अधीर लोगों के लिए व्यवसाय प्रक्रिया आरेख। व्यावसायिक प्रक्रियाएँ प्रभावी उद्यम प्रबंधन का आधार हैं

व्यक्तिगत जानकारी:

नियमित प्रबंधन के क्षेत्र में 70 से अधिक कंपनियों को सलाह दी गई: 10 से 9,000 लोगों तक (इनमें: होल्डिंग्स, चेन स्टोर, कारखाने, सेवा कंपनियां, बिल्डर्स, सरकारी अधिकारी, वेब एजेंसियां, ऑनलाइन स्टोर)। अलेक्जेंडर फ्रीडमैन के छात्र।

"टालिन स्कूल ऑफ़ मैनेजर्स की सामाजिक प्रौद्योगिकियाँ। व्यवसाय, प्रबंधन और निजी जीवन में सफल उपयोग का अनुभव" पुस्तक के सह-लेखकों में से एक: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

"तीन रास्ते ज्ञान की ओर ले जाते हैं: चिंतन का मार्ग सबसे अच्छा मार्ग है, अनुकरण का मार्ग सबसे आसान मार्ग है, और अनुभव का मार्ग सबसे कड़वा मार्ग है"

कन्फ्यूशियस

किसके लिए:मालिक, शीर्ष प्रबंधक, अधिकारी

विनियमों के माध्यम से प्रक्रिया प्रबंधन "हाथ से पैर तक" प्रबंधन की ओर ले जाता है

मैंने बार-बार उन विनियमों के लाभों के बारे में बात की है जो व्यापार मालिकों और प्रबंधकों के लिए ऐसे महत्वपूर्ण कार्यों को हल करते हैं:

• कर्मचारियों की ओर से त्रुटियों को कम करना;
• कार्य की गुणवत्ता का मानकीकरण;
• व्यक्तिगत निर्भरता का उन्मूलन;
• प्रत्येक कर्मचारी को अपना काम सबसे कुशल तरीके से करने का अवसर।

और मैं शायद ही कभी ऐसे नेता से मिला हूं जो नियमों को उपयोगी नहीं मानता हो। ऐसा प्रतीत होता है कि विनियमन सभी बीमारियों के लिए रामबाण है! लेकिन... "केवल नियमों के अनुसार शासन करने" के प्रयास अक्सर विफल हो जाते हैं।

क्यों? अब मैं समझाने की कोशिश करूंगा. नियमों- यह कंपनी में होने वाले वर्कफ़्लो (कार्यों का क्रम) के किसी भी हिस्से का विवरण है: या तो पूरी प्रक्रिया, या कई प्रक्रियाएं, या प्रक्रिया का हिस्सा।

प्रक्रिया("व्यावसायिक प्रक्रिया" का पर्यायवाची) एक विशिष्ट कार्य को हल करने के लिए क्रियाओं का एक क्रम है (गैर-मानक कार्य परियोजनाओं को संदर्भित करते हैं)।

प्रक्रियाओं को सीधे प्रभावी ढंग से प्रबंधित करें और उन्हें औपचारिक बनाने के लिए चित्र बनाएं

प्रक्रियाओं को सरल और यौगिक में विभाजित किया गया है। कम्पोजिट- इसमें कई सरल प्रक्रियाएं शामिल हैं। वहाँ अभी भी अंत-से-अंत प्रक्रियाएं. यह उन प्रक्रियाओं का नाम है, जिनके विभिन्न चरण कंपनी के कई विभागों से होकर गुजरते हैं। आमतौर पर यहीं उनकी जटिलता निहित होती है।

यदि नियमों के ढांचे के भीतर कर्मचारियों का प्रबंधन करना संभव है, तो नियमों के माध्यम से प्रक्रियाओं का प्रबंधन करना पैर के माध्यम से हाथ को नियंत्रित करने की कोशिश करने के समान है। जबकि इसे सीधे हाथ से नियंत्रित करना कहीं अधिक कारगर है।

प्रक्रिया प्रबंधन में, उनका ग्राफिकल और योजनाबद्ध प्रतिनिधित्व (उदाहरण के लिए, बीपीएमएन नोटेशन में) सीधे मदद करता है। सामग्री के अध्ययन के लिए आगे बढ़ने से पहले, मैं यह समझने का प्रस्ताव करता हूं कि प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने के लिए नियम पर्याप्त क्यों नहीं हैं।

विनियम पर्याप्त क्यों नहीं हैं?

• सभी प्रक्रियाएँ रैखिक नहीं हैं. कई लोगों के पास एकाधिक "यदि...तो..." स्थितियाँ होती हैं। विनियमन के पाठ के "तौलिया" को जल्दी से समझना और समझना मुश्किल है प्रक्रिया चरण कैसे संबंधित हैं. उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के चयन के नियम लगभग हर चरण में समान कांटों से भरे हुए हैं। आवेदक की स्थिति के आधार पर, साक्षात्कार उसके तत्काल पर्यवेक्षक की भागीदारी के साथ या उसके बिना, दूर से या व्यक्तिगत रूप से आयोजित किया जा सकता है।
• यदि प्रक्रिया कई कड़ियों से होकर गुजरती है, तो "अंतिम परिणाम के लिए कौन जिम्मेदार है" की समस्या उत्पन्न होती है। विफलताओं और रुकावटों के मामले में, कर्मचारी एक-दूसरे को दोषी ठहराते हैंऔर परिस्थितियों पर, परस्पर जिम्मेदारी है।
• कर्मचारियों का साथ नहीं मिल पाताकौन क्या कर रहा है इसके बारे में.
• कम दृश्यता (अभी भी विनियमन के पाठ की वही विशाल मात्रा) के कारण, यह अत्यंत है प्रक्रिया को अनुकूलित और विकसित करना कठिन है.
• कर्मचारी समय की महत्वपूर्ण बर्बादीबड़ी तस्वीर और सभी रिश्तों को पढ़ना, अध्ययन करना और समझना। विनियम शायद ही कभी पूरी प्रक्रिया का वर्णन करते हैं। अक्सर, एक प्रक्रिया जो कई विभागों से होकर गुजरती है उसके अलग-अलग नियम होते हैं।

प्रक्रिया प्रबंधन का परिचय: किसी प्रक्रिया का वर्णन करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

प्रक्रिया प्रबंधन- एक संपूर्ण विज्ञान. लेकिन मैं जानबूझकर कई चीजों को सरल बनाऊंगा ताकि यह स्पष्ट हो कि यह कैसे काम करता है। संक्षेप में, प्रक्रिया प्रबंधन के सिद्धांत का सार यह है कि किसी कंपनी की सभी गतिविधियों को प्रक्रियाओं में विभाजित किया जा सकता है (अप्रत्याशित रूप से, सही?)

यह समझने के लिए कि प्रक्रिया कैसे काम करती है, एक आरेख बनाना आवश्यक है जो बीच के सभी संबंधों को दिखाएगा अभिनेताओं(विभाग, कर्मचारी, निभाई गई भूमिकाएँ) और प्रक्रिया चरण। योजना से यह स्पष्ट होना चाहिए कि प्रक्रिया के किस चरण को किस विभाग द्वारा निष्पादित किया जाना चाहिए, चरण को पूरा करने के लिए किससे इनपुट डेटा प्राप्त किया जाना चाहिए, और परिणाम किसे स्थानांतरित किया जाएगा।

सभी योजनाएँ समान रूप से उपयोगी नहीं हैं। मेरी राय में वहाँ है महत्वपूर्ण आवश्यकताएँप्रक्रिया आरेख के लिए (और इसलिए प्रयुक्त नोटेशन की प्रणाली के लिए, जिसे नोटेशन कहा जाता है):

• प्रक्रिया में प्रतिभागियों द्वारा योजना की स्पष्ट व्याख्या।
• इस नोटेशन (नोटेशन) पर पर्याप्त मात्रा में प्रशिक्षण वीडियो सामग्री की उपस्थिति।
• अंकन की संभावनाएँ: क्या यह तेजी से विकसित हो रहा है, कितना उपयोग किया जाता है, क्या इसका भविष्य में उपयोग किया जाएगा या यह पहले से ही "मर रहा है"

मेरी राय में, ये सभी मानदंड बीपीएमएन नोटेशन (संस्करण 2.0) द्वारा पूरे किए जाते हैं। आरेख बनाने के लिए, मैं इसका उपयोग करने की अनुशंसा करता हूं निःशुल्क कार्यक्रमबिज़ागी मॉडलर।

और एक बार फिर सरलीकरण के बारे में। आरेख बनाना शुरू करते समय, आपको मानक 100% का अनुपालन करने की आवश्यकता नहीं है, इससे केवल कार्यान्वयन जटिल हो जाएगा। प्रारंभिक चरणों में, मुख्य बात यह है कि योजनाएँ प्रतिभागियों को समझ में आएँ और उनके द्वारा स्पष्ट रूप से व्याख्या की जाएँ। आपके पास अभी भी समय है योजनाओं को मानक के अनुरूप लाने का।

कुल प्रक्रिया आरेख निम्नलिखित कार्यों को हल करते हैं:

• पारदर्शिता. कलाकार और प्रबंधक दोनों प्रक्रिया के चरणों के बीच संबंध को समझते हैं, साथ ही ये चरण किस कर्मचारी/विभाग के उत्तरदायित्व के क्षेत्र में स्थित हैं।
• सबसे महत्वपूर्ण और/या कम से कम कुशल चरणों की पहचान करके प्रक्रिया को अनुकूलित करने की क्षमता।

अनुकूलन लक्ष्य निर्धारित करना और गणना करना न भूलें कि खर्च किए गए संसाधनों में कितना बदलाव आएगा नया संस्करणप्रक्रिया!

प्रक्रिया प्रबंधन की प्रमुख विशेषता पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार व्यक्ति है

किसी भी मालिक और शीर्ष प्रबंधक के लिए सबसे महत्वपूर्ण सिरदर्द आपसी जिम्मेदारी की स्थिति है, जब घटना के लिए किसी को दोषी नहीं ठहराया जाता है, और कर्मचारी और विभाग एक-दूसरे को दोषी ठहराते हैं। पारस्परिक गारंटी कितनी बंद है?

एक निकास है. जब आप देखते हैं कि आपके पास एंड-टू-एंड प्रक्रिया है (उदाहरण के लिए, ग्राहक के ऑर्डर की पूर्ति), तो सोचें कि प्रक्रिया के लिए कौन जिम्मेदार हो सकता है, और प्रक्रिया की एक अलग प्रतिलिपि के लिए कौन जिम्मेदार हो सकता है।

पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार(कभी-कभी "प्रक्रिया स्वामी" भी कहा जाता है) - यह प्रबंधक (या कर्मचारी) है जो व्यवसाय प्रक्रिया के शोधन और विकास के लिए जिम्मेदार है; वैश्विक उभरते टकरावों का समाधान और विफलता विश्लेषण; प्रक्रिया की प्रतिलिपि बनाने के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए सहायता और प्रशिक्षण।

किसी प्रक्रिया की प्रतिलिपि व्यवहार में व्यावसायिक प्रक्रिया के कार्यान्वयन में से एक है। उदाहरण के लिए, "ग्राहक के लिए कस्टम-निर्मित रसोई बनाना" शुरू से अंत तक की व्यावसायिक प्रक्रिया है। प्रक्रिया प्रतियां विशिष्ट आदेश हैं। इस मामले में निदेशक के खुदरा बिक्री, और एक विशिष्ट प्रति के लिए - सैलून प्रबंधक जो एक विशिष्ट सौदे की देखरेख करता है।

यदि किसी प्रबंधक को प्रक्रिया (आदेश) की अपनी प्रति के साथ कोई समस्या आती है और वह उसे हल नहीं कर पाता है, तो वह खुदरा बिक्री निदेशक के पास जाता है।

प्रक्रिया को विकसित करने और इसकी सभी प्रतियां बनाने के लिए एक व्यक्ति को जिम्मेदार होना चाहिए।

तो एक शख्स है जो पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है(प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोगों के काम सहित), लेकिन प्रतियां बनाने के लिए जिम्मेदार लोग भी हैं। प्रक्रिया प्रबंधन के ढांचे के भीतर, प्रक्रिया की प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोग "प्रक्रिया स्वामी" के अधीनस्थ होते हैं, और प्रक्रिया में भाग लेने वाले जिम्मेदार लोगों के अधीनस्थ होते हैं।

उत्पन्न होने वाली समस्याओं को हल करने के लिए "प्रक्रिया स्वामी" और इसकी प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोगों के लिए, उन्हें सशक्त बनाने का ध्यान रखें (उदाहरण के लिए, संबंधित विभागों से ऑर्डर की स्थिति के बारे में जानकारी का अनुरोध करें: वितरण सेवा, असेंबलर; समस्या होने पर निर्णय लें) उठना)।

