बुनियादी कार्यालय कार्य. संगठन में कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन

(प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन) - किसी संगठन (संस्था, उद्यम, कंपनी) के भीतर काम की तकनीक को विनियमित करने वाला मुख्य स्थानीय नियामक अधिनियम।

कार्यालय कार्य निर्देश दस्तावेज़ बनाने के लिए नियम, तकनीक, प्रक्रिया और उनके साथ काम करने की प्रक्रिया स्थापित करते हैं। व्यावहारिक निर्देश कार्यालय प्रबंधन प्रणाली को समेकित करता हैएक विशिष्ट संगठन में स्थापित.

संगठन के काम की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए निर्देश तैयार किए जाते हैं। उनकी तैयारी का आधार नमूना और मानक निर्देश, साथ ही कार्यालय के काम पर अंतरक्षेत्रीय कार्रवाई के वर्तमान नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेज हैं।

कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों का विकास

रूसी संघ के नियामक कानूनी कृत्यों के अनुसार, कार्यालय कार्य के निर्देश कार्यालय कार्य को विनियमित करने वाला एक अनिवार्य दस्तावेज हैं। संघीय कार्यकारी प्राधिकारियों में, संघीय कार्यकारी प्राधिकारियों की सहभागिता के लिए मॉडल विनियमों और कार्यालय कार्य के नियमों के अनुसार, कार्यालय कार्य के लिए निर्देश विकसित किए जाते हैं, जिन पर अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा सहमति व्यक्त की जाती है। गोस्ट आर आईएसओ 15489-1-2007स्थापित किया गया कि किसी भी संगठन को रिकॉर्ड प्रबंधन नीति को परिभाषित और दस्तावेजित करना होगा। इस नीति का उद्देश्य आवश्यक अवधि के लिए व्यावसायिक गतिविधियों का समर्थन करने में सक्षम प्रामाणिक, विश्वसनीय और उपयोगी रिकॉर्ड की रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली स्थापित करना और बनाए रखना होना चाहिए। कोई भी संगठन कार्यालय प्रबंधन निर्देशों की सहायता से इस कार्य को कार्यान्वित कर सकता है।

कार्यालय कार्य अनुदेशों की सामग्री

कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के पाठ की संरचना अंतरक्षेत्रीय कार्रवाई के मानक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों द्वारा विनियमित नहीं है। आमतौर पर, निर्देशों में सामान्य प्रावधान, विषयगत अनुभाग और परिशिष्ट शामिल होते हैं।

अध्याय में " सामान्य प्रावधान" स्थापित करना:

• निर्देशों के वितरण का दायरा (उदाहरण के लिए, "निर्देश संगठन के सभी दस्तावेजों पर लागू होते हैं", "निर्देश गोपनीय को छोड़कर सभी दस्तावेजों पर लागू होते हैं", आदि);
• गैर-अनुपालन के लिए दायित्व;
• एक प्रभाग जो किसी संगठन (कंपनी) और संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों के साथ काम के दस्तावेजीकरण और आयोजन के लिए एक एकीकृत प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है;
• विनियामक और पद्धतिगत आधार।

विषयगत अनुभाग आमतौर पर अनुभाग से शुरू होते हैं " दस्तावेज़ तैयार करने और संसाधित करने के नियम", जहां निम्नलिखित परिभाषित हैं:

• प्रशासनिक, संगठनात्मक, सूचना गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के प्रकार और किस्में;
• दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए सामान्य नियम;
• कुछ प्रकार के प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी के लिए नियम, जिनमें समर्थन, अनुमोदन, अनुमोदन और हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया शामिल है;
• दस्तावेजों के उत्पादन और पुनरुत्पादन की प्रक्रिया;
• प्रतियों और अनुलग्नकों के पंजीकरण और प्रमाणीकरण के लिए नियम;
• प्रपत्रों, मुहरों, टिकटों के उपयोग और भंडारण की प्रक्रिया;
• कलाकारों के लिए दस्तावेज़ों के साथ काम करने की प्रक्रिया।

अनुभाग "" में शामिल हैं:

• आने वाले दस्तावेज़ों को प्राप्त करने, संसाधित करने और वितरित करने की प्रक्रिया;
• उनके परिवहन और एक संरचनात्मक इकाई से दूसरे में स्थानांतरण के नियम;
• दस्तावेज़ों की आवाजाही के लिए मुख्य प्राधिकरण;
• आउटगोइंग दस्तावेज़ तैयार करने और भेजने की प्रक्रिया;
• दस्तावेज़ प्रवाह की मात्रा रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया।

"" अनुभाग में निम्नलिखित सेट है:

• इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेजों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया;
• पंजीकरण की शर्तें, रूप और तरीके;
• दस्तावेज़ों को अनुक्रमित करने के नियम.

अध्याय " संदर्भ कार्य का संगठन"(आईपीएस) कहता है:

• किसी संगठन (कंपनी) में सूचना और संदर्भ कार्य के निर्माण के सिद्धांत;
• संदर्भ फ़ाइलों (संदर्भ फ़ाइलें, इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस, आदि) का विवरण शामिल है;
• संदर्भ जानकारी के व्यवस्थितकरण और वर्गीकरण का क्रम;
• सूचना पुनर्प्राप्ति प्रौद्योगिकी.

कार्यालय कार्य निर्देश अनुभाग में " दस्तावेज़ों के निष्पादन पर नियंत्रण»स्थापित:

• अनिवार्य नियंत्रण के अधीन दस्तावेजों की श्रेणियां;
• उन्हें नियंत्रण में रखने की प्रक्रिया;
• नियंत्रण प्रौद्योगिकी (नियंत्रण कार्ड के रूप, दस्तावेज़ों पर चिह्नों का उपयोग, आदि);
• कलाकारों की ज़िम्मेदारियाँ;
• विशिष्ट समय सीमा;
• दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण पर डेटा को सारांशित करने की प्रक्रिया;
• प्रदर्शन अनुशासन के बारे में प्रबंधकों को सूचित करने की प्रक्रिया।

अध्याय " आपरेशनल" रोकना:

• अभिलेख प्रबंधन सेवा और संगठन (कंपनी) के संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेज़ संग्रहीत करने के नियम;
• दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए कुछ अधिकारियों की जिम्मेदारी स्थापित करता है;
• फ़ाइलों में दस्तावेज़ों की कुछ श्रेणियों के निर्माण के नियम;
• मामलों के नामकरण को विकसित करने और उपयोग करने की प्रक्रिया;
• मामलों के व्यवस्थितकरण और अनुक्रमण की प्रक्रिया।

अनुभाग के लिए " अभिलेखागार में दाखिल करने के लिए दस्तावेज तैयार करना" शामिल करना:

• परीक्षा आयोजित करने की प्रक्रिया (भंडारण और विनाश के लिए दस्तावेजों का चयन);
• भंडारण के लिए फ़ाइलें तैयार करने के नियम;
• मामलों के विवरण और निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ;
• मामलों को पुरालेख में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया।

कार्य स्थितियों और अपनाई गई प्रौद्योगिकी के आधार पर विषयगत अनुभागों की संरचना को बदला और पूरक किया जा सकता है। कार्यालय के काम के निर्देशों में नागरिकों की अपील के साथ काम करने, वितरण के सीमित दायरे (डीएसपी) वाले दस्तावेजों के साथ, दस्तावेजों की तैयारी के लिए तकनीकी सहायता (मुद्रण, ध्वनि रिकॉर्डिंग, शॉर्टहैंड, फैक्स, आदि) पर अनुभाग शामिल हो सकते हैं।

कार्यालय कार्य के निर्देश आमतौर पर परिशिष्टों के साथ होते हैं, जिनमें अनुभागों के क्रम में व्यवस्थित अधिकतम संदर्भ और उदाहरणात्मक सामग्री होनी चाहिए। अनुलग्नकों में दस्तावेज़ प्रवाह आरेख, मुहर और स्टाम्प छाप, नमूना प्रपत्र, दस्तावेज़ प्रपत्र भरने के नमूने, कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के निष्पादन के उदाहरण, नियंत्रित दस्तावेज़ों की सूची, उनके लेखांकन के लिए प्रपत्र, मामले के नामकरण के प्रपत्र आदि शामिल हैं।

कार्यालय कार्य निर्देशों में दस्तावेजों के साथ काम करने की पूरी प्रक्रिया, सभी तकनीकी संचालन को उनके तार्किक क्रम में प्रतिबिंबित करना चाहिए। निर्देश न केवल कार्यालय प्रबंधन सेवा के लिए, बल्कि सभी प्रबंधन कर्मचारी विशेषज्ञों के लिए भी एक नियामक दस्तावेज है।

निर्देशों की तैयारी अभिलेख प्रबंधन सेवा द्वारा संग्रह और कानूनी सेवाओं की भागीदारी से की जाती है। निर्देश को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है और उसके आदेश से लागू किया जाता है। संरचनात्मक इकाइयों में इसका उपयोग एक मानक दस्तावेज़ के रूप में किया जाता है, जिसके आधार पर प्रबंधन विशेषज्ञों को दस्तावेज़ तैयार करना और निष्पादित करना होता है।

