Cómo enviar una solicitud de una persona al archivo. Archivo: cómo realizar una solicitud relacionada con el restablecimiento de los vínculos familiares y la creación de un árbol genealógico

Si está interesado en cómo realizar una solicitud al archivo sobre familiares, este artículo le ayudará. Todas las solicitudes recibidas del público se pueden dividir en tres tipos principales:

1. Naturaleza social y jurídica (en forma de diversos certificados, de experiencia laboral, etc.).

2. De carácter temático (que lleva información biográfica sobre una persona específica).

3. Genealógico.

No consideraremos ahora los dos primeros tipos. Centrémonos en el tercero: cómo realizar una solicitud al archivo sobre familiares.

Te ayudarán por dinero.

Existen oficinas especializadas en investigación familiar, donde cualquiera que quiera ahorrar tiempo y deshacerse de problemas puede solicitar información genealógica pagando una tarifa. Los empleados de dichas instituciones pueden, por una tarifa (bastante simbólica), redactar un texto competente de la solicitud y proporcionar la dirección exacta del archivo donde presentará la solicitud.

Más hablaremos sobre las características que se deben tener en cuenta en la comunicación con los empleados de los departamentos de almacenamiento, salas de lectura y otros, quienes deberán tramitar y satisfacer las solicitudes de familiares de los ciudadanos interesados.

nadie te debe

Antes de realizar una solicitud al archivo sobre familiares, intente imaginar con qué tipo de especialistas tratará. Este factor psicológico puede desempeñar un papel importante en el éxito de toda la empresa. Según las estadísticas, el personal de instituciones como los archivos estatales se encuentra entre los más inteligentes gente educada. Las actividades consistentes en procesar solicitudes de archivo no se encuentran entre sus responsabilidades inmediatas. No reciben ningún ingreso por dicho trabajo (a pesar de que este servicio es remunerado, todo el dinero va a la tesorería).

Los artistas específicos no tienen nada más que su salario, en relación con todo lo anterior, la solicitud bien puede ser rechazada sin explicar los motivos del rechazo, o con una respuesta formal en forma de baja. A veces instituciones federales publicar en sus propios recursos de Internet anuncios del siguiente tipo: “Debido a la apretada agenda de los especialistas, las solicitudes genealógicas no se procesan”.

Y aquí - debemos

En cuanto al registro civil, la situación es algo diferente. Responder consultas sobre familiares es responsabilidad directa de los empleados de estas instituciones. Las solicitudes recibidas pueden ser completamente diferentes. Alguien busca documentos relacionados con la celebración o disolución de un matrimonio entre padres u otros miembros de la familia. Otro hace una solicitud al archivo sobre familiares para la ciudadanía. El tercero está ocupado buscando el certificado de defunción o de nacimiento de un antepasado lejano. El cuarto, que vive en el extranjero, puede enviar una solicitud al archivo sobre familiares en Rusia. Los cambios en la legislación ocurren con bastante frecuencia, por lo que todos los matices del procedimiento se aclaran inmediatamente en el momento de una solicitud específica.

Lo más probable es que una institución de este tipo requiera prueba de su relación con la persona sobre la cual está tratando de obtener información. Lo más probable es que, al investigar la historia de su propia familia, se encuentre con una situación que le permita solicitar datos exclusivamente sobre los antepasados ​​​​fallecidos. Esta solicitud sin permiso adicional sólo está disponible para los hijos de la persona mencionada. Es decir, los trabajadores de archivos parten del supuesto de que la restauración de certificados y otros documentos será realizada por las propias personas o con la ayuda de representantes autorizados.

¿Quién puede acceder a una solicitud en los archivos del expediente personal de un familiar?

¿Qué significa esto en la práctica? Si sus padres están vivos, no intente solicitar la visa para parientes de una generación (es decir, abuelos). Nadie está obligado a facilitar dicha información a sus nietos. Si su madre o su padre, por algún motivo, no pueden realizar el procedimiento de búsqueda de información, su tarea es otorgar un poder notarial para el derecho a realizar dichas actividades. El albacea puede ser cualquier persona, no necesariamente un familiar.

Y, sin embargo, es posible aclarar el algoritmo específico de las acciones de búsqueda solo en el momento en que surge una situación individual. Depende no sólo del grado de relación del solicitante con el objeto de la búsqueda, sino también de la situación jurídica en el momento actual. Datos reglas estrictas No inventado en vano. Si lo piensas bien, todo es bastante lógico y justo. Es poco probable que alguno de ustedes esté feliz de descubrir el siguiente hecho: algunos extraños obtienen acceso completamente libre a la biografía y a otros matices importantes la vida de sus familiares o profundizar en la historia de la familia, buscando cualquier evidencia incriminatoria (a menudo con fines indecorosos).

Llegar al punto

Entonces, hemos entendido el concepto básico del evento. Ahora pasemos a acciones concretas. ¿Cómo hacer exactamente una solicitud para que se ejecute rápidamente y sin obstáculos? En primer lugar, debe establecer en cuál de los archivos o oficinas de registro de la ciudad debe presentar su solicitud de búsqueda. ¿Dónde contactar: ​​el archivo central o su sucursal local? Se selecciona un objeto para tales fines, dependiendo de la tarea que usted se proponga. Esto puede ser obtener cierta información o restaurar cualquier documento.

El factor tiempo también es importante: hace cuánto tiempo ocurrió el evento de interés (muerte, nacimiento, matrimonio). De acuerdo a normas legislativas, un documento creado hace menos de cien años debe conservarse en el registro territorial. En la práctica, los registros a menudo relativamente “jóvenes” relacionados con un estado también terminan en depósitos de archivos regionales.

Después de la revolución...

Así, si está interesado en un documento familiar relacionado con periodo soviético(por ejemplo, si realiza una solicitud al archivo sobre familiares que participaron en la Segunda Guerra Mundial), la solicitud debe enviarse, en primer lugar, a la oficina de registro del lugar del evento solicitado. Si el documento logró ingresar a los archivos federales, recibirá información al respecto en una carta de respuesta.

Actualmente servicios públicos Están desarrollando intencionadamente una base de datos electrónica común, que recibe de forma centralizada toda la información necesaria sobre los ciudadanos. Cuando el sistema esté suficientemente depurado, será posible enviar una solicitud al archivo regional y comenzará la búsqueda. la gente adecuada o documentos se simplificarán enormemente.

...y antes de eso

Si su solicitud se refiere a hechos relacionados con el período prerrevolucionario, deberá buscarlos en los cuadernos métricos de la iglesia. Allí se anotaban los datos necesarios antes de que aparecieran los libros, que sirvieron como documentos totalmente oficiales hasta 1917.