योजनाओं और विनियमों का उपयोग करके व्यावसायिक प्रक्रिया का वर्णन और विकास करने के लिए एल्गोरिदम

अब अभ्यास की ओर आगे बढ़ने का समय आ गया है। मुझे लगता है कि आप पहले से ही प्रमुख प्रक्रियाओं के चित्र बनाने के विचार से उत्साहित हैं। यह कैसे करें इस पर नीचे चर्चा की जाएगी।

चरण 1. एक प्रक्रिया आरेख बनाएं और उस पर सहमत हों

1. प्रक्रिया विकास प्रबंधक और प्रक्रिया के विशिष्ट उदाहरणों को निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों के साथ प्रक्रिया आरेख बनाएं। प्रक्रिया में सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर प्रकाश डालें। आरेख में प्रत्येक प्रक्रिया और प्रत्येक चरण में एक "इनपुट" और एक "आउटपुट" होता है। नियम लिखते समय इस बात पर विचार करें कि इनपुट क्या होगा और कार्य का परिणाम क्या होगा।
2. प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों या प्रतिभागियों के विभागों के प्रमुखों के साथ योजना का समन्वय करें।

उदाहरण 1। बीपीएमएन नोटेशन में "कर्मचारियों का चयन" प्रक्रिया की योजना

उदाहरण #2. बीपीएमएन नोटेशन में "कर्मचारियों का चयन" योजना का हिस्सा

चरण 2. प्रक्रिया चरणों के निष्पादन के लिए एक विनियमन लिखें

आरेख में दिखाई गई प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के लिए, वैश्विक निर्देश का एक अलग विनियमन या उपधारा बनाना आवश्यक है। नियमों में, सभी बारीकियों का विस्तार से वर्णन करना आवश्यक है: किस क्रम में कार्य किया जाएगा; इसमें कौन से छोटे चरण शामिल हैं; परिणाम की गुणवत्ता के लिए क्या आवश्यकताएँ हैं; किस तकनीक पर काम करना है.

प्रक्रिया आरेख के चरणों में से एक के नियमन में विवरण का एक उदाहरण

चरण 3: प्रक्रिया नियंत्रण प्रारंभ करें

प्रश्न उठते हैं: प्रक्रिया के वर्तमान चरण, उत्पन्न होने वाली समस्याओं को कैसे देखें, और क्या यह सफलतापूर्वक पूरा हो गया है, या कुछ चरणों में हमेशा के लिए अटका हुआ है? या शायद यह पूरा हो गया था, लेकिन आधे चरण विचलन और त्रुटियों के साथ पूरे हो गए थे, और उनमें से कुछ को पूरी तरह से छोड़ दिया गया था?

ऐसे बोझिल (और बड़ी कंपनियों के लिए उपयोगी) सॉफ़्टवेयर समाधान हैं जिनमें आप न केवल चित्र बना सकते हैं, बल्कि निष्पादन के लिए प्रक्रियाएं भी लॉन्च कर सकते हैं। लेकिन पर आरंभिक चरणमैं वैश्विक कार्यान्वयन से परहेज करने की अनुशंसा करूंगा। कर्मचारियों को प्रक्रियाओं के साथ काम करना सिखाएं। Google स्प्रेडशीट में चेकलिस्ट से प्रारंभ करें।

भविष्य में, Bitrix24 या 1C में व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर स्विच करें। यह संभव है कि वे आपकी कंपनी के लिए पर्याप्त से अधिक होंगे।

चरण 4: दक्षता और गुणवत्ता में सुधार के लिए प्रक्रिया का विकास और अनुकूलन करें

जैसा कि मैंने पहले ही उल्लेख किया है, इसके "मालिक" को प्रक्रिया के विकास के लिए जिम्मेदार होना चाहिए (मैं ध्यान देता हूं कि यह "चाहते/नहीं चाहते" की श्रेणी से नहीं है, बल्कि कर्मचारी का मानद कर्तव्य है)।

प्रक्रिया के तर्क (कनेक्शन) में कोई भी समायोजन, चरणों को जोड़ना या हटाना - पहले आरेख पर निष्पादित करें। प्रक्रिया में प्रमुख प्रतिभागियों के साथ नियोजित परिवर्तनों पर सहमति होने के बाद, नियमों, चेकलिस्ट को अंतिम रूप देना और कॉन्फ़िगर की गई व्यावसायिक प्रक्रियाओं में बदलाव करना संभव होगा।

यहां उन योजनाओं की एक सूची रखना महत्वपूर्ण है जिनके लिए स्वचालित व्यावसायिक प्रक्रियाएं कॉन्फ़िगर की गई हैं, चेकलिस्ट बनाई गई हैं और नियम हैं (शायद विनियमन की शुरुआत में एक अलग तालिका या एक विशेष क्षेत्र इसके लिए उपयोगी है)। इससे "प्रक्रिया स्वामी" को मदद मिलेगी सभी स्तरों पर परिवर्तनों को समन्वयित करें, साथ ही अनावश्यक कार्यों के बिना उन्हें निष्पादित करें।

उदाहरण के लिए, स्वचालित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अभाव में, नियमों में चरणों के विवरण के छोटे-छोटे जोड़ तुरंत किए जा सकते हैं। जब तक, निश्चित रूप से, ये जोड़ आरेख में लिंक और चरणों को प्रभावित नहीं करते हैं।

प्रक्रिया में होने वाले सभी परिवर्तनों के बारे में न केवल इसके प्रत्यक्ष प्रतिभागियों को, बल्कि सभी को सूचित करना भी महत्वपूर्ण है हितधारकों. परिवर्तनों के बारे में संचार इस मायने में अलग है कि लोग केवल परिवर्तन देखेंगे, और उन्हें अतिरिक्त जानकारी खोजने के लिए पूरे विनियमन का दोबारा अध्ययन करने की आवश्यकता नहीं होगी।

निष्कर्ष, या क्यों "सब कुछ एक साथ" परियोजनाओं के कब्रिस्तान का रास्ता है

आप प्रक्रियाओं के बारे में बहुत सारी बातें कर सकते हैं, जो एक पूरी किताब के लिए पर्याप्त है। लेकिन... मृत परियोजनाओं के कब्रिस्तान "सब कुछ एक साथ" और सबसे महंगे और/या बहुक्रियाशील सॉफ़्टवेयर पर लागू करने के प्रयासों से भरे हुए हैं। अधिक से अधिक, कर्मचारियों ने शुरू की गई तकनीकों का उपयोग नहीं किया, या सिस्टम इतने बोझिल हो गए कि उनके साथ काम करना असंभव था। सबसे खराब स्थिति में, कार्यान्वयन में कठिनाइयों ने काम को अंत तक पूरा नहीं होने दिया।

एक और महत्वपूर्ण बिंदु. यदि आपके अधीनस्थ समझौतों को पूरा नहीं करते हैं, तो न तो नियम और न ही प्रक्रिया आरेख का चित्रण आपकी मदद करेगा। कार्रवाई का एकमात्र तरीका समझौतों के अनुपालन के रूप में एक "कठिन" क्षेत्र बनाना और इसे और विस्तारित करना है। ये सहायता करेगा।

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आइए व्यावसायिक प्रक्रियाओं के क्षैतिज विवरण के मुख्य दृष्टिकोण देखें। वर्तमान में, वर्णन करने के तीन मुख्य तरीके हैं:

1. मूलपाठ:"बिक्री विभाग एक अनुबंध तैयार करता है और इसे कानूनी विभाग के साथ समन्वयित करता है।"

2. सारणीबद्ध।

3.ग्राफ़िक.

पहला तरीका व्यवसाय प्रक्रिया के शाब्दिक अनुक्रमिक विवरण से अधिक कुछ नहीं है। व्यवसाय प्रक्रिया खंड के पाठ विवरण का एक उदाहरण ऊपर दिया गया है।

अनेक रूसी कंपनियाँअपनी गतिविधियों में विनियामक दस्तावेज़ विकसित और उपयोग किए हैं, जिनमें से कुछ प्रक्रिया विनियम हैं और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के पाठ्य विवरण से अधिक कुछ नहीं हैं।

लेकिन कंपनी की गतिविधियों के विश्लेषण और अनुकूलन के प्रयोजनों के लिए इस विकल्पइष्टतम नहीं. तथ्य यह है कि पाठ्य रूप में किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के विवरण पर व्यवस्थित रूप से विचार करना और उसका विश्लेषण करना असंभव है। पाठ्य सूचना को मानव मस्तिष्क क्रमिक रूप से ग्रहण करता है। उदाहरण के लिए, जब कोई व्यक्ति किसी विनियम को पढ़ता है और उसके अंत तक पहुंचता है, तो वह लगभग हमेशा भूल जाता है कि दस्तावेज़ की शुरुआत में क्या था। व्यावसायिक प्रक्रिया के पाठ्य प्रतिनिधित्व का दूसरा दोष यह है कि मानव मस्तिष्क को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि वह केवल छवियों के साथ ही प्रभावी ढंग से काम कर सकता है। पाठ्य जानकारी को समझते और उसका विश्लेषण करते समय, मानव मस्तिष्क इसे कई छवियों में विघटित कर देता है, जिसमें अतिरिक्त समय और मानसिक प्रयास लगता है। इसलिए, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के पाठ्य विवरण का उपयोग करते समय, गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए निर्णयों का प्रदर्शन और गुणवत्ता वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देती है, जो विशेष रूप से तब स्पष्ट होता है जब निर्णय लोगों के समूह द्वारा किया जाता है।

उस समय, विशेषज्ञ सूचान प्रौद्योगिकीव्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए एक अधिक संरचित दृष्टिकोण विकसित किया। उन्होंने व्यवसाय प्रक्रिया को एक संरचित तालिका की कोशिकाओं में विभाजित करने का प्रस्ताव रखा, जिसमें प्रत्येक स्तंभ और पंक्ति का एक विशिष्ट मूल्य हो। इस तालिका को पढ़ना आसान है, इससे यह समझना आसान है कि व्यावसायिक प्रक्रिया में कौन किसके लिए जिम्मेदार है, किस क्रम में कार्य किया जाता है, और तदनुसार, व्यावसायिक प्रक्रिया का विश्लेषण करना आसान है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने का सारणीबद्ध रूप पाठ्य की तुलना में अधिक कुशल है और वर्तमान में सूचना प्रौद्योगिकी विशेषज्ञों द्वारा अपने स्वचालन कार्यों पर लागू व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता है।

में हाल तकव्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने में ग्राफिकल दृष्टिकोणों को गहनता से विकसित और उपयोग किया जाने लगा। यह माना जाता है कि कंपनी की गतिविधियों का वर्णन, विश्लेषण और अनुकूलन की समस्याओं को हल करने में ग्राफिकल तरीके सबसे प्रभावी हैं।

यह पता चला कि ग्राफिक्स अच्छे हैं क्योंकि किसी व्यक्ति के दृश्य क्षेत्र में स्थित ग्राफिक जानकारी उसी समय उसके मस्तिष्क द्वारा मानी जाती है। दूसरा लाभ यह है कि प्रबंधक, किसी भी व्यक्ति की तरह, सही मस्तिष्क की सोच रखता है और छवियों के रूप में सोचता है। वह किसी भी पाठ्य सूचना को छवियों में अनुवादित करता है। ऐसे मामले में जब उसे ग्राफिक छवियों के रूप में जानकारी प्रस्तुत की जाती है, तो उसकी विश्लेषण करने और निर्णय लेने की क्षमता काफी बढ़ जाती है। लेख प्रक्रियाओं के विवरण के लिए बिल्कुल चित्रमय दृष्टिकोण पर विचार करेगा, क्योंकि उन्होंने खुद को अच्छी तरह साबित कर दिया है और संगठन की गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सकता है।

व्यवसाय प्रक्रिया वातावरण का विवरण

किसी व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने में पहला कदम उसके वातावरण का वर्णन है, जो एक व्यवसाय प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट का एक सेट है, जो आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों को दर्शाता है। प्रक्रिया प्रदाता और ग्राहक या तो आंतरिक या बाहरी हो सकते हैं। आंतरिक आपूर्तिकर्ता और ग्राहक कंपनी के विभाग और कर्मचारी हैं जो इस प्रक्रिया से बातचीत करते हैं।

