Управление заказами и поставками. Последовательность выполнения заказов

Заказ - 1) разновидность оферты: предложение заказчика (покупателя) изготовить, поставить, (продать) ему продукцию (товары), выполнить работу, оказать услуги с указанием сроков, объемов, количества, ассортимента, качества и других необходимых данных; 2) документ, направляемый покупателем (заказчиком) продавцу с твердым намерением купить определенный товар .

Место заказа как объекта управления в системах приоритетов поставщика и потребителя отражено на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Место заказа как объекта управления в системах приоритетов поставщика и потребителя

• 1) приоритеты поставщика последовательно конкретизируются по схеме: номенклатура - спецификация - ассортимент - заказ потребителя;
• 2) приоритеты потребителя меняются в следующей последовательности: потребность - ценность - требование - заказ (потребителя). При этом процессы преобразования одного приоритета в другой могут быть представлены следующим образом;
• - потребности в ценность: адаптация,
• - ценности в требование: конкретизация,
• - требования в заказ: согласование;
• 3) под потребностью понимается внутреннее состояние психологического или функционального ощущения недостаточности чего- либо. Кроме того, потребности по-разному проявляются в зависимости от ситуационных факторов . Исходя из этого, потребность большей частью описывается качественными характеристиками и в меньшей степени - количественными параметрами.
• 4) в процессе адаптации потребность трансформируется в ценность в соответствии с предпочтениями конкретного потребителя. В результате адаптации у данного потребителя формируется прообраз того физического и (или) морального состояния, которое является для него наиболее предпочтительным. Таким образом, ценность описывается количественными параметрами (при наличии их некоторых отклонений в ту или иную сторону) в большей степени, чем потребность;
• 5) в процессе конкретизации потребитель уточняет требования к продукции и (или) услугам, которые могут быть для него ценными. В результате данного процесса сформированное требование потребителя отражает конкретный их перечень с преобладанием количественных параметров данной продукции и услуг;
• 6) в процессе согласования на основе:
  • - анализа возможностей поставщиков,
  • - получения дополнительной информации от специалистов потребитель должен однозначно описать продукцию и услуги, которые впоследствии оформляются в виде конкретного заказа, корректируя будущую ценность в лучшую или худшую для себя сторону;
• 7) согласование осуществляется как потребителем, так и поставщиком, причем на высоко конкурентном рынке потребитель имеет больше «рыночной силы» для отстаивания содержания своего требования;
• 8) созданный при выполнении заказа товар в реальном исполнении (продукт и (или) услуга) оценивается на предмет его соответствия ценности потребителя. Результаты данной оценки должны приниматься во внимание поставщиком для возможной корректировки своего ассортимента. Точно также следует производить оценку товара с подкреплением, что способствует, в том числе, совершенствованию операций аутсорсинга в системе поставок ресурсов. Существуют следующие виды заказов :
  • ? стандартный клиентский заказ. К данному виду заказов можно отнести основное количество заказов, поступающих к поставщику и обладающих типовыми свойствами (в частности, они могут поступать из одного населенного пункта или региона);
  • ? заказ на внутреннее перемещение продукции. Подобный заказ обычно производится для пополнения запасов в торговых звеньях системы поставок ресурсов или перемещении товара на другой склад;
  • ? заказ на самовывоз. В данном случае производятся операции по комплектации заказа. Потребитель получает и доставляет продукцию самостоятельно;
  • ? экспресс-заказ. Данный вид заказов имеет наивысший приоритет. Заказанная продукция доставляется, как правило, в день поступления заявки от потребителя;
  • ? региональный заказ является одним из наиболее сложных видов заказа с точки зрения формализации регламентов обслуживания потребителей. Он может быть как стандартным клиентским, так и внутренним, с различной длительностью технологических циклов в зависимости от региона. Кроме того, при разработке регламентов важнейшим моментом для данного типа заказов является учет часовых поясов, так как регистрация может осуществляться централизованно в главном офисе, а затем передаваться региональным складам. С учетом неопределенности факторов внешней и внутренней среды предпринимательской деятельности следует учитывать, как минимум, две группы заказов, осуществляемых в условиях:
  • ? определенности;
  • ? неопределенности.

