टाइमशीट में सुधार. कार्य समय के उपयोग को रिकार्ड करने के निर्देश

रूसी संघ का श्रम संहिता (अनुच्छेद 91) कर्मचारियों द्वारा काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए नियोक्ता का दायित्व स्थापित करता है। इसके लिए हैं एकीकृत रूप 2019 (टीयूआरवी) के लिए टाइम शीट, 01/05/2004 नंबर 1 की राज्य सांख्यिकी समिति के डिक्री द्वारा अनुमोदित। इन फॉर्मों का उपयोग अनिवार्य नहीं है, इसलिए नियोक्ता अपना स्वयं का विकास कर सकता है। फॉर्म नंबर टी-13 का उपयोग सबसे अधिक किया जाता है, क्योंकि इसका उपयोग क्रेडेंशियल्स के स्वचालित प्रसंस्करण में किया जाता है। नीचे 2019 के लिए टाइम शीट का फॉर्म दिया गया है।

रूसी संघ के वित्त मंत्रालय के आदेश दिनांक 30 मार्च 2015 संख्या 52एन ने सार्वजनिक प्राधिकरणों द्वारा उपयोग के लिए ओकेयूडी 0504421 फॉर्म को मंजूरी दे दी ( सरकारी निकाय), स्थानीय स्व-सरकारी निकाय, राज्य अतिरिक्त-बजटीय निधि के प्रबंधन निकाय, राज्य (नगरपालिका) संस्थान। वही आदेश इसके पूरा होने और आवेदन की प्रक्रिया को परिभाषित करता है। हम आपको उपयुक्त एक चुनने और टाइम शीट (सरल फॉर्म) डाउनलोड करने की पेशकश करते हैं।

फॉर्म टी-12

फॉर्म टी-13

फॉर्म ओकेयूडी 0504421

काम के घंटे कैसे रिकॉर्ड करें

किसी भी अवधि के लिए श्रम दिवस, सेट मोड की परवाह किए बिना, काम का समयलेखांकन तालिका में दो प्रकार से परिलक्षित किया जा सकता है:

• कार्य से उपस्थिति एवं अनुपस्थिति के निरंतर पंजीकरण की विधि;
• केवल विचलन (अनुपस्थिति, ओवरटाइम घंटे, आदि) दर्ज करके।

यदि कार्य दिवस (शिफ्ट) की लंबाई अपरिवर्तित है, तो केवल विचलन दर्ज किया जा सकता है, क्योंकि रोजगार अनुबंध की शर्तें या आंतरिक नियम कार्यसूचीकार्य के प्रत्येक दिन के लिए कार्य घंटों की संख्या निर्धारित की जाती है।

ऐसे मामले में जब अलग-अलग दिनों (पालियों) में काम किए गए घंटों की संख्या भिन्न हो सकती है, उदाहरण के लिए, जब काम किए गए घंटों का कुल लेखा-जोखा होता है, तो निरंतर पंजीकरण पद्धति का उपयोग किया जाना चाहिए। यह, लेखांकन अवधि की समाप्ति के बाद, संभावित ओवरटाइम काम की पहचान करने के साथ-साथ इस श्रेणी के काम किए गए घंटों के लिए स्थापित मानदंड के भीतर काम में कर्मचारी की आगे की भागीदारी को समायोजित करने की अनुमति देगा।

समय पत्रक में अनुपस्थिति के कारणों को अंकित करें, मोड में कार्य करें पार्ट टाईमया किसी कर्मचारी या नियोक्ता की पहल पर, काम के घंटे कम किए जाते हैं, आदि उचित रूप से निष्पादित दस्तावेजों के आधार पर किए जाते हैं (काम के लिए अक्षमता का प्रमाण पत्र, राज्य या सार्वजनिक कर्तव्यों की पूर्ति का प्रमाण पत्र, निष्क्रिय समय के बारे में एक लिखित चेतावनी, अंशकालिक रोजगार का विवरण, कानून द्वारा स्थापित मामलों में कर्मचारी की लिखित सहमति, आदि)।

2019 के लिए काम के घंटों का कैलेंडर (शीट) कैसे भरें

संकलित करते समय, आवेदन के लिए निर्देशों और श्रम और उसके भुगतान के लिए लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज के फॉर्म भरने के निर्देशों द्वारा निर्देशित होना आवश्यक है, जो रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 05.01.2004 नंबर 1 के डिक्री द्वारा अनुमोदित है। (इसके बाद निर्देश के रूप में संदर्भित)। इस मामले में, उपयोग किया जाता है. इसलिए, काम किए गए घंटों की मात्रा को प्रतिबिंबित करते समय, कर्मचारी के अंतिम नाम के सामने एक वर्णमाला (Y) या संख्यात्मक (01) कोड चिपका दिया जाता है, और काम की अवधि नीचे की पंक्तियों में इंगित की जाती है। यदि शेड्यूल के अनुसार काम रात में होता है, तो आवश्यक विवरणों को इंगित करने के लिए कॉलम के साथ फॉर्म को पूरक करना संभव है।

OKUD 0504421 फॉर्म भरने का नमूना

टाइमशीट को कौन पूरा करता है

टाइम शीट, खाली फॉर्म जिसे आप ऊपर डाउनलोड कर सकते हैं, एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा भरा जाता है। यदि संगठन के प्रत्येक प्रभाग के लिए TURV अलग से आयोजित किया जाता है, तो नियुक्ति करते समय इसकी सलाह दी जाती है जिम्मेदार व्यक्तिप्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए टाइम शीट संकलित करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी की स्थिति, अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक और उसकी अनुपस्थिति के दौरान उसकी जगह लेने वाले व्यक्ति को इंगित करने वाला एक आदेश जारी करें।

एक जिम्मेदार की नियुक्ति के लिए नमूना आदेश

2019 के रिपोर्ट कार्ड में सप्ताहांत और छुट्टियां

वे इसके अनुसार परिलक्षित होते हैं, जो सरकारी आदेशों के अनुसार सभी स्थापित छुट्टियों और उनके स्थानांतरणों को ध्यान में रखता है। विभिन्न श्रेणियों के कर्मचारियों के लिए छुट्टी के दिन उनके लिए निर्धारित कार्यसूची के आधार पर भिन्न-भिन्न होते हैं। दस्तावेज़ में अवकाश लेखा कोड भिन्न हो सकता है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि संगठन इन दिनों के लिए भुगतान कैसे करता है, और उन्हें किस आधार पर प्रदान किया जाता है।

