Жаропонижающие средства для детей назначаются педиатром. Но бывают ситуации неотложной помощи при лихорадке, когда ребенку нужно дать лекарство немедленно. Тогда родители берут на себя ответственность и применяют жаропонижающие препараты. Что разрешено давать детям грудного возраста? Чем можно сбить температуру у детей постарше? Какие лекарства самые безопасные?
Организационные решения
Человека можно назвать менеджером тогда, когда он принимает организационные решения и реализует их через других людей, учитывая при этом их собственные цели и интересы. Принятие решения, как и обмен информацией, является основной составляющей любой управленческой деятельности.
Решение - это выбор наиболее приемлемой альтернативы из возможного многообразия вариантов.
Организационное решение - это выбор, который делает руководитель, чтобы выполнить свои обязанности, определенные его должностью. Цель организационного решения - обеспечение последовательного движения организации к намеченным целям.
Организационные решения бывают запрограммированными и незапрограммированными. Запрограммированными решениями являются те, которые сопутствуют получению результата, и определены некоторой, уже отработанной последовательностью шагов, решений или действий. Незапрограммированные решения - те, которые возникают вследствие новой необычной ситуации.
Компромисс - соглашение, достигнутое путем приемлемых взаимных уступок.
Интуитивное решение - выбор, сделанный только на основе ощущения, озарения.
Решения, основанные на суждениях - это выбор, основанный на знаниях или в соответствии с накопленным опытом.
Существует несколько разновидностей решений, типичных для сферы управления:
- В процессе планирования принимаются следующие решения: решение о сверхзадаче и природе бизнеса; о целях; о взаимодействии с внешним окружением; о стратегии и тактике, которые выбираются организацией для достижения поставленных целей.
- В процессе организации деятельности компании принимаются следующие решения: о структурировании работы организации; о координации функционирования различных блоков; о распределении полномочий между руководителями подразделений; о структуре организации при изменении внешнего окружения.
- В процессе мотивации персонала принимаются следующие решения: о потребностях подчиненных; об удовлетворении их потребностей; о производительности работы подчиненных и об их удовлетворенности работой.
- В процессе контроля принимаются следующие решения: об измерении результатов работы; об оценке этих результатов; о том, насколько достигнуты цели организации; о корректировке целей.
Рациональное решение - это решение, которое основывается на базе аналитического процесса, и часто не зависящее от предшествующего опыта.
Этапы решения проблем
Диагностирование сложной проблемы - это осознание и установление причин затруднений и имеющихся возможностей их преодоления. К признакам наличия проблем в организации относятся: низкая прибыль; относительно малый сбыт продукции; низкая производительность труда и качество продукции; чрезмерные издержки в производственном процессе, различные конфликты в организации и большая текучесть кадров. Выявление этих симптомов позволяет определить общие проблемы в данной организации. Для более детального анализа существующих проблем необходимо собрать предварительную информацию, касающуюся состояния внешней и внутренней среды организации.
Причины затруднений чаще всего зависят от конкретной ситуации и конкретных руководителей: возможно, это недостаточное количество работников необходимой квалификации; отсутствие прогрессивной технологии как руководства различными процессами, связанными с функционированием организации, так и непосредственно производственным процессом; острая конкуренция; иногда даже действующие законы и нормативные акты в данной стране.
Формулировка набора альтернатив или альтернативных решений является принципиально важным моментом. Очень часто непродуманные немедленные действия приводят к усугублению данной проблемы. Желательно выявить максимум возможных действий, которые помогли бы решить данную проблему, а затем проранжировать возможные действия по своей эффективности и реализуемости. Рассмотрим процесс анализа альтернатив:
а) если проблема была определена правильно, альтернативы тщательно взвешены, и им дана обоснованная оценка, принять решение относительно просто.
б) если проблема оказалась весьма сложной, и возможные альтернативы не отвечают оптимальному (желательному) результату, в этом случае значительную роль играет имеющийся опыт в данной области деятельности.
Решение окажется более оптимальным, если оно будет согласовано с теми, кого непосредственно затрагивает, или с теми, кто помогал в подготовке принятия данного решения. В связи с этим, для успешной реализации любого значимого решения целесообразно привлекать к его выработке наибольшее количество сотрудниковорганизации.
После того, как решение принято, и начало осуществляться, обязательно необходимо установление обратной связи. Система контроля необходима для обеспечения оптимального исполнения данного процесса или действия. Обратная связь позволяет руководителю частично корректировать принятое решение, и способствовать его лучшей реализации.
Оценка результатов реализации решений позволяет учесть имеющийся опыт просчетов и недостатков в последующей работе.
Существуют другие факторы, влияющие на принятие решений.
Личностные оценки руководителем важности данной проблемы часто содержат субъективные суждения. Каждый человек обладает своей системой оценки, которая определяет его действия, и влияет на принимаемое решение. Подход к принятию управленческих решений чаще всего основано на определенной системе ценностей. В связи с этим, руководитель, который во главу своей деятельности ставит максимизацию производительности труда любыми средствами, часто забывает о проблемах организации оптимального, эффективного процесса работы сотрудников. Это может выражаться в отсутствии должных условий труда, возможностей для отдыха, хорошего дизайна рабочих помещений.
На принятие решений влияют поведенческие ограничения, то есть факторы, затрудняющие межличностные и внутриорганизационные коммуникации. Например, часто руководители по-разному воспринимают существование и серьезность проблемы. Они могут по-разному воспринимать ограничения и альтернативы. Нередко это ведет к возникновению различных конфликтов между ними в процессе принятия и реализации решений.
В организации все решения, как правило, взаимосвязаны. Часто важное решение базируется на предшествующих нескольких решениях, и в свою очередь, создает альтернативы для принятия последующих решений. Эта способность видеть взаимосвязь решений является одним из главных критериев выбора и назначения руководителей высшего звена. Менеджеры, обладающие такой способностью, часто являются кандидатами на повышение по службе.
Методы анализа и решения проблем
Модели и методы принятия решений
Умение принимать решения необходимо для реализации управленческих функций, поэтому процесс принятия решений является основой теории управления. Как наука, это направление зародилась в Англии, во время Второй мировой войны, когда группа ученых получила задние на решение сложной военной проблемы - оптимального размещения различных подразделений гражданской обороны и огневых позиций своей армии. В 50-х годах эта теория была модернизирована, и стала применяться для решения проблем гражданской промышленности.
Ее отличительными особенностями являются:
- Использование научного метода, то есть наблюдение, формулировка гипотезы, подтверждение достоверности гипотезы.
- Системная ориентация.
- Использование различных моделей.
Процесс моделирования часто применяется при решении сложных проблем в управлении, так как позволяет избежать значительных трудностей и издержек при проведении экспериментов в реальной жизни. Основой моделирования является необходимость относительного упрощения реальной жизненной ситуации или события, вместе с тем это упрощение не должно нарушать основных закономерностей функционирования изучаемой системы.
Типы моделей: физическая, аналоговая (организационная схема, график), математическая (использование символов для описания действия или объектов).
Процесс построения моделей состоит из нескольких этапов: постановка задачи; построение модели; проверка модели на достоверность описания данного процесса, объекта или явления; применение модели; обновление модели в процессе исследования или реализации.
Эффективность модели может быть снижена за счет ряда потенциальных погрешностей, к которым можно отнести недостоверные исходные допущения, информационные ограничения, непонимание модели самими пользователями, чрезмерная стоимость создания модели и т.п.
Часто при моделировании применяется теория игр. Она первоначально разрабатывалась военными, чтобы учесть возможные действия противника. В бизнесе она применяется при моделировании поведения конкурента, особенно часто в связи с проблемами изменения ценовой политики.
Модель теории очередей (модель оптимального обслуживания). Эта модель используется для определения оптимального числа каналов обслуживания по отношению к потребностям в этих каналах.
Модель управления запасами. Эта модель часто используется для оптимизации времени исполнения заказов, а также для определения необходимых ресурсов и площадей для хранения той или иной продукции. Цель этой модели - свести к минимуму отрицательные последствия при накоплении или дефиците тех или иных запасов продукции или ресурсов.
Модель линейного программирования. Эта модель применяется для определения оптимального распределения дефицитных ресурсов при наличии конкурирующих между собой потребностей.
Имитационное моделирование. Часто применяется в ситуациях слишком сложных для использования математических методов (маркетолог может создать модель модификации покупательских потребностей в связи с изменением цен товаров на рынке, и их дизайна).
Экономический анализ является одной из форм моделирования. Примером может служить экономический анализ эффективности той или иной фирмы.
Количественные методы прогнозирования.