उदाहरण 1

व्यावसायिक प्रक्रिया में "कंपनी के कर्मचारियों के लिए एक कर्मचारी की खोज, चयन और प्रवेश", इनपुट प्रोफ़ाइल विभाग से आने वाले एक कर्मचारी के चयन के लिए एक आवेदन है, जो इस मामले में प्रक्रिया का आंतरिक आपूर्तिकर्ता है। प्रक्रिया का आउटपुट एक किराए का कर्मचारी है जिसे इस प्रोफ़ाइल विभाग में भेजा जाता है, और इस मामले में, प्रोफ़ाइल विभाग व्यवसाय प्रक्रिया का एक आंतरिक ग्राहक भी है।

इनपुट, आउटपुट, आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों को स्पष्ट रूप से लेबल करके, एक क्षैतिज व्यवसाय प्रक्रिया विवरण आपको व्यवसाय प्रक्रिया और उसकी सीमाओं का अधिक सटीक रूप से प्रतिनिधित्व करने की अनुमति देता है। ऊर्ध्वाधर दृष्टिकोण की तुलना में यह इसके लाभों में से एक है।

उदाहरण 2

एक कंपनी में, गतिविधियों का एक लंबवत विवरण किया गया था, जिसके अंतर्गत कंपनी में कार्यान्वित प्रक्रियाओं और गतिविधियों की एक सूची तैयार की गई थी। इन व्यावसायिक प्रक्रियाओं में एक प्रक्रिया थी जिसे कमीशनिंग कहा जाता था। कंपनी में आने वाले नए कर्मचारी काफी समय तक समझ ही नहीं पाए कि यह किस तरह की बिजनेस प्रक्रिया है। दिलचस्प बात यह है कि इस संगठन में कई वर्षों तक काम करने वाले कर्मचारियों ने इसकी संरचना को भ्रमित और अलग तरीके से समझाया।

किसी गतिविधि के ऊर्ध्वाधर विवरण के लिए, इसे पूरी तरह से प्राकृतिक स्थिति माना जाता है, क्योंकि केवल एक नाम से किसी व्यावसायिक प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना असंभव है। जब इस संगठन ने एक क्षैतिज विवरण लागू किया, जिसके भीतर इस प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन किया गया था, तो निम्नलिखित निकला। कमीशनिंग व्यवसाय प्रक्रिया का इनपुट ऑर्डर के एक सेट के लिए एक मांग थी, जो प्रक्रिया के आंतरिक आपूर्तिकर्ता - बिक्री विभाग से आई थी। इस प्रक्रिया का आउटपुट एक एकत्रित ऑर्डर है, जिसका आंतरिक ग्राहक वितरण विभाग था, जो फिर बाहरी ग्राहक को ऑर्डर वितरित करता था। अब आप अनुमान लगा सकते हैं कि कमीशनिंग व्यवसाय प्रक्रिया एक ग्राहक के लिए ऑर्डर का एक सेट है और यह प्रक्रिया एक गोदाम में हुई थी। केवल इनपुट और आउटपुट का विवरण आपको व्यावसायिक प्रक्रिया की सीमाओं का सटीक और विशिष्ट वर्णन करने की अनुमति देता है, और अक्सर व्यावसायिक प्रक्रियाओं के क्षैतिज विवरण के बिना। कठिन स्थितियांकरना लगभग असंभव है.

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के इनपुट और आउटपुट का वर्गीकरण

किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन करते समय, इसके इनपुट और आउटपुट को दो प्रकारों में विभाजित करना आवश्यक है: प्राथमिक और माध्यमिक। इस विभाजन के परिणामस्वरूप प्राथमिक और द्वितीयक इनपुट, साथ ही प्राथमिक और द्वितीयक आउटपुट प्राप्त होते हैं।

ऐसा पेरेटो 20 बाय 80 सिद्धांत का उल्लंघन न करने के लिए किया जाता है। तथ्य यह है कि जब व्यावसायिक प्रक्रिया वातावरण का वर्णन किया जाता है, तो विभिन्न इनपुट और आउटपुट की संख्या बहुत बड़ी हो जाती है, जिसके परिणामस्वरूप वर्णित वातावरण बदल जाता है अत्यंत बोझिल और संतृप्त होना। इसमें बहुत समय और प्रयास लगता है, और साथ ही, विश्लेषण और निर्णय लेने के लिए कम महत्व की जानकारी अनावश्यक रूप से दृष्टि में बाधा डालेगी, जिससे भविष्य में कंपनी की गतिविधियों को अनुकूलित करने में परियोजना की विफलता हो सकती है। आवश्यक को गैर-आवश्यक से अलग करने के लिए, व्यावसायिक प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट को प्राथमिक और माध्यमिक में विभाजित करने का उपयोग किया जाता है। ऐसा विभाजन करने के लिए, आपको तालिका और उदाहरणों में दी गई परिभाषाओं का उपयोग करने की आवश्यकता है।

व्यावसायिक प्रक्रिया के प्राथमिक और द्वितीयक इनपुट और आउटपुट की विशेषताएं

प्राथमिक प्रविष्टिवह इनपुट है जो व्यवसाय प्रक्रिया की शुरुआत करता है। कमीशनिंग व्यवसाय प्रक्रिया उदाहरण में, ऑर्डर सेट मांग प्राथमिक इनपुट है। में यह प्रोसेसऑर्डर लेने वाले कंपोजिटर एक कंटेनर का उपयोग करते हैं, जो एक इनपुट भी है, लेकिन यह एक द्वितीयक इनपुट है, यह एक व्यावसायिक प्रक्रिया शुरू नहीं करता है।

किसी व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करते समय, आपको प्राथमिक इनपुट पर ध्यान केंद्रित करने और उन्हें दिखाने की आवश्यकता है। आप द्वितीयक इनपुट के बारे में भूल सकते हैं. प्रक्रिया के आगे के विवरण में उनका स्वचालित रूप से वर्णन किया जाएगा, क्योंकि निचले स्तर पर ऐसे ऑपरेशन होते हैं जिनके लिए ये इनपुट प्राथमिक होते हैं।

यही बात निकास पर भी लागू होती है। प्राथमिक आउटपुट वह आउटपुट है जिसके लिए प्रक्रिया मौजूद है। कमीशनिंग व्यवसाय प्रक्रिया उदाहरण में, प्राथमिक आउटपुट एकत्रित ऑर्डर है। इस व्यवसाय प्रक्रिया में अन्य आउटपुट भी थे। यदि एक निश्चित वस्तु वस्तु वाला गोदाम कक्ष खाली हो जाता है, तो कंपोजिटर ने गोदाम कर्मचारियों को इस बारे में सूचित किया, जिनके कर्तव्यों में व्यावसायिक प्रक्रिया "फीडिंग सेल" शामिल है। यह जानकारी भी एक आउटपुट है, लेकिन यह आउटपुट कमीशनिंग व्यवसाय प्रक्रिया के लिए प्राथमिक नहीं है, जिसके लिए यह प्रक्रिया मौजूद नहीं है। इसलिए, यह गौण है.

इस प्राथमिक-माध्यमिक टूलकिट का उपयोग कंपनी की गतिविधियों का वर्णन और अनुकूलन करने के काम को सरल बनाने, तेज करने और गुणवत्ता में सुधार करने के लिए किया जाना चाहिए। इसके उपयोग का नियम इस प्रकार है: किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन करते समय, इसके प्राथमिक इनपुट और आउटपुट के विवरण पर जोर दिया जाना चाहिए; जब उप-प्रक्रियाएँ होती हैं, जिसके लिए ये इनपुट और आउटपुट प्राथमिक बन जाते हैं, तो द्वितीयक इनपुट और आउटपुट को अधिक विस्तृत स्तर पर वर्णित करने की आवश्यकता होती है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण के लिए शास्त्रीय पद्धति

व्यावसायिक प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन करने के बाद बारी आती है उसका वर्णन करने की। आंतरिक संरचना. एक ऊर्ध्वाधर विवरण के साथ, व्यवसाय प्रक्रिया में किस कार्य का समावेश होता है, यह दिखाया गया था। क्षैतिज विवरण चरण सामग्री और सूचना प्रवाह सहित नौकरियों के बीच बातचीत का वर्णन करता है।

वर्तमान में, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए कई दर्जन दृष्टिकोण या मानक हैं - ARIS, IDEF0, आदि। साथ ही, जो लोग व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन और अनुकूलन करने के कौशल में महारत हासिल करना चाहते हैं, उन्हें अक्सर एक कठिन कार्य का सामना करना पड़ता है: यह सब समझने के लिए विविधता और अंतिम निर्णय को स्वीकार करें कि किसी स्थिति में किस मानक का उपयोग किया जाए।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का प्रतीत होने वाला जटिल विवरण अतिशयोक्तिपूर्ण है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए क्लासिक तकनीक, जिसे प्रक्रिया प्रबंधन प्रौद्योगिकियों के जन्म के समय विकसित किया गया था, काफी सरल है और इसमें व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए केवल दो मानक शामिल हैं - डीएफडी और डब्लूएफडी। अधिकांश अन्य आधुनिक मानक, अपने अलग-अलग नामों के बावजूद, दो क्लासिक दृष्टिकोण डीएफडी और डब्लूएफडी में विविधता और परिवर्धन का प्रतिनिधित्व करते हैं।

शास्त्रीय दृष्टिकोण के अनुसार, डीएफडी मानक, जो डेटा फ्लो आरेख के लिए है, एक डेटा प्रवाह आरेख है जिसका उपयोग शीर्ष-स्तरीय व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए किया जाता है। बदले में, WFD मानक वर्क फ़्लो आरेख के लिए है और एक वर्कफ़्लो आरेख है जिसका उपयोग निचले स्तर की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए किया जाता है। वर्कफ़्लो आरेख का दूसरा नाम है - एल्गोरिथम आरेख। आइए इन दो मानकों को देखें जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए क्लासिक पद्धति बनाते हैं।

डेटा प्रवाह आरेख - डीएफडी

डेटा प्रवाह आरेख उन गतिविधियों को दिखाता है जो वर्णित व्यावसायिक प्रक्रिया का हिस्सा हैं, साथ ही प्रत्येक गतिविधि के इनपुट और आउटपुट भी दिखाता है। ये इनपुट और आउटपुट सूचना या सामग्री प्रवाह हैं। इस मामले में, एक नौकरी के आउटपुट दूसरों के लिए इनपुट हो सकते हैं।

व्यवसाय प्रक्रिया परिवेश के विवरण में दिखाए गए इनपुट और आउटपुट (चित्र 1 देखें) बाहरी हैं। डीएफडी आरेख पर बाहरी इनपुट प्रक्रिया प्रदाता के बाहर से आते हैं, और बाहरी आउटपुट प्रक्रिया क्लाइंट के बाहर जाते हैं। किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का डीएफडी आरेख बनाते समय, उन्हें प्रक्रिया पर्यावरण आरेख से डीएफडी आरेख में स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है। व्यावसायिक प्रक्रिया के अंतिम विवरण के लिए, केवल आंतरिक जानकारी और सामग्री प्रवाह का वर्णन करना बाकी है। उनमें से प्रत्येक एक कार्य का आउटपुट है और साथ ही दूसरे के लिए इनपुट है (चित्र 2)।

किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का डीएफडी आरेख बनाते समय, यह याद रखना चाहिए कि यह आरेख सामग्री और सूचना प्रवाह को दर्शाता है और किसी भी स्थिति में कार्य के समय अनुक्रम की बात नहीं करता है। ज्यादातर मामलों में, कार्य का समय क्रम व्यावसायिक प्रक्रिया में प्रवाह की दिशा से मेल खाता है। सामान्य मामले में, यह सच नहीं है, क्योंकि चित्र में दिखाए गए उदाहरण जैसे मामले भी हो सकते हैं। 3.

में यह उदाहरणदूसरा कार्य पहले कार्य से पहले शुरू हुआ, लेकिन दस्तावेज़ पहले कार्य से दूसरे कार्य की ओर बढ़ता है। इसीलिए डीएफडी मानक शीर्ष-स्तरीय व्यावसायिक प्रक्रियाओं या मैक्रो-प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए उपयुक्त है, जब सामान्य तौर पर कार्य के समय अनुक्रम को निर्दिष्ट करना असंभव होता है, क्योंकि सभी कार्य एक साथ किए जाते हैं या विभिन्न अनुक्रमों के लिए कई विकल्प होते हैं, जो इसके अलावा, यह विभिन्न दृष्टिकोणों पर निर्भर हो सकता है। आइए चित्र में दिखाए गए व्यवसाय प्रक्रिया उदाहरण को देखें। 4.

