Los antipiréticos para niños los prescribe un pediatra. Pero hay situaciones de emergencia con fiebre en las que es necesario administrar medicamentos al niño de inmediato. Entonces los padres asumen la responsabilidad y utilizan fármacos antipiréticos. ¿Qué se le permite dar a los bebés? ¿Cómo se puede bajar la temperatura en niños mayores? ¿Qué medicamentos son los más seguros?
En principio, no deberían surgir dudas sobre cómo y por qué medios se pueden crear y enviar. Sin embargo, no todo el mundo está preparado para emprender de inmediato esta tarea cuando se trata de cartas oficiales, especialmente cuando el autor de la carta espera recibir una respuesta. te lo abriré pequeño secreto correspondencia de negocios, cuanto más estricta sea la carta en carácter y estilo, mayores serán las posibilidades de obtener una respuesta por parte del destinatario. En esta lección, proporcionaré varios correos electrónicos de muestra que deberían ayudar a los usuarios a decidir su propio estilo y posteriormente redactar mensajes de la manera más competente.
Primero, debemos decidir de qué naturaleza será la letra que estamos creando. Divido todos los correos electrónicos salientes en tres tipos principales:
- Oferta de negocios
- Investigación empresarial
- Dirección amigable
En consecuencia, tengo plantillas para los tres tipos, tanto en forma de archivos de texto simples como en forma de plantillas diseñadas para programas de correo electrónico específicos. Pasemos a cada uno de ellos en orden.
Oferta de negocios
¡Hola (Buenas tardes), [nombre de la persona a la que se dirige]!
Es aconsejable indicar el nombre en cualquier carta al comunicarse, porque una dirección personal pone a la persona en un estado de ánimo amigable. Sin embargo, si aún no logras encontrar el nombre, una plantilla de saludo será suficiente.
Permítanme presentarles un nuevo servicio ( Nuevo producto) de nuestra empresa [nombre de la empresa].
Permítanme ofrecer cooperación en el campo de [nombre del campo de actividad].
A continuación, describe brevemente las ventajas de tu propuesta en cuanto a precio o algunas características de calidad. Lo principal es no exagerar. Megabytes de texto, e incluso complementados con imágenes brillantes y sin sentido, sólo asustan a la gente. Si el destinatario de la carta está interesado en su oferta desde las primeras líneas, definitivamente se comunicará con usted para obtener información adicional.
Si estás seriamente interesado en gente necesaria se comunicó con usted en el primer contacto, es decir, tiene sentido pensar en la accesibilidad no solo por correo electrónico. Sería una buena idea crear cuentas en servicios como ICQ yskype. A veces es mucho más fácil para una persona comunicarse con usted por teléfono normal, si, por supuesto, dejó cuidadosamente el número en su firma.
¿Por qué es necesario duplicar su propia dirección de correo electrónico en la firma?, se preguntará, si el servidor de correo la reenvía automáticamente. La regla aquí es que el exceso de información en la correspondencia comercial nunca es innecesario. Imaginemos una situación en la que su carta es recibida por una persona que potencialmente no está interesada en la oferta o que simplemente no es competente para responderla correctamente. Reenvía el mensaje recibido a otro usuario, pero por alguna razón, la información sobre el verdadero remitente se pierde de los datos agregados automáticamente, lo que dificulta contactarlo. Sin embargo, siempre bastará con mirar la firma para determinar el autor de la carta y sus contactos necesarios.
Investigación empresarial
Hola, buenas tardes)!
O, si se conoce el nombre del destinatario, entonces (Estimado, [nombre, patronímico])!
Proporcione información sobre el producto (servicio) [nombre del producto/servicio] con una descripción. especificaciones completas y cualidades competitivas.
Basado Ley Federal RF [número y fecha del documento], proporcione información [describa los datos necesarios para obtenerla].
También puede ponerse en contacto con la dirección de un determinado servicio en Internet si se vulneran sus derechos.
En relación con la violación de la cláusula [número de cláusula en el acuerdo de usuario] del acuerdo de usuario, a saber: “[cita texto completo punto nombrado]”, le pido que lleve a cabo una investigación y tome las sanciones apropiadas contra el culpable [responsable (si estamos hablando acerca de sobre empleados del servicio)] personas [sitio (nombre del sitio)]. Informe los resultados de la inspección y las sanciones impuestas a [su propia dirección de correo electrónico].