Их можно использовать для прогнозирования, когда деятельность фирмы в прошлом имела определенные тенденции, которые можно и необходимо продолжить в будущем, а информации для выявления тенденций в рассматриваемом периоде прогнозирования недостаточно.
Одним из методов такого прогнозирования является анализ временных рядов. Он основан на допущении, что на закономерностях прошлого можно прогнозировать будущее. Этот метод выявляет тенденции прошлого и проецирует их в будущее.
Причинно-следственный метод применяется в ситуациях, когда имеется несколько неизвестных. Это исследование статистической зависимости между рассматриваемым фактором и другими переменными.
Другие качественные методы прогнозирования.
Мнение жюри. Его суть состоит в соединении и усреднении мнений экспертов в данной области.
Метод исследования информации сбытовиков, то есть когда торговые агенты на основе своего опыта предсказывают спрос на определенном целевом рынке.
Модель ожиданий. Она базируется на опросе потребителей и обобщении их мнений.
Метод Дельфи. Суть его заключается в том, что эксперты заполняют специальные опросники по рассматриваемой проблеме. Каждый из них индивидуально формирует свой прогноз. Затем эти прогнозы передаются всем экспертам, принимающим участие в обсуждении. Они знакомятся с мнением коллег. и возможно, корректируют свой предшествующий прогноз на базе новых идей или информации. Эта процедура повторяется три-четыре раза, пока в конечном итоге все эксперты не придут к единому мнению.
Как проводить совещания
Несколько правил проведения совещаний:
Руководитель опрашивает
каждого участника относительно обсуждаемых
проблем;
- проблема заносится в общий список и нумеруется;
- список вывешивается на видном месте;
- все высказываются беспрепятственно и свободно;
- если процесс проходит малоактивно, лучше
перенести его на другой день.
Круговая система проведения заседания:
Выделяются подгруппы по
три-четыре человека;
- каждый записывает две-три идеи на карточке;
- происходит обмен карточками;
- каждый дополняет и развивает идеи других;
- после трех-четырехкратного обмена каждая
подгруппа составляет свой сводный перечень идей;
- все отчитываются о работе в подгруппах.
Определение приоритетов:
Каждому дается пять голосов;
- он может отдать все голоса за одну идею или по
одному за каждую, или как-то иначе по своему
усмотрению;
- идеи зачитываются под своими номерами;
- члены группы голосуют поднятием рук;
- число показанных пальцев на руке указывает на
количество голосов;
- голоса подсчитываются;
- проверяется, соответствует ли общее количество
голосов заданному числу;
- проводится второй тур - рассматриваются идеи,
получившие наибольшее количество голосов;
- процесс повторяется несколько раз;
- в итоге выявляется общее мнение относительно
идеи, получившей наивысший приоритет.
Чрезвычайно важно сделать группировку перечня способов решения проблемы. Это проясняет все многообразие возможных подходов, если речь идет о способах решения конкретной проблемы.
Многие люди часто сталкиваются с тем, что не могут решить ту или иную проблему в своей жизни. Это может быть как простая, бытовая задача, так и действительно очень важный вопрос. Конечно, ответов, как решать именно Вашу проблему мы дать не сможем, однако раскроем некоторые секреты, как самостоятельно найти ответ на все интересующие вопросы и решить проблему. Для этого дадим Вам в назидание 12 важных правил.
Что ж, не будем тратить время зря, и сразу приступим.
- Определите приоритеты . То есть решите, что для Вас важнее в той или иной жизненной ситуации. Решайте все проблемы поочерёдно. Попытка сделать всё и сразу, часто заканчивается провалом.
- Определите саму проблему . Обязательно подумайте, что для Вас будет показателем решения данной проблемы. Если он положительный, то проблему можно решить, а если результата и вовсе не будет, то перед Вами вовсе не проблема, а лишь пустяк, который легко можно преодолеть.
- Составьте план решения проблемы . Причём он должен быть подробный, с описанием возможных последствий и разных вариантов решений. Простыми словами, предусмотрите если не всё, то большинство, что может Вас ожидать на пути решения проблемы.
- Оцените время на выполнения каждого пункта плана . Это очень важно, ведь иногда необходимо решать проблему как можно быстрее, а мы про это просто забываем.
- Заведите дневник решения проблемы . Туда подробно запишите Ваш план решения проблемы, время на её решение, возможные последствия, и т.д. Это поможет вам увидеть Вашу проблему и её решение наглядно.
- Подумайте о цене отсрочки . Каковы последствия Ваших промедлений? Чем чревато и вовсе не решение проблемы? Такие мысли дадут вам хороший стимул действовать, причём как можно быстрее.
- Проведите временной анализ своей жизни . Где можно найти время, какие дела можно совместить, сколько времени Вам нужно для решения? Это очень важно учесть, чтобы одна проблема не повлияла на другие сферы жизни.
- Действуйте решительно . Если Вы и решили, что то поменять в своей жизни, то необходимо это сделать. Иначе эффект неоконченного действия будет ещё долго мучить Вас.
- Ничего не бойтесь . Боится лишь тот, кто ничего не делает, кто ждёт, что проблема решится сама собой или приведёт к ещё большему провалу. А если Вы и решаете проблему, то поверьте, опасаться чего-то не стоит. Негативный результат, тоже результат.
- Всегда думайте о том, как именно сейчас решить проблему эффективно . Мечтать и размышлять, что ответ найдётся сам собой, не следует – нужно быть реалистами. И действовать, здесь и сейчас.
- Если Вы решили проблему, то посмотрите на последствия . Именно они помогут узнать, правильное ли Вы нашли решение. И если даже Ваше решение не верно, не стоит расстраиваться. Теперь Вы точно знаете, как поступать не следует, и это поможет избежать ошибок в дальнейшем. Как бы то ни было, жизнь продолжается! Это так же очень важно запомнить.
- Похвалите себя . Если решение правильное, то не забудьте похвалить себя, что Вы всё сделали так, как надо. Это поможет и Вашей самооценке, и решению проблем в дальнейшем.
Вот такие советы помогут Вам решить проблему. Всё зависит только от Вас, не забывайте это.
Проблемы, которые касаются не какого-то отдельного континента или государства, а всей планеты, называются глобальными. По мере своего развития цивилизация накапливает их все больше. Сегодня основных проблем насчитывается восемь. Рассмотрим глобальные проблемы человечества и пути их решения.
Экологическая проблема
На сегодняшний день именно она считается основной. Люди долго использовали данные им природой ресурсы нерационально, загрязняли среду вокруг себя, отравляли Землю разнообразными отходами – от твердых до радиоактивных. Результат не заставил себя ждать – по мнению большинства компетентных исследователей, экологические проблемы в ближайшие сто лет приведут к необратимым последствиям для планеты, а значит, и для человечества.
Уже сейчас есть страны, где этот вопрос достиг очень высокого уровня, порождая понятие кризисного экологического района. Но угроза нависла и над всем миром: озоновый слой, защищающий планету от радиации, разрушается, климат земли меняется – и человек не в силах контролировать эти изменения.
Решить проблему в одиночку не может даже самая развитая страна, так что государства объединяются, чтобы сообща решать важные экологические задачи. Основным путем решения считается разумное природопользование и переорганизация быта и промышленного производства так, чтобы экосистема развивалась естественным путем.
Рис. 1. Угрожающие масштабы экологической проблемы.
Демографическая проблема
В 20 веке, когда население Земли превысило отметку в шесть миллиардов, о ней слышали все. Однако в 21 веке вектор сместился. Если кратко, то сейчас суть проблемы такова: людей становится все меньше. Решить этот вопрос поможет грамотная политика планирования семьи и улучшения условий жизни каждого отдельного человека.
Продовольственная проблема
Данная проблема тесно связана с демографической и состоит в том, что больше половины человечества испытывает острую нехватку продовольствия. Чтобы ее решить, нужно рациональнее использовать имеющиеся ресурсы для производства пищи. Специалисты видят два пути развития – интенсивный, когда биологическая продуктивность уже существующих полей и других угодий увеличивается, и экстенсивный – когда увеличивается их количество.
Все глобальные проблемы человечества должны решаться сообща, и эта – не исключение. Вопрос с продовольствием возник из-за того, что большая часть людей проживает на непригодных для этого территориях. Объединение усилий ученых из разных стран значительно ускорит процесс решения.
Энергетическая и сырьевая проблема
Неконтролируемое использование сырья привело к истощению запасов полезных ископаемых, которые копились сотни миллионов лет. Очень скоро топливо и другие ресурсы могут вообще исчезнуть, поэтому на всех стадиях производства внедряется НТП.