यदि कोई कंपनी "गोदाम तक" योजना का उपयोग करती है, तो इस सवाल का कि पहले क्या होता है - उत्पादों की खरीद या उनकी बिक्री, दो कारकों के आधार पर दो उत्तर दिए जा सकते हैं। विभिन्न स्थितियाँ. यदि कोई विशिष्ट उत्पाद स्टॉक में है, तो समय पर उसकी खरीद बिक्री से पहले होती है। यदि, जब ग्राहक संपर्क करता है, स्टॉक में कोई उत्पाद नहीं है और ग्राहक खरीदारी होने तक इंतजार करने के लिए तैयार है, तो बिक्री प्रक्रिया खरीद से पहले समय पर शुरू होती है, और बाद में समाप्त होती है। इसलिए, इस व्यावसायिक प्रक्रिया और इसी तरह की प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, डीएफडी मानक का उपयोग करने की सलाह दी जाती है, जो काम के समय अनुक्रम पर ध्यान केंद्रित नहीं करता है।

किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का डीएफडी आरेख बनाते समय, प्रक्रिया के कार्य में शामिल और उनके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार विभागों और पदों को दिखाना भी आवश्यक है। प्रत्येक कार्य के लिए एक संख्या या पहचानकर्ता निर्दिष्ट करने और कार्य का नाम बनाते समय दो नियमों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है।

नियम 1नौकरी के शीर्षक निम्नलिखित सूत्र के अनुसार तैयार किए जाने चाहिए:

कार्य का नाम = क्रिया + वस्तु जिस पर क्रिया की जाती है।

उदाहरण के लिए, यदि यह कार्य उत्पादों को बेचने की क्रिया है, तो इसे "उत्पादों की बिक्री" कहा जाना चाहिए, और इससे भी बेहतर, यह निर्दिष्ट करें कि यह किस प्रकार का उत्पाद है। इस मामले में, "बिक्री" कार्रवाई है, और "उत्पाद" वह वस्तु है जिस पर बिक्री कार्रवाई की जाती है।

नियम 2कार्य का शीर्षक बनाते समय, आपको संक्षिप्त शब्दों का उपयोग करने का प्रयास करना चाहिए, जिससे व्यावसायिक प्रक्रिया को अनुकूलित करने पर आगे के कार्य की दक्षता में वृद्धि होगी। आदर्श विकल्प वह स्थिति है जब कार्य का शीर्षक 2-3 शब्दों का उपयोग करके तैयार किया जाता है। अंतिम उपाय के रूप में, आपको शीर्षक में 50 से अधिक वर्णों का उपयोग नहीं करने का प्रयास करना चाहिए। कठिन मामलों में, यह सभी के लिए अनुशंसित है संक्षिप्त नामउसे बनाने के लिए काम करें विस्तृत विवरणशब्दावली में डालने के लिए.

सामग्री के नाम तैयार करते समय और सूचना प्रवाहभी उपयोग करने की आवश्यकता है समान नियम. इस मामले में, दूसरे नियम का उपयोग बिना संशोधन के किया जाता है, और पहला नियम निम्नलिखित सूत्र द्वारा व्यक्त किया जाता है:

थ्रेड का नाम = थ्रेड प्रदान करने वाली वस्तु + वस्तु की स्थिति।

उदाहरण के लिए, यदि हम बात कर रहे हैंउन उत्पादों के बारे में जो ग्राहक को भेजे गए थे, तो यह प्रवाह निम्नानुसार तैयार किया जाना चाहिए: "उत्पाद भेजे गए" या "ग्राहक को भेजे गए उत्पाद"। इस मामले में, "उत्पाद" प्रवाह का प्रतिनिधित्व करने वाली वस्तु है, और "ग्राहक को भेजा गया" वस्तु की स्थिति है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक नेटवर्क बनाना

किसी संगठन की गतिविधियों का वर्णन और अनुकूलन करने के लिए एक परियोजना में, उच्चतम स्तर पर - समग्र रूप से कंपनी के स्तर पर एक डीएफडी योजना विकसित करने की सलाह दी जाती है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान करते समय, एक व्यवसाय प्रक्रिया वृक्ष विकसित किया जाता है, जिसमें प्रक्रियाओं को बुनियादी, सहायक और प्रबंधकीय के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। इस वर्गीकरण का मुख्य उद्देश्य प्रक्रियाओं की पहचान करने के काम को सुविधाजनक बनाना, महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं के छूटने की संभावना को कम करना, साथ ही छोटे समूहों में विभाजित चयनित व्यावसायिक प्रक्रियाओं का दृश्य प्रतिनिधित्व करना है।

किसी कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक अन्य दृश्य प्रतिनिधित्व प्रक्रिया नेटवर्क है, जो पेड़ बनाने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं से निर्मित डीएफडी आरेख का प्रतिनिधित्व करता है।

व्यावसायिक प्रक्रिया वातावरण का निर्माण करते समय, इनपुट और आउटपुट का वर्णन किया गया था। प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया का इनपुट और आउटपुट, क्रमशः, किसी अन्य व्यावसायिक प्रक्रिया या बाहरी इकाई के लिए आउटपुट और इनपुट होता है जिसके साथ संगठन बातचीत करता है। पेड़ बनाने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बीच की बातचीत को एक प्रक्रिया नेटवर्क (चित्र 5) का उपयोग करके दिखाया गया है।

मॉडल को अव्यवस्थित न करने के लिए प्रक्रिया नेटवर्क पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं के पदानुक्रमित संबंध और वर्गीकरण नहीं दिखाए जाते हैं। व्यवसाय प्रक्रिया वृक्ष के विपरीत, प्रक्रिया नेटवर्क संगठन की गतिविधियों का अधिक संपूर्ण प्रणालीगत दृश्य प्रदान करता है, क्योंकि यह आपको न केवल संगठन के तत्वों को दिखाने की अनुमति देता है, बल्कि उनके बीच की बातचीत को भी दिखाने की अनुमति देता है। इसके अलावा, प्रक्रिया नेटवर्क यह सुनिश्चित करता है कि संगठन की गतिविधियों के विकसित मॉडल की अखंडता, व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान करने और उनके वातावरण का वर्णन करने की शुद्धता की जाँच की जाती है। यदि व्यावसायिक प्रक्रियाओं में से किसी एक का आउटपुट, उदाहरण के लिए, एक दस्तावेज़, कहीं और उपयोग नहीं किया जाता है, अर्थात, यह किसी अन्य व्यावसायिक प्रक्रिया या बाहरी इकाई के लिए इनपुट नहीं है, तो इसका मतलब निम्नलिखित है: का वर्णित आउटपुट व्यावसायिक प्रक्रिया या तो ग़लत है या अनावश्यक है। अन्यथा, आपको एक व्यावसायिक प्रक्रिया ढूंढनी होगी जिसके लिए यह आउटपुट एक इनपुट है, और इस व्यावसायिक प्रक्रिया के पर्यावरण आरेख को परिष्कृत करना होगा।

व्यवहार में, एक प्रक्रिया नेटवर्क को अक्सर नेटवर्क या व्यावसायिक प्रक्रिया इंटरैक्शन आरेख के रूप में जाना जाता है। प्रक्रियाओं के नेटवर्क और शास्त्रीय डीएफडी योजना के बीच अंतर यह है कि आपको नेटवर्क पर दिखाना होगा बाहरी अभिनेताजिसके साथ कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाएँ परस्पर क्रिया करती हैं - ग्राहक, आपूर्तिकर्ता, बैंक, आदि। अंजीर में। 6 एक विनिर्माण कंपनी के लिए व्यवसाय प्रक्रिया नेटवर्क का एक उदाहरण दिखाता है।

व्यापार प्रक्रिया विघटन

किसी व्यवसाय प्रक्रिया का डीएफडी आरेख बनाते समय, "7" नियम का उपयोग करना आवश्यक है, जिसके अनुसार अमूर्तता और विवरण के ऐसे स्तर को चुनना आवश्यक है, जिसमें व्यवसाय प्रक्रिया आरेख में औसतन सात शामिल होंगे काम करता है. अधिक विवरण के उपयोग और, तदनुसार, कार्यों की संख्या से योजना की महत्वपूर्ण जटिलता हो जाएगी और व्यावसायिक प्रक्रिया का गुणात्मक विश्लेषण करने की संभावना कम हो जाएगी। यह इस तथ्य के कारण है कि एक व्यक्ति सात से अधिक विभिन्न वस्तुओं को प्रभावी ढंग से संचालित नहीं कर सकता है। व्यवसाय प्रक्रिया आरेख में कम मात्रा में विवरण और कम कार्यों का उपयोग इस तथ्य को जन्म देगा कि कार्यों को अनावश्यक रूप से बड़ा किया जाएगा, और इससे उनके गुणात्मक विश्लेषण और अनुकूलन की संभावना भी कम हो जाएगी।

यदि, किसी व्यावसायिक प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए, इसके अधिक विस्तार की आवश्यकता है, तो यह प्रक्रिया को बनाने वाले कार्य को विघटित करके किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, प्रक्रिया के प्रत्येक या कुछ कार्य को एक उप-प्रक्रिया के रूप में माना जाता है और एक अलग दूसरे स्तर की व्यावसायिक प्रक्रिया आरेख (चित्र 7) के रूप में वर्णित किया जाता है।

दूसरे स्तर की विकसित योजना के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के शास्त्रीय दृष्टिकोण के साथ, कार्य के स्तर और वैश्विक दायरे के आधार पर, डीएफडी और डब्लूएफडी दोनों विवरण प्रारूपों का उपयोग किया जा सकता है। यदि कार्य वैश्विक है और छोटे कार्यों के अस्थायी अनुक्रम के रूप में प्रस्तुत नहीं किया जा सकता है, तो इसके विवरण के लिए डीएफडी मानक का उपयोग किया जाता है। अन्यथा, WFD मॉडल का उपयोग करके कार्य का वर्णन करना उचित है।

यदि आवश्यक हो, तो दूसरे स्तर के प्रक्रिया आरेख पर काम को तीसरे स्तर के व्यापार प्रक्रिया आरेख आदि में विघटित किया जा सकता है। किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का विघटन तब तक जारी रहना चाहिए जब तक उसके विवरण के लक्ष्य प्राप्त नहीं हो जाते। इस मामले में, "नेस्टेड प्रक्रिया" या "उपप्रक्रिया" की अवधारणाओं का उपयोग करना सुविधाजनक है। अंजीर पर. 7, कार्य प्रवाह आरेख 3 एक शीर्ष-स्तरीय प्रक्रिया की उप-प्रक्रिया या उप-प्रक्रिया है। इसी प्रकार, वर्कफ़्लो 3.1 और 3.4 दूसरे स्तर की प्रक्रिया की नेस्टेड प्रक्रियाएँ या उप-प्रक्रियाएँ हैं।

परिणामस्वरूप, व्यवसाय प्रक्रिया विवरण DFD और WFD स्कीमाओं का एक पदानुक्रमित क्रम वाला सेट है, जिसमें शीर्ष-स्तरीय स्कीमा निचले-स्तरीय स्कीमा को संदर्भित करते हैं। ऐसा करने पर, उच्च स्तर पर उपयोग किए जाने वाले DFD स्कीमा विघटित हो जाते हैं या उन्हें DFD और WFD स्कीमा के रूप में संदर्भित किया जाता है। निचले स्तरों पर उपयोग किए जाने वाले WFD स्कीमा विघटित हो जाते हैं या केवल WFD स्कीमा को संदर्भित करते हैं .

