व्याख्या शामिल है, यह दस्तावेज़ कंपाइलर के निष्कर्ष के साथ समाप्त होता है। ज्ञापन वरिष्ठों को संबोधित किया जाता है, और इसे अलग-अलग तरीकों से तैयार किया जा सकता है, और इसमें अलग-अलग सामग्री भी हो सकती है।

मेमो के प्रकार

रिपोर्टिंग नोट हैं अलग - अलग प्रकार. उनमें से पहल, सूचना और रिपोर्टिंग हैं। प्राप्तकर्ता को कुछ कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए एक पहल ज्ञापन तैयार किया जाता है। एक सूचना ज्ञापन यह जानकारी प्रदान करता है कि कार्य कैसे किया जा रहा है और ऐसा ज्ञापन नियमित रूप से लिखा जाना चाहिए। रिपोर्ट ज्ञापन प्रबंधक को संगठन में हुए परिवर्तनों के बारे में सूचित करता है।

एक कर्मचारी के लिए ज्ञापनबाहरी या आंतरिक हो सकता है। एक बाहरी ज्ञापन आमतौर पर एक उच्च संगठन को भेजा जाता है, और कागज के एक विशेष टुकड़े पर लिखा जाता है। एक आंतरिक ज्ञापन सादे कागज पर लिखा जाता है, और कर्मचारियों में से एक की पहल पर लिखा जाता है।

कर्मचारी के लिए ज्ञापन कैसे लिखें?

एक निश्चित नमूना ज्ञापन है। तो, ऊपरी दाएं कोने में आपको पते वाले का नाम, संरक्षक और उपनाम लिखना होगा। ठीक नीचे अपना पहला नाम, मध्य नाम और अंतिम नाम लिखें।

दस्तावेज़ के बीच में लिखा है " ज्ञापन"। एक कर्मचारी के लिए ज्ञापन में दो भाग होते हैं। पहले भाग में, आप बात करते हैं कि जिस कर्मचारी के बारे में आप शिकायत कर रहे हैं उसने क्या किया। निर्दिष्ट करें कि क्या विशिष्ट है आंतरिक नियमउसने संगठन के आदेश का उल्लंघन किया, और उसके कदाचार के क्या परिणाम हो सकते हैं।

ज्ञापन का दूसरा भाग इस बात के लिए समर्पित है कि अपमानजनक कर्मचारी से कैसे निपटा जाए। संघर्ष को सुलझाने के लिए बॉस को आमंत्रित करें, लेकिन एक आदेश के रूप में न लिखें कि क्या किया जाना चाहिए। कर्मचारी को दंडित करने की पेशकश न करें। नेता खुद यह पता लगाएगा कि उसे कैसे प्रभावित किया जाए।

लिखने के बाद, दस्तावेज़ को मुद्रित और हस्ताक्षरित होना चाहिए, जिसके बाद इसे व्यक्तिगत रूप से निदेशक को भेजा जा सकता है या मेल द्वारा भेजा जा सकता है।

कार्यस्थल पर किसी कर्मचारी की अनुपस्थिति के संबंध में अक्सर एक ज्ञापन तैयार किया जाता है। यदि कर्मचारी कार्यस्थल से तीन घंटे से अधिक समय तक अनुपस्थित रहा, तो उसे इस बारे में स्पष्टीकरण देना होगा। यदि वह स्पष्टीकरण नहीं दे सकता है, तो उसके लिए प्रबंधन को एक ज्ञापन तैयार किया जाता है। एक कर्मचारी को किसके लिए जवाबदेह ठहराया जा सकता है? श्रम कर्तव्यों को पूरा न करने के लिए, श्रम अनुशासन के उल्लंघन के लिए, रोजगार अनुबंध के उल्लंघन के लिए।