किसी भी उद्यम की गतिविधियाँ आधिकारिक कागजात की स्वीकृति, तैयारी और प्रसंस्करण के बिना आगे नहीं बढ़ सकती हैं।

इस प्रक्रिया की निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए, कंपनी को एक विशेष संरचनात्मक इकाई बनानी होगी। इस विभाग के कर्मचारियों का कार्य दस्तावेज़ों के प्रवाह को व्यवस्थित करना है।

परिभाषा एवं उद्देश्य

दस्तावेज़ प्रवाह है सरकारी कागजातों के संचलन की प्रक्रिया, तब शुरू होता है जब वे प्राप्त होते हैं या बनाए जाते हैं और समाप्त होते हैं जब वे भेजे जाते हैं या निष्पादित होते हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन निर्णयों की शुद्धता और वैधता सुनिश्चित करते हैं। वे कंपनी की हर कार्रवाई में साथ रहते हैं।

दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रिया की कार्यप्रणाली सुनिश्चित करना उद्यम के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। संगठन की कमी, कागजात का उचित भंडारण और प्रसंस्करण कंपनी के काम को बहुत नुकसान पहुंचा सकता है। दस्तावेज़ों की लंबी खोज, खो जाना, भेजने और प्राप्त करने में देरी, डुप्लिकेट व्यवसाय की सामान्य प्रक्रिया को धीमा कर देते हैं। यदि किसी कंपनी में दूरस्थ संरचनात्मक प्रभाग हैं, तो यदि किसी निश्चित संचालन की वैधता स्थापित करना आवश्यक है, तो कंपनी का काम पूरी तरह से पंगु हो सकता है।

उचित रूप से व्यवस्थित दस्तावेज़ प्रवाह प्रभावी प्रबंधन का एक अभिन्न अंग है। इस प्रक्रिया के सामान्य कामकाज के बिना, वित्तीय और प्रबंधन लेखांकन सुनिश्चित करना असंभव है।

दस्तावेज़ प्रकार

किसी उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह में तीन प्रकार के कागजात शामिल होते हैं:

• इनबॉक्स. ये संगठन को तीसरे पक्षों से प्राप्त पत्र और अनुरोध हैं। उनकी प्राप्ति में उपयुक्त आउटगोइंग अधिसूचनाओं की तैयारी शामिल है। इन कागजातों के निष्पादन की समय सीमा कानून द्वारा या पत्र के पाठ में निर्दिष्ट समय अवधि द्वारा निर्धारित की जाती है।
• जावक. इन्हें निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए संकलित किया गया है:
  • पहले से प्राप्त आने वाले पत्र की प्रतिक्रिया के रूप में;
  • बाद की प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध के रूप में।

  इन्हें आंतरिक दस्तावेजों के आधार पर तैयार किया जाता है.

• घरेलू. इनका उपयोग उद्यम के सामान्य संचालन को सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है। इस प्रकार से संबंधित सभी कागजात कार्यालय से नहीं गुजरते हैं, लेकिन केवल प्रबंधक के आदेश, संरचनात्मक प्रभागों और दस्तावेज़ीकरण के बीच पत्राचार होता है जो आउटगोइंग दस्तावेज़ को तैयार करने के आधार के रूप में कार्य करता है।

उनमें से प्रत्येक में कुछ विशेषताएं होनी चाहिए। इसमें सामान्य और विशेष दोनों विवरण हैं। यह उनकी उपस्थिति ही है जो संकलित पेपर को आधिकारिक बनाती है।

सामान्य विशेषताओं में शामिल हैं:

• पंजीकरण संख्या. कार्यालय से पारित प्रत्येक दस्तावेज़ को एक अद्वितीय संख्या प्राप्त होती है। आउटगोइंग और इनकमिंग पेपर के लिए इसकी संरचना भिन्न हो सकती है। संस्थाएं इसे स्वयं स्थापित करती हैं।
• केस नामकरण द्वारा कोड. यह अपेक्षित पेपर एक निश्चित प्रकार के मुद्दे से संबंधित है जिसे कंपनी अपने काम के दौरान हल करती है।
• स्रोत. यह विशेषता इंगित करती है कि आधिकारिक दस्तावेज़ कहाँ से प्राप्त किया गया था। आउटगोइंग संदेशों में संरचनात्मक इकाई का नाम होता है। आने वाले लोगों के लिए - अनुरोध भेजने वाले तीसरे पक्ष के संगठन का नाम।
• निर्वाहक. यह विवरण उस कर्मचारी की स्थिति और उपनाम को इंगित करता है जिसे दस्तावेज़ को निष्पादित करने का काम सौंपा गया है। बहिर्गामी और आंतरिक में यह प्रवर्तक है।

कुछ विशेषताएँ इस आधार पर निर्धारित की जाती हैं कि वे किस प्रकार के दस्तावेज़ हैं।


आने वाले दस्तावेज़ों में सामान्य विवरणों के अलावा, विशेष विवरण भी होते हैं:

• निष्पादन की समय सीमा या तो पाठ के आधार पर या विधायी मानदंडों के अनुसार निर्धारित की जाती है।
• नियंत्रक व्यक्ति - उसे प्रबंधक या डिप्टी द्वारा नियुक्त किया जाता है, दस्तावेज़ प्रसंस्करण पूरा होने के बाद, यह तथ्य निर्दिष्ट कर्मचारी के ध्यान में लाया जाता है।

आंतरिक लोगों में निम्नलिखित विशेषताएं हो सकती हैं:

• निष्पादकों, अर्थात् संकलकों की सूची;
• निष्पादन की अवधि;
• उन विभागों की सूची जिन्हें पेपर से परिचित होना चाहिए।

आउटबॉक्स में कुछ अतिरिक्त विवरण भी हैं:

• मेलिंग सूची, अर्थात, उन व्यक्तियों की सूची जिन्हें अनुरोध या अधिसूचना भेजने की आवश्यकता है;
• प्रतिक्रिया समय, अक्सर यह विशेषता निर्दिष्ट नहीं होती है;
• आधार पर, यह विवरण अनिवार्य है, इसकी पंजीकरण संख्या दस्तावेज़ में इंगित की गई है।

यदि उद्यम प्रबंधन लेखांकन सुनिश्चित करने के लिए इसे आवश्यक मानते हैं तो वे दस्तावेज़ों में अतिरिक्त विशेषताएँ जोड़ सकते हैं।

दस्तावेज़ प्रसंस्करण के नियम और चरण

सभी दस्तावेज़ संगठन के प्रमुख के नियंत्रण में हैं। वह उनकी सुरक्षा के लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारी निभाते हैं।

सभी प्रकार के आधिकारिक कागजात का स्वागत और प्रसंस्करण एक विशेष रूप से नामित कर्मचारी या सहायक सचिव द्वारा किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण समीक्षा के कई चरणों से गुज़रता है:

• प्राथमिक प्रसंस्करण. इस स्तर पर, पत्र की सही डिलीवरी का सत्यापन किया जाता है। व्यक्तिगत पत्राचार को छोड़कर सभी लिफाफे खोले जाते हैं। इसके बाद, अनुलग्नकों की अखंडता की जाँच की जाती है। ऐसा करने के लिए, यह स्थापित किया जाता है कि दस्तावेज़ों की वास्तविक उपलब्धता सूची से मेल खाती है। यदि एक या अधिक कागजात गायब हैं, तो प्रेषक को सूचित किया जाता है, और दस्तावेज़ और उसमें एक निशान बनाया जाता है। निम्नलिखित मामलों को छोड़कर, लिफाफे अक्सर नष्ट हो जाते हैं:
  • वापसी का पता केवल उस पर है;
  • लिफाफा पत्राचार के लिए भुगतान की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज है;
  • लिखने की तारीख और कागजात भेजने का समय अलग-अलग हैं;
  • लिफाफे में प्रेषक के नोट हैं।

  प्राप्त होने पर, दस्तावेज़ीकरण को उन लोगों में क्रमबद्ध किया जाता है जो इसके अधीन हैं और जिन्हें पंजीकरण की आवश्यकता नहीं है। पहले प्रकार के कागजात पर रसीद के बारे में एक नोट बनाया जाता है, जिसमें प्राप्तकर्ता, तारीख और आने वाले नंबर के बारे में जानकारी होती है। एप्लिकेशन पंजीकृत नहीं हैं, जैसे पत्रिकाएं, कैटलॉग, विज्ञापन ब्रोशर और मेलिंग पंजीकृत नहीं हैं। ईमेल या फैक्स द्वारा प्राप्त दस्तावेज़ों को भी क्रमबद्ध और संसाधित किया जाना चाहिए।