वर्कफ़्लो आरेख - डब्ल्यूएफडी

निचले स्तर की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, थोड़ी भिन्न प्रक्रिया योजनाओं का उपयोग किया जाता है - WFD। इन आरेखों पर अतिरिक्त वस्तुएं दिखाई देती हैं, जिनकी सहायता से प्रक्रिया का वर्णन किया जाता है: तार्किक ऑपरेटर, प्रक्रिया की शुरुआत और अंत की घटनाएं, साथ ही समय विलंब दिखाने वाले तत्व (चित्र 8)।

तार्किक ऑपरेटरों की मदद से, जिन्हें निर्णय ब्लॉक भी कहा जाता है, यह दिखाया जाता है कि किन मामलों में प्रक्रिया एक तकनीक के अनुसार आगे बढ़ती है, और किन मामलों में - दूसरे के अनुसार। उदाहरण के लिए, इन तत्वों का उपयोग उस स्थिति का वर्णन करने के लिए किया जा सकता है जहां कर्मचारियों के एक समूह द्वारा एक निश्चित राशि से कम मूल्य के अनुबंध पर बातचीत की जाती है, जबकि अधिक मूल्य वाले अनुबंध पर अधिक जटिल तकनीक या अधिक कर्मचारियों को शामिल करने वाली श्रृंखला का उपयोग करके बातचीत की जाती है।

प्रक्रिया प्रारंभ और समाप्ति घटनाएं इंगित करती हैं कि प्रक्रिया कब प्रारंभ और समाप्त होती है। उदाहरण के लिए, बजट बनाने जैसी कठोर औपचारिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए, समय घटनाओं के रूप में कार्य कर सकता है।

ऐसे मामलों में जहां किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का विवरण उसके आगे के अस्थायी अनुकूलन के उद्देश्य से किया जाता है, समय विलंब तत्वों का उपयोग किया जाता है, जो उन स्थानों को दिखाते हैं जहां क्रमिक रूप से निष्पादित कार्यों के बीच समय का अंतर होता है। इस मामले में, अगला कार्य पिछले कार्य के पूरा होने के कुछ समय बाद ही शुरू होता है।

शास्त्रीय WFD दृष्टिकोण में, दस्तावेज़ इस आरेख में नहीं दिखाए जाते हैं। इन आरेखों का उपयोग विस्तृत गतिविधियों वाली निम्न-स्तरीय प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए किया जाता है जिनके नाम से यह स्पष्ट होता है कि इनपुट क्या है और आउटपुट क्या है।

डब्ल्यूएफडी आरेख की एक विशिष्ट विशेषता यह है कि व्यवसाय प्रक्रिया के संचालन के बीच के तीर वस्तुओं (सूचना और सामग्री) के प्रवाह को नहीं दर्शाते हैं, बल्कि प्रवाह या कार्य के समय अनुक्रम को दर्शाते हैं।

तो, दो क्लासिक योजनाओं - डीएफडी और डब्लूएफडी - का उपयोग करके आप कंपनी की सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विस्तार से वर्णन कर सकते हैं।

सेमी। कोवालेव, BITEK के जनरल डायरेक्टर, वी.एम. कोवालेव, अग्रणी सलाहकार, BITEK

उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण अक्षमता से निपटने के तरीकों में से एक है। किसी भी कंपनी की गतिविधि को क्रमिक और समानांतर रूप से निष्पादित कई प्रक्रियाओं के योग के रूप में वर्णित किया जा सकता है। कागज पर औपचारिकता के बाद, उनकी योजना बनाना, "जैसा होना चाहिए" प्रस्तुत करना आसान हो जाता है। उनका वर्णन कैसे करें, इस पर लेख पढ़ें और वित्तीय सेवा की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण का एक उदाहरण देखें।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन क्यों करें?

किसी भी उद्यम को अपनी गतिविधियों में विभिन्न नुकसान (समय, विवाह, प्रबंधन की कमी, छूटे अवसर) का सामना करना पड़ता है और घाटा उठाना पड़ता है।

वर्ष के अंत में क्षति की मात्रा की गणना करने के बाद, कभी-कभी अतीत में लौटने और गलती को सुधारने, काम का एक हिस्सा अलग तरीके से करने की तीव्र इच्छा होती है। लेकिन आप अतीत को वापस नहीं ला सकते हैं, और कब और कैसे मामले आते रहते हैं अगले वर्षक्या कंपनी भी उसी जाल में फंस गई है? गलतियाँ जिनका कर्मचारियों द्वारा ठीक से विश्लेषण और निपटान नहीं किया गया है, वे बार-बार होती हैं और लाभ में परिलक्षित होती हैं।

अक्षमता से निपटने के तरीकों में से एक प्रक्रिया-उन्मुख दृष्टिकोण की शुरूआत और उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण है। किसी भी उद्यम की गतिविधि को क्रमिक और समानांतर रूप से निष्पादित कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं के योग के रूप में वर्णित किया जा सकता है।

इसकी आवश्यकता क्यों है?

1. जब किसी उद्यम की गतिविधियों का एक अराजक विचार व्यावसायिक प्रक्रियाओं में बनता है और कागज पर औपचारिक रूप दिया जाता है, तो यह बिल्कुल स्पष्ट हो जाता है कि कौन से कार्य सही ढंग से और समय पर किए जाते हैं, किसे ठीक करने की आवश्यकता है, और किसे पूरी तरह से छोड़ा जा सकता है। बिंदु ध्यान देने योग्य हो जाते हैं - त्रुटि जनरेटर।
2. कागज पर औपचारिकता के बाद, उनकी योजना बनाना, "जैसा होना चाहिए" प्रस्तुत करना आसान हो जाता है।
3. प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया का एक स्वामी होता है और इसमें प्रत्येक क्रिया किसी न किसी कर्मचारी (समूह) को सौंपी जाती है। यदि कोई त्रुटि पाई जाती है, तो "दोषी" की पहचान करना और उसकी पुनरावृत्ति को रोकना आसान होगा।
4. वर्णित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुसार, नए कर्मचारियों को अपडेट करना बहुत आसान है। और अगर टीम का 60% भी बदल जाए, तो भी व्यवसाय के लिए खतरा न्यूनतम होगा।
5. एक एकीकृत सूचना प्रणाली का कार्यान्वयन हमेशा व्यावसायिक प्रक्रियाओं को लिखने के साथ होता है।
6. वर्णित प्रक्रियाओं के साथ एक व्यवसाय को स्केल करना अतुलनीय रूप से आसान है। शाखाएँ खोलना (), प्रभाग, साझेदारी, फ्रेंचाइजी बेचना - कोई भी अवसर आपके लिए खुले हैं।

व्यवसाय प्रक्रिया क्या है

एक व्यावसायिक प्रक्रिया गतिविधियों का एक समूह है जिसे किसी उत्पाद का उत्पादन करने या सेवा प्रदान करने के लिए किया जाना चाहिए। इस मामले में, क्रियाएं यादृच्छिक रूप से नहीं की जाती हैं, बल्कि एक दिए गए क्रम को बनाए रखते हुए की जाती हैं।

ग्राफ़िक रूप से, उन्हें फ़्लोचार्ट - प्रवाह के रूप में प्रस्तुत करना सुविधाजनक है। प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया में उपभोक्ता होते हैं, चाहे वे आंतरिक हों या बाहरी। उपभोक्ता अंतिम परिणाम के लिए, व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए आवश्यकताएँ निर्धारित करता है। उपभोक्ता स्वयं व्यावसायिक प्रक्रिया के अस्तित्व को भी प्रभावित कर सकता है। प्रत्येक के इनपुट पर उपभोक्ता से एक आवश्यकता (मांग) होगी, आउटपुट पर - इस आवश्यकता की संतुष्टि।

एक व्यावसायिक प्रक्रिया का एक मालिक होता है - कंपनी में एक अधिकारी जो प्रक्रिया के परिणाम के लिए जिम्मेदार होता है। में बड़ी कंपनियांएक प्रक्रिया प्रबंधक भी नियुक्त किया जा सकता है - वह जो प्रक्रिया के निष्पादन का प्रबंधन करता है, लेकिन परिणाम के लिए जिम्मेदार नहीं है।

उदाहरण के लिए, ग्राहक वित्तीय निदेशक और वाणिज्यिक निदेशक होंगे। परिणाम अवधि के अंत में अतिदेय ऋण की राशि और देनदारों से प्राप्त राशि होगी। वित्तीय नियंत्रक स्वामी होगा। उपभोक्ता समीक्षा आवृत्ति, संग्रह कार्यों का सेट, लक्ष्य पुनर्भुगतान राशि जैसी प्रक्रिया आवश्यकताओं को निर्धारित कर सकते हैं।

व्यावसायिक प्रक्रियाएँ हैं:

1. बुनियादी।
2. सहायक.
3. प्रबंधकों.

मुख्य वे हैं जो एक उत्पाद बनाते हैं (एक उत्पाद का उत्पादन किया जाता है, एक सेवा प्रदान की जाती है)। उनके कार्यान्वयन के बिना, उद्यम का अस्तित्व असंभव है, इसलिए उन्हें समाप्त नहीं किया जा सकता है, केवल अनुकूलित किया जा सकता है।

सहायक कार्यों को मुख्य कार्यों के समानांतर किया जाता है और उद्यम की गतिविधियों को बनाए रखने के लिए इनकी आवश्यकता होती है। इनमें भर्ती, पेरोल, गुणवत्ता नियंत्रण आदि शामिल हैं। सहायक प्रक्रियाओं में बचत का एक स्रोत निहित है। उन्हें अनुकूलित किया जा सकता है, सिंक्रनाइज़ किया जा सकता है, संयोजित किया जा सकता है, यहां तक ​​कि कभी-कभी समाप्त भी किया जा सकता है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं को नियंत्रित करना वर्णन करने के लिए प्रक्रियाओं का सबसे कठिन समूह है और अनुकूलन के लिए सबसे उपयुक्त है। वे कंपनी के नियंत्रण, योजना और पूर्वानुमान, विकास की आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। एक ओर, प्रबंधन एक बहुत ही रचनात्मक क्षेत्र है, जिसका दस्तावेज़ीकरण हमेशा संभव नहीं होता है। लेकिन दूसरी ओर, प्रबंधन में बहुत सारी प्रक्रियाएँ हैं जिन्हें औपचारिक और अनुकूलित किया जा सकता है और किया जाना चाहिए। यह। उदाहरण के लिए:

1. वार्षिक बजट की तैयारी.
2. नकदी प्रवाह योजना.
3. संभावित साझेदारों आदि की जाँच करना।

वे प्रबंधन लागत का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बनाते हैं, इसलिए उनका विश्लेषण किया जाना चाहिए और इष्टतम परिणाम पर लाया जाना चाहिए।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन कैसे करें

आपको विवरण को हमेशा "जैसा है" (वास्तव में क्या किया जाता है) कार्यों की सूची से शुरू करना चाहिए। और ऐसे उद्यम के लिए जिसने पहली बार प्रक्रिया दृष्टिकोण का सामना किया, और ऐसे उद्यम के लिए जहां कुछ प्रक्रियाओं का पहले ही वर्णन किया जा चुका है।

सूची तीन चरणों में तैयार की जाती है:

1. उद्यम की संगठनात्मक संरचना का अध्ययन (निर्माण) करें.
2. प्रत्येक विभाग के लिए उन कार्यों, मामलों को लिखें जिनमें वह भाग लेता है। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि कर्मचारियों द्वारा निष्पादित सभी प्रक्रियाओं को सूचीबद्ध करने के लिए, आपको इन कर्मचारियों के साथ व्यक्तिगत रूप से संवाद करने की आवश्यकता है। केवल संचार की प्रक्रिया में "टेट-ए-टेट" ही आप एक पर्याप्त तस्वीर प्राप्त कर सकते हैं।
3. डुप्लिकेट सुविधाओं या अनुपलब्ध सुविधाओं के लिए सूची की जाँच करें। ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब दो विभाग समान कार्य करते हैं, उदाहरण के लिए, बिक्री विभाग के कर्मचारियों के लिए KPI की गणना वित्तीय सेवा और बिक्री विभाग द्वारा ही की जाती है। ऐसा होता है कि कोई समारोह तो है, लेकिन उसे करने वाले कोई कर्मचारी नहीं हैं।

परिणामस्वरूप, आपको एक सूची मिलनी चाहिए: फ़ंक्शन - कर्मचारी (समूह), जिसमें कोई चौराहा और रिक्त फ़ील्ड नहीं हैं।

कार्यों के एक समूह से व्यावसायिक प्रक्रियाएँ बनाने के लिए, आपको यह तय करना होगा कि उन्हें किस आधार पर समूहित किया जाए। व्यवसाय प्रक्रिया का मुख्य लक्ष्य "तैयार उत्पाद" का निर्माण है, जो उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं की संतुष्टि है। यदि आप बारीकी से देखें, तो प्रत्येक फ़ंक्शन का लक्ष्य भी एक निश्चित "उत्पाद" का निर्माण होगा। इसलिए, व्यावसायिक प्रक्रियाएं फ़ंक्शंस से बनाई जाती हैं जैसा कि चित्र 1 में दिखाया गया है।

चित्र 1. किसी फ़ंक्शन से व्यवसाय प्रक्रिया कैसे बनाएं

इन चरणों को करने के बाद, आपको एक सूची प्राप्त होगी:

• व्यवसाय प्रक्रिया 1 और उससे आगे के कार्य
• व्यवसाय प्रक्रिया 2 और उससे आगे के कार्य
• और इसी तरह।

प्रत्येक प्रक्रिया को एक नाम दें जो उसके सार को दर्शाता हो। यह प्रारंभिक कार्य समाप्त हो गया है और अब प्रक्रिया मानचित्र बनाने का समय आ गया है।

प्रक्रियाओं का मानचित्र कुछ हद तक एक जलधारा की याद दिलाता है, जो छोटे स्रोतों से शुरू होती है, फिर नई धाराओं से भर जाती है जो विलीन हो जाती हैं और एक पूर्ण-प्रवाह वाली नदी के रूप में समुद्र में प्रवाहित होती हैं।

स्लाइड पर आकृतियों को उसी क्रम में व्यवस्थित करें जिस क्रम में वे बनाई गई हैं। प्रक्रिया को इंगित करने के लिए आकृतियों-तीरों का उपयोग करके बाएं से दाएं मानचित्र बनाने की प्रथा है।

चित्र 2. पद

वे प्रक्रियाएँ जो समानांतर में की जा सकती हैं, उन्हें मुख्य प्रक्रियाओं के ऊपर और नीचे रखें।

उन्हें तीरों से जोड़ें. एक प्रक्रिया के लिए केवल तीर का उपयोग करना आवश्यक नहीं है। प्रक्रिया में इनपुट या तो एक से या कई से हो सकता है। आउटपुट समान है.

