किसी व्यक्ति के लिए संग्रह में अनुरोध कैसे सबमिट करें। पुरालेख: पारिवारिक संबंधों की बहाली और पारिवारिक वृक्ष के निर्माण से संबंधित अनुरोध कैसे करें

यदि आप रुचि रखते हैं कि रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के लिए अनुरोध कैसे करें, तो यह लेख इसमें मदद करेगा। जनता से प्राप्त सभी अनुरोधों को तीन मुख्य प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:

1. सामाजिक और कानूनी प्रकृति (विभिन्न प्रमाणपत्रों के रूप में - कार्य अनुभव आदि पर)।

2. प्रकृति में विषयगत (किसी विशिष्ट व्यक्ति के बारे में जीवनी संबंधी जानकारी रखना)।

3. वंशावली।

हम अभी पहले दो प्रकारों पर विचार नहीं करेंगे। आइए तीसरे पर ध्यान दें - रिश्तेदारों के बारे में संग्रह से अनुरोध कैसे करें।

वे पैसों के लिए आपकी मदद करेंगे

ऐसे विशेष पारिवारिक अनुसंधान ब्यूरो हैं जहां कोई भी व्यक्ति जो समय बचाना चाहता है और परेशानी से छुटकारा पाना चाहता है वह शुल्क के लिए वंशावली संबंधी जानकारी का ऑर्डर दे सकता है। ऐसे संस्थानों के कर्मचारी, शुल्क के लिए (काफी प्रतीकात्मक), आवेदन का एक सक्षम पाठ तैयार कर सकते हैं और उस संग्रह का सटीक पता प्रदान कर सकते हैं जहां आप आवेदन करेंगे।

आगे हम बात करेंगेउन विशेषताओं के बारे में जिन्हें भंडारण विभागों, वाचनालयों और अन्य लोगों के कर्मचारियों के साथ संवाद करते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए। यह वे हैं जिन्हें इच्छुक नागरिकों से आने वाले रिश्तेदारों के अनुरोधों को संसाधित करना और संतुष्ट करना होगा।

कोई भी आपका ऋणी नहीं है

इससे पहले कि आप रिश्तेदारों के बारे में संग्रह से अनुरोध करें, यह कल्पना करने का प्रयास करें कि आप किस प्रकार के विशेषज्ञों के साथ काम करेंगे। यह मनोवैज्ञानिक कारक पूरे उद्यम की सफलता में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकता है। आंकड़ों के मुताबिक, राज्य अभिलेखागार जैसे संस्थानों के कर्मचारी बुद्धिमान लोगों में से हैं पढ़े - लिखे लोग. अभिलेखीय अनुरोधों को संसाधित करने वाली गतिविधियाँ उनकी तात्कालिक ज़िम्मेदारियों में से नहीं हैं। उन्हें ऐसे काम से कोई आय नहीं मिलती है (इस तथ्य के बावजूद कि इस सेवा का भुगतान किया जाता है, सारा पैसा राजकोष में चला जाता है)।

विशिष्ट कलाकारों के पास उनके वेतन से परे कुछ भी नहीं है; उपरोक्त सभी के संबंध में, आवेदन को अस्वीकार करने के कारणों को बताए बिना, या सदस्यता समाप्त करने के रूप में औपचारिक प्रतिक्रिया के साथ अस्वीकार कर दिया जा सकता है। कभी-कभी संघीय संस्थाएँअपने स्वयं के इंटरनेट संसाधनों पर निम्नलिखित प्रकृति की घोषणाएँ प्रकाशित करें: "विशेषज्ञों के व्यस्त कार्यक्रम के कारण, वंशावली अनुरोध संसाधित नहीं होते हैं।"

और यहाँ - हमें अवश्य करना चाहिए

जहां तक ​​सिविल रजिस्ट्री कार्यालय की बात है तो स्थिति कुछ अलग है। रिश्तेदारों के बारे में पूछताछ का उत्तर देना इन संस्थानों के कर्मचारियों की प्रत्यक्ष जिम्मेदारी है। प्राप्त आवेदन पूरी तरह से भिन्न हो सकते हैं। कोई व्यक्ति माता-पिता या परिवार के अन्य सदस्यों के बीच विवाह के समापन या विघटन से संबंधित दस्तावेजों की तलाश कर रहा है। दूसरा नागरिकता के लिए रिश्तेदारों के बारे में संग्रह से अनुरोध करता है। तीसरा किसी दूर के पूर्वज की मृत्यु या जन्म प्रमाण पत्र की तलाश में व्यस्त है। विदेश में रहने वाला चौथा, रूस में रिश्तेदारों के बारे में संग्रह को अनुरोध भेज सकता है। कानून में परिवर्तन अक्सर होते रहते हैं, इसलिए किसी विशिष्ट आवेदन के समय प्रक्रिया की सभी बारीकियों को तुरंत स्पष्ट कर दिया जाता है।

ऐसी संस्था को संभवतः उस व्यक्ति के साथ आपके संबंधों के प्रमाण की आवश्यकता होगी जिसके बारे में आप जानकारी प्राप्त करने का प्रयास कर रहे हैं। सबसे अधिक संभावना है, अपने परिवार के इतिहास पर शोध करते समय, आपके सामने एक ऐसी स्थिति आएगी जो आपको विशेष रूप से मृत पूर्वजों के बारे में डेटा का अनुरोध करने की अनुमति देती है। अतिरिक्त अनुमति के बिना ऐसा अनुरोध केवल उल्लिखित व्यक्ति के बच्चों के लिए उपलब्ध है। अर्थात्, पुरालेख कर्मी इस धारणा से आगे बढ़ते हैं कि प्रमाणपत्रों और अन्य दस्तावेजों की बहाली लोगों द्वारा स्वयं या अधिकृत प्रतिनिधियों की सहायता से की जाएगी।

किसी रिश्तेदार की व्यक्तिगत फ़ाइल के संग्रह में अनुरोध को कौन एक्सेस कर सकता है?

अभ्यास में इसका क्या मतलब है? यदि आपके माता-पिता जीवित हैं, तो एक पीढ़ी (यानी दादा-दादी) के रिश्तेदारों के लिए आवेदन करने का प्रयास न करें। कोई भी व्यक्ति अपने पोते-पोतियों को ऐसी जानकारी देने के लिए बाध्य नहीं है। यदि आपके माता या पिता, किसी भी कारण से, जानकारी खोजने की प्रक्रिया में शामिल होने में सक्षम नहीं हैं, तो उनका कार्य ऐसी गतिविधियों में शामिल होने के अधिकार के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी को नोटरीकृत करना है। निष्पादक कोई भी व्यक्ति हो सकता है - जरूरी नहीं कि कोई रिश्तेदार ही हो।

और, फिर भी, आप केवल व्यक्तिगत स्थिति उत्पन्न होने पर ही खोज क्रियाओं के विशिष्ट एल्गोरिदम को स्पष्ट कर सकते हैं। यह न केवल खोज की वस्तु के साथ आवेदक के संबंध की डिग्री पर निर्भर करता है, बल्कि वर्तमान समय में कानूनी स्थिति पर भी निर्भर करता है। डेटा सख्त निर्देशव्यर्थ में आविष्कार नहीं किया गया। यदि आप इसके बारे में सोचें, तो सब कुछ काफी तार्किक और निष्पक्ष है। यह संभावना नहीं है कि आप में से कोई भी निम्नलिखित तथ्य को जानकर प्रसन्न होगा: कुछ अजनबी पूरी तरह से स्वतंत्र रूप से जीवनी और अन्य तक पहुंच प्राप्त करते हैं महत्वपूर्ण बारीकियाँअपने रिश्तेदारों के जीवन या परिवार के इतिहास में गहराई से उतरें, किसी भी आपत्तिजनक साक्ष्य की तलाश में (अक्सर अनुचित उद्देश्यों के लिए)।

असल बात पर आओ

तो, हमने घटना की मूल अवधारणा को समझ लिया है। अब आगे बढ़ते हैं ठोस कार्रवाई. किसी अनुरोध को शीघ्रता से और बिना किसी बाधा के निष्पादित करने के लिए वास्तव में उसे कैसे तैयार किया जाए? सबसे पहले, आपको यह स्थापित करना चाहिए कि किस शहर के अभिलेखागार या रजिस्ट्री कार्यालयों को खोज के लिए आपका आवेदन जमा करना चाहिए। कहाँ संपर्क करें - केंद्रीय पुरालेख या इसकी स्थानीय शाखा? ऐसे उद्देश्यों के लिए एक वस्तु का चयन किया जाता है, जो आपके द्वारा अपने लिए निर्धारित कार्य पर निर्भर करता है। इसमें कुछ जानकारी प्राप्त करना या किसी दस्तावेज़ को पुनर्स्थापित करना शामिल हो सकता है।

समय कारक भी महत्वपूर्ण है - रुचि की घटना कितने समय पहले हुई (मृत्यु, जन्म, विवाह)। के अनुसार विधायी मानदंड, सौ साल से भी कम पहले बनाया गया दस्तावेज़ क्षेत्रीय रजिस्ट्री कार्यालय में रखा जाना चाहिए। व्यवहार में, अक्सर किसी राज्य से संबंधित अपेक्षाकृत "युवा" रिकॉर्ड भी क्षेत्रीय अभिलेखीय भंडार में समाप्त हो जाते हैं।

क्रांति के बाद...