कर्मचारी के कार्यक्रम के अनुसार एक दिन की छुट्टी को वर्णमाला (बी) या संख्यात्मक (26) कोड द्वारा दर्शाया जाता है। इसका मजदूरी दर पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है।

यदि, कंपनी की पहल पर, कर्मचारियों को एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी मिलती है, और कंपनी प्रति माह उनकी कार्य दर कम कर देती है, तो कर्मचारियों को पूरा वेतन मिलता है, और इन दिनों का भुगतान कंपनी द्वारा नहीं किया जाता है। ऐसे दिनों के लिए, रिपोर्ट कार्ड एक वर्णमाला (बी) या संख्यात्मक (26) कोड प्रदान करता है।

किसी कंपनी द्वारा एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी स्थापित करने का एक और मामला तब होता है जब कर्मचारी एक दिन की छुट्टी पर जाते हैं, और कंपनी इन दिनों को औसत के अनुसार भुगतान करती है। यह पता चला है कि काम किए गए दिनों के लिए, कर्मचारियों को वेतन मिलता है, और अतिरिक्त भुगतान किए गए दिनों के लिए - औसत वेतन मिलता है। ऐसे मामले के लिए, रिपोर्ट कार्ड एक वर्णमाला (ओबी) या डिजिटल (27) कोड प्रदान करता है।

टाइम शीट अवधारण अवधि

ऐसी लेखांकन तालिका श्रम के संगठन से संबंधित एक कार्मिक दस्तावेज़ है, जिसके लिए कला। पुरालेख कानून के 22.1 में, भंडारण की एक विशेष अवधि स्थापित की गई है, अर्थात्:

• उस वर्ष के अंत से पांच वर्ष जिसमें इसे तैयार किया गया था, यदि टाइम शीट में केवल उन श्रमिकों द्वारा किए गए काम को ध्यान में रखा गया जो सामान्य कामकाजी परिस्थितियों में काम करते हैं;
• टीडीटी के संकलन की तारीख से 50 वर्ष, यदि इसमें खतरनाक या खतरनाक काम में लगे कर्मचारियों के काम को ध्यान में रखा जाता है।

लेखांकन और कर

तालिका में मौजूद आंकड़ों के आधार पर, लेखा विभाग वेतन और विभिन्न लाभों की गणना करता है। यह डेटा करों के भुगतान को भी प्रभावित करता है। आइए मुख्य जोखिमों पर नजर डालें।

आयकर सहित टैक्स ऑडिट पास करते समय, कंपनी को संचय की शुद्धता की पुष्टि करने के लिए प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए दिनों और घंटों की संख्या पर विश्वसनीय डेटा प्रदान करना होगा। यदि उल्लंघन पाया जाता है, तो रिपोर्ट में दर्शाई गई आयकर की राशि को गलत माना जाएगा, जिसके लिए जुर्माना लगाया जाएगा।

कर्मचारी की कमाई से, कर एजेंट के रूप में संगठन को यह पता लगाना होगा कि गणना करते समय सही कर दर का उपयोग करने के लिए यह व्यक्ति रूसी संघ का कर निवासी है या नहीं। यह रिपोर्ट कार्ड है जो देश में कर्मचारी के वास्तविक स्थान की पुष्टि करने में सक्षम होगा। विशेष रूप से ध्यान में रखा जाना चाहिए यह सुविधावे नियोक्ता जो कर्मचारियों को बेलारूस या कजाकिस्तान की व्यावसायिक यात्राओं पर भेजते हैं, क्योंकि वे इन सीमाओं को पार करते समय नागरिक के पासपोर्ट में कोई निशान नहीं बनाते हैं। विवाद की स्थिति में, कंपनी यह साबित करने में सक्षम होगी कि उसने सही दर लागू की, रोक दी और व्यक्तिगत आयकर पूरा अर्जित किया।

टाइम शीट को सही ढंग से भरना कंपनी को बीमार छुट्टी की लागतों की गणना करने के लिए एफएसएस की क्षमता की गारंटी देता है, क्योंकि काम किए गए दिनों की संख्या की आधिकारिक तौर पर पुष्टि करना संभव नहीं होगा, जो इन राशियों की गणना करते समय बेहद महत्वपूर्ण हैं।

शबाशोवा इरीना, विशेषज्ञ संपादक कार्मिक कार्यालय का काम

सेमिनार के दौरान "कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का ऑडिट: हम इसे स्वयं संचालित करते हैं", जो अखिल रूसी के ढांचे के भीतर हुआ व्यावहारिक मंच"कार्मिक व्यवसाय - 2010"*, हमें टाइम शीट के साथ कार्य के संगठन के बारे में आपसे कई प्रश्न प्राप्त हुए। क्या यह स्प्रेडशीट रखना आवश्यक है? इसे सही तरीके से कैसे भरें? पसंद करने के लिए दोनों में से कौन सा एकीकृत रूप उपलब्ध है? आइए जानें कि निशान कैसे लगाएं? टाइम शीट की अनुपस्थिति से क्या खतरा है?

क्या छोटी कंपनियों में टाइम शीट न रखना संभव है?

मैं 4 कर्मचारियों वाली एक बहुत छोटी कंपनी के लिए काम करता हूँ। क्या आप मुझे बता सकते हैं कि क्या हमें टाइम शीट रखने की आवश्यकता है? क्या हर कंपनी एक टाइम शीट रखती है?