El procedimiento en este caso debería ser exactamente el contrario. Comience su solicitud con el archivo regional de la región donde vivió la persona que le interesa o donde tuvieron lugar eventos importantes para usted. Si los registros necesarios no se almacenan en sus fondos, lo más probable es que lo redirijan a la oficina de registro.

Cosas para recordar

En ocasiones puede haber casos de confusión cuando los límites de los distritos cambian según la división administrativo-territorial. Tal o cual asentamiento (ciudad, pueblo, aldea), junto con su iglesia parroquial, podría pertenecer a diferentes años a diversas provincias. Por lo tanto, la propiedad de los registros eclesiásticos deberá aclararse en dos archivos regionales separados.

Es muy posible que, al no encontrar datos en uno de ellos, los trabajadores del almacén no adviertan al ciudadano sobre tal posibilidad. La respuesta a la solicitud será una respuesta clásica con el texto "no encontrado". Si tiene la más mínima duda sobre la minuciosidad del proceso de procesamiento de su solicitud, intente duplicarla enviando una solicitud a los archivos regionales vecinos, donde en teoría podrían transferirse documentos de la iglesia y otros documentos que contengan registros de rituales ancestrales. En algunos casos, es recomendable contactar con el archivo central.

Que y como escribir

Pasemos ahora al procedimiento de solicitud real. El ejemplo de solicitud de archivo no contiene nada complicado. El soporte de texto debe estar escrito correctamente. Dichas apelaciones a la oficina de registro y a las instituciones de almacenamiento tienen una forma bastante similar, por lo que no consideraremos ambas opciones aquí. Entonces, el contenido de una solicitud al archivo sobre familiares consta convencionalmente de tres bloques de texto: la dirección de la organización a la que se envió la solicitud, un breve resumen de la esencia de la situación e información sobre el solicitante. Cada parte debe completarse. Si te pierdes alguno de ellos, definitivamente no lograrás el objetivo deseado.

Antes de escribir una solicitud al archivo sobre antepasados, no sea perezoso en visitar el sitio web de la institución o llamar por teléfono y averiguar si se proporciona dicho servicio como tal. Si se está trabajando en las solicitudes de búsqueda de los ciudadanos, infórmese sobre el método por el cual se debe enviar su solicitud. Algunos lugares aceptan este tipo de cartas por correo electrónico, mientras que otros prefieren tratar con correspondencia tradicional en papel. Allí también puede averiguar cuánto cuesta una solicitud al archivo sobre familiares.

Si el trabajo se va a realizar exclusivamente en soporte físico, es decir, en forma de solicitudes escritas y respuestas a las mismas, no olvide incluir un sobre de repuesto. Organizaciones presupuestarias a menudo no disponen de medios propios adicionales para el envío por correo. De acuerdo, es muy decepcionante si una solicitud que es importante para usted se ignora por una razón tan trivial. Es lógico suponer que lo que tamaños más pequeños archivo, sobre todo porque el modesto presupuesto se destina a tareas adicionales.

Datos obligatorios

¿Qué matices hay que tener en cuenta respecto al contenido del documento? La solicitud se envía al director del archivo. La dirección y el nombre de la institución están escritos en la esquina superior izquierda, y allí también se indican los datos del remitente para mantener la unidad visual. También puede encontrar nombres y apellidos específicos en el sitio web de la institución.

Después de postularse para el puesto de director del archivo estatal (indique cuál y dónde se encuentra), ingresa en el formulario su propio nombre completo y la dirección real de residencia en la que planea esperar la correspondencia. Definitivamente deberías incluir un número de teléfono o una dirección de correo electrónico (o mejor aún, ambos) como información de contacto. Por supuesto, si ignoras estos requisitos, la solicitud se considerará anónima y no tendrás que esperar a que se cumpla.

Sobre la hermana del talento.

¿Cómo realizar una solicitud al archivo sobre familiares de la manera más productiva posible? ¿Existen reglas para redactar una solicitud que aumenten las posibilidades de éxito? Existe un mito bastante común de que una presentación detallada de la esencia aumenta la probabilidad de una respuesta igualmente detallada. Desafortunadamente, este enfoque sólo puede considerarse relevante en colaboración con genealogistas privados pagados. Si estamos hablando acerca de En el caso de una agencia gubernamental, es exactamente lo contrario. Los objetivos deben formularse de la forma más concisa y clara posible. Esto aumenta sus posibilidades de influir en los archiveros para que consideren su solicitud lo más rápido posible.

No vale la pena escribir un ensayo con detalles de la biografía de los antepasados ​​que solo le interesen a usted. Debe indicar sólo la cantidad requerida de hechos exactos: fechas y lugares de nacimiento, localidades, nombres y apellidos de los antepasados, el grado de su parentesco. También sería buena idea indicar el tipo de registro que le interesa. Si los datos se especifican en el nivel "aproximadamente", el tiempo de búsqueda (así como el costo de ejecutar la solicitud) aumentará y, en ocasiones, la información no se encontrará en absoluto. Complete su solicitud con la frase obligatoria que las acciones que está tomando se llevan a cabo con el objetivo de restaurar la genealogía, lo cual es necesario por ciertas razones de peso, y el trabajo de los trabajadores del archivo seguramente será remunerado. Idealmente, encajarás la esencia del asunto en tres o cuatro líneas.

Solicitud de archivo - muestra

Como ejemplo, proporcionamos al archivo una solicitud de muestra con una solicitud similar: “Busque registros de la muerte (nacimiento) de mi bisabuela (apellido, nombre, patronímico) durante **** año en el pueblo ( ciudad, pueblo) N. Si no hay métricas, agradeceré información sobre las fuentes genealógicas más cercanas sobrevivientes relacionadas con el período especificado. búsqueda exitosa Es recomendable emitir un certificado de archivo en forma de extracto, fotocopia o fotografía de una página. Estoy dispuesto a pagar los servicios en su totalidad."

Se envía un texto similar en el caso de una ceremonia de matrimonio. Las solicitudes a gran escala con expresiones vagas como “investiga a mi familia desde el punto de vista genealógico” o “Me interesa el pedigrí de mi apellido” son extremadamente desagradables. Pueden ahuyentar a los artistas. resolver un similar tarea global- una tarea extremadamente laboriosa que no está oficialmente entre las responsabilidades del personal de archivo. Después de todo, la genealogía familiar no es su actividad principal.

En conclusión, observamos

En la comunicación informal, se ha observado que las solicitudes hechas de manera civilizada y educada brindan una motivación adicional para una ejecución de alta calidad de las solicitudes. No hay nada sorprendente. A veces, en los sitios web de archivos se advierte sobre la inadmisibilidad de exigencias groseras y formulaciones inadecuadas. ¡Es sorprendente que alguno de los solicitantes no entienda tales cosas!