Dirección amigable
Saludos (Buen día) (Hola), [nombre de la persona]!
Cuando se comunica con nosotros por primera vez de manera amigable, buen indicador su mensaje de texto estará completo. Un texto voluminoso y correctamente redactado indicará su gran interés en contactar con la persona adecuada y despertará el deseo de obtener una respuesta. No olvide iniciar la conversación con algunas preguntas iniciales.
Ejemplo de correo electrónico
La comunicación empresarial no se puede imaginar sin correspondencia, ya que no siempre es posible un encuentro personal para resolver cuestiones de cooperación. Problemas más urgentes correspondencia comercial
La comunicación empresarial no se puede imaginar sin correspondencia, ya que no siempre es posible un encuentro personal para resolver cuestiones de cooperación. La correspondencia comercial ayuda a resolver los problemas más urgentes en poco tiempo, pero el incumplimiento de las reglas de etiqueta o la estructura ilógica de la carta puede dañar la sociedad o alienar a un cliente potencial. Como en las negociaciones formales, existen ciertas reglas: el formato de la carta y el estilo de comunicación.
Reglas generales para realizar correspondencia comercial.
1. Antes de escribir una carta, decide sus características:
tipo de carta (carta de presentación, garantía, orden, recordatorio, aviso, etc.; carta de presentación o invitación a respuesta);
grado de accesibilidad para el destinatario (si puede indicar todos los puntos necesarios en una carta o necesitará una segunda aclaratoria);
urgencia de entrega (si la carta es urgente, es mejor enviarla por correo certificado o por correo electrónico).
2. Crear una carta usando plantillas existentes, según su tipo, y también se basan en GOST R 6.30-2003. “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación."
3. Cualquier carta comercial tiene la siguiente estructura general:
- nombre de la organización de envío;
- fecha de escritura;
- dirección del destinatario, indicación de un corresponsal específico;
- discurso de apertura;
- una indicación del tema y propósito de la carta;
- texto principal;
- conclusión (fórmula de cortesía);
- firma del remitente;
- indicación de la solicitud y distribución de copias (si las hubiera).
4. En la preparación de carta de negocio usar editor de texto Microsoft Word:
utilice tipo de letra Times New Roman, tamaño de fuente de 12 a 14 puntos, interlineado de 1 a 2 puntos;
Coloque los números de página de la carta en la parte inferior derecha;
al imprimir texto en formato A4, utilice un interlineado de 1,5 a 2, formato A5 o menos: un interlineado. Los detalles siempre se escriben con un interlineado.
5. Si está hablando en nombre de una organización y tiene la intención de enviar una carta a formulario impreso , asegúrese de utilizar membrete de la empresa, ya que su presencia será tarjeta de visita tu compañía. Tenga especial cuidado al preparar un formulario oficial, esta habilidad debería ser obligatoria para cualquier empleado de oficina.
6. Para correspondencia internacional, la carta debe estar escrita en el idioma del destinatario o en inglés.(como el más común en las relaciones comerciales).
7. Mantener un tono correcto y profesional.. Comience la carta con una dirección que, dependiendo del grado de cercanía con el corresponsal, puede comenzar con las palabras “Estimado + Nombre completo” o “Estimado + Nombre completo”. Recuerde, las palabras en la dirección o en la indicación del destinatario en ningún caso deben abreviarse (por ejemplo, “respetado” como “uv.” o “al jefe del departamento” como “jefe del departamento”) - estas son las reglas de etiqueta comercial. Termine siempre su carta con un agradecimiento por su cooperación. Antes de la firma debe ir la frase “Con respeto…” o “Atentamente,…”. Dirigirse a "usted" en la correspondencia oficial es inaceptable, incluso si mantiene relaciones amistosas con el corresponsal.
8. Elige cuidadosamente tu vocabulario, evita imprecisiones y frases ambiguas, y el uso excesivo de profesionalismos.. La carta debe ser comprensible.
9. Divida el contenido de la carta en párrafos significativos para que no sea engorroso ni difícil de entender para el destinatario.. Siga la regla: el primer y último párrafo no deben contener más de cuatro líneas impresas y el resto, no más de ocho.
10. Responda a los correos electrónicos comerciales de acuerdo con la etiqueta aceptada: para una solicitud por escrito, dentro de los 10 días posteriores a la recepción; para cartas enviadas por fax o correo electrónico, dentro de las 48 horas, excluidos los fines de semana.