Для первой группы заказов целесообразно использовать следующие классификационные признаки (по аналогии с признаками АВС- анализа):

• ? стоимость (для потребителя) или доход (для поставщика): низкая (-ий) и высокая (-ий);
• ? доля от количества необходимых продукции и услуг для получения ценности (для потребителя) или доля заказа потребителя в производственной мощности поставщика: низкая и высокая.

Использование данных классификационных признаков позволяет получить четыре группы заказов, оцениваемых с позиции как потребителя, так и поставщика (рис. 7.2).

Рис. 7.2.

• 1) при наличии заказов группы А для потребителя и поставщика возникают проблемы, характерные для условий, соответственно, монопсонии и монополии (в том числе «естественной»), которые могут поддерживаться длительное время при внедрении программ организационной культуры в рамках бизнес-процессов «управление отношениями с поставщиками» и «управление отношениями с потребителями». В условиях однородного спроса на рынке (или в условиях массового и крупносерийного производства) такие заказы могут формироваться несколькими потребителями;
• 2) заказы группы В (по сравнению с остальными группами заказов) предполагают более тщательное выполнение основных функций управления при их выполнении и являются приоритетной областью постановки системы менеджмента как у потребителя, так и поставщика, в том числе за счет создания проектных групп в рамках организационных структур управления;
• 3) при выполнении заказов группы С от поставщика требуется значительная гибкость:
  • - технологических операций в связи с частой переналадкой оборудования под новые заказы,
  • - торговых операций, связанных с приобретением и передачей права собственности на продукцию и услуги при их значительном объеме,
  • - логистических операций, предполагающих большое количество перевалок материальных ресурсов и переработки иных видов ресурсов;
• 4) при выполнении заказов группы D возникает опасность игнорирования их важности из-за приоритетности выполнения других групп заказов. Для исключения данной опасности целесообразно выравнивание производства в соответствии с интересами потребителей или же передача данных заказов на аутсорсинг, в том числе предприятиям малого и среднего предпринимательства.

Для второй группы заказов (по аналогии с методикой AYZ-анализа) следует использовать такие классификационные признаки, как:

• ? время: известно, неизвестно;
• ? количество изделий в заказываемой партии: известно и неизвестно. При использовании данных признаков формируются четыре группы заказов (рис. 7.3).

Рис. 7.3.

• 1) группа заказов X может быть разделена на группы, представленные на рис. 7.2, и является наиболее экономичным вариантом выполнения заказов, поскольку поставщик и потребитель могут договориться о времени исполнения заказа, и он будет передан потребителю минуя склад поставщика. В это случае удастся избежать затрат на хранение продукции, которые по разным оценкам могут составлять до 25% и более от их стоимости (раздел 2.4.1 учебника);
• 2) группа заказов XY (например, при неизвестном для потребителя времени получения продукции) приводит к необходимости использования поставщиком склада. В этом случае продукция производится в соответствии с производственной программой поставщика, а затраты на ее хранение включаются в стоимость заказа;
• 3) по сравнению с предыдущей группой заказов выполнение группы заказов YZ связано с дополнительными затратами. Неизвестное количество продукции в заказе при обязательном ее получении потребителем приводит к двум основным вариантам решений поставщика:
  • - произвести продукцию в минимальном количестве с целью минимизации затрат на ее хранение,
  • - произвести продукции в максимальном количестве для исключения затрат упущенной выгоды (если потребитель запросит продукцию в большем объеме).

Возможно использование промежуточного варианта, основанного на прогнозировании спроса данного потребителя. Однако и он связан с дополнительными затратами;

4) группа заказов Z в связи с еще большим ростом затрат на ее выполнение, в основном, характерна для торговых звеньев системы поставок ресурсов, призванной согласовать спрос и предложение на продукцию за счет создания ее запасов.

• Борисов Л.Б. Большой экономический словарь. М.: Книжный мир, 2005. С. 238.
• Потребность. URL: http://www.glossary.ru/cgi-bin/gl_sch2.cgi7RPuywlhtuxyo
• Беспалов Р. Обработка внерегламентных заказов //Логистика и управление. URL: http://chat-kamchat.ru/Orders_regulation_Bespalov.htm

Управление заказами. Составляющие цикла заказа

Менеджмент на предприятии ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» начинается с приема и обработки заказов потребителей (покупателей).