La apelación, como cualquier documento oficial, finaliza con fecha y firma. Si se va a enviar hay que escanearlo. No es necesario realizar una solicitud duplicada. El destino de una solicitud repetida es terminar al final de la cola y solo agregar molestias a los mismos empleados. En caso de posible retraso en la respuesta, podrá enviar una solicitud oficial para aclarar la etapa de ejecución de la solicitud de tal o cual a partir de la fecha de tal o cual.

¿A qué plazos debería aspirar? El archivo puede procesar su solicitud en unos días o en unos meses. Hay casos en los que tuvimos que esperar casi un año para recibir una respuesta. En promedio, si la institución funciona bien y sus empleados adoptan una actitud responsable hacia sus propias responsabilidades, se puede esperar obtener resultados en un par de semanas.

Cuando existe la necesidad de recuperar documentos perdidos o recuperar información perdida surge la pregunta: cómo hacer una solicitud al archivo. Para solicitar la información necesaria, es necesario conocer el procedimiento exacto para contactar con esta institución. Qué tipo de trámite es este y en qué secuencia realizar las acciones, te lo contamos en este artículo.

Brevemente sobre los archivos.

Normalmente, un archivo es agencia del gobierno, que está diseñado para almacenar datos bajo ciertas condiciones. Al mismo tiempo, se garantiza la seguridad del contenido de los documentos. Los objetivos del archivo no son sólo almacenar datos, sino también proporcionar información cuando se solicite. agencias gubernamentales o particulares.

Los archivos existen desde tiempos inmemoriales. Tan pronto como el desarrollo de la civilización alcanzó un cierto nivel, comenzó gradualmente el surgimiento del trabajo de archivo. Hoy se sabe que los archivos existieron no sólo en la Europa medieval, Antigua Grecia y Bizancio. Los historiadores tienen documentos de archivo. Antigua Roma, Estado asirio, Egipto, Babilonia. EN tiempos diferentes Los archivos se dividieron en centrales y regionales, señores y vasallos, iglesias e incluso familias individuales.

Archivos de nuestros días.

Hoy en día los archivos se forman según principios departamentales y estatales. Es decir, la información se recopila dentro de un determinado departamento o para un determinado territorio.

En base a esto, los archivos se suelen dividir en:

Comunitario, privado, público;
urbano, municipal;
histórico, actual, estatal, gubernamental, federal.

Cualquier persona u organización, incluidas las autoridades, puede realizar una solicitud al archivo. En este último caso, la solicitud al archivo tendrá carácter de servicio. Los ciudadanos extranjeros desde el extranjero también pueden realizar una solicitud al archivo. En este caso se llama consular.

Por cierto, se puede realizar una solicitud al archivo no solo para datos personales, sino también para documentos históricos. Por lo general, estos documentos interesan a historiadores, escritores, guionistas y científicos. En este último caso, si la información es necesaria para la tesis, además del pasaporte, se deberá aportar un documento que acredite el tema del trabajo y la condición del interesado.

Dónde y cómo realizar una solicitud al archivo.

Dónde ir y cómo solicitar el archivo depende del tipo de información que necesite. Por ejemplo, si necesita información personal sobre un ciudadano, puede comunicarse con el archivo de la oficina de registro regional. Pero hay que tener en cuenta que los datos se almacenan allí durante no más de 75 años. Transcurrido este plazo, se trasladan al archivo regional. Para renovar un asiento en el libro de trabajo es necesario presentar una solicitud al archivo al militar territorial o estatal, si hablamos de un militar, o a la Naval Central, si hablamos de un marinero.

En cualquier caso, la búsqueda Información necesaria Siempre vale la pena comenzar con el archivo central de la ciudad del lugar de trabajo o de residencia de una persona. Hoy en día, muchos archivos ofrecen servicios de recuperación de datos en línea.

Tipos de solicitudes de archivo

Una solicitud al archivo puede ser de tres tipos:

sociojurídico– consulares, oficiales, particulares, destinados a obtener información para cumplir con los intereses y derechos de organizaciones e individuos;
genealógico– establecer parentesco, aclarar la historia del clan o familia;
temático– una solicitud al archivo sobre un hecho, evento o tema específico.

El procedimiento para la tramitación de solicitudes está establecido por la Ley Federal No. 125-FZ “Sobre Asuntos Archivísticos en Federación Rusa" De acuerdo con él, la respuesta a una solicitud al archivo debe entregarse a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la solicitud. En algunos casos, el plazo podrá ampliarse otros 30 días. Pero en este caso, el empleado del archivo está obligado a notificar por escrito a la persona solicitada la ampliación del plazo.

Hay ocasiones en las que se realiza una solicitud al archivo equivocado. Luego, sus empleados están obligados a redirigir la solicitud a la dirección requerida en un plazo de cinco días. Esto también se notifica al solicitante por escrito.

Hacer una solicitud

Pasemos ahora a la cuestión de cómo realizar una solicitud al archivo. Para obtener la información que le interesa, deberá redactar la solicitud correspondiente. No existe una forma estrictamente establecida de este documento. Pero algunos establecimientos ofrecen solicitud de muestra para archivo llenar. Está escrito en forma libre. Sin embargo, la solicitud debe contener cierta información.

El encabezado dice:

El nombre del archivo y el nombre completo de su director;
dirección y nombre completo del solicitante;
su número de teléfono de contacto;
si la solicitud la realiza una entidad jurídica, el número de solicitud saliente, los datos de la organización y la dirección.

Entonces la palabra se escribe en el medio. "Declaración". Después de esto, puede escribir una solicitud detallada al archivo. Aquí se debe proporcionar la siguiente información:

Proporcionar información sobre cuál es la solicitud e indicar el momento en que necesita recibir esta información;
explicar por qué y por qué se necesita información;
dirección de correo electrónico o postal a la que enviar la respuesta;
Fecha de solicitud;
la firma y el sello del solicitante, si la solicitud la realiza una persona jurídica.

Ejemplo de solicitud al archivo:

Cómo enviar una solicitud

No basta con escribir correctamente una solicitud en el archivo. Aún es necesario presentarlo correctamente. Puede venir personalmente a los archivos con su pasaporte y su solicitud y enviar su solicitud. O enviar por correo por correo certificado. Hoy en día también es posible enviar una solicitud a través de Internet. En este caso, deberá ser notificado por correo electrónico de que su solicitud ha sido recibida.

Que recibir a cambio

Si lo solicita, el archivo no emite el documento original, pero proporciona un certificado de un formulario especial, que contiene todos los datos de acuerdo con la solicitud. También pueden proporcionar un extracto de archivo que contenga el contenido del documento. También puede obtener una copia de archivo del documento.

Si no se encuentra la información, se notifica al solicitante por carta y se le dan recomendaciones sobre cómo encontrar la información. En general, la pregunta cómo hacer una solicitud al archivo, la solución es simple: simplemente comuníquese con el archivo requerido con una declaración.