Correspondencia comercial intraorganizacional
La correspondencia comercial entre empleados de una empresa está más simplificada que la correspondencia enviada a un tercero.
- sé conciso;
- ser de carácter empresarial;
- la carta debe indicar la fecha;
- Al final de la carta hay una fórmula de cortesía y una firma.
Un ejemplo de correspondencia comercial dentro de una organización podría ser una carta de felicitación en nombre del gerente o del equipo, dirigida al héroe del día o a un empleado que haya recibido un ascenso.
Cuando se discuten proyectos por escrito, generalmente solo se utilizan algunos elementos obligatorios de una carta comercial: indicación del tema, atractivo, resumen la esencia del tema y la fórmula de cortesía con firma impresa.
Recuerde que la forma de la carta y la plantilla requerida deben seleccionarse en función del nivel de correspondencia comercial y del tipo de información que desea proporcionar al destinatario.
Realizar correspondencia por correo electrónico – una parte integral de Prácticas comerciales cotidianas de la secretaria moderna. La capacidad de persuadir sin dejar de ser cortés y correcto son habilidades que deben desarrollarse y perfeccionarse. Una carta mal escrita y analfabeta puede poner fin a su carrera y dañar irrevocablemente su reputación empresarial. En este artículo encontrarás un conjunto de sencillos y reglas efectivas realizar correspondencia comercial por correo electrónico, lo que le ayudará a demostrar su profesionalismo y alcanzar con éxito sus objetivos.
Del artículo aprenderás:
Correspondencia comercial por correo electrónico: reglas y ejemplos.
Regla 1:
El correo electrónico del trabajo se utiliza sólo para correspondencia oficial.
Esta observación se aplica no tanto a etiqueta de carta comercial, cuánto a la ética empresarial y al mantenimiento de su reputación. Recuerde siempre que todas las cartas que envíe desde la computadora de su trabajo se guardan en el servidor y su gerente puede revisarlas si lo desea.
Regla 2:
La regla es determinar el círculo de destinatarios de su mensaje.
Si escribe una carta al gerente, entonces debe haber un destinatario: el gerente, si escribe a colegas o subordinados, puede haber varios destinatarios. Se ingresan separados por comas en el campo "Para", todos los interesados, en el campo "Copiar". Estos pueden ser terceros mencionados en el texto del mensaje. Trate de no enviar copias innecesarias, especialmente a la gerencia. La sumisión y el deseo de agradar no te adornarán. Tener “copias ocultas” de la carta te hará aún peor. Serás conocido como un intrigante.
Regla 3:
El propósito de la carta debe ser transparente tanto para usted como para el destinatario.
Formule claramente el propósito de su mensaje: ¿qué acciones espera que realice el lector del mensaje? ¿Qué reacción debería seguir? Este objetivo debe ser transparente no sólo para usted, sino también para el destinatario.
El propósito del mensaje determinará la forma y gramática de la narración:
- expresar su opinión y su evaluación de la situación implica el uso de 1 persona (“yo” y “nosotros”);
- una solicitud, una instrucción, un llamado a la acción implica el uso de 2 personas (“usted” y “usted”);
- Informar sobre acontecimientos desde el punto de vista de un observador externo implica el uso de una tercera persona (“él” o “ellos”).
Regla 4:
no dejes el campo “asunto” vacío
La mayoría de los usuarios comienzan a conocer Por correo electrónico del estudio del campo “temático”. A veces aquí es donde termina. Para evitar que su mensaje se borre antes de leerlo, esfuércese por mantener el tema lo más específico, informativo y breve posible. Temas vagos como “Solicitud de información”, “desde Moscú”, “versión revisada” no son aceptables. Ejemplos de temas exitosos:
“Lista de miembros del equipo para la Olimpiada de Matemáticas de Moscú”
“Lista de equipos defectuosos del octavo taller de fecha 01/06/17”
"Investigación de mercado de equipos de proyección 2017"
Si estás respondiendo a un mensaje, aparecerá el símbolo “Re” en el campo “asunto”, se recomienda eliminarlo.
Regla 5:
atenerse a la estructura de mensaje tradicional
La estructura de la carta es simple y clara, pero cada elemento que contiene es obligatorio:
- Saludos y dirección;
- Unidad principal;
- Bloque resumen;
- Firma
- Información del contacto.
Regla 6:
El saludo y la dirección son la clave para el entendimiento mutuo.