В современном бизнесе менеджмент, связанный с управлением заказами, становится критическим с точки зрения потребительского сервиса. Многочисленными исследованиями установлено, что время на выполнение таких процедур как прием, подготовка, передача, обработка, мониторинг заказов составляет от 50 до 70 % общего цикла его выполнения для большинства предприятий. Поэтому для повышения качества обслуживания потребителей и скорейшего удовлетворения их ожиданий необходимо сокращать время и количество составляющих цикла за счет более эффективного менеджмента.

Общая процедура управления заказами включает в себя несколько этапов, образующих так называемый цикл заказа:

прием и предварительная обработка информации о заказе;

передача;

конфигурирование;

определение источников выполнения заказа;

планирование;

мониторинг выполнения и доставки заказа потребителю.

Отдельные процедуры, как показано на схеме (рис 1), обычно объединяют в две комплексные активности: обработка заказа и выполнение заказа.

Рис. 1 Составляющие общего цикла заказов

Необходимо отметить, что хорошо скоординированные и быстрые поставки продукции потребителям в соответствии с их заказами обеспечивают ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» конкурентные преимущества. Способность быстро и надежно удовлетворять заказы потребителей также важна, как и высокое качество поставляемых товаров. Фокусирование менеджмента на удовлетворение заказов потребителей привело к необходимости учета каждого отдельного заказа и определения соответствующих активностей для его выполнения.

Ключевым фактором успеха менеджмента заказов должно быть нахождение эффективных путей удовлетворения множества различных типов потребителей с их специфическими ожиданиями и требованиями к качеству продукции. В связи с этим во многих фирмах простые процедуры заказа были заменены на комплексные процедуры менеджмента заказов, включающие в себя все необходимые логистические активности.

Фокусируясь на входных требованиях потребителей, менеджмент заказов определяет пути и источники их наилучшего выполнения с позиции качества сервиса и минимизации затрат на эти цели. Интегрированный подход к менеджменту заказов выдвигает определенные требования к составляющим цикла заказа, основными из которых являются:

Прием и предварительная обработка заказов. – Менеджмент заказов получает все заказы потребителей из различных потоков, включая пункты розничной торговли, электронные телекоммуникационные сети и системы, заказы на основе теле маркетинга и других источников, используемых фирмой.

Конфигурирование. – Каждый заказ состоит из ряда продуктовых и сервисных атрибутов, которые необходимо учитывать при его выполнении. Менеджмент заказов идентифицирует эти требования, даже когда они не совсем четко специфицированы документально.

Передача заказов. – Для передачи заказов от одного звена к другому должны быть использованы все возможные средства связи и передачи информации с агрегированием данных в современных надежных и быстродействующих телекоммуникационных каналах.

Определение источников выполнения заказов. – Основываясь на агрегированных данных о заказах, менеджмент должен определить конкретные источники их удовлетворения с учетом всех требуемых продуктовых и сервисных атрибутов. Эти источники могут размещаться как в дистрибутивной сети, так и в самом производстве продукции.

Планирование. – Для определенных на предыдущем этапе источников разрабатываются планы выполнения заказов по укрупненным и специфицированным группам товаров с расчетом времени циклов выполнения и доставки заказов в каждую торговую точку.

Мониторинг и контроль. – Процедуры выполнения и доставки заказанных объемов продукции потребителям сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок с помощью эффективной системы мониторинга, обеспечивая тем самым реализацию плана выполнения заказов.

Обработка заказов

Современная комплексная потребительская окружающая среда требует от ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» поиска всех возможных путей и источников получения информации о заказах с помощью коммуникационных технологий. Большинство фирм заинтересовано в наиболее простых и надежных схемах приема и обработки заказов. Поэтому менеджмент заказов должен быть способным к приему и обработке заказов всех типов и требований от всех источников и средств коммуникации.

Заказы, поступающие непосредственно от потребителей почтой, факсом, телефонной или курьерской связью, могут быть документированными или бездокументированными (речевыми). Информация, содержащаяся в этих заказах, предварительно обрабатывается путем заполнения соответствующих стандартных первичных документов, а затем переносятся на магнитные носители ПК, формируя соответствующие базы данных.