Un archivo es una institución gubernamental que garantiza la seguridad de los documentos, las condiciones favorables para su uso, proporciona información a las autoridades estatales y gobiernos locales y también satisface las necesidades de información de la población. Y obtener la información necesaria para proteger los intereses personales de los ciudadanos es nuestro derecho inalienable. Consideremos las etapas por las que pasa una persona cuando se postula para el archivo.

¿Qué tipo de solicitudes hay?

Hay tres tipos de solicitudes:

• temático- solicitudes de información sobre un problema, tema, evento o hecho específico. Por ejemplo, una solicitud biográfica, que establece la información necesaria para estudiar la vida de una persona en particular y aclara los hechos de su biografía;
• genealógico- solicitudes que expresen la necesidad de información documental que establezca parentesco, vínculos familiares de dos o más personas, historia familiar, clan;
• sociojurídico- solicitudes de una persona u organización específica relacionadas con la garantía de sus derechos e intereses legítimos. Se dividen en tres grupos:
  • de carácter oficial de las autoridades legislativas y ejecutivas;
  • de personas físicas y jurídicas;
  • solicitudes de ciudadanos rusos y extranjeros y apátridas que viven en el extranjero, las llamadas consulares.

Para nosotros, las más interesantes serán las solicitudes sociales y jurídicas de personas físicas y jurídicas. De acuerdo con las Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, registro y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación de Rusia, las solicitudes sociales y legales incluyen solicitudes de confirmación:

• duración del servicio y tamaño salarios,
• servicios en unidades militares y formaciones,
• oh estado de salud,
• premiar, conferir títulos,
• obtener una educación,
• el uso de la represión,
• sobre actos del estado civil, etc.

Ejemplo 1

Contraer Mostrar

Por ejemplo, después de analizar el historial laboral de un empleado contratado para un puesto directivo y de responsabilidad, la empresa querrá asegurarse de que el empleado realmente tuviera experiencia en empresa grande. Si la empresa fue liquidada de la manera prescrita por la ley (incluso como resultado de un procedimiento de quiebra) o se transformó de manera que implicó la transferencia de documentos sobre el personal al archivo, el empleador puede comunicarse con el archivo con la solicitud correspondiente. .

No es raro tener problemas con la preparación de documentos relacionados con la asignación de pensiones a los empleados.

Servicios gratuitos y de pago.

El archivo cumple con todas las solicitudes sociales y legales de forma gratuita. Pero hay excepciones:

• si necesita cumplir con la solicitud con urgencia (dentro de 1 a 5 días a partir de la fecha de solicitud);
• emitir un duplicado o reexpedir un certificado de archivo para reemplazar el perdido o dañado por culpa del solicitante (excepto en el caso de accidentes documentados);
• presentar varias copias del certificado de archivo a solicitud del solicitante;
• realizar una solicitud sobre experiencia laboral y salario por un período superior a 5 años (60 meses consecutivos);
• Realizar una consulta sobre derechos de propiedad.

Los servicios en la sala de lectura de archivos son gratuitos (excepto los servicios no previstos por las Reglas para el trabajo de los usuarios en las salas de lectura de los archivos estatales de la Federación de Rusia).

La gama de trabajos y servicios remunerados que realizan los archivos la establece el Servicio Federal de Archivos de Rusia. Sobre esta base, el archivo puede elaborar una lista más detallada, que es aprobada por el director. Además, el archivo puede determinar de forma independiente categorías de personas jurídicas y personas físicas (jubilados, discapacitados, orfanatos, etc.) a quienes se les proporciona trabajo y servicios en condiciones preferenciales.

Solicitar plazos

De acuerdo con las Reglas básicas para el funcionamiento de archivos de organizaciones (aprobadas por decisión de la Junta de Rosarkhiv del 06/02/2002) el plazo para atender solicitudes de carácter sociojurídico basadas en documentos de archivo no debe exceder los 30 días a partir de la fecha de registro de la solicitud. Con el permiso de la dirección del archivo, este plazo podrá ampliarse si es necesario, pero no más de 30 días con notificación obligatoria al solicitante. Si, transcurrido el plazo establecido, no se recibe respuesta, es necesario ponerse en contacto con el organismo de gestión de archivos de la región determinada con una solicitud del motivo por el cual no se ejecutó la apelación enviada.

El cumplimiento de las solicitudes se lleva a cabo de acuerdo con el procedimiento para el uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación de Rusia, establecido por la Ley Federal de 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre Asuntos de Archivos en la Federación de Rusia", Ley Federal de 20 de febrero de 1995 No. 24-FZ “Sobre Información, Informatización y Protección de la Información”.

Si su solicitud se considera no esencial, entonces su reenvío según su afiliación a otros archivos u organizaciones deberá realizarse dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud por el archivo, debiendo ser informado al respecto.

¿Dónde contactar?

En primer lugar, el archivo con el que debe comunicarse depende de la escala de la organización que le interesa: si necesita información sobre una persona que trabaja (ha trabajado) en una institución federal, debe comunicarse con los archivos federales; subordinación republicana, regional, regional - a los archivos estatales de la región correspondiente; subordinación de la ciudad y el distrito - a los archivos municipales.

Ejemplo 2

Contraer Mostrar

Si necesita solicitar información sobre una persona que trabajó en una empresa estatal liquidada en Moscú, debe comunicarse con el Archivo Estatal Central de Documentos sobre el Personal de Empresas Liquidadas. empresas estatales, instituciones, organizaciones de Moscú.

Si una persona trabajaba en una empresa municipal o en una organización no gubernamental, la búsqueda de documentos debe comenzar con los archivos de la ciudad o distrito. Existen dificultades con las organizaciones comerciales debido a la falta de mecanismos legales para solicitar la transferencia de documentos al almacenamiento estatal.

Para saber con qué archivo contactar, puede utilizar el sitio web www.rusarchives.ru. También hay una guía en línea de archivos rusos www.guides.rusarchives.ru, que permite buscar en 31 archivos federales y 49 archivos regionales e incluye alrededor de 140 mil fondos de archivo que contienen documentación sociopolítica, histórica, militar, económica y de otro tipo.

¿Cómo hacer una solicitud?

No existen requisitos estrictos para la solicitud, la solicitud se redacta de forma libre, pero dirigida al director del archivo. Se deberá facilitar la siguiente información, independientemente del tipo de solicitud:

• apellido, nombre, patronímico de la persona de interés en el momento actual y necesariamente apellido durante el período solicitado (indicar el año del cambio de apellido, si este tuvo lugar);
• la dirección a la que debe enviarse la respuesta del archivo;
• su número de teléfono de contacto;
• qué información se solicita y con qué finalidad.

A continuación se muestran las consultas más comunes y se explica lo que se debe especificar en cada una de ellas para que sea posible ejecutar dicha consulta:

En general, algunos archivos aceptan no sólo solicitudes sociales y jurídicas redactadas en papel, sino también enviadas por correo electrónico y algunos incluso por teléfono.