Nunca utilices la expresión “Buenos días” como saludo. Esta es una mala forma. Utilice el mensaje universal “¡Hola!” o "¡Buenas tardes!" Una carta oficial puede comenzar inmediatamente con la dirección "Estimado (nombre y patronímico)" o "Estimado señor (apellido)". ¿Qué opción es preferible: nombre, patronímico o apellido? La regla aquí es la siguiente: si recién estás estableciendo contacto y escribiendo un mensaje al destinatario por primera vez, entonces es apropiado dirigirte a él por su apellido; cuando se ha establecido contacto y estás escribiendo un mensaje por segunda vez vez, diríjase a él por su nombre y patronímico.
Si el mensaje tiene varios destinatarios, entonces opción adecuada la dirección será “Estimados señores” o “Estimados colegas” si se dirige a representantes de una profesión cercana a usted. Al final de la dirección, puede poner un signo de exclamación o una coma y comenzar el texto desde un nuevo párrafo, con una letra minúscula. ¿Qué opción debo elegir? En una carta o mensaje oficial al que le des gran importancia pon un signo de exclamación, y en un mensaje de trabajo sencillo, pon una coma.
Regla 7:
La brevedad es la principal ventaja de la correspondencia electrónica.
“Significado máximo – palabras mínimas” es el lema de oro de la correspondencia comercial.
La declaración de pensamientos debe ser:
- específico;
- coherente;
- conciso;
- comprensible.
Escriba en oraciones cortas: será más fácil de entender para usted y para el destinatario. Divida su texto en párrafos para que sea más fácil hojearlo y encontrar la información que necesita.
Otro consejo: un tema, un mensaje. Si desea considerar varios temas no relacionados, cubra varias ideas diferentes y luego dedique un texto separado a cada tema. Por supuesto, el campo "Tema" debe contener esta idea o pregunta de forma breve.
En caso de correspondencia de larga duración, puede limitarse a las palabras "Con respeto" y su nombre y apellido.
Regla 14:
intenta no usar posdata
El uso de una posdata está permitido en un caso: si en el momento de escribir la carta sucedió algo un evento importante que esté directamente relacionado con el destinatario.
Ejemplo: P.D. Los billetes de avión fueron entregados hace una hora.
Regla 15:
use recibos de lectura según lo previsto
El propósito de esta notificación es que se espera que el destinatario realice alguna acción. Se utiliza únicamente para destinatarios externos.
Regla 16:
No abuses de la bandera de "alta importancia"
¿Recuerda la parábola de León Tolstoi sobre un niño al que le encantaba gritar en broma "¡Lobos!"? Todos estaban tan acostumbrados a sus bromas que cuando los lobos lo atacaron, nadie reaccionó a sus gritos.
Cuando necesites indicar realmente la importancia de la letra, ya se utilizarán todas las banderas necesarias.
Regla 17:
Vuelva a verificar todos los datos, números y nombres.
Conviértalo en una regla: asegúrese de volver a leerlo antes de enviarlo. carta, consultar todos los números, aclarar apellidos e iniciales. Un pequeño error podría costarle su lugar.
Regla 18:
responder a la carta inmediatamente
Si por alguna razón no puede responder de inmediato (por ejemplo, no tiene toda la información o simplemente no está listo), simplemente escriba que ha recibido la carta y responderá más tarde. De lo contrario, el destinatario no estará seguro de que la carta fue recibida o no fue eliminada por error.
En letras persona lista refleja el carácter de aquellos a quienes se dirigen.
[Lichtenberg Georg Christoph]
Escribe el tipo de cartas que te gustaría recibir.
[Aforismo antiguo]
Una carta es un argumento poderoso en el mundo de los negocios.
[Bekhtereva Victoria]
1. ¿Por qué tener estándares corporativos uniformes en la correspondencia comercial?
La correspondencia electrónica es un atributo obligatorio de la comunicación comercial de cualquier empresa. Prácticamente no hay empresas que no utilicen el correo electrónico. Pero hágase las siguientes preguntas:
- ¿Te ha pasado alguna vez que cuando envías un correo electrónico a un colega, sientes como si estuvieras enviando una carta a un agujero negro y es posible que simplemente no te responda?