हाँ, रिपोर्ट कार्ड कुछ कंपनियों और नियोक्ताओं सहित सभी नियोक्ताओं के लिए अनिवार्य है - व्यक्तियों. यह अनुच्छेद 91 द्वारा स्थापित किया गया है श्रम कोड(जिसमें कहा गया है कि नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी द्वारा वास्तव में काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है) और इसकी पुष्टि रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 5 जनवरी, 2004 नंबर 1 के संकल्प से होती है, जिसने समय के एकीकृत रूप को मंजूरी दी थी। चादर।

सभी व्यावसायिक लेन-देन का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए और सहायक दस्तावेज़ों द्वारा समर्थित होना चाहिए**। कार्मिकों के साथ निपटान भी व्यावसायिक लेनदेन हैं। टाइम शीट एक दस्तावेज़ है जो पुष्टि करता है कि एक कर्मचारी एक रोजगार अनुबंध के तहत दायित्वों को पूरा करता है, क्योंकि इसमें वास्तव में काम किए गए घंटों के बारे में जानकारी होती है। टाइमशीट गणना के आधार के रूप में कार्य करती है वेतनलेखांकन में। इसके अलावा, अकाउंटेंट इसका उपयोग टैक्स तैयार करने के लिए करते हैं सांख्यिकीय रिपोर्टिंग.

लेखांकन शब्दावली में, व्यावसायिक लेनदेन के लिए सहायक दस्तावेज़ों को प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ भी कहा जाता है।

टाइमकीपर की नियुक्ति कैसे करें?

हाल ही में हमारे विभाग के रिपोर्ट कार्ड के लिए जिम्मेदार कर्मचारी ने नौकरी छोड़ दी। शेष कर्मचारियों में से कोई भी स्वेच्छा से टाइम शीट बनाए रखने और उसे लेखा विभाग में जमा करने के कर्तव्यों को पूरा नहीं करना चाहता था। किसी नए व्यक्ति को प्रभारी कैसे नियुक्त करें?

प्रश्न से यह स्पष्ट है कि आपके संगठन में टाइमकीपर का कोई पद नहीं है, हालाँकि स्टाफिंग टेबल में इसका प्रावधान किया जा सकता है, विशेषकर संगठनों में बड़ी संख्याकार्मिक। यदि आपकी कंपनी ने विभागों के लिए टाइम शीट बनाए रखने के लिए जिम्मेदार लोगों की नियुक्ति के लिए एक प्रक्रिया स्थापित की है, तो ऐसा दायित्व उस कर्मचारी के लिए मुख्य नहीं है जिसे इसे सौंपा गया है। इसलिए, इसका अतिरिक्त भुगतान किया जाना चाहिए। कोई भी अधिभार और भत्ते प्रदान किए जाते हैं रोजगार अनुबंध***. इसलिए, टाइम शीट के लिए जिम्मेदार कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध के लिए एक अतिरिक्त समझौता किया जाना चाहिए, जो टाइम शीट बनाए रखने की बाध्यता के साथ-साथ इसके लिए अतिरिक्त भुगतान की राशि भी प्रदान करेगा (पेज 46 पर नमूना देखें) ).

अतिरिक्त भुगतान, भत्ते, बोनस और प्रोत्साहन भुगतान कॉलम 6-8 में दर्शाए गए हैं स्टाफ(एकीकृत प्रपत्र संख्या टी-3)

इसके अलावा, मुख्य गतिविधि के लिए टाइम शीट के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति पर एक आदेश जारी किया जाना चाहिए (एक नमूना पृष्ठ 47 पर प्रस्तुत किया गया है)।

किस रूप का उपयोग करें - टी-12 या टी-13?

कृपया मुझे बताएं कि टाइम शीट नंबर टी-12 और नंबर टी-13 के फॉर्म में क्या अंतर है? इनका उपयोग किन मामलों में किया जाता है?

यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि संगठन ने वास्तव में समय ट्रैकिंग प्रणाली कैसे बनाई है। जैसा कि आप पहले ही नोट कर चुके हैं, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति ने टाइम शीट के दो एकीकृत रूपों को मंजूरी दे दी है: नंबर टी -12 "टाइम शीट और पेरोल" और नंबर टी -13 "टाइम शीट"। फॉर्म नंबर टी-12 का इस्तेमाल किसी भी संस्था में किया जा सकता है. इसकी मदद से आप एक साथ काम के घंटों के अनुपालन की निगरानी कर सकते हैं और कर्मचारियों को भुगतान का रिकॉर्ड रख सकते हैं। उसी समय, उन कंपनियों में जहां पारिश्रमिक के लिए कर्मियों के साथ अस्थायी लेखांकन और निपटान अलग से रखा जाता है, केवल अनुभाग 1 "कार्य समय के लिए लेखांकन" भरने की अनुमति है। इस मामले में, धारा 1 को एक स्वतंत्र दस्तावेज़ माना जाता है, और धारा 2 "पारिश्रमिक के लिए कर्मियों के साथ समझौता" की आवश्यकता नहीं है। फॉर्म नंबर टी-13 का उपयोग केवल तभी किया जाता है जब संगठन में कर्मचारियों की उपस्थिति की निगरानी के लिए एक स्वचालित प्रणाली स्थापित की जाती है और प्रवेश-निकास डेटा को कंप्यूटर के माध्यम से टाइम शीट में दर्ज किया जा सकता है। आज, आधुनिक कंपनियां तेजी से स्वचालित उपस्थिति नियंत्रण प्रणाली का उपयोग कर रही हैं, जो टाइमशीट भरने के लिए समय और श्रम लागत को काफी हद तक बचा सकती है। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि फॉर्म नंबर टी-13 केवल काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए है; इसमें वेतन डेटा के लिए कॉलम नहीं हैं।

इस दस्तावेज़ के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा प्रतिदिन टाइम शीट भरी जाती है।

यदि कर्मचारी कार्यालयों में बिखरे हुए हैं तो टाइम शीट कैसे रखें?

मुझे एक ऐसे विभाग की टाइम शीट बनाए रखने का प्रभारी बनाया गया था जहां कर्मचारियों के कार्यस्थल पड़ोसी कार्यालयों में स्थित हैं। दूर-दराज के कार्यालयों में जाने का हमेशा समय नहीं होता है, और मैं कर्मचारियों की उपस्थिति फोन पर उनके शब्दों से बताता हूं। क्या इससे मुझे कोई समस्या हो सकती है?