इस प्रकार, यदि आप पारिवारिक दस्तावेज़ से संबंधित रुचि रखते हैं सोवियत काल(उदाहरण के लिए, आप द्वितीय विश्व युद्ध में भाग लेने वाले रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के लिए अनुरोध कर रहे हैं), आवेदन सबसे पहले, मांगे जा रहे कार्यक्रम के स्थान पर रजिस्ट्री कार्यालय को भेजा जाना चाहिए। यदि पेपर संघीय अभिलेखागार में पहुंचने में कामयाब रहा, तो आपको एक प्रतिक्रिया पत्र में इसके बारे में जानकारी प्राप्त होगी।

वर्तमान में सार्वजनिक सेवाएंवे जानबूझकर एक सामान्य इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस विकसित कर रहे हैं, जो नागरिकों के बारे में सभी आवश्यक जानकारी केंद्रीकृत तरीके से प्राप्त करता है। जब सिस्टम पर्याप्त रूप से अच्छी तरह से डिबग हो जाएगा, तो क्षेत्रीय संग्रह को अनुरोध भेजना संभव होगा, और खोज शुरू हो जाएगी। सही लोगया दस्तावेज़ बहुत सरल हो जायेंगे।

...और उससे पहले

यदि आपका अनुरोध पूर्व-क्रांतिकारी काल से संबंधित तथ्यों से संबंधित है, तो आपको उन्हें चर्च की मीट्रिक नोटबुक में देखना होगा। यह वहां था कि आपके लिए आवश्यक जानकारी पुस्तकों के प्रकट होने से पहले दर्ज की गई थी। ये नोटबुक 1917 तक पूरी तरह से आधिकारिक दस्तावेजों के रूप में काम करती थीं।

इस मामले में प्रक्रिया बिल्कुल विपरीत होनी चाहिए। अपना अनुरोध उस क्षेत्र के क्षेत्रीय संग्रह से शुरू करें जहां आप जिस व्यक्ति में रुचि रखते हैं वह रहता था या जहां आपके लिए महत्वपूर्ण घटनाएं घटी थीं। यदि आवश्यक रिकॉर्ड उनके फंड में संग्रहीत नहीं हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि आपको रजिस्ट्री कार्यालय में पुनर्निर्देशित किया जाएगा।

याद रखने वाली चीज़ें

कभी-कभी भ्रम की स्थिति उत्पन्न हो सकती है जब प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन के अनुसार जिलों की सीमाएँ बदल जाती हैं। यह या वह बस्ती (शहर, गाँव, गाँव), इसके चर्च पैरिश के साथ, संबंधित हो सकती है अलग-अलग सालविभिन्न प्रांतों के लिए. तदनुसार, चर्च रजिस्टरों के स्वामित्व को दो अलग-अलग क्षेत्रीय अभिलेखागारों में स्पष्ट करना होगा।

यह बहुत संभव है कि, उनमें से किसी एक में डेटा न मिलने पर, भंडारण कर्मचारी नागरिक को ऐसी संभावना के बारे में चेतावनी नहीं देंगे। अनुरोध का उत्तर "नहीं मिला" शब्दों के साथ एक क्लासिक उत्तर होगा। यदि आपको अपने अनुरोध को संसाधित करने के दृष्टिकोण की संपूर्णता के बारे में थोड़ा सा भी संदेह है, तो पड़ोसी क्षेत्रीय अभिलेखागार में एक आवेदन भेजकर इसकी नकल करने का प्रयास करें, जहां चर्च और पैतृक अनुष्ठानों के रिकॉर्ड वाले किसी भी अन्य दस्तावेज को सैद्धांतिक रूप से स्थानांतरित किया जा सकता है। कुछ मामलों में, केंद्रीय संग्रह से संपर्क करने की सलाह दी जाती है।

क्या और कैसे लिखें

आइए अब वास्तविक आवेदन प्रक्रिया पर चलते हैं। संग्रह अनुरोध नमूने में कुछ भी जटिल नहीं है। पाठ समर्थन सही ढंग से लिखा जाना चाहिए. रजिस्ट्री कार्यालय और भंडारण संस्थानों के लिए ऐसी अपीलों का स्वरूप काफी समान होता है, इसलिए हम यहां दोनों विकल्पों पर विचार नहीं करेंगे। इसलिए, रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के अनुरोध की सामग्री में पारंपरिक रूप से तीन टेक्स्ट ब्लॉक होते हैं: उस संगठन का पता जिसे आवेदन भेजा गया था, स्थिति के सार का संक्षिप्त सारांश और आवेदक के बारे में जानकारी। प्रत्येक भाग पूरा होना चाहिए. यदि आप उनमें से किसी को भी चूक जाते हैं, तो आप निश्चित रूप से वांछित लक्ष्य प्राप्त नहीं कर पाएंगे।

पूर्वजों के बारे में संग्रह के लिए अनुरोध लिखने से पहले, संस्थान की वेबसाइट पर जाने या फोन करके यह पता लगाने में आलस्य न करें कि क्या ऐसी कोई सेवा प्रदान की गई है। यदि नागरिकों के खोज अनुरोधों पर काम चल रहा है, तो उस विधि के बारे में पूछताछ करें जिसके द्वारा आपका आवेदन भेजा जाना चाहिए। कुछ स्थान ऐसे पत्रों को ई-मेल द्वारा स्वीकार करते हैं, जबकि अन्य पारंपरिक कागजी पत्राचार से निपटना पसंद करते हैं। वहां आप यह भी पता लगा सकते हैं कि रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के अनुरोध की लागत कितनी है।

यदि काम विशेष रूप से भौतिक मीडिया पर किया जाना है, यानी लिखित अनुरोधों और उनके जवाबों के रूप में, तो एक अतिरिक्त लिफाफा शामिल करना न भूलें। बजटीय संगठनअक्सर उनके पास मेल करने के लिए अपने स्वयं के अतिरिक्त साधन नहीं होते हैं। सहमत हूं, यह बहुत निराशाजनक है अगर आपके लिए महत्वपूर्ण अनुरोध को इतने मामूली कारण से नजरअंदाज कर दिया जाए। यह मान लेना तर्कसंगत है कि क्या छोटे आकारपुरालेख, विशेष रूप से चूंकि मामूली बजट किसी भी अतिरिक्त कार्य के लिए आवंटित किया जाता है।

अनिवार्य डेटा

दस्तावेज़ की सामग्री के संबंध में किन बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए? आवेदन पुरालेख के निदेशक को भेजा जाता है। संस्था का पता और नाम ऊपरी बाएँ कोने में लिखा गया है, और दृश्य एकता बनाए रखने के लिए प्रेषक का विवरण भी वहाँ दर्शाया गया है। आप संस्था की वेबसाइट पर विशिष्ट नाम और उपनाम भी पा सकते हैं।

राज्य पुरालेख के निदेशक के पद के लिए आवेदन करने के बाद (यह बताएं कि वह कौन सा है और कहां स्थित है), आप फॉर्म में अपना पूरा नाम और निवास का वास्तविक पता दर्ज करें जिस पर आप पत्राचार के लिए प्रतीक्षा करने की योजना बना रहे हैं। आपको निश्चित रूप से अपनी संपर्क जानकारी के रूप में एक फ़ोन नंबर या एक ईमेल पता (या इससे भी बेहतर, दोनों) शामिल करना चाहिए। बेशक, यदि आप इन आवश्यकताओं को अनदेखा करते हैं, तो अनुरोध गुमनाम माना जाएगा, और आपको इसके पूरा होने तक इंतजार नहीं करना पड़ेगा।

प्रतिभा की बहन के बारे में

रिश्तेदारों के बारे में संग्रह में यथासंभव उपयोगी अनुरोध कैसे करें? क्या एप्लिकेशन लिखने के लिए कोई नियम हैं जिससे सफलता की संभावना बढ़ जाती है? एक काफी सामान्य मिथक है कि सार की विस्तृत प्रस्तुति से समान रूप से विस्तृत उत्तर की संभावना बढ़ जाती है। दुर्भाग्य से, इस दृष्टिकोण को केवल निजी भुगतान वाले वंशावलीविदों के सहयोग से ही प्रासंगिक माना जा सकता है। अगर हम बात कर रहे हैंएक सरकारी एजेंसी के बारे में, यह बिल्कुल विपरीत है। उद्देश्यों को यथासंभव संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से तैयार किया जाना चाहिए। इससे पुरालेखपालों को आपके अनुरोध पर यथाशीघ्र विचार करने के लिए प्रभावित करने की संभावना बढ़ जाती है।

पूर्वजों की जीवनी के विवरण वाला एक निबंध जो केवल आपके लिए दिलचस्प है, लिखने लायक नहीं है। आपको केवल सटीक तथ्यों की आवश्यक संख्या - जन्म तिथि और स्थान, इलाके, पूर्वजों के नाम और उपनाम, आपके रिश्ते की डिग्री का संकेत देना चाहिए। यह बताना भी एक अच्छा विचार होगा कि आप किस प्रकार के रिकॉर्ड में रुचि रखते हैं। यदि डेटा "अनुमानित" स्तर पर निर्दिष्ट किया गया है, तो खोज समय (साथ ही अनुरोध को निष्पादित करने की लागत) बढ़ जाएगी, और कभी-कभी जानकारी बिल्कुल नहीं मिलेगी। अपना अनुरोध इस अनिवार्य वाक्यांश के साथ पूरा करें कि आप जो कार्य कर रहे हैं वह वंशावली को पुनर्स्थापित करने के लक्ष्य के साथ किया जा रहा है, जो कुछ अनिवार्य कारणों से आवश्यक है, और संग्रह कर्मियों के काम का भुगतान निश्चित रूप से किया जाएगा। यदि आप बात के सार को तीन या चार पंक्तियों में पिरो दें तो यह आदर्श होगा।

पुरालेख अनुरोध - नमूना

एक उदाहरण के रूप में, यहां एक समान अनुरोध के साथ संग्रह के लिए एक नमूना अनुरोध है: "कृपया गांव में **** वर्ष के लिए मेरी परदादी (अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक) की मृत्यु (जन्म) के रिकॉर्ड ढूंढें ( शहर, गाँव) एन। यदि कोई मेट्रिक्स नहीं हैं, तो मैं निर्दिष्ट अवधि से संबंधित जीवित निकटतम वंशावली स्रोतों के बारे में जानकारी के लिए आभारी रहूंगा। सफल खोजअभिलेखीय प्रमाणपत्र को किसी पृष्ठ के उद्धरण, फोटोकॉपी या फोटो के रूप में जारी करने की सलाह दी जाती है। मैं सेवाओं के लिए पूरा भुगतान करने को तैयार हूं।"

विवाह समारोह के मामले में भी ऐसा ही पाठ भेजा जाता है। अस्पष्ट शब्दों वाले बड़े पैमाने के अनुरोध जैसे "वंशावली के दृष्टिकोण से मेरे परिवार पर शोध करें" या "मुझे अपने उपनाम की वंशावली में दिलचस्पी है" बेहद अवांछित हैं। वे कलाकारों को डरा सकते हैं। एक समान हल करें वैश्विक कार्य- एक अत्यंत श्रमसाध्य कार्य जो आधिकारिक तौर पर पुरालेख कर्मचारियों की जिम्मेदारियों में शामिल नहीं है। आख़िरकार, पारिवारिक वंशावली उनकी मुख्य गतिविधि नहीं है।

निष्कर्ष में, हम ध्यान दें

अनौपचारिक संचार में, यह देखा गया है कि सभ्य और विनम्र तरीके से अनुरोध अनुरोधों के उच्च गुणवत्ता वाले निष्पादन के लिए अतिरिक्त प्रेरणा प्रदान करते हैं। इसमें आश्चर्य की कोई बात नहीं है. कभी-कभी पुरालेख वेबसाइटों पर कच्ची मांगों की अस्वीकार्यता और अपर्याप्त फॉर्मूलेशन के बारे में चेतावनियां दी जाती हैं। यह आश्चर्य की बात है कि कोई भी आवेदक ऐसी बातें नहीं समझ सकता है!