- Cuando los empleados se llaman entre sí y se piden que lean urgentemente un correo electrónico, y esto sucede durante todo el día
- Cuando no puedes entender en absoluto qué quieren exactamente de ti en un correo electrónico
- Cuando es complejo y preguntas dificiles cuando discuten por correo electrónico, se ahogan en un mar de información, detalles y el problema nunca se resuelve
Si estas cuestiones son relevantes para usted, puede ganar mucho tiempo cada día implementando reglas uniformes para la correspondencia electrónica. En este artículo hablaremos sobre la etiqueta en la correspondencia comercial.
2. Siete reglas principales de la ética de la correspondencia comercial
Dividamos condicionalmente las reglas de la correspondencia comercial. sobre las reglas de ética Y reglas de comunicación e intercambio de información.
Las reglas de comunicación se rigen por las reglas para el intercambio de información dentro de los procesos y proyectos de negocio. les dedicaremos artículo separado. Las reglas éticas moldean el estilo de las relaciones internas entre los empleados de la empresa e influyen inevitablemente en la formación de la imagen de su empresa entre los socios. Por ejemplo, hace poco recibí una carta de uno de nuestros socios que comenzaba con las palabras "Buenas tardes, Bekhterev". ¿Crees que nuestra cooperación funcionó?
Para no "perder la cara" de la empresa al realizar correspondencia comercial, es necesario seguir las "reglas de oro" de la ética de la correspondencia comercial:
- Siempre comenzamos una carta con un llamamiento.
- El asunto de la carta debe ser
- Antes de enviar, debes revisar la ortografía, la puntuación y los errores de habla.
- La carta debe estar estructurada (¡SIN agua!)
- La carta debe contener la redacción correcta.
- Si enviamos archivos adjuntos en una carta, asegúrese de escribir que hay archivos adjuntos (este paso ayudará a evitar situaciones en las que envía una carta y el archivo no está adjunto; el destinatario, después de leer la carta y no encontrar el documento adjunto , puede responderle rápidamente y escribirle que en el adjunto faltan los documentos que indicó en la carta).
- Nunca eliminamos correspondencia. Uno de los puntos más importantes. El historial de mensajes nunca debe eliminarse, ya que una carta es un documento. Si es necesario, siempre debería poder consultar su historial de correspondencia. Radislav Gandapas, por ejemplo, incluso incluyó en su firma una petición de no borrar el historial de correspondencia.
3. Tipos de letras
Hay muchos varias clasificaciones, proponemos diferenciar las letras según su estructura de diseño:
- Carta de comunicación (carta de negativa, carta de reclamación, carta de reconocimiento, carta de justificación, etc.)
- Carta de acuerdo
comunicación por carta
En este tipo de carta englobamos todo tipo de cartas que utiliza un empleado en el desarrollo de su actividad profesional.
Estructura de letras
La carta no debe tener el formato de un solo texto. Debe estar claramente estructurado y bien diseñado para que el destinatario no pierda de vista información importante. La estructura de la carta consta de componentes claros:
Asunto de la carta
El asunto de la carta debe contener acción especifica, que espera del encuestado: "acordar un acuerdo", "ofrecer cuestiones para su consideración", "enviar un informe", etc.
Si envía documentos, la línea de asunto debe contener una declaración clara de los documentos contenidos en el archivo adjunto de la carta.
¿Por qué es importante formatear correctamente el asunto de su correo electrónico?
Es muy fácil encontrar la carta necesaria en el flujo diario de información según el tema de la carta. No se perderá ni una sola letra.
Nota: si envía una carta dentro de una empresa, entonces el asunto de la carta se formatea de acuerdo con un estándar determinado; si envía una carta fuera de la empresa, entonces es recomendable formatear el asunto de acuerdo con la plantilla: Nombre de la empresa: propósito de la carta.
¡Cuanto más constructivo sea el cuerpo de la carta, mejor! Una de las habilidades clave de redacción comercial que debe desarrollar en sus empleados es la capacidad de formular sus pensamientos de manera clara y concisa.
PD Si al redactar una carta mencionamos un hecho de la carta del interlocutor, debemos citarlo, separado por color o tipo de letra.
Firma corporativa
El modelo de firma corporativa debe ser el mismo para todos los empleados de la empresa.
La firma debe incluir todos los datos clave del destinatario para que, si es necesario, el destinatario de la carta pueda ponerse en contacto con usted fácilmente.
Atentamente,
Nombre completo, cargo.
PD Si queremos una relación cálida con un socio/cliente, entonces vale la pena emitir una firma personal. Cualquier persona se alegra de recibir una carta con una actitud personal, incluso en correspondencia formal.