हाँ वे कर सकते हैं। तथ्य यह है कि टाइम शीट को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति टाइम शीट में इस तथ्य पर निशान लगाने के लिए बाध्य है कि कर्मचारी कार्यस्थल पर है। ऐसी स्थिति की कल्पना करें जहां सहकर्मियों में से एक ने कर्मचारी को फोन का जवाब दिया और उसकी उपस्थिति के बारे में सूचित किया। लेकिन वास्तव में, कर्मचारी अनुपस्थित था (या बीमार छुट्टी पर था, व्यावसायिक यात्रा पर था, आदि)। यदि वेतन की गणना करते समय लेखा विभाग में ऐसी विसंगति सामने आती है, तो आपको न केवल टाइम शीट को फिर से करना होगा, बल्कि एक व्याख्यात्मक नोट भी लिखना होगा कि ऐसा क्यों हुआ। इससे भी अधिक गंभीरता से, यदि त्रुटिपूर्ण टाइमशीट ने पहले ही गणना कर ली है। इस तरह के उल्लंघन के लिए, संगठन का प्रमुख आपको फटकार लगा सकता है या घोषणा कर सकता है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 192)।

याद रखें कि विभिन्न सहायक दस्तावेज़ रिपोर्ट कार्ड में इस या उस कोड को डालने के आधार के रूप में काम करते हैं। ये नियोक्ता के आदेश हैं (कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने पर, छुट्टी देने पर, काम से निलंबन आदि पर), अस्थायी विकलांगता की शीट, चिकित्सा प्रमाण पत्र, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट, कार्य, आदि। आपके मामले में (जब नियंत्रण वस्तु दूरस्थ है), आपको कार्य समय को इस तरह से व्यवस्थित करना होगा कि टाइमकीपर के कर्तव्य को पूरा करने के लिए समय बचा रहे। लेकिन यह बेहतर होगा कि प्रत्येक कार्यालय का अपना टाइमकीपर हो।

सलाह

यदि आपको ठीक से पता नहीं है कि कर्मचारी काम से अनुपस्थित क्यों है, तो लेखा विभाग को टाइम शीट जमा करने से पहले, उसके कॉलम "महीने के दिनों में काम से उपस्थिति और अनुपस्थिति पर निशान" को तब तक खाली छोड़ दें जब तक वह उपस्थित न हो और समर्थन जमा न कर दे। दस्तावेज़. यदि टाइम शीट जमा करने के समय तक कर्मचारी उपस्थित नहीं हुआ है, तो अज्ञात कारणों से गैर-उपस्थिति का नोट डालें (जब तक कि परिस्थितियां स्पष्ट न हो जाएं) - कोड "НН" ("30")। काम के लिए अक्षमता का प्रमाण पत्र प्रस्तुत करने पर, इन चिह्नों को कोड "बी" (19) या "टी" (20) से बदल दिया जाता है। इस मामले में, महीने के अंत में टाइम शीट को फिर से जारी किया जाना चाहिए।

क्या टाइम शीट का अपना स्वयं का स्वरूप विकसित करना संभव है?

टाइम शीट भरते समय, मैं "प्रति माह काम किया गया" कॉलम का उपयोग नहीं करता: ओवरटाइम, रात, सप्ताहांत और सार्वजनिक छुट्टियाँ”, क्योंकि हम अपने कर्मचारियों को ओवरटाइम काम में शामिल नहीं करते हैं। ये कॉलम रिपोर्ट कार्ड की चौड़ाई बढ़ाते हैं, जिससे भरते समय असुविधा होती है। क्या मैं उन्हें टाइमशीट से बाहर कर सकता हूँ?

नहीं, टाइम शीट के स्थापित फॉर्म से व्यक्तिगत विवरण हटाने की उसी तरह अनुमति नहीं है जैसे इस दस्तावेज़ के व्यक्तिगत फॉर्म के विकास की। ये नियम अन्य एकीकृत प्रपत्रों पर भी लागू होते हैं। एक लेखाकार, "ऑन अकाउंटिंग" कानून के अनुसार, निःशुल्क रूप में तैयार की गई टाइम शीट को ऑफसेट करने में सक्षम नहीं होगा।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों में किए गए परिवर्तनों को संगठन में उचित आदेश या विनियम द्वारा औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए।

हालाँकि, एकीकृत रूपों में परिवर्तन किए जा सकते हैं: उदाहरण के लिए, संकेतकों की आवश्यकता और महत्व को ध्यान में रखते हुए, टाइम शीट के कॉलम को विस्तारित या संकीर्ण करें, इसमें अतिरिक्त शीट शामिल करें, उदाहरण के लिए, बहुत सारे हैं विभाग में कर्मचारी और सभी नाम एक पन्ने पर फिट नहीं बैठते। टाइम शीट में अतिरिक्त विवरण **** जोड़ने की भी मनाही नहीं है। व्यवहार में, वीज़ा के लिए लाइनें अक्सर फॉर्म में दर्ज की जाती हैं अधिकारियोंया सहारा "अनुमोदन"।

समय पत्रक में प्रतीक

यदि टाइमशीट गलत तरीके से तैयार की गई तो क्या खतरा है?

हमारे संगठन का कर निरीक्षक द्वारा ऑडिट किया जाएगा। हमें यकीन नहीं है कि हम हमेशा टाइम शीट सही ढंग से बनाते हैं? अगर कुछ गलत होता है तो हमें किस ज़िम्मेदारी का ख़तरा है?

हाँ, जाँच करते समय वित्तीय लेनदेनलेखांकन डेटा और कर रिपोर्टिंगटाइम शीट सहित प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों से जाँच की जा सकती है। याद रखें कि यह न केवल टाइम शीट की शुद्धता की जांच करता है, बल्कि हमेशा अपने डेटा की तुलना पेरोल की जानकारी से करता है। इन आंकड़ों के बीच विसंगति पेरोल की गलतता को इंगित करती है। उदाहरण के लिए, जब गलत कोड इंगित किए जाते हैं, तो अनियमित कामकाजी घंटों या अंशकालिक श्रमिकों वाले श्रमिकों को ठोस "आठ" चिपका दिया जाता है।

यदि रिपोर्ट कार्ड में ऐसी त्रुटियां पाई जाती हैं, तो नियोक्ता को "आय, व्यय, कराधान की वस्तुओं के लेखांकन के नियमों के घोर उल्लंघन" के लिए प्रशासनिक रूप से उत्तरदायी ठहराया जा सकता है। जुर्माना 5,000 रूबल (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 120 का खंड 1) है। और यदि नियोक्ता बिल्कुल भी टाइम शीट नहीं रखता है, तो उसे उल्लंघन के लिए उत्तरदायी ठहराया जा सकता है श्रम कानून(रूसी संघ के प्रशासनिक अपराध संहिता का अनुच्छेद 5.27)*****।