• प्रारंभिक समीक्षा. इस स्तर पर, प्रभारी व्यक्ति सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज़ निर्धारित करता है जिन्हें प्रबंधक को हस्तांतरित किया जाना चाहिए। एक नियम के रूप में, उनकी कुल मात्रा केवल 20% है। शेष कागजात प्रतिनियुक्तों, संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों या सीधे निष्पादकों को भेजे जाते हैं। जिस दिन वे प्राप्त होते हैं उसी दिन उन्हें भेज दिया जाता है। सबसे पहले, टेलीग्राम और अत्यावश्यक पत्रों पर विचार किया जाता है।
• पंजीकरण. इस स्तर पर, दस्तावेज़ों को एक अद्वितीय नंबर दिया जाता है। यह आधिकारिक कागज के साथ-साथ एक विशेष पत्रिका में भी दर्शाया गया है। सुरक्षा, खोज में आसानी और निष्पादन पर नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए यह प्रक्रिया आवश्यक है। कोई भी दस्तावेज़ केवल एक बार ही पंजीकृत किया जा सकता है। प्रक्रिया में सभी दस्तावेज़ीकरण को कई समूहों में विभाजित किया गया है, जिनमें से प्रत्येक को अलग से ध्यान में रखा जाता है:
  • आंतरिक;
  • आने वाला;
  • जावक;
  • गोपनीय;
  • एक विज्ञापन।

  प्रतिभूतियों को सौंपे गए कोड की एक विशेष संरचना होती है:

  • घरेलू और वाणिज्यिक के लिए - जर्नल के अनुसार क्रम संख्या, उदाहरण के लिए, 01 या 46;
  • इनकमिंग और आउटगोइंग कोड में विभाग का पदनाम, केस, जर्नल में सीरियल नंबर शामिल होता है, उदाहरण के लिए, 05-11/86।
• पर्यवेक्षक समीक्षा. अगले चरण में, संगठन के प्रबंधन द्वारा दस्तावेजों का विश्लेषण किया जाता है, और उनके कार्यान्वयन पर निर्णय लिया जाता है। इसका परिणाम संकल्प के रूप में सामने आता है। इस विवरण में निम्नलिखित जानकारी शामिल है:
  • कलाकार का उपनाम और स्थिति;
  • समयसीमा.

  यह जानकारी पंजीकरण लॉग में भी दर्ज की गई है।

• क्रियान्वयन हेतु दिशा-निर्देश. इस स्तर पर, जिम्मेदार व्यक्ति दस्तावेज़ निष्पादित करता है। यदि आवश्यक हो तो कार्य की प्रगति लॉग में प्रदर्शित की जाती है। परिणाम उन सभी कागजातों के साथ सत्यापन के लिए सचिव-संदर्भ को स्थानांतरित कर दिया जाता है जिनके आधार पर दस्तावेज़ तैयार किया गया था। इस प्रोजेक्ट पर हस्ताक्षर किया जाता है, पंजीकृत किया जाता है और फिर प्रस्तुत करने के लिए भेजा जाता है।
• निष्पादन नियंत्रण. इस स्तर पर, समय सीमा के अनुपालन की जाँच की जाती है, और कार्यान्वयन के परिणामों का भी विश्लेषण किया जाता है। नियंत्रण तीन प्रकार के होते हैं:
  • वर्तमान, जबकि सचिव प्रतिदिन उन दस्तावेजों पर काम के चरण की जाँच करता है जिनकी समय सीमा उस दिन समाप्त हो जाती है;
  • एहतियाती तौर पर, इसमें परियोजना तैयारी अवधि के आसन्न अंत से 2-3 दिन पहले ठेकेदार को सूचित करना शामिल है;
  • अंतिम, जिसमें बकाया कागजात का विश्लेषण किया जाता है और देरी के कारणों को स्पष्ट किया जाता है।

  महीने में एक बार, एक कार्यालय कर्मचारी सभी उत्कृष्ट परियोजनाओं की एक सूची संकलित करता है।

• जिल्दसाज़. यह चरण अंतिम है. प्रतिक्रिया पत्र और परियोजना को तैयार करने के आधार के रूप में काम करने वाले दस्तावेज़ फ़ाइल में दर्ज किए गए हैं। यह प्रक्रिया सहायक सचिव द्वारा की जाती है। मामले केवल कार्यालय कर्मियों से ही नहीं बनते। संरचनात्मक इकाइयों के कर्मचारी भी ऐसी गतिविधियाँ कर सकते हैं। मामलों के पंजीकरण और प्रबंधन की शुद्धता की जाँच कार्यालय प्रमुख या सचिव द्वारा की जाती है।
  समान मुद्दे पर जानकारी वाले दस्तावेज़ फ़ाइल में दर्ज किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके संकलित दस्तावेज़ डिजिटल रूप में प्रस्तुत और प्रमाणित जानकारी का एक संग्रह है।

  इसे निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:

  • सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके बनाया, संग्रहीत और प्रसारित किया गया;
  • कागज़ के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है;
  • सभी आवश्यक विशेषताएँ शामिल हैं;
  • इसकी संरचना कागजी दस्तावेज़ों के अनुरूप है।

  कार्यालय के काम को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संचालित करने की क्षमता कार्यालय कर्मचारियों के काम को बहुत सरल बनाती है। हालाँकि, कागजी दस्तावेजों को पूरी तरह से समाप्त नहीं किया जा सकता है, क्योंकि कानून के अनुसार इस रूप में मूल दस्तावेजों की उपलब्धता आवश्यक है।

  यह देखने के लिए कि किसी उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह का स्वचालन क्या प्रदान करता है, निम्न वीडियो देखें:

व्यवसाय में सफलता काफी हद तक उसके उचित संगठन पर निर्भर करती है। प्रबंधकों और सामान्य कर्मचारियों दोनों को रिकॉर्ड रखना चाहिए। इसकी विशेषताएं क्या हैं, यह किस प्रकार की होती हैं और दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करते समय किन नियामक दस्तावेजों को ध्यान में रखा जाना चाहिए?

ऑफिस का काम क्या है

कोई भी संगठन, स्वामित्व के स्वरूप और विशेषताओं की परवाह किए बिना, अपनी गतिविधियों के दौरान विभिन्न प्रकार के कागजात बनाता है। ये आदेश, पत्र और प्रोटोकॉल हो सकते हैं। ये सभी संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण से संबंधित हैं।

कार्यालय का काम संगठनात्मक दस्तावेज़ बनाने की गतिविधि है, जो कुछ नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार किया जाता है। अक्सर, उद्यम केवल इस क्षेत्र में लगे विशेष कर्मचारियों को आवंटित करते हैं। छोटी कंपनियों में, सचिव का कार्य लगभग किसी भी कर्मचारी को सौंपा जा सकता है।

यदि आप शब्दावली का सार (कार्यालय कार्य क्या है) समझ लें तो शब्द की उत्पत्ति स्पष्ट हो जाएगी। यह, सबसे पहले, एक मूर्त माध्यम पर आधिकारिक जानकारी की रिकॉर्डिंग है। इस प्रक्रिया के दौरान, एक उपयोगकर्ता बनाया जाता है जो बाद में कुछ कार्रवाइयां शुरू करता है।

शब्द "कार्यालय कार्य" स्वयं काफी समय पहले सामने आया था, लेकिन पिछली शताब्दी के मध्य में ही इसने आधिकारिक रूप ले लिया, राज्य स्तर पर नियामक दस्तावेजों में निहित किया गया।

कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह - यह क्या है?

कोई संगठन कानून से स्वतंत्र रूप से अस्तित्व में नहीं रह सकता। इसमें हमेशा कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह होता है। यह क्या है, कागजात के हस्तांतरण की विशेषताएं क्या हैं, उन्हें सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए? इन मुद्दों को विशेषज्ञों द्वारा हल किया जाता है: सचिव, पुरालेखपाल, कार्मिक विभाग के कर्मचारी।

रिकॉर्ड रखने में किसी मूर्त माध्यम पर जानकारी दर्ज करना, कागज़ या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाना शामिल है। इसके आधार पर, संगठन का दस्तावेज़ प्रवाह बनाया जाता है - किसी आदेश या पत्र की गति, उसके निर्माण से शुरू होकर निष्पादन और संग्रह या विनाश के लिए भेजने तक।

उस स्थान के आधार पर जहां संगठन के कर्मचारियों और प्रबंधन से संबंधित व्यावसायिक कागजात बनाए जाते हैं, दस्तावेज़ प्रवाह को बाहरी और आंतरिक में विभाजित किया जाता है। आदेश, निर्देश, पत्र का आगे का मार्ग स्रोत पर निर्भर करेगा।

किसी संगठन के आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह में निम्नलिखित चरण शामिल होते हैं:

बाह्य दस्तावेज़ प्रवाह के चरण आम तौर पर समान होते हैं, लेकिन कुछ अंतर हैं:

• उद्यम को दस्तावेज़ बाहर से आपूर्ति किए जाते हैं। ये उच्च और निम्न संगठनों, शाखाओं, आधिकारिक अधिकारियों के नियम, अदालत के आदेश, नागरिकों के पत्र के कागजात हो सकते हैं।
• संगठन द्वारा प्राप्त सभी व्यावसायिक कागजात को पंजीकरण प्रक्रिया से गुजरना होगा। वह पुष्टि करती है कि वे नियंत्रण में हैं।
• अगला चरण दस्तावेज़ के साथ काम करना, स्वयं को परिचित करना या निर्देशों का पालन करना है।
• यदि आवश्यक हो, तो एक आधिकारिक प्रतिक्रिया जारी की जाती है।
• अंतिम चरण दीर्घकालिक या अभिलेखीय भंडारण और संभावित विनाश के लिए पंजीकरण है।