Рис. 2 Схема приема-передачи информации о заказах

Процедура обработки заказов часто включает определение источников их выполнения, хотя в некоторых случаях ее относят к менеджменту выполнения заказов. Менеджмент заказов после их получения и предварительной обработки должен определить те источники в логистическом канале, которые способны выполнить требования на заказ. Этой процедуре обычно предшествуют определенные действия, основными из которых являются:

контроль точности достоверности информации, например, данных о номенклатурном номере, количестве, цене и т. д.;

контроль требуемой позиции продукции;

подготовка документации о сроках выполнения заказа или возможном дефиците товара;

регистрация и контроль кредитоспособности покупателя;

перезапись информации о заказе, если это необходимо;

выписка счета-фактуры и других необходимых товарно-транспортных документов.

Используя полученную информацию, менеджмент заказа определяет те источники его выполнения, которые могут реализовать заказ с наибольшей эффективностью, т. е. минимальными затратами.

Повышенное внимание в процессе определения источников выполнения заказов должно быть уделено затратам, связанным с последующей их реализацией, а именно: транспортными издержками, затратам на консолидацию, управление запасами, затратам на информационные логистические активности (обработку, планирование, мониторинг).

После определения источников выполнения заказов необходимо разработать план реализации каждого заказа из соответствующего источника и доставки его потребителям. Если источников выполнения заказов немного, то основная задача планирования заключается в выборе соответствующего перевозчика, вида транспорта, грузовых объемов и графиков отправки заказов потребителям.

Выбор поставщика

Одним из основных моментов является – выбор поставщика. Важность его объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковой продукции, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером.

Анализ ООО «Сибтеплоэлектрокомплект» поставщиков конкретного вида продукции и их последующий выбор осуществляеться в соответствии с определенным набором критериев. К числу важнейших критериев выбора поставщика относятся: качество поставляемых изделий и сервиса, надежность поставок, финансовые возможности (способности) удовлетворить требование фирмы-потребителя, расположение (дислокация), сопутствующий сервис и другие.

Среди наиболее важных критериев отбора находится, конечно, качество. Качество поставляемой продукции должно удовлетворять по характеристикам, спецификации, техническим и конструктивным параметрам, физическим и химическим свойствам и т. д., т. е. полностью удовлетворять требованиям соответствующих оговоренных заранее стандартов, отраженных, как правило, в сертификатах.

Надежность поставщика также является одним из ключевых (критических) показателей, определяющих его способность удовлетворять на достаточно длительном промежутке времени требования фирмы-потребителя к качеству продукции, срокам и объемам поставок.

Большое значение при выборе поставщика имеют его возможности или способности удовлетворять определенным требованиям потребителей. Сюда относятся производственные мощности, используемое технологическое оборудование, складская система и дистрибутивная сеть поставщика, наличие возможностей доставки продукции в больших количествах, уровень организации и контроля за поставками.

Следующую сферу параметров оценки поставщика составляют финансовые условия. Главное здесь место занимает цена поставляемых изделий. Однако, в некоторых случаях на первый план выступают и другие финансовые условия, например способность поставщика предоставлять рассрочку платежа, поставлять продукцию в кредит и т. п. Важную роль играют и ценовые скидки, например, за многократные заказы продукции у одного и того же поставщика. В настоящее время многие фирмы-потребители отдают приоритет надежности поставок, качеству поставляемых изделий и сервису.

Кроме определенных количественных критериев оценки поставщика существует большая группа качественных показателей, которые играют важную роль в процедуре выбора, но трудно поддаются определению. К таким показателям относятся имидж поставщика, отсутствие негативных сообщений о нем от партнеров по бизнесу или в средствах массовой информации, доброжелательность, способность к контакту и длительным партнерским отношениям.

Не последнюю роль в выборе поставщика играет его географическое расположение. Важность этого критерия определяется прежде всего, транспортными расходами на доставку необходимой продукции. Партнерство с близлежащими поставщиками обеспечивает, как правило, доставку продукции с баз промежуточного хранения. Однако следует учитывать, что удаленные поставщики могут обеспечить поставку продукции более высокого качества, по более низким ценам, с лучшим сервисом.

Фактор цены и затрат является преобладающим для большинства фирм, так как напрямую определяет прибыль. Поэтому, прежде всего поставщики отбираются по ценовому критерию. Обычно пользуются четырьмя базовыми процедурами определения цен продукции потенциальных поставщиков: ценами товарных бирж, прайс-листами, ценовыми котировками и переговорами напрямую с поставщиками.

