Кадровый учет и делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2018 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

• Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15-16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
• постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
• правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
• методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
• приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Об одной из таких программ вы сможете прочитать в нашей статье .

1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

• правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
• кадровая структура организации;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

• трудовые контракты;
• книга по учету движения трудовых книжек;
• книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
• табель по учету времени работы;
• персональные карточки сотрудников;
• кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
• должностные инструкции и другие документы;
• журнал учета проверок контролирующими органами.

Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — .

Также могут издаваться следующие документы:

• коллективный договор;
• положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе .

1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи .

А о порядке их уничтожения читайте в статье .

Каждый сотрудник ждет от работодателя уважения его прав, вовремя выплаченной заработной платы и заслуженного отпуска. Руководитель, в свою очередь, ожидает от работника четкого выполнения обязанностей. Кроме того, любой владелец бизнеса должен быть юридически защищен. Все эти моменты регулирует кадровый учет. Ведение кадрового делопроизводства в ООО поможет вам разложить по полочкам все отношения со своими сотрудниками.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом. Это может быть перемещение персонала, расчет с сотрудниками и график рабочего времени.

Способы ведения кадрового учета

В отличие от ИП, кадровое производство в ООО – обязательная составляющая, даже если в ООО зарегистрирован только один участник, выполняющий функции бухгалтера и генерального директора. Объясняется это тем, что учредитель и ООО являются двумя разными субъектами. Следовательно, ООО выполняет роль работодателя, а учредитель – работника.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом.

Учет кадров можно вести 3 основными способами:

1. Взять на себя роль кадровика.

Если вы не боитесь «запустить» процесс, имеете время и ваша организация не столь велика.

2. Принять на службу работника-кадровика.

Современный специалист по кадровому делопроизводству должен креативно мыслить, быть юридически подкован и педантичен.

3. Довериться аутсорсинговой компании, специализирующейся в кадровом делопроизводстве.

Существует несколько программ, предназначенных для кадрового учета. Это АСУП (автоматизированная система управления персоналом), система ERP (планирование ресурсов предприятия), ведение кадрового учета в облаке (SaaS). Если говорить о программном обеспечении, то это 1С.

Самостоятельное ведение кадрового учета

Пошаговая инструкция по ведению кадрового документооборота:

1. Необходимо определиться с нормативно-правовой и информационной базами, которые потребуются для ведения кадровой работы.

Большинство документов, требуемых для ведения кадрового делопроизводства, стандартизированы указом Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004. Документация, не имеющая стандартизированных канонов, оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 .

• Трудовое законодательство РФ (обновляется каждые полгода).
• Инструкция по ведению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003).
• Указ Правительства РФ «О ведении трудовых книжек» (от 16.04.2003).

Документы, необходимые для зачисления работника в штат:

• Паспорт (прописка и регистрация).
• СНИЛС (пенсионное страховое свидетельство).
• Военный билет.
• ИНН (индивидуальный налоговый номер).
• Медицинский полис.
• Диплом специалиста.

Важность кадровой документации заключается в том, что она позволяет закреплять юридически весомые факты, четко регламентирует права и обязанности работника и руководителя.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен. Руководитель, решая кадровые вопросы, может самостоятельно принимать нормативные акты местного характера в пределах своих полномочий, если они не противоречат закону.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен.

2. Следует оформить уставную документацию организации.

В уставе должны быть четко прописаны условия зачисления на работу директора, сроки работы руководителя, размер его оклада, а также порядок утверждения расписания рабочего процесса.

3. Нужно оформить руководителя.

Оформление руководителя является первым приказом по кадрам, созданным в организации. В нем указывается дата, с которой руководитель приступает к исполнению своих обязанностей.

4. Необходимо составить список кадровой документации, участвующей в кадровом производстве организации.

К ней относятся:

• Регламент внутреннего трудового распорядка организации.
• Структура кадров.
• Штатное расписание.
• График оформления отпусков работников.
• Документация, определяющая протекцию личных данных сотрудников.

Также список обязательных документов содержит трудовые соглашения, трудовые книжки и книгу по учету их движения, график учета рабочего времени, персональные карточки сотрудников, кадровые распоряжения и основания на их выдачу (заявления, докладные, акты, записки и т.д.), реестр начисления и выплат заработной платы, листки расчета, должностные инструкции.