Ejemplo 3

solicitud de muestra para obtener un certificado de salario archivado

Contraer Mostrar

Ejemplo 4

Modelo de carta de solicitud de una entidad jurídica (modelo de formulario)

Contraer Mostrar

Transcripción del archivo

La mayoría de las veces, el solicitante recibe una respuesta a la solicitud en forma de un certificado de archivo, con menos frecuencia: un extracto de archivo o una copia de un documento.

Según GOST R 51141-98 “Gestión y archivo de oficinas. Términos y definiciones" transcripción del archivo - se trata de un documento de archivo oficial que contiene información de documentos de archivo relacionados con el tema de la solicitud, indicando las direcciones de los documentos.

Veamos varios certificados que se emiten para las solicitudes más populares.

El certificado de archivo que confirma la experiencia laboral incluye datos sobre el tiempo durante el cual la información está disponible en los documentos de archivo: se indica el nombre exacto del puesto que ocupa el ciudadano y el período de su trabajo (ver Ejemplo 5). Las hojas de registro de personal, cuestionarios, autobiografías, compiladas personalmente por un ciudadano, en las que no hay marcas de verificación de la información contenida en ellas sobre la base de los documentos o certificados originales presentados, no pueden servir como base para la emisión de certificados de archivo de experiencia laboral (si es necesario, esta información se proporciona por escrito). Como documentos que acreditan la experiencia laboral se utilizan únicamente pedidos de la actividad principal, cuentas personales, nóminas y tarjetas de afiliación sindical.

El certificado para la asignación o recálculo de una pensión incluye información en la forma que determine el organismo ejecutor provisión de pensiones los ciudadanos. La información sobre los ingresos se incluye en el certificado tal como figura en los documentos de archivo. Los datos se presentan por separado para cada año sin suma dentro del año. El archivo no calcula los ingresos medios mensuales ni anuales. En ausencia de documentos sobre salarios, el salario oficial se puede establecer sobre la base tabla de personal organización para el período correspondiente, otros pagos, sobre la base de pedidos sobre cuestiones de personal o sobre actividades principales.

En el certificado de educación, si en los documentos no hay información sobre la graduación del ciudadano de una institución educativa, se indica en qué curso o clase estudió.

Al ejecutar solicitudes repetidas o redactar, a solicitud de un ciudadano (organización), un certificado similar a uno emitido anteriormente, el archivo verifica la conformidad de la información incluida en este certificado con la disponible en los documentos, y si hay información adicional. se encuentra, lo incluye en el certificado de archivo reexpedido.

Ejemplo 5

Certificado de archivo de muestra

Contraer Mostrar

Si no hay documentos en el archivo necesarios para cumplir con la solicitud, se redacta una respuesta en el formulario de archivo indicando los motivos de la ausencia de documentos que contengan la información solicitada y se dan las recomendaciones necesarias. Al preparar respuestas "negativas", los archiveros intentan evitar formulaciones como "no se recibieron documentos para su almacenamiento en el archivo"; por lo general, al solicitante se le dan recomendaciones para la búsqueda. Información necesaria o se explica el motivo de la ausencia de documentos de archivo sobre el tema de la solicitud. En caso de hechos documentados de pérdida de documentos de archivo que contengan la información solicitada, el archivo puede (pero no está obligado) a emitir un certificado sobre los motivos de su pérdida, si es necesario, certificado por el sello del archivo.

Cabe señalar que el texto en la referencia de archivo se da en la secuencia cronológica de los eventos, en algunos casos reproduce citas de documentos de archivo. Después del texto del certificado se indican los datos de búsqueda de los documentos que sirvieron de base para su elaboración (números de fondos, inventarios, archivos, hojas del documento). Cabe señalar que el texto en el certificado de archivo es dado en la secuencia cronológica de los eventos, en algunos casos reproduce citas de documentos de archivo. Luego del texto del certificado se indican los datos de búsqueda de los documentos que sirvieron de base para su elaboración (números de fondos, inventarios, expedientes, hojas del documento).

En general, es bastante difícil unificar la forma de un certificado de archivo, así como la forma de redactar una solicitud. Sin embargo, existen recomendaciones para la preparación de referencias de archivos y respuestas a solicitudes estándar de carácter sociojurídico emitidas por instituciones de archivos de la Federación de Rusia (carta de Rosarchive No. 6/486-K del 14 de marzo de 2005). Las Recomendaciones proporcionan 12 ejemplos de información de archivo sobre varias situaciones diferentes.

Las copias del certificado de archivo (sin sello ni sello) son certificadas por el director del archivo y permanecen en la gestión de registros del archivo.

Tenga en cuenta que los certificados de archivo se diferencian por el nombre del tipo de documento "REFERENCIA ARCHIVADA" de otros certificados, que simplemente se denominan "AYUDA".

Las empresas comerciales también tienen derecho a expedir certificados de archivo y extractos de archivo, pero con la condición de que dispongan de un archivo en forma de una división separada. En caso contrario, se limitarán a certificados, extractos y copias ordinarios.

De acuerdo con las Reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones, aprobadas por decisión de la Junta de Rosarkhiv del 6 de febrero de 2002 y obligatorias para todas las organizaciones no gubernamentales, el archivo se crea como un archivo independiente. subdivisión estructural una organización o división dentro del servicio de soporte de documentación de la gestión (trabajo administrativo) que recibe y almacena documentos de archivo con el propósito de su uso. Los certificados, copias de archivo y extractos idénticos al original están certificados por la firma del jefe de la organización o de una persona autorizada por él (el jefe de la unidad que incluye el archivo) y el sello oficial de la organización.

Extracto de archivo y copia de archivo.

En el extracto de archivo y la copia de archivo, se realizan las designaciones correspondientes: “EXTRACTO ARCHIVADO” o “COPIA ARCHIVADA”. Se compilan en forma de archivo, pero al realizar xerografías y fotocopias de documentos de archivo, no se utiliza la forma de archivo.

Al preparar un extracto, se reproducen íntegramente el nombre del documento original, su número y fecha (ver Ejemplo 6). El contenido del extracto archivado del documento deberá satisfacer la solicitud. No se debe vulnerar la coherencia del contenido y el significado exacto de cada documento extraído del texto. Se colocan puntos suspensivos al principio y al final de cada extracto del documento, así como en los lugares donde faltan palabras individuales. Un extracto de archivo puede contener extractos de un solo documento.

¡Atención! Las palabras y expresiones individuales de un documento original que planteen dudas sobre su autenticidad deberán calificarse con las palabras: “así en el documento”.

Las copias y extractos de archivo están certificados con la firma del responsable del archivo y el sello oficial de la organización.