Проблема мира и разоружения
Некоторые ученые считают, что в самом скором времени может случиться так, что искать возможные пути решения глобальных проблем человечества не придется: люди производят такое количество наступательного вооружения (в том числе ядерного), что в какой-то момент могут сами себя уничтожить. Чтобы этого не произошло, разрабатываются мировые договоры о сокращении вооружения и демилитаризации экономик.
Проблема здоровья людей
Человечество продолжает страдать от смертельных болезней. Успехи науки велики, но болезни, не поддающиеся лечению, все еще существуют. Единственный путь решения – продолжать научные исследования в поисках лекарств.
Проблема использования Мирового океана
Истощение ресурсов суши привело к повышению интереса к Мировому океану – все страны, которые имеют к нему доступ, используют его не только как биологический ресурс. Активно развивается и добывающая сфера, и химическая. Что порождает сразу две проблемы: загрязнение и неравномерность освоения. Но как решаются эти вопросы? В настоящий момент ими занимаются ученые со всего мира, которые разрабатывают принципы рационального океанического природопользования.
Рис. 2. Промышленная станция в океане.
Проблема освоения Космоса
Чтобы освоить космическое пространство, важно объединить усилия в мировом масштабе. Последние исследования – результат консолидации работы многих стран. Именно это является основой решения проблемы.
Ученые уже разработали макет первой станции для поселенцев на Луне, а Илон Маск заявляет, что не за горами день, когда люди отправятся осваивать Марс.
Рис. 3. Макет лунной базы.
Что мы узнали?
У человечества множество глобальных проблем, которые могут в итоге привести к его гибели. Решить эти проблемы можно только в том случае, если консолидировать усилия – в противном случае усилия одной или нескольких стран будут сведены к нулю. Таким образом цивилизационное развитие и решение проблем всеобщего масштаба возможны только в том случае, если выживание человека как вида станет выше экономических и государственных интересов.
Детей учат решать пронумерованные задачи, с вопросительным знаком и ответом в конце учебника. В реальном мире проблемы никто не нумерует, вопросительные знаки не расставляют, а появляться они могут где угодно: и в середине главы жизни, и в ее начале.
РичардВагнер (Richard Wagner)
Процесс решения проблем включает шесть этапов, которые образуют некий цикл. Этот цикл никогда не обрывается, поскольку решение одной проблемы, как правило, составляет базис следующей. Шесть этапов или шагов цикла не всегда обязательно выполняются в описанной ниже последовательности, хотя приведенный порядок является, по-видимому, наиболее типичным. Более того, люди иногда повторно возвращаются к тем этапам, которые уже проходили.
1. Распознавание проблемы. Чтобы решать проблему, необходимо сначала понять, что она существует. Этот этап в определенном смысле является ключевым, поскольку не распознав проблему, вы не приложите никаких усилий, чтобы решить ее.
Распознавание проблемы является для многих людей камнем преткновения. Например, алкоголики, как правило, не в состоянии признать существование проблемы, которая губит их здоровье и делает невыносимой жизнь окружающих людей. Традиционным защитным механизмом в случае алкоголизма является всеобщее отрицание: делается вид, что ничего страшного не происходит. Достаточно распространен еще один защитный прием - перенос проблемы: заявляется, например, что проблема как раз у тех, кто жалуется на пьяниц - они черствы и нетерпимы к окружающим и ко всему миру.
Школы постоянно учат детей решать задачи - тоже своего рода проблемы. Они поставлены достаточно определенно. Эти задачи пронумерованы, в конце каждой из них стоит вопросительный знак и появляются они обычно в конце тестов или глав учебника. Но в реальном мире проблемы никто не нумерует, вопросительные знаки не расставляют, а появляться они могут где угодно: и в середине главы жизни, и в ее начале.
Что же указывает на наличие проблемы? Однозначного ответа здесь нет. Но симптомы, как правило, в том, что система уже не работает так, как должна; что людям, включая и вас самих, как-то не по себе; что подходы, которые раньше давали одни результаты, сейчас приводят совсем к другим, гораздо менее приемлемым; что вы начинаете сдавать позиции среди конкурентов; и так далее. Когда люди неспособны вовремя распознать проблему, они бездействуют до тех пор, пока не становится слишком поздно или пока не приходится применять радикальные меры. Отрицание симптомов серьезной болезни и запоздалое лечение, как правило, к добру не приводит.
2. Определение проблемы. Просто распознать наличие проблемы еще недостаточно - ее необходимо определить. Например, люди часто понимают, что в их взаимоотношениях есть проблемы, но суть их они определить не могут или делают это неправильно.
Как правило, чем больше времени тратится на выяснение сути проблемы, тем меньше времени тратится на ее решение. В моей лаборатории проводились сравнительные исследования методов работы выдающихся и менее выдающихся специалистов по решению проблем. Более преуспевшие в этом люди, занимаясь сложными задачами, большее время обдумывают, что именно предстоит сделать, и меньшее тратят на саму работу; у менее преуспевающих все наоборот - они длительное время тратят на борьбу со всевозможными трудностями, поскольку не всегда точно определяют истинное содержание проблемы.
Именно такие различия характерны для экспертов и новичков в самых различных сферах деятельности. Эксперты больше ломают голову над тем, что из себя представляет проблема, а новички пытаются решать проблему, не разобравшись толком в ее сути.
О каком решении можно говорить, если проблема не определена? Но в наших школах практически не учат ни выявлять проблемы, ни определять их должным образом. Попробуйте убедиться в этом сами. В следующий раз, когда кто-нибудь на работе начнет рассказывать, как решить ту или иную проблему, подумайте, куда все-таки предлагает направлять усилия ваш собеседник: на преодоление действительно мешающих вам трудностей или на решение далеко не первостепенных вопросов. Вы очень быстро поймете, что достаточно часто причина скромности успехов заключается в том, что масса времени тратится на неправильно определенные проблемы.
3. Формулировка стратегии решения, проблемы. После определения проблемы отдельный человек или группа должны выработать стратегию ее решения. Важность стратегического планирования в бизнесе признается всеми. Вопрос только в том, как обстоит с этим дело на практике.
Исследования показывают, что те, кто в детском возрасте не гнались за быстрой наградой, а работали на перспективу, в юношеском возрасте показывали более высокие результаты тестирования умственных способностей.
Ясно лишь то, что умные люди (независимо от того, почему их к таковым причисляют) больше других думают о будущем и работают на него.
Как-то мне пришлось консультировать издательскую компанию, девизом которой вполне могли бы стать слова: "Никогда нет времени на то, чтобы делать хорошо, но всегда найдется время на переделку испорченного". Ее корпоративной стратегией было: сначала действуй, потом думай. В результате проекты компании почти всегда заходили в тупик, их на ходу судорожно подправляли, а часто и просто от них отказывались - это не самый прибыльный путь в бизнесе.
4. Получение информации. Умение находить нужную информацию при решении проблемы играет не последнюю роль для достижения успеха и заметно влияет на конечный результат.
Предварительная и часто ошибочная информация почти всегда оказывает свое влияние. Встречаясь с человеком, которого вам ранее описали как выдающегося, вы относитесь к нему, скорее всего, иначе, чем к тому, кто был предварительно охарактеризован как тупица.
5. Распределение ресурсов. В процессе решения проблемы необходимо определить, какие ресурсы можно выделить для достижения поставленной цели. Это очень важно, поскольку времени почти всегда не хватает даже на самые важные дела.
Почему одни люди работают гораздо производительнее других? Почему за один и тот же отрезок времени одни успевают сделать так много, а другие - мало? Ответ: у людей различаются подходы к распределению ресурсов. Умные люди распределяют время умело и тратят его не больше, чем требует поставленная задача. Более бестолковые расходуют время без продуманной системы, в результате они успевают так мало.
Умный человек постоянно оценивает результаты своей деятельности. Если они его не удовлетворяют, он перераспределяет имеющиеся ресурсы. Если человек обделен интеллектом успеха, он будет загонять себя все глубже и глубже в болото, которое создает, как правило, своими руками.
6. Контроль и оценка. Под контролем имеется в виду постоянное отслеживание процесса решения проблемы; оценка подразумевает вынесение заключения о качестве как процесса решения, так и полученных результатов. Это - заключительные, аналитические этапы решения проблем.
По мнению теоретиков развития интеллекта, те, у кого с возрастом интеллект становится более зрелым, в конечном итоге признают, что жизнь нельзя трактовать лишь в черных и белых тонах и что правда всегда по своей природе диалектична. Поначалу нас бросает из одной крайности в другую, но затем человек находит золотую середину, позволяющую примирить крайние точки зрения. Например, мы можем работать не жалея сил ради достижения некоторой цели, а, потерпев неудачу, решить, что в жизни нет достойных целей, и полностью опустить руки. Диалектически мыслящий человек учится ставить перед собой реальные цели.