5. Прием сотрудников на работу.

На каждого будущего сотрудника должен быть заведен пакет документов. Остается лишь заполнить трудовые книжки, персональные карточки, оформить остальные кадровые документы (о начислении заработной платы, учете отпусков, больничных, командировок; подписать согласие о неразглашении личных данных сотрудника).

Согласно ст. 419 ТК РФ, несоблюдение трудового законодательства грозит штрафом в размере 200000 рублей.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – очень тонкое и ответственное дело. От правильного документооборота и выбранной программы кадрового учета зависят многие юридические особенности, влияющие на соблюдение ваших прав и прав работников. Все кадровые документы обладают законной силой и могут быть использованы в суде.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2019

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство - восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля , а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого "повесили" кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

• бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству : 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок "Трудовые книжки" (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
• большая справочная база , доступная подписчикам журнала "Кадровик-практик" (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
• наши лучшие книги по кадровому делопроизводству .

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

• Нужные Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф. Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
• Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству . Также полезны будут кладовые справочных баз сайта .
• Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С . Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор - в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

"Работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами..."

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика », необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов . Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика ». На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью " Штатное расписание: форма и содержание ". Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем почитать статью: "Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю" и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем методичку: "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек . Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. На нашем сайте есть форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

9. Оформляем на работу работников.

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

Узнайте, как ведется кадровый учет в организации и за что могут оштрафовать. Скачайте инструкцию по кадровому делопроизводству или организуйте учет своими силами.

В статье

Скачайте полезный документ

Какие обязательные кадровые документы оформляет работодатель

Любая компания, использующая наемный труд, обязана вести кадровый учет. Работа с персоналом сопровождается оформлением множества документов, от штатного расписания до приказов по личному составу. Задача кадровика - своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.

Грамотно структурированная инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом нового ГОСТа, сведет к минимуму риск грубых ошибок в работе с персоналом.

Начиная кадровое делопроизводство с нуля, подготовьте обязательные документы кадровой службы, без которых полноценная работа с персоналом попросту невозможна.

Обязательные документы кадровой службы:

• трудовые договоры;
• должностные инструкции (при необходимости);
• локальные нормативные акты;
• личные карточки работников;
• приказы по личному составу;
• приказы по основной деятельности;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• учетные книги и журналы;
• табель учета рабочего времени .

Трудовой договор

Основной документ в работе кадровика. Подтверждает наличие трудовых отношений, устанавливает права и обязанности сторон. Единой унифицированной формы трудового договора нет, хотя существует типовой бланк для микропредприятий. Взять его за основу могут и другие работодатели. Закон не запрещает составлять трудовые договоры в свободной форме, если в них присутствуют все обязательные условия и сведения о сторонах.

Обязательные условия трудового договора:

• трудовая функция с указанием должности или вида работы;
• место работы и условия труда;
• оплата труда с указанием тарифной ставки или оклада;
• условие об обязательном социальном страховании.

Отразите в трудовом договоре характер и режим работы, если они отличаются от обычных. Для пропишите все положенные по закону гарантии и компенсации. В срочном договоре обязательно укажите срок действия и причины, по которым стороны не смогли установить бессрочные трудовые отношения.

Обязательные сведения трудового договора:

• ФИО работника и наименование работодателя (для физлица - ФИО);
• данные о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физлица;
• ИНН работодателя (кроме физлиц, не имеющих статуса предпринимателя);
• сведения о лице, подписывающем договор от имени работодателя;
• место и дата составления документа.

Должностные инструкции

Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ упоминаний о данном документе, государственные органы разрабатывают пакет должностных инструкций в обязательном порядке (закон №79-ФЗ от 27.07.2004), а коммерческим организациям очень желательно это сделать.

Наличие должностных инструкций позволяет:

• грамотно распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде или прокуратуре правомерность дисциплинарного взыскания;
• обосновать ;
• корректно аттестовать персонал на предмет соответствия занимаемым должностям.