इसके अलावा, संगठन के प्रबंधन के संबंध में, निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ प्रवाह को प्रतिष्ठित किया जाता है:

दस्तावेज़ संचलन के सभी चरणों को आवश्यक रूप से विशेष पत्रिकाओं में दर्ज किया जाता है। उन्हें कई विकल्पों में किया जा सकता है:

• दस्तावेज़ों की आवाजाही;
• दस्तावेज़ कार्ड;
• अधिकांश संगठनों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सबसे आम है।

न्यायिक अभिलेख प्रबंधन की विशेषताएं

बहुत से लोग आश्चर्य करते हैं कि यह क्या है और यह सामान्य से कैसे भिन्न है। एक अदालती मामला दस्तावेजों और भौतिक साक्ष्यों का थोड़ा अलग पैकेज है। इसका सही भंडारण और संचलन कानून प्रवर्तन प्रणाली के काम में पारदर्शिता सुनिश्चित करता है। न्यायिक कार्य, संगठनात्मक कार्य के विपरीत, स्वैच्छिक नहीं हो सकता। यह अधिकृत व्यक्तियों द्वारा संचालित किया जाता है और सख्ती से नियंत्रित किया जाता है। उसके लिए, विनाश तक सभी चरण मानक और सख्ती से परिभाषित हैं।

सचिव कार्य करता है

कंपनी के अधिकांश कर्मचारियों को इस बारे में बहुत अस्पष्ट जानकारी है कि कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह क्या हैं। एक सचिव के लिए यह एक पेशेवर गतिविधि है।

किसी उद्यम का सचिवालय मुख्य कार्य करता है: कार्य के स्वरूप और विशेषताओं के अनुसार, उद्यम की कार्यालय कार्य सेवा के संगठन को निम्नलिखित प्रकारों में विभाजित किया जाता है:

• केंद्रीकृत - सभी सचिव एक विभाग में हैं और मुख्य लिपिक या वरिष्ठ सचिव को रिपोर्ट करते हैं।
• विकेंद्रीकृत - अपने कर्तव्यों का पालन करने वाले सचिव और कर्मचारी संगठन के विभिन्न विभागों में फैले हुए हैं और विभिन्न वरिष्ठों को रिपोर्ट करते हैं।
• मिश्रित - अधिकतर बड़े संगठनों में पाया जाता है।

उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह की विशेषताएं सीधे तौर पर इस बात पर निर्भर करेंगी कि सचिवालय का कौन सा रूप अपनाया जाता है।

कार्यालय कार्य हेतु निर्देश

स्वामित्व के आकार और रूप के बावजूद, किसी भी संगठन के पास दस्तावेज़ों की आवाजाही को विनियमित करने वाला एक नियामक अधिनियम होना चाहिए। यह क्या है और इसकी रचना कैसे करें? यह मुद्दा न केवल सचिवों, बल्कि प्रबंधकों को भी चिंतित करता है।

कार्यालय कार्य के लिए निर्देश किसी संगठन का एक आंतरिक नियामक अधिनियम है, जो असीमित वैधता वाले प्रबंधन के आदेश या निर्देश द्वारा अनुमोदित होता है। यह दस्तावेज़ को पारित करने के सभी चरणों को बताता है, उन पदों की सूची प्रदान करता है जिनके हस्ताक्षर आधिकारिक कागजात की प्रामाणिकता को प्रमाणित कर सकते हैं, डिज़ाइन नमूने, फॉर्म और फॉर्म प्रदान करते हैं।

रिकॉर्ड रखना

निम्न स्तर के दस्तावेज़ प्रवाह (प्रति वर्ष 200 से कम) वाले छोटे संगठनों में, रिकॉर्डकीपिंग क्या है, इसका सवाल ही नहीं उठता। सब कुछ स्वयं कर्मचारी या यहां तक ​​कि प्रबंधक द्वारा तय किया जाता है।

यदि रिकॉर्ड रखने के कर्तव्य कर्मचारी के लिए प्रत्यक्ष नहीं हैं और उसके रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट नहीं हैं, तो इन कार्यों को सौंपने के लिए एक डिक्री जारी की जानी चाहिए। इस दस्तावेज़ में अतिरिक्त कर्तव्यों, ज़िम्मेदारियों और मुआवज़े का विवरण होना चाहिए।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की विशेषताएं

यदि संगठन में कम से कम एक कर्मचारी है, तो श्रम दस्तावेज बनाए जाएंगे। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन क्या है का प्रश्न विशेष रूप से कम संख्या में कर्मचारियों वाले उद्यमों के लिए प्रासंगिक है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन उद्यम के कर्मचारियों की कार्य गतिविधियों से संबंधित विशिष्ट दस्तावेजों की आवाजाही सुनिश्चित कर रहा है। आमतौर पर, ये कर्तव्य एक विशेष इकाई - कार्मिक विभाग के कर्मचारियों द्वारा किए जाते हैं। उनके कार्यों में कार्मिक दस्तावेज़ प्राप्त करना, प्रसंस्करण और भंडारण करना शामिल है। इसमें गोपनीय व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण भी शामिल है।

गोपनीयता और भंडारण सुविधाओं के नियमों के अनुपालन में कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह आमतौर पर सामान्य दस्तावेज़ से अलग किया जाता है।

कार्यालय कार्य अनुकूलन

डिजिटल प्रौद्योगिकियों के तेजी से विकास के बावजूद, कई संगठनों को दस्तावेज़ प्रवाह को अनुकूलित करना मुश्किल लगता है। वे पुराने तरीके से कागजी पत्राचार करना जारी रखते हैं और नियमित लॉग बुक रखते हैं।

यह दो कारकों के कारण है:

• उद्यम कर्मचारियों द्वारा नवाचारों का प्रतिरोध;
• वित्त की कमी.

प्रबंधकों को याद रखना चाहिए कि पर्याप्त निवेश के साथ दस्तावेज़ प्रवाह को अनुकूलित करने से ध्यान देने योग्य आर्थिक प्रभाव मिलता है।

हम आपको बताएंगे कि कंपनी के दस्तावेज़ों के साथ-साथ उनके लेखांकन और भंडारण के साथ काम को सक्षम रूप से कैसे व्यवस्थित किया जाए। हम कंपनी में कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश देंगे।

लेख से आप सीखेंगे:

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ऑफिस के काम पर ध्यान देना क्यों ज़रूरी है?

कार्यालय कार्य एक ऐसी गतिविधि है जो आधिकारिक दस्तावेजों के निर्माण को सुनिश्चित करती है और उनके साथ काम करने की प्रक्रिया निर्धारित करती है। निःसंदेह, यह प्रश्न कि क्या दस्तावेजों के साथ काम करने के क्रम पर विचार करना आवश्यक है, तब उठता है जब किसी विशिष्ट कागज को ढूंढना मुश्किल हो जाता है। एक ओर, हमें खुश होना चाहिए कि कंपनी विकसित हो रही है और बढ़ रही है, लेकिन दूसरी ओर, एक नया कार्य एजेंडे में है - दस्तावेज़ प्रवाह को ठीक से और आसानी से कैसे व्यवस्थित किया जाए।

आधिकारिक संस्थानों में कार्यालय का काम आसान है - वहां यह प्रक्रिया विशेष नियमों द्वारा नियंत्रित होती है:

• रूस के न्याय मंत्रालय का आदेश दिनांक 16 अप्रैल 2014 संख्या 78 "नोटरी कार्यालय कार्य के नियमों के अनुमोदन पर" (17 दिसंबर 2012 के एफएनपी बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित नोटरी कार्यालय कार्य के नियमों के साथ, रूस के न्याय मंत्रालय के आदेश दिनांक 16 अप्रैल 2014 संख्या 78) ने नोटरी के लिए दस्तावेज़ प्रवाह के नियमों को मंजूरी दी;
• यूरेशियन आर्थिक आयोग के बोर्ड का निर्णय दिनांक 05.05.2015 संख्या 46 "यूरेशियन आर्थिक आयोग में आंतरिक दस्तावेज़ प्रबंधन के नियमों पर" ने ईईसी में दस्तावेजों के साथ काम करने के नियमों को निर्धारित किया;
• रूसी संघ के सर्वोच्च न्यायालय में न्यायिक विभाग के आदेश दिनांक 29 अप्रैल, 2003 संख्या 36 द्वारा, जिला अदालत में न्यायिक रिकॉर्ड प्रबंधन के निर्देशों को मंजूरी दी गई थी;
• रूस के केंद्रीय चुनाव आयोग के दिनांक 20 जनवरी 2016 के संकल्प संख्या 321/1831-6 ने रूसी संघ के केंद्रीय चुनाव आयोग में कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों को अपनाया;
• 15 जून 2009 संख्या 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री ने संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के नियमों को मंजूरी दी।

ऐसे विशिष्ट नियम भी हैं जो बताते हैं कि कुछ उद्यमों में इसे कैसे लागू किया जाए। उदाहरण के लिए, 15 अप्रैल 1998 का ​​संघीय कानून संख्या 66-एफजेड "नागरिकों के बागवानी, बागवानी और डाचा गैर-लाभकारी संघों पर" ऐसे संगठनों में कार्यालय कार्य करने की प्रक्रिया निर्धारित करता है।