La firma personal siempre hace referencia al cuerpo de la carta. Ejemplo: Que tenga un buen día/ Gracias / Fue un placer hablar contigo hoy / Gracias por tomarte tu tiempo en un tema tan importante / Hola familia, niños, etc.
Copiar
Completamos los campos "Para" y "Cc" al final, para no enviar accidentalmente una carta cuando aún no esté lista.
¿Cuál es la diferencia entre los campos Para y Cc?
En el campo “Para” insertamos la dirección de la persona de quien necesitamos realizar alguna acción.
En el campo "Copiar" insertamos la dirección de la persona que se beneficiaría al leer el contenido de la carta.
PD Nuestra experiencia ha demostrado que el campo Cc es muy útil. Si estamos negociando con un empleado común, discutiendo temas importantes, pero no recibimos respuestas sobre el fondo y a tiempo, entonces vale la pena insertar una copia de la carta del director o gerente superior, y la correspondencia comenzará inmediatamente en un manera constructiva.
Desafortunadamente, en muchas empresas el nivel cultura corporativa no en el nivel adecuado, por lo que surgen situaciones en las que, para que un empleado haga bien su trabajo, es necesario un control estricto por parte del equipo directivo.
También en Outlook hay una función como "CCO" - herramienta importante, que le permite informar sobre la carta partes interesadas, ¡pero al mismo tiempo no confunda al destinatario pensando que la carta no está dirigida solo a él!
Carta de acuerdo
Un tipo de carta importante que permite resumir la reunión, formular acuerdos por escrito, indicar el tiempo de finalización y aclarar: ¿ambas partes entendieron correctamente lo que deben hacer?
Es útil redactar este tipo de cartas después de reuniones, negociaciones y conferencias para tener acuerdos escritos y una visión común de su implementación.
Estructura de letras:
- Saludos, direcciones y agradecimientos a los participantes en la discusión.
- Reiteración del objeto de la reunión en la que se formaron acuerdos.
- Relación de todos los temas que se discutieron, en relación con las decisiones que se tomaron al respecto y el nombramiento del responsable de su ejecución.
- Registrar ideas que no requieren una implementación urgente para la historia.
- Pregunta a los destinatarios: ¿Se ha tenido todo en cuenta? ¿Algún comentario o adición?
Por ejemplo:
Formatear una carta
Fuente
La fuente de la letra debe ser uniforme, se pueden utilizar cursivas en el texto. puntos clave, títulos, pero asegúrese de ceñirse a un único estilo de diseño.
PD Siempre debe recordar que las palabras escritas en mayúsculas se perciben como un tono más elevado. Deben evitarse.
Párrafo
Es recomendable formular cada pensamiento individual en un párrafo separado para que el texto sea más fácil de entender.
Sangrías
Los párrafos no deben fusionarse entre sí. Para que la carta sea más legible, las sangrías deben aparecer después del saludo, antes de cada párrafo y antes de la firma:
Para que la carta sea visualmente más atractiva, es mejor formatear los enlaces en el cuerpo de la carta como hipervínculos:
Estilo de escritura
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En la clase magistral aprenderás:
✓ Cómo gestionar las tareas para que todas se completen al 100% y a tiempo
✓ Cómo preparar y llevar a cabo reuniones de manera efectiva
✓ Cómo organizar el trabajo productivo de los empleados en una sola oficina.
El éxito en las actividades de cualquier organización, firma comercial o empresa está indisolublemente ligado a la cultura de comportamiento y etiqueta. Todas las acciones del gerente y de los empleados deben necesariamente tener en cuenta las reglas de buena educación y ser apropiadas a la situación.
Una de las partes más importantes de la etiqueta es la correspondencia comercial.
Se estima que casi el 50% del tiempo en el trabajo se dedica a lidiar con papeles y correo. Pero esto es necesario, ya que una correspondencia comercial competente puede aumentar significativamente la facturación de una empresa y acelerar la interacción de los diferentes servicios y departamentos.
Por supuesto, hay ciertos patrones aquí, y definitivamente hablaremos de ellos en este artículo. Las reglas de la correspondencia comercial están estandarizadas desde hace mucho tiempo. El GOST R.6.30-2003 existente lo ayudará a colocar correctamente el texto en la hoja y le indicará qué sangrías, márgenes y fuentes debe hacer. La correspondencia comercial se caracteriza por la uniformidad y repetición de patrones de habla.