Внимание! Инструкции составляются для должностей, а не для конкретных работников, поэтому не делайте их именными. Если сотрудник уволится или переведется, инструкцию придется заново утверждать. По этой же причине лучше утвердить ее как самостоятельный документ, а не как приложение к трудовому договору или соглашению.

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Бывают обязательными и необязательными. Локальные нормативные акты инспектор ГИТ вправе запросить при проверке, а если какого-то документа нет или он оформлен с ошибками, работодателя могут оштрафовать или выдать предписание.

К числу обязательных относятся все ЛНА, упоминаемые в ТК:

• положение об оплате труда, если условия оплаты труда не отражены в коллективном договоре или ином локальном акте (ст. 135 ТК РФ);
• положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
• (ст. 189 ТК РФ).

Если в штате есть должности с ненормированным рабочим днем, следует утвердить перечень сотрудников, на которых распространяется особый режим работы (ст. 57, 101 ТК РФ). Если компания направляет персонал на переобучение или повышение квалификации - положение о порядке и условиях прохождения профессиональной подготовки (ст. 196 ТК РФ).

Необязательные ЛНА оформляются по мере необходимости. Чтобы четко регламентировать рабочие процессы, разработайте дополнительные внутренние документы: положения о премировании, командировках, наставничестве, социальной политике, подборе персонала и т.д. Унифицированных требований к оформлению и структуре локальных актов нет, ориентируйтесь на действующий ГОСТ и правильно заверяйте каждый документ.

Личные карточки работников

Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны заводить на каждого сотрудника личную карточку. Используйте унифицированную форму Т-2 или разработайте свой бланк. Для оформления государственных служащих разработан специальный бланк Т-2ГС.

Не забудьте под подпись ознакомить работника с содержанием личной карточки сразу после первичного заполнения, а затем - после внесения новых записей о переводе (в том числе временном), увольнении, переименовании должности.

Внимание! Личная карточка закрывается после прекращения трудового договора, на основании которого она заводилась. Если принимаете на работу сотрудника, когда-то уже работавшего в организации, заводите на него новую карточку.

Приказы по личному составу

Прием на работу, командировка, увольнение, премирование, предоставление отпуска и другие кадровые процедуры оформляются приказами. Это важнейший документ любой кадровой службы, на основании которого вносятся записи в лицевые счета, трудовые книжки, личные карточки.

Некоторые приказы составляются в унифицированной табличной форме. Если распоряжение касается не одного, а сразу нескольких сотрудников, используется бланк с пометкой «а»:

Таблица 1. Приказы, оформляемые на унифицированных табличных бланках

Внимание! Вместо унифицированных форм можно использовать бланки, утвержденные работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.

Остальные приказы оформляются в текстовом виде. Если нужно отозвать сотрудника из отпуска или отправить на курсы повышения квалификации, восстановить на работе или , составляйте приказ в свободной форме.

Юридическую силу распоряжению придают заверительные реквизиты - личная подпись генерального директора или иного должностного лица, уполномоченного подписывать приказы. Помимо подписи проставляется печать организации (если есть). Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или с указанной в них даты.

Внимание! Приказы о назначении на должность руководителей - генерального директора, его заместителей, главного бухгалтера и других должностных лиц, упоминаемых в уставе - относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности

К ним относятся все письменные распоряжения, не касающиеся личного состава или административно-хозяйственных вопросов: о введении в действие локальных нормативных актов или внесении изменений в уже имеющиеся ЛНА, о создании новых должностей и проведении проверок. Оформление таких приказов может поручаться как секретарю организации, так и сотрудникам кадровой службы.

Штатное расписание

Характеризует кадровый состав компании: организационную структуру, численность и состав персонала, оплату труда по всем должностям. Для оформления используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте собственный шаблон. Срок действия документа можно не указывать, но если он ограничен, не забудьте составить новое штатное расписание к указанной дате.

Пример штатного расписания с ограниченным сроком действия

Вносите в документ все без исключения должности, имеющиеся в компании, в том числе - вакантные, временные и сезонные. Закон запрещает принимать работников на должности, не предусмотренные штатным расписанием (письмо Роструда № ПГ/13229-6-1 от 21.01.2014).