Ejemplo 6

Extracto de archivo de muestra

Contraer Mostrar

Después del texto del extracto de archivo, se indican el código de archivo y los números de hoja de la unidad de almacenamiento del documento de archivo que sirvió de base para la emisión de este extracto (ver Ejemplo 6).

La copia de archivo duplica completamente el documento solicitado. En el reverso se encuentran los códigos de archivo y los números de hoja de las unidades de almacenamiento del documento de archivo.

Todas las hojas de la copia o extracto de archivo deberán estar grapadas, numeradas y certificadas en los lugares de las grapas por el responsable del archivo.

Los documentos informativos, copias de archivo y extractos elaborados por el archivo se envían al solicitante por correo ordinario.

Si ha transferido documentos para su almacenamiento a un tercero

Supongamos que su empresa ha transferido sus documentos para su custodia a una organización externa que brinda dichos servicios de manera profesional. Estos servicios los prestan no sólo los archivos comerciales, sino también los archivos estatales y municipales. El propietario de los documentos sigue siendo la empresa en cuyo territorio ya no se encuentran los documentos. En este caso, ¿quién tiene derecho a emitir certificados de archivo: el custodio o el propietario?

Según el artículo 892 del Código Civil de la Federación de Rusia de 26 de enero de 1996 No. 14-FZ, el custodio no tiene derecho, sin el consentimiento del fiador, a utilizar la cosa transferida para su almacenamiento, así como a proporcionar la oportunidad de utilizarlo a terceros, excepto en los casos en que el uso de la cosa almacenada sea necesario para garantizar su seguridad y no contradiga el contrato de almacenamiento. Por lo tanto, si desea transferir al custodio la autoridad para emitir certificados sobre solicitudes sociales y legales y ahorrar tiempo, estipule esta condición en el acuerdo de subcontratación. En caso contrario, la empresa propietaria se ocupará de los documentos ella misma: si es necesario, deberá solicitar a la oficina los documentos previamente exportados, tramitarlos y redactar un certificado de archivo, ya que la cuestión de la confidencialidad de la información sigue siendo una prioridad.

Notas a pie de página

Contraer Mostrar

Tanto los individuos como las organizaciones, así como las autoridades (tales solicitudes, por regla general, son de carácter oficial) y las personas que viven en el extranjero (tales solicitudes se llaman consulares) pueden presentar una solicitud al archivo para obtener tal o cual información. Además, no siempre se consultan los archivos para obtener información relativa a un determinado individual, también se solicitan con bastante frecuencia documentos históricos. Esto lo hacen quienes los necesitan por su ocupación, por ejemplo, guionistas, escritores, científicos. Los documentos de archivo se utilizan a menudo al escribir disertaciones o trabajos científicos. En el caso de que se necesiten documentos para escribir. trabajo científico, además del pasaporte y una solicitud para su provisión, también necesitará un documento de la organización donde estudia o trabaja el solicitante, que confirme su estatus y tema de trabajo.

Cómo hacer una solicitud a la oficina de registro

Nombre completo del solicitante

• dirección del solicitante y datos del pasaporte
• dirección de la oficina de registro civil más cercana al solicitante
• documento requerido
• Nombre completo a quien se le debe expedir este documento
• fecha de entrada
• propósito de obtener el documento
• La reemisión de documentos por parte de la oficina de registro está sujeta a una tasa estatal: por ejemplo, hoy un certificado del archivo costará 50 rublos y un nuevo certificado de matrimonio costará 100 rublos. Cómo realizar una solicitud de matrimonio a la oficina de registro a través de Internet La mayoría de las veces, la solicitud a la oficina de registro a través de Internet la realizan los potenciales recién casados ​​que desean reservar una fecha de registro de matrimonio.
  Para realizar una solicitud de matrimonio a la oficina de registro a través de Internet, debe utilizar los servicios del sitio web de servicios gubernamentales de su región. Dichos servicios brindan la oportunidad de elegir una fecha y hora convenientes para la boda, siempre que no haya mucha gente.

¿Cómo realizar una solicitud en el registro civil de otra ciudad?

Estaba desconcertado: ¿qué lado de mí y de mi ex marido Pertenecemos a la región de Kursk, aunque nunca hayamos estado allí. Llamé a mi oficina de registro; resultó que tenían el certificado y, por error, casi me envían a la región de Kursk.

Llegué a la oficina de registro y escribí una solicitud para la emisión de este certificado. El certificado se emitió de forma gratuita; no cobran dinero por el certificado.

Realizar una solicitud Para realizar una solicitud al archivo, es necesario realizar una solicitud de forma gratuita, ya que no existen requisitos estrictos para ello (aunque algunas instituciones ofrecen a los solicitantes su propio formulario). Pero hay una serie de puntos que deben quedar reflejados en el documento.

Entonces, en el “encabezado” (está escrito en la esquina superior derecha de la hoja) indicamos:

• a quién se envía la solicitud (puede indicar el nombre de la organización y el nombre completo de su líder);
• Nombre completo y dirección del solicitante;
• número de teléfono de contacto del solicitante;
• número saliente, detalles de la institución, dirección Legal(estos datos se indican si la solicitud la presenta una persona jurídica). Luego viene el nombre del documento: "Solicitud", pero también puede escribirlo así: "Sobre la obtención de un certificado de archivo".

Cómo realizar diversos tipos de solicitudes a la oficina de registro y a las instituciones de archivo.

Atención

Pero siempre escribo en papel, entonces las posibilidades de obtener una respuesta son aún mayores. Pero si es por correo electrónico, entonces es mejor enviar un escaneo de la solicitud con una firma, luego en segundo lugar está la solicitud en el archivo adjunto de Verdov, y allí en el encabezado "al jefe de tal o cual oficina de registro". luego, en el medio "Solicitud", luego "Por favor proporcione...", la fecha.

También puse el número de salida de la carta, pero esta ya es mi peculiaridad. En papel respondieron a mis solicitudes, que escribí en forma libre.
Saludos cordiales, Sergei. Principales mensajes para principiantes de il16: 47 Registro: 22 de noviembre. 2009Rating: 11 25 de diciembre de 2009 8:40 ## mod970 Y, sin embargo, esto sigue siendo sólo "en mi humilde opinión", lo que coincide con la opinión de unos pocos... especialmente aquellos que están acostumbrados a sentarse en una silla y enfatizar su importancia. ... Escribí sobre esto arriba. Una de las opciones para resolver este problema podría ser la digitalización total de los archivos, empezando por los libros de registro civil.

Comunicación con el archivo de la oficina de registro en la Federación de Rusia

Este formulario, por ejemplo, me lo entregaron en el registro civil de la ciudad de Orsk. Es válido y válido. La solicitud se envía a la Oficina del Registro Civil del lugar de inscripción de nacimiento, defunción o matrimonio.
El documento llega a la oficina de registro de su distrito o ciudad, donde usted, después de pagar una tarifa, recoge el certificado que necesita. Recuerde, ¡nadie le enviará un extracto a su dirección postal! A veces no sabes dónde realizar una solicitud, esto no debería ser un obstáculo para ti, porque muchos servicios gubernamentales pueden redireccionarte a una u otra oficina u organización.