निजी कंपनियों में, कार्यालय के काम के आयोजन के सभी मुद्दे मालिकों द्वारा तय किए जाते हैं। अधिक सटीक रूप से, विशिष्ट कलाकारों को शुरू से ही कार्यालय का काम विकसित करने का काम सौंपा जाता है - कभी-कभी मानव संसाधन अधिकारी, कभी-कभी सचिव। चूंकि ऐसा आदेश परिपक्व हो गया है, इसका मतलब है कि वास्तव में ऐसे विनियमन की आवश्यकता है।

दस्तावेज़ों के साथ कैसे काम करें: कार्यालय कार्य के लिए नमूना निर्देशों पर अनुस्मारक

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कार्यालय कार्य कैसे व्यवस्थित करें: चरण-दर-चरण निर्देश

एलएलसी में शुरुआत से कार्यालय का काम, चरण-दर-चरण निर्देश आपको यह तय करने में मदद करेंगे कि कहां से शुरू करना है और आपको किस परिणाम के लिए प्रयास करना चाहिए। आदर्श रूप से, संगठन को एक आंतरिक दस्तावेज़ - कार्यालय कार्य के लिए निर्देश अपनाना चाहिए। यदि कंपनी बड़ी है, प्रभागों और शाखाओं के साथ, तो इन मुद्दों को विनियमित करने वाले कई स्थानीय कृत्यों को अपनाना उचित है।

स्टेप 1। तय करें कि कौन से दस्तावेज़ निर्देशों के अधीन होंगे। आइए याद रखें कि संगठन में कागजात के पूरे समूह को आंतरिक (स्थानीय), आउटगोइंग और इनकमिंग में विभाजित किया गया है। उनके साथ काम करने की प्रक्रिया अलग है, इसलिए इसे विभिन्न अनुभागों में वर्णित करना उचित है।

चरण दो। निर्देश लिखें. स्थानीय कृत्यों के लिए अलग से प्रावधान करें:

• उन्हें कैसे प्राप्त किया जाता है;
• कर्मचारियों को उनसे कैसे परिचित कराया जाता है;
• स्थानीय कृत्य कहाँ और किसके पास संग्रहीत हैं।

आने वाले दस्तावेज़ के आधार पर, यह वर्णन करना आवश्यक है कि आने वाले दस्तावेज़ को कौन और कहाँ पंजीकृत करता है, किस समय सीमा के भीतर, यह निष्पादन के लिए दस्तावेज़ के हस्तांतरण को कैसे रिकॉर्ड करता है, आने वाले दस्तावेज़ को जवाब देने के बाद कहाँ संग्रहीत करना है, और अन्य प्रक्रियात्मक मुद्दे . आउटगोइंग कॉल के लिए, पंजीकरण प्रक्रिया, भेजने के नियम, हस्ताक्षर करने के मुद्दे को इसी तरह हल करें।

कार्यालय कार्य के लिए निर्देश: आंतरिक दस्तावेजों के पंजीकरण की प्रक्रिया

नमूना निर्देशों के अनुसार दस्तावेज़ कैसे तैयार करें

चरण 3। निर्देशों में इंगित करें कि किन दस्तावेजों का अनुमोदित मानक रूप है और जिन्हें अनुमोदित GOST के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।

कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के माध्यम से GOST को कैसे लागू करें

चरण 4। निर्देशों के प्रत्येक अनुभाग के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को निर्धारित करें। तय करें कि दस्तावेज़ किस क्रम में, कहाँ, किसकी जिम्मेदारी के तहत संग्रहीत किए जाएंगे।

कार्यालय प्रबंधन निर्देशों में अनुभाग "दस्तावेजों का शीघ्र भंडारण"।

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चरण 5. निर्धारित करें कि क्या निर्देशों के अतिरिक्त अनुभागों की आवश्यकता है। संगठन की गतिविधियों की बारीकियों के आधार पर, प्रतियां बनाने की प्रक्रिया, मुहरों और टिकटों के साथ काम करने की प्रक्रिया और विभागों के बीच दस्तावेजों के आदान-प्रदान की प्रक्रिया को इंगित करना आवश्यक हो सकता है।

कई दस्तावेज़ अन्य स्थानीय कृत्यों के अधीन हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत डेटा के साथ काम करने की अनुमोदित प्रक्रिया या संगठन के व्यापार रहस्यों को संरक्षित करने की प्रक्रिया के तहत। इन स्थानीय कृत्यों का संदर्भ देना उचित है। इसके अलावा, कई संगठनों में दस्तावेज़ों के साथ काम को विशेष कानून द्वारा भी विनियमित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, किसी क्रेडिट संस्थान में दस्तावेज़ प्रवाह संघीय कानून "बैंकों और बैंकिंग गतिविधियों पर" के अधीन है, जो बैंक गोपनीयता को संभालने की प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। निर्देश बनाते समय इन बिंदुओं को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।

कंपनी में मुहरों और टिकटों का लेखांकन और भंडारण: निर्देश अनुभाग

मुहरों और टिकटों के साथ काम को कैसे व्यवस्थित करें

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन को कैसे व्यवस्थित करें

कंपनी के लिए इस पर विचार करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन. कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के चरण, सिद्धांत रूप में, समग्र रूप से कार्यालय कार्य की स्थापना के चरणों से भिन्न नहीं हैं। वे दस्तावेज़ों की एक सूची भी निर्धारित करते हैं जिन्हें कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के निर्देशों के अनुसार संकलित, संशोधित, कॉपी और वितरित किया जाएगा। यहां यह ध्यान रखना आवश्यक है कि संगठन में कार्मिक दस्तावेजों के संबंध में "कल्पना" के लिए बहुत कम जगह है - कार्मिक रिकॉर्ड के लिए कंपनी में क्या मौजूद होना चाहिए, यह रूसी संघ के श्रम संहिता और अन्य नियमों में निर्दिष्ट है। और कार्मिक दस्तावेजों की अनुपस्थिति या गलत निष्पादन के लिए काफी जुर्माने का प्रावधान है। इसलिए, इस निर्देश की तैयारी को अत्यंत गंभीरता से लिया जाना चाहिए।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए निर्देशों के अनुभागों में कंपनी में विकसित मानक दस्तावेजों के बारे में जानकारी होनी चाहिए, उदाहरण के लिए, रोजगार अनुबंध का अनुमोदित रूप, आदेश, साथ ही कर्मचारियों को दस्तावेजों से परिचित कराने की प्रक्रिया। किसी विशेष संगठन की गतिविधियों के विशिष्ट पहलुओं को प्रतिबिंबित करना भी आवश्यक है: यदि वे कार्यक्रम बनाते हैं, तो किस समय सीमा में और किस क्रम में उन्हें अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए; यदि वे सुरक्षात्मक उपकरण जारी करते हैं, तो वे किस क्रम में हैं रिकॉर्ड रखेंगे.

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए निर्देश: नमूना

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इस बात का भी ध्यान रखना चाहिए कि कार्यालय कार्य का संगठनकर्मियों सहित, इन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए विशेष सॉफ्टवेयर विकसित किया गया है। बड़ी कंपनियाँ वर्तमान में उनका उपयोग करती हैं, लेकिन यह तथ्य निर्देशों को विकसित करने और उनका पालन करने की आवश्यकता को प्रतिस्थापित नहीं करता है।

कार्यालय कार्य के संगठनात्मक रूप

कार्यालय कार्य के आयोजन के तीन रूप हैं:

• केंद्रीकृत;
• विकेन्द्रीकृत;
• मिश्रित।

एक केंद्रीकृत रूप में, दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए सभी तकनीकी संचालन एक संरचनात्मक इकाई में केंद्रित होते हैं। यह आमतौर पर कार्यालय प्रबंधन सेवा है. कार्यालय कार्य के इस रूप का लाभ यह है कि आप संगठन में प्राप्त या बनाए गए सभी दस्तावेज़ों के लिए एक एकल डेटाबेस बना सकते हैं। आपको जिन कागजातों की आवश्यकता है उन्हें तेजी से ढूंढें। कार्यालय कार्य का यह रूप रैखिक कार्यात्मक संरचना वाली कंपनियों के लिए उपयुक्त है।

कार्यालय कार्य के विकेन्द्रीकृत रूप के साथ, प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में पूर्वस्कूली शिक्षा सेवाएँ बनाई जाती हैं। अगर कंपनी भौगोलिक रूप से वितरित है तो यह फॉर्म काम आएगा।

कार्यालय कार्य के संगठन के मिश्रित रूप के साथ, कुछ संचालन पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा में किए जाते हैं, अन्य - संरचनात्मक प्रभागों में। पहला आमतौर पर दस्तावेजों के स्वागत, पंजीकरण और नियंत्रण से संबंधित होता है, दूसरा - कागजात बनाना और तैयार करना, उन्हें व्यवस्थित करना और भंडारण के लिए व्यवस्थित करना। कार्यालय कार्य के इस रूप के साथ एक ही ऑपरेशन पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा और विभागों दोनों में किया जा सकता है - यह दस्तावेज़ पर निर्भर करता है।