हम आपका ध्यान इस तथ्य की ओर भी आकर्षित करना चाहेंगे टैक्स कार्यालययह एकमात्र नियामक संस्था नहीं है जो इस दस्तावेज़ की जाँच करती है। उदाहरण के लिए, सामाजिक बीमा कोष के प्रतिनिधि अस्थायी विकलांगता लाभों की गणना की गई मात्रा को स्पष्ट करने के लिए इसका अध्ययन कर सकते हैं। राज्य श्रम निरीक्षणालय द्वारा रिपोर्ट कार्डों की नियमित जांच की जाती है।

टाइम शीट - नमूना भरनाआप इसे हमारे पोर्टल पर (एकीकृत फॉर्म के आधार पर) डाउनलोड कर सकते हैं - इसे नियोक्ता द्वारा बनाए रखा जाना चाहिए। आइए इसकी संरचना की विशेषताओं का अधिक विस्तार से अध्ययन करें।

हम काम के घंटों को रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया स्थापित करते हैं: किस फॉर्म का उपयोग करना है

कर्मचारियों के कार्य समय को रिकॉर्ड करने के लिए - कला में निहित मानदंडों के आधार पर एक अनिवार्य प्रक्रिया। रूसी संघ के श्रम संहिता के 91, - कंपनी को उपयोग करने का अधिकार है:

1. स्वचालित सिस्टम जो:

• विशेष फाइलों में विशेषज्ञों की उपस्थिति, उनके काम के घंटे तय करें;
• ऐसी फ़ाइलों में किसी विशेषज्ञ की अनुपस्थिति के ज्ञात (कार्यक्रम के डेटाबेस में शामिल) कारणों को प्रतिबिंबित करें (उदाहरण के लिए, यदि वह छुट्टी पर आराम कर रहा है या बीमार छुट्टी पर है)।

फॉर्म टी-13 का उपयोग एक दस्तावेज़ के रूप में किया जा सकता है जिसमें स्वचालित प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करते समय संकेतित क्रेडेंशियल दर्ज किए जाते हैं।

2. "मैनुअल" लेखांकन दस्तावेज़।

इन उद्देश्यों के लिए, टी-12 फॉर्म लागू किया जा सकता है।

3. रिकॉर्ड रखने के विभिन्न "अर्ध-स्वचालित" तरीके भी हैं - जब एक जिम्मेदार कर्मचारी आंशिक रूप से टाइम शीट भर रहा है, और बाकी काम कंप्यूटर द्वारा किया जाता है।

आप लेख में फॉर्म टी-12 और टी-13 की संरचना की विशेषताओं के बारे में अधिक जान सकते हैं। .

लेखांकन प्रपत्र: भरने की विशेषताएं

इन फॉर्मों को भरना 2 सिद्धांतों के अनुसार किया जा सकता है:

• "ठोस" - जब यात्राओं के लेखांकन से संबंधित सभी घटनाओं को प्रपत्रों की तालिकाओं में दर्ज किया जाता है: उपस्थिति, अनुपस्थिति, छुट्टी पर जाना, और अन्य;
• "विचलन द्वारा" - जब तालिकाएँ केवल उन घटनाओं को दर्शाती हैं जो विशिष्ट घटनाओं से भिन्न होती हैं, उदाहरण के लिए, देर से आना या दिखाई न देना।

लेखांकन के लिए आंतरिक प्रक्रिया (संकेतित विधियों में से एक द्वारा - स्वचालित या मैन्युअल) नियोक्ता के स्थानीय मानक द्वारा स्थापित की जाती है।

कर्मचारी यात्राओं के लिए पंजीकरण फॉर्म के निर्दिष्ट फॉर्म 2013 तक अनिवार्य थे, जिसके बाद नियोक्ताओं को किसी अन्य फॉर्म का उपयोग करने का अधिकार है। हालाँकि, टी-12 और टी-13 फॉर्म मानव संसाधन विशेषज्ञों से परिचित हैं और अभी भी सक्रिय रूप से उपयोग किए जाते हैं।

टी-13 टाइमशीट को सही तरीके से कैसे भरें

यदि कंपनी लेखांकन की पहली, फ़ाइल पद्धति को प्राथमिकता देती है, तो टी-13 फॉर्म में डेटा दर्ज करने के लिए स्वचालित मॉड्यूल की प्रोग्रामिंग करते समय, कंपनी के विशेषज्ञों के लिए निम्नलिखित बारीकियों पर ध्यान देना उपयोगी होगा:

1. कॉलम "दस्तावेज़ संख्या" में एक क्रमिक संकेतक स्वचालित रूप से दर्ज किया जाता है।

2. यदि दस्तावेज़ महीने के अंत में तैयार किया गया है, तो कॉलम "संकलन की तारीख" महीने के आखिरी दिन को दर्शाता है, या यदि विशिष्ट उद्देश्यों के लिए समय पत्रक तैयार किया गया है तो संकलन की दूसरी तारीख को दर्शाता है।

3. कॉलम "भुगतान कोड का प्रकार" में स्थानीय नियमों के अनुसार निर्धारित मान शामिल हो सकते हैं। यहां प्रासंगिक मूल्यों के लिए एक दिशानिर्देश एक तालिका हो सकती है, जो रूस की संघीय कर सेवा के दिनांक 10 सितंबर, 2015 संख्या ММВ-7-11 / 387 (2 में दर्शाए गए कोड) के आदेश में निहित है। -एनडीएफएल प्रमाणपत्र इसमें तय किए गए हैं)।

4. तालिका के सशर्त कोड (उपस्थिति, अनुपस्थिति, छुट्टियों और अन्य घटनाओं के बारे में), जो समय पत्रक में कार्यक्रम द्वारा भरे गए हैं, का उपयोग टी -12 फॉर्म में प्रदान की गई सूची के अनुसार किया जाना चाहिए।

मैं टी-12 और टी-13 फॉर्म भरने का उदाहरण कहां से डाउनलोड कर सकता हूं

आप हमारी वेबसाइट पर हमारे द्वारा विचार किए गए फॉर्म में कर्मचारियों के लिए टाइमशीट भरने के नमूने डाउनलोड कर सकते हैं:

उदाहरण के लिए, हमारे विशेषज्ञों द्वारा तैयार किए गए नमूना फॉर्म टी-13 का उपयोग करके, कंपनी का एक जिम्मेदार कर्मचारी यह करने में सक्षम होगा:

1. स्वचालित लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म में शामिल सॉफ़्टवेयर सेट करें।

जानिए अभ्यास में टाइम शीट कैसे भरें, एक विशेषज्ञ सॉफ़्टवेयरस्वचालन के लिए कार्मिक रिकॉर्डऐसे सॉफ़्टवेयर का सही कॉन्फ़िगरेशन करना बस आवश्यक है।

2. अपने उद्यम में "मैनुअल" टी-12 फॉर्म के आधार पर टाइम शीट तैयार करते समय तैयार कार्मिक दस्तावेज़ के उदाहरण के रूप में टाइम शीट भरने के नमूने का उपयोग करें।

यदि आपकी कंपनी एकीकृत प्रपत्रों से भिन्न अपने स्वयं के लेखांकन प्रपत्र का उपयोग करना चाहती है, तो आप इसका नमूना हमारी वेबसाइट पर निम्नलिखित लिंक से भी डाउनलोड कर सकते हैं:

परिणाम

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार सभी नियोक्ताओं को उन संकेतकों का रिकॉर्ड रखना होगा जो कर्मचारियों की उनके काम पर जाने और उनके काम के घंटों की संख्या को दर्शाते हैं। इस प्रयोजन के लिए, एक टाइम शीट का उपयोग किया जाता है। उसका नियोक्ता मैन्युअल रूप से या स्वचालित समाधानों के माध्यम से प्रबंधन कर सकता है। पहले मामले में, टी-12 फॉर्म का उपयोग किया जाता है, दूसरे मामले में, टी-13 फॉर्म का। कार्मिक अधिकारियों द्वारा किस प्रकार के फॉर्म का उपयोग किया जाना चाहिए यह स्थानीय मानक में निर्धारित है।

आप लेखों में किसी संगठन में कार्मिक रिकॉर्ड से संबंधित दस्तावेज़ों के अनुप्रयोग के बारे में अधिक जान सकते हैं:

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समय पत्रक- कर्मचारियों के वेतन की गणना के लिए आधार के रूप में कार्य करता है। इस दस्तावेज़ में कर्मचारियों की उनके कार्यस्थल पर उपस्थिति या उनकी अनुपस्थिति के बारे में जानकारी होती है, जिसमें कारण भी बताया जाता है। भरने के लिए, आप एकीकृत फॉर्म टी-13 या फॉर्म टी-12 का उपयोग कर सकते हैं। इस लेख के ढांचे के भीतर, हम फॉर्म टी-13 की टाइम शीट भरने की विशेषताओं पर विस्तार से विचार करेंगे, हम फॉर्म टी-13 के उदाहरण का उपयोग करके टाइम शीट भरने का एक उदाहरण देंगे। वैकल्पिक रूप से, आप नीचे दोनों फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं।

टाइम शीट एक तालिका है जिसमें उद्यम के प्रत्येक कर्मचारी की उपस्थिति और काम से अनुपस्थिति को ध्यान में रखा जाता है। प्रति माह काम किए गए दिनों और घंटों की कुल संख्या प्रदर्शित की जाती है। इसके अलावा, अनुपस्थिति के कारणों के कोड दर्शाए गए हैं।

टाइम शीट फॉर्म टी-13 - नमूना भरना

सबसे पहले, यह ध्यान देने योग्य है कि फॉर्म दो तरीकों से भरा जा सकता है:

• सभी उपस्थिति, कार्य से अनुपस्थिति प्रतिदिन दर्ज की जाती है;
• केवल अनुपस्थिति, विलंबता और सामान्य कार्य दिवस से अन्य विचलन नोट किए जाते हैं।

हमारे नमूना टाइम शीट में, काम के घंटों के लेखांकन की पहली विधि का उपयोग किया जाता है।

सबसे पहले, आपको टाइम शीट में महीने के दौरान कर्मचारी के काम पर जाने का डेटा दर्ज करना होगा। इसके लिए फॉर्म टी-13 में एक तालिका होती है जिसमें प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक अलग लाइन भरी जाती है।

कॉलम 2 और 3 में कर्मचारी का पूरा नाम, पद, उसका कार्मिक नंबर डाला गया है।

कॉलम 4 में काम पर उपस्थिति और अनुपस्थिति को नोट किया गया है। महीने के प्रत्येक कैलेंडर दिन के लिए - एक अलग सेल, कोड पदनाम ऊपर दर्शाया गया है, उस दिन के लिए काम किए गए घंटों की संख्या के नीचे। संभव है कि नीचे वाली कोठरी न भरी हो, जबकि कार्य समय का लेखा-जोखा दिनों में रखा जाता है।

कोड यहां पाए जा सकते हैं शीर्षक पेजटाइमशीट फॉर्म टी-12।

नीचे दिए गए नमूना फॉर्म टी-13 में, काम के घंटे रिकॉर्ड करने के लिए निम्नलिखित अक्षर कोड का उपयोग किया गया था:

• मैं - दिन पूरी तरह से काम कर चुका है;
• बी - एक दिन की छुट्टी;
• के - एक व्यावसायिक यात्रा पर एक कर्मचारी ढूँढना;
• बी - बीमार छुट्टी पर;
• ओटी छुट्टी पर है.