Importante

Mi consejo para ti: no tengas miedo, escribe, alguien te responderá, porque la búsqueda es una tarea larga y minuciosa que requiere paciencia y durante largos años trabajar. A veces el panorama general se compone de detalles muy pequeños.

Después del nombre deberás indicar:

• de qué se trata la solicitud (aquí es importante indicar de forma clara, específica y comprensible la esencia de la pregunta, así como indicar el tiempo y el marco territorial, que son muy importantes, por ejemplo, a la hora de buscar familiares);
• el motivo por el cual se solicita la información;
• la dirección a la que se debe enviar la respuesta a la solicitud (también puede ser correo electrónico);
• fecha de la solicitud;
• firma de una persona física, ejecutivo responsable o director de una institución (si la solicitud es presentada por una organización). ¿Cómo enviar una solicitud? Una solicitud al archivo se puede enviar de varias formas: personalmente (traiga una solicitud y regístrela, indicando su pasaporte), envíela por correo certificado con notificación, a través de Internet (en este último caso a la dirección Correo electrónico se enviará una notificación desde el archivo sobre la recepción de la solicitud).

¿Cómo hacer una solicitud al archivo sobre familiares? solicitud de archivo - muestra

Región de Riazán Tishkins, Shchepelevs, Lazarevs, Avdeevs. De la región de Tambov, del distrito de Morshansky, los Klimakins y los Kostnikov.

Desde la región moscovita de Molchanov Hasta arriba NoTA V. Novgorod, residente del foro desde hace mucho tiempo Mensajes: 779 Registro: 4 de agosto 2009Rating: 521 3 de enero de 2010 2:59 pm ## iozhka iozhka escribió: [q] ¿Un extracto del libro de registro NO es un certificado? Si solicita un extracto, ¿será el más informativo? En principio, se puede solicitar en cualquier forma (certificado, certificado repetido o formular la solicitud en “forma libre”), pero la respuesta se envía, por regla general, en forma de certificado (o certificado repetido).

Pero el certificado no duplica completamente el registro del acto del libro, emitirán la información que corresponda a la información del certificado del período solicitado. Así que, lamentablemente, no deberías esperar que te digan todo lo que está escrito en el libro de registro de escrituras...

Aunque hay excepciones.

Para obtener un segundo certificado de registro estatal ley de estado civil u otro documento que confirme el hecho del registro estatal de la ley de estado civil, debe comunicarse personalmente o por escrito con la oficina de registro civil en el lugar de registro de la ley de estado civil. Si no se ha conservado la primera copia del registro del estado civil, la autoridad ejecutiva de la entidad constitutiva de la Federación de Rusia expide un nuevo certificado de registro estatal de la ley del estado civil en el que se almacena la segunda copia del registro del estado civil. .

En este caso, si el registro estatal de un acto de estado civil se llevó a cabo en la oficina de registro civil de la región de Kurgan, la oficina de registro civil de la región de Kurgan emite un documento repetido.

A la Oficina de Registro Civil del apellido, nombre, patronímico del(los) residente(s) en el domicilio, número de serie del documento de identificación emitido " " SOLICITUD Por favor expedir un nuevo acta de matrimonio/divorcio (subrayar según corresponda) apellido, nombre nombre, patronímico en el momento del matrimonio/divorcio y apellido, nombre, patronímico en el momento del matrimonio/divorcio Lugar de registro estatal nombre de la oficina de registro civil Fecha de registro estatal " ", a/z No. Documento requerido " "

firma O así: Formulario No. 18 Aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 31 de octubre de 1998 No. 1274 A la Oficina del Registro Civil desde el apellido, nombre, patronímico de la persona que reside en el domicilio, identificación número de serie del documento emitido " "

Cómo enviar correctamente una solicitud a la oficina de registro a través de Internet a una dirección de correo electrónico

Objeciones como: “¿Te das cuenta de lo titánico que es este trabajo?” y “¡Cuánto dinero se necesita para esto!” Creo que es inapropiado. La era de la alta tecnología... De todos modos, llegaremos a esto pronto.

La cuestión del momento se debe únicamente a la resistencia total de personas desinteresadas que harían todo lo posible por no hacerlo. mod970No puedo imaginar que las personas que se ocupan de la genealogía se apresuren a la oficina de registro sin permiso para hacer cambios, tachar y borrar en libros que tenían 75 o 90 años... Y más aún, que todos se apresuren allí .

Incluso a pesar del creciente interés por la búsqueda de las propias raíces, no se habla de ningún tipo de auge cuando multitudes de ciudadanos corren por los archivos y las oficinas de registro. Comentario del moderador: se han combinado dos publicaciones seguidas, con un intervalo de siete minutos. Ir arriba iozhka Principiante Moscú Mensajes: 47 Registro: 18 de diciembre.

¿Qué hacen las personas cuando es necesario restaurar información perdida de varios tipos o simplemente encontrar información socialmente significativa (esto podría ser datos sobre familiares, obtener copias de documentos perdidos, restaurar información sobre el trabajo, premios, ubicación de personas o instituciones y otra información de fondo)? Por supuesto, van a los archivos. Es cierto que para hacer esto es importante saber qué tipo de archivo necesita y cómo realizar una solicitud al archivo. Esto es exactamente de lo que hablaremos en este artículo.

Un poco sobre los archivos.
Para empezar, un archivo es una institución pública (con menos frecuencia privada) en la que los documentos oficiales se almacenan en determinadas condiciones que garantizan la máxima seguridad. Al mismo tiempo, el archivo no sólo se dedica al almacenamiento responsable, sino que también proporciona información disponible tanto para las autoridades gubernamentales como para los ciudadanos.

El archivo existe desde tiempos inmemoriales. Esto se evidencia en hallazgos históricos que confirman que todas las civilizaciones que alcanzaron un cierto nivel de desarrollo tenían archivos estatales. Los documentos de los archivos de Babilonia, Egipto, el reino asirio y la antigua Roma han sobrevivido hasta el día de hoy (no solo había un archivo del Senado y los cónsules, sino también un archivo de sacerdotes, así como archivos separados familias famosas), Bizancio, Antigua Grecia, así como de archivos. Europa medieval. Hay que decir que hace ya muchos miles de años los archivos se dividían territorialmente: en archivos y depósitos centrales y aquellos que estaban en las provincias. En Europa existieron primero archivos de señores y vasallos, y luego archivos de ciudades y iglesias.

archivos modernos
Hoy en día, los archivos se financian a nivel regional y departamental. Esto significa que la documentación almacenada en ellos, que se entrega a las organizaciones, y la información se relacionan con un territorio específico (región, ciudad, distrito) o departamento, por ejemplo, el Ministerio de Defensa (que también cuenta con archivos centrales y regionales).