अब जब नक्शा तैयार हो गया है, तो सभी प्रक्रियाओं के लिए इनपुट और आउटपुट स्पष्ट हैं। आप प्रत्येक विशिष्ट प्रक्रिया को चित्रित करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

1. ऐसा करने के लिए, प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट को एक खाली स्लाइड पर रखें।
2. शीट को क्षैतिज रूप से क्षेत्रों में विभाजित करें - प्रतिभागियों की भूमिकाएँ।
3. प्रतिभागियों की भूमिकाओं के अनुसार, मुख्य ब्लॉकों को व्यवस्थित करें - प्रक्रिया के कार्य। निष्पादन आदेश रखें.
4. कांटे और अतिरिक्त सुविधाएं जोड़ें.
5. निष्पादन के दौरान उत्पन्न होने वाले दस्तावेज़ों को आरेख पर रखें। ईमेल, प्रक्रिया की दृष्टि से एक्सेल तालिका भी एक दस्तावेज है।
6. आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रोग्राम और डेटाबेस की सूची बनाएं। यह सलाह दी जाती है कि प्रोग्राम का नाम नहीं, बल्कि सॉफ़्टवेयर का एक विशिष्ट ब्लॉक लिखें (उदाहरण के लिए, 1C नहीं, बल्कि 1C भुगतान कैलेंडर, आदि)।
7. उस प्रक्रिया में प्रदर्शन संकेतक जोड़ें जहां उनका सत्यापन किया जाता है।
8. परिणामी स्कीमा को अन्य प्रक्रियाओं के साथ संबद्ध करें।

इन सभी चरणों को पूरा करने के बाद, आपको एक पूर्ण सर्किट मिलेगा (चित्र 3 देखें)।

चित्र तीन. व्यवसाय प्रक्रिया विवरण का उदाहरण

आपके व्यवसाय प्रक्रिया विवरण में मुख्य उद्देश्य- यह सुनिश्चित करने के लिए कि "सड़क का एक व्यक्ति" भी इसे पढ़ सके। इसलिए, विस्तार, दक्षता के सिद्धांत द्वारा निर्देशित। सामान्य स्ट्रोक में लिखी गई व्यावसायिक प्रक्रिया अतिरिक्त स्पष्टीकरण के बिना अस्पष्ट और समझ से बाहर है। और अधिक विवरण देने से आपको (और पाठक को) बहुत सारा अतिरिक्त काम मिलेगा, लेकिन इसमें कोई अतिरिक्त मूल्य नहीं होगा।

और निष्कर्ष में, हम एक बहुत ही महत्वपूर्ण नियम जोड़ते हैं: आपको विवरण में "जैसा है" और "जैसा होना चाहिए" की अवधारणाओं को कभी नहीं मिलाना चाहिए। कई कर्मचारी जो डेटा संग्रह में शामिल हैं, वे वास्तविकता को अलंकृत करना चाहते हैं और उन सुविधाओं को जोड़ना चाहते हैं जो उन्हें लगता है कि होनी चाहिए लेकिन वास्तविकता में लागू नहीं की जा रही हैं। ऐसी "इच्छाओं" के बीच स्पष्ट रूप से अंतर करने का प्रयास करें।

पहले चरण में, आप व्यावसायिक प्रक्रियाओं को "जैसा है" लिखते हैं, दूसरे चरण में आप उन्हें "जैसा होना चाहिए" में बदल देते हैं।

लाभहीन व्यावसायिक प्रक्रियाओं का पता कैसे लगाएं

कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान करने के लिए प्रबंधन रिपोर्टिंग का उपयोग करें जो अतिरिक्त नुकसान लाती हैं और जिम्मेदार लोगों की पहचान करें। इसे व्यावसायिक प्रक्रियाओं में विभाजित करें और प्रत्येक को जिम्मेदार शीर्ष प्रबंधक नियुक्त करें। इस तरह आप समझ सकते हैं कि किसी विशेष प्रक्रिया की सफलता या विफलता के लिए कौन जिम्मेदार है, और भविष्य की अवधि के लिए प्रबंधन टीम का समन्वय कर सकते हैं।

देखना चरण दर चरण एल्गोरिदमअकुशल व्यावसायिक प्रक्रियाओं को खोजने और समाप्त करने के लिए कैसे आगे बढ़ें। STAN उत्पादन कंपनी के वित्तीय निदेशक ने अपना अनुभव साझा किया।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के नुकसान

कई फायदों के अलावा, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण में कई नुकसान भी हैं।

पहला, और सबसे महत्वपूर्ण, एक प्रक्रिया दृष्टिकोण शुरू करने की उच्च लागत है। आप स्वयं और आमंत्रित सलाहकारों की सहायता से प्रक्रियाओं का वर्णन कर सकते हैं, लेकिन दोनों ही मामलों में, कार्यान्वयन लागत एक महत्वपूर्ण राशि होगी। उद्यम के प्रबंधन को विवरण में रुचि होनी चाहिए और यह जानना चाहिए कि प्रक्रिया दृष्टिकोण के परिणामों को कैसे लागू किया जाए। नहीं तो कंपनी का पैसा बर्बाद हो जाएगा.

दूसरा, कोई कम महत्वपूर्ण नहीं, उद्यम और उसकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विकास है, जिसका वर्णन करने की भी आवश्यकता होगी। निर्णय "वर्णित - परिणाम मिला - भूल गया" प्रक्रिया दृष्टिकोण के लिए उपयुक्त नहीं है। अन्यथा, छह महीने या एक साल में प्रक्रियाएं अप्रासंगिक हो जाएंगी और पैसा फिर बर्बाद हो जाएगा। इसके लिए तैयार रहें तय लागतअनुरक्षण के लिए.

तीसरा नुकसान कार्यान्वयन की अवधि है। प्रोजेक्ट में 6 महीने से 1 साल तक का समय लग सकता है।

चौथा नकारात्मक पक्ष कर्मचारियों और प्रबंधकों का प्रतिरोध है। दक्षता में सुधार के लिए सभी परियोजनाओं की तरह, एक प्रक्रिया दृष्टिकोण की शुरूआत से उद्यम के लिए लागत अनुकूलन होता है, जिसमें कर्मचारियों की कमी और कर्मचारी पर कार्यभार में वृद्धि शामिल है।

एक व्यावसायिक प्रक्रिया (बीपी के रूप में संक्षिप्त) उपभोक्ताओं या एक ग्राहक के विशिष्ट लक्षित दर्शकों के लिए भौतिक संपत्तियों या सेवाओं के डिजाइन, उत्पादन और बिक्री के लिए प्रक्रियाओं और कार्यों का एक सेट है। अवधारणा में कार्यों का एक निश्चित एल्गोरिदम शामिल है, जो कंपनी से अनुरोध की प्राप्ति से शुरू होता है और ग्राहक को तैयार उत्पादों की बिक्री के साथ समाप्त होता है।

इस शब्द का उद्भव उद्योग के विकास से जुड़ा है औद्योगिक उत्पादन. जब भौतिक मूल्यों का निर्माण बड़े पैमाने पर होने लगा, तो सामान बनाने की तकनीकी रूप से अधिक जटिल प्रक्रिया को आसान और छोटे कार्यों में विभाजित करना आवश्यक हो गया। पहले, मैन्युअल व्यक्तिगत श्रम का बोलबाला था, जब एक उच्च योग्य मास्टर अपने दम पर सभी कार्य करता था। उद्योग के विकास के साथ, तकनीकी रूप से और अधिक की एक श्रृंखला चुनौतीपूर्ण कार्य. उनके कार्यान्वयन के लिए, उन्होंने विशेष ज्ञान और कौशल वाले विशेष रूप से प्रशिक्षित कलाकारों को आवंटित करना शुरू किया। नवाचारों से उद्यमों की दक्षता में वृद्धि हुई है, उनकी उत्पादकता में वृद्धि हुई है, उद्यम व्यवसाय प्रक्रियाओं की अवधारणा का उदय हुआ है, साथ ही बीपी प्रबंधन तकनीकों का जन्म हुआ है।

इस तकनीक का सबसे पहला उल्लेख 1776 में प्रकाशित अर्थशास्त्री एडम स्मिथ की पांडुलिपियों में मिलता है। विशेषज्ञ ने एक संपर्क कारखाने में पिन बनाने के लिए एक जटिल प्रक्रिया के वितरण के मामले का वर्णन किया। परिणामस्वरूप, कर्मचारियों के बीच जटिल कार्यों के विभाजन के कारण उत्पादकता में 24,000% की वृद्धि हुई। स्मिथ ने जटिल प्रक्रियाओं के उचित सरलीकरण के लाभ के लिए तर्क दिया। इस मामले में वितरण का स्तर प्रयोगात्मक रूप से बिजली आपूर्ति के डिजाइन के माध्यम से निर्धारित किया गया था। स्मिथ के विचार को व्यापक रूप से स्वीकार किया गया।

बाद में 20वीं सदी में, अमेरिकी इंजीनियर फ्रेडरिक टेलर ने उद्यम प्रबंधन के वैज्ञानिक तरीके विकसित किए, जिसने संगठन की गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए कार्यों के वितरण के मानकीकरण में योगदान दिया। इसके बाद, 20वीं सदी के अंत तक, प्रसिद्ध प्रबंधन गुरु पीटर ड्रकर अच्छा कामजटिल प्रक्रियाओं के सरलीकरण और विकेंद्रीकरण पर। इसका परिणाम आज आउटसोर्सिंग की अविश्वसनीय रूप से लोकप्रिय अवधारणा है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रकार

1. प्रबंधकों- इसमें सिस्टम के स्वास्थ्य की निगरानी के लिए सभी क्रियाएं शामिल हैं। उदाहरण: कॉर्पोरेट स्तर पर रणनीतिक विपणन और प्रशासन।
2. ऑपरेटिंग- उद्यम का कामकाजी मूल। इसमें उत्पादन से जुड़े ब्लॉक शामिल हैं. उदाहरण: आवेदन स्वीकार करना, सामान बनाना और बेचना।
3. सहायक- एक सतत प्रक्रिया के संगठन के लिए रखरखाव गतिविधियाँ। उदाहरण: लेखांकन, कॉल सेंटर, तकनीकी सहायता।

एक सरल बीपी कार्यान्वयन योजना

ग्राहक अनुरोध > कॉल सेंटर ऑपरेटर (अनुरोध फिक्सिंग) > प्रबंधक (अनुरोध प्रसंस्करण) > तर्कशास्त्री (सामग्री की आवाजाही, वितरण, परिवहन) > लेखाकार (खर्चों की गणना, बिलिंग) >उत्पादन > क्यूसीडी (गुणवत्ता नियंत्रण) > कार्यान्वयन

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्गीकरण पृथक्करण के व्यावसायिक लक्ष्यों पर निर्भर करता है। बीपी की कई श्रेणियां हैं:

1. लक्ष्यों के पदानुक्रम के अनुसार, उन्हें रणनीतिक, सामरिक और परिचालन में विभाजित किया गया है।
2. विस्तार की डिग्री के अनुसार, मैक्रो-प्रक्रियाओं, उप-प्रक्रियाओं और सूक्ष्म-प्रक्रियाओं को प्रतिष्ठित किया जाता है।
3. दिशा के अनुसार, वित्तीय, उत्पादन, प्रशिक्षण, ग्राहक प्रक्रियाओं को प्रतिष्ठित किया जाता है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं को डिज़ाइन करने के लिए एल्गोरिदम

1. वस्तु की गतिविधि का विश्लेषण.
2. परिचालन पीएसयू का परीक्षण।
3. समूहों द्वारा सक्रिय प्रक्रियाओं का वितरण।
4. कार्य श्रृंखलाओं का सुधार.
5. कर्मचारियों के बीच कार्यों का वितरण.
6. बीपी नियंत्रण और प्रबंधन प्रणालियों का कार्यान्वयन।