Sin embargo, cualquier carta es individual. Una gran huella la deja la identidad del remitente, su cargo, situación y destinatario. Hasta cierto punto, la correspondencia comercial es una combinación de creatividad y trabajo duro.
Tipos de correspondencia comercial
La circulación de documentos se realiza en papel y vía correo electrónico.
Toda la correspondencia en la empresa se puede dividir en los siguientes grupos:
Correspondencia oficial/informal;
Interno y externo.
La correspondencia oficial incluye propuestas comerciales, cartas de agradecimiento y garantías, acuerdos comerciales, pedidos para la empresa, responsabilidades laborales, solicitudes, demandas, reclamos.
La correspondencia informal incluye diversas felicitaciones de socios comerciales, clientes y empleados; condolencias, disculpas, invitaciones y agradecimientos.
Los documentos internos circulan únicamente entre departamentos de una empresa, mientras que los documentos externos van más allá de sus fronteras.
Reglas de correspondencia comercial: contenido interno.
El principal requisito es la brevedad y claridad de la carta. No estire el texto en varias páginas. La mejor opción- encajar en uno.
Las reglas de la correspondencia comercial implican la exclusión del texto de palabras y expresiones complejas, oscuras, extranjeras y altamente especializadas. Todas las frases deben ser breves, con los pensamientos principales del autor y sin “agua”.
Evite dobles interpretaciones en su carta, de lo contrario, si surgen disputas, será más difícil defender su punto de vista y demostrar lo que quiso decir con una determinada frase.
Las reglas para redactar correspondencia comercial obligan al autor a llamar al destinatario por su nombre y patronímico, precedido del título "Estimado...". Y asegúrese de utilizar "usted", incluso si tiene una buena relación amistosa con el destinatario de la carta.
En la introducción, además de indicar el apellido y el nombre, se expone el objetivo principal del mensaje. Los ejemplos de correspondencia comercial conocen suficientes plantillas y clichés para tales casos: “En relación con la carta anterior...”, “Le recordamos...”, “Permítanos informarle...” y otros.
Suavice una respuesta desfavorable para el destinatario (rechazo de una oferta, rechazo de cooperación) con las frases: “Lamentablemente, no podremos aprovechar las condiciones propuestas...” o similares.
Documentación externa en papel
Cualquier carta comercial debe estar escrita en papel con membrete de la empresa con los detalles de la empresa y toda la información de contacto.
Asegúrese de incluir la fecha exacta del documento.
La esquina superior derecha de la hoja está ocupada por las iniciales del destinatario y la dirección de la empresa destinataria.
Divida el texto en párrafos significativos para que al lector le resulte más fácil comprenderlo y percibirlo. No más de 4-5 líneas.
Escribir todas las palabras en mayúsculas es de mala educación.
Se pueden adjuntar documentos a la carta. En este caso, aparecen listados en una línea separada en la parte inferior izquierda de la hoja. Según la etiqueta comercial, se debe recibir una respuesta a una carta dentro de los 10 días. Si el problema requiere más tiempo para resolverse, el destinatario deberá notificarlo.
Después de escribir, debes asegurarte de revisar cuidadosamente el texto nuevamente para detectar errores, tanto ortográficos como gramaticales. Si tienes tiempo, debes dejar la carta a un lado y volver a leerla más tarde. Como regla general, se descubrirán imprecisiones que no se advirtieron al principio. Este consejo es muy importante al responder a una queja de un cliente. No deberías irritar aún más a una persona con una carta escrita de forma analfabeta.
Cuando el documento esté escrito y revisado un par de veces, imprímalo en papel A4. Este tamaño es el tamaño estándar utilizado para cualquier correspondencia, incluso si el texto en sí sólo ocupa media hoja.
Pruebe la tinta de la impresora antes de imprimir para evitar resultados borrosos o descuidados.
En algunos casos, puede adjuntar su tarjeta de presentación al documento y adjuntar la hoja impresa en un archivo transparente.
También se considera de buena forma un sobre con el logotipo de la empresa.
Las reglas para llevar a cabo la correspondencia comercial informal suelen ser más emotivas que en los periódicos comerciales y menos clichés. Las abreviaturas y el uso de adjetivos coloridos son apropiados aquí, por ejemplo, en felicitaciones: asombroso, comprensivo, amable.