лек 2 принятие решения.doc
1. Общая характеристика проблем, задач и решенийПроблема - сложный теоретический или практический вопрос, требующий разрешения, изучения, исследования. Она отражает разницу между существующим и желаемым состоянием системы, между существующим и желаемым выходом системы. Состояние и выход производственной системы характеризуются с помощью показателей. Это обычно отражается названием проблем. Например, если говорят о проблеме производительности труда или текучести кадров, то имеется в виду необходимость изменения показателей производительности труда и текучести кадров.
Для того, чтобы устранить противоречие между существующим и желаемым состоянием системы, надо сначала выбрать цели решения, затем поставить задачу по их достижению 4 1 . Для одной и той же задачи могут быть найдены разные средства решения и получены разные результаты. Так, задачу увеличения производительности труда на участке на заданную величину можно решать с помощью различных средств:
механизации и автоматизации производственных процессов, повышения квалификации рабочих, создания бригад, улучшения ритмичности поставки материалов и комплектующих изделий и т. п.
Решением данной задачи является вариант, выбранный из многих возможных. Процесс выбора решения задачи из нескольких возможных называется принятием решения. Весь процесс решения проблемы, начиная от его выявления и кончая реализацией решений, называется процессом решения проблемы.
Между целями деятельности производственных коллективов, проблемами, задачами и существуют следующие взаимосвязи. На основе народнохозяйственных и отраслевых целей и заданий формируются цели деятельности коллектива на планируемый период. Их формирование связано с выбором каких-то целей из множества возможных, т.е. является процессом принятия решений. На пути достижения целей возникают проблемы. В ходе разработки планов развития ставятся конкретные задачи по решению проблем. Результаты решения этих задач фиксируются в виде плановых заданий, программ, мероприятий. На этапе реализации планов возникают новые проблемы, на их основе ставятся новые задачи, находятся соответствующие решения.
Таким образом, решения на предприятиях принимаются в ходе перспективного, текущего и оперативного планирования, в процессе корректировки планов и диспетчирования производства, проектирования производственных процессов и систем управления ими. Решения могут касаться производственной системы в целом или любой ее части. Именно поэтому процессы управления производством рассматриваются в качестве процессов решения проблемы (см. 11.1). От того, какие задачи ставятся перед трудовыми коллективами, какие находятся решения, зависит уровень эффективности производства.
Проблемы, возникающие в ходе управления производством, задачи и решения можно классифицировать по разным основаниям или признакам.
По характеру достигаемых целей выделяются экономические, co циальные, организационные, технические задачи. Экономическими (соответственно социальными, организационными, техническими) называются задачи, цели, решения которых и критерии выбора определяются с помощью экономических (соответственно других) показателей. При наличии одной и той же проблемы могут быть сформулированы задачи разного характера. Так, задача совершенствования организационной структуры аппарата управления будет восприниматься как экономическая, если в качестве цели решения принято сокращение затрат на управление. Она же будет восприниматься как организационная задача, если в качестве цели решения принято упрощение связей между подразделениями.
Основные, задачи трудовых коллективов всегда являются экономическими и социальными. Задачи технические и организационные всегда являются подзадачами более общих социально-экономических задач. Действительно, коллективу не нужны технические или организационные результаты, не направленные на улучшение социально-экономических показателей. Поэтому в ходе решения реальных сложных проблем всегда встречаются задачи разного характера.
По степени влияния на производственную систему выделяются задачи стратегические, текущие, оперативные. К стратегическим задачам относятся те задачи, решение которых приводит к радикальным изменениям в той или иной сфере деятельности. Стратегические задачи решаются за длительный период - пять и более лет. Например, задачи значительного сокращения ручного труда, создания хороших жилищных условий для работающих. Текущие задачи связаны как с развитием, так и с поддержанием функционирования производственной системы. Они решаются в течение нескольких месяцев или одного-двух лет. Например, задачи модернизации оборудования, внедрения бригадной формы организации труда на участке. Оперативные задачи в основном связаны с обеспечением функционирования производственной системы на заданном уровне. Например, задачи замены одного вида материала другим, выполнения сменного задания в случае невыхода рабочего. По степени новизны выделяются стандартные и нестандартные задачи. Стандартными считаются те задачи, с которыми данному коллективу приходится встречаться нередко и по которым уже существуют принципиальные решения, часто зафиксированные в производственных инструкциях и других документах. Нестандартными являются задачи, которые решаются впервые или в изменившихся условиях.
По степени определенности результата, ожидаемого от решения задачи,- четко определенные (имеют количественно измеримые цели решения) и плохо очерченные (имеют качественно выраженные цели решения). К первым относится, к примеру, задача увеличения ресурса двигателя на заданное число часов, ко вторым - задача совершенствования стиля руководства. По степени определенности процесса решения задачи делятся на программируемые (алгоритмически разрешимые) и непрограммируемые (алгоритмически не разрешимые). Понятие «программа» в данном случае понимается широко. Это может быть и машинная программа, с помощью которой реализуются задачи на ЭВМ. Программа может представлять собой подборку инструкций (относительно предпринимаемых действий и их последовательности), которые нужно использовать для достижения желаемого результата, т. е. для решения задачи. Не важна форма программы, важно, чтобы ее использование в заданных условиях приводило к единообразному результату. В качестве примеров программируемого решения задач можно назвать: порядок списания изношенного оборудования; порядок открытия титульных листов на объектах капитального строительства, порядок действий оператора в случае возникновения отклонений от планируемого процесса.
Кроме рассмотренных существуют и другие группировки задач и решений. Реальные задачи могут одновременно относиться ко многим классификационным группам. Так, задача может быть одновременно и новой, и непрограммируемой, и технической. Новые, стратегические задачи всегда являются непрограммируемыми. Процессы их решения являются наиболее сложными.
^
ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ РЕШЕНИЙ.
Процесс управления реализуется через управленческие решения , подготовку которых условно можно назвать технологией разработки (принятия) решений. Она представляет собой совокупность последовательно повторяющихся действий, складывающихся из отдельных этапов, процедур, операций.
Специалистами по управлению предлагаются различные схемы процесса разработки решений, различающиеся между собой степенью детализации отдельных процедур и операций. Для примера приведем варианты моделей технологического процесса разработки решений - детализированный и агрегированный.
Соблюдение указанной последовательности и полноты действий (рис. 7.1) не является непреложным. Напротив, в связи с большим разнообразием ситуаций и решений на практике руководители придерживаются указанных действий далеко не всегда. Они исходят из специфики задачи: сложности ее решения, временного признака, информационной определенности, срочности разработки и используемых методов.
Приведенная детализированная блок-схема технологического цикла разработки решений включает 16 блоков и 39 операций (процедур). Ее можно признать принципиальной, использовать целесообразно при решении глобальных проблем развития и функционирования предприятия. Более традиционной является технологическая модель процесса разработки решений, приведенная на рис. 7.2.
Выбор метода решения проблемы влияет на перечень этапов и процедур технологического процесса поиска решения. Так, с позиции системотехники (науки о способах принятия решений в человеко-машинных системах) этапы решения проблемы включают:
Уточнение задачи и выбор целей;
Перечисление или изобретение альтернатив;
Анализ альтернатив;
Выбор наилучшего решения;
Предоставление результатов.
При использовании методов исследования операций и системного анализа как научных методов решения задач поэтапно определяются:
Цель, совокупность целей;
Альтернативные средства достижения цели;
Ресурсы;
Построение логической и математической моделей, взаимоувязывающих цели, альтернативные средства, факторы окружающей среды и ресурсы;
Критерии выбора альтернатив.
Совпадение этапов и процедур в приведенных технологиях объясняется тем, что исследование операций и системный анализ составляют методологическую основу системотехники.
В отечественной литературе предложен "типовой" процесс разработки решений, ориентированный на использование научных методов, который включает следующие этапы:
I - предварительную формулировку задачи;
II - выбор критерия оценки эффективности решения;
III - сбор данных для уточнения поставленной задачи и точ-ную постановку задачи;
IV - разработку возможных вариантов решения задачи;
V - составление математических моделей;
VI - сопоставление вариантов по критерию эффективности и выбор альтернатив;
VII - принятие решения.
Рассмотрим содержание этапов данной технологической схемы более подробно.