दस्तावेज़ मार्गों से कंपनी में दस्तावेज़ प्रवाह को तेज़ करने में मदद मिलेगी

एक उद्यम एक जटिल तंत्र है जिसके लिए अपने प्रत्येक क्षेत्र पर नियंत्रण की आवश्यकता होती है। रिकॉर्ड रखना किसी संगठन के प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। इस प्रक्रिया के बिना, उद्यम में भ्रम और अराजकता पैदा होगी; आवश्यक दस्तावेज़ ढूंढना, उन्हें नियामक अधिकारियों को जमा करना और उन्हें सही ढंग से संग्रहीत करना असंभव होगा।

कार्यालय के काम को ठीक से संचालित करने के लिए, आपको इस प्रक्रिया की बुनियादी बातों से खुद को परिचित करना होगा। ये बुनियादी बातें आपको डेटा को समझने और व्यवस्थित करने की अनुमति देंगी। एक नौसिखिया को यह जानने की क्या ज़रूरत है कि कौन अभी कार्यालय का काम शुरू कर रहा है? अक्सर ये जिम्मेदारियाँ विशेष शिक्षा के बिना भी एक सचिव को सौंप दी जाती हैं। ऐसा माना जाता है कि इन कौशलों में महारत हासिल करना मुश्किल नहीं है, लेकिन वास्तव में इस क्षेत्र में कई बारीकियां और पहलू हैं जिन्हें चूकना नहीं चाहिए।

कार्यालय कार्य के आयोजन की मूल बातें मामलों के नामकरण की अवधारणा से शुरू होती हैं। यह उद्यम के पास मौजूद सभी दस्तावेज़ों की एक सूची है। कई शाखाओं वाली एक जटिल प्रणाली - इस प्रकार इस अवधारणा को चित्रित किया जा सकता है। आवश्यक दस्तावेज़ ढूंढना आसान बनाने के लिए प्रत्येक दिशा को अपना कोड सौंपा गया है।

नामकरण आपको सामग्री संग्रहीत करने और एक एकीकृत प्रणाली बनाने की अनुमति देता है। जानकारी को संसाधित करना आसान बनाने के लिए, एक तालिका बनाई जाती है जिसमें दस्तावेज़ कोड, संग्रह में स्थान और भंडारण अवधि दर्ज की जाती है।

अनुभवी सचिव दस्तावेजों को प्रकार के आधार पर समूहीकृत करने की सलाह देते हैं। दस्तावेज़ कई प्रकार के होते हैं. सूची उत्पादन की बारीकियों, उद्यम के कार्यों और कार्य के फोकस पर निर्भर करती है। लेकिन ऐसे सार्वभौमिक दस्तावेज़ हैं जो सार्वजनिक और निजी दोनों उद्यमों में पाए जा सकते हैं।

इसमे शामिल है:

• आवक - ऐसी सामग्री जो बाहर से संगठन में प्रवेश करती है;
• आउटगोइंग - कंपनी की ओर से अन्य व्यक्तियों को भेजा गया (पत्र, उत्तर आदि सहित);
• आंतरिक - दस्तावेज़ जो उद्यम के आंतरिक कार्य को नियंत्रित करते हैं (विनियम, आदेश, निर्देश, आदि)।

प्रत्येक किस्म का रखरखाव एक सचिव द्वारा अलग से किया जाता है। ऐसा करने के लिए, एक व्यक्तिगत जर्नल बनाया जाता है जिसमें किसी विशिष्ट दस्तावेज़ से संबंधित हर चीज़ दर्ज की जाती है।

यदि, उदाहरण के लिए, सामग्री किसी कर्मचारी को जारी की गई थी, तो जर्नल को यह बताना होगा कि यह कौन है, प्रभारी व्यक्ति के हस्ताक्षर और इस दस्तावेज़ की एक प्रति।

कार्यालय का काम केवल सामान्य दस्तावेजों का हिसाब-किताब रखना ही नहीं है। चाबियाँ सौंपने, कॉल प्राप्त करने, काम पर पहुंचने और अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेजों का एक लॉग भी रखा जाता है जो उद्यम के "जीवन" को बेहतर और अधिक उत्पादक बना सकता है।

दस्तावेज़ प्रवाह की मूल बातों में अगला महत्वपूर्ण बिंदु किसी विशिष्ट संगठन के लिए दस्तावेज़ प्रवाह पर विनियम तैयार करना है। यह मुख्य दस्तावेज़ उद्यम के निदेशक के साथ संयुक्त रूप से विकसित किया गया है और व्यवसाय करने की सभी बारीकियों को दर्शाता है।

विनियमों में क्या प्रदर्शित किया जाना चाहिए:

• दस्तावेज़ीकरण तैयार करने के नियम;
• इसके स्थानांतरण और निपटान की प्रक्रिया;
• संग्रह करने की प्रक्रिया, आदि

यह आपको व्यवस्था बहाल करने और महत्वपूर्ण सामग्रियों को खोने से बचाने की अनुमति देगा, आपको जो चाहिए उसे तुरंत ढूंढने में मदद करेगा और दस्तावेज़ के किसी भी "आंदोलन" को ट्रैक करने में मदद करेगा।

एक विशेषज्ञ क्लर्क के लिए यह समझना महत्वपूर्ण है कि किन मामलों में किसी दस्तावेज़ पर मोहर या मुहर लगाई जाती है। यहां सब कुछ सरल है - स्टांप आउटगोइंग फॉर्म पर चिपकाया जाता है, और आंतरिक दस्तावेज़ प्रबंधक के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होते हैं। प्रबंधक द्वारा समीक्षा के बाद आने वाली सामग्रियों को मुहर लगाकर प्रमाणित भी किया जाता है।

स्टाम्प एक सहायक उपकरण है जो सचिव स्तर की जानकारी में मदद करता है, लेकिन इसमें कानूनी बल नहीं है।

कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने के नियम

उद्यम में राज करने के लिए और कार्य प्रक्रियाओं में कागजी कार्रवाई में बाधा न आए, इसके लिए आपको कार्यालय कार्य के आयोजन के नियमों में महारत हासिल करनी चाहिए। वे आपको यह तय करने में मदद करेंगे कि इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़, आपूर्तिकर्ता और ग्राहक कार्ड, कॉल लॉग और अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों का रिकॉर्ड ठीक से कैसे रखा जाए।

निम्नलिखित मुख्य बिंदुओं की पहचान की जा सकती है:

1. कम्प्यूटरीकृत कार्यालय प्रबंधन शुरू करना बेहतर है। इसका मतलब है कि एक विशेष कार्यक्रम का उपयोग किया जा सकता है, जो स्वयं जानकारी को व्यवस्थित करता है, कोड निर्दिष्ट करता है और डेटा संग्रहीत करता है। लेकिन आपको पेपर मीडिया को भी फेंकना नहीं चाहिए।
2. दस्तावेज़ों को कंप्यूटर पर भरना भी बेहतर है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि उन्हें भरने वाले व्यक्ति की लिखावट कितनी सुंदर है, मुद्रित फ़ॉन्ट एक साफ प्रभाव पैदा करेगा।
3. कर्मियों को दस्तावेजों को जिम्मेदारीपूर्वक और सम्मानपूर्वक व्यवहार करने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए।
4. महत्वपूर्ण पत्र केवल "लाइव" मुहर के साथ भेजे जाने चाहिए, प्रतिलिपि के साथ नहीं।
5. हालाँकि ई-मेल दस्तावेज़ भेजने का एक त्वरित तरीका है, लेकिन यह हमेशा प्रभावी नहीं होता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि अक्सर सचिव सबसे पहले सूचना को देखता है और निर्णय लेता है कि वास्तव में क्या प्रिंट करना है और प्रबंधक को बताना है। इस वजह से, कुछ डेटा प्राप्तकर्ता तक नहीं पहुंच पाता है।
6. आपको हमेशा व्यावसायिक पत्रों का उत्तर देना चाहिए। अत्यावश्यक पत्र का उत्तर 24 घंटे के भीतर लिखा जाना चाहिए, बाकी - एक सप्ताह के भीतर। यह व्यावसायिक नैतिकता का एक महत्वपूर्ण नियम है, जिसका कार्यान्वयन उद्यम को सर्वोत्तम पक्ष से चित्रित करेगा।

यह कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने के लिए बुनियादी नियमों की एक बुनियादी सूची मात्र है। प्रत्येक उद्यम उत्पादन की बारीकियों, कर्मचारियों की संख्या आदि का हवाला देते हुए अपने स्वयं के व्यक्तिगत नियम विकसित कर सकता है।

संगठन में कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के नियम

कार्यालय का काम "दस्तावेज़ प्रवाह" की अवधारणा से निकटता से संबंधित है। उत्तरार्द्ध किसी उद्यम में दस्तावेजों के निर्माण या प्राप्त होने के क्षण से लेकर उन्हें अन्य व्यक्तियों को भेजे जाने, संग्रह में दाखिल करने या निपटाए जाने तक की आवाजाही है।

इस क्षेत्र में दिशा संगठन में कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह के नियमों द्वारा निर्धारित की जाती है:

1. दस्तावेज़ एक विशेष प्रपत्र, ए4 पेपर की एक साधारण शीट या इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किए जा सकते हैं।
2. सभी विवरण दर्शाए जाने चाहिए, टिकटें लगाई जानी चाहिए और प्रबंधक के हस्ताक्षर शामिल होने चाहिए।
3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाते समय, उसे मौजूदा टेम्पलेट के अनुसार भरना महत्वपूर्ण है।
4. मामलों की एक सूची बनाई जानी चाहिए. इसके बिना, आवश्यक दस्तावेज़ को शीघ्रता से ट्रैक करना असंभव होगा।
5. दस्तावेज़ों को संग्रह में स्थानांतरित किया जाना चाहिए। महत्वपूर्ण वस्तुएँ 10 वर्षों से अधिक समय तक संग्रहीत रहती हैं, कम महत्वपूर्ण वस्तुएँ 10 वर्षों तक संग्रहीत रहती हैं।
6. कर्मचारियों के हस्ताक्षर के विरुद्ध एक निश्चित अवधि के लिए मामले जारी किए जा सकते हैं; इसकी समाप्ति के बाद, दस्तावेजों को सचिव को फिर से वापस करना होगा। इस आंदोलन को एक विशेष पत्रिका में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए।
7. दुर्लभ मामलों में, मूल दस्तावेज़ को फ़ाइल से हटाया जा सकता है। लेकिन फिर एक प्रति संलग्न करनी होगी.

कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ

नियमों के अतिरिक्त, कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ भी हैं।

इनमें निम्नलिखित मुख्य पहलू शामिल हैं:

• इनकमिंग, आउटगोइंग और आंतरिक दस्तावेज़ीकरण का रिकॉर्ड रखा जाना चाहिए;
• परिचालन संगठन के लिए, कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों, डाक संचार और अन्य तकनीकी क्षमताओं का उपयोग किया जाना चाहिए जो जानकारी को प्राप्तकर्ता तक अधिक तेज़ी से पहुंचाने की अनुमति देगा;
• प्रत्येक दस्तावेज़ को प्रारंभिक प्रसंस्करण, पंजीकरण, प्रारंभिक समीक्षा, प्रबंधक द्वारा अनुमोदन से गुजरना होगा, फिर निष्पादकों को स्थानांतरित करना होगा और दाखिल करना होगा;
• पंजीकरण समय पर पूरा किया जाना चाहिए (प्रवेश के दिन, अंतिम तिथि अगले दिन है);
• मामलों की एक सूची बनाई जानी चाहिए;
• आदर्श विकल्प दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप में डुप्लिकेट करना है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सूचना के पंजीकरण, प्रसंस्करण, स्थानांतरण और संग्रह को बहुत सरल बना देगा।

किसी उद्यम की "जीवन गतिविधि" के अन्य क्षेत्रों की तरह, कार्यालय के काम को गंभीरता से लिया जाना चाहिए, कार्ड और लॉग को समय पर भरना चाहिए, और दस्तावेजों को देखभाल और ध्यान से संभालना चाहिए।

संगठन के अभिलेख प्रबंधन में दस्तावेजों का भंडारण

किसी संगठन के कार्यालयीन कार्य में दस्तावेजों को संग्रहित करना एक महत्वपूर्ण एवं आवश्यक चरण है। इसके बिना, आवश्यक दस्तावेज़ को शीघ्रता से ढूँढना असंभव होगा या हो सकता है कि वह मिले ही न। दस्तावेज़ीकरण के निपटान से पहले यह अंतिम चरण है। जानकारी को संग्रह में दशकों तक संग्रहीत किया जा सकता है, इसलिए इसे ठीक से प्रारूपित किया जाना चाहिए।

सबसे पहले, आपको जानकारी को व्यवस्थित करने और मामले तैयार करने की आवश्यकता है। इसके बाद, मामलों की एक सूची बनाई जाती है, जिसमें उद्यम में मौजूद सभी दस्तावेज शामिल होते हैं। इसे कार्यालय प्रबंधन सेवा में संग्रहीत किया जाता है। आमतौर पर, सचिव या अन्य व्यक्ति जिसे क्लर्क की जिम्मेदारियां सौंपी जाती हैं, वह इसके गठन और सुरक्षा के लिए जिम्मेदार होता है।

पूर्ण किये गये मामलों को संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। लेकिन सबसे पहले, वे मामलों की एक सूची बनाते हैं ताकि उन्हें उनके शेल्फ जीवन के अनुसार वर्गीकृत किया जा सके।

जब कोई विशेष दस्तावेज़ समाप्त हो जाता है, तो उसका निपटान कर दिया जाता है। ये करना भी इतना आसान नहीं है. सबसे पहले, एक ज़ब्ती अधिनियम तैयार किया जाता है; इसे प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए, ताकि उसके लिए महत्वपूर्ण दस्तावेज़ का अचानक निपटान न हो।

किसी संगठन में कार्यालय कार्य के लिए नमूना निर्देश

प्रत्येक संगठन को संगठन में कार्यालय प्रबंधन के लिए व्यक्तिगत निर्देश विकसित और अनुमोदित करने होंगे। इसमें अंक उद्यम की गतिविधि के क्षेत्र के आधार पर भिन्न हो सकते हैं। लेकिन आप एक अनुमानित मानक निर्देश दे सकते हैं, जो आपके स्वयं के संस्करण को विकसित करने के लिए एक टेम्पलेट बन सकता है।

आपको "हेडर" से शुरुआत करनी चाहिए, जिसमें आपको तारीख, दस्तावेज़ संख्या और निर्देशों को मंजूरी देने वाले व्यक्ति का विवरण बताना चाहिए। फिर "सामान्य प्रावधान" हैं।

1. सामान्य प्रावधान

1.1 उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह सुनिश्चित करने, दक्षता बढ़ाने और उत्पादन, वित्तीय और अन्य प्रक्रियाओं को सामान्य बनाने के लिए मानक निर्देश बनाए गए हैं।

1.2 दस्तावेज़ सभी प्रकार के दस्तावेज़ों के संगठन पर लागू होता है, चाहे वे किसी भी माध्यम पर प्रस्तुत किए गए हों।

1.3 उद्यम प्रबंधन का लक्ष्य तकनीकी और सॉफ्टवेयर उपकरणों की शुरूआत के माध्यम से कार्यालय कार्य के संगठन में सुधार करना है।

2. दस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने के लिए आवश्यकताएँ

2.1 मामलों की एक सूची बनाना और प्रत्येक मामले को अपनी विशिष्ट संख्या निर्दिष्ट करना।

2.2 प्रत्येक दस्तावेज़ की समीक्षा, विश्लेषण, सूचना का व्यवस्थितकरण।

2.3 व्यावसायिक नैतिकता के ढांचे के भीतर व्यावसायिक पत्रों का अनिवार्य उत्तर।

2.4 मामलों का समय पर पंजीकरण, उन्हें अभिलेखागार में स्थानांतरित करना और समय के साथ निपटान करना।

3. कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के डिज़ाइन की विशेषताएं

3.1 आदेश और निर्देश विनियामक प्रकृति के निर्णय बताते हैं और उद्यम के प्रमुख या विभागों के प्रमुखों द्वारा समर्थित होते हैं।

3.2 दस्तावेज़ एक विशेष प्रपत्र पर मुद्रित होता है और इसमें शीर्षक, हस्ताक्षर करने की तारीख और संख्या होनी चाहिए।

3.3 विनियमों में नियमों का एक सेट शामिल है जिसका उद्यम के संचालन के लिए पालन किया जाना चाहिए

3.4 मिनटों में वे नोट्स शामिल होते हैं जो किसी मीटिंग, मीटिंग के दौरान बनाए गए थे

3.5 सेवा पत्रों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए और एक विशेष जर्नल में दर्ज किया जाना चाहिए।

4. दस्तावेज़ीकरण का स्वागत और प्रसंस्करण

4.1 उद्यम द्वारा बनाए गए या प्राप्त किए गए सभी दस्तावेज़ प्रारंभिक प्रसंस्करण, प्रारंभिक समीक्षा, पंजीकरण से गुजरते हैं, प्रबंधन और फिर निष्पादकों को विचार के लिए प्रस्तुत किए जाते हैं।

4.2 यदि दस्तावेज़ विशेष रूप से प्रबंधन को संबोधित नहीं है, लेकिन उद्यम के नाम पर आया है, तो पहले सचिव द्वारा इसकी समीक्षा की जाती है, और उसके बाद ही यह विचार के लिए निदेशक के पास जाता है।

4.3 यदि कोई दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर प्राप्त होता है, तो उसके साथ एक कवर लेटर होना चाहिए जिसमें दस्तावेज़ में लिखी गई बातें लिखी हों।

5. फ़ाइल भंडारण का संगठन

5.1 जिस क्षण से फ़ाइल बनाई जाती है या उद्यम में स्थानांतरित की जाती है और जब तक इसे संग्रह में जमा नहीं किया जाता है, तब तक इसे रिकॉर्ड प्रबंधन विभाग में संग्रहीत किया जाता है।

5.2 उद्यम के प्रमुख और विभागों के प्रमुख सूचना की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार हैं।

5.3 मामले केवल एक निर्दिष्ट अवधि के लिए रसीद पर जारी किए जाते हैं।

5.4 भंडारण अवधि की समाप्ति के बाद, मामलों को संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