व्यवहार में, एल्गोरिथ्म अधिक जटिल लग सकता है। बड़े के लिए उत्पादन परिसरप्रक्रिया का निर्धारण करते समय, इसकी प्रक्रियाओं को कैसे विनियमित किया जाएगा, वे विशेष मानक मॉडल का उपयोग करते हैं जिन्हें विशेष रूप से विकसित सॉफ़्टवेयर पर डिज़ाइन और समायोजित किया जाता है।

आप पॉलीटेल में व्यवसाय प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने, मौजूदा प्रणालियों के साथ एकीकरण, व्यक्तिगत आईटी समाधान और व्यवसाय विकास और प्रचार के लिए और भी बहुत कुछ करने में सहायता पा सकते हैं।

प्रक्रिया में अंतराल - खोया हुआ पैसा

ग्राहकों की हानि और गतिविधियों की दक्षता में कमी का एक लगातार कारण औद्योगिक श्रृंखला में सभी लिंक के समन्वित कार्यों की कमी है। लॉजिस्टिक्स और क्यूसीडी कर्मचारियों के अपने कर्तव्यों के प्रति बेईमान रवैये आदि में कठिनाइयाँ हो सकती हैं। आदर्श रूप से, सभी व्यक्तिगत कर्मचारियों और बड़े विभागों को सुचारू और कुशलता से काम करना चाहिए। इकाइयों के प्रदर्शन का आकलन करने के लिए परीक्षण, सर्वेक्षण, अन्य अनुसंधान, विश्लेषण और सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है।

कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग कर पीएसयू प्रबंधन

आईटी के क्षेत्र में पिछले दशकों की उपलब्धियों ने सामान्य प्रक्रियाओं को सही कर दिया है। यदि XIX सदी के मध्य में सॉफ़्टवेयरउद्यमों की गतिविधियों को प्रशासित करने के लिए सीमित संसाधन थे, आज ये शक्तिशाली सिस्टम हैं जो बीपी के सबसे कुशल स्वचालन के लिए गंभीर संभावनाएं प्रदान करते हैं: एसएपी, ओरेकल, पीपुलसॉफ्ट और अन्य। अब एक व्यावसायिक प्रक्रिया एक विशेष प्रोटोकॉल और एक वेब भाषा है, किसी व्यवसाय को डिजाइन करने, सही करने और प्रबंधित करने के लिए व्यावसायिक प्रेरणा मॉडल, या फ़्लोचार्ट, आरेख और बहुत कुछ प्रदर्शित करने के लिए ग्राफिक छवियां हैं।

सक्रिय कामकाजी मॉडल का विश्लेषण और स्वचालन

क्लाउड इनोवेशन, सोशल मीडिया पूछताछ, के प्रसार से कंपनियां काफी प्रभावित होती हैं मोबाइल एप्लीकेशन. वे बाजार सहभागियों को स्थान की परवाह किए बिना संसाधन हासिल करने, बेचने, संचार व्यवस्थित करने की अनुमति देते हैं। नए संचार चैनल, सोशल नेटवर्क, वेबसाइट, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया संभावित उपभोक्ताओं को आकर्षित करना, आपूर्ति और मांग का आसानी से विश्लेषण करना और ई-मेल मार्केटिंग टूल के माध्यम से लक्षित दर्शकों के साथ तुरंत बातचीत करना संभव बनाते हैं।

बिजली आपूर्ति को स्वचालित करने की प्रक्रियाओं पर चर्चा करते समय, इसके बारे में उल्लेख करना असंभव नहीं है महत्वपूर्ण भूमिकासंगठन के लिए रिपोर्ट कुशल संचालनउद्यम। विभिन्न विभागों (कार्यशालाओं, विपणन विभाग, लेखा विभाग, आदि) में कार्यान्वित प्रक्रियाओं के रूप में प्रकट होने वाले विचलन का आवधिक प्रणाली विश्लेषण (निगरानी) समय पर प्रदर्शन में गिरावट का जवाब देने और सुधारात्मक कदम उठाने में मदद करता है। सांख्यिकी से स्थिति का आकलन करना और निष्कर्ष निकालना आसान हो जाता है। प्लांट ऑटोमेशन में कार्य प्रक्रियाओं का अनुकूलन और विश्लेषण सबसे प्रभावी है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का समायोजन

सिस्टम विधि, जो व्यावसायिक गतिविधियों के प्रभावी अनुकूलन के संदर्भ में महान वादा करती है, 1991 में सामने आई। उनकी तकनीक का वर्णन श्री जेम्स हैरिंगटन की एक पुस्तक में किया गया है। विधि का सार बीपी के पुनर्गठन और पुनर्रचना में है। उनका उद्देश्य विचलन ढूंढना, विश्लेषण करना, नए कार्यों और लक्ष्यों के ढांचे के भीतर व्यावसायिक गतिविधियों में सुधार करना, लाभप्रदता और उत्पादकता बढ़ाना और लागत कम करना है।

तकनीक के एल्गोरिदम में तीन कार्य होते हैं:

• रणनीतिक लक्ष्यों का विकास। हम क्या कर रहे हैं और क्यों?
• लक्षित दर्शकों की परिभाषा. हम किसकी सेवा करते हैं?
• मुनाफ़ा बढ़ाने के लिए बीपी को समायोजित करना। आप बेहतर कैसे कर सकते हैं?

व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन में 5 चरण शामिल हैं:

1. गतिविधियों के कार्यान्वयन के लिए कर्मियों का चयन.
2. सर्वेक्षण आयोजित करने के लिए कार्मिक प्रशिक्षण।
3. डेटा एकत्र करने के लिए साक्षात्कार आयोजित करें।
4. सर्वेक्षण परिणामों का दस्तावेज़ीकरण.
5. पहचानी गई समस्याओं का विश्लेषण और समायोजन योजना का निर्माण।

जेम्स हैरिंगटन के अनुसार अनुकूलन का लक्ष्य अपने तरीके से क्रांतिकारी है। इसमें संगठन का मौलिक पुनर्गठन शामिल है, न कि क्रमिक पुनर्गठन की एक श्रृंखला। इस तरह के मॉडल का वर्णन माइकल हैमर और जेम्स चैम्पी की 1993 की पुस्तक रीइंजीनियरिंग द कॉरपोरेशन: ए मेनिफेस्टो फॉर ए बिजनेस रिवोल्यूशन में किया गया था। कई उद्यम इस प्रणाली को लागू करने का निर्णय लेते हैं, अन्य लोग उन प्रक्रियाओं के पक्ष में एक कट्टरपंथी पद्धति से इनकार करते हैं जो वर्तमान मॉडल के प्रति अधिक वफादार हैं। हालाँकि, वे दोनों दक्षता बढ़ाने के लिए बीपी अनुकूलन को एक मूल्यवान उपकरण मानते हैं।

एक व्यावसायिक प्रक्रिया (प्रक्रिया) इनपुट पर प्राप्त संसाधनों को अंतिम उत्पाद में बदलने के लिए क्रियाओं का एक संचयी अनुक्रम है जिसका आउटपुट पर उपभोक्ता के लिए मूल्य होता है।

इस परिभाषा से यह स्पष्ट हो जाता है कि व्यावसायिक प्रक्रियाएंहर संगठन के भीतर मौजूद है, चाहे औपचारिक हो या नहीं। संस्था स्वीकार कर सकती है प्रबंधन के लिए कार्यात्मक दृष्टिकोण, जो कंपनी को विभागों के एक समूह के रूप में मानता है, जिनमें से प्रत्येक कुछ निश्चित कार्य करता है।
इस मामले में, व्यक्तिगत डिवीजनों का ध्यान अपने स्वयं के संकेतकों को पूरा करने पर होता है, लेकिन हमेशा कंपनी के अंतिम परिणाम पर नहीं, जो डिवीजनों के बीच हितों के टकराव का कारण बन सकता है और व्यवसाय के समग्र प्रदर्शन पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकता है। यहां एक विशिष्ट संघर्ष है ( “ आंधी का मेघ", मामले में बाधाओं के सिद्धांत) एक ट्रेडिंग कंपनी के बिक्री और क्रय विभागों के बीच। टर्नओवर बढ़ाने के लिए बिक्री विभाग को अधिकतम संभव वर्गीकरण सुनिश्चित करने और गोदाम में माल की निरंतर उपलब्धता बनाए रखने की आवश्यकता होती है, और आपूर्ति विभाग बड़ी मात्रा में माल का एक संकीर्ण वर्गीकरण खरीदता है, क्योंकि इसके काम का मुख्य संकेतक - प्राप्त करना है लागत कम करने के लिए आपूर्तिकर्ता की ओर से कम कीमत का इससे कोई लेना-देना नहीं है कंपनी की बिक्री में वृद्धि.

कार्यात्मक दृष्टिकोण की तुलना में प्रक्रिया दृष्टिकोण के लाभ

प्रोसेस पहूंचपर विचार प्रक्रियाओं के एक समूह के रूप में व्यवसाय- मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएं, प्रबंधन प्रक्रियाएं (लक्ष्य निर्धारण) और समर्थन। मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएंऐसी प्रक्रियाएं हैं जो सीधे पैसा कमाती हैं। सहायक - प्रक्रियाएं जिनके बिना मुख्य मौजूद नहीं हो सकते। व्यावसायिक प्रक्रियाएं, ये विभिन्न प्रकार के संसाधन उपलब्ध कराने की प्रक्रियाएँ हैं।

प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रिया में:

• इसका विशिष्ट लक्ष्य, कंपनी के सामान्य लक्ष्य के अधीन;
• एक मालिक जो संसाधनों का प्रबंधन कर सकता है और प्रक्रिया को निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार है;
• संसाधन;
• गुणवत्ता नियंत्रण और त्रुटि सुधार प्रणाली;
• प्रक्रिया स्कोरकार्ड.

सामग्री और सूचना को ग्राहक के लिए तैयार उत्पाद में बदलने की सभी क्रियाओं की समग्रता को कहा जाता है मूल्य धारा. मूल्य धाराव्यावसायिक प्रक्रियाओं के मानचित्र के रूप में ग्राफ़िक रूप से प्रस्तुत करना सुविधाजनक है। नीचे दिया गया चित्र दिखाता है कंपनी व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र. मानचित्र आपको समग्र रूप से मूल्य प्रवाह को देखने, प्रक्रियाओं के अनुक्रम और अंतर्संबंध को समझने, साथ ही सुधार के अवसरों को समझने की अनुमति देता है।

तकनीकी व्यवसाय प्रक्रिया विवरणकंपनी के सभी संचालन को पारदर्शी और समझने योग्य बनाता है, आपको संचालन का विश्लेषण करने और उनमें समस्याएं ढूंढने की अनुमति देता है जो विफलताओं का कारण बनती हैं। मुख्य बात तो यही है व्यावसायिक प्रक्रियाएंआपको अलग-अलग इकाइयों के बीच की बातचीत को समझने की अनुमति देता है: वे प्रत्येक चरण में क्या, किसके लिए और क्या संचारित करते हैं या प्राप्त करते हैं। परिणामस्वरूप, प्रक्रिया दृष्टिकोण बहुत सरल हो जाता है नये कर्मचारियों का अनुकूलनऔर मानव कारक पर कंपनी की निर्भरता को कम करता है। महत्वपूर्ण बात यह है कि प्रक्रिया प्रणाली सरल हो जाती है परिचालन व्यय प्रबंधन.