अपील, किसी भी आधिकारिक दस्तावेज़ की तरह, एक तारीख और हस्ताक्षर के साथ समाप्त होती है। यदि इसे भेजना है तो इसे स्कैन करना होगा। डुप्लिकेट अनुरोध करने की कोई आवश्यकता नहीं है. बार-बार आवेदन करने की नियति कतार में सबसे पीछे पहुँचना और उन्हीं कर्मचारियों के लिए परेशानी बढ़ाना है। प्रतिक्रिया में संभावित देरी के मामले में, आप अमुक की तारीख से अमुक के अनुरोध के निष्पादन के चरण को स्पष्ट करने के लिए एक आधिकारिक अनुरोध भेज सकते हैं।

आपको किस समय-सीमा का लक्ष्य रखना चाहिए? संग्रह आपके आवेदन को कुछ दिनों या कुछ महीनों में संसाधित कर सकता है। ऐसे मामले भी हैं जब हमें उत्तर के लिए लगभग एक साल तक इंतजार करना पड़ा। औसतन, यदि संस्थान अच्छा प्रदर्शन करता है और उसके कर्मचारी अपनी जिम्मेदारियों के प्रति जिम्मेदार रवैया अपनाते हैं, तो कुछ हफ्तों के भीतर परिणाम प्राप्त होने की उम्मीद की जा सकती है।

जब खोए हुए दस्तावेज़ों को पुनः प्राप्त करने या खोई हुई जानकारी को पुनः प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, तो प्रश्न उठता है: पुरालेख के लिए अनुरोध कैसे करें. आवश्यक जानकारी का अनुरोध करने के लिए, आपको इस संस्थान से संपर्क करने की सटीक प्रक्रिया जाननी होगी। यह किस प्रकार की प्रक्रिया है और किस क्रम में कार्रवाई करनी है, हम आपको इस लेख में बताएंगे।

पुरालेख के बारे में संक्षेप में

आमतौर पर, एक संग्रह होता है सरकारी विभाग, जिसे कुछ शर्तों के तहत डेटा संग्रहीत करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। साथ ही, दस्तावेज़ों की सामग्री की सुरक्षा की गारंटी दी जाती है। संग्रह का उद्देश्य न केवल डेटा संग्रहीत करना है, बल्कि अनुरोध पर जानकारी प्रदान करना भी है सरकारी एजेंसियोंया निजी व्यक्ति।

पुरालेख प्राचीन काल से ही अस्तित्व में हैं। जैसे ही सभ्यता का विकास एक निश्चित स्तर पर पहुंचा, अभिलेखीय कार्य का उद्भव धीरे-धीरे शुरू हुआ। आज यह ज्ञात है कि अभिलेख न केवल मध्ययुगीन यूरोप में मौजूद थे, प्राचीन ग्रीसऔर बीजान्टियम। इतिहासकारों के पास अभिलेखीय दस्तावेज़ हैं प्राचीन रोम, असीरियन राज्य, मिस्र, बेबीलोन। में अलग - अलग समयअभिलेखों को केंद्रीय और क्षेत्रीय, अधिपतियों और जागीरदारों, चर्च और यहां तक ​​कि व्यक्तिगत परिवारों में विभाजित किया गया था।

हमारे दिनों के पुरालेख

आज अभिलेख विभागीय एवं राज्य सिद्धांतों के अनुसार बनते हैं। अर्थात्, जानकारी एक निश्चित विभाग के भीतर या एक निश्चित क्षेत्र के लिए एकत्र की जाती है।

इसके आधार पर, अभिलेखों को आमतौर पर विभाजित किया जाता है:

सामुदायिक, निजी, सार्वजनिक;
शहरी, नगरपालिका;
ऐतिहासिक, वर्तमान, राज्य, सरकार, संघीय।

प्राधिकारियों सहित कोई भी व्यक्ति, संगठन, संग्रह के लिए अनुरोध कर सकता है। बाद के मामले में, संग्रह के लिए अनुरोध सेवा प्रकृति का होगा। विदेश से विदेशी नागरिक भी पुरालेख के लिए अनुरोध कर सकते हैं। इस मामले में इसे कांसुलर कहा जाता है.

वैसे, संग्रह के लिए अनुरोध न केवल व्यक्तिगत डेटा के लिए, बल्कि ऐतिहासिक दस्तावेजों के लिए भी किया जा सकता है। आमतौर पर इतिहासकार, लेखक, पटकथा लेखक और वैज्ञानिक ऐसे दस्तावेज़ों में रुचि रखते हैं। बाद के मामले में, यदि शोध प्रबंध के लिए जानकारी आवश्यक है, तो पासपोर्ट के अलावा, आपको एक दस्तावेज़ प्रदान करना होगा जो कार्य के विषय और रुचि रखने वाले व्यक्ति की स्थिति की पुष्टि करता है।

पुरालेख के लिए अनुरोध कहाँ और कैसे करें

कहाँ जाना है और कैसे संग्रह के लिए अनुरोध करना है यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपको किस प्रकार की जानकारी की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको किसी नागरिक के बारे में व्यक्तिगत जानकारी चाहिए, तो आप क्षेत्रीय रजिस्ट्री कार्यालय संग्रह से संपर्क कर सकते हैं। लेकिन हमें इस बात का ध्यान रखना होगा कि डेटा वहां 75 साल से अधिक समय तक संग्रहीत न हो। इस अवधि के बाद, उन्हें क्षेत्रीय संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। कार्यपुस्तिका में एक प्रविष्टि को नवीनीकृत करने के लिए, यदि हम एक सैन्य कर्मी के बारे में बात कर रहे हैं, या यदि हम एक नाविक के बारे में बात कर रहे हैं, तो आपको प्रादेशिक या राज्य सेना को संग्रह के लिए एक अनुरोध प्रस्तुत करना होगा।

किसी भी मामले में, खोज आवश्यक जानकारीकिसी व्यक्ति के कार्यस्थल या निवास के केंद्रीय शहर संग्रह से शुरुआत करना हमेशा उचित होता है। आज, कई अभिलेखागार ऑनलाइन डेटा पुनर्प्राप्ति सेवाएँ प्रदान करते हैं।

संग्रह अनुरोधों के प्रकार

संग्रह के लिए अनुरोध तीन प्रकारों में से एक हो सकता है:

सामाजिक-कानूनी- कांसुलर, आधिकारिक, निजी व्यक्ति, जिसका उद्देश्य संगठनों और व्यक्तियों के हितों और अधिकारों के अनुपालन के लिए जानकारी प्राप्त करना है;
वंशावली-संबंधी- रिश्तेदारी स्थापित करने के लिए, कबीले या परिवार के इतिहास को स्पष्ट करना;
विषयगत- किसी विशिष्ट तथ्य, घटना या विषय के संबंध में संग्रह के लिए अनुरोध।

अनुरोधों को संसाधित करने की प्रक्रिया संघीय कानून संख्या 125-एफजेड "अभिलेखीय मामलों पर" द्वारा स्थापित की गई है रूसी संघ" इसके अनुसार, संग्रह के अनुरोध का जवाब आवेदन की तारीख से 30 दिनों के भीतर दिया जाना चाहिए। कुछ मामलों में, अवधि को 30 दिन और बढ़ाया जा सकता है। लेकिन इस मामले में, पुरालेख कर्मचारी अनुरोधित व्यक्ति को अवधि के विस्तार के बारे में लिखित रूप में सूचित करने के लिए बाध्य है।

कई बार गलत संग्रह के लिए अनुरोध किया जाता है। फिर इसके कर्मचारी पांच दिनों के भीतर अनुरोध को वांछित पते पर पुनर्निर्देशित करने के लिए बाध्य हैं। आवेदक को इसकी लिखित सूचना भी दी जाती है।

एक अनुरोध करना

अब आइए इस प्रश्न पर आगे बढ़ें कि संग्रह के लिए अनुरोध कैसे करें। जिस जानकारी में आप रुचि रखते हैं उसे प्राप्त करने के लिए, आपको एक संबंधित आवेदन लिखना होगा। इस दस्तावेज़ का कोई कड़ाई से स्थापित रूप नहीं है। लेकिन कुछ प्रतिष्ठान पेशकश करते हैं संग्रह के लिए नमूना अनुरोधभरने के लिए। यह मुक्त रूप में लिखा गया है। हालाँकि, आवेदन में कुछ जानकारी अवश्य होनी चाहिए।

शीर्षलेख बताता है:

पुरालेख का नाम और उसके निदेशक का पूरा नाम;
आवेदक का पता और पूरा नाम;
उसका संपर्क फ़ोन नंबर;
यदि अनुरोध किसी कानूनी इकाई द्वारा किया गया है, तो निवर्तमान आवेदन संख्या, संगठन का विवरण और पता।

फिर शब्द को बीच में लिखा जाता है "कथन". इसके बाद आप आर्काइव के लिए एक विस्तृत अनुरोध लिख सकते हैं। निम्नलिखित जानकारी यहां प्रदान की जानी चाहिए:

अनुरोध क्या है इसके बारे में जानकारी प्रदान करें और वह समय बताएं जब आपको यह जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता हो;
बताएं कि जानकारी की आवश्यकता क्यों और क्यों है;
ईमेल या डाक पता जिस पर प्रतिक्रिया भेजनी है;
अनुरोध की तिथि;
यदि अनुरोध किसी कानूनी इकाई द्वारा किया गया है तो आवेदक के हस्ताक्षर और मुहर।

संग्रह के लिए अनुरोध का उदाहरण:

अनुरोध कैसे सबमिट करें

संग्रह में अनुरोध को सही ढंग से लिखना पर्याप्त नहीं है। इसे अभी भी सही ढंग से प्रस्तुत करने की आवश्यकता है। आप व्यक्तिगत रूप से अपने पासपोर्ट और आवेदन के साथ अभिलेखागार में आ सकते हैं और अपना आवेदन जमा कर सकते हैं। या मेल से भेजें पंजीकृत मेल द्वारा. आज इंटरनेट के माध्यम से अनुरोध सबमिट करना भी संभव है। इस मामले में, आपको ईमेल द्वारा सूचित किया जाना चाहिए कि आपका अनुरोध प्राप्त हो गया है।

बदले में क्या मिलेगा

अनुरोध पर, पुरालेख मूल दस्तावेज़ जारी नहीं करता है, बल्कि एक विशेष प्रपत्र का प्रमाण पत्र प्रदान करता है, जिसमें अनुरोध के अनुसार सभी डेटा शामिल होते हैं। वे दस्तावेज़ की सामग्री वाला एक अभिलेखीय उद्धरण भी प्रदान कर सकते हैं। आप दस्तावेज़ की एक अभिलेखीय प्रति भी प्राप्त कर सकते हैं।

यदि जानकारी नहीं मिली, तो आवेदक को पत्र द्वारा सूचित किया जाता है और जानकारी कैसे प्राप्त करें, इस पर सिफारिशें दी जाती हैं। सामान्य तौर पर, प्रश्न पुरालेख के लिए अनुरोध कैसे करें, समाधान सरल है - बस एक बयान के साथ आवश्यक संग्रह से संपर्क करें।

पुरालेख एक सरकारी संस्थान है जो दस्तावेजों की सुरक्षा, उनके उपयोग के लिए अनुकूल परिस्थितियों को सुनिश्चित करता है, राज्य अधिकारियों और स्थानीय सरकारों को जानकारी प्रदान करता है, और आबादी की सूचना आवश्यकताओं को भी पूरा करता है। और नागरिकों के व्यक्तिगत हितों की रक्षा के लिए आवश्यक जानकारी प्राप्त करना हमारा अपरिहार्य अधिकार है। आइए उन चरणों पर विचार करें जिनसे एक व्यक्ति संग्रह के लिए आवेदन करते समय गुजरता है।

किस प्रकार के अनुरोध हैं?