Todos los archivos se dividen en:

• federal, gubernamental, estatal, actual, histórico;
  
• municipal y ciudad;
  
• público, privado, comunitario.
  

Tanto los individuos como las organizaciones, así como las autoridades (tales solicitudes, por regla general, son de carácter oficial) y las personas que viven en el extranjero (tales solicitudes se llaman consulares) pueden presentar una solicitud al archivo para obtener tal o cual información.

Además, no siempre se solicita a los archivos información relativa a una persona concreta; muy a menudo también se solicitan documentos históricos. Esto lo hacen quienes los necesitan por su ocupación, por ejemplo, guionistas, escritores, científicos. Los documentos de archivo se utilizan a menudo al escribir disertaciones o artículos científicos. En el caso de que se necesiten documentos para redactar un trabajo científico, además de un pasaporte y una solicitud para su provisión, también se requerirá un documento de la organización donde el solicitante estudia o trabaja, que confirme su estatus y el tema de trabajo. .

¿A dónde deberías ir exactamente?
A menudo, cuando planean solicitar algunos documentos o información del archivo, las personas no saben exactamente a dónde deben ir. Todo depende de lo que te interese específicamente. Por ejemplo, puede obtener información civil general (fecha, lugar de nacimiento, defunción, matrimonio) en los archivos de la oficina de registro del distrito. Pero aquí hay que tener en cuenta que los documentos se almacenan en el archivo del distrito durante un máximo de setenta y cinco años, por lo que si está interesado en información anterior, tendrá que ponerse en contacto con el archivo de la oficina de registro regional, donde se encuentran todos los documentos del los distritos son transferidos. Si hablamos de restaurar registros en libro de trabajo, entonces debe comunicarse con los archivos departamentales, por ejemplo, el Archivo Militar Estatal de Rusia (si hablamos de personal militar o civil) o los archivos territoriales en esos zonas pobladas o zonas donde se encuentre ubicada la empresa donde trabajó la persona. Para obtener información sobre marineros, debe comunicarse con el Archivo Naval Central. Si está buscando información sobre alguien, pero no sabe por dónde empezar a buscarla, es mejor ponerse en contacto con el archivo del distrito o de la ciudad del lugar de estancia o trabajo previsto de esa persona.

También puede utilizar la guía en línea de archivos rusos: Guides.rusarchives.ru. Allí puede buscar en 49 archivos regionales y 31 federales. También puedes ir al sitio web oficial de Rosarkhiv.

Solicitudes de archivo: clasificación y plazos
En cuanto a las solicitudes de archivo, todas se dividen en:

• temático: son solicitudes de información relacionadas con un evento, hecho o tema específico; Al realizar dicha solicitud, puede establecer información que aclare los hechos de la biografía de una persona en particular;
  
• genealógico: tales solicitudes implican obtener información que permitirá establecer parentesco o aclarar la historia de una familia o clan individual;
  
• sociojurídico: dichas solicitudes suelen estar asociadas con la obtención de información necesaria para cumplir con los derechos e intereses legales de individuos u organizaciones; Socio-jurídicos incluyen solicitudes oficiales de autoridades, solicitudes consulares, así como solicitudes de personas jurídicas y personas naturales (estas últimas pueden referirse a estado de salud, salario, duración del servicio, servicio militar, educación, represión, premios, actos de condición civil, etc.).
  

Las solicitudes de archivo se ejecutan de acuerdo con el procedimiento establecido, que está claramente establecido en Ley Federal No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación de Rusia". Esto significa que podrán transcurrir treinta días desde que se recibe y registra la solicitud hasta que se recibe la respuesta. Este plazo podrá ampliarse por decisión de la dirección del archivo, pero no más de otros treinta días. En este caso, el personal del archivo que recibió la solicitud está obligado a notificar al solicitante la ampliación del plazo para atender la solicitud.

Pero hay situaciones en las que las personas, sin entenderlo, envían una solicitud a la dirección equivocada. En este caso, será reconocido como no básico y enviado como perteneciente a otro archivo dentro de los cinco días siguientes a la fecha de recepción. En este caso, los trabajadores del archivo deberán notificar al solicitante que se ha remitido la solicitud e indicarle la dirección de otro archivo.

Hacer una solicitud
Para realizar una solicitud al archivo, es necesario realizar una solicitud de forma gratuita, ya que no existen requisitos estrictos para ello (aunque algunas instituciones ofrecen a los solicitantes su propio formulario). Pero hay una serie de puntos que deben quedar reflejados en el documento. Entonces, en el “encabezado” (está escrito en la esquina superior derecha de la hoja) indicamos:

• a quién se envía la solicitud (puede indicar el nombre de la organización y el nombre completo de su líder);
  
• Nombre completo y dirección del solicitante;
  
• número de teléfono de contacto del solicitante;
  
• número de salida, datos de la institución, domicilio legal (estos datos se indican si la solicitud la presenta una persona jurídica).
  

Luego viene el nombre del documento: "Solicitud", pero también puede escribirlo así: "Sobre la obtención de un certificado de archivo". Después del nombre deberás indicar:

• de qué se trata la solicitud (aquí es importante indicar de forma clara, específica y comprensible la esencia de la pregunta, así como indicar el tiempo y el marco territorial, que son muy importantes, por ejemplo, a la hora de buscar familiares);
  
• el motivo por el cual se solicita la información;
  
• la dirección a la que se debe enviar la respuesta a la solicitud (también puede ser correo electrónico);
  
• fecha de la solicitud;
  
• firma de una persona física, ejecutivo responsable o director de una institución (si la solicitud es presentada por una organización).
  

¿Cómo enviar una solicitud?
Una solicitud al archivo se puede enviar de varias formas: personalmente (traiga una solicitud y regístrela, proporcionando su pasaporte), envíela por correo certificado con notificación, a través de Internet (en este último caso, se enviará una notificación del archivo enviado a su dirección de correo electrónico sobre la recepción de la solicitud).

¿Qué revelan los archivos?
En respuesta a una solicitud, el archivo emite un certificado de archivo que contiene información relacionada con el tema de la solicitud, o un extracto de archivo que extrae el contenido del documento de archivo original, o una copia de archivo del documento solicitado.

Y si no hay información sobre la solicitud en el archivo, el solicitante recibirá una carta en la que se detallarán los motivos de la falta de documentos y recomendaciones para acciones futuras.

Si necesita encontrar familiares, restaurar un certificado de nacimiento perdido o estudiar documentos históricos para escribir una disertación, solo necesita presentar una solicitud al archivo escribiendo una solicitud competente.