Наименования должностей пишите на русском языке и без сокращений, по каждой указывайте точный оклад - вилки зарплат недопустимы. Должности, связанные с компенсациями, льготами или ограничениями, должны соответствовать профстандартам и тарифно-квалификационным справочникам (письмо Минтруда №14-0/10/В-2253 от 4.04.2016). Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,

Внимание! За ошибки в штатном расписании компании грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ.

График отпусков

Составляется ежегодно и устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков всем работникам организации. За основу возьмите унифицированную форму Т-7 или собственный шаблон.

Чтобы не было претензий к документу, действуйте последовательно:

1. Узнайте пожелания работников. Попросите руководителей отделов собрать информацию по каждому структурному подразделению.
2. Проверьте, есть ли среди персонала льготники, имеющие право взять отпуск в любой удобный момент. К ним относятся беременные женщины, несовершеннолетние и некоторые другие категории работников.
3. Составьте предварительный сводный график. Внесите в документ всех сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей, а также тех, у кого декретный отпуск заканчивается в следующем году.
4. Согласуйте и утвердите график. Издайте отдельный приказ или проставьте гриф утверждения на самом документе, ознакомьте с ним сотрудников под подпись (письмо Роструда №ПГ/5883-6-1 от 1.08.2012).

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

На микропредприятиях и в недавно созданных организациях ведение кадрового делопроизводства в полном объеме обычно ложится на плечи одного человека. Обычно это директор фирмы или его заместитель. Но по мере развития бизнеса и расширения штата возрастает и объем бумажной работы. На этом этапе следует выделить штатную должность для специалиста по кадрам, хорошо знающего основы кадрового делопроизводства и посвящающего все свое рабочее время работе с персоналом.

В крупных компаниях со сложной организационной структурой кадровым делопроизводством занимается отдельная служба.

Если в составе организации есть обособленные структурные подразделения, например, филиалы в других городах и регионах, вести кадровый учет можно двумя способами. Более затратный - создать в каждом филиале должность кадровика, более выгодный, но связанный с определенными сложностями - обойтись силами кадровой службы в головном офисе, наладив работу при помощи сканов и почты. Что представляет собой , читайте в журнале «Кадровое дело».

Таблица 2. Преимущества и недостатки разных способов организации КД в филиалах

Организация кадрового делопроизводства своими силами: пошаговая инструкция

Как организовать работу с кадрами в недавно созданной компании или восстановить после предшественника? Новая инструкция по кадровому делопроизводству, разработанная с учетом норм актуального законодательства, поможет ничего не упустить.

Действуйте поэтапно:

Шаг 1. Создайте нормативную базу. В первую очередь ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ - основного свода законов о труде, регламентирующего множество кадровых процессов: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Также учитывайте нормы, установленные:

• постановлением Госкомстата №1 от 5.01.2004 - о применении унифицированных форм первичного учета и обязательных реквизитах;
• В небольшой компании всеми вопросами, связанными с кадровым делопроизводством, может заниматься один человек - кадровик, секретарь или директор. Тогда именно на него возлагается обязанность по ведению и хранению трудовых книжек. Но если объем работы большой, лучше распределить зоны ответственности между несколькими сотрудниками. Например, назначить одного из кадровиков ответственным за ведение и учет трудовых книжек, другому поручить работу по составлению кадровых приказов.

  Образец приказа о назначении должностного лица, ответственного за трудовые книжки

  
  

  Шаг 3. Составьте перечень обязательных кадровых документов. Включите в него локальные нормативные акты и другие документы, наличие которых инспектор ГИТ обязательно проверит во время очередного визита: штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников. Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, издайте приказ о разработке собственных бланков.

  Шаг 4. Разработайте и утвердите необходимые документы кадрового учета и нормативные акты . Есть несколько способов утвердить ЛНА: узнайте, чем они отличаются друг от друга, и выберите наиболее подходящий. Учтите, что некоторые документы сначала придется согласовать с профсоюзом (, расскажет эксперт электронного журнала «Кадровое дело»).

  Шаг 5. Заполните регистрационные книги и журналы . Назначьте сотрудников, ответственных за регистрацию инструктажей, медосмотров, корреспонденции.