अनुरोध तीन प्रकार के होते हैं:

• विषयगत- किसी विशिष्ट समस्या, विषय, घटना या तथ्य पर जानकारी के लिए अनुरोध। उदाहरण के लिए, एक जीवनी संबंधी अनुरोध, जो किसी विशेष व्यक्ति के जीवन का अध्ययन करने के लिए आवश्यक जानकारी स्थापित करता है, और उसकी जीवनी के तथ्यों को स्पष्ट करता है;
• वंशावली-संबंधी- रिश्तेदारी, दो या दो से अधिक व्यक्तियों के पारिवारिक संबंध, पारिवारिक इतिहास, कबीले को स्थापित करने वाली दस्तावेजी जानकारी की आवश्यकता व्यक्त करने वाले अनुरोध;
• सामाजिक-कानूनी- किसी विशिष्ट व्यक्ति या संगठन के उनके अधिकारों और वैध हितों को सुनिश्चित करने से संबंधित अनुरोध। इन्हें तीन समूहों में बांटा गया है:
  • विधायी और कार्यकारी अधिकारियों से आधिकारिक प्रकृति का;
  • व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं से;
  • रूसी और विदेशी नागरिकों और विदेश में रहने वाले तथाकथित कांसुलर व्यक्तियों से अनुरोध।

हमारे लिए, सबसे दिलचस्प व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं से सामाजिक और कानूनी अनुरोध होंगे। रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, रिकॉर्डिंग और उपयोग के आयोजन के नियमों के अनुसार, सामाजिक और कानूनी अनुरोधों में पुष्टि के लिए अनुरोध शामिल हैं:

• सेवा की लंबाईऔर आकार वेतन,
• में सेवाएँ सैन्य इकाइयाँऔर संरचनाएँ,
• हे सेहत की स्थिति,
• पुरस्कृत करना, उपाधियाँ प्रदान करना,
• शिक्षा प्राप्त करना,
• दमन का प्रयोग,
• नागरिक स्थिति आदि के कृत्यों पर

उदाहरण 1

संक्षिप्त दिखाएँ

उदाहरण के लिए, प्रबंधकीय और जिम्मेदार पद के लिए नियुक्त कर्मचारी के कार्य रिकॉर्ड का विश्लेषण करने के बाद, उद्यम यह सुनिश्चित करना चाहेगा कि कर्मचारी को वास्तव में अनुभव था बड़ी कंपनी. यदि कंपनी को कानून द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार समाप्त कर दिया गया था (दिवालियापन की कार्यवाही के परिणामस्वरूप) या इस तरह से रूपांतरित किया गया था जिसमें कर्मियों पर दस्तावेज़ों को संग्रह में स्थानांतरित करना शामिल था, तो नियोक्ता संबंधित अनुरोध के साथ संग्रह से संपर्क कर सकता है .

कर्मचारियों को पेंशन आवंटित करने से संबंधित दस्तावेज़ तैयार करने में परेशानी होना कोई असामान्य बात नहीं है।

मुफ़्त और सशुल्क सेवाएँ

पुरालेख सभी सामाजिक और कानूनी अनुरोधों को निःशुल्क पूरा करता है। लेकिन इसके अपवाद भी हैं:

• यदि आपको अनुरोध को तत्काल पूरा करने की आवश्यकता है (आवेदन की तारीख से 1-5 दिनों के भीतर);
• आवेदक की गलती के कारण खोए हुए या क्षतिग्रस्त हुए प्रमाण पत्र को बदलने के लिए डुप्लिकेट जारी करना या अभिलेखीय प्रमाण पत्र को फिर से जारी करना (दुर्घटनाओं को छोड़कर);
• आवेदक के अनुरोध पर अभिलेखीय प्रमाणपत्र की कई प्रतियां तैयार करें;
• 5 वर्ष (लगातार 60 महीने) से अधिक की अवधि के कार्य अनुभव और वेतन के बारे में अनुरोध करें;
• संपत्ति के अधिकारों के बारे में पूछताछ करें.

संग्रह वाचनालय में सेवाओं के लिए कोई शुल्क नहीं है (रूसी संघ के राज्य अभिलेखागार के वाचनालय में उपयोगकर्ताओं के काम के लिए नियमों द्वारा प्रदान नहीं की गई सेवाओं को छोड़कर)।

अभिलेखागार द्वारा किए गए भुगतान किए गए कार्य और सेवाओं की सीमा रूस की संघीय पुरालेख सेवा द्वारा स्थापित की गई है। इस आधार पर, पुरालेख एक अधिक विस्तृत सूची विकसित कर सकता है, जिसे निदेशक द्वारा अनुमोदित किया जाता है। इसके अलावा, संग्रह स्वतंत्र रूप से कानूनी संस्थाओं और व्यक्तियों (पेंशनभोगी, विकलांग लोग, अनाथालय, आदि) की श्रेणियां निर्धारित कर सकता है जिनके लिए अधिमान्य शर्तों पर काम और सेवाएं प्रदान की जाती हैं।

समय सीमा का अनुरोध करें

संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार (रोसारखिव बोर्ड के दिनांक 02/06/2002 के निर्णय द्वारा अनुमोदित) पुरालेख दस्तावेजों के आधार पर सामाजिक-कानूनी प्रकृति के अनुरोधों को पूरा करने की समय सीमा अनुरोध के पंजीकरण की तारीख से 30 दिन से अधिक नहीं होनी चाहिए. पुरालेख प्रबंधन की अनुमति से, यदि आवश्यक हो तो इस अवधि को बढ़ाया जा सकता है, लेकिन आवेदक की अनिवार्य अधिसूचना के साथ 30 दिनों से अधिक नहीं। यदि, स्थापित समय सीमा की समाप्ति के बाद, कोई प्रतिक्रिया प्राप्त नहीं होती है, तो भेजे गए अपील को निष्पादित नहीं किए जाने के कारण के अनुरोध के साथ दिए गए क्षेत्र के अभिलेखीय प्रबंधन निकाय से संपर्क करना आवश्यक है।

अनुरोधों की पूर्ति 22 अक्टूबर 2004 के संघीय कानून संख्या 125-एफजेड "रूसी संघ में अभिलेखीय मामलों पर", संघीय कानून दिनांक द्वारा स्थापित रूसी संघ के अभिलेखीय कोष से दस्तावेजों का उपयोग करने की प्रक्रिया के अनुसार की जाती है। फरवरी 20, 1995 नंबर 24-एफजेड "सूचना, सूचनाकरण और सूचना सुरक्षा पर।"

यदि आपका अनुरोध गैर-प्रमुख माना जाता है, तो इसे अन्य अभिलेखागारों या संगठनों से संबद्धता के अनुसार अग्रेषित किया जाना चाहिए, संग्रह द्वारा अनुरोध प्राप्त होने के 5 दिनों के भीतर किया जाना चाहिए, और आपको इसके बारे में सूचित किया जाना चाहिए।

कहां संपर्क करें?

सबसे पहले, आपको किस संग्रह से संपर्क करना चाहिए यह उस संगठन के पैमाने पर निर्भर करता है जिसमें आप रुचि रखते हैं: यदि आपको किसी ऐसे व्यक्ति के बारे में जानकारी चाहिए जो संघीय संस्थान में काम करता है (काम कर चुका है), तो आपको संघीय अभिलेखागार से संपर्क करना चाहिए; गणतांत्रिक, क्षेत्रीय, क्षेत्रीय अधीनता - संबंधित क्षेत्र के राज्य अभिलेखागार के लिए; शहर और जिला अधीनता - नगरपालिका अभिलेखागार के लिए।

उदाहरण 2

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यदि आपको मॉस्को में एक परिसमाप्त राज्य उद्यम में काम करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी का अनुरोध करने की आवश्यकता है, तो आपको परिसमाप्त उद्यमों के कार्मिक पर दस्तावेजों के केंद्रीय राज्य पुरालेख से संपर्क करना होगा। राज्य उद्यम, मास्को के संस्थान, संगठन।

यदि कोई व्यक्ति किसी नगरपालिका उद्यम या गैर-सरकारी संगठन में काम करता है, तो दस्तावेजों की खोज शहर या जिले के अभिलेखागार से शुरू होनी चाहिए। दस्तावेज़ों को राज्य भंडारण में स्थानांतरित करने का अनुरोध करने के लिए कानूनी तंत्र की कमी के कारण वाणिज्यिक संगठनों के साथ कठिनाइयाँ हैं।

यह जानने के लिए कि किस संग्रह से संपर्क करना है, आप वेबसाइट www.rusarchives.ru का उपयोग कर सकते हैं। रूसी अभिलेखागार के लिए एक ऑनलाइन गाइड www.guides.rusarchives.ru भी है, जो आपको 31 संघीय और 49 क्षेत्रीय अभिलेखागार के माध्यम से खोज करने की अनुमति देता है और इसमें सामाजिक-राजनीतिक, ऐतिहासिक, सैन्य, आर्थिक और अन्य दस्तावेज़ीकरण वाले लगभग 140 हजार अभिलेखीय निधि शामिल हैं।

अनुरोध कैसे करें?