यदि कर्मचारी किसी अच्छे कारण से काम से चूक गया है, तो इस अवसर पर लिखा जाता है, जिसे मामले में रखा जाता है। अगर कर्मचारी के पास नहीं है अच्छे कारण, तो इस तरह के ज्ञापन को अनुशासनात्मक मंजूरी का आधार माना जा सकता है। लेकिन अगर कर्मचारी द्वारा अनुशासन का उल्लंघन किए हुए एक महीना बीत गया है, तो अनुशासनात्मक मंजूरी लागू नहीं की जा सकती है। किसी कर्मचारी के लिए ज्ञापन में यह ध्यान रखा जाता है कि कितनी बार उल्लंघन किया गया है। यदि तीन बार से अधिक, तो बर्खास्तगी का हर कारण है।

ज्ञापन नमूना:

अनुदेश

ज्ञापन के लिए एक शीर्षक डिजाइन करें। प्राप्तकर्ता के डेटा को ऊपरी दाएं कोने में लिखें, अर्थात। जिसका नाम आप लिख रहे हैं, पद, उपनाम और आद्याक्षर दर्शाता है। एक अभिभाषक (निदेशक, प्रशासन) या कई (निदेशक, शैक्षिक कार्य के लिए उप निदेशक, शैक्षिक कार्य के लिए कार्यवाहक उप निदेशक) हो सकते हैं। अपनी स्थिति, अंतिम नाम और आद्याक्षर इंगित करें।

शीट के मध्य में, बड़े अक्षरों में दस्तावेज़ का प्रकार (स्मृति) और अगली पंक्ति में उसका विषय (नोट किस बारे में है) इंगित करें। उदाहरण के लिए: छात्र 9 "ए" यू.एन. तेरेखोवा की अनुपस्थिति पर रिपोर्ट। दस्तावेज़ के प्रकार के आगे, बाद में इसकी आने वाली संख्या और पंजीकरण की तारीख डालना आवश्यक है।

ज्ञापन के पाठ के पहले भाग में, घटना के नाम, दिनांक और समय का संकेत देते हुए स्थिति का विस्तार से वर्णन करें। क्योंकि एक ज्ञापन चरम उपायों में से एक है, फिर एक विशिष्ट स्थिति का वर्णन करते समय, आप शैक्षिक कार्य पर एक डायरी पर भरोसा कर सकते हैं (क्या छात्र के व्यवहार में इस तरह के उल्लंघन थे (दिनांक और चश्मदीद गवाह), क्या उपाय किए गए थे क्लास - टीचर(बातचीत, विशेषाधिकारों से वंचित, व्यवहार के बारे में माता-पिता, आदि), क्या छात्र पहले से ही था शैक्षणिक परिषदें, उसी अवसर पर माता-पिता की बैठकें)।

ज्ञापन के दूसरे भाग का उद्देश्य इस स्थिति को हल करने के लिए निष्कर्ष और अनुरोध प्रस्तुत करना है। उदाहरण के लिए; कई छात्रों द्वारा पाठ को बाधित करने पर एक ज्ञापन तैयार किया जाता है; पाठ में आपके द्वारा किए गए कार्यों और उपायों का विस्तार से वर्णन करें; अन्य छात्रों की तैयारी के बारे में एक निष्कर्ष निकालें और सुझाव दें कि स्कूल पाठ को बाधित करने वाले बच्चों के व्यवहार के संबंध में कार्रवाई करें।

शीट के बाईं ओर अरबी अंकों में नोट की तारीख, दाईं ओर हस्ताक्षर और उसकी प्रतिलेख लिखें।

स्वामित्व के किसी भी रूप के एक उद्यम का अपना दस्तावेज़ प्रवाह होता है, जो एक निश्चित सिद्धांत के अनुसार व्यवस्थित विभिन्न दिशाओं के कागजात के एक सेट के रूप में होता है। विशेष ध्यानसंकलन करते समय, एक ज्ञापन की आवश्यकता होती है।

ज्ञापन क्या है

एक ज्ञापन के रूप में व्यावसायिक पत्र सूचनात्मक और प्रकृति में अनुशंसात्मक है। यह संगठन के तत्काल श्रेष्ठ या प्रमुख को प्रदान किया जाता है। प्रबंधन के निर्देश पर और कर्मचारी की पहल पर ज्ञापन तैयार किया जा सकता है।