  1. Проверьте правильность оформления трудовых договоров. Сначала проверьте, правильно ли оформлен на работу директор организации, затем просмотрите остальные договоры. Убедитесь, что прописанные в них оклады и наименования должностей в точности совпадают с формулировками в штатном расписании, трудовых книжках и приказах о приеме на работу. Если обнаружите ошибки, внесите изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.
  1. Ознакомьте сотрудников под подпись с ЛНА, имеющими к ним непосредственное отношение. Речь идет не только о правилах трудового распорядка и других ЛНА, с которыми персонал следует знакомить при приеме на работу, но и о должностных инструкциях, приказах по личному составу, журналах регистрации инструктажей.

  Внимание! Убедитесь, что каждый сотрудник получил на руки свой экземпляр трудового договора и всех дополнительных соглашений к нему.

  1. Организуйте воинский учет. Если в компании трудятся военнообязанные или лица призывного возраста, вести воинский учет обязательно . Назначьте ответственного за ведение учета и согласуйте назначение с местным военкоматом, составьте план работ и оформите учетные документы на основании сведений из военных билетов, личных карточек и удостоверений призывника, предоставленных сотрудниками.
  1. Создайте безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные (ПД): размещайте их в надежно запирающихся шкафах и сейфах, не передавайте третьим лицам сведения о сотруднике без его письменного согласия . Не храните в личных делах копии паспортов и дипломов, не запрашивайте у работников персональные данные, не имеющие прямого отношения к трудовой деятельности - штрафы за нарушение правил обработки ПД существенны.
  1. Составьте календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор - переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, заранее распланируйте работу с ключевыми документами.

  Организовать кадровое делопроизводство с нуля, например, в филиале, или восстановить после предшественника - непростая задача. Для начала ознакомьтесь с нормативной базой и стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащим основные требования к оформлению документов.

  Действуя последовательно, разработайте минимально необходимый набор кадровой документации, включая нормативные акты. Определитесь, какие бланки первичного учета будете использовать - унифицированные или собственной разработки. Приведите в порядок трудовые договора и соглашения. Будьте внимательны к деталям, поскольку за отсутствие или неправильное оформление документов компании грозит крупный штраф.

Учет зарплаты на предприятии и многих других важных моментов основывается на первичных документах. Если ведение кадрового учета плохо поставлено, это отражается на работе всех отделов компании.

О всех нюансах его ведения и необходимых документах и пойдет речь в данной статье.

Зачем он нужен?

В любой организации, независимо от количества людей, существует обязательство вести такой учет. Он помогает документально оформить перемещение всего персонала. Для этого необходимо обязательно знать нормативные документы, касающиеся труда. Кроме того, нужно владеть навыками ведения .

Этот вид учета предназначен для необходимости:

• правильно распределять людей в рабочих процессах;
• искать незадействованные резервы;
• вовремя определять и ликвидировать проблемы, касающиеся персонала.

Подробную информацию о данном процессе вы можете почерпнуть из следующего видео:

Как его организовать с нуля: пошаговая инструкция

Перед работником отдела кадров всегда присутствует сложная задача организации такого вида делопроизводства. Для облегчения этого процесса важно для начала составить примерный план работы и определить, с какой последовательностью необходимо действовать:

• Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
• Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
• Создание документации:
  • для начала документально оформляется директор;
  • далее составляется и ;
  • разрабатывается форма , который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
  • готовятся остальные важные бумаги и журналы;
  • необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и руководителем;
  • после этого начинается официальный прием работников.
• Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.

После оформления трудоустройства для кадровика наступают обычные трудовые дни. Каждый день ведется присутствия на работе каждого человека. Раз в год оформляется .

Кадровик обязан заниматься документальным передвижением людей на предприятии, готовя соответствующую документацию. Кроме того, он должен составлять множество других бумаг.