अनुरोध के लिए कोई सख्त आवश्यकताएं नहीं हैं; आवेदन निःशुल्क रूप में तैयार किया गया है, लेकिन संग्रह के निदेशक को संबोधित किया गया है। अनुरोध के प्रकार की परवाह किए बिना, निम्नलिखित जानकारी प्रदान की जानी चाहिए:

• वर्तमान समय में रुचि के व्यक्ति का उपनाम, पहला नाम, संरक्षक नाम और आवश्यक रूप से अनुरोधित अवधि के दौरान उपनाम (यदि ऐसा हुआ तो उपनाम परिवर्तन का वर्ष इंगित करें);
• वह पता जिस पर संग्रह की प्रतिक्रिया भेजी जानी चाहिए;
• आपका संपर्क फ़ोन नंबर;
• कौन सी जानकारी मांगी गई है और किस उद्देश्य से।

यहां सबसे आम प्रश्न दिए गए हैं और बताएं कि ऐसी क्वेरी को निष्पादित करना संभव बनाने के लिए उनमें से प्रत्येक में क्या निर्दिष्ट किया जाना चाहिए:

सामान्य तौर पर, कुछ अभिलेखागार न केवल कागज पर लिखे गए सामाजिक और कानूनी अनुरोधों को स्वीकार करते हैं, बल्कि ई-मेल द्वारा भी भेजे जाते हैं, और कुछ टेलीफोन द्वारा भी भेजे जाते हैं।

उदाहरण 3

संग्रहीत वेतन प्रमाणपत्र प्राप्त करने के लिए नमूना आवेदन

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उदाहरण 4

कानूनी इकाई से अनुरोध का नमूना पत्र (नमूना प्रपत्र)

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पुरालेख प्रतिलेख

अक्सर, आवेदक को अभिलेखीय प्रमाण पत्र के रूप में अनुरोध का जवाब मिलता है, कम अक्सर - एक अभिलेखीय उद्धरण या दस्तावेज़ की एक प्रति।

GOST R 51141-98 के अनुसार “कार्यालय प्रबंधन और संग्रह। शब्द और परिभाषाएं" पुरालेख प्रतिलेख - यह एक आधिकारिक पुरालेख दस्तावेज़ है जिसमें अनुरोध के विषय से संबंधित अभिलेखीय दस्तावेज़ों की जानकारी होती है, जो दस्तावेज़ों के पते को दर्शाता है।

आइए कई प्रमाणपत्रों पर नज़र डालें जो सबसे लोकप्रिय अनुरोधों के लिए जारी किए जाते हैं।

कार्य अनुभव की पुष्टि करने वाले अभिलेखीय प्रमाणपत्र में उस समय का डेटा शामिल होता है जिसके लिए संग्रह दस्तावेज़ों में जानकारी उपलब्ध होती है: नागरिक द्वारा धारित पद का सटीक नाम और उसके कार्य की अवधि दी गई है (उदाहरण 5 देखें)। किसी नागरिक द्वारा व्यक्तिगत रूप से संकलित कार्मिक पंजीकरण पत्रक, प्रश्नावली, आत्मकथाएँ, जिन पर प्रस्तुत मूल दस्तावेजों या प्रमाणपत्रों के आधार पर उनमें निहित जानकारी के सत्यापन पर कोई निशान नहीं हैं, अभिलेखीय प्रमाणपत्र जारी करने के आधार के रूप में काम नहीं कर सकते हैं। कार्य अनुभव (यदि आवश्यक हो, तो यह जानकारी लिखित रूप में प्रदान की जाती है)। कार्य अनुभव की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के रूप में, केवल मुख्य गतिविधि, व्यक्तिगत खाते, पेबुक और ट्रेड यूनियन सदस्यता कार्ड के ऑर्डर का उपयोग किया जाता है।

पेंशन के असाइनमेंट या पुनर्गणना के प्रमाण पत्र में कार्यान्वयन निकाय द्वारा निर्धारित तरीके से जानकारी शामिल होती है पेंशन प्रावधाननागरिक. कमाई के बारे में जानकारी प्रमाण पत्र में शामिल की गई है क्योंकि वे संग्रह दस्तावेजों में निर्धारित हैं। प्रत्येक वर्ष के लिए डेटा को वर्ष के भीतर सारांशित किए बिना अलग से प्रस्तुत किया जाता है। संग्रह औसत मासिक और औसत वार्षिक आय की गणना नहीं करता है। वेतन पर दस्तावेजों के अभाव में, आधिकारिक वेतन के आधार पर स्थापित किया जा सकता है स्टाफिंग टेबलसंबंधित अवधि के लिए संगठन, अन्य भुगतान - कार्मिक मुद्दों या मुख्य गतिविधियों पर आदेशों के आधार पर।

शिक्षा प्रमाण पत्र में, यदि किसी नागरिक के शैक्षणिक संस्थान से स्नातक होने के बारे में दस्तावेजों में कोई जानकारी नहीं है, तो यह दर्शाया गया है कि उसने किस पाठ्यक्रम या कक्षा में अध्ययन किया है।

बार-बार अनुरोध निष्पादित करते समय या किसी नागरिक (संगठन) के अनुरोध पर, पहले जारी किए गए प्रमाण पत्र के समान प्रमाण पत्र तैयार करते समय, संग्रह दस्तावेजों में उपलब्ध जानकारी के साथ इस प्रमाण पत्र में शामिल जानकारी के अनुपालन की जांच करता है, और यदि अतिरिक्त जानकारी होती है पाया जाता है, इसे पुनः जारी अभिलेखीय प्रमाणपत्र में शामिल करता है।

उदाहरण 5

नमूना अभिलेखीय प्रमाणपत्र

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यदि अनुरोध को पूरा करने के लिए आवश्यक संग्रह में कोई दस्तावेज नहीं हैं, तो अनुरोधित जानकारी वाले दस्तावेजों की अनुपस्थिति के कारणों को बताते हुए संग्रह प्रपत्र पर एक प्रतिक्रिया तैयार की जाती है, और आवश्यक सिफारिशें दी जाती हैं। "नकारात्मक" उत्तर तैयार करते समय, पुरालेखपाल "संग्रह में भंडारण के लिए कोई दस्तावेज़ प्राप्त नहीं हुए" जैसे फॉर्मूलेशन से बचने की कोशिश करते हैं; आमतौर पर आवेदक को खोज के लिए सिफारिशें दी जाती हैं आवश्यक जानकारीया अनुरोध के विषय पर अभिलेखीय दस्तावेजों की अनुपस्थिति का कारण बताया गया है। अनुरोधित जानकारी वाले अभिलेखीय दस्तावेजों के खो जाने के प्रलेखित तथ्यों के मामले में, यदि आवश्यक हो, तो संग्रह की मुहर द्वारा प्रमाणित, उनके नुकसान के कारणों के बारे में एक प्रमाण पत्र जारी करने के लिए संग्रह (लेकिन बाध्य नहीं है) हो सकता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अभिलेखीय संदर्भ में पाठ घटनाओं के कालानुक्रमिक क्रम में दिया गया है, कुछ मामलों में यह अभिलेखीय दस्तावेजों से उद्धरणों को पुन: प्रस्तुत करता है। प्रमाणपत्र के पाठ के बाद, इसके संकलन के आधार के रूप में कार्य करने वाले दस्तावेज़ों का खोज डेटा इंगित किया गया है (धन की संख्या, सूची, फ़ाइलें, दस्तावेज़ की शीट)। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अभिलेखीय प्रमाणपत्र में पाठ है घटनाओं के कालानुक्रमिक क्रम में दिए गए, कुछ मामलों में यह अभिलेखीय दस्तावेजों से उद्धरण पुन: प्रस्तुत करता है। प्रमाणपत्र के पाठ के बाद, दस्तावेज़ों का खोज डेटा जो इसकी तैयारी के आधार के रूप में कार्य करता है, इंगित किया गया है (धन की संख्या, सूची, फ़ाइलें, दस्तावेज़ की शीट)।

सामान्य तौर पर, अभिलेखीय प्रमाणपत्र के रूप के साथ-साथ अनुरोध लिखने के रूप को एकीकृत करना काफी कठिन है। हालाँकि, रूसी संघ के अभिलेखीय संस्थानों द्वारा जारी किए गए सामाजिक-कानूनी प्रकृति के मानक अनुरोधों के अभिलेखीय संदर्भ और प्रतिक्रियाओं की तैयारी के लिए सिफारिशें हैं (14 मार्च, 2005 को रोसार्चिव पत्र संख्या 6/486-के)। सिफ़ारिशें कई अलग-अलग स्थितियों पर अभिलेखीय जानकारी के 12 नमूने प्रदान करती हैं।

अभिलेखीय प्रमाणपत्र की प्रतियां (मुहर या मुहर के बिना) संग्रह के प्रमुख द्वारा प्रमाणित की जाती हैं और संग्रह के रिकॉर्ड प्रबंधन में रहती हैं।

ध्यान दें कि अभिलेखीय प्रमाणपत्र दस्तावेज़ प्रकार "संग्रहीत संदर्भ" के नाम में अन्य प्रमाणपत्रों से भिन्न होते हैं, जिन्हें केवल "सहायता" कहा जाता है।

वाणिज्यिक कंपनियों को भी अभिलेखीय प्रमाणपत्र और अभिलेखीय उद्धरण जारी करने का अधिकार है, लेकिन इस शर्त पर कि उनके पास एक अलग प्रभाग के रूप में एक संग्रह हो। अन्यथा, वे साधारण प्रमाणपत्रों, उद्धरणों और प्रतियों तक ही सीमित रहेंगे।

संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार, रोसारखिव बोर्ड के दिनांक 02/06/2002 के निर्णय द्वारा अनुमोदित और सभी गैर-सरकारी संगठनों के लिए अनिवार्य, संग्रह एक स्वतंत्र के रूप में बनाया गया है संरचनात्मक उपखंडप्रबंधन (लिपिकीय कार्य) की दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवा के भीतर एक संगठन या प्रभाग जो उपयोग के उद्देश्य से अभिलेखीय दस्तावेज़ प्राप्त करता है और संग्रहीत करता है। मूल के समान प्रमाण पत्र, अभिलेखीय प्रतियां और उद्धरण संगठन के प्रमुख या उसके द्वारा अधिकृत व्यक्ति (इकाई के प्रमुख जिसमें संग्रह शामिल है) और संगठन की आधिकारिक मुहर के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होते हैं।

पुरालेख उद्धरण और पुरालेख प्रति

अभिलेखीय उद्धरण और अभिलेखीय प्रतिलिपि पर, संबंधित पदनाम बनाए जाते हैं - "संग्रहीत उद्धरण" या "संग्रहीत प्रतिलिपि"। उन्हें संग्रह प्रपत्र पर संकलित किया जाता है, लेकिन अभिलेखीय दस्तावेज़ों की ज़ीरो- और फोटोकॉपी बनाते समय, संग्रह प्रपत्र का उपयोग नहीं किया जाता है।

उद्धरण तैयार करते समय, मूल दस्तावेज़ का नाम, उसकी संख्या और तारीख पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत की जाती है (उदाहरण 6 देखें)। दस्तावेज़ के संग्रहीत उद्धरण की सामग्री को अनुरोध के अनुरूप होना चाहिए। सामग्री की सुसंगतता और पाठ से निकाले गए प्रत्येक दस्तावेज़ के सटीक अर्थ का उल्लंघन नहीं किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ के प्रत्येक उद्धरण की शुरुआत और अंत में एक दीर्घवृत्त रखा जाता है, साथ ही उन स्थानों पर भी जहां अलग-अलग शब्द गायब हैं। एक अभिलेखीय उद्धरण में केवल एक दस्तावेज़ के उद्धरण शामिल हो सकते हैं।

ध्यान! किसी मूल दस्तावेज़ के अलग-अलग शब्द और अभिव्यक्तियाँ जो उनकी प्रामाणिकता के बारे में संदेह पैदा करती हैं, उन्हें इन शब्दों के साथ योग्य होना चाहिए: "दस्तावेज़ में ऐसा है।"

पुरालेख प्रतियां और उद्धरण पुरालेख के प्रमुख के हस्ताक्षर और संगठन की आधिकारिक मुहर द्वारा प्रमाणित होते हैं।

उदाहरण 6

नमूना अभिलेखीय उद्धरण

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अभिलेखीय उद्धरण के पाठ के बाद, अभिलेखीय दस्तावेज़ की भंडारण इकाई के अभिलेखीय कोड और शीट संख्याएं इंगित की जाती हैं जो इस उद्धरण को जारी करने के आधार के रूप में कार्य करती हैं (उदाहरण 6 देखें)।