एक दस्तावेज़ में किसी विशेष मुद्दे के संबंध में विशिष्ट तथ्य होते हैं। ज्यादातर मामलों में, एक ज्ञापन कर्मचारी की व्यक्तिपरक राय होती है, जिसे लिखित रूप में निर्धारित किया जाता है। कभी-कभी, उद्यम में होने वाली घटनाओं के आलोक में, प्रबंधक के लिए अपने अधीनस्थों की राय जानने के लिए अपने आगे के कार्यों को ठीक करने के लिए यह अत्यंत महत्वपूर्ण है। कर्मचारियों को अपने स्वयं के विचारों और सिफारिशों के पूरक के रूप में एक विस्तृत प्रतिक्रिया लिखने की आवश्यकता होती है।

रिपोर्ट के विषय के रूप में, यह भिन्न हो सकता है: सूचना के एक बार के प्रावधान से लेकर आवधिक रिपोर्टिंग तक। एक व्याख्यात्मक और मेमो के विपरीत, एक मेमोरेंडम का उपयोग एक उद्यम के भीतर किया जा सकता है या एक उच्च अधिकारी के लिए एक रिपोर्टिंग दस्तावेज़ की भूमिका निभा सकता है।

दस्तावेज़ का कारण

नियंत्रण से बाहर होने वाली प्रक्रिया के परिणामस्वरूप एक ज्ञापन तैयार किया जाता है, जो उद्यम के लिए हानिकारक हो सकता है। यह तब है कि कर्मचारी इसी तरह सभी सूचनाओं को अधिकारियों के ध्यान में ला सकता है। उदाहरण के लिए, यह एकाधिक अनुपस्थिति हो सकती है जिम्मेदार व्यक्तिया लक्ष्यों के कार्यान्वयन की अवहेलना, जो निश्चित रूप से पूरे उद्यम के परिणामों पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकती है। सामान्य तौर पर, दस्तावेज़ का उद्देश्य परिवर्तन के लिए एक संकेत होना है अंतरराज्यीय नीतिमें लागू किया गया है इस पलप्रबंधन।

सही तरीके से रिपोर्ट कैसे लिखें

एक दस्तावेज़ में आमतौर पर कई भाग होते हैं। सबसे पहले, यह स्पष्ट रूप से स्पष्ट करना आवश्यक है कि रिपोर्ट लिखने का कारण क्या था। यहाँ विशिष्ट स्थिति की रूपरेखा दी गई है और तथ्यों को सूचीबद्ध किया गया है। फिर जो हो रहा है, उसके बारे में अपनी राय व्यक्त करने के लिए काफी समझदारी से सिफारिश की जाती है। साथ ही, हर तरफ से स्थिति का विश्लेषण करना और समस्या का अपना समाधान पेश करना आवश्यक है।

जो हुआ उसकी विषय वस्तु का पालन करते हुए, सभी सूचनाओं को संक्षिप्त रूप से पर्याप्त रूप से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। वास्तविकता को विकृत करना और ऐसे अनुमान व्यक्त करना अस्वीकार्य है जो साक्ष्य द्वारा समर्थित नहीं हैं।

दस्तावेज़ को इकाई के नाम के ऊपरी बाएँ कोने में अनिवार्य संकेत के साथ A4 प्रारूप की एक शीट पर रखा गया है। शीर्ष दाईं ओर, आपको नोट के प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी रखनी चाहिए। लाल रेखा के ठीक नीचे बड़े अक्षरदस्तावेज़ का नाम और उसकी संख्या, साथ ही संकलन का स्थान निर्धारित है।

फिर, सूचना को एक मुक्त रूप में प्रस्तुत किया जाता है, जो दस्तावेज़ को संकलित करने वाले कर्मचारी के हस्ताक्षर द्वारा समर्थित होता है।

स्रोत:

• http://fb.ru/

यदि संगठन के प्रत्येक कर्मचारी को मेमो या मेमो तैयार करने की आवश्यकता नहीं है, तो लगभग किसी भी कर्मचारी द्वारा अभी या बाद में एक नमूना व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता हो सकती है। इस प्रकार के प्रत्येक आधिकारिक दस्तावेज का सूचना और संदर्भ प्रकृति का अपना विशिष्ट उद्देश्य होता है। विचार करें कि किसी विशेष मामले के लिए किस प्रकार के नोट सबसे उपयुक्त हैं।