1. Внешнее воздействие
2
. Внутреннее воздействие
3. Ситуация
4. Стратегия решения:
а) определение цели действия
б) определение способа достижения цели
в) выработка критериев выбора решений
5. Оценка обстановки:
а) кадрового состава
б) состояние ресурсов
в) состояние техники
г) состояние технологии
д) эффективность е) временной фактор
6. Прогнозирование результатов
7. Подготовительный этап:
а) определение места решения в управляющей системе
б) установление функции управления, к которой относится решение
в) установление ступени управления, где будет приниматься решение
г) определение полномочий лица, принимающего решение
д) установление права лица принимать решение
е) определение границ решения
8
. Информационный цикл:
а) поиск информации
б) сбор информации
в) обработка информации
г) анализ информации
9. Уточнение прогноза результата
а) разработка вариантов решения
б) оценка вариантов по установленному критерию
в) выбор решения
12.0формление решения:
а) формула решения
б) документальное оформление
в) фиксация решения
13.Постановка задач исполнителям:
а) что делать
б) кому делать
в) как делать
г) где делать
д) когда делать
е) с кем делать
ж) последовательность выполнения задач
14. Документальное оформление задач
15. Организация выполнения решения:
а) пропаганда решения
б) мобилизация коллектива
в) координация
г) оперативное регулирование
16.Контроль
Рис. 7.1.
Принципиальная схема технологии разработки и организации выполнения управленческих решений.
Рис. 7.2.
Традиционная схема разработки и реализации управленческих решений
I. Чтобы сформулировать задачу необходимо иметь ясность по следующим вопросам:
Причины постановки задачи, к какому типу задач она относится и срочность ее решения;
Факторы, влияющие на ситуацию, и влияние последней на деятельность предприятия в целом;
Цели, которые должны быть достигнуты при решении задачи.
Причины постановки задач могут быть внутренними и внешними. В частности, это может быть случайное отклонение от заданных норм, наличие серьезных недостатков (перерасход сырья, фонда заработной платы и др.), необходимость решения тактических и стратегических задач, а также изменение конъюнктуры рынка и потребность в разработке прогнозов ее развития.
Проблемную ситуацию могут определять управляемые и неуправляемые факторы, что зависит от возможности воздействия на них руководителя.
Учитывается состав и приоритетность целей, определяются ограничения по частным целям решения.
На первом этапе применяются в основном логический инструментарий с использованием различных методов (анализа, синтеза, сравнений, индукции, дедукции, аналогии, обобщения, абстрагирования) и интуиция разработчиков.
II. Для формирования решения должны быть определены критерии его эффективности. Они необходимы при сопоставлении различных вариантов решений и выбора наилучшего из них, а также оценки степени достижения поставленной цели.
Критерий оценки эффективности решений должен иметь количественное выражение (иметь физический смысл), наиболее полно отражать результаты решений, быть простым и конкретным. Правильный выбор критерия эффективности, по мнению специалистов, эквивалентен правильной формулировке задачи, так как нередко сам критерий способствует определе-нию направлений решения задачи. Например, максимальная прибыль как критерий эффективности ориентирует на анализ прибылеобразующих показателей.
Выбор критерия эффективности далеко не простая задача. В качестве критерия могут быть соответственно минимальное или максимальное значение таких показателей, как затраты, производительность труда, использование оборудования, производственных фондов и др.
Существует и множество качественных критериев эффективности, среди которых качественный состав работников, авторитет руководителя, качество продукции.
Неверно выбранный критерий может привести к ошибоч-ным выводам, к дезорганизации в работе, поэтому необходимо учитывать некоторые рекомендации:
Критерием может быть как один, так и несколько показателей. Однако частные критерии (для отдельных подсистем предприятия) должны быть увязаны с общесистемным (относительно интересов предприятия в целом);
В качестве критериев могут быть не только максимальные или минимальные значения показателей, но и границы допустимости, за пределами которых повышение эффективности либо несущественно, либо сопряжено со значительными трудностями;
Если количество критериев достаточно велико, их следует сгруппировать и из более важной группы выбрать основной критерий.
Работа по выбору критерия проводится на уровне логических рассуждений и интуиции.
III. Сбор данных для уточнения поставленной задачи и точная постановка задачи - необходимое условие для ее успешного решения. При этом надо иметь в виду, что объем информации зависит от сложности задачи, в определенной мере, от квалификации и опыта ЛПР. В любом случае она должна быть полной, достоверной, своевременной. Источники получения информации могут быть самые разные. Поэтому следует учитывать и возможность сознательного ее искажения.
В точно сформулированной задаче должны быть четко отражены:
а) полная объективная характеристика сложившейся ситуации, в том числе:
факторы, влияющие на принятие решений;
причины нежелательных явлений;
средства решения задачи (реально существующие);
условия решения задачи (определенность, риск, неопределенность) и др.,
б) значимость решаемой задачи для деятельности предприятия и отдельных его структур;
в) сроки выполнения задачи;
г) цель, ограничения, как количественные, так и качественные, при выборе альтернатив решения задачи;
д) конкретные критерии оценки эффективности решений (количественные и качественные).
IV. ^ Разработка возможных вариантов начинается уже при уточнении формулировки задачи, а также при выборе критерия оценки эффективности. При формировании набора вариантов следует учитывать опыт решения аналогичных задач в прошлом, однако не ограничиваться этим в интересах поиска наиболее рациональных способов решения задач.
На уровне логики и интуиции предварительно оценивается полезность отдельных вариантов, сложность выполнения других (по таким причинам, как высокая трудоемкость, потребность в финансовых ресурсах, материалоемкость и др.). Далее отбираются варианты (от трех до семи), в реальности выполнения которых нет сомнений. Следует учесть то обстоятельство, что значительное количество вариантов решения существенно затрудняет расчеты по оценке их эффективности.
При эвристических методах решения задачи должны повторно проверяться логическая последовательность действий, учет всевозможных факторов, определяющих специфику проблемной ситуации. Затем варианты сопоставляются по критерию эффективности и выбирается наилучший.
V. ^ Составление математических моделей. Сущность математического моделирования заключается в подборе математических схем, в максимальной мере отражающих реальные производственные процессы. Модели по-разному могут соотноситься с действительностью: полно, реально, либо очень условно. Например, задачу расчета заработной платы, при наличии формулы расчета, исходных данных, машина выполняет аналогично действиям нормировщика. Вторая задача - найм на работу. Для решения данной задачи машина выполняет лишь отдельные операции (сопоставление стажа работы, образования и т.п.) по заданному критерию. В целом же задача решается с подключением таких форм, как, например, собеседование. В первом и втором вариантах адекватность модели действительности различна. В связи с этим математические модели составляются, когда математическое моделирование в принципе возможно. Более подробно этот вопрос освещается в следующем параграфе.
VI. ^ Выбор альтернатив осуществляется с применением различных методов. Сложность расчетов по сопоставлению вариантов определяется количеством факторов, оказывающих влияние на моделируемый процесс. Они могут быть относительно простыми, при незначительном количестве факторов и степени их влияния на эффективность решения. Например, на предприятии отсутствуют детали, необходимые для изготовления продукции. Какие действия можно предпринять? Очевидны два основных варианта решений: остановить изготовление продукции до получения деталей, организовать изготовление отсутствующих деталей на самом предприятии. Могут быть и другие: доставка самолетом, заимствование у предприятий, выпускающих аналогичную продукцию, и т.д. Но из указанных основных, первый и второй варианты связаны с потерями (соответственно за счет прекращения выпуска изделий, простоя оборудования, рабочих, а также увеличения затрат на производство деталей) и дополнительными затратами (по другим вариантам).
Для принятия правильного решения необходимо предварительно выполнить расчеты затрат и потерь по каждому из вариантов и выбрать альтернативу с наименьшей величиной ущерба для предприятия. Учитываются также и социальные последствия, сопряженные с каждым из вариантов (простои, зависимость смежных производств, срыв заказов потребителям).
Ситуации могут быть и более сложными при влияющем воздействии нескольких факторов. Кроме того могут оказывать влияние и случайные факторы. Все это существенно усложняет выбор, а для расчетов требует использования методов выбора, основанных на теории вероятностей, теории полезности и др.
VII. ^ Принятие решения. При решении крупных проблем, когда разработкой вариантов занимаются группы специалистов, они же представляют руководителю рекомендации, обоснован-ные соответствующими расчетами. Решение принимает тот, кто несет за него непосредственную ответственность. Нередко руководитель предварительно выслушивает мнение специалистов, знакомых с данной проблемой. Для этого могут организовываться обсуждения на производственных совещаниях, рабочих собраниях.
Руководитель обязан учесть и влияние качественных факторов, не охваченных математической моделью (престиж руководителя и организации, восприятие решений подчиненными, время).