अभिलेखीय प्रति अनुरोधित दस्तावेज़ की पूरी तरह से नकल करती है। पीछे अभिलेखीय दस्तावेज़ की भंडारण इकाइयों के अभिलेखीय कोड और शीट नंबर हैं।

अभिलेखीय प्रतिलिपि या उद्धरण की सभी शीटों को संग्रह के प्रमुख द्वारा स्टेपल के स्थानों पर स्टेपल, क्रमांकित और प्रमाणित किया जाना चाहिए।

पुरालेख द्वारा तैयार सूचना दस्तावेज़, पुरालेख प्रतियां और उद्धरण आवेदक को नियमित मेल द्वारा भेजे जाते हैं।

यदि आपने भंडारण के लिए दस्तावेज़ों को किसी तीसरे पक्ष को स्थानांतरित कर दिया है

मान लीजिए कि आपकी कंपनी ने अपने दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखने के लिए किसी तीसरे पक्ष के संगठन को स्थानांतरित कर दिया है जो पेशेवर रूप से ऐसी सेवाएं प्रदान करता है। ऐसी सेवाएँ न केवल वाणिज्यिक अभिलेखागार द्वारा, बल्कि राज्य/नगरपालिका अभिलेखागार द्वारा भी प्रदान की जाती हैं। दस्तावेज़ों का स्वामी वह कंपनी बनी रहेगी जिसके क्षेत्र में दस्तावेज़ अब स्थित नहीं हैं। इस मामले में, अभिलेखीय प्रमाणपत्र जारी करने का अधिकार किसे है: संरक्षक या मालिक?

26 जनवरी 1996 संख्या 14-एफजेड के रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 892 के अनुसार, संरक्षक को जमानतदार की सहमति के बिना भंडारण के लिए हस्तांतरित वस्तु का उपयोग करने का अधिकार नहीं है, साथ ही प्रदान भी नहीं किया जा सकता है। इसे तीसरे पक्ष द्वारा उपयोग करने का अवसर, उन मामलों को छोड़कर जहां संग्रहीत वस्तु का उपयोग इसकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है और भंडारण समझौते का खंडन नहीं करता है। इसलिए, यदि आप सामाजिक और कानूनी अनुरोधों पर प्रमाण पत्र जारी करने का अधिकार संरक्षक को हस्तांतरित करना चाहते हैं और अपना समय बचाना चाहते हैं, तो आउटसोर्सिंग समझौते में इस शर्त को निर्धारित करें। अन्यथा, मालिकाना कंपनी स्वयं दस्तावेजों से निपटेगी: यदि आवश्यक हो, तो उसे कार्यालय में पहले से निर्यात किए गए दस्तावेजों का अनुरोध करना होगा, उनसे निपटना होगा और एक अभिलेखीय प्रमाणपत्र तैयार करना होगा, क्योंकि जानकारी की गोपनीयता का मुद्दा अभी भी प्राथमिकता है।

फुटनोट

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दोनों व्यक्ति और संगठन, साथ ही अधिकारी (ऐसे अनुरोध, एक नियम के रूप में, आधिकारिक प्रकृति के होते हैं) और विदेश में रहने वाले व्यक्ति (ऐसे अनुरोधों को कांसुलर कहा जाता है) इस या उस जानकारी को प्राप्त करने के लिए संग्रह से अनुरोध कर सकते हैं। इसके अलावा, किसी विशेष से संबंधित जानकारी के लिए हमेशा पुरालेखों से परामर्श नहीं लिया जाता है व्यक्ति, ऐतिहासिक दस्तावेज़ों का भी अक्सर अनुरोध किया जाता है। यह उन लोगों द्वारा किया जाता है जिन्हें अपने व्यवसाय के कारण उनकी आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, पटकथा लेखक, लेखक, वैज्ञानिक। शोध प्रबंध लिखते समय अभिलेखीय दस्तावेजों का अक्सर उपयोग किया जाता है वैज्ञानिक पत्र. उस स्थिति में जब लिखने के लिए दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है वैज्ञानिकों का काम, पासपोर्ट और उनके प्रावधान के लिए एक आवेदन के अलावा, आपको उस संगठन से एक दस्तावेज़ की भी आवश्यकता होगी जहां आवेदक अध्ययन करता है या काम करता है, उसकी स्थिति और काम के विषय की पुष्टि करता है।

रजिस्ट्री कार्यालय से अनुरोध कैसे करें

आवेदक का पूरा नाम

• आवेदक का पता और पासपोर्ट विवरण
• आवेदक के निकटतम सिविल रजिस्ट्री कार्यालय का पता
• आवश्यक दस्तावेज़
• पूरा नाम जिसे यह दस्तावेज़ जारी किया जाना चाहिए
• प्रवेश की तिथि
• दस्तावेज़ प्राप्त करने का उद्देश्य
• रजिस्ट्री कार्यालय द्वारा दस्तावेजों को फिर से जारी करना एक राज्य शुल्क के अधीन है: उदाहरण के लिए, आज संग्रह से एक प्रमाण पत्र की कीमत 50 रूबल होगी, और एक नए विवाह प्रमाण पत्र की कीमत 100 रूबल होगी। इंटरनेट के माध्यम से विवाह के लिए रजिस्ट्री कार्यालय से अनुरोध कैसे करें इंटरनेट के माध्यम से रजिस्ट्री कार्यालय से अनुरोध अक्सर संभावित नवविवाहितों द्वारा किया जाता है जो विवाह पंजीकरण की तारीख बुक करना चाहते हैं।
  इंटरनेट के माध्यम से विवाह के लिए रजिस्ट्री कार्यालय में अनुरोध करने के लिए, आपको अपने क्षेत्र की सरकारी सेवाओं की वेबसाइट की सेवाओं का उपयोग करना होगा। ऐसी सेवाएँ शादी के लिए सुविधाजनक तारीख और समय चुनने का अवसर प्रदान करती हैं, बशर्ते कि यह व्यस्त न हो।

दूसरे शहर के रजिस्ट्री कार्यालय से अनुरोध कैसे करें?

मैं हैरान था - मैं और मेरा कौन सा पक्ष पूर्व पतिहम कुर्स्क क्षेत्र से हैं, अगर हम वहां कभी नहीं गए हैं। मैंने अपने रजिस्ट्री कार्यालय को फोन किया - यह पता चला कि उनके पास प्रमाण पत्र था, और गलती से उन्होंने मुझे लगभग कुर्स्क क्षेत्र में भेज दिया।

मैं रजिस्ट्री कार्यालय आया और इस प्रमाणपत्र को जारी करने के लिए एक आवेदन लिखा। प्रमाणपत्र निःशुल्क जारी किया गया था - वे प्रमाणपत्र के लिए कोई पैसा नहीं लेते हैं।

अनुरोध करना संग्रह के लिए अनुरोध करने के लिए, आपको निःशुल्क फॉर्म में एक आवेदन करना होगा, क्योंकि इसके लिए कोई सख्त आवश्यकताएं नहीं हैं (हालांकि कुछ संस्थान आवेदकों को अपना स्वयं का फॉर्म प्रदान करते हैं)। लेकिन ऐसे कई बिंदु हैं जिन्हें दस्तावेज़ में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए।

तो, "हेडर" में (यह शीट के ऊपरी दाएं कोने में लिखा है) हम इंगित करते हैं:

• अनुरोध किसको भेजा गया है (आप संगठन का नाम और उसके नेता का पूरा नाम बता सकते हैं);
• आवेदक का पूरा नाम और पता;
• आवेदक का संपर्क फ़ोन नंबर;
• आउटगोइंग नंबर, संस्था विवरण, वैधानिक पता(यह डेटा इंगित किया गया है यदि अनुरोध किसी कानूनी इकाई द्वारा प्रस्तुत किया गया है)। इसके बाद दस्तावेज़ का नाम आता है: "आवेदन", लेकिन आप इसे इस तरह भी लिख सकते हैं: "अभिलेखीय प्रमाणपत्र प्राप्त करने पर।"

रजिस्ट्री कार्यालय एवं अभिलेखीय संस्थाओं से विभिन्न प्रकार के अनुरोध कैसे करें

ध्यान

लेकिन मैं हमेशा कागज पर लिखता हूं तो उत्तर मिलने की संभावना और भी बढ़ जाती है। लेकिन अगर ईमेल द्वारा, तो हस्ताक्षर के साथ अनुरोध का स्कैन भेजना सबसे अच्छा है, फिर दूसरे स्थान पर वर्डोव अनुलग्नक में आवेदन है, और वहां हेडर में "ऐसे और ऐसे रजिस्ट्री कार्यालय के प्रमुख को" है। फिर बीच में "आवेदन", फिर "कृपया प्रदान करें...", तारीख।

मैंने पत्र का आउटगोइंग नंबर भी डाल दिया, लेकिन यह पहले से ही मेरी विचित्रता है। कागजी रूप में उन्होंने मेरे अनुरोधों का उत्तर दिया, जिसे मैंने निःशुल्क रूप में लिखा।
सादर, सर्गेई। शीर्ष आईएल16 शुरुआती संदेश: 47 पंजीकरण: 22 नवंबर। 2009रेटिंग: 11 दिसंबर 25, 2009 8:40 ## mod970 और फिर भी, यह अभी भी केवल "आईएमएचओ" है, जो कुछ लोगों की राय से मेल खाता है... विशेष रूप से उन लोगों की जो कुर्सी पर बैठकर अपने महत्व पर जोर देने के आदी हैं। .. मैंने इसके बारे में ऊपर लिखा है। इस समस्या को हल करने के विकल्पों में से एक नागरिक पंजीकरण पुस्तकों से शुरू होकर अभिलेखागार का थोक डिजिटलीकरण हो सकता है।

रूसी संघ में रजिस्ट्री कार्यालय संग्रह के साथ संचार

उदाहरण के लिए, यह फॉर्म मुझे ओर्स्क शहर रजिस्ट्री कार्यालय में दिया गया था। यह वैध और मान्य है. अनुरोध जन्म, मृत्यु या विवाह पंजीकरण के स्थान पर सिविल रजिस्ट्री कार्यालय को भेजा जाता है।
दस्तावेज़ आपके जिले या शहर के रजिस्ट्री कार्यालय में आता है, जहां आप शुल्क का भुगतान करने के बाद, अपना आवश्यक प्रमाणपत्र ले सकते हैं। याद रखें, कोई भी आपको आपके डाक पते पर उद्धरण नहीं भेजेगा! कभी-कभी आप नहीं जानते कि अनुरोध कहाँ करना है, यह आपके लिए कोई बाधा नहीं होनी चाहिए, क्योंकि कई सरकारी सेवाएँ आपको एक या दूसरे कार्यालय या संगठन में पुनर्निर्देशित कर सकती हैं।