एक सुविकसित की उपस्थिति व्यवसाय प्रक्रिया प्रणालीगुणवत्ता मानकों को पूरा करने के लिए कंपनी की गतिविधियों को लाना बहुत सरल बनाता है आईएसओ 9001:2015. डब्ल्यूटीओ में रूस के पूर्ण प्रवेश के संदर्भ में, कंपनी का आईएसओ 9001:2015 मानकों का अनुपालन एक महत्वपूर्ण प्रतिस्पर्धी लाभ बन जाता है।

किसी उद्यम में क्यूएमएस के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक रूप से व्यावसायिक प्रक्रियाओं के निर्माण और विवरण की आवश्यकता होती है।

व्यवसाय प्रक्रिया विकास

आदेश पर विचार करें व्यवसाय प्रक्रिया विकास. सबसे पहले आपको कंपनी के कर्मचारियों से प्रोजेक्ट की एक कार्यशील टीम बनानी होगी। आमतौर पर, एक कार्यशील टीम पर्याप्त नहीं होती है। फिर किसी विशेष व्यावसायिक प्रक्रिया के ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के विभागों का एक अस्थायी समूह इसकी गतिविधियों में शामिल होता है, जो व्यावसायिक प्रक्रिया के इनपुट, आउटपुट और संसाधन प्रदान करता है।

यह समझने के लिए कि सिस्टम कैसे कार्य करता है और संचित अनुभव को संरक्षित करने के लिए, सबसे पहले यह दर्ज किया जाता है कि प्रक्रिया वास्तव में अब कैसे कार्य करती है। यह याद रखना चाहिए कि विवरण का उद्देश्य किए गए कार्यों के बीच संबंधों की पहचान करना है, न कि सबसे छोटे विवरणों को पकड़ना। इसीलिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरणमानक प्रपत्रों और प्रक्रिया चार्टों का उपयोग करके मानकीकरण करने की अनुशंसा की जाती है।

व्यवसाय प्रक्रिया के विवरण को निम्नलिखित अनुभागों में विभाजित किया जा सकता है:

• मानक व्यवसाय प्रक्रिया प्रपत्र
• व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र
• व्यवसाय प्रक्रिया मार्ग
• बिजनेस प्रोसेस मैट्रिसेस
• व्यवसाय प्रक्रिया फ़्लोचार्ट
• व्यवसाय प्रक्रिया जोड़ों का विवरण
• सहायक व्यवसाय प्रक्रिया विवरण
• व्यवसाय प्रक्रिया का विस्तृत विवरण
• व्यवसाय प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण
• व्यवसाय प्रक्रिया संकेतकों और संकेतकों की परिभाषा
• व्यवसाय प्रक्रिया निष्पादन अनुसूची

आइए प्रत्येक चरण पर करीब से नज़र डालें।

1. व्यवसाय प्रक्रिया विवरण के मानक रूप

हम उपयोग करने की सलाह देते हैं नमूना टाइप करेंव्यवसाय प्रक्रिया विवरण का मानक रूप। यह विभिन्न लोगों द्वारा प्रक्रिया को ठीक करने के लिए एक एकीकृत दृष्टिकोण प्राप्त करने की अनुमति देगा, जिससे प्रक्रियाओं के विश्लेषण में काफी सुविधा होगी।

2. व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र

व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र- फ़्लोचार्ट के रूप में व्यावसायिक प्रक्रिया का चित्रमय प्रतिनिधित्व। कृपया ध्यान दें कि व्यावसायिक प्रक्रिया में प्रत्येक भागीदार के पास एक अलग कॉलम है। पंक्तियाँ समय अंतराल हैं। जारी किया गया नक्शा आपको संचालन को सिंक्रनाइज़ करने और कंपनी के डिवीजनों के बीच गुजरने वाली जानकारी के पथ का पता लगाने की अनुमति देता है।

व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र तैयार करने के चरण में, इस कार्य को करने वाले कर्मचारी को वर्णित व्यवसाय प्रक्रिया प्रक्रियाओं के क्षेत्र में सक्षमता की आवश्यकता नहीं है। यह केवल कलाकारों का ज्ञान प्राप्त करता है कि वे क्या और कैसे करते हैं। आपको प्रश्नों के उत्तर प्राप्त करने की आवश्यकता है:

• कौन सा दस्तावेज़ कार्य चक्र को समाप्त करता है ताकि इसे फिर से शुरू किया जा सके?
• यह दस्तावेज़ किसे भेजा गया है?
• इससे पहले क्या है?
• संगठन के अंदर और बाहर इस प्रक्रिया में कौन शामिल है?
• प्रक्रिया शुरू करने का कार्य कौन जारी करता है?

व्यवसाय प्रक्रिया मानचित्र बनाते समय, आपको लोकप्रिय 5W1H प्रश्न सूत्र का उपयोग करना चाहिए। संक्षेप में, ये 5 W प्रश्न हैं:

• कौन? (यह ऑपरेशन कौन करता है?)
  
• क्यों? (यह ऑपरेशन क्यों या क्यों किया जाता है?)
  
• क्या? (यह ऑपरेशन क्या है?)
  
• कब? (यह कब किया जाना चाहिए?)
  
• कहाँ? (ऑपरेशन कहाँ किया जाता है?)
  

और एक प्रश्न एच

• कैसे? (यह ऑपरेशन कैसे किया जाता है? क्या इसे अलग तरीके से किया जा सकता है या इसमें सुधार किया जा सकता है?)।

यदि नक्शा बहुत जटिल हो जाता है, तो यह एक संकेत है कि संगठन के प्रबंधन में कोई उचित आदेश नहीं है।

3. व्यवसाय प्रक्रिया मार्ग

वास्तविक व्यावसायिक प्रक्रियाओं में, उद्यम के कई विभाग अक्सर भाग लेते हैं। उनके लिए इस प्रक्रिया में भूमिकाएँ आवंटित करना आवश्यक है। इसके अलावा, शाखाबद्ध और समानांतर क्रियाएं भी होती हैं। इसलिए मार्गों के रूप में प्रतिनिधित्व बहुत सुविधाजनक है। मार्ग हमें देते हैं रसद योजनाप्रक्रिया - सामग्री, लोगों, नकदी और सूचना प्रवाह की आवाजाही. फ़्लोचार्ट का उपयोग कमांड के कार्यों के तर्क को समझने के लिए किया जाता है।

4. बिजनेस प्रोसेस मैट्रिसेस

प्रक्रियाओं की परस्पर क्रिया के विश्लेषण का मैट्रिक्स (तालिका)।आपको सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक प्रक्रियाओं को उजागर करने, उनके संबंध स्थापित करने और क्यूएमएस के कामकाज पर प्रक्रियाओं के प्रभाव की डिग्री का आकलन करने की अनुमति देता है।

प्रक्रिया श्रृंखला विश्लेषणयह पता लगाता है कि सभी उपप्रक्रियाओं के बीच सूचना का आदान-प्रदान होता है। प्रक्रिया श्रृंखला ऊपरी बाएँ कोने से निचले दाएँ कोने तक जाती है। आंतरिक प्रदाता-उपभोक्ता संबंधों को बक्से के रूप में दिखाया गया है जो पहले किए गए कार्यों के लिए आवश्यकताओं को इंगित करता है।

5. किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का ब्लॉक आरेख बनाना

प्रक्रिया प्रवाह आरेख व्यवसाय प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों (उपभोक्ताओं, आपूर्तिकर्ताओं और कलाकारों) के बीच संबंधों की संपूर्ण श्रृंखला का एक दृश्य आरेख है। फ़्लोचार्ट तैयार करने की प्रक्रिया में, निम्नलिखित प्रश्न पूछे जाते हैं:

• क्या इस व्यवसाय प्रक्रिया का मूल्य इसके कार्यान्वयन की लागत से तुलनीय है?
• यह अन्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ कितना एकीकृत है?
• क्या इस व्यवसाय प्रक्रिया में त्रुटियों का तुरंत पता लगाया जा सकता है?
• इस व्यवसाय प्रक्रिया की गुणवत्ता में सुधार और सुनिश्चित करने के लिए क्या किया गया है?

6. व्यावसायिक प्रक्रियाओं के जोड़ों का विवरण

सबसे कठिन काम व्यावसायिक प्रक्रियाओं के जंक्शनों पर उद्यम की गतिविधियों का वर्णन करना है। प्रक्रिया स्वामियों के बीच सहमति प्राप्त करना कभी-कभी बहुत कठिन होता है।

सबसे पहले निकास का विवरण लिखें। पहले उन्हें रजिस्टर पर लिखें, फिर लक्ष्य के लिए प्रदर्शन मेट्रिक्स और मूल्यों को परिभाषित करें। इन संकेतकों को मापने की प्रक्रिया का वर्णन करें। उनसे अन्य प्रदर्शन संकेतकों की ओर बढ़ने की संभावना पर विचार करें जो अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए रुचिकर हों।

फिर इनपुट का एक समान विवरण लिखें।

7. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सहायक विवरण

सहायक विवरण के रूप में, लेआउट आरेख, स्मरणीय आरेख, गैंट चार्ट और नेटवर्क आरेख. अंतिम दो प्रक्रियाओं के लिए उपयोग करने के लिए सुविधाजनक हैं परियोजना प्रबंधन.

8. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विस्तृत विवरण

विस्तारित व्यवसाय प्रक्रिया विवरणउद्यम के लिए सुविधाजनक किसी भी रूप में हो सकता है, लेकिन इसमें मुख्य प्रावधान होने चाहिए:

• व्यवसाय प्रक्रिया का पूरा नाम;
• व्यवसाय प्रक्रिया कोड;
• एक व्यावसायिक प्रक्रिया की परिभाषा, इसकी मुख्य सामग्री का खुलासा करना;
• व्यवसाय प्रक्रिया का उद्देश्य;
• व्यवसाय प्रक्रिया स्वामी प्रक्रिया की आगे की योजना बनाने के लिए जिम्मेदार है;
• व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधक, प्रक्रिया के निरंतर रखरखाव के लिए जिम्मेदार;
• व्यवसाय प्रक्रिया मानक;
• व्यवसाय प्रक्रिया इनपुट (बाहर से आने वाले प्रवाह और परिवर्तन के अधीन);
• व्यवसाय प्रक्रिया आउटपुट (परिवर्तन परिणाम);
• व्यवसाय प्रक्रिया के लिए उपलब्ध संसाधन;
• आंतरिक और बाह्य प्रदाताओं की व्यावसायिक प्रक्रियाएँ - इनपुट के स्रोत;
• उपभोक्ता व्यावसायिक प्रक्रियाएँ - मानी गई व्यावसायिक प्रक्रिया के परिणामों के उपयोगकर्ता;
• मापा प्रक्रिया पैरामीटर;
• प्रक्रिया प्रदर्शन संकेतक।

9. व्यवसाय प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करना

क्यूएमएस प्रणाली में व्यावसायिक प्रक्रियाएं शामिल हैंदस्तावेजीकरण किया जाना है। विवरण का सबसे सुविधाजनक रूप एक प्रक्रिया है। जटिलता के आधार पर एक व्यावसायिक प्रक्रिया को एक या अधिक प्रक्रियाओं द्वारा वर्णित किया जा सकता है। सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए एक एकल दृश्य बनाना सुविधाजनक है।

10. व्यावसायिक प्रक्रिया के संकेतकों और संकेतकों की परिभाषा

व्यावसायिक प्रक्रिया को कुछ संकेतकों द्वारा चित्रित किया जाना चाहिए ताकि प्रक्रिया को मापा जा सके और इसकी प्रभावशीलता का मूल्यांकन किया जा सके। सभी संकेतक 4 मुख्य समूहों में शामिल हैं:

• गुणवत्ता;
• समय सीमा;
• मात्रा;
• लागत.

इसके अलावा, विशेष समूहों को अलग करने की प्रथा है - व्यवसाय प्रक्रिया संकेतकों का एक समूह, आवश्यकताओं का एक समूह, प्रक्रिया के वांछित प्रवाह को सुनिश्चित करने के लिए एक समूह, सिफारिशों का एक समूह।

सूचक समूहव्यावसायिक प्रक्रिया लक्ष्य की उपलब्धि की डिग्री दर्शाती है।

आवश्यकताओं के समूह में शामिल हैं:

• मानव संसाधन;
• आधारभूत संरचना;
• कार्य वातावरण की स्थितियाँ.

प्रक्रिया के वांछित पाठ्यक्रम को सुनिश्चित करने के लिए समूह:

• जानकारी;
• काम के लिए निर्देश;
• समय।

• वित्त;
• तर्कशास्र सा;
• आपूर्तिकर्ता;
• साझेदार, आदि

11. व्यवसाय प्रक्रिया निष्पादन अनुसूची

बड़ा व्यावसायिक प्रक्रियाओं को औपचारिक बनाया जाना चाहिएजैसा अलग दस्तावेज़ « व्यावसायिक प्रक्रिया के निष्पादन के लिए नियम". शेष व्यावसायिक प्रक्रियाओं को इकाई और कार्य विवरण पर विनियमों के रूप में औपचारिक रूप दिया जा सकता है।

विनियमों में शेवार्ट-डेमिंग चक्र का अनुपालन सुनिश्चित करने की आवश्यकताएं शामिल होनी चाहिए:

• अगली अवधि के लिए व्यवसाय प्रक्रिया लक्ष्यों का निर्धारण;
• प्रक्रिया के सामान्य पाठ्यक्रम और उनके दस्तावेज़ीकरण से विचलन की व्यावसायिक प्रक्रिया के मालिक द्वारा विश्लेषण;
• सुधारात्मक उपायों की प्रभावशीलता का विश्लेषण;
• वरिष्ठ प्रबंधन को रिपोर्ट करना।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विकास और विवरण- रास्ते पर पहला कदम क्यूएमएस कार्यान्वयनउद्यम में. उन्हें सभी कर्मियों के ध्यान में लाने, विश्लेषण करने और यदि आवश्यक हो, तो सुधारात्मक कार्रवाई लागू करने के लिए निरंतर और श्रमसाध्य कार्य करना है।