При подготовке данной работы были использованы материалы с сайта http://www.studentu.ru

Для этой логистической функции характерны следующие задачи оптимизации: детерминирование цикла исполнения заказа (прием, передача, обработка, комплектация, доставка); выбор технических средств и технологического процесса приема, обработки и комплектации заказа; организация документооборота и использование электронного документооборота при прохождении заказа; оптимизация параметров качества логистического сервиса; оптимизация величины и характера трансакционных издержек; оптимизация параметров послепродажного сервиса, связанного с исполнением заказа.

Оптимальное количество товара определяет такой размер заказа, при котором стоимость получения и хранения одной единицы товара является минимальной. Но это совсем не значит, что цена на единицу товара должна быть самой низкой. Необходимо рассчитать все связанные с заказом затраты для определения ее оптимального размера.

При любой системе пополнения запасов необходимо ответить на основные вопросы: когда делать заказ и сколько товара заказывать. При системе жестких интервалов между заказами выбираются строго установленные сроки предоставления заказов, этим решается вопрос «когда?». Ответить нужно на вопрос «сколько?».

Для этого выбирают и фиксируют в карточках учета или в компьютере величину максимального или нужного запаса для каждого товара.

В период до следующего пополнения запаса имеющийся запас и дополнительный приход по предыдущему заказу должны быть достаточны для удовлетворения спроса.

При работе по системе пополнения запасов через жесткие временные интервалы ничто не препятствует использованию оптимальных заказов, а именно для товара повышенного спроса в момент между поставками.

Оптимальные размеры заказов выбираются при сопоставлении затрат на содержание запаса и расходов на заказы.

Для того чтобы ответить на вопрос, когда следует заказывать, нужно определить момент заказа или пополнения запасов по каждой позиции.

Определение такого момента основывается на сроках доставки товаров по заказам.

Большинство организаций имеют страховой запас на случай срыва поставок. Масштаб страхового запаса определяется по тому же моменту для каждого наименования товара и выражается в процентах к количеству единиц, реализуемых в течении срока поставки.

Страховой запас исключает возникновение дефицита. Чтобы определить момент заказа, нужно определить уровень страхового запаса, который обеспечивает нужную степень защиты против дефицита.

Чем выше точка заказа, тем минимальней вероятность дефицита, но при этом возникают большие издержки по содержанию дополнительного запаса.

Задача состоит в определении такого момента заказа, чтобы потери от дефицита покрывались издержками на содержание дополнительных запасов.

Вероятность появления дефицита является базой для определения момента заказа.

При этом необходимо определить уровень риска. Если организация хочет никогда не допускать дефицита запасов, она обязана иметь излишние страховые запасы, при этом их размер таков, что более правильно согласиться с дефицитом и попытаться лишь сократить частоту его возникновения.

Момент заказов нужно устанавливать на границе, когда затраты на содержание и потери от дефицита являются самыми меньшими, или на границе, при которой сокращение потерь от дефицита, возникшее из-за прибавления лишней единицы в момент заказа, равно прибавочной стоимости содержания этой единицы.

Логистика провозглашает приоритет потребителя перед всеми остальными субъектами логистической системы. Заказ потребителя - это своего рода сигнал, запускающий в действие различные логистические функции . Поэтому скорость и качество информации, предоставляемые системой управления заказами, оказывают влияние на общие издержки и уровень эффективности всего логистического процесса. Так, медленные и с ошибками коммуникации могут привести к потере части потребителей или к завышенным затратам на транспортировку, запасы и складирование. Поэтому выполнение заказа потребителей должно осуществляться в режиме АSAP ("как можно скорее").

Управление заказами в организации начинается с приема и обработки заказов потребителей материальных ресурсов или готовой продукции. При этом используется интегрированный подход к управлению заказами. Он предполагает принятие оптимальных решений по закупкам и запасам материальных ресурсов, производству, складированию и распределению готовой продукции на базе точного прогнозирования потребительского спроса . Это возможно при условии высокой готовности организации к поставкам заказанных товаров, высокого качества сервиса поставок, а также функционирования логистической информационной системы и базовых логистических систем (MRP II, DRP II).

Международные концепции управления производством

Интегрированные системы управления производством управляют ассоциированными потоками информации и материалов, сокращают производственный цикл, уменьшают противоречия и в конечном итоге повышают эффективность деятельности корпорации, в том числе способствуют снижению цен. Планирование потребностей в материалах (MRP) и календарное планирование производственных ресурсов (MRP II - Manufacturing Resources Planning) - это первое и второе поколение средств, которые позволяют компаниям лучше управлять своими производственными

системами (путем распределения материалов и составления графика производства) .