महत्वपूर्ण

मेरी आपको सलाह है: डरो मत, लिखो, कोई उत्तर देगा, क्योंकि खोज एक लंबा, श्रमसाध्य कार्य है जिसके लिए धैर्य की आवश्यकता होती है और लंबे वर्षों तककाम। कभी-कभी बड़ी तस्वीर बहुत मामूली विवरणों से बनी होती है।

नाम के बाद आपको यह बताना चाहिए:

• अनुरोध किस बारे में है (यहां प्रश्न का सार स्पष्ट रूप से, विशेष रूप से और समझने योग्य रूप से बताना महत्वपूर्ण है, साथ ही समय और क्षेत्रीय ढांचे को इंगित करना है, जो बहुत महत्वपूर्ण हैं, उदाहरण के लिए, रिश्तेदारों की खोज करते समय);
• जानकारी क्यों मांगी गई है इसका कारण;
• वह पता जिस पर अनुरोध का उत्तर भेजा जाना चाहिए (यह ईमेल भी हो सकता है);
• अनुरोध की तारीख;
• किसी व्यक्ति, जिम्मेदार कार्यकारी या किसी संस्थान के निदेशक के हस्ताक्षर (यदि अनुरोध किसी संगठन द्वारा प्रस्तुत किया गया है)। अनुरोध कैसे सबमिट करें? संग्रह के लिए अनुरोध कई तरीकों से प्रस्तुत किया जा सकता है: व्यक्तिगत रूप से (एक आवेदन लाएं और इसे पंजीकृत करें, अपना पासपोर्ट प्रदान करें), अधिसूचना के साथ पंजीकृत मेल द्वारा, इंटरनेट के माध्यम से भेजें (बाद वाले मामले में पते पर) ईमेलअनुरोध की प्राप्ति के बारे में संग्रह से एक अधिसूचना भेजी जाएगी)।

रिश्तेदारों के बारे में पुरालेख से अनुरोध कैसे करें? पुरालेख अनुरोध - नमूना

रियाज़ान क्षेत्र टिश्किन्स, शचेपेलेव्स, लाज़रेव्स, अवदीव्स। ताम्बोव क्षेत्र, मोर्शांस्की जिले, क्लिमाकिंस और कोस्टनिकोव्स से।

मोलचानोव्स के मॉस्को क्षेत्र से शीर्ष तक नोटा लंबे समय से फोरम निवासी वी. नोवगोरोड संदेश: 779पंजीकरण: 4 अगस्त 2009रेटिंग: 521 जनवरी 3, 2010 2:59 अपराह्न ## iozhka iozhka ने लिखा: [q] क्या पंजीकरण पुस्तक से उद्धरण प्रमाण पत्र नहीं है? यदि आप उद्धरण का अनुरोध करते हैं, तो क्या यह सबसे अधिक जानकारीपूर्ण होगा? सिद्धांत रूप में, आप किसी भी रूप में अनुरोध कर सकते हैं (प्रमाणपत्र, दोहराया प्रमाणपत्र, या "मुक्त रूप" में अनुरोध तैयार करें), लेकिन उत्तर, एक नियम के रूप में, प्रमाणपत्र (या दोहराया प्रमाणपत्र) के रूप में भेजा जाता है।

लेकिन प्रमाणपत्र पूरी तरह से पुस्तक से अधिनियम रिकॉर्ड की नकल नहीं करता है; वे अनुरोधित अवधि के प्रमाणपत्र में दी गई जानकारी के अनुरूप जानकारी जारी करेंगे। इसलिए, दुर्भाग्य से, आपको वास्तव में यह आशा नहीं करनी चाहिए कि वे आपको वह सब कुछ बताएंगे जो विलेख पंजीकरण पुस्तिका में लिखा है...

हालाँकि, कुछ अपवाद भी हैं।

का दूसरा प्रमाणपत्र प्राप्त करने के लिए राज्य पंजीकरणनागरिक स्थिति अधिनियम या नागरिक स्थिति अधिनियम के राज्य पंजीकरण के तथ्य की पुष्टि करने वाला कोई अन्य दस्तावेज़, आपको व्यक्तिगत रूप से या लिखित रूप से नागरिक स्थिति अधिनियम के पंजीकरण के स्थान पर नागरिक रजिस्ट्री कार्यालय से संपर्क करना होगा। यदि नागरिक स्थिति रिकॉर्ड की पहली प्रति संरक्षित नहीं की गई है, तो रूसी संघ के घटक इकाई के कार्यकारी प्राधिकारी द्वारा नागरिक स्थिति अधिनियम के राज्य पंजीकरण का एक दोहराव प्रमाण पत्र जारी किया जाता है, जिसमें नागरिक स्थिति रिकॉर्ड की दूसरी प्रति संग्रहीत होती है। .

इस मामले में, यदि नागरिक स्थिति अधिनियम का राज्य पंजीकरण कुर्गन क्षेत्र के नागरिक रजिस्ट्री कार्यालय में किया गया था, तो कुर्गन क्षेत्र के नागरिक रजिस्ट्री कार्यालय द्वारा एक दोहराया दस्तावेज़ जारी किया जाता है।

नागरिक रजिस्ट्री कार्यालय को अंतिम नाम, पहला नाम, पते पर निवासी का संरक्षक, पहचान दस्तावेज़ श्रृंखला संख्या जारी की गई "" आवेदन कृपया एक दोबारा विवाह/तलाक प्रमाण पत्र जारी करें (उपयुक्त के रूप में रेखांकित करें) अंतिम नाम, पहले नाम, विवाह/तलाक के समय संरक्षक और उपनाम, पहला नाम, विवाह/तलाक के समय संरक्षक नाम, राज्य पंजीकरण का स्थान, सिविल रजिस्ट्री कार्यालय का नाम, राज्य पंजीकरण की तिथि " ", ए/जेड संख्या, आवश्यक दस्तावेज़ " "

हस्ताक्षर या इस तरह: फॉर्म नंबर 18, रूसी संघ की सरकार के 31 अक्टूबर 1998 नंबर 1274 के डिक्री द्वारा स्वीकृत, अंतिम नाम, पहला नाम, पते पर रहने वाले व्यक्ति का संरक्षक, पहचान से सिविल रजिस्ट्री कार्यालय को दस्तावेज़ श्रृंखला क्रमांक जारी " "

इंटरनेट के माध्यम से रजिस्ट्री कार्यालय को ईमेल पते पर अनुरोध सही ढंग से कैसे सबमिट करें

आपत्तियाँ जैसे: "क्या आपको एहसास है कि यह कैसा टाइटैनिक कार्य है!" और "इसके लिए कितने पैसे की आवश्यकता है!" मुझे लगता है यह अनुचित है. उच्च प्रौद्योगिकी का युग... वैसे भी हम जल्द ही इस पर आएँगे।

समय का प्रश्न केवल अनिच्छुक व्यक्तियों के चौतरफा प्रतिरोध के कारण है जो ऐसा न करने की पूरी कोशिश करेंगे। mod970मैं कल्पना भी नहीं कर सकता कि जो लोग वंशावली से निपटते हैं वे 75 या 90 साल पुरानी किताबों में बदलाव करने, उन्हें काटने और मिटाने के लिए बिना अनुमति के रजिस्ट्री कार्यालय में भाग जाएंगे... और इससे भी अधिक, कि हर कोई वहां भाग जाएगा .

यहां तक ​​कि अपनी जड़ों की खोज में बढ़ती रुचि के बावजूद, जब नागरिकों की भीड़ अभिलेखागार और रजिस्ट्री कार्यालयों में उमड़ती है तो किसी भी तरह की उछाल की कोई बात नहीं होती है। मॉडरेटर की टिप्पणी: लगातार दो पोस्ट, सात मिनट के अंतराल के साथ, शीर्ष पर जोड़ दी गई हैं iozhka शुरुआती मास्को संदेश: 47 पंजीकरण: 18 दिसंबर।

जब विभिन्न प्रकार की खोई हुई जानकारी को पुनर्स्थापित करने या सामाजिक रूप से महत्वपूर्ण जानकारी का पता लगाने की आवश्यकता होती है तो लोग क्या करते हैं (यह रिश्तेदारों के बारे में डेटा हो सकता है, खोए हुए दस्तावेजों की प्रतियां प्राप्त करना, काम, पुरस्कार, लोगों या संस्थानों के स्थान के बारे में जानकारी बहाल करना आदि) अन्य पृष्ठभूमि जानकारी)? बेशक, वे अभिलेखागार में जाते हैं। सच है, ऐसा करने के लिए, यह जानना महत्वपूर्ण है कि आपको किस प्रकार के संग्रह की आवश्यकता है और संग्रह के लिए अनुरोध कैसे करें। यह वही है जिसके बारे में हम इस लेख में बात करेंगे।

पुरालेखों के बारे में थोड़ा
आइए इस तथ्य से शुरू करें कि संग्रह एक सार्वजनिक (कम अक्सर निजी) संस्थान है जिसमें आधिकारिक दस्तावेज़ कुछ शर्तों के तहत संग्रहीत किए जाते हैं जो अधिकतम सुरक्षा की गारंटी देते हैं। साथ ही, पुरालेख न केवल जिम्मेदार भंडारण में लगा हुआ है, बल्कि सरकारी अधिकारियों और नागरिकों दोनों को उपलब्ध जानकारी भी प्रदान करता है।

संग्रह करना प्राचीन काल से ही अस्तित्व में है। यह ऐतिहासिक खोजों से प्रमाणित होता है जो इस बात की पुष्टि करती है कि विकास के एक निश्चित स्तर तक पहुंचने वाली सभी सभ्यताओं में राज्य अभिलेखागार थे। बेबीलोन, मिस्र, असीरियन साम्राज्य और प्राचीन रोम के अभिलेखागार के दस्तावेज़ आज तक जीवित हैं (वहां न केवल सीनेट और कौंसल का एक संग्रह था, बल्कि पुजारियों का एक संग्रह, साथ ही अलग अभिलेखागार भी था) प्रसिद्ध परिवार), बीजान्टियम, प्राचीन ग्रीस, साथ ही अभिलेखागार से मध्ययुगीन यूरोप. यह कहा जाना चाहिए कि हजारों साल पहले ही, अभिलेखों को क्षेत्रीय आधार पर विभाजित किया गया था: केंद्रीय अभिलेखागार और भंडारों में और जो प्रांतों में थे। यूरोप में, पहले अधिपतियों और जागीरदारों के अभिलेखागार थे, और फिर शहर और चर्च के अभिलेखागार थे।

आधुनिक पुरालेख
आजकल, अभिलेखागार को क्षेत्रीय और विभागीय आधार पर वित्त पोषित किया जाता है। इसका मतलब यह है कि उनमें संग्रहीत दस्तावेज़, जो संगठनों को सौंपे जाते हैं, और जानकारी एक विशिष्ट क्षेत्र (क्षेत्र, शहर, जिला) या विभाग से संबंधित होती है, उदाहरण के लिए, रक्षा मंत्रालय (जिसमें केंद्रीय और क्षेत्रीय अभिलेखागार भी हैं)।

सभी अभिलेखों को इसमें विभाजित किया गया है:

• संघीय, सरकार, राज्य, वर्तमान, ऐतिहासिक;
  
• नगरपालिका और शहर;
  
• सार्वजनिक, निजी, समुदाय.
  