निर्देशों को दस्तावेज़ प्रपत्रों के लिए टेम्पलेट्स के साथ पूरक किया जा सकता है।

गुप्त कार्यालय कार्य का संगठन

अक्सर उन्हें गैर-गुप्त कार्यालय कार्य के संगठन का सामना करना पड़ता है। यह जिम्मेदारी या तो सचिव पर या कार्यालय प्रबंधन विभाग के प्रमुख पर आती है।

इस तथ्य के कारण कि सामग्रियों को वर्गीकृत नहीं किया गया है, ऐसी प्रक्रिया का संगठन मानक के समान ही है।

क्रियाओं का एल्गोरिथ्म इस प्रकार होगा:

• दस्तावेज़ प्राप्त करना या विकसित करना;
• प्रबंधन द्वारा इसका प्रसंस्करण और समीक्षा;
• कलाकारों को स्थानांतरण;
• दस्तावेज़ को संग्रहीत करना और उसे संग्रह में स्थानांतरित करना।

दस्तावेज़ उधार लेने वाले व्यक्तियों की पहुंच सीमित नहीं है।

गुप्त कार्यालय कार्य का संगठन

गुप्त कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करना अधिक कठिन है। इस मामले में, जानकारी बाहरी लोगों से आंशिक रूप से या पूरी तरह से बंद है, इसलिए यह तुरंत स्पष्ट रूप से निर्धारित करना आवश्यक है कि दस्तावेजों से कौन परिचित हो सकता है।

आपको निम्नलिखित बारीकियों पर भी ध्यान देने की आवश्यकता है:

• एक आयोग बनाया जाना चाहिए जो प्रक्रिया की निगरानी करेगा;
• सरल दस्तावेज़ीकरण के सही संगठन के सभी बिंदु इस मामले में मौजूद होने चाहिए, लेकिन अधिक उन्नत;
• डेटा स्थानांतरण के दौरान विशेष नियंत्रण (डाक सेवा, इंटरनेट, टेलीफोन, आदि के माध्यम से);
• ऐसी जानकारी संग्रहीत करने के लिए, तिजोरियों और अग्निरोधक अलमारियाँ वाला एक विशेष कमरा तैयार किया जाना चाहिए;
• दस्तावेज़ीकरण एक कमरे में जारी किया जाता है जिसमें जारी करने के लिए एक विशेष खिड़की या एक बाधा होती है जो स्थान का परिसीमन करेगी;
• प्रवेश द्वारों पर काम करने वाले ताले होने चाहिए और अच्छी तरह से बंद होने चाहिए;
• यदि आवश्यक हो तो परिसर में दस्तावेजों को खाली करने के सभी साधन होने चाहिए;
• उस परिसर में चाबियों का दूसरा सेट होना चाहिए जहां गुप्त जानकारी संग्रहीत करने की योजना है;
• सुरक्षा प्रणाली महत्वपूर्ण सामग्रियों की चोरी को रोकने में मदद करेगी।

संघीय निकायों में कार्यालय कार्य के आयोजन के नियम

संघीय निकायों में कार्यालय कार्य के आयोजन के नियम रूसी संघ की सरकार के कानूनों, फरमानों और आदेशों पर आधारित हैं। इसलिए, उन्हें मानक कार्यालय कार्य निर्देशों में स्पष्ट रूप से बताया और प्रदर्शित किया गया है।

ये नियम किसी उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के लिए अन्य समान नियमों के समान हैं।

लेकिन कई विशिष्ट बारीकियाँ हैं जिन पर आपको ध्यान देने की आवश्यकता है:

1. संघीय निकाय, प्रबंधन निकायों और उद्यम के प्रशासन के बीच बातचीत के बिना दस्तावेज़ प्रवाह असंभव है।
2. दस्तावेज़ों पर संघीय निकाय के प्रमुख या उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए।
3. दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने में समन्वय एक अनिवार्य चरण है।
4. दस्तावेज़ों को प्राप्ति के दिन या हस्ताक्षर करने के दिन पंजीकृत किया जाना चाहिए।
5. आवश्यक दस्तावेज़ की खोज के लिए विशेष खोज इंजन बनाए जा रहे हैं।
6. यदि आपको किसी दस्तावेज़ को निष्पादित करने की समय सीमा बदलने की आवश्यकता है, तो आप संघीय निकाय के प्रमुख को संबोधित एक आदेश लिख सकते हैं।
7. दस्तावेज़ के निष्पादन के बाद इसे नियंत्रण से हटा दिया जाता है। यह इसके क्रियान्वयन से पहले भी किया जा सकता है, लेकिन केवल संघीय प्राधिकारी की अनुमति के बाद।
8. एक संघीय निकाय के मामलों के नामकरण में एक प्रभाग के मामलों के नामकरण और एक समेकित नामकरण शामिल होता है।
9. मामलों का गठन प्रत्येक व्यक्तिगत इकाई में विकेंद्रीकृत होता है।

अन्य सभी मामलों में, दस्तावेज़ प्रबंधन के सिद्धांत बहुत समान हैं।

नागरिकों की अपील पर कार्यालय कार्य का संगठन

नागरिक अक्सर मदद के लिए सरकारी अधिकारियों की ओर रुख करते हैं। ऐसी अपीलों को भी व्यवस्थित करने की आवश्यकता है और इस क्षेत्र में कार्यालय कार्य का संगठन स्थापित किया जाना चाहिए।

नागरिक अक्सर लिखित रूप में आवेदन करते हैं।

फिर प्रक्रिया इस प्रकार होगी:

• लिखित अनुरोध प्राप्त करना;
• इसका विचार;
• नागरिकों के व्यक्तिगत स्वागत का संगठन;
• नागरिकों के प्रति दायित्वों के अनुपालन की निगरानी करना।

एक लिखित अनुरोध 3 दिनों के भीतर पंजीकृत किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ पर दिनांक और पंजीकरण संख्या अंकित है।

कार्ड का उपयोग करके और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके संगठन को व्यवस्थित करना बेहतर है।

यदि अपील में ऐसे मुद्दे शामिल हैं जो कार्यकारी प्राधिकारी की क्षमता के अंतर्गत नहीं हैं, तो एक सप्ताह के भीतर इसे अपने इच्छित उद्देश्य पर पुनर्निर्देशित किया जाना चाहिए।

लिखित प्रतिक्रिया पर कार्यकारी प्राधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किया जाना चाहिए।

ऐसे कारण हैं जिनकी वजह से आप किसी नागरिक को उत्तर नहीं दे सकते:

• यदि अभद्र भाषा का प्रयोग किया गया हो;
• प्रेषक की ओर से कोई प्रतिक्रिया नहीं;
• पाठ अस्पष्ट रूप से लिखा गया है;
• स्पष्टीकरण में वर्गीकृत जानकारी शामिल है।

ऐसे पत्रों के आधार पर केस बनते हैं.

आधुनिक कार्यालय कार्य का संगठन, कार्यालय कार्य में नवीनता

आधुनिक कार्यालय कार्य का संगठन स्थिर नहीं रहता है। इस क्षेत्र में निरंतर विकास उद्यम के "स्वस्थ" कामकाज की कुंजी है। नए प्रपत्रों, प्रपत्रों, दस्तावेज़ीकरण, पंजीकरण, स्थानांतरण और भंडारण के लिए नए नियमों का उद्भव जिम्मेदार व्यक्ति को लगातार सुधार करने और नई चीजें सीखने के लिए मजबूर करता है।

पिछले एक साल में कार्यालय के काम में क्या नया सामने आया है? मुख्य नवाचार यह है कि 1 जुलाई 2018 से संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी के लिए एक नया मानक पेश किया जाएगा। विशेष रूप से, इसने दस्तावेज़ीकरण में फ़ॉन्ट का उपयोग करने के महत्वपूर्ण विषय को छुआ। तो पहले आप केवल टाइम्स न्यू रोमन, एरियल, वर्दाना या कैलिब्री का उपयोग कर सकते थे। नया मानक किसी भी निःशुल्क फ़ॉन्ट की अनुमति देता है। उनके आकार: 12, 13, 14.

यदि आपको कोई तालिका भरने की आवश्यकता है, तो आपको छोटे फ़ॉन्ट का उपयोग करना चाहिए।

नए दस्तावेज़ में नए विवरण भी हैं:

• संरचनात्मक इकाई का नाम;
• दस्तावेज़ के लेखक का संकेत दिया गया है;
• पहुंच प्रतिबंध नोट (यदि लागू हो);
• इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर।

सचिव को अपने कार्य से निपटने में मदद करने के उद्देश्य से कई नए फॉर्म और सॉफ़्टवेयर सामने आए हैं।

किसी उद्यम में कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करना और बनाए रखना सर्वोच्च प्राथमिकता है। डेटा के इस तरह के व्यवस्थितकरण, प्रसंस्करण और भंडारण में बहुत अधिक प्रयास और पैसा लगता है। लेकिन आधुनिक प्रौद्योगिकियां विशेषज्ञों के काम को बहुत सरल बनाती हैं। अब, एक क्लिक से, आप किसी दस्तावेज़ की स्थिति, उसे कहाँ संग्रहीत किया जाता है और दस्तावेज़ीकरण चक्र में उसके उपयोग के समय के बारे में पता लगा सकते हैं।