На рисунке 2 можно увидеть схему управления запасами корпорации по модели MRP II

Рис. 2

MRP II - это набор проверенных на практике разумных принципов, моделей и

процедур управления и контроля, служащих повышению показателей экономической деятельности предприятия, входящего в корпорацию. Идея MRP II опирается на несколько простых принципов, например, разделение спроса на зависимый и независимый. MRP II Standard System содержит описание 16 групп функций системы:

1. Sales and Operation Planning (Планирование продаж и производства).

2. Demand Management (Управление спросом).

3. Master Production Scheduling (Составление плана производства).

4. Material Requirement Planning (Планирование материальных потребностей).

5. Bill of Materials (Спецификации продуктов).

6. Inventory Transaction Subsystem (Управление складом).

7. Scheduled Receipts Subsystem (Плановые поставки).

8. Shop Flow Control (Управление на уровне производственного цеха).

9. Capacity Requirement Planning (Планирование производственных мощностей).

10. Input/output control (Контроль входа/выхода).

11. Purchasing (Материально техническое снабжение).

12. Distribution Resource Planning (Планирование ресурсов распределения).

13. Tooling Planning and Control (Планирование и контроль производственных

операций).

14. Financial Planning (Управление финансами).

15. Simulation (Моделирование).

16. Performance Measurement (Оценка результатов деятельности).

Главной задачей управления заказами на предприятии является сокращение времени логистического цикла заказов с целью повышения качества обслуживания потребителей, снижения уровня товарных запасов и общих логистических издержек.

Длина цикла заказа напрямую определяет уровень запасов, который должен поддерживаться в дистрибутивной сети менеджментом заказов. Другими словами, чем короче цикл заказа, тем меньше должен быть поддерживаемый запас с точки зрения удовлетворения потребительского спроса.

Поэтому, если фирма может улучшить потребительский сервис путем уменьшения цикла заказа, потребители должны быть готовы оперировать с меньшими запасами.

Управление заказами - это деятельность, осуществляемая в пе­риод времени между моментом получения предприятием заказа и моментом, когда персонал склада получает указание на отгрузку продукции, чтобы выполнить заказ. Также используется термин «обработка заказа».

Основные вопросы, решаемые системой управления заказами:

· Что заказывать?

· Сколько заказывать?

· Когда заказывать необходимую продукцию?

· Куда ее требуется доставить?

· Какое подразделение и кто конкретно должен заказывать?

· Кроме того, контролируется выполнение заказа.

Факторы, принимаемые во внимание при заказе продукции:

· возможные недопоставки;

· возможный рост цен;

· устаревание продукции;

· неопределенность спроса.

Заказ на поставку рассматривается как документ, на основании которого закупается необходимая продукция. В нем четко и ясно излагается соглашение между покупателем и поставщиком. В случае принятия заказ приобретает законную силу контракта, обязатель­ного для исполнения. Заказ на поставку составляется на основании заявки.

Заявка - контрольный документ, по которому отпускаются средства на приобретение определенных видов продукции. Потребность в продукции выявляет и конкретизирует работник, подав­ший заявку. Ему из бюджета предприятия на эти цели выделяется определенная сумма. В заявке указываются:

· предмет закупки;

· код статьи, на которую относятся затраты;

· особые условия, регулирующие закупку (технические условия, требования по доставке, характер использования).

Точка заказа:

· установленный минимальный уровень запаса продукции, при снижении до которого подается заказ на поставку очередной партии продукции и определяется размер экономичного заказа;

· параметр, используемый в системах контроля над запасами, обозначающий нижний уровень запаса, при достижении которого необходимо осуществить очередной заказ на поставку. Уровень запаса на момент подачи заказа должен быть достаточным для бесперебойного функционирования предприятия в период цикла поставки, при этом страховой запас продукции должен оставаться неприкосновенным.

Плавающая точка заказа - точка заказа, не фиксируемая заранее. Момент размещения заказа определяется с учетом выполнения поставщиками своих обязательств, колебаний спроса на продук­цию. Величина точки заказа состоит из двух компонентов:

· уровень остающегося запаса, соответствующего ожидаемому времени выполнения заказа;

· дополнительный запас, используемый как «буферный» резерв против исчерпания запаса.