В данной технологической модели не акцентируется внимание на этапах организации и контроля выполнения решения, как само собой разумеющихся и не требующих глубоких научных проработок.
^
2. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЦЕССОВ РЕШЕНИЯ НЕСТАНДАРТНЫХ ПРОБЛЕМ
Теория и практика решения проблем, возникающих в ходе управления производством, выработали общую логическую последовательность процессов решения нестандартных проблем. При этом ход решения рассматривается как выполнение взаимосвязанного набора функций и подфункций процесса решения проблем (табл. 12.1) 4 2 .
Функции процесса решения проблем не следует смешивать с функциями управления. Оба вида названных функций характеризуют процесс управления, но с разных сторон (см. гл. 11).
| Функции процесса решения | Подфункции процесса решения |
| 1. Сбор информационных сигналов о возможных проблемах | 1.1. Наблюдение за состоянием управляемой системы (внутренней среды) 1.2. Наблюдение за состоянием внешней среды |
| 2. Выявление и определение причин возникновения проблем в конкретной ситуации | 2.1. Описание проблемной ситуации 2.2. Выявление организационного звена, в котором возникла проблема 2.3. Формулировка проблемы 2.4. Оценка ее важности 2.5. Выявление причин возникновения проблемы |
| 3. Формулирование целей решения проблем | 3.1. Определение целей системы (объединения, предприятия) 3.2. Определение тенденций развития структуры, в рамках которой выявляется проблема 3.3. Формулирование целей решения проблемы |
| 4. Обоснование стратегии решения проблемы | 4.1. Более детальное описание объекта. Деление входных параметров (подсистем) на постоянные и переменные 4.2. Определение области изменения переменных параметров 4.3. Определение требований к «выходу» (решению) 4.4 Определение критериев эффективности решения 4.5. Определение ограничений |
| 5. Разработка вариантов решения | 5.1. Расчленение задачи на подзадачи 1-го, 2-го,..., n-го уровней 5.2. Анализ (исследование) подзадач 5.3. Поиски идей решения каждой из подзадач 5.4. Построение моделей и проведение расчетов 5.5. Определение возможных вариантов решения по каждой подсистеме (параметру) и подзадаче 5.6. Упорядочение критериев и (или) профилей предпочтения для выбора альтернатив 5.7. Обобщение результатов по каждой подзадаче 5.8. Прогнозирование возможных последствий предлагаемых решений по каждой подзадаче 5.9. Обобщение результатов решения по проблеме в целом (разработка вариантов решения) |
| 6. Выбор лучшего варианта | 6.1. Анализ технико-экономической эффективности найденных вариантов решений 6.2. Оценка объективных условий, определяемых неуправляемыми параметрами 6.3. Оценка предлагаемых вариантов решений, определяемых изменениями управляемых параметров |
| 7. Корректировка и согласование решения | 7.1. Согласование решения с исполнителями 7.2. Согласование решения с функционально взаимодействующими подразделениями, предприятиями 7.3. Согласование с заказчиком 7.4. Утверждение решения |
| 8. Реализация решения | 8.1. Подготовка рабочего плана реализации 8.2. Реализация рабочего плана 8.3. Внесение изменений в решение в ходе реализации 8.4. Оценка эффективности решения |
Функции и подфункции процесса решения в каждом конкретном случае могут выполняться разными людьми, различными методами, в разные сроки и на основе различной информации. Все это уточняется применительно к решению каждой конкретной проблемы в рабочих или исполнительских планах, составляемых в виде сетевого или ленточного графика, технологических схем и планов мероприятий.
Состав функций процесса решения, приведенный в табл. 12.1, отражает решение сложных проблем, возникающих в ходе управления производством. Процессы решения менее сложных проблем можно представить в виде частных случаев состава функций табл. 12.1. К примеру, часто задача ставится перед коллективом предприятий вышестоящими организациями. В этом случае процесс решения на предприятии начинается с реализации четвертой функции. Или задача настолько проста, что нет необходимости ее расчленять на подзадачи. Важно отметить, что состав функций табл. 12.1 предполагает наличие в качестве частных случаев разнообразных вариантов процессов.
Ниже дается краткая характеристика функций процесса решения нестандартных проблем.
^ 1. Получение сигнальной информации о наличии проблем. Процесс решения проблемы начинается с момента появления первой сигнальной информации. Сигналы можно подразделить на внешние и внутренние. Источником возникновения сигнала могут быть работники предприятия (внутренние сигналы), а также лица и организации, имеющие производственные связи с данным предприятием (внешние сигналы). Необходимо, чтобы на предприятии был отработан механизм принятия сигнальной информации и выявления проблем. Частями такого механизма являются все подразделения и должностные лица, все работающие.
Подразделения управления собирают, классифицируют, изучают внешнюю информацию и составляют прогнозы относительно деятельности предприятия. Такая информация может касаться изучения потребности народного хозяйства в продукции, выпускаемой предприятием, качества сырья и материалов, используемых им, возможностей привлечения квалифицированных работников. Необходима также собирать информацию о передовом техническом и организационном опыте, научно-технических разработках и т.д. Собирается также внутренняя информация о выполнении плановых показателей, ходе производства, об уровне текучести кадров и т.д.; ее обрабатывают, и вы-являют проблемы. В этом участвуют все работники предприятия.
^ 2. Выявление и формулирование проблем. С помощью механизма приема сигнальной информации необходимо выявлять не только уже возникшие проблемы, такие, например, как невыполнение планов или недостаточная ритмичность действующего производства, но и те, которые возникнут в будущем, если не принять меры своевременно.
Выявлять проблемы и определять причины их возникновения тем легче, чем чаще встречаются подобные ситуации. Для проблем, вероятность возникновения которых велика, в практике управления заранее готовят решения. Такими вариантами решений обычно снабжаются, например, диспетчер завода. В случае возникновения тех или иных отклонений он должен проанализировать ситуацию и выбрать вариант решения из предусмотренных заранее специалистами на случай возникновения подобной ситуации. Такие же типовые решения используются в процессе проектирования. Например, в настоящее время интенсивно развивается применение типовых проектных решений в АСУП. Типовые проектные решения постоянно пополняются новыми. Нередко бывает так, что руководители сталкиваются
одновременно с несколькими проблемами, но среди них бывает одна главная, которая и влечет за собой возникновение других. Поэтому нужно прежде всего вскрыть причины возникновения основной проблемы, сформулировать задачу по ее решению и найти пути решения.
При возникновении производственных проблем появляется необходимость в устранении противоречий между существующим и требуемым состояниями в том или ином виде деятельности предприятия или подразделения. Состояния системы могут характеризоваться разными количественными и качественными показателями, например разной величиной производительности труда или разной степенью удовлетворенности работников условиями труда. Большинство проблем такого рода имеет большое число решений, т.е. различных способов перехода их из одного состояния в другое.
Не всякая выявленная проблема может и должна немедленно решаться. Это зависит от ее актуальности. Поэтому после обнаружения проблемы необходимо проанализировать развитие ситуации, ответив, прежде всего на вопрос: «Что будет, если проблема не будет решаться?» Следует отметить, что одна и та же ситуация для разных звеньев управления производством может порождать разные проблемы.
^ 3. Формулирование цели решения проблемы. Процесс диагноза проблемной ситуации носит итеративный характер. Первоначально из-за отсутствия достаточной информации цель может быть сформулирована в самом общем виде, с тем, чтобы выделить ее узловой момент (главное звено). Затем, после формулирования проблемной ситуации, цель может быть уточнена. После того как дана первоначальная формулировка цели решения проблемы, ответственность за решение официально возлагается на то или иное лицо на предприятии; в случае необходимости создается специальная группа для решения задачи. Формулировка цели может уточняться и на последующих этапах, после привлечения дополнительной информации. В теории и практике управления выработаны определенные требования, которым должна соответствовать хорошо сформулированная цель решения проблемы. После того как цель сформулирована, необходимо убедиться в том, что решаемая проблема достойна внимания; рассмотрены все её стороны; цель содержит характеристику состояния системы в настоящее время и после ее достижения. Она сформулирована четко, без излишней детализации; обозначается время достижения цели. При выборе цели не следует углубляться в детали, так как это может помешать правильному определению главной цели. Требования к решению, сроки выполнения и другие элементы в зависимости от сложности решаемой проблемы могут быть изложены в разных формах.