किसी अधिकृत व्यक्ति को संबोधित सूचनात्मक या संदर्भ उद्देश्यों के लिए दस्तावेज़ का प्रकार, उदाहरण के लिए, किसी विभाग के प्रमुख या किसी उद्यम के प्रमुख को रिपोर्ट कहा जाता है। कानून इसे स्पष्ट परिभाषा नहीं देता है, इसका उद्देश्य सिर को कोई निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए निष्कर्ष, प्रस्ताव प्रस्तुत करना है।

इसे कर्मचारी की पहल पर और मौखिक रूप से तैयार किया जा सकता है सिर के आदेश से. ज्यादातर, इसकी मदद से, वे उत्पादन में तकनीकी उपकरणों के सुधार से संबंधित प्रस्ताव बनाते हैं, प्रबंधन के किसी भी निर्णय से असहमति व्यक्त करते हैं, सहकर्मियों के साथ संघर्ष में अपनी स्थिति बताते हैं।

व्याख्यात्मक नोट नमूना

इस दस्तावेज़ के मुख्य पाठ में, किसी की स्थिति का सूत्रीकरण और मुद्दे की खूबियों पर तर्कों की स्पष्ट प्रस्तुति माना जाता है।

निम्न प्रकार की रिपोर्टें हैं:

• रिपोर्टिंग। किसी कार्य या चरणों के पूरा होने, आदेशों के निष्पादन आदि के बारे में सूचित करना;
• सूचनात्मक। परिणाम, विवरण, प्रगति और कार्य करने के तरीकों को प्रस्तुत करने के लिए संकलित। नियमित हैं;
• पहल। पहल, सुझाव, सिफारिशें आदि शामिल हैं।

रिपोर्ट बाहरी या आंतरिक हो सकती है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि दस्तावेज़ का प्राप्तकर्ता कौन है।

बाहरी पतों को एक उच्च उद्यम या संगठन के प्रमुख को संबोधित किया जाता है। इस दस्तावेज़ को संकलित करने के लिए, उद्यम के सामान्य रूपों का उपयोग करें। उदाहरण के अनुसार, ज्ञापन में निम्नलिखित तत्व शामिल होने चाहिए:

• संस्था, उद्यम का नाम;
• पिंड खजूर
• अनुक्रमणिका;
• पंजीकरण पते;
• प्राप्तकर्ता डेटा;
• रिपोर्ट के विषय का शीर्षक;
• कहा गया पाठ;
• प्रबंध व्यक्ति के हस्ताक्षर;
• कलाकार का पूरा नाम, संपर्क फ़ोन नंबर के साथ।

संगठन के प्रमुख के नाम पर आंतरिक ज्ञापन तैयार किए जाते हैं, उनके डिजाइन के लिए साधारण शीट का उपयोग किया जाता है। इस तरह के दस्तावेज़ में निम्नलिखित तत्व होते हैं:

• विभाग पदनाम;
• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• दिनांक और पंजीकरण संख्या;
• विषय शीर्षक;
• मूलपाठ;
• प्राप्तकर्ता का पूरा नाम;
• हस्ताक्षर, उपनाम और आद्याक्षर, साथ ही संकलक की स्थिति।

आंतरिक दस्तावेजों के प्रकारों में से एक आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा न करने पर एक ज्ञापन है। इसका उद्देश्य किसी कर्मचारी द्वारा अपने तत्काल कर्तव्यों के गैर-निष्पादन या अनुचित प्रदर्शन के बारे में सूचित करना है, और इसमें इस कर्मचारी पर अनुशासनात्मक प्रतिबंध लगाने का प्रस्ताव भी शामिल है।

सेवा नोट - लेखन का एक उदाहरण और एक लेखा पत्रिका

ज्ञापनों की किस्मों में से एक सेवा है। यह एक सूचनात्मक दस्तावेज है और इसका उपयोग उनकी क्षमता से संबंधित मुद्दों को हल करने के लिए प्रबंधन संरचना की विभिन्न क्षैतिज (यानी, एक दूसरे के अधीन नहीं) वस्तुओं की बातचीत के लिए किया जाता है। मेमो कैसे लिखा जाता है?