Размер экономичного заказа:

· величина партии продукции, позволяющей сократить до ми­нимума затраты на хранение и доставку запасов на определенный период времени;

· такой размер заказа, при котором суммарная стоимость объема заказов и хранения запасов продукции минимальна.

Оптимальный размер заказа находится в точке, где стоимость его исполнения равна стоимости хранения продукции.

Виды заказов:

· стандартные - имеют место, когда разме­щение заказов для поддержания требуемого уровня запасов продукции осуществляется постоянно и планомерно. Это обеспечивает снижение уровня затрат на создание и хра­нение запасов продукции;

· специальные - имеют место, когда на складе отсутствуют запасы требуемой продукции. Специальный заказ оформляется на ос­новании заказов потребителей. Полномочия по размещению специальных заказов ограничены. При отсутствии надежной системы контроля над запасами возрастает объем продукции, приобретаемой по специальным заказам, что может стать серьезной проблемой для всего предприятия.

Процедура оформления стандартных заказов:

· убедиться в точности и достоверности данных о величине за­пасов продукции на складе предприятия;

· провести анализ текущей задолженности по заказам, в том числе на основе определения доли аннулированных и невыпол­ненных заказов;

· подготовить проект стандартного заказа;

· провести анализ проекта стандартного заказа, приняв во вни­мание точку зрения специалистов, информированных о динамике спроса:

· в регулярный стандартный заказ включить всю продукцию из необработанных специальных заказов;

· окончательно оформить заказ;

· оформленный заказ отправить поставщику. Процедура оформления специальных заказов:

· при поступлении партии продукции проверить наличие про­дукции по специальным заказам путем физического осмотра партии поставки или по данным упаковочного листа;

· продукцию, прибывшую по специальным заказам, разместить в отдельных лотках, не смешивая ее с остальной продукцией;

· продукция, приобретаемая по специальным заказам, должна быть снабжена ярлыками с указанием заказчика и даты получения;

· уведомить заказчика о прибытии партии продукции, согла­совать время прибытия представителя заказчика для получения продукции со склада;

· зафиксировать поступление заказанной продукции в журнале учета поступления специальных заказов;

· по истечении определенного срока (например, 30 дней) при­меняется специальная схема работы с нереализованной продук­цией (ее отправляют на склад, на продажу или возвращают по­ставщику).

Виды спроса:

· самостоятельный - количество различных видов заказываемой продукции не связано друг с другом (например, количество электробытовых приборов, которое необходимо иметь на складе, не связано с количеством мужских соро­чек, имеющихся в наличии);

· связанный - например, количество шин, которое необходимо заказать промышлен­ному предприятию, связано с количеством автомобилей, которое предстоит выпустить.

Оптимальная периодичность заказа отражает минимальный объем запасов продукции (в днях), необходимый для удовлетворения ожидаемого спроса потребителей. Как только уровень запасов про­дукции опускается ниже оптимальной периодичности заказа, его восстанавливают путем очередного стандартного заказа.

Периодичность размещения заказов - периодичность, с которой менеджер по закупкам предприятия-покупателя размещает регу­лярные заказы на пополнение складских запасов (включая макси­мальное количество дней с момента продажи продукции до начала оформления очередного заказа).

Управление заказами — это деятельность, осуществляемая в пе­риод времени между моментом получения предприятием заказа и моментом, когда персонал склада получает указание на отгрузку продукции, чтобы выполнить заказ. Также используется термин «обработка заказа».

Основные вопросы, решаемые системой управления заказами:

• Что заказывать?
• Сколько заказывать?
• Когда заказывать необходимую продукцию?
• Куда ее требуется доставить?
• Какое подразделение и кто конкретно должен заказывать?
• Кроме того, контролируется выполнение заказа.

Факторы, принимаемые во внимание при заказе продукции:

• возможные недопоставки;
• возможный рост цен;
• устаревание продукции;
• неопределенность спроса.

Заказ на поставку рассматривается как документ, на основании которого закупается необходимая продукция. В нем четко и ясно излагается соглашение между покупателем и поставщиком. В случае принятия заказ приобретает законную силу контракта, обязатель­ного для исполнения. Заказ на поставку составляется на основании заявки.