При формулировании цели необходимо четко представлять, кому она адресована. Рассмотрим, например, такую ситуацию. На предприятии уровень запыленности воздуха на тракте подачи сырья выше санитарных норм. В данном случае можно сформулировать перед своими сотрудниками цель: «Разработать мероприятия по совершенствованию системы очистки воздуха, обеспечивающие обеспыливание воздуха по тракту подачи сырья до санитарных норм». А можно сформулировать цель на уровне отрасли, например, так: «Спроектировать систему подачи сырья, исключающую пребывание работников предприятия в среде со степенью запыленности воздуха сверх установленных санитарных норм». При втором варианте формулировки цели может появиться более эффективное решение, например создание полностью автоматизированных или герметических систем подачи сырья. Поэтому оно предпочтительнее.
^ 4. Анализ (исследование) задачи. Чтобы исследовать или проанализировать задачу, надо собрать более детальную, чем на ранних этапах, информацию: ознакомиться с правовой стороной вопроса, изучить нормативную информацию, данные науки и передовой опыт, получить внутреннюю информацию, данные о ресурсах.
Практика выработала определенный порядок анализа задач. Его целесообразно проводить в такой последовательности.
4.1. ^ Описание исходного состояния системы. Приводится краткая характеристика состояния и перечень входных параметров, которые подразделяются на неуправляемые и управляемые. К первой группе относятся параметры, значения которых не могут быть каким-либо образом изменены ради решения данной задачи. Сюда можно отнести природные явления, качество эксплуатируемого оборудования и др. Ко второй группе относятся параметры, значения которых в данной ситуации в определенных границах могут быть изменены. Например, уровень механизации труда, организационные структуры, специализация персонала и т.д.
Систематизация входных параметров по двум группам является существенным элементом при анализе производственной задачи, поскольку решение сводится к определению оптимальных значений управляемых параметров в условиях неизменных неуправляемых параметров. Не все параметры играют одинаковую роль. Цель исследования в первую очередь состоит в том, чтобы выявить главные параметры. Процесс выявления таких параметров мало формализован и во многом определяется уровнем знаний и опытом разработчика. После выявления нужных параметров необходимо определить их свойства, характеристики и области применения.
4.2. Определение области применения разрабатываемых, решений.
4.3. Описание желаемого состояния. Приводится краткая характеристика желаемого состояния, формулируются либо качественные, либо количественные (чаще и те и другие) требования к «выходу».
4.4. Определение критерия 4 3 или критериев, которыми можно пользоваться при нахождении лучшего решения. Выбор критерия зависит от характера задачи. Если задача может быть решена путем построения математической модели, говорят о критерии оптимальности. Подобные задачи называются математически разрешимыми. Для них выбор критерия эффективности равноценен формулировке цели решения. Например, если надо обосновать оптимальный вариант перевозок заданных грузов между заданными объектами, то выбор критерия, по которому будет выбираться наилучший вариант, и характеризует цель решения проблемы. Ниже перечислены наиболее важные требования к критерию оптимальности.
Он должен :
а) определять эффективность системы;
б) выражаться количественно;
в) быть единственным, а частные критерии должны подчиняться этому главному критерию эффективности системы;
г) определяться достаточно точно при допустимых затратах средств и времени;
д) обеспечить учет всех существенных сторон функционирования системы.
Выбор критерия без учета названных требований, как правило, приводит к решению, далекому от оптимального. Например, если при разработке системы управления предприятием за критерий эффективности принять «минимум управленческого персонала» (не соблюдено первое требование), то система может быть неэффективной в части максимизации прибыли. Однако число, проблем, решение которых преследует одну цель, весьма ограничено.
При решении сложных задач в качестве критериев выбора нередко используются требования, предъявляемые к «выходу». В этом случае требования ранжируются в порядке их предпочтения. Например, время осуществления решения в данной ситуации может быть более важным, чем затраты, и наоборот. Это позволяет осуществить направленный выбор лучшего решения из многих возможных, хотя правило, в соответствии с которым производится выбор, заранее неизвестно и формулируется эвристически. Для различных задач критерии могут быть самыми разнообразными. Для производственных задач, касающихся предприятия в целом или крупных подразделений, в качестве критериев используются, как правило, такие, которые заключают в себе определенное экономическое содержание: прибыль, рентабельность, производительность труда, издержки производства и др.
Следует различать общий критерий выбора вариантов решения проблемы в целом и частные, локальные критерии, используемые при выборе вариантов отдельных подзадач. Таким общим, критерием, например, может быть экономическая эффективность мероприятий. Частным критерием при совершенствовании организации труда может быть минимум потерь рабочего времени, при совершенствовании организации производства - показатель равномерности использования рабочей силы в течение года и т. д.
4.5. Определение ограничений в ресурсах. Можно назвать три вида ограничений:
постоянные параметры «входа» системы;
цели и требования к «выходу» системы;
наличные ресурсы.
Недопустимо также считать ограничениями все принятые ранее решения. Если, например, существующую систему материального стимулирования в задаче по совершенствованию системы управления принять за ограничение, то можно упустить весьма эффективные решения. По существу, на этапе исследования задачи производится вы-бор основных направлений или стратегии ее решения. В зависимости от сложности и новизны задачи степень детализации описания стратегии может быть разной. Для одних задач она может сводиться к обоснованию необходимых изменений в определенных подсистемах, для других - к выбору конкретных показателей и признаков, которые следует изменить и т.д. В ходе анализа сложных задач выявляются подсистемы, в которые следует вносить изменения, и определяется характер этих изменений.
Считается, что наибольшее количество неверных решений обусловлено тем, что неправильно уясняются проблемы и формулируются цели их решения, а также некачественным анализом задач. Поэтому при осуществлении первых функций процесса решения целесообразно ответить на такие вопросы: правильно ли выделена система, в рамках которой может быть решена проблема; верно ли определено то, что должно быть изменено в системе (цели деятельности, основные элементы и связи между ними, выполняемые системой основные функции или операции и т.д.); какие изменения могут возникнуть в результате решения проблемы в других системах, к чему они могут привести; какие решения возможны.
^ 5. Разработка вариантов решения сложной задачи. Она складывается из следующих подфункций: расчленение общей задачи на подзадачи 1-го, 2-го, ..., n-го уровней; формулирование и исследование каждой задачи; решение этих задач; синтез частных решений в решении общей задачи. Следует отметить, что одни из частных решений можно объединить, другие - нельзя. На этом этапе процесса решения задачи (проектирования) необходимо оценить каждое решение, отбросить негодные и, в конечном счете, синтезировать решения, представляющие собой комбинацию частных решений.
В результате расчленения (декомпозиции) задачи определяется ее структура, т.е. количество стадий решения, состав задач на каждой стадии, связи между подзадачами (рис. 12.1).
Для научно обоснованного поиска решений целесообразно строить модели и работать с ними.
Виды моделей. Модель - это копия, физическое или абстрактное отражение основных характеристик исследуемого процесса или системы. Она показывает связи, существующие между причиной и следствием, между желаемым и возможным. Проблемы, которые не поддаются прямому решению вследствие их сложности, часто решаются косвенным путем - посредством имитационного моделирования. Модель строится таким образом, что она характеризует не все, а лишь некоторые наиболее существенные стороны исследуемого процесса. Обычно модели проще соответствующих им ситуаций реального мира.
Но они должны правильно отражать те стороны действительности, которые важны для достижения целей, поставленных перед системой. В противном случае модель бесполезна.
От характера проблемы зависит выбор наиболее приемлемой из всех ниже перечисленных моделей.
^ Физическая модель. Это, например, модель турбины в уменьшенном виде. Модели внешнего подобия удобны тем, что их масштаб может изменяться: микроскопические схемы могут быть увеличены, а громоздкие объекты - уменьшены до необходимых размеров.
Проблема улучшения материальных потоков на моделируемом предприятии изучается путем использования макетов машин и оборудования на имеющейся уменьшенной копии производственной системы. Перемещение машин и оборудования на реальном предприятии связано с большими расходами и неудобствами. В моделях, естественно, неизбежно утрачиваются отдельные подробности. При моделировании физических явлений
такое отсутствие подробностей может принести пользу там, где один фактор, например расстояние, является ключевым. Но чрезмерное абстрагирование может сделать изучение проблемы бесполезным, если при построении модели не будут учтены основные причинно-следственные связи между изучаемыми факторами.
^ Схематическая модель. Определенный интерес представляют двумерные модели: графики колебаний цен; схемы видов деятельности, разрабатываемые с помощью символов; маршрутные карты, сетевые графики и т. п. (см. 11.4). Они дают схематическое, графическое отражение реального положения вещей. Использование подобных иллюстративных материалов вполне уместно в тех случаях, когда требуется обеспечить наглядность изложения существа вопроса.