महीने के अंत में, आपको महीने की पहली और दूसरी छमाही में काम किए गए दिनों और घंटों की संख्या की गणना करनी चाहिए, इसके लिए टाइम शीट में कॉलम 5, 6 हैं। पांचवें में - ऊपरी सेल में दिनों की संख्या महीने की पहली और दूसरी छमाही में किए गए काम को निचले सेल में दर्शाया जाता है - हर आधे महीने में काम किए गए घंटों की संख्या। छठे में - पूरे महीने के लिए काम किए गए दिनों (ऊपरी सेल) और घंटों (निचली सेल) की संख्या इंगित की गई है। नीचे दिया गया चित्र टाइम शीट के कॉलम 1-6 को भरने का एक उदाहरण दिखाता है।

टाइम शीट के कॉलम 1-6 को भरने का एक उदाहरण (फॉर्म टी-13)

टी-13 फॉर्म के कॉलम 7-9 में ऐसी जानकारी है जो उपयोगी है।

प्रत्येक प्रकार के पारिश्रमिक के लिए एक अलग कोड पदनाम है, उदाहरण के लिए:

• 2000 वेतन और यात्रा भत्ते के लिए कोड है;
• 2012 - अवकाश वेतन के लिए टाइमशीट कोड;
• 2300 - भुगतान कोड बीमारी के लिए अवकाशवगैरह।

टाइम शीट भरने के हमारे उदाहरण में उपरोक्त तीन कोड शामिल हैं।

यदि सभी कर्मचारियों के लिए केवल एक प्रकार का पारिश्रमिक उपयोग किया जाता है, तो निम्नलिखित डेटा भरा जाना चाहिए:

• भुगतान प्रकार कोड - शीर्ष पर कॉलम 7-9, सभी कर्मचारियों के लिए समान;
• ऑफसेटिंग खाता - एक खाता जिससे इस प्रकार के पारिश्रमिक की लागत संबंधित होती है;
• 7, 8 कॉलम खाली रहे;
• 9 - प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रति माह काम किए गए दिनों (घंटे) की संख्या।

यदि कई प्रकार के पारिश्रमिक का उपयोग किया जाता है, तो सभी तीन कॉलम भरने होंगे: 7, 8, 9।

सातवां वेतन कोड है, आठवां इस प्रकार के भुगतान के लिए लागत आवंटित करने का खाता है, नौवां इस प्रकार के भुगतान के अनुरूप दिनों या घंटों की संख्या है। यह डेटा टाइम शीट में सूचीबद्ध प्रत्येक कर्मचारी के लिए भरा गया है।

तालिका के शेष कॉलम में श्रमिकों की गैर-उपस्थिति, विलंबता के कारणों की जानकारी है।

उदाहरण के लिए, गैर-उपस्थिति के कारणों के लिए इसके अपने कोड भी हैं:

• के - व्यापार यात्रा;
• बी - बीमार छुट्टी;
• ओटी - छुट्टी, आदि

कारण कोड के संकेत के आगे इस कारण से कर्मचारी की अनुपस्थिति के घंटों या दिनों की संख्या है। टाइम शीट भरने का काम आमतौर पर विभागों या प्रभागों के प्रमुखों या कार्मिक अधिकारियों को सौंपा जाता है।

फॉर्म टी-13 (कॉलम 7-13) में टाइम शीट भरना

ओल्गा लिकिना (अकाउंटेंट एम.वीडियो मैनेजमेंट) द्वारा लेखक का पाठ्यक्रम शुरुआती और अकाउंटेंट के लिए एक कंपनी में कार्मिक रिकॉर्ड व्यवस्थित करने के लिए बहुत अच्छा है।

टाइम शीट डाउनलोड करें (फॉर्म टी-13)। एक्सेल में नमूना और प्रपत्र

नीचे आप एक शीट पर टाइमशीट फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं, और नीचे एक उदाहरण के रूप में, आप पूरा नमूना दस्तावेज़ देख सकते हैं।

वीडियो पाठ “टाइम शीट। फॉर्म टी-13”

यह वीडियो ट्यूटोरियल दिखाता है विस्तृत उदाहरणफॉर्म टी-13 में टाइम शीट भरना।

टाइम शीट न केवल प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों की संख्या को दर्शाती है, बल्कि आपको दैनिक आधार पर उपस्थिति और अनुपस्थिति के बारे में जानकारी दर्ज करने की भी अनुमति देती है। कुछ कर्मचारी बीमार पड़ गये, कुछ अज्ञात कारणों से अनुपस्थित हैं, और कुछ छुट्टी पर चले गये। आइए देखें कि इन सभी मामलों को रिपोर्ट कार्ड में सही तरीके से कैसे अंकित किया जाए।

सभी संगठनों को एक टाइम शीट बनाए रखना आवश्यक है। इस दस्तावेज़ की आवश्यकता निम्न के लिए है:

• प्रतिदिन इस बात का ध्यान रखें कि कर्मचारी अपने कार्य समय का उपयोग कैसे करते हैं, क्या वे स्थापित कार्य घंटों का अनुपालन करते हैं;
• काम किए गए घंटों पर डेटा प्राप्त करें;
• वेतन की गणना करें;
• सांख्यिकीय निकायों के लिए श्रम पर सांख्यिकीय रिपोर्ट तैयार करना।

रूस की राज्य सांख्यिकी समिति ने टाइम शीट के लिए दो एकीकृत रूपों को मंजूरी दी - टी -12 और टी -13 *। फॉर्म इस मायने में भिन्न हैं कि टी-12 एक सार्वभौमिक विकल्प है, और टी-13 तब किया जाता है जब संगठन के पास उपस्थिति-अनुपस्थिति (टर्नस्टाइल) की निगरानी के लिए एक स्वचालित प्रणाली हो। इस मामले में, डेटा को कंप्यूटर के माध्यम से फॉर्म में दर्ज किया जाता है। अक्सर, निश्चित रूप से, वे टी-12 फॉर्म का उपयोग करते हैं, क्योंकि सभी संगठनों में एक्सेस सिस्टम स्थापित नहीं होते हैं।

तालिका एक प्रति में तैयार की गई है। महीने के अंत में, पूरी की गई टाइम शीट पर प्रबंधकों द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए संरचनात्मक विभाजनऔर मानव संसाधन कार्यकर्ता. फिर दस्तावेज़ पेरोल गणना के लिए लेखा विभाग को जाता है।

टाइमशीट कौन रखता है

पहले, कई संगठनों में एक विशेष पद होता था - टाइमकीपर। अब प्रबंधक केवल काम से बाहर निकलने और अनुपस्थिति दर्ज करने के लिए एक अलग कर्मचारी इकाई रखना अतार्किक मानते हैं। अक्सर, टाइम शीट रखने की जिम्मेदारी उनके मुख्य कार्यों के अलावा एक कार्मिक विशेषज्ञ, लेखाकार या संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों को सौंपी जाती है। याद रखें कि यह दायित्व रोजगार अनुबंध में तय किया जाना चाहिए नौकरी का विवरणकर्मचारी या संगठन के निदेशक के आदेश से उसे सौंपा गया।

टाइमशीट में कार्य समय के उपयोग को कैसे दर्शाया जाए

फॉर्म टी-12 और टी-13 व्यावहारिक रूप से विवरण की संरचना में भिन्न नहीं हैं, इसलिए हम एक फॉर्म - टी-12 के उदाहरण का उपयोग करके टाइम शीट भरने पर विचार करेंगे। या यों कहें, इसका पहला खंड, जिसे "कार्य समय के उपयोग के लिए लेखांकन" कहा जाता है। टाइम शीट भरने का एक नमूना पृष्ठ पर दिया गया है....