में अखिल रूसी वर्गीकारकप्रबंधन प्रलेखन (ओकेयूडी) इस प्रकार के दस्तावेजीकरण के लिए प्रदान नहीं करता है। हालाँकि, में उपयोग किया जाता है विभिन्न उद्देश्यऔद्योगिक उद्देश्य:

• जानकारी का अनुरोध करने के लिए;
• निर्देश जारी करते समय;
• एक साथ दस्तावेज़ के रूप में;
• सूचना पत्र के रूप में।

इस प्रकार के दस्तावेज़ के पाठ में डेटा होता है जिसके कारण इसे जारी किया जाता है, अर्थात। अनुरोध, आवेदन, प्रस्ताव, आदि। इसमें आयोजित बैठकों, कर्मचारियों के कर्मियों के आंदोलनों, संगठन और उसके विभागों के काम में कोई बदलाव आदि के बारे में जानकारी हो सकती है। दस्तावेज़ में कंपनी के परिसर में प्रवेश करने की अनुमति देने के लिए सप्ताहांत में काम करने वाले कर्मचारियों के बारे में सुरक्षा सेवा की जानकारी भी हो सकती है।

कर्मचारियों की श्रम सफलताओं के लिए, वे एक मूल्यवान उपहार या शीर्षक, डिप्लोमा के साथ कर सकते हैं। इसके लिए, विभाग, ट्रेड यूनियन या टीम के प्रमुख द्वारा पुरस्कार के लिए एक ज्ञापन तैयार किया जाता है।

कानून में मेमो के निष्पादन के लिए कोई सख्त आवश्यकताएं नहीं हैं। हालाँकि, एक ज्ञापन भरने का एक नमूना एक ज्ञापन के रूप में समान है, इसे उद्यम की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए सीधे संगठन में विकसित और संकलित किया जा सकता है।

प्रलेखन को नियंत्रित करने के लिए, एक विशेष लॉग रखा जाना चाहिए। मेमो के पंजीकरण के नमूना लॉग के अनुसार, इसमें दस्तावेजों की पंजीकरण संख्या, उनकी तिथि, नाम या डेटा हो सकता है सारांश, पर डेटा अधिकारीजिसने दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए, आदि।

जर्नल पंजीकरण के अलावा, दस्तावेज़ीकरण का कार्ड या स्वचालित लेखा भी प्रदान किया जाता है।

व्याख्यात्मक नोट फॉर्म

किन्हीं भी घटनाओं और तथ्यों की परिस्थितियों को स्पष्ट करने के लिए इस प्रकार का दस्तावेज दिया जाता है व्याख्यात्मक पत्र, एक उच्च अधिकारी के नाम पर उद्यम के एक कर्मचारी द्वारा संकलित।

यह अनुरोध करने वाले व्यक्ति के नाम पर नियमित पेपर शीट पर एक प्रति में हाथ से लिखा जाना है। कुछ संगठन कंप्यूटर पर व्याख्यात्मक नोट के निष्पादन के लिए प्रदान करते हैं। व्याख्यात्मक नोट का रूप विधायी स्तर पर तय नहीं है, हालाँकि, कुछ संस्थानों में हैं मानक रूपइसका डिजाइन। उसी समय, एक व्याख्यात्मक नोट जो फॉर्म में नहीं है, मान्य है।

रूसी संघ के श्रम संहिता (अनुच्छेद 193) के अनुसार, किसी कर्मचारी को अनुशासनात्मक मंजूरी देने से पहले, उससे एक व्याख्यात्मक नोट का अनुरोध किया जाना चाहिए, जहां कर्मचारी परिस्थितियों और किए गए कार्यों के कारणों की रिपोर्ट कर सकता है।

व्याख्यात्मक नोट्स या तो एक कर्मचारी द्वारा तैयार किए जा सकते हैं या संरचनात्मक इकाईआम तौर पर।