दोनों व्यक्ति और संगठन, साथ ही अधिकारी (ऐसे अनुरोध, एक नियम के रूप में, आधिकारिक प्रकृति के होते हैं) और विदेश में रहने वाले व्यक्ति (ऐसे अनुरोधों को कांसुलर कहा जाता है) इस या उस जानकारी को प्राप्त करने के लिए संग्रह से अनुरोध कर सकते हैं।

इसके अलावा, किसी विशिष्ट व्यक्ति से संबंधित जानकारी के लिए हमेशा अभिलेखागार से संपर्क नहीं किया जाता है; अक्सर ऐतिहासिक दस्तावेजों का भी अनुरोध किया जाता है। यह उन लोगों द्वारा किया जाता है जिन्हें अपने व्यवसाय के कारण उनकी आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, पटकथा लेखक, लेखक, वैज्ञानिक। अभिलेखीय दस्तावेज़ों का उपयोग अक्सर शोध प्रबंध या वैज्ञानिक पत्र लिखते समय किया जाता है। ऐसे मामले में जहां वैज्ञानिक कार्य लिखने के लिए दस्तावेजों की आवश्यकता होती है, पासपोर्ट और उनके प्रावधान के लिए एक आवेदन के अलावा, उस संगठन से एक दस्तावेज जहां आवेदक अध्ययन करता है या काम करता है, उसकी स्थिति और काम के विषय की पुष्टि भी आवश्यक होगी। .

आपको वास्तव में कहाँ जाना चाहिए?
अक्सर, जब लोग संग्रह से कुछ दस्तावेज़ों या जानकारी के लिए अनुरोध करने की योजना बनाते हैं, तो उन्हें यह नहीं पता होता है कि उन्हें वास्तव में कहाँ जाना है। यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि आपकी विशेष रुचि किस चीज़ में है। उदाहरण के लिए, आप जिला रजिस्ट्री कार्यालय के अभिलेखागार में सामान्य नागरिक जानकारी (तिथि, जन्म स्थान, मृत्यु, विवाह) प्राप्त कर सकते हैं। लेकिन यहां आपको इस बात का ध्यान रखना होगा कि दस्तावेज़ जिला पुरालेख में अधिकतम पचहत्तर वर्षों तक संग्रहीत किए जाते हैं, इसलिए यदि आप पहले की जानकारी में रुचि रखते हैं, तो आपको क्षेत्रीय रजिस्ट्री कार्यालय पुरालेख से संपर्क करना होगा, जहां से सभी दस्तावेज़ जिलों का स्थानांतरण हो गया है। अगर हम रिकॉर्ड्स को पुनर्स्थापित करने के बारे में बात कर रहे हैं कार्यपुस्तिका, तो आपको विभागीय अभिलेखागार से संपर्क करने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, रूसी राज्य सैन्य पुरालेख (यदि हम सैन्य कर्मियों या नागरिक कर्मियों के बारे में बात कर रहे हैं) या उनमें क्षेत्रीय अभिलेखागार आबादी वाले क्षेत्रया वे क्षेत्र जहां वह उद्यम स्थित है जहां व्यक्ति काम करता है। नाविकों के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए आपको सेंट्रल नेवल आर्काइव से संपर्क करना चाहिए। यदि आप किसी के बारे में जानकारी ढूंढ रहे हैं, लेकिन यह नहीं जानते कि जानकारी की खोज कहां से शुरू करें, तो इस व्यक्ति के रहने या काम करने के स्थान पर जिला या शहर संग्रह से संपर्क करना बेहतर है।

आप रूसी अभिलेखागार के लिए ऑनलाइन गाइड का भी उपयोग कर सकते हैं -guides.rusarchives.ru। वहां आप 49 क्षेत्रीय अभिलेखागार और 31 संघीय अभिलेखागार खोज सकते हैं। आप रोसारखिव की आधिकारिक वेबसाइट पर भी जा सकते हैं।

पुरालेख अनुरोध: वर्गीकरण और समय सीमा
जहां तक ​​संग्रह अनुरोधों का सवाल है, वे सभी इसमें विभाजित हैं:

• विषयगत - ये किसी विशिष्ट घटना, तथ्य या विषय से संबंधित जानकारी के लिए अनुरोध हैं; ऐसा अनुरोध करके, आप ऐसी जानकारी स्थापित कर सकते हैं जो किसी विशेष व्यक्ति की जीवनी के तथ्यों को स्पष्ट करती है;
  
• वंशावली - ऐसे अनुरोधों में ऐसी जानकारी प्राप्त करना शामिल है जो किसी को रिश्तेदारी स्थापित करने या किसी व्यक्तिगत परिवार या कबीले के इतिहास को स्पष्ट करने की अनुमति देगी;
  
• सामाजिक-कानूनी - ऐसे अनुरोध आमतौर पर ऐसी जानकारी प्राप्त करने से जुड़े होते हैं जो व्यक्तियों या संगठनों के कानूनी अधिकारों और हितों के अनुपालन के लिए आवश्यक होती है; सामाजिक-कानूनी में अधिकारियों से आधिकारिक अनुरोध, कांसुलर अनुरोध, साथ ही कानूनी संस्थाओं और व्यक्तियों से अनुरोध (उत्तरार्द्ध स्वास्थ्य स्थिति, वेतन, सेवा की लंबाई, सैन्य सेवा, शिक्षा, दमन, पुरस्कार, नागरिक स्थिति के कृत्यों से संबंधित हो सकते हैं) शामिल हैं। वगैरह।)।
  

पुरालेख अनुरोधों को स्थापित प्रक्रिया के अनुसार निष्पादित किया जाता है, जो स्पष्ट रूप से बताया गया है संघीय विधाननंबर 125-एफजेड "रूसी संघ में संग्रह पर।" इसका मतलब यह है कि अनुरोध प्राप्त होने और पंजीकृत होने से लेकर प्रतिक्रिया प्राप्त होने तक तीस दिन बीत सकते हैं। इस अवधि को संग्रह प्रबंधन के निर्णय द्वारा बढ़ाया जा सकता है, लेकिन अन्य तीस दिनों से अधिक नहीं। इस मामले में, अनुरोध प्राप्त करने वाले पुरालेख कर्मचारी अनुरोध को पूरा करने की समय सीमा के विस्तार के बारे में आवेदक को सूचित करने के लिए बाध्य हैं।

लेकिन ऐसी स्थितियां भी होती हैं जब लोग बिना समझे गलत पते पर अनुरोध सबमिट कर देते हैं। इस मामले में, इसे गैर-कोर के रूप में पहचाना जाएगा और प्राप्ति की तारीख से पांच दिनों के भीतर किसी अन्य संग्रह से संबंधित के रूप में भेजा जाएगा। इस मामले में, संग्रह कर्मियों को आवेदक को सूचित करना होगा कि अनुरोध अग्रेषित कर दिया गया है और किसी अन्य संग्रह का पता बताना होगा।

एक अनुरोध करना
संग्रह के लिए अनुरोध करने के लिए, आपको निःशुल्क फॉर्म में एक आवेदन करना होगा, क्योंकि इसके लिए कोई सख्त आवश्यकताएं नहीं हैं (हालांकि कुछ संस्थान आवेदकों को अपना स्वयं का फॉर्म प्रदान करते हैं)। लेकिन ऐसे कई बिंदु हैं जिन्हें दस्तावेज़ में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए। तो, "हेडर" में (यह शीट के ऊपरी दाएं कोने में लिखा है) हम इंगित करते हैं:

• अनुरोध किसको भेजा गया है (आप संगठन का नाम और उसके नेता का पूरा नाम बता सकते हैं);
  
• आवेदक का पूरा नाम और पता;
  
• आवेदक का संपर्क फ़ोन नंबर;
  
• आउटगोइंग नंबर, संस्था का विवरण, कानूनी पता (यह डेटा इंगित किया गया है यदि अनुरोध किसी कानूनी इकाई द्वारा प्रस्तुत किया गया है)।
  

इसके बाद दस्तावेज़ का नाम आता है: "आवेदन", लेकिन आप इसे इस तरह भी लिख सकते हैं: "अभिलेखीय प्रमाणपत्र प्राप्त करने पर।" नाम के बाद आपको यह बताना चाहिए:

• अनुरोध किस बारे में है (यहां प्रश्न का सार स्पष्ट रूप से, विशेष रूप से और समझने योग्य रूप से बताना महत्वपूर्ण है, साथ ही समय और क्षेत्रीय ढांचे को इंगित करना है, जो बहुत महत्वपूर्ण हैं, उदाहरण के लिए, रिश्तेदारों की खोज करते समय);
  
• जानकारी क्यों मांगी गई है इसका कारण;
  
• वह पता जिस पर अनुरोध का उत्तर भेजा जाना चाहिए (यह ईमेल भी हो सकता है);
  
• अनुरोध की तारीख;
  
• किसी व्यक्ति, जिम्मेदार कार्यकारी या किसी संस्थान के निदेशक के हस्ताक्षर (यदि अनुरोध किसी संगठन द्वारा प्रस्तुत किया गया है)।
  

अनुरोध कैसे सबमिट करें?
संग्रह के लिए अनुरोध कई तरीकों से प्रस्तुत किया जा सकता है: व्यक्तिगत रूप से (एक आवेदन लाएं और इसे पंजीकृत करें, अपना पासपोर्ट प्रदान करें), अधिसूचना के साथ पंजीकृत मेल द्वारा भेजें, इंटरनेट के माध्यम से (बाद वाले मामले में, संग्रह से एक अधिसूचना होगी) अनुरोध की प्राप्ति के बारे में आपके ईमेल पते पर भेजा गया)।

अभिलेखों से क्या पता चलता है?
अनुरोध के जवाब में, संग्रह या तो एक अभिलेखीय प्रमाणपत्र जारी करता है जिसमें अनुरोध के विषय से संबंधित जानकारी होती है, या मूल अभिलेखीय दस्तावेज़ की सामग्री निकालने वाला एक अभिलेखीय उद्धरण, या अनुरोधित दस्तावेज़ की एक अभिलेखीय प्रति होती है।

और यदि संग्रह में अनुरोध पर कोई जानकारी नहीं है, तो आवेदक को दस्तावेजों की कमी के कारणों और आगे की कार्रवाई के लिए सिफारिशों का उल्लेख करते हुए एक पत्र प्राप्त होगा।

यदि आपको रिश्तेदारों को ढूंढना है, खोए हुए जन्म प्रमाण पत्र को पुनर्स्थापित करना है, या शोध प्रबंध लिखने के लिए ऐतिहासिक दस्तावेजों का अध्ययन करना है, तो आपको बस एक सक्षम आवेदन लिखकर संग्रह के लिए अनुरोध करना होगा।