В практике наиболее часто приходится сталкиваться с диаграммами, отражающими структуру системы,- схемами технологических процессов, гистограммами. Эффект от проведения намеченной реальной реорганизации объекта управления легко может быть определен путем соответствующей перегруппировки символов на подобных схемах. Аналогичное экспериментирование непосредственно на рабочем месте могло бы повлечь за собой материальные убытки.
^ Математическая модель. Это наиболее абстрактная форма представления процессов (явлений). Формулы и уравнения долгое время применялись лишь в естественных науках. В последние годы необходимость использования математического аппарата стала общепризнанной, в том числе и в управлении производством. Математическая модель сравнительно проста, с ее помощью виден достоверный результат взаимодействия переменных, если она достаточно точна. Какие бы ошибки при использовании математических моделей ни возникли, причины их появления можно выявить, как правило, на всем пути построения модели, включая этап формулирования допущений и предпосылок, на которых они базируются.
^ Словесная модель. Такая модель представляет собой словесное описание будущего действия, предполагаемого развития ситуаций, событий. Одним из способов составления словесных моделей является составление сценариев. Сценарий - логически обоснованное и правдоподобное описание будущих событий с установлением примерного времени их осуществления и причин, в результате которых данные события могут произойти. Он составляется с целью уточнения условий, при которых будет решаться проблема. При написании сценария пытаются установить, как исходя из существующей (заданной) ситуации шаг за шагом начнет складываться будущее состояние системы. Сценарий является эффективным инструментом поиска в случаях, когда не удается использовать модели других типов. На базе тщательно и всесторонне разработанного сценария можно разделить все факторы, относящиеся к будущему, на основные и второстепенные, а затем уточнить главные цели проблемы. Таким образом, сценарий - это показ вариантов возможной обстановки в будущем и попытка установить последовательность событий, ведущих к ней. Сценарии позволяют лучше обосновать направления развития той или иной сферы деятельности. Чтобы определить направления развития сферы деятельности, необходимо всесторонне знать ее прошлое и настоящее, передовой опыт других объединений, предприятий, закономерности развития и трудности, стоящие на этом пути.
Все рассмотренные модели имеют определенные этапы применения в процессе поисков решений. Это можно проиллюстрировать на опыте решения проблем в рамках научного направления, получившего название «исследование операций». Его целевая установка заключается в разработке методов анализа целенаправленных действий (операций) и объективной (в частности, количественной) сравнительной оценке решений.
Под словом «операция» в данном случае понимается совокупность целенаправленных действий, осуществляемых под чьим-либо руководством по заранее продуманному плану и направленных на достижение определенной цели. Осуществление операций переводит производственную систему из одного состояния в другое.
Назначение методов исследования операций - помочь объективно разобраться в данной проблеме, численно оценить предлагаемые целенаправленные действия и определить варианты решений. Специалисты в области исследования операций обычно не формулируют задачи в общем виде. Принятие решений также не входит в состав работ по исследованию операций. Формулирование задачи в общем виде и принятие решения по основной разрабатываемой проблеме осуществляют не специалисты по исследованию операций, а руководители тех производственных систем, в рамках которых решаются проблемы.
^ При работе с моделями в ходе поисков решения специалисты по исследованию операций выделяют четыре этапа :
построение математической модели явления или операции;
анализ модели и получение решения;
проверка соответствия модели явлению и анализ качества решения;
корректировка модели и решения.
А. При построении математической модели операции все параметры процессов принятия решения и результаты операции описываются математическими средствами. Полученные уравнения (неравенства) или система уравнений решаются для определения результата.
Б. Анализ модели и получение решения сводится к решению уравнений, в результате чего определяются нужные параметры. Например, решая уравнения, можно построить график изменения вероятности отказа оборудования в зависимости от длительности работы при заданных условиях эксплуатации, а затем по этому графику определить длительность ремонтного цикла таким образом, чтобы вероятность отказа была не выше допустимой.
Используя эту модель, можно также рассчитать, как влияют на вероятность отказов условия эксплуатации, качество изготовления или ремонта узлов или деталей, уровень их надежности. При подобном способе решения рассматривается бесконечное количество вариантов управления производством, так как переменные величины могут иметь бесконечное количество значений.
Подобные поиски результатов при изменении величины «входных переменных» и «переменных решений» получили название моделирования. Оно позволяет предвидеть ход событий и тенденции развития, свойственные управляемой системе, а также определить, каким образом система будет реагировать на будущие изменения, в результате чего повышается эффективность решений.
Необходимо подчеркнуть, что аналогичные решения могут выполняться с помощью не только специальных математических методов, но и простейших алгебраических средств.
В. Проверка соответствия модели явлению и анализ качества решения необходимы потому, что математические модели производственных задач отражают действительные явления неполно. В них учитываются только основные факторы, влияющие на результаты решения. Например, модель вероятности отказа оборудования справедлива для каких-то усредненных условий эксплуатации и заданного качества оборудования. Поэтому возникает необходимость в оценке возможных ошибок модели. Делать это можно путем экспериментирования, математическим путем или с помощью экспертной оценки специалистов.
Г. В ходе решения проблемы производится корректировка модели и решения. Результаты решения задачи, полученные с помощью моде-лей, можно считать верными до тех пор, пока не изменятся какие-либо постоянные параметры или условно стабилизированные неуправляемые переменные исследуемого процесса. Так, изменение условий эксплуатации оборудования или качества его ремонта может привести к тому, что длительность ремонтного цикла оборудования, определенная с помощью модели, значительно отклонится от оптимальной величины. Поэтому по мере изменения условий эксплуатации и ремонта модели должны подстраиваться или корректироваться. В соответствии с этим и решения, определенные с помощью моделей, будут изменяться.
Поиски возможных решений являются творческим процессом и во многом определяются знаниями, профессиональным опытом, способностями разработчика, а также эффективностью применяемых методов. Часто информации, собранной на предыдущем этапе, оказывается недостаточно для решения задачи. В связи с этим возникает необходимость проведения специальных экспериментов по сбору данных о динамике производственного или управленческого процесса. С этой целью применяются эксперименты двух видов - активные и пассивные. Активный эксперимент предусматривает определенное вмешательство в ход производственного процесса. Например, все наиболее крупные хозяйственные решения последних лет: хозяйственная реформа, переход к двух- и трехзвенной системе управления; бригадный подряд и другие приняты после проведения активных экспериментов. Пассивный - предполагает сбор данных об обычном ходе производственного процесса без какого-либо внешнего вмешательства в этот процесс.
При решении производственных задач в качестве основного математического аппарата, применяемого для нахождения зависимостей, используются вероятностные и статистические методы, в частности, методы корреляционного, регрессионного, статистического анализа, теории массового обслуживания и т. д.
Если удается составить математическую модель задачи в целом, то тогда решается чисто математическая задача.
Однако это бывает в редких случаях. Обычно сложность системы и недостаток информации приводят к тому, что вместо одной полной математической модели приходится строить и решать ряд частных моделей, отражающих отдельные стороны и фрагменты задачи. В этом случае лица, принимающие окончательное решение, взвешивают все результаты решения частных моделей. Однако далеко не всегда в этом случае можно найти оптимальное решение всей задачи. Чаще всего результатами бывают решения, касающиеся одного или нескольких шагов на пути к общему решению.
На этом этапе возможные решения редко описываются детально. Это и не нужно делать, потому что многие из них могут быть достаточно хорошо взвешены еще при сравнительно грубой оценке. Детальное описание можно сделать после выбора одного из рассматриваемых вариантов решений.
^ 6. Принятие (выбор) решения. Это творческий процесс выделения из числа возможных решений одного, принимаемого к исполнению. В процессе подготовки решений производственная система разбивается на основные части. По каждой из них затем принимаются решения, способствующие улучшению работы. Но так как эти части взаимодействуют, может оказаться, что решение, принятое для одной части системы, не окажет положительного влияния на работу всей системы или даже ухудшит ее. Вот почему так необходим синтез. Например, результаты осуществления мероприятий по улучшению эффективности производства, разработанных с помощью анализа управляемой системы, могут быть правильно определены только после оценки их влияния на систему в целом.
В каждой конкретной ситуации существует несколько объективно возможных решений. На выбор решения оказывают влияние следующие факторы :
цели, поставленные вышестоящей организацией;
право руководителя принимать те или иные решения;
трудовые и денежные ресурсы;
способности руководителя и его сотрудников.
Первый - оценка состояния управляемой системы и ее среды или конкретной ситуации, что позволяет составить представление о системе и об окружающей обстановке в данный момент.
Второй - собственно принятие решения.
Общую модель принятия решения принято выражать с помощью матрицы следующего вида:
| A 1 | A 2 | А m |
|
| S 1 | Y 11 |