Correos electrónicos comerciales
El hecho de no enviar correspondencia en sobre a través de la red postal no debería resultar relajante. En estos casos también se aplican las normas de la correspondencia comercial.
Los mensajes comerciales electrónicos competentes y correctos crean una imagen positiva tanto de la empresa como de persona concreta. ¡La reputación en los negocios vale mucho!
Reglas básicas para la correspondencia por correo electrónico.
Obrero dirección de correo electrónicoÚselo únicamente para el propósito previsto.
Presta atención al título. buzón. No utilice nombres incorrectos cuando trabaje, como “baby”, “superman”, incluso si están indicados en transcripción en inglés.
Complete siempre la columna "asunto", de lo contrario su carta puede terminar en spam. Descripciones como "plan", "lista", " Oferta comercial", "informar" no funcionará. Es posible que haya muchas letras similares en la bandeja de entrada de su destinatario. Indique lo más específicamente posible de qué se trata su mensaje. No use más de cinco palabras. Escriba el asunto con mayúscula. No es necesario poner un punto al final.
Si está respondiendo a un correo electrónico recibido anteriormente, asegúrese de eliminar "Re" en la línea de asunto.
Estilo de comunicación
Mantenga la carta en un formato profesional. Elimine el tono amenazador, suplicante y autoritario.
Las reglas de la correspondencia comercial electrónica no permiten el uso de emoticonos, gran cantidad signos de pregunta o exclamación en el texto.
Ser cortés. Un saludo obligatorio al principio y una despedida del interlocutor al final es de buena forma. Por ejemplo, “Con respeto…” o así: “Atentamente…”.
Negocio correspondencia por correo electrónico y ella " regla de oro": no mezcle varios temas diferentes en un solo mensaje. Es mejor enviar una serie de cartas.
Un correo electrónico debe tener la mitad de longitud que una carta en papel.
Trabajar con archivos adjuntos
Si hay demasiada información que transmitir, no la ponga toda en el cuerpo de la carta, adjunte documentos separados en el documento adjunto.
Para comodidad del destinatario, cambie el nombre de los documentos que preparó por nombres que comprenda. Esto mostrará tu interés y te conquistará. Piensa en cuántas carpetas de trabajo tiene el destinatario en su computadora y cómo buscará tu carta entre ellas.
Asegúrese de informar al destinatario sobre los archivos que está enviando para que no los considere un virus aleatorio. Archive documentos grandes.
Es mejor enviar archivos adjuntos demasiado grandes (más de 200 kbytes) de otras formas, por ejemplo, a través de un servidor ftp.
Algunos servidores de correo no permiten el paso de formatos como COM, EXE, CMD, PIF y muchos otros y los bloquean.
Si hubo varios destinatarios de su carta, tómese el tiempo para eliminar toda la evidencia del envío masivo cada vez. El destinatario no necesita en absoluto dicha información adicional. El comando "bcc" te ayudará.
Las reglas para realizar correspondencia comercial por correo electrónico requieren informar a la otra parte que se ha recibido la correspondencia. si está encendido este momento No hay posibilidad de responder, notifique esto a su interlocutor. Guarde su historial de correspondencia para evitar más preguntas y procedimientos.
Si la respuesta es importante y urgente, se permite notificar adicionalmente al destinatario por teléfono, Skype o ICQ. Si incluso después de esto no pudo lograr un resultado positivo, recuérdelo nuevamente.
No es raro que cuando solicitas un documento recibas como respuesta una carta vacía con un archivo adjunto. Es inaceptable. Los ejemplos de correspondencia comercial requieren que la información relevante se coloque en el cuerpo del documento. Por ejemplo, esto: “Le envío los datos necesarios para su solicitud”.
No olvides indicar las coordenadas al final de la carta: todos métodos disponibles conexiones, cargo, página web de la empresa, enlaces a redes sociales.
Al escribir los contactos de la organización, proporcione la mayor cantidad de información posible: número de teléfono con código de área, dirección con código postal. Después de todo, su comunicación no se produce sólo con los residentes de su región. Si tienes toda la información será más fácil contactar contigo.
Y la última regla: quien inició la correspondencia debe finalizar el diálogo electrónico.
Conclusión
La correspondencia comercial es un asunto delicado. A veces basta una mirada para formarse una opinión definitiva sobre una persona y la organización que representa. Conocer las reglas de la redacción comercial puede ser de gran ayuda para su carrera.