Заявка — контрольный документ, по которому отпускаются средства на приобретение определенных видов продукции. Потребность в продукции выявляет и конкретизирует работник, подав­ший заявку. Ему из бюджета предприятия на эти цели выделяется определенная сумма. В заявке указываются:

• предмет закупки;
• код статьи, на которую относятся затраты;
• особые условия, регулирующие закупку (технические условия, требования по доставке, характер использования).

Точка заказа:

• установленный минимальный уровень запаса продукции, при снижении до которого подается заказ на поставку очередной партии продукции и определяется размер экономичного заказа;
• параметр, используемый в системах контроля над запасами, обозначающий нижний уровень запаса, при достижении которого необходимо осуществить очередной заказ на поставку. Уровень запаса на момент подачи заказа должен быть достаточным для бесперебойного функционирования предприятия в период цикла поставки, при этом страховой запас продукции должен оставаться неприкосновенным.

Плавающая точка заказа — точка заказа, не фиксируемая заранее. Момент размещения заказа определяется с учетом выполнения поставщиками своих обязательств, колебаний спроса на продук­цию. Величина точки заказа состоит из двух компонентов:

• уровень остающегося запаса, соответствующего ожидаемому времени выполнения заказа;
• дополнительный запас, используемый как «буферный» резерв против исчерпания запаса.

Размер экономичного заказа:

• величина партии продукции, позволяющей сократить до ми­нимума затраты на хранение и доставку запасов на определенный период времени;
• такой размер заказа, при котором суммарная стоимость объема заказов и хранения запасов продукции минимальна.

Оптимальный размер заказа находится в точке, где стоимость его исполнения равна стоимости хранения продукции.

Виды заказов:

• стандартные — имеют место, когда разме­щение заказов для поддержания требуемого уровня запасов продукции осуществляется постоянно и планомерно. Это обеспечивает снижение уровня затрат на создание и хра­нение запасов продукции;
• специальные — имеют место, когда на складе отсутствуют запасы требуемой продукции. Специальный заказ оформляется на ос­новании заказов потребителей. Полномочия по размещению специальных заказов ограничены. При отсутствии надежной системы контроля над запасами возрастает объем продукции, приобретаемой по специальным заказам, что может стать серьезной проблемой для всего предприятия.

Процедура оформления стандартных заказов:

• убедиться в точности и достоверности данных о величине за­пасов продукции на складе предприятия;
• провести анализ текущей задолженности по заказам, в том числе на основе определения доли аннулированных и невыпол­ненных заказов;
• подготовить проект стандартного заказа;
• провести анализ проекта стандартного заказа, приняв во вни­мание точку зрения специалистов, информированных о динамике спроса:
• в регулярный стандартный заказ включить всю продукцию из необработанных специальных заказов;
• окончательно оформить заказ;
• оформленный заказ отправить поставщику. Процедура оформления специальных заказов:
• при поступлении партии продукции проверить наличие про­дукции по специальным заказам путем физического осмотра партии поставки или по данным упаковочного листа;
• продукцию, прибывшую по специальным заказам, разместить в отдельных лотках, не смешивая ее с остальной продукцией;
• продукция, приобретаемая по специальным заказам, должна быть снабжена ярлыками с указанием заказчика и даты получения;
• уведомить заказчика о прибытии партии продукции, согла­совать время прибытия представителя заказчика для получения продукции со склада;
• зафиксировать поступление заказанной продукции в журнале учета поступления специальных заказов;
• по истечении определенного срока (например, 30 дней) при­меняется специальная схема работы с нереализованной продук­цией (ее отправляют на склад, на продажу или возвращают по­ставщику).

Виды спроса:

• самостоятельный — количество различных видов заказываемой продукции не связано друг с другом (например, количество электробытовых приборов, которое необходимо иметь на складе, не связано с количеством мужских соро­чек, имеющихся в наличии);
• связанный — например, количество шин, которое необходимо заказать промышлен­ному предприятию, связано с количеством автомобилей, которое предстоит выпустить.

Оптимальная периодичность заказа отражает минимальный объем запасов продукции (в днях), необходимый для удовлетворения ожидаемого спроса потребителей. Как только уровень запасов про­дукции опускается ниже оптимальной периодичности заказа, его восстанавливают путем очередного стандартного заказа.

Периодичность размещения заказов — периодичность, с которой менеджер по закупкам предприятия-покупателя размещает регу­лярные заказы на пополнение складских запасов (включая макси­мальное количество дней с момента продажи продукции до начала оформления очередного заказа).