समय पत्रक एक महीने के लिए बनाए रखा जाता है, और इस अवधि के अंत में, यह प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों की संख्या का सारांश देता है। मध्यवर्ती परिणाम (महीने की पहली और दूसरी छमाही के लिए) भी नोट किए जाते हैं। कार्य पर उपस्थिति एवं गैर-उपस्थिति को सतत पंजीकरण विधि द्वारा दर्ज किया जाता है। इसका मतलब यह है कि महीने के प्रत्येक दिन के लिए, कुछ पदनाम संबंधित सेल में डाल दिए जाते हैं - कुछ कारणों से उपस्थिति या गैर-उपस्थिति (या अस्पष्टीकृत परिस्थितियों के लिए)। हालाँकि, उपस्थिति को चिह्नित करने की नहीं, बल्कि कार्य अनुसूची (अनुपस्थिति, विलंबता, आदि) से केवल विचलन दर्ज करने की भी अनुमति है। यदि महीने के लिए कोई विचलन नहीं था, तो महीने की पहली और दूसरी छमाही के लिए काम के परिणामों पर केवल अंतिम डेटा और कुल रिपोर्ट कार्ड में दिखाई देगा, जबकि अन्य कोशिकाएं खाली रहेंगी।

अब देखते हैं कि रिपोर्ट कार्ड में पदनाम अंकित करना वास्तव में कितना आवश्यक है।

टी-12 फॉर्म के कॉलम 4 और 6 में दो पंक्तियाँ हैं। ऊपरी पंक्ति में महीने के प्रत्येक दिन (उपस्थिति, छुट्टी, व्यापार यात्रा, बीमारी की छुट्टी, आदि) के लिए कार्य समय के खर्चों के प्रकार का अक्षर पदनाम होता है। सबसे नीचे, उनके लिए घंटों की संख्या दर्ज की गई है। अक्षर पदनाम टी-12 फॉर्म के शीर्षक पृष्ठ पर दिए गए हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी 13 जून को काम पर आया था और पूरे समय उपस्थित था, तो जून के रिपोर्ट कार्ड में कर्मचारी के अंतिम नाम के सामने 13 नंबर के साथ सेल में हम "I" और 8 कार्य घंटे डालेंगे। यदि इस दिन वह किसी व्यापारिक यात्रा पर था तो आपको "K" अवश्य लगाना चाहिए। लेकिन उस दिन आपके संगठन में उसके पास काम के घंटे नहीं थे, इसलिए हमने निचली पंक्ति में शून्य डाल दिया। सप्ताहांत और छुट्टियों का भी अपना पदनाम होता है। शीर्ष पंक्ति में "इन" डाला जाता है, और नीचे - शून्य।

याद रखें: इस या उस कोड को डालने के लिए आपके पास अच्छे कारण होने चाहिए। उदाहरण के लिए, आप रिपोर्ट कार्ड में बीमारी की छुट्टी तभी अंकित कर सकते हैं जब यह निश्चित रूप से ज्ञात हो कि कर्मचारी के पास अस्थायी विकलांगता का प्रमाण पत्र है। पृष्ठ पर तालिका... में अनुपस्थिति और स्थापित कार्य व्यवस्था से विचलन के सभी मामलों के लिए दस्तावेजों की एक सूची है। यदि आपके पास कर्मचारी की अनुपस्थिति के कारण की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ नहीं हैं, तो आप केवल टाइम शीट में अस्पष्ट कारणों ("एचएन") के लिए अनुपस्थिति को चिह्नित कर सकते हैं।

काम किए गए घंटों और काम न किए गए घंटों के प्रतीक, जो टी-12 फॉर्म के शीर्षक पृष्ठ पर प्रस्तुत किए गए हैं, टी-13 फॉर्म में भी उपयोग किए जाते हैं।

कैसे सारांशित करें

महीने के अंत में, आपको काम किए गए दिनों और घंटों की कुल संख्या की गणना करने की आवश्यकता है। उसी समय, सप्ताहांत, अनुपस्थिति, अज्ञात कारणों से अनुपस्थिति, बीमार दिन, व्यावसायिक यात्राओं को काम किए गए दिनों की गणना से बाहर रखा जाता है - सामान्य तौर पर, वे सभी दिन जब कर्मचारी काम से अनुपस्थित था। काम किए गए घंटों की संख्या की गणना करने के लिए, आपको बस दूसरी पंक्ति, कॉलम 4 और 6 में संख्याओं को जोड़ना होगा, और परिणाम को कॉलम 5 (महीने की पहली छमाही के लिए), कॉलम 7 (दूसरी छमाही के लिए) में दर्ज करना होगा महीना) और कॉलम 8-13 (पूरे महीने के लिए)।

अलग से, अनुपस्थिति के दिनों की संख्या की गणना करना और कॉलम 14-16 में उनके बारे में जानकारी दर्ज करना आवश्यक है। कॉलम 15 डाल दिया डिजिटल कोडगैर-उपस्थिति के कारण (ये कोड पत्र पदनामों के साथ फॉर्म के कवर पेज पर दिए गए हैं)। उदाहरण के लिए, कोड अगली छुट्टी- 09, और अज्ञात कारणों से अनुपस्थिति - 30। अंत में, प्रति माह प्रत्येक कर्मचारी के लिए छुट्टी के दिनों की कुल संख्या निर्धारित करना और इसे कॉलम 17 में दर्ज करना आवश्यक है।