Необходимые документы

Ряд основной документации, используемой кадровым работником:

• Различные приказы о движении сотрудников : , перевод, и многие другие.
• Штатное расписание . Его содержание должно совпадать с данными, указанными в договорах работников. Если что-то не совпадает, это говорит о нарушениях Трудового кодекса РФ. А это, как правило, приводит к наложению штрафов.
• Табель учета рабочего времени .
• Трудовые книжки . Кадровик забирает их при приеме на работу, в них делаются соответствующие записи, при увольнении они возвращаются.
• Правила трудового распорядка внутри организации.
• Трудовые договора . С каждым человеком заключается такой контракт, он служит началом рабочих отношений. Здесь главное проверить правильность составления, наличие всех подписей и дат. Если в условия работы вносятся изменения, например, перевод трудящегося или изменение оклада, обязательно готовится . Они составляются на каждый случай отдельно.
• График отпусков . Самое позднее за две недели до конца года во всех организациях должны быть готовы графики ухода работников в отпуск. Важно составить их так, чтобы одновременный отдых людей не сказался на рабочем процессе отдела или компании в целом.
• Журналы учета . Существует множество журналов, необходимых для учета документов.
• Обязательно ведется . Оно включает в себя: , на работу, листы ознакомления с приказами работодателя, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, копии дипломов и военного билета.
• Должностные инструкции . В них содержится подробное описание прав и обязанностей сотрудника.
• Положение по оплате труда и премированию . Регламентирующий , на основании которого производятся все начисления заработной платы.

Существует еще много разной документации, которая тоже присутствуют на предприятиях. Но это уже относится к специфическим документам.

Кто этим обычно занимается?

В основном этот вопрос возникает в маленьких организациях. Обычно этим занимается кадровик, так как ведение этого учета является достаточно сложной задачей. К сожалению, не каждого руководителя можно уговорить на введение в штат такой отдельной должности. В связи с этим, ведением кадров часто занимается главный бухгалтер или сам руководитель по совместительству.

Как правило, это происходит в маленьких фирмах с целью экономии. Да и смысла нет на два-три человека вводить дополнительную единицу в штат. В данном случае схема получается такая: руководитель оформляет работников, а главный бухгалтер начисляет им зарплату. Основным законом, который регулирует отношения сотрудника и работодателя, является Трудовой Кодекс РФ. Именно он определяет права и обязанности обеих сторон.

Автоматизация процесса

Для удобства учета на предприятии руководитель должен позаботиться о внедрении специальной программы. В наше время таких систем большое количество, и все они удобны в обращении.

Широко используемая программа — это «1С: Предприятие» . Она помогает систематизировать данные. Практически все документы печатаются с неё автоматически. Использование автоматизированных технологий упрощает сам процесс ведения учета.

Нюансы у ИП и ООО

Документация всегда должна быть в порядке. Важно правильно её вести и хранить. Существует несколько нюансов, которые важно брать во внимание в данной сфере:

• Если ИП впервые оформляет работника, ему нужно будет пройти процесс регистрации в некоторых территориальных органах в статусе работодателя. А конкретнее — в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Существуют определенные сроки на такую процедуру:
  • 10 дней при оформлении в ФСС;
  • 30 дней на постановку на учет в ПФР.

  Количество дней отсчитывается с первого дня приема на работу первого человека. Если этого не сделать, организацию ждут крупные штрафы.

• Руководитель должен ознакомлять своих работников со всеми регламентирующими документами под роспись. Для этого заводятся специальные журналы, где сотрудники ставят подпись после того, как прочитали документы. К примеру, расчетный лист организация должна предоставлять каждый месяц лично в руки. В связи с этим, разумно заводить книгу о регистрации их выдачи. Это удобно тем, что в случае возникновения какого-либо конфликта, именно подпись докажет, что документ выдавался.

Возможные санкции за неведение

При отсутствии кадрового учета должностные лица будут отвечать по закону «Об административных правонарушениях». Им предусмотрен штраф:

• на должностное лицо — в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
• на юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, возможна приостановка деятельности организации до 90 суток . Если правонарушение повторяется, руководитель может быть подвергнут дисквалификации.

В случае, если организации предстоит проверка контролирующими органами, важно к ней подготовиться. Для этого нужно знать:

• о предстоящей процедуре контролирующие инстанции должны предупредить минимум за трое суток;
• проверка не должна превышать двадцать дней;
• выездную проверку не имеют право проводить без руководителя.

Этот вид учета является главной составляющей любого предприятия. Поэтому его достоверное ведение позволяет обойти большое количество неприятностей.